ANALISA PERUBAHAN ORGANISASI MENUJU ON-DEMAND ENTERPRAISE STUDI KASUS : PERGURUAN TINGGI XYZ

Seminar Nasional Teknologi Informasi & Komunikasi Terapan 2011 (Semantik 2011)

ISBN 979-26-0255-0

ANALISA PERUBAHAN ORGANISASI MENUJU ON-DEMAND ENTERPRAISE STUDI KASUS : PERGURUAN TINGGI XYZ Iwan Purwanto Program Studi Sistem Informasi STMIK Teknokrat, Lampung 35142 Email: [email protected]

ABSTRAK Globalisasi merupakan salah satu pokok persoalan penting pada dekade akhir ini. Perkembangan dari trend globalisasi tersebut mengharuskan perusahaan dan organisasi suatu Negara dituntut untuk survive dalam menghadapi kompetisi yang semakin ketat. Perkembangan teknologi informasi yang kecepatannya eksponensial saat ini menuntut setiap organisasi untuk beradaptasi dengan teknologi terbaru. Oleh karena itu, sistem infromasi yang telah dimiliki perusahaan selalu diperbaiki kinerjanya. Salah satu bidang yang dapat dijadikan sebagai faktor kunci untuk dapat meraih keunggulan dalam berkompetisi di era ini adalah Sistem Infromasi/Teknologi Informasi. Seperti pada mekanisme manajemen, aktifitas pengguna TI harus dimulai dengan proses perencanaan yang baik. Di sisi lain juga keberadaan sistem infromasi/teknologi informasi yang handal secara perinsip dapat membatu sejumlah stakeholder dalam melakukan hal-hal terkait dengan mekanisme proses pengambilan keputusan yang berkualitas, proses penyelenggaraan manajemen perguruan tinggi yang efektif dan efisien, budaya komunikasi, berkolaborasi dan berkooperative yang efektif. Oleh karena itu adanya strategi-strategi dan langkah-langkah dalam melakukan penerapan perubahan manajemen dan implementasi sistem informasi sangat dibutuhkan. Budaya lokal juga sangat berpengaruh dalam proses implementasi sistem infromasi, struktur organisasi dan politik, yang menyentuh aspek rasional dan emosional, untuk mencapai keberhasilan proyek program pengembangan teknologi informasi. Penelitian ini melakukan pengkajian masalah yang berhubungan dengan sistem informasi berjalan, master plan dan kondisi oranisasi dengan menggunkan nalisa SWOT terhadap faktor-faktor internal dan eksternal dari proyek pengembangan TI untuk mendapatkan program-program strategi manajemen dengan menggunakan skala prioritas berdasarkan kelayakan yang dikerucutkan berdasarkan teori Kurt Lewin dan John Kotter. Kata kunci: Sistem Informasi, Teknologi Informasi, Perubahan Manajemen

1. PENDAHULUAN Pengaruh globalisasi akan merambah se segala bidang usaha barang dan jasa, baik prusahaan swasta maupun Badan Usaha Milik Negara (BUMN), baik perusahaan yang berrientasi profit maupun perusahaan/organisasi yang tidak berorientasi profit, tidak luput dari pengaruh globalisasi. Semua pihak harus siap menghadapi kompetitor lintas negara. Suatu bidang yang dapat dijadikan sebagai faktor kunci untuk dapat meraih keunggulan dalam berkompetisi pada era perdagangan global adalah Sistem Infromasi dan Teknologi Informasi. Menurut Anthony, struktur Sistem Infromasi dalam organisasi, berdasarkan sertifikasi aktifitas manajemen terdiri dari: Perencanaan strategis, Penendalian manajemen, dan Pengendalian operasional (Ward and Peppard, 2004). Perencanaan strategis sistem informasi sendiri telah menjadi pokok persoalan yang menantang bagi paa ilmuan dan praktisi (Brumec, 2006). Pada tataran akademis Mata Kliah perencanaan Strategis Sistem Informasi sudah diajarkan di barbagai Perguruan tinggi, paling tidak di 4 Prguruan tinggi negeri: universitasi Indonesia, Universitas Gadjah Mada, Institut Teknologi Bandung, dan Institut Teknologi Sepuluh Nopember, terutama pada jenjang pendidikan Magister.


ISBN 979-26-0255-0

Untuk mampu bersaing dalam lingkungan bisnis terutama dunia pendidikan yang kompetitif, disamping diperlakukan strategi yang baik, juga diperlukan kualitas menejemen pendidikan yang baik dan propesional sesuai dengan kebutuhan pangsa pasar saat itu. Permasalahan tersebut di atas akan dikaji dan dianalisis dengan berbagai method dalam method perancangan strategis sistem informasi sehingga diharapkan dapat diperoleh sebuah alternatif solusi dengan mempertimbangkan usaha-usaha penerapan Total Quality Management.

2. RESISTENSI PERUBAHAN Menurut Kotter (1996), salah satu sebeb kegagalan yang dialami oleh perusahaan dalam melakukan perubahan adalah tidak terbentuknya koalisi yang cuku kuat diantara orng-orang yang mempunyai wewenang dan kemampuan yang kuat untuk mendorong perubahan. Upaya perubahan yang dilakukan tanpa dukungan koalisi yang cukup, mungkin akan mengalami kemajuan untuk sementara waktu. Namun cepat atau lambat akan muncul perlawanan-permawanan yang dapat merusak inisiatif perubah yang sudah dilakukan. Menurut John Kotter dalam bukunya Learning Change, delapan tingkatan dalam proses perubahan itu sndiri adalah: a. Membangun rasa urgensi, meliputi: - Mengkaji realitas pasar dan kompetisi - Mengidentifikasi dan membhas krisis, potensi krisis, atau peluang besar b. Menciptakan koalisasi penuntun, meliputi: - Membentuk sebuah kelompok yang memiliki kekuasaan yang cukup untuk memimpin perubahan - Membuat kelompok tersebut bekerjasama seperti layaknya sebuah tim. c. Merumuskan visi dan strategi, meliputi: - Menciptakan visi untuk membantu mengarahkan upaya perubahan - Merumuskan strategi untuk mencapai visi tersebut. d. Mengkomunkasikan visi perubahan, meliputi: - Menggunakan setiap wahana yang mungkin untuk mengkomunikasikan visi dan strategi baru secara terus menerus. - Menjadikan koalisi penuntun sebagai teladan prilaku yang diharapkan dari karyawan e. Memberdayakan tindakan yang menyeluruh, meliputi: - Menyingkirkan rintangan. - Mengubah sistem atau struktur yang merusak visi perusahaan - Mendorong keberanian mengambil resiko serta ide, aktivitas, dan tinakan non-tradisional. f. Menghasilkan kemenangan jangka pendek, meliputi: - Merencanakan peningkatan kinerja atau kemenangan yang dapat dilihat. - Menciptakan menangan tersebut. - Meningkatkan kekuatan dan ganjaran yang dapat dilihat kepada orang-orang yang memungkinkan tercapainya kemenangan. g. Mengkondisikan hasil dan mendorong perubahan yang lebih besar, meliputi: - Menggunakan kredibilitas yang semakin meningkat untuk mengubah semua sistem, struktur, dan kebijakan yang tidak cocok dan tidak sesuai dengan visi transformasi. - Mengangkat, mempromosikan, dan mengembangkan orang-orang yang dapat engimplementasikan visi perubahan - Meremajakan proses perubahan engan proyek, tema, dan agen perubah yang baru. h. Menambahkan pendekatan baru dalam budaya, meliputi: - Menciptakan kinerja yang lebih baik melalui prilaku yang berorientasi pada pelanggan dan produktifitas, kepemimpinan yang lebih baik, serta manajemen yang lebih efektif. - Mengartikulasikan hubungan antara prilaku baru dalam esuksesan organisasi - Mengembangkan berbagai cara untuk menjamin perkembangan kepemimpinan dan suksesi.


ISBN 979-26-0255-0

Delapan tingkatan itu merupakan satu kesatuan yang berurutan, namun jika tingkatan-tingkatan awal sudah dilaksanakan, tidak perlu dilakukan pengulangan kembali. Satu hal yang perlu diingat adalahbahwa semua tingkatan harus dijalankan dan masing-masing harus dilaksanakan sepenuhnya. Untuk keperluan analisis , dapat dikategorikan sumber penolakan atas perubahan, yaitu: Resistensi individual karena persoalan kepribadian, persepsi, dan kebutuhan

Rasa Aman

Faktor Ekonomi

Resistensi Individu

Kebiasaan

Ketidakpastian

Persepsi

Gambar 1. Resistensi individu

3. PEMBAHASAN Proses perubahan menjadi menarik jika pada saat masing-masing individu di dalam organisasi bertanya tentang “mengapa harus berubah?” dan “mengapa harus sekarang berubahnya?”. Untuk itu, diperlukan suatu usaha untuk memperoleh apa yang dikatakan sebagai heart share dari mereka yang terlibat dalam proses perubahan. A. Analisis SWOT Analisis SWOT diidentifikasi sebagai factor secara sistematis untuk merumuskan strategi organisasi. Dalam analisis SWOT yang menjadi faktor internal adalahkondisi internal proyek program pengembangan dan yang menjadi faktor eksternal adalah lingkup luar pengembangan proyek dan yang memiliki dampak terhadap pengembangan itu sendiri. Analisis ini didasarkan pada faktor logika yang dapat dimaksimalkan kekuatannya (strength) dan peluang (opportunity), namun secara bersama dapat meminimalkan kelemahan (weaknesses) dan ancaman (threats) Opportunity Kuadan 2

Kuadan 1

Mendukung Strategi Turnaround

Mendukung Strategi Agresif

Weaknesses

Strength Kuadan 4

Kuadan 3

Mendukung Strategi Deversifikasi

Mendukung Strategi Defensif Threats

Gambar 2 Analisa SWOT (Micheal Porter, 1980)


ISBN 979-26-0255-0

Hasil Analisis Kekuatan (Strength) Faktor kekuatan internal dalam lingkup proyek atau program pengembangan adalah sebagi berikut: Kode S01 S02 S03 S04 S05 S06 S07 S08 S09

Faktor-faktor kekuatan Executive Support Adanya Help Desk untuk membantu Stakeholder Adanya pelatihan yang relevan untuk SDM Memiliki data center dengan 30 server Menggunakan teknologi terkini Ketersiapan infrastruktur jaringan Adanya software license dengan campus agreement (Microsoft) Memiliki master plan pengembangan TI Adanya rapat rutin tim proyek per minggu

Kelemahan (Weakness) Faktor kelemahan internal dalam lingkup proyek atau program pengembangan adalah sebagi berikut: Kode W01 W02 W03 W04 W05 W06 W07 W08 W09 W10 W11 W12 W13 W14 W15 W16 W17 W18 W19 W20 W21 W22 W23 W24

Faktor-faktor kekuatan Kurang jelasnya batasan proyek Kurang jelasnya proses bisnis Kurang adanya knowledge base terhadap sistem lama Kurang adanya standardisasi sistem dan prosedur Proses bisnis berdasarkan kebutuhan user Tidak membedakan proses recruitment secarafungsional dan non fngsional Kurang kontrol terhadap jadwal proyek Kurang kontrol terhadap biaya proyek Kurang adanya estimasi biaya untuk proyek Kurangnya ujian aplikasi sebelum deploy Developer dalam proses implementasi mem-backdoor data, yang seharusnya dilakukan secara sistem oleh registrar office Kurang fokusnya PIC karena mengerjakan beban tugas yang lain Kurang kerjasama antara PIC (person in change) Kurangnya pemahaman tentang manajemen proyek Kurang keterlibatan user atau karyawan Tidak jelasnya tim proyek Kurangnya planning proyek Kurang disiplinnya para PIC terhadap perubahan proses bisnis yang terdokumentasi Developer memperbaiki sistem secara on the show dan langsung ke user tanpa project owner Belum adanya CCB (Change Control Board) Tidak adanya laporan permasalahan tentang ketidakpuasan dan dispute Developer kurang memberikan laporan non teknis dan teknis tentang kendala proyek PIC dan developer kurang menjelaskan fungsi manajemennya Kurang adanya komitmen dari developer dan tim proyek terhadap skenario


ISBN 979-26-0255-0

implementasi Kesempatan (Oportinities) Kesempatan, faktor-faktor dari luar lingkup proyek atau program pengembangan baik dama organisasi maupun luar organisai yang mempengaruhi proses implementasi, adalah:

Kode O01 O02 O03

Faktor-faktor kekuatan IT Literacy karyawan yang cukup baik Dana alokasi pengembangan infrastruktu SI/TI Kemungkinan penerapan Opensource

Ancaman (Threat) Ancaman, factor-faktor dari luar lingkup proyek atau program pengembangan baik di dalam organisasi maupun di luar organisasi yang mempengaruhi implementasi, adalah: Kode T01 T02 T03 T04 T05 T06 T07 T08 T09 T10 T11 T12 T13 T14 T15 T16 T17 T18 T19

Faktor-faktor kekuatan Implementasi system berdasarkan kalender akademik Kurangnya SDM TI Tidak adanya chang agents Belum adanya IT Ethics dan IT Literacy untuk mahasiswa Kurang tepatnya mengontrol kerja karyawan Adanya pimpinan yang menyelesaikan masalah dengan kekuasaan (Anarchy) Adanya karyawan yang sudah overload untuk kerjasama dalam parallel running dan menjadi beban kerja nomor dua. Adanya karyawan yang sakit atau tidak hadir dalam pembuatan proses bisnis dan implementasi Kurang informasi ke stakeholderterhadap kemajuan proyek Disecontinue kebijakan manajemen Kurang jelasnya tugas pokok dan fungsi Adanya dua bagian yang memiliki domain yang sama (duplikasi atau tumpang tindih) Masa parallel running kurang motivasi memakai sistem baru karena double entry Kurang kepercayaan dengan sistem baru Adanya rumor negatif yang disebarkan ke stakeholder tentang sistem baru Adanya perubahan akademik yang berlalu mundur Belum adanya standard operating procedure untuk dasar kerja Pernah mengalami kegagalan implementasi sehingga membentuk image negative Dasar kerja masih meluhat like/dslike

B. Program Strategis Terseleksi Dari melihat daftar kelayakan yang mencakup alokasi biaya, kompetensi SDM, meningkatkan efisien danefektivitas, dukungan manajemen, keterlibatan pemakai (user involvement), dan kejelasan tujuan bisnis (clear business objectives). Dapat disimpulkan bahwa strategi-strategi yang layak untuk dilaksanakan adalah seperti berikut: No 1 2

Strategi-strategi Merencanakan indikator-indikator pengembangan karyawan sesuai dengan bidang yang relevan Mengkaji pengembangan infrastruktur teknologi informasi dengan melihat perspektif


3 4 5 6 7

ISBN 979-26-0255-0

outsourching, rent, membeli dan membangun sendiri Mengkaji kompetensi SDM teknologi informasi terhadap pencapaian output (layanan) dengan indikator-indikator yang objektif Membentuk change agent sebelum melakukan implementasi Melakukan edukasi terhadap mahasiswa tentang IT Ethic dan IT Literacy Mengikuti UPT-PUSKOM Menguji dan implementasi opensource yang relevan dengan organisasi

C. Strategi-strategi Manajemen Perubah Dari hasil pengelompokan teori di atas didapat kan strategi manajemen perubah sebagai berikut: Unfreezing, tahap awal manajemen perubah: 1. Membangun komunikasi untuk menyebarkan informasi tentang perlunya perubahan 2. Mengkaji scope, cost, dan time proyek berdasarkan kontrak kerja dengan developer 3. Membuat tim atau partisipasi dan keterlibatan dari seluruh stakeholder 4. Membentuk change agent sebelum implementasi SI/TI 5. Mengkaji kekuatan agen perubah dari system lini organisasi 6. Membentuk CCB (Change Control Board) untuk menjaga kontinuitas kebijakan top manajemen. 7. Memanpulasi dan melakukan pemilihan untuk menjadi anggota (occupation) 8. Memfasilitasi dna mendukung dari arahan manajemen 9. Membuat warta informasi untuk pengembangan 10. Memahami adanya resistensi organisasi (negosiasi) Movement, terhadap transisis manajemen perubah, yaitu: 1. Mengkaji kompetensi SDM terhadap pencapaian output (layanan) dengan indicator-indikator objektif 2. Melaksanakan merekrut SDM yang sesuai dengan kebutuhan berdasarkan indikator-indikator yang objektif. 3. Melakukan edukasi terhadap mahasiswa tentang IT Ethics dan IT Literacy 4. Membuat SOP dan TUPOKSI untuk dasar kerja karyawan 5. Mengkaji cost dan benefit dari para vendor atau provider. 6. Merencanakan indicator-indikator pengembangan karyawan sesuai dengan bidang yang relevan. 7. Mengkaji pengembangan kebutuhan inftastrukutur TI dengan melihat perspektif out sourching, rent, membeli dan membangun sendiri. Refreezing, tahapan akhir manajemen perubah untuk memenangkan dan menjaga keberlangsungan proses, yaitu: 1. Mengembangkan kompetensi dan keahlian baru 2. Membentuk prilaku baru (pola kerja) 3. Menjaga kondisi perubahan

4. SIMPULAN Kunci sukses implementasi dari suatu perubahan kondisi adalat terletak pada factor utamanya, dimana masing-masing yang terkait dengan keberhasilan proses diantaranya adalah: 1. Menginformasikan dan mengkomunikasikan perlunya perubahan dengan menyentuh aspek rasional maupun emosional, dan terus menindak lanjuti proses komunikasi sebagai pihak yang berkepentingan, hingga benar-benar diperoleh pemahaman yang jelas mengenai proses perubahan yang akan dilaksanakan terhadap proyek program pengembangan pada setiap harinya pada suatu lini dalam struktur organisasi. 2. Memonitor perkembangan implementasi system infromasi secara keseluruhan termasuk infrastruktur jaringan 3. Memperbaiki secara terus menerus (fine tuning) spesifikasi kebutuhan dan diagram proses untuk memastukan bahwa kebutuhan pemakai sudah tercakup. 4. Workshop, untuk melihat perkembangan dari sistem yang dibuat dan melihat prototyoe sistem sehingga juka ada yg tidak sesuai bias segera diketahui.


ISBN 979-26-0255-0

5. Mengevaluasi modul-modul yang telah dibuat untuk mengetahui apakah sudah berjalan sesuai dengan yang diharapkan. 6. Pertemuan regular akan menjadi suatu sarana untuk berinteraksi secara intensif antara tim TI dengan developer. Hasil dari spesifikasi kebutuhan ini perlu mendapatkan persetujuan dari pihak pimpinan sebagai dasar pembuatan sistem. 7. Mengkaji struktur organisasi berdasarkan domain untuk mengurangi duplikasi dan tumpang tindih pekerjaan pada beberapa unit lain.

DAFTAR PUSTAKA [1] Dokas, Ioannis M., Alapetite, Alexandre. 2006. A Develovement Process Meta-Model for Web Based Expert Systems: The Web Engineering Point of View. Riso National Laboratory. [2] Fathansyah, 2004, Basis Data, Informatika Bandung. [3] Jogiyanto.HM, 2001, Analisis & Desain Sistem Informasi, ANDI Yogyakarta. [4] Knapp, Donna.2004. A Guide to Customer Service Skills for Helpdesk Professional: Course Technology Publishing [5] Nugroho, Bunafit. 2008. Membuat Aplikasi Sistem Pakar dengan PHP dan Editor Dreamweaver. Penerbit Gava Media, Yogyakarta. [6] Monarch Bay Software inc., 2009, The Monarch Bay Help Desk Handbook. [7] DATAWATCH, 2006, The Practical Guide: Implementing Your Help Desk, White Paper, United State of America.

ANALISA PERUBAHAN ORGANISASI MENUJU ON-DEMAND ENTERPRAISE STUDI KASUS : PERGURUAN TINGGI XYZ

Recommend Documents