AANVRAAGFORMULIER INTEGRALE EVENEMENTENVERGUNNING
Dit formulier moet volledig in blokletters met zwarte pen naar waarheid worden ingevuld en ondertekend. Formulieren die niet volledig zijn ingevuld, worden niet in behandeling genomen. Nadere inlichtingen over het aanvragen van de evenementenvergunning kunt u krijgen bij de coördinator evenementen, te bereiken via telefoonnummer 043-8800671 of via
[email protected]
Integrale evenementenvergunning aanvraagformulier U kunt uw aanvraag voor een evenement indienen door het aanvraagformulier in te vullen. Wanneer het formulier ingevuld en naar de gemeente opgestuurd is, wordt uw aanvraag behandeld. Prijs: Ontheffing art.35 drank- en horecawet € 30 Tijdelijke verkeersmaatregel € 55 Ontheffing geluidshinder € 53 Wie kan dit formulier indienen? Iedereen die een evenement in de gemeente Gulpen-Wittem organiseert, kan een integrale evenementenvergunning in de gemeente Gulpen-Wittem indienen. De gemeente Gulpen-Wittem maakt het mogelijk dat u slechts één vergunning hoeft aan te vragen voor alle onderdelen die betrekking hebben op uw evenement. Een integrale evenementenvergunning kan bijvoorbeeld bestaan uit een evenementenvergunning, terrasvergunning, ontheffing winkeltijdenwet, etcetera. Wat is een evenement? U kunt een vergunning aanvragen voor het houden van evenementen die voor het publiek toegankelijk zijn. Voor evenementen heeft u een vergunning van de burgemeester nodig. Hij beoordeelt uw aanvraag in het kader van de openbare orde (geluidsoverlast, afval, aantal bezoekers, openingstijden, alcoholgebruik, risico van wanordelijkheden, enzovoort) en de verkeersveiligheid (afzettingen of andere belemmeringen voor het verkeer). Een evenement is 'het geheel van activiteiten dat plaatsvindt bij een voor het publiek toegankelijke gebeurtenis, zoals een feest, kermis, braderie wedstrijd of andere bijeenkomst tot ontspanning of vermaak, of een vertoning, voorstelling of herdenking'. In de volgende situaties heeft u zeker een vergunning nodig: Als het evenement voor het publiek toegankelijk is. Als een evenement in een tent, open lucht of bestaand gebouw wordt gehouden en als die plaats daar normaal niet voor wordt gebruikt (o.a. van belang i.v.m. brandveiligheid indien het een tent of een gebouw betreft. Als er verstrekking van alcoholische dranken buiten een horecabedrijf plaatsvindt. Voor (levende) muziek of geluidsinstallatie, anders dan voor normaal en huiselijk gebruik. Als er plaatsing van een toiletwagen (i.v.m. afvoer) nodig is. Als verkeersmaatregelen moeten worden genomen om het evenement te kunnen houden.
1
Gegevens van de organisator/aanvrager (Hier vermeldt u de naam van de (rechts)persoon, die aansprakelijk is voor eventuele gevolgen. Op locatie moet een contactpersoon aanwezig zijn, die verantwoordelijk is voor de gang van zaken en telefonisch bereikbaar is). Gegevens aanvrager Natuurlijk persoon of organisatie/vereniging stichting Naam en voorletters verantwoordelijk contactpersoon Adres (geen postbusnr.) Postcode en woonplaats Telefoonnummer Telefoonnummer mobiel Faxnummer Functie Emailadres Website KVK-nummer en/of omzetbelastingnr. Naam verantwoordelijk contactpersoon tijdens evenement Telefoonnummer Telefoonnummer mobiel Emailadres Ondergetekende verklaart het volledige formulier (pagina 1 tot en met …........) naar w aarheid te hebben ingevuld. Plaats Datum Naam Functie Handtekening
Gegevens evenement Naam van het evenement Heeft dit evenement al eens eerder plaatsgevonden?
O Ja, bestaand evenement
O Nee, nieuw evenement
Type evenement
O Lokaal
O (boven)regionaal of (inter)nationaal
Is het evenement gratis toegankelijk?
O Ja
O Nee, er wordt entreegeld geheven
Zo ja, wanneer en waar?
Te verwachten aantal bezoekers/deelnemers Te verwachten aantal gelijktijdig aanwezige bezoekers/deelnemers Evenementenperiode Dagen waarvoor de vergunning wordt aangevraagd: Datum:
van
uur tot
uur
2
Datum:
van
uur tot
uur
Datum:
van
uur tot
uur
Opbouwdatum:
van
uur tot
uur
Afbouwdatum:
van
uur tot
uur
Omschrijving van de activiteiten O Wandeltocht(en). Let op! Routes bijvoegen O
Grote popconcerten > 10.000 bezoekers
O
Kleinere popconcerten/tentfeesten 5.000-10.000 bezoekers
O
Circus
O
Buurtfeesten
O
Festivals (met meerdere podia)
O
Markten/braderieën
O
Grote recreatieve evenementen > 10.000 gelijktijdige bezoekers
O
Kleine recreatieve evenementen
O
Tourritten (fiets, skeeler, motor, auto). Let op! Routes bijvoegen
O
Corso/(carnavals)optochten < 10.000 gelijktijdige bezoekers
O
Beurzen/tentoonstellingen
O
Straatspeeldag
O
Straattheater
O
Promotie-/reclame
O
Sportevenementen
O
(Aangekondigde) grote demonstraties
O
(Aangekondigde) kleine demonstraties
O
Vliegshows
O
Auto- en motorsportevenementen
O
Vuurwerkshows
O
Overige:
Korte omschrijving/aard van het evenement (programma/draaiboek bijvoegen)
Locatie/adres evenement (plattegrond/ situatieschets op schaal bijvoegen) Vindt het evenement plaats op gemeente-eigendom?
O Ja
O Nee
O gebouw, nl. O terrein, nl. O plein, nl. O straat, nl. O anders, nl.
3
O gemeenteterrein
O verhard
O privéterrein
naam eigenaar: adres: postcode en woonplaats: telefoonnummer:
Zijn de brandkranen toegankelijk voor de brandweer?
O ja
O onverhard
O nee
Publieksbereik Op welke doelgroep is het evenement in het bijzonder gericht?
Leeftijdscategorie bezoekers: □ < 15
□ 15-30
□ 30-45
□ > 45
□ Alle leeftijden
Welke acties zijn ondernomen om de doelgroep juist te kunnen inschatten?
Evenemententerrein (tekening op schaal bijvoegen, zie hieronder) Object
Aantal Afmetingen Gewicht
Toelichting
O Podium Bij podium hoger dan 1 m: constructieberekening en tekening aanleveren O Tribunes Bij tribune hoger dan 1 m: constructieberekening en tekening aanleveren O Tenten O Kramen O Tappunten O Toiletten Afvoer aangesloten op: O Barbecue houtskool O Barbecue gas aantal gasflessen: inhoudsmaat: O Verkoopwagen met gas/elektra-installaties O Overige objecten Benodigde gegevens voor het beoordelen van een evenement Wilt u een tent of andersoortig bouwsel plaatsen, dan moet u de volgende gegevens meesturen: een situatietekening, een tekening waarop is aangegeven waar de tent of het bouwsel wordt geplaatst bijvoorbeeld in welke straat, plein, voetbalveld, enz. Op schaal 1 : 1.000 (1 cm op papier is 10 meter in werkelijkheid); een constructietekening met berekeningen; bij een tent met een capaciteit van meer dan 500 personen en/of groter dan 100 m2 moet een bouwboek
4
van de te plaatsen tent worden ingediend. Een alternatief voor een bouwboek is een constructieberekening en constructietekening: de constructietekening geeft inzicht in de constructieve opbouw van de tent. In de constructieberekening is opgenomen de windbelasting op de tent (met andere woorden op welke windkracht is de tent berekend), de keuze voor verankering of ballast; bij een tent met een capaciteit van minder dan 500 personen en/of kleiner dan 100 m2 moet een tekening/schets van de constructieve opbouw worden ingediend. Aangeven hoe de tent wordt verankerd of van ballast wordt voorzien. Tekeningen op schaal 1 : 100 (1 cm op papier is 1 meter in werkelijkheid); een plattegrondtekening. Op deze tekening moet zijn aangegeven hoe de indeling van de ruimte is of welke gedeelten van het gebouw in gebruik worden genomen. Deze tekening moet ook op schaal 1 : 100 worden meegestuurd en moet aangeven: – plaats en afmeting van de uit- en nooduitgangen; – looppaden; – plaatsen van stoelen of banken; – podia; – bijzondere attracties; – verwarmingstoestellen. De tekeningen moeten netjes, voorzien van duidelijk leesbare tekst, zijn gemaakt op A4 (21 x 29,7 cm) of A3 (29.7 x 42 cm) formaat. Bij een evenement in een gebouw moet op de tekening (schaal 1 : 100) worden aangegeven welke ruimten in gebruik worden genomen en welke dingen (tafels, stoelen, kramen, stands) in deze ruimten worden geplaatst; bij het koken, bakken of braden van voedingsmiddelen moet u aangeven op welke manier u dit doet. Indien u bijvoorbeeld gasflessen gebruikt, moet u aangeven welke inhoud deze flessen bevatten en uit hoeveel flessen de voorraad bestaat; indien een verkoopwagen met gasinstallatie wordt geplaatst, dient een keuringsrapport van de gasinstallatie door een erkend installateur te worden overlegd. Dit rapport mag niet ouder zijn dan één jaar (moment van evenement) en moet zijn afgegeven op kenteken. Gegevens tent leverancier Adres Postcode en woonplaats Telefoonnummer Koken, bakken etc. O niet van toepassing O w el van toepassing: O barbecue
O open vuur
O branders, fornuizen enz.
Brandstof:
O vloeibaar
O gasvormig
O vast O aantal gasflessen: O inhoud flessen:
Drankverstrekking Soorten drank
O geen O frisdrank, koffie, thee e.d. O zwakalcoholische dranken Onderstaande aanvraag ontheffing artikel 35 Drank- en Horecawet invullen en laten ondertekenen door aanvrager drankverstrekking
Hier dient u de gegevens van de persoon die belast is met de horeca-exploitatie die in bezit is van de Verklaring Sociale Hygiëne in te vullen!
Naam en voornamen Straatnaam en huisnummer Postcode en plaatsnaam
5
Telefoonnummer Geboortedatum Geboorteplaats Verzoek ontheffing ingevolge artikel 35, eerste lid van de Drank- en Horecawet voor het verstrekken van zwak-alcoholische drank: In/op Gelegen aan Bij gelegenheid van Datum (max. 12 dagen achtereen)
Van Tot en met
Tijdstip
Van
Bent u in het bezit van een “Verklaring Sociale Hygiëne”? (zo ja, kopie Verklaring Sociale hygiëne overleggen)
O Ja
O Nee
Bent u in het bezit van een geldige drank- O Ja en horecavergunning voor het uitoefenen van een horecabedrijf als bedoeld in artikel 3 van de Drank- en Horecawet?
O Nee
uur tot
uur
Datum afgifte
Zo ja, hierna aangeven op grond van welke vergunningsakte. Vergunningsakte ten name van: Welke maatregelen (minimaal 3) neemt u om alcoholgebruik onder de 18 jaar te voorkomen? Zie hiervoor de Handreiking Alcoholbeleid Evenementen op de laatste pagina.
Datum en plaats van afgifte Aldus naar waarheid ingevuld
(plaatsnaam en datum)
(handtekening leidinggevende)
Aanvrager verklaart dat de volgende persoon/personen leiding gaat/gaan geven tijdens genoemde gelegenheid en dat deze in het bezit is/zijn van een Verklaring sociale hygiëne, waarvan een kopie wordt overgelegd. Bovendien wordt een kopie van een legitimatiebewijs overgelegd: Leidinggevende 1 Naam: Adres: Postcode en woonplaats: Telefoonnummer: Geboortedatum: Leidinggevende 2 Naam:
Mobiel nummer: Geboorteplaats:
6
Adres: Postcode en woonplaats: Telefoonnummer: Geboortedatum: Leidinggevende 3 Naam: Adres: Postcode en woonplaats: Telefoonnummer: Geboortedatum:
Mobiel nummer: Geboorteplaats:
Mobiel nummer: Geboorteplaats:
Bijlagen: aantal verklaringen sociale hygiëne: aantal kopieën paspoort/rijbewijs: Dranken en etenswaren Worden er dranken/etenswaren verkocht?
O Ja
O Nee
Zo ja, dan moet u bij het indienen van de aanvraag een lijst overleggen met:
– deelnemers die levensmiddelen verhandelen; – aard van de handel (verpakt snoep, hamburgers, ijs etc.); – locatie waar deelnemer levensmiddelen bereidt en/of bewaart; – postadres en telefoonnummer deelnemer.
Muziek en geluid Indien er muziek ten gehore wordt gebracht dan moet de aanvrager een situatietekening aangevende de situering van geluidbronnen (boxen) op schaal 1: 1.000 bij de aanvraag indienen. Locatie: O Geen muziek O In gebouw O In tent O In open lucht O Mechanische onversterkte muziek Datum: Tijdstip:
van
uur
tot
uur
O Schietgeluid Datum: Tijdstip:
van
uur
tot
uur
O Mechanische achtergrondmuziek Datum: Tijdstip:
van
uur
tot
uur
O Onversterkte levende muziek Datum: Tijdstip:
van
uur
tot
uur
O Versterkte levende muziek Datum: Tijdstip: van
uur
tot
uur
O mededelingen via installatie Datum: Tijdstip:
uur
tot
uur
van
O Onversterkte muziek Datum:
7
Tijdstip:
van
uur
tot
uur
Aantal personen muziekgezelschap: Installateur/verantwoordelijk persoon m.b.t. Naam: het ten gehore brengen van muziek Adres: Telefoonnummer: Maakt u gebruik van de 12-dagenregeling? O Ja, u dient een apart formulier Kennisgeving incidentele festiviteiten De 12-dagenregeling is alleen van toepassing voor bij te voegen. Dit formulier kunt u downloaden op de website van de inrichtingen waarop het Besluit Algemene Regels gemeente Gulpen-Wittem: www.gulpen-wittem.nl Inrichtingen Milieubeheer (BARIM) van toepassing is. O Nee Maakt u gebruik van geluidsniveaubegrenzers?
O Ja
O Nee
Gezondheid en toiletaccommodaties Is er EHBO aanwezig? Zo ja, aantal EHBO'ers + EHBO-posten op plattegrond
O Ja
O Nee
Niveau EHBO'ers (Basic Life Support/ Advanced Life support etc) Toiletaccommodaties aanwezig
O Ja O Nee Zo ja? O Accommodatie ter plaatse aanwezig O Gebruik van mobiele toiletaccommodatie Aantal heren urinoirs: Aantal spoeltoiletten heren: Aantal damesspoeltoiletten: Richtlijn GHOR: per 150 bezoekers 1 toilet
Aansluiting op gemeenteriool
O Ja, u dient contact op te nemen met dhr. Fun Wijnen, Buitendienst Gulpen-Wittem, via telefoonnummer 043-8800781 of via
[email protected] O Nee, wat is de wijze van lozing?
Is toiletgebruik gratis?
O Ja O Nee, toiletgebruik kost: €
Aanwezige medische voorzieningen Openbare orde en veiligheid Welke veiligheidsmaatregelen heeft u genomen? (beveiligingspersoneel/toegangscontrole/toezicht/verlichting etc.) Naam, adres en ND-nummer beveiligingsbedrijf (kopie contract bijvoegen) Extra contactpersoon en telefoonnummer tijdens evenement? Is er sprake van vuurwerk dan wel (open) vuur binnen de exploitatie van het evenement
O Ja
O Nee
O Ja
O Nee
Promotieactiviteiten Maakt u reclame voor het evenement?
8
Zo ja, in welke vorm? Uitdelen van flyers, pr-activiteiten via de media… (zo mogelijk promotieplan bijvoegen) Vlaggen en vaandels: O Niet van toepassing O Wel van toepassing Indien van toepassing, contact opnemen met de bode van de gemeente:
[email protected] Reclameborden (Er mogen geen driehoeks- en sandwichborden geplaatst worden!): O
Niet van toepassing
O
Wel van toepassing
Voor welke periode vraagt u de reclameborden aan? * Datum: van _____________ tot _____________ Hoeveel reclameborden wenst u te plaatsen? :
stuks
* Maximaal 6 borden gedurende een periode van 4 weken voorafgaand aan het evenement. Milieu Welke maatregelen heeft u genomen om vervuiling van het terrein te beperken?
Het terrein dient schoongemaakt te worden. U kunt hiervoor een afvalverwerkingsbedrijf benaderen (hieraan zijn uiteraard kosten verbonden). Indien water nodig is, dient u contact op te nemen met WML, telnr. 043-3566066. Concept-draaiboek Concept-draaiboek meegezonden?
O Ja
O Nee
Zo nee, datum aanlevering Gebruikt materieel Welk materieel wordt gebruikt bij de op- en afbouw?
Verkeer en vervoer Maakt u gebruik van parkeerplaatsen? O
Niet van toepassing
O
Wel van toepassing
Adres: Aantal parkeerplaatsen: O Gemeente-eigendom* O Particulier eigendom
O Verhard
O Onverhard
* Indien het evenement plaats vindt op gemeente-eigendom dient u voorafgaand aan het evenement contact op te nemen met dhr. Fun Wijnen voor het plannen van een vooropname. Dhr. Wijnen is te bereiken via 043-8800781 of via
[email protected] Indien men gebruik maakt van niet-reguliere parkeerplaatsen, dient de aanvrager een kadastrale situatietekening aan te leveren waarop de extra parkeervoorziening en de capaciteit van de parkeervoorziening is aangegeven.
9
Zijn er verkeersmaatregelen van toepassing? O
Niet van toepassing
O
Wel van toepassing
De volgende verkeersmaatregelen zijn van toepassing: O
Afsluiten wegen:
O
Instellen parkeerverboden:
O
Mobiele signing/ digitale verkeersaanduidingen:
O
Overige maatregelen:
Indien wegen moeten worden afgesloten dient u een verkeersomleidingsplan inclusief voorgestelde verkeersbebording bij de aanvraag in te dienen. Een verkeersomleidingsplan bestaat uit: Een situatietekening met daarop aangegeven de bewegwijzering naar de voor het evenement van belang zijnde parkeerterrein. Alsook de bewegwijzering voor voetgangers richting evenement. Aantal en locatie van de verkeersregelaars. Mogelijke afzettingen, omleidingen en parkeergelegenheden (incl. weideparkeerplaatsen) en, indien deze door weersomstandigheden niet ingezet kunnen worden, mogelijke uitwijkplaatsen voor de parkeerders/bussen/personenauto’s/fietsers. Instellen tijdelijk taxi- busstandplaats: inrichtingstekening + te nemen maatregelen aanleveren. Bewegwijzering en locatie van het evenement. Met aanduidingen zoals parkeerterrein voor VIP’s en organisatie/deelnemers. Deze plaatsen vallen af als parkeergelegenheid. Let op: bij een wedstrijd is een verklaring van geen bezwaar vereist van elke gemeente waar men gebruik maakt van wegen. Bij gemeentegrensoverschrijding tevens van de provincie Limburg. Definitie wedstrijd: elk rijden met voertuigen ter vaststelling of vergelijking van prestaties hetzij van de deelnemers, hetzij van de voertuigen, hetzij van onderdelen daarvan. Zorgt u zelf voor de verkeersmaatregelen? O O
Ja Nee
De verkeersmaatregelen worden uitgevoerd door: Naam: Adres: Telefoonnummer:
Wordt er gebruik gemaakt van verkeersregelaars/evenementenregelaars? O
Niet van toepassing
O
Wel van toepassing *
Contactpersoon verkeersregelaars: Naam: Adres: Telefoonnummer: * Indien van toepassing dient de aanvrager een lijst aan te leveren met het aantal verkeersregelaars/ evenementenregelaars. Bij wegafzettingen moeten altijd gecertificeerde verkeersregelaars ingezet worden. Optocht Wilt u een optocht organiseren zoals een carnavals- of sinterklaasoptocht, een bloemencorso of een optocht van bijzondere voertuigen, dan dient u hiervan melding te doen bij
[email protected] Bij een optocht met meer dan 200 deelnemers/bezoekers, dient u een evenementenvergunning aan te vragen:
O Niet van toepassing O Wel van toepassing* *Indien van toepassing dan moet de organisatie een situatiekaart toevoegen met een aanduiding in welke richting de route zich begeeft, waar de start alsook ontbindingsplaatsen zijn aangegeven en eventueel verder van belang zijnde zaken.
10
Datum optocht: Tijdstip: van
uur tot
uur
Route:
Verkeersafzetting door: Eventuele nevenactiviteiten* *Bijvoorbeeld kermisattracties, modeshows, oplaten ballonnen, vuurwerk afsteken, plaatsen vlaggenmasten, spandoeken over de openbare weg, geluidswagen etc.
Nadere omschrijving: Datum: Tijdstip: Let op: voor het afsteken van vuurwerk is een vergunning van de Provincie Limburg vereist
Kansspel O Niet van toepassing Soort kansspel: Tombola/loterij:
O Wel van toepassing
Aantal loten: Prijs per lot: Gezamenlijke waarde van de prijzen:
Datum trekking: Plaats trekking: Doel van de opbrengst: Trekking vindt plaats ten overstaan van: Afval Bij evenementen komen veel mensen bij elkaar. En waar veel mensen zijn is veel afval. Wanneer een evenement gebruik maakt van de openbare ruimte moet zij zorgen voor een zo beperkt mogelijke overlast. De organisator dient te zorgen voor voldoende afvalvoorzieningen. Voor al het afval geldt dat dit de ochtend volgend op het evenement vóór 10:00 uur is opgeruimd. Maakt u de omgeving zelf schoon? O O
Ja Nee
De omgeving wordt opgeruimd door: Naam: Adres: Telefoonnummer:
Eerdere contacten Heeft u in het kader van de aanvraag al contact gehad met een overheidsinstantie? O Ja
O Nee
Zo ja, met wie?:
11
Opmerkingen/suggesties/aanvullingen van uw organisatie
Onderstaande stukken dient u bij dit aanvraagformulier aan te leveren: □
Indien wegen moeten worden afgesloten, dient de aanvrager een verkeersomleidingsplan inclusief voorgestelde verkeersbebording bij de aanvraag in te dienen.
□
Indien men gebruik maakt van parkeerplaatsen, dient de aanvrager een kadastrale situatietekening aan te leveren waarop de extra parkeervoorziening en de capaciteit van de parkeervoorziening is aangegeven. Het parkeerterrein dient in het bestemmingsplan te zijn opgenomen.
□
Indien van toepassing dient er een lijst aangeleverd te worden met het aantal verkeers/evenementenregelaars.
□
Indien er muziek ten gehore wordt gebracht dient de aanvrager een situatietekening aangevende de situering van geluidbronnen (boxen) op schaal 1:1.000 bij de aanvraag in te dienen.
□
Indien er opstallen worden geplaatst dient de aanvrager een constructietekening met berekeningen op schaal 1:100 bij de aanvraag in te dienen.
□
Plattegrondtekening van tent/gebouw/tijdelijke inrichting aangevende de (nood)uitgangen, noodverlichting, vluchtwegaanduiding, blusmiddelen, looppaden, opstelling zitplaatsen, podia, attracties, verwarmingstoestellen, geluidsapparatuur op schaal 1:100 (in drievoud).
□
Plattegrond van het feestterrein inclusief tent/gebouw en de begrenzing van het terrein waarop het evenement gehouden wordt. Schaal 1:1.000.
□
Bij een wedstrijd is een verklaring van geen bezwaar vereist van elke gemeente waar men gebruik maakt van wegen, bij gemeentegrensoverschrijding tevens van de provincie Limburg.
□
Kopie contract beveiligingsbedrijf bijvoegen.
□
Indien aanwezig; promotieplan bijvoegen.
□
Routes wandel-, fiets- en toertochten.
□
Kopie diploma sociale hygiëne.
□
Kopie legitimatiebewijs drankverstrekker.
Indien de benodigde formulieren niet bijgevoegd zijn, dan wordt uw aanvraag niet in behandeling genomen!
Aanvraag verzenden naar: Gemeente Gulpen-Wittem T.a.v. Mevr. Maud Bessems Willem Vliegenstraat 12, 6271 DA Gulpen Postadres: Postbus 56, 6270 AB Gulpen E-mail:
[email protected]
12
Handreiking alcoholmaatregelen voor evenementenorganisaties Overmatig alcoholgebruik en alcoholgebruik op jonge leeftijd is zowel op korte als lange termijn schadelijk voor het lichaam. Zo vertonen jongeren onder invloed van alcohol eerder risicovol seksueel en agressief gedrag. En ze lopen kans op hersenbeschadiging. Om alcohol minder gemakkelijk beschikbaar te maken voor jongeren onder de 18 en verantwoord alcoholgebruik te stimuleren biedt Mondriaan, afdeling Verslavingspreventie diverse ondersteunende activiteiten aan. Eén van deze activiteiten betreft deze handreiking alcoholmaatregelen evenementenorganisaties van bijvoorbeeld festivals, danceparty’s, sport- en carnavalsevenementen. In deze handreiking vindt u maatregelen die u als organisator van een evenement kunt toe passen om verantwoord alcoholgebruik te stimuleren en alcoholgebruik onder de 18 te voorkomen. De genoemde maatregelen zijn ter ondersteuning van het alcoholbeleid tijdens uw evenement. Voor nader advies of ondersteuning kunt u bellen met Mondriaan Verslavingspreventie: 046-4571060. Maatregelen die getroffen kunnen worden voorafgaand aan het evenement: Communiceer vooraf over het geldende alcoholbeleid en deurbeleid op het evenement (vb.: in persberichten, bij aankondigingen van het evenement, op flyers, op internet, aan het personeel). Zorg ervoor dat het horecapersoneel, (bar)vrijwilligers en ook security over voldoende kennis/vaardigheden beschikken om risico’s rond alcoholgebruik goed in te schatten, en de DHW kennen. Dit kan door middel van diverse cursussen en trainingen waarin horecapersoneel, security en/ of vrijwilligers geschoold kunnen worden rondom het thema alcohol en jongeren. Bv Instructie Verantwoord Alcoholschenken (IVA), de training ‘nee verkopen’, de workshop ‘preventief toezicht houden’ en de cursus ‘barcode’). Meer informatie is op te vragen bij Mondriaan, afdeling Preventie, telefoon 0464571060. Maak duidelijke afspraken wat er gedaan wordt bij openbaar dronkenschap of dronkenschap onder jongeren (vb.: weigering toegang, weigering alcoholhoudende drank, verwijdering van het evenement, contact opnemen met de ouders). Maak tevens duidelijke afspraken over bij welke kenmerken iemand alcoholhoudende drank geweigerd wordt aan de bar (het doorschenken aan dronken bezoekers is immers bij wet verboden). Spreek af dat het personeel tijdens het evenement geen alcoholhoudende drank nuttigt. Het personeel heeft een voorbeeldrol naar de bezoeker, wanneer het personeel onder invloed is bemoeilijkt dit het ingrijpen in situaties of het nee verkopen. Er kan voor gekozen worden alleen barmedewerkers aan te stellen die 18 jaar of ouder zijn, bij voorkeur barmedewerkers van 21 jaar en ouder. Verondersteld wordt dat barmedewerkers die minimaal 18 jaar zijn, meer overwicht hebben op jeugdige bezoekers.
Maatregelen die getroffen kunnen worden tijdens het evenement: Neem in het huisreglement regels op met betrekking tot alcohol (vb.: leeftijd, gedrag, consequenties bij het niet naleven van regels). Dit huisreglement dient zichtbaar opgehangen te worden tijdens het evenement. Hang bij elke bar een affiche op waarop de leeftijdsgrens beschreven staat, en de regels voor de verkoop van alcoholhoudende dranken. Het is verplicht bij de verkooppunten van alcoholhoudende dranken een duidelijk zichtbare leeftijdswaarschuwing te hebben. Indien u drukte verwacht aan de bars is het aan te raden om met polsbandjes te werken. U kunt dan op een centrale plek één ID- leeftijdscheck organiseren, en polsbandjes om doen bij 18 +ers. Dit is makkelijker voor barpersoneel en voor de jongeren. Mondriaan heeft een draaiboek op papier voor het effectief werken met leeftijdspolsbandjes. Ook hebben zij ID swipers te leen, waarmee zeer snel de leeftijd en geldigheid van de ID-kaart is vast te stellen. Hanteer (om fraude te voorkomen) bij jaarlijks terugkerend evenement elk jaar een ander kleur polsbandje. Doet u de ID-leeftijdscontrole aan de bar, hang dan bij elke bar voor barmedewerkers op een goed zichtbare plek de geboortedatum op die de harde leeftijdsgrens vormt om wel of geen alcohol aan te verstrekken. (datum evenement en dan 18 jaar terug tellen). Instrueer uw barpersoneel goed in het bekijken van de foto. Als de regels ernaast hangen maakt dit alles is maakt het makkelijker voor uw barmedewerker om naar te verwijzen als de (te jonge) klant een vervelende opmerking maakt. Geef tijdens uw evenement enkele van uw toezichthouders/ vrijwilligers een extra rol in het in de gaten houden of niet wordt doorgeschonken, of bezoekers niet dronken worden en of bezoekers van 18+ geen alcoholhoudende drank doorgeven aan 18-. Afhankelijk van de concentratie jongeren van 18- kan ervoor gekozen worden geen alcoholhoudende dranken te schenken. Indien dit op uw evenement geen optie is kan ook gedacht worden aan het hanteren van schenktijden voor alcoholhoudende dranken waarbij rekening gehouden wordt met de aanwezigheid van een concentratie 18- doelgroep. Om aandacht te besteden aan indrinken kunt u ervoor kiezen om steekproefsgewijs eens een blaastest te doen bij de 18 minners, bij de toegangscontrole. Hierbij kan gratis gebruikt worden gemaakt van blaasapparatuur van Mondriaan.
13
Richt bij groot evenement voor bezoekers chill-out-ruimtes in om een moment van rust te creëren. Het heeft de voorkeur dat hier ook gratis watertappunten aanwezig zijn voor de bezoekers, of een bar waar enkel non-alcoholische dranken worden geschonken. Bijvoorbeeld in de vorm van een buitenbar die op voldoende afstand staat van de drukte en het geluid. Wanneer er sprake is van meerdere bars op het evenemententerrein, rust deze dan niet allemaal uit met een volledig assortiment van niet en wel alcoholhoudende dranken. Zo kunnen er ook bars ingericht worden met enkel nietalcoholhoudende dranken. Een leuke koffiestand of een alcoholvrije cocktailbar of lekkere hapjes of ijs maken dat er voldoende alternatieven zijn voor alcohol. Stel een goede alcoholvrije drankenkaart op, met voldoende keuze, zodat bezoekers een volledig overzicht hebben van het totale aanbod non-alcoholische dranken en maak hier actief reclame/promotie voor. Ook kan een goedkoper prijsbeleid voor niet-alcoholhoudende dranken gehanteerd worden. Van happy hours of kortingsacties is bekend dat er dan in een korte tijd veel alcohol gedronken wordt. Ten behoeve van alcoholmatiging jeugd, en om de prettige sfeer te bewaken is het dan ook af te raden om kortingsacties of happy hours te organiseren tijdens het evenement. Door Mondriaan Verslavingspreventie zijn diverse activiteiten ontwikkeld die ingezet kunnen worden tijdens een evenement om bezoekers te informeren over de risico’s van (overmatig) alcoholgebruik. Hierbij kan gedacht worden aan de inzet van pers (voorlichting voor jongeren, door jongeren), of bv de ‘drunkexperience’ (door middel van een bril jongeren de risico’s van dronkenschap laten ervaren). Meer informatie kan opgevraagd worden via telefoonnummer 0464571060 of via
[email protected]. Kondig tijdig aan wanneer de bar sluit. Indien gebruik wordt gemaakt van bonnen, sluit dan het verkooppunt voor de bonnen eerder dan de sluitingstijd van de bar.
Maatregelen die getroffen kunnen worden na de afsluiting van het evenement: Evalueer met alle partijen de ingezette alcoholmaatregelen als onderdeel van de totale evaluatie van het evenement. Vraag ook bv aan de EHBO-medewerkers of zij minder gezondheidsklachten van jeugd kregen door de maatregelen. Dit om te kunnen meten in hoeverre deze maatregelen hebben bijgedragen aan alcoholmatiging bij de jeugd. Zo kunt u het alcoholbeleid/huisreglement eventueel nog verder verbeteren voor de volgende editie van het evenement. Communiceer positieve effecten met uw vrijwilligers, complimenteer hen. Stuur de evaluatie op naar de gemeente die de vergunning heeft verleend, zodat ook andere organisatoren kunnen profiteren van uw ervaringen op dit gebied.
14
