ANALISIS PENGENDALIAN INTERN ATAS PERSEDIAAN SPAREPART PADA PT ASTRA INTERNATIOANL TBK HONDA CABANG MUARA ENIM

ILMIAH Volume VI No.I, 2013

Sri Winarni. Analisis Pengendalian Intern

ANALISIS PENGENDALIAN INTERN ATAS PERSEDIAAN SPAREPART PADA PT ASTRA INTERNATIOANL TBK HONDA CABANG MUARA ENIM Sri Winarni Dosen Tetap Akuntansi Politeknik Darussalam Email : [email protected] No. Hp. 081532743461 ABSTRACT Many examination services needs for large, medium, and small companies in order to find out whether the management of the company in the process of company is activity has performed well. From that problems, the authors are aware the importance of internal control application of corporate event. Research Data obtained through observation, interview and the dissemination of a questionnaire to all heads of section in the company’s organization. The study also aims to show how great the influence of application of internal control for the company. Based on data and information obtained by author then stated that the company has not implemented internal control as appropriate, with the discovery of weaknesses in the application of the five elements of internal control. From research data obtained in the application of environmental control and control activity is still very week so that the two elements of internal control was affecting other elements in the internal control. After analyzing the author tries to give the advice that the company should pay more attention to the application of elements of internal control, especially in the environmental control and activity of the companny. This is intended as both a component that can reflect the fifth element of the creation of the internal control. Keywords: environmental, activities control ABSTRAK Banyaknya kebutuhan akan jasa pemeriksaan baik bagi perusahaan besar, menengah maupun perusahaan kecil yang bertujuan untuk mengetahui apakah manajemen perusahaan dalam proses kegiatan perusahaan telah dijalankan dengan baik. Dari permasalahan itulah penulis menyadari akan pentingnya penerapan pengendalian intern bagi kegiatan perusahaan. Data penelitian diperoleh melalui observasi, wawancara dan penyebaran kuesioner kepada seluruh kepala bagian dalam organisasi perusahaan. Penelitian ini juga bertujuan untuk menunjukkan berapa besar pengaruh penerapan pengendalian intern bagi perusahaan. Bedasarkan data dan informasi yang penulis peroleh maka dinyatakan bahwa perusahaan ini belum menerapkan pengendalian intern dengan semestinya yaitu dengan ditemukannya kelemahan-kelemahan dalam penerapan kelima unsur pengendalian intern. Dari data penelitian didapat yaitu pada penerapan lingkungan pengendalian dan aktivitas pengendalian masih sangat lemah sehingga kedua unsur pengendalian intern ini mempengaruhi unsur lain dalam pengendalian intern. Setelah melakukan pemganalisaan penulis mencoba memberikan saran-saran yaitu perusahaan sebaiknya lebih memperhatkan penerapan unsur saran pengendalian intern, khususnya dalam lingkungan pengendalian dan aktivitas perusahaan. Hal ini dimaksudkan karena kedua komponen tersebut dapat mencerminkan kelima unsur pembentuk pengendalian intern. Kata Kunci : Lingkungan, Aktivitas, Pengendalian dengan lancar. Hal ini sangat tergantung pada dua faktor. Faktor pertama adalah faktor intern, yaitu hal–hal atau kondisi yang berada dalam perusahaan itu sendiri termasuk segala aktivitas usaha, keuangan, personalia, pengawasan dan sebagainya. Faktor kedua adalah faktor ekstern, yaitu hal–hal atau kondisi yang berada di luar perusahaan, seperti adanya persaingan yang cukup tajam diantara perusahaan, adanya bencana alam dan kejadian–kejadian lain diluar dugaan. Salah satu faktor yang paling penting dalam perusahaan untuk mencapai tujuannya adalah sistem pengendalian intern yang memadai. Pengendalian intern (internal control) menurut Messier, Glover, dan Prawitt yang

PENDAHULUAN Latar belakang Masalah Pertumbuhan ekonomi dan perkembangan usaha dunia bisnis di era global ini menuntut perusahaan untuk dapat meningkatkan kinerja perusahaan, baik yang menyangkut perencanaan maupun pengendaliannya. Hal ini bertujuan untuk menghasilkan laba semaksimal mungkin dalam rangka mempertahankan kelangsungan usahanya sehingga dapat memperluas jaringan usaha serta mampu bersaing dengan perusahaan–perusahaan lainnya. Untuk mencapai tujuan tersebut, diperlukan suatu manajemen yang dapat memberikan suatu jaringan prosedur yang terpadu dalam melaksanakan suatu kegiatan perusahaan

48

ISSN: 1979-0759



diterjemahkan oleh Budi, Sumiharti (2005:250) adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel entitas lainnya yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan. Sedangkan menurut Warren, Reeves, dan Fees yang diterjemahkan oleh Farahmita, A., Amanugrahani, dan Hendrawan, T. (2006:235) pengendalian internal (internal control) merupakan kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva perusahaan dari kesalahan penggunaan, memastikan bahwa informasi usaha yang disajikan akurat dan memastikan bahwa hukum serta peraturan telah diikuti. Pemahaman auditor tentang pengendalian intern yang berkaitan dengan suatu asersi betujuan untuk menaksir resiko deteksi dan ruang lingkup serta sifat pemeriksaan auditor. Pengendalian intern yang lemah akan mengakibatkan kekayaan perusahaan tidak terjamin keamanannya yang salah satu penyebabnya adalah adanya salah pembukuan, kebijakan manajemen tidak dapat dipatuh karena tidak ada pengawasan yang tepat. Oleh karena itu, dengan adanya pengendalian intern yang mendasar terhadap aktivitas perusahaan, mencegah terjadinya kerugian perusahaan serta memudahkan perusahaan dalam melakukan pengawasan. Salah satu bentuk pemeriksaan yang perlu dilakukan auditor dalam mengaudit suatu perusahaan adalah pemeriksaan terhadap sistem dan prosedur manajemen perusahaan. Hal ini dikarenakan manajemen perusahaan merupakan suatu kegiatan yang sangat penting bagi perusahaan karena dengan ada manajemen yang baik maka perusahaan tersebut akan mampu menjalankan perusahaan dengan baik. Dengan adanya pemerikasaan terhadap manajemen perusahaan yang memadai terhadap prosedur manajemen tersebut akan dapat membantu manajemen dalam mengendalikan kegiatan perusahaan, menjamin tercapainya tujuan audit terhadap transaksi–transaksi yang terjadi dalam perusahaan. Berkaitan dengan salah satu bentuk pemerikasaan yang dilakukan oleh auditor untuk dapat memperoleh pemahaman yang memadai atas pengendalian intern untuk merencanakan audit dan menentukan sifat dan lingkup pengujian yang akan dilakukan. Maka dapat diketahui bahwa untuk dapat memahami pengendalian intern suatu perusahaan tersebut harus dilakukan pemeriksaan atas pengendalian yang digunakan oleh perusahaan. PT Astra International Tbk Honda merupakan perusahaan dagang yang bergerak di bidang otomotif. Pada PT Astra International Tbk Honda

menyediakan terdiri dari tiga bagian, yaitu penjualan motor honda, penjualan sparepart, dan bengkel. Transaksi penjualan dilakukan secara tunai dan kredit. Untuk penjualan sparepart juga dilakukan secara tunai. Hasil penelitian saya menunjukkan bahwa perusahaan ini belum melaksanakan sistem pencatatan dengan baik karena masih adanya praktek-praktek yang tidak cakap dalam melaksanakan pengendalian intern atas prosedur penerimaan dan pengeluaran barang sehingga kemungkinan besar akan terjadi selisih antara jumlah fisik barang dengan yang ada pada sistem komputer. Kekurangan yang ada diharapkan agar perusahaan dapat memperbaiki sistem pengendalian intern atas prosedur penerimaan dan pengeluaran barang. Penggunaan dokumen atau formulir secara lengkap dan terperinci dalam melakukan permintaan, penerimaan dan pengeluaran barang dapat mengurangi terjadinya kesalahan dan kecurangan. Perusahaan memerlukan pengendalian intern yang baik agar prosedur manajemen dapat sesuai rencana manajemen perusahaan, contoh suatu struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat. Apabila manajemen perusahaan berjalan dengan baik maka dapat membantu manajemen dalam mengendalikan kegiatan perusahaan, dan mencegah terjadinya penyelewengan– penyelewengan yang dapat saja terjadi, seperti melakukan tindakan yang tidak sesuai dengan peraturan perusahaan, contoh salah pencatatan, pencurian, dan lain-lain. Berdasarkan uraian tersebut penulis tertarik untuk memilih judul “ANALISIS PENGENDALIAN INTERN ATAS PERSEDIAAN SPAREPART PADA PT ASTRA INTERNATIONAL TBK HONDA CABANG MUARA ENIM”. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang diperoleh dari PT Astra International Tbk Honda Muara Enim, maka penulis menemukan suatu permasalahan yaitu: Bagaimana pengendalian intern atas persediaan sparepart pada PT Astra International Tbk Honda cabang Muara Enim ? Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah: untuk mengetahui pengendalian intern atas persediaan sparepat di PT Astra International Tbk Honda cabang Muara Enim. TINJAUAN PUSTAKA Definisi Auditing Dalam dunia usaha profesi akuntan publik semakin meluas dan memegang peranan penting dalam hal pemerikasaan laporan keuangan

49

ISSN: 1979-0759



maupun pemeriksaan yang menekankan penilaian sistematis dan objektif. Tujuannya untuk memperoleh keyakinan tentang keefektifan dan keefisienan dalam memberikan pendapat atas kewajiban laporan keuangan yang diperiksa dan sebagai informasi yang dapat dipercaya serta dapat diandalkan bagi pihak–pihak yang berkepentingan. Berdasarkan hal tersebut, maka akan dikemukakan beberapa definisi auditing menurut para ahli. Pengertian auditing menurut Arens dan James (2004:15) yaitu: Pengumpulan serta pengevaluasian bukti–bukti atas informasi untuk menentukan dan melaporkan tingkat kesesuaian informasi tersebut dengan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan. Auditing harus dilaksanakan oleh seorang yang kompeten dan independen. Sejalan dengan itu, Mulyadi (2002:9) menyatakan bahwa : Auditing adalah suatu proses sistematik untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara objektif mengenai pernyataan–pernyataan tentang kegitan dan kejadian ekonomi, dengan tujuan untuk menetapkan tingkat kesesuaian antara pernyataan–pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan, serta penyampaian hasil– hasilnya kepada pemakai yang berkepentingan. Berdasarkan definisi tersebut maka dapat ditarik kesimpulan bahwa auditing adalah suatu proses yang dilakukan secara sistematis yang digunakan untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti–bukti atas informasi mengenai asersi–asersi kegiatan, pernyataan–pernyataan tentang kegiatan dan kejadian ekonomi, dengan tujuan untuk menetapkan tingkat kesesuaian antara pernyataan–pernyataan tersebut kepada kriteria yang telah ditetapkan, serta penyampaian hasil– hasilnya kepada pihak yang berkepentingan. Auditing harus dilaksanakan oleh seorang yang kompeten dan independen. Tujuan Auditing Tujuan auditing atas laporan keuangan oleh auditor independen menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam Standar Profesional Akuntan Publik (2001:110.1) adalah “untuk menyatakan pendapat tentang kewajaran, dalam semua hal yang material, posisi keuangan, hasil usaha, perubahan ekuitas dan arus kas sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia”. Menurut Mulyadi (2002:67) menyatakan bahwa : Tujuan umum audit atas laporan keuangan adalah untuk menyatakan pendapat atas kewajaran laporan keuangan, dalam semua hal yang material, sesuai dengan prinsip akuntansi. Kewajaran laporan keuangan dinilai berdasarkan

asersi yang terkandung dalam setiap unsur yang disajikan dalam laporan keuangan. Setelah mengetahui tujuan audit, auditor harus mengevaluasi masing– masing dari lima asersi laporan yang berkaitan dengan saldo akun tertentu atau kelompok yang berkaitan dengan saldo akun tertentu atau kelompok transaksi yang sedang diperiksa. Karena hubungan antar tujuan audit dan asersi sangat erat, maka auditor seringkali menggunakan istilah tersebut secara bergantian. Pengklarifikasian asersi menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam Standar Profesional Akuntan Publik (2001:326.2) yaitu : 1. Keberadaan atau Keterjadian (Existence Accurence) Asersi tentang keberadaan atau keterjadian berhubungan dengan apakah aktiva atau utang antitas ada pada tanggal tertentu dan apakah transaksi yang dicatat telah terjadi selama periode tertentu. 2. Kelengkapan (Completeness) Asersi tentang kelengkapan berhubungan dengan apakah semua transaksi dan akun yang seharusnya disajikan dalam laporan keuangan telah dicantumkan didalamnya. 3. Hak dan Kewajiban (Right and Obligation) 4. Asersi tentang hak dan kewajiban berhubungan dengan apakah komponen– komponen aktiva, kewajiban, pendapatan, dan biaya sudah dicantumkan dalam laporan keuangan pada jumlah yang semestinya. 5. Penyajian dan Pengungkapan (Presentation and Disclosure) Asersi Tentang penyajian dan pengungkapkan berhubungan dengan apakah komponen–komponen tertentu laporan keuangan diklasifikasikan, dijelaskan dan diuangkapkan semestinya. Berdasarkan tujuan audit di atas maka, dapat dikatakan bahwa auditor dalam memberikan suatu pendapat maka tujuan audit harus dapat dipenuhi yang sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku umum. Jenis – jenis Auditing Menurut Arens dan James (2004:18) jenis– jenis audit adalah : 1. Audit Operasional Audit operasional merupakan penelaan atas bagian manapun dari prosedur dan metode operasi suatu organisasi untuk menilai efisien dan efektivitasnya. Umumnya, pada saat selesainya audit operasional, auditor akan memberikan sejumlah saran kepada manajemen untuk memperbaiki jalannya operasional perusahaan.

50

ISSN: 1979-0759



2.

Audit Ketaatan Audit ketaan bertujuan mempertimbangkan apakah audit (klien) telah mengikuti prosedur atau aturan yang telah ditetapkan pihak yang memiliki otorisasi lebih tinggi. Audit ketaatan pada perusahaan swasta, dapat termasuk penentuan apakah pelaksanaan akuntansi telah mengikuti prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan, peninjauan tingkat upah untuk menentukan kesesuaian dengan peraturan upah minimum, pemerikasaan surat perjanjian dengan bank atau kreditor lain untuk memastikan bahwa perusahaan tersebut telah memenuhi ketentuan hokum yang berlaku. Dalam audit atas badan–badan pemerintahan banyak audit yang dilakukan oleh karena banyaknya aturan yang dibuat oleh pihak yang berwenang. 3. Audit atas Laporan Keuangan Audit laporan keuangan berjuan untuk menentukan apakah laporan keuangan secara keseluruhan yang merupakan informasi terukur yang akan diverifikasi telah disajikan sesuai kriteria–kriteria tertentu. Umumnya kriteria itu adalah prinsip akuntansi yang berlaku umum. Seringkali juga dilakukan audit laporan keuangan keuangan yang disusun berdasarkan basis kas atau basis akuntansi lainnya yang sesuai dengan kebutuhan organisasi yang bersangkutan. Pengertian dan Tujuan Pengandalian Intern Pengendalian intern merupakan bagian yang sangat penting dalam suatu perusahaan karena merupakan alat unutk mengendalikan aktivitas entitas guna membantu menjamin aktivitas– aktivitas yang dilakukan pada akhirnya dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam Standar Profesional Akuntan Publik (2001:3:319.2), pengendalian intern adalah : Suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang tiga golongan yaitu : keandalan laporan keuangan, efisiensi dan efiktifitas operasi serta kepatuhan terhadap hokum dan peraturan yang berlaku. Menurut Guy dan Alan (2002:265), pengendalian intern adalah : Sebuah proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi, manajemen dan personel lainnya dari sebuah entitas, dirancang untuk menjamin pencapaian tujuan dalam kategori–kategori berikut: (1) reliabilitas sebuah pelaporan keuangan, (2) ketaatan terhadap hokum dan

peraturan yang berlaku, serta (3) efektifitas dan efisiensi audit. Dari beberapa pendapat mengenai pengertian dan tujuan pengendalian intern, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa pengertian pengendalian intern adalah suatu proses yang dilaksanakan dan dipengaruhi oleh dewan komisaris, manajemen, direksi, dan personel lainnya yang diatur untuk memberikan keyakinan yang memadai mengenai penyampaian informasi yang dikategorikan menjadi tiga golongan yaitu : keandalan pelaporan keuangan, efisiensi dan efektivitas operasi, dan ketaatan hokum dan peraturan yang berlaku. Unsur-unsur Pengendalian Intern Menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam Standar Profesioanal Akuntan Publik (2001:319.8-11) pengendalian intern terdiri dari unsur–unsur sebagai berikut : 1. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi dan mempengaruhi kesadaran pengendalian orang–orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern yang lain, menyediakan disiplin dan struktur. 2. Penaksiran Resiko Penaksiran resiko entitas untuk tujuan pelaporan keuangan merupakan identifikasi, analisis dan manajemen terhadap resiko yang relevan dengan penyusunan laporan keuangan yang wajar sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum di Indonesia. 3. Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan. Aktivitas tersebut membantu memastikan bahwa tindakan yang diperlukan untuk menanggulangi resiko dalam pencapaian tujuan entitas. 4. Informasi dan Komunikasi Sistem informasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan yang meliputi sistem akuntansi, terdiri dari metode dan catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah, meringkas dan melaporkan transaksi entitas dan untuk memelihara akuntabilitas bagi aktiva, utang dan ekuitas yang bersangkutan. Komunikasi mencakup pemberian pemahaman atas peran dan tanggung jawab individual berkaitan dengan pengendalian intern terhadap pelaporan keuangan. 5. Pemantauan Adalah proses penentuan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan ini mencakup penentuan desain dan operasi pengendalian intern tepat waktu

51

ISSN: 1979-0759



dan pengambilan tindakan koreksi. Proses ini dilakukan melalui kegiatan yang berlangsung secara terus menerus, evaluasi secara terpisah, atau dengan berbagi kombinasi dari keduanya. Berdasarkan unsur pembentuk pengendalian intern maka dapat ditarik kesimpulan bahwa dalam sebuah pernyataan proses pemerikasaan oleh auditor maka, perusahaan yang bersangkutan harus dapat dikatakan baik jika dapat memenuhi kelima pengendalian intern. Hubungan Pemahaman Pengendalian Intern dalam Pelaksanaan Auditing Setiap auditor harus memperoleh pemahaman yang cukup terhadap komponen pengendalian intern untuk merencanakan audit dapat disimpulkan adanya suatu hubungan yang erat antara keduanya. Menurut Guy dan Alan (2002:236) pemehaman terhadap pengendalian intern memungkinkan untuk mencapai tujuan–tujuan perencanaan audit sebagai berikut : 1.Mengidentifikasi jenis–jenis salah saji yang material yang akan terjadi dalam laporan keuangan. 2.Mempertimbangkan faktor–faktor yang bedampak terhadap resiko bahwa salah saji material itu akan terjadi 3.Mendesain pengujian substantif. Metode Pencatatan Persediaan Menurut Baridwan (2004:150) ada dua metode pencatatan barang dagang, yaitu : 1. Metode Fisik Penggunaan metode fisik mengharuskan adanya perhitungan barang yang masih ada pada tanggal penyusunan laporan keuangan. Perhitungan persediaan (stock opname) ini diperlukan untuk mengetahui berapa jumlah brang yang masih ada dan kemudian diperhitungkan harga pokoknya. Dalam metode ini mutasi persediaan barang tidak diikuti buku-buku, setiap pembelian barang dagang dicatat dalam rekening pembelian karena tidak ada catatan mutasi persediaan barang maka harga pokok penjualan juga tidak dapat diketahui sewaktu-waktu. Harga pokok penjualan baru dapat dihitung apabila persediaan akhir sudah dihitung. 2. Metode Perpetual Dalam metode perpetual setiap jenis persediaan dibuatkan rekening sendiri-sendiri yang merupakan buku pembangntu persediaan barang dalam buku besar. Rekening yang digunakan untuk mnecatat persediaan ini terdiri dari beberapa kolom yang yang dapat dipakai untuk mencatat pembelian, penjualan, dan saldo persediaan. Setiap perubahan dalam persediaan diikuti dengan pencatatan dalam rekening persediaan sehingga jumlah

persediaan sewaktu-waktu dapat diketahui dengan melihat kolom saldo rekening persediaan. Masing-masing kolom dirinci untuk kuantitas dan harga perolehannya. Penilaian persediaan barang dagang dagangan sangat penting bagi perusahaan agar perusahaan dapat menetapkan harga pokok penjualan barang dagangan tersebut. Dalam menentukan penilaian persediaan barang dagangan, terdapat beberapa metode yang dapat digunakan antara lain metode FIFO (First In First Out), metode LIFO (Last In First Out) dan metode Average. 1. Metode FIFO (First In First Out) Menurut Donald E Kieso, Jerry J weygandt dan Terry D Warfield metode FIFO adalah metode yang menganggap barang pertama yang dibeli adalah barang pertama yang digunakan. 2. Metode LIFO (last In First Out) Menurut Weygandt, Kieso, dan Kimmel (2005:235) metode LIFO adalah metode yang menganggap barang pertama yang dibeli adalah barang terakhir yang digunakan. Tetapi untuk saat ini metode LIFO tidak dapat digunakan oleh perusahaan dikarenakan adanya perubahan pada Pernyataan Standar Akuntansi. 3. Metode Average Dengan metode ini, harga pokok ratarata per satuan barang dihitung dengan cara membagi jumlah harga pembelian barang yang disediakan untuk dijual dengan jumlah satuannya (kuantitas). Nilai sediaan akhir periode adalah hasil kali kuantitas sediaan dengan harga ratarata per satuan. Adapun tujuan utama pemeriksaan persediaan adalah untuk menentukan bahwa : 1. Persediaan secara fisik benar-benar ada 2. Prosedur pisah batas persediaan telah dilakukan dengan memuaskan 3. Persediaan telah dinilai sesuai dengan PSAK yang diterapkan secara konsisten 4. Persediaan yang bergerak lambat (slow moving), usang, rusak, dapat diidentifikasikan dengan tepat dan dicadangkan dalam jumlah yang memadai 5. Penghitungan matematis dalam daftar persediaan telah dibuat dengan cermat Ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan auditor dalam penghitungan fisik persediaan, diantaranya adalah : 1. Selama penghitungan fisik persediaan, auditor harus memastikan bahwa pengendalian atas prosedur pemasukan dan pengeluaran barang atau pergerakan

52

ISSN: 1979-0759



intern barang selama perhitungan berlangsung telah diikuti sebagaimana mestinya. 2. Auditor harus memperhatikan kemungkinan adanya barang titipan yang bukan menjadi milik perusahaan, barang jaminan dan lainnya. 3. Kemungkinan adanya persediaan yang tidak berada dalam pengawasan perusahaan, misalnya barang yang berada di lokasi gudang umum, barang yang dipegang oleh penjual, barang titipan dan lainnya. Untuk jenis persediaan ini, prosedur audit yang harus dilakukan adalah dengan melakukan konfirmasi langsung secara tertulis atau dengan penghitungan fisik. 4. Auditor harus memastikan bahwa persediaan dalam perjalanan benar-benar belum diterima sampai pada saat penghitungan fisik persediaan berlangsung. Untuk meminimalkan kesalahan dalam melakukan perhitungan fisik persediaan, sebuah perusahaan harus mengikuti prinsip dan kebijakan pengendalian intern untuk mengamankan persediaan yang meliputi : 1. Perhitungan harus dilakukan oleh pegawai yang tidak bertanggung jawab atas pemeliharaan persediaan 2. Masing-masing perhitungan harus dijaga kebenarannya dalam setiap perhitungan persediaan 3. Diusahakan ada perhitungan ulang oleh pegawai yang lain 4. Penggunaan label persediaan yang sudah diberi nomor sebelumnya Pada akhir perhitungan, supervisor memastikan kembali bahwa semua jenis persediaan diberi label dan tidak ada persediaan yang terhitung dua kali.

melakukan kontrol dan manipulasi variabel penelitian. 2. Penelitian kualitatif adalah suatu pendekatan yang juga disebut pendekatan investigasi karena biasanya peneliti mengumpulkan data dengan cara bertatap muka langsung dan berinteraksi dengan orang-orang di tempat penelitian (McMillan & Schumacher, 2003). Pengumpulan Data Menurut Supranto (2003:28) metode pengumpulan data dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1. Studi Lapangan (Observasi) Yaitu studi yang dilakukan dengan cara mendatangi secara langsung perusahaan dalam rangka memperoleh data yang diperlukan, antara lain : a. Wawancara Adalah suatu teknik pengumpulan data dengan melaksanakan tanya jawab langsung kepada responden atau subyek yang bersangkutan guna memperoleh data atau informasi yang dibutuhkan. b. Observasi Adalah teknik pengumpulan data dengan melakukan pengamatan secara langsung dak seksama dalam pelasanaan operasi perusahaan yang sejalan dengan judul di atas agar mendapatkan data yang objektif dan sistematis. 2. Studi Kepustakaan Yaitu teknik pengumpulan data dengan membaca semua hal yang berhubungan dengan masalah yang dihadapi unutk mengumpulkan informasi yang dibutuhkan yaitu dengan membaca buku–buku pedoman dan literatur. Dalam penulisan laporan akhir ini penulis memerlukan data yang sesuai dengan permasalahan yang akan dibahas. Metode yang penulis gunakan dalam penelitian ini adalah metode kepustakaan, metode observasi dan metode wawancara. Sumber Data Menurut cara perolehannya, data yang dikumpulkan dapat dibagi menjadi dua seperti yang dikemukakan oleh Sugiyono (2007:129) adalah sebagai berikut : 1. Data Primer Adalah data penelitian yang diperoleh langsung dari sumbernya. 2. Data Sekunder Adalah data yang tidak diperoleh secara langsung dari sumbernya, misalnya melalui orang lain atau dokumen. Dalam penulisan penelitian ini, penulis menggunakan data primer berupa hasil wawancara terhadap penerapan pengendalian

METODOLOGI PENELITIAN Dalam rangka penyusunan penelitian ini, penulis mengumpulkan data dan informasi yang berhubungan dengan permasalahan yang penulis kemukakan. Untuk itu penulis menggunakan beberapa cara untuk mengumpulkan keterangan yang diperlukan dalam penelitian ini, yaitu : Jenis - jenis Penelitian Adapun jenis penelitian yang digunakan yaitu : 1. Penelitian deskriptif adalah salah satu jenis metode penelitian yang berusaha menggambarkan dan menginterpretasi objek sesuai dengan apa adanya (Best,1982 : 119). Penelitian Deskriptif ini juga sering disebut noneksperimen, karena pada penelitian ini peneliti tidak

53

ISSN: 1979-0759



intern, data dari buku referensi dan berbagai literatur yang berhubungan dengan penulisan penelitian ini.

perusahaan. Gaya operasi mencerminkan tentang bagaimana karakteristik yang meliputi pendekatan manajemen dalam mengambil dan memantau resiko usaha. Hal tersebut ditunjukkan antara lain upaya manajemen untuk mencapai anggaran, laba serta tujuan bidang keuangan dan sasaran operasi lainnya. Gaya operasi manajemen yang diterapkan PT Astra International Tbk Honda Muara Enim dalam melaksanakan prosedur kegiatan perusahaan cenderung mengembil resiko, karena adanya bagian-bagian yang mempunyai perangkapan tugas. Hal ini sangat berisiko bagi perusahaan terutama dalam menjaga sparepart. Dengan adanya perangkapan tugas tersebut, maka kecurangan dan penyelewengan dapat terjadi yang akan mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Apabila filosofi dan gaya operasi perusahaan ini dilakukan terus menerus maka penyimpangan akan penjagaan sparepart dapat terjadi. Struktur Organisasi Struktur organisasi menggambarkan kerangka tugas secara skematis mengenai pembagian kekuasaan dan tanggung jawab dari masing-masing bagian. Struktur organisasi suatu perusahaan merupakan kerangka kerja menyeluruh bagi perencanaan, pengarahan dan pengendalian operasi. Pengembangan struktur organisasi perusahaan mencakup penetapan distribusi wewenang, tanggung jawab dan uraian tugas, dan pengelompokkan pencapaian tujuan sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Struktur organisasi suatu perusahaan harus menetapkan wewenang dan tanggung jawab yang layak pada setiap unit (fungsi) di dalamnya. Berdasarkan uraian pembagian tugasnya, PT Astra International Tbk Honda Muara Enim belum memisahkan antara setiap fungsi dengan baik, dimana semua fungsi tidak hanya melakukan pekerjaannya tapi juga dapat melakukan pekerjaan orang lain, seperti bagian kepala mekanik yang dapat juga melakukan pekerjaan bagian sparepart. Hal ini dapat dikatakan bahwa manajemen menentukan perencanaan, pelaksanaan dalam pembagian tugas dan tanggung jawab tidak disusun dengan baik. Dari penjelasan tersebut dikatakan bahwa struktur organisasi yang telah ditetapkan belum dilaksanakan dengan baik. Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab Penetapan wewenang dan tanggung jawab merupakan perluasan lebih lanjut dari

PEMBAHASAN Hasil penelitian Dalam bab ini penulis akan melakukan evaluasi atas pengendalian intern pada PT Astra International Tbk Honda Muara Enim yang mencakup lingkungan pengendalian dan sistem pencatatan. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian menciptakan suasana pengendalian dalam suatu organisasi dan mempengaruhi kesadaran personal organisasi tentang pengendalian intern yang dibuat oleh perusahaan serta merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern. Lingkungan pengendalian dalam suatu perusahaan terdiri dari tindakan, kebijakan dan prosedur yang mencerminkan sikap menyeluruh manajemen, direktur dan komisaris, serta pemilik perusahaan terhadap pentingnya pengendalian intern. Pada PT Astra International Tbk Honda Muara Enim didapat hasil penelitian yang mengacu pada penerapan lingkungan pengendalian dengan cara menilai tindakan, kebijakan, dan prosedur yang mencerminkan keseluruhan manajemen perusahaan. Pemahaman mengenai lingkungan pengendalian intern ini dapat dipertimbangkan dari berbagai faktor sebagai berikut : 1. Partisipasi Komite Audit Komite audit yang efektif adalah badan yang independen dan aktif dalam menilai aktivitas perusahaan dengan melakukan pengawasan terhadap jalannya kegiatan operasional tersebut. Keandalan pengendalian intern suatu intitas dipengaruhi oleh dewan komisaris atau komite audit. Komite audit biasanya dibebani tanggung jawab mengawasi proses pelaporan keuangan, mencakup struktur pengendalian intern dan ketaatan kepada undang-undang dan peraturan. Bagaimana mereka melakukan tanggung jawab tersebut, akan memiliki dampak yang besar terhadap lingkungan pengendalian. Pada PT Astra International Tbk Honda Muara Enim masih sangat kurang menggunakan komite audit dalam mengawasi jalannya operasional sparepart. 2. Filosofi dan Gaya Operasi Manajeme Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawan. Filosofi merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang seharusnya tidak dikerjakan oleh

3.

4.

54

ISSN: 1979-0759



struktur organisasi yang dimiliki perusahaan. Dengan pemberian wewenang yang jelas, organisasi akan dapat mengalokasikan berbagai sumber daya yang dimilikinya dan memudahkan pertanggungjawaban konsumsi sumber daya tersebut dalam pencapaian tujuan organisasi. Pemberian wewenang dan tanggung jawab tidak boleh diberikan kepada orang yang melakukan semua tahap suatu transaksi. PT Astra International Tbk Honda Muara Enim belum menerapkan unsur pemberian wewenang dan tanggung jawab ini secara memadai. Hal ini dapat dilihat dari adanya tindih wewenang dan tanggung jawab yang harusnya dilakukan oleh bagian yang telah ditentukan. 5. Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia Kebijakan dan praktik sumber saya manusia berkaitan dengan penugasan, orientasi, pelatihan, evaluasi, bimbingan, promosi dan pemberian kompensasi dan tindakan perbaikan. Karyawan merupakan faktor penting dalam setiap struktur pengendalian intern. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, tindakan kecurangan atau penyelewengan dapat dikurangi sampai batas minimum dan laporan keuangan yang andal akan dihasilkan oleh perusahaan. Berdasarkan hasil data yang diperoleh maka, dapat dikatakan bahwa penerapan lingkungan pengendalian perusahaan belum baik. Dalam menentukan kebijakan tidak memberikan pengarahan dan bimbingan serta kerja yang baik antar karyawan serta memberikan teguran bagi karyawan yang tidak disiplin sesuai dengan unsur-unsur pengendalian intern mengenai unsur lingkungan pengendalian yang terdapat pada metedologi penelitian sebelumnya. Hal tersebut dapat mempengruhi unsur pengendalian intern perusahaan. Berdasarkan penjelasan tersebut penulis berpendapat bahwa perusahaan belum menerapkan unsur kebijakan dan praktik sumber daya manusia dengan baik. Sistem Pencatatan Sparepart pada PT Astra International Tbk Honda Muara Enim Menurut penelitian penulis bahwa pada dasarnya PT Astra International Tbk Honda Muara Enim menggunakan satu metode dalam melakukan pencatatan yaitu metode perpetual karena dalam metode fisik dapat menghasilkan waktu yang lama. Sebaiknya pencatatan persediaan dilakukan oleh dua orang yaitu bagian sparepart dan bagian admin finance sales office (afso) kemudian pada akhir bulan dilakukan kecocokan pencatatan oleh seorang audit.

Penilaian persediaan sangat penting bagi perusahaan agar perusahaan dapat menetapkan harga pokok penjualan barang dagang tersebut. Dalam melakukan penilaian persediaan barang dagangan terdapat beberapa metode yang dapat digunakan antara lain metode FIFO (First In First Out), metode LIFO (Last In First Out), dan metode moving Average. Metode penilaian yang diterapkan pada PT Astra International Tbk Honda Muara Enim adalah metode FIFO. Menurut Donald E Kieso, Jerry J Weygandt dan Terry D Warfield metode FIFO adalah metode yang menganggap barang pertama yang dibeli adalah barang pertama yang digunakan. Metode ini digunakan karena dianggap lebih mudah dalam menjalankan penilaiannya dibanding dengan menggunkan metode lain. Menurut Hall Singleton(2007 : 29), “ perusahaan harus melakukan penilaian resiko (risk assessment) untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola resiko yang berkaitan dengan pelaporan keuangan”. Penilaian resiko manajemen untuk tujuan pelaporan keuangan dan desain serta implementasi aktivitas pengendalian yang ditujukan unuk mengurangi resiko tersebut pada tingkat minimum untuk mempertimbangkan biaya dan manfaatnya. Tujuan manajemen mengadakan penilaian resiko adalah menentukan bagaimana cara mengatasi resiko yang telah di identifikasi. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Sparepart di PT Astra International Tbk Honda Cabang Muara Enim Baik perusahaan manufaktur maupun perusahaan dagang selalu berusaha untuk mempertahankan kontinuitas kegiatan usahanya. Untuk kepentingan tersebut, sediaan barang harus diamankan dari kemungkinan terjadinya pencurian, kebakaran, kerusakan, dan tindakantindakan yang dapat menggangu keamanan sediaan. Adapun kegiatan-kegiatan di gudang sparepart adalah sebagai berikut : 1. Kegiatan Identifikasi Kegiatan identifikasi merupakan proses mengenali semua stok barang secara sistematis. 2. Kegiatan Menerima Kegiatan menerima merupakan proses mendapatkan barang, peralatan dan komponen, alat-alat pelengkap proses manufaktur atau operasi serta barang jadi. 3. Kegiatan Inspeksi Kegiatan inspeksi dalam konteks ini merupakan kegiatan memeriksa jumlah dan mutu barang yang akan datang. 4. Kegiatan Menyimpan Kegiatan menyimpan mencakup merencanakan, mengatur, dan mengendalikan barang dalam

55

ISSN: 1979-0759



gudang, menangani barang dan peralatanperalatan dalam gudang serta menjaga kondisi barang dalam gudang. 5. Kegiatan mengeluarkan Kegiatan mengeluarkan barang merupakan proses yang diawali dengan menerima permintaan barang, memilih barang yang sesuai dan menyerahkan barang diinginkan pada pengguna. 6. Kegiatan Mencatat Kegiatan mencatat dapat dilakukan secara manual atau menggunakan komputer. Tujuan pencatatan adalah untuk menjamin keseimbangan antara berita penerimaan dan pengeluaran barang.

2.

Analisis terhadap pemantauan perusahaan belum menggunakan pihak eksternal Saran-Saran Dari penyusunan laporan ini, penulis dapat mengemukakan beberapa saran yang mungkin berguna untuk kelancaran proses dalam pencatatan sparepart, adalah sebagai berikut : 1. Pada PT Astra International Tbk Honda cabang Muara Enim sebaiknya lebih memperhatikan penerapan lingkungan pengendalian 2. Dalam hal pemantauan perusahaan sebaiknya menggunakan pihak ketiga yaitu auditor ekstern agar dapat mengawasi baik buruknya pengendalian intern perusahaan.

KESIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan tahap penelitian dan analisis yang telah dilakukan, penulis akan menarik kesimpulan dari perumusan masalah serta data yang telah disajikan. Disamping itu, penulis juga akan memberikan saran-saran dengan harapan agar dijadikan sebagai masukan bagi perusahaan sesuai dengan permasalahan yang dihadapi. Kesimpulan Dari hasil penelitian yang telah dilakukan oleh penulis, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Kurang nya pengendalian intern dalam perusahaan yang menyebabkan terjadi nya selisih pencatatan

DAFTAR PUSTAKA Agoes, Sukrino. 2006. Auditing (pemeriksaan akuntan) oleh kantor Akuntan Public. Jakarta : Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Ahyari, Agus. 2003. Efisiensi Persediaan Bahan. Yogyakarta : BPFE Hadiguna, Rika Ampuh. 2009. Manajemen Pabrik, Pendekatan Sistem untuk Efisiensi dan Efektivitas. Edisi 1. Jakarta : Bum

56

ISSN: 1979-0759



27

ISSN: 1979-0759



2

ISSN: 1979-0759

ANALISIS PENGENDALIAN INTERN ATAS PERSEDIAAN SPAREPART PADA PT ASTRA INTERNATIOANL TBK HONDA CABANG MUARA ENIM

Recommend Documents