Gemeente Den Haag RIS115659w_26-MEI-2004
Accountantsdienst
ACCOUNTANTSRAPPORT EN ACCOUNTANTSVERKLARING BIJ DE JAARREKENING 2003 VAN DE HAEGHE GROEP VAN DE GEMEENTE DEN HAAG
INHOUDSOPGAVE Accountantsrapport
blz.
1
Inleiding
2
Beleidsrelevante onderwerpen 2.1 Voortgang Revitalisatie Haeghe Techniek en Uitvoering WSW 2.2 Plan van aanpak 2.3 Bestuurscommissie Haeghe Groep
1 1 3 3
3
Beheersinstrumentarium 3.1 Planning en Control 3.2 Rechtmatigheid 3.3 Doelmatigheid 3.4 Automatisering 3.5 Milieudoorlichting 3.6 Integriteit
4 4 4 5
4
Jaarverslaggeving 4.1 Directieverslag 4.2 Analyse van het resultaat 4.3 Financiële positie 4.4 Risico's 4.5 Bijdrage herhuisvesting
Accountantsverklaring
1
5 5 5
6 6 6 6 7 7
Accountantsdienst 19 maart 2004
ACCOUNTANTSRAPPORT BIJ DE JAARREKENING 2003 VAN DE HAEGHE GROEP VAN DE GEMEENTE DEN HAAG
1 1.1
2
C.2004.232 19 maart 2004
INLEIDING Opdracht
Dit rapport wordt uitgebracht op grond van artikel 55 van de Organisatieverordening alsmede op grond van raadsbesluit 448 van 21 december 2000 van de gemeente Den Haag en heeft betrekking op de jaarrekening 2003 van de Haeghe Groep. Deze jaarrekening heeft een zelfstandig karakter voor de verantwoording door de dienst over het financieel beheer gedurende het verslagjaar. Verder dient deze jaarrekening als basis voor het samenstellen van de concernjaarrekening van de gemeente Den Haag. Het rapport bij de jaarrekening van de Haeghe Groep kan zaken bevatten die binnen het belang van de concernrekening van ondergeschikte betekenis zijn.
1.2
Strekking van de accountantsverklaring
Wij hebben de jaarrekening 2003 van de Haeghe Groep te Den Haag gecontroleerd en op 15 maart 2004 voorzien van een goedkeurende accountantsverklaring. Deze verklaring is separaat bij dit rapport gevoegd. 1.3
Opzet en reikwijdte van het rapport
Ons rapport behandelt de getrouwheid en de kwaliteit van de jaarrekening en bevat onze bevindingen over de rechtmatigheid en doelmatigheid van het gevoerde financieel beheer en de administratie. Voorts hebben wij de kwaliteit beoordeeld van de milieudoorlichting en de integriteitbevorderende maatregelen van de dienst.Verder besteden wij aandacht aan beleidsrelevante onderwerpen en aan de beheersing van de bedrijfsprocessen bij de Haeghe Groep.
2 2.1
BELEIDSRELEVANTE ONDERWERPEN Voortgang Revitalisatie Haeghe Techniek en Uitvoering WSW
In voorgaande jaren was het niet mogelijk om de volledigheid van de bedrijfsopbrengsten van Haeghe Techniek met voldoende zekerheid vast te stellen. Oorzaken hiervoor waren tekortkomingen in de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC). Daarnaast was sprake van financiële risico's voor de uitvoering van de WSW bij de Haeghe Groep.
Over de stand van zaken bij afsluiting van de accountantscontrole over 2003 volgt hierna een uiteenzetting. - Revitalisatie Haeghe Techniek
Accountantsdienst 19 maart 2004
3
Ten opzichte van het voorgaande jaar hebben wij vastgesteld dat de AO/IC rondom de volledigheid van de bedrijfsopbrengsten bij Haeghe Techniek op onderdelen is verbeterd. De interne controle op deze opbrengsten is echter nog niet toereikend in 2003. Met name het voorraadbeheer behoeft aanscherping. Hierdoor bestaat ook voor 2003 onzekerheid over de volledigheid van de bedrijfsopbrengsten. Deze onzekerheid heeft echter geen gevolgen als het gaat om een goedkeurende accountantsverklaring bij de jaarrekening van de Haeghe Groep. De directie verwachtte voor 2003 de AO/IC voor Haeghe Techniek volledig op orde te krijgen. Daarnaast bestond de verwachting dat het resultaat van Haeghe Techniek zou stabiliseren dan wel verbeteren. Het resultaat voor Haeghe Techniek over 2003 is echter circa € 300.000 ongunstiger dan over 2002 en beïnvloedt de bedrijfsvoering van de groep negatief. Financiële risico’s bedreigen ook de andere industriële bedrijven van de Haeghe Groep naast Haeghe Techniek. Om deze ongunstige beïnvloeding gezamenlijk tege n te gaan is een plan van aanpak opgesteld (zie paragraaf 2.2) dat voorziet in een samenvoeging van de industriële bedrijven van de Haeghe Groep tot een geïntegreerd handlingbedrijf. Volgens de interne planning wordt het handlingbedrijf medio 2004 gerealiseerd. In de beoogde opzet van het nieuwe handlingbedrijf verwacht de directie de AO/IC zodanig te verbeteren dat de onzekerheid over de volledigheid van de opbrengsten geminimaliseerd zal zijn. - Uitvoering WSW Door het niet geheel naleven en slechts gedeeltelijk uitvoeren van de subsidievoorwaarden voor begeleid werken en (her)indiceren van sw-medewerkers heeft de Haeghe Groep in voorgaande jaarrekeningen rekening gehouden met mogelijke boetes van het Rijk. Ook voor 2003 zijn in de jaarrekening verplichtingen opgenomen voor eventuele boetes tot een bedrag van € 95.000 (2002: € 315.000). Hiervan heeft € 80.000 betrekking op de procedure van begeleid werken en € 15.000 op (her)indiceren van swmedewerkers. Daarbij is het mogelijk gebleken om de omvang van de boeteverplichtingen in 2003 ten opzichte van voorgaande jaren te verlagen. De verlaging is het gevolg van een betere (interne) naleving van de subsidievoorwaarden met betrekking tot het (her)indiceren van sw-medewerkers. Ook voor andere subsidievoorwaarden is de uitvoering verbeterd. Dit heeft een positieve invloed op de af te geven accountantsverklaring bij de WSW-verantwoording over 2003. Het risico van boetes voor begeleid werken blijft wel bestaan. Voor de uitvoering van deze subsidievoorwaarden is de Haeghe Groep afhankelijk van de medewerking van de individuele swmedewerkers en van de mogelijkheden om betrokkenen buiten de Haeghe Groep te plaatsen. Beide aspecten zijn slechts beperkt beïnvloedbaar door de Haeghe Groep. Hiervan lijkt sprake bij meerdere uitvoeringsorganisaties gelet op het landelijke beeld dat andere uitvoeringsorganisaties de opgelegde taakstellingen niet of slechts ten dele realiseren. Als uitvoerder van de WSW is de Haeghe Groep wel eindverantwoordelijk en kan zij beboet worden voor het niet naleven van de subsidievoorwaarden. Inmiddels heeft het ministerie van SZW de subsidie over het jaar 2001 definitief vastgesteld, waarbij uiteindelijk geen boetes zijn opgelegd. In hoeverre het ministerie boetes zal opleggen voor de jaren 2002 en 2003 is ten tijde van het opstellen van dit rapport niet bekend.
2.2 Plan van aanpak Om financiële risico's en begrotingstekorten in de toekomst duurzaam te vermijden heeft de Haeghe Groep in 2002 een plan van aanpak uitgewerkt. Het plan is in 2003 goedgekeurd en behelst maatregelen die
Accountantsdienst 19 maart 2004
4
duurzaam herstel van de Haeghe Groep moeten bewerkstelligen. De maatregelen hebben onder meer betrekking op: - reductie van de (be)ambtelijke formatie, - omzetgroei bij de buitenbedrijven (groenbedrijf, kas- en tuinbouwservice, schoonmaakbedrijf en de overige dienstverlening), - integratie van de industriële bedrijven tot een centraal gestuurd handlingbedrijf en - doorstroming van medewerkers vanuit de industriële bedrijven naar de buitenbedrijven. Voor de uitvoering van het plan is in 2003 3 miljoen euro beschikbaar gesteld. In 2003 is begonnen met de uitvoering van het plan. Dit heeft ertoe geleid dat circa 50 medewerkers zijn doorgestroomd naar de buitenbedrijven.Voorts is gestart met het ontwerpen van de organisatiestructuur en de managementinformatievoorziening voor het centrale handlingbedrijf. Hierin zullen de industriële bedrijven Haeghe Techniek, Haeghe Pak, Haeghe Ateliers en Haeghe Mont opgaan. De kosten van de planuitvoering in 2003 bedragen circa € 148.000 en zijn opgevangen met het dienstresultaat. Zodoende heeft de Haeghe Groep geen beroep gedaan op de beschikbaar gestelde middelen. De bundeling van de industriële bedrijven heeft ingrijpende gevolgen voor de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) en daarmee voor het financieel beheer. Zo zullen functies wijzigen en behoeven (werk)procedures een herijking. Voor het waarborgen dat de kwaliteit van het financieel beheer niet wordt aangetast, is het noodzakelijk om te voorzien in een gestructureerd actieplan, adequate organisatiebeschrijvingen, een fasegewijze uitvoering met heldere meetmomenten, voortgangsrapportages en voldoende draagvlak onder de medewerkers. Om hierin te voorzien zijn diverse medewerkers in projectgroepen actief en is een interne planning opgemaakt. De interne planning voorziet in een geïntegreerd handlingbedrijf medio 2004. Volgens verkregen informatie ligt de planuitvoering op koers. Daarbij verwacht de directie dat het traject zal doorlopen tot eind 2004 met een eventuele uitloop naar 2005. 2.3 Bestuurscommissie Haeghe Groep In 2000 heeft een gemeentelijke werkgroep het advies gegeven om de bestuurscommissie Haeghe Groep op te heffen. Hierna heeft in 2001 een vervolgonderzoek plaatsgevonden door een extern bureau. De conclusie van het onderzoek luidde dat de huidige inrichting van de bestuursvorm onvoldoende toegevoegde waarde biedt en dat de problemen in de bestuurscommissie zijn terug te voeren op de vermenging van beleid en uitvoering. Naar aanleiding van het onderzoek is de bestuurscommissie in 2003 opgeheven . Met ingang van 2004 is door de directie een raad van advies ingesteld. Doel van de raad is om te adviseren over de bedrijfsvoering vanuit de ondernemerspraktijk.
3 3.1
BEHEERSINSTRUMENTARIUM Planning en Control
Accountantsdienst 19 maart 2004
5
Uit oogpunt van financieel beheer zijn de voornaamste geldstromen bij Haeghe Groep: de ontvangen subsidies, de salarissen, de inkopen en betalingen en de bedrijfsopbrengsten. Met de jaarrekeningcontrole hebben wij de opzet en werking van de AO/IC voor deze geldstromen beoordeeld. Onze algemene indruk is dat het salarisproces en het inkoop- en betalingsproces afdoende worden beheerst. Enkele verbeterpunten voor de Haeghe Groep doen zich nog voor met betrekking tot de naleving van de subsidievoorschriften van de WSW en het waarborgen van de volledigheid van de bedrijfsopbrengsten van Haeghe Techniek. Beide punten zijn toegelicht onder paragraaf 2.1 van Hoofdstuk 2 Beleidsrelevante Onderwerpen. Daarnaast hebben wij in voorgaande jaren adviezen verstrekt bij het bedrijfsonderdeel Top voor het verbeteren van de AO/IC met betrekking tot de volledigheid van de bedrijfs-opbrengsten. Voor 2003 was het voornemen om de AO/IC te perfectioneren. Hiervan is gedurende het jaar afgezien omdat Top als zelfstandig bedrijfsonderdeel met ingang van 1 januari 2004 wordt opgeheven. Vanaf dat moment worden de taken van Top geïntegreerd in de bedrijfsprocessen van de Haeghe Groep. Hiervoor is gekozen door een afname van de bestaande activiteiten en om een betere sturing te kunnen geven aan de beoogde mobiliteit van de medewerkers tussen de bedrijven van de Haeghe Groep. Het laatste is een van de kritische succesfactoren van het plan van aanpak zoals beschreven in paragraaf 2.2 van Hoofdstuk 2. 3.2
Rechtmatigheid
Wij hebben bij de controle over 2002 de rechtmatigheid getoetst overeenkomstig raadsbesluit 448 van 2000 'Opdracht accountantscontrole GAD'. Hierbij is expliciet aandacht geschonken aan de volgende rechtmatigheidsaspecten: - begrotingsrechtmatigheid; - autorisatie- en bevoegdhedencriterium; - naleving van specifieke (rijks)regelgeving; - specifieke verordeningen en raadsbesluiten; - problematiek betreffende misbruik en oneigenlijk gebruik. Uit onze toets van bovengenoemde rechtmatigheidsaspecten komen geen bevindingen naar voren met een materieel financieel belang voor de gemeente met uitzondering van de bevindingen die hierna zijn vermeld: Naleving specifieke rijksregelgeving De mogelijke financiële consequenties voor het niet geheel naleven van de rijksregeling voor de Sociale Werkvoorziening in 2003. Met name de uitvoering van de subsidievoorwaarden voor begeleid werken leidt tot financiële risico’s. Zoals in paragraaf 2.1 is toegelicht heeft de Haeghe Groep op dit onderdeel nauwelijks invloed. De problematiek rondom het traject van herindiceren is in het najaar van 2003 verholpen. Verder hebben wij met de jaarrekeningcontrole aandacht besteed aan de naleving van de voorschriften met betrekking tot Europese aanbesteding. Uit de door ons gecontroleerde aanbestedingen zijn geen bijzonderheden gebleken.
Autorisatie- en bevoegdhedencriterium In 2002 was het stelsel van ondermandateringen en delegatie van bevoegdheden nog niet geheel up-to-date. Ultimo 2003 is hieraan een follow-up gegeven, waarmee de Haeghe Groep inmiddels beschikt over een actueel overzicht van functies met bijbehorende bevoegdheden.
Accountantsdienst 19 maart 2004
3.3
6
Doelmatigheid
Met het oog op het versterken van de financiële positie van de Haeghe Groep (Hoofdstuk 2, paragraaf 2.3) heeft de directie extra aandacht besteed aan het verhogen van de doelmatigheid van de bedrijfsvoering voor de industriële bedrijven. Hiervoor is een werkgroep ingesteld die zich bezighoudt met het uitwerken van alternatieven voor een efficiëntere bedrijfsvoering. Voorts is de werkgroep belast met het ontwerpen van de bijbehorende beheersorganisatie en van een passende managementinformatievoorziening. Inmiddels is de onderzoeks- en ontwerpfase nagenoeg afgerond. Na definitieve besluitvorming over de verschillende mogelijkheden zal bij aanvang van het tweede kwartaal 2004 gestart worden met het ontwikkelen en implementeren van de nieuwe organisatie. Voor het inzicht in het doelmatigheidsaspect met betrekking tot de hoofdprocessen van de Haeghe Groep zijn twee bestuurlijke kengetallen vastgesteld: de toegevoegde waarde (directe opbrengsten minus kosten) en het aantal arbeidsplaatsen voor sw-medewerkers. Deze kengetallen zijn vermeld op pagina 5 van de gemeentelijke jaarrekening (Deel B). In de jaarrekening 2003 zijn deze op bladzijde 6 vermeld. Van de kengetallen hebben wij de juistheid vastgesteld. 3.4
Automatisering
Bij de verwerking van de gegevens wordt gebruik gemaakt van diverse geautomatiseerde financiële systemen. Voor zover wij bij de jaarrekeningcontrole gebruik hebben gemaakt van deze geautomatiseerde financiële systemen is ons niet gebleken dat de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking niet toereikend zijn gewaarborgd. 3.5
Milieudoorlichting
De Haeghe Groep heeft de uitkomsten van de milieudoorlichting over 2003 vermeld in de jaarrekening op pagina 10. Vanaf het verslagjaar 2003 vindt de doorlichting plaats aan de hand van de leidraad milieumanagement. De Accountantsdienst onderzoekt de juiste uitvoering van de milieudoorlichting en de betrouwbaarheid van de dienstrapportage. Wij hebben vastgesteld dat de doorlichting toereikend is uitgevoerd en dat de uitkomsten van de milieudoorlichting 2003 door de Haeghe Groep juist zijn verantwoord. 3.6
Integriteit
Met ingang van 2002 rapporteren de diensten in het jaarverslag over de genomen maatregelen met betrekking tot de integriteit. De Accountantsdienst onderzoekt de juiste weergave van de voortgang en de betrouwbaarheid van de dienstrapportage. Tevens zijn de resultaten van de tussentijdse inventarisatie van september 2003 bij onze beoordeling betrokken. Uit ons onderzoek bij de Haeghe Groep komt naar voren dat de dienst in het voorgaand jaar een eerste risico-inventarisatie heeft uitgevoerd voor het uitwerken van een plan van aanpak. Daarbij zijn de inkoopen magazijnfunctie aangemerkt als risicovol. Voor het beheersen van de risico’s met betrekking tot de inkoopfunctie zijn in 2003 de bevoegdheden voor het inkooptraject opnieuw vastgesteld. Met betrekking tot de magazijnfunctie heeft in 2003 geen screening van het bedrijfsproces plaatsgevonden. De directie is voornemens om de magazijnfunctie door te lichten als onderdeel van de inrichting van het handlingbedrijf (Hoofdstuk 2, paragraaf 2.2).
Accountantsdienst 19 maart 2004
7
Verder merken wij op dat in 2003 de risico-inventarisatie niet is uitgebreid met het oog op het screenen van alle risicovolle bedrijfsprocessen bij de Haeghe Groep en de uitwerking van een plan van aanpak. De reden hiervoor is dat de directie een screening van bedrijfsprocessen beschouwt als een regulier onderdeel van de interne controle op de bedrijfsvoering. Voor 2003 is de informatie over het integriteit sbeleid in het kort weergegeven op pagina 10 van de jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat in de jaarrekening een juiste weergave is opgenomen van de gepleegde acties met betrekking tot de integriteit. 4 4.1
JAARVERSLAGGEVING Directieverslag
Met een afzonderlijk jaarverslag geeft de Haeghe Groep inzicht in de bedrijfsmatige praktijk en in de financiële ontwikkelingen bij de Haeghe Groep. Het afzonderlijke jaarverslag dient als vervanging van Deel A van de gemeentelijke jaarrekening. Met de jaarrekeningcontrole over 2003 hebben wij vastgesteld dat de financiële gegevens in het jaarverslag overeenstemmen met de gemeentelijke jaarrekening van de Haeghe Groep. Bij het jaarverslag hebben wij separaat een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven voor het opgenomen financieel verslag. 4.2
Analyse van het resultaat
Op pagina 5 en 6 alsmede op pagina 27 van de gemeentelijke jaarrekening is het resultaat 2003 ten opzichte van het resultaat 2002 en ten opzichte van de begroting op toereikende wijze toegelicht. Een belangrijke post in de analyse van de uitkomst versus begroting betreft de lagere toegevoegde waarde van 1,3 miljoen euro. De lagere toegevoegde waarde heeft betrekking op de industriële bedrijven. De Haeghe Groep verwachtte al in 2002 dat een lagere toegevoegde waarde voor deze bedrijfsonderdelen van structurele aard zou zijn. De uitkomst voor 2003 bevestigt het vermoeden van de directie. In het plan van aanpak, zoals aangehaald in paragraaf 2.2, zijn maatregelen uitgewerkt om het tij te keren. De maatregelen hebben onder meer betrekking op het verlagen van de (be)ambtelijke formatie. Hiervoor is in 2003 een besparing van 1,6 miljoen euro gerealiseerd ten opzichte van de begroting. 4.3
Financiële positie
Voor het beoordelen van de financiële positie van de Haeghe Groep is het verloop van de compensatiereserve van belang. Het jaar 2003 is afgesloten met een voordelig resultaat van € 555.000. Het resultaat is samengesteld uit een concernresultaat van € 325.000 en een dienstresultaat van € 230.000. Het concernresultaat betreft voordelen die behaald zijn met de introductie van het Btw-Compensatiefonds voor alle gemeenten in 2003. Deze voordelen komen overeenkomstig raadsbesluit 42/2003 ten gunste van het concern. Het dienstresultaat zal na het vaststellen van de jaarrekening door de raad worden toegevoegd aan de compensatiereserve. Hierna bedraagt de stand van de reserve € 142.000 voordelig (2002: € 88.000 nadelig). - Verloop compensatiereserve € stand 31 december 2003 88.000 (nadelig) nog te bestemmen dienstresultaat over 2003 230.000 (voordelig) stand 1 januari 2004 142.000 (voordelig) Het weerstandsvermogen van de Haeghe Groep is hiermee verbeterd en biedt de directie een goede gelegenheid om de financiële positie duurzaam te versterken.
Accountantsdienst 19 maart 2004
4.4
8
Risico’s
In de risicoparagraaf op pagina 9 van de jaarrekening 2003 zijn de voornaamste bedrijfsrisico’s voor de Haeghe groep vermeld. In aanvulling op deze paragraaf merken wij op dat voor de Haeghe Groep de volgende risico’s bestaan: Voorziening Onderhoud Voor het oplossen van knelpunten in het onderhoud van de bedrijfsgebouwen aan de Zilverstraat en diverse andere locaties van het groenbedrijf is voor 2003 eenmalig 0,492 miljoen euro beschikbaar gesteld in de begroting 2003. De benutting van de middelen heeft grotendeels plaatsgevonden in het afgelopen jaar. Om in de toekomst nieuwe knelpunten voor het gebouwenonderhoud tegen te gaan is het noodzakelijk om een meerjaren onderhoudsplan op te maken en de financiële consequenties daarvan in kaart te brengen. Het onderhoudsplan kan vervolgens een goede basis zijn voor het begroten van de benodigde middelen. Uitplaatsing Haeghe Flor Voor de nieuwbouwontwikkelingen in Madestein neemt de Dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO) een stuk grond met opstallen over van de Haeghe Groep. Hiervoor zal DSO aan de Haeghe Groep een uitplaatsingsvergoeding verstrekken. Over deze vergoeding is overeenstemming bereikt in 2003. De grond met opstallen zijn thans in gebruik bij de kwekerij en bij tuinbouwservice Haeghe Flor. Het bedrijfsonderdeel Haeghe Flor zal in de toekomst op een andere locatie worden voortgezet. De omvang van de herhuisvestingkosten is vooralsnog niet met afdoende zekerheid te kwantificeren en zal volgens verwachting van de directie de uitplaatsingvergoeding van DSO overstijgen. Over de verwachte meerkosten beraadt de Haeghe Groep zich samen met DSO en de directie Financiën van de Bestuursdienst. 4.5
Bijdrage herhuisvesting
In voorgaande jaren is vastgesteld dat een eenmalige bijdrage van de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheidsprojecten (SZW) ad 0,23 miljoen euro voor de kosten van herhuisvesting, niet voldaan was. Begin 2004 heeft de Dienst SZW aan de directie van de Haeghe Groep de toezegging gedaan dat de bijdrage voldaan zal worden. GAD Den Haag,
drs. J.P.P. Vissers RA FB, accountant
R.A. Vierbergen RA, directeur
Inlichtingen bij
drs. J.P.P. Vissers RA FB Telefoon 070 - 353 3550 Bezoekadres: Spui 70, 2511 BT Den Haag
Fax 070 - 353 3558
