Topik
Automated Mobile Data Collection
for Entrerprise (AMDC)
Perkembangan dari dunia Mobile Computing sudah sangat cepat dan mampu untuk merealisasikan semua aktivitas di lapangan, baik dari segi :
• Pencatatan data lapangan dalam bentuk : Barcode ( 1D dan 2D ), RFID ( UHF, HF ), Voice, Gambar, Alphanumerik dan simbologi karakter, tanda tangan, Magnetic Strip dan Finger scan. • Pengolahan data, dengan kemampuan aplikasi yang beragam ( Web applikasi, Client Server, dan lain-lain ), processor dan RAM yang tinggi yaitu 625 MHz keatas dan RAM sudah mencapai 1 GB, sehingga dapat membuat proses pengolahan data semakin cepat, baik yang bersifat data base atau multimedia. • Storage Data : teknologi dari storage data juga semakin berkembang, mulai dari space storage yang sudah mencapai 16 GB dan bentuk yang semakin kecil seperti Micro SD.
• Media komunikasi data yang berfungsi untuk transfer data atau sinkronisasi data antara mobile computing dengan server atau sebagai media komunikasi untuk printing barcode dan dokumen, sudah cukup lengkap, seperti : o PAN ( Via Bluetooth ), o Wireless LAN ( Via Wifi a/b/g/n ), o Wireless WAN ( Via GSM, GPRS,2G, 3G ) o Wired Ethernet & USB via Docking • Accessories pendukung yang lengkap, seperti: hand strep dan holster, anti scratch, Multi docking untuk Charger dan sinkronisasi data, kapasitas Baterai yang besar mencapai 4000 mA ( mampu untuk mendukung lebih dari 8 jam operasi di lapangan yang terus menerus )
Dengan teknologi dari Mobile Computing seperti di atas maka penerapan pengambilan data di lapangan dapat dilakukan langsung di tempat aktivitas tersebut dilakukan. Dalam hal ini proses input-output data komputer langsung menyatu dengan aktivitas operasi yang dilakukan di lapangan, sehingga pada prinsipnya perangkat komputer yang sebelumnya secara statis berada di kantor sekarang secara mobile ikut dibawa serta dalam aktivitas operasi. Seiring dengan kebutuhan pasar yang tinggi untuk Mobile Computing, maka banyak penyedia produk yang menyediakan beragam mobile computing dengan kelebihan yang beragam. Karena itu akan menyulitkan bagi pelanggan kami dalam memilih produk yang tepat guna untuk aplikasi yang akan diimplementasikan.
Dalam tulisan ini kami akan memberikan penjelasan beberapa point yang perlu diperhatikan dan berhubungan dengan “Automated Mobile Data Collection For Enterprise”, seperti :
GEBYAR AUTO-ID
Topik 1. Pemilihan Produk: a. Aplikasi yang dipakai b. Teknologi c. Ergonomi dari alat d. Accesories 2. Keamanan Data
3. Keamanan dari Product
4. Services yang diperlukan
5. Pertimbangan Consumer dan Enterprise Produk
6. Contoh Pemakaian pada Meter Reading dan Market Survey
Karakteristik Operasional AMDC adalah
• Pencatatan informasi dengan peralatan Mobile Computing ( dimana sudah ada aplikasi yang jalan di device sebagai pengumpul data ) • Dilakukan langsung di point of activity, seperti Pencatatan ID Meter, Pemakaian meter, penghitungan dan beberapa data kondisi di lapangan.
form meter atau form survey terlebih dahulu, kemudian dilakukan data entry ke sistem, baru kemudian keluar hasil laporannya, seperti untuk perhitungan dari pemakaian listrik, air dan gas atau pun analisa dari hasil data yang didapat. Pencatatan yang masih manual dapat digantikan dengan “Automated Mobile data Collection” dengan beberapa keuntungan yang didapat, seperti :
a. Tidak diperlukan lagi pengisian dokumen secara manual yang memerlukan usaha yang lebih besar dan dengan kemungkinan humanerror yang relatif tinggi : o Kesalahan dalam pengisian dokumen o Kesalahan pembacaan tulisan tangan pada dokumen oleh operator yang melakukan pemasukan data ke komputer.
• Data disimpan di local device ( dengan Flash Disk, Micro SD ) atau transfer ke server via media komunikasi ( Wifi, GSM, 3G )
• Spesifikasi dari peralatan mampu untuk memenuhi kebutuhan di lapangan, seperti : tahan terhadap air dan debu ( Memiliki IP rating ), tahan jatuh dari ketinggian tertentu ( memiliki drop spec ). Baterai dapat dioperasikan selama office Hours ( misalkan pengoperasian bisa lebih dari 8 jam sehari, tanpa harus charging baterai)
• Memiliki service yang baik dari sisi penyedia produk. Sehingga tidak akan mengganggu dari proses di lapangan ( tidak ada disruption ) dan memiliki lifetime product yang cukup lama ( misalkan 5 tahun lebih dengan after sales servicenya ) Sebagai ilustrasi dari penjelasan pointpoint di atas maka pengambilan contoh dengan pemakaian praktis di lapangan, seperti aplikasi pencatatan Meter dari pemakaian listrik, air & gas dan Aplikasi Market Survey. Biasanya proses pencatatan ini dilakukan secara manual ( dicatat kedalam kartu/
GEBYAR AUTO-ID
Gambar 1. Form Market Survey
Gambar 2. Pemakaian Mobile Computing untuk Meter Reading
b. Kwalitas dan efisiensi proses pemasukan data komputer yang jauh lebih baik, karena : o Pemasukan data pada Mobile computer dilakukan oleh staff yang paling memahami transaksi yang dilakukan o Dapat dilakukannya checking validasi oleh software aplikasi terhadap data yang dimasukkan o Dapat juga diterapkan pemakaian barcode, Magnetic strip, RFID, Kamera dan signature dimana data capture dilakukan dengan alat baca yang sudah terintegrasi, sehingga jauh lebih cepat dan akurat (“machine-reading”)
Topik o Tidak dibutuhkan double efforts, yaitu pengisian dokumen secara manual dan pemasukan data ke Komputer PC o Tidak adanya kesenjangan waktu / timelag (pada full on-line system) atau time-lag yang jauh lebih baik (pada semi-online dan batch system)
c. Kemudahan dan peningkatan efisiensi kegiatan operasi, antara lain karena : o Tersedianya data yang dibutuhkan / relevan pada Mobile computer di lokasi terjadinya aktivitas operasi, contoh : • Pencatatan Meter sesuai dengan pemakaian pelanggan • Master data yang sama antara data centre dan data di lapangan, seperti : Data pelanggan, pemakaian akhir, cara perhitungan • Dapat secara langsung dan tuntas dilakukan pencetakan dokumen resmi yang menjadi bagian pelaksanaan kegiatan operasi. Dalam hal ini diperlukan adanya Mobile printer disamping Mobile Computing. Contoh : · Pencetakan posisi pemakaian listrik, air dan gas pada aplikasi meter reading o Hilangnya pemakaian kertas yang rutin untuk pencatatan data. • Jika dipakai dalam aplikasi market Survey maka kemudahan dan peningkatan efisiensi kegiatan operasi, antara lain akan mengurangi/ menghilangkan : · Banyaknya kertas yang dipakai · Pencetakan Form Survey · Penyimpanan Form · Space tempat penyimpanan · Double Entry Pemilihan produk dari Mobile Computing yang tepat guna sebagai AMDC dapat dijabarkan di beberapa point di bawah
Point – point yang perlu diperhatikan 1. Pemilihan Produk :
Sebelum menentukan produk mana yang paling cocok untuk dipakai dalam aktivitas di lapangan tentunya ada beberapa aspek yang perlu diperhatikan, seperti : a. Aplikasi yang dipakai, apakah jenis aplikasinya yang dipakai : Web base, Terminal Emulasi Aplikasi, Thin client atau
Client-Server, maka akan menentukan juga pemilihan dari : o Jenis Operating system : Win CE, Windows Mobile 5 / 6 / 6.5 atau Android o Jenis Processor : misalkan ARM 11@ 600 MHz atau Marvell PXA320 @ 624 MHz o Besarnya RAM Memory : 512 KB–1 GB. Khusus untuk aplikasi Client Server memerlukan memory yang lebih besar dibandingkan dengan jenis aplikasi yang lain karena ada proses aplikasi dan pengolahan data yang di lokal o Besarnya Storage Data : biasanya kemampuan untuk membaca dari reader storage sudah bisa 1 GB – 4 GB, Khusus aplikasi yang bersifat Batch / Off line proses maka diperlukan Storage Cards yang sudah terpasang dan berfungsi sebagai : • Penyimpanan data base. • Penempatan dari master Backup file installasi dan konfigurasi dari mobile computing o Ukuran dari Screen Size : kalau dipakai sebagai aplikasi yang tidak terlalu banyak informasi yang ditampilkan, biasanya ukuran screen 2.8” – 3.5” sudah mencukupi. Seperti beberapa aplikasi untuk meter reading dan market survey. o Support dari Development Tools aplikasi: seperti .Net, Java, HTML dan lain-lain, juga harus diperhatikan, terutama dalam hal pengembangan aplikasi karena unsur support dan kestabilan dari principle / vendor terhadap perkembangan teknologi tidak menjadi kendala di operasi harian. b. Teknologi yang dipakai, pada aplikasi data collection seperti meter reading dan market survey, biasanya teknologi yang umum dipakai adalah : o Barcode ( 1D / 2D atau dengan RFID 13.56 MHz sebagai identifikasi dari lokasi, Peralatan meter atau sebagai ID Form Market Survey. o WirelessLAN atau dengan USB docking sebagai media komunikasi antara Mobile Computing dengan data server. Dimana aktivitas ini dilakukan setelah operator kembali ke Office. o PAN ( Bluetooth printer ) sebagai media komunikasi untuk pencetakan bukti perhitungan dari meter yang dicatat di GEBYAR AUTO-ID
Topik lapangan. Dimana pelanggan akan diberikan sebagai bukti pemakaian di bulan berjalan, dimana struk ini dipakai sebagai referensi dari pembayaran di loket nanti. o Touch Screen : kemampuan dari type LCD yang Touch screen menjadikan aplikasi akan lebih banyak fungsinya seperti : Pemakaian Button Menu dan Sub menu di Screen (tidak perlu menghafal Hot key dari aplikasi untuk masuk ke sub module tertentu), dan dapat berfungsi sebagai input tanda tangan o Keypad : Agar kecepatan input meningkat dan Durability dari alat bertambah lama maka keypad sangat diperlukan sekali untuk jenis aplikasi yang memerlukan data input dengan intensitas tinggi. Jenis keypad ada beberapa macam seperti : Numeric keypad, QWERTY Keypad, AlphaNumeric dan Function keypad.
dalam bekerja. Disini harus ada fleksibilitas dan kompromi, karena ukuran tangan antara pekerja yang satu dengan yang lain pasti berbeda. o Mudah dibawa, karena semua teknologi yang dipakai sudah terintegrasi dengan device mobile computing d. Accessories mobile computing, Kadangkala suka terlewatkan saat kita membuat proyek untuk apa saja dari accessories yang perlu ditambahkan/diadakan untuk pemakaian operasional di lapangan. Accessories yang umum dipakai untuk aplikasi meter reading, market survey dan aplikasi di lapangan lainnya, contohnya : o Holster: berfungsi untuk penempatan dan melindungi Mobile Computing saat dibawa di lapangan. o Charger & Communication Docking: berfungsi sebagai media komunikasi dengan server dan mengisi main battery dan spare battery
Gambar 3. Macam-macam model Keypad
c. Ergonomi dari alat, ergonomi dari alat untuk aplikasi yang rutin pemakaiannya sangat diperlukan karena akan mempengaruhi kecepatan dan ketepatan dari data entry yang dilakukan, biasanya aspek ergonomi yang diperhatikan : o Berat dari Mobile computing beserta dengan baterai, tidak membuat pemakai cepat lelah karena berat dan keseimbangan yang tidak rata. o Bentuk dari device memperhatikan unsur keseimbangan o Genggaman yang pas dengan tangan pekerja juga membuat kenyamanan
GEBYAR AUTO-ID
Gambar 4. Acessories Holster, Comm dan Charger Docking, Vihicle mounting, Hand Gun
o Spare battery : Tambahan baterai sebagai cadangan jika Main Battery tidak mencukupi saat dipakai di lapangan
Gambar 5. Spare battery
Topik Gambar 6. Vehicle Mounting untuk Mobile Computing
o Vehicle Mounting berfungsi sebagai tempat dari Mobile Computing yang diletakan di dashboard mobil, biasanya juga ditambahkan fungsi sebagai Charger dan komunikasi ke printer o Screen Protector, dibutuhkan untuk melindungi screen dari gesekan (terutama untuk yang jenis touch screen). o Stylus Pen : dibutuhkan untuk jenis Mobile computing yang Touch Screen dan menghindari dari kerusakan display karena memakai Stylus yang tidak standard (karena terlalu tajam), Untuk menghindari kehilangan biasanya ditambahkan tali pengaman antara pen dan mobile devicenya
Gambar 7. Pen Stylus untuk Touch screen
o Tas : Untuk memudahkan agar semua peralatan yang dibutuhkan tidak ketinggalan dan tidak mudah rusak. Tas dapat didesain khusus sesuai kebutuhan seperti untuk Device, Mobile Printer, Baterai, Dokumen dan lain-lain
2. Keamanan Data
Data yang berada di dalam mobile device tentunya sangat berharga dan menginginkan secure terhadap orang-orang yang tidak berkepentingan memakai data tersebut. Level dari keamanan data dapat dibagi dalam beberapa kategori a. Data sesuai pengguna dan pemakaian, Pada tahap ini keamanan dapat diatur dengan coding dari aplikasi, biasanya dengan memakai user dan password yang sudah didaftarkan di dalam mobile device terlebih dahulu. Sehingga segala aktivitas data dapat dicapture oleh aplikasi. Bahkan Data yang ada di database dapat diencrypt sehingga data yang diambil tidak dapat dibaca seperti text Gambar 8. Input data di Mobile biasa. Jadi keamanan Computing data dapat terjaga.
b. Internal Data base, data yang selalu rutin dipakai dan selalu diupdate tentunya harus aman dari kehilangan atau kerusakan data, untuk itu jika memakai aplikasi dengan batch transaksi maka harus memakai storage card ( jenis yang ada sekarang yaitu jenis flash card atau Micro SD Card, dengan kapasitas memori penyimpanan sampai 4 GB ). Untuk jenis Mobile device yang rugged sudah didesain khusus untuk posisi penempatan dari storage cards, agar tidak mudah lepas dan hilang. c. Transfer Data, keamanan data agar tidak mudah di-taping oleh pihak yang tidak berkepentingan tentunya diperlukan Layer komunikasi yang secure, terutama jika memakai media komunikasi Wireless / melalui jaringan Public ( seperti Internet, GSM ). Biasanya memakai pengaman yang sudah ada di jaringan seperti VPN dan encryption saat pengiriman data.
3. Keamanan dari Produk
Untuk pemakai kelas Enterprise, sangat diperlukan keamanan dari produk yang dipilih, seperti : a. Life Time Product, ada 2 hal yang paling pokok yang behubungan dengan Life Time dari produk o Life Time Product : Khusus untuk produk yang diproduksi oleh kelas Enterprise maka rata-rata umur produk mulai dari pertama kali dikeluarkan sampai dengan berakhirnya produksi untuk 1 jenis produk mobile computing sekitar 5 Tahun lebih. o Life Time Service : Masa berakhirnya service untuk 1 produk maka akan dijamin level spare part dan jasa perbaikan antara 3 – 5 Tahun setelah masa life time product berlaku. Jadi dengan demikian level investasi dan keperluan aktivitas di lapangan dapat dijaga kelangsungannya. Tidak demikian untuk produkproduk consumer yang selalu berganti-ganti type produknya hampir setiap tahun dan tidak GEBYAR AUTO-ID
Topik ada jaminan dari ketersediaan produk, spare part dan service nya. b. MDM (Mobile Device Management), Buletin volume I sudah dibahas secara detail mengenai hal ini dimana diantaranya mempunyai fitur : o Update Aplikasi secara OTH (On The Air). Jika ada perubahan dari aplikasi client yang dipakai maka dapat di-update secara wireless melalui MDM. o Registered Client, Setiap Mobile Computing akan di-register ke dalam MDM agar jika terjadi kehilangan device dapat diprotek dengan cara memblok semua akses ke dalam system dan bahkan saat terkoneksi ulang, data yang ada di mobile device akan dihapus. Elements of Managed Mobility
Market leadership Customer satisfaction Productivity
Production
g ate str
in
sav
d
me
Im
ost ec iat
to gs
ns
o cati
pli
p ic a
Efficiency Cost Telecom expense management
Connectivity management
Mobile device management
Security management
Application management
Source: Yankee Group, 2010 Enterprise Mobility IT Decision-Maker Survey, December 2010 (N=205)
Gambar 9. Beberapa Elemen dari pengelolaan Mobilitas
c. Rugged Device : Kenapa unsur Rugged Device menjadi bagian dari Keamanan dari produk ?. Karena jika kita memilih produk consumer yang tidak masuk dalam Kriteria Rugged Device dan dipakai di dalam kelas Enterprise aplikasi, maka keamanan data dan investasi untuk jangka panjang tidak terpenuhi. Jika sering terjadi kerusakan karena tidak adanya unsur Rugged ( Memiliki IP Rating dan Drop Spect ) maka kemungkinan besar terjadinya downtime aktivitas di lapangan dan kehilangan data cukup besar.
4. Services yang diperlukan,
Ada beberapa unsur services yang perlu dipenuhi di Arena Enterprise : 10
GEBYAR AUTO-ID
a. Maintenance Contract / After sales service: Sangat diperlukan agar Down time menjadi lebih singkat atau tidak terjadi. Beberapa jenis service yang biasa ada di dalam maintenance contract bisa fleksible sesuai kebutuhan dari pelanggan. Beberapa Services yang umum digunakan : o Extended Warranty/Service From The Start : Tambahan waktu dan service coverage untuk penggantian spare part dan jasa jika ada kerusakan, biasanya antara 3 s/d 5 tahun dengan semua spare part dan jasa ditanggung. Keuntungan yang lain dari sisi harga biasanya jauh lebih murah dibandingkan mengikuti setelah masa warranty habis. Bisa juga ada tambahan jenis Service yang lain yang dipaketkan, diantaranya seperti beberapa point service di bawah. o Response time : Tanggapan dari Service Center terhadap keluhan pelanggan. Staf Service Center akan segera menanggapi baik melalui telepon, email ataupun secara remote guide, agar pemakai/user mendapatkan solusi sesuai yang diharapkan. Biasanya hal ini hanya memerlukan waktu kurang dari 2 jam untuk meresponse kembali terhadap keluhan yang diterima. o Turn Arround Time Repair : Masa waktu perbaikan antara barang diterima sampai selesai diperbaiki dan berfungsi kembali, umumnya antara 2 -3 hari kerja. Catatan : Saat perbaikan maka perlu pengganti device yang lain agar tidak terjadi down time yang lama… maka diperlukan backup device yang standby dan siap pakai. o On Call Service : Menyelesaikan masalah secara langsung di tempat pelanggan. Karena kadangkala masalah yang terjadi bukan diakibatkan oleh kerusakan hardware tetapi bisa juga dari sistem atau aplikasinya. o Pick-up Delivery : Mengambil barang yang rusak dan
Topik
b. c. d. e.
mengantarkannya kembali ke pelanggan ( Umumnya dikumpul di satu tempat ) setelah selesai direpair. o Preventive Maintenance : Mengecek semua device sesuai dengan fungsinya pada periode tertentu di tempat pelanggan. Misalkan setahun dilakukan 1 atau 2 kali preventive maintenance. o Backup Device : Menyediakan device pengganti jika terjadi kerusakan dan diperlukan repair yang cukup lama. Mekanisme dan jumlah yang disediakan tergantung dari kebutuhan. Karena semakin banyak backup yang disediakan akan memerlukan cost yang cukup besar untuk menyediakan backup device tersebut. Produk : Seperti Product Life Time dan Services, baik untuk perangkat keras, perangkat lunak dan system pendukunganya. Principal dan vendor : Memberikan Support yang baik dan mengerti kebutuhan pelanggan Implementor : Memiliki tim inti yang kuat dalam mengimplementasikan secara keseluruhan dari System yang dibangun. Help Desk : Memiliki tim pendukung jika dari sisi user mengalami kesulitan di lapangan. Sehingga dapat direspons dengan cepat dan tidak terjadi downtime yang cukup lama.
5. Pertimbangan Consumer dan Enterprise Produk
Banyak perusahaan yang pada awalnya mencoba menggunakan Mobile Computer dari segmen Consumer Good. Tetapi pada kenyataannya alat - alat ini kurang maksimal, karena : a. Tidak didukung oleh pelayanan jangka panjang dalam hal after sales service. b. Siklus alat - alat ini terbilang pendek. Dalam 6 bulan akan ada model baru, sehingga pengguna sering kali kaget dan bingung, apakah aplikasi yang sebelumnya dibangun akan berjalan dengan baik jika membeli model yang baru.
c. Karena siklusnya pendek, maka perusahaan akan memelihara banyak barang dan model. d. Barang-barang consumer good tidak didukung oleh layanan dalam hal membangun sebuah aplikasi. Anggap saja anda membeli Handphone, lalu pelajari sendiri cara pakainya. e. Barang-barang consumer good tidak didesain untuk pemakaian di lapangan (Field Services). Barang-barang ini tidak memiliki IP Rating (baca: http://en.wikipedia.org/wiki/IP_Code) f. Sebagai impact dari semua ini, maka Consumer Good akan menimbulkan biaya tinggi terhadap IT Cost dan Downtime. Dimana Downtime terdiri dari : • Lost Manpower • Lost Oportunities • Lost Revenues • Hardware Replacement
Kesimpulan :
Menurut Survei dari Lembaga Internasional yaitu VDC Research Group Inc, tahun 2009 yang mengatakan bahwa :
a. 70 % Cost of Ownership dari Mobility Solution datang SETELAH Investasi Pembelian Pertama b. Barang barang yang bukan Rugged Devices/Consumer Goods mempunyai Failure Rate (Tingkat kerusakan lebih tinggi)
c. Barang barang yang bukan Rugged Devices /Consumer Goods mempunyai banyak kerusakan pada : Display, Keyboard, Radio, Accessories. d. Kehilangan produktivitas 41 %
6. Contoh Pemakaian pada Meter Reading, Market Survey Pemakaian dan fitur – fitur apa saja yang ada di dalam aplikasi Meter reading dan market survey akan dijelaskan pada materi selanjutnya di edisi ini.
GEBYAR AUTO-ID
11
