Analisis transaksi (Analyzing Transactions) Klasifikasi Perkiraan (Classification Of Account) 1. Aktiva (Assets) Yaitu barang yang berwujud (tangible asset) dan tak berwujud (intangible asset) yang mempunyai nilai uang. Asset digolongkan menjadi 2 yaitu: (Yang dibahas sementara 2) 1. Aktiva Lancar (Current Asset) Cash dan other Assets yang cepat dicairkan menjadi Cash, atau dijual atau dihabiskan, yang biasanya dalam jangka waktu satu tahun atau kurang dari operasi normal perusahaan . Contoh: Cash, Account Receivable, Supplies, Prepaid Insurance, dll 2. Aktiva Tetap (Plant Assets Atau Fixed Assets) Tangible Assets yang digunakan dalam perusahaan yang sifatnya permanen. Contoh: Land, Building, Equipment, Automobile, dll 2. Kewajiban (Liabilities) Yaitu merupakan debt owed kepada pihak luar (Creditor). Liabilities digolongkan menjadi 2 yaitu: (Yang dibahas sementara 2) 1. Kewajiban Lancar Atau Kewajiban Jangka Pendek (Current Liabilities) Liabilities yang akan jatuh tempo dalam waktu dekat Contoh: Account Payable, Interest Payable, Salaries Payable, dll 2. Kewajiban Jangka Panjang (Long Term Liablities) Liabilities yang akan jatuh tempo dalam jangka waktu yang relatif lama. Contoh: Bond Payable, Mortgage Payable, dll 3. Ekuitas Pemilik / Modal Pemilik (Owner’s Equity) Klaim residu terhadap assets perusahaan setelah dikurangi dengan liabilities. Untuk perseroan modal pemilik sering disebut: Stockholder Equity Contoh: Capital Stock, Retained Earning 4. Pendapatan (Revenue) Merupakan kenaikan kotor dalam modal pemilik yang dihasilkan dari penjualan barang atau jasa dan semua kegiatan usaha lainnya yang bertujuan untuk memperoleh penghasilan. Contoh: Sales 5. Beban (Expense) Assets used up or service yang digunakan dalam proses menghasilkan revenue. Contoh: Wages Expense, Rent Expense, Utilities Expense, Supplies Expense, Miscellaneous Expense
Bagan Perkiraan (Chart Of Account) Daftar perkiraan di dalam general ledger di sebut Chart Of Account Contoh: Balance Sheet Account 1. Assets 111 Cash 112 Account Receivable 113 Supplies 114 Prepaid Rent 121 Photographic Equipment 122 Accumulated Depreciation 2. Liabilities 211 Account Payable 212 Salaries Payable
Income Statement Account 4. Revenue 411 Sales 5. Expenses 511 Supplies Expense 512 Salary Expense 513 Rent Expense 514 Depreciation Expense 515 Miscellaneous Expense
3. Capital 311 Joni, Capital 312 Joni, WithDrawal
Sifat Perkiraan (Nature Of an Account) Bentuk yang paling sederhana suatu perkiraan mempunyai 3 bagian: 1. Judul - menunjukkan nama pos yang di catat dalam perkiraan 2. Kolom untuk mencatat penambahan jumlah dalam satuan uang dari pos tersebut 3. Kolom untuk mencatat pengurangan jumlah, juga dalam satuan uang Contoh bentuk perkiraan Judul Sisi Kiri Debit
Sisi Kanan Credit
Perkiraan Saldo Normal (Normal Balances of Accounts) Jumlah kenaikan yang dicatat dalam perkiraan biasanya sama atau lebih besar daripada jumlah penurunan yang tercatat dalam perkiraan tersebut. Karena itu Normal Balances dari semua perkiraan biasanya bernilai positif. Kaidah debit dan credit dan normal balance dari berbagai perkiraan dapat diikhtisarkan sebagai berikut:
Balance Sheet Account Assets Liabilities Owner’s Equity Capital Capital Stock Retained Earning Drawing Dividend Income Statement Accounts: Revenue Expense
Normal Balances Debit Credit
Transaction Increase Decrease Debit Credit Credit Debit
Credit Credit Debit
Credit Credit Debit
Debit Debit Credit
Credit Debit
Credit Debit
Debit Credit
Cara membaca normal balances dan transaksi: Jika transaksinya bertambah, maka hasilnya sama dengan normal balances. Sedangkan jika transaksinya berkurang, maka hasilnya berlawanan dengan normal balance. Flow Of Accounting Data Flow of Accounting Data, sejak suatu transaksi terjadi sampai pencatatannya pada ledger dapat digambarkan sebagai berikut: terjadi transaksi Usaha
Disiapkan dokumen Usaha
Ayat Jurnal di Ayat jurnal catat dalam buku jurnal / Harian
dibukukan pada buku besar
Jurnal atau Buku Harian Dua Lajur (Two-Column Journal) Langkah-langkah dalam menganalisis transaksi sebelum dimasukan dalam jurnal dua lajur: 1. Tentukan apakah assets, liabilities, capital, revenue atau expense yang dipengaruhi 2. Tentukan apakah assets, liabilities, capital, revenue atau expense itu bertambah atau berkurang 3. Tentukan apakah transaksi harus dicatat sebagai Debit atau Credit dalam perkiraan assets, liabilities, capital, revenue or expense (lihat dalam kolom Normal Balances) Proses pencatatan transaksi dalam two-column journal diikhtisarkan sebagai berikut: 1. Catatlah tanggalnya 2. Catatlah pendebitannya 3. Catatlah pengkreditannya 4. Tulislah penjelasannya (optional)
Bentuk Buku Besar 1. Buku besar 2 lajur / kolom (Two-column Account) 2. Buku besar 4 lajur/kolom (Four-column Account)
Ad.1. Two-column Account Account Cash Date
Account No 111 Item
P/R
Debit
Date
Item
P/R
Credit
Ad.2. Four-column Account Account Cash Date
Item
P/R
Debit
Account No 111 Balance Debit Credit
Credit
Pembukuan (Posting) Cara melakukan posting: 1. Catat tanggal dan jumlah ayat jurnal ke perkiraan 2. Cantumkan nomor halaman jurnal pada lajur referensi pembukuan (P/R) dalam perkiraan tersebut 3. Cantumkan nomor perkiraan ledger pada lajur referensi pembukuan di dalam journal
Cara menggunakan tabel saldo normal. Contoh transaksi: Tgl 01 Jan Membeli supplies secara tunai sebesar Rp 1.000.000 Analisis: Tgl 01 Jan
Date 01 jan
Yang dipengaruhi Asset Asset Description Supplies Cash
Account
Increase / Decrease + -
Supplies Cash P/R
Debit 1.000.000
Debet / Credit Debet Credit Credit 1.000.000
Pada saat menjurnal, Referensi pembukuan (P/R) jangan di isi. P/R akan di isi pada saat melakukan pemindahan jurnal ke buku besar (Posting)
Ilustrasi menganalisis dan mengikhtisarkan transaksi (Illustration of Analyzing and Summarizing Transactions) Setiap transaksi perusahaan minimal mempengaruhi paling tidak dua perkiraan. Untuk menganalisis dan mengikhtisarkan transaksi, dapat dilihat contoh dibawah ini. Contoh Studio Peni adalah sebuah perusahaan jasa kecil yang didirikan pada tanggal 1 Maret 1995. Transaksinya selama 1 bulan pertama diikhtisarkan sebagai berikut: 01
02 04 05 06 10 13 16 20 27 31 31 31 31 31
Peni menanamkan Asset-nya ke dalam perusahaan sebagai berikut: • Cash Rp 3.500.000 • Account Receivable Rp 950.000 • Supplies Rp 1.200.000 • Photographic Equipment Rp 15.000.000 tidak ada Liabilities yang dipindahkan ke perusahaannya Dibayarkan lease rental contract (prepaid rent) untuk studio selama tiga bulan sebesar Rp 2.400.000 Dibeli photographic equipment tambahan secara credit dari PT Photo seharga Rp 2.500.000 Diterima Cash sebesar Rp 850.000 dari pelanggan sebagai pelunasan hutangnya Dibayar a newspaper advertisement sebesar Rp 125.000 (dicatat sebagai Miscellaneous Expense) Dibayar debt owed kepada PT Photo sebesar Rp 500.000 Dibayar salaries sebesar Rp 575.000 untuk dua minggu pertama Diterima Cash sebesar Rp 1.980.000 atas sales untuk setengah bulan pertama Di beli Supplies secara tunai sebesar Rp 650.000 Dibayar salaries sebesar Rp 575.000 untuk dua minggu kedua Dibayar telephone bill sebesar Rp 69.000 untuk bulan tersebut (catat sebagai miscellaneouse expense) Dibayar electric bill sebesar Rp 175.000 untuk bulan tersebut (catat sebagai miscellaneous expense) Diterima uang Cash sebesar Rp 1.870.000 dari Sales tengah bulanan kedua Penjualan secara credit sebesar Rp 1.675.000 untuk bulan tersebut Peni menarik uang perusahaan sebesar Rp 1.500.000 untuk keperluan pribadi
Buatlah: 1. Buatlah journal untuk transaksi di atas 2. Posting ke dalam ledger 3. Buatlah Trial Balance
Dalam pembuatan journal sebaiknya lihat perkiraan Normal Balance of Account Journal Dat e 01
01
04
05
06
10
13
16
20
27
31
31
31
Item
P/R
Debit
Cash Account Receivable Supplies Photographic Equipment Peni, Capital
111 112 113 121 311
3.500.000 950.000 1.200.000 15.000.000
Prepaid Rent Cash
114 111
2.400.000
Photographic Equipment Account Payable
121 211
2.500.000
Cash Account Receivable
111 112
850.000
Miscellaneous Expense Cash
515 111
125.000
Account Payable Cash
211 111
500.000
Salary Expense Cash
512 111
575.000
Cash Sales
111 411
1.980.000
Supplies Cash
113 111
650.000
Salary Expense Cash
512 111
575.000
Miscellaneous Expense Cash
515 111
175.000
Miscellaneous Expense Cash
515 111
69.000
Cash Sales
111 411
187.000
hal : 01 Credit
20.650.000
2.400.000
2.500.000
850.000
125.000
500.000
575.000
1.980.000
650.000
575.000
175.000
69.000
187.000
Journal 31
31
hal : 02
Account Receivable Sales
112 411
1.675.000
Peni, Drawing Cash
312 111
1.500.000
1.675.000
1.500.000
Analisis tiap transaksi Tgl 01
01 04 05 06 10 13 16 20 27 31 31 31 31 31
Yang dipengaruhi Asset
Capital Asset Asset Asset Liabilities Asset Asset Expense Asset Liabilities Asset Expense Asset Asset Revenue Asset Asset Expense Assets Expense Assets Expense Assets Asset Revenue Asset Revenue Drawing Asset
Account Cash Account Receivable Supplies Equipment Peni, Capital Prepaid Rent Cash Photographic Equipment Account Payable Cash Account Receivable Miscellaneous Expense Cash Account Payable Cash Salaries expense Cash Cash Sales Supplies Cash Salaries Expense Cash Miscellaneous Expense Cash Miscellaneous Expense Cash Cash Sales Account Receivable Sales Drawing Cash
Increase / Decrease + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + -
Debet / Credit Debet Debet Debet Debet Credit Debet Credit Debet Credit Debet Credit Debet Credit Debet Credit Debet Credit Debet Credit Debet Credit Debet Credit Debet Credit Debet Credit Debet Credit Debet Credit Debet Credit
Setelah jurnal umum dilakukan, maka langkah berikutnya adalah melakukan pemindahan (Posting) ke dalam buku besar Kas (Cash) 111 Date Item P/R Debit Credit Balance Debit Credit 1 1 3.500.000 3.500.000 1 1 2.400.000 1.100.000 5 1 850.000 1.950.000 6 1 125.000 1.825.000 10 1 500.000 1.325.000 13 1 575.000 750.000 16 1 1.980.000 2.730.000 20 1 650.000 2.080.000 27 1 575.000 1.505.000 31 1 69.000 1.436.000 31 1 175.000 1.261.000 31 1 1.870.000 3.131.000 31 2 1.500.000 1.631.000
Date
Item
1 5 31
Date
1 1 2
Item
1 20
Date
1 4
P/R 1 1
950.000 850.000 1.675.000
Perlengkapan (Supplies) Debit Credit 1.200.000 650.000
112 Balance Debit 950.000 100.000 1.775.000
Credit
113 Balance Debit 1.200.000 1.850.000
Credit
Sewa Dibayar di Muka (Prepaid Rent) 114 Debit Credit Balance Debit Credit 1 2.400.000 2.400.000
Item
P/R
Item
P/R
1
Date
Piutang Usaha (Account Receivable) P/R Debit Credit
Peralatan Photo(Photographic Equipment) 121 Debit Credit Balance Debit Credit 1 15.000.000 15.000.000 1 2.500.000 17.500.000
Date
Item
P/R
Hutang Usaha (Account Payable) Debit Credit
211 Balance Debit
4 10
Date
1 1
Item
P/R
Credit 2.500.000 2.000.000
2.500.000 500.000
Modal, Peni (Peni, Capital) Debit Credit
311 Balance Debit
1
Date
1
Item
31
Date
P/R 2
Item
P/R
Credit 20.650.000
20.650.000
Prive, Peni (Peni, Drawing) Debit Credit
Debit 1.500.000
1.500.000
Penjualan (Sales) Debit
312 Balance
411 Credit
Balance Debit
16 31 31
Date
1 1 2
Item
13 27
Date
6 31 31
P/R
Item
Credit 1.980.000 3.850.000 5.525.000
1.980.000 1.870.000 1.675.000
Beban Gaji (Sallary Expense) Debit Credit
1 1
575.000 575.000
Credit
512 Balance Debit 575.000 1.150.000
Credit
Beban Rupa-rupa (Miscelleneous Expense) 515 Debit Credit Balance Debit Credit 1 125.000 125.000 1 69.000 194.000 1 175.000 369.000
P/R
Neraca Saldo (Trial Balances) Setelah dilakukan pemindahan, maka untuk mengecek apakah pemindahan perkiraan tersebut seimbang atau tidak maka dibuatlah Trial Balance. Trial Balance hanya mengindikasikan bahwa jumlah debit dan credit adalah sama. Langkah dalam menyiapkan Trial Balance adalah menentukan saldo setiap perkiraan dalam ledger. Jika memakai perkiraan standar, maka saldo setiap perkiraan akan terlihat dalam kolom saldo pada baris pemindahan terakhir
STUDIO PENI Trial Balance 31 Maret 1995 Cash Account Receivable Supplies Prepaid Rent Photographic Equipment Account Payable Peni, Capital Peni, Drawing Sales Salary Expense Miscellaneous Expense Total
1.631.000 1.775.000 1.850.000 2.400.000 17.500.000 2.000.000 20.650.000 1.500.000 5.525.000 1.150.000 369.000 28.175.000
28.175.000
Penemuan dan Koreksi Kesalahan (Discovery and Correction of Errors) Terjadinya kesalahan dalam melakukan jurnal dan pemindahan (Posting) ke buku besar dapat saja terjadi. Pada bagian ini akan dijelaskan bagaimana kesalahan tersebut dapat ditemukan dan bagaimana cara mengkoreksinya. Penemuan Kesalahan (Discovery of Errors) Trial Balance merupakan cara yang cukup efektif untuk menemukan kesalahan dalam buku besar. Trial Balance hanya mengindikasikan bahwa jumlah debit dan credit adalah sama. Kemungkinan-kemungkinan perbedaan antara jumlah debit dan credit pada Trial Balance tidak sama yaitu: 1. Kesalahan saat penyiapan Trial Balance: • Kesalahan penjumlahan kolom • Kesalahan dalam mencatat angka-angka ke Trial Balance • Saldo dimasukkan ke kolom yang salah atau diabaikan 2. Kesalahan saldo perkiraan • Kesalahan menghitung saldo • Saldo dimasukkan ke kolom perkiraan yang salah 3. Kesalahan pemindahan (Posting) 1. Jumlah yang dimasukkan ke suatu perkiraan salah 2. Debit dipindahkan sebagai credit atau sebaliknya 3. Pemindahan debit atau credit diabaikan Kemungkinan-kemungkinan kesalahan yang tidak menyebabkan perbedaan jumlah dalam Trial Balance yaitu: 1. Transaksi yang tidak tercatat atau tidak dipindahkan (Posting) 2. Pencatatan jumlah yang sama di sisi debit dan credit tetapi salah 3. Pencatatan transaksi yang sama lebih dari satu kali 4. Pemindahan (Posting) transaksi secara benar sebagai debit dan credit tapi ke perkiraan yang salah
Koreksi Kesalahan (Correction of Errors) Prosedur yang dipakai untuk mengoreksi kesalahan dalam jurnal atau pemindahan (Posting) sangat tergantung pada sifat dan waktu ditemukan kesalahan tersebut. Berikut dibawah ini adalah prosedur untuk mengoreksi kesalahan yaitu: Error Ayat jurnal tidak benar tetapi belum dipindahkan (posted) Ayat jurnal sudah benar tetapi dipindahkan (Posted) secara keliru Ayat jurnal tidak benar dan sudah dipindahkan (Posted)
Correction Procedure Coret kesalahan tersebut dan cantumkan judul atau jumlah yang benar Coret kesalahan tersebut dan lakukan pemindahan (Post) yang benar Buatlah jurnal dan pemindahan (Post) untuk mengoreksi kesalahan tersebut
Untuk kesalahan yang terjadi pada point 1 dan 2, dapat diperbaiki hanya dengan mencoret jumlah yang salah dan memasukkan angka yang benar atau nama perkiraan yang benar. Sedangkan untuk kesalahan point 3, agak rumit. Contoh: Pada tanggal 5 mei, PT ABC membeli Office Equipment sebesar Rp 250.000 secara credit dan dicatat dalam jurnal yaitu: Mei 5
Supplies Account Payable
250.000 250.000
Asumsi, kedua perkiraan sudah dipindahkan (Posting) ke buku besar. Dari contoh diatas, diketahui kesalahan yang dibuat adalah kesalahan pencatatan untuk perkiraan Office Equipment dicatat sebagai perkiraan supplies. Analisis Kesalahan dan Koreksi Kesalahan: Jurnal yang benar : Mei 5 Office Equipment Account Payable
250.000 250.000
Perkiraan debit yang seharusnya Office Equipment di catat dengan perkiraan Supplies, maka yang harus dilakukan adalah : • Tambahkan perkiraan Office Equipment (Debit) sebesar Rp 250.000 • Hapus perkiraan Supplies (Credit) sebesar Rp 250.000 Tgl Mei 5
Yang dipengaruhi Asset Asset
Account Office Equipment Supplies
Increase / Decrease + -
Debet / Credit Debet Credit
Jadi jurnal koreksi yang harus dibuat yaitu: Mei 5
Office Equipment Supplies
250.000 250.000
