Jurnal SIMETRIS, Vol 5 No 1 April 2014 ISSN: 2252-4983
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN Fajar Nugraha Dosen Fakultas Teknik, Program Studi Sistem Informasi Universitas Muria Kudus Email:
[email protected] ABSTRAK Dunia pendidikan tidak lepas dari keberadaan koleksi bahan pustaka yang dimiliki. Semakin meningkatnya atau bertambahnya koleksi bahan pustaka, kebutuhan informasi yang berkaitan dengan bahan pustaka yang ada, keterbatasan petugas pelayanan perpustakaan merupakan beberapa permasalahan yang seringkali timbul dalam pengelolaan perpustakaan. Tujuan penelitian ini adalah membuat sistem informasi untuk menangani proses tersebut agar dapat meningkatkan pelayanan kepada para pengguna perpustakaan. Dengan rancangan sistem informasi perpustakaan ini, diharapkan dapat memberikan pelayanan yang maksimal kepada pengguna perpustakaan dan meminimalkan kesalahan dalam pengolahan data. Sistem informasi perpustakaan dimulai dari pendataan anggota, pendataan buku, peminjaman buku, pengembalian buku, pemberian surat bebas perpustakaan dan pembuatan laporan meliputi laporan data anggota, laporan data buku, laporan peminjaman buku, laporan pengembalian buku serta laporan penerimaan denda. Manfaat sistem informasi perpustakaan ini diharapkan dapat meningkatkan pelayanan kepada pengguna perpustakaan dan memperlancar proses administrasi menjadi lebih cepat dan akurat. Kata kunci: sistem informasi, pelayanan, perpustakaan. ABSTRACT Education can not be separated from the existence of a collection of library materials owned . The increasing library collections , information needs relating to the existing library materials , library services officer limitations are some of the issues that often arise in the management of the library . The purpose of this research is to create an information system to handle the process in order to improve services to library users . With a library information system design is expected to provide maximum service to library users and minimize errors in data processing . Library information systems starting from the collection of members, collection of books, borrowing books ,returning books , giving the library a free letter and report includes data reports members , report data book , report borrowing books , returning books and reports a fine reception reports . Benefits of library information system is expected to improve services to library users and facilitate the administrative process to be faster and accurate. Keywords: information system, service, library. 1. PENDAHULUAN Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka [1]. Pepustakaan sebagai salah satu bagian dari tempat pendidikan mempunyai peranan yang sangat penting untuk menambah wawasan dan pengetahuan pelajar. Bermacam-macam sumber informasi ilmiah, buku-buku, literatur dari segala jenis media perpustakaan, mampu disebarluaskan dengan sistem tertentu. Pelajar seharusnya mampu memanfaatkan perpustakaan dengan sebaik-baiknya mengingat ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini terus berkembang dengan sangat cepat, sehingga dibutuhkan pula sumber daya manusia yang mampu menguasai tentang semua hal tidak hanya pada bidang tertentu tetapi di segala bidang. Fokus utama dalam kegiatan perpustakaan adalah pengguna. Kegiatan yang dimulai dari collecting, processing, distributing dan preserving dilakukan semata-mata untuk memberikan kepuasan kepada pengguna [2]. Berbagai permasalahan seringkali timbul dalam pengelolaan perpustakaan, misalnya dengan meningkatnya atau penambahan koleksi bahan pustaka maka diperlukan proses pendataan yang efektif serta efisien terutama dalam memberikan informasi yang berkaitan dengan bahan pustaka yang ada, katalog buku yang baik yang akan memudahkan dalam hal pencarian buku yang diperlukan. Selain itu terbatasnya jumlah petugas pelayanan perpustakan dan juga tenaga-tenaga yang profesional dan berkualitas maupun pengembangan sistem pelayanan dan pengolahan data, pemanfaatan sumber daya komputer masih belum optimal, yakni hanya digunakan untuk
27
Jurnal SIMETRIS, Vol 5 No 1 April 2014 ISSN: 2252-4983
pembuatan identitas buku (label buku) sehingga kurang dapat memaksimalkan manfaat sumber daya komputer yang ada.
2. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Analisa Sistem Analisa sistem adalah panguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan [3]. 2.2 Sistem Informasi Sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran – sasaran perusahaan [5]. 2.3 Perpustakaan Perpustakaan adalah koleksi yang terdiri dari bahan-bahan yang tertulis, tercetak ataupun grafis lainnya seperti film, slide, piringan hitam, tape, dalam ruangan atau gedung yang diatur dan diorganisasikan dengan sistem tertentu agar dapat digunakan untuk keperluan studi, penelitian, pembacaan dan lain-lain [6]. 2.4 Istilah-istilah dalam Perpustakaan a. Klasifikasi Penggolongan buku-buku dan bahan-bahan pustaka lainnya menurut sistem tertentu dangan tujuan agar bukubuku mudah ditemukan apabila diperlukan dan supaya buku-buku tersebut dapat disimpan kembali dengan mudah. b. Katalogisasi Merupakan proses mengolah buku (termasuk majalah berjilid, atlas dan lain-lain) mulai dari buku diterima sampai buku disimpan dalam rak dan kartu-kartunya disusun dalam katalog perpustakaan. c. Labelisasi Pencantuman nomor penempatan (call number) yang ditempatkan pada punggung buku. d. Filling Suatu metode mengurutkan atau menyusun catatan-catatan yang akan digunakan pada suatu waktu dengan tepat dan cepat. e. Shelving Penempatan atau penyusunan buku di rak buku sehingga apabila diperlukan dapat ditemikan dengan mudah dan cepat [5].
3. METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Bahan Penelitian Bahan penelitian yang digunakan dalam proses penelitian ini antara lain data perpustakaan yang meliputi data keanggotaan, buku, transaksi peminjaman dan pengembalian buku yang dapat mendeteksi terhadap pelaksanaan peraturan perpustakaan seperti penerapan denda yang berkaitan dengan peminjaman dan pengembalian buku serta pemberian surat bebas perpustakaan. 3.2 Jalan penelitian Untuk menghasilkan sistem informasi perpustakaan ini dilakukan beberapa tahapan pekerjaan yang dimulai dari analisa masalah, analisa kebutuhan dan desain sistem.
28
Jurnal SIMETRIS, Vol 5 No 1 April 2014 ISSN: 2252-4983
4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Analisa masalah Analisa masalah dilakukan untuk mendapatkan gambaran secara lengkap mengenai permasalahan dalam perpustakaan terutama pada tahap pendataan keanggotaan, pendataan buku, transaksi peminjaman serta pengembalian buku serta penerapan denda dan pelaporan. 4.2 Analisa kebutuhan Sistem
Project Name: Sistem Informasi Perpustakaan Project Path: f:\smt\skripsi\ Manfaatdfd00001.dfd dari perancangan sistem informasi perpustakaan ini antara lain : Chart File: a. Untuk mengurangi kesulitan-kesulitan yang terjadi khususnya dalam proses pengelolaan data dan dalam Chart Name: Context Diagram pembuatan laporan dalam operasional kegiatan perpustakaan. Created On: Jun-25-2004 Created By: memberikan Fajar Nugraha b. Untuk layanan yang lebih baik kepada para pengguna perpustakaan. ModifiedHasil On: analisa Jul-13-2004 tersebut kemudian dilanjutkan pada aktivitas dengan tahapan mulai dari pembuatan perancangan Modified sistem. By: Fajar Nugraha
4.3 Context Diagram Context diagram merupakan gambaran umum dari sistem informasi perpustakaan yang terdiri dari beberapa terminator yang berperan sebagai penyedia data bagi kebutuhan sistem dan pengguna informasi yang dihasilkan oleh sistem [4]. Secara detail dapat dijelaskan pada gambar 1. 0 Data anggota Kartu anggota Data pinjam Data kembali Data denda
Anggota
Daftar buku
Sistem Informasi Perpustakaan
Daftar anggota Lap buku Lap peminjaman Lap pengembalian Lap denda
Koordinator perpustakaan
Surat_bebas_perpus
Gambar 1. Context Diagram sistem informasi perpustakaan 4.4 Dekomposisi 0
Sistem Informasi Perpustakaan
Top Level
1
2
3
Pendataan
Transaksi
Laporan
Level 0
1.1
1.2
2.1
2.2
2.3
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
Pendataan Anggota
Pendataan Buku
Pinjaman
Pengembalian
Surat Bebas Perpus
Laporan Anggota
Laporan Buku
Laporan Peminjaman
Laporan Pengembalian
Laporan Denda
Level 1
2.2.1
2.2.2
Kembali
Denda
Level 2
Gambar 2. Dekomposisi sistem informasi perpustakaan
29
Projec t Name: Project Path: Chart File: Chart Name: Created On: Created By: Modified On: Modified By:
Sistem Informasi Perpustakaan f:\smt\skripsi\ dfd00002.dfd Level 0 Jun-25-2004 Fajar Nugraha Jul-13-2004 Fajar Nugraha
Jurnal SIMETRIS, Vol 5 No 1 April 2014 ISSN: 2252-4983
4.5 DFD Level 0 1 Anggota
Data anggota Kartu anggota
Pendataan
Daftar buku
Anggota
Buku
Anggota
Buku
Anggota
Buku
Kartu anggota Data pinjam Data k embali Data denda Surat_bebas _perpus
Projec t Name: Project Path: Chart File: Chart Name: Created On: Created By: Projec t Name: Modified On: Project Path: Modified By: Chart File: Chart Name: Created On: Created By: Modified On: Modified By:
2 Koordinator perpustakaan
Transak si
Sistem Informasi Perpustakaan Pinjam f:\smt\skripsi\ dfd00003.dfd Pinjam Level 1 Pendataan Jun-25-2004 Fajar Nugraha Pinjam Sistem Informasi Perpustakaan Jul-12-2004 f:\smt\skripsi\ Fajar Nugraha dfd00003.dfd Level 1 Pendataan Jun-25-2004 Fajar Nugraha Anggota Anggota Jul-12-2004 Fajar Nugraha
Kembali
Denda
Kembali
Denda
Kembali
Denda
Buku Daftar anggota Lap buku Lap peminjaman Lap pengembalian Lap denda
3 Laporan
1.1
Gambar 3. DFD Level 0 sistem informasi perpustakaan Anggota
Data anggota Kartu anggota
Pendataan anggota
Data anggota Kartu anggota
Pendataan anggota
Anggota
Anggota
4.6 DFD Level 1 Pendataan 1.1 Anggota
Projec t Name: Sistem Informasi Perpustakaan Project Path: f:\smt\skripsi\ Chart File: dfd00005.dfd Daftar buku Chart Koordinator Name: Level 2 Pengembalian perpustakaan Created On: Jun-25-2004 Created By: Fajar Nugraha Modified On: Jul-13-2004 Modified By: Fajar Nugraha
Koordinator perpustakaan
Daftar buku Gambar
Anggota
Anggota
1.2 Pendataan buku
Buku
Buku
1.2
4.
DFDPendataan Level 1 buku
Buku pendataan
Buku
4.7 DFD Level 2 Pengembalian Anggota
2.2.1
Kartu anggota Data k embali
Anggota
Anggota
Kembali Buku
Pinjam
Buku
Pinjam
2.2.2 Data denda
Denda
Kembali
Kembali
Pinjam Kembali Denda
Denda
Gambar 5. DFD Level 2 pengembalian
30
Project Path: Chart File: Chart Name: Created On: Created By: Modified On: Modified By:
f:\smt\skripsi\ dfd00004.dfd Level 1 Transak si Jun-25-2004 Fajar Nugraha Jul-13-2004 Fajar Nugraha
Jurnal SIMETRIS, Vol 5 No 1 April 2014 ISSN: 2252-4983
4.8 DFD Level 1 Transaksi 2.1
Kartu anggota Data pinjam
Anggota
Transak si peminjaman Anggota
Buku
Anggota
Buku
Anggota Kartu anggota Data k embali Data denda
Pinjam
Buku
2.2
Pinjam
Transak si pengembalian Denda
Kembali
Kembali
Denda
Projec t Name: Project Path: Chart File: Chart Name: Created On: Created By: Modified On: Modified By:
Pinjam
Surat_bebas _perpus
Sistem Informasi Perpustakaan f:\smt\skripsi\ dfd00006.dfd Level 1 Laporan Jun-25-2004 Fajar Nugraha Gambar Jun-26-2004 Fajar Nugraha
Kembali
2.3 Surat bebas perpus
Pinjam
6. DFD Level 1 transaksi
4.9 DFD Level 1 Laporan
3.1 Koordinator perpustakaan
Laporan anggota
Daftar anggota
Anggota
Anggota
3.2 Laporan buku
Lap buku
Buku
Buku
Buku 3.3 Laporan peminjaman
Lap peminjaman
Pinjam
Pinjam
Pinjam Anggota Buku Kembali
3.4 Lap pengembalian
Anggota
Laporan pengembalian
3.5 Lap denda
Laporan denda
Denda
Denda
Kembali
Buku
Kembali
Gambar 7. DFD Level 1 laporan
31
Jurnal SIMETRIS, Vol 5 No 1 April 2014 ISSN: 2252-4983
4.10 Relasi Tabel
PINJAM No_trans_pinjam * No_anggota ** No_buku ** Tgl_pinjam BUKU ANGGOTA No_anggota * Nm_anggota Kelas Jenis_kel
KEMBALI No_trans_kembali * No_trans_pinjam ** No_anggota ** No_buku ** Tgl_kembali DENDA No_bukti_denda * No_trans_pinjam ** No_trans_kembali ** Jumlah_denda
No_buku * Judul_buku Pengarang Balik_nama Penerbit Tahun_terbit Jenis Kategori Jumlah_buku Status
Gambar 8. Relasi tabel
5. KESIMPULAN Dari hasil penelitian dan pembahasan yang telah dilakukan terhadap sistem informasi perpustakaan maka didapat suatu kesimpulan sebagai berikut : 1. Sistem informasi perpustakaan yang dibuat dapat digunakan untuk memberikan informasi kepada pihak-pihak terkait mengenai bahan pustaka yang dimiliki beserta kondisinya secara akurat dan lengkap serta perkembangan bahan pustaka yang dimiliki. 2. Proses yang yang dilakukan antara lain pendataan buku, pendataan anggota, pencarian bahan pustaka, cetak kartu anggota, cetak surat keterangan bebas perpustakaan, cetak labelisasi buku, transaksi peminjaman maupun transaksi pengembalian buku perpustakaan beserta penerapan denda. 3. Informasi yang dihasilkan meliputi laporan koleksi bahan pustaka, laporan data anggota, laporan transaksi peminjaman dan pengembalian serta laporan penerimaan denda.
DAFTAR PUSTAKA [1] Undang – undang RI. No. 43 Tahun 2007 tentang perpustakaan. [2] Damayani N.A., 2005. “Interpersonal Skill dalam pelayanan perpustkaan”.Jurnal Studi Perpustakaan dan Informasi, Vol. 1, No. 1. [3] Jogiyanto. 2001. Analisis dan desain, Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogjakarta: Andi Offset. [4] Kadir Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. [5] Pohan. 1997. Pengantar Perancangan Sistem. Jakarta: Erlangga. [6] Sumardji, P, 1998. Perpustakaan Organisasi dan Tata kerjanya. Yoyakarta: Kanisius.
32
