ANALISIS DAN PERANCANGAN EPROCUREMENT PADA UNITED NATIONS DEVELOPMENT PROGRAMME INDONESIA Alvin, Sevenpri Candra, Yohannes Kurniawan Binus University, Jl. Kebon Jeruk Raya 27, Jakarta Barat 11530, Indonesia, (+6221)53696969,
[email protected]
ABSTRACT Manually procurement activities may cause ineffieciency and ineffectivity in each steps whether time, cost, and clogged information flow. These problems make the company shift to use e-procurment system, procumerement system enabled by help of information technology such as internet. UNDP Indonesia is one of company who wants to implement e-procurment system in their organization body. E-procurement in UNDP Indonesia is purposed to unify all the information and document into a system which able to be accessed by all parties involved in the procuring process. Metodologies used in this study are problem-solving analysis using PIECES Framework, Michael Porter’s Value Chain Analysis, and OOAD (Object Analysis and Design). Outcome of this study is design of web-based e-procurement system which able to support procuring activities in UNDP Indonesia, such as: goods or services requisition and, solicitation, vendor look up, and vendor’s quotation evaluation. Using this designed system will help UNDP Indonesia optimizes procurement process by unifying all the activities into single workplace. Key Word: procurement, e-procurement, OOAD, PIECES, value chain
ABSTRAK Proses procurement yang bersifat manual menyebabkan pemborosan di setiap prosesnya seperti pemborosan waktu, biaya, dan alur informasi yang kurang lancar membuat proses procurement tidak lagi berjalan dengan efektif dan efisien. hal itu membuat perusahaan mulai bergeser dengan menggunakan e-procurement, procurement yang didukung oleh bantuan teknologi dan informasi seperti halnya internet. UNDP Indonesia merupakan salah satu perusahaan yang ingin menerapkan eprocurement. E-procurement yang di gunakan pada UNDP Indonesia bertujuan untuk penggunaan sistem yang dapat menyatukan semua informasi dan dokumen kedalam sistem yang dapat digunakan oleh smua pihak yang terlibat dalam proses procurement. Beberapa metodologi yang digunakan dalam skripsi ini adalah analisa problem-solving menggunakan PIECES Framework, Analisa Values Chain menurut Michael porter, dan OOAD(Object Oriented Analysis and Design). Hasil akhir dari penulisan skripsi ini adalah sebuah rancangan e-procurement berbasis web-site yang dapat mendukung proses procurement UNDP Indonesia dimana dapat memproses kegiatan utama procurement dalam menangani aktivitas procurement dari permintaan atas barang dan jasa, proses permohonan barang dan jasa, proses pencarian vendor, dan proses evaluasi vendor quotation. Kesimpulan dari skrispsi ini adalah perancangan sistem e-procurement pada UNDP Indonesia sebagai sistem yang menyatukan informasi, dokumen dan diproses secara lansung di dalam sistem e-procurement.
Kata Kunci: procurement, e-procurement, OOAD, PIECES, value chain
Pendahuluan Procurement merupakan kegiatan penyediaan input berupa barang maupun jasa, yang dibutuhkan dalam kegiatan produksi maupun kegiatan lain dalam perusahaan menurut (Pujawan, 2005). Procurement merupakan kegiatan yang dulu dianggap kurang strategis dan dipandangan sebagai kegiatan administratif biasa. Kini dengan berkembangnya teknologi, procurement tradisional bertransisi menjadi e-procurement. Menurut (Chaffey, 2010) e-procurement adalah integrasi eletronik dan pengendalian terhadap semua aktifitas procurement termasuk permintaan, pembelian, pemberian akses, pemesanan, pengiriman, dan pembayaran pembeli dan supplier. United Nations (UN) merupakan lembaga yang bergerak dibidang kemanusian dan lingkungan. UN memiliki salah satu agency UN di Indonesia yaitu United Nations Development Programme (UNDP). UNDP Indonesia sendiri memiliki unit procurement yang merupakan bagian dari tim operasional yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan barang/jasa dari sesama tim operasional dan tim program. Permasalahan yang dihadapi oleh unit procurement UNDP Indonesia adalah proses procurement yang masih bersifat manual dimana dalama kegiatan pembuatan dokumen seperti requisition, solicitation, evaluation process, dan dokumen quotation dari vendor masih berupa softcopy fisik, proses registrasi vendor masih membutuhkan bantuan staff procurement yang membuat proses procurement menjadi memakan waktu yang lama, pertukaran dokumen seperti requisition kepada unit procurement menggunakan email dan kurir menyebabkan dokumen tercampur dengan email dan dokumen lainnnya, pembuatan evaluation summary hasil dari evaluation process masih secara manual yang menimbulkan kesalahan dalam menuliskan data solicitation, dan yang terakhir adalah adanya ketidaksamaan mata uang yang digunakan didalam proses procurement. Tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah menganalisis proses procurement yang berjalan pada perusahaan, merancanga sistem e-procurement yang dapat menyatukan informasi dan dokumen kebutuhan barang/jasa disatu tempat, merancangan sistem yang dapat menyediakan akses informasi yang sesuai dengan kebutuhan dari pihak yang terlibat dalam proses procurement.
Metode Penelitian Metode yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini terbagi menjadi tiga bagian yaitu metode pengumpulan data, analisis, dan perancangan. Didalam pengumpulan data, metode yang digunakan adalah studi kepustakaan dan studi lapangan dengan melakukan wawancara dengan staff internal UNDP. Didalam metode analisis, metode analisis yang digunakan adalah analisis PIECES problemsolving Framework dan analisis Michael Porter’s Value Chain Model. Didalam metode perancangan, metode yang digunakan adalah dengan menggunakan pendekatan objek (Object-Oriented Analysis and Design)
Hasil dan Bahasan Analisis Sistem Berjalan Pada tahap awal, penulis melakukan analisis terhadap sistem dan proses yang berjalan pada unit procurement UNDP Indonesia. Tujuannya adalah untuk mengetahui permasalahan yang dihadapi pada sistem yang berjalan sekarang. Dalam melakukan analisis, penulis menggunakan dua metode analisis yaitu PIECES problem-solving Framework dan Michael Porter’s Value Chain Model. Dari kedua analis tersebut menghasilkan permasalahan yang dihadapi dan dirangkum menjadi satu tabel dibawah ini.
Table 1 Hasil Permasalahan yang Dihadapi
No
Hasil Analisis
Permasalahan yang Dihadapi
1
PIECES & Value Chain
Procurement process masih menggunakan sistem manual menggunakan excel, hanya proses pembuatan PO dan pemasukan data vendor yang dilakukan secara sistem sebenarnya.
2
PIECES
Requisistion dan solicitation dari masing-masing unit dan vendor menggunakan e-mail. Ini menyebabkan informasi terkadang terlewati atau tidak terlihat karena bercampur dengan e-mail lainnya.
3
PIECES
Adanya ketidaksamaan dalam penggunaan mata uang (currency) antara UNDP dengan vendor, dikarenakan pembuatan evaluation summary dilakukan secara manual.
4
PIECES
Bila terdapat vendor baru, staff procurement secara manual harus memindahkan dan memasukan informasi vendor secara satu-persatu kedalam sistem yang sebenarnya.
5
PIECES
Hasil evaluation process dari quotation vendor pemenang masih berupa softcover fisik.
Perancangan sistem E-Procurement Berdasarkan hasil permasalahan yang dihadapi, penulis memberikan alternatif pemecahan masalah untuk unit procurement UNDP Indonesia. Berikut tabel alternatif pemecahan masalah: Table 2 Alternatif Pemecahan Masalah
No 1
Masalah yang dihadapi saat ini
Fitur e-procurement yang diusulkan:
Procurement process dan pembuatan
Sistem yang diusulkan adalah sistem E-
evaluation
summary
masih
procurement yaitu sistem procurement
sistem
manual
process melalui web-based. Sistem e-
menggunakan excel, hanya proses
procurement ini menjadikan procurement
pembuatan PO dan pemasukan data
process dilakukan secara digital hampir
vendor yang dilakukan secara sistem
seluruh
ATLAS.
requisition, solicitation, dan evaluation
menggunakan
prosesnya
dari
pembuatan
summary. 2
Requisistion dan solicitation dari masing-masing unit dan vendor
Pada sistem e-procurement, staff unit dan staff procurement saling bertukar informasi dan dokumen didalam satu tempat yang
No
Masalah yang dihadapi saat ini menggunakan e-mail. Ini menyebabkan informasi terkadang
Fitur e-procurement yang diusulkan: sama.
Sehinggal
mencegah
adanya
informasi/dokumen yang bercampur satu sama lain.
terlewati atau tidak terlihat karena bercampur dengan e-mail lainnya.
3
Adanya ketidaksamaan dalam penggunaan mata uang (currency)
Pada sistem e-procurement yang diusulkan. Ketika vendor melakukan registrasi sebagai member, vendor memilih terlebih dahulu
antara UNDP dengan vendor, dikarenakan pembuatan evaluation
currency yang digunakan didalam banking information.
summary dilakukan secara manual.
4
Bila terdapat vendor baru, staff procurement secara manual harus
Pada sistem e-procurement yang diusulkan. Vendor mendaftarkan diri menjadi sebagai member secara personal dengan mengisi
memindahkan dan memasukan informasi vendor secara satu-persatu
daftar
informasi
vendor
yang
berada
didalam sistem e-procurement.
kedalam sistem ATLAS.
5
Hasil evaluation process dari quotation vendor pemenang masih berupa
Pada sistem e-procurement yang diusulkan. Evaluation summary dibuat secara digital dan quotation vendor sudah berupa file
softcover fisik, staff procurement harus meng-scan dokumen tersebut dan
diigital, sehingga pemindahan dokumen kedalam portal dapat berlangsung cepat.
memasukannya kedalam portal.
Dari alternatif pemecahan masalah tersebut, penulis merancangan sistem e-procurement menggunakan metode perancangan dengan pendekatan objek (Object-Oriented and Designi). Berikut merupakan usecase diagram yang diusulkan untuk sistem e-procurement UNDP Indonesia.
Sistem E-Procurement UNDP Indonesia Member Registration
Vendor Registration
Manage Member
Manage Vendor STAFF UNIT
VENDOR
View FAQ
Add FAQ
Add Goods&Service
Add Form Item
View Message
Create Requisition
STAFF PROCUREMENT
View Requisition
ADMIN
Create Solicitation
View Solicitation
Add Quotation
Create Evaluation Summary
Export Evaluation Summary
Gambar 1 Usecase Diagram E-procurement UNDP Indonesia
Implementasi Berdasarkan analis dan desain dari perancangan e-procurement, berikut merupakan tampilan dari salah satu modul didalam sistem e-procurement.
Gambar 2 Halaman Create Evaluation Summary
Pada gambar 3 akan menggambarkan arsitektur sistem yang dibutuhkan dalam menjalankan sistem eprocurement UNDP Indonesia. Sistem e-procurement menggunakan database MySQL dan menggunakan PHP sebagai server-side scripting language. Terdapat firewall yang digunakan untuk menjembatani internet dengan intranet sistem untuk alasan keamanan data. Dan yang terakhir adalah penggunaan HTML dan CSS didalam website e-procurement sebagai client-side scripting language.
Gambar 3 System Architecture E-procurement UNDP Indonesia
Simpulan dan Saran Simpulan Berdasarkan analisis pada UNDP Indonesia, maka disimpulkan beberapa hal, yaitu: 1.
2.
3.
Dari hasil wawancara dan pengamatan dengan staff procurement di perusahaan dapat disimpulkan bahwa perusahaan menyadari pentingnya penerapan teknologi untuk mengatasi masalah dan mendukung proses procurement bagi staff procurement, staff unit, dan vendor. Melalui analisis perencanaan mulai dari analisis PIECES dan analisis Value Chain diperoleh solusi untuk penerapan sistem e-procurement untuk optimalisasi dan mempercepat proses procurement. Dengan sistem e-procurement UNDP Indonesia, proses procurement bagi staff procurement dan staff unit menjadi lebih efektif karena adanya sistem dengan proses yang terpusat pada satu tempat berbasis web dengan dukungan internet. Penerapan sistem ini juga mendukung tujuan perusahaan untuk membuat vendor mendaftarkan diri kedalam sistem secara personal (self-service) sehingga menjaga kualitas sumber daya manusia perusahaan untuk tetap fokus pada pekerjaan internal.
Saran Beberapa saran yang dapat diberikan oleh penulis antara lain adalah: 1.
2.
3.
4.
Sistem e-procurement yang dirancang sekarang hanya mencakup untuk UNDP Indonesia dengan standarisasi lokal. Pada perkembangan selanjutnya, sistem e-procurement dapat diterapkan untuk seluruh UN yang memiliki stadarisasi global lebih komplek dan detil untuk setiap prosesnya. Sistem e-procurement yang dirancang sekarang berbasis web dengan menggunakan media internet. Untuk perkembangan selanjutnya, sistem e-procurement UNDP Indonesia dapat dirancang lebih khusus untuk versi mobile agar dapat diakses melalu smarphone atau mobile devices lainnya. Pembagian hak akses yang lebih detil berdasarkan struktur jabatan dan jobdesk di UNDP Indonesia sehingga penggunaannya lebih disesuaikan dengan otoritas, hak, dan tanggung jawab masing-masing pengguna. Peninjauan ulang tempat penyimpanan data server untuk sistem e-procurement UNDP Indonesia, disesuaikan dengan penambahan jumlah data, dokumen, dan transaksi yang akan terjadi di kemudian hari.
Referensi (2013, Desember 28). Retrieved from http://www.hepco.co.jp/english/procurement/chart.html (2014, Juni 20). Retrieved from http://www.mhhe.com/uop/obrien9e/book/preface.mhtml (2014, Agustus 08). Retrieved from http://info563.malagaclasses.info/wpcontent/uploads/2012/05/The-Value-Chain-Porter1.jpg (2014, Agustus 8). Retrieved from http://www.internetworldstats.com/asia/id.htm Chaffey, D. (2010). E-Business and E-Commerce Management. England: Prentice Hall. McLeod, R., & Schell, G. (2007). Management Information System. New Jersey: Prentice hall. O'Brien, J., & Marakas, G. (2010). Introduction to Information Systems. New York: McGraw-Hill. Pujawan, I. N. (2005). Supply Chain Management. Surabaya: Guna Widya. Robbins, S. P., & Coulter, M. (2009). Management. Pearson: Prentice Hall. Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2010). System Analysis and Design: In a Changing World (5 ed.). Boston: Course Technology. Wheelen, T. L., & Hunger, J. D. (2006). Strategic Management and Business Policy (10 ed.). New Jersey: Pearson. Whitten, J. L., & Bentley, L. D. (2007). System Analysis & Design Methods (7 ed.). New York: McGraw-Hill.
Riwayat Penulis Alvin lahir di kota Jakarta pada 29 Juli 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Sistem Informasi dan Manajemen pada 2014.
