AUTOMATISERING EN COMMUNICATIE LEDENGEGEVENS BIJ VERENIGINGEN EN CLUBS

AUTOMATISERING EN COMMUNICATIE LEDENGEGEVENS BIJ VERENIGINGEN EN CLUBS

P.C. van Mill 2037250 Peter Verbeek Hugo van Roy Breda 2014 / 2015 Communication and Multimedia Design – Avans Hogeschool Breda

AUTOMATISERING EN COMMUNICATIE LEDENGEGEVENS BIJ VERENIGINGEN EN CLUBS Pieter van Mill – Communication and Multimedia Design Breda – 2014 / 2015

1

Versie: 0.1 – 8 december 2014

“

Bijna elk digitaal gereedschap, of het er nu voor ontworpen is of niet, is door mensen toegepast voor een sociaal doel: om gemeenschappen te scheppen, communicatie te bevorderen, samen te werken aan projecten en sociaal netwerken mogelijk te maken. Walter Isaacson | De Uitvinders


”

2

VOORWOORD Het verenigingsleven in Nederland is een oud en diep ingraven gegeven. Deze structuur die deels de samenleving vormgeeft heeft de maatschappij al veel gebracht. Ook ikzelf heb hier van gebruik kunnen maken en later weer kunnen bijdragen aan deze vorm van tijdsbesteding. Wat mij vooral aantrok binnen deze wereld was de vraag naar meer sociale contacten. Dit is dan ook een van de hoofddoelen van de meeste, zo niet alle, verenigingen. Met een gezamenlijk doel elkaar spreken, activiteiten organiseren en daarna weer evalueren. Het voor u liggende verslag van dit project is een onderdeel hiervan. Ik heb geprobeerd mijn eigen interesses en doelen te vermengen met het verenigingsleven waar ik zo van houd en deel van uit maak. Dat heeft tot een interessant project geleid, waar ik ook na mijn afstuderen zeker nog mee door zal gaan. Pieter van Mill, 12 januari 2015


3

SAMENVATTING Om een goede samenwerking in een bestuur te kunnen bewerkstelligen is de secretaris van groot belang. Deze persoon is onder andere verantwoordelijk voor een goede administratie. Ik heb dan ook onderzoek gedaan naar de verschillende problemen en kansen die zich in dit proces voordoen. Mijn uiteindelijke doel was om een specifieke applicatie te maken voor een taak waar ik tijdens mijn eigen tijd als secretaris bij een studentenvereniging problemen mee had; de ledenadministratie. Deze ledenadministratie kan de bron zijn van vele kleine fouten die opstapelen. Door te kijken naar verschillende bestaande oplossingen en het interviewen van de doelgroep kon ik er achter komen wat de problemen waren en ook wat de behoeftes voor een dergelijke applicatie konden zijn. Het onderzoek en de resultaten vindt u in dit verslag.

English For a good collaboration in the board of a voluntary organization, the secretary is of great importance. This person is responsible for maintaining the administration of the organization. I researched the different problems and opportunities occurring in this process. My final goal was to make a specific software application for a task I had problems with in my own term as secretary, the administration of the members. This member administration can be the source of many small mistakes that stack up to become a big one. By looking at the existing solutions and by interviewing the target audience I was able to find out the different problems that where occurring and the needs in a software application. The research for the subject and the results are found in this thesis.


4

INHOUDSOPGAVE VOORWOORD .......................................................................................................................................... 3 SAMENVATTING ..................................................................................................................................... 4 English ....................................................................................................................................................... 4 INHOUDSOPGAVE ................................................................................................................................. 5 INLEIDING ................................................................................................................................................ 8 Onderwerp ................................................................................................................................................ 8 Doelstelling ............................................................................................................................................... 8 Probleemstelling en deelvragen ............................................................................................................. 8 Relevantie van het probleem .................................................................................................................. 9 Methodiek en verantwoording ............................................................................................................... 9 Theoretisch kader ................................................................................................................................ 9 Onderzoek .......................................................................................................................................... 10 Concept............................................................................................................................................... 10 Opbouw rapport .................................................................................................................................... 10 THEORETISCH KADER ...................................................................................................................... 11 De rol van de vereniging in de maatschappij ..................................................................................... 11 Verenigingsleven................................................................................................................................ 11 Verenigingsstructuur ......................................................................................................................... 11 Verenigingen in Nederland .............................................................................................................. 12 Database systemen voor verenigingen................................................................................................ 13 Homebrew systemen ........................................................................................................................ 13 Database ontwerp.............................................................................................................................. 14 De wetgeving rondom persoonlijke dataopslag ................................................................................ 14 Wet bescherming persoonsgegevens .............................................................................................. 14 Telecommunicatiewet ....................................................................................................................... 15 Relevantie ........................................................................................................................................... 15 ONDERZOEK ......................................................................................................................................... 16 Probleemdefinitie ................................................................................................................................... 16 Wat is het probleem .......................................................................................................................... 16 Waarom is dit een probleem ............................................................................................................ 16


5

Voor wie is dit een probleem .......................................................................................................... 16 Wat veroorzaakt dit probleem ......................................................................................................... 16 Enquête ................................................................................................................................................... 16 Inzichten ............................................................................................................................................. 18 Interviews ................................................................................................................................................ 18 Doelgroep analyse .................................................................................................................................. 19 Doelgroep persona’s.............................................................................................................................. 19 Tim Waardeburg – 23 jaar oud ....................................................................................................... 19 Ria Jansen – 56 jaar oud ................................................................................................................... 20 Onderzoek conclusies ........................................................................................................................... 20 CONCEPTONTWIKKELING ............................................................................................................. 21 Bestaande oplossingen .......................................................................................................................... 21 eCaptain .............................................................................................................................................. 21 Sportlink ............................................................................................................................................. 22 Ontwerpproces....................................................................................................................................... 22 Design criteria ........................................................................................................................................ 23 Concept iteraties..................................................................................................................................... 24 Inleiding .............................................................................................................................................. 24 Schetsen - fase 1 ................................................................................................................................ 24 Wireframe – fase 2 ............................................................................................................................ 27 Concept – fase 3 ................................................................................................................................ 28 Prototype ................................................................................................................................................. 28 Extended access................................................................................................................................. 28 Natuurlijk formulier .......................................................................................................................... 29 Formulier ontwerpen ........................................................................................................................ 30 Gegevens uitlezen ............................................................................................................................. 31 Exporteren ......................................................................................................................................... 31 Verantwoording ..................................................................................................................................... 32 REALISATIE ............................................................................................................................................. 33 Ontwikkelmodel..................................................................................................................................... 33 Technische aspecten .............................................................................................................................. 33 EVALUATIE ............................................................................................................................................. 35 Belangrijke vondsten ............................................................................................................................. 35


6

Voorlichting ....................................................................................................................................... 35 Snel overzicht..................................................................................................................................... 36 Formulier ............................................................................................................................................ 37 CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN ........................................................................................... 38 Conclusies ............................................................................................................................................... 38 Aanbevelingen, een kritische blik ........................................................................................................ 38 Bronnen ....................................................................................................................................................... 40 Bijlagen ......................................................................................................................................................... 42 Bijlage 1: Enquêteresultaten ................................................................................................................. 42 Bijlage 2: Semi-gestructureerd interview format ............................................................................... 46 Bijlage 3: Test ......................................................................................................................................... 47


7

INLEIDING Onderwerp Verenigingen zijn een belangrijk onderdeel van de Nederlandse maatschappij. In vrijwel elk bestuur van deze verenigingen liggen er taken voor de secretaris. Deze persoon heeft de administratie en communicatie binnen de vereniging in handen. Deze taken blijken belangrijk om de vereniging vooruit te helpen in het behalen van de doelen die men voor zichzelf heeft gesteld. Veelal worden deze taken vrijwillig uitgevoerd, dit betekent ook dat niet elke secretaris even veel verstand heeft van het informatie ontwerp. Dit terwijl dit binnen de taak van de secretaris een groot belang kan hebben binnen de vereniging. In mijn eigen bestuursjaar als secretaris kwam ik tegen dat de systemen die ik overnam van mijn voorganger ingewikkeld waren en misschien nog wel belangrijker; ze waren foutgevoelig. De ledenadministratie werd onderhouden met spreadsheetprogramma’s als Excel. Hiermee is het moeilijk om aan versiecontrole te doen en de inhoud te valideren. Hiermee is het dan ook een aantal keer fout gegaan. Al in mijn jaar als secretaris begon ik te denken aan oplossingen hiervoor. Ik realiseerde me dat dit een ingewikkeld project kon worden dat te maken zou hebben met administratieve stromen, wetgeving rondom persoonsgegevens en usability van het systeem. Hiervoor vond ik dan ook mijn afstudeerproject een perfect moment om hier volledig in te duiken en een verbeterd systeem te ontwerpen.

Doelstelling Ik heb tot doel om met een softwareoplossing de problemen die een secretaris kan tegenkomen met administratie weg te nemen. Hierbij wil ik specifiek ingaan op de behoeftes rondom het opslaan van ledengegevens.

Probleemstelling en deelvragen Veel secretarissen zijn veel achter de schermen bezig, ze zijn weinig zichtbaar als secretaris. Ook zijn de gereedschappen die men gebruikt om de verschillende taken te ondersteunen arbeidsintensief of niet gebruikersvriendelijk. Verder ontbreekt er vaak een strategie voor het beheren van deze data. Hierdoor is het moeilijker om de kennis over te dragen als er wordt gewisseld van secretaris. De probleemstelling is dan ook: De huidige tools voor administratie die tot de beschikking staan voor de secretaris van een vereniging of club worden niet juist ingezet of zijn niet gebruikersvriendelijk. De informatie in de systemen van de secretaris zijn slecht inzichtelijk en moeilijk overdraagbaar.


8

Deelvragen die de probleemstelling ondersteunen: De secretaris 1. Welke taken voert een secretaris uit, en welke taken kosten de meeste tijd? 2. Waarom worden de tools die de secretaris tot zijn of haar beschikking heeft nu niet gebruikt? 3. In welke mate zorgt de ervaring van de secretaris voor een betere administratie? Administratie 4. Wat zorgt voor een onoverzichtelijke administratie? 5. Welke gereedschappen worden ingezet en wat is de invloed hiervan op de administratie? De vereniging 6. Welke rol heeft de secretaris in de sociale omgang binnen de vereniging? 7. Waarvoor wordt de ledenadministratie gebruikt binnen de vereniging?

Relevantie van het probleem Verbetering van de beschikbare technologieën en het ontwerpen van een tool die bovenstaande problemen aanpakt kan verenigingen efficiënter maken. Doordat er minder tijd besteedt wordt aan het leren en gebruiken van deze tools is er meer tijd om aan de doelen en kernactiviteiten van de vereniging toe te komen. Ook kan er tijd worden bespaard door alle leden in de vereniging te betrekken in het werk, of een deel hiervan, van de secretaris. Dat er minder vrijwilligers zijn die zich in willen zetten voor de vereniging waar ze lid van zijn is duidelijk. Zo hebben zaken als tijdsdruk, het verminderde groepsgevoel en de daling in religie invloed op het aantal vrijwilligers (Hooghe, 2003). Hierdoor is het nut van een gestroomlijnde administratie nog groter. De tijd die mogelijk bespaard kan worden zorgt dan voor een lagere druk op de bestuurders van de vereniging. Door de grote invloed die verenigingen in Nederland hebben kan dit alles leiden tot een verbetering van de leefbaarheid in de samenleving. Alle tijd die men niet hoeft te besteden aan de administratie kan immers gebruikt worden tot het nastreven van het doel waarvoor de vereniging is opgericht.

Methodiek en verantwoording Theoretisch kader De vastgestelde probleemstelling en deelvragen hoop ik deels te kunnen beantwoorden door het tegen het licht van de theorie te houden. Door uit verschillende bronnen een kader vast te stellen voor de theorie is het voor de lezer makkelijker om het onderwerp te doorgronden en begrijpen.


9

Onderzoek Door in gesprek te komen met secretarissen van allerlei soorten verenigingen vergaar ik bruikbare inzichten over de doelgroep. Door semi gestructureerde interviews te houden met de doelgroep kan ik veel te weten komen over de volgende gebieden die interessant kunnen zijn: -

De achtergrond van de vereniging; hoeveel leden hebben ze, het doel van de vereniging en hoe de secretaris gelooft hier aan mee te werken. De achtergrond van de secretaris; hoe lang is hij of zij al actief als secretaris, wat voor ervaring die persoon heeft en hoe ze in die rol van secretaris zijn gekomen. Het werk wat de secretaris doet in de vereniging. De rol van de gebruikte software in de vereniging en eventuele problemen die hier uit voort vloeien.

Uiteindelijk heeft dit tot doel achter de problemen in de verenging te komen die te maken hebben met gebruikte software en hoe de secretaris hierin staat. Verder heb ik voor de algemenere data online enquêtes opgesteld. Door veel secretarissen tegelijk te bereiken kon ik een snel inzicht krijgen in de staat van de secretaris en zijn vereniging en snel aannames bevestigen en inzichtelijk maken. Ook door zaken als benchmarking, het onderzoeken van bestaande oplossingen, en het creëren van doelgroep persona’s hoop ik een beter inzicht te krijgen in het probleem. Concept Met de inzichten vergaard uit het theoretisch kader en de conclusies die uit het onderzoek komen kan ik een eerste concept opstellen. Dit concept zal met testen verbeterd worden en de fundering zijn voor het uiteindelijke resultaat. Deze verbeteringen worden in het hoofdstuk Evaluatie besproken.

Opbouw rapport Het verslag zal uit drie onderdelen bestaan. In het eerste onderdeel zet ik het theoretische kader uiteen. Daarna zal ik in het tweede deel mijn onderzoek beschrijven, als laatste zal ik het uiteindelijke concept uitleggen en mijn conclusies hierover uiteenzetten in deel drie.


10

THEORETISCH KADER In dit theoretisch kader wordt met bronnen uit de literatuur de theorie uitgelegd die ontstaan is rondom database systemen voor verenigingen. Ook onderzoek ik hierin de rol van de vereniging in de maatschappij en probeer ik een definitie te vormen voor het werk van de secretaris. Als laatste onderzoek ik de bestaande wetgeving rondom het opslaan van persoonsgegevens.

De rol van de vereniging in de maatschappij Verenigingsleven De vereniging heeft in Nederland een bijzondere rol in de samenleving. Bij de vereniging staan namelijk discussie en argumenten in het middelpunt van de besluitvorming. Hierdoor ontstaat sociaal kapitaal en stimuleert het verenigingsleven de publieke-opinievorming (Dekker 1999). Dit betekent dus dat de verenigingen in dit land invloed hebben op wat er gebeurt in Nederland. Er zijn zelfs wetenschappers die denken dat vrijwillige organisaties cruciaal zijn voor de democratie (Putnam 2000), (Carothers 1999). Om goed te kunnen begrijpen waar we het over hebben als we praten over verenigingsleven kunnen we het begrip “civil society” erbij pakken. Civil society gaat over de maatschappelijke verbanden die niet tot de overheid behoren en niet in de formele economie of persoonlijke levenssfeer liggen (Dekker, Civil Society 1994). Het is dus belangrijk dat deze civil society buiten de greep ligt van de grotere machten, het is een maatschappelijk domein die niet om geld draait en geen intentie heeft om dit te bereiken. Vrijwillig werk en de doelen die de verenigingen in de civil society hebben zijn er om andere mensen te helpen. In ieder geval niet om concurrerend te zijn, een bepaalde politieke partij te steunen of de eigen zakken te vullen. Het wordt dus duidelijk dat vrijwilligerswerk in een vaag gebied ligt tussen overheid, markt en het persoonlijk leven. Natuurlijk betekent dit alles niet dat het doen van vrijwilligerswerk geen persoonlijke voordelen oplevert. Zo zijn er instrumentele motivaties, intrinsieke motivaties en communistische motivaties. Instrumentele motivaties gaan vooral in op de wil om de eigen belangen te verdedigen of te vergroten. Mensen kunnen dus van mening zijn dat lid worden bij een bepaalde vereniging de eigen belangen verdedigt of vergroot. Denk hierbij aan een vereniging die als doel heeft om de leefbaarheid in de wijk te vergroten. Intrinsieke motivatie gaat vooral om educatie of zelfontplooiing. Hierbij wordt er van uit gegaan dat het lidmaatschap een zekere verbetering van kennis, ervaring of fysieke kwaliteiten kan opleveren. Als laatste gaat de communistische motivatie om het beschermen van de gemeenschap. Hier gaat het dus om het grotere goed, bijvoorbeeld lid zijn van een milieuorganisatie (Dekker 1999). Dit alles uit zich bijvoorbeeld in een betere baan later door de banden die je opbouwt binnen de vereniging waar je lid van bent. Het wordt duidelijk dat lid zijn van een vereniging daadwerkelijk de positie in de samenleving verbetert (Stijn Ruiter 2009). Verenigingsstructuur Een belangrijk aspect van een vereniging is het gezamenlijke doel. Elke vereniging hoort dan ook een specifiek, expliciet geformuleerd doel te hebben (Haperen 1983). Verder zijn er acht kenmerken van een vereniging te definiëren. Deze acht kenmerken van een vereniging zijn de volgende:


11

Gericht op en bestaand uit een bepaald deel van de leden van de samenleving; Er is sprake van belangenbehartiging van deze leden; Er zijn activiteiten gericht op die belangenbehartiging; Functiedifferentiatie ter uitvoering van die activiteiten, dit door het delegeren van bevoegdheden naar een bestuur; - Zelfstandig functionerend ten opzichte van de samenleving als geheel; - Vrijwillig (niet)lidmaatschap; - Formalisering van functies en structuur, statuten en huishoudelijk reglement; - Gelijk gerichtheid ten aanzien van nagestreefde waarden bij de leden; (Haperen 1983) -

Haperen definieert dan ook een vereniging als volgt: “[...] een vereniging [is] een zelfstandig binnen de samenleving functionerende groep met formeel vastgelegde doeleinden en een eveneens vastgelegde structuur. Men is op vrijwillige basis lid (of niet) van deze groep, maar het aangaan van een lidmaatschap vooronderstelt een zekere consensus over de activiteiten die de groep zal ondernemen om de geformuleerde doeleinden te bereiken.” (Haperen, 1983) Een vereniging hoort dus een vastgelegde structuur te hebben. Deze structuur is vaak hetzelfde in meerdere verschillende verenigingen. Vaak staat een ledenvergadering aan het hoofd van de vereniging. Deze stelt formeel een (dagelijks) bestuur aan om de vereniging te leiden. Het bestuur heeft de leiding over de verschillende commissies die een vereniging kent. Ook organiseert het bestuur de activiteiten van de vereniging om de vastgestelde doelen te bereiken. De structuur van verenigingen is dan ook een vorm van besluitvorming die democratisch is. Alle leden kunnen immers deel uitmaken van de ledenvergadering. Verenigingen in Nederland Deelname aan een vereniging is in Nederland heel normaal. De participatie is dan ook vrij hoog te noemen. Zo’n 78% van de Nederlandse bevolking is lid van een vereniging. In het onderstaande schema kunt u zien hoe dit verdeeld is. Zo zijn vooral consumentenorganisaties en sportverenigingen heel populair. (Centraal Bureau voor de Statistiek 2014)


12

Participatie in verenigingen – CBS 2014

De afgelopen 20 jaar is er een verschuiving te zien in hoe mensen deelnemen aan verenigingen. Waar het aandeel van religieuze deelname aan verenigingen gedaald is, is het aandeel van sociaal economische waarden gestegen. (Bekkers 2005)

Database systemen voor verenigingen Homebrew systemen Veel organisaties werken met een systeem dat kan worden omschreven als homebrew. Dit is een verzameling van bijvoorbeeld beschikbare software, e-mails en papier. Dit zorgt er voor dat veel verenigingen en organisaties een zeer ingewikkeld administratie proces hebben. Dit wordt door Voida et al als volgt beschreven: “With little or no formal training in information systems, volunteer coordinators have created their own unique ‘homebrew’ information management systems, taking advantage of whatever media and technologies they have access to. However, the complexity of these homebrew solutions—for example, seven databases about volunteers with so many different owners that it took months to find them all —highlights deficiencies in the appropriateness and usability of databases and information management systems, in general.” (Voida, 2011) Homebrew is een term die door Amy Voida is geintroduceerd. Deze term beschrijft de problemen die ontstaan als systemen worden ontworpen zonder de continuïteit mee te nemen in het ontwerp. Het is vooral een probleem dat in de praktijk naar voren komt. Ook ontstaan dit soort problemen niet in een dag, er gaan meestal meerdere jaren en mensen overheen om tot een bepaalde workflow te komen binnen een vereniging of organisatie. De meeste mensen zijn er te kort mee bezig om het systeem goed te ontwerpen of te veranderen (Voida, 2011). Nadelen van het werken in deze zogenaamde homebrew systemen is het gebrek aan documentatie en automatisering. Het eerste punt, documentatie, is vooral belangrijk voor het


13

overdragen van de ontworpen systemen. Vrijwillige organisaties als verenigingen hebben meer problemen met het behouden van mensen (Voida, 2011). Hierdoor kunnen organisaties baat hebben bij nieuwe communicatie technologieën die samenwerking bevorderen (Iverson et al, 2007). Het gaat hierbij dan ook vooral om de term knowledge management, het managen van grote hoeveelheden informatie. Dit is dan ook een integrale functie geworden van veel organisaties om competitief te blijven (Grover and Davenport, 2001). Door knowledge management toe te passen op het ontwerp van het systeem kan beter worden ingespeeld op de veranderingen in de organisatie. Het tweede punt van homebrew systemen, automatisering, is een probleem omdat er geen tijd is om een hogere mate van automatisering in te bouwen. Hierdoor is het systeem minder efficiënt en komt er meer druk bij minder mensen. Dit komt doordat veel mensen in een vrijwillige organisatie meerdere taken hebben (Voida, 2011). Er moet ook gezegd worden dat er ook tegenstanders zijn van automatisering in de taken van de vrijwillige organisatie. Zo is er een risico van het verminderen van de herkenning van de taken die uitgevoerd worden (Patriotta, 2003). Database ontwerp Het database ontwerp van een systeem is het algemene framewerk waarin uitgelegd wordt hoe data en manipulaties hiervan worden weergegeven aan de gebruikers (Hull et al, 1984). Dit framewerk wordt veelal uitgelegd in schema’s welke de onderdelen uitbeelden die een rol spelen in het ontwerp. Op deze manier kan ook het werken in een Excel bestand al worden uitgelegd als een database ontwerp. Er wordt immers data op een bepaalde manier weergegeven aan de gebruiker van de data. Hull et al geeft aan dat er minstens drie onderdelen zijn te onderscheiden in een database ontwerp. Het eerste onderdeel is het tonen van objecten en de relaties tussen deze objecten. Het tweede onderdeel is de mogelijkheid om de objecten op meerdere manieren te kunnen herstructureren. Het derde onderdeel is het kunnen toepassen van beperkingen op de logica van de data (Hull et al, 1984). Het database ontwerp is van belang bij de usability van het gehele database systeem (Chilson et al, 1983).

De wetgeving rondom persoonlijke dataopslag Wet bescherming persoonsgegevens In Nederland zijn er wetten ontworpen om de consument te beschermen tegen misbruik van persoonsgegevens. Dit is dan ook erg belangrijk voor een systeem waarin gewerkt wordt met dit soort gevoelige gegevens. Allereerst zal, zoals in Artikel 7 van de wet voor bescherming persoonsgegevens, een systeem met een “[…]welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinde[…]” moeten worden ontworpen, hierdoor is het duidelijk waarvoor de gegevens worden gebruikt. Ook moet het lid ondubbelzinnige toestemming geven voor het opslaan hiervan, mag de data niet zomaar worden verstrekt aan derden en moet het duidelijk zijn dat het de rechten en vrijheden van de betrokkene niet schaadt. Bij de verwerking van de gegevens geeft de wet een aantal richtlijnen. Zo mag er niet zomaar data worden opgeslagen over iemand zijn ras, geloof of politieke gezindheid. Ook het lid zijn van een vakbond wordt duidelijk vernoemd in de wet. Verder mag niet zomaar data over iemand zijn gezondheid worden opgeslagen, hiervoor hebben alleen een aantal instanties toestemming.


14

Om persoonsgegevens te mogen opslaan moet een melding worden gedaan hiervan. Deze melding staat nadrukkelijk beschreven. Zo moet duidelijk zijn wie er met de gegevens aan de slag gaat, wat het doel hiervan is en hoe lang de gegevens worden bewaard. Ook moet duidelijk worden hoe de data voor de persoon ingezien en eventueel verwijderd kan worden en dit moet kosteloos kunnen. Telecommunicatiewet De telecommunicatie wet heeft als doel de consument te beschermen bij de communicatie met digitale media. Vooral hoofdstuk 11 van de wet heeft hier betrekking op. Het gaat hier bijvoorbeeld over data die wordt opgeslagen van abonnees in abonneelijsten. De wet beschrijft dat de abonnee niet zonder toestemming in een dergelijke lijst mag worden opgenomen en dat de doelen van een deze lijst moet worden beschreven. Ook mogen er geen kosten worden verbonden aan het lid zijn van een abonneelijst. Dit kan van toepassing zijn als er met emailadressen wordt gewerkt. De wet beschrijft ook dat de abonnee altijd het recht heeft om zonder kosten de gegevens te mogen aanpassen, verbeteren of verwijderen. Relevantie Het is duidelijk dat bij het ontwerpen van een systeem om ledengegevens in op te slaan de bovenstaand beschreven wetten goed in de gaten te houden. Dit komt door de gevoelige informatie die doorgaans opgeslagen wordt en de eventuele gevolgen van een beveiligingslek. De gevolgen van het overtreden van de wet bescherming persoonsgegevens wordt namelijk ook beschreven in de wet. Zo kan het College Bescherming Persoonsgegevens sancties opleggen na het instellen van een onderzoek.


15

ONDERZOEK Probleemdefinitie Om een goed concept te kunnen ontwikkelen is het belangrijk om het probleem goed te beschrijven. Hiervoor gebruik ik het theoretische kader en literatuur rondom de probleemstelling. Wat is het probleem De ontworpen systemen van verenigingen die draaien op vrijwilligers voldoen niet aan de behoeftes van de gebruiker, de secretaris. Hierdoor kunnen problemen ontstaan in de uitvoering van de taken die de secretaris heeft. Dit heeft zijn uitwerking in de efficiëntie van de organisatie en de eventuele overdracht bij een veranderende organisatie. Waarom is dit een probleem Secretarissen doen hun taak vrijwillig en met als doel hun vereniging te ondersteunen. Veel van deze vrijwilligers doen dit in hun vrije tijd. Door meer tijd te besteden aan de administratie van de vereniging kunnen er taken blijven liggen. Voor wie is dit een probleem Dit is een probleem voor secretarissen van verenigingen die draaien op vrijwilligers. Zij zijn veelal verantwoordelijk voor de taken rondom administratie en communicatie binnen de vereniging. Wat veroorzaakt dit probleem Vrijwillige organisaties hebben veelal geen personen om voor de ICT voorziening te zorgen. Hierdoor moeten de vrijwilligers die gebruik maken van deze systemen deze zelf samenstellen. Hier ontbreekt het dan ook snel aan continuïteit en diepere begrip van de gebruikte systemen. Ook worden vernieuwingen in de systemen niet snel doorgevoerd. Als er al nieuwere technologie wordt gebruikt in de organisatie is er gebrek aan training en ondersteuning. Zo stelde Voida in 2011: “Employees frequently serve in multiple capacities within the organization, leaving little time for administering or learning how to use new technologies.” Dit wordt versterkt door het feit dat er vaak veel wisseling is in de samenstelling van deze organisaties.

Enquête Om tot een beter inzicht in de problemen rondom de administratie te komen heb ik een enquête uitgezet onder Tilburgse secretarissen. Hier hebben zo’n 63 secretarissen uiteindelijk op gereageerd. In de vragenlijst vroeg ik de secretaris om de grote van de vereniging, wat voor vereniging het is en wat voor communicatiemiddelen ze gebruiken. Ook was ik benieuwd hoeveel tijd ze kwijt waren aan de administratie en waar ze tegen aan lopen als secretaris. Opvallend zijn de gebruikte tools, hiervan gebruikt een groot deel nog steeds Excel of een ander spreadsheetprogramma. Ik heb gekeken of er een verband is tussen de bestede tijd en de software die gebruikt wordt.


16

Tijd besteed Excel afgezet tegen de andere software Niet ingevuld Meer dan drie uur per week Twee tot drie uur per week Een tot twee uur per week Minder dan een uur per week 0 Anders

5

10

15

20

25

30

35

40

45

Excel of ander spreadsheetprograma

Het lijkt erop dat de gebruikers van speciale software of databases meer tijd besteden aan het bijhouden van de ledenadministratie. Ik denk echter dat deze personen er ook een meer geavanceerdere (en grotere) administratie op nahouden. We kunnen dit checken door ook de grootte van de vereniging in de berekening op te nemen. We lichten daarom de staaf van meer dan drie uur per week eruit en zetten daarop het aantal leden van de vereniging.

Verdeling Meer Dan Drie Uur Per Week Meer dan 1000 leden Tussen de 501 en 1000 leden Tussen de 201 en 500 leden Tussen de 101 en 200 leden Tussen de 51 en 100 leden Tussen de 26 en 50 leden Minder dan 25 leden 0

0.5

Meer dan drie uur per week | Excel

1

1.5

2

2.5

3

3.5

Meer dan drie uur per week | Overig

Zo is in de bovenstaande grafiek te zien dat vrijwel alle secretarissen die meer dan drie uur besteden aan de administratie in een grote verenigingen werk. Als we dus op basis hiervan de bovenste staaf weglaten uit de eerste grafiek zien we dat Excel gebruikers gemiddeld meer tijd besteden aan de administratie. Uit de verdere data kunnen ook nog een aantal inzichten worden gehaald. Zo blijkt dat het overgrote deel van de ondervraagden geen problemen hebben met de taak als secretaris. Dit kan verklaard worden door het feit dat veel secretarissen actief een vacature willen invullen. Verder


17

worden alle taken uitgevoerd voor ‘hun’ vereniging. Dit blijkt ook uit de reacties van de interviews. Ondanks deze argumenten zijn nog een aantal secretarissen die liever de taak niet meer doen. Dit kan te maken hebben met hoe lang ze al de taak van secretaris uitvoeren. Vrijwel alle secretarissen die reageerden op de enquête vinden de vereniging waarvan ze lid zijn een actieve vereniging. Dit is natuurlijk te verklaren vanuit de redenatie dat inactieve verenigingen wellicht minder snel zullen reageren op een dergelijke oproep. Bijna de helft van de verenigingen is een zeer actieve vereniging met meerdere activiteiten per week. Inzichten Het is mij duidelijk geworden dat de grotere clubs veel werk hebben aan de administratie van leden. Over het algemeen hebben die secretarissen daar dan ook al speciale software voor. De kleinere verenigingen kunnen wellicht de meeste tijd besparen op de administratie. Er wordt relatief meer tijd besteed bij verenigingen die Excel gebruiken.

Interviews In mijn onderzoek heb ik verschillende interviews gedaan onder de beoogde doelgroep. In de bijlage vindt u de semigestructureerde vragenlijst die ik gebruikt heb. Dit zorgt ervoor dat ik een structuur heb om zoveel mogelijk informatie te vergaren, maar ook de vrijheid heb om hiervan af te wijken. De secretarissen die ik heb gesproken zijn vooral lid van kleinere verenigingen. Ze hebben meestal tussen de 25 en 100 leden en zijn vrij actief. De doelen die worden genoemd variëren, van mensen laten bewegen tot het hebben van een fijne studententijd. Ik merkte dat sommige van de secretarissen al langer deze taak uitvoerden, terwijl verenigingen die rondom studenten zijn opgebouwd meestal minder dan een jaar de taak bij een persoon leggen. Dit heeft natuurlijk te maken met de kortere tijd van lidmaatschap bij een gemiddelde studenten- of studievereniging. Uit de interviews die ik gehouden heb kon ik concluderen dat het probleem dat ik aan het onderzoeken ben tot op zekere hoogte speelt. Het gaat hierbij dan vooral om de fouten die in de administratie sluipen en niet zozeer om het gebrek aan overzicht. Dit lijkt gedeeltelijk deelvraag 4 te beantwoorden. De overdracht van gegevens van de oude secretaris naar de nieuwe secretaris lijken ook gedeeltelijk mee te spelen in de hoeveelheid fouten die in de gegevens zitten. De taak van ledenadministratie is een kleine taak in het geheel, maar wordt ook als een belangrijke genoemd. Bij het vragen naar andere oplossingen die nu op de markt zijn wordt de hoge prijs of het gebrek aan budget voor dit soort producten gezien als de grootste barrière. De verenigingen lijken geen geld beschikbaar te hebben om maandelijks of jaarlijks geld te betalen voor een administratiepakket. Dit beantwoordt ook de tweede deelvraag. Ook in de interviews komen vaak ‘gereedschappen’ als Excel naar voren, mede dankzij de veelzijdigheid van het pakket. In dit stuk software kan je namelijk gemakkelijk en snel veel data kwijt. De ledenadministratie wordt voor een aantal doeleinden gebruikt. Zo wordt vaak geraadpleegd wat het e-mailadres of telefoonnummer is. Ook is het nuttig voor het zien van het aantal leden in de vereniging.


18

Doelgroep analyse De doelgroep die de uiteindelijke oplossing gaat gebruiken is een vrij diverse. Allereerst gaat het om verenigingen en clubs. Om hier goed onderscheid in te maken ga ik uit van verenigingen en clubs met medewerkers op vrijwillige basis. Hierdoor vallen sportclubs met professionele sporters of bestuurders dus af. De formulering is dan als volgt: Verenigingen en clubs die op basis van vrijwilligers opereren. Aan deze definitie schort nog het een en ander. Er is op dit moment nog geen persoon die we aanspreken. Dit zou in theorie kunnen werken, maar kan toch wat rommelig worden. Dus dan wordt de definitie als volgt: Contactpersonen van verenigingen en clubs die op basis van vrijwilligers opereren. Dit is alsnog een brede definitie. Verenigingen en clubs hebben namelijk op zichzelf allemaal andere interesses en doelen. Ik vond het juist interessant om niet voor een bepaalde soort vereniging en dus secretaris te gaan. Hierdoor wordt de uiteindelijke oplossing namelijk een stuk interessanter. De doelgroep die we hebben samengesteld is een vrij diverse groep. Zo kunnen we weinig over geslacht, leeftijd of opleiding zeggen aangezien deze niet de secretaris definiëren. Hierdoor moeten we rekening houden met een brede groep mensen.

Doelgroep persona’s Om beter de verschillende mensen in de doelgroep te begrijpen heb ik 2 persona’s samengesteld. Dit zijn beide secretarissen, de insteek van hun taak is verschillend en ook een aantal andere factoren. Tim Waardeburg – 23 jaar oud

“Het is een eer om secretaris te zijn van mijn studentenvereniging.”


19

“Ik heb voor het jaar in het bestuur van mijn studentenvereniging mijn studie tijdelijk op een laag pitje staan. Hierdoor kan ik me volledig storten op alle taken van de secretaris. Binnen mijn vereniging is de secretaris een belangrijk persoon die veel aanzien heeft binnen de vereniging. Ik ben aan het eind van het vorige jaar gekozen in een verkiezing tijdens de ledenvergadering. Dit geeft me het een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Aan het eind van mijn bestuursperiode zet ik mijn jaar als secretaris zeker op mijn CV, dit zegt toch een hoop over mijn ervaring.” De secretaris van een studentenvereniging is opvallend omdat hier de doorloop van mensen hoog is. Mensen die bij een studentenverenging gaan zijn namelijk maar kort lid en ook is het bestuur voor 1 schooljaar gekozen. Ria Jansen – 56 jaar oud

“Ik doe deze taak al jaren.” “Ik ben nu al jaren actief voor de handbalvereniging in mijn dorp. Eigenlijk vindt ik het niet zo erg dat niet veel mensen weten wat ik allemaal doe. Ik zie dat mijn vereniging een fijne plek is waar veel mensen elkaar ontmoeten en daar zet ik me graag voor in. Ik heb echt het gevoel dat wat ik doe als secretaris de vereniging helpt.” De secretaris van deze persona is bijna het tegenovergestelde van de vorige. Deze persoon is lang bezig met dezelfde taak. Ook is er minder doorloop in het bestuur.

Onderzoek conclusies Het probleem dat we in de inleiding hebben geïntroduceerd kom ik ook in mijn onderzoek tegen. De ledenadministratie wordt door velen gezien als de fundering van de verdere administratie en kan daarom baat hebben bij een minder arbeidsintensief en foutgevoelige oplossing. Sommige vragen die we initieel stelden worden op een net andere manier uitgelegd door de secretarissen. Zo wordt niet het overzicht verloren zoals waarvan wordt uitgegaan in deelvraag 4, er sluipen fouten in.


20

CONCEPTONTWIKKELING Bestaande oplossingen Er zijn verschillende stukken software beschikbaar voor het opslaan van gegevens van leden. Ik vond hierbij een grote keur aan software in allerlei soorten, maten en prijzen. Hierbij vond ik het interessant om te zien dat hoewel er veel beschikbaar is, er kennelijk toch veel verenigingen zijn die hier geen gebruik van maken. De producten die op het moment van schrijven in de markt staan hebben meestal de insteek voor sportverenigingen. Ze vermelden meestal dat andere verenigingen ook gebruik kunnen maken van de software. eCaptain

Het ledenbeheer in eCaptain.

eCaptain heeft een hele hoop functionaliteit die allen een rol kunnen spelen bij de administratie van een vereniging. Dit resulteert naar mijn mening wel in een minder gebruiksvriendelijk product. Verder staan de taken van verschillende bestuursleden in een overzicht; de facturen van de penningmeester zijn ook zichtbaar voor de secretaris.


21

Sportlink

Zoeken naar een lid in Sportlink.

Sportlink heeft een gelikte website, maar de software zelf ziet er een stuk minder spannend uit naar mijn mening. Het lijkt erop dat ze vooral een Windows programma online willen nabootsen. Verder kosten eventuele extra modules meer. Het tarief van dit pakket wordt bepaald aan de hand van het aantal leden en vaste kosten per jaar. Hierdoor kunnen de kosten bij grotere verenigingen oplopen. Dit is wellicht ook een van de redenen dat veel verenigingen niet kiezen voor een dergelijk pakket.

Ontwerpproces Voor het ontwerpen van de web applicatie heb ik met de methodiek van CMD gewerkt. Deze beschrijft een itererende onderzoeksmethode. Deze methodiek ziet er als volgt uit:


22

Design criteria Om de uiteindelijke oplossing een waardevolle te maken heb ik op basis van het theoretisch kader en mijn onderzoek de volgende criteria opgezet. Deze zijn vooral bedoeld om het ontwerp proces scherp te stellen en is de eerste stap in het ontwerpproces. 1. Verregaande manieren van automatisering De secretaris moet bij het gebruiken van de oplossing een zekere winning van tijd krijgen. Dit kan gebeuren door het systeem op de juiste punten te automatiseren. 2. Behoud van controle over de data Doordat de secretaris zelf verantwoordelijkheid voelt voor de data in het systeem moet er een proces van controle in het systeem ingebouwd worden. Dit zorgt ervoor dat de secretaris de fouten van de gebruikers eruit kan halen.


23

3. Exporteer functie naar Excel / backwards compatible Voor de uitwisseling met andere commissies en bestuursleden kan het nog steeds handig zijn om de data in het systeem te kunnen back-uppen naar een spreadsheet programma. Dit haakt ook weer deels in met de 2e eis. 4. Overdragen naar nieuwe gebruikers, controle over toegang Er moeten processen ingebouwd worden die het systeem eenvoudig overdraagbaar maken aan een nieuwe secretaris. 5. Goede usability Een eis voor elke software, maar het gaat hier om software die elke groep mensen moet kunnen gebruiken. Zo is toch nog 1 op de 5 van de 75 plussers nog lid van een vereniging (Centraal Bureau voor de Statistiek 2014), en hier moet ook rekening mee worden gehouden.

Concept iteraties Inleiding Doordat ik met de ontwerpmethodiek van CMD heb gewerkt zijn er in mijn proces een aantal iteraties te zien. Ik heb deze voor u uiteengezet. Er zijn een aantal belangrijke momenten te benoemen in mijn proces. Een groot inzicht tijdens het ontwerpen was dat de ledendata zelf op een interessante manier moet worden weergegeven. Hiervoor heb ik een brainstorm opgestart. Natuurlijk kon ik simpelweg het standaard kolommen en vakken model gebruiken wat ook in Excel gebruikt wordt. Maar ik wist dat er een meer organische manier is om deze belangrijke data inzichtelijker te maken. Verder besefte ik dat ik de behoefte had om steeds meer functionaliteit toe te voegen. Ik twijfelde eraan of de web applicatie in een simpele vorm wel genoeg was. Het is natuurlijk altijd wenselijk om de oplossing zo simpel mogelijk te houden, dit heeft dan ook geleid tot een aantal ontwerp veranderingen. Schetsen - fase 1 In deze belangrijke eerste fase heb ik zo veel mogelijk geschetst om tot een goede layout te komen. Ook gaf deze fase in het ontwerpen mij de kans om snel veel verschillende mogelijkheden in de details uit te werken.


24

Een schets van het systeem

De eerste schetsen waren nog vooral gericht op het uiteenzetten van zo veel mogelijk data in een zo klein mogelijke ruimte. Dit resulteerde in een kolommen en rijen systeem zoals dit ook werkt in Excel of andere spreadsheetprogramma’s. Dit zou de verbetering in overzicht vrij klein maken als een gebruiker overstapt van een dergelijk programma naar de applicatie.


25

In deze schets is al meer te zien van de natuurlijkere aanpak die ik later zou gebruiken in het prototype. Visueel en in spreektaal de data gebruiken is hier de insteek.


26

Wireframe – fase 2 In deze tweede fase ben ik simpel zwart en wit de lijnen uit gaan zetten voor het ontwerp van de web applicatie. Ik gebruikte een verticaal ontwerp en probeerde de relevante conventies te gebruiken in het ontwerp. Zo staat in het veelgebruikte boek van Steve Krug een aantal conventies over website ontwerpen. Het logo hoort links te staan, de navigatie en “utilities” horen rechts bovenin en alles hoort een duidelijke hiërarchie te hebben (Krug 2006).

Een van deze eerste wireframe ontwerpen was nog vooral gemaakt in de hierboven al omschreven kolommen en rijen van spreadsheetprogramma’s. Ik heb bij de latere ontwerpiteraties geprobeerd dit te voorkomen en originele en meer visuele oplossingen voor dit soort handelingen te vinden.


27

Concept – fase 3 Het concept werd in deze fase in een werkend prototype uitgewerkt. Door gebruik te maken van een rapid prototyping framework kon ik gemakkelijk de ontwerpen opzetten en later weer veranderen. Door nog niet te kijken naar de interactie met bijvoorbeeld de database gaf me dit een testbaar resultaat in kortere tijd.

Een pagina gemaakt in HTML, CSS en jQuery.

Prototype Het prototype is opgebouwd rond het principe crowdsourcing. De basis gedachte is dat elk lid zelf het beste weet welke gegevens ingevuld moeten worden bij zijn of haar eigen profiel. De taak van de secretaris verschuift dan ook van uitvoerende naar controlerende, wat een stuk minder tijd kan kosten. Hiervoor is dan ook een dashboard waar alle informatie samenkomt en bewerkt kan worden. Vanuit hier kan de secretaris de gegevens bekijken en bepalen of hij een verzoek wil doen aan een lid. In dit verzoek staat een link die leidt naar een invulformulier die het lid kan bekijken. Hier is het aan het lid om te zien of de gegevens nog steeds up to date zijn. Dit kan hij bijwerken en dan ter controle doorsturen naar de secretaris. In het dashboard komt een melding van de keuring, of deze is aangepast en wat is aangepast. Dit hele proces kan ook ingesteld worden om automatisch jaarlijks te gebeuren. Hierdoor is het gemakkelijk om de gegevens in orde te houden en dat zonder een grote inspanning. Het hele systeem is ingedeeld in drie delen; invoer, uitlezen en exporteren. In het eerste deel kan worden ingesteld wat de leden kunnen invoeren. In het tweede deel kan de ingevoerde data uitgelezen worden. En in het exporteer gedeelte kan de data naar een back-up bestand worden gezet. Extended access Het begrip “extended access” slaat op de manier waarop het lid zijn eigen data kan aanpassen. Het laten aanmaken van een account met een wachtwoord voor elk lid heb ik namelijk als onwenselijk gezien. Dit kan namelijk een extra stap zijn voor de leden die ze wellicht hun


28

gegevens niet invullen. Ook moet je nu wachtwoorden beheren van een grote groep mensen met de bijbehorende risico’s. Met extended acces kan het lid door middel van zijn e-mailaccount toegang krijgen tot zijn eigen data en die, zo nodig, aanpassen. De secretaris heeft later in zijn overzicht de mogelijkheid om de gegevens die de leden hebben ingevoerd aan te passen. Ook kan hij of zij ervoor kiezen om de extended access weer te sluiten. Natuurlijk formulier Ik heb tijdens het ontwerpproces gezocht naar manieren om het formulier dat de leden te zien krijgen natuurlijker weer te geven. In het uiteindelijke ontwerp is dit geworden tot een formulier die op een natuurlijke manier gelezen kan worden. Doordat de invoerelementen in de zin zitten kan de gebruiker sneller de context begrijpen.

Een voorbeeld van een formulier ontworpen door de secretaris in de web applicatie.

De gebruiker voert een telefoonnummer in, het formulier komt naar voren.


29

Op de pagina van het formulier staan ook links naar de identiteit van de secretaris en een uitleg waarvoor de data gebruikt word die ingevoerd wordt. Dit is uiteraard nodig om aan de huidige wetgeving rondom gebruikersdata te voldoen. Ook de verenigingsidentiteit kan worden ingesteld, een logo in de linkerbovenhoek. Vertrouwen opwekken is een belangrijk element. Verder kan het lid een verzoek tot verwijdering doen die naar de secretaris gestuurd wordt. Formulier ontwerpen De secretaris kan bij het scherm invoer zelf het formulier ontwerpen dat de leden kunnen invullen. Allereerst selecteert de secretaris de elementen die hij nodig heeft. Bijvoorbeeld kan de secretaris een datum element gebruiken om achter de geboortedatum te komen.

In het tweede scherm kan de omliggende tekst ingevuld worden. Hierna genereert de software een formulier en zorgt deze voor het opslaan van deze data bij het juiste profiel.


30

Gegevens uitlezen Een belangrijk onderdeel is het uitlezen van de gegevens. Deze zorgt immers dat de secretaris alle informatie kan vinden die hij nodig heeft.

De leden die als laatst iets veranderd hebben aan hun gegevens staan bovenaan. Hier kan meteen een deel van de informatie gelezen worden. Door op een foto te klikken wordt alle informatie getoond die beschikbaar is over het lid.

Ook kan de secretaris hier een individuele e-mail sturen naar de persoon mocht er informatie missen. Exporteren Mocht er om welke reden dan ook een back-up van de data nodig zijn kan dit door de data te exporteren. Dit zorgt voor een bestand wat kan worden uitgelezen door bijvoorbeeld Excel.


31

Alle leden exporteren naar Excel

Ook kan er een gedeelte van de data worden geëxporteerd. Een voorbeeld hiervan is om alle nieuwe leden van het seizoen in een los bestand te krijgen voor een intro.

Selecteren welke leden geëxporteerd worden.

Verantwoording


32

REALISATIE Ontwikkelmodel Het systeem is een web applicatie, deze kan gebouwd worden met programmeertalen als PHP. Een server heeft de programmeercode en elke keer als een gebruiker data aanvraagt genereert de server een pagina. De beheerder van de software kan updates van de software maken en deze doorzetten naar de gebruikers. Op deze manier is het een SaaS systeem; een Systeem als een Service. Om dit een duurzaam en voortdurend ontwikkelend product te kunnen laten zijn lijkt mij een open-source model het beste. Op deze manier kunnen meerdere mensen hun input geven en de barrière om het product te proberen daalt doordat er geen prijs aan vast hangt om het te proberen. Een uiteindelijk verdienmodel kan lijken op het verdienmodel dat Wordpress toepast. Het bedrijf achter Wordpress verdient geld door de open-source software die ze ontwikkelen te hosten op hun eigen servers, hierdoor kunnen mensen kiezen of ze bezig willen zijn met een server opzetten en databases of snel een blog op kunnen opzetten. Verder kunnen de klanten een domeinnaam kopen en verdienen ze geld met de thema’s die verkocht worden in hun winkel. Het voordeel van het open-source model voor ontwikkeling is dat veel mensen het programma kunnen uittesten, en ook dat veel mensen het kunnen helpen ontwikkelen. Hierdoor kan het product groeien en populairder worden. Verder zie ik dat verenigingen niet vaak een groot budget hebben voor software. Dit zou de implementatie van een commercieel product kunnen tegenhouden. Een nadeel is dat er pas geld verdient kan worden als er een cruciaal aantal mensen het product gebruiken. Dit wordt ook wel het netwerkeffect genoemd, de waarde van een product stijgt als meerdere mensen het gebruiken (Sundararajan 2006). Dit is van toepassing binnen dit product aangezien het de software beter wordt als meerdere mensen zich inzetten voor de ontwikkeling en verbetering van de applicatie. Om dit nadeel te omzeilen zou je een marketingstrategie kunnen inzetten om het aantal gebruikers te laten stijgen.

Technische aspecten Zoals al eerder vermeld zal deze applicatie gebouwd kunnen worden in een server-side taal als PHP. Deze programmeertaal staat op vrijwel elk hostingpakket en veel andere open-source applicaties gebruiken het in samenwerking met databasepakket MySQL. De front-end van de applicatie zal draaien op jQuery. Dit is een populair pakket dat gebouwd is op Javascript en maakt het gemakkelijk om interactie met de gebruiker te creëren. Verder is het met jQuery makkelijker om zogenaamde AJAX applicaties te bouwen, dit zijn applicaties die asynchroon hun data versturen. Hierdoor hoeft er minder ververst te worden en heeft de applicatie minder laadtijd. Hieronder ziet een u een schema van de technische werking van de applicatie.


33

Een diagram van de datastroom en werking

De gebruiker van de applicatie ziet alleen de front-end, alle data die hij of zij genereert of bekijkt wordt gecontroleerd door de PHP back-end. Deze zorgt er bijvoorbeeld voor dat data van een bepaald lid in de juiste kolom in de database komt. Ook zorgt de PHP voor de veiligheid van de data, zo is er code die je inloggegevens checkt. In de database zitten verschillende tabellen; zo heb je de tabel met formulier instellingen en de tabel met leden data. Deze data kan worden gemanipuleerd. Doordat de applicatie asynchroon werkt is er een constante werking van frontend tot database zonder de pagina te verversen.


34

EVALUATIE Het testen bij de doelgroep is een belangrijk onderdeel van het ontwerp proces. In deze fase heb ik het prototype getest bij secretarissen. Hiervoor heb ik een test uitgewerkt; deze kunt u vinden in bijlage 3.

Een secretaris van een studentenvereniging test het prototype.

Belangrijke vondsten Bij het testen van de applicatie kwamen een aantal ontwerpverbeteringen naar voren. Deze heb ik hieronder uiteengezet. Voorlichting Ik kwam er bij het testen achter dat er wel werd begrepen waarom de applicatie nodig was, maar de werking van de applicatie werd niet geheel begrepen. Zo snapten een aantal testpersonen de combinatie van e-mail en dataopslag niet meteen. Ik denk dat een uitleg bij de eerste keer gebruiken een goede manier is om de gebruiker attent te maken van de concepten achter de applicatie.


35

Hoe de uitleg van het formulier scherm eruit kan zien.

De uitleg kan een stappenplan zijn die door alle functionaliteiten van de applicatie loopt of een pop-up als de gebruiker voor het eerst een functie gebruikt. Ook moet er een manier zijn om de uitleg opnieuw te starten als men het nog niet helemaal snapt. Snel overzicht Een punt dat naar voren kwam was dat de gebruikers wilden zien of een lid al zijn data had ingevoerd. Hierdoor kan makkelijker worden gezien of de data volledig is en wie er nog moet worden aangesproken op het aanvullen hiervan.

Met een makkelijke kleurencodes zien wie alles heeft ingevuld.

Door met simpele kleurencodes te werken kan de secretaris snel zien wie wat heeft ingevuld. Zo betekend groen dat alles up to date is en ingevuld, oranje dat er een gedeelte is ingevuld en rood dat er nog niet op het verzoek tot invullen is ingegaan.


36

Formulier Bij het maken van het formulier waren een aantal kleinere verbeteringen die gemaakt konden worden. Zo was het in het prototype nog niet duidelijk wat er in elk scherm ging gebeuren. Het slepen van de verschillende formulier elementen ging goed, maar daarna miste er interactie. Verder kon het zeker een uitleg knop gebruiken.

Het formulier scherm, meteen een naam invoeren en uitleg mocht dit nodig zijn.

Verder miste er een terugknop bij de preview van het formulier en moesten er verbeteringen worden aangebracht bij het scherm voor natuurlijk lezende tekst die het formulier begeleid. De meeste testpersonen dachten namelijk dat in de tweede stap de elementen zelf benoemd moesten worden.

De tekst lijkt in de verbetering meer op het eindresultaat en er is een voorbeeld.


37

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN Conclusies Op dit moment is mij duidelijk geworden dat er een gat valt tussen de bestaande oplossingen voor het probleem dat ik onderzocht heb en de behoeftes van de doelgroep. Dit heeft te maken met een aantal factoren die voor elke secretaris een andere prioriteit heeft. De prijs van de bestaande oplossingen die nu te krijgen zijn staan wat mij betreft het meeste een bredere adaptie van nieuwe oplossingen in de weg. Ook het gebruikersgemak van sommige applicaties in de markt laat de wensen over. Dit in tegenstelling tot de gebruikte oplossingen die vooral neerkomen op het bij elkaar knutselen van een eigen aanpak met beschikbare software. Deze hebben niet het gewenste overzicht en zijn foutgevoelig. Ook het overdragen met een dergelijk systeem kan misgaan. Met het ontwerpen van een applicatie die een gedeelte van de administratie beslaat kan een begin gemaakt zijn aan het verbeteren van deze situatie. Door voor een specifieke taak te ontwerpen kunnen we de behoeftes die voor dit enkele doel bestaan goed verwerken in een werkend systeem. Het bleek zelfs nu nog dat we goed moesten oppassen voor een te restrictief systeem, want zelfs in dit kleine kader binnen de administratie van een vereniging zijn er verschillen. Natuurlijk zijn er altijd nog verbeteringen te maken in hoe het systeem reageert en in het gebruikersgemak. Maar door dit als een open-source project op te zetten is het gemakkelijker geworden om dit verder te ontwikkelen en te laten groeien tot een volwaardig, veilig en goed te gebruiken alternatief voor spreadsheetprogramma’s, databases en andere online omgevingen. Ik ga dan ook verder met het systeem ontwikkelen en ik hoop dat ik er ooit veel verenigingen mee kan helpen.

Aanbevelingen, een kritische blik Het concept van crowdsourcing voor secretarissen is gemakkelijk uit te breiden. Zo kan er ook voor de notulen van een ledenvergadering een melding de deur uitgaan. Ieder lid dat bij een vergadering aanwezig was kan secties van de notulen aanpassen of informatie toevoegen. Ook kan de informatie die over leden beschikbaar is automatisch in het verslag verwerkt worden. Ook hier blijft gelden dat de eindverantwoordelijkheid uiteindelijk bij de secretaris ligt. Een verder doel zou kunnen zijn om een breder concept van software voor besturen te ontwerpen. Dit zou software kunnen bevatten voor elk bestuurslid met specifiek ontworpen handelingen. Zo krijg je een applicatie voor de penningmeester, de voorzitter en de secretaris. Het achterliggende systeem kan elk van de applicaties van data voorzien. Als bijvoorbeeld de voorzitter ledendata nodig heeft kan dit worden gebruikt, maar niet worden aangepast. Belangrijk is dan ook om goed met de gebruikers vast te stellen wat de rollen zouden moeten zijn die elke gebruiker nodig heeft. Ook moet er voor elk datapunt één persoon verantwoordelijk zijn om verwarring en fouten te voorkomen. Als je een gemakkelijke manier hebt om data uit te wisselen tussen bestuursleden en dit te gebruiken kan je een efficiënt en doelgericht team vormen.


38

Dit kan ook het beperkende zijn van het concept zoals dit nu beschreven is. Door alleen te kijken naar een klein onderdeel van de administratie van een secretaris kan ik over behoeftes voor de rest van een dergelijk systeem gekeken hebben. Dit kader is echter bewust gekozen vanwege de tijdsdruk en een uitbreiding met meer onderzoek is altijd mogelijk.


39

Bronnen Bekkers, René. „Participation in Voluntary Associations.” Political Psychology, 2005: 439-454. Carothers, Thomas. „Civil Society.” Foreign Policy, 1999: 18-29. Centraal Bureau voor de Statistiek. Lidmaatschap en deelname verenigingen. CBS.nl, 2014. Christopher A. Le Dantec, W. Keith Edwards. „The View From the Trenches: Organization, Power and Technology at Two NonProft Homeless Outreach Centers.” CSCW, 2008: 589-598. CRM Partners. „Wat willen leden van hun vereniging?” 2013. David W. Chilson, Michael E. Kudlac. „Database Design: A Survey of Logical and Physical Design Techniques.” DATA BASE, 1983: 11-19. Dekker, Paul. Civil Society. Sociaal en Cultureel Planbureau, 1994. —. Vrijwilligerswerk vergeleken: Nederland in internationaal en historisch perspectief. Den Haag: Elsevier, 1999. Eleanor Burt, John A. Taylor. „Information and Communication Technologies.” Non-Profit Management & Leadership, 2000: 131-142. Enquete democratie MOVISIE. Kennis en advies voor maatschappelijke ontwikkeling, sd. Eshraghi, Ali. „ICT Practices by Voluntary Groups: A Multi-Setting Study.” Doctoral Colloquirum, 2013: 43-48. Frans van Eekeren, Bake Dijk. Maatschappelijke Betrokkenheid van het Nederlandse Amateurvoetbal. Utrecht: Department voor Bestuurs- En Organisatiewetenschappen, 2013. Gerbert Kraaykamp, Gaby Vullings. „Actief in een studentenvereniging.” Vrijetijdstudies, 2003: 3348. H. Jagadish, Adriane Chapman. „Making Database Systems Usable.” SIGMOD, 2007: 13-24. Haperen, H.J van. Verenigingsleven en samenlevingsontwikkeling. Lelystad: Rijksdienst voor de IJsselmeerpolders, 1983. Hooghe, Marc. „Why Should We Be Bowling Alone?” Voluntas: International Journal of Voluntary and Nonprofit Organizations, 2003. Iverson, Joel, en Patrick Burkart. „Managing Electronic Documents and Work Flows.” Nonprofit Management & Leadership, 2007: 403-419. Krug, Steve. Don't make me think. Berkely: New Riders Publishing, 2006.


40

Morgan, Gareth G. „ITEM: a strategic approach to information systems in voluntary organizations.” Journal of Strategic Information Systems, 1995: 225-237. Natasha Noten, Gerbert Kraaykamp, Manfred te Grotenhuis. „Culturele Carrieres in verengingen.” Mens & Maatschappij, 2006: 352-374. Putnam, Robert. Bowling Alone. Simon & Schuster, 2000. Stijn Ruiter, Nan Dirk De Graaf. „Socio-economic Payoffs of Voluntary Association Involvement: A Dutch Life Course Study.” European Sociological Review, 2009: 425-442. Sundararajan, Arun. Network Effects. 2006. http://oz.stern.nyu.edu/io/network.html. Voida, Amy. „Shapeshifters in the voluntary sector.” Interactions, November 2011: 27-31. Voida, Amy, Ellie Harmon, en Ban Al-Ani. „Homebrew Databases: Complexities of Everyday Information Management in Nonprofit Organizations.” Session: Everyday Information Management, 2011: 915-924.


41

Bijlagen Bijlage 1: Enquêteresultaten Hier kunt u de gegevens die uit de enquête gekomen zijn nog eens nakijken. De resultaten zijn vergaard onder secretarissen in Tilburg. Zij hebben de volgende enquête ingevuld:


42

Verdeling Vereniging Grootte

Minder dan 25 leden

Tussen de 26 en 50 leden


Tussen de 101 en 200 leden Tussen de 201 en 500 leden


Meer dan 1000 leden


43

Soort Vereniging

Belangenvereniging

Carnavalsvereniging

Naturistenvereniging

Culturele vereniging Politieke partij

Religieuze instelling

Sportclub

Studievereniging

Overig

Studentenvereniging

Gebruikte Administratie Tool

Databaseprogramma

Excel of ander spreadsheetprogramma

Papier

Speciale online omgeving

Speciale software Niet genoemd of bekend

Stemming Rondom Taak Als Secretaris

Ja, hier heb ik geen problemen mee

Nee, dit is geen leuke taak

Niet ingevuld


44

Tijd Kwijt Per Week Ledenadministratie

Een tot twee uur per week

Meer dan drie uur per week

Minder dan een uur per week

Twee tot drie uur per week Niet ingevuld

Activiteit Vereniging

Gemiddeld actief, minstens eens in de maand een activiteit Vrij actief, minstens eens per week een activiteit Vrij passief, minstens eens in het kwartaal een activiteit Zeer actief, meerdere activiteiten per week

Zeer passief, minstens eens in het jaar een activiteit


45

Bijlage 2: Semi-gestructureerd interview format Hoe bent u secretaris geworden?  Hoelang bent u al secretaris? Vindt u uw taak als secretaris nog leuk?  Wat is er niet leuk aan?

Waarvoor gebruikt u de ledenadministratie?  Vind u de administratie rondom ledengegevens goed?  Vindt u de ledenadminstratie belangrijk? o Waarom?  Wat zorgt voor een onoverzichtelijke/ goede administratie? Kijkt u wel eens naar nieuwe methoden om de ledengegevens op te slaan?  Waarom wel of niet?

Hoeveel leden heeft uw vereniging ongeveer?  Denk u dat meer leden meer werk is?


46

Bijlage 3: Test Voor het testen van het prototype heb ik een test gemaakt zodat de resultaten te vergelijken zijn bij verschillende testpersonen. 1. Uitleg van het doel van de applicatie, waarom ik het gemaakt heb en hoe het testen werkt. 2. “Kan je voor mij een formulier samenstellen met daarin meerdere elementen? 3. “Ik wil graag de geboortedatum van Vincent van Gogh weten.” a. “Ik zou graag willen dat deze persoon zijn gegevens update.” 4. “Kan je een nieuwe lid aan de bestaande leden toevoegen?” 5. “De introductie commissie heeft de gegevens nodig van alle nieuwe leden, kan je dit naar ze toesturen?” 6. “Het is het eind van je termijn als secretaris, draag de data over aan je opvolger.” Na deze testvragen wordt de testpersoon nog gevraagd of hij of zij opmerkingen heeft of andere vragen over de applicatie.


47

AUTOMATISERING EN COMMUNICATIE LEDENGEGEVENS BIJ VERENIGINGEN EN CLUBS

Recommend Documents