ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN BIMBINGAN KONSELING PADA SMK MUHAMMADIYAH SALAMAN KAB. MAGELANG
Naskah Publikasi
diajukan oleh Siti Mundayani 09.12.3758
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
2
ANALYSIS AND DESIGN OF MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS MENTORING COUNSELING AT SMK MUHAMMADIYAH SALAMAN KAB. MAGELANG ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN BIMBINGAN KONSELING PADA SMK MUHAMMADIYAH SALAMAN KAB. MAGELANG Siti Mundayani Kusrini Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Guidance and counselling in schools is an important part of the national education system. Guidance and counselling services in schools are basically helping in the process to achieve the goals of national education, which is individuals who embody the whole, well rounded, the development of the optimal personality and be able to take advantage of potential optimally in order to overcome the problems encountered. The role can run effectively in BK at school is supported with a good school system. Management information system of guidance and counseling at SMK Muhammadiyah Salaman is a software which is expected to be able to resolve the problems that often arise before because the system is still manual. This system can store and organize data as well in order to be processed properly and can produce quality, accurate information, and timely. So hopefully with the management information system of guidance and counseling will facilitate counselor and chief school for obtaining information that is true, accurate, and complete to assist in decision making. Keywords: information systems, management, guidance and counselling.
3
1.
Pendahuluan Bimbingan dan konseling di sekolah merupakan bagian penting dari sistem
pendidikan nasioanal. Pelayanan bimbingan dan konseling di sekolah pada dasarnya membantu dalam proses tercapainya tujuan pendidikan nasional, yaitu mewujudkan individu yang utuh, berpengetahuan luas, perkembangan kepribadian yang optimal dan mampu memanfaatkan potensi
yang dimiliki
secara optimal
untuk mengatasi
permasalahan yang dihadapi. Peran tersebut dapat berjalan secara efektif apabila BK di sekolah didukung dengan sistem yang baik di sekolah. Alur proses sistem informasi manajemen bimbingan dan konseling di SMK Muhammadiyah Salaman yang sedang berjalan saat ini dapat dikatakan masih manual karena pengolahan datanya masih menggunakan kertas dan peyimpanan datanya berada dalam binder-binder sehingga mengalami kesulitan saat pemanggilan data kembali. Pemanggilan data secara manual sangat rentan oleh kesalahan dikarenakan jumlah data yang sangat banyak untuk diseleksi. Proses manual tersebut juga sangat menyita waktu konselor atau guru BK, dan data yang terkumpul memerlukan ruang penyimpanan yang cukup luas. Dengan pertimbangan di atas, perlu dikembangkan sebuah sistem informasi manajemen bimbingan dan konseling (SIM BK) yang mampu mengakomodasi berbagai kepentingan stakeholders dan sesuai dengan kebutuhan dan kapasitas infrastruktur yang dimiliki oleh SMK Muhammadiyah Salaman. Sehingga diharapkan dengan adanya SIM BK akan memfasilitasi konselor dan pimpinan sekolah untuk memperoleh informasi yang benar, akurat, dan lengkap untuk membantu dalam pengambilan keputusan-keputusan strategis. 2.
Landasan Teori
2.1
Definisi Sistem Definisi sistem berkembang sesuai dengan konteks di mana pengertian
sistem itu digunakan. Secara sederhana sistem dapat diartukan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variable-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung satu sama lain. (Hanif Al Fatta, 2007 : 3) 2.2
Definisi Informasi Informasi (information) dapat didefinisikan sebagai data yang telah diolah
menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. (Davis dalam Hanif Al Fatta, 2007 : 9) Informasi juga dapat diartikan sebagai hasil olahan data, di mana data tersebut sudah diproses dan diinterpretasikan menjadi sesuatu yang bermakna untuk pengambilan keputusan. (Kusrini, 2007 : 4)
4
2.3
Definisi Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara
sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya. Tujuannya adalah penyajian informasi
guna
pengambilan
keputusan
pada
perencanaan,
pemrakarsaan,
pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan, dan menyajikan sinergi organisasi pada proses. (Murdik dan Ross dalam Hanif Al Fatta,2007:9) 2.4
Definisi Sistem Informasi Manajemen Bimbingan Konseling Proses memberikan bantuan kepada siswa agar ia sebagai pribadi memiliki
pemahaman yang benar akan diri pribadinya dan akan dunia disekitarnya, mengambil keputusan untuk melangkah maju secara optimal dalam perkembangannya dan dapat menolong dirinya sendiri menghadapi serta memecahkan masalah-masalahnya, semuanya demi tercapainya penyesuaian yang sehat dan demi kemajuan dan kesejahteraan mentalnya. (Slameto, 2010) 3.
Analisis dan Perancangan Sistem
3.1
Analisis Pembuatan sistem yang baru memerlukan analisis sistem yang digunakan
sebagai panduan arah. Hal ini diperluakan untuk menemukan masalah-masalah yang dihadapi dalam sistem yang akan dibangun. Selain itu, identifikasi masalah berfungsi sebagai studi kelayakan sistem yang akan dibangun dan menganalisa kebutuhan sistem yang diperlukan. Berdasarkan penelitian yang dilakukan penulis pada objek di bagian BK SMK Muhammadiyah Salaman, ada beberapa kendala yang dihadapi, yaitu: 1.
Pengelolaan data siswa yang masih manual sehingga memerlukan waktu yang lama dalam penyajian data-data siswa. Selain itu juga menimbulkan resiko kesalahan yang lebih besar.
2.
Laporan yang dihasilkan kurang lengkap dan terkadang tidak sesuai dengan yang diharapkan. Pendataan dilakukan dengan proses manual dalam lembaran buku yang berbentuk arsip.
3.1.1
Analisis Kelemahan Sistem Analisis ini dilakukan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan sistem yang
sedang berjalan. Dari hasil analisis ditemukan beberapa kendala, diantaranya: 1.
Pengukuran pekerjaan Analisis ini dilakukan untuk mengetahui sejauh mana standar kinerja dan produktivitas personil dalam pekerjaannya. Standar kinerja dari guru BK SMK
5
Muhammadiyah Salaman dinilai cukup bagus, tetapi dari segi produktivitas pekerjaan masih kurang. Hal ini dapat dilihat dari kecepatan dalam mengolah data dan pemanggilan data kembali yang membutuhkan waktu yang cukup lama karena masih mengguanakan cara manual. 2.
Kehandalan Sebuah sistem dapat dikatakan baik bila ketelitian dalam mengerjakan sebuah pekerjaan sangat tepat, akurasi kesalahan dalam mengerjakan relative kecil. Hasil analisis menunjukan bahwa kehandalan sistem BK yang sedang digunakan masih rendah, sebab masih sering terjadi kesalahan yang pada akhirnya dibetulkan. Hal ini mengakibatkan perlu dilakukannya pembetulan kesalahan sehingga sistem bekerja tidak efisien.
3.
Dokumentasi Sebuah sistem membutuhkan media penyimpanan untuk menampung data di dalam satu tempat yang sama agar mudah dalam melakukan pencarian ketika dibutuhkan sewaktu–waktu. Analisis ini berkaitan dengan kualitas informasi dan nilai informasi yang dihasilkan. Dokumen yang berada di SMK Muhammadiyah Salaman semakin hari semakin menumpuk karena masih berbentuk kertas, kemungkinan terjadi kerusakan atau hilangnya dokumen tersebut juga sangat tinggi.
3.1.1.1
Analisis PIECES Analisis kelemahan yang lama dapat diukur dengan metode PIECES. Maka
analisisnya adalah sebagai berikut : 1.
Analisis Kinerja (Performance) Kinerja merupakan suatu kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran dapat tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (Througput) yaitu jumlah pekerjaan yang bisa di selesaikan selama jangka waktu tertentu dan waktu tanggap (Respontime) yaitu keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang di berikan transaksi tersebut. Berikut ini perhitungan mengenai analisis perbandingan Tp dan Tr pada sistem yang sedang berjalan, yaitu: Lama kerja
: 7 jam (07.00 am – 02.00 pm)
Jumlah permintaan pembuatan laporan
: 4 bagian (misal x)
Waktu yang diperlukan
: 30 menit (misal y)
Throught (Tp) : x*y : 4*30 menit : 120 menit
: 2 jam (misal z)
Respontime (Tr)
: 7 jam – 2 jam = 5 jam = 300 menit
Dari hasil analisis menunjukkan bahwa Tp < Tr, maka kinerja kurang efektif.
6
2.
Analisis Informasi (Information) Informasi merupakan hal yang tidak kalah pentingnya dalam hal ini informasi harusnya akurat, relevan dan tepat waktu karena dengan informasi tersebut pihak manajemen perusahaan dapat melakukan langkah selanjutnya. Pada bagian BK terkadang masih terdapat beberapa situasi yang masih membutuhkan peningkatan kualitas dan kecepatan pemberian informasi yaitu: a.
Informasi yang dihasilkan oleh sistem lama kurang relevan karena sering ada data yang hilang dan kurang lengkap, serta hilangnya kertas hasil laporan-laporan.
b.
Informasi yang dihasilkan oleh sistem lama kurang tepat waktu, sering terjadi keterlambatan didalam proses pembuatan laporan karena seringnya terjadi kesalahan dalam pencatatan data.
3.
Analisis Ekonomi (Economy) Analsis ekonomi sangat erat kaitannya dengan biaya dan manfaat. Sebuah sistem informasi yang baik, apabila diterapkan pada sebuah organisasi harus memiliki manfaat yang lebih besar daripada biaya yang digunakan untuk mendapatkan sistem informasi tersebut. Ditinjau dari segi ekonomi sistem yang sedang berjalan saat ini masih belum efektif dan efisien dalam penggunaan biaya khususnya dalam biaya pengadaan kertas dan alat tulis lainnya sehingga membutuhkan biaya yang dianggarkan cukup besar serta pengolahan secara manual dengan waktu yang lama dapat meningkatkan biaya operasional.
4.
Analisis Kontrol (Control) Pengendalian terhadap sistem sangat dibutuhkan untuk menghindari terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem yang didasarkan pada segi ketepatan waktu, kemudahan akses data, ketelitian data yang diproses, menjamin keamanan data dan informasi yang ada di dalam sistem. Pada sistem lama ini pengendalian mengenai keamanan data serta pemantauan data untuk meningkatkan kinerja sistem sulit dijalankan. Contoh: apabila data yang dicatat dalam buku pencatatan hilang karena tidak ada sistem keamanan dan mudah rusak yang mengakibatkan pengelolaan data terganggu yang mengakibatkan penyajian informasi terhambat.
5.
Analisis Efisiensi (Effisiency) Berhubungan
dengan
sumber
daya
yang
ada
guna
meminimalkan
pemborosan. Efisiensi dari sistem yang dikembangkan adalah pemakaian secara maksimal atas sumber daya yang tersedia yang meliputi manusia, informasi, uang, peralatan, ruang, dan keterlambatan pengolahan data.
7
Sumber daya yang dipakai pada sistem lama lebih banyak karena masih melakukan dokumentasi manual yaitu terjadi pemborosan waktu, personil, dan kertas, terlebih jika terjadi kesalahan dalam pembuatan laporan. 6.
Analisis Pelayanan (Servis) Proses pelayanan yang baik terhadap perusahaan dank lien perusahaan akan menunjang kemajuan perusahaan dan kepuasan klienya. Focus analisis ini yaitu sejauh mana kemudahan yang diberikaan oleh sistem yang diterapkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Dari hasil analisis sistem lama menunjukan bahwa dalam penyajian data dan pencarian data lebih sulit karena harus mencari satu per satu data didalam buku jurnal..
3.2
Perancangan Sistem
3.2.1
Perancangan Proses
3.2.1.1
Flowchart Sistem yang Diusulkan
Gambar 3.1 Flowchart Sistem yang Diusulkan 3.2.1.2
Data Flow Diagram
3.2.1.2.1
Data Flow Diagram Level 0 Input Data: 1. Orang Tua Siswa 2. Siswa 3. Kelas 4. Presensi 5. Pelanggaran 6. Beasiswa 0 Pengguna (Staf/Guru BK/BP)
SIM-BK SMK Muhammadiyah Salaman Laporan: 1. Data Orang Tua Siswa 2. Data Siswa 3. Data Kelas 4. Data Presensi 5. Data Pelanggaran 6. Data Beasiswa
Gambar 3.2 DFD Level 0
8
3.2.1.2.2
Data Flow Diagram Level 1
Gambar 3.3 DFD Level 1 3.2.2
Perancangan Basis Data
3.2.2.1
Entity Relationship Diagram
Ortu Siswa
:
{id_ortu, nama_a, tempat_lahir_a, tanggal_lahir_a, alamat_a, notel_a, agama_a, kwn_a, pendidikan_a, pekerjaan_a, penghasilan_a, keterangan_a, nama_i, tempat_lahir_i tanggal_lahir_i, alamat_i, notel_i, agama_i, kwn_i, pendidikan_i, pekerjaan_i, penghasilan_i, keterangan_i, nama_w, tempat_lahir_w, tanggal_lahir_w, alamat_w, notel_w, agama_w, kwn_w, pendidikan_w, pekerjaan_w, penghasilan_w, keterangan_w}
Siswa
:
{nis, nama, tempat_lahir, tanggal_lahir, jenis_kelamin, agama, alamat, notel, kwn, anak_ke, jumlah_saudara_kandung, jumlah_saudara_tiri, jumlah_saudara_angkat, status_dalam_keluarga, bahasa_sehari-hari, tinggal_dengan, jarak_kesekolah, status_rumah, jenis_rumah, golongan_darah, penyakit, kelainan_jasmani, tinggi_badan, berat_badan, kesenian, olahraga, organisasi, mulai_diterima, kelas, no_ijasah, asal_sekolah, lain-lain} Gambar 3.4 Entity Relationship Diagram
9
4.
Implementasi dan Pembahasan
4.1
Implementasi
4.1.1
Implementasi Perangkat Lunak Sistem operasi yang digunakan pada pembuatan SIM-BK ini adalah Microsoft
Windows XP. Sedangkan editor yang digunakan untuk membangun perangkat lunak ini adalah NetBeans IDE 6,9 dan MySQL sebagai basis datanya. 4.1.2
Perangkat Keras yang digunakan Perangkat keras yang dibutuhkan oleh pengguna (staf BK), bersifat relatif,
tergantung dari spesifikasi yang dimiliki yang akan digunakan, namun sebagai gambaran berikut ini sistem minimal yang dapat dipakai adalah: 1.
Prosesor
: Intel Pentium 4 3,0 GHZ
2.
Mainboard
: ECS G41-M16
3.
Memory
: VGEN DDR3 1GB
4.
Hardisk
: WDC SATA 160GB
5.
Monitor
: Monitor 15” TREQ
6.
Keyboard & Mouse : Optic Standart
4.1.3
Implementasi Program Tahap implementasi sistem merupakan tahap penerapan sistem agar dapat
dioperasikan secara optimal sesuai kebutuhan. Proses implementasi dilakukan sebagai hasil akhir dari desain sistem informasi manajemen bimbingan konseling pada bagian bimbingan dan konseling SMK Muhammadiyah Salaman. 4.1.4
Implementasi Basis Data Berikut merupakan query untuk menciptakan tabel-tabel yang dibutuhkan
dalam database yaitu:
Gambar 4.1 Implementasi Basis Data
10
4.1.5
Implementasi Tampilan Antar Muka Program
4.1.5.1
Tampilan Form Login
Gambar 4.2 Implementasi Form Log In 4.1.5.2
Tampilan Menu Utama
Gambar 4.3 Implementasi Menu Utama Adapun menu-menu utama dalam form ini adalah: a.
Tab data master yang berisi form input kelas, pelanggaran, beasiswa, jenis presensi, siswa dan orang tua, pengguna.
b.
Tab transaksional berisi form presensi siswa, beasiswa, dan pelanggaran.
c.
Tab laporan yang berisi laporan siswa, laporan orang tua, , laporan kelas, laporan presensi siswa, laporan
beasiswa siswa, dan
pelanggaran siswa. d.
Tab beranda yang berisi log out yang berfungsi untuk menutup hak akses pengguna, pengaturan, dan keluar yang berarti keluar aplikasi.
11
5.
Penutup
5.1
Kesimpulan Dari uraian, penjelasan dan pembahasan keseluruhan materi pada bab-bab
sebelumnya dan dalam pengakhiri pembahasan Sistem Informasi Manajemen Bimbingan Konseling pada SMK Muhammadiyah Salaman, maka penyusun mengambil kesimpulan bahwa: 1.
Berdasarkan hasil identifikasi terhadap kebutuhan pengguna dan sistem, bagian bimbingan konseling SMK Muhammadiyah Salaman membutuhkan sebuah sistem yang mampu mendukung dan menangani kegiatan operasional yang meliputi pengelolaan data siswa dan pembuatan laporan.
2.
Proses pengolahan data yang berjalan selama ini masih menggunakan cara manual yang mengakibatkan pelayanan informasi mengenai data bimbingan konseling masih kurang memuaskan. Misalnya saja kerumitan dalam pencarian data yang perlu dibenahi. Oleh karena itu sistem manual saat ini perlu dikembangkan menjadi sistem yang terkomputerisasi.
3.
Fungsi yang disediakan sistem terkomputerisasi ini dapat menangani kegiatan pencatatan yang dilakukan oleh bimbingan konseling, masih terdapat beberapa kekurangan namun sistem ini mampu menggantikan sistem manual yang sedang berjalan.
5.2
Saran Berdasarkan kesimpulan di atas, sebagai pertimbangan bagi bagian BP/BK
SMK Muhammadiyah Salaman dalam peningkatan kinerja sistem serta untuk pengembangan sistem selanjutnya, saran yang ingin disampaikan adalah: 1.
Sistem yang baru dirancang ini masih berdasis desktop, belum menggunakan jaringan internet sebagai media komunikasi data. Dengan menggunakan teknologi internet, tentunya akses terhadap sistem akan lebih meluas, tetapi faktor keamanan data harus lebih diperhatikan.
2.
Bagian BP/BK SMK Muhammadiyah Salaman dapat mempertimbangkan penerapan sistem informasi ini karena dengan adanya sistem ini, pencatatan data bimbingan konseling dan pembuatan laporan akan mudah diatasi. Demikian kesimpulan dan saran yang dapat penyusun sampaikan. Penyusun
berharap sistem yang diusulkan ini dapat membantu meningkatkan pelayanan bagian BP/BK SMK Muhammadiyah Salaman serta dapat membanntu dalam proses pengolahan data serta pembuatan laporan yang berkualitas.
12
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta; Andi Offset. Hariyanto, Bambang. 2007. Esensi-Esensi Bahasa Pemograman Java, Bandung; Informatika Offset. Kusrini, 2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Yogyakarta; Andi Offset. Utami, Ema. 2008. RDBMS Menggunakan MS SQL Server 2000, Yogyakarta; Graha Ilmu.
13
