Auditstatuut. Systeemtoezicht Wegvervoer

Auditstatuut Systeemtoezicht Wegvervoer Datum: 17 januari 2013 Status: vastgesteld versie 1.0

Auditstatuut vastgesteld versie 1.0

Pagina 1 van 9

Inhoud

1

Voorwoord

3

2 2.1

Audits Systeemcriteria

4 4

3 3.1 3.2 3.3 3.4

Traject audit Self-assessment Audit Verbetertraject audittraject

5 5 5 7 7

4

Afsluiten convenant

8

5

Processchema audit

9


Pagina 2 van 9

1

Voorwoord

Voor u ligt het auditstatuut van de Inspectie Leefomgeving en Transport (hierna de inspectie) voor het domein Rail en Wegvervoer. Hierin staat wat een onderneming van de inspectie kan verwachten op het gebied van audits. De inspectie houdt toezicht op de naleving van wet- en regelgeving op vervoersgebied zoals de Arbeidstijdenwet, de Wet wegvervoer goederen, de Wet personenvervoer 2000 en de Wet vervoer gevaarlijke stoffen. De inspectie kent hiervoor vijf vormen van toezicht: objectinspectie, administratiecontrole, audit, digitale inspectie en convenant. Bij de toezichtvorm audit en convenant gaat het om toezicht op de systemen, processen en methoden voor borging van de naleving van wet- en regelgeving waar de inspectie op toeziet. Het uitgangspunt van de inspectie is dáár toezicht houden waar de risico’s het grootst zijn. De inspectie wil het toezicht efficiënter en effectiever maken en waar mogelijk op afstand uitvoeren. Verder streeft de inspectie ernaar om ondernemingen meer eigen verantwoordelijkheid te laten nemen voor naleving wetgeving, veiligheid en duurzaamheid. Audits en convenanten leiden tot vermindering van de toezichtlast bij ondernemingen en stimuleren hen om wet- en regelgeving actief na te leven. Vertrouwen is de basis.


Pagina 3 van 9

2

Audits

Door het uitvoeren van audits wordt toezicht gehouden op systemen, processen en methoden die gericht zijn op het borgen van de naleving van wettelijke eisen. Tijdens audits wordt onderzocht in hoeverre een onderneming aantoonbaar haar processen beheerst met betrekking tot de naleving van wet- en regelgeving waar de inspectie op toeziet. Binnen het domein Rail en Wegvervoer is een grote verscheidenheid aan ondernemingen actief, zowel in omvang, organisatievorm, mate van professionaliteit en kwaliteitsdenken (systemen en processen). Om tot een efficiënte en effectieve wijze van uitvoering van toezicht te komen is maatwerk geboden.

2.1

Systeemcriteria Om te toetsen of een onderneming haar systemen en processen beheerst, hanteert de inspectie de volgende systeemcriteria: De leiding toont haar verantwoordelijkheid bij de naleving van wet- en regelgeving aan. Het personeel (planner, chauffeur e.d.) is zich bewust van het belang van de naleving van wet- en regelgeving en handelt hier ook naar. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van diegenen die te maken hebben met de naleving van wet- en regelgeving zijn gedefinieerd en bekend binnen de organisatie. Het personeel beschikt over voldoende kennis en de juiste instelling om de wet- en regelgeving te kunnen naleven. Het personeel beschikt over afdoende middelen om de wet- en regelgeving te kunnen naleven. In de primaire -, ondersteunende - en sturingsprocessen zijn aantoonbare beheersingsmaatregelen opgenomen om de naleving van wet- en regelgeving te borgen. De leiding monitort en toetst aantoonbaar regelmatig de borging van de naleving van wet- en regelgeving op doeltreffendheid en op verbeteringen en intervenieert waar nodig. Het laten uitvoeren van een audit is niet verplicht. Niet alle ondernemingen willen en/of kunnen aan de systeemcriteria voldoen.


Pagina 4 van 9

3

Traject audit

Het 1 2 3 4

3.1

traject van een audit bestaat uit meerdere stappen: self-assessment; audit; verbetertraject; audittraject.

Self-assessment Als een onderneming van mening is dat haar bedrijfssystemen, -processen en beheersingsmaatregelen van voldoende niveau en kwaliteit zijn om in aanmerking te komen voor een audit, kan de onderneming hiervoor een self-assessment invullen. Het self-assessment is een toets om te bepalen of de volgende stap naar een audit kan worden gezet. Op www.ILenT.nl/onderwerpen/transport kan het self-assessment worden ingevuld. De onderneming kan het ingevulde self-assessment mailen naar: [email protected] Met het self-assessment kunnen de door de onderneming genomen beheersingskaders en -maatregelen beoordeeld worden. Indien het self-assessment door de inspectie als onvoldoende wordt beoordeeld komt de onderneming niet in aanmerking voor de toezichtsvorm audit. Hierover wordt de onderneming schriftelijk geïnformeerd. De mogelijkheid blijft bestaan dat een onderneming in een later stadium alsnog voor een audit in aanmerking komt. De inspectie kan ook op basis van haar eigen informatie bedrijven uitnodigen een self-assessment in te vullen.

3.2

Audit Tijdens een audit wordt getoetst of de onderneming aan de gestelde systeemcriteria (zie paragraaf 2.1) voldoet. Een audit bestaat o.a. uit: het bestuderen van relevante documenten, het houden van interviews en het uitvoeren van reality checks. Een audit wordt uitgevoerd in nauwe samenspraak met de onderneming. De reikwijdte van de audit is gericht op de wijze waarop de onderneming haar bedrijfssystemen, -processen en beheersingsmaatregelen heeft ingericht zodat deze leiden tot het naleven van wet- en regelgeving waarop de inspectie toeziet. In het algemeen gelden de volgende afspraken tijdens een audit: Vertrouwen Vertrouwen is de basis voor iedere audit. Met alle informatie wordt vertrouwelijk omgegaan. Er is tussen de inspectie en de onderneming sprake


Pagina 5 van 9

van wederzijds vertrouwen. Men is open en transparant naar elkaar toe en de wederzijdse afspraken zijn helder. Reality checks Tijdens de audit voert het auditteam reality checks uit. Hierdoor krijgt het auditteam inzicht in de werking van de systemen, processen en methoden. Hoor en wederhoor De audit wordt afgerond met een auditrapport. Dit rapport bevat de bevindingen en het eindoordeel. Het rapport wordt in conceptvorm voorgelegd aan de onderneming om kennis te kunnen nemen van de bevindingen. Feitelijke onjuistheden kunnen leiden tot bijstelling van het rapport. Bevindingen De bevindingen van de audit worden in een rapport geformuleerd en zijn gebaseerd op de systeemcriteria. De inspectie kent gradaties toe aan haar bevindingen: grote tekortkomingen, kleine tekortkomingen en signalen. Grote tekortkoming Een grote tekortkoming betekent dat een systeem/proces zo is ingericht dat: één of meerdere van de zeven systeemcriteria volledig ontbreken; en/of er gestuurd wordt op overtredingen; en/of de onderneming overtredingen laat plaatsvinden zonder verbeteracties te nemen. Kleine tekortkoming Een kleine tekortkoming betekent dat aan één of meerdere van de zeven systeemcriteria onvoldoende wordt voldaan waardoor het systeem/proces een negatieve invloed heeft op de naleving en er sprake is van een nalevingrisico. Signaal Een signaal betekent dat er geen of nauwelijks sprake is van een nalevingrisico. In de toekomst kan mogelijk wél sprake zijn van een nalevingrisico en/of een mogelijkheid dat aan één of meerdere systeemcriteria niet wordt voldaan. Signalen tellen niet mee voor het eindoordeel. Eindoordeel De inspectie velt een eindoordeel op basis van de bevindingen. Het eindoordeel kan zijn: onvoldoende of voldoende. Onvoldoende Het eindoordeel is onvoldoende bij één of meer grote tekortkomingen of bij meer dan vijf kleine tekortkomingen. De onderneming voldoet niet aan de voorwaarden voor de toezichtvorm audit. De onderneming valt onder één van de andere vormen van toezicht. De mogelijkheid blijft bestaan dat een onderneming in een later stadium alsnog voor een audit in aanmerking komt.


Pagina 6 van 9

Voldoende Het eindoordeel is voldoende bij niet meer dan vijf kleine tekortkomingen. Een onderneming met het eindoordeel voldoende valt onder de toezichtsvorm audit. Zolang het wederzijds vertrouwen aanwezig is, krijgt de onderneming met deze toezichtsvorm geen administratiecontroles en vinden eventuele objectinspecties plaats met een lage intensiteit. Het uitgangspunt is dat een onderneming zelf acties onderneemt op basis van haar eigen bedrijfssystemen/processen. 3.3

Verbetertraject De onderneming met het eindoordeel voldoende, waarbij tijdens de uitgevoerde audit kleine tekortkomingen zijn vastgesteld moet deze binnen een redelijke termijn oplossen. Deze termijn wordt het verbetertraject genoemd. Gedurende dit traject kan de onderneming haar systemen/processen optimaliseren en verbeteringen implementeren. Aan het einde van het verbetertraject toetst de inspectie of de tekortkomingen zijn opgelost en of de geïmplementeerde veranderingen het gewenste resultaat hebben. Is de uitkomst van het verbetertraject negatief dan eindigt de toezichtvorm audit en valt de onderneming onder één van de andere vormen van toezicht. Heeft de onderneming de tekortkomingen opgelost, dan komt de onderneming in het audittraject.

3.4

Audittraject In het audittraject wordt periodiek getoetst of nog steeds aan de zeven systeemcriteria wordt voldaan. Over de invulling van het audittraject maken de inspectie en de onderneming individuele afspraken. Gedurende het audittraject vindt er jaarlijks een toetsing plaats. Reality checks zijn altijd mogelijk. Het audittraject duurt maximaal 5 jaar. Vóór het einde van het audittraject dient een nieuwe audit te worden uitgevoerd. Als de inspectie tijdens de jaarlijkse toetsing oordeelt dat niet meer aan de zeven systeemcriteria wordt voldaan, eindigt de toezichtvorm audit en valt de onderneming onder één van de andere vormen van toezicht.


Pagina 7 van 9

4

Afsluiten convenant

Een onderneming die in het audittraject zit, kan bij de inspectie een verzoek indienen om de wijze van toezicht te regelen in een convenant. Voor het afsluiten van een convenant gelden de volgende aanvullende criteria: Er is aantoonbaar sprake van een bovengemiddelde naleving van de wet- en regelgeving waar de inspectie op toeziet; en De onderneming heeft geen negatief profiel bij andere (inspectie)diensten. Een convenant is maatwerk. Het convenant vormt de hoogste trede in de vertrouwensladder. In het convenant worden op basis van wederzijds vertrouwen nadere afspraken gemaakt ter verdere verbetering van de naleving van wet- en regelgeving en de vermindering van de toezichtlast.


Pagina 8 van 9

5

Processchema audit

Hieronder is het proces van de toezichtvorm audit schematisch weergegeven.

Op www.ILenT.nl vindt u meer informatie over audits en convenanten.


Pagina 9 van 9

Auditstatuut. Systeemtoezicht Wegvervoer

Recommend Documents