ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENJUALAN OBAT PADA APOTEK “FRESH” BATAM
SKRIPSI
Disusun Oleh :
Yopi Vearthyardi 06.12.1552
JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER “AMIKOM” YOGYAKARTA 2010
ANALYSIS AND DESIGN OF MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS AT THE PHARMACY “FRESH” BATAM
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA APOTEK ”FRESH” BATAM
Yopi Vearthyardi Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACK
In the pharmaceutical sector, especially pharmacies, an information system is needed. Various types, brands, and very complex levels of the drug made difficulty a pharmacist to determine the course of the circulation of drugs. Currently a pharmacist using the card catalog to determine the total stock of existing drugs. To search for specific types of drugs needed for a long time. With existence of computerized information systems of all the problems done manually can be done with the help of a computer in order to achieve efficiency. Pharmacy management information system is built using Microsoft Visual Basic 6.0 as the display applications and Microsoft SQL Server 2000 as a database. The result is a system of sales and purchases of drugs that have been computerized in which include the calculation of the stock of drugs, drug searches, record sales transactions, sales of drugs both prescription and OTC sales and make a report addressed to the owner of a pharmacy. Seteleh testing system, it can be concluded that overall, the system has run well as expected.
Keywords : Computer, Computerized System, Pharamcies.
1. Pendahuluan Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini mengalami kemajuan yang sangat pesat. Hal ini sangat mendukung dan dibutuhkan untuk membantu kelancaran kinerja suatu instansi dalam proses pengambilan keputusan. Komputer merupakan alat pengolahan data dengan kemampuan yang lebih baik bila dibandingkan dengan manusia, diantaranya dalam hal kecepatan, keakuratan dan efisiensi. Maka dari itu, sistem komputerisasi digunakan untuk membantu dalam memberikan pelayanan yang cepat dan tepat. Sistem komputerisasi dapat meningkatkan keberhasilan kerja seseorang dan mempercepat dalam pembuatan laporan yang dibutuhkan. Oleh karena itu menggunakan sistem komputerisasi sebagai alat bantu sangat diperlukan untuk mengerjakan kegiatan dalam bidang pengolahan data obat sehingga mempercepat dalam pembuatan laporan-laporan yang ditujukan pada pemilik usaha. Untuk mendorong berkembangnya perusahaan, pemilik usaha Apotek Fresh melakukan perbaikan di segala aspek dan salah satu wujud perbaikan tersebut adalah dengan menggunakan sistem komputerisasi di beberapa bagian persediaan obat, penjualan obat dan pelaporannya masih dilakukan secara manual. Sehingga sering ditemukan kekurangan-kekurangan seperti dalam mengelola data persediaan dan data penjualan obat yang masih memakai waktu yang lama. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem 2.1.1 Definisi Sistem Dalam bahasa Indonesia, sistem diartikan sebagai metode, cara atau teknik. Sistem dapat didefenisikan sebagai satu
kesatuan yang terdiri dari atas unit
kesatuan yang saling berkerja sama dan saling ketergantungan untuk mencapai tujuan tertentu. Mempelajari suatu sistem akan lebih mengenal bila mengetahui terlebih dahulu, apakah sistem itu? Lebih lanjut tentang pengertian sistem pertama kali diperoleh dari definisinya. Dengan demikian definisi ini mempunyai peranan penting dalam pendekatan untuk mempelajari suatu sistem. Dalam mendefinisikan sistem terdapat dua pendekatan yaitu sistem yang menekankan pada prosedur dan sistem yang menekankan pada komponen atau elemennya. Menurut Jerry FitzGereld, Warren D. Stallings, Jr mendefisikan sistem yang lebih menekankan pada prosedur sebagai berikut : “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.
2.1.2 Karakteristik Sistem Suatu sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components system), batas sistem (boundary system), lingkungan luar sistem (environment system), penghubung sistem (interface system), masukan sistem (input system), keluaran sistem (output system), pengolahan sistem (process sytem), dan sasaran sistem (objectives system), atau tujuan (goal). 2.1.3 Siklus Hidup Pengembangan Sistem Pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer dapat merupakan tugas kompleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan dapat memakan waktu berbulan-bulan
bahkan
pengembangan
sistem
bertahun-tahun melewati
untuk
beberapa
menyelesaikannya.
tahapan
dari
mulai
Proses
sistem
itu
direncanakan sampai dengan sistem tersebut diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. 2.2 Konsep Dasar Informasi 2.2.1 Siklus Informasi Data merupakan bentuk yang masih mentah sehingga perlu diolah. Data diolah melalui suatu model agar dihasilkan informasi. Data diolah menggunakan suatu proses tertentu. Penerima kemudian akan menerima informasi tersebut lalu membuat keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti akan menghasilkan sejumlah data kembali. Data yang baru akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya hingga membentuk suatu siklus yang disebut dengan siklus informasi atau siklus pengolahan data. 2.2.2 Kualitas Informasi Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu akurat, tepat waktu dan relevan. Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut. Tepat waktu berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal bagi organisasi. Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap orang berbeda-beda. 2.2.3 Nilai Informasi
Nilai dari informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih banyak dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya. Tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan di dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan sehingga sulit untuk menghubungkan
suatu bagian
informasi pada suatu masalah tertentu dengan biaya untuk memperolehnya karena sebagian besar informasi dipakai tidak hanya oleh satu pihak di dalam organisasi. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit. 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.3.1 Pengertian Sistem Informasi Menurut James B. Bower, Robert E. Schlosser dan Maurice Newman sistem informasi didefinisikan sebagai suatu cara untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan. 2.3.2 Komponen Sistem Informasi Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yaitu blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data dan blok kendali. Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran. 2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen (SIM) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkat manajemen. Sistem informasi manajemen menurut Barry E. Cushing “ SIM adalah kumpulan dari manusia dan sumber daya modal di dalam organisasi yang bertanggungjawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen di dalam kegiatan perencanan dan pengendalian. 2.5 Konsep Dasar Sistem Informasi Penjualan Apotek Sistem Informasi Penjualan Apotek adalah suatu kumpulan informasi yang mendukung suatu proses pemenuhan kebutuhan suatu informasi yang bertanggung jawab untuk menyediakan informasi penjualan obat dalam satu kesatuan proses yang bertujuan untuk meningkatkan pelayanan pada Apotek Fresh.
2.6 Konsep Dasar Basis Data 2.6.1 Pengertian Basis Data Basis data adalah kumpulan file atau data operasional lengkap dari suatu organisasi atau perusahaan yang diorganisir atau dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal bagi pemakainya. Prinsip
utama
dalam
basis
data
adalah
pengaturan
(pemilahan/
pengelompokan/ pengorganisasian) data atau arsip yang akan disimpan sesuai dengan fungsi dan jenisnya dengan tujuan utama fleksibilitas dan kecepatan dalam pengambilan data kembali. 2.6.2
Sistem Basis Data Secara umum sistem basis data adalah suatu sistem yang terdiri dari
kumpulan file (table) yang saling berhubungan (dalam sebuah basis data di sebuah sistem komputer) dan sekumpulan program (DBMS) yang memungkinkan beberapa pemakai dan atau program lain untuk mengakses atau memanipulasi file-file (tabletable) tersebut. 2.7 Perancangan Basis Data 2.7.1 Teknik Normalisasi Proses normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya. Pada proses normalisasi selalu diuji beberapa kondisi. Apakah ada kesulitan pada saat menambah , menghapus, mengubah, membaca suatu basis data. 2.8 Microsoft Visual Basic 6.0 Visual Basic 6 muncul pada Oktober 1997 yang tidak jauh berbeda dengan Visual Basic 5. Hanya saja, Visual Basic 6.0 sudah ditambah dengan kemampuan internet programming, dan juga penyempurnaan pada tingkat keamanan saat menjalankan tread, COM-based application, yang kemudian membuat tren pemrograman Visual Basic 6.0 mulai bergeser dari aplikasi desktop ke arah aplikasi network dan desain komponen. 2.9 Gambaran Umum Apotek “Fresh” Batam 2.9.1 Latar Belakang Berdirinya Apotek ”Fresh” Batam Apotek Fresh adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan obat yang dapat menerima resep obat dari dokter maupun tanpa resep. Apotek ini didirikan dr. Suyanto. Sp.OG pada tanggal 26 Maret 2008 yang saat ini memiliki 3 orang karyawan yaitu sebagai pelayanan dalam penjualan obat dan meracik obat yang diterima dari resep dokter.
Apotek Fresh adalah apotek yang sudah dikenal masyarakat karena apotek ini cukup murah dan dijangkau oleh para pasien serta jasa dari dokter –dokter yang ada di apotek ini juga terkenal dengan ketelitian dan kemanjurannya untuk mengobati pasien-pasien dan juga keramahan dari pihak pegawai yang melayani para pasien dan pembeli. 2.9.2
Memahami kerja dari sistem yang ada Langkah yang kedua dari tahap tahap analisis sistem adalah memahami kerja
dari sistem yang ada. Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terperinci sitem yang sedang berjalan atau sedang beroperasi. Sistem analis perlu memahami apa dan bagaimana operasi dari sistem yang sedang
berjalan
sebelum
mencoba
untuk
menganalisis
permasalahan-
permasalahan, kelemahan-kelamahan, dan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Sistem kerja pada pengolahan data yang dilakukan Apotek Fresh Batam masih manual dan tidak teratur dalam penginputan data maupun pengoutputan data laporan yang dapat berdampak pada kurang terjaminnya keamanan data, selain itu lamanya waktu pelayanan terhadap pelayanan masyarakat mempengaruhi kepuasan masyarakat. 3. Analisis 3.1 Analisis Sistem Berdasarkan buku Analisis dan Desain Sistem Informasi yang dikarang oleh HM. Jogiyanto dari Penerbit Andi pada halaman 129 mengungkapkan bahwa analisis sistem dapat didefinisikan sebagai berikut: ”Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan
maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalah-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya”. 3.2 Identifikasi Masalah Berdasarkan hasil penelitian dan pengamatan yang yg dilakukan pada Apotek FRESH Batam, dapat diidentifikasikan bahwa sistem kerja yang dijalankan masih kurang efektif dan masih banyak kendala-kendala atau permasalahan yang terjadi. 3.3 Memahami Kerja dari Sistem yang Ada Sistem analis perlu memahami apa dan bagaimana operasi dari sistem yang sedang
berjalan
sebelum
mencoba
untuk
menganalisis
permasalahan-
permasalahan, kelemahan-kelemahan, dan kebutuhan-kebutuan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Sistem kerja pada pengolahan data yang dilakukan Apotek FRESH Batam masih manual dan tidak
teratur dalam penginputan data maupun pengoutputan data laporan yang dapat berdampak pada kurang terjaminnya keamanan data, selain itu lamanya waktu pelayanan terhadap pelayanan masyarakat mempengaruhi kepuasan masyarakat. 3.4 Analisis Kelemahan Sistem Tujuan utama dari analisis sistem ini adalah untuk mengevaluasi dan menentukan permasalahan yang dihadapi. Hal ini bertujuan agar analisis tersebut dapat diketahui permasalahan yang berkaitan dengan pengembangan apotek dan untuk mengetahui kelemahan pada sistem yang lama atau pada sistem yang baru. Salah satu analisi yang digunakan sebagai alat ukur untuk menentukan sebuah sistem yaitu dengan menggunakan analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Controll, Efficiency, Service). 3.5 Analisis Kelayakan Sistem Tujuan utama dari analisis kelayakan sistem adalah untuk menguji apakah sistem baru yang akan diterapkan layak dipakai atau tidak. Dalam hal ini diperlukan pertimbangan yang matang seberapa keuntungan yang didapat dan biaya yang diperlukan dari sistem sistem baru tersebut. 3.6 Analisis Biaya dan Manfaat Untuk mengetahui apakah suatu sistem baru layak atau tidak ujntuk diterapakan, berikut ini adalah rincaian perhitungana dengan menggunakan analisis kelayakan, yaitu dengan : a. Metode Periode Pengembalian (Payback Period) b. Metode Pengembalian Investasi (Return On Investasi = ROI) c.
.Metode Nilai Sekarang Bersih (Next Present Value)
3.7 Rancangan Sistem Model dari sistem informasi yang diusulkan akan disajikan dalam dua bentuk, yang pertama yaitu physical model, bentuk ini digambarkan dengan bagan alir sistem (system flowchart) yang akan menunjukkan kepada user bagaimana nantinya sistem yang diusulkan bekerja secara fisik. Bentuk kedua adalah logical model, model ini menggambarkan dengan diagram arus data (data flow diagram) yang akan menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsi-fungsi di sistem informasi yang diusulkan secara logika akan bekerja. 4. Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.1 Menerapkan Rencana Implementasi Supaya kegiatan implementasi dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan, maka suatu rencana implementasi perlu dibuat terlebih dahulu. Rencana implementasi merupakan kegiatan awal dari tahap implementasi sistem yang bertujuan untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama tahap
implementasi sistem. Waktu untuk melakukan kegiatan implementasi juga perlu diatur dalam rencana implementasi dalam bentuk jadwal waktu. 4.2 Pemilihan dan Pelatihan Petugas Petugas atau pegawai yang akan mengoperasikan sistem yang baru harus mempunyai minimal spesifikasi dapat mengoperasikan komputer. Petugas dalam hal ini merupakan faktor utama dalam kesuksesan suatu sistem informasi. Tujuan melakukan pelatihan petugas adalah agar petugas yang ditunjuk untuk menjalankan sistem yang dirancang tidak mendapatkan kesulitan pada saat menjalankan sistem yang kita buat. 4.3 Konversi Sistem Adapun konversi sistem yang diterapkan pada Apotek Fresh Batam, adalah konversi paralel. Sebagaimana keterangan diatas bahwa pendekatan ini dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang baru secara bersama-sama dengan sistem yang lama selama satu periode waktu untuk meyakinkan bahwa sistem yang baru telah benar-benar beroperasi, sebelum sistem yang lama dihentikan. Pendekatan dalam konversi paralel menyediakan proteksi yang tinggi kepada organisasi/toko terhadap kegagalan sistem yang baru. Jika sistem yang baru gagal, maka sistem yang lama masih beroperasi. 4.1 Tampilan Menu Login Merupakan syarat untuk mendapatkan program secara keseluruhan, dimana yang menggunakan aplikasi ini adalah pelaksana atau petugas yang diberi wewenang untuk memasukkan data ke dalam basis data ataupun karyawan yang bertugas masing-masing bagiannya. Pada menu login ini ada dua data tiga data yang harus dimasukkan, antara lain : 1. User name Merupakan pengguna yang sudah terdaftar dan dierikan wewenang untuk menggunakan aplikasi ini. 2. Password Merupakan syarat yang harus dimasukkan agar hak pengguna tidak mudah digunakan oleh orang lain. 3. Status Merupakan syarat harus dipilih agar masing-masing pengguna mengetahui kapasitas menggunakan aplikasi ini. Tampilan dari menu login adalah sebagai berikut :
4.2 Menu Utama Jendela menu utama akan muncul apabila user berhasil memasukkan nama, password dan status dengan benar pada form login. Menu utama akan aktif sesuai denngan hak akses. Hak akses yang terdiri dari dua yaitu admin dan kasir. Untuk admin menu yang aktif adalah semua, sedangkan untuk kasir yang aktif hanya form penjulan.
Gambar 4.8 Menu Utama Pada jendela menu utama ini terdiri dari beberapa menu yang telah aktif atau siap digunakan untuk mengolah data. Menu tersebut adalah : •
Input Data : terdiri dari supplier, dokter, obat, golongan
•
Transaksi : terdiri dari penjualan dan pembelian
•
Pencarian : terdiri dari pencarian dokter, pencarian obat, pencarian golongan, pencarian konsumen
•
Laporan
•
User
4.3 Form supplier Pada form ini untuk
menginputkan data
supplier.
Gambar 4.9 Form Data Supplier 4.4 Form Konsumen Pada form ini untuk menginputkan data konsumen.
Gambar 4.10 Form Data Konsumen 4.5 Form Dokter Pada form ini untuk menginputkan data dokter.
Gambar 4.11 Form Data Dokter 4.6 Form Golongan Pada form ini untuk menginputkan data golongan.
Gambar 4.12 Form Data Golongan 4.7 Form Obat Pada form ini untuk menginputkan data Obat.
Gambar4.13 Form Data Obat 4.8 Form Transaksi Pembelian Pada form ini untuk menginputkan data pembelian.
Gambar Form 4.14 Transaksi Pembelian
4.9 Form Transaksi Penjualan Pada form ini untuk menginputkan data penjualan.
Gambar Form 4.15 Transaksi Penjualan 4.10 Laporan Seluruh Konsumen Laporan ini menampilkan informasi data seluruh konsumen.
Gambar 4.16 Laporan Seluruh Konsumen 4.11 Laporan Seluruh Supplier Laporan ini menampilkan informasi data seluruh supplier.
Gambar 4.17 Laporan Seluruh Supplier
4.12 Laporan Seluruh Dokter Laporan ini menampilkan informasi data seluruh dokter. .
Gambar 4.18 Laporan Seluruh Dokter 4.13 Laporan Seluruh Golongan Laporan ini menampilkan informasi data seluruh golongan.
Gambar 4.19 Laporan Seluruh Golongan 4.14 Laporan Seluruh Obat Laporan ini menampilkan informasi data seluruh obat.
Gambar 4.20 Laporan Seluruh Obat
4.15 Laporan Seluruh Pembelian Laporan ini menampilkan informasi data seluruh pembelian.
Gambar 4.21 Laporan Seluruh Pembelian 4.16 Laporan Seluruh Penjualan Laporan ini menampilkan informasi data seluruh penjualan.
Gambar 4.24 Laporan Seluruh Penjualan
5. Kesimpulan 5.1 Kesimpulan Dari hasil penelitian dan pembuatan sistem komputerisasi untuk pelayanan konsumen pada Apotek FRESH Batam, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : Dengan adanya system informasi yang baru dapat membantu para pegawai
1.
khususnya dalam pendataan maupun penyajian informasi yang dibutuhkan oleh konsumen pada Apotek FRESH Batam sehingga dapat menghasilkan laporan ataupun penyajian informasi yang lebih cepat dan akurat untuk membantu pekerjaan dan kualitas pegawai Apotek FRESH Batam. Dapat mengurangi tempat penyimpanan data karena data – data tersebut sudah
2.
tersimpan dalam sitem komputerisasi, hanya saja data manual dibutuhkan jika terjadi kendala mati listrik ataupun komputer rusak. Anggaran pembiaytaan operasional dapat ditekan khususnya untuk anggaran
3.
pengadaan barang di bagian pengarsipan data karena data – data sudah tersimpan pada komputer. Untuk mengatasi beberapa masalah yang mungkin sering terjadi maka
4.
diperlukan suatu sistem pengembangan dari penggunaan komputer yang sudah ada. Adapun kelebihan yang didapat dari adanya sistem baru antara lain: 5.2 Saran Dalam penelitian pengembangan sistem informasi penjualan apotek ini penulis memberikan saran-saran sebagai berikut : 1.
Untuk dapat memberikan pelayanan yang lebih baik kepada konsumen, Apotek FRESH Batam sebaiknya segera mengganti keberadaan sistem informasi lama yang masih dilakukan dengan sistem informasi yang baru.
2.
Penggunaan teknologi komputer dalam sistem yang baru diperlukan dalam penanganan pelayanan penjualan sehingga dapat memberikan kontribusi yang besar pada pendapatan perusahaan.
3.
Sistem informasi penjualan yang diajukan dalam laporan ini dapat dipakai oleh Apotek FRESH Batam sebagai acuan dalam mengembangkan sistem yang baru, yang dapat menutupi kelemahan sistem lama.
DAFTAR PUSTAKA HM, Jogiyanto.MBA,Ph.D. 1999. Analisis & Disain Sistem Informasi; Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi. Robert A.Leitch / K. Roscoe Davis, Accounting Information System (New Jersey: Prenice Hall, 1983)
Utami, Ema. 2008. RDBMS Menggunakan MS SQL Server 2000, Yogyakarta: Graha Ilmu. Kristanto, Andri. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava Media. Gordon B Davis, Management Information System : Conceptual Foundation, Structure and Development, Tokyo : McGraw-Hill Kogasha, 1974 Andi Sunyoto, Pemograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL, Penerbit Andi, 2007 http://www.bi.go.id diakses tanggal 5Mei 2010 pukul 20.11 WIB http://www.Amazon.com diakses tanggal 4 Februari 2010
