Aanvraagformulier voor een evenementenvergunning Indieningstermijn U moet dit formulier uiterlijk, afhankelijk van het soort evenement, DRIE MAANDEN (bij een grootschalig evenement) of ACHT WEKEN (bij een middelgroot evenement) vóór het evenement indienen bij de burgemeester van Katwijk. Zo heeft de gemeente voldoende tijd om een goede belangenafweging te maken. Zie de toelichting voor de indeling naar het soort evenement. Dit aanvraagformulier kunt u samen met de hieronder vermelde stukken sturen naar: Gemeente Katwijk Postbus 589 2220 AN KATWIJK ZH Bij dit volledig ingevuld aanvraagformulier dient altijd bijgevoegd te zijn: • Een ingetekende plattegrond (met daarop alle objecten als tenten, podia, attracties, standplaatsen, looppaden, tappunten, terrassen etc. De betreffende objecten zijn in het aanvraagformulier aangegeven met een *) • Een calamiteitenplan (alleen bij grootschalige evenementen); • Een draaiboek (alleen bij grootschalige evenementen die niet op één locatie plaatsvinden). Daarnaast, indien vereist: • Aanvraagformulier gebruiksvergunning (tijdelijke bouwsels) (zie F8); • Verkeers- en bordenplan (zie G1); • Alle kopieën SVH en legitimatiebewijzen (zie H1). Voor meer achtergrondinformatie over het organiseren van evenementen in Katwijk kunt u het Evenementenbeleid 2008 raadplegen. Dit beleid is terug te vinden op de website www.katwijk.nl.
Aan de burgemeester van de gemeente Katwijk A.
Gegevens organisator en contactpersoon
1.
Naam organisator/organisatie:
.…………………………………………………………….
2.
Straatnaam en huisnummer:
………….………………………………………………….
3.
Postcode en plaatsnaam:
………….………………………………………………….
4.
Telefoon- en/of faxnummer:
………….………………………………………………….
5.
Naam contactpersoon:
………….………………………………………………….
6.
Telefoon- en/of faxnummer:
………….………………………………………………….
7.
Emailadres:
………….………………………………………………….
8.
Telefoonnummer tijdens evenement:
………….………………………………………………….
B.
Gegevens met betrekking tot de aanvraag
1. Welke categorie evenement betreft het:
o grootschalig
o middelgroot
(zie toelichting) 2. Indien grootschalig: vindt het evenement plaats op één locatie:
o ja
o nee
o ja
o nee
o ja
o nee
(zie toelichting) 3. Betreft het een evenement tijdens een traditioneel volksfeest: (zie toelichting) 4. Heeft u het evenement al aangemeld voor de evenementenkalender:
Als u uw evenement niet vóór 1 oktober heeft aangemeld voor plaatsing op de evenementenkalender, is het honoreren van uw aanvraag mede afhankelijk van de beschikbare ruimte..
C. 1.
Algemene gegevens evenement Naam evenement:
2. Omschrijving activiteiten:
…………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………….
3. Locatie (adres/en of locatienaam):
…………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………….
4. Evt. tussen welke huisnummers: 5. Is het evenement eerder gehouden: Zo ja, wanneer en wat is er gewijzigd:
…………………………………………………………………………. o ja
o nee
….……………………………………………………………………… ….……………………………………………………………………… ….……………………………………………………………………… .…………………………………………………………………………
D.
Bezoekers
1. Hoeveel bezoekers verwacht u:
…………………………………………………………………………..
2. Aantal zitplaatsen:
…………………………………………………………………………..
3. Omschrijving doelgroep:
…………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………….
4. Leeftijd doelgroep
…………………………………………………………………………..
E.
Duur evenement
1.
Evenement Datum (dd-mm-jjjj)
begintijd (uu:mm)
eindtijd (uu:mm)
………………………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………. 2.
Opbouw
Datum (dd-mm-jjjj)
Begintijd (uu:mm)
………………………………………………………………………………………………………………………………………. Afbouw
Datum (dd-mm-jjjj)
Begintijd (uu:mm)
………………………………………………………………………………………………………………………………………. Vindt het evenement (mede) op een zondag plaats:
F.
o ja
o nee
Locatie evenement
1.
Locatienaam en adres:
2.
Vindt het evenement plaats in de openbare ruimte: Zo ja, welke straten/pleinen etc. :
…………………………………………………………………………. o ja
o nee
…………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………….
3.
Gebruikt u (betaald) parkeerplaatsen voor het evenemententerrein: Zo ja, hoeveel:
o ja *
o nee
………………………………………………………………………….
NB: U dient op de plattegrond aan te geven om welke plaatsen het gaat. 4.
Wilt u een ontheffing betaald parkeren voor een voertuig (maximaal 1): Zo ja, waarom is dit noodzakelijk:
5.
o ja
o nee
…………………………………………………………………………..
Vindt het evenement plaats in: •
De open lucht:
o ja *
o nee
Zo ja, ga verder met vraag 11.
6.
•
Een gebouw:
o ja
o nee
•
Een tijdelijk bouwwerk:
o ja *
o nee
o ja
o nee
Indien het evenement plaatsvindt in een gebouw of tijdelijk bouwwerk: Wilt u de locatie verwarmen, anders dan door een vaste verwarming: Zo ja, hoe wilt u de locatie verwarmen :
…………………………………………………………………………..
Met welke brandstof :
…………………………………………………………………………..
Aantal gasflessen en inhoud:
………………… gasflessen van…………………………… liter
7.
Indien het evenement plaatsvindt in een tijdelijk bouwwerk: •
Een spantent
o ja
o nee
•
Houten/kunststof wanden
o ja
o nee
•
Ander materiaal, namelijk:
•
Is er een vloer aanwezig:
•
Wat zijn de afmetingen:
………………………………………………………………………….
-
Lengte:
…………………………… meter
-
Breedte:
…………………………… meter
-
Hoogte zijkanten:
…………………………… meter
-
Hoogte nok:
…………………………… meter
8. Zullen zich op enig moment meer dan 50 personen in het bouwwerk bevinden?
o ja
o nee
o ja
o nee
Zo ja, dan dient u bij dit aanvraagformulier tevens een tekening in te dienen met de hieronder bij 9 vermelde zaken erop ingetekend. 9. De volgende bescheiden worden overlegd: [ ] Een kwaliteitsverklaring van het toe te passen tentdoek, waaruit de mate van brandvoortplanting blijkt volgens (minimaal) één van de volgende normen: [ ] NEN 6065
[ ] NEN 3883
[ ] DIN 4102
[ ] M2
(alleen van toepassing bij feesttenten e.d.) [ ] Een bouwkundige plattegrondtekening van het tijdelijk bouwwerk c.q. ruimte(n) op een schaal van tenminste 1:100 met daarop aangegeven (voor zover van toepassing) - de vrij te houden gang- en looppaden; - de opstelling van de zitplaatsen; - blusvoorzieningen; - de armaturen van nood- en transparantverlichting; - de (nood) uitgang(en) en breedten; - een renvooi. 10. Gegevens betreffende de tekening(en) (Het gaat hier om gegevens die, indien van toepassing, niet duidelijk op de bijbehorende tekening(en) is, of kan worden weergegeven)
a. Welke blusmiddelen zijn aanwezig? (plaats, aantal en type aangeven, ook op de tekening) ruimte aantal type ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… b. Welke installaties zijn aanwezig? [ ] noodverlichtingsinstallatie [ ] transparantverlichtingsinstallatie (vluchtweg aanduiding) [ ] ………………………………………………………………………………………………………….
11. Indien het evenement plaatsvindt in de open lucht: •
Is het terrein verhard:
o ja
o nee
•
Is het terrein eigendom van de gemeente:
o ja
o nee
•
Is het terrein eigendom van een derde:
o ja
o nee
o ja *
o nee
Zo ja, u dient toestemming te hebben van de eigenaar. NB: U dient een plattegrond van het evenemententerrein bij deze aanvraag te voegen 12. Wilt u een podium, tribune e.d. plaatsen:
Zo ja, maximum aantal personen op podium/tribune ……………………………………………………………. 13. Plaatst u toiletvoorzieningen:
o ja *
o nee
Zo ja, aantal toiletten:
………………………………………………………………………….
De afvoer vindt plaats via:
………………………………………………………………………….
14. Heeft u een gecertificeerd beveiligingsbureau ingeschakeld: Zo ja, hoeveel beveiligers:
…………………….………………………………………. personen
Van welke maatschappij?
……………………………………………………………………………
o ja
o nee
o ja
o nee
NB: Dit is verplicht bij muziekevenementen die plaatsvinden in een afgesloten ruimte. Hiervoor geldt een minimum van één beveiliger op 250 bezoekers.
G. 1.
Verkeersmaatregelen Wilt u wegen afsluiten: Zo ja, welke wegen:
…………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………….
NB: U dient bij deze aanvraag een verkeers- en bordenplan toe te voegen (zie toelichting). 2.
Beschikt u over gecertificeerde verkeersregelaars:
o ja
o nee
Zo ja, hoeveel, en op welke plaatsen worden zij ingezet:…………………………………………………………………… NB: U dient tijdig een lijst met de namen van alle vrijwilligers en een bewijs van verzekering voor deze vrijwilligers aan te leveren bij de politie.
H. 1.
Consumpties en verkoop goederen Wilt u zwak-alcoholische dranken tegen betaling verstrekken:
o ja
o nee
Indien een toegangsprijs wordt betaald waarbij de alcoholconsumptie is inbegrepen, dan geldt dit ook als verstrekking tegen betaling! NB: De leidinggevende(n) moet(en) in het bezit zijn van een Verklaring Sociale Hygiëne; een kopie van dit diploma EN van het legitimatiebewijs van alle hieronder genoemde personen dient u bij te voegen. Verder moeten zij minimaal 21 jaar oud zijn en gedurende het hele evenement persoonlijk aanwezig zijn.
Leidinggevende 1 tijdens evenement: Naam:
………………………………………………………………………….
Geboorteplaats en –datum:
………………………………………………………………………….
Adres en woonplaats:
………………………………………………………………………….
Naam:
………………………………………………………………………….
Geboorteplaats en –datum:
………………………………………………………………………….
Adres en woonplaats:
………………………………………………………………………….
Leidinggevende 2 tijdens evenement: Naam:
………………………………………………………………………….
Geboorteplaats en –datum:
………………………………………………………………………….
Adres en woonplaats:
………………………………………………………………………….
Naam:
………………………………………………………………………….
Geboorteplaats en –datum:
………………………………………………………………………….
Adres en woonplaats:
………………………………………………………………………….
Bij meer dan 2 leidinggevenden: als bijlage de informatie van de overige leidinggevenden opnemen. NB: Als u een muziekevenement in een afgesloten ruimte organiseert, bent u verplicht polsbandjes te verstrekken aan alle bezoekers vanaf 16 jaar, in verband met de leeftijdscontrole aan de bar. 2.
Verkoopt u etenswaren tijdens het evenement:
o ja
o nee
Zo ja, U bent verplicht de voorschriften voor voedselbereiding van de Voedsel en Waren Autoriteit na te leven. 3.
Wilt u voedsel bereiden tijdens het evenement:
o ja
o nee
Zo ja:
4.
•
in de open lucht:
o ja
o nee
•
in de onder F7 genoemde accommodatie:
o ja
o nee
•
op welke wijze:
…………………………………………………………………………….
•
met welke brandstof:
…………………………………………………………………………….
•
Aantal gasflessen en inhoud:
……………………… stuks ………..…………………………… liter
Wilt u waren en goederen verkopen: Zo ja, welke:
5.
o ja
Datum (dd-mm-jjjj)
o nee
…………………………………………………………………………….
Wilt u een standplaats innemen (kraam/verkoopwagen etc.): Zo ja, afmetingen standplaats:
o nee
…………………………………………………………………………….
Wilt u flyeren: Zo ja, voor welke producten:
6.
o ja
o ja
o nee
…………………………….. m2 x………………………………….. m2 begintijd (uu:mm)
eindtijd (uu:mm)
………………………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………. NB: U dient op een tekening de exacte locatie(s) van de standplaats(en) aan te geven.
I. 1.
Voorwerpen in de openbare ruimte en andere vergunningen Wilt u een terras plaatsen:
o ja *
Zo ja, afmetingen terras: 2.
o nee
…………………………….. m2 x………………………………….. m2
Wilt u een tappunt/tappunten plaatsen: Zo ja, aantal en afmetingen tappunten:
o ja *
o nee
……………………………………………………………….. tappunten …………………………….. m2 x………………………………….. m2
3.
Wilt u bij het evenement reclameborden of vlaggen ophangen: Zo ja, aantal en afmetingen reclameborden:
o ja
o nee
……………………………………………………………….. reclames …………………………….. m2 x………………………………….. m2
4.
Wilt u andere voorwerpen plaatsen: Zo ja, specificeer en aantal en afmetingen:
o ja *
o nee
………………………………………………………………………………. …………………………….. m2 x………………………………….. m2
5.
Wilt u meer dan 500 ballonnen oplaten:
o ja
o nee
o ja
o nee
o ja
o nee
NB: Ballonnen mogen nooit gebonden zijn. 6.
Wilt u vuurwerk afsteken: Zo ja, u dient een aparte ontheffing aan te vragen bij de Provincie Zuid-Holland.
7.
Wilt u een loterij of klein kansspel organiseren:
Zo ja, dan moet u hiervoor een apart formulier invullen dat u kunt downloaden van de gemeentelijke website.
J. 1.
Geluid Wilt u muziekgeluid ten gehore brengen: Zo ja, welke soort muziek:
o ja
o nee
……………………………………………………………………………...
Zo ja, hoe wilt u de muziek ten gehore brengen: •
Binnen, in gebouw of tijdelijk bouwwerk:
o ja
o nee
•
Buiten:
o ja
o nee
•
Versterkt:
o ja
o nee
•
Livemuziek:
o ja
o nee
•
Mechanisch:
o ja
o nee
•
Met een huishoudelijk, niet-professioneel muziekapparaat:
0 ja
o nee
Datum (dd-mm-jjjj)
begintijd (uu:mm)
eindtijd (uu:mm)
………………………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………. 2.
Wilt u andere geluiden te gehore brengen: Zo ja, wat voor geluiden:
o ja
o nee
……………………………………………………………………………...
K. 1.
Noodvoorzieningen in gebouw of tijdelijke bouwwerk Zijn brandpreventieve voorzieningen geplaatst in het gebouw/tijdelijke bouwwerk :
o ja
o nee
Zo ja, hoeveel:
2.
•
Slanghaspels
…………………………………………………………………. stuks
•
Poederblusapparaten
…………………………………………………………………. stuks
•
Schuimblusapparaten
…………………………………………………………………. stuks
•
Anders, namelijk:
…………………………………………………………………. stuks
Aantal aanwezige nooduitgangen:
…………………………………………………………………. stuks
Totale breedte:
…………………………………………………………………. meter
3.
Is er noodverlichting aanwezig:
…………………………………………………………………. stuks
4.
Is er transparantverlichting aanwezig:
…………………………………………………………………. stuks
5.
Wordt er een EHBO-post ingericht:
L.
o ja
o nee
Gebruik van gemeentelijke voorzieningen
1.
Wilt u het terrein zelf schoonmaken:
o ja
o nee
2.
Wilt u dat de gemeente het terrein tegen betaling schoonmaakt:
o ja
o nee
3.
Wilt u gebruik maken van gemeentelijke dranghekken:
o ja
o nee
o ja
o nee
NB: Aan het bezorgen en/of afhalen door de gemeente zijn kosten verbonden. 4.
Wilt u gebruik van de gemeentelijke evenementen afvalbakken: NB: Aan het bezorgen en/of afhalen door de gemeente zijn kosten verbonden. U kunt over het bovenstaande contact opnemen met de wijkregisseur van uw wijk.
M.
Opmerkingen en toelichting ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………
N.
Ondertekening
Ondergetekende verklaart hierbij het formulier volledig en naar waarheid ingevuld te hebben, en een plattegrond met alle objecten als tenten, podia, attracties, standplaatsen, tappunten, afzettingen etc. en de vereiste documenten (zoals vermeld op pagina 1 van dit aanvraagformulier) bijgevoegd te hebben.
Plaats en datum:……………………………………………Handtekening:………………………………………… In verband met een eventuele borgsom dient u hieronder uw rekeningnummer in te vullen. Een borgsom kan worden geëist als er vrees is voor schade aan gemeente-eigendommen, er in het verleden schade is veroorzaakt of als er andere (financiële) risico’s aan het evenement verbonden zijn. Rekeningnummer:
……………………………………………………………………………
Ten name van:
……………………………………………………………………………
Te:
………………………………………………………………………………
IN TE VULLEN DOOR DE GEMEENTE 1. Is de aanvraag aangemeld vóór 1 oktober voor de evenementenkalender? (zie B4)
o ja
o nee
2. Is de aanvraag volledig ingevuld?
o ja
o nee
3. Welk soort evenement betreft het? (zie B1) 4. Is de aanvraag ontvangen binnen de daarvoor gestelde termijn?
o grootschalig
o middelgroot o ja
o nee
(grootschalig: uiterlijk 3 maanden voor evenement, middelgroot: uiterlijk 8 weken voor aanvang van het evenement) 5. Bevat de aanvraag TEN MINSTE de volgende stukken: - duidelijke situatietekening
o ja
o nee
- calamiteitenplan (alleen bij grootschalige evenementen)
o ja
o nee
- draaiboek (alleen bij grootschalige evenementen die niet op één locatie plaatsvinden, zie B2) INDIEN VEREIST: - verkeers- en bordenplan (zie G1) o ja
o nee
- volledig ingevuld lijstje met namen met alle kopieën SVH en legitimatiebewijzen? (zie H1) o ja
o nee
INDIEN EEN VAN BOVENSTAANDE VRAGEN MET “NEE” IS BEANTWOORD, IS DE AANVRAAG NIET COMPLEET EN MOET DUS WORDEN AANGEVULD!
Toelichting op het aanvraagformulier
Algemeen Wanneer u een activiteit wilt organiseren, kan het zijn dat u daar een evenementenvergunning nodig heeft. Voor activiteiten buitenshuis (op, aan, in en boven de openbare weg en op eigen terrein) heeft u over het algemeen een vergunning nodig. Ook voor activiteiten binnenshuis kan het voorkomen dat u een vergunning nodig heeft. Vaak gaat het dan om activiteiten die normaal gesproken niet in de daarvoor bestemde ruimte plaatsvinden. Bij de afdeling Publiekszaken (algemeen telefoonnummer 071–406 5000) kan men u vertellen of u een vergunning moet aanvragen. Tevens zijn bij de gemeentebalie en op www.katwijk.nl alle benodigde aanvraagformulieren ten behoeve van een evenementenvergunning verkrijgbaar.
Indieningtermijnen Een aanvraag moet binnen de daarvoor gestelde termijn ingediend zijn. Dit houdt in dat een aanvraag voor een grootschalig evenement uiterlijk drie maanden en voor een middelgroot evenement acht weken vóór het evenement ingediend moet zijn. De gemeente zal, in verband met de zorgvuldige belangenafweging, deze termijnen strikt hanteren.
In te dienen gegevens Een ontvankelijke aanvraag is gedaan binnen de hierboven gestelde termijn en bevat ALTIJD: 1. Een volledig ingevuld aanvraagformulier; 2. Een ingetekende plattegrond; 3. Een calamiteitenplan (alleen bij grootschalige evenementen);* 4. Een draaiboek (alleen bij grootschalige evenementen die niet op één locatie plaatsvinden). ** Indien vereist moeten tevens de volgende stukken worden bijgevoegd: 5. Een verkeers- en bordenplan***; 6. Alle kopieën SVH en legitimatiebewijzen. * Calamiteitenplan Bij elke aanvraag voor een evenementenvergunning maakt de gemeente een risico-inventarisatie met betrekking tot de openbare orde en veiligheid. Als organisator bent u aansprakelijk voor ongevallen die tijdens uw evenement plaatsvinden. Daarom moet elke organisator bij de aanvraag voor een evenementenvergunning een calamiteitenplan indienen. Het ingediende calamiteitenplan geeft de gemeente bij de inventarisatie een duidelijk beeld van wat u als organisator geregeld heeft met betrekking tot ongevallen, en dus wat de impact van een eventueel ongeval tijdens uw evenement zou kunnen zijn. Aan de hand hiervan kan de gemeente extra voorzorgsmaatregelen nemen, onder andere door het stellen van extra voorschriften. De gemeente heeft een format van een calamiteitenplan opgesteld. Deze is verkrijgbaar bij afdeling Publiekszaken, of te downloaden van de gemeentelijke website. ** Draaiboek Bij de behandeling van een aanvraag van een grootschalig evenement dat niet op één locatie plaatsvindt, is het, gelet op de omvang en complexiteit, belangrijk dat overzichtelijk is vermeld welke evenementen op welke locaties plaats zullen gaan vinden. Een draaiboek geeft hier meer duidelijkheid aan. Een draaiboek is alleen vereist bij grootschalige evenementen die niet op één vaste locatie plaatsvinden. Het draaiboek moet er als volgt uitzien:
1. Algemeen deel Informatie die alle medewerkers nodig hebben om hun werkzaamheden tijden het evenement goed te kunnen uitoefenen, zoals: • Een overzicht van wie waarvoor verantwoordelijk is, inclusief telefoonnummers • Een overzicht van iedereen die betrokken is bij het evenement, met vermelding van adressen, namen van contactpersonen en telefoonnummers • Het kernprogramma met de begin- en eindtijden van alle onderdelen en locaties 2. Body: wie, wat waar en hoe laat Een uitgebreide beschrijving van het kernprogramma, met voor elk programma onderdeel aangegeven wat het inhoudt, hoe laat het begint en eindigt, waar het zich afspeelt en wie voor het onderdeel verantwoordelijk is. De body van het draaiboek moet zo zijn ingedeeld, dat iedere medewerker snel kan vinden welke pagina’s voor hem of haar belangrijk zijn. 3. Bijlagen: huishoudelijke informatie Stukken die extra toegespitste informatie geven, zoals: • Plattegronden • Huisregels • Overzicht van alle ondernemers die tijdens het evenement: o zwak-alcoholische drank zullen gaan verkopen, met namen en geboortedata van alle personen die dit zullen gaan verstrekken o een standplaats zullen innemen o een tijdelijk terras zullen gaan exploiteren • Een overzicht van alle tijdelijke bouwwerken (tenten, podia, tribunes etc.) met data van opbouw en afbreken Daarbij moet van elke ondernemer de volgende gegevens worden verstrekt: • Tijden en locaties waar bovenvermelde ontheffingen voor worden aangevraagd • Adresgegevens van de exploitanten. *** Verkeers- en bordenplan Organisatoren van evenementen waar gebruik wordt gemaakt van hekken om wegen, pleinen etc. af te sluiten, moeten een verkeersplan indienen, tegelijk met de aanvraag. In dit verkeersplan staat op een overzichtskaart van het evenemententerrein en de directe omgeving daarvan, aangegeven welke straten op welke dag(en) en tijdstippen zijn afgesloten. Tevens staat daarop aangegeven hoe de verkeersstromen worden omgeleid tijdens deze afsluitingen. Daarnaast moet een bordenplan worden ingeleverd. Hierop geeft de organisator aan op welke locaties bewegwijzeringborden geplaatst zullen worden ten behoeve van het evenement. A.
Gegevens organisator en contactpersoon
Wanneer u een aanvraag indient namens een rechtspersoon moet duidelijk blijken dat dit gebeurt door een handelingsbevoegd bestuurslid. U kunt dit aantonen door een uittreksel uit het KvK mee te sturen. Voor minderjarigen geldt dat een volmacht van ouder(s)/voogd(en) bijgevoegd moet worden.
B.
Gegevens met betrekking tot de aanvraag
De naam van het evenement en de activiteiten moeten duidelijk omschreven worden. Er moet uit blijken wat voor soort evenement het is en wat de impact van het evenement kan zijn.
Verder is er de indeling in soort evenement, te weten:
Grootschalig evenement Een evenement valt in deze categorie zodra het één van onderstaande kenmerken heeft: • Traditioneel volksfeest * • Meerdaags evenement • Evenement waarbij politiebegeleiding vereist is • Evenement heeft een te verwachten aantal bezoekers groter dan 1.000 • Evenement heeft een regionale uitstraling Middelgroot evenement Een evenement valt in deze categorie, zodra het in ieder geval één van onderstaande kenmerken bevat: • Het aantal te verwachten bezoekers ligt tussen de 200 en 1.000 personen; • Er worden hoofdwegen afgesloten; • Er is sprake van een af te zetten gebied van 40 m2 of groter; • Er wordt zwakalcoholische drank tegen betaling (anders dan om niet) verstrekt. * Onder traditioneel volksfeest vallen: • Koninginnedag en bevrijdingsdag festiviteiten georganiseerd door één van de Oranjeverenigingen • Feestweek Katwijk aan de Rijn • Paardenmarkt Rijnsburg • Feestweek in Rijnsbug • Paardenmarktfeesten in Valkenburg C. Algemene gegevens evenement De naam van het evenement en de activiteiten moeten duidelijk omschreven worden. Er moet uit blijken wat voor soort evenement het is en wat de impact van het evenement kan zijn.
D.
Aantal bezoekers
Hier moet het verwachte bezoekersaantal worden ingevuld. Er kan worden volstaan met een schatting. Het betreft het te verwachten maximum aantal bezoekers op enig moment.
E.
Duur evenement
In het evenementenbeleid van de gemeente Katwijk zijn de vaststaande eindtijden voor de verschillende soorten evenementen vermeld. De gemeente zal bij vergunningverlening dan ook strikt eindtijden van dit beleid hanteren. Voor alle reguliere evenementen in gemeente Katwijk gelden de volgende voorwaarden: • Het evenement mag uitsluitend plaatsvinden op maandag tot en met zaterdag tussen 09.00 en 00.00 uur en op zondag van 13.00 tot 23.00 uur; • Er mag maximaal 6 aaneengesloten klokuren muziek ten gehore worden gebracht op de volgende tijdstippen: maandag tot en met zaterdag tussen 09.00 en 23.00 uur en zondag tussen 13.00 tot 22.00 uur.
F.
Locatie evenement
De locatie en het soort terrein moet aangegeven worden (in een straat of op een plein, park, etc.). De gemeente is zuinig op haar parken, pleinen en groenstroken. Dit is de reden waarom slechts onder strikte voorwaarden gebruik gemaakt worden van een park, plein of groenstrook. Het gebruik van een tijdelijk bouwwerk Wanneer gebruik wordt gemaakt van een tijdelijk bouwwerk (zoals een tent) waar meer dan 50 personen tegelijk zullen verblijven is een gebruiksvergunning van de brandweer noodzakelijk. Deze gebruiksvergunning is ook vereist wanneer u een evenement organiseert in een gebouw waar nog geen permanente gebruiksvergunning voor is verleend.
Het afsluiten van wegen Wegen moeten worden afgesloten volgens de daarvoor geldende CROW-normen (richtlijn 96b). Belangrijke doorgaande wegen mogen alleen bij hoge uitzondering worden afgesloten.
Voor zover het te organiseren evenement samenvalt met busroutes dient de organisator zelf tijdig met de Connexxion (0900- 2666399) te overleggen om een en ander op elkaar af te stemmen. De eventueel aan de gemeente in rekening gebrachte kosten voor de wijzigingen in de dienstregeling op de organisator van het betreffende evenement zullen worden verhaald. Bovendien dient u, als u wegen gaat afsluiten tijdens het evenement, een hekkenplan in te leveren bij de aanvraag. Informeren omwonenden De organisator is in de regel verplicht om buurtbewoners en omliggende bedrijven op de hoogte te brengen van de inhoud van het evenement. Bij het gebruik van een particulier terrein is uiteraard toestemming van de eigenaar noodzakelijk.
G.
Verkeersmaatregelen
Bij het, gedeeltelijk, afsluiten van de openbare weg dient u er rekening mee te houden dat de hulpverleningsdiensten te allen tijde vrije doorgang moeten hebben. Voor wat betreft de parkeersituatie dient u ervoor te zorgen dat er voldoende parkeergelegenheid voor bezoekers is. Bij iedere activiteit op de openbare weg, waarbij het verkeer voor de veiligheid van de deelnemers en weggebruiker geregeld moet worden zijn verkeersregelaars vereist. U dient tijdig bij de politie een lijst met namen van alle vrijwilligers en een verzekering voor deze vrijwilligers in te dienen. Zij nemen dan contact met u op met betrekking tot de opleiding van deze personen.
H.
Consumpties en verkoop goederen
Alcohol Voor het verstrekken van zwak-alcoholische drank tegen betaling buiten een horeca-inrichting, is op grond van artikel 35 van de Drank- en Horecawet een ontheffing van de burgemeester vereist. Hierbij wordt de eis gesteld er tijdens de openingstijden van het verkooppunt een leidinggevende aanwezig is, die in het bezit is van een Verklaring Sociale Hygiëne, minimaal 21 jaar oud is en aan bepaalde “zedelijkheids” eisen voldoet. Wij adviseren, gelet op het hiervoor genoemde, ten minste twee personen als leidinggevenden op te geven. De personen die de drank verstrekken zijn altijd verplicht de leeftijd van de personen aan wie zij de zwakalcoholische drank verkopen vast te stellen. Daarnaast is bij muziekevenementen verplicht polsbandjes aan alle bezoekers te verstrekken na vaststelling van de leeftijd, om zo het verstrekken van zwak-alcoholische dranken aan 16-minners te voorkomen. U dient deze bandjes bij de toegang van het evenement te verstrekken, of, indien dat niet mogelijk is, te zorgen voor een uitgifteloket van de bandjes. Bij constatering van overtreding van de wettelijke eis (het verbod op schenken van zwak-alcoholische drank aan 16-minners) worden maatregelen genomen. Zo kan een boete worden opgelegd en daarnaast kan de burgemeester besluiten dat de ontheffing ingetrokken wordt en kan tevens besloten worden dat voor een volgende editie van een evenement geen ontheffing aan u verleend wordt. Verkoop goederen Voor de commerciële verkoop van goederen/waren, is het noodzakelijk dat de desbetreffende persoon is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en een geldige vestigingsvergunning heeft. Voor de verkoop van goederen/waren op een bazaar of braderie voor een goed doel is dit niet nodig. Wel moet bij de omschrijving van het evenement worden aangegeven voor welk doel de opbrengst bestemd is. De gemeente Katwijk is zeer terughoudend met het toestaan van verkoop van goederen en van promotieactiviteiten op strand.
I.
Voorwerpen in de openbare ruimte en andere vergunningen
Hier moet worden vermeld hoe de locatie van het evenement verder wordt ingericht. Dit is vooral van belang voor evenementen die op de openbare weg plaatsvinden. Springkussens, attracties, tappunten etc. kunnen hier vermeld worden. Sinds 2007 heeft de gemeente Katwijk afspraken gemaakt met een bedrijf om de plaatsing van reclameborden te regelen. De aanvrager kan afspraken maken met dit bedrijf. Het bedrijf is overigens wel gehouden het beleid van de gemeente te volgen. Er is een zeer beperkte mogelijkheid om spandoeken op te hangen boven de openbare weg binnen de gemeente. Alleen op de Tramstraat is nog een locatie. Wel is het eventueel mogelijk om aan gevels spandoeken op te hangen. U dient dan wel toestemming van de eigenaar van het pand te hebben.
J.
Geluid
De gemeente Katwijk stelt strenge geluidseisen bij evenementen. Hierop wordt regelmatig op gehandhaafd. Overtreding van de geluidseisen kan gevolgen hebben voor toekomstige vergunningverlening. Hieronder volgen de standaardnormen die de gemeente hanteert. Dit zijn overigens richtlijnen, per evenement worden altijd specifieke geluidsnormen voorgeschreven.
