TOELICHTING OP AANVRAAGFORMULIER EVENEMENTENVERGUNNING 1. Gegevens van de aanvrager: Hier dienen de gegevens van de organisator van het evenement te worden vermeld. 2. Kennis en ervaring Hier moet in vermelden of u reeds eerder een evenement heeft georganiseerd. Zo ja, dan vermeld u tevens het evenement, het jaar en in welke plaats dit heeft plaatsgevonden. 3. Gegevens van de eventuele stichting/vereniging/onderneming: Zie hiervoor onder 1. Indien de aanvrager namens een stichting/vereniging/onderneming een vergunning aanvraagt, moeten hiervan de gegevens worden vermeld. In dat geval dient u een uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel te overleggen. 4. Factuuradres Deze vraag dient alleen ingevuld te worden als de factuur naar een ander adres gestuurd moet worden dan het adres waarnaar de vergunning gezonden wordt (adres van vraag 1). Dit komt bijvoorbeeld voor als er sprake is van een filiaal waarbij de factuur gezonden dient te worden naar het hoofdkantoor. Bij het factuuradres mag geen postbus worden vermeld. 5. Evenement De gemeente Vlissingen is voornemens een folder ‘Evenementen Vlissingen’ uit te geven. Daarnaast wordt bekeken in welke vorm evenementen het best onder de aandacht kunnen worden gebracht. Doelstelling duidelijk vermelden (zoals: feest, braderie, wijk/straatfeest, etc.) Datum evenement Hier moet worden aangegeven op welke dag(en), gedurende welke tijdstippen, het evenement gehouden wordt. Daarbij moet worden aangegeven, indien van toepassing, op welke dag een en ander opgebouwd respectievelijk afgebroken wordt. In verband met de zondagsrust kunnen op zondag vóór 13.00 uur geen ontheffingen voor het veroorzaken van geluidshinder worden verleend. Om geluidsoverlast voor de omgeving te beperken gelden, in principe, de eindtijden als vermeld bij punt 13: geluid. 6. Locatie van het evenement. In een straat De gemeente beslist in overleg met politie en brandweer of de straat eventueel kan worden afgesloten. Indien dit het geval is, dient de organisator een deel van de straatbreedte (3,50 meter) voor hulpverleningsdiensten vrij te houden. Op een plein De gemeente beslist (eventueel in overleg met politie en brandweer) of het plein kan worden afgesloten. Eventueel gederfde parkeerinkomsten dienen te worden vergoed. Evenemententerreinen Burgemeester en wethouders hebben 7 locaties in de Binnenstad aangewezen waarop evenementen mogen plaatsvinden, ongeacht wie de organisator is. Het gaat om het Bellamypark/Smalle Kade, De Ruyterplein/Nieuwendijk, Dijktheater, Oude Markt, Stenen Beer, Zeemanserve/Schutterijstraat en Zeilmarkt/Arsenaalplein te Vlissingen. Daarnaast is onder ‘overige Binnenstad’ de mogelijkheid aanwezig om in bepaalde straten of op andere locaties incidenteel een evenement te organiseren. Op een grasveld/groenstrook Vlissingen is zuinig op haar groenstroken. Daarom kan slechts onder strikte voorwaarden gebruik van een groenstrook worden gemaakt: - Beplanting mag niet worden betreden en aan bomen en struiken mogen geen versieringen, kabels e.d. worden opgehangen; - Er mag geen gebruik worden gemaakt van glaswerk; - De organisator dient zelf te zorgen voor voldoende toezicht, teneinde beschadigingen aan het terrein, de beplanting, muren, banken e.d. te voorkomen; - Op de groenstrook mag niet met vrachtauto's worden gereden.
1
Sierbestrating Op de sierbestratingen mag in principe niet met auto’s worden gereden. Zo ja, dan heeft u daarvoor toestemming nodig. Ook zijn grondankers ter bevestiging van ankers en spandraden niet toegestaan. Let op! Indien de straat kan worden afgesloten, dient wegbebakening te worden aangebracht. Deze hekken kunnen van gemeentezijde beschikbaar worden gesteld. Inlichtingen hierover zijn te verkrijgen bij de contactpersonen van de cluster Vergunningen, 0118-487369 of 487575. In principe worden voor evenementen geen buslijnen omgeleid. 7. Doelgroep Elk soort bezoeker stelt zijn eigen eisen, waaraan het evenement moet worden aangepast. Kinderen, gezinnen, gehandicapten of bejaarden hebben elk hun speciale zorgpunten, waaraan gedacht moet worden als deze groepen in het publiek vertegenwoordigd zijn. Bepaalde optredens trekken bepaald publiek aan. Het gedrag van een bepaalde artiest tijdens een optreden kan de mensen rustiger of juist wilder maken en kan ook de oorzaak zijn van ongecontroleerde bewegingen van grote groepen mensen Zo kan een bepaalde ster door iets in het publiek te gooien, bereiken dat iedereen naar voren wil, met alle gevolgen (bijvoorbeeld samendrukken) van dien. 8. Aantal bezoekers Het aantal (gelijkertijd aanwezig) te verwachten bezoekers dient te allen tijde te worden ingevuld. 9. Beveiliging De organisatie doet er goed aan gebruik te maken van deskundig personeel dat zich bezighoudt met het begeleiden van publiek. Ogen, oren en vooral stemmen van medewerkers in het veld zijn een vitaal onderdeel van een goede organisatie. Ook dient u aan te geven of de beveiligingsbeambten in het bezit zijn van een geldig diploma. 10. Horeca De burgemeester kan voor evenementen, een bijzondere gelegenheid van zeer tijdelijke aard, ontheffing verlenen van de Drank- en Horecawet. Dit betekent dat dan zwak-alcoholhoudende drank verkocht/verstrekt mag worden buiten een regulier horecabedrijf, zoals bijvoorbeeld in een tent. Hierbij dient het volgende in acht te worden genomen. De verstrekking zal plaatsvinden onder onmiddellijke leiding van leidinggevende. Die leidinggevende moet gedurende het evenement, tijdens de periode waarvoor de ontheffing is verleend, zelf aanwezig zijn. Een leidinggevende dient een verklaring te overleggen waaruit blijkt dat voldaan worden aan de eisen met betrekking tot sociale hygiëne. Als u deze vraag met ja invult en de vragen beantwoord, dan behoeft u geen apart formulier meer in te vullen. Als u tijdens het evenement op de openbare grond terrasruimte, of een buitentapinstallatie wilt plaatsen, dient u hierover precariobelasting te betalen. Het gebruik van glas, blik en/of hard plastic bekers en/of flessen is te allen tijde verboden. 11. Afval Op een evenemententerrein geldt voor het plaatsen van containers en (extra) afvalbakken 1 liter afvalbak per bezoeker per dag. Op het evenemententerrein moeten op loopafstand van 50 meter van elk punt tenminste één afvalbak worden geplaatst. U dient bij deze vraag aan te geven hoeveel afvalbakken u wenst te plaatsen. 12. Geluid Evenementen Evenementen die in de buitenlucht worden gehouden, en waarbij muziek ten gehore wordt gebracht, moeten voldoen aan de in de evenementenvergunning gestelde voorschriften. De normen worden overeenkomstig het beleid vastgesteld. In het beleid is uitgegaan van een verdeling in categorieën per locatie. Het aantal dagen per categorie per locatie is beperkt, met name voor de evenementen met een hoge geluidsbelasting. De beoordeling vindt plaats naar soort evenement en verder naar datum van binnenkomst. Indien het evenement niet binnen het beleid past vindt overleg plaats met de organisator. Indien het niet mogelijk is het evenement binnen het beleid in te passen dan zal de vergunning niet verleend worden. Overig Indien in de openlucht geluid, al dan niet met versterking, wordt geproduceerd, dan is een ontheffing op grond van artikel 4.7a van de Algemene plaatselijke verordening (APV) nodig. Op zondag dient bovendien 2
ontheffing op grond van artikel 4 van de Zondagswet te worden verleend. Voor ontheffingen buiten geldt in principe als eindtijd: uiterlijk 24.00 uur . 13. Gevaarlijke stoffen Er mogen geen ontploffingsgevaarlijke voorwerpen aanwezig zijn, zoals spuitbussen of vuurwerk. Gasflessen met vloeibaar gas dienen op een veilige plaats, buiten bereik van onbevoegden en goed geventileerd te worden opgesteld. Gasflessen waarvan de goedkeuring door de Dienst voor het Stoomwezen niet, of volgens de ingeponste datum meer dan 10 jaar geleden heeft plaatsgevonden, mogen niet aanwezig zijn. 14. Verkeersmaatregelen Als de straat (het plein) voor het evenement dient te worden afgesloten, dan dient u dit bij deze vraag aan te geven. 15. Aan- en afvoer van bezoekers Elk evenement heeft een bepaalde bereikbaarheid, deze kan gunstig, neutraal of negatief zijn. De bereikbaarheid hangt af van een aantal factoren. Soms is een locatie relatief eenvoudig (gunstig) te bereiken en soms veel minder eenvoudig. Afstand, aantal wegen, aard wegen en verkeersintensiteit zijn aspecten. Daarmee variëren opkomsttijden van de hulpverleningsdiensten en ook de mogelijkheid tot het snel laten opkomen van versterking, maar ook de tijd die bezoekers onderweg zijn van- en naar het evenemententerrein. 16. Brandveiligheid Treft u of heeft u maatregelen getroffen om brand of ongevallen te voorkomen. 17. Vuurwerk Voor het afsteken van vuurwerk heeft u vergunning nodig van de Provincie Zeeland. Daarnaast geeft de burgemeester een verklaring van geen bezwaar af. 18. Barbecue Het barbecuen is aan voorschriften gebonden. Een barbecue moet op tenminste 10 meter van een bouwwerk of bouwsel worden ontstoken. Bij het ontsteken van een barbecue mogen geen brandbare vloeistoffen worden gebruikt. Ook dient een barbecue te worden ontstoken op een niet brandbare ondergrond en zodanig dat deze niet kan omvallen. Als een barbecue wordt ontstoken onder een afdak of zeil tenzij dit is vervaardigd uit moeilijk brandbaar materiaal en zich bevindt op een hoogte van minimaal 2,5 meter boven de barbecue. 19. Medische hulpverleners Doordat bij evenementen in de regel grote hoeveelheden mensen bij elkaar komen, moeten er extra voorzieningen worden getroffen om alles in goede banen te leiden. Gelukkig treden er in de meeste gevallen geen problemen op. Echter de ervaring leert, dat het soms mis kan gaan. Een goede voorbereiding en preparatie is een voorwaarde om het risico van calamiteiten te reduceren. Dit geldt ook voor de geneeskundige voorzieningen. 20. Reclame Folders uitdelen Als u folders uitdeelt, bent u verantwoordelijk voor opruimen van het papierafval op straat. Blijkt dat u afval hebt achtergelaten, dan betaalt u de reinigingskosten. Spandoeken over de openbare weg Het hangen van spandoeken over de openbare weg is verboden, met uitzondering van een paar locaties Lekstraat/Reyersweg, Bermweg/Bermwegpad, Sloeweg/Bermweg, Nieuwe Vlissingseweg/Nieuwe Zuidbeekseweg, President Rooseveltlaan/Sporthal, Bossenburghweg/Sloeweg, Gerbrandystraat/A. Appad en Bachlaan tegen over Debussylaan. Op die locaties kunnen kleinere niet-commerciële evenementen op spandoeken worden aangekondigd. Meer informatie hierover via de Cluster Vergunningen, telefoonnummer 0118-487369 of 487575. Plaatsen van (3-hoeks-)reclameborden Indien u reclameborden wilt plaatsen moet u hier aangeven in welke periode en hoeveel reclameborden u wilt plaatsen. Voor het plaatsen van (3-hoeks) reclameborden bent u legeskosten en precariobelasting verschuldigd. Kleinere niet-commerciële evenementen kunnen gratis op reclameborden (10 in Vlissingen en 5 in OostSouburg) worden aangekondigd. Meer informatie hierover via de cluster Vergunningen, telefoonnummer 0118487369 of 487575.
3
21. Indeling van het evenemententerrein Op een plattegrond (op schaal) van het evenemententerrein dienen alle objecten die u op het evenemententerrein wilt plaatsen, zoals tent, podium, terras, attracties, standplaatsen, etc., te worden aangegeven. Tijdelijk bouwwerk Voor het plaatsen van een tijdelijk bouwwerk (in het kader van een evenement) ligt de verantwoordelijkheid bij de organisator. Deze kan zich voor eventuele schade/calamiteiten verzekeren. Als u een overdekking, tent, tribune of iets dergelijks wilt plaatsen, dient deze op deugdelijkheid en brandveiligheid te worden gekeurd. Daarom dient u bij de aanvraag een bouwtekening te voegen op maximaal A-3 formaat met alle bouwmaten en het aantal mensen dat op/in het tijdelijke bouwwerk aanwezig zal zijn. De bouwtekening moet verder aangeven (indien van toepassing): - de indeling(en); - de bestemming van de verschillende ruimten; - de ligging van de uitgangen en de breedte; - de opstelling van de zitplaatsen die in rijen zullen worden opgesteld; - de vrij te houden gang- en looppaden; - de overige voor het publiek beschikbare vrije vloeroppervlakte; - de aan te brengen blusmiddelen en vluchtwegaanduidingen. Voor het tijdens een evenement gebruiken van een tent is toestemming benodigd van de afdeling Veiligheid, Vergunningen en Handhaving. Hiervoor dienen de hieronder genoemde bescheiden tenminste 3 weken vóór de plaatsing van de tent te zijn overlegd aan de afdeling Veiligheid, Vergunningen en Handhaving, telefoonnummer 0118-487403. 1. Een situatietekening waarop is aangegeven: a. De plaats van de tent; b. De vrije ruimte om de tent (tenminste 3,5 meter); c. De afstand tot de bebouwing (tenminste 5 meter of 10 meter afhankelijk van de aard van het naast gelegen object. 2. Een plattegrondtekening van de tent (schaal 1:100) met daarop aangegeven: a. De afmetingen en de indeling van de tent, waaronder uitgangen, looppaden, podium en andere vaste inventaris; b. Transparant- en noodverlichtingpunten, die dienen te voldoen aan het gestelde in NEN 1010 en NEN 6088 (Nederlandse normen) en NEN-1838 (Europese norm); c. Aantal en type kleine blusmiddelen; d. Aantal, type en plaats van eventuele verwarmingstoestellen. 3. Een bewijs waarmee wordt aangetoond dat de tent moeilijk ontvlambaar is, minimaal brandvoortplantingsklasse 2 van het gestelde in NEN 6065 of gelijkwaardig en geen grotere rookdichtheid heeft dan 2,2 m-1 of gelijkwaardig. 22. Toiletten Op het evenemententerrein moeten voldoende (verplaatsbare) toiletten aanwezig zijn. Toiletten die aangesloten kunnen worden op bestaande voorzieningen (waterleiding en riolering) hebben in verband met een betere hygiëne zonder meer de voorkeur. Toiletten kunnen een bron van bacteriën vormen als ze slecht worden schoongemaakt of in slechte staat zijn. Voor evenementen geldt dat: 1 toilet per 750 gelijktijdig aanwezige bezoekers (minimaal twee toiletten) op een maximale loopafstand van circa 150 meter. Herentoiletten mogen worden vervangen door urinoirs, met dien verstande dat het aantal urinoirs maximaal ¼ van het totale aantal toiletten voor heren bedraagt. De toiletten dienen minimaal tweemaal per dag en zonodig vaker huishoudelijk gereinigd Er moet tevens een afvinkschema in de toiletruimte worden opgehangen zodat de gebruikers kunnen zien wanneer de toiletruimte voor het laatst is schoongemaakt. 23. Verkoop- en promotieactiviteiten Degene die in het kader van het evenement goederen/waren willen verkopen, heeft de volgende papieren nodig: een geldige inschrijving bij de Kamer van Koophandel, een bedrijfsverzekering en een geldig legitimatiebewijs. 24. Tijdelijke drinkwatervoorziening Met tijdelijke drinkwatervoorzieningen worden installaties bedoeld die weer worden verwijderd na het evenement. Tijdelijke drinkwaterinstallaties moeten voldoen aan NEN 1006. Afwijkingen zijn alleen aanvaardbaar op basis van een risicoanalyse én in overleg met het waterleidingbedrijf. Een van de uitgangspunten hierbij dat het drinkwater aan het tappunt – met het oog op de volksgezondheid 4
hygiënisch betrouwbaar is. De gehele waterinstallatie dient voorzien te zijn van een LegionellaVeilig-Verklaring. Deze verklaring kan bij het plaatselijk waterleidingbedrijf of de KIWA worden aangevraagd. 25. (Huis)Dieren Hier dient u aan te geven of tijdens het evenement (huis)dieren worden betrokken. 26. Communicatiemiddelen Door medewerkers of beveiligingsbeambten uit te rusten met goede communicatiemiddelen (b.v. portofoons) kan worden bereikt dat hun signaleringen, indien nodig, tot snelle actie leiden. Goed opgeleide medewerkers kunnen de meeste vragen en problemen in het veld zelf oplossen en voorkomen daarmee dat achter de feiten moet worden aangelopen. 27. Wet op de kansspelen: loterij/bingo/rad van avontuur Indien u een kansspel wilt organiseren, wordt u hiervoor een aanvraagformulier toegezonden. 28. Contactpersoon tijdens evenement Deze vraag dient te allen tijde te worden ingevuld. Tijdens het evenement dient als contactpersoon te fungeren degene die de leiding heeft. U wordt verzocht bij voorkeur een mobiletelefoonnummer in te vullen. 29. Programma en situatieschets (verplicht) Om uw aanvraag te beoordelen, hebben we naast het programma ook een gedetailleerde situatieschets van de evenemententenlocatie nodig. Maak een leesbare situatieschets op schaal. Geef op deze schets aan: op welke plaatsen de activiteiten zijn, geluidsboxen staan, biertaps staan, afmetingen van alle objecten, de plaats waar het eten wordt bereid, de schaal van de situatieschets, EHBO, toiletten, etc. 30. Aansprakelijkheid U bent aansprakelijk voor alle schade die door het gebruik maken van deze vergunning kan worden toegebracht aan personen of eigendommen van gemeente Vlissingen en/of derden. Tevens dient u de gemeente te vrijwaren voor schadeaanspraken van derden. 31. Handtekening aanvrager De aanvrager dient de aanvraag altijd te ondertekenen. Indien een handtekening namens een rechtspersoon is gezet, dan moet ook de naam vermeld worden van de ondertekenaar (in blokletters) en zijn hoedanigheid bij die rechtspersoon (bijv. J. Jansen, bedrijfsleider). 32. Financiële aspecten Voor het in behandeling nemen van een aanvraag voor een evenementenvergunning bent u leges verschuldigd. Daarnaast bent voor diverse vergunningen/ontheffingen eveneens leges verschuldigd. Voor het gebruik van gemeentegrond is precariobelasting verschuldigd. 33. Nutsvoorzieningen Indien u gebruik wilt maken van een of meerdere nutsvoorzieningen kunt met de volgende instanties contact opnemen: aansluiting elektriciteitsnet : Delta Nutsbedrijven (tel.: 0118-882000) aansluiting waterleidingnet : Delta Nutsbedrijven (tel.: 0118-882000) aansluiting riolering : afdeling Beheer Leefomgeving (tel.: 0118-487248). 34. Meer informatie In beginsel krijgt u binnen 8 weken na het indienen van uw aanvraag een voorlopige beslissing(en) van de burgemeester dan wel van het college van burgemeester en wethouders. In februari van elk jaar wordt de definitieve evenementenkalender vastgesteld. Indien er nog vragen zijn kunt u contact opnemen met de medewerkers van de afdeling Veiligheid, Vergunningen en Handhaving, zij willen u graag alle benodigde informatie verschaffen. U vindt deze afdeling aan de Paul Krugerstraat 1 te Vlissingen. U kunt iedere werkdag tussen 9.00 en 16.00 uur terecht. Bellen kan natuurlijk ook: 0118- 487369 of 487575. Het gebruik van e-mail behoort eveneens tot de mogelijkheden:
[email protected].
5
