ARCHIEF VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU DIRECTORAAT-GENERAAL ORGANISATIE GEZONDHEIDSZORGVOORZIENINGEN (DG1)

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 47

ARCHIEF VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU DIRECTORAAT-GENERAAL ORGANISATIE GEZONDHEIDSZORGVOORZIENINGEN (DG1) VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST

door Kathleen DEVOLDER

Brussel 2010

ARCHIEF VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU DIRECTORAAT-GENERAAL ORGANISATIE GEZONDHEIDSZORGVOORZIENINGEN (DG1) VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST

door Kathleen DEVOLDER

Brussel 2010

WOORD VOORAF Bij het opstellen van deze archiefselectielijst heb ik hulp en medewerking gekregen van tal van personen die ik hier graag wil bedanken. Mijn dank gaat in de eerste plaats uit naar dhr. Karel Velle, algemeen rijksarchivaris, en naar mevr. Rolande Depoortere, hoofd van de afdeling Toezicht, Advisering en Coördinatie van Verwerving en Selectie van het Algemeen Rijksarchief. Zij vertrouwden mij deze opdracht toe, verleenden mij de nodige begeleiding en ondersteuning, en stonden ten slotte ook in voor de evaluatie van de archiefselectielijst. Ik wil eveneens een oprecht woord van dank richten aan dhr. C. Decoster, directeur-generaal van DG1, en aan alle in het kader van dit initiatief gecontacteerde personeelsleden van het directoraatgeneraal Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen, voor hun bereidwillige medewerking en voor het vriendelijke onthaal dat mij in deze administratie te beurt viel. Kathleen Devolder januari 2010

5

6

INHOUDSTAFEL WOORD VOORAF

5

INHOUDSTAFEL

7

LIJST VAN GERAADPLEEGDE BRONNEN EN WERKEN

9

LIJST VAN AFKORTINGEN EN ACRONIEMEN

13

INLEIDING 1. Doel en structuur van een archiefselectielijst 2. Hoe gaat u concreet te werk? 3. De totstandkoming van deze archiefselectielijst

15 15 15 16

INSTITUTIONEEL-HISTORISCH KADER 19 I. Historiek in vogelvlucht van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu 19 II. Bevoegdheden en activiteiten 1. Bevoegdheden en activiteiten van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu 23 2. Bevoegdheden en activiteiten van DG1 24 III.

Organisatie en werking Directeur-generaal Secretariaat Management Office (MO) Acute, Chronische en Ouderenzorg 1. Organen, Embryo’s en Bio-ethiek 2. Medisch Beleid 3. Ouderen-, Chronische en Palliatieve Zorg 4. Kwaliteit en Safety 5. Concept en Programmatie van de Acute Gezondheidszorgvoorzieningen 6. Beleid en Telematica Psychosociale Gezondheidszorg 1. Geestelijke Gezondheidszorg 2. Interculturele Bemiddeling en Beleidsondersteuning 3. Drugs Datamanagement 1. Databankbeheer 2. Audit 3. Reporting & Support 4. Technische Cel (TCT) Legal Management 1. Juridische Cel 2. Patiëntenrechten 3. Raden en Commissies Boekhouding en Beheer Ziekenhuizen

26 26 26 27 27 29 30 31 33 33 34 35 36 37 40 42 42 43 43 44 44 44 45 45

1-2. Financieringscontrole (Frans en Nederlands) 3. Externe beleidsondersteuning 4. Financiële Statistiek 5. Interne Ondersteuning

45 45 47 48

ORGANOGRAMMEN Ministerie van Volksgezondheid en Leefmilieu (1990) Ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu (1996-2001) Bestuur van de Gezondheidszorgen (1996-2003) FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu (2003) Directoraat-generaal Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen (2004) FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu (2006) DG1 – Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen (huidige situatie)

49 49 50 51 52 53 54 55

ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFBEHEER 1. ANALYSE VAN HET ARCHIEFBEHEER 2. DE SELECTIE VAN DE ARCHIEVEN VAN DG1 Management Office Acute, Chronische en Ouderenzorg en Psychosociale Gezondheidszorg Datamanagement Boekhouding en Beheer Ziekenhuizen Legal Management

57 57 59 59 60 61 63 64

LIJST VAN GERAADPLEEGDE BRONNEN EN WERKEN BRONNEN Website van het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën (http://arch.arch.be) Website van Beldonor (http://www.beldonor.be) Website van het College van Geneesheren voor de Functie Intensieve Zorg (http://www.iccollege.be) Website van het College van Geneesheren Reproductieve Geneeskunde (http://www.belrap.be) Website van het College Kwaliteit Urgentiegeneeskunde (http://www.emerqual.be) Portaalsite van het eHealth-platform (https://www.ehealth.fgov.be) Federale website (http://www.belgium.be) Portaal van het federale personeel (http://www.fedweb.belgium.be) Website van het Federaal (http://www.fagg-afmps.be)

Agentschap

voor

Geneesmiddelen

en

Gezondheidsprodukten

Website van het Federaal Kenniscentrum voor de Gezondheidszorg (http://www.kce.fgov.be) Website van het federaal platform Ziekenhuishygiëne (http://www.hicplatform.be) Website van de FOD Budget en Beheerscontrole (http://www.begroting.be) Website van de FOD Justitie (http://www.ejustice.just.fgov.be) Website van de FOD Kanselarij van de Eerste Minister (http://kanselarij.belgium.be) Website van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu (http://www.health.fgov.be) Website van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (http://www.werk.belgie.be) Website betreffende de Incant-studie (http://www.incant.eu) Website van het Institut Européen d’Administration Publique (http://www.eipa.eu) Website van het Instituut voor Farmaco-Epidemiologie van België vzw (http://www.ipheb.be) Website van het International Agency for Research on Cancer (http://www.iarc.fr) Website van het Netwerk van Comités voor Medisch Materiaal (http://www.com-mm.be) Website van het Netwerk van Medisch Farmaceutische Comités (http://www.mfc-cmp.be) Website van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (http://oecd.org)

9

Website van de overlegplatforms geestelijke gezondheidszorg van Vlaanderen en Brussel (http://www.overlegplatformsggz.be) Website i.v.m. patiëntveiligheid (http://www.patient-safety.be) Website van Safety Improvement for Patients in Europe (http://www.simpatie.org) Website van de Technische Cel (https://tct.fgov.be/etct) Website van de Vlaamse overlegplatforms geestelijke gezondheidszorg over de procesevaluatie in het kader van het transversaal overleg (http://www.transversaaloverleg.be) Website van het Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid (http://www.iph.fgov.be) GEDRUKTE BRONNEN Algemeen activiteitenverslag van de lokale commissies voor ethiek voor het jaar 2005, Brussel, Raadgevend Comité voor Bio-ethiek, [2006]. Belgisch Staatsblad, 1849-2009. Bulletin du ministère de la Santé publique, 1936-1980. Cel Gezondheidsbeleid Drugs. Driejaarlijks rapport 2004-2006, Brussel, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, 2008. Colleges van Geneesheren. Activiteitenverslag 2004-2006, Brussel, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, s.d. Dialoog. Jaarverslag 2005. FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Brussel, 2006. Federale Controle- en Evaluatiecommissie Euthanasie. Derde verslag aan de Wetgevende Kamers (2006-2007), Brussel, s.d. Federale Evaluatiecel Palliatieve Zorg. Evalutierapport palliatieve zorg, Brussel, 2008. 1996. De Gezondheid in België. La Santé en Belgique. Health in Belgium, Brussel, Emile Cukier – SA Media Belgium International NV, 1996. GRYSON S., VERHAEGEN M.-N., (m.m.v. DEBREYNE V.), Federale ombudsdienst ‘Rechten van de Patiënt’. Jaarverslag 2008, Brussel, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, 2009. Jaarverslag 2007. Nationale Raad voor Ziekenhuisvoorzieningen, Brussel, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, 2008. Nationale Commissie voor de evaluatie van de wet van 3 april 1990 betreffende de zwangerschapsafbreking (wet van 13 augustus 1990). Verslag ten behoeve van het Parlement, 1 januari 2006-31 december 2008, Brussel, augustus 2008. Op de graad gemeten. Jaarverslag 2004. FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Brussel, 2005. “Op uw gezondheid”. [Jaarverslag 2003]. FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Brussel, 2004. Vinger aan de pols. Jaarverslag 2006. FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Brussel, 2007.

WERKEN Baby Friendly Hospital Initiative BFHI. Baby Vriendelijke Ziekenhuizen Initiatief WHO/Unicef. Bevordering van de kwaliteitszorg over de begeleiding bij borstvoeding. Hoe kan men het kwaliteitscertificaat “Baby Friendly Hospital Initiative” behalen in België? Praktische gids om te voldoen aan de criteria – waaronder de Tien Vuistregels – van het BFHI tot het behalen van het kwaliteitscertificaat, Brussel, Federaal Borstvoedingscomité, december 2006. [Brochure] BLERO B. en DONY M., ‘La répartition des compétences en matière de politique de santé’, in Courrier hebdomadaire du Centre de recherche et d’information socio-politiques, nr. 1300-1301, 1990. BORGERMANS L., DECOSTER C., DE GROOTE D., DICKER D., HAELTERMAN M., JACQUERYE A., MAQUOI S., OSTEN P., PELEMAN H., SAUWENS D., VAN GASTEL E., Kwaliteit en patiëntveiligheid in Belgische ziekenhuizen anno 2008. Rapportage over het contract “coördinatie kwaliteit en patiëntveiligheid 2007-2008”, Brussel, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, 2009. COPPENS H., Archiefterminologie (AT2), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2004. COPPIETERS G., Archief van de Federale Overheidsdienst Kanselarij van de Eerste Minister. Archiefselectielijst, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008. DECEULAER H., Inventaris van het archief van het Bestuur van Volksgezondheid (Ministerie van Binnenlandse Zaken en Volksgezondheid). Series en dossiers betreffende de provinciale medische commissies, 1885-1947, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008. DECEULAER H. en DOCKX Y., Ministerie van Volksgezondheid. Inventaris van de series koninklijke en ministeriële besluiten, 1830-1978, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2004. DECEULAER H. en TALLIER P.-A., Inventaris van de series notulen van de directieraad van het Ministerie van Volksgezondheid, 1944-2001, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2006. DE PAUW L., SENEPART E., Orgaandonatie (beldonor.be), Brussel, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, 2008. [Brochure] DEVOLDER K., Archief van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. Bestuur van de medische expertise (Medex). Archiefselectielijst, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009. DEVOLDER K., Archieven van overlegstructuren inzake gezondheidszorg, ondersteund door het directoraat-generaal Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2010 (ter perse). DROSSENS P., Archief van de buitendiensten van het Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen. Archiefselectielijst, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008. Feedback van patient safety indicators. Patiëntveiligheid in de Belgische ziekenhuizen. April 2008, Brussel, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, 2008. ICD-9-CM. Internationale Classificatie van Ziekten en Ingrepen. Codeerhandboek, Brussel, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, 2008. Inventaris van databanken gezondheidszorg. KCE reports, vol. 30 A., Brussel, Federaal Kenniscentrum voor de gezondheidszorg, 2006.

JACQUEMIN M., Archief van de horizontale diensten van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu en van de Hoge Gezondheidsraad. Archiefselectielijst [2008], Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008. Kan jij een stukje missen?, Brussel, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, 2005. [Brochure] LEFÈVRE J.-N., Archives de l’Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire (AFSCA). Tableau de tri, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008. MAES G., Archief van de Programmatorische Overheidsdienst Wetenschapsbeleid, Dienst voor Wetenschappelijke en Technische Informatie, Belnet en de Belgische Hoge Vertegenwoordiging voor het Ruimtevaartbeleid. Archiefselectielijst, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009. Multidimensionele feedback naar de ziekenhuizen. April 2008, Brussel, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, 2008. Nieuwe regels voor de financiering van de ziekenhuizen. Verslag van het Rekenhof aan de Kamer van Volksvertegenwoordigers, Brussel, Rekenhof, februari 2006. SOYEZ S., Directives pour la gestion et l’archivage numérique des documents bureautiques. Version 1.0 (Août 2008), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008. SOYEZ S., Richtlijnen voor beheer en digitale archivering van kantoordocumenten. Versie 1.1 (November 2009), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009. SOYEZ S., Directives pour la gestion et l’archivage numérique des e-mails. Version 1.0 (Juillet 2008), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008. SOYEZ S., Richtlijnen voor beheer en digitale archivering van e-mails. Versie 1.1 (November 2009), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009. TERRIZI R., Le Ministère de l’Intérieur (1830-1994). I. Etude de l’administration centrale et répertoires des commissions et services publics, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1995. U hebt allochtone patiënten?…., Brussel, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, s.d. [Brochure van de cel Interculturele Bemiddeling en Beleidsondersteuning]. Uw rechten als patiënt, Brussel, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, s.d. [Brochure]. VANDEWEYER L., Het Ministerie van Volksgezondheid (1936-1990). Organisatie en bevoegdheden, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1995. VELLE K., ‘De centrale gezondheidsadministratie in België vóór de oprichting van het eerste ministerie van volksgezondheid (1849-1936)’, in Belgisch Tijdschrift voor Nieuwste geschiedenis, XXI, 1990, 1-2, p. 162-210. VELLE K., De nieuwe biechtvaders, de sociale geschiedenis van de arts in België, Leuven, Kritak, 1991. VELLE K., ‘Het voormalige Ministerie van volksgezondheid [en gezin]’ in VAN DEN EECKHOUT P. en VANTHEMSCHE G. (red.), Bronnen voor de studie van het hedendaagse België, 19 de-20ste eeuw, Brussel, VUBPress, 1999, p. 413-426. VELLE K., ‘Parastatalen die afhingen van het voormalige Ministerie van volksgezondheid’ in VAN DEN EECKHOUT P. en VANTHEMSCHE G. (red.), Bronnen voor de studie van het hedendaagse België, 19de-20ste eeuw, Brussel, VUBPress, 1999, p. 632-635.

LIJST VAN AFKORTINGEN EN ACRONIEMEN ABTBG

antibioticatherapiebeleidsgroepen

APR-DRG

All Patients Refined Diagnosis Related Groups

AZ

algemene ziekenhuizen

BAPCOC

Belgian Antibiotic Policy Coordination Committee

BFHI

Baby Friendly Hospital Initiative

BFM

budget van financiële middelen

BSC

balanced score card

BTZ

boordtabel der ziekenhuizen

BW

beschut wonen

CAF

Common Assessment Framework

CDBI

Comité Directeur pour la Bioéthique

CEMG

Centrum Etnische Minderheden en Gezondheid

CGD

Cel Gezondheidsbeleid Drugs

cib

coördinator interculturele bemiddeling

CIC

Centraal instellingenbestand (fichier centralisé des institutions)

CMM

comités voor medisch materiaal

CND

Commission on Narcotic Drugs

CODA

Centrum voor Onderzoek in Diergeneeskunde en Agrochemie

DOSZ

Dienst voor de Overzeese Sociale Zekerheid

DSM-IV

Diagnostic and Statistical Manual of Mental Disorders, 4 th edition

EMAS

Eco-Management and Audit Scheme

EUNetPaS

European Union Network for Patient Safety

FAGG

Federaal Agentschap voor Geneeskunde en Gezondheidsproducten

FOD

federale overheidsdienst

HCQI

Health Care Quality Indicators

IARC

International Agency for Research on Cancer

ibs

interculturele bemiddelaar

IBW

initiatieven beschut wonen

ICANT

International Cannabis Need of Treatment

ICD-9-CN

International Classification of Diseases, 9th revision, Clinical Modification

IFEB

Instituut voor Farmaco-Epidemiologie van België vzw

FBVC

Federaal Borstvoedingscomité

G

dienst Geriatrie

KCE

Federaal Kenniscentrum voor de Gezondheidszorg

13

LCE

lokale commissie voor ethiek

MDFT

Multi Dimensional Family Therapy

Medex

Bestuur van de Medische Expertise

MFC

medisch farmaceutische comités

MFG

minimale financiële gegevens

MKG

minimale klinische gegevens

MPG

minimale psychiatrische gegevens

MRS

mimimaal responsieve status

MUG

mobiele urgentiegroep

MVG

minimale verpleegkundige gegevens

MZG

mimimale ziekenhuisgegevens

NIOOO

Nationaal Instituut voor Oorlogsinvaliden, Oud-strijders en Oorlogsslachtoffers

NRZV

Nationale Raad voor Ziekenhuisvoorzieningen

OGGZ

overlegplatform geestelijke gezondheidszorg

PIT

paramedisch interventieteam

PNVS

persisterende neurovegetatieve status

PVT

psychiatrische verzorgingstehuizen

PZ

psychiatrische ziekenhuizen

RAI

Resident Assessment Instrument

RIZIV

Rijksdienst voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering

RSZPPO

Rijksdienst voor Sociale Zekerheid van de Provinciale en Plaatselijke Overheidsdiensten

RVT

rust- en verzorgingstehuis

SEMINOP

Semantic Interoperability Committee

SIMPATIE

Safety Improvement for Patients in Europe

Sp dienst

dienst voor chronische aandoeningen

TCT

Technische Cel-Cellule Technique

TDI

Treatment Demand Indicator

UNICEF

United Nations International Children’s Emergency Fund

VTE

voltijds equivalenten

VVVL

(FOD) Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu

WGO

Wereldgezondheidsorganisatie

WIV

Wetenschappelijk Instituut Volksgezondheid

INLEIDING 1. Doel en structuur van een archiefselectielijst Overheidsarchieven zijn belangrijk. In de eerste plaats moeten overheidsorganen door middel van hun archieven aan politiek en burger verantwoording kunnen afleggen over hun handelen. In de tweede plaats draagt een zorgvuldig archiefbeheer bij aan een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering van elk overheidsorgaan. Een goede informatievoorziening is een voorwaarde voor een goed functionerende overheid. In de derde plaats zijn overheidsarchieven historisch waardevol. Ze vormen onderdeel van ons nationaal cultureel erfgoed. Juist omwille van het erfgoedbelang bepaalt artikel 5 van de archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd bij wet van 6 mei 2009 1, dat overheidsarchieven niet vernietigd mogen worden zonder de toestemming van de algemeen rijksarchivaris of van zijn gemachtigden. Het is echter weinig praktisch om voor de vernietiging van eender welk document telkens opnieuw de toestemming van de algemeen rijksarchivaris te moeten vragen. De oplossing is een door het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën goedgekeurde archiefselectielijst. Deze biedt een systematisch overzicht van alle archiefproducten waarvoor de archiefvormer verantwoordelijk is. Het kan daarbij zowel gaan om gelijksoortige archiefproducten (bijvoorbeeld een serie personeelsdossiers) als om losse verzamelingen van stukken omtrent een bepaald onderwerp (bijvoorbeeld stukken betreffende het materieel beheer). Bij elk archiefproduct worden de uiterste data vermeld, de administratieve bewaartermijn en de definitieve bestemming. Er wordt met andere woorden aangeduid welke documenten in aanmerking komen voor permanente bewaring en welke documenten vernietigd mogen worden wanneer ze hun administratief nut volledig verloren hebben en hun juridische bewaartermijn verstreken is. De archiefselectielijst is bedoeld om de archiefvormer te helpen. Het is een basisinstrument voor een goed archiefbeheer en voor een efficiënt records management. Aangezien de archiefvormer al in een heel vroeg stadium van de archiefvorming – in feite zelfs nog vóór het ontstaan van de archiefdocumenten – weet welke reeksen voor permanente bewaring in aanmerking zullen komen, kan hij de voor archivering beschikbare menselijke en financiële middelen gerichter inzetten. Bovendien kan hij op basis van de archiefselectielijst overgaan tot de organisatie van periodieke vernietigingen. Op die manier wordt archiefruimte uitgespaard, blijft het te bewaren archief beter toegankelijk, kunnen stukken sneller teruggevonden worden en wordt vermeden dat belangrijke documenten verloren gaan. 2. Hoe gaat u concreet te werk? Eens de administratieve bewaartermijn van een archiefreeks verstreken is, heeft het in principe geen zin meer om de stukken zelf nog verder te bewaren. Indien de definitieve bestemming vernietigen is, mag u tot de fysieke vernietiging overgaan. Vernietigen is het zodanig bewerken van informatiedragers dat de informatie die erop is vastgelegd op geen enkele wijze kan worden gereconstrueerd. Dit impliceert dus de versnippering of verbranding van papier, het verbrijzelen van optische schijven en het demagnetiseren (dus niet alleen het wissen met de delete-toets) van elektromagnetische informatiedragers zoals banden, diskettes en harde schijven. De te vernietigen archiefstukken mogen nooit zomaar worden meegegeven met het oud papier of met het gewone huisvuil. Zij bevatten vaak vertrouwelijke gegevens. Men moet de stukken versnipperen, met de hand of met behulp van een papiervernietiger. Voor de vernietiging van grote hoeveelheden archief kan men beroep doen op een gespecialiseerde firma, die na de vernietiging een attest aflevert. U dient wel het Rijksarchief 45 dagen op voorhand op de hoogte te brengen, met vermelding van de aard van de stukken en de uiterste data. Wanneer het Rijksarchief niet reageert binnen de termijn van 30 dagen na ontvangst van de brief, houdt dit een stilzwijgende toestemming tot vernietiging in. 1

Belgisch Staatsblad, 12.08.1955 en 19.05.2009. 15

Directoraat-generaal Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen (DG1) – Organogrammen

Indien de definitieve bestemming bewaren is, moeten de bescheiden permanent bewaard blijven. Dit kan eventueel door de administratie zelf gebeuren, maar deze moet er dan wel voor zorgen dat de documenten in een goede, geordende en toegankelijke staat bewaard worden. U kan de documenten ook overdragen aan het Rijksarchief waar ze, mits inachtneming van de regels inzake privacy, raadpleegbaar zijn voor onderzoekers en voor de rechts- en bewijszoekende burger. We willen benadrukken dat u niet alleen moet instaan voor de bewaring van uw papieren archiefbescheiden, maar dat u ook de leesbaarheid van uw digitale bestanden op lange termijn moet kunnen garanderen. Het Rijksarchief heeft recent richtlijnen opgemaakt voor het duurzaam bewaren van digitale bestanden (e-mailarchivering en archivering van digitale kantoordocumenten). 2 Andere richtlijnen – inzake de archivering van websites bijvoorbeeld – zijn in voorbereiding. Deze archiefselectielijst is een momentopname. Indien nieuwe series ontstaan of bestaande series stopgezet worden, bijvoorbeeld ten gevolge van gewijzigde bevoegdheden van de archiefvormer, moet de selectielijst gewijzigd worden. Het is dan ook raadzaam om de archiefselectielijst in overleg met het Algemeen Rijksarchief up-to-date te houden. 3. De totstandkoming van deze archiefselectielijst In 2005 nam de FOD Volksgezondheid zijn intrek in de nieuwe kantoren in Eurostation aan het Victor Hortaplein. De verhuizing uit het Rijksadministratief Centrum, waar de administratie bijna 45 jaar lang – van 1959 tot 2005 – was gehuisvest, verliep niet bepaald rimpelloos. In het Rijksadministratief Centrum beschikte de FOD over zeer ruime kelders. Jarenlang hadden de verschillende diensten hun statische archieven in deze kelders gestockeerd zonder zich af te vragen of bepaalde reeksen die niet langer administratief nuttig waren, niet beter vernietigd en/of overgedragen zouden worden aan het Rijksarchief. Toen archivarissen van het Rijksarchief vaststelden dat het leegmaken van de dichtgeslibde kelders leidde tot ongecontroleerde archiefvernietigingen, trokken ze aan de alarmbel bij de voorzitter van de FOD. Mede dankzij de tussenkomst van dhr. Cuypers werden enkele honderden meters historisch waardevol archief gered en overgedragen aan het Rijksarchief. Het betrof o.a. archieven van de provinciale geneeskundige commissies (1895-1947) en stukken betreffende de behandeling van psychiatrische patiënten waarvan de oudste dateren van 1842. Dhr. Cuypers nodigde daarop een delegatie van het Rijksarchief uit om tijdens een vergadering van het directiecomité de werking van het Rijksarchief en het belang van archiefselectielijsten uiteen te zetten. Dit alles legde de basis voor een betere samenwerking tussen de FOD en het Rijksarchief. Met het oog op een efficiënter archiefbeleid werd afgesproken om voor elk directoraat-generaal een archiefselectielijst op te maken. In 2008-2009 werden archiefselectielijsten opgesteld voor de horizontale diensten van de FOD, voor de Hoge Gezondheidsraad, voor het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten (het vroegere DG3) en voor Medex. Bedoeling is om in de volgende maanden ook archiefselectielijsten te realiseren voor DG2, DG4 en DG5.

2

S. SOYEZ, Richtlijnen voor beheer en digitale archivering van kantoordocumenten. Versie 1.1 (November 2009), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009 en S. SOYEZ, Richtlijnen voor beheer en digitale archivering van e-mails. Versie 1.1 (November 2009), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009.

DIRECTORAAT-GENERAAL ORGANISATIE GEZONDHEIDSZORGVOORZIENINGEN (DG1)

INSTITUTIONEEL-HISTORISCH KADER I. HISTORIEK IN VOGELVLUCHT VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU

De federale overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu heeft een bewogen institutionele voorgeschiedenis. 3 De oprichting van het eerste onafhankelijk ministerie van Volksgezondheid dateert van 1936 (KB van 13 juni 1936). 4 Voorheen ressorteerden de bevoegdheden inzake volksgezondheid onder het ministerie van Binnenlandse Zaken (tot 1888), onder het ministerie van Landbouw, Nijverheid en Openbare Werken (1889-1908) en, vanaf 1908, terug onder Binnenlandse Zaken.5 Het departement ontstond uit een samenvoeging van het bestuur voor Volksgezondheid afkomstig van het ministerie van Binnenlandse Zaken, het bestuur der Weldadigheid, dat overgeheveld werd vanuit het departement Justitie, en de Hoge Raad voor de Lichamelijke Opvoeding en de Sport, die losgekoppeld werd van het ministerie van Openbaar Onderwijs.6 Enkele maanden later werd ook de gezondheidsdienst van het ministerie van Posterijen, Telegrafen en Telefonie naar het nieuwe departement overgeheveld (KB van 16 oktober 1936). 7 Het eerste ministerie van Volksgezondheid was geen lang leven beschoren. Door het KB van 15 mei 1938 werd volksgezondheid terug bij het ministerie van Binnenlandse Zaken gevoegd. 8 Het duurde nog tot het einde van WO II vooraleer Volksgezondheid voorgoed als een autonoom departement werd ingesteld (besluit van de ministerraad van 13 september 1944). 9 In ’46 telde het ministerie vier besturen: het bestuur der Volksgezondheid, het bestuur der Sociale Geneeskunde, het bestuur van het Gezin, van de Huisvesting en van de Onderstand, en het bestuur voor Lichamelijke Opvoeding, Sport en Openluchtwerken.10 De uitbouw van de verzorgingsstaat in de naoorlogse periode leidde tot een forse groei van het ministerie van Volksgezondheid, vanaf 1950 het ministerie van Volksgezondheid en van het Gezin genaamd. Het departement werd in 1953 uitgebreid met een bestuur voor Schade aan Personen (vanaf 1957 bestuur voor de Oorlogsslachtoffers), in 1963 met een bestuur der Verzorgingsinstellingen en in 1977 met een bestuur voor de Sanitaire Bouwkunde. Er werden aan het ministerie ook een aantal bevoegdheden onttrokken: het bestuur voor Lichamelijke Opvoeding

3

L. VANDEWEYER, Het Ministerie van Volksgezondheid (1936-1990). Organisatie en bevoegdheden, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1995; K. VELLE, ‘De centrale gezondheidsadministratie in België vóór de oprichting van het eerste ministerie van volksgezondheid (1849-1936)’, in Belgisch Tijdschrift voor Nieuwste geschiedenis, XXI, 1990, 1-2, p. 162-210; K. VELLE, ‘Het voormalige Ministerie van volksgezondheid [en gezin]’ in: VAN DEN EECKHOUT P. en VANTHEMSCHE G. (red.), Bronnen voor de studie van het hedendaagse België, 19de20ste eeuw, Brussel, VUBPress, 1999, p. 413-426 [+ geactualiseerde versie door F. STRUBBE, ter perse]. 4 Belgisch Staatsblad, 14.06.1936. 5 Het ministerie van Binnenlandse Zaken werd door het KB van 30 oktober 1908 herdoopt tot het ministerie van Binnenlandse Zaken en Landbouw. Na de overheveling van landbouw naar het ministerie van Openbare Werken (KB van 5 augustus 1910) bleef de gezondheidsdienst onder Binnenlandse Zaken ressorteren. Het toenemende belang van de volksgezondheid blijkt uit de naamgeving van het departement in de jaren twintig en dertig: ministerie van Binnenlandse Zaken en Volksgezondheid (nieuwe naam vastgelegd door het KB van 16 december 1921). R. TERRIZI, Le Ministère de l’Intérieur (1830-1994). I. Etude de l’administration centrale et répertoires des commissions et services publics, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 1995, p. 89-99. 6 KB van 13 juni 1936. Belgisch Staatsblad, 14.06.1936. 7 KB van 16 oktober 1936. Belgisch Staatsblad, 02.12.1936. 8 KB van 15 mei 1938. Belgisch Staatsblad, 16.05.1938. 9 L. VANDEWEYER, op. cit., p. 40. 10 Ibid., p. 43. 19


verhuisde in 1963 naar het ministerie van Nationale Opvoeding en Cultuur; in 1972 werd het bestuur voor de Huisvesting naar het ministerie van Openbare Werken overgeheveld. 11 Tegen het einde van de jaren zeventig bestond het ministerie uit acht grote onderdelen die de voornaamste taakgebieden van het departement weerspiegelden: 12 - het bestuur Algemene Diensten; - het bestuur voor de Volksgezondheid; - het bestuur voor de Sociale Geneeskunde; - het bestuur van de Onderstand (vanaf het KB van 4 maart 1977: bestuur voor Maatschappelijk Welzijn); - het bestuur van de Gezinszorg en van de Huisvesting; - het bestuur voor de Oorlogsgetroffenen; - het bestuur voor de Verzorgingsinstellingen/de Verplegingsinrichtingen; - de bestuursafdeling voor de Sanitaire Bouwkunde. Door de tweede staatshervorming in 1980 (bijzondere wet tot hervorming der instellingen van 8 augustus 1980)13 werden een aantal persoonsgebonden aangelegenheden inzake gezondheidsbeleid en bijstand aan personen (o.a. het gezinsbeleid) geregionaliseerd. Het duurde echter een aantal jaren vooraleer de administratieve structuren zich aan de nieuwe wettelijke realiteit aanpasten. In 1987 werd het vroegere ministerie van Volksgezondheid en van het Gezin omgevormd tot het ministerie van Volksgezondheid en Leefmilieu (KB van 27 januari 1987). Bij KB van 12 december 1994 en bij KB van 7 april 1995 werd de administratie samengevoegd met het ministerie van Sociale Voorzorg tot één departement: het ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu (inwerkingtreding op 1 oktober 1995).14 Het organogram van het ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu telde negen besturen, waaronder het bestuur van de Gezondheidszorgen, rechtsvoorganger van het huidige DG1 (zie p. 52). De fusie tussen het ministerie van Volksgezondheid en het ministerie van Sociale Voorzorg werd in 2001 ongedaan gemaakt door de oprichting van de federale overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid Voedselketen en Leefmilieu enerzijds, en van de federale overheidsdienst Sociale Zekerheid anderzijds (koninklijke besluiten van 23 mei 2001). 15 De FOD Volksgezondheid ging effectief van start in december 2002. Het organogram van de FOD omvatte, naast de diensten van de voorzitter en drie stafdiensten,16 vijf directoraten-generaal: - Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen (DG1); - Basisgezondheidszorg (DG2); - Geneesmiddelen (DG3);17 - Dier, Plant en Voeding (DG4); - Leefmilieu (DG5).18

11

K. VELLE, ‘Het voormalige Ministerie van volksgezondheid’, p. 418. L. VANDEWEYER, op. cit., p. 51. 13 Belgisch Staatsblad, 15.08.1980. 14 K. VELLE, ‘Het voormalige Ministerie van volksgezondheid…’, p. 420. 15 Belgisch Staatsblad, 29.05.2001. 16 P&O (Personeel & Organisatie), B&B-L (Budget & Beheerscontrole-Logistiek) en ICT. “Op uw gezondheid”. [Jaarverslag 2003], Brussel, FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, [2004], p. 6-7. 17 Dit directoraat-generaal werd inmiddels verzelfstandigd tot een agentschap: het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten. Wet van 20 juli 2006 betreffende de oprichting en werking van het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten. Belgisch Staatsblad, 08.09.2006. http://www.fagg-afmps.be. 18 “Op uw gezondheid”, p. 6-7. 12


De rechtsvoorgangers van DG1: het bestuur voor de Verplegingsinrichtingen en het bestuur van de Gezondheidszorgen Vanaf 1963 werd bij het ministerie van Volksgezondheid en van het Gezin een aparte bestuursafdeling opgericht voor het beheer en de versterking van het medische apparaat: de bestuursafdeling voor de Verzorgingsinstellingen (nadien: bestuur voor de Verplegingsinrichtingen). Deze omvatte naast een Administratieve en Technische Dienst, een dienst Studie en Programmatie, een dienst der Verzorgingsinstellingen (normen/planning/erkenning en inspectie), een dienst der Instellingen voor Geesteszieken en Abnormale Kinderen en de Inspectie van de Scholen voor Paramedisch Personeel. 19 Tegen het einde van de jaren ’70 coördineerde het bestuur de werkzaamheden van de commissies voor ziekenhuisprogrammatie, van de Nationale Ziekenhuisraad (ziekenhuiswet van 23 december 196320, in 1982 omgevormd tot de Nationale Raad voor Ziekenhuisvoorzieningen) en van het Fonds voor de bouw van ziekenhuizen en medisch-sociale instellingen, alsook het toezicht op de rijksinstellingen voor geesteszieken en gehandicapte kinde ren, de diensten voor tele-onthaal en de controle op de organisatie en de werking van de scholen voor verpleegpersoneel. De administratie onderhield verder nauwe contacten met enkele private organisaties: met de Caritas Confederatie van Instellingen CCI (in 1974 opgericht als opvolger van Caritas Catholica), met de Vereniging van Openbare Verzorgingsinstellingen VOV (opgericht in 1968) en met de Nationale Vereniging voor Geestelijke Gezondheidszorg NVGG (op 24 maart 1977 opgericht als opvolger van de in 1923 gestichte Nationale Belgische Bond voor Geesteshygiëne). 21 Bij de fusie van de departementen Volksgezondheid en Leefmilieu en Sociale Voorzorg tot het ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu (1995) werd het bestuur voor Verplegingsinrichtingen omgevormd tot het bestuur van de Gezondheidszorgen (zie p. 53). Met de nieuwe benaming wilde men “beter dan voorheen [uitdrukken] dat het bestuur bevoegdheid heeft over het geheel van de gezondheidszorg: de institutionele zorgverlening (in ziekenhuizen, rust- en verzorgingstehuizen, psychiatrische verzorgingstehuizen en initiatieven van beschut wonen), de geneeskundepraktijk door de diverse soorten zorgverstrekkers in ons land en de dienst 100.” 22 Het bestuur van de Gezondheidszorgen, o.l.v. directeur-generaal C. Decoster, bestond uit drie directies: 1.

De bestuursdirectie Gezondheidszorgbeleid, die instond voor het verzamelen van de statistische gegevens die de ziekenhuizen verplicht dienden te verstrekken, voor het bestuderen en analyseren van deze gegevens en voor het publiceren van de belangrijkste onderzoeksresultaten. Gezondheidszorgbeleid bereidde op basis van onderzoek en adviezen van expertengroepen de organieke wetgeving, de nationale erkenningsnormen, de programmatie en de financiering van de ziekenhuisinstellingen voor. 23 • •

19

De bestuursdirectie Gezondheidszorgbeleid omvatte diverse werkcellen: de cel Jaarstatistieken en Logistiek, verantwoordelijk voor het inzamelen en verwerken van de statistische gegevens afkomstig uit de jaarlijkse ziekenhuisenquête; de dienst Verpleegkundig, Verloskundig en Paramedisch Personeel die de brevetten van kinderverzorgster, ziekenhuisassistente en verple(e)g(st)er, en de diploma’s van vroedvrouw, gegradueerde verple(e)g(st)er, gegradueerde in de kinesitherapie, gegradueerde in de arbeidstherapie en gegradueerde in de logopedie viseerde/registreerde. De dienst was belast met beleidsvoorbereidend werk m.b.t. de toegang tot het beroep en de beroepsuitoefening voor verpleegkundigen en verzekerde tevens het secretariaat van de Nationale Raad voor Verpleegkunde;

L. VANDEWEYER, op. cit., p. 122. Belgisch Staatsblad, 01.01.1964. 21 K. VELLE, ‘Het voormalige Ministerie van volksgezondheid…’, p. 419. 22 1996. De gezondheid in België. La santé en Belgique. Health in Belgium, Brussel, Emile Cukier – SA Media Belgium International NV, 1996, p. 22. 23 http://www.health.fgov.be/nl/min/ssante/zorgbeleid/welc-zorbeleid.htm. 20


•

• • • • •

de cel Psychiatrie, belast met beleidsvoorbereidende taken en het beantwoorden van vragen en briefwisseling m.b.t. de geestelijke gezondheidszorg (psychiatrische ziekenhuizen, psychiatrische diensten in algemene ziekenhuizen en alternatieve verzorgingsvormen zoals initiatieven voor beschut wonen voor psychiatrische patiënten en de psychiatrische verzorgingstehuizen). Deze cel stond eveneens in voor de voorbereiding en de oppuntstelling van de registratie van minimale psychiatrische gegevens (zie p. 41); de cel Minimale Verpleegkundige Gegevens, belast met de inzameling en verwerking van de minimale verpleegkundige gegevens (zie p. 41); de cel Minimale Klinische Gegevens, belast met de inzameling en verwerking van de minimale klinische gegevens (zie p. 41); de cel Informatieverwerking, belast met de technische begeleiding van de diverse registraties; de cel Evaluatie van de Kwaliteit van de Medische Activiteit in de Ziekenhuizen; de cel Raden en Commissies, belast met de voorbereiding en de opvolging van diverse raden en commissies (Nationale Raad voor Ziekenhuisvoorzieningen, de Nationale Paritaire Commissie Geneesheren-Ziekenhuizen, de Beroepscommissie, de MKG-commissie, de Overlegstructuur tussen ziekenhuisbeheerders, geneesheren en verzekeringsinstellingen, de Interministeriële Conferentie Gezondheidszorgbeleid). 24

2.

De bestuursdirectie Boekhouding en Beheer van de Ziekenhuizen, belast met de toepassing van de gecoördineerde ziekenhuiswet 25 op het beheer en de boekhouding van de verzorgingsinstellingen. De administratie verifieerde de boekhouding van alle ziekenhuizen en laboratoria, controleerde de reconversie van de ziekenhuisbedden, stelde het tekort van de openbare ziekenhuizen vast, onderzocht de saneringsplannen ingediend door de openbare ziekenhuizen en waakte over de toepassing ervan. De directie beheerde de financiële statistieken van de ziekenhuizen en werkte de budgettaire voorstellen uit. 26

3

De bestuursdirectie Geneeskundepraktijk die instond voor de uitvoering van de wetten en reglementen inzake de uitoefening van de geneeskunde, de verpleegkunde, de kinesitherapie en de paramedische beroepen. De directie verzekerde het secretariaat van allerhande commissies en raden, en stond in verbinding met een aantal belangrijke instanties terzake zoals de Koninklijke Academie voor Geneeskunde van België, de Orde der Geneesheren, de Orde der Apothekers, studiegroepen ter bevordering van de geneeskunde, de universiteiten en beroepsverenigingen.

Bij de omvorming van ministerie tot federale overheidsdienst werd het bestuur voor de Gezondheidszorg ontdubbeld in twee directoraten-generaal: Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen (DG1) met als belangrijkste actiedomeinen acute, chronische en ouderenzorg, psychosociale gezondheidszorg en boekhouding en beheer der ziekenhuizen, en Basisgezondheidszorg (DG2), bevoegd op het vlak van gezondheidszorgberoepen, medische bewaking en medische expertise.27 De bevoegdheden en activiteiten van DG1 en de organisatie en werking van de diverse diensten worden in de volgende paragrafen besproken.

24

1996. De gezondheid in België. La santé en Belgique. Health in Belgium, Brussel, Emile Cukier – SA Media Belgium International NV, p. 26-35. 25 De ziekenhuiswet van 7 augustus 1987. Belgisch Staatsblad, 07.10.1987. 26 http://www.health.fgov.be/nl/min/ssante/boekhouding/welc-boekhoud.htm. 27 Sindsdien (in 2006) werd het bestuur van de Medische Expertise (Medex) losgekoppeld van DG2.


II. BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN 1. BEVOEGDHEDEN LEEFMILIEU

EN ACTIVITEITEN VAN DE

FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID

VAN DE

VOEDSELKETEN

EN

De FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu heeft bij zijn oprichting in 2001 bevoegdheden geërfd van het voormalige ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu en van het geregionaliseerde ministerie van Landbouw. Overeenkomstig het KB van 23 mei 2001 is de FOD bevoegd voor: 1. de voorbereiding van het beleid inzake de volksgezondheid en de uitvoering ervan, onder meer via: - de organisatie en de financiering van de zorgvoorzieningen; - de organisatie van de gezondheidszorgberoepen; - de dringende medische hulpverlening; - het internationaal overleg en de samenwerking; - de technische en administratieve ondersteuning van communicatie, raden en overlegorganen. 2. de voorbereiding van het beleid inzake de voedselveiligheid en de vrijwaring van de volksgezondheid en het leefmilieu, en de uitvoering ervan, onder meer via: - volksgezondheid; - de normering en de controle van de cosmetica; - de productnormering van gezondheidsaspecten in verband met eetwaren en andere consumptieproducten; - de productnormering van de grondstoffen, de plantaardige sector, de dierengezondheid en de dierlijke productie; - de normering en het beheer van het dierenwelzijn; - leefmilieu; - de invulling en de coördinatie van het nationaal en internationaal milieubeleid; - de promotie van een duurzame productie- en consumptiewijze, inzonderheid het geïntegreerd productbeleid. 3. de medische expertise 4. de voorbereiding en de coördinatie van de uitvoering van het beleid inzake duurzame ontwikkeling en de terbeschikkingstelling van expertise in het kader van dit beleid. 28

28

KB van 23 mei 2001 houdende oprichting van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid Voedselketen en Leefmilieu. Belgisch Staatsblad, 29.05.2001. Gewijzigd bij KB van 05.09.2002, 08.10.2004 en 19.03.2007.


2. BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN VAN DG1 DG1 verwoordt zijn missie als volgt:29 “Met een multidisciplinair competent en gemotiveerd team, dragen we bij tot een gezondheidszorgbeleid, stoelend op gegevens en adviezen van deskundigen, om een continuüm van kwaliteitsvolle zorg te realiseren die financieel en geografisch voor elkeen toegankelijk is.” De gezondheidszorg in België omvat 7 soorten van verzorgingsinstellingen, elk met een specifiek zorgaanbod, een eigen infrastructuur en werking, en eigen financieringsmechanismen: - algemene (AZ) en psychiatrische ziekenhuizen (PZ); - rust- en verzorgingstehuizen (RVT’s); - centra voor dagverzorging; - psychiatrische verzorgingstehuizen (PVT’s); - initiatieven beschut wonen (BW); - spoedgevallendiensten; - medische urgentiediensten (MUG’s). Voor deze gezondheidszorgvoorzieningen bewaakt DG1 de: - financiering (o.a. berekening van het globaal budget ziekenhuizen, van de budgetten van financiële middelen van de ziekenhuizen, van de prijzen voor beschut wonen en PVT, herziening van de ziekenhuisbudgetten…); - programmatieregels; - erkenningscriteria; - evaluatie van de kwaliteit van de medische en de verpleegkundige praktijk; - registratie van gegevens (MPG, MZG…). Het DG Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen is bovendien bevoegd inzake de wetgeving en beleidsvoorbereiding op het vlak van: - ziekenhuizen; - patiëntenrechten (nieuwe wet sinds 2002) en klachtenbemiddeling; - antibioticabeleid: campagne tegen overmatig gebruik omwille van resistentiegevaar; - drugsproblematiek: advies over preventie van druggebruik en hulpverlening aan verslaafden; - slaap- en kalmeermiddelen: campagne ter promotie van verantwoord gebruik van benzodiazepines; - palliatieve zorgen; - interculturele bemiddeling; - telematica: advies over de problematiek van de elektronische uitwisseling van patiëntengegevens; - euthanasie; - embryo’s (onderzoek op embryo’s in vitro) en orgaandonatie. Ze staat ook in voor de toepassing in de praktijk van deze wetgeving (bijvoorbeeld: controle van de registratie en archivering van de wilsverklaringen inzake orgaandonatie en euthanasie, het behandelen van aanvragen voor de financiering van interculturele bemiddelaars en coördinatoren interculturele bemiddeling enz.) De beleidsvoorbereiding gebeurt voornamelijk op basis van pilootprojecten en studies. De medewerkers van de diensten Acute, Chronische en Ouderenzorg en van de Psychosociale Gezondheidszorg staan, elk in hun domein, in voor het opstarten en opvolgen van projecten die op termijn moeten leiden tot een uitbreiding en/of een betere organisatie van het zorgaanbod. Via de proefprojecten en studies worden nieuwe concepten of alternatieve vormen van zorgaanpak getest. 29

Directoraat-generaal Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen. Brochure verstrekt door dhr. C. Decoster.


Indien ze positief geëvalueerd worden, kunnen ze aanleiding geven tot nieuwe regelgeving en omgezet worden in een structurele financiering. DG1 verleent bovendien inhoudelijke, administratieve en logistieke ondersteuning aan tal van overlegorganen die ofwel advies verlenen over het te voeren gezondheidszorgbeleid, ofwel toezicht uitoefenen op de uitvoering ervan. In deze organen zetelen vertegenwoordigers van de financierende overheid en van de verschillende belangengroepen. We sommen deze organen hieronder op. De selectielijsten van de archieven van deze overlegstructuren werden gebundeld in een apart werk aangezien het afzonderlijke archiefvormers betreft. 30 -

-

-

-

-

30

de Nationale Raad voor Ziekenhuisvoorzieningen (NRZV) de Belgische Transplantatieraad de Multipartite-structuur betreffende het Ziekenhuisbeleid de Federale Raad voor de Kwaliteit van de Verpleegkundige Activiteit de Colleges van Geneesheren • Cardiale Pathologie • Geriatrie • Medische Beeldvorming • Chronische Nierinsufficiëntie • Oncologie • Moeder en Pasgeborene • Radiotherapie • Reproductieve Geneeskunde • Intensieve Zorg • Gespecialiseerde Spoedgevallenzorg de commissies • Nationale Paritaire Commissie Geneesheren-Ziekenhuizen • Telematica • Belgische Commissie voor de Coördinatie van het Antibioticabeleid (BAPCOC) • Federale Commissie voor medisch en wetenschappelijk onderzoek op embryo’s in vitro • Federale Commissie ‘Rechten van de Patiënt’ • Federale Controle- en Evaluatiecommissie Euthanasie • Nationale Commissie voor de evaluatie van de wet van 3 april 1990 betreffende de zwangerschapsafbreking de comités • Belgisch Raadgevend Comité voor Bio-ethiek • Netwerk van Medisch Farmaceutische Comités • Netwerk van Comités voor Medisch Materiaal de federale overlegplatforms • Psychiatrie • Palliatieve zorg • Comapatiënten • Ziekenhuishygiëne • Geriatrie de Interministeriële Conferentie Volksgezondheid

K. DEVOLDER, Archieven van overlegstructuren gezondheidszorg ondersteund door het directoraatgeneraal Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. Archiefselectielijsten, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2010 (ter perse).


III. ORGANISATIE EN WERKING Het huidige organigram van DG1 maakt niet langer onderscheid tussen horizontale en verticale diensten zoals dat het geval was in 2004 (zie organigram op p. 55). De administratie omvat 6 diensten die, met uitzondering van Management Office, alle verder onderverdeeld zijn in cellen. DG Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen wordt geleid door dhr. Christiaan Decoster. De administratie telt een 150-tal personeelsleden 31 en is sinds 2005 gevestigd in ‘Eurostation’ aan het Victor Hortaplein te Brussel. Directeur-generaal De directeur-generaal is belast met de dagelijkse leiding van DG1. Hij vertaalt de strategische objectieven van de voorzitter van de FOD naar management- en operationele plannen, waakt over het budget en stuurt het personeel aan. Hij zit de wekelijkse stafvergadering voor en vertegenwoordigt het directoraat-generaal in het directiecomité van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. De directeur-generaal is secretaris en/of voorzitter van meerdere overlegorganen met zetel in DG1. Hij treedt op als secretaris van de Interministeriële Conferentie Volksgezondheid en van de Nationale Raad voor Ziekenhuisvoorzieningen, hij is voorzitter van de Commissie voor de Coördinatie van het Antibioticabeleid (BAPCOC), werkend lid van de Multipartitestructuur betreffende het ziekenhuisbeleid, voorzitter van de werkgroep Globale Forfaitarisering van datzelfde adviesorgaan enzovoort. Hij is tevens plaatsvervangend lid van de raad van bestuur van het Federaal Kenniscentrum voor de Gezondheidszorg (KCE). Secretariaat Het secretariaat beheert de agenda van de directeur-generaal en staat in voor de opvolging van briefwisseling, kabinetsnota’s en parlementaire vragen. De dienst houdt op vraag van de directeurgeneraal een klassement bij van thematische dossiers i.v.m. gezondheidszorg, en archiveert de dossiers inzake adviezen en arresten van de Raad van State, de dossiers van zaken voor het Grondwettelijk Hof en geschillendossiers. Management Office (MO) Management Office fungeert enerzijds als adviseur voor de directeur-generaal voor administratieve aangelegenheden en treedt anderzijds op als operationele tussenpersoon tussen de interne klanten DG1 (diensthoofden en individuele medewerkers) en de stafdiensten van de FOD VVVL (P&O, ICT, B&BLogistiek). De dienst is o.a. actief op het vlak van begrotingsbeheer. DG1 beheert zelf een aantal uitgavenkredieten. Het betreft kredieten voor bepaalde vormen van logistieke ondersteuning (o.a. reisen verblijfkosten, vergaderkosten, kosten voor vorming, publicaties, buitenlandse zendingen) en voor activiteiten ter ondersteuning van de core-business van DG1 (presentiegelden raden en commissies, campagnes, studiecontracten, pilootprojecten, colleges, subsidies patiëntenrechten, financiering van de gezondheidszorgvoorzieningen, dotatie aan het Kenniscentrum). MO bewaakt voor rekening van de directeur-generaal en van de diensthoofden de eenheid van begrotingsbeheer. 32 De dienst staat in voor 31

Vinger aan de pols, p. 62. De eenheid van dossier is de verantwoordelijkheid van de operationele diensten/cellen. De dossierbeheerder ziet er op toe dat alle elementen i.v.m. het beheer van het dossier (technisch/wetenschappelijk, juridisch/procedureel, financieel/budgettair (BA, vastlegging, contract, besluiten, kopieën van facturen, betaalopdrachten, verantwoordingsstukken) in het dossier verenigd blijven. PowerPoint over het financieel 32


het initiëren, bewaken en rapporteren van de processen (begrotingsopmaak, vastlegging, ordonnancering) en fungeert als extern aanspreekpunt van DG1 voor de Inspectie van Financiën en voor de stafdienst B&B.33 MO vervult daarnaast een veelheid aan ondersteunende taken op het vlak van personeelsbeheer, logistiek en ICT (o.a. prikklokbeheer, centralisatie van de aanvragen buitenlandse zendingen, postverdeling, aankoop van parking- en bulktickets). Een personeelslid van de dienst is belast met de externe communicatie van DG1. DG1 organiseert jaarlijks een aantal grote campagnes zoals de campagne ‘U bent in goede handen’ en de Beldonorcampagne, en organiseert symposia en opleidingsdagen. De verantwoordelijke externe communicatie van MO biedt organisatorische en redactionele ondersteuning aan de uiteenlopende communicatieactiviteiten van DG1. Hij staat o.a. in voor de organisatie van persconferenties (in samenspraak met de diensten van de voorzitter en met het kabinet), treedt vaak op als moderator voor studiedagen, en oefent redactionele controle uit over de nieuwsberichten die op de website gepubliceerd worden. 34 Hij treedt eveneens op als tussenpersoon tussen de FOD VVVL (DG1) en de dienst Offline (Externe Communicatie) van de FOD Kanselarij van de Eerste Minister die de informatiecampagnes van de federale overheid beheert en coördineert. 35 Een ander personeelslid fungeert als adjunct van de directeur-generaal voor het beheer van transversale dossiers. Hij is belast met de organisatie van de jaarlijkse managementmeeting(s) en biedt ondersteuning aan de directeur-generaal bij het opstellen van de management- en operationele plannen. In het kader van het Belgische voorzitterschap van de Europese Unie (tweede helft van 2010) staat hij in voor de voorbereiding van een ministeriële conferentie rond chronische ziekten en van een technische conferentie rond RMSA-infecties. Acute, Chronische en Ouderenzorg Deze dienst buigt zich over het gezondheidszorgbeleid, met inbegrip van de programmatieregels 36 en de erkenningnormen voor de verzorgingsinstellingen (ziekenhuizen, RVT’s, PVT’s, BW) en de evaluatie van de medische en verpleegkundige activiteiten in de ziekenhuizen. Belangrijke thema’s die door de dienst behandeld worden zijn de ouderen-, chronische en palliatieve zorg, kwaliteit en veiligheid binnen ziekenhuizen, orgaandonatie en embryo’s en de uitwisseling van gezondheidsinformatie tussen zorgverstrekkers (zoals de elektronische identiteitskaart, het gezondheidsidentificatienummer en het BeHealth-platform). 37 De dienst omvat 6 cellen: 1. Organen, Embryo’s en Bio-ethiek De cel Organen, Embryo’s en Bio-ethiek is belast met de archivering van de formulieren voor instemming of weigering tot orgaandonatie. 38 Iedere Belg kan vanaf 13 jaar zijn keuze voor beheer van DG1 (24.10.2005), ter beschikking gesteld door dhr. P. Wauters. 33 PowerPoint over het financieel beheer van DG1 (24.10.2005), ter beschikking gesteld door dhr. P. Wauters. 34 Het bijwerken en aanvullen van de website werd gedelegeerd naar de diensten zelf. In elke dienst werd een uploader aangeduid die tevens fungeert als publisher. 35 http://kanselarij.belgium.be/nl/externe_communicatie/campagnes. 36 Programmatie: planning van maximale capaciteit op basis van cijfers over bevolkingsprognose en zorgbehoefte. 37 Directoraat-generaal Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen. Brochure verstrekt door dhr. C. Decoster. 38 Wettelijke basis: wet van 13 juni 1986 betreffende het wegnemen en transplanteren van organen (Belgisch Staatsblad, 14.02.1987) en KB van 30 oktober 1986 tot regeling van de wijze waarop de donor of de personen bedoeld in artikel 10, § 2 van de wet van 13 juni 1986 betreffende het wegnemen en transplanteren van organen,


orgaandonatie officieel bekendmaken door een “verklaring van de wilsuitdrukking inzake wegneming en transplantatie van organen en weefsels na overlijden” te ondertekenen en af te geven aan de bevolkingsdienst van zijn gemeente. De gemeente stuurt dit formulier door naar het Rijksregister. De gegevens worden geregistreerd in ‘Orgadon’, de orgaandonorendatabank die door de transplantcoördinatoren van de Belgische ziekenhuizen kan geconsulteerd worden om na te gaan of van een bepaalde persoon de organen gebruikt mogen worden voor overplanting bij een andere persoon. De cel Organen krijgt de orginele wilsbeschikkingen toegestuurd, controleert de gegevens en bewaart de documenten tot 30 jaar na het overlijden van de betrokkene. De cel staat eveneens in voor de archivering van de wilsverklaringen inzake euthanasie die geregistreerd worden in de databank ‘Euthanasie’. De gegevens worden gecontroleerd via het Rijksregister. 39 De cel verzekert de coördinatie van Beldonor, een nationale informatiecampagne over orgaan- en weefseldonatie gelanceerd in juni 2005. Jaarlijks worden nieuwe initiatieven – een radiospot, een affichecampagne, een nationale tekenwedstrijd enz. – ontwikkeld om verschillende doelgroepen aan te spreken.40 De personeelsleden staan tevens in voor de opvolging van GIFT, een proefproject om betrouwbare informatie over orgaandonatie op de afdelingen Intensieve Zorgen van de ziekenhuizen te verzamelen. Bedoeling van het project is om de detectie van potentiële orgaandonoren te optimaliseren en eventuele remmingen op te sporen en weg te werken. In de beginfase organiseerde de cel vormingen om de lokale projectverantwoordelijken in de ziekenhuizen vertrouwd te maken met de ‘Donor Action registratiedatabase’. Een aantal personeelsleden maken ook deel uit van het begeleidingscomité. Zij staan in voor het versturen van uitnodigingen voor de vergaderingen, voor de opmaak van de verslagen van de vergaderingen, en voor het analyseren van de resultaten van het project (opmaak van een syntheserapport op basis van de jaarlijkse rapporten van de ziekenhuizen). Het celhoofd leidt de cel Coördinatie ‘organen, bloed, weefsels en cellen’ met als missie het coördineren van de activiteiten en de informatie over organen, bloed, weefsels en cellen binnen het geheel van de federale overheidsdiensten (FOD VVVL, WIV, RIZIV, de Hoge Gezondheidsraad, FOD Mobiliteit en Transport).41 Zij verzekert het secretariaat van de bij KB van 24 november 1997 opgerichte Belgische Transplantatieraad die onder meer belast is met het voorstellen van maatregelen ter bevordering van de orgaandonatie, van de kwaliteit en veiligheid van de weggenomen organen en van de optimale toewijzing ervan. 42 Tevens vertegenwoordigt zij de FOD op vergaderingen van Eurotransplant, een in 1967 opgerichte internationale organisatie die de transplantatiecentra van de lidstaten (Duitsland, België, Luxemburg, Nederland, Oostenrijk en Slovenië) overkoepelt, en staat in voor de opvolging van de dossiers orgaandonatie/transplantatie en patiëntveiligheid op Europees niveau. Een ander personeelslid van de dienst Acute, Chronische en Ouderenzorg ten slotte, staat in voor de opvolging van de werkzaamheden van de Raad van Europa op het vlak van bio-ethiek (deelname aan vergaderingen van het Comité Directeur pour la Bioéthique of CDBI) en neemt als vertegenwoordiger van de FOD VVVL met raadgevende stem deel aan de werkzaamheden van het Belgisch Raadgevend Comité voor Bio-ethiek.

2. Medisch Beleid hun wil te kennen geven (Belgisch Staatsblad, 14.02.1987). 39 Wettelijk kader: wet van 28 mei 2002 betreffende euthanasie (Belgisch Staatsblad, 22.06.2002). Koninklijk besluit van 2 april 2003 houdende vaststelling van de wijze waarop de wilsverklaring inzake euthanasie wordt opgesteld, herbevestigd, herzien of ingetrokken (Belgisch Staatsblad, 13.05.2003). Koninklijk besluit van 27 april 2007 tot regeling van de wijze waarop de wilsverklaring inzake euthanasie wordt geregistreerd en via de diensten van het Rijksregister aan de betrokken artsen wordt meegedeeld (Belgisch Staatsblad, 07.06.2007). 40 Zie o.a. didactisch materiaal op de website: www.beldonor.be. 41 www.health.fgov.be > mijn gezondheid > organen, bloed, weefsels en cellen. 42 KB van 24 november 1997 betreffende wegnemen en toewijzen van organen van menselijke oorsprong. Belgisch Staatsblad, 23.12.1997.


Deze cel biedt methodologische en logistieke ondersteuning aan de Colleges van Geneesheren, opgericht bij KB van 15 februari 1999 43 met de bedoeling om de kwaliteit in hun respectieve vakgebied te bevorderen. Er zijn momenteel tien Colleges van Geneesheren actief, nl. Cardiale Pathologie, Geriatrie, Medische Beeldvorming, Chronische Nierinsufficiëntie, Oncologie, Moeder en Pasgeborene, Radiotherapie, Reproductieve Geneeskunde, Intensieve Zorg en Gespecialiseerde Spoedgevallenzorg.44 De Colleges kunnen werkgroepen oprichten ter uitvoering van hun taken. Personeelsleden van de cel Medisch Beleid verzorgen het secretariaat van de Colleges en coördineren en begeleiden hun werkzaamheden en deze van de werkgroepen. De cel staat ook in voor de opmaak van het tweejaarlijkse activiteitenverslag van de Colleges. De cel Medisch Beleid is verantwoordelijk voor de coördinatie van het Nationaal Kankerplan, een meerjarenplan om kanker efficiënter te voorkomen, op te sporen en te behandelen, gelanceerd door minister van sociale zaken en volksgezondheid, Laurette Onkelinx. Het Nationaal Kankerplan beschikt voor de eerste drie jaren (2008-2010) over een budget van 380 miljoen euro. Als voorbereiding op de redactie van de Kankerplan werden rondetafelgesprekken georganiseerd met de diverse actoren van de strijd tegen kanker en ontmoetingen geregeld met patiënten en patiëntenverenigingen. Vertrekkend vanuit de behoeften op het terrein werden vervolgens 32 concrete initiatieven betreffende preventie en opsporing, zorg, behandeling en ondersteuning van de patiënt en zijn omgeving, en onderzoek en innoverende technologieën gedefinieerd. De cel verzorgt de algemene coördinatie voor het Nationaal Kankerplan (tussen DG1, DG2, het RIZIV enz.) en staat in voor de opvolging van de afzonderlijke initiatieven (follow-up van werkgroepen, het lanceren van projectoproepen, het samenstellen van selectiecomités, het opstellen van contracten, het onderhouden van de webpagina van het Nationaal Kankerplan enzovoort). De cel biedt administratieve ondersteuning aan het Baby Friendly Hospital Initiative-project voor de ziekenhuizen. BFHI is een in 1991 door de Wereldgezondheidsorganisatie en UNICEF gelanceerde actie ter bescherming, bevordering en ondersteuning van borstvoeding. In België werd vanaf 2005 een actieplan uitgewerkt om de materniteiten er toe aan te zetten betere informatie te verstrekken aan toekomstige ouders zodat zij weloverwogen keuzes kunnen maken inzake voeding en gezondheid, en dat zij gesteund worden in hun keuzes. Het doel is om tegen 2010 aan tenminste 25 % van de ziekenhuizen het label ‘babyvriendelijk ziekenhuis’ te kunnen toekennen. Promotor van het actieplan BFHI-België is het Federaal Borstvoedingscomité. 45 Een personeelslid van de dienst verzekert ten slotte het secretariaat van de Federale Commissie voor medisch en wetenschappelijk onderzoek op embryo’s in vitro. Deze commissie, ingesteld door de embryowet van 11 mei 200346 is verantwoordelijk voor het centraliseren van alle informatie omtrent lopende (of afgesloten) onderzoeksprojecten op embryo’s in vitro en voor de evaluatie van nieuwe onderzoeksprojecten. Daarnaast vervult de Federale Commissie naar de wetgever toe een adviserende rol. De secretaris van de commissie staat in voor de ontvangst van de adviesaanvragen, voor het opstellen van de dagorde van de vergadering, het versturen van uitnodigingen, het bijhouden van de aanwezigheidslijsten, het opmaken van de notulen van de vergaderingen, evenals van het jaarlijkse activiteitenrapport dat de commissie krachtens de wet van 11 mei 2003 aan de Wetgevende Kamers moet overmaken. 43

KB van 15 februari 1999 betreffende de kwalitatieve toetsing van de medische activiteit in de ziekenhuizen. Belgisch Staatsblad, 25.03.1999. 44 De samenstelling van een elfde College, het College van Geneesheren voor Pediatrie, ligt ter studie. www.health.fgov.be > gezondheidszorg > overlegstructuren > colleges van geneesheren > pediatrie. 45 Baby Friendly Hospital Initiative BFHI. Baby Vriendelijke Ziekenhuizen Initiatief WHO/Unicef. Bevordering van de kwaliteitszorg over de begeleiding bij borstvoeding. Hoe kan men het kwaliteitscertificaat “Baby Friendly Hospital Initiative” behalen in België? Praktische gids om te voldoen aan de criteria – waaronder de Tien Vuistregels – van het BFHI tot het behalen van het kwaliteitscertificaat, Brussel, Federaal Borstvoedingscomité, december 2006. [Brochure] 46 Wet van 11 mei 2003 betreffende het onderzoek op embryo’s in vitro. Belgisch Staatsblad, 28.05.2003.


3. Ouderen-, Chronische en Palliatieve Zorg De cel is belast met de voorbereiding van het federale beleid inzake chronische, ouderen- en palliatieve zorg. Haar bevoegdheden situeren zich op het vlak van de organisatie, de programmatie, de erkenningsnormen, de verbetering van de financiering van de bestaande zorgstructuren, evenals het stimuleren van zorgvernieuwing. Via proefprojecten en studies (onderzoeksopdrachten door universitaire equipes) worden nieuwe concepten of alternatieve vormen van zorgaanpak getest. Indien wordt vastgesteld dat deze tegemoetkomen aan een reële nood, kunnen ze aanleiding geven tot nieuwe regelgeving en omgezet worden in een structurele financiering. Enkele voorbeelden van lopende pilootprojecten zijn het project BelRAI (m.b.t. de implementatie en het gebruik van het RAIinstrument47 in de thuiszorg, ouderenzorginstellingen en in ziekenhuizen), het project geriatrisch dagziekenhuis en het project interne liaison. De opvolging van pilootprojecten en beleidsvoorbereidende studies resulteert voor de dienst in een rist aan taken: het lanceren van oproepen tot kandidaatstelling, het organiseren van selectiecomités, het opstellen van contracten, het opstarten en bijwonen van begeleidingscomités, het instaan voor de evaluatie en voor de publicatie van het eindrapport, het formuleren van aanbevelingen op basis van de resultaten van de projecten en studies enz. De uitwerking van het beleid gebeurt in nauwe samenwerking met de gemeenschappen en de gewesten. De cel Ouderen-, Chronische en Palliatieve Zorg biedt inhoudelijke en administratieve ondersteuning aan de interkabinettenwerkgroepen Ouderenzorgbeleid, Chronische Zieken en Palliatieve Zorgen opgericht door de Interministeriële Conferentie Volksgezondheid. De werkzaamheden van deze werkgroepen, die vertegenwoordigers van de federale overheid, de gemeenschappen en de gewesten, maar ook van het RIZIV en het Federaal Kenniscentrum voor de Gezondheidszorg bijeenbrengen, resulteren in protocolakkoorden (en aanhangsels bij deze protocolakkoorden) die elk deelgebied toelaten autonoom actieplannen uit te werken om de vastgestelde objectieven te realiseren. De cel verzekert het secretariaat van de permanente werkgroep RVT van de Nationale Raad voor Ziekenhuisvoorzieningen, een werkgroep samengesteld uit leden met een grondige kennis van de sector die, op eigen initiatief of op verzoek van de minister, adviezen of aanbevelingen uitbrengt over de programmatie en de erkenningsnormen van de rust- en verzorgingstehuizen en de centra voor dagverzorging. De activiteiten van de cel voor de permanente werkgroep RVT beperken zich niet tot administratieve taken; de cel levert inhoudelijke input en staat in voor de opmaak van de werkdocumenten en synthesenota’s. De dienst biedt ten slotte ook logistieke en administratieve ondersteuning aan een aantal federale overlegplatforms, dit zijn deskundigenplatforms die de opdracht hebben de situatie in een specifiek zorgdomein te evalueren, voorstellen te doen voor de verbetering van de praktijkuitvoering en eventueel adviezen te formuleren. Het betreft: - de Evaluatiecel Palliatieve Zorg, opgericht in uitvoering van de wet van 14 juni 2002; 48 - het federaal overlegplatform Coma, opgericht in naleving van het protocolakkoord van 24 mei 2004;49

47

Het Resident Assessment Instrument (RAI) is een beoordelingsinstrument om de gezondheids- en welzijnssituatie van ouderen in instellingen op een gestandaardiseerde en gestructureerde manier in beeld te brengen met als doel een hoogkwalitatieve zorgplanning en een kwaliteitsmonitoring te realiseren. https://www.ehealth.fgov.be/nl/application/applications/BELRAI.html. 48 Wet van 14 juni 2002 betreffende de palliatieve zorg. Belgisch Staatsblad, 14.06.2002. 49 Interministeriële Conferentie (mei 2004). Protocol gesloten tussen de federale overheid en de overheden bedoeld in artikel 128, 130 en 135 van de Grondwet betreffende het gezondheidsbeleid t.a.v. patiënten in een persisterende vegetatieve status. Belgisch Staatsblad, 27.09.2004.


-

het federaal overlegplatform voor het zorgprogramma voor de geriatrische patiënt, opgericht voor een beperkte duur.50

Vermelden we nog dat de cel tussen 1995 en 2002 een statistische enquête organiseerde bij de RVT’s en centra voor dagverzorging. 51 De gegevens werden geanalyseerd en verwerkt in een brochure. De enquête werd in 2003 tijdelijk gestaakt en wordt momenteel herzien. 4. Kwaliteit en Safety De activiteiten van deze cel zijn gericht op het stimuleren van een kwaliteitsvolle, veilige zorg in de zorginstellingen, sinds enkele jaren een topprioriteit voor het gezondheidsbeleid in België. Dit gebeurt in de eerste plaats door het opstarten en opvolgen van diverse projecten – het betreft zowel onderzoeksprojecten in samenwerking met universiteiten als pilootprojecten en/of recurrente contracten met zorginstellingen – maar ook door het organiseren van campagnes, symposia of andere evenementen zoals de jaarlijkse week van de patiëntveiligheid. 52 Een aantal personeelsleden van de cel staan in voor de opvolging van de contracten coördinatie kwaliteit en patiëntveiligheid die sinds 2007 door de federale overheid aan alle Belgische acute, psychiatrische en Sp-ziekenhuizen worden aangeboden. Deze contracten kaderen binnen een strategische visie en een meerjarenplan dat vastligt tot 2012. 53 De contracten hebben tot doel de inspanningen die door ziekenhuizen worden geleverd op het vlak van kwaliteitsbeheer en patiëntveiligheid te erkennen. Via bijkomende financiering – aan elk deelnemend ziekenhuis wordt een budget toegekend op basis van het aantal erkende bedden – wil de FOD ziekenhuizen verder aanzetten tot het ondernemen van kwaliteits- en patiëntveiligheidsinitiatieven. In 2007 gingen 80 % van de ziekenhuizen (of 164 instellingen) op het aanbod in en tekenden een contract met de FOD VVVL. Sinds 2008-2009 zijn de contracten gedifferentieerd per type ziekenhuis en gebaseerd op de volgende drie pijlers: - pijler 1: het ontwikkelen en implementeren van een veiligheidsmanagementsysteem (VMS); - pijler 2: het analyseren en (her)ontwikkelen van een proces; - pijler 3: het samenstellen van een multidimensionele indicatorenset. Concreet staat de administratie in voor de contacten met de ziekenhuizen en voor de opmaak van de contracten. De cel biedt de ziekenhuizen tevens concrete ondersteuning voor de uitvoering ervan. Er worden regelmatig infosessies, werkgroepen en workshops georganiseerd en men verstrekt informatie over bestaande opleidingen van andere organisaties en opleidingscentra. Kwaliteit en Safety staat ten slotte ook in voor de opmaak van het syntheserapport op basis van de door de ziekenhuizen ingediende rapporten.54 Andere personeelsleden staan in voor de coördinatie en het secretariaat van de nieuwe Federale Raad voor de Kwaliteit van de Verpleegkundige Activiteit, opgericht bij KB van 27 april 2007 en officieel geïnstalleerd op 16 maart 2009. Dit officiële adviesorgaan dient bij te dragen “tot het op gang brengen, systematiseren en op elkaar afstemmen van initiatieven tot het verbeteren van de kwaliteit van de verpleegkundige activiteit met het oog op het bevorderen van op evidentie gebaseerde goede praktijkvoering”.55 De Raad telt 3 werkgroepen die maandelijks vergaderen. Een eerste werkgroep legt 50

Brief van C. Decoster over de oprichting van een federaal overlegplatform voor het zorgprogramma voor de geriatrische patiënt, 27.11.2006 (Kenmerk COZ/MQT/E06/589). 51 MB van 21 maart 1996. 52 De eerste week van de patiëntveiligheid werd georganiseerd in oktober 2007. www.patient-safety.be. 53 Strategische nota patiëntveiligheid, met een meerjarenplan dat vastligt tot 2012: www.patient-safety.be. 54 BORGERMANS L., DECOSTER C., DE GROOTE D., DICKER D., HAELTERMAN M., JACQUERYE A., MAQUOI S., OSTEN P., PELEMAN H., SAUWENS D., VAN GASTEL E., Kwaliteit en patiëntveiligheid in Belgische ziekenhuizen anno 2008. Rapportage over het contract “coördinatie kwaliteit en patiëntveiligheid 2007-2008”, Brussel, FOD VVVL, 2009, 128 p. 55 KB van 27 april 2007 betreffende de kwalitatieve toetsing van de verpleegkundige activiteit in de ziekenhuizen. Belgisch Staatsblad, 04.06.2007.


zich toe op de ontwikkeling van het wetenschappelijke aspect van het verpleegkundig beroep doorheen evidence based nursing. Deze werkgroep zal in de toekomst een deel van de werkzaamheden van de cel Kwaliteit, nl. het lanceren en ondersteunen van onderzoeksinitiatieven in het domein van de verpleegkunde, overnemen. Een tweede werkgroep zal zich toeleggen op het vaststellen van kwaliteitsindicatoren en meetinstrumenten inzake goede verpleegkundige praktijkvoering. De derde werkgroep ten slotte, zal instaan voor de redactie van het jaarrapport. Een andere belangrijke taak van de cel Kwaliteit is het actualiseren van de Jaarlijkse ziekenhuisstatistieken. De inzameling van de gegevens over de infrastructuur en uitrusting, de organisatie en informatica, en het personeelsbestand van de Belgische acute, gespecialiseerde en psychiatrische ziekenhuizen gebeurt via een vragenlijst die door de ziekenhuizen vóór 1 maart ingevuld moet worden. De ziekenhuizen geven de data in via het programma ‘Enquêtebel’ dat de gegevens per e-mail, onder de vorm van een access-bestand, aan de administratie bezorgt. Nadat de bestanden een aantal controles 56 ondergaan hebben, worden alle data samengebracht tot één bestand met de gegevens van alle ziekenhuizen voor één bepaald jaar. De cel Kwaliteit vervult deze taak in samenwerking met de dienst Datamanagement en met de ICT-dienst. De cel staat, eveneens in samenwerking met Datamanagement, ook in voor het terugkoppelen van de ingediende ziekenhuisgegevens, m.a.w. voor het geven van feedback aan de ziekenhuizen over hun performantie. Sinds 2006 wordt een rapport ‘Multidimensionele feedback naar de ziekenhuizen’ opgesteld. De eerste feedback bestond uit een beperkte set indicatoren. In het meest recente rapport (april 2008) wordt op basis van 29 indicatoren, geëxtraheerd uit 4 bestaande gegevensbanken (MKG, Finhosta, de Sociale balans, de Jaarlijkse ziekenhuisstatistieken) de performantie van de ziekenhuizen – klinische performantie, economische performantie, capaciteit en innovatie, en patiëntgerichtheid – in beeld gebracht. Elk ziekenhuis ontvangt samen met de feedback (waarin de ziekenhuizen met een identificatienummer, dus anoniem worden weergegeven) een overzicht van de eigen resultaten voor de verschillende indicatoren in een synthesetabel o.v.v. een balanced score card. Op die manier wil de FOD VVVL de ziekenhuizen een instrument aanbieden om zich te vergelijken met andere zorginstellingen en om een interne reflectie rond processen (en eventueel verbeteracties) op gang te brengen. Een personeelslid van de cel Kwaliteit biedt administratieve en organisatorische ondersteuning aan het Netwerk van Medisch Farmaceutische Comités en aan het Netwerk van Comités voor Medisch Materiaal. Het Netwerk van Medisch Farmaceutische Comités werd eind 2004 opgericht binnen DG1 om kwalitatieve ondersteuning te geven aan de medisch farmaceutische comités bij de uitvoering van hun wettelijke taken.57 Naar analogie van het Netwerk van Medisch Farmaceutische Comités werd eind 2007 het Netwerk van Comités voor Medisch Materiaal opgericht dat wetenschappelijke en praktische ondersteuning wil bieden aan de comités voor medisch materiaal. De verantwoordelijke van de cel Kwaliteit staat in voor de opmaak van de agenda, het versturen van uitnodigingen, de opmaak van verslagen van vergaderingen (zowel van de plenaire vergaderingen die vier maal per jaar plaatshebben, als van het bureau dat maandelijks bijeenkomt en van de werkgroepen die instaan voor de opvolging van projecten) en voor de verwerking van de activiteitenverslagen van de medisch farmaceutische comités tot een jaarrapport. 58 In maart 2007 introduceerden DG1 en het Netwerk van Medisch Farmaceutische Comités een rooster voor het jaarlijkse activiteitenverslag van de MFC. Het rooster wordt momenteel herwerkt en zal in de toekomst geïntegreerd worden in de bestaande vragenlijst van de Jaarlijkse ziekenhuisstatistieken.

56

Externe of onmogelijke waarden en waarden die ten opzichte van vorige jaren sterk afwijken worden opgespoord en door de ziekenhuizen geverifieerd. Multidimensionele feedback naar de ziekenhuizen. April 2008, Brussel, FOD VVVL, 2008, p. 5. 57 De MFC werden opgericht bij KB van 4 maart 1991 houdende vaststelling van de normen waaraan een ziekenhuisapotheek moet voldoen om te worden erkend. Belgisch Staatsblad, 23.03.1991. 58 Het Netwerk zorgt wel voor ondersteuning bij de wetenschappelijke analyse van de gegevens.


Een laatste actieterrein van de cel Kwaliteit is de opvolging van het antibioticabeleid in België. 59 Ons land stond eind jaren negentig in de top drie van de grootgebruikers van antibiotica. Om het overmatige antibioticagebruik aan banden te leggen en het probleem van de toenemende antibioticaresistentie te bestrijden, werd in 1999 de Belgische Commissie voor de Coördinatie van het Antibioticabeleid (BAPCOC) opgericht. De cel Kwaliteit verzekert het secretariaat van BAPCOC. Ze verstuurt uitnodigingen voor de plenaire vergaderingen (vier maal per jaar), voor de vergaderingen van het bureau (maandelijkse vergaderingen) en van de diverse werkgroepen, (Sensibilisatie, Ambulante Praktijk, Ziekenhuisgeneeskunde, Ziekenhuishygiëne en Diergeneeskunde) en maakt verslagen van de vergaderingen op. Ze verzekert samen met het bureau de continuïteit van de initiatieven en projecten. Een voorbeeld van een gezamenlijk project van de FOD VVVL en het federaal platform voor Ziekenhuishygiëne – een overkoepelend orgaan opgericht in 2002 in de schoot van BAPCOC – is de jaarlijkse nationale campagne ‘U bent in goede handen’ ter bevordering van een correcte handhygiëne in de zorginstellingen. Het diensthoofd van de cel is verantwoordelijk voor de opvolging van het thema patiëntveiligheid op internationaal niveau. Zij vertegenwoordigt de FOD VVVL in het European Union Network for Patient Safety (EUNetPaS) en neemt deel aan de driemaandelijkse vergaderingen van de High Level Group Working Party on Patient Safety. Ze staat voorts in voor het aanleveren van de Belgische indicatoren voor het OESO Health Care Quality Indicators Project (HCQI) en vertegenwoordigt België bij het International Agency for Research on Cancer (IARC) van de Wereldgezondheidsorganisatie.60 5. Concept en Programmatie van de Acute Gezondheidszorgvoorzieningen Het betreft een reflectiecel die studies verricht om zorgprogramma’s op te zetten. Het concept van de zorgprogramma's kadert in een nieuwe opvatting van het concept ziekenhuis. De uitdaging bestaat erin om van een erkenningssysteem van gezondheidszorg gebaseerd op kwantitatieve gegevens (aantal bedden, bezettingsgraad, ligduur) te evolueren naar een meer kwalitatief systeem, gebaseerd op de ziekenhuisactiviteiten in de zin van verleende diensten, geijkt op de noden van de patiënt wat betreft gezondheidszorg. De zorgprogramma's leggen niet alleen de nadruk op minimale eisen qua infrastructuur en personeel, maar vooral op de organisatie van de zorg binnen het programma en tussen verschillende programma's en op de kwaliteitscontrole van de verschafte zorg. 61 6. Beleid en Telematica Deze cel zorgt er voor dat de basisvoorwaarden geschept worden voor het efficiënt uitwisselen en delen van gezondheidsinformatie tussen zorgverstrekkers. Om toekomstige ontwikkelingen in dit domein te anticiperen of te organiseren worden onderzoeks- en pilootprojecten opgezet zoals het lopende VINCA-62 en FLOW-project,63 financiële incentives toegekend64 en regelgeving 59

www.health.fgov.be/antibiotics. http://www.iarc.fr. 61 http://wvg.vlaanderen.be/juriwel/gezocuratie/info/zorgprogrammas-info.htm. 62 Het betreft een pilootproject dat ambulante verpleegkundigen administratief wil ondersteunen door het gebruik van een kleine draagbare computer zodat gegevens kunnen ingevoerd worden van bij het patiëntbed. De cel Beleid en Telematica bepaalde de technische en functionele vereisten voor de software, stond in voor het testen van de software, het verspreiden van een oproep naar verpleegkundigen, het uitwerken van objectieve selectiecriteria, het selecteren van de kandidaten, het afsluiten van contracten, het begeleiden van het project enz. http://www.health.fgov.be/vinca. 63 Flow in een nationaal gezondheidsnetwerk, specifiek bestemd voor de actoren van gezondheidszorg (zorgverstrekkers en patiënten). Het is opgebouwd rond het gedeeld elektronisch patiëntendossier en biedt binnen een wettelijk kader een geheel van diensten met bijhorende beveiligde infrastructuur. 64 Een voorbeeld: het toekennen van een premie telematica in de verpleegkunde (KB van 21 april 2007 tot bepaling van de voorwaarden en de nadere regels overeenkomstig dewelke de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging en uitkeringen een financiële tegemoetkoming verleent aan de verpleegkundigen voor 60


ontwikkeld/aangepast. De cel probeert zo transparant mogelijk te werken en communiceert uitgebreid over ev. voorstellen en resultaten via de website, gespecialiseerde pers, colloquia enzovoort. 65 De cel is reeds enkele jaren actief op het vlak van de homologatie van (para)medische software. Aan producenten van softwarepakketten voor het beheer van elektronische patiëntendossiers in de huisartsgeneeskunde, de kinesitherapie, tandheelkunde, verpleegkunde, farmacie en logopedie wordt gevraagd om pakketten voor het beheer van patiëntendossiers aan homologatietesten te onderwerpen. De bedoeling is om na te gaan of deze aan de kwaliteitscriteria voldoen die uitgewerkt werden in samenwerking met de producenten en de gebruikers-gezondheidswerkers. Het betreft een gedeeltelijke normalisatie van de software die garant moet staan voor: - de naleving van wettelijke en ethische verplichtingen inzake onmiddellijke bescherming van gegevens en documenten, inzake hun langetermijnbewaring en hun confidentialiteit; - een verhoogde doeltreffendheid, o.a. dankzij de administratieve vereenvoudiging; - toegang tot referentiedocumenten, gegevensbanken of gevalideerde middelen ter ondersteuning van beslissingen; - communicatiecapaciteit, meer bepaald door het bevorderen en het verifiëren van de toepassing van interoperabiliteitscriteria en van gestandaardiseerde uitwisseling van gegevens, in het bijzonder de export en import van gegevens die het beknopt gezondheidsdossier vormen. De cel coördineert de verschillende homologatieprocedures en publiceert de criteria, procedures, referentiedocumenten en de lijsten van gehomologeerde softwarepakketten (per beroep) op de website. Tot voor kort nam Beleid en Telematica het secretariaat waar van de Commissie ‘Standaarden inzake telematica ten behoeve van de sector van de gezondheidszorg’ (kortweg: Telematica Commissie), 66 opgericht bij KB van 3 mei 1999 67 om de ministers van volksgezondheid en sociale zaken te adviseren over de problematiek van de elektronische uitwisseling van patiëntengegevens. De bevoegdheden van de Telematica Commissie werden in 2008 echter overgeheveld naar het eHealth-platform ten gevolge van de wet houdende oprichting en organisatie van dit platform (wet van 21 augustus). 68 De cel verzekert nu het secretariaat van SEMINOP 69, het Federaal Comité voor Semantische Interoperabiliteit dat op 24 juni 2009 van start ging en dat werkt in het kader van het overlegcomité van het eHealthplatform.70 Psychosociale Gezondheidszorg Deze dienst bepaalt de behoeften en werkt concepten uit voor voorzieningen en diensten op het vlak van geestelijke gezondheidszorg (PAAZ, PZ, PVT’s, BW) en interculturele bemiddeling. In het kader van de vigerende regelgeving stippelt de dienst een evidence based beleid uit via pilootprojecten.71 De dienst omvat 3 cellen: 1. Geestelijke Gezondheidszorg het gebruik van telematica en het elektronisch beheer van dossiers. Belgisch Staatsblad, 04.05.2007). 65 http://www.health.fgov.be/telematics. 66 Artikel 3 van het KB van 4 mei 1999 houdende benoeming van de leden van de Commissie ‘Standaarden inzake Telematica ten behoeve van de sector van de Gezondheidszorg’. Belgisch Staatsblad, 30.07.1999. 67 KB van 3 mei 1999 houdende oprichting van een Commissie ‘Standaarden inzake telematica ten behoeve van de sector van de gezondheidszorg’. Belgisch Staatsblad, 30.07.1999. 68 Wet houdende oprichting en organisatie van het eHealth-platform. Belgisch Staatsblad, 13.10.2008. 69 SEMINOP: Semantic Interoperability Committee. 70 Het Federaal Comité bestaat uit “een beperkt aantal leden die over een bewezen deskundigheid op het vlak van semantische interoperabiliteit beschikken en representatief zijn voor de drie Gewesten van het land en voor de verschillende zorgomgevingen.” Huishoudelijk reglement van het Federaal Comité voor Semantische Interoperabiliteit SEMINOP op de website: www.health.be.fgov/telematics. 71 Directoraat-generaal Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen. Brochure verstrekt door dhr. C. Decoster.


Deze cel heeft een vergelijkbaar takenpakket als de cel Ouderen-, Chronische en Palliatieve Zorg, maar dan wel in het domein van de geestelijke gezondheidszorg. De medewerkers staan eveneens in voor het opvolgen van pilootprojecten die op termijn moeten leiden tot een uitbreiding en/of een betere organisatie van het zorgaanbod in de geestelijke gezondheidszorg. De website van de FOD VVVL geeft uitgebreide informatie over de lopende pilootprojecten inzake geestelijke gezondheidszorg voor diverse doelgroepen: kinderen en jongeren, volwassenen en ouderen. 72 Medewerkers van de cel staan in voor het opstellen van omzendbrieven met oproep tot projecten, voor de organisatie van de selectie van de kandidaten (de selectie kan intern gebeuren of door een jury van externe experten of via het overlegplatform Psychiatrie…), het opstellen van de contracten, de organisatie en de opvolging van de begeleidingscommissies, de evaluatie van de jaarverslagen van de contractanten en het formuleren van aanbevelingen op basis van de resultaten van proefprojecten. De cel coördineert de werkzaamheden van de ‘gemengde werkgroep FOD’, dit is één van de actoren in de begeleiding van het proces van het transversaal overleg tussen de therapeutische projecten. De therapeutische projecten zijn door het RIZIV gefinancierde experimenten die overleg rond een patiënt binnen een bepaalde patiëntendoelgroep organiseren en/of coördineren. Dit moet leiden tot zorg op maat en zorgcontinuïteit voor de patiënt door het verbeteren van de samenwerking tussen de betrokken diensten en voorzieningen onderling en het leefmilieu van de patiënt. De therapeutische projecten zijn gestart op 1 april 2007 en zullen lopen tot 31 maart 2011. Het transversaal overleg wil lessen trekken uit de therapeutische projecten m.b.t. het te voeren beleid aangaande zorgcircuits en netwerken. Het loopt net zoals de therapeutische projecten over een periode van 3 jaar. 73 De diverse actoren in het transversaal overleg (het Federaal Kenniscentrum voor de Gezondheidszorg dat instaat voor het wetenschappelijke luik, en de familie- en patiëntenorganisaties en de overlegplatforms geestelijke gezondheidszorg die instaan voor de empirische benadering) krijgen voor hun deelname aan het transversaal overleg een aparte projectfinanciering vanuit de FOD VVL. Ook de therapeutische projecten genieten bovenop hun RIZIV-subsidie een bijkomende financiering van de FOD VVVL voor hun participatie aan het overleg. De gemengde werkgroep FOD wordt omschreven als de “draaischijf van processturing van de onderlinge afstemming van KCE, therapeutische projecten en transversaal overleg”. Concreet staat de werkgroep in voor de voorbereiding van de dossiers die aan het begeleidingscomité moeten worden voorgelegd, voor de follow-up van het proces in zijn geheel en voor de uitwerking van voorstellen van oriënteringen en kalender. 74 De cel Geestelijke Gezondheidszorg biedt inhoudelijke en administratieve ondersteuning aan de interkabinettenwerkgroep Taskforce GGZ. Deze werkgroep werd opgericht met het oog op de realisatie van de doelstelling van de gemeenschappelijke verklaring van de ministers van volksgezondheid inzake het beleid voor de geestelijke gezondheidszorg (24 juni 2002), namelijk “het aanbod van geestelijke gezondheidszorg in ons land organiseren volgens de principes van doelgroepen en netwerken met het oog op het aanbieden van een geïntegreerde zorg waarin de patiënt centraal staat en het waarborgen van de zorgcontinuïteit”. 75 De werkzaamheden van de Taskforce tussen juli 2002 en maart 2003 resulteerden in een voorstel van protocolakkoord dat de toezichthoudende ministers op de Interministeriële Conferentie Volksgezondheid van 20 maart 2003 ter goedkeuring werd voorgelegd. Er werd tussen de leden van de IMC Volksgezondheid echter geen consensus bereikt rond dit protocolakkoord. Daarop besliste de IMC de werkzaamheden van de bestaande interkabinetten72

www.health.fgov.be > gezondheidszorg > gespecialiseerde zorgen > geestelijke gezondheid > pilootprojecten. De doelstelling van het transversaal overlegproces wordt in het deeladvies 2 en 3 ‘transversaal overleg’ van de NRZV (08.02.2007) als volgt geformuleerd: “- zowel qua inhoud als qua vorm aanwijzigingen verstrekken voor het organiseren van de circuits en netwerken in de geestelijke gezondheidszorg, aan de hand van de experimenten uitgevoerd in het kader van de therapeutische projecten - komen tot een structureel voorstel van zorgcircuits en netwerken, vooral in termen van relaties en complementariteiten onder de zorgverleners bij het opvangen van de patiënt.” www.health.fgov.be > gezondheidszorg > gespecialiseerde zorgen > geestelijke gezondheid > pilootprojecten. 74 http://www.transversaaloverleg.be. 75 Beleidsnota van Rudy Demotte inzake geestelijke gezondheidszorg, mei 2005. www.health.fgov.be > gezondheidszorg > gespecialiseerde zorgen > geestelijke gezondheid > publicaties. 73


werkgroep verder te zetten met een gewijzigde missie. De cel Geestelijke Gezondheidszorg ondersteunt de Taskforce GGZ (terug opgestart op 22 maart 2004), evenals de subwerkgroep For K, 76 dit is een werkgroep rond een zorgtraject voor de doelgroep jongeren met een psychiatrische problematiek die een delict hebben gepleegd. Tot voor kort gold dit eveneens voor de subwerkgroep Zelfdoding opgericht n.a.v. de vergadering van de IMC Volksgezondheid op 13 juni 2005. 77 De cel verzekert het secretariaat van de permanente werkgroep Psychiatrie van de Nationale Raad voor Ziekenhuisvoorzieningen, een werkgroep waar de sector geestelijke gezondheidszorg in vertegenwoordigd is en die belast is met de specifieke problemen inzake programmatie, erkenning en financiering van psychiatrische ziekenhuizen, diensten neuropsychiatrie voor observatie en behandeling (kenletters A en K) in algemene ziekenhuizen, functies voor psychiatrische gezinsverpleging, psychiatrische verzorgingstehuizen, initiatieven voor beschut wonen en samenwerkingsverbanden tussen psychiatrische instellingen en diensten. De activiteiten van de cel voor de permanente werkgroep Psychiatrie beperken zich niet tot het opstellen van de agenda, het versturen van uitnodigingen en het maken van verslagen van vergaderingen; de cel levert ook inhoudelijke input en staat in voor de opmaak van werkdocumenten en synthesenota’s. Ten slotte verzorgt de dienst ook het secretariaat van het federaal overlegplatform Psychiatrie, een deskundigenplatform dat twee maal per jaar op initiatief van de minister wordt samengeroepen en dat als doel heeft de minister te informeren over de actuele werking van de overlegplatforms geestelijke gezondheidszorg en overleg te plegen over belangrijke dossiers inzake geestelijke gezondheidszorg. 2. Interculturele Bemiddeling en Beleidsondersteuning De cel Interculturele Bemiddeling en Beleidsondersteuning is actief sinds 1999. Ze is belast met: 78 1. Het administratief ondersteunen en inhoudelijk begeleiden van de initiatieven in het domein van de interculturele bemiddeling in de Belgische ziekenhuizen. Interculturele bemiddeling is het geheel van activiteiten die tot doel hebben de gevolgen van de taalbarrière, sociaal-culturele verschillen en spanningen tussen etnische groepen onderling voor de hulpverlening zo veel mogelijk op te lossen. De uiteindelijke doelstelling is het creëren van een zorgaanbod dat qua toegankelijkheid en kwaliteit voor allochtone en autochtone patiënten evenwaardig is.79 In de praktijk behelst het takenpakket van de interculturele bemiddelaars o.a. tolken, hulp aan patiënten, emotionele ondersteuning en conflictbemiddeling. 80 Algemene en psychiatrische ziekenhuizen kunnen bij DG1 een aanvraag indienen voor de financiering van een interculturele bemiddelaar (ib) en/of een coördinator interculturele bemiddeling (cib). 81 De cel Interculturele Bemiddeling en Beleidsondersteuning behandelt de aanvragen (organiseert de verdeling van de middelen voor interculturele bemiddeling). Op inhoudelijk vlak implementeert de cel een kwaliteitsbewakings- en bevorderingssysteem. Dat houdt o.m. in: - jaarlijks terugkerende registratie van de activiteiten van ibs en cibs; 76

K refereert aan k-bedden, dit zijn bedden of plaatsen in diensten voor dag- of nachthospitalisatie voor neuropsychiatrie voor observatie en behandeling van kinderen. 77 Dialoog. Jaarverslag 2005. FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Brussel, FOD VVVL, 2006, p. 27. Deze subwerkgroep staat nu onder voorzitterschap van de Vlaamse Gemeenschap. 78 Taakomschrijving van de cel Interculturele Bemiddeling en Beleidsondersteuning, ter beschikking gesteld door dhr. Hans Verrept. 79 U hebt allochtone patiënten?… Brochure over interculturele bemiddeling, Brussel, FOD VVVL, cel Interculturele Bemiddeling en Beleidsondersteuning, s.d. 80 www.health.fgov.be > gezondheidszorg > gespecialiseerde zorgen > geestelijke gezondheid > cel interculturele bemiddeling in ziekenhuizen > taken van de interculturele bemiddelaar. 81 Koninklijk besluit van 25 april 2002 betreffende de vaststelling en de vereffening van het budget van financiële middelen van de ziekenhuizen (artikel 80, onderdeel B8 van het budget). Belgisch Staatsblad, 30.05.2002. De FOD financiert momenteel een 80-tal interculturele bemiddelaars en een 20-tal coördinatoren interculturele bemiddeling, actief in 60 ziekenhuizen.


-

overlegmomenten met vertegenwoordigers van de ziekenhuizen; participerende observatie in de ziekenhuizen; organisatie van supervisie- en vormingssessies (tolkopleiding, workshops over ‘culturele brokerage’,82 medische terminologie in de moedertaal…) voor de ibs en cibs.

Om het rendement te verhogen werden/worden: - affiches en brochures ontwikkeld over interculturele bemiddeling; - sensibiliseringssessies en trainingen ‘samenwerken met interculturele bemiddelaars’ voor hulpverleners in de ziekenhuizen gegeven; - conferenties over intercultureel bemiddelen georganiseerd; - het project ‘intercultureel bemiddelen/tolken via het internet’ opgestart. 2. Het administratief en inhoudelijk ondersteunen van de initiatieven i.v.m. de organisatie van sociale diensten in de ziekenhuizen; opvolging van de problematiek van de sociaal-economische gezondheids(zorg)verschillen. De activiteiten in dit domein zijn pas in 2008 van start gegaan. Op dit ogenblik gaat het om: - organisatie van de bijeenkomsten ‘Werkgroep sociale dienst in het ziekenhuis’; - begeleiding van het onderzoek ‘Ontwikkeling van een sturingsinstrument binnen sociaal werk in een ziekenhuis’ (uitgevoerd door het UZGent en het Brusselse Erasmusziekenhuis); - voorbereiding van een rapport en conferentie over het takenpakket, de organisatie, de normering en de financiering van sociale diensten in het ziekenhuis; - begeleiding van het project ‘Outreaching des adultes – Group cible sans-abri’ (pilootproject met als doel de geestelijke gezondheidszorg toegankelijk te maken voor daklozen (La Source – SMES-B)). 3. Het verstrekken van statistische gegevens over de volksgezondheid en de gezondheidszorg in antwoord op interne en externe vragen. De cel is eveneens betrokken bij de ontwikkeling van de nieuwe versie van de gezondheidsenquête en de hervorming van de MPG-registratie. In het kader van de interculturele bemiddeling maakt de cel deel uit van een aantal nationale en internationale netwerken: het Brussels Platform Sociaal Tolken, Sociaal Vertalen en Intercultureel Bemiddelen, het Centrum Etnische Minderheden en Gezondheid (CEMG), verschillende werkgroepen van de Raad van Europa, de HOME werkgroep van de EU enzovoort. 3. Drugs De cel Drugs, opgericht in 2001, heeft twee hoofddoelstellingen: - het verbeteren van de behandeling van personen met een middelengerelateerd probleem; - het optimaliseren van het politieke beleid inzake drugs. Deze doelstellingen vinden hun oorsprong in de federale beleidsnota drugs van 19 januari 2001. 83 Het takenpakket van de dienst is zeer divers. De cel staat eerst en vooral in voor de begeleiding van een aantal pilootprojecten die tot doel hebben de zorgvernieuwing te stimuleren. Sinds 2002 financiert de FOD Volksgezondheid 3 pilootstudies met betrekking tot: - de ontwikkeling van crisiseenheden voor personen met een middelengerelateerde problematiek en de implementatie van de functie van case manager in deze eenheden; - de intensieve behandeling van patiënten met een dubbele diagnose;

82

‘Culture brokerage’ wordt door prof. dr. J. Kaufert gedefinieerd als “explaining the culture of the hospital and of the physician to the patient and the world of the patient tot the physician”. www.health.fgov.be > gezondheidszorg > gespecialiseerde zorgen > geestelijke gezondheid > cel interculturele bemiddeling in ziekenhuizen > taken van de interculturele bemiddelaar. 83 Federale Beleidsnota Drugs (2001), zie www.health.fgov.be/drugs.


-

de implementatie van de functie van zorgcoördinator binnen de overlegplatformen geestelijke gezondheid.84

Andere lopende projecten zijn van recenter datum. Het betreft o.a.: - het INCANT-project (sinds 2004). INCANT 85 is de afkorting van International Cannabis Need of Treatment en omvat de implementatie en evaluatie van de in de VS ontwikkelde MDFT behandeling86 bij een populatie van jonge problematische cannabisgebruikers in 5 Europese landen (België, Duitsland, Frankrijk, Nederland en Zwitserland). De ICANT-studie beoogt een wetenschappelijke vergelijking uit te voeren (in een Europese context) tussen de MDFT behandeling en andere, klassieke behandelingen voor deze doelgroep; - het ‘Luikse heroïneproject’: een project van het Luikse stadsbestuur om onder medische begeleiding gratis heroïne te verstrekken aan een 200-tal langdurige heroïnomanen bij wie therapie na therapie is mislukt. Het betreft een project met gemengde financiering. De cel Drugs staat in voor de opvolging van de projecten van bij de opstart: de cel lanceert een oproep tot kandidaten, evalueert de kandidaturen, formuleert adviezen voor de minister die de contracten toewijst, zetelt in de begeleidingcommissies, en evalueert na afloop de efficiëntie van het project. België situeert zich in de Europese kopgroep voor het gebruik van slaap- en kalmeermiddelen. Om het gebruik van benzodiazepines, die een verslavend effect hebben, te reduceren, organiseert de cel sinds 2003 elk jaar een campagne. Er worden affiches en folders gemaakt voor diverse doelgroepen en trainingen over de niet-medicamenteuze aanpak van angst, stress en slaapproblemen georganiseerd voor huisartsen en apothekers. De cel werkte mee aan de reglementering van de behandeling van drugsgebruikers met vervangingsmiddelen (methadon en buprenorfine). In de periode 2004-2007 werd via de publicatie van twee koninklijke87 en van één ministerieel besluit 88 een wettelijk kader gecreëerd voor het voorschrijven en toedienen van substitutiebehandelingen. Het KB van 16 maart 2004, gewijzigd bij KB van 6 oktober 2006, voorziet o.a. in een nationale registratie van de vervangingsbehandelingen. 89 Deze registratie streeft twee doelstellingen na: - rechtstreekse doelstellingen inzake volksgezondheid: te weten komen hoeveel patiënten er zijn met meerdere voorschriften vanwege verschillende artsen - onrechtstreekse doelstellingen inzake volksgezondheid: beter zicht krijgen op de nationale situatie met betrekking tot de vervangingsbehandelingen. 90 De cel is tevens belast met de coördinatie van het TDI-project binnen de FOD VVVL. TDI staat voor Treatment Demand Indicator. Bedoeling van dit Europese project is in de diverse landen een nationale registratie van de aanvragen voor behandeling van (illegale) drugs- en alcoholverslaving op poten te zetten.91 De cel is vertegenwoordigd in de begeleidingscomités Verslavingen en Tabak die advies geven over financieringsaanvragen voor projecten bij het Fonds ter bestrijding van verslavingen en aanbevelingen doen aan de ministers bevoegd voor sociale zaken en volksgezondheid over de te volgen richtlijnen 84

www.health.fgov.be > gezondheidszorg > gespecialiseerde zorgen > geestelijke gezondheid > cel drugs. http://www.incant.eu. 86 MDFT: Multi Dimensional Family Therapy. 87 Koninklijk besluit van 19 maart 2004 tot reglementering van de behandeling met vervangingmiddelen (Belgisch Staatsblad, 30.04.2004) en koninklijk besluit van 6 oktober 2006 tot wijziging van het koninklijk besluit van 19 maart 2004 tot reglementering van de behandeling met vervangingsmiddelen (Belgisch Staatsblad, 21.11.2006). 88 Ministerieel besluit van 15 januari 2007 tot aanstelling van een centraliserende dienst onder de tariferingsdiensten (Belgisch Staatsblad, 07.02.2007). 89 De uitvoering hiervan werd toevertrouwd aan het Instituut voor Farmaco-Epidemiologie van België vzw (IFEB). De registratie in opdracht van de FOD VVVL valt uiteen in twee delen: 1° registratie en monitoring van alle methadon- en buprenorfinevoorschriften; 2° epidemiologische analyses en rapporten. www.ipheb.be. 90 Cel Gezondheidsbeleid Drugs. Driejaarlijks rapport 2004-2006, Brussel, FOD VVVL, 2008, p. 10. 91 Protocolakkoord Treatment Demand Indicator, Belgisch Staatsblad, 03.05.2006. 85


inzake bestrijding van verslavingen en tabaksgebruik. Het Fonds ter bestrijding van verslavingen werd in 2006 opgericht met een jaarlijks budget van 5 miljoen euro (3 miljoen € voor verslavingen en 2 miljoen € voor tabak) om op een innovatieve manier het hoofd te bieden aan gezondheidsproblemen rond middelengebruik.92 Een andere belangrijke taak van de cel Drugs is het ondersteunen van diverse overlegfora. De dienst verzekert het wetenschappelijk secretariaat van de Cel Gezondheidsbeleid Drugs (CGD). De CGD werd opgericht in juni 2001, volgend op de Interministeriële Conferentie Volksgezondheid van 30 mei 2001 waar de verschillende ministers bevoegd voor volksgezondheid een protocolakkoord “inzake de totstandkoming van een geïntegreerd gezondheidsbeleid inzake drugs” ondertekenden. 93 De CGD vergadert maandelijks met vertegenwoordigers van de verschillende kabinetten en administraties om lopende en nieuwe initiatieven met betrekking tot drugs en volksgezondheid te bespreken. Ze heeft als opdracht officiële akkoorden tussen de ministers mee voor te bereiden en uit te voeren. 94 Sinds enkele maanden biedt de cel Drugs ook inhoudelijke en administratieve ondersteuning aan een andere interkabinettenwerkgroep, de Algemene Cel Drugsbeleid, officieel geïnstalleerd door een samenwerkingsakkoord, getekend door de federale staat, de gemeenschappen en de gewesten op 2 september 2002, maar in realiteit slechts operationeel sinds eind 2008. 95 De Algemene Cel Drugsbeleid heeft als doel een alomvattend en geïntegreerd drugsbeleid uit te werken. De ACD die uit 35 leden bestaat (vertegenwoordigers van de verschillende regeringen op federaal, gewestelijk en gemeenschapsniveau), vergadert tweemaandelijks en zal rapporteren aan de Interministeriële Conferentie Drugsbeleid. Ten slotte staat de cel Drugs in voor de opvolging van internationale dossiers m.b.t. de drugproblematiek. De cel volgt en ondersteunt de Europese Horizontal Working Group on Drugs (maandelijkse vergaderingen) en nam tot 2008 deel aan de platforms ‘onderzoek’ en ‘behandeling’ van de zogenaamde Groupe Pompidou in de schoot van de Raad van Europa. België is sinds 2006 voor een periode van twee jaar lid van de Commission on Narcotic Drugs (CND), het centrale beleidsorgaan binnen de Verenigde Naties op het gebied van drugsgerelateerde zaken. De cel Drugs maakt deel uit van de Belgische delegatie voor de jaarlijkse bijeenkomst van deze commissie.

92

Het Fonds ter bestrijding van verslavingen werd opgericht in 2006 (programmawet van 20 juli 2006). Het koninklijk besluit van 28 december 2006 tot vaststelling van de nadere regels voor subsidiëring door het Fonds ter bestrijding van verslavingen (Belgisch Staatsblad, 09.02.2007) werd in 2008 opgeheven en vervangen door het koninklijk besluit van 18 december 2008 (Belgisch Staatsblad, 10.02.2009). 93 De tekst van dit protocolakkoord is opgenomen in Cel Gezondheidsbeleid Drugs. Driejaarlijks rapport 20042006, Brussel, FOD VVVL, 2008, bijlage B. 94 Krachtens artikel 2 van het protocolakkoord inzake de totstandkoming van een geïntegreerd gezondheidsbeleid inzake drugs is de CGD belast met vijf opdrachten: het centraliseren, aanvullen en bijhouden van een gedetailleerde inventaris van de voor drugs en de drugproblematiek bevoegde overheden en de door de overheid erkende en/of gesubsidieerde instellingen, organisaties, organen, gespecialiseerde centra, onderzoekscentra, universiteiten die zich toeleggen op één of meer aspecten van de drugproblematiek; het uitbrengen van gemotiveerde adviezen en aanbevelingen over de coördinatie van het drugsbeleid, de onderlinge afstemming van acties en de efficiëntie daarvan (hetzij op eigen initiatief, hetzij op verzoek van de akkoordsluitende overheden); voorstellen doen om de kwaliteit van de gegevens en informatie die door iedere akkoordsluitende overheid aan de CGD worden overgemaakt te optimaliseren; het voorstellen en voorbereiden van samenwerkingsakkoorden ten einde concrete overlegde doelstellingen te bereiken. Deze doelstellingen worden geëvalueerd via concrete indicatoren; het opmaken van het driejaarlijks rapport. (De coördinatie van de redactie van deze rapporten die op de website van de FOD Volksgezondheid kunnen worden geraadpleegd, gebeurt door de cel Drugs). 95 Elke ondertekende partij moest met het samenwerkingsakkoord instemmen door een wet, een decreet of een ordonnantie en de diverse instemmingen hebben een aantal jaren op zich laten wachten. Cel Gezondheidsbeleid Drugs. Driejaarlijks rapport 2004-2006, Brussel, FOD VVVL, 2008, p. 55.


Datamanagement Deze dienst verzamelt en analyseert gegevens die dienen voor de voorbereiding van het gezondheidsbeleid en voor het opstellen van het budget van de Belgische zorginstellingen. Het betreft: • structurele gegevens van alle Belgische zorginstellingen, namelijk: 1° beschrijvende gegevens van de instellingen, 2° contactinformatie, 3° gegevens over de erkenningen en 4° gedetailleerde beschrijvingen van de omkadering van de zorgactiviteiten. De gegevens worden opgeslagen in het Centraal instellingenbestand (CIC). Deze gecentraliseerde databank van de Belgische zorginstellingen is de authentieke bron voor het eHealth-platform dat een veilige elektronische informatie-uitwisseling wil bevorderen en ondersteunen tussen alle actoren in de gezondheidszorg (artsen, ziekenhuizen, apothekers, patiënten…) met respect voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en voor het medische beroepsgeheim. 96 •

gegevens over de infrastructuur en uitrusting, de organisatie en informatica en het personeelsbestand van de Belgische ziekenhuizen. De data, ingewonnen via een jaarlijkse vragenlijst, worden opgeslagen in de databank Jaarlijkse ziekenhuisstatistieken.

•

de minimale ziekenhuisgegevens (MZG), dit zijn gegevens over de patiëntenopnamen. Krachtens het KB van 27 april 2007 97 zijn algemene, niet-psychiatrische ziekenhuizen verplicht zesmaandelijks de minimale ziekenhuisgegevens over te maken aan de FOD Volksgezondheid. De MZG bevatten: - structuur gegevens waaronder de basisinformatie over het ziekenhuis; - administratieve gegevens waaronder 1° identificatiegegevens (van de patiënt en van het verblijf d.m.v. unieke nummers), 2° patiëntgegevens (geboortejaar, geslacht, gemeente/land, nationaliteit, verzekering, heropname) en 3° gegevens aangaande het verblijf (o.a. datum van opname en van ontslag, het aantal te factureren verpleegdagen, de verwijzende instantie, de bestemming van de patiënt na ontslag, aanduiding in welk(e) specialisme(n) de patiënt is behandeld); - medische gegevens (o.a. diagnose(s), doodsoorzaak, ingrepen en onderzoeken). De medische gegevens worden gecodeerd volgens de internationale ICD-9-CM classificatie98 en de RIZIV-nomenclatuur; - verpleegkundige gegevens (detail van de verpleegkundige toegediende zorgen). Voor de registratie van de verpleegzorg werd een classificatie opgesteld van 78 criteria; 99 - personeelsgegevens, waaronder beschikbaar personeel en aantal gepresteerde uren. De ziekenhuizen moeten de administratieve en de medische gegevens continu voor elke patiëntopname registreren. De registratie van verpleegkundige en de personeelsgegevens daarentegen is beperkt tot vier steekproefperiodes, namelijk de eerste vijftien dagen van de maanden maart, juni, september en december. De MZG-registratie kwam op 1 januari 2008 in de plaats van de afzonderlijke registratie van de minimale verpleegkundige gegevens (MVG) en van de minimale klinische gegevens (MKG) die respectievelijk in 1988 en in 1990 werden ingevoerd. 100 Naar aanleiding van de

96

https://www.ehealth.fgov.be. Koninklijk besluit van 27 april 2007 houdende bepaling van de regels volgens welke bepaalde ziekenhuisgegevens moeten worden medegedeeld aan de Minister die de Volksgezondheid onder zijn bevoegdheid heeft. Belgisch Staatsblad, 10.07.2007. 98 International Classification of Diseases, 9th revision, Clinical Modification (WHO). 99 Bijlage 1 van het KB van 27 april 2007: “De mede te delen verpleegkundige gegevens bedoeld in artikel 13”. Voorheen, in MVG I, waren er slechts 23 criteria. 100 De inhoudelijke aspecten en modaliteiten van de verplichte mededeling door de niet-psychiatrische ziekenhuizen van de MKG en de MVG werden geregeld door het koninklijk besluit van 6 december 1994 97


herziening van de MVG die leidde tot de lancering van MVG II, werd besloten om klinische en verpleegkundige gegevens aan elkaar te koppelen. •

gegevens in het kader van de functie ‘mobiele urgentiegroep’ (MUG). De MUG-registratie werd ingevoerd in 2003,101 maar is recent vernieuwd (1 september 2007). Het KB van 27 april 2007 dat de MZG definieert, beschrijft eveneens de te registreren MUG-gegevens. Het gaat enerzijds om een aantal administratieve gegevens betreffende de MUG-functie, de MUGinterventie (o.m. interventienummer, datum en uur van oproep) en de patiënt (o.a. MUGfichenummer, geslacht, geboortejaar, hoofdverblijfplaats, ziekenhuis, ev. moment van overlijden), en anderzijds om een aantal medische gegevens (pathologie en behandeling). In tegenstelling tot de MZG die halfjaarlijks aan de FOD dienen te worden overgemaakt, kunnen de MUG-data dagelijks worden verstuurd. Volgens het KB van 27 april 2007 moeten alle MUG-interventies binnen de 7 dagen na de interventie ingevoerd worden in de elektronische databank.

•

de minimale psychiatrische gegevens (MPG). De MPG-registratie, geregeld door de KB’s van 25 februari 1996, 20 september 1998 en 1 oktober 2002 (en vooral hun bijlagen voor wat betreft de precisering van de registratie-items), 102 is verplicht in alle Belgische psychiatrische ziekenhuizen (PZ), in de psychiatrische afdelingen van algemene ziekenhuizen (PAAZ), in de initiatieven beschut wonen (IBW) en in de psychiatrische verzorgingstehuizen (PVT). In de MPG worden per verblijf gegevens geregistreerd over socio-demografische kenmerken van de patiënt, klinische gegevens (diagnose gecodeerd volgens DSM-IV 103), gegevens over de behandeling, maar ook gegevens over problemen die nog resten bij ontslag (psychische tekens en symptomen, relationele en sociale problemen, fysieke problemen en ontwikkelingsstoornissen). Tevens worden er ook gegevens over de instelling zelf geregistreerd, zoals ligdagen, leefeenheden en erkende plaatsen.

•

boekhoudkundige gegevens. Krachtens het koninklijk besluit van 14 december 1987 104 zijn de zorginstellingen verplicht om hun boekhoudkundige gegevens jaarlijks over te maken aan de FOD VVVL. Deze worden geregistreerd in de databank Finhosta.

Sinds begin 2006 kunnen de verzorgingsinstellingen hun gegevens doorsturen via Porta-Health, een beveiligd portaal voor uitwisseling (verzending, controle én feedback) van data tussen ziekenhuizen en de FOD.105 Datamanagement staat in voor het controleren, het archiveren en het ter beschikking stellen van de gegevens aan de beleidsondersteunende diensten (Acute, Chronische en Ouderenzorg, Psychosociale zorg, Boekhouding en Beheer Ziekenhuizen) die de data verder analyseren en gebruiken binnen hun bevoegdheidsdomein. Per registratie is een e-mailadres voorzien voor correspondentie met de ziekenhuizen (vragen, inlichtingen enzovoort). De dienst omvat 4 cellen: (Belgisch Staatsblad, 30.12.1994), gewijzigd door de KB’s van 8 oktober 1996, 4 december 1998, 3 mei 1999, 2 december 1999, 1 oktober 2002 en 6 december 2005. Dit koninklijk besluit werd opgeheven bij KB van 27 april 2007 (Belgisch Staatsblad, 10.07.2007). 101 De MUG-registratie werd op 1 oktober 2003 van kracht. Het wettelijk kader werd gevormd door het koninklijk besluit van 25 april 2002, gewijzigd door het KB van 29 januari 2003. www.health.fgov.be > gezondheidszorg > zorginstellingen > registratiesystemen > mug. 102 Inventaris van databanken gezondheidszorg, KCE reports vol. 30 A, Brussel, Federaal Kenniscentrum voor de Gezondheidszorg, 2006, p. 23 en p. 130. 103 Diagnostic and Statistical Manual of Mental Disorders, 4th Edition. 104 Koninklijk besluit van 14 december 1987 houdende bepaling van de regels en de termijn volgens dewelke de beheerder van het ziekenhuis mededeling doet van de financiële toestand, van de bedrijfsuitkomsten, van het verslag van de bedrijfsrevisor en van alle statistische gegevens die met zijn inrichting verband houden (Belgisch Staatsblad, 18.05.1988). Gewijzigd bij KB van 22.07.1988, 23.10.1989, 06.06.1991, 10.12.1992, 27.04.1993, 16.12.1997, 26.05.1998, 12.02.1999, 13.09.2004, 27.03.2008. 105 Vinger aan de pols, p. 57.


1. Databankbeheer Databankbeheer is belast met het beheer van de hierboven opgesomde databanken. Behalve voor het verzamelen en controleren van de gegevens staat de cel ook in voor: • de extractie van gegevens voor nationale en internationale statistieken. De cel levert jaarlijks gezondheidsstatistieken aan Eurostat, aan de Wereldgezondheidsorganisatie en aan de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO); • de verwerking van de geregistreerde gegevens in allerhande rapporten en studies. Zo worden de databanken o.a. gebruikt om de performantie van de Belgische ziekenhuizen in kaart te brengen en de ziekenhuizen feedback te geven (zie p. 32). 2. Audit De cel Audit omvat naast het diensthoofd en 3 personeelsleden die administratieve ondersteuning bieden, 7 artsen auditeurs en 5 verpleegkundige auditeurs. Zij staan in voor de controle en validering van de geregistreerde gegevens. Ze gaan ter plaatse in de ziekenhuizen om de validiteit van de gegevens te controleren. De dokters-auditeurs vergelijken steekproefsgewijs de geregistreerde klinische gegevens met de inhoud van de medische dossiers. In 2007 werd een koninklijk besluit gepubliceerd houdende vaststelling van de methodologie voor de controle van de minimale klinische gegevens en de regels volgens dewelke hun juistheid en hun volledigheid worden gecontroleerd en vastgelegd.106 Dit bepaalt dat een ziekenhuis twee dagen vóór de externe audit door de FOD VVVL op de hoogte moet worden gebracht van de medische dossiers die zullen gecontroleerd worden. Normaal gezien wordt elk ziekenhuis jaarlijks minstens één keer bezocht. De externe audit gebeurt in aanwezigheid van de hoofdgeneesheer en/of een door hem aangewezen ziekenhuisgeneesheer. De auditeur maakt bij de controle van de medische dossiers gebruik van een formulier waarop de te controleren gegevens vermeld staan. “Afwijkingen tussen de voor het verblijf medegedeelde minimale klinische gegevens en de gegevens opgenomen in het medisch dossier, worden op het (…) formulier geacteerd. (…) Indien bij de externe audit wordt vastgesteld dat bij meer dan een vooraf bepaalde toegelaten proportie van de gecontroleerde verblijven, een correctie van de hoofddiagnose, de nevendiagnosen en/of ingrepen, moet gebeuren die een wijziging van de APR-DRG 107 of van de severity index108 tot gevolg heeft die leidt tot een verlaging van het budget van financiële middelen van het betrokken ziekenhuis, wordt een tweede externe audit georganiseerd gericht op verblijven van dezelfde periode binnen de termijn van twee maanden.” 109 Om het coderen van pathologieën en procedures te uniformeren, realiseerde de cel in samenwerking met externe experten een Nederlandse en Franse codeerhandleiding ICD-9-CM.110 Er werd ook een nieuw codeerhandboek van de verpleegkundige gegevens van de MZG opgesteld. De verpleegkundige auditeurs realiseren exploratieve audits om een situatieschets te verkrijgen van het implementatieproces van de nieuwe registratie VG-MZG en kijken verpleegdossiers in functie van een hypothetische validatie van de items na. Nadien zullen zij een nieuwe audit methodologie 106

Koninklijk besluit van 19 maart 2007 houdende vaststelling van de methodologie voor de controle van de minimale klinische gegevens en de regels volgens dewelke hun juistheid en hun volledigheid worden gecontroleerd en vastgelegd. Belgisch Staatsblad, 02.05.2007. 107 APR-DRG: de diagnosegroepen zoals beschreven in de All Patients Refined Diagnosis Related Groups, Definitions Manual, Version 15.0. 108 severity index: de omvang van de fysiologische decompensatie of van het verlies van orgaanfunctie, zoals beschreven in de All Patients Refined Diagnosis Related Groups, Definitions Manual, Version 15.0. 109 Koninklijk besluit van 19 maart 2007 houdende vaststelling van de methodologie voor de controle van de minimale klinische gegevens en de regels volgens dewelke hun juistheid en hun volledigheid worden gecontroleerd en vastgelegd. Belgisch Staatsblad, 02.05.2007. 110 ICD-9-CM. Internationale Classificatie van Ziekten en Ingrepen. Codeerhandboek, Brussel, FOD VVVL, 2008. Dit codeerhandboek vormt de enige referentie voor het coderen van de medische gegevens van de MZG.


ontwikkelen. De cel organiseert vormingen voor de verantwoordelijken van de MZG-registratie, beantwoordt allerhande vragen inzake codering en meer algemene vragen afkomstig van het kabinet, studenten e.a. Het diensthoofd van de cel Audit is aanspreekpunt voor geweldpreventie voor België (WHO-Europe Focal Point for Violence Prevention). Zij maakt deel uit van de internationale WHO Violence Prevention Alliance. 3. Reporting & Support Nieuwe cel, opgericht begin 2008, bestaande uit informatici. Gezien de hoge mate van informatisering binnen de dienst Datamanagement en het scala van databanken die worden beheerd, bestaat het takenpakket uit: - het klaarmaken van de databanken voor analyse. Hiervoor worden specifieke bestanden aangemaakt die enkel de gegevens bevatten voor de toepassing of de analyse die men wenst uit te voeren; - het ontwikkelen van rapporten die een zicht geven op de data aan de ziekenhuizen bij de diverse stadia van inflow van hun gegevens via Portahealth; - het ontwikkelen van ad hoc oplossingen voor complexe vragen. Voorbeelden zijn: een pathologie atlas, rapporten omtrent MUG interventies die op de website beschikbaar zijn, balanced scorecards voor ziekenhuizen en dergelijke meer; - ondersteuning bij het aanleveren van gegevens voor internationale statistieken; - technische ondersteuning bij het koppelen van gegevens ten behoeve van de Technische Cel; - eerstelijns technische ondersteuning van alle gebruikers binnen Datamanagement voor alle soft- en hardwareproblemen. Deze werkzaamheden gebeuren in nauwe samenwerking met de betreffende business units binnen datamanagement. Veel voorbereidend werk wordt geleverd door andere diensten; de cel Reporting & Support zorgt voor een adequate programmatie en rapportering. Omdat er een sterke wisselwerking is met de centrale ICT-dienst, fungeert deze cel in feite als een “bridge to ICT”. Regelmatig en gestructureerd overleg met ICT is essentieel om de taken te kunnen realiseren. 4. Technische Cel (TCT)111 De Technische Cel, opgericht bij wet van 29 april 1996 houdende sociale bepalingen, heeft als taak het verzamelen, koppelen, valideren, anoniem maken en analyseren van gegevens met betrekking tot ziekenhuizen.112 De (anonieme) koppeling van de MKG-gegevens van de FOD Volkgezondheid aan de MFG-gegevens van het RIZIV – dit zijn de mimimale financiële gegevens: gegevens over de toegediende zorg en de kostprijs hiervan – biedt de mogelijkheid om per medische aandoening een overzicht te krijgen van de verleende zorg en de door de ziekteverzekering terugbetaalde kost (voor ieder ziekenhuis apart of voor alle ziekenhuizen samen, het zogenaamde landelijk gemiddelde). Vergelijking van de gegevens van een individueel ziekenhuis met het landelijk gemiddelde kan afwijkende behandelingspatronen aan het licht brengen. 113 Legal Management Legal Management bestaat uit 3 cellen: 111

TCT: Technische Cel/Cellule Technique (https://tct.fgov.be/etct). Belgisch Staatsblad, 30.04.1996. 113 Op de graad gemeten. Jaarverslag 2004, Brussel, FOD VVVL, 2005, p. 33. 112


1. Juridische Cel De Juridische Cel is belast met het uitwerken van wetsontwerpen, uitvoeringsbesluiten, de omzetting van richtlijnen en het verstrekken van advies aan interne en externe stakeholders. Op internationaal vlak volgt de dienst de raamakkoorden op en de ontwerpen van richtlijn. 2. Patiëntenrechten Deze cel is verantwoordelijk voor de klachtenbemiddeling in het kader van de ombudsfunctie patiëntenrechten. De federale ombudsdienst ‘Rechten van de Patiënt’ is opgericht bij de Federale Commissie ‘Rechten van de Patiënt’. Ze bestaat uit twee ombudspersonen: een Franstalige en een Nederlandstalige ombudsvrouw. Zij wonen de bijeenkomsten van de Federale Commissie, van het bureau en van de werkgroepen bij en nemen deel aan hun activiteiten. Ze zijn echter geen lid van de commissie (ze zijn niet stemgerechtigd). 114 De federale ombudsdienst ‘Rechten van de Patiënt’ is bevoegd om een klacht van een patiënt in verband met de uitoefening van zijn rechten toegekend door de wet van 22 augustus 2002 betreffende de rechten van de patiënt 115 door te verwijzen naar de bevoegde lokale ombudsfunctie. Is er geen bevoegde lokale ombudsfunctie dan behandelt de federale ombudsdienst de klacht zelf. Het gaat bijvoorbeeld over huisartsen, tandartsen, apothekers, zelfstandige verpleegkundigen, zelfstandige kinesitherapeuten, adviserende geneesheren, beroepsbeoefenaars in gevangenissen en sommige beroepsbeoefenaars in een rust- en verzorgingstehuis of rustoord. De federale ombudsdienst fungeert ook als ‘toegangspoort’ voor de ontvangst van klachten over de wijze waarop de bemiddeling door de lokale ombudsfuncties heeft plaatsgevonden. De federale ombudsdienst is echter geen inhoudelijke beroepsinstantie voor klachten die werden behandeld door lokale ombudspersonen.116 De federale ombudsdienst stelt krachtens artikel 14 § 2 van het KB van 1 april 2003 tot regeling van de samenstelling en de werking van de Federale Commissie ‘Rechten van de Patiënt’ 117 elk jaar in april een verslag op met een overzicht van het aantal ontvangen, doorverwezen en zelf behandelde klachten. Voor de zelf behandelde klachten dient ook het onderwerp van de klacht en het resultaat van het optreden vermeld te worden. Deze jaarverslagen worden openbaar gemaakt (publicatie op de website van de FOD VVVL).118 3. Raden en Commissies De cel Raden en Commissies verzekert het secretariaat van een aantal belangrijke overlegstructuren inzake gezondheidszorg, namelijk de Nationale Raad voor Ziekenhuisvoorzieningen, de Nationale

114

S. GRYSON, M.-N. VERHAEGEN, (m.m.v. V. DEBREYNE), Federale ombudsdienst ‘Rechten van de Patiënt’. Jaarverslag 2008, Brussel, FOD VVVL, 2009, p. 40. 115 Belgisch Staatsblad, 26.09.2002. Het betreft het recht op kwaliteitsvolle dienstverlening, recht op vrije keuze van zorgverstrekker, recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, recht op informatie, recht op toestemming, recht op een zorgvuldig bijgehouden en veilig bewaard patiëntendossier en recht op inzage en afschrift van het patiëntendossier. 116 www.health.fgov.be > mijn gezondheid > patiëntenrechten > patiëntenrechten > federale ombudsdienst. 117 KB van 1 april tot regeling van de samenstelling en de werking van de Federale Commissie ‘Rechten van de Patiënt’ ingesteld bij artikel 16 van de wet van 22 augustus 2002 betreffende de rechten van de patiënt. Belgisch Staatsblad, 13.05.2003. 118 www.health.fgov.be > mijn gezondheid > patiëntenrechten > patiëntenrechten > federale ombudsdienst.


Paritaire Commissie Geneesheren-Ziekenhuizen, de Federale Commissie ‘Rechten van de Patiënt’ en de Interministeriële Conferentie Volksgezondheid. Boekhouding en Beheer Ziekenhuizen Deze dienst, opgericht na de goedkeuring van de wet van 6 juli 1973 tot wijziging van de wet van 23 december 1963 op de ziekenhuizen,119 stelt de budgetten op van de verzorgingsinstellingen (ziekenhuizen, PVT’s, BW) en verzekert de controle, het beheer en de verdeling van een jaarlijkse budgettaire enveloppe van bijna 7 miljard euro tussen een 200-tal erkende ziekenhuizen. De dienst omvat 5 cellen: 1 & 2. Financieringscontrole (Frans en Nederlands) De cellen Financieringscontrole bestaan beide uit 12 dossierbeheerders die elk verantwoordelijk zijn voor 12 à 15 acute en psychiatrische ziekenhuizen en PVT. Het aantal dossiers is afhankelijk van de grootte van de betrokken instellingen. Het takenpakket van Financieringscontrole is tweeledig. De dossierbeheerders fungeren enerzijds als contactpersoon voor de ziekenhuizen. Zij behandelen de opmerkingen die de ziekenhuizen na ontvangst van hun budget van financiële middelen binnen de vastgestelde termijn van 30 dagen formuleren120 en leggen de dossiers vervolgens voor aan de Nationale Raad voor Ziekenhuisvoorzieningen, afdeling Financiering. Anderzijds zijn de dossierbeheerders belast met de herziening van de ziekenhuisbudgetten, d.w.z. de definitieve vastlegging van de bedragen waarop de ziekenhuizen voor een bepaalde periode recht hebben.121 Door de manier van vastleggen van de budgetten van financiële middelen ontvangen de ziekenhuizen tijdens het dienstjaar waarvoor het BFM werd vastgesteld, te veel of te weinig financiële middelen. Achteraf wordt een afrekening gemaakt en wordt het te veel of te weinig ontvangen bedrag vereffend. De dossierbeheerders controleren tevens of het budget correct werd aangewend voor de bedoelde onderdelen (bijvoorbeeld financiering van investeringen). Als de dossierbeheerder klaar is met zijn herzieningsdossier maakt hij het over aan de ziekenhuizen die 30 dagen tijd hebben om opmerkingen te formuleren. Na behandeling van de opmerkingen legt hij het dossier voor aan de Nationale Raad voor Ziekenhuisvoorzieningen, afdeling Financiering. Na goedkeuring van het dossier door de NRZV wordt het tekort/overschot bijgepast via een inhaalbedrag (d.w.z. het teveel of te weinig ontvangen bedrag wordt afgetrokken van of toegevoegd aan het BFM van een later jaar). 3. Externe Beleidsondersteuning De cel Externe Beleidsondersteuning staat in voor de budgettaire en juridische opvolging van de ziekenhuisfinanciering en voor de voorbereiding van nieuwe beleidsmaatregelen. De regels voor de organisatie, de werking en de financiering van de ziekenhuisactiviteit zijn opgenomen in de wet van 7 augustus 1987 betreffende de ziekenhuizen (de ziekenhuiswet) 122 en in de uitvoeringsbesluiten bij deze wet.123

119

Wet van 6 juli 1973 tot wijziging van de wet van 23 december 1963 op de ziekenhuizen. Belgisch Staatsblad, 29.09.1973. Rapport ‘Doorlichting Ministerie van Volksgezondheid (ca. 1988)’ van Griet Maréchal. Algemeen Rijksarchief, Centraal dossier. 120 Deze dertig dagen beginnen te lopen vanaf de publicatie van het KB betreffende de vaststelling en de vereffening van het budget van financiële middelen van de ziekenhuizen in het Belgisch Staatsblad. 121 Deze herziening gebeurt met enige vertraging. Momenteel worden de budgetten van 2003-2004 herzien. 122 Wet op de ziekenhuizen, gecoördineerd op 7 augustus 1987. Belgisch Staatsblad, 07.10.1987.


De dienst omvat 2 equipes:124 De equipe ‘nieuw beleid’ staat in voor de juridische redactie van besluiten, nl. • het financieringsbesluit ziekenhuizen: het KB van 25 april 2002 betreffende de vaststelling en de vereffening van het budget van financiële middelen van de ziekenhuizen wordt minstens één keer per jaar aangepast;125 • de aanpassing aan besluiten BW (beschut wonen) en PVT (psychiatrische verzorgingstehuizen); • subsidies aan platformen palliatieve zorgen; • ad hoc besluiten, bijvoorbeeld besluiten betreffende de eenmalige uitbetaling van positieve inhaalbedragen. Ze is tevens belast met het opstellen van omzendbrieven en FAQ’s m.b.t. deze besluiten, en met de volledige juridische opvolging en coördinatie van alle besluiten en omzendbrieven van de dienst. De equipe ‘nieuw beleid’ staat ook in voor: • de opvolging van de sociale akkoorden afgesloten in 2005 voor de ziekenhuizen en de initiatieven van beschut wonen,126 en van de tewerkstelling in het kader van het Generatiepact.127 Dit impliceert regelmatige overlegvergaderingen met het kabinet; • de opmaak van enquêtes voor ziekenhuizen, BW en PVT met het oog op het verzamelen van gegevens voor de financiering; • het beheer van de subsidies platformen voor palliatieve zorgen; • de opvolging van de tewerkstelling van IBF-personeel; 128 • het beheer en de administratieve opvolging van de contracten pilootprojecten voor DG1 (in samenwerking met de celhoofden) teneinde deze te kunnen integreren in de budgetten van financiële middelen van de ziekenhuizen. De equipe ‘budget’ is belast met het beheer van de budgetten (ziekenhuizen, BW en PVT) op macrovlak. Het team staat in voor het maken van ramingen, voor de opvolging, de controle en de vereffening, kortom voor de volledige budgettaire cyclus. De cel Externe Beleidsondersteuning berekent jaarlijks het globaal budget ziekenhuizen, d.i. de jaarlijkse globale enveloppe om de 205 Belgische ziekenhuizen van werkingsmiddelen te voorzien. Het globaal budget bedraagt actueel bijna 7 miljard euro. Het wordt elk jaar vastgesteld bij een voor de Ministerraad voorgelegd KB. Zodra het globale budget voor het Rijk bekend is, kan de berekening van de budgetten van financiële middelen van de individuele ziekenhuizen beginnen. Het BFM vergoedt de kosten voor de opname en het verblijf van patiënten in een ziekenhuis voor een gemeenschappelijke kamer, maar dekt niet de kosten voor honoraria van geneesheren, voor technische 123

Nieuwe regels voor de financiering van de ziekenhuizen. Verslag van het Rekenhof aan de Kamer van Volksvertegenwoordigers, Brussel, Rekenhof, februari 2006, p. 7. 124 PowerPoint over de cel Externe Beleidsondersteuning, ter beschikking gesteld door mevr. L. Van Tittelboom. 125 Belgisch Staatsblad, 30.05.2002. 126 De sociale akkoorden met betrekking tot de federale gezondheidssectoren (privé-sector en openbare sector) willen “tegemoetkomen aan de uitdagingen van de vergrijzing van de bevolking en aan de terechte verzuchtigingen van de federale gezondheidssectoren wat betreft werklast, werkorganisatie en –kwaliteit, evenwicht tussen beroeps- en privéleven, salaris en koopkracht na het einde van de loopbaan”. Omzendbrief betreffende de sociale akkoorden (CGH/AP//CC, d.d. 02.09.2005). Voor de tekst van de sociale akkoorden: zie www.health.fgov.be > gezondheidszorg > zorginstellingen > financiering > sociale akkoorden. 127 Wet van 23 december 2005 betreffende het generatiepact. Belgisch Staatsblad, 30.12.2005. 128 Het interdepartementaal begrotingsfonds in de sector van de ziekenhuizen beoogt de tewerkstelling van langdurig werklozen en bestaansminimumtrekkers in de verzorgingssector als administratief personeel, arbeider of verzorgend personeel. De werkgever in kwestie ontvangt hiervoor een subsidie. Regelgevende tekst: KB van 24 maart 1982 tot opzetting van een programma ter bevordering van de werkgelegenheid in de niet-commerciële sector (Belgisch Staatsblad, 26.03.1982), gewijzigd bij KB van 31 december 1983, de herstelwet van 31 juli 1984, de wet van 1 augustus 1985, het KB van 31 december 1986, de bijzondere wet van 6 juli 1989, de programmawet van 2 januari 2001 en het KB van 30 november 2001. http://www.werk.belgie.be/defaultTab.aspx?id=672.


prestaties of voor geneesmiddelen. Het budget geldt voor de duur van een dienstjaar dat loopt van 1 juli van het begrotingsjaar tot 30 juni van het daaropvolgende jaar. De ziekenhuizen krijgen telkens op 1 juli en op 1 januari een budgetvoorstel (met gedetailleerde berekeningen) toegestuurd. Ze hebben dertig dagen (na de publicatie van het financieringsbesluit) om eventuele opmerkingen te formuleren. De dossierbeheerders van de cel Financieringscontrole behandelen de opmerkingen van de ziekenhuizen, waarna de dossiers worden voorgelegd aan de Nationale Raad voor Ziekenhuisvoorzieningen, afdeling Financiering. Externe Beleidsondersteuning staat in voor de opvolging van de (positieve of negatieve) inhaalbedragen. Ook de prijzen voor beschut wonen en PVT worden berekend binnen de cel. De cel budget staat ook in voor het opstellen van de budgettaire fiches voor nieuwe initiatieven en maakt deze over aan de NRZV, het RIZIV en het kabinet. De vereffening van het globaal budget gebeurt via budgettaire twaalfden. De ziekenhuizen krijgen elke maand één twaalfde van hun budget. Zij worden betaald door de ziekenfondsen die op hun beurt betaald worden door het RIZIV (77,23 %) en door Volksgezondheid (22,77 %). De dienst staat in voor de liquidatie van het ‘Staatsaandeel’ van het budget ziekenhuizen en BW, en van het budget PVT. Dit impliceert: - het controleren en analyseren van de bestanden van de verzekeringsinstellingen (de zeven grote verzekeringsinstellingen129 en een aantal kleinere zoals het NIOOO 130 en het DOSZ131) en van de OCMW’s (die patiënten helpen zonder mutualiteit); - het communiceren van informatie aan de verzekeringsinstellingen, de OCMW’s en het RIZIV en het voorbereiden van de betalingen (voor PVT: communicatie van info ter voorbereiding van de betalingen); - het opvolgen van de tabellen van de uitbetaling van de twaalfden (voor het budget ziekenhuizen en BW); - analyse en rapportering (voor alle budgetten). De dienst behandelt ten slotte ook de dossiers inzake schadeloosstelling bij sluiting van ziekenhuisbedden en ziekenhuisdiensten, en inzake terugvorderbare voorschotten. De opmaak van het globaal budget en de budgettaire opvolging gebeurt in nauwe samenwerking met het RIZIV. Er vinden maandelijks high level overlegvergaderingen plaats tussen de directeur-generaal van DG1 en de directeur-generaal van het RIZIV. Deze meetings worden voorbereid door de cel Externe Beleidsondersteuning die ook de verslagen opstelt. Het celhoofd is aanwezig op de afdeling Financiering van de NRZV en volgt diverse werkgroepen binnen deze afdeling op (o.a. de gemengde werkgroep Bouwkalender, de werkgroep Verslag Rekenhof). Ze staat voorts in voor de opvolging van de interkabinettenwerkgroep Bouwkalender die dossiers voorbereidt voor de Interministeriële Conferentie Volksgezondheid. 4. Financiële Statistiek Deze cel verzamelt informatie over de financiële aspecten van de ziekenhuisactiviteit met het oog op het berekenen van het budget van financiële middelen van de ziekenhuizen (BFM). Het betreft zowel boekhoudkundige gegevens als gegevens over de activiteiten (aantal opnamen, personeelsgegevens enzovoort). Krachtens het koninklijk besluit van 14 december 1987 zijn de ziekenhuizen verplicht om deze gegevens jaarlijks mee te delen aan de administratie. 132 Tot 1996 leverden de ziekenhuizen hun 129

De zeven grote verzekeringsinstellingen zijn: de Landsbond der Christelijke Mutualiteiten, het Nationaal Verbond van Socialistische Mutualiteiten, de Landsbond van de Liberale Mutualiteiten, de Landsbond van Vrije Mutualiteiten, het Vrij Verbond der Neutrale Mutualiteiten, de Hulpkas voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering, de Nationale Maatschappij der Belgische Spoorwegen. 130 Nationaal Instituut voor Oorlogsinvaliden, Oud-Strijders en Oorlogsslachtoffers. 131 Dienst voor de Overzeese Sociale Zekerheid. 132 Koninklijk besluit van 14 december 1987 houdende bepaling van de regels en de termijn volgens dewelke de beheerder van het ziekenhuis mededeling doet van de financiële toestand, van de bedrijfsuitkomsten, van het


gegevens aan op magneetbanden. Om het verzenden van magnetische dragers tussen de ziekenhuizen en de administratie te vermijden, en om controle van de gegevens aan de bron mogelijk te maken, ontwikkelde de FOD VVVL de informaticatoepassing ‘Finhosta: Inzameling van statistische en financiële gegevens’. Deze applicatie, operationeel sinds 1997, maakt het mogelijk om de gegevens in de instelling zelf in te zamelen en te valideren (aan de hand van bestanden die de zorginstellingen zelf aanmaken).133 Sinds 2006 gebeurt het doorsturen van de gegevens via de beveiligde internettoegang Porta-Health. De cel Financiële Statistiek staat in voor de opmaak van de brochure die de gegevensinzameling beschrijft (‘Inzameling van de statistische en financiële gegevens van de ziekenhuizen. Formaten van de gegevensbestanden’).134 In de periode 1997-2005 werd jaarlijks een nieuwe brochure gemaakt. Met het oog op een gespreide gegevensinzameling in 3 fases 135 wordt momenteel gewerkt aan 3 nieuwe brochures – één voor elke gegevensinzameling – die meerdere jaren bruikbaar zullen zijn. De cel Financiële Statistiek is verder ook belast met het testen van de programma’s geschreven door de ICT-dienst136 en voor de contacten met de ziekenhuizen. De cel voert bijkomende controles uit op de bestanden doorgestuurd door de ziekenhuizen en vraagt, indien nodig, aan de ziekenhuizen om verbeteringen aan te brengen. Tot het takenpakket van de cel Financiële Statistiek behoort ten slotte nog het maken van allerhande berekeningen, analyses en statistieken, in antwoord op punctuele vragen vanwege het kabinet, ziekenhuizen en universiteiten. Sinds 2004 stelt de cel op basis van de Finhosta-gegevens een boordtabel voor de financiële analyse van de ziekenhuissector ter beschikking, de zogenaamde boordtabel der ziekenhuizen (BTZ). Deze boordtabel geeft betrouwbaar en snel feedback over de financiële gegevens van de ziekenhuizen. Hij omvat zowel globale resultaten – ratio’s per ziekenhuiscategorie en op nationaal niveau – als individuele resultaten per ziekenhuis. Het project kwam tot stand in nauw overleg met de financiële directies van de ziekenhuizen. De boordtabel is via een beveiligde toegang raadpleegbaar op de website van de FOD Volksgezondheid. 137 5. Interne Ondersteuning Het betreft een nieuwe cel – opgericht in 2009 – die zich, zoals de naam aangeeft, uitsluitend bezighoudt met interne aangelegenheden (personeelszaken, het aanleveren van gegevens voor de website enzovoort). verslag van de bedrijfsrevisor en van alle statistische gegevens die met zijn inrichting verband houden (Belgisch Staatsblad, 18.05.1988). Gewijzigd bij KB van 22.07.1988, 23.10.1989, 06.06.1991, 10.12.1992, 27.04.1993, 16.12.1997, 26.05.1998, 12.02.1999, 13.09.2004, 27.03.2008. 133 Toepassing FINHOSTA: Versie 2.5. Inzameling van de statistische en financiële gegevens van de ziekenhuizen. Formaten van de gegevensbestanden (handboek aangepast april 2005), Brussel, FOD VVVL, p. 9. 134 Deze brochures zijn raadpleegbaar op de website: www.health.fgov.be > gezondheidszorg > zorginstellingen > registratiesystemen > finhosta > publicaties. 135 Sinds het KB van 13 september 2004 tot wijziging van het KB van 14 december 1987 moeten ziekenhuizen de gegevens in drie fasen verstrekken. De gegevens voor de berekening van de financiële ratio’s moeten worden ingediend tegen 30 juni van het jaar volgend op het boekjaar. De gegevens van belang voor de berekening van de BFM (bijvoorbeeld het aantal gerealiseerde verpleegdagen tijdens het boekjaar en de uitsplitsing ervan per betalingsinstelling) moeten worden bezorgd tegen 1 september van het jaar volgend op het boekjaar. De gegevens over de samenstelling van de personeelsformatie, de personeelsuitgaven, de investeringskosten en de financieringslasten moeten ingediend zijn voor 31 december van het jaar volgens op het boekjaar. Nieuwe regels voor de financiering van de ziekenhuizen. Verslag van het Rekenhof aan de Kamer van Volksvertegenwoordigers, Brussel, Rekenhof, februari 2006, p. 18-19. 136 Vroeger gebeurde dit door een externe firma. 137 De ratio’s en grafische weergave, balansen, resultaatrekeningen en resultaten per definitieve kostenplaats zijn voor iedereen toegankelijk; de gegevens betreffende een ziekenhuis vereisen een gepersonaliseerd paswoord. Deze gegevens laten aan het ziekenhuis toe zich te positioneren ten opzichte van de andere ziekenhuisinstellingen. www.health.fgov.be > gezondheidszorg > zorginstellingen > boordtabel der ziekenhuizen.

ORGANOGRAMMEN138 MINISTERIE VAN VOLKSGEZONDHEID EN LEEFMILIEU (1990)139

ALGEMEEN SECRETARIAAT 49 BESTUURSAFDELING VOOR DE ALGEMENE DIENSTEN BESTUURSAFDELING DER VOLKSGEZONDHEID DIENST VOOR DE SANITAIRE BOUWKUNDE BESTUURSAFDELING DER SOCIALE GENEESKUNDE BESTUURSAFDELING VOOR DE VERPLEGINGSINRICHTINGEN Bestuursdirectie Studiën, Geschillen en Nationale Raad voor Ziekenhuisvoorzieningen Studiën en Geschillen Nationale Raad voor Ziekenhuisprogrammatie Dienst voor Ziekenhuizen Dienst voor Geestelijke Gezondheid Inspectie van de Scholen voor Paramedisch Personeel Dienst Boekhouding en Beheer van de Ziekenhuizen Bestuur Geneeskundepraktijk Geneeskunde Geneeskundige Commissies Orde der Geneesheren Orde der Apothekers Academies voor Geneeskunde Erkenning van Geneesheren-specialisten en van Huisartsen Verpleegkunde Paramedische Beroepen Sanitaire Conventies Medische Congressen Europese Gemeenschap BESTUURSAFDELING VOOR HET MAATSCHAPPELIJK WELZIJN BESTUURSAFDELING VOOR DE OORLOGSGETROFFENEN Buitendiensten

138

Voor de organogrammen van het ministerie van Volksgezondheid vóór 1990, zie: L. VANDEWEYER, Het Ministerie van Volksgezondheid (1936-1990). Organisatie en bevoegdheden, Brussel, 1995. 139 Administratief en gerechtelijk jaarboek voor België, Brussel, Bruylant, 1990-1991, p. 220 e.v.; L. VANDEWEYER, op. cit., p. 124. 49


MINISTERIE VAN SOCIALE ZAKEN, VOLKSGEZONDHEID EN LEEFMILIEU (1996-2001)140

140

1996. De gezondheid in België. La santé en Belgique. Health in Belgium, Brussel, Emile Cukier – SA Media Belgium International NV, 1996, p. 10. In dit organogram ontbreekt één bestuur, namelijk het bestuur van de Maatschappelijke Integratie.


BESTUUR VAN DE GEZONDHEIDSZORGEN (1996-2003) 141

Directeur-generaal

Directie Boekhouding en Beheer van de Ziekenhuizen

141

Directie Gezondheidszorgbeleid

Directie Geneeskundepraktijk

1996. De gezondheid in België. La santé en Belgique. Health in Belgium, Brussel, Emile Cukier – SA Media Belgium International NV, 1996, p. 23.


FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU (2003)142

142

“Op uw gezondheid”. [Jaarverslag 2003]. FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Brussel, 2004, p. 6-7.


DIRECTORAAT-GENERAAL ORGANISATIE GEZONDHEIDSZORGVOORZIENINGEN (2004)143

143

Organogram ter beschikking gesteld door de secretaresse van de directeur-generaal.


FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU (2006)144

144

Vinger aan de pols. Jaarverslag 2006. FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Brussel, 2007, p. 60.

DG1 – ORGANISATIE GEZONDHEIDSZORGVOORZIENINGEN (huidige situatie) 145

145

Organogram gemaakt op basis van organogrammen van de verschillende diensten ter beschikking gesteld door MO. 55

ARCHIEFVORMING EN ARCHIEFBEHEER 1. ANALYSE VAN HET ARCHIEFBEHEER Er is binnen DG1 geen centrale archiefdienst. Het beheer van de archieven gebeurt op het niveau van de diensten en/of van de individuele medewerkers. Wel werd binnen iedere dienst een archiefverantwoordelijke aangeduid. Wanneer personeelsleden dossiers wensen over te brengen naar de kelder, dienen zij zich tot deze archiefverantwoordelijke te wenden. De betrokken persoon staat behalve voor de fysieke overdracht ook in voor het bijhouden van een inventaris. Deze bevat naast een summiere beschrijving van de inhoud van de archieven ook de uiterste data van de stukken, de administratieve bewaartermijn ervan, en informatie i.v.m. de plaatsing in de archiefkelder (nummer van het rek en de plank). DG1 heeft in Eurostation een ruime archiefkelder ter beschikking. De archiefbewaarplaats is uitgerust met zeven dubbele rijen ijzeren rekken die door Management Office verdeeld werden onder de verschillende diensten. Het grondplannetje van MO waarop de beschikbare schapruimte per dienst d.m.v. kleuren wordt weergegeven, is duidelijk geafficheerd in de archiefbewaarplaats. In totaal is op de rekken plaats voor een 625-tal lopende meter archief. Momenteel is nog zo’n 100 lopende meter schapruimte vrij. Boekhouding en Beheer Ziekenhuizen blijkt de grootste archiefvormer – de dienst beschikt over 276 m. schapruimte – gevolgd door Acute, Chronische en Ouderenzorg (90 m.), Datamanagement (84 m.), Management Office (48 m.), Legal Management (42 m.) en de dienst Psychosociale Gezondheidszorg (36 m.). Een 50-tal meter schapruimte is gereserveerd voor de opslag van allerhande campagnemateriaal. In de kelder bevinden zich ook nog 26 ijzeren kasten waarvan er 16 gebruikt worden door de cel Organen, Embryo’s en Bio-ethiek voor de bewaring van de wilsuitdrukkingen inzake wegneming en transplantatie van organen en weefsels na overlijden. Deze documenten worden genummerd en opgeborgen in archiefdozen: tot mei 2009 betrof het reeds 270.000 documenten, geklasseerd in 540 archiefdozen. Een aantal andere kasten zijn bestemd voor de archivering van de wilsverklaringen inzake euthanasie. De archiefruimte is proper en goed onderhouden. Wel jammer dat de ruimte voor en naast de rekkenrijen aan de deur van de kelder gebruikt wordt voor het stockeren van paletten met folders en brochures. Dit bemoeilijkt de doorgang en biedt een rommelige eerste indruk. Het aantal dynamische en semi-dynamische archieven die buiten de archiefbewaarplaats in de kelder bewaard worden, is moeilijker in te schatten. DG1 beschikt niet over archieflokalen; de documenten worden bewaard in kasten en rekken die her en der staan opgesteld in de landschapsbureaus. We troffen in DG1 uitsluitend ‘jong’ archief aan, d.w.z. documenten daterend van de jaren ’90 van de twintigste eeuw tot en met vandaag. Er zijn slechts enkele uitzonderingen op deze regel. De cel Externe Beleidsondersteuning van de dienst Boekhouding en Beheer Ziekenhuizen bewaart een serie omzendbrieven aan zorginstellingen die teruggaat tot 1961. In de archieven van de Nationale Raad voor Ziekenhuisvoorzieningen troffen we dossiers aan inzake de werkzaamheden van diverse werkgroepen daterend van 1973. En ook in de archieven van dhr. De Coster – het betreft thematische dossiers inzake de gezondheidszorg, dossiers inzake speeches gehouden door de directeur-generaal, dossiers inzake adviezen en arresten van de Raad van State en geschillendossiers – bevinden zich documenten van vóór 1990. De quasi totale afwezigheid van archiefbescheiden die dateren van vóór de jaren ’90 is een rechtstreeks gevolg van de verhuizing van de FOD Volksgezondheid in 2005 van het Rijksadministratief Centrum naar de huidige locatie, Eurostation. In het Rijksadministratief Centrum beschikten de diensten over zeer ruime kelders. Toen duidelijk werd dat zij in Eurostation over heel wat minder plaats zouden beschikken, is massaal overgegaan tot opkuisoperaties waarvoor niet altijd de nodige toelatingen gevraagd werden aan het Algemeen Rijksarchief. 146

146

Artikel 5 van de archiefwet van 24 juni 1955 bepaalt dat overheidsarchieven niet vernietigd mogen worden zonder de toestemming van de algemeen rijksarchivaris of van zijn gemachtigden. 57

Directoraat-generaal Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen (DG1) – Archiefvorming en -beheer

Het is precies om ‘willekeurige’ vernietigingen van archieven in de toekomst te vermijden dat de voorzitter van de FOD Volksgezondheid en de algemeen rijksarchivaris in de nasleep van de verhuizing van 2005 overeenkwamen om archiefselectielijsten op te stellen voor alle diensten van de FOD VVVL waarin de definitieve bestemming van elke archiefreeks (d.i. de bestemming na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn, dus: vernietigen of bewaren en overdragen naar het Rijksarchief) wordt vastgelegd. Een consequente toepassing van de archiefselectielijst zal leiden tot een win-winsituatie voor DG1 én voor het Rijksarchief. DG1 kan op basis van de archiefselectielijst overgaan tot periodieke archiefvernietigingen en/of overdrachten en zo voorkomen dat de archiefkelder opnieuw dichtslibt. Om de selectie van de documenten zo efficiënt mogelijk te laten verlopen raden wij de administratie aan om: - in de mate van het mogelijke al bij het verpakken van de documenten rekening te houden met hun definitieve bestemming door de te vernietigen documenten te scheiden van de te bewaren documenten. We lichten dit toe aan de hand van een courant voorbeeld: de dossiers inzake pilootprojecten. Door aan de individuele dossierbeheerders te vragen om de te bewaren stukken (omzendbrieven, verslagen van begeleidingscommissies, eindrapporten van de contractanten en evaluatierapporten) en de te vernietigen stukken (niet weerhouden kandidaturen, contracten, tussentijdse verslagen) in afzonderlijke dozen te verpakken, wordt de selectie na afloop van de administratieve bewaartermijn louter uitvoerend werk. - alle archiefdozen van een uniforme code te voorzien die hun definitieve bestemming duidelijk maakt. Hiervoor kunnen bijvoorbeeld gekleurde stickers gebruikt worden: groen voor vernietiging en rood voor permanente bewaring. Op de stickers wordt het eindjaar van de administratieve bewaartermijn (dus het jaartal van vernietiging of van overdracht naar het Rijksarchief) vermeld. Een voorbeeld: de dossiers inzake de controle op de financiering van de ziekenhuizen, goed voor vele tientallen meter archief. Momenteel staan deze dossiers die na verloop van de administratieve bewaartermijn (10 jaar na revisie) integraal vernietigd mogen worden, in willekeurige volgorde op de rekken. Op de dozen staan diverse aantekeningen zoals de naam van het ziekenhuis, de naam van de dossierbeheerder en tijdsaanduidingen, maar het geheel getuigt van weinig systematiek. Indien aan de dossierbeheerders gevraagd zou worden om op uniforme wijze hun dozen te markeren alvorens deze naar de kelder gebracht worden, dan zou dat de regelmatige vernietiging van dossiers aanzienlijk vergemakkelijken. Het Rijksarchief van haar kant, kan rekenen op regelmatige overdrachten van de archiefbescheiden die in de archiefselectielijst als ‘te bewaren’ vermeld staan, die zij na verloop van tijd en mits inachtneming van de vigerende wetgeving inzake bescherming van de privacy, aan de burger voor onderzoek ter beschikking kan stellen. Het beheer van papieren documenten is echter slechts één aspect van de problematiek van het archiefbeheer. Het beheer en de archivering van digitale bestanden vormen ongetwijfeld de belangrijkste uitdaging voor de (nabije) toekomst. Zoals de meeste andere overheidsinstanties beschikt de FOD Volksgezondheid op dit moment nog niet over een overkoepelende en coherente strategie voor de langetermijnbewaring van digitale kantoordocumenten en mailverkeer. Positief is wel dat in veel diensten reeds gewerkt wordt met digitale groepsklassementen op gedeelde netwerkschijven met een gestructureerde mappenstructuur die de belangrijkste taken van de dienst weerspiegelt en die de creatie van digitale dossiers mogelijk maakt. Recent heeft het Rijksarchief richtlijnen opgemaakt voor het beheer en de digitale archivering van e-mails en van kantoordocumenten. 147 Andere richtlijnen – inzake de archivering van websites bijvoorbeeld – zijn in voorbereiding.

147

S. SOYEZ, Richtlijnen voor beheer en digitale archivering van kantoordocumenten. Versie 1.1 (November 2009), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009 en S. SOYEZ, Richtlijnen voor beheer en digitale archivering van e-mails. Versie 1.1 (November 2009), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2009.


2. DE SELECTIE VAN DE ARCHIEVEN VAN DG1 In de voorgaande paragraaf refereerden wij al aan de selectie van archieven. Het is de taak van het Rijksarchief om toezicht te houden op de bewaring in goede, geordende en toegankelijke staat van overheidsarchieven en om de archieven van openbare besturen, hoven en rechtbanken… te verwerven en te bewaren, maar dit gebeurt slechts nadat deze archieven een grondige selectie ondergaan hebben. Archiefselectie en -vernietiging zijn noodzakelijk vanwege plaatsgebrek en vanwege de hoge financiële kosten voor conservering, maar vooral ook omwille van de toegankelijkheid van het archief. Door alle documenten te bewaren, verliest men zicht op wat relevant is. De selectieve vernietiging van minder belangrijke archiefbescheiden is van essentieel belang voor de beheersbaarheid en de toegankelijkheid van het archief. Ze stelt het Rijksarchief in staat om stukken met een permanente waarde op een verantwoorde wijze te bewaren en te ontsluiten. Het bepalen van de definitieve bestemming van een archiefreeks (bewaren of vernietigen) gebeurt doorgaans op basis van inhoudelijke criteria. Documenten met een grote bewijs- of informatiewaarde (beleidsdocumenten zoals notulen van beslissingsorganen, of bescheiden die informatie over de werking in synthetische vorm weergeven zoals jaarverslagen en statistieken) komen in aanmerking voor permanente bewaring; documenten die de neerslag vormen van routinematige, ondersteunende taken (zoals personeelsbeheer, financieel of materieel beheer) worden meestal aan een nadere selectie onderworpen of gewoonweg vernietigd. Bij de waardering van de informatie wordt ook rekening gehouden met het zogenaamde bewaarniveau. 148 In een overheidsorganisatie komt het frequent voor dat dezelfde informatie op meerdere plaatsen wordt bewaard, zij het niet noodzakelijk in dezelfde vorm. De informatie zal bij voorkeur op die plaats bewaard worden waar de informatie hetzij het volledigst, hetzij het best toegankelijk is. Elders bewaarde ontwerpen en afschriften kunnen worden vernietigd. We geven een voorbeeld: in de FOD Volksgezondheid worden de personeelsdossiers centraal beheerd door de stafdienst P&O. Maar ook in andere diensten treffen we stukken aan inzake personeelsbeheer: in de dienst Management Office bijvoorbeeld of in het klassement van de directeurgeneraal. Na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn zullen de personeelsdossiers (of liever: een selectie ervan)149 definitief bewaard worden op het niveau van P&O. De personeelsdossiers die elders bewaard worden kregen in de archiefselectielijst de bestemming ‘vernietigen’. In het bewaarbeleid wordt ten slotte ook rekening gehouden met de ouderdom van de stukken, met de omvang van de reeksen, en met vernietigingen die in het verleden mogelijk hebben plaatsgevonden.150 In de volgende paragrafen zullen we nader ingaan op de belangrijkste archiefreeksen van DG1 en onze selectiebeslissingen kort toelichten. Een belangrijke opmerking geldt voor alle diensten van DG1 namelijk dat van alle publicaties een exemplaar in beide landstalen door de dienst zelf bewaard dient te worden. DG1 geeft jaarlijks een aanzienlijk aantal affiches, folders, (hand)boeken, rapporten… uit. De FOD VVVL heeft een centrale communicatiedienst en een bibliotheek en het zou logisch zijn indien de archivering van promotiemateriaal en boeken door deze diensten zou gebeuren. Aangezien dit in de praktijk niet (altijd) het geval is, is archivering door de dienst zelf noodzakelijk. Management Office Management Office heeft door zijn rol als operationele tussenpersoon tussen de diensten van DG1 en de stafdiensten van de FOD VVVL vooral tijdelijke bestanden of gedeeltelijke dossiers die na verloop van de administratieve bewaartermijn vernietigd mogen worden. Slechts enkele archiefseries 148

Het bewaarniveau wordt gedefinieerd als “het niveau of onderdeel van een organisatie, waar de archiefbescheiden in hoofdzaak zijn behandeld of waar de archiefbescheiden met bewijskracht naar buiten zijn gevormd, en waar bijgevolg de archiefbescheiden moeten bewaard worden”. H. COPPENS, Archiefterminologie (AT2), Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2004, p. 44. 149 M. JACQUEMIN, op. cit., p. 98. 150 P. DROSSENS, Archieven van de buitendiensten van het Directoraat-generaal Penitentiaire Inrichtingen. Archiefselectielijst, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2008, p. 51-52.


waaronder de verslagen van de staf- en boordtabelvergaderingen die een goed beeld geven van het reilen en zeilen binnen DG1, kregen in de archiefselectielijst de bestemming ‘bewaren’ mee. Acute, Chronische en Ouderenzorg en Psychosociale Gezondheidszorg Dit zijn de twee diensten van DG1 die bij uitstek bezig zijn met het uitstippelen van het toekomstig beleid inzake gezondheidszorg en het ontwikkelen van regelgeving. Op beide diensten troffen we een groot aantal dossiers inzake pilootprojecten aan. De cellen van de twee diensten starten elk binnen hun domein (ouderenzorg, palliatieve zorg, geestelijke gezondheidszorg, drugs…) proefprojecten op. De FOD VVVL sluit contracten af met zorginstellingen om nieuwe concepten of alternatieve vormen van zorgaanpak te testen. Het initiatief voor een proefproject kan uit diverse hoeken komen. Een pilootproject kan worden opgestart naar aanleiding van een vraag van het kabinet, n.a.v. een beslissing van de Interministeriële Conferentie Volksgezondheid of van een advies van een officieel adviesorgaan zoals de Nationale Raad voor Ziekenhuisvoorzieningen. Het initiatief kan ook bij de administratie liggen die inspeelt op vragen en oproepen vanuit het werkveld. Indien de experimenten positief geëvalueerd worden, indien blijkt dat ze tegemoetkomen aan een reële nood, dan kunnen ze aanleiding geven tot nieuwe regelgeving en kan worden overgeschakeld naar een structurele financiering. In een aantal gevallen worden de pilootprojecten opgevolgd/begeleid door interuniversitaire onderzoeksequipes. Er worden ook onderzoeksprojecten (studies) integraal uitbesteed aan universiteiten. De dossiers bevatten stukken betreffende het volledige verloop van de proefprojecten: de beschrijving van het project (aanzet, doelstellingen, criteria,...), omzendbrieven aan zorginstellingen met oproepen tot kandidaatstellingen, de binnenkomende kandidaturen, stukken betreffende de selectie van de kandidaten, de (jaarlijkse) contracten, uitnodigingen met agenda voor de vergaderingen van de begeleidingscommissie, verslagen van de vergaderingen van de begeleidingscommissie, tussentijdse en definitieve activiteitenverslagen van de contractanten, eventueel ook een evaluatieverslag opgesteld door de administratie of de begeleidingscommissie, nota’s i.v.m. de projecten voor werkgroepen, conceptnota’s voor het kabinet enzovoort. De eindrapporten van pilootprojecten worden op de website van de FOD VVVL gepubliceerd. Aangezien de financiering van de onderzoeksprojecten via het onderdeel B4 van het BFM van de ziekenhuizen gebeurt, bevinden er zich in de dossiers geen financiële verantwoordingsstukken. De dossiers inzake piloot- en onderzoeksprojecten vormen een belangrijke bron voor de studie van het gezondheidszorgbeleid en komen in aanmerking voor permanente bewaring. Weliswaar dient in de dossiers een selectie doorgevoerd te worden: niet weerhouden kandidaturen en projectvoorstellen, en de tussentijdse verslagen van de contractanten mogen vernietigd worden. Indien in het kader van een proefproject eenzelfde contract afgesloten werd met vele tientallen zorginstellingen dan volstaat het om een aantal contracten als model te bewaren. Het beleidsvoorbereidende werk van de diensten Acute, Chronische en Ouderenzorg en Psychosociale Gezondheidszorg impliceert ook een actieve deelname aan de werkzaamheden van diverse overlegorganen die de minister adviseren over het te voeren gezondheidszorgbeleid. De diensten verzekeren het secretariaat van de permanente werkgroepen van de Nationale Raad voor Ziekenhuisvoorzieningen en van verscheidene federale overlegplatforms, en ze bieden inhoudelijke en administratieve ondersteuning aan de interkabinettenwerkgroepen die de werkzaamheden van de Interministeriële Conferentie Volksgezondheid voorbereiden. Merken wij op dat de dossiers die uit deze activiteiten voortspruiten in de archiefselectielijst niet onder de operationele dienst vermeld worden, maar wel in een aparte publicatie. 151 151

K. DEVOLDER, Archieven van overlegstructuren inzake gezondheidszorg ondersteund door het directoraatgeneraal Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen. Archiefselectielijsten., Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2010 (ter perse).


Datamanagement Datamanagement beheert een aantal uitgebreide gegevensbanken, namelijk: • het Centraal instellingenbestand (CIC) met structurele gegevens van alle Belgische verzorgingsinstellingen: 1° beschrijvende gegevens van de instellingen, 2° contactinformatie, 3° gegevens over de erkenningen en 4° gedetailleerde beschrijvingen van de omkadering van de zorgactiviteiten;

152

•

de Jaarlijkse ziekenhuisstatistieken met gegevens over de infrastructuur en uitrusting, de organisatie en informatica, en het personeelsbestand van de Belgische ziekenhuizen. Deze data worden ingewonnen via een jaarlijkse vragenlijst;

•

de databank minimale ziekenhuisgegevens (MZG). Algemene, niet-psychiatrische ziekenhuizen zijn sinds 1 januari 2008 verplicht om administratieve, medische, verpleegkundige en personeelsgegevens over de patiëntenopnamen te registreren en zesmaandelijks over te maken aan de FOD VVVL. De identificatiegegevens van de patiënten worden gecodeerd (registratienummer en verblijfsnummer). Krachtens art. 9 § 2 van het KB van 27 april 2007152 dienen de MZG door de FOD VVVL gedurende een termijn van 30 jaar bewaard te worden. Deze termijn wordt noodzakelijk geacht om trends op lange termijn te kunnen bestuderen (o.a. voor het epidemiologisch onderzoek). Op advies van de Privacycommissie die er op gewezen had dat er ondanks de codering van de identificatoren (registratienummer en verblijfsnummer) steeds een risico op heridentificatie op basis van de geregistreerde gegevens blijft bestaan, 153 werd wel een beveiliging ingebouwd: de sleutel om de gegevens te verbinden met het medisch dossier van de patiënt binnen het betrokken ziekenhuis, met name het registratienummer van de patiënt en het verblijfsnummer, dient reeds na 10 jaar vernietigd te worden. Overigens legt het KB sterke beperkingen op aan de toegankelijkheid van deze beveiligde databank: enkel de verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens – een beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg, met name een dokter in de genees-, heel- en verloskunde – heeft toegang tot de volledige databank. Voor de analyses dienen afzonderlijke bestanden aangemaakt te worden enkel met de gegevens nodig om aan specifieke doeleinden te voldoen;154

•

de minimale verpleegkundige gegevens (1988-2006). De registratie van de verpleegkundige handelingen zit sinds januari 2008 vervat in de MZG-registratie;

•

de minimale klinische gegevens (1990-2007). De registratie van de MKG, een gestandaardiseerde samenvatting gebaseerd op het medisch dossier van de patiënt, gebeurt sinds januari 2008 eveneens via de MZG-registratie;

•

de databank van MUG-gegevens (mobiele urgentiegroep). Het betreft administratieve en medische gegevens betreffende alle MUG-interventies. De toegankelijkheid van de databank van MUG-gegevens is onderworpen aan dezelfde bepalingen als de databank van de MZG (art. 8-10 van het KB van 27 april 2007);

Belgisch Staatsblad, 10.07.2007. “De Commissie vestigt de aandacht of het feit dat, hoewel de identificatiegegevens van de betrokkenen worden gecodeerd, sommige van de verzamelde gegevens makkelijk kunnen gebruikt worden met het oog op heridentificatie van deze personen. De data van opname en ontslag bijvoorbeeld, volstaan vaak om de identiteit van de betrokkene te achterhalen.” KB van 27 april 2007 houdende bepaling van de regels volgens welke bepaalde ziekenhuisgegevens moeten worden meegedeeld aan de Minister die de Volksgezondheid onder zijn bevoegdheid heeft. Belgisch Staatsblad, 10.07.2007. 154 Artikel 9 van het KB van 27 april 2007 houdende bepaling van de regels volgens welke bepaalde ziekenhuisgegevens moeten worden meegedeeld aan de Minister die de Volksgezondheid onder zijn bevoegdheid heeft. Belgisch Staatsblad, 10.07.2007. 153


•

de databank minimale psychiatrische gegevens (MPG). Deze bevat gegevens die op continue wijze – bij de aanvang van de medisch-psychiatrische behandeling, bij elke afzonderlijke periode van de behandeling en aan het einde van de behandeling – geregistreerd worden in psychiatrische ziekenhuizen, in psychiatrische afdelingen in algemene ziekenhuizen, in de initiatieven beschut wonen en in de psychiatrische verzorgingstehuizen. Het betreft o.a. sociodemografische kenmerken van de patiënt, klinische gegevens, gegevens over de behandeling, maar ook gegevens over problemen die nog resten bij ontslag (psychische tekens en symptomen, relationele en sociale problemen, fysieke problemen en ontwikkelingsstoornissen):

•

de databank Finhosta met financiële en statistische gegevens van de zorginstellingen.

De geregistreerde gegevens zijn opgeslagen in het datawarehouse van het directoraat-generaal Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen. Ze zijn streng beveiligd: de constructie is van die aard dat de databank enkel toegankelijk is vanuit het eigen netwerk. Hiervoor dient men gebruik te maken van een userid-password-combinatie. Bovendien is, afhankelijk van het statuut van de persoon die met de gegevens werkt, de toegang tot de gegevens in meer of mindere mate beperkt. Daarnaast is er ook een fysische beveiliging doordat de servers zich in een beschermde omgeving bevinden. Toegang is enkel mogelijk door gebruik van een geïndividualiseerde badge. Ten slotte is er bescherming tegen calamiteiten door een dagelijkse incrementele en een wekelijkse full back-up. 155 De inzameling van deze gegevens gebeurt met het oog op de voorbereiding van het gezondheidszorgbeleid en het opstellen van het budget van de zorginstellingen. De koninklijke besluiten i.v.m. de MZG en de MPG bepalen dat de registraties “de ondersteuning van het te voeren gezondheidsbeleid tot doel hebben”, voor wat betreft: - de vaststelling van de behoeften aan ziekenhuis- en psychiatrische voorzieningen; - de omschrijving van de kwalitatieve en kwantitatieve erkenningsnormen van de (psychiatrische) ziekenhuizen en hun diensten; - de organisatie van de financiering van de (psychiatrische) ziekenhuizen met inbegrip van de controle op het goed gebruik van de overheidsmiddelen; - het bepalen van het beleid inzake de uitoefening van de geneeskunst; - het uitstippelen van een epidemiologisch beleid.156 De databanken worden ook aangewend om gegevens voor nationale en internationale statistieken te extraheren en om de performantie van de Belgische zorginstellingen in kaart te brengen. De FOD VVVL publiceert feedbackrapporten op basis van de geregistreerde data waardoor zorgvoorzieningen zich kunnen positioneren t.o.v. de andere instellingen en hun intern beleid kunnen bijsturen. Omwille van hun grote rijkdom aan gegevens dienen de hierboven vermelde databanken van de FOD VVVL evenals de statistieken, rapporten en ‘feedbacks’ gerealiseerd op basis van de geregistreerde gegevens na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn voor permanente bewaring aan het Rijksarchief overgedragen te worden. De rapporten opgesteld n.a.v. de externe audits in ziekenhuizen door de auditeurs van Datamanagement daarentegen hebben slechts een tijdelijk belang en mogen op termijn vernietigd worden.

155

KB van 1 oktober 2002 houdende bepaling van de regels volgens welke bepaalde minimale psychiatrische statistische gegevens moeten worden meegedeeld aan het Minister die Volksgezondheid onder zijn bevoegdheid heeft. Belgisch Staatsblad, 10.12.2002. 156 KB van 1 oktober 2002 (Belgisch Staatsblad, 10.12.2002) en KB van 27 april 2007 (Belgisch Staatsblad, 10.07.2007).


Boekhouding en Beheer Ziekenhuizen Boekhouding en Beheer Ziekenhuizen bewaart een aantal archiefreeksen die getuigen van de evolutie van de organisatie van de ziekenhuisfinanciering en die een beeld geven van de prijzen (budgetten) van de zorginstellingen doorheen de decennia. Het betreft: 1. Omzendbrieven aan zorginstellingen (1961-heden) Deze documenten werden gescand en zijn ook raadpleegbaar op de G-schijf. 2. Dossiers inzake de verpleegdagprijzen van ziekenhuizen (1989-juni 2002) Vandaag wordt een groot gedeelte van het BFM betaald in de vorm van vaste maandelijkse schijven. Vóór de hervorming van de ziekenhuiswet door de wet van 14 januari 2002 157 werden de kosten van opname en verblijf aan de ziekenhuizen betaald op basis van facturen. Per dag verblijf in het ziekenhuis werd een vast bedrag, de verpleegdagprijs, gefactureerd. De verpleegdagprijs was een eenheid van facturatie die werd verkregen door het budget van de ziekenhuizen te delen door het quotum aan verpleegdagen. Het quotum werd berekend door het aantal erkende bedden van het ziekenhuis te vermenigvuldigen met een forfaitaire bezettingsgraad (80 %). 158 De dienst Boekhouding en Beheer houdt voor elk ziekenhuis een dossier bij met daarin de briefwisseling inzake de prijzen (in een gele map) en de berekeningen (in een roze map). Aangezien de verpleegdagprijs elke maand kon aangepast worden, zijn er vaak meerdere brieven per jaar. Elk dossier is voorzien van een index. 3. Dossiers inzake de prijzen van beschut wonen (1992-heden) De dienst berekent de prijs per verblijfsdag voor rechthebbenden gehuisvest in initiatieven beschut wonen.159 Men houdt per instelling een dossier bij met daarin de brieven met prijzen en de berekeningen. 4. Dossiers inzake de prijzen van psychiatrische verzorgingstehuizen (1992-heden) De federale minister bevoegd voor volksgezondheid stelt in overeenstemming met de bepalingen van het KB van 10 december 1990160 de opnemingsprijs vast voor personen die zijn opgenomen in psychiatrische verzorgingstehuizen. Hij stelt, in overeenstemming met de bepalingen van het KB van 17 december 2002161 eveneens de tegemoetkoming van de Staat in de opnemingsprijs vast. 162 Deze dossiers zijn analoog aan de dossiers inzake de prijzen van beschut wonen (brieven met de prijzen én de berekeningen), maar ze bevatten ook stukken betreffende de erkenning van de instelling. De erkenning is een bevoegdheid van de gemeenschappen. Externe Beleidsondersteuning wordt via email op de hoogte gebracht van verlengingen van erkenningen of van nieuwe erkenningen. De dienst stuurt vervolgens een brief aan het RIZIV, en indien het een nieuwe erkenning betreft, wordt ook aan de betrokken instelling een kopie van de brief gestuurd.

157

Wet van 14 januari 2002 houdende maatregelen inzake gezondheidszorg. Belgisch Staatsblad, 22.02.2002 Nieuwe regels voor de financiering van de ziekenhuizen. Verslag van het Rekenhof aan de Kamers van Volksvertegenwoordigers, Brussel, Rekenhof, februari 2006, p. 26. 159 Omzendbrief aan initiatieven van beschut wonen van het RIZIV (Omz/IBW 2006/1). http://www.riziv.fgov.be. 160 Koninklijk besluit van 10 december 1990 houdende vaststelling van de regels voor het bepalen van de opnemingsprijs voor personen die worden opgenomen in psychiatrische verzorgingstehuizen. Belgisch Staatsblad, 29.12.1990. 161 Koninklijk besluit van 17 december 2002 houdende vaststelling van de regelen volgens welke een gedeelte van de opnemingsprijs in psychiatrische verzorgingstehuizen ten laste van de Staat wordt gelegd. Belgisch Staatsblad, 02.01.2003. 162 Nationale overeenkomst tussen de psychiatrische verzorgingstehuizen en de verzekeringsinstellingen (PVT/2007). Gecoördineerde tekst op 27 november 2008 (http://www.riziv.fgov.be). 158


5. Dossiers inzake het budget van financiële middelen (juli 2002-heden) Het betreft opnieuw individuele dossiers (een dossier per ziekenhuis). Elk dossier bevat de brieven met de vaststelling van het BFM en de bijlage (de berekeningen). Het BFM geldt voor de duur van een dienstjaar dat loopt van 1 juli van het begrotingsjaar tot 30 juni van het daaropvolgende jaar. De brieven worden telkens voor 1 juli en voor 1 januari verzonden. Er worden steeds 3 sets gemaakt van de documenten: één voor het ziekenhuis, één voor de bevoegde dossierbeheerder, en een derde set voor het klassement. Bovendien wordt aan het RIZIV een kopie van de brief gestuurd. 6. Opvolgingdossiers van besluiten Voor alle besluiten die door de dienst opgesteld worden – de koninklijke besluiten globaal budget, de besluiten tot wijziging van het KB van 25 april 2002 betreffende de vaststelling en de vereffening van het budget van financiële middelen van de ziekenhuizen… – wordt een gedetailleerd dossier bijgehouden met adviesaanvragen aan de NRZV, adviezen van de NRZV, van de Inspecteur van Financiën, het akkoord van de minister van begroting, het advies van de Raad van State, nota’s voor de Ministerraad enz. Deze archiefreeksen dienen na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn bewaard te blijven. De individuele dossiers van de ziekenhuizen samengesteld door de dossierbeheerders van de cel Financieringscontrole vormen de meest omvangrijke reeks van de dienst. Ze bevatten het BFM van het ziekenhuis (notificatie en bijlage), de boekhoudkundige documenten die de ziekenhuizen elk jaar aan de FOD VVVL moeten overmaken (de balans, de resultatenrekening, de verslagen van de bedrijfsrevisor, kopieën van facturen, kopieën van de overeenkomsten en de afschrijvingstabellen voor nieuwe leningen die tijdens het beschouwde en het voorafgaande jaar zijn afgesloten, de bewijzen van betalingen van de intresten op de leningen tijdens het beschouwde jaar….), het herzieningsdossier van de dossierbeheerder, de eventuele opmerkingen van het ziekenhuis en de beslissing van de NRZV. De ‘herziening’ is de verrekening tussen het toegekende BFM en het budget waarop het ziekenhuis uiteindelijk recht heeft. Het teveel of te weinig ontvangen bedrag wordt na goedkeuring van het herzieningsdossier door de NRZV afgetrokken van of toegevoegd aan het BFM van een later jaar. Iedere beheerder is verantwoordelijk voor een 12 à 15-tal instellingen. Na de betaling van de inhaalbedragen (die vaak met vertraging gebeurt!) worden de dossiers overgebracht naar de kelder. Deze louter financiële dossiers mogen na het verstrijken van de bewaartermijn (10 jaar na de herziening) vernietigd worden. De belangrijkste onderdelen ervan – het BFM en het advies van de NRZV – zullen elders bewaard blijven (in de hierboven vermelde dossiers inzake het budget van financiële middelen en in de archieven van de NRZV). Ook de vele dossiers voortkomend uit de controle en vereffening van de budgetten ziekenhuizen, beschut wonen en PVT (trimesteriële rapporten van de verzekeringsinstellingen, briefwisseling met RIZIV inzake de betaling van de twaalfden, tabellen uitbetaling van de twaalfden… ) mogen vernietigd worden. Legal Management Deze dienst beheert de archieven van een aantal belangrijke overlegstructuren actief in de gezondheidszorg. Het betreft de Nationale Raad voor Ziekenhuisvoorzieningen, de Nationale Paritaire Commissie Geneesheren-Ziekenhuizen, de Federale Commissie ‘Rechten van de Patiënt’ en de Interministeriële Conferentie Volksgezondheid. DG1 verleent inhoudelijke, administratieve en/of logistieke ondersteuning aan meer dan 20 adviesorganen, commissies, overlegplatforms enzovoort. De selectielijsten van de archieven van deze overlegstructuren werden gebundeld in een apart werk aangezien het afzonderlijke archiefvormers betreft. 163

163

K. DEVOLDER, Archieven van overlegorganen gezondheidszorg die administratief en/of logistiek ondersteund worden door het directoraat-generaal Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen. Archiefselectielijsten, Brussel, 2010 (ter perse).

ARCHIEF VAN DE FOD VOLKSGEZONDHEID, VEILIGHEID VAN DE VOEDSELKETEN EN LEEFMILIEU DIRECTORAAT-GENERAAL ORGANISATIE GEZONDHEIDSZORGVOORZIENINGEN (DG1)

Recommend Documents