Gemeente Den Haag RIS115659s_17-MEI-2004
Accountantsdienst
ACCOUNTANTSRAPPORT EN ACCOUNTANTSVERKLARING BIJ DE JAARREKENING 2003 VAN DE GRIFFIE VAN DE GEMEENTE DEN HAAG
INHOUDSOPGAVE Accountantsrapport
blz.
1
Inleiding
1
2
Beheersinstrumentarium
1
3
Jaarversla ggeving 3.1 Kwaliteit van de verslaggeving 3.2 Verdeling van het nog te bestemming dienstsaldo 3.3 Balans, leasecontract computerapparatuur 3.4 Slotopmerking
2 2 2 2 2
Accountantsverklaring
1
Accountantsdienst 26 maart 2004
ACCOUNTANTSRAPPORT BIJ DE JAARREKENING 2003 VAN DE GRIFFIE VAN DE GEMEENTE DEN HAAG
C.2004.265 26 maart 2004
1 INLEIDING 1.1
Opdracht
Dit rapport wordt uitgebracht op grond van artikel 213 eerste lid van de Gemeentewet, alsmede op grond van artikel 2:9 derde lid van de Organisatieverordening van de raad van de gemeente Den Haag en heeft betrekking op de jaarrekening van de Griffie. Deze jaarrekening heeft een zelfstandig karakter voor de verantwoording door de Griffie over het financiële beheer gedurende het verslagjaar. Verder dient deze jaarrekening als basis voor het samenstellen van de concernjaarrekening van de gemeente Den Haag. Het rapport bij de jaarrekening van de Griffie kan zaken bevatten die binnen het belang van de concernrekening van ondergeschikte betekenis zijn.
1.2
Strekking van de accountantsverklaring
Wij hebben de jaarrekening 2003 van de Griffie te Den Haag gecontroleerd en op 26 maart 2004 voorzien van een goedkeurende accountantsverklaring (kenmerk C.2004.267). Deze verklaring is separaat bij dit rapport gevoegd.
1.3
Opzet en reikwijdte van het rapport
Ons rapport behandelt de getrouwheid en de kwaliteit van de jaarrekening en bevat onze bevindingen over de rechtmatigheid en doelmatigheid van het gevoerde financieel beheer en de administratie. De rapportage over het beheersinstrumentarium hebben wij beperkt tot een algemene beschouwing over planning & control, voornamelijk omdat de feitelijke uitvoering van de intern ondersteunende taken zijn uitbesteed aan andere gemeentelijke diensten. Indien daartoe aanleiding is, zullen ook de bevindingen over de andere aspecten van het beheersinstrumentarium in deze rapportage worden opgenomen.
2
BEHEERSINSTRUMENTARIUM
In de Organisatieverordening van de raad van de gemeente Den Haag is vastgelegd dat de Griffie ondersteuning verleent aan de griffier, de raad en aan de bestuurlijke organisatie van de raad bij de uitvoering van hun werkzaamheden. In aansluiting op deze ondersteunende taak is de Griffie belast met de uitvoering van de Verordening voorzieningen raadsleden (raadsbesluit 65 van 2003) en de uitvoering van de Verordening fractieondersteuning (raadsbesluit 122 van 2003).
Voor uitvoering van het personeelsbeheer, het financieel beheer en dienstverlening op het terrein van informatisering en automatisering heeft de Griffie dienstverlenings-overeenkomsten gesloten met de Bestuursdienst en de FAD. Hierdoor is de interne organisatie van de Griffie beperkt van omvang en wordt
1
2
Accountantsdienst 26 maart 2004
op doelmatige wijze ge bruik gemaakt van expertise die bij de gemeente beschikbaar is. De administratieve organisatie en maatregelen van interne controle van de Griffie maken onderdeel uit van beschrijvingen die van toepassing zijn op de Bestuursdienst. Voor enkele specifieke onderdelen is een aanvullende beschrijving gemaakt. Daarnaast bevat de dienstverleningsovereenkomst procedurele aanwijzingen voor de uitvoering. De opzet van de beheersprocessen is daarmee op orde. Uit onze controle op de werking van de beheersprocessen zijn geen bijzonderheden voor deze rapportage naar voren gekomen.
3 3.1
JAARVERSLAGGEVING Kwaliteit van de verslaggeving
De kwaliteit van de verslaggeving van de Griffie als geheel is goed. Het jaarverslag geeft een beknopt inzicht in de belangrijkste onderwerpen die bij de Griffie en haar activiteiten een rol spelen. De jaarrekening is tijdig opgesteld en geeft toereikende informatie over de samenstelling van het resultaat, de financiële positie en een beknopte analyse van de verschillen.
3.2
Verdeling van het nog te bestemming dienstsaldo
Het dienstsaldo over 2003 van de Griffie bedraagt € 27.000. Op bladzijde 10 van de jaarrekening heeft de Griffie toegelicht dat dit resultaat conform de afspraken uit de limitatieve lijst met het concern dient te worden verrekend. Het voorstel om een deel van het resultaat toe te voegen aan de compensatiereserve van de Griffie is dus in afwijking van de bestaande gedragslijn.
3.3
Balans, leasecontract computerapparatuur
In de openingsbalans van de Griffie is de financial lease verwerkt van personal computers en printers die in 2002 zijn aangeschaft. Deze post blijkt uit de balanspost Materië le vaste activa voor de boekwaarde van deze bedrijfsmiddelen en uit de balanspost Langlopende schulden voor de resterende leasetermijnen. Zoals de Griffie heeft aangegeven op bladzijde 21 van de jaarrekening is deze financieringsvorm niet in overeenstemming met de geldende interne regelgeving. Overigens zal deze financieringsvorm niet meer worden toegepast. De resterende termijnen van deze transactie bedroegen ultimo 2003 € 94.000.
3.4
Slotopmerking
Bij de controle is tevens aandacht besteed aan de rechten en verplichtingen die samenhangen met de openingsbalans van de Griffie. Gebleken is dat de omzetbelasting behorende bij de financial lease van de computers en printers tot een bedrag van € 27.000 niet juist in de administratie was verwerkt, vanwege onduidelijke facturering. Correctie van deze post zal in 2004 plaatsvinden.
Verder staan in de openingsbalans enkele posten van ondergeschikt belang die in het verslagjaar zijn afgewikkeld en die eveneens niet meer hebben geleid tot een verrekening met de Bestuursdienst. De resterende financiële risico’s uit de voorgaande periode zijn volgens mededeling van de controller van de
2
3
Accountantsdienst 26 maart 2004
Griffie beperkt en behoeven geen vermelding in een risicoparagraaf.
GAD Den Haag,
R.A. Vierbergen RA, accountant
H.J.A. van der Heijden RA, plv. directeur
Inlichtingen bij
R.A. Vierbergen RA Bezoekadres: Spui 70, 2511 BT Den Haag
Telefoon: 070 - 353 35 50 Fax: 070 - 353 35 58
3
4
Accountantsdienst 26 maart 2004
ACCOUNTANTSVERKLARING BIJ DE JAARREKENING 2003 VAN DE GRIFFIE VAN DE GEMEENTE DEN HAAG
C.2004.267
Opdracht Wij hebben de jaarrekening 2003 van de Griffie te Den Haag, zoals opgenomen in deel B van het dienstverslag van 19 februari 2004 gecontrole erd. De jaarrekening is ingevolge artikel 2:9 eerste lid van de Organisatieverordening van de raad van de gemeente Den Haag (raadsbesluit 299 van 2002) opgesteld onder verantwoordelijkheid van het presidium. Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake de jaarrekening te verstrekken. Identificatie De jaarrekening 2003 van de Griffie sluit met een balanstotaal van € 843.000, totale lasten van € 4.738.000, totaal baten van € 118.000 en een nadelig saldo van € 4.620.000. Werkzaamheden Onze controle is verricht overeenkomstig in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controleopdrachten. Volgens deze richtlijnen dient onze controle zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang bevat. Een controle omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van informatie ter onderbouwing van de bedragen en toelichtingen in de jaarrekening. Tevens omvat een controle een beoordeling van de grondslagen voor financiële verslaggeving die bij het opmaken van de jaarrekening zijn toegepast en van belangrijke schattingen die de Griffier heeft gemaakt, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. Wij zijn van mening dat onze controle een deugdelijke grondslag vormt voor ons oordeel. Oordeel Wij zijn van oordeel dat deze jaarrekening een getrouw beeld geeft van de financiële positie op 31 december 2003 en van de baten en lasten over 2003 in overeenstemming met de grondslagen voor financiële verslaggeving volgens het Besluit Comptabiliteitsvoorschriften 1995 en ook overigens voldoet aan de bepalingen inzake de jaarrekening zoals opgenomen in dit besluit.
GAD Den Haag, 26 maart 2004
R.A. Vierbergen RA, accountant
H.J.A. van der Heijden RA, plv. directeur
4
