ANALISIS MANAJEMEN LOGISTIK DI PT. PERKEBUNAN NUSANTARA IX (PERSERO) DIVISI TANAMAN SEMUSIM PABRIK GULA GONDANG BARU-CEPER BARU KLATEN

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

ANALISIS MANAJEMEN LOGISTIK DI PT. PERKEBUNAN NUSANTARA IX (PERSERO) DIVISI TANAMAN SEMUSIM PABRIK GULA GONDANG BARU-CEPER BARU KLATEN

Skripsi Oleh : MELVIN HARMITA NIM K7407105

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2011

commit to user


digilib.uns.ac.id

ANALISIS MANAJEMEN LOGISTIK DI PT. PERKEBUNAN NUSANTARA IX (PERSERO) DIVISI TANAMAN SEMUSIM PABRIK GULA GONDANG BARU-CEPER BARU KLATEN

Oleh : MELVIN HARMITA NIM K7407105

Skripsi Ditulis dan diajukan untuk memenuhi syarat mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan Program Pendidikan Ekonomi Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2011

commit to user ii


digilib.uns.ac.id

commit to user iii


digilib.uns.ac.id

commit to user iv


digilib.uns.ac.id

ABSTRAK

Melvin Harmita. ANALISIS MANAJEMEN LOGISTIK DI PT.

PERKEBUNAN NUSANTARA IX (PERSERO) DIVISI TANAMAN SEMUSIM PABRIK GULA GONDANG BARUCEPER BARU . Skripsi, Surakarta: Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta, Oktober, 2011. Tujuan penelitian ini adalah untuk: (1) mengetahui bagaimana manajemen logistik yang dilakukan di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten. (2) mengetahui hambatan-hambatan apa saja yang terjadi dalam manajemen logistik di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten. (3) mengetahui apa saja upaya-upaya yang ditempuh dalam mengatasi hambatan-hambatan dalam manajemen logistik di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten. Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif berbentuk deskriptif. Strategi penelitian yang digunakan yaitu studi kasus tunggal terpancang. Sumber data yang digunakan yaitu informan, kata-kata atau tindakan, tempat dan peristiwa, dokumen dan arsip, serta gambar atau foto. Teknik sampling yang digunakan yaitu purposive sampling atau sampel bertujuan dan teknik snowball sampling atau teknik bola salju. Teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu wawancara, observasi dan analisis dokumen. Validitas data menggunakan teknik trianggulasi sumber atau data dan trianggulasi metodologis. Sedangkan teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah teknik analisis interaktif dimana reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan saling berkaitan. Berdasarkan hasil penelitian diperoleh kesimpulan bahwa: (1) Manajemen logistik di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten terdiri dari 7 fungsi yang merupakan satu kesatuan yang utuh, dimana antara satu fungsi dengan fungsi yang lain saling berkaitan. Adapun fungsi-fungsi manajemen logistik tersebut antara lain: fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan, fungsi penganggaran, fungsi pengadaan, fungsi penyimpanan dan penyaluran, fungsi pemeliharaan, fungsi penghapusan dan fungsi pengendalian. Manajemen logistik di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten belum berjalan optimal. Dalam pencapaian tujuan manajemen logistik banyak menemui hambatan. Namun dengan adanya upaya-upaya untuk mengatasi hambatan-hambatan tersebut, kesalahan-kesalahan

commit to user v


digilib.uns.ac.id

yang terjadi dapat diminimalisir. (2) hambatan-hambatan yang terjadi dalam manajemen logistik yaitu kurangnya koordinasi logistik antar bagian, keterbatasan anggaran, pengadaan terhambat, terbatasnya personel gudang bagian administrasi, fasilitas penunjang kegiatan bagian administrasi out of date dan kurangnya kemampuan komputerisasi para karyawan gudang. (3) upaya-upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan yaitu meningkatkan koordinasi logistik antar bagian, memaksimalkan sumber daya yang ada, mencari rekanan yang jelas spesifikasinya, mengadakan perekrutan karyawan baru yang memiliki kompetensi dalam bidang komputerisasi, pengadaan prosessor dan memory yang memadai untuk bagian administrasi gudang dan pemberian pelatihan kepada karyawan mengenai pengoperasian komputer.

commit to user vi


digilib.uns.ac.id

ABSTRACT

Melvin Harmita. AN ANALYSIS OF THE IMPLEMENTATION OF LOGISTICAL MANAGEMENT IN PT. PERKEBUNAN NUSANTARA IX (PERSERO) AT THE ANNUAL CROPS DIVISION OF PABRIK GULA GONDANG BARU-CEPER BARU KLATEN. Skripsi. Surakarta. Faculty of Teacher Training and Education. Sebelas Maret University. October. 2011. The purpose of this study was to: (1) know the implementation of logistical management in PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) at the Annual Crops Division of Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten. (2) determine any constraints that occur in the implementation of logistical management in PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) at the Annual Crops Division of Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten. (3) knowing what efforts are taken to overcome obstacles that occur in the implementation of the implementation of logistical management in PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) at the Annual Crops Division of Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten. This study used descriptive qualitative research and applied single embedded strategy. Source data used included informants, words or actions, places and events as well as document. The sampling technique used was purposive sampling and snowball sampling techniques. The techniques of collecting data were interview, observation and document analysis. The validity of the source data used source and methodological triangulation. While the data analysis technique used an interactive analysis technique in which data reduction, data presentation and drawing conclusions related to each other. Based on research results it can be concluded that: (1) the implementation of logistical management in PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) at the Annual Crops Division of Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten is a unity of 7 functions which related each other. The fungctions of the logistical management are planning and requirement, budgeting, procurement, storage and distribution, maintenance and disposal. In achieving the purpose of logistical management to meet many obstacles. But with the efforts to overcome these constraints, the errors that occur can be minimized. (2) the constraints that occur in the implementation of logistical management in PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) at the Annual Crops Division of Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten are the lack of coordination between the logistics, less budgeting, obstacles procurement and the material, less the warehouse management of administrations, the facilities of administrations out of date and the less administrator officer. (3) the efforts made to overcome the obstacles in PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) at the Annual Crops Division of Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten are increase coordination between divisions having the fullness of natural resources, looking for good partner, having the recruiting officer, having the prossessor and a good memory that for warehouse administrator and giving the course for the officer is about computer operational.

commit to user vii


digilib.uns.ac.id

MOTTO

Dialah yang menjadikan untuk kalian malam (sebagai)pakaian, dan tidur untuk istirahat, dan Dia mwnjadikan siang untuk bangun berusaha. (Q. S. Al Furqon: 47 )

Janganlah banyak bercanda karena bercanda mematikan qalbu. (Sabda Rasullullah SAW)

Permisalan kaum mukminin dalam saling mengasihi, dan menyayangi sebagaimana satu jasad, apabila salah satu anggota badan sakit, mala seluruh badan akan ikut begadang dan merasakan demam. (Sabda Rasulullah SAW)

Waktu adalah ibadah. (Peneliti)

commit to user viii


digilib.uns.ac.id

PERSEMBAHAN

Karya ini dipersembahkan

Kepada: Allah SWT Ibu dan Ayah tercinta Adik dan saudara-saudaraku tersayang Sahabat seperjuangan FKIP PAP ’07 Teman-temanku tersayang dan almamater

commit to user ix


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahi robbil’alamin. Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena atas rahmat dan hidayah-Nya, skripsi ini akhirnya dapat diselesaikan, untuk memenuhi sebagian persyaratan mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan. Banyak hambatan yang menimbulkan kesulitan dalam penyelesaian penulisan skripsi ini, namun berkat bantuan dari berbagai pihak akhirnya kesulitan-kesulitan yang timbul dapat teratasi. Untuk itu atas segala bentuk bantuannya, disampaikan terima kasih kepada yang terhormat: 1. Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan ijin untuk melakukan penelitian. 2. Ketua Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan UNS Surakarta yang telah memberikan ijin untuk menyusun skripsi. 3. Ketua Program Studi Pendidikan Ekonomi Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan UNS Surakarta yang telah memberikan ijin untuk menyusun skripsi. 4. Ketua dan Sekretaris BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran yang telah memberikan pengarahan dan ijin untuk menyusun skripsi. 5. Ibu Dr. Wiedy Murtini, M. Pd selaku pembimbing I, yang senantiasa memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penyelesaian skripsi ini. 6. Bapak Drs. Heri Sawiji, M. Pd selaku pembimbing II, yang senantiasa memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penyelesaian skripsi ini. 7. Ibu Dra. Tri Murwaningsih, M. Si selaku Pembimbing Akademik, yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan selama masa studi. 8. Segenap dosen Bidang Keahlian Khusus Administrasi Perkantoran Program Studi Pendidikan ekonomi Jurusan P. IPS FKIP UNS Surakarta yang telah memberikan bimbingan dan ilmu pengetahuan yang bermanfaat.

commit to user x


digilib.uns.ac.id

9. Bapak Romani, SH. MH selaku Kabag Personalia dan Umun PT. Perkebunan IX Nusantara (Persero), yang telah memberikan ijin penelitian untuk penulisan skripsi. 10. Bapak Doddy Prasetyo, S. SE selaku Kepala A.K.U., yang telah memberikan ijin penelitian dan pengarahan dalam penelitian ini. 11. Bapak Aji Pramudo N, SE. selaku Kepala Gudang, yang bersedia menjadi narasumber utama dalam penelitian. 12. Segenap karyawan Pabrik Gula Gondang Baru Klaten yang telah membantu dan memberikan informasi guna memperlancar penulis dalam menyelesaikan penulisan skripsi ini. 13. Ayah dan Ibu tercinta yang selalu mendoakan, memberi semangat dan dorongan dalam menyelesaikan penulisan skripsi ini. Terima kasih telah membimbing dan menyemangatiku selalu. 14. Bapak dan Ibuku tercinta, Kakek-Nenekku dan adekku-adekku tercinta, Jasmi Anes dan Mita Nur Anisa yang senantiasa selalu memberikan doa. 15. Bapak Paimin yang memberikan kemudahan selama melaksanakan penelitian di Pabrik Gula Gondang Baru Klaten, pakdhe-budhe dan paklek-bulek yang selalu menyayangi, memberikan doa dan menyemangatiku. 16. Special thanks to Affendi, sahabat sekaligus orang yang setia menemaniku dan yang selalu menyemangatiku dalam menyelesaikan skripsi ini. 17. Sahabat-sahabatku Wisudani Rahmaningtyas, Mega Dibrita, Putri Nuraini, Sri Nur Hidayahnti, Oktaviani

yang selalu menemani, menyemangati dan

memberikan bantuan. Thanks for all! 18. PAP angkatan 2007, terima kasih atas segala kenangan indah dan perjuangan meniti masa depan. 19. Semua pihak yang telah membantu baik secara langsung maupun tidak langsung yang tidak dapat disebutkan satu per satu. Terimakasih atas segala bantuannya hingga terselesaikannya skripsi ini.

commit to user xi


digilib.uns.ac.id

Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih banyak kekurangan. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun, supaya skripsi ini dapat menjadi lebih baik dan bermanfaat bagi para penggunanya. Surakarta,

Peneliti

commit to user xii

Oktober 2011


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ...............................................................................

i

HALAMAN PENGAJUAN ....................................................................

ii

HALAMAN PERSETUJUAN.................................................................

iii

HALAMAN PENGESAHAN..................................................................

iv

HALAMAN ABSTRAK..........................................................................

v

HALAMAN ABSTRACT..........................................................................

vii

HALAMAN MOTTO...............................................................................

viii

HALAMAN PERSEMBAHAN...............................................................

ix

KATA PENGANTAR..............................................................................

x

DAFTAR ISI............................................................................................

xiii

DAFTAR GAMBAR................................................................................

xv

DAFTAR LAMPIRAN............................................................................

xvi

BAB I.

BAB II.

PENDAHULUAN A. Latar Belakang............................................................

1

B. Perumusan Masalah.....................................................

6

C. Tujuan Penelitian.........................................................

6

D. Manfaat Penelitian.......................................................

7

LANDASAN TEORI A. Tinjauan Pustaka...........................................................

8

1. Tinjauan Manajemen............................................

8

2. Tinjauan Logistik ................................................

10

3. Tinjauan Manajemen Logistik.............................

18

B. Penelitian yang Relevan...............................................

32

C. Kerangka Berpikir......................................................... 35 BAB III.

METODOLOGI PENELITIAN A. Tempat dan Waktu Penelitian......................................

37

B. Bentuk dan Strategi Penelitian.....................................

38

commit to user xiii


digilib.uns.ac.id

C. Sumber Data.................................................................

41

D. Teknik Sampling..........................................................

44

E. Teknik Pengumpulan Data...........................................

45

F. Validitas Data...............................................................

47

G. Analisis Data................................................................. 48 H. Prosedur Penelitian....................................................... BAB IV.

49

HASIL PENELITIAN A. Deskripsi Lokasi Penelitian..........................................

52

B. Deskripsi Permasalahan Penelitian ............................... 77 C. Temuan Studi yang Dihubungkan dengan Kajian Teori 116 BAB

V.

PENUTUP A. Simpulan...................................................................

130

B. Implikasi....................................................................

135

C. Saran..........................................................................

136

DAFTAR PUSTAKA.............................................................................

138

LAMPIRAN

commit to user xiv


digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Skema Siklus Logistik ..................................................................... 15 Gambar 2. Bagan Siklus Usaha Logistik........................................................... 16 Gambar 3. Skema Sistem Administrasi Manajemen Logistik........................... 19 Gambar 4. Bagan Kerjasama antara Pimpinan, Perencana, Pelaksana dan Pengawas......................................................................................... 22 Gambar 5. Kerangka Pemikiran ........................................................................ 36 Gambar 6. Skema Model Analisis Data Interaktif............................................. 49 Gambar 7. Prosedur Penelitian ........................................................................... 51 Gambar 8. Denah Lokasi Perusahaan................................................................. 55 Gambar 9. Bagan Struktur Organisasi ............................................................... 58

commit to user xv


digilib.uns.ac.id

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Jadwal Penelitian Lampiran 2. Daftar Pertanyaan Lampiran 3. Field Note Lampiran 4. Struktur Organisasi Pabrik Gula Gondang Baru Klaten Lampiran 5. Dokumentasi Hasil Penelitian Lampiran 6. Denah Lokasi Perusahaan Lampiran 7. Surat Ijin Skripsi Lampiran 8. Surat Keterangan Penelitian

commit to user xvi


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah Pengelolaan logistik dalam suatu perusahaan merupakan unsur manajemen yang penting dan perlu dikelola dengan baik guna menjamin kelancaran dan kelangsungan aktivitas perusahaan. Karena logistik merupakan hal penting sebagai sarana penunjang kegiatan operasional bagi para pelaksana. Maka dari itu sangat diperlukan sistem dan prosedur kerja yang baik terhadap barangbarang logistik sehingga dapat menjamin kelancaran kegiatan produksi dalam suatu perusahaan dan kemacetan produksi dapat dihindari. Penataan barangbarang yang ada di gudang harus benar-benar diperhatikan mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pendistribusian barang sampai pada penghapusan barang-barang yang sudah tidak diperlukan lagi. Sesuai informasi yang penulis peroleh dari penelitian awal (prapenelitian) dan pengamatan sementara yang dilakukan di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang BaruCeper Baru Klaten bahwa kegiatan manajemen logistik belum sepenuhnya berjalan secara optimal. Ketersediaan bahan baku yaitu tebu tidak selalu ada setiap saat menyebabkan ketidaklancaran pendistribusian barang, sehingga dapat menimbulkan kemacetan kegiatan produksi perusahaan. Pasokan bahan baku yang terlambat disebabkan karena kurangnya koordinasi yang matang antar pihak-pihak yang terkait, seperti bagian gudang, tanaman, kontraktor angkut, petani dan pengolahan. Kesalahan yang terjadi dalam pengelolaan logistik secara umum dikarenakan karena dua hal yaitu lemahnya sistem kerja yang dibuat dan perilaku buruk para pelaksana karena rendahnya moralitas pegawai yang terlibat dalam manajemen logistik. Kedua faktor tersebut saling berkaitan satu sama lain. Walaupun sistem kerja yang dibangun sudah memadai, namun moralitas pegawai rendah, penyimpangan dalam pengelolaan logistik kemungkinan dapat terjadi. Sebaliknya, jika moralitas para pelaksana tinggi, tetapi sistem kerja yang

commit to user 1


digilib.uns.ac.id 2

dibangun buruk, penyimpangan juga bisa saja terjadi. Apalagi, jika sistem kerjanya buruk dan moralitas pegawai rendah maka tujuan pengelolaan logistik tidak akan tercapai. Maka dari itu sangat dibutuhkan sistem kerja yang memadai dan moralitas yang tinggi para pegawai dalam pengelolaan logistik. Setiap perusahaan selalu memerlukan persediaan barang-barang logistik. Aktivitas logistik mulai dari perencanaan dan penentuan lokasi fasilitas, transportasi, inventarisasi, komunikasi dan pengurusan dan penyimpanan harus diperhatikan sejak awal berdirinya suatu perusahaan. Tanpa adanya logistik maka perusahaan berada pada masalah dimana perusahaan tidak dapat memenuhi keinginan para pelanggannya. Seperti dikatakan oleh Freddy Rangkuti (2002: 1) “Jadi persediaan sangat penting untuk setiap perusahaan, baik yang menghasilkan barang maupun jasa”. Hal yang sama juga dinyatakan oleh Sujadi Prawirosentono (1997: 60) yang mengatakan bahwa “Persediaan yang terdapat dalam perusahaan merupakan bagian dari aset (kekayaan) perusahaan”. Sedangkan A. Hasymi Ali (2002: 13) berpendapat bahwa “Sulit untuk dapat membayangkan sesuatu pemasaran atau manufakturing yang tidak membutuhkan sokongan logistik”. Manajemen logistik memegang peranan penting dalam kehidupan suatu perusahaan. Barang-barang persediaan yang disimpan di gudang bisa berupa bahan baku, barang setengah jadi, suku cadang maupun barang jadi. Barangbarang tersebut semakin hari semakin banyak baik kuantitasnya maupun ragamnya. Perlunya pengelolaan persediaan menjadi hal yang penting bagi perusahaan. Dengan adanya pengelolaan maka barang-barang yang dibutuhkan oleh perusahaan dapat dibutuhkan dalam waktu yang tepat dan di mana barang tersebut dibutuhkan, sehingga efisiensi dan efektivitas perusahaan dapat tercapai. Seperti dikemukakan oleh A. Hasymi Ali (2002: 13) “Tujuan logistik adalah menyampaikan barang jadi dan bermacam-macam material dalam jumlah yang tepat pada waktu dibutuhkan, dalam keadaan yang dapat dipakai, ke lokasi di mana ia dibutuhkan, dan dengan total biaya yang terendah”. Adapun fungsi-fungsi pokok manajemen logistik yaitu fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan, penganggaran,

pengadaan,

penyimpanan

dan

penghapusan serta pengendalian logistik.

commit to user

penyaluran,

pemeliharaan,


digilib.uns.ac.id 3

Keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuan dipengaruhi oleh pengelolaan faktor-faktor antara lain man, money, machine, methode dan material. Kelima faktor tersebut harus dikelola dengan baik agar memberikan kepuasan bagi pihak-pihak yang membutuhkan baik pihak internal maupun eksternal. Perusahaan yang sudah berdiri selama bertahun-tahun seharusnya memiliki pengelolaan yang baik dan terstandar termasuk kelima faktor tersebut. Pada penelitian ini, akan membahas secara khusus tentang pengelolaan material atau manajemen logistik. Aktivitas pembangunan memiliki korelasi yang tinggi dengan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Ketepatan sistem dan prosedur kerja manajemen logistik mulai dari perencanaan dan penentuan kebutuhan,

penganggaran,

pengadaan,

penyimpanan

dan

penyaluran,

pemeliharaan, penghapusan serta pengendalian logistik sangat menentukan keberhasilan pembangunan. Aktivitas pembangunan yang meningkat selalu disertai

dengan

penambahan

peralatan

dan

perlengkapan.

Peningkatan

produktivitas dan pelayanan logistik akan sangat mempengaruhi performansi perusahaan secara keseluruhan. Manajer logistik sebagai personil yang bertanggung jawab dalam keberhasilan pengelolaan logistik harus memiliki kompetensi yang tinggi dan pengetahuan yang luas serta keterampilan yang memadai sehingga dapat menciptakan suatu strategi bagaimana mengelola logistik yang baik, memiliki kecermatan dan ketelitian yang tinggi dalam mengawasi bawahan melalui tindakan korektif yang tegas kepada para bawahannya secara kontinyu. Manajer berfungsi untuk mengelola logistik melalui fungsi antara lain mengidentifikasi, merencanakan pengadaan, pendistribusian alat hingga mengembangkan sistem pengelolaan logistik yang efektif dan efisien. Seperti dikatakan Sujadi Prawirosentono (1997: 60-61) yaitu “Oleh karena aset merupakan bagian dari kekayaan,

maka

pimpinan

perusahaan

sangat

berkepentingan

untuk

memantaunya. Pemantauan ini bertujuan untuk menjaganya dari kehilangan dan menjaganya agar selalu tersedia sesuai dengan kebutuhan perusahaan”. Sedangkan A. Hasymi Ali (2002: 14) mengatakan mengenai tanggung jawab manajemen

commit to user


digilib.uns.ac.id 4

logistik “Tanggung-jawab manajerial mendisain dan mengurus suatu sistem untuk mengawasi arus dan penyimpanan yang strategis bagi material, suku-cadang dan barang jadi agar dapat diperoleh manfaat yang maksimum bagi perusahaan”. Jadi manajer logistik memiliki tanggung jawab untuk mengelola dan mengurus sistem yang digunakan untuk mengawasi material yang dipakai perusahaan agar memberikan manfaat bagi perusahaan dan memantau barangbarang logistik dari kehilangan dan menjaganya agar selalu tersedia kapan pun barang itu dibutuhkan. Tugas seorang manajer harus mampu mengendalikan atau meminimalisir adanya pemborosan, kadaluwarsa, kerusakan atau kehilangan barang yang bisa memberikan pengaruh terhadap pengeluaran atau biaya operasional perusahaan dan menjaga tersedianya persediaan bahan untuk menjamin kelancaran operasi perusahaan. Manajer juga harus memiliki kesadaran yang tinggi akan arti nilai suatu barang. Sujadi Prawirosentono (1997: 61) mengatakan “Mencegah timbulnya kehilangan persediaan dan menjaga tersedianya persediaan bahan untuk menjamin kelancaran operasi perusahaan adalah merupakan salah satu tugas seoranga manajer produksi atau staf-nya”. Pengadaan peralatan dan perlengkapan yang tepat dan berfungsi dengan baik akan memperlancar aktivitas perusahaan. Seorang manajer logistik harus mampu mangantisipasi keadaan darurat, membuat skala prioritas dan melakukan perubahan yang dibutuhkan untuk pencapaian tujuan perusahaan secara efektif dan efisien. Pengawasan akan barang logistik juga menjadi hal penting yang harus diperhatikan untuk mencapai efisiensi perusahaan. Jumlah persediaan masingmasing bahan akan menentukan atau memperngaruhi kelancaran produksi serta efektivitas dan efisiensi suatu perusahaan. Seperti dikemukakan Freddy Rangkuti (2002: 5) yaitu “Oleh karena itu penting bagi semua jenis perusahaan untuk mengadakan pengawasan akan persediaan, karena kegiatan ini dapat membantu tercapainya suatu tingkat efisiensi penggunaan uang dalam persediaan”. Kemudian persediaan peralatan dan perlengkapan yang vital yang diperlukan oleh perusahaan harus tersedia setiap saat. Ketidaktersediaan bahan

commit to user


digilib.uns.ac.id 5

baku seperti tebu misalnya akan sangat berpengaruh pada kelancaran proses produksi yang bisa menyebabkan hilangnya pendapatan perusahaan. Maka dari itu sangat dibutuhkan adanya koordinasi logistik untuk mengindentifikasi kebutuhan dan penentapan rencana untuk memadukan kegiatan operasi logistik sehingga kontinuitas

operasi

dapat

dipertahankan.

A.

Hasymi

Ali

(2002:

27)

mengemukakan bahwa “Koordinasi dibutuhkan untuk memantapkan dan mempertahankan kontinuitas operasi”. Adapun koordinasi dalam konteks logistik menurut A. Hasymi Ali (2002: 27) dapat dibagi menjadi 4 bidang manajerial yaitu: (1) peramalan (forecasting) pasar produk, (2) pengolahan pesanan, (3) perencanaan operasi dan (4) procurement operasi, atau perencanaan kebutuhan material. Lemahnya koordinasi akan

mengakibatkan

pada

ketidaklancaran

pencapaian

tujuan

logistik.

Keterlambatan pengiriman bahan baku menjadi salah satu dampak kurangnya koordinasi antar bagian, mulai dari bagian perencanaan, bagian AKU, bagian tanaman, bagian pengolahan dan bagian instalasi. Untuk

menghindari

permasalahan

di

atas,

perusahaan

harus

melaksanakan beberapa fungsi pokok manajemen logistik modern yaitu perencanaan dan penentuan kebutuhan, pengganggaran, pengadaan, penyimpanan dan penyaluran, pemeliharaaan, penghapusan serta pengendalian logistik. Sehingga sistem dan prosedur kerja manajemen logistik yang dibangun menjadi lebih jelas. Berdasarkan latar belakang di atas maka penulis tertarik untuk meneliti tentang “ANALISIS MANAJEMEN LOGISTIK DI PT. PERKEBUNAN NUSANTARA IX (PERSERO) DIVISI TANAMAN SEMUSIM PABRIK GULA GONDANG BARU-CEPER BARU KLATEN”.

B. Batasan Masalah Dalam suatu penelitian, permasalahan-permasalahan sering muncul secara bersamaan sehingga sulit untuk diteliti dan dikaji secara mendalam. Agar dalam penelitian ini tidak terjadi kesimpangsiuran dan meluasnya masalah, maka perlu adanya pembatasan masalah yang dikaji. Pembatasan ini penting karena

commit to user


digilib.uns.ac.id 6

masalah yang akan dikaji menjadi lebih rinci dan mendalam serta mudah dalam pemecahannya. Dalam penelitian ini peneliti membatasi masalah pada manajemen logistik di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten.

C. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan di atas, perumusan masalah yang dapat dikemukakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Bagaimana pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen logistik di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten? 2. Hambatan-hambatan apa saja yang terjadi dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen logistik di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten? 3. Upaya-upaya apa saja yang ditempuh dalam mengatasi hambatan-hambatan yang terjadi dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen logistik di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten?

D. Tujuan Penelitian Tujuan merupakan pegangan dan acuan dalam melaksanakan suatu kegiatan. Adapun tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen logistik di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten. 2. Untuk mengetahui apa saja hambatan-hambatan yang terjadi dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen logistik di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten.

commit to user


digilib.uns.ac.id 7

3. Untuk mengetahui apa saja upaya-upaya yang ditempuh dalam mengatasi hambatan-hambatan

yang

terjadi

dalam

pelaksanaan

fungsi-fungsi

manajemen logistik di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten.

E. Manfaat Penelitian Dari hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat, baik manfaat teoretis dan manfaat praktis.

1. Manfaat teoretis 1. Diharapkan dapat menambah khasanah ilmu di bidang manajemen logistik. 2. Dapat memberikan kontribusi terhadap perkembangan ilmu dibidang logistik. 3. Dapat memberikan kontribusi terhadap perkembangan ilmu di bidang manajemen, terutama manajemen logistik. 4. Sebagai bahan kajian dan/atau acuan bagi peneliti lain terutama yang berhubungan dengan manajemen logistik.

2. Manfaat praktis 1. Sebagai masukan bagi pimpinan perusahaan khususnya di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang BaruCeper Baru Klaten dalam pengambilan keputusan yang berhubungan dengan manajemen logistik. 2. Memberi masukan dalam pengembangan ilmu pengetahuan bagi pembaca tentang pelaksanaan manajemen logistik di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten. 3. Kajian ini bermanfaat memberikan informasi bagi masyarakat hal-hal yang berkaitan dengan manajemen logistik. 4. Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan program studi strata satu. 5. Diharapkan dapat menambah bahan pustaka baik di tingkat program, fakultas maupun universitas.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB II LANDASAN TEORI

A. Tinjauan Pustaka Dalam penelitian ini yang menjadi fokus penelitian adalah masalah manajemen logistik, dimana dalam perusahaan masalah ini menjadi wewenang manajer logistik. 1. Tinjauan tentang Manajemen a. Pengertian Manajemen Manajemen merupakan salah satu unsur dari ilmu administrasi. Tanpa adanya suatu manajemen semua yang dilakukan oleh suatu organisasi atau perusahaan akan sia-sia dan pencapaian tujuan akan terasa sulit untuk diwujudkan. Menurut P. Siagian (1992: 5) “Manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui berbagai kegiatan yang dilakukan oleh orang lain, sedangkan logistik adalah bahan untuk kegiatan operasional yang sifatnya habis pakai”. Sedangkan menurut Manullang (1988: 10) “Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan daripada sumber daya manusia untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan terlebih dahulu”. Sementara pendapat Atmosudirdjo (1992: 124) menyatakan bahwa “Manajemen itu adalah pengendalian dan pemanfaatan daripada semua faktor dan sumberdaya, yang menurut suatu perencanaan (planning), diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu prapta atau tujuan-kerja yang tertentu”. Dari beberapa pendapat di atas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa manajemen yaitu kemampuan yang dimiliki seseorang untuk menggerakkan seseorang dengan mengerahkan semua sumber daya manusia dan berbagai fasilitas yang tersedia dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Perlunya koordinasi antara berbagai aspek dan kegiatan merupakan hal penting yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan.

commit8 to user


digilib.uns.ac.id 9

b. Tujuan Manajemen Tujuan merupakan sesuatu yang ingin dicapai dari suatu usaha. Begitu juga dalam manajemen, adanya pelaksanaan manajemen dilakukan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Adapun tujuan manajemen menurut Sulistriyo, Ign. Wagimin dan Hery Sawiji (2003: 3) meliputi : 1) Untuk mencapai keteraturan, kelancaran dan kesinambungan usaha dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 2) Untuk mencapai efisiensi, yaitu suatu perbandingan terbaik antara usaha dengan hasil atau input dengan output. Manajemen memberikan keberhasilan dalam kegiatan-kegiatan manusia, karena dengan manajemen, kegiatan manusia menjadi lebih terencana dan teratur, sehingga pencapaian tujuan dapat mudah tercapai. Hal ini seperti dikatakan oleh Moekijat (1975: 9) yaitu: Management memberikan keberhasilan kepada kegiatan-kegiatan manusia, karena management membantu mencapai perlengkapanperlengkapan, pabrik-pabrik, kantor-kantor, hasil-hasil, pelayananpelayanan dan hubungan-antar-manusia yang lebih baik. Management memlihara dan tahu akan segala kepentingan kondisi-kondisi yang berubah serta memberikan khayalan dan pandangan kemuka. Perbaikan merupakan semboyan yang tetap bagi management. Jadi manajemen perlu dilakukan dengan tujuan agar usaha yang dilakukan dapat mencapai keteranturan, kelancaran dan kesinambungan serta efisien dalam menjalankan suatu usaha. Dengan manajemen juga dapat diketahui perkiraan-perkiraan yang akan terjadi sehingga dapat dijadikan pedoman dalam pengambilan keputusan selanjutnya bagi pimpinan.

c. Fungsi Manajemen Yang dimaksud dengan fungsi manajemen adalah serangkaian kegiatan atau aktivitas yang dilakukan oleh penanggung jawab manajemen atau manajer untuk menjalankan tugasnya sebagai pejabat manajemen, baik manajemen tingkat atas, manajemen tingkat menengah maupun manajemen tingkat bawah.

commit to user


digilib.uns.ac.id 10

T. Hani Handoko (1995: 23) berpendapat bahwa fungsi-fungsi manajemen meliputi: 1) 2) 3) 4) 5)

Perencanaan (planning) Pengorganisasian (organizing) Penyusunan personalia (staffing) Pengarahan (leading) Pengawasan (controlling)

Sedangkan pendapat G. R Terry yang dikutip oleh Subagya (2002:10) menyatakan bahwa fungsi-fungsi manajemen terdiri dari: 1) 2) 3) 4)

Planning Organizing Actuating Controlling

Berdasarkan kedua pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa fungsifungsi manajemen selalu diawali dengan perencanaan dan diakhiri dengan adanya pengawasan. Perencanaan dan pengawasan bagaikan dua sisi mata uang yang tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya. Perencanaan tanpa pengawasan aktivitas manajemen tidak akan mencapai tujuannya, begitu pula sebaliknya, pengawasan tanpa didahului perencanaan tujuan manajemen juga tidak akan tercapai. Kelima fungsi di atas saling berkaitan satu sama lain, dengan maksud jika salah satu fungsi tersebut mengalami kemacetan maka akan menimbulkan kemacetan fungsi yang lain. Jadi harus ada kekompakan dan keserasian dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen untuk dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2. Tinjauan tentang Logistik a. Pengertian Logistik Istilah logistik telah banyak digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Di lingkungan rumah tangga, kantor, perusahaan, instansi, perkumpulan atau organisasi-organisasi lain sudah barang tentu memiliki unsur-unsur yang berhubungan dengan logistik dan melaksanakan kegiatan penyelenggaraan

commit to user



logistik. Logistik juga sering digunakan dalam perusahaan dengan istilah persediaan atau inventory. Secara etimologi, logistik berasal dari bahasa Yunani Kuna, yaitu “logistikos”

yang artinya “terdidik/pandai” dalam memperkirakan suatu

perhitungan. Menurut Subagya (1996: 6): Rumusan logistik dalam arti singkat merupakan salah satu kegiatan yang bersangkutan dengan segi-segi: 1) Perencanaan dan pengembangan, pengadaan, penyimpanan, pemindahan, penyaluran, pemeliharaan, pengungsian dan penghapusan alat-alat perlengkapan; 2) Pemindahan, pengungsian, dan perawatan personil; 3) Pengadaan atau pembuatan, penyelenggaraan pemeliharaan dan penghapusan fasilitas-fasilitas; dan 4) Pengusahaan atau pemberian pelayanan/bantuan-bantuan. Lebih lanjut ditambahkan bahwa “Logistik adalah suatu

ilmu

pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material/alat-alat”. Freddy Rangkuti (2002: 2) menyatakan bahwa “Persediaan merupakan sejumlah bahan-bahan, bagian-bagian yang disediakan dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barangbarang jadi/produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau langganan setiap waktu”. Sedangkan A. Hasymi Ali (2002: 13) mengemukakan pengertian logistik yaitu “Proses pengelolaan yang strategis terhadap pemindahan dan penyimpanan barang, suku cadang dan barang-jadi dari para suplaier, diantara fasilitas-fasilitas perusahaan dan kepada para pelanggan”. Menurut Sujadi Prawirosentono (1997: 61) “Persediaan adalah kekayaan lancar yang terdapat dalam perusahaan dalam bentuk persediaan bahan mentah (bahan baku/raw material), barang setengah jadi (work in process) dan barang jadi (finished goods)”. Dari beberapa pendapat di atas, dapat diambil pengertian logistik yaitu suatu ilmu pengetahuan yang mempelajari tentang proses pengadaan barang mulai dari perencanaan

dan

penentuan

kebutuhan,

commit to user

penganggaran,

pengadaan,



penyimpanan, penyaluran, pemeliharaan sampai barang itu dihapuskan. Logistik merupakan salah satu modal perusahaan berupa barang-barang baik barang mentah, barang setengah jadi maupun barang jadi yang menunjang jalannya operasi suatu perusahaan.

b. Macam-macam Logistik Dalam suatu organisasi atau perusahaan pasti memiliki berbagai macam benda-benda atau barang-barang logistik. Tanpa adanya logistik dalam suatu organisasi atau perusahaan maka kegiatan perusahaan tidak akan dapat berjalan. Perlunya penggolongan atau pengklasifikasian logistik menjadi hal yang perlu diperhatikan untuk memudahkan dalam mengidentifikasi dan mengelola barang-barang logistik tersebut. Adapun macam-macam logistik menurut Sulistriyo, Ign. Wagimin dan Hery Sawiji (2003: 106) meliputi: 1) Ditinjau dari tetap dan tidak tetapnya barang dapat digolongkan menjadi dua kelompok, yaitu: a) Benda tetap dapat dibedakan: logistik gedung, antara lain: ruang pimpinan, ruang guru, kelas, kamar kecil, gudang, tempat bermain, kebun, dsb. Logistik kantor tata usaha, seperti mebelair pimpinan, mebelair karyawan. Logistik ruang kerja, seperti: meja dan kursi, alat tulis, komputer, telepon, printer, mesin ketik, laptop, dsb. b) Benda tidak tetap dapat dibedakan: kertas, bolpoin, tinta, perangko. 2) Ditinjau dari segi peralatannya, benda-benda logistik dibagi menjadi: a) Benda peralatan umum, seperti: untuk pelaksanaan tugas kantor. b) Benda peralatan khusus, seperti: alat pembersih, alat pemotong (gergaji, grinda bila perusahaan bergerak di bidang industri). c) Peralatan laboratorium, misal: filling cabinet, OHP, LCD. d) Peralatan lain, seperti: buku, benda pustaka, dan lain-lain. 3) Ditinjau dari segi kegunaannya, dibagi menjadi dua kelompok yaitu: a) Benda atau barang peralatan untuk ruang tata usaha, seperti meja, kursi, almari, alat pengganda, dan peralatan tulis lainnya. b) Benda peralatan utnuk kantor, seperti telepon, mesin ketik, komputer, dan lain-lain.

commit to user



Sedangkan menurut Lalu Sumayang (2003: 200) berpendapat bahwa: Termasuk dalam inventori adalah: a). Bahan baku atau bahan mentah atau raw material. b). Barang dalam proses atau barang setengah jadi atau work in process. c). Barang jadi atau finished good. Sujadi Prawirosentono (1997: 68) mengatakan bahwa jenis persediaan adalah sebagai berikut: (1) (2) (3) (4)

Persediaan bahan baku (raw-material) Persediaan berupa suku cadang (spare-part) Persediaan barang setengah jadi (work in process) Sebenarnya di samping bahan baku berupa bahan mentah juga terdapat bahan penolong yang perlu dibeli dan disediakan. (5) Persediaan barang jadi (finished good stock) Dari uraian di atas dapat diambil suatu pengertian bahwa logistik terdiri dari dua macam yaitu benda bergerak dan benda tidak bergerak. Yang termasuk benda bergerak, misalnya truk pengangkut, mesin dan kendaraan. Sedangkan benda tidak bergerak, misalnya gedung/kantor dan tanah. Logistik yang berperan sebagai saran penunjang operasional misalnya bahan baku, suku cadang, barang setengah jadi, barang jadi, bahan mentah, alat-alat produksi, material, komputer dan lain-lain.

c. Tujuan Logistik Tujuan logistik adalah menyediakan sarana dan prasarana penunjang yang menjamin kelancaran kegiatan operasional suatu perusahaan dan menumbuhkan

kesadaran

akan

pentingnya

pengelolaan

peralatan

dan

perlengkapan dengan tertib agar tercapai koordinasi, integrasi, sinkronisasi dan simplikasi dalam pelaksanaannya. Seperti pernyataan Subagya (1996: 6) mengenai tujuan logsitik, yaitu “Tujuan logistik adalah menumbuhkan sikap saling pengertian yang lebih baik mengenai pentingnya pengelolaan peralatan dan perlengkapan secara tertib, sehingga dapat tercapai asas koordinasi, integrasi, sinkronisasi dan simplikasi dalam pelaksanaannya”.

commit to user



Sedangkan Lalu Sumayang (2003: 197) berpendapat bahwa “Tujuan utama dari persediaan bahan baku adalah menghubungkan pemasok dengan pabrik. Demikian juga persediaan barang dalam proses dan persediaan barang jadi”. Seperti dikemukakan juga oleh A. Hasymi Ali (2002: 13) “Tujuan logistik adalah menyampaikan barang jadi dan bermacam-macam material dalam jumlah yang tepat pada waktu dibutuhkan, dalam keadaan yang tidak dapat dipakai, ke lokasi di mana ia dibutuhkan, dan dengan total biaya yang terendah”. Dari pendapat-pendapat di atas dapat dikatakan bahwa pelaksanaan manajemen logistik memang sangat diperlukan untuk mencapai koordinasi di antar fungsi logistik yang satu dengan lainnya dalam menyalurkan barang-barang logistik dengan tepat waktu. d. Siklus Logistik Subagya (1996: 10-12) menyatakan mengenai fungsi-fungsi logistik, sebagai berikut : 1) Fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan Fungsi perencanaan mencakup aktivitas dalam menetapkan sasaran-sasaran, pedoman-pedoman, pengukuran penyelenggaraan bidang logistik. Penentuan kebutuhan merupakan perincian (detailering) dari fungsi perencanaan, bilamana perlu semua faktor yang mempengaruhi penentuan kebutuhan harus diperhitungkan. 2) Fungsi penganggaran Fungsi penganggaran terdiri dari kegiatan-kegiatan dan usahausaha untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar, yakni skala mata uang dan jumlah biaya dengan memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang berlaku terhadapnya. 3) Fungsi pengadaan Fungsi pengadaan merupakan usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah digariskan dalam fungsi perencanaan, penentuan kebutuhan maupun penganggaran. 4) Fungsi penyimpanan dan penyaluran Fungsi ini merupakan pelaksanaan penerimaan, penyimpanan dan penyaluran perlengkapan yang telah diadakan melalui fungsi-fungsi terdahulu untuk kemudian disalurkan kepada instansi-instansi pelaksana.

commit to user



5) Fungsi pemeliharaan Fungsi pemeliharaan adalah usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil barang inventaris. 6) Fungsi penghapusan Fungsi penghapusan yaitu berupa kegiatan-kegiatan dan usahausaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban yang berlaku. Dengan perkataan lain, fungsi pengapusan adalah usaha untuk menghapus kekayaan (assets) karena kerusakan yang tidak dapat diperbaiki lagi, dinyatakan sudah tua dari segi ekonomis maupun teknis, kelebihan, hilang, susut dan karena hal-hal lain menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku. 7) Fungsi pengendalian Fungsi ini merupakan fungsi inti dari pengelolaan perlengkapan yang meliputi usaha untuk memonitor dan mengamankan keseluruhan pengelolaan logistik. Dalam fungsi ini diantaranya terdapat kegiatan-kegiatan pengendalian inventarisasi (Inventory Control) dan Expediting yang perupakan unsur-unsur utamanya. Lebih lanjut ditambahkan bahwa fungsi-fungsi tersebut di atas pada dasarnya merupakan siklus kegiatan yang secara visual dikemukakan dalam bagan sebagai berikut:

Gambar 1. Skema Siklus Logistik (Sumber Subagya. 1996: 12)

commit to user



A. Hasymi Ali (2002: 82) juga berpendapat mengenai siklus usaha logistik yang dijelaskan dalam gambar sebagai berikut:

Sumber material Siklus material Pabrik Komponen

Siklus Pemindahan Persediaan

Perakitan

Gudang distribusi Siklus Pesanan Langganan

Langganan

Rantai Transportasi Kunci

Rantai Komunikasi

Node

Gambar 2. Siklus Usaha Logistik (Donald J. Bowersox dalam A. Hasymi Ali, 2002: 82)

Dari gambar di atas dapat dijelaskan mengenai siklus usaha logistik, dimana langganan yang terdiri dari penjual, fasilitas-fasilitas perusahaan dan/lokasi nasabah yang bergerak dalam aktivitas logistik, haruslah saling berhubungan melalui komunikasi dan transportasi. Nodes adalah lokasi fasilitas logistik, sedangkan aspek-aspek komunikasi dan transportasi dalam siklus usaha (performance cycle) sebagai links. Disamping nodes dan links, siklus usaha harus

commit to user



ditunjang oleh siklus persediaan yang merupakan bagian integral dari sistem operasi

logistik.

Siklus

usaha

harus

disesuaikan

dengan

kebutuhan

masukan/luaran (input/output requirement) agar dapat berfungsi secara dinamis. Masukan dari siklus usaha adalah pesanan material. Sedangkan luaran sistem (output system) adalah berhubungan dengan kemampuan struktur siklus usaha logistik untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan operasional. Jadi logistik terdiri dari beberapa fungsi diantaranya fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan, fungsi penganggaran, fungsi pengadaan, fungsi penyimpanan dan penyaluran, fungsi pemeliharaan, fungsi penghapusan dan fungsi pengendalian. Fungsi pengendalian menjadi pusat kendali (control) dari fungsi-fungsi yang lain, dengan kata lain fungsi-fungsi logistik dikendalikan oleh fungsi pengendalian. Aspek siklus logistik dilihat dari nodes, links, level, input/output serta efektivitas dan efisiensi operasi logistik. Maka dari itu fungsi-fungsi logistik merupakan satu kesatuan yang utuh. Fungsi-fungsi tersebut di atas membentuk suatu siklus logistik dimana siklus satu dengan yang lain saling berhubungan, berurutan dan tidak dapat dipisahkan satu sama lain. e. Koordinasi Logistik Kordinasi logistik merupakan faktor penting dalam menjaga kelancaran operasi logistik. Tanpa adanya koordinasi logistik antar bagian yang terlibat dalam manejemen logistik, proses produksi tidak dapat berjalan secara optimal, karena akan banyak menemui hambatan-hambatan dalam pelaksanaannya. Berkaitan dengan hal ini, A. Hasymi Ali (2002: 107) mengatakan bahwa “Koordinasi logistik adalah penentu kebutuhan dan spesifikasi yang memadukan seluruh operasi logistik”. Adapun koordinasi dalam konteks logistik menurut A. Hasymi Ali (2002: 27) dapat dibagi menjadi 4 bidang manajerial yaitu: (1) peramalan (forecasting) pasar produk, (2) pengolahan pesanan, (3) perencanaan operasi dan (4) procurement operasi, atau perencanaan kebutuhan material. Jadi koordinasi dalam konteks logistik terdiri dari 4 kegiatan manajerial, yaitu:

commit to user



1. Peramalan (forecasting) pasar produk yaitu kegiatan mengumpulkan taksirantaksiran mengenai perkiraan penjualan dan kebutuhan inventaris di masa mendatang. 2. Pengolahan pesanan yaitu suatu aktivitas pemasaran yang menunjukkan realisasi penjualan dari apa yang sudah diramalkan. 3. Perencanaan operasi yaitu penyatuan antara peramalan dan pengalaman yang diperoleh dari pengolahan pesanan, apa yang sanggup dilakukan oleh perusahaan dengan apa yang diinginkan oleh manajemen dimasa mendatang sehingga dapat merinci bagaimana perusahaan akan menyebarkan sumber daya yang ada selama periode tertentu. 4. Procurement operasi atau perencanaan kebutuhan material yang menyangkut pembelian produk untuk memenuhi permintaan. 3) Tinjauan tentang Manajemen Logistik a. Pengertian Manajemen Logistik Subagya (1996: 6) menyatakan bahwa “Manajemen logistik adalah penyelenggaraan fungsi-fungsi perencanaan, penentuan kebutuhan, penganggaran, pengadaan (termasuk pembelian), penyimpanan serta penyaluran, pemeliharaan, penghapusan dan pengendalian dengan inventarisasi termasuk penatausahaannya”. A. Hasymi Ali (2002: 14) mengemukakan bahwa “Dalam arti luas, ruang-lingkup manajemen logistik meliputi segala sesuatu yang memindahkan ke, dari, dan di antarafasilitas-fasilitas perusahaan”. Dari pendapat di atas dapat diambil suatu pengertian bahwa manajemen logistik merupakan suatu proses aktivitas dan cara pengelolaan dalam rangka mencapai tujuan dengan ketersediaan bahan logistik setiap saat bila dibutuhkan dan dipergunakan secara efisien dan efektif yang didalamnya terdapat fungsifungsi manajemen mulai dari perencanaan sampai penghapusan. Dalam sistem administrasi manajemen logistik Subagya (1996: 10) menyatakan sebagai berikut:

commit to user



Unsur manajemen:

Fungsi manajemen:

Fungsi logistik:

Man

Planning

Fungsi Penganggaran

Money

Organizing

Fungsi Pengadaan

Material

Actuating

Fungsi Penyimpanan

Machine

Controlling

Fungsi Penyaluran

Fungsi Perencanaan

Fungsi Penghapusan Fungsi Pengendalian

Gambar 3. Skema Sistem Administrasi Manajemen Logistik (Subagya. 1996: 10) Agar manajemen dapat terselenggara dengan baik, maka unsur-unsur manajemen diproses melalui fungsi-fungsi manajemen. Prinsip manajemen tersebut sebagai pegangan untuk dapat terselenggaranya fungsi-fungsi logistik dengan baik.

b. Tujuan Manajemen Logistik Kaitannya

dengan

pengelolaan

unsur-unsur

manajemen,

maka

manajemen logistik merupakan salah satu hal yang harus terpenuhi dan dilaksanakan, karena untuk mendapatkan hasil pekerjaan yang baik dan total harus melaksanakan manajemen logistik. Adapun tujuan manajemen logistik adalah tercapainya suatu koordinasi, integrasi, sinkronisasi dan simplikasi dalam pelaksanaannya. Sujadi Prawirosentono (1997: 61) mengatakan bahwa “Mencegah timbulnya kehilangan persediaan dan menjaga tersedianya persediaan bahan untuk menjamin kelancaran operasi perusahaan adalah merupakan tugas seorang manajer produksi atau staf-nya”.

commit to user



Sedangkan A. Hasymi Ali (2002: 14) menyatakan bahwa “Untuk mencapai arus produk yang teratur ke pasar, manajer haruslah memperhatikan disain dari sistem logistiknya, dan kemudian barulah operasinya”. Jadi dapat dikatakan bahwa manajemen logistik bertujuan mencegah timbulnya kehilangan logistik dan menjamin kelancaran operasi perusahaan. Hal ini merupakan tanggungjawab manajer logistik dan pegawainya. Karena barangbarang logistik merupakan kekayaan perusahaan yang menunjang kegiatan operasi perusahaan, maka dari itu pimpinan sangat berkepentingan dan perlu untuk memantaunya.

c. Fungsi Manajemen Logistik Menurut Manullang (1988: 20) fungsi-fungsi manajemen adalah sebagai berikut: 1) Forecasting. 2) Planning termasuk Budgeting. 3) Organizing. 4) Staffing atau Assembling Resources. 5) Directing atau Commanding. 6) Leading. 7) Coordinating. 8) Motivating. 9) Controlling dan 10) Reporting. Sementara Subagya (1996: 11) dalam buku Manajemen Logistik, bahwa fungsi-fungsi logistik terdiri dari: 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)

Fungsi Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan Fungsi Penganggaran Fungsi Pengadaan Fungsi Penyimpanan dan Penyaluran Fungsi Pemeliharaan Fungsi Penghapusan Fungsi Pengendalian

Dari pendapat-pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya fungsi-fungsi manajemen logistik terdiri dari 7 fungsi, yaitu sebagai berikut 1) Fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan

commit to user



2) Fungsi penganggaran 3) Fungsi pengadaan 4) Fungsi penyimpanan 5) Fungsi penyaluran 6) Fungsi penghapusan 7) Fungsi pengendalian Masing-masing fungsi logistik tersebut saling berhubungan satu dengan yang lain. Untuk lebih jelasnya masing-masing fungsi di atas dapat diuraikan sebagai berikut: a) Fungsi Perencanaan Pengertian umum perencanaan adalah proses untuk merumuskan sasaran dan menentukan langkah-langkah yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Sedangkan secara khusus perencanan logistik adalah merencanakan kebutuhan logistik yang pelaksanaannya dilakukan oleh semua calon pemakai (user) kemudian diajukan sesuai dengan alur yang berlaku di masing-masing organisasi. Seperti dikatakan Subagya (2002: 14) “Perencanaan adalah hasil rangkuman dari kaitan tugas pokok, gagasan, pengetahuan, pengalaman dan keadaan atau lingkungan yang merupakan cara terencana dalam memuat keinginan dan usaha merumuskan dasar dan pedoman tindakan”. Sedangkan A. Hasymi Ali (2002: 138) menyatakan bahwa “Rencana operasional itu merupakan suatu pernyataan terjadwal (time-phased) mengenai rencana kegiatan perusahaan itu. Jadi perencanaan itu memadukan tujuan pertumbuhan, peramalan, dan segala bentuk informasi ke dalam suatu pernyataan ringkas”. Pengelolaan logistik cenderung semakin kompleks dalam pelaksanannya sehingga akan sangat sulit dalam pengendalian apabila tidak didasari oleh perencanaan yang baik. Perencanaan yang baik menuntut adanya sistem monitoring, evaluasi dan reporting yang memadai dan berfungsi sebagai umpan balik untuk tindakan pengandalian terhadap devisi-devisi yang terjadi. Suatu rencana harus didukung oleh semua pihak, rencana yang dipaksakan akan sulit mendapatkan dukungan bahkan sebaliknya akan berakibat

commit to user



tidak lancar dalam pelaksanaannya. Subagya (1996:15) melukiskan bagan kerjasama antara pimpinan, perencana, pelaksana dan pengawas sebagai berikut: Pimpinan/Staf

Pengendalian Pengkajian

Sasaran Persiapan

Pelaksana

Pengawasan

Pengawas

Gambar 4. Bagan Kerjasama antara Pimpinan, Perencana, Pelaksana dan Pengawas (Subagya. 1996: 15) Dari bagan di atas dapat dijelaskan bahwa dalam suatu kegiatan dari tahap persiapan, pelaksanaan sampai dengan pencapaian tujuan (sasaran) dibutuhkan kerja sama yang terus menerus antara pimpinan/staf, perencana, pelaksana dan pengawas dengan masing-masing kegiatannya dilakukan sesuai dengan uraian tugas masing-masing. Seluruh kegiatan diarahkan pada pencapaian tujuan (untuk mencapai sasaran) perusahaan atau organisasi. Perencanaan dapat dibagi kedalam periode-periode sebagai berikut: (1). Rencana jangka panjang (Long range) (2). Rencana jangka menengah (Mid range)

commit to user



(3). Rencana jangka pendek (Short range) Periodisasi dalam suatu perencanaan sekaligus merupakan usaha penentuan skala perioritas secara menyeluruh dan berguna untuk usaha tindak lanjut yang terperinci. Hal ini seperti diungkapkan oleh A. Hasymi Ali (2002: 137) yaitu: Peramalan permintaan yang diperbaharui dengan informasi yang tepat waktu dari pengolahan pesanan, merupakan masukan terpenting untuk merumuskan rencana operasional perusahaan. Rencana operasional itu berhubungan langsung dengan perencanaan perolehan produk (product procurement) dan perencanaan kebutuhan material. Jadi fungsi penentuan kebutuhan merupakan perincian dari fungsi perencanaan. Melalui fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan ini akan menghasilkan antara lain: (1). Rencana Pembelian (2). Rencana Rehabilitasi (3). Rencana Dislokasi (4). Rencana Sewa (5). Rencana Pembuatan. Dalam tahapan perencanaan logistik pada umumnya dapat menjawab dan menyimpulkan pernyataan sebagai berikut: (1). Apakah yang dibutuhkan (what) untuk menentukan jenis barang yang tepat. (2). Berapa yang dibutuhkan (how much, how many) untuk menentukan jumlah yang tepat. (3). Bilamana dibutuhkan (when) untuk menentukan waktu yang tepat. (4). Di mana dibutuhkan (where) untuk menentukan tempat yang tepat. (5). Siapa yang mengurus atau siapa yang menggunakan (who) untuk menentukan orang atau unit yang tepat. (6). Bagaimana diselenggarakan (how) untuk menentukan proses yang tepat. (7). Mengapa dibutuhkan (why) untuk mengecek apakah keputusan yang di ambil benar-benar tepat.

commit to user



b) Fungsi Penganggaran Subagya (2002:24) “Penganggaran (budgeting) adalah semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian penentu kebutuhan dalam suatu skala tertentu/skala standar yaitu skala mata uang dan jumlah biaya”. Penganggaran merupakan suatu kegiatan merumuskan apa yang menjadi rincian dari perencanaan dan penentuan kebutuhan yang diukur dalam skala mata uang dan jumlah biaya. Dalam fungsi penganggaran, semua rencana-rencana dari fungsi perencanaan dan penentu kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan besarnya biaya dari dana-dana yang tersedia. Dengan mengetahui hambatan-hambatan dan keterbatasan yang dikaji secara seksama maka anggaran tersebut merupakan anggaran yang reliable. Apabila semua perencanaan dan penentu kebutuhan telah dicek berulang kali dan diketahui untung ruginya serta telah diolah dalam rencana biaya keseluruhan, maka penyediaan dana tersebut tidak boleh diganggu lagi, kecuali dalam keadaan terpaksa. Pengaturan keuangan yang jelas, sederhana dan tidak rumit akan sangat membantu kegiatan. Dalam menyusun anggaran terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan antara lain adalah: (1). Peraturan-peraturan terkait (2). Pertimbangan politik, sosial, ekonomi dan teknologi (3). Hal-hal yang berhubungan dengan anggaran (4). Pengaturan anggaran seperti: sumber biaya pendapatan sampai dengan pegaturan logistik c) Fungsi Pengadaan Berkaitan dengan fungsi pengadaaan, Subagya (1994: 28) menyatakan bahwa: Pengadaan adalah segala kegiatan dan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada (termasuk didalamnya usaha untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah ada dalam batas-batas efisiensi).

commit to user



Jadi fungsi pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasi atau mewujudkan kebutuhan yang telah direncanakan atau telah disetujui sebelumnya. Pengadaan tidak selalu harus dilaksanakan dengan pembelian tetapi didasarkan dengan pilihan alternatif yang paling tepat dan efisien untuk kepentingan organisasi. Adapun cara-cara yang dapat dilakukan untuk menjalankan fungsi pengadaan menurut Subagya (1996: 29) adalah: (1). (2). (3). (4). (5). (6). (7).

Pembelian Penyewaan Peminjaman Pemberian (hibah) Penukaran Pembuatan Perbaikan

Subagya (1996: 36-37) juga menambahkan tentang proses pengadaan peralatan dan perlengkapan sebagai berikut: (1). Perencanaan dan penentuan kebutuhan (2). Penyusunan dokumen tender (3). Pengiklanan/penyampaian undangan lelang (4). Pemasukan dan pembukuan penawaran (5). Evaluasi penawaran (6). Pengusulan dan penentuan pemenang (7). Masa sanggah (8). Penunjukan pemenang (9). Pengaturan kontrak (10). Pelaksanaan kontrak Mengenai persediaan harus dilakukan seselektif mungkin, disesuaikan dengan besarnya anggaran yang sudah ditetapkan sebelumnya, sehingga total biaya persediaan tidak meningkat terlalu tajam keluar dari anggaran. Seperti diungkapkan oleh A. Hasymi Ali (2002: 69) ”Yang terpenting untuk dipahami adalah terdapatnya hubungan yang integral diantara fasilitas, transportasi dan persediaan.

Mengenai persediaan (inventory) seselektif

mungkin

dalam

pengembangan kebijaksanaan”. Fungsi pengadaan adalah fungsi teknis yang menyangkut pihak luar maka pengendalian fungsi pengadaan perlu mendapatkan perhatian. Pengendalian dilaksanakan dari awal kegiatan sampai dengan pemeliharaan.

commit to user



Beberapa hal yang harus diperhatikan pada fungsi pengadaan antara lain: (1). Kode etik pengadaan Kode etik pengadaan yang antara lain: (a). Hubungan pribadi dengan para pedagang sangat perlu, namun seorang pembeli harus tetap tidak berpihak dalam semua tahap perdagangan. (b). Tidak boleh ada keterangan orang dalam, kepada siapapun. (c). Memberi batas kepada seorang rekanan adalah melanggar etika. (2). Pelelangan pengadaan barang Setiap mengadakan pelelangan dan pengadaan barang harus dibentuk panitia pengadaan dan pelangan milik negara yang ditentukan sebagai berikut: (a). Keanggotaan panitia sekurang-kurangnya 5 orang terdiri dari unsur: Perencana, pemikir pekerjaan yang bersangkutan, penanggung jawab keuangan, penanggung jawab perlengkapan, penanggung jawab teknis. (b). Dilarang duduk sebagai anggota panitia adalah: Kepala kantor/satuan pekerja/pemimpin proyek, pegawai pada inspektorat jenderal atau unit-unit yang berfungsi sebagai pemeriksa. (c). Panitia pelelangan dibentuk oleh kepala kantor/satuan pekerja/pemimpin proyek. (d). Masa kerja panitia berakhir sesuai dengan tugasnya setelah pemenang pelelangan ditunjuk. d) Fungsi Penyimpanan Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengelolaan barang persediaan di suatu tempat yang telah disediakan. Subagya (1996: 68) mengatakan bahwa : Penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi-fungsi sebelumya dengan pemenuhan setepattepatnya dan biaya serendah-rendahnya. Fungsi ini mencakup semua kegiatan mengenai pengurusan dan pengelolaan penyimpanan barang persediaan.

commit to user



Fungsi yang lain adalah kualitas barang dapat dipertahankan, barang terhindar dari kerusakan, pencarian barang yang lebih mudah dan barang yang aman dari pencuri. Faktor-faktor yang perlu mendapat perhatian dalam fungsi penyimpanan adalah: (1). Pemilihan lokasi Aksesibilitas, utilitas, komunikasi, bebas banjir, mampu menampung barang yang disimpan, keamanan dan sirkulasi udara yang baik. (2). Barang (jenis, bentuk barang atau bahan yang disimpan) Jenis dan bentuk barang dapat digolongkan ke dalam: (a). Barang biasa,

seperti kendaraan,

alat-alat

berat,

barang-barang

instalasi/pelat besi, suku cadang dan sebagainya. (b). Barang khusus seperti kayu, barang-barang cair, instalasi, plant khusus dan sebagainya. (3). Pengaturan ruang Bentuk-bentuk tempat penyimpanan, rencana penyimpanan, penggunaan ruang secara efisien dan pengawasan ruangan. (4). Prosedur/sistem penyimpanan Yang termasuk prosedur/sistem penyimpanan antara lain formulirformulir transaksi, kartu-kartu catatan, kartu-kartu pemeriksaan, cara pengambilan barang, pengawetan dan lain-lain. (5). Penggunaan alat bantu Penggunaan alat bantu disesuaikan dengan besar kecilnya ruangan untuk dapat disesuaikan dengan kegiatan yang berhubungan dengan penggunaan alat bantu tersebut. (6). Pengamanan dan keselamatan Pengamanan dan keselamatan ditujukan usaha pencegahan terhadap api, pencurian, tindakan pencegahan terhadap kecelakan, gangguan terhadap penyimpanan dan tindakan keamanan.

commit to user



e) Fungsi Penyaluran Subagya (1996: 85) menyatakan “Penyaluran merupakan suatu kegiatan atau usaha untuk melakukan pengurusan, penyelenggaraan dan pengaturan pemindahan barang dari satu tempat ke tempat lain yaitu dari tempat penyimpanan ke tempat pemakaianya”. Menurut A. Hasymi Ali (2002: 101) mengemukakan bahwa: Transfer persediaan internal adalah pemindahan yang dibutuhkan untuk mengintegrasikan operasi distribusi fisik dengan operasi manajemen material dalam suatu perusahaan. Tujuan utama dari manajemen material adalah memelihara arus bahan mentah yang teratur dan ekonomis dan membeli barang (merchandise) dari luar untuk perusahaan. Jadi fungsi penyimpanan merupakan suatu kegiatan mengelola pemindahan barang-barang persediaan dari tempat penyimpanan ke tempat barang itu dipakai. Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi penyaluran barang antara lain: (1). Proses administrasi (2). Proses penyampaian berita (data informasi) (3). Proses pengeluaran fisik barang (4). Proses angkutan (5). Proses pembongkaran dan pemuatan (6). Pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditentukan Yang terpenting dalam menangani masalah fungsi penyaluran adalah ketelitian dan kedisiplinan. Seperti dikatakan oleh Subagya (1996: 87) sebagai berikut “Ketelitian dan disiplin yang ketat dalam menangani masalah penyaluran merupakan unsur yang sangat penting untuk memenuhi ketepatan yang seperti diharapkan oleh fungsi kebutuhan”. f) Fungsi Penghapusan Menurut pendapat Subagya (1996: 92) penghapusan adalah kegiatan atau usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.

commit to user



Penghapusan dapat diartikan sebagai kegiatan membebaskan apa yang menjadi tanggungjawab dari suatu barang sesuai dengan peraturan yang berlaku. Alasan penghapusan barang menurut Subagya (1996: 93-94) antara lain: (1). Barang hilang akibat kesalahan sendiri, kecelakaan, bencana alam, administrasi yang salah, tercecer atau tidak ditemukan. (2). Teknis dan ekonomis, yaitu setelah nilai barang dianggap tidak ada manfaatnya. Keadaan tersebut disebabkan faktor-faktor: Kerusakaan yang tidak dapat diperbaiki, obsolete (meningkatkan efisiensi atau efektifitas), kadaluarsa yaitu suatu barang tidak boleh dipergunakan lagi menurut ketentuan waktu yang ditetapkan, aus atau deteriorasi yaitu barang mengurang karena susut, menguap atau hadling, busuk karena tidak memenuhi spesifikasi sehingga barang tidak dapat dipergunakan lagi. (3). Surplus dan ekses. Surplus yaitu kelebihan dalam satu unit yang tidak dapat dipergunakan atau dimanfaatkan lagi oleh unit tersebut. Sedangkan ekses yaitu kelebihan dalam satu sub unit yang tidak dapat dipergunakan atau dimanfaatkan lagi oleh unit itu sendiri, namun dapat dimanfaatkan oleh subunit yang lain dalam unit yang sama. (4). Tidak bertuan artinya barang-barang yang sudah tidak diurus. (5). Rampasan yaitu barang-barang bukti dari suatu perkara. Menurut Subagya (1996: 95), program penghapusan dapat ditinjau dari dua aspek antara lain: (1). Aspek yuridis, administrasi dan prosedur Dalam aspek yuridis mencakup hal-hal: pembentukan panitia penilai, identifikasi dan inventarisasi peraturan-peraturan yang mengikat, persyaratan atau ketentuan terhadap barang yang dihapus, penyelesaian kewajiban sebelum barang dihapus. (2). Aspek rencana pelaksana teknis Evaluasi, rencana pemisahan dan pembuangan serta rencana tindak lanjut. Subagya

(1996:

99)

juga

menambahkan

mengenai

cara-cara

penghapusan yang lazim dilakukan yakni sebagai berikut: (a). Pemanfaatan langsung yaitu usaha merehabilitasi/merekondisi komponen-komponen yang masih dapat digunakan kembali dan dimasukkan sebagai barang persediaan baru. (b). Pemanfaatan kembali yaitu usaha meningkatkan nilai ekonomis dari barang yang dihapus menjadi barang lain. (c). Pemindahan yaitu mutasi kepada instansi yang memerlukan dalam rangka pemanfaatan langsung.

commit to user



(d). Hibah yaitu pemanfaatan langsung atau peningkatan potensi kepada badan atau pihak di luar instansi (Pemerintah). (e). Penjualan/pelelangan yaitu dijual baik di bawah tangan atau dilelang. (f). Pemusnahan yaitu menyangkut keamanan dan keselamatan lingkungan. Penghapusan dilakukan dengan berbagai macam cara mulai dari merehabilitasi atau memodifikasi kembali peralatan dan perlengkapan yang tidak dipakai lagi menjadi barang yang dapat digunakan untuk kebutuhan lainnya. Kemudian alternatif lain yang dapat dilakukan adalah dengan menjual, menghibahkan dan memusnahkan dengan cara membakar atau yang lainnya. g) Fungsi Pengendalian Menurut pendapat Subagya (1996: 100) Pengendalian merupakan fungsi yang mengatur dan mengarahkan cara pelaksanaan dari suatu rencana, program, proyek dan kegiatan (disamping manajemen lainnya), baik dengan pengaturan dalam bentuk tata laksana yaitu: manual, standar, kriteria, norma, instruksi dan lain-lain prosedur ataupun melalui tindakan turun tangan untuk memungkinkan optimasi penyelenggaraan suatu rencana, program, proyek dan kegiatan oleh unsur atau unit pelaksana. Sedangkan

Lalu

Sumayang

(2003:

197)

berpendapat

bahwa

“Pengendalian terhadap persediaan atau inventory control adalah aktivitas mempertahankan jumlah persediaan pada tingkat yang dikehendaki”. Dengan adanya pemantauan dan pengawasan (monitoring and control) diharapkan dapat memberikan umpan balik (feedback) yaitu pengembalian informasi mengenai seluruh kegiatan logistik yang membutuhkan pemantauan (monitoring) untuk dapat ditinjau kembali oleh manajemen. Selain itu dengan adanya pemantauan, dapat diketahui permintaan pasar yang sedang trend. Seperti dikemukakan oleh A. Hasymi Ali (2002: 126) yaitu ”Suatu faedah lagi dari pemantauan adalah identifikasi terhadap trend yang sedang berkembang”. Jadi dengan demikian pengendalian adalah sistem pengawasan dari hasil laporan, penilaian, pemantauan dan pemeriksaan terhadap langkah-langkah manajemen logistik yang sedang atau telah berlangsung, apakah sudah sesuai

commit to user



dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya dengan maksud agar tujuan dapat dicapai secara efektif dan efisien. Bentuk kegiatan pengendalian antara lain: (1). Merumuskan tatalaksana dalam bentuk manual, standar, kriteria, norma, instruksi dan prosedur lain. (2). Melaksanakan pengamatan (monitoring), evaluasi dan laporan, guna mendapatkan gambaran dan informasi tentang penyimpangan dan jalannya pelaksanaan dari rencana. (3). Melakukan kunjungan staf guna mengidentifikasi cara-cara pelaksanaan dalam rangka pencapaian tujuan. (4). Melakukan supervisi. Agar pelaksanaan pengendalian dapat berjalan dengan baik diperlukan sarana-sarana pengendalian sebagai berikut: (1). Struktur organisasi yang baik. (2). Sistem informasi yang memadai. (3). Klasifikasi yang selalu mengikuti perkembangan menuju standardisasi. (4). Pendidikan dan pelatihan. (5). Anggaran yang cukup memadai. d. Kendala Manajemen Logistik Menurut Lukas Dwiantara dan Rumsari Hadi Sumarto (2004: 83), ada berbagai macam kendala-kendala dalam pengelolaan logistik, yaitu: 1) Sering kegiatan logistik ditangani ala kadarnya, tanpa perencanaan yang baik, yang berkaitan dengan tata cara, prosedur, maupun pengelolaan administrasinya. 2) Tidak diketahui jumlah persediaan logistik secara tepat karena tidak tertibnya pencatatan dan distribusi barang-barang yang masuk. 3) Banyaknya kerusakan barang-barang di tempat penyimpanan karena salah penempatan dan perawatan logistik. 4) Penggunaan barang yang kurang efisien dan kurang tepat, sering menimbulkan pemborosan. 5) Banyaknya logistik yang kadaluwarsa karena kesalahan dalam pengeluaran logistik.

commit to user



Subagya (1996: 1), secara empiris dapat diidentifikasi yang menjadi kendala dalam pelaksanaan manajemen logistik, yaitu sebagai berikut: 1) Tidak adanya keteraturan informasi keadaan logistik antar personel yang dapat menimbulkan yang dapat menimbulkan kemacetan/hambatan kerja. 2) Kurangnya sarana dan prasarana yang memadai. 3) Kurangnya koordinasi dan pengawasan dari manajer atas. 4) Pengadaan terhambat, karena faktor supplier. 5) Keterlambatan dalam penyingkiran atau penghapusan barangbarang yang tidak terpakai yang berakibat pada penimbunan sampah. Dari uraian pendapat di atas maka dapat diambil kesimpulan bahwa yang menjadi kendala dalam pelaksanaan dan pengelolaan logistik antara lain perencanaan yang kurang matang, sistem dan prosedur yang kurang memadai sehingga menyebabkan berbagai permasalahan seperti banyaknya barang yang hilang, rusak dan kadaluwarasa sehingga terjadi pemborosan dan tindak penyelewengan oleh karyawan.

B. Penelitian yang Relevan Untuk menunjang hasil penelitian tentang analisis manajemen logistik di Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten, maka dapat diperkuat dengan adanya hasil penelitian yang relevan. Adapun hasil penelitian tersebut sebagai berikut: Untuk menunjang hasil penelitian tentang analisis manajemen logistik di Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten, maka dapat diperkuat dengan adanya hasil penelitian yang relevan. Adapun hasil penelitian tersebut sebagai berikut: 1.

“Internal Alignment between Logistics and Peer Functions International”, Journal of Logistics Management, The, Vol. 19 Iss: 2, pp.110 – 129. Remko van Hoek, (Cranfield School of Management, Supply Chain Research Centre, Cranfield, UK), Alexander E. Ellinger, (Department of Management and Marketing, University of Alabama, Tuscaloosa, Alabama, USA), Mark

commit to user



Johnson, (Cranfield School of Management, Supply Chain Research Centre, Cranfield, UK). Penelitian ini menggunakan metodologi survei berbasis data yang dikumpulkan dari satu bidang fungsional di beberapa perusahaan. Dalam Manajemen logistik ada keselarasan antara logistik dan penjualan/fungsi pemasaran. Bahwa bidang fungsional manaejemen logistik memiliki saling ketergantungan yang kuat dengan operasional logistik. Kekurangan interaksi antara fungsi-fungsi logistik dan rekanan memiliki implikasi yang serius baik di dalam maupun di luar perusahaan, keselarasan internal merupakan aspek penting untuk menjaga keharomisan antara rekanan yang merupakan rantai suplai. 2.

"A review of inventory management research in major logistics journals: Themes and

future directions",

International Journal of Logistics

Management, The, Vol. 19 Iss: 2, pp.212 – 232. Brent D. Williams, (Department of Marketing and Logistics, Sam M. Walton College of Business, University of Arkansas, Fayetteville, Arkansas, USA), Travis Tokar, (The Ohio State University, Fisher College of Business, Marketing and Logistics, Columbus, Ohio, USA). Penelitian ini memfokuskan pada dua aspek logistik manajemen persediaan. Pertama, penelitian ini difokuskan perhatian pada integrasi keputusan logistik tradisional, seperti transportasi dan pergudangan. Kedua, penelitian ini difokuskan pada pemeriksaan manajemen persediaan melalui model kolaboratif. 3.

Analisis Pelaksanaan Manajemen Pergudangan di Hotel Sahid Raya Solo Tahun 2007. Oleh: Suranti Dengan mengacu pada tujuan penelitian, metode penelitian yang digunakan adalah

deskriptif

dengan

bentuk

kualitatif.

Sedangkan

pendekatan

penelitiannya adalah strategi penelitian tunggal terpancang. Dalam penelitian ini penentuan sampel dilakukan dengan cara purposive snowball sampling. Sumber data yang digunakan adalah informan, tempat atau lokasi, arsip dan dokumen. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara,

commit to user



observasi, dan analisis dokumen. Validitas data dengan menggunakan triangulasi data dan triangulasi metodologi. Sedangkan teknik analisis data yang digunakan adalah teknik analisis model interaktif. Penelitian ini dapat disimpulkan bahwa manajemen pergudangan memiliki peranan besar dalam peningkatan pelayanan hotel terhadap para customer. Pengelolaan gudang yang baik menyebabkan kualitas dan kuantitas barang-barang persediaan yang ada di gudang persediaan tetap terjaga dengan baik. Pengelolaan gudang di Hotel Sahid Raya Solo dapat dikelompokkan dalam empat tugas gudang yaitu

penerimaan

barang

dan

laporan

barang,

penyimpanan

dan

pemeliharaan, penyerahan (distribusi) barang atas perintah yang berwenang, pemberian laporan pertanggungjawaban mengenai pemeliharaan dan pemakaian barang. Kendala yang muncul dalam menerapkan manajemen pergudangan di Hotel Sahid Raya Solo yaitu kurangnya fasilitas pendukung kegiatan pergudangan yaitu berupa komputer, apabila terjadi pembayaran mundur (payment) yang menyebabkan keterlambatan pengiriman barang oleh supplier terjadi kelangkaan barang, kurangnya jumlah tenaga kerja dibagian pergudangan. Usaha untuk mengatasi kendala tersebut dengan penambahan fasilitas berupa komputer dan mengadakan pelatihan untuk para karyawan, mengusahakan agar pembayaran selalu tepat waktu dan melakukan penambahan tenaga kerja. Dari ketiga pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa begitu pentingnya pengelolaan logistik dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Penerapan fungsi-fungsi manajemen logistik mulai dari perencanaan dan penentuan kebutuhan, penganggaran,

pengadaan,

penyimpanan

dan

pendistribusian

barang,

pemeliharaan, penghapusan dan pengendalian harus diterapkan dengan sistem dan prosedur yang memadai. Penelitian yang akan peneliti lakukan dimaksudkan untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan manajemen logistik di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten. Lokasi ini dipilih karena Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten

commit to user



melakukan aktivitas manajemen logistik sebagai penunjang kegiatan operasional perusahaan, mengidentifikasi permasalahan-permasalahan dalam pelaksanaannya, kemudian mencarikan solusi untuk mengatasi hambatan-hambatan yang terjadi ketika melaksanakan manajemen logistik.

B. Kerangka Berfikir Dalam kegiatan perusahaan baik perusahaan swasta maupun perusahaan pemerintah selalu diselenggarakan kegiatan atau aktivitas logistik, pengelolaan logistik merupakan unsur penting yang perlu mendapat perhatian karena logistik merupakan faktor penunjang dalam kegiatan operasional untuk mencapai tujuan perusahaan. Barang-barang persediaan yang dibutuhkan harus dikelola dengan sebaik-baiknya untuk menjamin kelancaran pelaksanaan kegiatan dari perusahaan yang bersangkutan. Dengan pengelolaan yang baik maka kemacetan permintaan akan barang-barang persediaan dapat dihindarkan. Semakin besar perusahaan maka semakin pula kegiatan yang dilakukan dan semakin beragam barang-barang persediaan yang perlu mendapat perhatian untuk dikelola sehingga dapat dipergunakan secara efektif dan efisien. Pengelolaan logistik tidak terlepas dari unsur manajemen, yaitu manajemen logistik yang unit kegiatannya terdiri dari beberapa fungsi mulai dari fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan, penganggaran, pengadaan, penyimpanan dan penyaluran, pemeliharaan, penghapusan serta pengendalian logistik. Yang bertanggung jawab dalam pengelolaan manajemen logistik adalah manajer. Seorang manajer harus benar-benar memiliki pengetahuan yang memadai dan dapat diandalkan dalam mengelola logistik perusahaan mulai dari penerimaan barang, pencatatan, pemeliharaan sampai barang tersebut digunakan. Untuk mendapatkan hasil pekerjaan yang optimal, selain membutuhkan pegawai yang cakap, berkualitas, dan bertanggungjawab, manajer logistik harus bisa memahami benar bagaimana pelaksanaan manajemen logistik yang sistematis dan efektif. Dibutuhkan suatu koordinasi antara manajer/kepala bagian dan bawahannya dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen logistik. Seorang

commit to user



manajer harus selalu mengawasi bawahannya secara kontinyu dan memantau jalannya semua kegiatan yang berhubungan dengan logistik. Dalam pengelolaan logistik untuk dapat mencapai tujuan akhir perusahaan tidak selalu berjalan mulus tanpa adanya kesenjangan, hambatanhambatan pasti ada. Maka dari itu perlu dicarikan solusi/upaya untuk mengatasi hambatan-hambatan tersebut agar dapat meminimalisir kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. Untuk lebih jelasnya, kerangka pemikiran diatas dapat digambarkan sebagai berikut: Manajemen Logistik 

Perencanaan

dan

penentuan kebutuhan 

Penganggaran



Pengadaan



Penyimpanan



Penyaluran



Pemeliharaan



Penghapusan



Pengendalian

Kesenjangan/ hambatan

Solusi

Gambar 5. Kerangka Pemikiran

commit to user

Tujuan tercapai


digilib.uns.ac.id

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

Penelitian ilmiah merupakan suatu bentuk kegiatan untuk mendapatkan kebenaran ilmiah. Suatu penelitian dapat dikatakan bermutu atau tidak tergantung dari metodologi yang digunakan dan diperlukan tata cara dan prosedur yang logis dan sistematis. Karena metodologi penelitian merupakan elemen yang sangat penting untuk menjaga keabsahan dan kebenaran suatu hasil penelitian. Metodologi yang akan digunakan harus ditentukan terlebih dahulu sebelum penelitian dilakukan. Ketepatan dalam perencanaan penelitian dan pemilihan metodologi disesuaikan dengan jenis data yang akan mengantarkan penelitian ke arah tujuan yang diinginkan sehingga penelitian dapat mencapai sasaran yang diinginkan secara efektif dan efisien. Sutrisno Hadi (1993:4) mengemukakan bahwa “Metodologi penelitian berasal dari dua istilah methods berarti cara dan logos yang berarti ilmu yang memperbincangkan cara-cara (metode) ilmiah”. Menurut Burhan Bungin (2001:42), “Metodologi Penelitian merupakan elemen penting dalam menjaga reliabilitas dan validitas hasil penelitian”. Suharsimi Arikunto (2002:136) mengatakan bahwa “Metode penelitian adalah cara yang digunakan oleh peneliti dalam mengumpulkan data penelitiannya”. Sedangkan Noeng Muhadjir (2000:5) mengatakan bahwa “Metodologi penelitian merupakan bagian dari ilmu pengetahuan yang mempelajari bagaimana prosedur kerja mencari kebenaran”. Dari pendapat-pendapat di atas dapat disimpulkan, bahwa yang dimaksud dengan metodologi penelitian adalah sebagai suatu ilmu yang membahas tentang bagaimana menyusun penelitian dengan cara-cara dan pemilihan metode-metode yang ilmiah untuk mencari kebenaran dari apa yang diteliti. Adapun aspek-aspek dari metodologi yang digunakan untuk memandu penelitian ini terdiri dari tempat dan waktu penelitian, bentuk dan strategi penelitian, sumber data, teknik sampling, teknik pengumpulan data, validitas data, analisis data dan prosedur penelitian.

commit37to user



A. Tempat dan Waktu Penelitian 1. Tempat penelitian Suatu penelitian memerlukan tempat penelitian yang dijadikan objek untuk memperoleh dan melengkapi data penelitian yang dibutuhkan oleh peneliti dalam rangka mendukung tercapainya tujuan penelitian. Tempat penelitian merupakan sumber dimana data yang dibutuhkan dalam penelitian dapat diperoleh. Dalam penelitian ini, lokasi yang diambil peneliti yaitu PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang BaruCeper Baru Klaten dengan pertimbangan-pertimbangan sebagai berikut: a) Adanya permasalahan yaitu manajemen logistik mengenai keterbatasan bahan baku tebu sebagai barang logistik sehingga mendorong peneliti untuk melakukan penelitian di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten. b) Tersedianya data mengenai manajemen logistik yang dibutuhkan bagi peneliti pada instansi tersebut sebagai dasar untuk menjawab permasalahan yang telah dikemukakan dalam penelitian ini.

2. Waktu penelitian Waktu penelitian merupakan waktu yang dibutuhkan peneliti untuk melakukan penelitian. Penelitian ini dimulai dari proses pembuatan proposal sampai dengan terselesainya laporan penelitian dalam bentuk skripsi, peneliti memperkirakan waktu yang dibutuhkan sekitar 6 sampai 7 bulan yaitu dimulai dari bulan April 2011 sampai dengan Oktober 2011 dengan gambaran bahwa jangka waktu tersebut sudah dapat dikumpulkan dan dianalisis semua data yang diperoleh pada saat penelitian.

B. Bentuk dan Strategi Penelitian 1. Bentuk Penelitian Berdasarkan tujuan penelitian dan perumusan masalah yang dikaji dalam penelitian ini, maka penelitian terarah pada metodologi penelitian kualitatif berbentuk deskriptif.

commit to user



Lexy. J. Moleong (2003: 3) mengatakan bahwa “Penelitian kualitatif adalah tradisi tertentu dalam ilmu pengetahuan sosial yang secara fundamental bergantung pada

pengamatan manusia

dalam

kawasannya

sendiri dan

berhubungan dengan orang-orang tersebut dalam bahasannya dan dalam peristilahannya”. Selanjutnya H. B. Sutopo (2002: 89) mengemukakan bahwa “Penelitian Kualitatif adalah suatu kegiatan untuk menjawab pertanyaan tentang bagaimana dan mengapa (proses dan makna) dalam pertanyaannya meliputi sejauh mana”. Sedangkan Sugiyono (2005: 1) menyatakan bahwa: Metode penelitian kualitatif adalah metode penelitian yan digunakan untuk meneliti pada kondisi objek yang alamiah, (sebagai lawannya adalah eksperimen) dimana peneliti adalah sebagai instrument kunci, teknik pengumpulan data digunakan secara triangulasi (gabungan), analisis data bersifat induktif dan hasil penelitian kualitatif lebih menekankan makna daripada generalisasi. Menurut Burhan Bungin (2003: 39), dalam konteks pendekatan kualitatif, elemen atau unsur utama sebagai isi (content) dari rancangan penelitian pada umumnya adalah (1) konteks penelitian; (2) fokus ujian; (3) tujuan penelitian; (4) ruang lingkup dan setting penelitian; (5) perpektif teoritik dan kajian pustaka dan (6) metode yang digunakan. Dalam penelitian kualitatif obyek yang diteliti adalah obyek yang alamiah, obyek yang alamiah adalah obyek yang apa adanya, tidak dimanipulasi oleh peneliti sehingga pada saat peneliti memasuki obyek, setelah berada di obyek dan setelah keluar dari obyek relatif sama atau tidak berubah. Peneliti sebagai instrumen

kunci

yang mengetahui apa

yang

peneliti teliti

kemudian

menuliskannya sesuai kenyataannya dan tidak dimanipulasi. Dalam penelitian kualitatif pengumpulan data tidak dipandu oleh teori akan tetapi dipandu oleh fakta-fakta yang ditemukan pada saat penelitian di lapangan. Oleh karena itu analisis data yang dilakukan bersifat induktif berdasarkan fakta-fakta yang ditemukan. Penelitian kualitatif diarahkan pada kondisi aslinya, artinya bahwa data-data dinyatakan pada keadaan sebenarnya sesuai dengan kenyataannya di lapangan sehingga peneliti dapat membuat penafsiran berdasarkan data di lapangan dari hasil wawancara serta hasil telaah pustaka yang berkaitan dengan

commit to user



permasalahan. Kemudian dalam metode kualitatif digunakan untuk mendapatkan data yang mendalam, suatu data yang mengandung makna. Makna adalah data yang sebenarnya, data yang pasti dan merupakan suatu nilai dibalik data yang tampak. Oleh karena itu dalam penelitian kualitatif tidak menekankan kepada generalisasi, melainkan lebih menekankan pada makna. Dalam penelitian ini, metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif yaitu dalam penelitiannya menghasilkan data deskriptif yang berupa kata-kata tertulis maupun lisan. Seperti dikemukakan Lexy Moleong (2004:4) “Metodologi kualitatif sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan data diskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang diamati”. Yang terpenting dalam penelitian ini adalah peneliti mampu menterjemahkan data yang diperoleh dari hasil wawancara, observasi dan telaah pustaka dalam rangka menentukan tinggi rendahnya hasil penelitian.

2. Strategi Penelitian Dalam penelitian kualitatif diperlukan strategi yang sering digunakan sebagai dasar untuk mengamati, mengumpulkan informasi dan menyajikan analisis hasil penelitian. Strategi merupakan cara atau siasat berdasarkan rencana yang cermat mengenai kegiatan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Strategi yang digunakan dalam penelitian ini adalah strategi tunggal terpancang. Sutopo (2006: 139) mengemukakan bahwa: Studi kasus terpancang (embedded research) yaitu penelitian yang sifatnya terpancang sudah terarah pada batasan atau fokus tertentu yang dijadikan sasaran dalam penelitian, sedangkan studi kasus tunggal bilamana penelitian itu terarah pada sasaran dengan satu karakteristik, artinya terarah pada satu sasaran (satu lokasi atau satu obyek). Jadi yang dikaji peneliti dalam penelitian ini hanya satu permasalahan saja yaitu masalah mengenai bagaimana pelaksanaan manajemen logistik di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten. Jadi strategi tunggal terpancang yang digunakan dalam penelitian ini mengandung pengertian sebagai tunggal dalam arti

commit to user



hanya ada satu ruang lingkup lokasi penelitian yaitu PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten, sedangkan terpancang pada tujuan penelitian, maksudnya yaitu bahwa apa yang harus diteliti dibatasi pada aspek-aspek yang sudah dipilih sebelum melakukan penelitian di lapangan yang berhubungan dengan manajemen logistik. C. Sumber Data Sesuai dengan pendapat Lofland dan Lofland yang dikutip Lexy Moleong (2004:157) “Sumber data dalam penelitian kualitatif ialah kata-kata, dan tindakan, selebihnya adalah data tambahan seperti dokumen dan lain-lain”. Jadi dalam penelitian kualitatif sumber datanya lebih ditekankan pada kata-kata seseorang yang diwawancarai dan juga pengamatan tindakan seseorang. Peran sumber data sangatlah penting, karena berkaitan dengan bisa dan tidaknya data penelitian diperoleh. Adapun yang dijadikan sumber data utama kata-kata dan tindakan orang-orang yang diamati dan diwawancarai. Adapun sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1. Informan Informan adalah orang yang dipandang mengetahui permasalahan yang akan dikaji oleh peneliti dan bersedia memberikan informasi yang mendalam kepada peneliti. Menurut Suharsimi Arikunto (2002:116) “Responden atau informan penelitian adalah orang yang dapat merespon dan memberikan informasi tentang data penelitian”. Sedangkan HB. Sutopo (2006:57) berpendapat bahwa “Dalam penelitian kualitatif posisi narasumber sangat penting perannya sebagai individu yang memiliki informasi”. Informan memiliki peran penting dalam upaya pengumpulan data dalam kaitannya untuk mengungkap permasalahan yang terjadi, yang dalam hal ini berjumlah 14 informan yang terbagi menjadi 5 bagian, diantaranya sebagai berikut: a. Kepala Bagian Gudang PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten. b. Staff Bagian Gudang PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten.

commit to user



c. Kepala Bagian Akutansi Keuangan dan Umum PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten. d. Kepala Bagian SDM dan Umum PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten. e. Staff bagian SDM dan Umum PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten. f. Kepala Bagian Pembangunan dan TU. Hasil PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten. g. Kepala Bagian Kantor Tanaman PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten. h. Kepala Bagian Pengolaham Tanaman PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten. Dalam penelitian ini yang ditunjuk sebagai informan kunci adalah kepala bagian gudang PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten, karena dianggap orang yang paling mengerti permasalahan logistik di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten. 2. Kata-kata dan tindakan Lexy Moleong (2004:157) menyatakan bahwa “Kata-kata dan tindakan orang-orang yang diamati dan diwawancarai merupakan sumber data utama, dan sumber data utama itu dicatat melalui catatan tertulis atau melalui perekaman video atau audio tapes, pengambilan foto atau film”. Pencatatan sumber data utama melalui wawancara atau pengamatan berperanserta sebagai hasil usaha gabungan dari kegiatan melihat, mendengar dan bertanya. Dalam penelitian ini orang-orang yang diamati adalah para pegawai bagian gudang di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang BaruCeper Baru Klaten, dan tindakan serta kata-kata yang dimaksud adalah kegiatan serta ucapan yang dilakukan para pegawai.

commit to user



3. Tempat dan Peristiwa HB. Sutopo (2006: 60) berpendapat bahwa “Tempat atau lokasi yang berkaitan dengan sasaran atau permasalahan penelitian juga merupakan salah satu jenis sumber data yang bisa dimanfaatkan oleh peneliti”. Dalam penelitian ini yang menjadi sumber data adalah PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten bagian gudang. Dan peristiwa yang dimaksud adalah aktivitas manajemen logistik yang dilaksanakan oleh setiap manajer beserta pegawainya. 4. Sumber tertulis Menurut Lexy Moleong (2004:159) “Bahan tambahan yang berasal dari sumber tertulis dapat dibagi atas sumber buku dan majalah ilmiah, sumber dari arsip, dokumen pribadi dan dokumen resmi”. Jadi sumber tertulis mencakup banyak hal, misalnya dokumen. Seperti yang dikemukakan oleh HB. Sutopo (2006:61) “Yang dimaksud dengan dokumen adalah bahan tertulis atau benda yang bergayutan dengan suatu peristiwa atau aktivitas tertentu, sedangkan arsip merupakan catatan rekaman yang sifatnya lebih formal terencana”. Dalam penelitian ini sumber data tertulis yang dimaksud adalah segala dokumen yang berhubungan dengan permasalahan yang sedang diteliti. Sumber data tertulis itu merupakan dokumen yang berkaitan dengan PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten, misalnya seperti struktur kepengurusan, kebijakan-kebijakan/peraturanperaturan pimpinan, daftar pegawai, rekapitulasi daftar aktiva benda dan penyusutan komersial, laporan stock opname tahun 2011, laporan hasil produksi dan sejarah singkat PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten 5. Foto Foto merupakan gambaran tentang suatu yang benar-benar terjadi, karena didalamnya menggambarkan suatu peristiwa yang sedang terjadi. Menurut Lexy Moleong (2004:160) “Foto menghasilkan data deskriptif yang cukup berharga dan sering digunakan untuk menelaah segi-segi subyektif dan hasilnya sering dianalisis secara induktif. Jadi foto bisa dijadikan sebagai bukti bahwa peneliti

commit to user



telah melakukan penelitian”. Dalam penelitian ini, foto yang dimaksud adalah foto tentang suatu peristiwa, misalnya foto pada saat orang-orang sedang bekerja, album foto PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten.

D. Teknik Sampling Dalam penelitian ini peneliti menggunakan teknik sampel bertujuan (purposive sampling). Menurut Burhan Bungin (2003: 44): Prinsip-prinsip dasar penentuan sampel mengacu pada masalah teknis pelaksanaan dan kualitas produk yang dihasilkan. Berkaitan dengan masalah teknis pelaksanaan, cara-cara penentuan sampel haruslah sederhana, tidak terlalu rumit, sehingga mudah dipahami oleh khususnya petugas lapangan dan mudah diaplikasikan. Menurut Sugiyono (2005: 53) “Purposive sampling adalah teknik pengambilan sampel sumber data dengan pertimbangan tertentu”. Pertimbangan tertentu ini misalnya orang yang dianggap paling mengerti mengenai apa yang peneliti harapkan, atau mungkin dia sebagai penguasa sehingga akan memudahkan peneliti menjelajah obyek atau situasi sosial yang diteliti. Jadi peneliti cenderung memilih informan yang dianggap tahu dan dapat dipakai sebagai sumber informasi yang mantap dan mengetahui masalahnya secara mendalam. Peneliti juga dapat menggunakan teknik snowball sampling. Sugiyono (2005: 54) mengatakan bahwa “Snowball sampling adalah teknik pengambilan sampel sumber data, yang pada awalnya jumlahnya sedikit, lama-lama menjadi besar”. Jadi teknik snowball sampling yaitu teknik pengambilan sampel dimana pertama-tama

peneliti

hanya

beberapa

orang

saja

yang

menurutnya

pengetahuannya dapat dipakai sebagai sumber informasi utama, tetapi lama kelamaan akan menjadi banyak, karena peneliti belum puas atas jawaban yang diterimanya dan begitu seterusnya sampai data dirasa cukup. Hal ini dilakukan karena dari jumlah sumber data sedikit itu tersebut belum mampu memberikan data yang memuaskan, maka mencari orang lain lagi untuk digunakan sebagai

commit to user



sumber data. Dengan demikian jumlah sampel data akan semakin besar, seperti bola salju yang menggelinding dan lama-lama menjadi besar.

E. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data merupakan cara yang digunakan peneliti untuk memperoleh dan mengumpulkan informasi atau data sebanyak mungkin agar dapat dipakai sesuai dengan kebutuhan guna mendukung penelitiannya. Dalam penelitian, data merupakan dasar untuk membuktikan kebenaran dari dugaan awal peneliti. Menurut Sugiyono (2005: 62) “Teknik pengumpulan data merupakan langkah yang paling strategis dalam penelitian, Karena tujuan utama dari penelitian adalah mendapatkan data”. Tanpa mengetahui teknik pengumpulan data, maka peneliti tidak akan mendapatkan data yang memenuhi standar data yang ditetapkan. Untuk memenuhi kebenaran data yang nantinya diperoleh, peneliti menggunakan teknik pengumpulan data dengan cara sebagai berikut: 1. Wawancara/Interview Esterberg dalam Sugiyono (2005: 72) mendefinisikan interview sebagai berikut “a meeting of two person to exchange information and idea through question and responses, resulting in communication and joint construction of meaning about a particular topic”. Wawancara adalah merupakan pertemuan dua orang untuk bertukar informasi dan ide melalui Tanya jawab, sehingga dapat dikonstruksikan makna dalam suatu topik tertentu. Wawancara dilakukan oleh dua pihak, yaitu pewawancara (interviewer) yang mengajukan pertanyaan dan terwawancara (interviewee) yang memberikan jawaban atas pertanyaan itu. Wawancara dilakukan untuk mendapatkan gambaran atau informasi yang jelas, terperinci, dan mendalam mengenai obyek penelitian. Wawancara yang digunakan adalah wawancara bebas kontrol yaitu wawancara dengan membawa kerangka pertanyaan-pertanyaan atau pedoman wawancara. Namun bagaimana cara mengajukan pertanyaan-pertanyaan diserahkan pada kebijakan pewawancara.

commit to user



2. Observasi Menurut Suharsimi Arikunto (2002: 171) bahwa “Metode observasi adalah suatu usaha sadar untuk mengumpulkan data yang dilakukan secara sistematis dengan prosedur yang terstandar”. Sugiyono (2004: 64) menyatakan bahwa “Observasi adalah dasar semua ilmu pengetahuan. Para ilmuwan hanya dapat bekerja berdasarkan data, yaitu fakta mengenai dunia kenyataan yang diperoleh melalui observasi”. Dalam penelitian ini data yang dibutuhkan akan dikumpulkan untuk mendukung penelitian yang dilakukan, peneliti harus mencari data secara langsung yang ada di lapangan yang memungkinkan peneliti untuk melihat, mengamati dan mempelajari secara langsung keadaan tempat yang akan diteliti. 3. Analisis Dokumen Untuk teknik analisis dokumen, pengumpulan data bersumber dari arsip dan dokumen yang ada di lokasi penelitian. HB. Sutopo (2002: 55) mengatakan bahwa “Dokumen dan arsip merupakan bahan tertulis yang bergayutan dengan suatu peristiwa atau aktivitas”. Menurut Sugiyono (2005: 82) “Dokumen merupakan catatan peristiwa yang sudah berlalu. Dokumen bisa berbentuk tulisan, gambar atau karya-karya monumental dari seseorang”. Dari pengertian di atas dapat diambil kesimpulan mengenai teknik pengumpulan data dengan dokumentasi yaitu suatu teknik pengumpulan data yang dilakukan untuk memperoleh catatan-catatan melalui dokumen-dokumen. Teknik ini dilakukan dengan cara mencatat dan mengumpulkan data yang bersumber dari arsip dan dokumen yang ada di lokasi penelitian yang isinya berhubungan dengan masalah penelitian yaitu mengenai bagaimana manajemen logistik di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten. Dalam penelitian ini, dokumen yang berbentuk tulisan adalah catatan harian mengenai manajemen logistik, kebijakan-kebijakan/peraturan-peraturan pimpinan, daftar pegawai, rekapitulasi daftar aktiva benda dan penyusutan komersial, laporan stock opname tahun 2011, laporan hasil produksi, struktur organisasi, sejarah singkat berdirinya PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero)

commit to user



Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten dan data-data lain baik dalam bentuk dokumen maupun arsip yang diperlukan dalam penelitian ini.

F. Validitas Data Untuk menguji validitas data dalam penelitian teknik yang digunakan adalah trianggulasi data yaitu teknik pengujian atau pengecekan data dengan membandingkan data dari suatu sumber dengan sumber yang lain untuk membandingkan data. Menurut Sugiyono (2005: 83) “Trianggulasi diartikan sebagai teknik pengumpulan data yang bersifat menggabungkan dari berbagai teknik pengumpulan data dan sumber data yang telah ada”. Menurut Patton (1984) dalam HB. Sutopo (2006: 92-98) menyatakan bahwa ada empat macam teknik trianggulasi yaitu: 1. Trianggulasi data atau trianggulasi sumber, adalah penelitian dengan menggunakan berbagai sumber data yang berbeda untuk mengumpulkan data yang sejenis. 2. Trianggulasi peneliti, yaitu cara yang mana hasil penelitian baik data ataupun kesimpulan mengenai bagian tertentu atau keseluruhan diuji validitasnya dari berbagai peneliti. 3. Trianggulasi metodologis, yaitu penelitian yang dilakukan dengan menggunakan data yang sejenis tetapi dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang berbeda. 4. Trianggulasi teori, yaitu melakukan penelitian tentang topik yang sama dan datanya dianalisis dengan menggunakan perspektif lebih dari satu teori. Sedangkan dalam penelitian ini, teknik pengecekan data yang digunakan peneliti yaitu trianggulasi data atau sumber dan trianggulasi metodologis. Trianggulasi sumber yaitu untuk mendapatkan data dari sumber yang berbedabeda

dengan

menggunakan

teknik

yang

sama,

dengan

tujuan

untuk

membandingkan dan mengecek kembali kebenaran dari informasi yang diperoleh dari sumber data yang berbeda. Sedangkan trianggulasi metodologis yaitu teknik pengumpulan data untuk mendapatkan data yang sejenis dengan teknik pengumpulan data yang berbeda-beda.

commit to user



G. Analisis Data Setelah data dikumpulkan, maka data tersebut perlu dianalisis untuk menguji kebenaran hipotesis dan memperoleh suatu kesimpulan dari penelitian yang dilakukan. Analisis data adalah proses mencari dan menyusun secara sistematis data yang diperoleh dari hasil wawancara, catatan lapangan dan dokumentasi dengan cara mengorganisasikan data kedalam kategori, menjabarkan kedalam unit-unit, melakukan sintesa, menyusun ke dalam pola, memilih mana yang penting dan mana yang akan dipelajari dan membuat kesimpulan sehingga mudah dipahami oleh diri sendiri maupun orang lain. Analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah teknik analisis interaktif, seperti dikemukakan H.B.Sutopo (2002:91): 1. Pengumpulan Data Pengumpulan data merupakan kegiatan untuk mengumpulkan data dari informan secara langsung, maupun dari dokumen dan arsip yang berhubungan dengan permasalahan yang diteliti 2. Reduksi data Reduksi data merupakan komponen pertama dalam analisis yang merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan abstraksi data dari field note. Pada waktu pengumpulan data berlangsung, reduksi data dilakukan dengan membuat ringkasan dari catatan data yang diperoleh di lapangan. 3. Penyajian data Sajian data merupakan suatu rakitan organisasi informasi, deskripsi dalam bentuk narasi yang memungkinkan simpulan penelitian dapat dilakukan. Sajian ini merupakan rakitan kalimat yang disusun secara logis dan sistematis, sehingga bila dibaca akan mudah dipahami. 4. Penarikan kesimpulan Simpulan perlu diverifikasi agar cukup mantab dan benar-benar dapat dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu perlu dilakukan aktivitas pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data kembali dengan cepat, mungkin sebagai akibat pikiran kedua yang melintas pada peneliti pada waktu menulis sajian data dengan melihat kembali sebentar pada catatan lapangan.

commit to user



Untuk memperjelas, peneliti sajikan model analisis interaktif mengalir, sebagai berikut:

Pengumpulan data

Sajian data

Reduksi data

Penarikan simpulan

Gambar 6. Skema Model Analisis Data Interaktif (Sumber HB Sutopo. 2002:96) Analisis data dilaksanakan secara bersamaan dan berkesinambungan dengan proses pengumpulan data. Tiga tahapan analisis data yaitu reduksi data, penyajian data dan verifikasi atau penarikan kesimpulan yang aktivitasnya dilakukan dengan bentuk interaktif melalui tiga tahap (siklus). Bila kesimpulan dirasa kurang mantap karena kekurangan data dalam mereduksi data dan penyajian data, maka peneliti dapat menggalinya dengan field note. Bila ternyata dengan field note juga tidak diperoleh data pendukung yang dimaksudkan, maka peneliti wajib kembali melakukan pengumpulan data khusus bagi pendalaman dukungan yang diperlukan.

H. Prosedur Penelitian Prosedur penelitian adalah sekumpulan langkah-langkah atau tahapantahapan yang berurutan dari awal sampai akhir yang harus dipenuhi oleh seseorang pada saat melakukan penelitian. Dalam melakukan penelitian peneliti

commit to user



berpedoman pada prosedur penelitian yang ada, agar dalam melakukan penelitian bisa sesuai dengan yang diinginkan dan berjalan teratur sehingga hasilnya bisa dipertanggungjawabkan. Menurut Lexy Moleong (2004: 127-148) terdapat tiga tahapan dalam penelitian yaitu “Tahap pra lapangan, tahap pekerjaan lapangan dan tahap analisis data”. 1. Tahap Pra Lapangan Dalam tahap ini ada enam tahapan kegiatan yang harus dilaksanakan oleh peneliti, diantaranya adalah menyusun rancangan penelitian, memilih lapangan penelitian, mengurus perijinan, menjajaki dan menilai lapangan, memilih dan memanfaatkan informan, menyiapkan perlengkapan penelitian. 2. Tahap Pekerjaan Lapangan Uraian tentang pekerjaan lapangan dibagi dalam tiga bagian yaitu, memahami latar penelitian dan persiapan diri, memasuki lapangan, kemudian berperanserta sambil mengumpulkan data. 3. Tahap Analisis Data Tahap analisis data langsung dlaksanakan di lapangan bersamaan dengan pengumpulan data. Dalam penelitian ini, prosedur penelitian yang digunakan peneliti sebagai berikut: 1. Tahap Persiapan Tahap ini merupakan mengumpulkan bahan informasi dan teori yang dapat mendukung perumusan masalah. Tahap ini dimulai dari pembuatan rancangan penelitian, pemilihan lokasi, mengurus perijinan dan persiapan pelaksanaan teknis. 2. Tahap Pelaksanaan Tahap ini didasarkan pada tujuan yang akan dicapai, dimulai dari mengadakan observasi, survei sampai dengan pengumpulan data di lapangan. 3. Tahap Analisis Analisis awal penelitian dilakukan sejak pengumpulan data di lapangan, sedang analisi akhir dilakukan setelah penggalian data dianggap cukup mendukung maksud dan tujuan penelitian. Dengan demikian diharapkan data

commit to user



yang dihasilkan benar-benar valid. Tahap ini merupakan tahap dalam penarikan kesimpulan. 4. Tahap Penulisan dan Penggandaan Laporan Penelitian Pada tahap ini merupakan tahap akhir dimana peneliti mulai menyusun hasil laporan yang telah disusun secara rapi dilanjutkan dengan penggandaan laporan. Semua data yang telah diperoleh diolah dan dianalisis kemudian disusun dan ditulis dalam bentuk laporan hasil penelitian. Untuk lebih jelasnya, uraian di atas dapat dimanifestasikan dalam bentuk skema berikut ini: Penulisan Proposal

Pengumpulan Data dan Analisis

Analisis Akhir

Penarikan Kesimpulan

Penyusunan Laporan

Persiapan Pelaksanaan

Penggandaan Laporan

Gambar 7. Prosedur Penelitian

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB IV HASIL PENELITIAN

A. Deskripsi Hasil Penelitian 1. Sejarah Singkat PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten didirikan pada tahun 1860 oleh NV. Klatenche Cultuur Maatschappij yang besrkedudukan di Amsterdam, Belanda (Nederlands), sedangkan pengelolaannya dilakukan oleh NV. Mirandole Voute dan Co yang berkedudukan di Semarang. Pada tahun 1930-1935 karena krisis ekonomi dunia, pabrik tidak menggiling tebu dan baru tahun 1935-1942 pabrik mulai menggiling tebu lagi. Pada saat itu pimpinan perusahaan adalah Beerman dan M. F. H. Gremmers yang berasal dari Belanda. Pada tahun 1942-1945 saat Jepang menduduki Indonesia dan menguasai pabrik yang pada waktu itu bernama Pabrik Gula Gondang Winangun. Pabrik kemudian dipimpin oleh orang Jepang yang bernama Niskio dan Inogaki, yang masih dibantu oleh pimpinan perusahaan yaitu M. F. H. Gremmers. Hingga pada tahun 1945 terjadi revolusi kemerdekaan Indonesia, pabrik berhasil diambil alih oleh bangsa Indonesia dan kemudian dikelola oleh Badan Penyelenggara Perusahaan Gula Negara (BPPGN). Pada saat itu perusahaan dipimpin oleh bapak Doekoest (1945-1948). Selanjutnya pada tahun 1948 kegiatan pabrik dihentikan karena adanya Agresi Militer Belanda. Baru pada tahun 1950 pabrik mulai beroperasi lagi. Pada bulan Desember 1957 sesuai dengan keputusan Pemerintah Republik Indonesia, semua perusahaan gula milik Belanda diambil alih oleh pemerintah Republik Indonesia, termasuk pabrik gula Gondang Winangun, kemudian Pabrik Gula Gondang Winangun menjadi milik pemerintah pemerintah Republik Indonesia dan untuk pengawasannya diserahkan kepada Perusahaan Perkebunan Negara (PPN) baru unit Semarang yang dipimpin oleh Bapak R.

commit to user 52



Imam Soepeno (1957-1960). Pada saat juga nama pabrik gula Gondang winangun berubah menjadi PT. Pabrik Gula Gondang Baru. Selanjutnya dengan Peraturan Pemerintah Nomor 164 Tanggal 1 Juli 1964, perusahaan PT. Gula Gondang dimasukkan dalam PPN Jawa Tengah V di Surakarta dan berganti nama menjadi perusahaan Gula Gondang Baru. Kemudian pada tanggal 13 April 1968 keluar Peraturan Pemerintah Nomor 14 Tahun 1968 yang isinya membubarkan PPN Jawa Tengah dan membentuk Perusahaan Negara Perkebunan (PNP) XVI yang berkedudukan di Surakarta, dan Pabrik Gula Gondang Baru masuk dalam lingkup PNP XVI. Pada tanggal 1 April 1981 PNP XVI dibubarkan melalui Peraturan Pemerintah No. 11 Tahun 1981 dan digabungkan dengan PNP XV dan berganti nama menjadi PT. Perkebunan XV-XVI (Persero) yang berkedudukan di Surakarta dan Pabrik Gula Gondang Baru termasuk didalamnya. Hingga akhirnya PT. Perkebunan XV-XVI dibubarkan dan digabungkan ke dalam PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) melalui Peraturan Pemerintah No. 6 s/d 19 Tahun 1996 pada tanggal 14 April 1996, dan mulai saat itu Pabrik Gula Gondang Baru Klaten menjadi bagian PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) yang berkantor pusat di Semarang. Untuk pabrik gula dikelompokkan dalam divisi tanaman semusim yang berkedudukan di Surakarta. 2. Lokasi Perusahaan PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten terletak di Desa Gondangwinangun, Kelurahan Plawikan, Kecamatan Jogonalan, Kabupaten Klaten, Provinsi Jawa Tengah. Tepatnya PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten berada pada 5,5 Km dari pusat kota Klaten ke arah kota Yogyakarta. Pemilihan lokasi PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang BaruCeper Baru Klaten ditinjau dari beberapa faktor berikut ini:

commit to user



a. Bahan Baku Lokasi pabrik berdekatan dengan daerah penghasil bahan baku utama, sehingga akan menjamin kelancaran proses produksi. Bahan baku mudah di dapat di daerah sekitar Klaten, Wonosari, Ceper dan Semarang. b. Tenaga Kerja Sumber daya manusia merupakan faktor yang sangat penting untuk menunjang kelancaran proses produksi. PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten mudah untuk mendapatkan tenaga kerja mengingat Kabupaten Klaten memiliki penduduk yang padat. Tenaga kerja pabrik sebagian besar adalah masyarakat sekitarnya. c. Sumber Air Untuk bagian pemrosesan produk di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten sangat membutuhkan banyak air. Dan untuk mendapatkan air tersebut, Pabrik Gula Gondang Baru tidak mengalami kesulitan, sehingga kebutuhan akan air dapat terpenuhi karena lokasi pabrik yang dekat dengan sumber air. d. Transportasi Sarana transportasi yang menunjang akan mempengaruhi kelancaran proses produksi, seperti rel kereta api. Karena PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten terletak di tepi jalan raya maka tidak ada permasalahan untuk hal transportasi. Sarana transportasi seperti kereta api, mobil, truk dan container dapat dengan mudah mengangkut bahan baku maupun untuk memasarkan hasil produksi ke konsumen.

commit to user



Gambar 7. Denah Lokasi Perusahaan Keterangan: : 154.533 m2

Luas Emplasemen Luas Bangunan

: 35.141 m2

Luas Taman

: 26.944 m2

Luas Jalan & Rel Ban

: 92.448 m2

: Bangunan Pabrik : Perumahan : Perkantoran : Gedung Pertemuan

commit to user



: Mushola : Museum Gula : Timbunan Bal Ampas : Rel Lori : Tanaman Hias/ Pohon 3. Tujuan Perusahaan Pada umumnya perusahaan didirikan untuk mendapatkan keuntungan. Demikian pula dengan PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten sebagai suatu badan yang bertujuan untuk mendapatkan keuntungan, karena lokasi perusahaan yang berada di tengah-tengah masyarakat, maka perusahaan mempunyai tanggung jawab sosial terhadap lingkungan sekitarnya. Untuk itu perusahaan juga mempunyai tujuan non profit yaitu tujuan yang bersifat sosial. Adapun tujuan non profit PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten adalah sebagai berikut: a.

Membantu pemerintah mengurangi pengangguran, yaitu dengan menyerap tenaga kerja sebanyak-banyaknya.

b.

Menyediakan gula untuk masyarakat sebagai stock nasional.

c.

Membantu petani tebu rakyat. 4. Struktur Organisasi Perusahaan Dalam mengelola suatu perusahaan, PT. Perkebunan Nusantara IX

(Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten menerapkan pentingnya kerjasama yang harmonis diantara para pekerjanya. Terjalinnya hubungan yang selaras antar karyawan dan koordinasi yang baik akan menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan kondusif, sehingga menimbulkan kegairahan para karyawan dalam bekerja dengan berorientasi pada tujuan perusahaan yang telah ditetapkan. Selain itu kerjasama yang baik dan motivasi kerja yang tinggi akan menghasilkan produktivitas yang tinggi, sehingga efektifitas dan efisiensi kerja dapat tercapai secara optimal. Untuk memperjelas

commit to user



hubungan antara pimpinan dengan karyawan perlu disusun struktur organisasi, dengan batas kewenangan yang telah didelegasikan dan pembagian kerja yang sesuai dengan bidangnya masing-masing.

commit to user

58

STRUKTUR ORGANISASI PABRIK GULA GONDANG BARU KLATEN

HANUNG TRIHUTOMO, ST. MM ADMINISTRATUR

Ir. AGUS SUBROTO WINARDI

DODDY PRASETYO, S.SE

Ir. PRIMANDA BAYU AH,MM

FAJAR TRIWIHARGO

KEPALA TANAMAN

KEPALA A.K.U

KEPALA INSTALASI

KA.PENGOLAHAN

Ir. FARIDJ ASJ’ARI BS

Ir. FARIDJ ASJ’ARI BS

SKK RYN BARAT

SKK RYN TIMUR

ADIL BUDIONO KA SUB TEB&ANGKUT

AJI PRAMUDO, SE GUDANG MATERIAL

SUGIYANTI, SE

F. YULIANTO,SE

JAUHARI R,S.KOM

KEUANGAN

PEMB.&TU.HSL

SDM&UMUM

St.GILINGAN BESALI

GIRI SETIAWAN

St.KETELAN,ST.LISTR

NURHADI BUDI UTOMO

Drs. DALAIL

AAN FADLIANTO,SP

AJI PRAMUDO, SE

SUGIYANTI, SE

MIRANTI JS.SE,Akt

JAUHARI R,S.KOM

SKW I

SKW V

LITBANG

GUDANG HASIL

TU. GF

TU. HASIL

BP WIRIANTO St.LOKO BANG

MADIYO SKW II

AAN FADLIANTO,SP

ISWANTO

JAUHARI R,S.KOM

SKW VI

KA KANTOR

AGRO WISATA

SUNARDI

SENTOT SUPARNO

SKW III

SKW VII

YUDO BIMO K.SP

SKW IV

SKW VIII

St.GIL, U. SDM

MAKMURI St.PENG,MSK,VERMEN

WAHYU SASMITO A St.PEMUR,KTL,B.PEMB

MB. WIBOWO R

FITRAH AL M, ST.

St.MSK,PEND,KEND

St.PTR,LISTRIK,TIMB

ROHADI S. ST St.PEMUR,PENGUA

TEGUH SUTRISNO

W.PANGARIBAWA

WAHYU SASMITO, A. St.PUTERAN

GIRI SETIAWAN KEAMANAN



5. Tugas dan Tanggungjawab Personel di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten Bagan organisasi digunakan sebagai alat perlengkapan organisasi dan tiap bagian mempunyai tugas dan tanggungjawab masing-masing sesuai dengan bidangnya. Untuk lebih jelasnya, tugas dan tanggungjawab masing-masing bagian dalam struktur organisasi dapat diuraikan sebagai berikut: a. Administrator Seorang administrator bertanggung jawab langsung kepada Direksi terhadap semua persoalan yang timbul di perusahaan. Adapun tugas-tugas administrator adalah sebagai berikut: 1) Mengadakan kebijakan perusahaan dalam rangka melaksanakan tugas dan tanggung jawab selaku pimpinan pabrik. 2) Melaksanakan kebijakan yang telah ditentukan oleh Direksi. 3) Melaksanakan hubungan kerja vertikal dengan pimpinan maupun karyawan 4) Membuat program kerja. 5) Memimpin, mengkoordinir, mengarahkan cara kerja bawahannya dalam melaksanakan kebijakan yang telah ditentukan. 6) Bertanggung jawab atas jalannya perusahaan dalam mencapai tujuan pabrik. 7) Mengevaluasi hasil kerja pabrik setiap tahun serta menetapkan kebijakan untuk meningkatkan efisiensi pada tahun yang akan datang. Dalam menjalankan tugasnya administrator dibantu oleh 4 (empat) kepala bagian, yaitu: (a). Kepala Tanaman Kepala tanaman bertanggung jawab atas tanaman tebu sebagai bahan baku utama dalam proses produksi, tugas utamanya antara lain: (1). Menentukan program kerja untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. (2). Bertanggung jawab atas kualitas tanaman tebu, meliputi penyediaan bibit, pengolahan tanah, pemeliharaan tanaman tebu dan penebangan.

commit to user



(3). Merencanakan jumlah hasil panenan tebu dalam setiap musim tanam, merencanakan waktu dan lamanya giling. (b). Kepala Administrasi, Keuangan dan Umum (AKU) AKU bertugas mengelola dan bertanggung jawab atas arus keuangan perusahaan, dalam menjalankan tugasnya, AKU dibantu oleh beberapa karyawan. Adapun tugas utama AKU antara lain: (1). Bertanggung jawab kepada administrator dibidang tata usaha dan keuangan perusahaan. (2). Merumuskan rencana keuangan dan pembiayaan, akuntansi serta administrasi dan kepegawaian. (3). Mengkoordinir dan memimpin kegiatan pengelolaan dibidang keuangan, anggaran dan biaya produksi. (4). Melaksanakan, membina dan mengendalikan unsur keuangan dan akuntansi serta unsur administrasi maupun kepegawaian. (c). Kepala Instansi Kepala instansi bertanggung jawab atas kesiapan dan kelancaran mesin atau alat proses produksi, baik pabrik dalam keadaan giling maupun dalam keadaan perawatan mesin. Adapun tugas utama kepala instansi antara lain: (1). Mengkoordinir cara kerja pegawai. (2). Meningkatkan keahlian para pegawainya. (3). Menjaga agar mesin-mesin dapat melakukan proses produksi secara efektif dan efisien. (4). Memantau jalannya proses produksi secara keseluruhan, terutama yang berhubungan dengan mesin-mesin pabrik. (d). Kepala Pengolahan Kepala pengolahan bertanggung jawab atas proses pembuatan gula sekaligus memantau kualitas gula yang dihasilkan pabrik. Dalam melaksanakan tugasnya, kepala pengolahan dibantu oleh chemiker yang bertanggung jawab atas laboratorium dan kelancaran giling.

commit to user



Adapun tugas utama kepala pengolahan antara lain: (1). Melaksanakan kegiatan-kegiatan teknik operasional dalam bidang pengolahan, baik teknis, administrasi maupun finansial guna menjamin kelancaran dan ketertiban penyelenggaraan proses produksi atas pengolahan sehingga memperoleh hasil yang memenuhi persyaratan. (2). Memberikan saran-saran umpan balik dan pendapat mengenai persoalan dalam bidang pabrikasi sebagai bahan pertimbangan administrator dalam usaha meningkatkan dan mengembangakan usaha pabrik.

6. Personalia PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten Dalam suatu perusahaan faktor sumber daya manusia merupakan faktor penting untuk berlangsungnya proses produksi dalam mencapai tujuan perusahaan. Seperti halnya PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten, faktor sumber daya manusia, yaitu tenaga kerja menjadi faktor utama dalam menjalankan kegiatan operasional produksi perusahaan. a). Karyawan Jika dilihat dari sifat pekerjaannya, PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten dalam sistem kepegawaian membagi karyawannya dalam 4 (empat) kelompok, adapun perinciannya adalah sebagai berikut: 1) Karyawan Staf Karyawan staf adalah karyawan yang mempunyai unsur kepemimpinan yang melaksanakan kebijakan Direksi dan bertanggung jawab sepenuhnya dalam melaksanakan tugas. Dalam menjalankan tugasnya karyawan staf sangat terikat pada jam kerja, tempat kerja dan tidak berhak atas uang lembur. Karyawan staf saat ini berjumlah 26 orang. 2) Karyawan non Staf atau Pelaksana Karyawan non staf atau pelaksana adalah karyawan yang melakukan pekerjaan yang ditugaskan oleh karyawan staf yang hanya bertugas sebagai

commit to user



pelaksana dan sifat pekerjaannya mudah diukur baik dari hasil maupun waktu pengerjaannya yang diperlukan. Bila pekerjaan yang dilakukan diluar jam kerja maka berhak atas uang lembur. Karyawan non staf atau pelaksana saat ini berjumlah 245 orang. 3) Karyawan Musiman Dalam menjalankan tugasnya, karyawan musiman sama dengan karyawan non staf dan berhak atas uang lembur. Perbedaannya karyawan musiman hanya bekerja pada musim giling. Karyawan musiman saat ini berjumlah 329 orang. 4) Karyawan Harian Lepas Karyawan harian lepas adalah tenaga kerja yang tugasnya melakukan pekerjaan yang tidak bisa diukur hasilnya dan waktu yang dipergunakan. Hubungan kerjanya terbatas untuk jangka waktu tertentu sampai pekerjaan selesai. Adapun jumlah karyawan harian lepas terbagi menjadi dua bagian yaitu karyawan lepas waktu musim giling yang berjumlah 509 orang dan karyawan lepas waktu tidak giling yang berjumlah 31 orang. Sedangkan jika dilihat dari tetap dan tidaknya, dikelompokkan menjadi 2, yaitu: 1) Tenaga karyawan tetap Karyawan tetap merupakan tenaga kerja yang bekerja pada perusahaan yang mempunyai jenjang penggolongan IA-IVD. Karyawan tetap ini dibagi menjadi 2, antara lain: (a). Karyawan Pimpinan (golongan IIIA-IVD). (b). Karyawan Pelaksana (golongan IA-IID). 2) Tenaga karyawan tidak tetap (a). Tenaga Karyawan Kampanye Tenaga karyawan kampanye merupakan tenaga kerja yang bekerja pada bagian yang berhubungan dengan produksi. (b). Tenaga Karyawan Harian Lepas Tenaga karyawan harian lepas merupakan tenaga kerja yang bekerja pada perusahaan berdasarkan kebutuhan perusahaan semata.

commit to user



b). Jam Kerja Perusahaan Secara umum jam kerja PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten berlaku mulai hari Senin sampai dengan Sabtu, yang dimulai pukul 07.30 WIB sampai dengan pukul 14.00 WIB. Kecuali untuk hari Jumat, jam kerja dimulai pukul 07.30 sampai dengan pukul 11.30 WIB. Jam istirahat dari pukul 10.00 WIB sampai dengan pukul 10.30 WIB. Untuk hari Minggu dan hari libur nasional karyawan PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten diliburkan. Selain itu jam kerja lembur dilakukan di luar jam kerja resmi yang berlaku. Namun tiap-tiap bagian organisasi berbeda-beda, untuk perinciannya sebagai berikut: 1) Selama masa giling: (a). Administrator bagian AKU dan tanaman (1). Hari Senin s/d Kamis

: Pukul 06.30 s/d 14.00

(2). Hari Jumat

: Pukul 06.30 s/d 11.30

(3). Hari Sabtu

: Pukul 06.30 s/d 14.00

(b). Bagian pengolahan dan instalasi terdiri dari 3 shift yang bekerja selama 24 jam, yaitu: (1). Shift I (pagi)

: Pukul 06.00 s/d 14.00

(2). Shift II (siang)

: Pukul 14.00 s/d 22.00

(3). Shift III

: Pukul 22.00 s/d 06.00

2) Di luar masa giling (untuk semua bagian): (a). Hari Senin s/d Kamis

: Pukul 06.30 s/d 14.00

(b). Hari Jumat

: Pukul 06.30 s/d 11.30

(c). Hari Sabtu

: Pukul 06.30 s/d 14.00

c). Upah Karyawan Sistem pemberian upah di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten disesuaikan pada golongan karyawan dan didasarkan pada upah minimum di Kabupaten Klaten, Jawa Tengah. Di samping upah tetap PT. Perkebunan Nusantara IX

commit to user



(Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten juga memberikan beberapa tunjangan bagi karyawan, yaitu tunjangan khusus, tunjangan fungsional, tunjangan struktural dan santunan hari tua, dimana jumlah tunjangan diatur dalam perjanjian kerja sama antara PTP Nusantara IX (Persero) dengan serikat pekerja PTP Nusantara IX (Persero). Karyawan staf dan non staf menggunakan sistem upah bulanan, sedangkan karyawan musiman dan harian lepas menggunakan sistem upah harian. d). Kesejahteraan Karyawan Sesuai dengan UU Nomor 3 Tahun 1992, tentang Penyelenggaraan Program JAMSOSTEK, Direksi memutuskan untuk melaksanakan program JAMSOSTEK guna memberikan jaminan sosial bagi karyawan PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang BaruCeper Baru Klaten dan program ini telah dilaksanakan sejak tanggal 1 Juli 1993. Sebagai wujud dari pelaksanaan JAMSOSTEK, PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang BaruCeper Baru Klaten telah menyediakan berbagai fasilitas guna meningkatkan kesejahteraan dan jaminan sosial karyawan, yakni berupa: (a). Hak Pokok (1). Gaji (2). Tunjangan sewa rumah, listrik dan air diberikan kepada karyawan yang tidak menempati rumah dinas. (3). Istirahat mingguan bagi karyawan yang bekerja selama 6 hari. (4). Istirahat tahunan yaitu setiap karyawan berhak cuti selama 12 hari kerja. (b). Hal Pelengkap (1). Upah lembur, yaitu upah yang diberikan karyawan yang bekerja lembur atau yang bekerja di luar jam kerja atas perintah atasan. (2). Jasa produksi, yaitu upah yang diberikan setiap tahun yang besarnya didasarkan pada keefektifan produksi gula masing-masing. (3). Pakaian dinas yang diperoleh dari direksi yang diberikan setiap tahun. (4). Kesempatan untuk membeli gula, perusahaan memberikan kesempatan bagi karyawan untuk membeli gula yang dihasilkan perusahaan dengan

commit to user



ketentuan yang ditetapkan oleh perusahaan, biasanya diberikan setiap 1 bulan sekali selama masa giling sebanyak 6 kg. (5). Tunjangan cuti tahunan. Karyawan staf dan karyawan non staf masingmasing mendapatkan hak cuti selama 12 hari dan pesangon untuk cuti yang diberikan hanya sekali dalam setahun. (6). Penghargaan masa dinas 25 tahun, 30 tahun dan 35 tahun. Bagi karyawan tetap yang telah mempunyai masa kerja selama 25 tahun, 30 tahun dan 35 tahun akan mendapatkan penghargaan berupa piagam, uang tunai dan kenang-kenangan berupa barang. (7). Pemberian bantuan bagi karyawan yang berprestasi. (8). Jaminan hari tua dan pensiunan bagi yang berumur di atas 55 tahun. (9). Jaminan kesehatan yang berupa penyediaan balai pengobatan. Pelayanan kesehatan diberikan secara cuma-cuma bagi seluruh karyawan dan keluarga. (c). Hak Tambahan (1). Kesempatan tugas belajar atau mengembangkan karir bagi yang memenuhi syarat LPP (Lembaga Pendidikan Perkebunan) atau instansi, biaya pendidikan ditanggung perusahaan. (2). Perjalanan dinas karyawan yang ditugaskan keluar daerah diberi pesangon atau biaya perjalanan, yaitu uang makan, uang saku dan biaya penginapan. (3). Bantuan kematian. Bilamana ada karyawan yang meninggal dunia, perusahaan memberikan bantuan kematian berupa biaya pemakaman, uang duka, uang jasa dan upah karyawan yang meninggal dunia dibayar penuh. Untuk keluarga yang ditinggalkannya diberikan bantuan biaya pemakaman. (4). Pemutusan hubungan kerja (PHK) bagi karyawan diberikan kesempatan pemberhentian atas permintaan sendiri atau permintaan dari perusahaan. Apabila PHK atas permintaan sendiri maka karyawan tidak berhak atas uang pesangon, namun jika PHK atas permintaan perusahaan atau diberhentikan dengan hormat, maka karyawan berhak atas uang pesangon dan uang jasa.

commit to user



(d). Hal Lain-lain (1). Peralatan keselamatan kerja, untuk setiap karyawan yang bekerja di tempat yang berbahaya menurut Undang-undang memperoleh alat keselamatan kerja dari perusahaan. (2). Khusus karyawan wanita yang sedang hamil diberikan surat dokter perusahaan untuk beristirahat selama satu setengah bulan sebelum dan sesudah melahirkan. (3). Biaya pengosongan rumah dinas, diberikan kepada mereka yang menempati rumah dinas. Perusahaan memberikan bantuan pengganti berupa biaya pengganti sewa rumah dinas serta biaya listrik dan air yang besarnya bervariasi disesuaikan dengan golongan tenaga kerjanya. (4). Kesempatan untuk membeli gula sesuai harga pabrik dengan syarat jumlah terbatas sesuai peraturan pabrik. (5). Pesangon atau uang jasa, diberikan kepada karyawan yang diberhentikan dengan hormat dan belum atau tidak berhak atas pensiun. Di samping hak-hak tersebut di atas, juga diberikan sarana olah raga, tempat

ibadah,

koperasi

dan

rekreasi

apabila

keuangan

perusahaan

memungkinkan. Dalam penarikan tenaga kerja, perusahaan memprioritaskan masyarakat sekitar daerah perusahaan dengan maksud, keadaan dan kelangsungan perusahaan dapat terjamin. Untuk karyawan staf, tenaga kerja ditentukan oleh Direksi, yaitu dengan melaksanakan seleksi yang terdiri dari tes teknis, psikotest, clearing test atau screeming test dan wawancara. Untuk calon karyawan yang lolos seleksi akan disekolahkan di LPP (Lembaga Pendidikan Perkebunan) atau instansi lain yang sesuai dengan bidang yang diperlukan, dengan syarat-syarat sebagai berikut: 1) Mempunyai ijazah SLTA atau STM atau sederajat. 2) Masa kerja minimal 3 tahun. 3) Lulus seleksi.

commit to user



Apabila telah lulus dalam pendidikan di LPP (Lembaga Pendidikan Perkebunan), maka bisa diangkat menjadi karyawan staf. Adapun cara penerimaan tenaga kerja antara lain: 1) Ada lowongan pekerjaan, dalam hal ini perusahaan mencari tenaga kerja. 2) Pelamar mengajukan surat lamaran. 3) Memenuhi syarat-syarat tertentu dan lulus les. Ketentuan dalam penarikan tenaga kerja adalah sebagai berikut: 1) Karyawan staf Untuk menjadi karyawan staf harus berpendidikan minimal SLTA atau sederajat ditambah mengikuti kursus di LPP (Lembaga Pendidikan Perkebunan). 2) Karyawan non staf Untuk menjadi karyawan non staf harus berpendidikan minimal SLTP atau sederajat. 3) Karyawan musiman Untuk menjadi karyawan musiman harus berpendidikan minimal SD atau sederajat. 4) Karyawan harian lepas Karyawan harian lepas dilihat dari kebutuhan kerja, misalnya karyawan bagian mesin harus berpendidikan STM.

7. Produksi a. Hasil Produksi Hasil produksi utama PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten adalah SHS (Superior Hoopdesuiker) atau dalam istilah Indonesia disebut Pangkal Utama (GPU), yaitu gula putih. Gula putih besarnya ditentukan atas dasar besar butir 0,9:1,1 dan warna gula telah ditunjuk oleh P3GI (Pusat Penelitian Perusahaan Gula Indonesia) di Pasuruan. Selain produk utama tersebut, produk yang dihasilkan oleh PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten antara lain tetes, ampas ball, kokes dan

commit to user



blothong. Ampas dihasilkan untuk menghasilkan steam uap pada biuler dan juga dapat dijadikan sebagai bahan dasar pembuatan pulp. Tetes dapat digunakan sebagai bahan pembuatan spirtus, bumbu masak dan lain-lain. Produk tetes dijual dan dikeluarkan oleh PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten menurut order yang diperoleh dari Direksi melalui lelang. Sedangkan untuk produk blothong dapat dijadikan sebagai bahan baku untuk menimbuni tanah atau pupuk yang sedang dikembangkan di Ceper. Blothong juga dijual kepada masyarakat sebagai campuran pupuk. b. Bahan Baku dan Penolong Bahan baku dan penolong yang digunakan dalam proses produksi gula adalah sebagai berikut: 1) Batang Tebu Batang tebu merupakan bahan baku utama dalam pembuatan gula putih di Pabrik Gula Gondang Baru Klaten. Tebu sebagai bahan dasar utama pembuatan gula yang terdiri dari nira (80%) dan ampas yang berupa sabut, air dan lain-lain (20%). 2) Susu Kapur (Ca(OH)2) Susu Kapur (Ca(OH)2) merupakan bahan baku penolong dalam proses pemurnian nira, yang berguna untuk menaikkan PH/derajat keasaman nira. 3) Gas SO2 Gas SO2 digunakan untuk menetralkan nira dan mereduksi zat warna yang diberikan dalam proses pemurnian nira. 4) Gas Karbondioksida (CO2) Gas Karbondioksida (CO2) merupakan bahan baku penolong, yang berguna sebagai bahan bakar dalam proses pemasakan dan pemurnian gula putih. c. Pengadaan Bahan Baku Untuk memenuhi kebutuhan bahan baku maka PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang BaruCeper Baru Klaten melakukan berbagai cara. Adapun sistem tanaman tebu dapat dibedakan menjadi:

commit to user



1) TBR (Tebu Rakyat Bebas) TBR merupakan tebu yang ditanam oleh petani tanah atau pengusaha tebu dengan segala pembiayaan yang ditanggung sendiri dan pengadaan kontrak giling dengan pabrik gula. Jadi apabila seorang pengusaha akan menanam tebu untuk digiling di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten, maka harus mengadakan kontrak giling dengan pabrik dan harus mendapatkan ijin dari Direksi. 2) TRI (Tebu Rakyat Intensifikasi) TRI adalah tebu yang ditanam rakyat pemilik tanah berdasarkan Inpres Nomor 9/175 dengan mendapatkan kredit dari Bank BRI dan bimbingan teknis dari pihak pabrik. TRI dimaksudkan untuk meningkatkan pendapatan petani dan meningkatkan produksi gula bagi PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten. Jadi pabrik tidak menanggung biaya penggarapan tebu. d. Proses Produksi Dalam pembuatan tebu, bahan dasar yang digunakan terdiri dari: 1) Nira (80%) Di dalam nira mengandung air yang berfungsi sebagai pelarut gula dan kotoran baik kotoran kasar maupun halus. 2) Ampas (20%) Di dalam ampas terdiri dari air, sabut dan lain-lain. Kedua bahan dasar tersebut dapat diperoleh melalui suatu proses pengolahan. Adapun proses tersebut, dibagi menjadi beberapa stasiun, antara lain: a. Stasiun Giling Di stasiun giling inilah, pemisahan antara nira dan ampas diproses. Pemisahan antara nira dan ampas dimaksudkan agar gula bisa seluruhnya terambil. Proses pemisahan antara nira dan ampas dibantu dengan air imbibisi sebagi pelarut dalam pemerasan penggilingan. Air imbibisi diberikan kurang lebih 18% dari jumlah tebu. Jadi hasil dari stasiun giling adalah nira dan ampas. Ampas

commit to user



digunakan sebagai bahan bakar di ketel uap. Sedangkan nira mengandung larutan yang terdiri dari air, gula dan kotoran. 1) Air berasal dari tebu dan air imbibisi 2) Gula sebagai komponen yang terlarut yang akan diproses lebih lanjut untuk dikristalkan menjadi gula putih. 3) Kotoran, terdiri dari 2 kategori, yaitu: (a). Kotoran yang larut, berupa asam organik, anorganik dan mineral. (b). Kotoran yang tidak larut, berupa pasir, ampas halus, lempung, tanah dan lain-lain. b. Stasiun Pemurnian Nira sebagai hasil dari stasiun gilingan dibawa masuk ke stasiun pemurnian untuk diproses kembali dengan tujuan menghilangkan kotoran secara maksimal yang terbawa nira baik yang larut maupun yang tidak larut. Untuk mencapai tujuan ini diperlukan bahan-bahan penolong pemurnian, antara lain: 1) Uap pemanas, yang berfungsi untuk menaikkan suhu nira hingga mencapai suhu reaksi yang efisien. 2) Suhu kapur (Ca(OH)2), yang berfungsi untuk menaikkan PH nira dan gas CO2, sehingga membentuk endapan kasar dan menyerap sebagian kotoran yang larut. 3) Gas CO2, untuk membuat endapan CaCO3 dan Ca(OH)2. 4) Air bilasan, yang berfungsi untuk membilas gula dalam kotoran atau blothong dalam penyaringan. 5) Gas SO2, yang berfungsi untuk menetralkan nira dan mereduksi zat warna. Untuk lebih jelasnya langkah-langkah pemurnian nira adalah sebagai berikut: 1) Reaksi pembentukan endapan. 2) Penyaringan atau presan. 3) Pemanasan atau Voor Warmer. 4) Penetralan nira dengan gas SO2. Jadi hasil dari stasiun pemurnian yaitu blothong atau kotoran dan nira encer yang akan diproses lebih lanjut di stasiun penguapan.

commit to user



c. Stasiun Penguapan Nira encer hasil dari stasiun pemurnian diproses lebih lanjut ke stasiun penguapan. Tujuannya untuk menghilangkan air hingga mencapai kepekatan tertentu dengan cara yang cepat, murah dan tidak terjadi kehilangan atau kerusakan gula. Proses ini dilakukan dengan uap sebagai bahan pemanasnya, air yang harus disisakan kurang lebih 33%. Hasil dari stasiun penguapan berupa nira kristal. Dan untuk mendaptkan nira kristal, nira kental tersebut dapat dicampurkan dengan gas SO2. d. Stasiun Pengkristalan Stasiun pengkristalan merupakan penguapan lanjutan yang dikerjakan secara perlahan-lahan, sehingga didapatkan gula yang awalnya larut dapat menjadi kristal. Hasil dari stasiun pengkristalan adalah masakan gula yang terdiri dari kristal gula dan cairan atau tetes. e. Stasiun Puteran Di stasiun puteran, masakan gula dari stasiun pengkristalan dipisahkan menjadi: 1) Kristal gula sebagai hasil produk. 2) Cairan atau tetes yang terdiri dari kotoran, gula yang tidak terambil dan air. Untuk membantu memisahkan gula, maka digunakan media air dan uap sebagai pembersih gula. Jadi hasil dari stasiun puteran adalah kristal gula yang disebut juga gula SHS dan tetes.

8. Pemasaran a. Saluran Distribusi dan Daerah Pemasaran Pemasaran hasil produk diatur oleh BULOG yang kemudian disalurkan ke daerah-daerah melalui BULOG dengan harga yang telah ditetapkan oleh pemerintah. Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pertanian, gula yang diproduksi terbagi atas dua kategori, yaitu gula milik petani dan gula milik pabrik. Gula yang dibagikan kepada petani sebesar 63% sedangkan sisanya, yaitu sebesar 37% merupakan gula milik pabrik

commit to user



Dari 63% bagian petani, 2%-nya digunakan untuk konsumsi petani dan 98% lewat koordinasi KUD dan dijual ke DOLOG, dimana DOLOG membayar gula dari petani tersebut melalui BRI (Bank Rakyat Indonesia). Sedangkan 37% bagian dari pabrik gula, 2%-nya digunakan untuk konsumsi pegawai dan 98%-nya dijual ke DOLOG, dimana DOLOG membayar melalui Bank Bumi Daya. Setelah DOLOG membeli gula dari petani dan pabrik gula, selanjutnya DOLOG menjual gula tersebut kepada pembeli. Untuk menjadi pembeli, harus memenuhi syarat sebagai berikut: 1) Harus yang sudah berbadan hukum. 2) Harus merupakan anggota dari APEGTI (Asosiasi Penyalur Gula dan Terigu Indonesia). Pembeli tersebut kemudian meminta SPS (Surat Perintah Setor) kepada DOLOG yang berpusat di Semarang. Setelah DOLOG menyetujui maka pembeli membayar dengan harga gula sesuai Surat Perintah Setor kepada Bank Bumi Daya, kemudian pembeli tersebut mendapatkan DO (Delivery Order) atau surat perintah mengeluarkan barang. Dengan DO tersebut pembeli dapat mengambil gula di pabrik gula. Sesuai yang tertera dalam DO, pembeli dapat menjualnya kepada pedagang besar sesuai dengan daerah lokasi yang tercantum dalam DO. Dan selanjutnya pedagang besar dapat menjualnya lagi kepada pedagang kecil dan masyarakat atau konsumen yang membutuhkan. b. Promosi Gula putih yang merupakan produk utama PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten tidak memerlukan promosi, karena seperti yang telah kita ketahui, bahwa gula putih merupakan salah satu dari sembilan kebutuhan pokok masyarakat. Disamping itu seperti yang tercantum pada Undang-undang Dasar 1945 pasal 33 ayat 2 yang menyatakan bahwa “Cabang-cabang produksi yang penting bagi Negara dan yang menguasai hajat hidup orang banyak dikuasai negara”, sehingga PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten yang termasuk perusahaan milik Negara tidak

commit to user



memerlukan promosi seperti perusahaan swasta lainnya dalam pemasaran produknya.

9. Macam-macam Logistik Pabrik Gula Gondang Baru Klaten PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten a. Ditinjau dari benda tetap tidak bergerak PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten memiliki: 1) Tanah, dengan luas 337,767 m2 2) Lain-lain, yaitu unit pengolahan limbah, sebanyak 1 unit 3) Gedung dan Penataran a) Pabrik termasuk penataran (1) Bangunan pabrik, seluas 9387 m2 (2) Besali, seluas 1125 m2 (3) Tobong gamping, seluas 495 m2 b) Kantor (1) Kantor TUK, seluas 534 m2 (2) Kantor instalasi, seluas 96 m2 (3) Kantor angkutan, seluas 170 m2 (4) Kantor keamanan, seluas 105 m2 (5) Pos jaga induk, seluas 14 m2 c) Remise, bengkel dan garasi (1) Garasi, sebanyak 1 unit (2) Remise, sebanyak 1 unit (3) Bengkel angkutan, sebanyak 1 unit d) Gudang (1) Gudang gula A, sebanyak 1 unit (2) Gudang gula D, sebanyak 1 unit (3) Gudang gula E, sebanyak 1 unit (4) Gudang barang A, sebanyak 1 unit

commit to user



(5) Gudang pupuk, sebanyak 1 unit (6) Gudang cokes, sebanyak 1 unit (7) Gudang minyak, sebanyak 1 unit (8) Gudang arsip sebanyak 1 unit (9) Pompa bensin, sebanyak 1 unit (10)

Brak ampas, sebanyak 3 unit

(11)

Tangki tetes, sebanyak 3 unit

(12)

Bak penampung tetes, sebanyak 1 unit

e) Rumah sakit/ poliklinik, sebanyak 1 unit f) Gedung sosial (1) Sosial pg/perpustakaan/koperasi, seluas 257 m2 (2) Sosial kongsi, seluas 200 m2 (3) Mushola emplasemen, seluas 100 m2 (4) Mushola dalam, seluas 48 m2 (5) Taman Kanak-kanak, seluas 108 m2 (6) Lapangan tennis, seluas 700 m2 g) Lain-lain (1) Rumah tempat sepeda/ sepeda motor, sebanyak 3 buah (2) Warung museum, sebanyak 1 buah h) Rumah besaran, sebanyak 1 unit dengan luas 688 m2 i) Rumah dinas pegawai staf, sebanyak 37 unit j) Rumah dinas pegawai non staf, sebanyak 69 unit 4) Jalan dan Jembatan a) Jembatan b) Jalan lori tetap c) Jalan lori lepas d) Lain-lain (digital crane scale dan drajuk lori) 5) Alat Pengangkutan a) Sedan, St. Car dan Bus, sebanyak 5 buah b) Jeep dan Landrover, sebanyak 6 buah c) Truck dan Pick-up, sebanyak 12 buah

commit to user



d) Loko dan Lori, sebanyak 473 buah e) Draisine dan Sepeda Mot-Ril, sebanyak 1 buah f) Sepeda Motor dan Skuter, sebanyak 11 buah 6) Alat Pertanian, yaitu pompa air, sebanyak 14 buah b. Ditinjau dari benda tidak tetap yang bersifat operasional dan peralatan umum, di dalam masing-masing ruang kerja PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten terdapat: 1) Meja berbahan kayu

24) Almari obat

2) Meja komputer

25) Almari arsip

3) Meja laci

26) Almari perkakas

4) Meja kantor

27) Almari rak buku

5) Meja kantor kayu/kaca

28) Almari pakaian

6) Meja kenap

29) Tempat tidur kayu

7) Meja bambu

30) Tempat tidur besi

8) Meja makan

31) Tempat tidur lipat

9) Kursi berbahan kayu rotan

32) Almari buffet

10) Kursi berbahan kayu

33) Rak kayu

11) Kursi komputer

34) Rak besi

12) Kursi spon

35) Rak piring

13) Kursi putar

36) Kotak arsip

14) Kursi lipat

37) Kotak uang

15) Kursi bambu

38) Kotak wayang

16) Kursi besi

39) Filling cabinet

17) Meja kursi tamu

40) Mesin sit (Roneo)

18) Almari laboratorium

41) White board

19) Almari kayu

42) Tirai kayu

20) Almari kayu/kaca

43) Papan tulis

21) Almari kaca untuk piala

44) Papan tulis kayu

22) Almari kayu laci

45) Kaca rias

23) Almari kayu kenap

46) Papan pengumuman

commit to user



47) Dipan

61) Arsip dan dokumen perusahaan

48) Televisi

62) Mesin ketik manual

49) Kulkas

63) LCD proyektor

50) Mesin cuci

64) Kipas Angin

51) Kompor gas dan tabung gas

65) AC/pendingin ruangan

52) Dispencer

66) Mesin Faximile

53) Jam dinding

67) Gorden

54) Komputer

68) Mimbar

55) Laptop

69) Selang

56) Pesawat telepon

70) Bingkai pas foto

57) Kamera digital

71) Gambar

58) Printer 59) Alat tulis

Presiden dan Wakil

Presiden 72) Asbak

60) Kertas dan buku catatan c. Ditinjau dari benda tidak tetap yang bersifat non operasional dan peralatan umum, di dalam masing-masing ruang kerja PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten terdapat: 1) Pipa

14) Pompa nira

2) Bool afsluiter

15) Kookraam

3) Schuif afsluiter

16) Sapraam

4) Ketel

17) Kraan

5) Pipa uap baru

18) Horbiger

6) Crane bongkaran tebu

klep

tekan

pompa

vacum

7) Mesin uap

19) Kotak gamping pengering udara

8) Sapfle

20) Pompa cameron

9) Mantel roll gilingan

21) Kondensat

10) Gear box

22) Pompa rota

11) Garu ampas dan rantai

23) Mesin bubut

12) Peti ukur nira

24) Mesin skrep

13) Timbangan nira

25) Mesin freis

commit to user



26) Mesin gerenda

28) Panel pembagi

27) Mesin las

29) Electro motor

B. Deskripsi Permasalahan Penelitian 1. Pelaksanaan Fungsi-Fungsi Manajemen Logistik Di dalam suatu instansi pemerintahan maupun perusahaan, manajemen logistik memberikan peran penting dalam mencapai produktivitas dan tujuan perusahaan, yang mampu memberikan pengetahuan dasar mengenai konsepkonsep logistik. Semakin meningkatnya aktivitas perusahaan, semakin kompleks pula pengelolaan logistiknya. Para pejabat dan pelaksana dalam suatu instansi pemerintahan dan perusahaan harus mempunyai pengetahuan yang luas tentang pengelolaan logistik, selain itu mereka juga dituntut untuk disiplin baik dari segi administrasi maupun teknis, sehingga dapat tercapai asas koordinasi, integrasi, sinkronisasi dan simplifikasi dalam pelaksanaannya kemudian untuk selanjutnya tujuan logistik dapat tercapai. Jika masing-masing fungsi logistik dapat terlaksana dengan baik maka tujuan logistik juga akan terwujud. Adapun fungsi-fungsi logistik diantaranya yaitu fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan, penganggaran, pengadaan, penyimpanan dan penyaluran, pemeliharaan, penghapusan dan pengendalian, yang saling berkaitan satu sama lain, sehingga semua fungsi-fungsi logistik harus mempunyai hubungan yang selaras. Dengan demikian beberapa fungsi tersebut dapat mendukung dan melancarkan antara fungsi satu dengan lainnya, jika tidak demikian maka aktivitas logistik tidak dapat berjalan secara optimal. Jadi dengan kata lain aktivitas logistik secara keseluruhan merupakan suatu kegiatan yang terpadu. Pengelolaan logistik tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus ada bidang-bidang lain yang mendukung, seperti bidang kepegawaian, pengadaan, keuangan dan anggaran, dimana semuanya mempunyai hubungan secara langsung dan tidak langsung, sehingga merupakan suatu usaha yang terpadu. Dengan berdasarkan pada kajian teori, dalam penelitian dibahas mengenai bagaimana pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen logistik di Pabrik

commit to user



Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten yang meliputi fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan, penganggaran, pengadaan, penyimpanan dan penyaluran, pemeliharaan,

penghapusan dan

fungsi pengendalian.

Adapun

aktivitas

manajemen logistik yang dilakukan Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten akan diuraikan di bawah ini. a. Fungsi Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan Secara umum, segala sesuatu yang dilakukan untuk mencapai suatu maksud tertetu seyogyanya ada perencanaan terlebih dahulu. Sehingga usaha tersebut dapat berjalan dengan lancar. Begitu pula dengan kegiatan perusahaan, khususnya dalam penyelenggaraan manajemen logistik, ada beberapa hal yang perlu direncanakan untuk mencapai tujuan logistik yang ditetapkan. Kebutuhan apa saja yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan manajemen logistik berkaitan erat dan sejalan dengan perencanaan yang disusun sebelumnya. Fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan merupakan salah satu mata rantai dari tujuh fungsi manajemen logistik. Tanpa perencanaan yang matang, fungsi pengendalian

akan

sulit

dilaksanakan,

sehingga

akan

menyebabkan

ketidaklancaran pelaksanaan logistik yang dapat menghambat tercapainya tujuan yang diinginkan. Hal ini sesuai dengan apa yang diungkapkan oleh informan I dalam wawancara tanggal 18 Juli 2011 yaitu sebagai berikut: “Sebelum kegiatan logistik dilaksanakan, harus ada perencanaan dulu melalui pengajuan prakarsa yang diajukan oleh tiap-tiap bagian. Segala sesuatu jika tidak ada rencana, nantinya akan mengalami kesulitan. Kemudian, kita juga tidak bisa mengira-ira atau memprediksi seberapa besar anggaran yang harus dikeluarkan. Jika ada perencanaan kan kita bisa memperkirakan anggaran dan kemudian dapat menentukan apa saja yang perlu dibeli dari anggaran yang telah ditentukan melalui pengadaan”. Berhubungan dengan hal di atas informan III dalam wawancara pada tanggal 26 Juli 2011 menyatakan bahwa: “Sebelum dilakukan penyelenggaraan logistik, maka perlu dilakukan perencanaan dengan pengajuan prakarsa oleh tiap-tiap bagian kepada pihak gudang. Kemudian pihak gudang mengajukan ke bagian pengadaan. Jadi tiap-tiap bagian harus mengajukan prakarsa, karena dengan prakarsa tersebut akan menjadi kunci dalam penyusunan anggaran, kemudian akhirnya ke pengadaan”.

commit to user



Berdasarkan pernyataan dari informan di atas maka dapat dinyatakan bahwa perencanaan merupakan faktor penting yang harus diperhatikan sebelum melaksanakan kegiatan logistik, karena perencanaan adalah tahap awal dan faktor pokok dalam penyelenggaraan logistik. Berkaitan dengan hal tersebut informan II dalam wawancara pada tanggal 28 September 2011 menyatakan bahwa: “Pentingnya perencanaan adalah kita bisa meminimalisir kesalahankesalahan yang terjadi berkaitan dengan pelaksanaan logistik. Jika tak ada perencanaan maka pelaksanaan logistik akan sulit dilakukan. Dengan perencanaan dan penentuan kebutuhan itu kita juga bisa mengurangi uang berhenti atau idle money, sehingga kebutuhan barang fast moving dapat dipenuhi dan kebutuhan barang slow moving dapat dihindari. Barang-barang fast moving itu misalnya mur, baut, pipa, BBM seperti solar dan oli, sedangkan barang slow moving itu seperti misalnya gear box, rantai-rantai, spare part dan mesin-mesin besar”. Berkaitan dengan data dan informasi dari informan tersebut maka dapat dikatakan bahwa dengan adanya perencanaan, kebutuhan-kebutuhan masa yang akan datang juga dapat diperkirakan, sehingga dapat dilakukan tindakan-tindakan preventif. Perencanaan yang matang akan mempermudah dalam pengendaliannya sehingga akan memperlancar juga pada fungsi-fungsi logistik lainnya. Dengan pembagian perencanaan kedalam beberapa periode maka akan memudahkan dalam pengendaliannya. Di Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten, perencanaan dibagi menjadi perencanaan jangka pendek dan perencanaan jangka panjang. Perencanaan jangka pendek misalnya perencanaan pembelian barang-barang fast moving, contohnya solar, oli, mur, baut, kawat dan lain-lain. Sedangkan untuk perencanaan jangka panjang misalnya pembelian barang-barang investasi seperti pipa besar, mesin giling, mesin diesel dan barang yang bersifat slow moving, seperti mesin diesel, pompa untuk tetes.. Berkaitan dengan hal tersebut informan I dalam wawancara pada tanggal 23 Juli 2011 menyatakan bahwa: “Perencanaan disini ada perencanaan jangka panjang dan perencanaan jangka pendek. Jangka panjang misalnya, pembelian barang-barang investasi seperti pipa besar, sedangkan untuk jangka pendek misalnya barang-barang fast moving, seperti misalnya mur, baut, oli, solar atau

commit to user



BBM, kawat dan barang-barang lain yang sering digunakan setiap hari dalam kegiatan produksi”. Setelah ditentukan rencana-rencana apa yang akan dilakukan, secara bersamaan ditentukan pula apa saja kebutuhan yang diperlukan dalam penyelenggaraan logistik, sehingga pada saat pelaksanaan nantinya dapat lebih dipersiapkan. Hal-hal yang diperhatikan dalam penentuan kebutuhan adalah harus dilakukan sesuai dengan perhitungan yang sudah direncanakan dan tidak boleh dipaksakan,

dalam

artian

harus

memperhatikan

faktor

lainnya

yang

mempengaruhi jalannya penyelenggaraan kegiatan logistik. Berkaitan dengan hal tersebut informan I dalam wawancara yang dilakukan pada tanggal 18 Juli 2011 menyatakan bahwa: “Jika hal-hal yang sudah direncanakan disusun sedemikian rupa, maka langkah selanjutnya adalah menentukan kebutuhan yang diperlukan oleh kegiatan pabrik. Semua barang yang dibutuhkan diajukan melalui RKAP, semuanya ditulis disitu. Jadi tiap-tiap bagian harus menyusun RKAP yang berisi mengenai perencanaan kebutuhan barang yang dibutuhkan dari masing-masing bagian, misalnya bagian produksi, gilingan, puteran dan bagian lain”. Seperti halnya dengan apa yang dikatakan oleh informan VI dalam wawancara tanggal 20 Juli 2011 yakni: “Jika perencanaan sudah dilakukan, kemudian menentukan peralatan dan perlengkapan apa saja yang perlu ditentukan. Barang-barang logistik apa yang akan dibeli dan perlu untuk diadakan. Barang-barang yang hampir habis didata untuk diajukan ke bagian pengadaan. Nanti akan ada tim sendiri yang mengurusi bagian pengadaan alat-alat perusahaan”. Dari pendapat di atas dapat dikatakan bahwa begitu pentingnya penentuan kebutuhan yang mempengaruhi kemudahan dalam penyelenggaraan kegiatan logistik. Dengan adanya perencanaan yang disertai dengan penentuan kebutuhan, akan memudahkan dalam fungsi pengendalian dan pengawasan, pelaksanaan kegiatan logistik yang mendadak dapat dicegah dan kesalahankesalahan yang terjadi dapat diminimalisir, sehingga tujuan logistik dapat tercapai secara optimal. Untuk lebih jelasnya, bahwa penentuan kebutuhan merupakan tindak lanjut dari kegiatan perencanaan logistik.

commit to user



b. Fungsi Penganggaran Setelah dilakukan perencanaan dan penentuan kebutuhan, selanjutnya dilaksanakan fungsi berikutnya yaitu fungsi penganggaran. Dengan berdasar pada perencanaan dan penentuan kebutuhan serta seberapa banyak dana yang tersedia, besarnya anggaran dan seberapa besar yang perlu dikeluarkan ditentukan di sini. Penganggaran berfungsi untuk sebagai pedoman kerja untuk periode yang akan datang, sehingga dapat diperkirakan taksiran dana yang digunakan untuk aktivitas perusahaan. Diperlukan perhitungan yang matang dalam menentukan anggaran, hal yang harus diperhatikan yaitu dengan anggaran yang sedikit mungkin dapat mencapai tujuan yang diinginkan, yaitu memperoleh keuntungan yang maksimal. Jika semua perencanaan dan penentuan kebutuhan telah dirumuskan secara matang dan penganggaran juga sudah ditentukan, maka tidak boleh diganggun gugat agar tidak mengganggu fungsi-fungsi logistik yang lain seperti fungsi pengadaan, fungsi penyimpanan dan penyaluran, fungsi pemeliharaan, fungsi penghapusan dan fungsi pengendalian. Hal ini sesuai dengan yang diungkapkan oleh informan VI dalam wawancara pada tanggal 13 September 2011, yaitu sebagai berikut: “Jadi gini...sebelum anggaran ditentukan, tiap-tiap bagian ada RKAP, itu berisi mengenai rencana kebutuhan barang-barang logistik yang akan diusulkan untuk ditetapkan seberapa anggaran yang harus dikeluarkan. Setelah RKAP dari masing-masing bagian dikumpulkan, kemudian dilakukan pembahasan dengan Administratur dan Direksi, terkait dengan penetapan anggaran. Dari usulan yang ada dalam RKAP itu kemudian dilakukan pembahasan mana barang yang perlu untuk dibeli mana yang perlu ditunda. Hal ini tentu dengan memperhatikan untung dan rugi buat perusahaan jika mengadakan barang tersebut”. Pendapat di atas diperkuat dengan pernyataan dari informan VII dalam wawancara pada tanggal 13 September 2011, sebagai berikut: “Anggaran yang sudah diputuskan oleh Direksi memang kadang tidak selalu sesuai dengan RKAP. Keputusan itu didasarkan pada pertimbangan-pertimbangan yang matang, mungkin dana yang tersedia belum mencukupi untuk membeli barang tersebut. Karena penentuan anggaran itu juga akan berpengaruh pada untung rugi yang

commit to user



diperoleh. Maka dari itu, tiap 3 bulan sekali diadakan pembahasan RKAP. Jadi masing-masing kepala bagian harus hadir dan menyerahkan RKAP untuk menentukan besarnya anggaran yang harus dikeluarkan”. Dalam hal pengadaan dana, Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten mendapatkan dana dari PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero). Adapun cara memperolehnya adalah Pabrik menyusun Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (RAPBN) setiap tahun, dimana perencanan anggaran tersebut diserahkan kepada masing-masing bagian pabrik dalam bentuk Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP). Setelah semua terkumpul baru kemudian dibahas dalam rapat Direksi untuk menentukan dan menetapkan besarnya anggaran sesuai dengan persetujuan Direksi PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero). Dalam rapat koordinasi tersebut, masing-masing kepala bagian memaparkan anggaran masingmasing bagian dan mengkoordinasikan dengan bagian yang lain agar rancangan anggaran yang dibuat sinergi antara bagian satu dengan yang lain. Setelah itu, hasil rapat tersebut diajukan ke Dewan Komisaris, untuk selanjutnya akan diteruskan ke Menteri Keuangan, maka pabrik akan menerima dana atau modal dari Direksi sebesar yang dibutuhkan atau diminta. Hal ini seperti yang dikatakan oleh informan V dalam wawancara pada tanggal 13 September 2011, yaitu sebagai berikut: “Gini mbak...setiap tahun itu kita mempunyai RKAP (Rencana Kerja Anggaran Perusahaan) yang disusun antara bulan Juni-Juli untuk membeli peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan oleh pabrik, seperti alat-alat komputer, kertas, mesin-mesin, alat-alat giling dan lain-lain. Tanpa ada RKAP, maka penganggaran belum bisa ditentukan. RKAP itu disusun oleh tiap-tiap bagian pabrik, mereka mengajukan alat-alat apa yang mereka butuhkan, kemudian nanti ada pembahasan”. “Di dalam penyusunan RKAP itu harus ada tanda tangan dari Kabag Direksi dan ADM, kemudian baru dinaikkan ketingkat Direksi. Jika Direksi tidak menyetujui anggaran yang diusulkan, berarti harus dievaluasi lagi kebutuhan mana yang harus ditunda dan mana yang urgen untuk segera dibeli. Kemudian anggaran dicairkan per 3 bulan.” Hal senada juga diungkapkan oleh informan V dalam wawancara pada tanggal 28 Juli 2011, yaitu:

commit to user



“Penganggaran barang-barang logistik menjadi tugas dan tanggungjawab bagian AKU. Anggaran-anggaran yang perlu ditetapkan dalam pelaksanaan manajemen logistik itu sudah terdaftar dalam Rencana Daftar Permintaan Barang, yaitu terdiri dari barang eksploitasi dan barang-barang investasi. Jadi AKU bertugas untuk menerbitkan prosedur dan formulir penyusunan anggaran kepada masing-masing bagian”. Hal tersebut diperkuat dengan pendapat dari informan VI dalam wawancara pada tanggal 18 September 2011 sebagai berikut: “Gini mbak,,,itu nanti ada RKAP yaitu Rencana Kerja Anggaran Perusahaan, yang disusun dalam kurun waktu 1 tahun, atau disebut breakdone, yang dibagi menjadi PMK dan DPB. PMK itu Persetujuan Modal Kerja, nah kalau DPB itu Daftar Permintaan Harga. PMK dan DPB kita bahas 3 bulan sekali”. Dari data di atas dapat diambil pengertian bahwa penganggaran merupakan tindak lanjut dari perencanaan dan penentuan kebutuhan. Tanpa ada perencanaan, penganggaran tidak akan mungkin bisa dilakukan. Maka dari itu perencanaan tidak bolah diremehkan, karena perencanaan merupakan awal dari fungsi yang lain, yang menentukan kelancaran fungsi-fungsi yang lain. Penyusunan anggaran di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten dilakukan dari manajemen tingkat bawah karena mereka lebih mengetahui permasalahan yang ada di lapangan. Campur tangan manajemen tingkat atas, termasuk didalamnya adalah Direktur dan Wakil Direktur PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) dilakukan dalam rangka menselaraskan anggaran yang disusun oleh masingmasing administratur selaku pimpinan 9 Pabrik Gula tersebut. Penyusunan anggaran diawali dengan dilakukannya perkiraan atau ramalan (forecasting) untung dan rugi perusahaan yang selanjtunya akan menjadi pedoman penyusunan anggaran. Prosedur penyusunan anggaran di Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten dilakukan melalui beberapa tahap. Pertama, menyusun ramalan atau perkiraan laba yang didapatkan atau untung dan ruginya berdasarkan data-data tahun lalu. Kedua, menyusun rencana program yang dituangkan dalam anggaran. Ketiga adalah melakukan penyusunan anggaran.

commit to user



Sehubungan dengan hal tersebut informan XII selaku kepala bagian produksi dalam wawancara pada tanggal 3 Oktober 2011 menyatakan: “Dalam penyusunan anggaran produksi itu mula-mula kita menyusun prediksi penjualan dengan melihat pada data-data penjualan tahuntahun sebelumnya. Itu akan menjadi acuan dalam penyusunan anggaran. Setelah itu baru menyusun anggaran produksi yang terdiri dari bahan baku, tenaga kerja dan biaya overhead pabrik. Hal ini membuktikan bahwa fungsi penganggaran di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang BaruCeper Baru Klaten telah berjalan secara sistematis meskipun ada hambatanhambatan dalam pelaksanaannya. Jika penganggaran sudah dilakukan, maka langkah berikutnya adalah pelaksanaan fungsi pengadaan dan fungsi-fungsi logistik yang lain seperti fungsi penyimpanan dan penyaluran, pemeliharaan, penghapusan dan pengendalian. c. Fungsi Pengadaan Dengan adanya fungsi pengadaan, sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada berdasarkan peraturan yang berlaku. Fungsi pengadaan merupakan realisasi atau pelaksanaan dari apa yang sudah direncanakan dari fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan serta fungsi penganggaran. Maka dari itu fungsi pengadaan merupakan salah satu fungsi logistik yang penting untuk menjadi perhatian. Pengadaan tidak harus dilakukan dengan pembelian, namun dengan alternatif lain yang lebih efektif dan efisien, seperti misalnya, penyewaan, penukaran, pembuatan dan perbaikan. Hal ini sesuai dengan yang diungkapkan oleh informan II dalam wawancara pada tanggal 20 Juli yaitu: “Kalau pengadaan sini dengan cara pembelian dek...bisa dengan tunai dan kredit. Tunai atau kuanta berdasarkan pada jumlah dan jenis barang yang akan dibeli. Pembelian dengan cara bon dilakukan jika keadaan urgen atau mendesak, misalnya barang selak dipakai”. Hal tersebut senada dengan yang diungkapkan oleh informan V dalam wawancara pada tanggal 25 Juli 2011 sebagai berikut: “Untuk pengadaan di sini ya mbak...kami menggunakan cara pembelian, penyewaan, penukaran, pembuatan dan perbaikan. Pengadaan itu dilakukan berdasarkan dari anggaran yang sudah ditetapkan. yang paling sering kami lakukan adalah pengadaan dengan

commit to user



cara pembelian. Pembelian bisa dengan tunai dan kredit. Kalau kredit melalui sistem perjanjian kontrak, misalnya melalui Surat Pembelian atau SP. Selain itu kami menggunakan alternatif lain dalam pengadaan peralatan dan perlengkapan pabrik yaitu dengan penukaran, pembuatan dan perbaikan. Pengadaan tebu selain dengan menanam sendiri juga diperoleh dari para petani. Penukaran misalnya kepada para petani yang menyediakan bahan baku tebu untuk nantinya kami tukar dengan gula. Kemudian untuk peralatan lain seperti mesin misalnya, jika ternyata rusak dan sepertinya masih bisa diperbaiki, maka akan dimodifikasi, sehingga dapat berfungsi kembali”. Dari data di atas dapat dikatakan bahwa pengadaan merupakan tindak lanjut dari penganggaran. Kegiatan pengadaan berperan penting dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan. Cara pengadaan yang paling menonjol adalah dengan pembelian. Pembelian dilakukan dengan berbagai macam cara/metode seperti penunjukan langsung, pemilihan langsung dan pelelangan. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh informan IV dalam wawancara pada tanggal 27 Juli 2011, yakni sebagai berikut: “Metode atau cara yang kami lakukan dalam pengadaan barang melalui pembelian yaitu dengan 3 cara, antara lain penunjukan langsung, pemilihan langsung dan pelelangan. Kalau penunjukan langsung itu maksudnya untuk pengadaan barang dan jasa dengan nilai sampai dengan 15 juta yang dapat dibeli langsung oleh 1 rekanan. Kalau pemilihan langsung itu pengadaan barang dan jasa dengan nilai di atas 15 juta sampai dengan 50 juta dan di atas 50 juta sampai dengan 200 juta. Sedangkan pelelangan itu ada 2 macam, yaitu pelelangan terbatas dengan nilai 200 juta sampai dengan 20 M dan pelelangan umum dengan nilai di atas 20 M.” Berdasarkan data di atas dapat dikatakan bahwa pengadaan barang dan jasa yang paling sering dilakukan dengan sistem pembelian. Pembelian dilakukan dengan menggunakan 3 metode/cara diantaranya adalah pembelian dengan pelelangan terbatas dan pelelangan umum, pembelian dengan penunjukan langsung dan pembelian dengan pemilihan langsung. Pengadaan barang dan jasa ditujukan untuk menjamin kelancaran Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten. Hal ini sesuai dengan apa yang dikatakan oleh informan IV dalam wawancara pada tanggal 27 Juli 2011 yakni sebagai berikut:

commit to user



“Yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan pengadaan barang dan jasa di sini adalah bagian Tata Usaha. Pengadaan dilakukan sesuai peraturan dan keputusan yang ditetapkan oleh Direksi melalui Peraturan Surat Keputusan Direksi Nomor PTPN.IX.0/SK/001A/2003.SM. Pengadaan dilaksanakan atas dasar rencana pembelian tahunan dan triwulan dengan memperhatikan 3 azas yaitu efektif dan efisien, optimal, transparan serta mengutamakan produksi dalam negeri dan pemberdayaan pengusaha kecil atau koperasi”. “Hambatan-hambatan yang terjadi misalnya barang sulit diperoleh misalnya tebu, jika musim panen, kadang tidak ada tenaga penebang, waktu terburu-buru dan anggaran lebih kecil dari harga sekarang. Jika anggaran lebih kecil dari harga sekarang, solusinya yaitu dengan mencari rekanan yang jelas spekulasinya atau kriterianya mbak…. Cara yang dilakukan untuk menghindari pemborosan yaitu dengan membeli barang yang benar-benar dibutuhkan, membuat stok yang seminimal mungkin, barang yang tersedia di pasaran tidak perlu ada stok dan menggunakan barang yang ada diperusahaan dulu”. Dari data di atas dapat dikatakan bahwa pengadaan didasarkan atas dasar perencanaan. Adapun prosedur pengadaan di Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten adalah sebagai berikut: 1) RKAP (Rencana Kerja Anggaran Perusahaan) yang disetujui oleh Direksi. 2) Bagian terkait, misalnya bagian instalasi mengajukan Prakarsa Pekerjaan dan Pengadaan Barang dan Jasa ke Administratur. 3) Pelaksanaan pengadaan melalui Kantor Direksi, kecuali berdasarkan pada pertimbangan teknis dan ekonomis dapat dilaksanakan melalui Kebun/Pabrik Gula berdasarkan persetujuan Direksi. Pengadaan barang dan jasa Pabrik Gula Gondang Baru Klaten didasarkan pada: 1) Memprioritaskan 6 tepat, yaitu tepat kualitas, tepat jumlah, tepat harga, tepat waktu, tepat tempat dan tepat prosedur. 2) Mendukung operasional perusahaan dengan pengadaan barang terus-menerus secara bertahap sesuai kebutuhan dan memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan. 3) Mencegah kerugian yang timbul akibat terjadi persediaan barang yang tidak dapat dimanfaatkan (slow moving stock).

commit to user



4) Mengembangkan kebijakan dan tata cara pengadan barang dan jasa, sehingga biaya operasional secara seefisien mungkin. Dalam pelaksanaan fungsi pengadaan, terkadang ada hal-hal yang tidak sesuai dengan rencana atau keadaan mendesak. Namun pengadaan tetap harus dilaksanakan dalam artian harus mendapat persetujuan dari pimpinan Pabrik. Seperti dikemukakan oleh informan IV dalam wawancara pada tanggal 26 Juli 2011 yakni: ”Jika dalam keadaan mendesak atau urgen, maka pengadaan akan tetap dilaksanakan meskipun pengadaan itu tidak ada dalam rencana sebelumnya, tapi dengan catatan harus ada ijin dari Direksi atau pimpinan Pabrik Gula yang diberi wewenang oleh Direksi”. Sehubungan dengan hal tersebut, informan II dalam wawancara pada tanggal 26 Juli menyatakan bahwa: “Pengadaan yang mendadak biasanya jika keadaan bener-bener urgen, misalnya motor pegangan, rusak lekernya, padahal motor selak dinggo, digudang tidak ada. Maka satu-satunya jalan dengan membeli sendiri di toko. Nota yang dari toko dibawa ke gudang untuk dicapkan ke kepala gudang. Kemudian pihak bagian yang bersangkutan tersebut melaporkan ke bagian pengadaan”. Dari data di atas dapat diambil pengertian bahwa untuk keadaan yang mendesak, fungsi pengadaan dilaksanakan atas permintaan khusus dari Kebun/Pabrik Gula meskipun kebutuhan tersebut tidak tercantum dalam rencana pembelian tahunan, triwulan ataupun Daftar Permintaan Barang maupun RKAP setelah mendapat penilaian urgensi dari Bagian Teknis di Kantor Direksi serta mendapat persetujuan dari Direksi. d. Fungsi Penyimpanan dan Penyaluran Pengaturan tempat penyimpanan barang-barang logistik merupakan faktor yang tidak kalah pentingnya dari fungsi-fungsi logistik lainnya. Kelayakan tempat penyimpanan barang-barang logistik sangat penting diperhatikan, selain itu penyimpanan barang-barang logistik harus strategis dan mudah dijangkau guna menjamin keamanan dan ketertiban barang-barang logistik agar dapat tersedia kapan pun dibutuhkan dan menghindari hilangnya barang-barang logistik, sehingga akan mempengaruhi kelancaran dalam proses produksi.

commit to user



PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten memiliki delapan gudang, yaitu tujuh gudang tertutup, diantaranya adalah gudang induk, gudang magazine, gudang gula, gudang pupuk, gudang tetes, gudang minyak pelumas dan gudang barang bekas serta satu gudang semi tertutup, yaitu gudang ampas ball. Berdasarkan deskripsi data dari bagian personalia PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten mempunyai 9 gudang, yang terbagi atas 8 gudang tertutup dan 1 gudang semi tertutup. Kedelapan gudang tersebut adalah: 1) Gudang induk 2) Gudang material/magazine 3) Gudang gula atau gudang besar 4) Gudang pupuk 5) Gudang tetes 6) Gudang cokes 7) Gudang minyak pelumas 8) Gudang barang bekas 9) Gudang ampas ball Dengan banyaknya gudang yang harus dikelola oleh pihak pengelola logistik di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten, maka perlu diperhatikan mengenai bagaimana cara mengatur dan mengendalikan penyimpanan yang efektif dan efisien. Hal ini agar barang-barang logistik tidak terbengkalai, tidak cepat rusak dan menghindari pemborosan akibat penyimpanan yang tidak memenuhi standar. Seperti dikatakan informan I dalam wawancara tanggal 18 Juli 2011 yang menyatakan bahwa: “Cara mengorganisir penyimpanan yang efektif dan efisien yaitu tempat penyimpanan barang harus disesuaikan dengan tempatnya dan spesifikasi barangnya serta ada pengkhususannya tersendiri, contohnya, barang-barang yang berat diletakkan di lantai bawah, tidak mungkin diletakkan di lantai atas, hal ini untuk memudahkan dalam pengambilan material. Kemudian untuk menghindari pencurian atau

commit to user



hilangnya barang digunakan sistem segel khusus, sehingga kerugian yang ditimbulkan dapat ditekan dengan penyimpanan yang tepat”. Berkaitan dengan hal tersebut, pernyataan senada juga diungkapkan oleh informan II dalam wawancara pada tanggal 20 Juli 2011 yakni sebagai berikut: “Kalau untuk menghindari pencurian itu kita menggunakan satpam. Kepala satpam di ambil dari pihak kepolisian untuk mengamankan jalannya kegiatan perusahaan. Selain itu juga dengan diberlakukan sistem gembok dan segel ditempat penyimpanan barang-barang logistik. Dari data di atas dapat diambil pengertian bahwa pentingnya penyimpanan yang efektif dan efisien adalah untuk meminimalisir rusaknya barang-barang logistik yang dapat dilakukan dengan menyimpan barang-barang logistik sesuai dengan spesifikasi barang. Sedangkan untuk menghindari hilangnya barang yaitu dengan diberlakukannya penyegelan khusus. Selain itu tempat penyimpanan harus dapat menampung semua barangbarang logistik, sehingga tidak ada material yang terbengkalai akibat kurangnya tempat untuk menampung barang-barang logistik tersebut. Petugas logistik harus dapat memperkirakan seberapa besar tempat penyimpanan yang dibutuhkan untuk menampung barang-barang logistik. Dengan pemilihan lokasi penyimpanan yang strategis, akan memudahkan dalam penyaluran barang-barang logistik. Lokasi penyimpanan yang terlalu jauh dengan tempat pendistribusian barang akan memperlambat proses produksi, maka dari itu tempat penyimpanan harus strategis dan mudah dijangkau dengan berbagai macam alat pengangkut, seperti truk, gerobak, mobil, conveor dan lain-lain. Sehubungan dengan hal tersebut informan I dalam wawancara pada tanggal 25 Juli 2011 menyatakan bahwa: “Begini dek…disini tidak pernah ada kejadian hilangnya barang akibat pencurian oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab, karena pegawai yang masuk sini sudah diseleksi secara ketat yang sudah dijamin kejujurannya. Dan jika ada orang yang ketahuan mencuri barang-barang yang ada di gudang, akan dikenakan sanksi yaitu diturunkan jabatannya menjadi jabatan yang lebih rendah, misalnya menjadi kuli pabrik atau bisa juga dikeluarkan”. Hal ini senada dengan yang diungkapkan oleh informan II dalam wawancara pada tanggal 24 Juli 2011 sebagai berikut:

commit to user



“Pegawai yang ada disini itu sudah pasti jujur, jadi tidak pernah ada kejadian barang hilang. Apalagi dengan sistem penyimpanan segel, tidak bisa sembarang orang bisa masuk ke tempat penyimpanan yang ada di gudang, selain petugas yang berwenang”. Berkaitan dengan hal tersebut informan III dalam wawancara pada tanggal 24 Juli 2011 menyatakan bahwa: “Motor pegawai disini harus diparkir di depan, tidak boleh parkir di dekat gudang material...karena dulu pernah ada kejadian kehilangan gula, ternyata ada yang mengambil tanpa ijin yang dimasukkan di jok motor. Maka dari itu sekarang motor tidak boleh ditaruh di dekat gudang. Hal ini untuk menghindari kejadian tersebut terulang lagi, dan sejak itu sudah tidak ada lagi pencurian gula. Apalagi sekarang keluarnya gula harus diketahui oleh satpam yang dijaga ketat dipintu depan atau pintu masuk”. Untuk itu sebaiknya dibuat perencanaan yang matang dalam pemilihan lokasi gudang, prosedur dan metode penyimpanan yang tepat. Selain itu faktor manusia juga sangat berpengaruh mengenai masalah psikologi, seperti sikap menghargai milik/barang orang lain dengan memberlakukannya seperti milik pribadi akan menekan kerusakan barang, sikap disiplin dan jujur harus diterapkan para petugas logistik untuk menghindari hilangnya barang akibat perbuatan yang tidak bertanggung jawab. Setelah fungsi penyimpanan diterapkan, selanjutnya bagaimana cara penyaluran barang-barang logistik di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten. Penyaluran barang dimulai dari barang sebelum diproduksi hinggga barang berubah menjadi barang jadi yang siap disalurkan kepada konsumen atau pelanggan. Dengan prosedur dan metode penyaluran barang yang tepat akan memperlancar kegiatan produksi. Berkaitan dengan hal tersebut informan III dalam wawancara pada tanggal 18 Juli 2011 menyatakan bahwa: “Barang yang datang dari supplier masuk ke gudang, kemudian dibuat berita acara barang masuk, setelah itu barang di simpan. Kemudian dilakukan penyaluran barang ke tiap-tiap bagian yang membutuhkan. Tiap-tiap bagian yang membutuhkan barang diminta untuk mengecek barang yang ada di gudang, apakah sudah sesuai atau belum. Kemudian mengambil barang dengan menunjukkan bon gudang”.

commit to user



Penggunaan alat angkut yang sesuai akan mempengaruhi kegiatan penyaluran, hal ini tentu saja berhubungan dengan adanya peralatan dan mesin yang canggih dan modern. Seperti dikatakan oleh informan I dalam wawancara pada tanggal 18 Juli 2011, yaitu sebagai berikut: “Untuk memudahkan kegiatan penyaluran material di Pabrik Gula Gondang Baru Klaten menggunakan alat angkut berupa conveyor, gerobak dorong, pick up dan truk. Jika jarak dekat, kita menggunakan gerobak dorong dan untuk jarak jauh menggunakan pick up atau mobil, kalau conveyor untuk mengangkut dan mengatur penyimpanan gula. Untuk menghindari pencurian maka diberlakukan sistem satu pintu, agar lebih efisien dalam pengawasannya. Petugas logistik tidak mengantarkan ke tempat yang dibutuhkan, namun pelanggan yang mengambil sendiri. Pihak supplier juga datang sendiri ke pabrik untuk mengantarkan barang-barang pesanan atau bisa juga lewat jasa pengiriman”. Dari hasil wawancara di atas dapat dikatakan bahwa pentingnya alat angkut dalam sistem penyaluran. Alat angkut yang lebih canggih dan modern lebih efisien, sehingga mempengaruhi kelancaran aktivitas produksi. Sistem penyaluran yang tepat akan mempengaruhi dalam pengawasannya, misalnya dengan diberlakukannya sistem satu pintu. Jika sistem yang digunakan dengan menggunakan dua pintu, maka akan terjadi kesemrawutan dalam pengawasan, sehingga menjadi tidak efisien. Maka dapat dikatakan bahwa pentingnya sistem dan prosedur yang tepat dalam aktivitas penyaluran barang-barang logistik agar penyaluran logistik dapat berjalan sesuai dengan fungsinya. Pada umumnya aktivitas penyaluran logistik di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang BaruCeper Baru Klaten dibagi menjadi dua, yaitu penyaluran eksternal dan penyaluran internal. Penyaluran eksternal dimulai dari penerimaan barang-barang logistik dari supplier kemudian dilakukan pencatatan dan penyimpanan sampai barang-barang tersebut disalurkan ke bagian-bagian yang membutuhkan. Sedangkan penyaluran internal merupakan aktivitas penyaluran barang setengah jadi atau barang jadi ke pelanggan.

commit to user



e. Fungsi Pemeliharaan Fungsi pemeliharaan dimaksudkan untuk mempertahankan kondisi barang-barang logistik baik dari segi teknis maupun fungsinya, agar tetap bernilai daya guna tinggi. Pemeliharaan ditujukan untuk semua barang-barang logistik, dari barang bergerak dan barang tidak bergerak, barang operasional dan barang produksi lainnya. Penggunaan sistem dan metode pemeliharaan yang tepat dan efisien akan memperlancar tujuan pengelolaan logistik. Aktivitas pemeliharaan dimulai dari bagaimana cara merawat, memperbaiki, merehabilitasi dan menyempurnakan peralatan dan perlengkapan dengan benar dan tepat. Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten, mandor terkait dari masing-masing stasiun berkewajiban untuk memelihara barang-barang logistik. Pemeliharaan barang-barang logistik berhubungan erat dengan aktivitas penyimpanan dan penyaluran. Teknik penyimpanan dan penyaluran yang efisien dan sesuai dengan peraturan yang berlaku akan memudahkan dalam aktivitas pemeliharaannya. Sebaliknya, jika sistem penyimpanan dan penyalurannya semrawut, maka aktivitas pemeliharaan juga akan menjadi semrawut, banyak barang-barang yang terbengkalai dan tidak terurus. Hal ini akan menyebabkan pemborosan karena banyak barang-barang yang rusak dan dengan terpaksa harus dihapuskan. Seperti yang diungkapkan oleh informan I dalam wawancara pada tanggal 25 Juli 2011 yaitu sebagai berikut: ”Barang-barang logistik yang ada di sini sudah terpelihara dengan baik. Dengan adanya penyegelan khusus, tindakan pencurian Alhamdulillah tidak pernah terjadi. Dan yang bertanggung jawab untuk mengurus barang-barang logistik adalah mandor dari masingmasing bagian yang terkait beserta para personel yang mengurusi bagian gudang. Karena gudang merupakan gudang tertutup maka barang-barang juga dapat terlindung dari hujan. Pernah pada saat gempa tahun 2006 yang melanda Yogyakarta dan sekitarnya, ada satu gudang yang runtuh, namun tidak seberapa parah. Kemudian untuk menghindari kebakaran maka selalu dilakukan pengecekan dari satu tempat ke tempat yang lain. Dan disediakan alat pemadam kebakaran di dekat pintu bangunan gedung untuk mengantisipasi sewaktu-waktu terjadi kebakaran”. “Pemeliharaan mesin-mesin dan alat produksi dengan dilakukan servis secara berkala atau periodik oleh bagian teknisi mesin. Barang-barang yang sudah habis masa pakai, segera diganti dengan yang baru agar

commit to user



lebih produktif, kemudian barang lama akan dimanfaatkan kembali untuk dimuseumkan, seperti misalnya mesin uap dan lokomotif”. Seperti yang diungkapkan juga oleh informan II dalam wawancara pada tanggal 29 Juli 2011 yaitu sebagai berikut: “Tindakan pemeliharaan barang-barang logistik yang ada disini yaitu dengan memberi minyak anti karat dan mengecat mesin-mesin atau alat-alat produksi, yang fungsinya adalah untuk menghindari pengkaratan pada mesin tersebut, sehingga lebih awet. Alat-alat produksi operasional seperti mesin diesel, mesin giling perawatan dilakukan dengan berdasar pada buku petunjuk. Biasanya jika terjadi kerusakan pada alat-alat produksi baru akan diperbaiki. Dilakukan pengawasan setiap ada pengeluaran dan pemasukan barang-barang logistik”. Hal senada juga diungkapkan oleh informan VIII dalam wawancara pada tanggal 1 Agustus 2011 yaitu: “Di sini kan ada bagian Besali yaitu yang mengerjakan alat-alat mesin, di situ mesin-mesin diperbaiki atau diservis. Biasanya perbaikan mesin dilakukan setelah habis masa giling, antara bulan Agustus sampai dengan April. Dicek mana yang perlu diganti atau diperbaiki, sehingga untuk masa giling nanti, mesin sudah siap pakai”. Dari hasil wawancara di atas dapat disimpulkan bahwa fungsi pemeliharaan wajib dilaksanakan oleh semua personel di Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten. Adapun tindakan-tindakan pemeliharaan yang dilakukan antara lain sebagai berikut: 1) Merawat dan merehabilitasi. 2) Merehabilitasi dan menyempurnakan. 3) Menjaga kualitas barang dengan pengawasan terhadap setiap barang yang masuk dan keluar. 4) Setiap ada pegawai harus melakukan terapi psikologi dahulu dan seleksi ketat. Hal ini untuk meningkatkan kualitas moral pegawai dalam bersikap jujur dalam setiap perbuatan dan meningkatkan kesadaran diri pegawai untuk memperlakukan barang dengan baik seperti halnya milik sendiri. 5) Pengecekan barang secara berkala atau periodik dari satu tempat ke tempat yang lain.

commit to user



Dengan adanya fungsi pemeliharaan di Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten diharapakan dapat meningkatkan daya guna dan fungsi barangbarang logistik, berkinerja tinggi, peningkatan efisiensi dan menghindari pemborosan akibat terlalu banyaknya barang-barang yang harus dihapuskan akibat memiliki kinerja yang rendah. f. Fungsi Penghapusan Setiap barang atau benda memiliki masa pemakaian untuk waktu tertentu, yang pada saatnya harus diganti dengan yang baru. Karena barang yang sudah usang memiliki kinerja yang rendah, jika terus digunakan justru akan menambah permasalahan. Atau bisa dikatakan bahwa pada tahapan berikutnya dalam jangka waktu tertentu suatu barang atau benda akan mengalami penurunan kemampuan dan bentuk fisiknya baik secara teknis maupun ekonomis, karena faktor kadaluwarsa atau kerusakan. Maka dari itu perlu adanya tindakan penghapusan barang-barang yang sudah tidak layak pakai dan berkurang nilai kegunaannya, karena jika tidak hanya akan menambah rentetan permasalahan bagi fungsi-fungsi logistik yang lain. Fungsi penghapusan di Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten dilakukan sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan oleh Direksi, mengingat Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten adalah perusahaan milik Negara. Berkaitan hal tersebut informan I dalam wawancara pada tanggal 28 Juli 2011 yaitu: “Indikator yang menyebabkan barang perlu dilakukan penghapusan karena rusak dan sudah tidak bisa dipakai lagi atau kinerja barang tersebut menurun. Di sini ada dua macam limbah sisa hasil produksi, yaitu limbah padat dan cair. Untuk limbah padat, ada penampungan yang mengambil dari Jakarta, sedangkan limbah cair di ke sungai. Jika terjadi kelebihan barang, misalnya di bagian loko kelebihan plat besi 5m, sedangkan di bagian gilingan membutuhkan plat besi, maka plat besi yang sisa di bagian loko tersebut diberikan kepada bagian giling. Penghapusan di sini dilakukan tergantung pada sifat dan kondisi barang, untuk mesin-mesin produksi seperti mesin giling, bisa sampai 10 tahun lebih dan untuk onderdil biasanya per tahun”. Hal senada juga diungkapkan oleh informan IX dalam wawancara pada tanggal 3 Oktober 2011 sebagai berikut:

commit to user



“Dari laporan rekapitulasi aktiva benda dan penyusutan, Direksi akan menindaklanjuti untuk dilakukan pengecekan barang-barang yang masih ada, jadi jika ternyata ada pabrik lain ada yang membutuhkan barang tersebut, maka akan dialihkan ke pabrik itu tadi, misalnya pipa, loko, spare part. Jadi barang-barang yang masih ada itu apa aja bisa dilihat dari laporan”. Berdasarkan data dan informasi yang diperoleh di lapangan, dapat dikatakan bahwa fungsi penghapusan di Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten dilakukan dengan cara pemanfaatan langsung, pemanfaatan kembali (recycle), pemindahan, hibah (donation), pelelangan dan pemusnahan. Barang yang dimodifikasi atau dimanfaatkan kembali akan menjadi berdaya guna lebih dan memberi keuntungan tersendiri bagi perusahaan. Untuk barang-barang yang rusak, sementara disimpan di gudang barang bekas, kemudian nantinya akan diperbaiki lagi dengan memodifikasi barang tersebut, misalnya mesin lokomotif dapat dimanfaatkan untuk dimuseumkan yang dapat menarik wisatawan untuk melihat mesin-mesin produksi Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten. Hal ini sesuai dengan apa yang dikatakan informan I dalam wawancara tanggal 28 Juli 2011 seperti berikut ini: “Untuk fungsi penghapusan di sini tidak ada barang yang dibuang, kecuali air sisa bahan bakar. Air tersebut diolah kembali melalui Spray fond dimana air dapat dimanfaatkan kembali untuk persediaan bahan bakar dan sisanya untuk dibuang ke sungai yang sebelumnya didinginkan terlebih dahulu melalui pengolahan tersebut. Sedangkan mesin-mesin produksi seperti misalnya lokomotif dilakukan modifikasi untuk dimanfaatkan kembali atau dimuseumkan. Berkaitan dengan hal tersebut informan IX dalam wawancara pada tanggal 3 Oktober 2011 menyatakan bahwa: “Kan untuk barang itu ada dua di sini, barang investasi dan barang eksploitasi. Barang eksploitasi itu dipakai cuma dalam 1 tahun, nah…kalau barang investasi itu tidak dibebankan dalam 1 tahun habis, tapi dengan penyusutan. Selanjutnya barang investasi itu akan dicatat sebagai barang inventaris. Kemudian barang eksploitasi akan menjadi barang stock opname, itu khusus di gudang, misalnya solar”. “Barang yang sudah rusak berarti barang non produktif, jadi akan dialihkan, misalnya mesin giling yang sudah aus”.

commit to user



Hal senada juga diungkapkan oleh informan XI dalam wawancara pada tanggal 3 Oktober 2011 yaitu: “Untuk penghapusan aktiva benda yang sudah tidak di pakai lagi atau sudah bersifat non produktif maka akan dialihkan ke pabrik lain yang ternyata butuh, atau dialihkan juga ke antar pabrik gondang atau antar bagian, misalnya mesin loko dan lori akan dialihkan untuk agro wisata, pompa sumur dan electro motor dari stasiun listrik ke stasiun gilingan.” Berdasarkan data dan informasi di atas dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan penghapusan tidak semudah dengan apa yang dibayangkan, perlu prosedur yang sistematis mulai dari dilakukannya evaluasi mengenai mana yang benar-benar perlu dilakukan penghapusan. Kemudian diidentifikasi dan dicatat dalam buku inventaris sesuai dengan peraturan yang sudah ditetapkan oleh pimpinan. Langkah selanjutnya adalah penetapan penghapusan dengan cara-cara tindak lanjut penghapusan oleh pimpinan. Setelah itu dilakukan penghapusan sesuai dengan penetapan pimpinan. Mengenai prosedur penghapusan, hal senada juga diungkapkan oleh informan X dalam wawancara pada tanggal 3 Oktober 2011, yakni: “Barang-barang yang dihapus dilaporkan ke Direksi, dari direksi dimintakan persetujuan ke pemegang saham. Penghapusan dihibahkan ke koperasi bisa atau di lelang oleh kantor Direksi mbak”. Hal senada juga diungkapkan oleh informan XI dalam wawancara pada tanggal 3 Oktober 2011 yaitu: “Sini kan termasuk BUMN, jadi untuk melakukan penghapusan barang itu, prosedurnya harus ke Direksi. Barang-barang yang perlu dihapus dilaporkan ke Pimpinan, dilaporkan lagi ke Direksi”. Menurut data di atas dapat dikatakan bahwa fungsi penghapusan mempunyai peran penting dalam pengelolaan logistik terhadap barang peralatan dan perlengkapan yang rusak, kadaluwarsa dan tidak terpakai, karena tanpa adanya fungsi penghapusan, logistik yang ada dalam suatu perusahaan dapat menjadi masalah yang dapat membuat rumit aktivitas logistik itu sendiri, banyak barang/material yang sudah tidak produktif menjadi terbengkalai yang banyak memakan tempat yang seharusnya dapat dipakai untuk hal-hal yang lebih

commit to user



produktif. Dengan adanya fungsi penghapusan, perusahaan juga mendapatkan laba dari hasil penjualan limbah pabrik kepada masyarakat yang membutuhkan, misalnya tetes dan blothong. g. Fungsi Pengendalian Fungsi pengendalian merupakan fungsi dimana semua penyelenggaraan suatu aktivitas diawasi melalui tindakan pengaturan dan pengarahan pelaksanaan tugas untuk mencapai tujuan yang efektif dan efisien. Di Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten, fungsi pengendalian dilakukan secara terus menerus dan berkesinambungan dalam rangka membantu pengawasan aktivitas pabrik. Aktivitas pengendalian selalu berkaitan dengan kegiatan pengawasan. Dan aktivitas pengawasan berhubungan erat dengan perencanaan yang telah diselenggarakan sebelumnya, seperti dua sisi mata uang yang tidak dapat dipisahkan. Perencanaan tanpa pengendalian akan sia-sia dan tidak ada artinya, begitu pun sebaliknya pengendalian tanpa perencanaan sebelumnya tidak akan mampu mencapai tujuan yang optimal dan hasil yang dicapai hanya setengahsetengah, sehingga dalam hitungan tahun perusahaan tidak mampu bertahan lama. Fungsi pengendalian di Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten dilakukan selama aktivitas logistik dilaksanakan mulai dari fungsi perencanaan dan penghapusan. Adapun bentuk kegiatan pengendalian logistik yang dilakukan oleh Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten meliputi: pengontrolan terhadap barang masuk dan barang keluar serta melakukan evaluasi, monitoring dan reporting stok barang yang ada di gudang dengan menggunakan kartu gudang yang dilakukan setiap hari. Hal ini sesuai dengan yang dikatakan oleh informan I yang juga Kepala Bagian Gudang dalam wawancara pada tanggal 18 Juli 2011 sebagai berikut: “Kepala Bagian dan mandor dari tiap-tiap bagian lah yang bertanggung jawab mengawasi kegiatan logistik di sini. Kegiatan pengendalian dan pengawasan dilakukan secara periodik dan setiap hari oleh mandor atau Kepala Bagian. Jika barang-barang logistik rusak atau hilang, langsung dilaporkan ke Bagian Pengadaan. Sedangkan untuk mengantisipasi barang-barang logistik agar tetap terjaga baik dari segi kualitas maupun kuantitasnya jika terjadi bencana alam seperti kebakaran, maka di lakukan kroscek dari pojok ke pojok”.

commit to user



“Monitoring dilakukan saat akan melakukan ajuan atau pemesanan barang, kemudian melakukan evaluasi dan reporting saat barang masuk dan keluar yang dilakukan setiap harinya. Kegiatan ini dilakukan untuk menjaga dan mengawasi barang-barang logistik agar tetap terjaga baik kualitas maupun kuantitasnya, sehingga kapan pun dibutuhkan selalu tersedia, selain itu juga untuk menghindari pemborosan akibat penanganan logistik yang sembrono. Dengan ini maka kita tahu apakah ada masalah mulai dari perencanaan sampai pada pelaksanaan logistik yaitu pengendalian”. Berkaitan dengan hal di atas, informan II dalam wawancara pada tanggal 19 Juli 2011 menyatakan bahwa : “Yang bertugas mengawasi jalannya pelaksanaan kegiatan logistik adalah kepala bagian. Kepala bagian gudang memiliki tugas mengawasi keluar masuk barang, kemudian mengecek dan mengkroscek stok barang. Kalo mandor bertugas dalam hal pembuatan laporan”. Pendapat di atas diperkuat dengan pernyataan dari informan II dalam wawancara pada tanggal 26 Juli 2011 sebagai berikut: “Semua barang yang masuk dan barang yang keluar harus lewat gudang. Jadi misalnya ada kebutuhan yang mendesak, seperti ada yang membeli sendiri di toko karena gudang tidak ada, maka pihak gudang harus tetap mengetahui dengan menunjukkan nota dari toko tersebut”. Berkaitan dengan hal tersebut, informan VII dalam wawancara pada tanggal 26 Juli 2011 menyatakan bahwa: “Begini...pengendalian barang-barang gudang dilakukan itu, pertama...untuk mengamankan produk dan menjaga produk, dua...agar barang keluar masuk sesuai dengan kebutuhan, tiga...agar tidak terjadi penumpukan barang. Laporan stock opname dilakukan 1 tahun sekali, untuk pengontrolannya dilakukan 1 minggu sekali yaitu biasanya seiap hari Senin”. Hal senada juga diungkapkan oleh informan X dalam wawancara pada tanggal 18 September 2011 yaitu sebagai berikut: “Untuk pengendalian atau control barang yang masih ada di gudang itu dengan dilihat dari data yang ada di kartu gudang dan laporan mengenai stock opname. Stock opname itu dilakukan setiap satu tahun sekali. Biasanya setiap habis masa giling”.

commit to user



Dari data di atas dapat dikatakan bahwa pentingnya fungsi pengendalian dalam manajemen logistik yaitu sebagai pusat kendali atau control dari fungsifungsi logistik yang lain. Dikatakan juga bahwa pengendalian berperan untuk menjaga dan mengawasi penggunaan barang-barang logistik serta menghindari pemborosan akibat banyaknya kesalahan dalam pelaksanaan logistik. Dari fungsi pengendalian dapat diketahui permasalahan apa saja yang timbul selama pengelolaan logistik berlangsung, sehingga dapat direncanakan selanjutnya tindakan apa yang harus dilakukan untuk meminimalisir agar permasalahan tersebut dapat dihindari. Dengan pengendalian dapat ditentukan juga standart perusahaan dan menjadi informasi penting bagi pimpinan untuk mengambil keputusan selanjutnya. 2.

Hambatan-Hambatan dalam Pelaksanaan Manajemen Logistik di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten Dalam pelaksanaan suatu usaha atau kegiatan sudah pasti ada kendala

atau hambatan meskipun hambatan tersebut tidak begitu berpengaruh terhadap pelaksanaan kegiatan. Seperti yang dialami oleh Pabrik Gula Gondang BaruCeper Baru Klaten dalam menjalankan manajemen logistik, ada beberapa hambatan

yang

sedikit

banyak

mempengaruhi

kelancaran

pelaksanaan

pengelolaan logistik. Namun, jika hambatan tersebut tidak mendapat perhatian, maka akan menjadi rentetan permasalahan yang semakin besar. Maka dari itu perlu dipikirkan juga solusi untuk mengatasi hambatan-hambatan yang terjadi. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan III dalam wawancara pada tanggal 19 Juli 2011 yaitu sebagai berikut: “Hambatan-hambatan yang kami hadapi itu sebenarnya masalah waktu, kadang terburu-buru dan tidak tepat waktu saat harus menyerahkan laporan harian, karena harus menunggu taken dari kepala per bagian yang bersangkutan. Kurangnya SDM juga menjadi salah satu hambatan, setiap karyawan harusnya dituntut untuk bisa mengoperasikan komputer, tapi ternyata tidak dan akibatnya harus dikerjakan oleh orang yang hanya bisa menguasai komputer. Birokrasi pelaksanaan manajemen logistik juga terlalu rumit. Keterlambatan

commit to user



pengiriman barang juga menjadi salah satu hambatannya. Sedangkan kendala di bagian pengadaan biasanya barang sulit didapatkan dan harga sekarang melebihi anggaran yang sudah direncanakan”. Berkaitan dengan hal di atas, informan I dalam wawancara pada tanggal 19 Juli 2011 menyatakan bahwa: “Memang prosedur birokrasi dalam pelayanan logistik itu cukup rumit, dalam artian proses yang harus dijalankan harus melalui birokrasi yaitu bagian yang ingin mengadakan barang itu dia ke gudang dengan mengajukan prakarsa, prakarsa diajukan ke pengadaan, setelah mendapat persetujuan, dikembalikan ke gudang, gudang baru meneruskannya ke bagian yang bersangkutan” . Berdasarkan data di atas dapat dikatakan bahwa terdapat beberapa hambatan dalam pelaksanaan manajemen logistik yang mempengaruhi kelancaran kegiatan produksi di Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten, yakni sebagai berikut: a. Kurangnya Koordinasi Logistik Antar Bagian Kegiatan manajemen logistik diarahkan untuk pencapaian koordinasi yang efisien dan efektif. Tanpa adanya koordinasi yang tepat akan mengganggu integritas pengelolaan logistik, sehingga menimbulkan ketidaklancaran dalam pencapaian tujuan logistik. Di Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten kurangnya logistik mempengaruhi kelancaran pengadaan logistik, khususnya pengadaan bahan baku tebu sebagai bahan baku utama di Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten. Pengadaan logistik bahan baku tebu menjadi terhambat, hal ini mengakibatkan jadwal produksi tidak sesuai dengan rencana. Hal ini seperti dikatakan oleh informan XIII dalam wawancara pada tanggal 9 Oktober 2011, sebagai berikut: “Yang menjadi permasalahan dalam pelaksanaan produksi karena pengiriman tebu terlambat, tidak sesuai dengan jadwal terbangnya. Karena tenaga kerja yang menebang tebu tidak ada, jadi pengiriman tebu dari petani ke pabrik menjadi terlambat”. Berkaitan dengan hal di atas, informan XIV dalam wawancara pada tanggal 9 Oktober 2011 menyatakan bahwa:

commit to user



“Kurangya pasokan tebu dari para petani ke pabrik menjadi masalah dalam proses produksi gula. Karena lahan untuk kebun tebu sekarang kan berkurang, untuk areal perumahan. Karena itu persediaan tebu menjadi berkurang dan menyebabkan proses penggilingan menjadi terhambat, sehingga menurunkan efisiensi pabrik, padahal kita harus tetap membayar tenaga kerja. Masa giling tahun ini mangalami kemacetan produksi selama 20 jam, karena pasokan tebu habis”. Informan I dalan wawancara pada tanggal 9 Oktober 2011 juga menambahkan: “Salah satu penyebab pasokan tebu berkurang adalah selain karena faktor iklim/alam juga karena para petani masih ada yang belum mengganti varietas lama dengan varietas yang baru yang disediakan oleh Pabrik dengan dana KKPE (Kredit Ketahanan Pangan dan Energi), padahal varietas baru lebih bagus dari segi kualitas maupun kuantitas”. Berdasarkan data-data dan informasi di atas dapat disimpulkan bahwa kurangnya bahan baku tebu antara lain faktor alam/iklim, areal lahan tanaman tebu berkurang untuk proyek perumahan sehingga persediaan bahan baku tebu menurun dan banyaknya varietas lama yang belum diganti dengan varietas baru. Mengenai banyaknya varitas lama yang belum diganti dengan varietas baru disebabkan kurangnya koordnasi antara petani dengan pihak tanaman. Sehingga masih banyak yang belum mau mengganti varietas lama dengan varietas baru. Dalam manajemen distribusi fisik sangat diperlukan koordinasi yang baik dalam hal transportasi. Mengingat lahan tebu dengan pabrik harus menempuh jarak yang cukup jauh, maka keberadaan transportasi yang digunakan sangat penting untuk menjadi perhatian. Tanpa alat transportasi yang memadai akan menghambat distribusi logistik. Seperti dikatakan oleh informan XIV dalam wawancara pada tanggal 9 Oktober 2011 yaitu sebagai berikut: “Untuk alat angkut, pabrik menggunakan kontraktor angkut, di sini ada 4 kontraktor angkutnya. Keterlambatan alat angkut menjadi masalah dalam pengiriman bahan baku tebu, maka dari itu perlu lebih dicermati lagi mengenai penjadwalan jam terbangnya”. Dari informasi di atas, koordinasi yang kurang dari kontraktor dengan pabrik juga menjadi penyebab keterlambatan bahan baku tebu.

commit to user



b. Keterbatasan Anggaran Penyusunan anggaran merupakan tindak lanjut dari fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan. Tanpa adanya perencanaan, maka fungsi penganggaran tidak mungkin bisa dilakukan. Dalam penetapan anggaran harus ada persetujuan dari Direksi. Dalam penentapan anggaran tidak semua usulan yang dikeluarkan oleh masing-masing bagian pabrik seperti bagian pengolahan, instalasi, giling dan lain-lain mendapat persetujuan dari pabrik. Maka dari itu perencanaan anggaran tadi harus dievaluasi lebih lanjut, ada kemungkinan barang yang akan dibeli belum begitu dibutuhkan atau perlu untuk dilakukan penundaan pengadaan. Hal ini menjadi salah satu kendala yang harus dihadapi di Pabrik Gula Gondang Baru Klaten untuk dicarikan solusinya. Seperti yang diungkapkan oleh informan V dalam wawancara pada tanggal 13 September 2011, yakni: “Yang menjadi hambatan dalam pelaksanaan fungsi penganggaran adalah keterbatasan anggaran. Hal ini bisa disebabkan oleh dua faktor yaitu faktor intern dan ekstern. Faktor intern misalnya bahan baku, tenaga kerja dan keadaan perusahaan itu sendiri. Sedangkan faktor ekstern yaitu kondisi perekonomian perusahaan. Dengan anggaran yang terbatas itu maka kami harus menentukan skala prioritasnya berapa untuk dana sebesar itu. Kami harus memikirkan alasannya kenapa anggaran tersebut tidak disetujui”. Sedangkan informan XIII dalam wawancara pada tanggal 3 Oktober 2011 berpendapat bahwa: “Menurut saya peningkatan anggaran disebabkan karena produksi meningkat. Jika produksi meningkat, maka otomatis kebutuhan gula sebagai bahan baku utama pabrik menjadi meningkat, dan otomatis hal itu menyebabkan biaya produksi meningkat juga. Nah…anggaran menjadi membengkak”. Hal senada juga diungkapkan oleh informan VI dalam wawancara pada tanggal 18 September 2011 yaitu: “Besarnya anggaran itu yang memutuskan Direksi, jadi jika ternyata perencanaan anggaran yang diusulkan oleh per bagian itu tidak disetujui atau ada yang ditunda, maka kita harus memanfaatkan sebisa mungkin besarnya anggaran yang ada, dengan memaksimalkan peralatan seadanya”.

commit to user



Informasi di atas diperkuat dengan pernyataan dari informan I dalam wawancara pada tanggal 18 September 2011 yaitu: “Pelaksanaan sejauh ini belum berjalan sempurna, kadang ada pengajuan yang dikesampingkan. Pengajuan rencana anggaran kan yang menetukan Direksi. Misalnya ingin membeli mesin yang harganya tidak hanya satu dua juta saja, maka dilakukan penundaan, solusinya ya…kita sewa dulu”. Sesuai dengan data dan informasi di atas dapat dikatakan bahwa dalam pelaksanaan fungsi penganggaran, hambatan yang harus dihadapi oleh Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten adalah keterbatasan anggaran. Faktorfaktor yang menyebabkan keterbatasan anggaran adalah faktor internal dan eksternal. Faktor internal seperti bahan baku, tenaga kerja dan keadaan perusahaan itu sendiri. Peningkatan produksi akan menyebabkan peningkatan jumlah bahan baku, tenaga kerja dan overhead pabrik. Hal ini menyebabkan anggaran mengalami peningkatan. Anggaran merupakan salah satu alat pengawasan arus biaya yang akan digunakan oleh pabrik dalam memproduksi suatu produk dengan tujuan agar biaya-biaya yang terjadi dalam kegiatan produksi tidak terlalu jauh dari anggaran yang telah disusun. c. Pengadaan Terhambat Keterlambatan pengiriman dan sulit didapatkannya barang-barang logistik menjadi salah satu hambatan pelaksanaan manajemen logistik. Hal ini menyebabkan fungsi pengadaan tidak sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan sebelumnya dan berdampak negatif terhadap kelancaran aktivitas pabrik, karena pendistribusian barang dari bagian penyimpanan ke bagian lainnya menjadi terhambat. Sulitnya mendapatkan barang-barang logistik yang sesuai dengan kriteria menjadi penyebab pengiriman barang terlambat. Misalnya bahan baku tebu terkadang terlambat karena kurangnya tenaga kerja yang menebang dan mengangkut tebu tersebut. Hal ini sesuai dengan apa yang diungkapkan informan I dalam wawancara pada tanggal 18 Juli 2011 sebagai berikut: “Untuk masalah hambatan dalam perencanaan dan penentuan kebutuhan, pihak pengadaan yang lebih tahu. Setahu saya yaitu barangnya langka khususnya bahan baku tebu, dikarenakan tenaga panen lebih milih menggarap sawahnya”.

commit to user



Berkaitan dengan hal tersebut, informan II dalam wawancara pada tanggal 18 Juli 2011 menyatakan bahwa: “Hambatan yang terjadi di bagian pengadaan biasanya terletak pada sulitnya barang-barang logisik, waktu yang terburu-buru kemudian harga yang ada di pasaran atau harga sekarang itu melebihi anggaran yang sudah direncanakan. Dengan kejadian tersebut menyebabkan penyaluran barang dari bagian satu ke bagian lain menjadi terlambat. Misalnya untuk mendapatkan bahan baku tebu, terkadang sulit, karena musim giling pabrik bersamaan dengan musim panen padi. Hal ini menyebabkan kurangnya pekerja yang sanggup memanen tebu, padahal harus segera digiling. Kemudian contoh lagi misalnya pihak ketiga terlambat mengirimkan barang, maka akan mempengaruhi dalam fungsi pengadaan barang menjadi terlambat”. Hal senada juga diungkapkan oleh informan VI dalam wawancara pada tanggal 18 September 2011 sebagai berikut: “Kadang jika pada waktu musim giling itu, tebu agak sulit didapat, karena bersamaan dengan waktu musim panen padi. Jadi kan tidak ada yang mengangkut atau menebang tebu. Padahal kan jika mesin sudah terlanjur hidup, jika berhenti akan memakan waktu dan biaya. Jadi mesin sekali dihidupkan, harus tetap berjalan, jangan sampai berhenti”. Berdasarkan data di atas maka dapat dikatakan bahwa keterlambatan barang yang dikirim ke pabrik menjadi salah satu penyebab hambatan pelaksanaan manajemen logistik yang harus diperhatikan, sehingga tidak mengganggu kelancaran fungsi-fungsi lain yang akhirnya akan menimbulkan rentetan masalah lainnya. d. Terbatasnya Personel Gudang Bagian Administrasi Salah satu fungsi manajemen yaitu man atau manusia memang menjadi hal yang harus diperhatikan. Karena manusia merupakan pelaksana utama selain mesin dalam pelaksanaan suatu aktivitas. Tanpa ada manusia maka aktivitas tidak mungkin dapat berjalan. Hal ini sesuai dengan teori yang dikaji peneliti bahwa tujuan manajemen logistik dapat tercapai jika diterapakan tertib administrasi dan tertib teknis. Akibat kurangnya personel yang mengelola gudang, kegiatan logistik tampak semrawut, padahal mereka harus mengelola kegiatan logistik yang dibatasi oleh waktu. Setiap personel sudah memiliki tugas masing-masing, namun

commit to user



karena kurangnya personel maka terjadi duplikasi pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh satu personel. Hal ini sesuai dengan apa yang diungkapkan oleh informan III dalam wawancara pada tanggal 28 Juli 2011 yakni sebagai berikut: “Kendalanya itu ada pada kurangnya personel, pegawai yang ada di gudang harusnya perlu ditambah. Pekerjaan yang ada di gudang itu kan paling banyak, paling sibuk, padahal pekerjanya hanya 9 orang. Jadi sangat perlu untuk menambah karyawan yang ada di gudang. Apalagi jika harus mengurusi tetes, dan untuk mengurusi tetes itu membutuhkan waktu yang cukup lama untuk menimbang kemudian memasukkan kedalam tangki truk, padahal ada pekerjaan lain yang harus dikerjaan saat itu juga, misalnya harus buat laporannya, laporan harian, belum lagi laporan yang lain”. Berkaitan dengan hal di atas, informan I menambahkan dalam wawancara pada tanggal 18 September 2011 yaitu sebagai berikut: “Memang karyawan yang ada di sini ada 9 orang, jadi menurut saya perlu ditambah, khususnya yang mengurusi bagian administrasi atau laporan-laporan, namun untuk menambah karyawan tergantung dari atasan yang menentukan apakah perlu ditambah formasi karyawan atau tidak”. Pendapat di atas diperkuat dengan pendapat dari informan II dalam wawancara pada tanggal 18 September 2011 yakni: “Harusnya ditambah personel diadakan perekrutan karyawan baru. masalahe yang mengerjakan laporan harian, laporan tetes dan yang lainnya semua diserahkan ke saya dan mandornya, jadi agak kewalahan. Padahal laporan harus diserahkan ke bagian AKU hari ini juga”. Dari data di atas terbatasnya personel gudang bagian administrasi menjadi penyebab terlambatnya fungsi-fungsi yang lain. Fungsi-fungsi lain menjadi kurang diperhatikan, contohnya pencatatan data dan laporan menjadi terburu-buru. Hal ini menyebabkan konsentrasi dan kinerja pegawai dalam melakukan aktivitas administrasi menjadi berkurang. Maka dari itu sebaiknya dilakukan perekrutan tenaga kerja baru pengelola gudang untuk mengelola pekerjaan yang terbengkalai, sehingga pekerjaan bisa lebih terkontrol dan tertib.

commit to user



e. Fasilitas Penunjang Kegiatan Bagian Administrasi Out Of Date Di jaman yang serba canggih ini segala aktivitas pekerjaan yang semakin kompleks perlu ditunjang dengan adanya peralatan dan teknologi yang lebih canggih pula. Perkembangan teknologi yang semakin pesat perlu diikuti sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Penggunaan teknologi yang semakin modern dan canggih akan mempengaruhi kelancaran kegiatan dalam suatu perusahaan. Namun penggunaan teknologi canggih tidak semata-mata hanya untuk mengikuti jaman yang ada, tetapi harus disesuaikan dengan kebutuhan, faktor efisien dan efektifitas peralatan juga harus diperhatikan. Perkembangan teknologi, khususnya komputer selalu mengalami perkembangan setiap saat, apalagi dengan adanya jaringan komputer yang semakin cepat. Di era sekarang ini sistem online sudah banyak diterapkan di perusahaan-perusahaan atau instansi-instansi pemerintahan untuk memperlancar informasi agar selalu up to date dengan berbagai macam cara dan fasilitas yang tersedia. Berdasarkan landasan teori mengenai bentuk usaha dari fungsi pengadaan adalah menyempurnakan peralatan yang sudah ada. Berdasarkan kajian teori tersebut maka dapat dikatakan bahwa hambatan yang dihadapi di bagian administrasi Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten yaitu software yang sudah out of date. Pengelolaan data yang digunakan di Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten masih menggunakan komputer Pentium 4 windows xp. Padahal jaman sekarang software komputer sudah semakin canggih, komputer yang ditawarkan sudah diatas Pentium 4, seperti dual core, core 2 duo, core i3, core i5 dan core i7. Kemudian memori komputer yang digunakan sangat minim, sehingga terkadang sering eror saat pengoperasian komputer berlangsung. Hambatan ini sesuai dengan yang dikatakan oleh informan III dalam wawancara pada tanggal 28 Juli 2011 yaitu sebagai berikut: “Harusnya komputer di gudang perlu ditambah, dan perlu di up date minimal menggunakan Pentium 4 windows 7, kemudian memori ram juga harus ditambah, memori komputer ini sudah hampir penuh, sehingga pada saat akan menyimpan file data, terkadang tidak bisa menyimpannya, sehingga data menjadi hilang dan harus mengulanginya lagi. Hal ini kan menghabiskan waktu dan tenaga kan mbak…Sebenarnya kami sudah mengajukan penambahan unit komputer ke bagian pengadaan, namun belum ada tindak lanjut”.

commit to user



Berkaitan dengan hal tersebut, informan V selaku kabag pengadaan dalam wawancara pada tanggal 3 Oktober 2011 menyatakan bahwa: “Setiap ada kerusakan barang atau ingin menambah unit barang pasti ada prakarsa pengadaan atau penggantian alat. Namun semua itu tergantung dari persetujuan administratur. Jika disetujui ya dilaksanakan, jika tidak ya kita harus memanfaatkan alat yang ada dulu mbak…Pernah juga bagian gudang mengusulkan tentang pengadaan komputer. Tetapi sampai sekarang belum terealisasi, karena belum ada persetujuan dari Admin”. Berdasarkan data di atas maka dapat dikatakan bahwa salah satu hambatan pelaksanaan ada pada peralatan operasional khususnya komputer. Komputer berperan penting dalam pelaksanaan operasional kegiatan perusahaan, karena dijaman yang serba modern ini komputer bukan lagi barang mewah dan langka, namun sudah menjadi kebutuhan primer yang membantu kegiatan perusahaan. Tanpa adanya komputer, pelaksanaan kegiatan akan menghabiskan banyak waktu dan sulitnya menyelesaikan pekerjaan tertentu, sehingga menyebabkan ketidaklancaran suatu pekerjaan. Penggunaan komputer perlu diperhatikan oleh manajer atau pimpinan gudang, karena salah satu ciri perusahaan yang baik adalah selalu mengikuti perkembangan dan up to date dengan teknologi yang semakin canggih. Apabila perusahaan tidak menanggapi dan mengikuti arus globalisasi dan teknologi yang selalu berkembang setiap saat, maka akan ketinggalan dan mengalami kemunduran dalam usahanya. f. Kurangnya Kemampuan Komputerisasi para Karyawan Gudang Komputer diciptakan oleh manusia dan seyogyanya manusia untuk mampu mengoperasikannya. Dalam menunjang kelancaran kegiatan operasional perusahaan, komputer memang sangat berperan disamping peralatan operasional yang lain. Namun meskipun fasilitas komputer sudah tersedia namun operatornya tidak ada, maka akan sia-sia. Dan sebaliknya, jika sumber daya manusianya melimpah namun komputer yang menjadi objeknya tidak ada, maka juga akan mubadzir. Jadi keduanya, baik komputer dan operator memilik hubungan yang kuat, keduanya harus seimbang. Apalagi di jaman yang canggih sekarang ini, komputer sudah bukan menjadi barang langka, disetiap perusahaan pasti kita dapat menemukan komputer yang menjadi fasilitas utama yang membantu

commit to user



menyelesaikan suatu pekerjaan dan menjadi bahan informasi yang up to date jika dilengkapi dengan fasilitas internet. Hal ini harus dibarengi dengan kemampuan sumber daya manusia yang tinggi untuk bisa mengoperasikannya. Namun, terkadang kita menemukan begitu banyak fasilitas komputer tersedia, namun sumber daya manusia yang bisa mengoperasikannya hanya satu atau dua orang dengan kemampuan yang minim, padahal jumlah karyawan di perusahaan tersebut banyak. Hambatan ini seperti yang terjadi di Pabrik Gula Gondang Baru Klaten, seperti yang diungkapkan oleh informan II dalam wawancara pada tanggal 27 Juli 2011 sebagai berikut: “Yang menjadi hambatan dalam pelaksanaan manajemen logistik salah satunya adalah sumber daya manusianya belum memadai, yang mampu mengoperasikan komputer hanya satu orang, padahal karyawan yang lain masih ada. Mereka tidak mengetahui pengetahuan dasar mengenai komputer, hanya bisa sedikit-sedikit. Jika terpaksa mereka yang mengerjakan terkadang malah merusak programnya, karena pengetahuan yang mereka miliki mengenai program-program komputer sedikit sekali. Dan biasanya orang tua yang sudah berumur itu kan malas jika harus berhadapan dengan komputer ya mbak…jadi biasanya mereka hanya menggunakan mesin ketik. Jadi mau tidak mau cuma satu orang saja yang mengerjakan, padahal pekerjaan lain yang harus dia kerjakan masih menunggu. Sedangkan pekerja yang lain hanya menganggur. Maka dari itu, sebenarnya sangat perlu sekali untuk menambah pekerja baru dan mengadakan pelatihan mengenai pengoperasian komputer”. Berkaitan dengan hal tersebut, informan I dalam wawancara pada tanggal 28 Juli 2011 menyatakan bahwa: “Memang di sini yang tahu banyak tentang komputer, misalnya penggunaan microsoft excel itu tidak semua bisa. Nanti malah merusak rumus yang ada. Jadi kan harus mengulang dari awal, padahal membuat rumus itu butuh waktu yang lumayan lama”. Dari data di atas dan informasi yang peneliti peroleh di lapangan, maka dapat diambil kesimpulan bahwa perekrutan karyawan perlu dilakukan oleh Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten. Perekrutan tidak sekedar untuk menambah banyaknya personel perusahaan, namun harus ada pertimbanganpertimbangan dalam menambah pegawai baru. Kriteria-kriteria yang harus dimiliki karyawan seperti jujur dan disiplin perlu diperhatikan saat merekrut

commit to user



pegawai baru, kemudian kriteria yang lain seperti keterampilan dan wawasan yang luas juga merupakan aspek penting dalam memilih pegawai yang cakap. Perlunya melakukan program pelatihan kepada karyawan baru menjadi faktor penting dalam menggali potensi karyawan baru, khusunya pelatihan mengenai pengoperasian komputer, minimal calon karyawan harus memiliki pengetahuan dasar tentang komputer.

3. Upaya-upaya untuk Mengatasi Hambatan dalam Pelaksanaan Manajemen Logistik di. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten Dengan adanya hambatan-hambatan yang harus dihadapi oleh Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten, berbagai strategi untuk mengatasi hambatan-hambatan tersebut telah diupayakan dengan berbagai cara, diantaranya sebagai berikut: a. Meningkatkan Koordinasi Logistik Antar Bagian Upaya untuk mengatasi permasalahan keterlambatan bahan baku tebu yang disebabkan oleh kurangnya koordinasi logistik antar bagian yang terkait dengan manajemen logistik dilakukan dengan meningkatkan koordinasi secara lebih kontinyu, sehingga informasi yang di dapat dari bagian satu dengan yang lainnya dapat membantu dalam mengatasi keterlambatan bahan baku tebu. Dengan koordinasi yang tepat maka dapat direncanakan secara lebih matang mengenai jadwal pengolahan dengan penebangan bahan baku tebu. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan XI dalam wawancara pada tanggal 9 Oktober 2011 yakni sebagai berikut: “Untuk mengatasi permasalahan berkaitan dengan keterlambatan bahan baku, kita harus lebih mencermati mengenai jadwal penerbangan, tenaga angkut dan armada terbang. Dengan meningkatkan koordinasi antar bagian yang terlibat dalam aktivitas logistik”. Berkaitan dengan hal tersebut informan VIII dalam wawancara pada tanggal 9 Oktober 2011 juga menambahkan:

commit to user



“Iya…koordinasi yang kurang bagian tanaman dengan para petani menyebabkan pengiriman bahan baku terlambat. Untuk itu perlu lebih ditingkatkan lagi mengenai koordinasi antara tanaman dengan petani, dan juga kontraktor angkutnya. Jadi saat tebu siap dipanen, tenaga penebang siap, pengolahan juga siap dan kencaraan untuk mengangkut tebu juga siap. Jadi komunikasi antar bagian harus selalu jalan”. Berdasarkan informasi di atas, dapat disimpulkan bahwa pentingnya koordinasi logistik untuk menjaga keselarasan antara operasi logistik dengan manajemen distribusi fisik. Dengan komunikasi yang terus-menerus dapat meningkatkan koordinasi logistik antar bagian. Sehingga dapat meningkatkan produktivitas perusahaan dan tujuan perusahaan dapat tercapai secara efektif dan efisien. b. Memaksimalkan Sumber Daya yang Ada Upaya untuk mengatasi keterbatasan anggaran yang terjadi di Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten adalah dengan memaksimalkan sumber daya yang ada. Karena faktor ekstern dan intern perusahaan menjadi penyebab anggaran dibatasi. Faktor ekstern misalnya faktor ekonomi perusahaan, sedangkan faktor intern seperti bahan baku, tenaga kerja dan kondisi perusahaan. Dengan faktor-faktor-faktor tersebut perusahaan harus memikirkan mana anggaran yang harus segera dicairkan dan mana yang harus ditunda terlebih dahulu. Hal ini sesuai dengan yang diungkapkan oleh informan I dalam wawancara pada tanggal 20 Juli 2011 yakni sebagai berikut: “Untuk mengatasi solusi masalah keterbatasan dana yang berakibat pada ditundanya peralatan atau spare part yang ingin dibeli, maka dengan jalan mengakali, artinya dengan memodifikasi peralatan atau barang yang masih ada”. Berkaitan dengan hal tersebut, informan V dalam wawancara pada tanggal 12 September 2011 menyatakan bahwa: “Untuk mengatasi hambatan atas anggaran yang terbatas, maka kami harus memaksimalkan sumber daya yang sudah ada. Jika semua anggaran yang kami ajukan ada yang tidak disetujui, itu berarti bahwa barang tersebut belum terlalu kami butuhkan dan masih bisa ditunda. maka kami akan melakukan upaya-upaya untuk memaksimalkan peralatan yang ada. Misalnya saja kami ingin berinvestasi mesin

commit to user



diesel, karena anggaran yang dikeluarkan tidak sedikit, maka dengan menyewa terlebih dahulu. Jika nanti sudah ada anggaran untuk membeli mesin diesel itu, baru kami akan membeli”. Berdasarkan data di atas dapat dikatakan bahwa perlu untuk melakukan evaluasi penganggaran, mana barang yang kira-kira dibutuhkan untuk masa sekarang dan masa yang akan datang. Perencanaan dalam melakukan penganggaran merupakan aspek penting sebelum ditetapkannya anggaran, harus ada perkiraan-perkiraan kebutuhan yang dapat dilihat dari penganggaran sebelumnya. Sehingga dengan adanya perencanaan, maka kesalahan-kesalahan yang terjadi dapat menjadi alat instropeksi, sehingga dapat lebih diminimalisir untuk pelaksanaan yang lebih baik ke depannya. c. Mencari Rekanan yang Jelas Spesifikasinya Untuk mengatasi masalah khususnya di bagian fungsi pengadaan logistik pihak administratur berusaha mencari rekanan atau pihak ketiga yang jelas spesifikasinya, mampu diajak kerja sama dengan perusahaan. Hal ini sesuai yang dikatakan oleh informan IV dalam wawancara pada tanggal 29 Juli 2011 yakni sebagai berikut: “Untuk mengatasi hambatan yaitu sulitnya mendapatkan barang logisitik dan harga sekarang melebihi anggaran itu, kami berupaya untuk mencari solusi yaitu dengan mencari rekanan atau pihak ketiga yang jelas spesifikasinya atau kriterianya. Mereka mampu diajak kerja sama dengan kami. Jika ada rekanan yang terlambat dalam pengiriman barang kami akan mengambil tindakan yang tegas dengan memberi sanksi berupa klaim keterlambatan dan mengenakan denda kepada rekanan yang bersangkutan. Jika ternyata rekanan telah berkali-kali melanggar perjanjian yang telah disepakati, maka kami dengan hormat akan mengeluarkan rekanan tersebut sebagai rekanan terdaftar, meraka sudah tidak akan diajak lagi bekerja sama disini”. Berkaitan dengan hal di atas, informan VI dalam wawancara pada tanggal 18 September 2011 berpendapat bahwa: “Solusi yang dilakukan jika pengiriman barang seperti bahan baku tebu itu kan kadang kurang lancar, maka kami mencari solusinya dengan mengambil ke tebu-tebu mandiri dari para petani tebu, kita bisa beli atau diminta untuk digiling disini”. Dari data di atas dapat dikatakan bahwa pemilihan rekanan yang tepat dalam usaha memperoleh barang-barang logistik menjadi aspek penting dalam

commit to user



mencapai fungsi pengadaan yang optimal sesuai dengan perencanaan. Bagi rekanan yang tidak memenuhi perjanjian seperti yang telah ditetapkan maka akan diambil tindakan secara tegas. Menjalin kerja sama yang baik dan intim harus selalu dijaga untuk menciptakan hubungan yang harmonis antara pabrik dengan para rekanan. Kemudian untuk kekurangan bahan baku tebu karena kurangnya tenaga kerja penebang, Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten harus lebih merencanakan mengenai jadwal jam terbang, alat angkut dan tenaga angkutnya serta lebih meningkatkan koordinasi antar bagian yang berkaitan dengan pengelolaan logistik. Dengan upaya seperti tersebut di atas, maka pelaksanaan produksi dapat terus berjalan, sehingga kejadian yang merugikan akibat berhentinya kinerja mesin yang dapat menyebabkan pemborosan biaya dan tenaga kerja dapat dihindari. d. Mengadakan Perekrutan Karyawan Baru Salah satu solusi yang harus dilakukan akibat kurangnya karyawan di suatu perusahaan adalah dengan membuka lowongan pekerjaan. Seperti yang dilakukan oleh Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten, dalam usaha mengatasi kurangnya karyawan yang menangani masalah gudang, menurut Pimpinan gudang Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten sebaiknya dilakukan perekrutan karyawan baru. Dengan penambahan karyawan baru diharapkan dapat membantu dalam pelaksanaan logistik secara lebih optimal, selain itu waktu yang digunakan untuk mengelola gudang menjadi lebih cepat, sehingga penyelesaiannya menjadi tepat waktu. Hal ini sesuai dengan apa yang diungkapkan oleh informan I dalam wawancara pada tanggal 18 Juli 2011, yaitu sebagai berikut: “Sebenarnya karyawan di gudang ini kurang personelnya, nah itu yang menjadi salah satu hambatan yang menangani aktivitas gudang, sehingga perlu membuka lowongan kerja baru untuk menambah karyawan, khususnya di bagian gudang, karena pekerjaan di gudang sangat banyak. Penambahan karyawan dilakukan sesuai dengan persetujuan Direksi dan administrator pabrik. Karyawan yang direkrut harus benar-benar memiliki kriteria yang diinginkan oleh pabrik. Salah satu syarat untuk menjadi karyawan di sini adalah jujur, dia harus memiliki sifat jujur, itu yang paling penting, kemudian disiplin

commit to user



dan bertanggungjawab. Jika dia tidak jujur, maka tidak akan mungkin bisa bekerja di sini. Jika selama dia bekerja, ternyata dia melakukan suatu tindakan yang merugikan pabrik, maka dengan tegas akan dikeluarkan secara hormat”. Hal senada juga diungkapkan oleh informan XIII dalam wawancara pada tanggal 3 Oktober 2011 yaitu sebagai berikut: “Untuk menjadi karyawan yang disini memang kuncinya harus jujur. Untuk menambah formasi karyawan, harus dengan persetujuan pimpinan. Penambahan pegawai di suatu bagian tertentu dilakukan dengan mengangkat pegawai lama yang sudah bekerja cukup lama di bagian lain. Misalnya mbak Hesti dulu menjadi pegawai di Perpustakaan, namun karena pegawai di bagian TUK kurang, maka dia diangkat untuk menjadi personel yang mengurus TUK, khususnya jika ada yang ingin melakukan observasi atau PPL”. Dari data di atas dapat dikatakan bahwa kejujuran, disiplin dan bertanggungjawab menjadi aspek penting yang harus diperhatikan dalam memilih karyawan baru di Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten. Maka dari itu, dalam perekrutan karyawan dilakukan secara hati-hati dan tidak mudah untuk mendapatkan

karyawan

yang

benar-benar

dapat

dipercaya

dan

dipertanggungjawabkan. e. Pengadaan Komputer dengan Prosessor dan Memory yang Memadai untuk Bagian Administrasi Salah satu aspek yang menjadi hambatan dalam mengurus administrasi bagian gudang adalah kurangnya fasilitas komputer yang sudah out of date, yang mengakibatkan komputer menjadi sering eror, sehingga pada saat dibutuhkan segera, komputer tidak mampu diajak bekerja sama. Hal ini menyebabkan pekerjaan yang harus diselesaikan saat itu juga menjadi tertunda dan berakibat pada borosnya waktu yang digunakan. Salah satu solusi yang dilakukan untuk mengatasi masalah tersebut yaitu dengan memperbarui komputer dengan mengganti prosessor yang lebih up to date, selain itu memory komputer juga harus ditambah, karena hal ini yang menjadi kunci utama penyebab komputer sering eror. Dengan adanya fasilitas komputer yang memadai diharapakan dapat memberikan semangat baru bagi karyawan dalam bekerja, sehingga produktivitas

commit to user



kerja karyawan dapat meningkat. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh informan II dalam wawancara pada tanggal 20 Juli 2011 yaitu sebagai berikut: “Untuk mengatasi seringnya komputer eror, sebaiknya dengan menambah memori komputer. Jika komputer sudah eror, data yang sudah dikerjakan menjadi tidak dapat disimpan, hal ini menyebabkan kami kehilangan data. Dan mau tidak mau, kami harus menulis ulang. Padahal hal itu hanya akan menghabiskan waktu kan mbak . . dengan kejadian seperti itu kami menjadi malas untuk mengerjakan laporan, kami menjadi tidak semangat. Kami sudah membicarakan ini kepada pimpinan dan pimpinan sudah mengajukan kepada bagian pengadaan, namun belum ada tanggapan yang serius”. Berkaitan dengan hal di atas, informan V dalam wawancara pada tanggal 2 Agustus 2011 menyatakan bahwa: “Jika ada barang yang rusak itu pasti pihak yang bersangkutan membikin prakarsa, minta untuk penggantan alat. Jadi setiap ada kerusakan pasti ada prakarsanya. Selanjutanya prakarsa akan diajukan ke administratur untuk diminta persetujuan. Jika disetujui maka akan dilaksanakan, namun jika tidak, maka ditunda dulu”. Menanggapi hal tersebut, informan I dalam wawancara pada tanggal 2 Agustus 2011 menyatakan bahwa: “Karena kita belum mendapatkan panambahan unit komputer dari bagian pengadaan, maka kita memanfaatkan komputer seadanya, selama masih bisa dipakai kita menggunakan komputer yang ada dulu. Meski kadang eror, namun itu masih bisa digunakan”. Hal senada juga diungkapkan oleh informan II dalam wawancara pada tanggal 2 Agustus 2011 yaitu sebagai berikut: “Memang kadang komputer sering eror, tapi ada cara agar file tidak hilang, yaitu dengan mngotomatiskan penyimpanan saat menggunakan komputer. Misalnya saat menulis laporan…harus sering-sering disave untuk mengantisipasi jika kompouter eror mendadak”. Berdasarkan data di atas dapat dikatakan bahwa dengan adanya penambahan fasilitas komputer yang lebih canggih harus dibarengi dengan pengetahuan yang luas mengenai operasi komputer. Karyawan dituntut untuk lebih profesional dalam menggunakan komputer. Untuk itu harus mendapat perhatian yang besar dari pimpinan, perlunya memberikan pelatihan kepada

commit to user



karyawan menjadi salah satu upaya untuk menggali potensi dan bakat karyawan dalam menguasai komputer. Dengan diadakannya penambahan fasilitas komputer yang lebih up to date, diharapkan dapat meningkatkan produktivitas kerja karyawan dalam menjalankan aktivitas dan mengurangi kesalahan yang sering terjadi. f. Pemberian Pelatihan Kepada Karyawan Baru Mengenai Pengoperasian Komputer Pentingnya komputer pada jaman yang serba canggih sekarang ini menuntut segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi untuk mengikutinya. Dengan mengikutsertakan fasilitas komputer dalam berbagai kegiatan menjadi hal pokok yang harus diadakan untuk menjamin kelancaran dan kemudahan dalam suatu pekerjaan. Namun jika hal ini tidak dibarengi dengan sumber daya manusia yang memadai untuk dapat mengoperasikannya, komputer menjadi hal yang percuma. Maka dari itu penting untuk memberikan pelatihan bagi pengguna komputer agar dapat menguasai dan memanfaatkan secara lebih optimal sebagaimana mestinya. Dengan adanya pelatihan ini diharapkan karyawan dapat meningkatkan kinerjanya secara lebih maksimal. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh informan III dalam wawancara pada tanggal 28 Juli 2011 yaitu sebagai berikut: “Agar karyawan dapat mengoperasikan komputer secara maksimal maka terlebih dahulu diadakan pelatihan tentang komputer. Sehingga diharapkan dapat meningkatkan kinerja para pegawai di sini. Jika ada laporan yang harus dikerjakan dengan segera maka semua karyawan dapat membantu untuk menyelesaikannya. Jika ada komputer, namun tidak ada yang bisa memanfaatkannya kan percuma saja mbak...nah maka dari itu karyawan diberikan pelatihan terlebih dahulu. Pabrik telah menyediakan kesempatan tugas belajar atau mengembangkan karir bagi yang memenuhi syarat LPP (Lembaga Pendidikan Perkebunan) atau instansi, biaya pendidikan ditanggung perusahaan”. Berkaitan dengan hal tersebut informan II dalam wawancara pada tanggal 29 Juli 2011 menyatakan bahwa: “Biasanya pelatihan akan berjalan dengan sendirinya saat pegawai diangkat untuk menduduki jabatan baru, misalnya dia mengurusi bagian laporan. Saya dulu juga gitu…awalnya belajar ke senior-senior

commit to user



yang lebih dulu menduduki jabatan sebelumnya, nanti lama-lama akan terbiasa dan akhirnya bisa”. Berdasarkan data di atas dapat disimpulkan bahwa pemberian pelatihan komputer memang sangat diperlukan untuk memberikan bekal pengetahuan dan wawasan yang lebih luas mengenai pengoperasian komputer. Dengan adanya pelatihan secara berkala kepada para karyawan mengenai pelaksanaan logistik, terutama dalam segi administrasi diharapkan dapat meningkatkan produktivitas pegawai dalam mencapai tujuan logistik yang efektif dan efisien.

C. Temuan Studi yang Dikaitkan dengan Kajian Teori 1. Pelaksanaan Fungsi-Fungsi Manajemen Logistik Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka dapat dilihat adanya hubungan pendapat dari mereka yang mengerti mengenai tugas-tugas manajer logistik dengan pelaksanaan logistik di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten. Adapun pelaksanaan manajemen logistik yang meliputi pengelolaan fungsi-fungsi manajemen logistik setelah dilakukan penelitian oleh peneliti dari data dan informasi yang diperoleh di lapangan adalah sebagai berikut: a. Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten membagi perencanaan dan penentuan kebutuhan menjadi 3 periode/waktu, diantaranya yaitu rencana jangka pendek, dan jangka panjang, yang terbagi menjadi rencana tahunan dan rencana triwulan. Perencanaan perlu dilakukan secara matang agar hasil yang diharapkan benar-benar dapat terealisasi dengan baik. Setelah dilakukan perencanaan, langkah selanjutnya adalah penentuan kebutuhan. Kebutuhan apa saja yang diperlukan dalam pelaksanaan fungsi-fungsi logistik dirinci secara jelas. Berbagai kebutuhan yang ditentukan harus memperhatikan beberapa faktor, diantaranya adalah faktor kondisi lokasi, teknologi padat alat dan faktor teknologi ekonomi. Faktor kondisi lokasi maksudnya, apakah keadaan di lokasi sekitar memungkinkan untuk menerima alat tersebut bila menimbulkan polusi suara dan

commit to user



limbah. Kemudian faktor yang kedua yaitu teknologi madya, jadi teknologi ini merupakan gabungan dari teknologi padat alat dengan teknologi padat karya, hal ini disesuaikan dengan kebutuhan pabrik itu sendiri, selain menggunakan alat-alat atau mesin-mesin dalam usahanya, pabrik juga menggunakan cukup banyak tenaga manusia. Dan yang terakhir adalah faktor teknologi ekonomi, maksudnya adalah sebelum penganggaran dan pengadaan alat dilakukan, maka kebutuhan perlatan yang akan digunakan harus diperhitungkan terlebih dahulu seberapa besar untung dan ruginya bagi perusahaan. Selain itu harus dipikirkan juga mengenai masa pakai atau jangka panjang penggunaan alat tersebut. Memang di era yang sarat akan teknologi canggih saat ini, perusahaan harus pandai dalam memilih teknologi mana yang mampu memberikan hasil yang maksimal, namun disisi lain tetap memperhatikan efisiensi dan efektifitas dari alat tersebut serta untung dan ruginya jika menggunakan alat tersebut. b. Penganggaran Dalam penyusunan anggaran, perushaaan perlu untuk mengetahui sejauh mana faktor ekstern sepeti kondisi perekonomian perusahaan dan faktor intern, seperti bahan baku, tenaga kerja, keadaan perusahaan, yang pada akhirnya semua itu akan mempengaruhi produksi perusahaan. Dalam penyusunan anggaran (bugdeting) pembelian peralatan dan perlengkapan kebutuhan pabrik, hal penting yang harus diperhatikan oleh seorang pimpinan AKU adalah perencanaan anggaran. Perencanaan anggaran harus dilakukan secara matang dan harus diperhatikan untung dan ruginya jika harus membeli dan menggunakan peralatan baru tersebut sebagai barang investasi. Penganggaran baru bisa dilaksanakan setelah perencanaan dan penentuan kebutuhan ditetapkan, tanpa ada perencanaan, penganggaran belum bisa dilakukan. Adapun prosedur penganggaran meliputi penyusunan RKAP (Rencana Kerja Anggaran Perusahaan) yang diajukan dari tiap-tiap bagian pabrik terkait, pembahasan dan evaluasi peralatan perlengkapan mana yang benar-benar harus segera diadakan untuk disesuaikan dengan anggaran atau dana yang ada. Kemudian hasil pembahasan diajukan kepada Direksi untuk minta persetujuan,

commit to user



setelah mendapat persetujuan dari Direksi kemudian langkah terakhir adalah pelaksanaan anggaran yang direalisasikan melalui pengadaan. Penganggaran yang telah disusun tidak selalu semua yang dianggarkan dapat terlaksana, keterbatasan dana menjadi kendalannya. Adapun upaya untuk mengatasi kendala tersebut yaitu dengan memaksimalkan peralatan dan perlengkapan yang ada. Jika ternyata Direksi tidak memberikan ijin dalam pembelian alat tertentu, berarti alat tersebut dirasa belum dibutuhkan maka pabrik berusaha untuk memaksimalkan peralatan yang ada. Misalnya tahun ini pabrik ingin berinvestasi mesin diesel dimana anggaran yang harus dikeluarkan cukup mahal, maka pihak pabrik akan menunda perencanaan anggaran untuk membeli alat tersebut sampai anggaran mencukupi. c. Pengadaan Pengadaan dilakukan berdasarkan penganggaran yang sudah ditetapkan, karena pengadaan merupakan hasil realisasi dari penganggaran. Prosedur pengadaan barang dan jasa PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten yaitu melalui 3 cara diantaranya adalah penunjukan langsung, pemilihan langsung dan pelelangan. Sebelum pengadaan dilaksanakan, perencanaan menjadi hal yang perlu diperhatikan. Adapun perencanaan pengadaan barang dan jasa di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten yaitu dibagi menjadi dua macam yakni barang eksploitasi dan barang investasi. Dalam pelaksanaan pengadaan terkadang tidak berjalan sesuai rencana yang telah ditetapkan, hal ini dikarenakan beberapa faktor yang menyebabkan pelaksanaan pengadaan menjadi terhambat. Seperti halnya di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang BaruCeper Baru Klaten, kendala yang harus dihadapi dalam pelaksanaan pengadaan antara lain sulitnya mendapatkan barang-barang logistik, waktu yang terburu-buru dan harga yang berlaku dipasaran melebihi anggaran yang sudah ditetapkan. Maka dari itu perlu solusi untuk mengatasi kendala-kendala tersebut, yaitu dengan

commit to user



mencari rekanan atau pihak ketiga yang jelas spekulasinya, mampu diajak bekerja sama dengan pihak pabrik. Pengadaan merupakan tindak lanjut dari fungsi penganggaran yang sudah disepakati. Pengadaan dilakukan dengan cara pembelian, penukaran, pembuatan dan perbaikan. Pelaksanaan pengadaan dilakukan melalui kantor Direksi, kecuali berdasarkan pertimbangan teknis dan ekonomis dapat dilaksanakan melalui Kebun/Pabrik Gula Gondang Baru Klaten berdasarkan persetujuan Direksi. Pelaksanaan pengadaan dilaksanakan atas dasar rencana pembelian tahunan dan triwulan yang dituangkan dalam Daftar Permintaan Barang yang diajukan oleh PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten. Berdasarkan data dan informasi yang peneliti peroleh dari lapangan dapat disimpulkan bahwa PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten menggunakan 3 macam metode/cara dalam pembelian barang dan jasa, yaitu sebagai berikut: 1) Pembelian dengan Penunjukan Langsung (a) Barang dan Jasa dengan Nilai s/d 15 Juta Pengadaan langsung dilakukan untuk pengadaan barang dan jasa dengan nilai s/d 15 juta dapat dibeki langsung kepada 1 rekanan yang terdaftar maupuntidak dengan domisili bebas. (1) Persiapan a. Meneliti usulan/permintaan barang dan jasa dari unit tertentu mengenai urgensi dan kewajaran baik dari kualitas maupun kuantitas. b. Mengumpulkan dan meneliti data/informasi mengenai harga barang dan jasa yang bersangkutan untuk menyusun HPS (Harga Perkiraan Sementara). (2) Sistem Penawaran Dapat dibeli atau diorderkan langsung tanpa atau dengan permintaan penawaran.

commit to user



(3) Pelaksanaan a. Mencari barang dan jasa yang diperlukan tersebut di pasar atau melalui rekanan usaha kecil atau koperasi (UK/KK) yang terdaftar atau tidak. b. Dapat dibeli langsung kepada rekanan UK/KK yang terdaftar atau tidak. c. Dalam proses pembelian tersebut agar dilakukan penelitian kualitas serta negoisasi harga, sehingga diperoleh barang dan jasa yang benar-benar memenuhi kebutuhan dengan harga wajar dan menguntungkan perusahaan. d. Penetapan pembelian melalui SP (Surat Pesanan) atau OPL (Order Pembelian Langsung) yang ditanda tangani Direksi atau Pejabat yang ditunjuk Direksi. (b) Barang Pabrikan, Keagenan dan Barang yang Mempunyai Spesifikasi Khusus Untuk pengadaan barang dan jasa dengan besaran nilai tidak terbatas, karena dilaksanakan untuk pengadaan barang yang spesifik, keagenan, pabrikan, keahlian khusus/barang yang pengadaannya mendesak. 2) Pembelian dengan Pemilihan Langsung (a) Pengadaan barang/jasa di atas 15 juta s/d 50 juta (b) Pengadaan barang/jasa di atas 50 juta s/d 200 juta 3) Pembelian melalui Pelelangan Terbatas Pembelian melalui pelelangan terbatas merupakan suatu cara pembelian yang dilakukan untuk pengadaan barang dan jasa dengan nilai 200 juta s/d 20 Milyar yang dapat dibeli langsung sebanyak 5 rekanan. 4) Pembelian melalui Pelelangan Umum Pembelian melalui pelelangan terbatas merupakan suatu cara pembelian yang dilakukan untuk pengadaan barang dan jasa dengan nilai di atas 20 Milyar yang dapat dibeli langsung sebanyak 5 rekanan.

commit to user



d. Penyimpanan dan Penyaluran Fungsi penyimpanan dan penyaluran terkadang menjadi suatu hal yang disepelekan oleh beberapa perusahaan. Hal ini berakibat pada banyaknya barangbarang logistik menjadi terbengkalai atau hilang. Faktor-faktor yang seharusnya diperhatikan justru dibiarkan begitu saja karena kurangnya kesadaran akan pentingnya fungsi penyimpanan dan penyaluran. Faktor penting yang biasanya kurang mendapat perhatian adalah faktor kerapihan dan kebersihan. Gudanggudang tempat penyimpanan jauh dari jangkauan manusia untuk dijaga kebersihan dan kerapihannya. Padahal kita tahu bahwa kedua faktor tersebut juga menetukan masa pakai suatu barang. Barang yang hanya dibiarkan dalam suatu tempat lama-lama akan berkurang nilai gunanya, hal ini disebabkan karena barang menjadi rusak dan aus yang diakibatkan oleh debu. Jika hal ini dibiarkan berlarutlarut maka akan menyebabkan pemborosan dalam pengadaan barang. Barang yang semestinya dapat digunakan sebagaimana mestinya, menjadi sampah yang hanya dibuang begitu saja. PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten memiliki 8 gudang, 7 gudang tertutup dan 1 gudang semi tertutup. Dengan begitu banyaknya gudang yang ada, maka sangat perlu untuk dilakukan perencanaan mengenai prosedur, metode dan pemilihan lokasi gudang secara matang dan tepat mengenai sasaran. Faktor jarak antara gudang dengan lokasi produksi perlu mendapat perhatian pula, karena menentukan faktor efisiensi dalam pelaksanaan produksi. Alat angkut juga tidak kalah penting dalam fungsi penyimpanan dan penyaluran barang-barang logistik di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten. Proses penyaluran barang-barang logistik tidak memiliki hambatan yang berarti, dalam artian meskipun alat angkut yang digunakan tidak begitu modern, namun cukup efisien untuk proses penyaluran dari satu tempat ke tempat lainnya. e. Pemeliharaan Jika dilihat begitu banyaknya barang-barang logistik yang disimpan di dalam gudang, maka perlu dipikirkan mengenai fungsi pemeliharaan. Fungsi

commit to user



pemeliharaan dilakukan untuk mempertahankan kondisi baik teknis maupun daya guna peralatan dan perlengkapan untuk barang bergerak dan tidak bergerak, barang operasional dan barang-barang produksi lainnya dengan cara merawat, memperbaiki, merehabilitasi dan menyempurnakan alat secara tepat. Pentingnya fungsi pemeliharaan dilakukan dengan tujuan untuk menjaga dan menjamin barang-barang logistik agar tetap mampu dapat digunakan sebagaimana mestinya, sehingga nilai guna dan nilai pakai barang tersebut dapat dipertahankan sesuai dengan masanya. Sehingga jika sewaktu-waktu barang tersebut dibutuhkan dapat segera digunakan. Salah satu upaya untuk menjaga kualitas barang-barang logistik yaitu dengan menyimpan barang digudang tertutup, sehingga terhindar dari panas, hujan dan debu. Adapun cara pemeliharaan untuk mempertahankan kuantitas barang-barang logistik dilakukan dengan cara memberlakukan sistem label khusus untuk menghindari pencurian. Dengan pemeliharaan yang baik, maka akan mendukung pencapaian masa pakai barang secara optimal. Fungsi pemeliharaan di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang BaruCeper Baru Klaten sudah memadai, sehingga hal-hal yang tidak diinginkan seperti hilangnya barang akibar pencurian dapat dihindari. f. Penghapusan Suatu barang dalam jangka waktu tertentu akan mengalami penurunan kemampuan/daya guna dan penampilannya baik dari segi teknis maupun ekonomis. Penurunan nilai barang baik dari aspek kegunaan/manfaat dan aspek fisik dikarenakan karena kerusakan atau faktor kadaluwarsa. Barang yang sudah aus dan rusak tidak mampu memberikan kinerja yang baik dalam menghasilkan suatu produk. Jika barang-barang yang sudah rusak itu tidak dikelola dengan baik, maka akan menyebabkan masalah yang dapat mengganggu kelancaran dalam penyelenggaraan logistik. Oleh karena itu, barang-barang yang sudah rusak hendaknya dapat dikelola dengan baik melalui penghapusan. Dengan penghapusan yang baik, barang-barang yang tadinya rusak dan tidak memiliki kinerja yang baik akan memberikan manfaat tersendiri bagi perusahaan. Seperti yang dilakukan oleh PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero)

commit to user



Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten, hampir tidak ada barang yang dibuang sia-sia tanpa meninggalkan manfaat bagi perusahaan maupun masyarakat sekitar. Untuk limbah padat, yang masih bisa diperbaiki dan dimanfaatkan, diperbaiki lagi atau direhabilitasi untuk bisa digunakan lagi. Adapun untuk barang-barang operasional perusahaan, seperti mesin diesel, mesin lokomotif, mesin giling yang sudah rusak dan kadaluwarsa di manfaatkan untuk keperluan agro wisata dimana mesin-mesin tersebut dimuseumkan di Museum Gula. Dengan langkah penghapusan seperti itu dapat mendatangkan keuntungan tersendiri bagi perusahaan. Sedangkan untuk limbah pabrik yang berupa cairan dapat dibuang ke sungai, melalui proses spray fond, limbah dibersihkan dari zat berbahaya kemudian baru bisa dibuang ke sungai. g. Pengendalian Di dalam siklus logistik diuraikan bahwa pengendalian merupakan sebagai control atau pusat kendali dari fungsi-fungsi yang lain. Masing-masing fungsi logistik mulai dari fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan, penganggaran, pengadaan, penyimpanan dan penyaluran, pemeliharaan dan penghapusan dikendalikan oleh fungsi pengendalian. Bentuk-bentuk aktivitas pengendalian memiliki peran penting dalam penentapan standar, meminimalisir kesalahan-kesalahan yang terjadi dan sebagai informasi penting bagi pimpinan untuk menentukan kebijakan dan keputusan selanjutnya. Dengan adanya aktivitas pengendalian, kesalahan-kesalahan yang terjadi dapat diminimalisir untuk dilakukan upaya selanjutnya untuk mencegah agar kesalahan-kesalahan yang sudah terjadi sebelumnya dapat dihindari. Jika diketahui kesalahan yang terjadi maka dapat dipikirkan metode alternatif lain yang digunakan dalam penyelenggaraan manajemen logistik agar menjadi lebih baik. Adapun jenis-jenis kegiatan pengendalian dilakukan melalui inventarisasi, monitoring dan evaluating. Dengan adanya fungsi pengendalian diharapkan dalam penyelenggaraan logistik dapat dilaksanakan lebih baik dari sebelumnya.

commit to user



2. Hambatan-hambatan dalam Pelaksanaan Fungsi-Fungsi Manajemen Logistik Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka dapat dilihat adanya hubungan pendapat dari mereka yang mengetahui mengenai tugas-tugas manajer logistik dengan pelaksanaan logistik di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten. Berdasarkan data dan informasi yang dikumpulkan oleh peneliti, terdapat beberapa hambatan dalam pelaksanaan menajemen logistik, yaitu sebagai berikut: a. Kurangnya Koordinasi Logistik Antar Bagian Dalam manajemen logistk, koordinasi merupakan aspek penting untuk menjaga dan memastikan seluruh kegiatan penyimpanan dan penyaluran secara efektif dan efisien. Kurangnya koordinasi logistik mengakibatkan terganggunya operasi distribusi fisik dalam suatu perusahaan. Di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten, koordinasi logistik tidak berjalan secara maksimal, dibuktikan dengan adanya keterlambatan bahan baku tebu yang menjadi bahan baku utama, sehingga aktivitas produksi menjadi terhambat. Hal ini berpengaruh pada menurunnya suplai harian dan efisiensi PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten. b. Keterbatasan Anggaran Keterbatasan anggaran yang harus dikeluarkan melalui persetujuan Direksi menjadi salah satu hambatan dalam pelaksanaan logistik yang berimbas pada fungsi lainnya khusunya pengadaan. Besarnya anggaran yang dikeluarkan disesuaikan dengan kemapuan dana yang tersedia. Penganggaran yang tidak disetujui oleh Direksi disebabkan oleh bebrapa faktor, diantaranya adalah barangbarang yang dianggarkan tidak begitu urgen dan belum dibutuhkan, dipikirkan juga mengenai untung dan ruginya jika menggunakan barang itu nantinya. c. Pengadaan Terhambat, karena Keterlambatan Pengiriman Barang Logistik oleh Supplier dan Sulitnya Barang-Barang Logistik Keterlambatan pengiriman barang-barang logistik menyebabkan fungsi pengadaan terganggu, dan berimbas pada ketidaklancaran dalam proses produksi.

commit to user



Fungsi pengadaan menjadi terganggu, tidak berjalan sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Proses penyaluran barang-barang logistik yang dibutuhkan oleh masing-masing bagian tidak dapat terpenuhi. d. Terbatasnya Personel Gudang Bagian Administrasi Ketersediaan

tenaga

kerja

menjadi

faktor

penentu

kelancaran

pelaksanaan pengelolaan logistik. Jika tenaga kerja yang digunakan tidak disesuaikan

dengan banyaknya

kegiatan

harus dikerjakan,

maka

akan

menimbulkan kesemrawutan dalam pengerjaannya. Sesuai dengan teori yang dikaji oleh peneliti bahwa faktor yang menetukan kelancaran dan keberhasilan dalam pelaksanaan logistik adalah tertib administrasi dan tertib teknis. Hambatan yang dialami PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten terletak pada kurangnya personel yang mengampu pada pengerjaan administrasi barang-barang logitik. Jumlah personel yang dapat diandalkan untuk mengurus administrasi barang-barang logistik dengan menggunakan komputer hanya 4 personel dari 8 personel yang ada. Hal ini menyebabkan pengerjaan tidak dapat diselesaikan tepat waktu, padahal waktu yang disediakan sangat terbatas. Disisi lain, masih banyak kegiatan yang harus dikerjakan selain kegiatan administrasi. e. Fasilitas Penunjang Kegiatan Bagian Administrasi Out Of Date Dijaman yang serba canggih dan modern saat ini, perkembangan teknologi setiap saat mengalami perubahan dengan cepat. Apalagi persaingan bisnis yang semakin ketat, perusahaan dituntut setiap ada perkembangan teknologi. Semakin kompleksnya kegiatan dan tugas-tugas administrasi, jika tidak ditunjang dengan fasilitas yang lebih modern, maka kegiatan administrasi tidak akan berjalan dengan lancar. Hal ini berakibat pada kemunduran perusahaan, yang akan tersaingi dengan perusahaan-perusahaan yang lebih canggih. Dengan fasilitas administrasi yang memadai seperti komputer dan teknologi canggih lainnya maka kinerja para pegawai dapat ditingkatkan, sehingga produktivitas dapat dicapai secara maksimal. Komputer yang sudah out of date harus diganti dengan program yang lebih menjanjikan dan memberikan kemudahan dalam kegiatan administrasi.

commit to user



f. Kurangnnya Kemampuan Komputerisasi para Karyawan Gudang Di jaman seperti ini, komputer mengalami kemajuan yang sangat pesat. Berbagai program dan aplikasi komputer yang semakin canggih memberikan kemudahan dalam setiap pekerjaan. Namun dengan adanya program-program komputer yang ada saat ini jika tidak ditunjang dengan kemampuan manusia untuk memanfaatkannya, maka akan menjadi hal yang sia-sia. Maka dari itu kemapuan personel yang menangani administrasi perlu diperhatikan. Personel harus bisa mengoperasikan komputer demi menjamin kelancaran dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

3. Upaya-upaya untuk Mengatasi Hambatan-hambatan dalam Pelaksanaan Logistik Dengan adanya hambatan-hambatan yang terjadi dalam pelaksanaan manajemen logitik, maka perlu untuk dicarikan solusi untuk mengatasi hambatan tersebut. Dengan adanya solusi diharapkan permasalahan yang terjadi tidak berlarut-larut untuk kegiatan selanjutnya. Dan ini menjadi suatu pelajaran agar dalam pelaksanaan manajemen logistik untuk masa yang akan datang, kesalahankesalahan yang terjadi dapat dihindari. Dari data dan informasi yang telah dikumpulkan oleh peneliti, maka untuk mengatasi permasalahan-permasalahan

yang menghambat jalannya

pelaksanaan manajemen logistik, solusi yang dilakukan adalah sebagai berikut: a. Meningkatkan Koordinasi Logistik Antar Bagian Untuk mengatasi salah satu hambatan manajemen logistik berkaitan dengan kurangnya koordinasi logistik, Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten lebih meningkatkan koordinasi dengan pihak-pihak terkait. Koordinasi lebih ditingkatkan khususnya antara pihak tanaman dengan petani bahan baku tebu, kontraktor angkut dan bagian pengolahan. Dengan koordinasi diantara bagian-bagian tersebut, dapat lebih diatur lagi mengenai jadwal pengangkutan bahan baku tebu, jadwal produksi dan jumlah tenaga angkutnya. Jika semua seudah terkoordinir dengan baik, maka kemacetan produksi dapat dihindari. b. Memaksimalkan Sumber Daya yang Sudah Ada

commit to user



Upaya yang dilakukan PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten dalam menangani permasalahan keterbatasan anggaran yaitu dengan memaksimalkan sumber daya yang sudah ada dan masih bisa digunakan. Besarnya anggaran yang ditetapkan berdasarkan keputusan dari Direksi, jadi jika ternyata besarnya anggaran untuk mengadakan barang-barang logistik tidak seperti yang diajukan oleh pihak Pabrik, maka berarti barang tersebut belum begitu dibutuhkan secara urgen. Dalam penentuan anggaran juga diperhatikan masalah untung dan rugi jika anggaran digunakan untuk mengadakan suatu barang tertentu. Jadi satu-satunya upaya yang dilakukan adalah memaksimalkan sumber daya yang ada secara lebih optimal. Misalnya, pabrik ingin berinvestasi mesin diesel, namun karena anggaran belum disetujui oleh Direksi karena faktor dana yang harus dikeluarkan, maka solusi yang dilakukan adalah dengan menyewa mesin diesel terlebih dahulu. c. Mencari Rekanan yang Jelas Spesifikasinya Untuk menjamin pengadaan yang selalu tersedia kapanpun dibutuhkan maka pihak pabrik harus bekerja sama dengan rekanan atau pihak ketiga tidak hanya 1, melainkan beberapa rekanan. Rekanan yang mampu diajak bekerja sama dengan baik adalah rekanan yang memiliki spesifikasi yang jelas. Sehingga rekanan tersebut mampu mengikuti aturan yang sudah ditetapkan oleh PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten. Biasanya para rekanan atau pihak ketiga yang datang sendiri di Pabrik untuk menawarkan kerja sama. Kemudian setelah semua kriteria diterima oleh pabrik dan disetujui oleh Direksi maka rekanan baru bisa menjadi rekanan terdaftar di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten. Jika rekanan mampu bekerja sama dengan baik, masalah keterlambatan barang-barang logistik diharapkan tidak akan terjadi. d. Mengadakan Perekrutan Karyawan Baru Kurangnya tenaga kerja dibagian administrasi menyebabkan pekerjaan yang berhubungan dengan pelaksanaan logistik menjadi terhambat. Pekerjaan dalam membuat laporan misalnya, menjadi tersendat-sendat dikarenakan jumlah

commit to user



personel yang mengerjakan hanya 2 orang, padahal begitu banyak laporan-laporan yang harus segera diselesaikan dengan batas waktu tertentu. Hal ini menyebabkan laopran tidak dapat diselesaikan tepat waktu dan tugas-tugas yang lain menjadi terbengkalai. Seorang pimpinan gudang dalam menjalankan tugas dan fungsinya agar berjalan secara optimal memerlukan bawahan yang mampu memberikan informasi secara terus-menerus untuk dapat memberikan keputusan selanjutnya bagi kelangsungan perusahaan. Maka dari itu penambahan karyawan di gudang, terutama yang mengelola bagian administrasi. e. Pengadaan Komputer dengan Prosessor dan Memory yang Memadai untuk Bagian Administrasi Untuk mengatasi permasalahan mengenai fasilitas perusahaan berupa komputer yang sudah out of date, maka solusi yang dilakukan adalah dengan menambah dan mengganti program komputer sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan yang ada pada jaman yang canggih saat ini. Penambahan pengadaan fasilitas komputer untuk bagian administrasi gudang diharapkan dapat menambah semangat para pegawai dalam memanfaatkan teknologi yang ada. Karena komputer yang ada sering mengalami gangguan yang secara mendadak tidak dapat dioperasikan/eror akibat low memory, sehingga data yang sudah selesai dibuat menjadi tidak bisa disimpan, padahal untuk membuatnya lagi diperlukan waktu yang tidak sebentar. Hal ini sangat mengganggu sekali jalannya aktivitas pencatatan barang-barang logistik dan dapat mempengaruhi kelancaran fungsifungsi logistik lainnya. Pengadaan komputer perlu didukung dengan program dan aplikasi yang memadai dan disesuaikan dengan kebutuhan saat ini. Misalnya dengan prosessor dan memory yang cukup untuk menampung data dan informasi mengenai aktivitas pengelolaan logistik. Dengan adanya fasilitas komputer yang memadai diharapakan dapat menambah kinerja pegawai dan memperlancar serta memaksimalkan tugas-tugas administrasi perusahaan. Selain itu juga diharapkan dapat meningkatkan penguasaan teknologi untuk lebih tanggap

dalam

pengoperasian program-program software terbaru yang memberi kemudahan

commit to user



dalam melakukan pekerjaan administrasi dalam menghadapi jaman globalisasi saat ini dan menghadapi persaingan bisnis yang semakin ketat. f. Pemberian Pelatihan Kepada Karyawan Baru Mengenai Pengoperasian Komputer Untuk menggali potensi para personel gudang mengenai pengoperasian program-program komputer, usaha yang ditempuh adalah dengan memberikan pelatihan/training kepada pekerja. Dengan adanya pelatihan secara terus-menerus diharapkan personel yang menangani aktivitas logistik dapat menghadapi dan menguasai teknologi yang semakin berkembang. Di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten

misalnya

dengan

memberikan

kesempatan

tugas

belajar

atau

mengembangkan karir bagi yang memenuhi syarat LPP (Lembaga Pendidikan Perkebunan) atau instansi, biaya pendidikan ditanggung perusahaan. Keahlian dalam pengoperasian program-program komputer menjadi investasi yang mahal di perusahaan saat ini. Karena data dan informasi yang diperlukan oleh perusahaan dapat disalurkan dengan cepat, bahkan dengan hitungan detik. Hal ini akan mempengaruhi kelancaran penyaluran informasi dari bagian satu ke bagian yang lain. Dan ini merupakan langkah yang efisien yang perlu untuk diterapkan di perusahaan-perusahaan yang cukup besar seperti di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB V SIMPULAN, IMPLIKASI DAN SARAN

A. Simpulan Berdasarkan data yang berhasil dikumpulkan dan analisis yang telah dilakukan, maka dapat ditarik kesimpulan guna menjawab perumusan masalah. Adapan kesimpulan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Pelaksanaan Manajemen Logistik di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten Manajemen logistik memiliki peran penting dalam menunjang dan meningkatkan eksistensi dan produktivitas perusahaan. Pelaksanaan manajemen logistik terdiri dari 7 macam, diantaranya sebagai berikut: a. Membuat perencanaan dan menyusun berbagai macam kebutuhan logistik yang diterapkan dalam bentuk pengajuan prakarsa atau pengajuan dari tiaptiap bagian. Perencanaan dibagi menjadi dua periode, perencanaan jangka pendek dan perencanaan jangka panjang. Perencanaan jangka pendek misalnya untuk pembelian barang eksploitasi, sedangkan perencanaan jangka panjang yaitu pembelian barang investasi. b. Menyediakan dana dengan melakukan penyusunan dan penetapan anggaran sesuai kebutuhan pabrik untuk pengadaan barang dan jasa yang merupakan hasil dari pembahasan perencanaan anggaran dan penentuan kebutuhan yang diajukan dari masing-masing bagian, dengan melihat aspek untung dan ruginya bagi perusahaan serta dengan pengolahan yang menyeluruh. c. Pelaksanaan fungsi pengadaan oleh tim pengadaan yang dilakukan dengan cara pembelian, penyewaan, penukaran, pembuatan dan perbaikan. Untuk pembelian, dilakukan dengan cara: pelelangan terbatas dan pelelangan umum, pembelian dengan penunjukan langsung serta pembelian dengan pemilihan langsung.

commit to user 130



d. Pelaksanaan penyimpanan dan penyaluran logistik. Adapun aktivitas penyimpanan logistik di Pabrik Gula Gondang Baru Klaten dilakukan di dalam gudang dengan diberlakukannya sistem segel untuk mengamankan barang. Sedangkan aktivitas penyaluran logistik dibagi menjadi dua, yaitu internal distribution dan eksternal distribution. Internal distribution dimulai dari

penerimaan

barang

logistik

dari

para

supplier

di

gudang

material/magazine, dilakukan pencatatan barang masuk, kemudian melayani nasabah dengan menyalurkan ke masing-masing bagian yang membutuhkan dan seterusnya sampai ke gudang penyimpanan hasil produk. Sedangkan untuk eksternal distribution merupakan kegiatan penyaluran barang logistik yang merupakan hasil produk ke konsumen/pelanggan. e. Pemeliharaan barang-barang logistik untuk mempertahankan kondisi barang baik dari segi teknis maupun ekonomis. Aktivitas pemeliharaan dilakukan dengan cara merawat, memperbaiki, memodifikasi dan menyempurnakan peralatan dengan baik dan benar. f. Kegiatan penghapusan dilakukan untuk mengelola barang/peralatan yang non produktif dalam rangka menghindari penumpukan barang. Kegiatan penghapusan dilakukan karena barang hilang serta teknis dan ekonomis. Cara penghapusan dilakukan dengan pemanfaatan langsung, pemanfaatan kembali (recycle), pemindahan, hibah (donation), pelelangan dan pemusnahan. g. Kegiatan pengendalian (control) merupakan faktor penting sebagai pusat kendali dari seluruh fungsi-fungsi logistik. Hal ini dapat dilihat dari siklus logistik, dimana masing-masing fungsi logistik dikendalikan oleh fungsi pengendalian. Aktivitas pengendalian di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten dilakukan dalam bentuk inventarisasi, pengawasan dan evaluasi. Akhirnya kegiatan pengendalian ini digunakan sebagai pedoman yang menjadi informasi penting bagi pimpinan dalam pengambilan keputusan selanjutnya.

commit to user



2. Hambatan-Hambatan dalam Manajemen Logistik di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten Hambatan-hambatan yang terjadi dalam pelaksanaan manajemen logistik di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten meliputi: a. Kurangnya Koordinasi Antar Bagian Kurangnya koordinasi antar bagian menyebabkan ketidaklancaran dalam operasi logistik. Terutama mengenai koordinasi bahan baku tebu sebagai bahan baku utama. Dengan kurangnya koordinasi antar bagian, jadwal penebangan dengan proses produksi serta armada angkut tebu terjadi ketidaksinkronan. Hal ini menyebabkan pasokan bahan baku tebu menjadi terhambat, sehingga terjadi kemacetan produksi. b. Keterbatasan Anggaran Dengan anggaran yang terbatas menyebabkan pengajuan prakarsa ada yang masih ditunda. Besarnya anggaran ditentukan oleh pihak Direksi yang melihat dari besar untung dan ruginya pembelian peralatan bagi perusahaan. Penundaan anggaran ini menyebabkan pabrik harus mencari alternatif lain agar pelaksanaan logistik tetap berjalan, misalnya dengan menyewa terlebih dahulu. c. Pengadaan Terhambat dan Sulitnya Barang-Barang Logistik Pengadaan terhambat menjadikan fungsi pengadaan tidak terlaksana sesuai dengan perencanaan waktu yang sudah ditetapkan, sehingga proses produksi mengalami ketidaklancaran. Khususnya untuk pengadaan bahan baku tebu sebagai bahan baku utama produksi gula. Pengadaan bahan baku tebu mengalami hambatan karena untuk tebu yang didatangkan dari para petani tebu mengalami keterlambatan. Hal ini disebabkan karena pada waktu yang bersamaan dengan musim panen padi, tenaga kerja pemanen tebu sulit, mereka lebih memilih untuk menggarap sawah. d. Terbatasnya Personel Gudang Bagian Administrasi Kurangnya personel gudang bagian administrasi menyebabkan kegiatan administrasi menjadi tidak lancar. Khususnya dalam hal pencatatan dan pelaporan

commit to user



data dan informasi logistik. Hal ini menyebabkan pegawai gudang merasa diburu waktu dalam pengerjaan laporan yang bisa berakibat pada konsentrasi dan kinerja pegawai menjadi berkurang. e. Fasilitas Penunjang Kegiatan Bagian Administrasi Out Of Date Komputer yang dipakai untuk mengolah data dan informasi logistik yang digunakan di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten masih belum memadai yaitu windows XP dengan program dan aplikasi yang masih terbatas. Komputer yang digunakan juga sering error, apalagi ketika mengakses file dengan kapasitas besar prosesnya lambat, disebabkan karena memory komputer sudah hampir habis. Hal ini menyebabkan jalannya proses pencatatan data menjadi tersendat, sehingga hanya akan menghabiskan waktu dan tenaga. f. Kurangnya Kemampuan Komputerisasi para Karyawan Gudang Dari 9 karyawan dan 4 unit komputer yang menjadi pengelola gudang, hanya 3 orang yang mengerjakan aktivitas administrasi logistik. Hal ini disebabkan karena kurangnya kemampuan mengolah data secara komputerisasi. Sehingga menyebabkan duplikasi pekerjaan, padahal pegawai lain sedang menganggur. 3. Upaya-upaya yang Dilakukan dalam Mengatasi Hambatan-Hambatan dalam Pelaksanaan Manajemen Logistik di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang BaruCeper Baru Klaten Upaya-upaya yang ditempuh oleh PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten dalam usahanya untuk mengatasi hambatan-hambatan pelaksanaan logistik antara lain: a. Meningkatkan Koordinasi Logistik Antar Bagian Dengan peningkatan koordinasi logistik antar bagian yang terkait dengan aktivitas manajemen logistik, dapat menjaga keselarasan antara manajemen

commit to user



distribusi fisik dengan operasi logistik. Sehingga kemacetan produksi dapat dihindari. b. Memaksimalkan Sumber Daya yang Ada Untuk mengatasi masalah keterbatasan anggaran yang berakibat pada penundaan pembelian peralatan logistik pabrik, maka solusi yang ditempuh adalah dengan memaksimalkan sumber daya yang ada. c. Mencari Rekanan yang Jelas Spesifikasinya Pengadaan bahan baku yang terlambat akan mengganggu proses produksi. Untuk mengatasi hambatan tersebut, maka pihak pabrik mencari rekanan yang jelas kriterianya. Yaitu yang mampu menyediakan logistik yang dibutuhkan oleh pabrik. d. Mengadakan Perekrutan Karyawan Baru Kurangnya pengelola gudang di Pabrik Gula Godang Baru dapat diatasi dengan perekrutan karyawan baru yang lebih mengetahui tentang bagaimana mengoperasikan komputer agar pekerjaan di gudang lebih berjalan tepat waktu. e. Pengadaan Komputer dengan Prosessor dan Memory yang Memadai untuk Bagian Administrasi Gudang Komputer yang sudah out of date dapat diatasi dengan prosessor yang lebih canggih dengan fasilitas program dan aplikasi yang mampu mengolah data secara lebih cepat. Selain didukung dengan prosessor yang canggih, memory komputer juga ditambah untuk menghindari pengaksesan komputer yang lambat dan sering error. f. Pemberian Pelatihan Kepada Karyawan Baru Mengenai Pengoperasian Komputer Untuk mengatasi permasalahan yang berkaitan dengan kurangnya kemampuan komputerisasi, maka bisa ditempuh cara dengan melakukan diklat/pelatihan bagi karyawan, masing-masing pegawai yang masih kurang dalam hasil kerjanya dan kinerjanya maka akan dikirimkan untuk mengikuti diklat yang berhubungan dengan pekerjaannya, sehingga diharapkan setelah mengikuti diklat, pegawai yang bersangkutan bisa menjalankan pekerjaannya dengan baik dan maksimal.

commit to user



B. Implikasi Berdasarkan simpulan dari penelitian di atas, maka implikasi penelitian yang dapat dikemukakan berkaitan dengan pelaksanaan pelaksanaan manajemen logistik di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten. Implikasi yang dapat ditimbulkan adalah sebagai berikut: 1. Dengan perencanaan yang matang dapat meningkatkan pelaksanaan logistik, sehingga dapat memperlancar aktivitas logistik dan memudahkan fungsi pengendalian karena dapat diketahui seberapa jauh tujuan logistik yang dicapai apakah sesuai dengan perencanaan yang telah dibuat sebelumnya. 2. Dengan perekrutan karyawan baru yang memiliki kemampuan komputerisasi dapat membantu dalam pengelolaan kegiatan operasional dan administrasi gudang, sehingga pekerjaan di gudang akan lebih tepat waktu dan berjalan lancar, khususnya dalam hal pencatatan dan pelaporan data harian. 3. Penambahan unit komputer dengan prosessor dan memory yang memadai dapat menunjang pekerjaan di gudang. Berbagai macam data dan laporan dapat diselesaikan dengan efektif dan efisien tanpa hambatan yang berarti, tidak error dan tidak lambat saat mengaksesnya. 4. Dengan penyimpanan yangh efektif dan efisien dapat meminimalisir adanya kehilangan akibat pencurian barang, kadaluwarsa dan kerusakan barang, sehingga pemborosan dapat dihindari. Tempat penyimpanan yang strategis dapat memudahkan fungsi penyaluran barang dari gudang ketempat yang membutuhkan. 5. Kurangnya koordinasi logistik antar bagian menyebabkan manajemen distribusi fisik tidak sinergis dengan kegiatan operasi logistik. Karena informasi yang didapat dari bagian satu ke bagian lain menjadi tidak jelas. Kemacetan produksi bisa daja terjadi, hal ini dapat menurunkan efisiensi perusahaan dan menurunnya produktivitas.

commit to user



C. Saran Berdasarkan saran dan implikasi di atas, ada beberapa saran yang peneliti ajukan sebagai berikut: 1. Untuk Pegawai di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten. a. Pegawai

sebaiknya

senantiasa

mengembangkan

kemampuan

dan

keterampilannya terutama mengenai kemampuan komputerisasi dengan cara mengikuti seminar, diklat dan orientasi kerja secara rutin. b. Pegawai seharusnya lebih meningkatkan kesadaran dan inisiatif untuk menyelesaikan pekerjaannya tepat waktu, tanpa menunggu perintah dari pimpinan. 2.

Untuk Kepala Bagian Gudang di PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten

a.

Hendaknya Kepala Bagian gudang lebih meningkatkan kemampuan komputerisasi para pegawai dengan cara diikutkan seminar, diklat dan orientasi kerja.

b.

Kepala Bagian gudang sebaiknya perlu mengadakan penambahan alat angkut yang lebih modern untuk mencapai standar kualitas barang dan produktivitas kerja produksi yang maksimal, seperti forklift yang berfungsi sebagai alat bantu untuk mengangkut barang seperti oksigen, pipa, besi, kawat dan lainlain, dan drum handling attachment single type yaitu alat bantu yang berfungsi untuk mengangkut drum yang berisi solar dan oli.

c.

Seyogyanya Kepala Bagian gudang segera mengajukan prakarsa ke bagian pengadaan untuk pengadaan fasilitas penyaluran data dan informasi secara online. Sehingga akses data dan informasi dari bagian satu ke bagian lain dapat berjalan dengan cepat.

3.

Untuk Kepala Bagian Tanaman PT. Perkebunan Nusantara IX (Persero) Divisi Tanaman Semusim Pabrik Gula Gondang Baru-Ceper Baru Klaten

a.

Hendaknya kepala bagian tanaman lebih meningkatkan koordinasi dengan para petani dalam pengangkutan dan penebangan bahan baku tebu, sehingga jadwal produksi tidak mengalami kemacetan.

commit to user



b.

Hendaknya kepala bagian tanaman segera memberikan bimbingan kepada petani untuk mengganti varietas lama dengan varietas baru, sehingga kualitas gula yang dihasilkan dapat ditingkatkan.

c.

Hendaknya kepala bagian tanaman lebih mematangkan perencanaan logistik dan meningkatkan koordinasi logistik dengan para petani, pengolah dan gudang mengenai tenaga terbang, armada angkut dan penjadwalan terbang bahan baku yang akan diolah.

4.

Untuk Peneliti Lain Penelitian yang telah dilakukan ini dapat dijadikan sebagai bahan acuan dalam melaksanakan penelitian selanjutnya. Dengan memadukan manajemen logistik lain yang akan diteliti.

commit to user

ANALISIS MANAJEMEN LOGISTIK DI PT. PERKEBUNAN NUSANTARA IX (PERSERO) DIVISI TANAMAN SEMUSIM PABRIK GULA GONDANG BARU-CEPER BARU KLATEN

Recommend Documents