Stappenplan INTEGRAAL EVENEMENTENPLAN. Op weg naar één integrale evenementenvergunning

Stappenplan

INTEGRAAL EVENEMENTENPLAN Op weg naar één integrale evenementenvergunning

Stappenplan

INTEGRAAL EVENEMENTENPLAN Op weg naar één integrale evenementenvergunning

Het stappenplan evenementenplan is mede tot stand gekomen met behulp van:

Versie 2.1: april 2008 Provincie Limburg:

Dhr. mr. F.J.L. van Vloten Dhr. mr. G.B.T. Peters

Deloitte:

Dhr. drs. P. Hofstra RO CIA Dhr. J.H. Schreurs RA Dhr. ir. A.C. Kernkamp

2

VOORWOORD De provincie Limburg heeft een rijke traditie van grootschalige evenementen zoals Pinkpop, de Amstel Gold Race en het Oud Limburgs Schuttersfeest. De organisatie van dergelijke evenementen is door het woud aan wet- en regelgeving erg complex en tijdrovend. Daarnaast zijn de administratieve lasten voor de organisatie, maar ook gemeenten en hulpdiensten vaak erg hoog. In het rapport “Accidents waiting to 1 happen” van COT Instituut voor Veiligheids- en Crisismanagement wordt vergunningverlening bij evenementen zelfs een achilleshiel genoemd. In het kader van Ander Provincie heeft de Provincie Limburg getracht, samen met een groot aantal partners, de organisatie van grootschalige evenementen eenvoudiger te maken door een instrument te ontwikkelen wat helpt om betrokken partijen door het vergunningsproces heen te loodsen. Dit instrument is het Integraal Evenementenplan wat in januari 2007 is vastgesteld door het college van gedeputeerde staten van Limburg. De ontwikkelingen die in 2007 hebben plaatsgevonden en de ervaringen die zijn opgedaan in de praktijk hebben ons ertoe gebracht een verbeterde versie van het evenementenplan uit te brengen onder de titel: stappenplan Integraal Evenementenplan. Bij deze willen wij alle organisaties en personen die een bijdrage hebben geleverd aan de totstandkoming van het stappenplan Integraal Evenementenplan hartelijk bedanken voor hun bijdrage. Tegelijkertijd spreken wij de hoop uit dat de positieve referenties van de gemeenten Nederweert en Roermond ook andere gemeenten ertoe aan zetten om het stappenplan Integraal Evenementenplan in de praktijk te gaan toepassen. Maastricht, april 2008 Gedeputeerde Staten van Limburg, namens dezen,

Gedeputeerde Herman Vrehen

1

COT instituut voor Veiligheids- en Crisismanagement, Accidents waiting to happen, een verkennend onderzoek naar risicofactoren

in de bouwwereld en de evenementensector, Den Haag, september 2007.

3

INHOUDSOPGAVE Management samenvatting

5

1.

Inleiding 1.1. Aanleiding 1.2. Naamgeving 1.3. Doelstelling 1.4. Plan van aanpak 1.5. Draagvlak 1.6. Leeswijzer

6 6 6 6 7 7 7

2.

Praktijkervaringen: winstpunten en aandachtspunten

8

3.

Afstemming met andere initiatieven 3.1. Afstemming met Veiligheidsregio’s 3.2. Wielerplan 3.3. Initiatieven Rijk en Vereniging Nederlandse Gemeenten

10 10 10 11

4.

Stappenplan integraal evenementenplan 4.1. Algemeen 4.2. Het stappenplan

13 13 13

5.

Tips & Tricks

25

Bijlage 1: Algemeen risicoraamwerk evenementen

26

Bijlage 2: Modelbesluit evenementenvergunning

27

Bijlage 3: Lijst van betrokken organisaties en personen

28

4

MANAGEMENT SAMENVATTING Op 15 januari 2007 is de eerste versie van het Integraal Evenementenplan vastgesteld door het college van gedeputeerde staten van Limburg. Dit evenementenplan bevat een stappenplan met als doel de organisatie van grootschalige evenementen makkelijker te maken en de administratieve lasten tot een minimum te beperken. Het Integraal Evenementenplan is in 2007 bij twee evenementen in de praktijk toegepast, het Oud Limburgs Schuttersfeest 2007 en Euro Racing Limburg. De opgedane ervaringen zijn in het algemeen positief, maar wel waren er een aantal aandachts- en verbeterpunten. De opgedane praktijkervaringen zijn daarom mede aanleiding geweest om een tweede, herziene versie van het Integraal Evenementenplan uit te brengen, waarin deze punten waar mogelijk zijn verwerkt. Om spraakverwarring te voorkomen wordt vanaf nu gesproken over het stappenplan Integraal Evenementenplan. Het plan is namelijk geen beleidsinhoudelijk plan, maar een procedureel hulpmiddel bij de organisatie van grootschalige evenementen. Bij deze herziening is het stappenplan Integraal Evenementenplan, in overleg met de betrokken instanties, beter afgestemd met andere initiatieven op het gebied evenementenbeleid. Hierbij wordt in het bijzonder gewezen op het multidisciplinaire evenementenbeleid van de Sector Veiligheid Noord- en Midden-Limburg, de Veiligheidsregio Limburg-Zuid en het Wielerplan 2007-1012 van het Huis voor de Sport Limburg. Hierdoor is een breed gedragen en uniform kader ontstaan wat betreft de vergunningverlening bij grootschalige evenementen. Ook op landelijk gebied hebben zich in 2007 een aantal ontwikkelingen voorgedaan. Zo heeft het Rijk aangegeven dat het voor vrijwilligers makkelijker wordt evenementen te organiseren. De VNG heeft in 2007 de model-APV aangepast waardoor burgemeester en wethouders bepaalde evenementen kunnen vrijstellen van vergunningplicht. Initiatieven die goed aansluiten bij het doel van het stappenplan Integrale Evenementenplan. Op basis van het bovenstaande is het Integraal Evenementenplan nogmaals kritisch bekeken en waar nodig aangevuld of verduidelijkt. Daarnaast zijn de meer inhoudelijke elementen, zoals het modelaanvraagformulier en het risicoprofiel evenementen, uit het stappenplan Integraal Evenementenplan verwijderd. Het stappenplan Integraal Evenementenplan is namelijk geen inhoudelijk beleidsdocument, maar een document gericht op de verbetering van het vergunningverleningproces. Door middel van de toepassing van het stappenplan Integraal Evenementenplan kunnen onder meer de volgende winstpunten worden bereikt: • Er kan worden volstaan met één vergunningaanvraag en één evenementenvergunning; • Maatregelen worden afgestemd op de specifieke risico’s van het evenement; • Deregulering door schrappen van overbodige (deel)besluiten en voorschriften; • De organisator van het evenement krijgt een actieve rol en meer verantwoordelijkheden; • Multidisciplinaire aanpak, alle partijen werken als partners samen aan een integraal plan.

5

1.

INLEIDING

1.1.

Aanleiding

Op 16 januari 2007 hebben gedeputeerde staten van Limburg de eerste versie van het Integraal Evenementenplan vastgesteld. Aanleiding hiervan waren de klachten die de Provincie Limburg had ontvangen over de hoge administratieve lasten die gemoeid zijn bij de organisatie van grootschalige evenementen. Met het opstellen van een Integraal Evenementenplan, bestaande uit een stappenplan om te komen tot één integrale evenementenvergunning is getracht de organisatie van grootschalige evenementen te vereenvoudigen en de administratieve lasten tot een minimum te beperken. Het onlangs verschenen rapport van COT Instituut voor Veiligheids- en Crisismanagement bevestigt dat er op het gebied van vergunningverlening bij evenementen nog veel winst valt te boeken. In 2007 is het Integraal Evenementenplan in de praktijk toegepast. Deze praktijk ervaringen zijn samen met een aantal andere ontwikkelingen aanleiding geweest om een herziene versie van het integraal evenementenplan uit te brengen. 1.2.

Naamgeving

Op basis van de opgedane ervaringen is gebleken dat de naam Integraal Evenementenplan in de praktijk heeft geleid tot spraakverwarring. Veel personen en organisaties hebben hierbij de associatie dat de Provincie een inhoudelijk beleidsplan heeft opgesteld op het gebied van grootschalige evenementen. Dit is niet zo. Evenementenbeleid en vergunningverlening is en blijft de bevoegdheid van gemeenten en hulpdiensten. Het Integraal Evenementenplan bestaat uit een stappenplan om te komen tot een Integraal Evenementenplan wat als basis dient voor een integrale evenementenvergunning. Dit stappenplan is bedoeld als hulpmiddel om de vergunningsverleningsprocedure te verbeteren. De organisatie van grootschalige evenementen wordt gemakkelijker gemaakt en de administratieve lasten worden tot een minimum beperkt. Om spraakverwarring in de toekomst te voorkomen zal vanaf nu gesproken worden over het stappenplan Integraal Evenementenplan. 1.3.

Doelstelling

De hoofddoelstelling van de provincie Limburg en Deloitte is: -

Het in overleg met de betrokken partijen opstellen van een stappenplan op basis waarvan kan worden gekomen tot één integraal evenementenplan, waarin alle vereiste plannen, voorschriften en overlegstructuren rondom grootschalige evenementen worden geïntegreerd. Het integrale evenementenplan moet alle voor vergunningverlening noodzakelijke informatie bevatten, zodat met één evenementenvergunning kan worden volstaan.

Om deze doelstelling te bereiken worden de volgende uitgangspunten gehanteerd: a. b.

Het opstellen van een procedure (stappenschema) om te komen tot een integraal evenementenplan op basis waarvan één integrale evenementenvergunning kan worden verleend; De administratieve lasten voor organisatie, vergunningverlener en alle overige bij grootschalige evenementen betrokken partijen moeten worden geminimaliseerd;

6

c. d. e.

1.4.

Het stappenplan integraal evenementenplan moet toepasbaar zijn bij alle grootschalige evenementen; Er moet worden voldaan aan de geldende wet- en regelgeving en te allen tijde moet een voldoende veiligheidsniveau gewaarborgd zijn. Belangrijk aandachtspunt hierbij is risicobeheersing; Goede en tijdige samenwerking tussen betrokken partijen moet worden geborgd en er moet een duidelijke verantwoordelijkheidsverdeling worden gerealiseerd. Plan van aanpak

De eerste versie van het Integraal Evenementenplan is opgesteld in samenwerking met een groot aantal organisaties die zich bezig houden met de organisatie van grootschalige evenementen. In dit kader zijn interviews en workshops gehouden, en is een concept versie van het Integraal Evenementenplan in een bestuurlijke klankbordgroep besproken. Na vaststelling van het Integraal Evenementenplan is dit plan in 2007 bij twee evenementen toegepast, te weten het Oud Limburgs Schuttersfeest 2007 (OLS) te Nederweert en Euro Racing Limburg (ERL) te Roermond. De toepassing van het Integraal Evenementenplan bij deze beide pilot evenementen is samen met de betrokken partijen geëvalueerd. Daarnaast is overleg gevoerd met onder meer de Sector 2 Veiligheid Noord- en Midden-Limburg, de Veiligheidsregio Limburg-Zuid en het Huis voor de Sport Limburg, met als doel de verschillende initiatieven op het gebied van evenementenbeleid beter op elkaar af te stemmen. Op basis van de praktijkervaringen bij OLS en ERL en het afstemmingsoverleg met genoemde partijen is het Integraal Evenementenplan op een aantal punten aangepast. Het resultaat hiervan is het onderhavige document. De conceptversie van dit document is voor reactie aan de in bijlage 3 genoemde betrokken personen verzonden. Naar aanleiding daarvan zijn 11 reacties ontvangen. Naar aanleiding hiervan is het concept op een aantal punten aangepast. 1.5.

Draagvlak

Een concept van dit stappenplan Integraal Evenementenplan is voor reactie toegezonden aan een groot aantal organisaties en personen (zie bijlage 3). De reacties die naar aanleiding hiervan zijn binnen gekomen zijn grotendeels verwerkt in deze eindversie. 1.6.

Leeswijzer

In hoofdstuk 2 worden de opgedane praktijkervaringen op hoofdlijnen beschreven. Daarna wordt in hoofdstuk 3 ingegaan op de afstemming van het stappenplan Integraal Evenementenplan met andere initiatieven op het gebied van evenementenbeleid en vergunningverlening. In hoofdstuk 4 wordt vervolgens het stappenplan zelf beschreven. Tot slot worden in hoofdstuk 5 enkele tips & tricks beschreven om de toepassing van het stappenplan Integraal Evenementenplan tot een succes te maken.

2

Binnen de Veiligheidsregio Limburg-Zuid is een evenementencommissie actief bestaande uit vertegenwoordigers van brandweer,

GHOR, politie, gemeenten en provincie.

7

2.

PRAKTIJKERVARINGEN: WINSTPUNTEN EN AANDACHTSPUNTEN

Na vaststelling van het Integraal Evenementenplan op 15 januari 2007 is dit plan bij twee evenementen in de praktijk toegepast, te weten bij het Oud Limburgs Schuttersfeest (OLS) 2007 te Nederweert en Euro Racing Limburg te Roermond. Dit laatste evenement is uiteindelijk niet doorgegaan omdat de financiering niet sluitend was. Wel was het stappenplan van het Integraal Evenementenplan bijna volledig doorlopen, zodat de ervaringen bij dit evenement toch kunnen worden meegenomen. Beide pilot evenementen om te komen tot één integrale evenementenvergunning op basis van een Integraal Evenementenplan zijn geëvalueerd met diverse betrokken partijen. De ervaringen bij beide evenementen zijn overwegend positief, de betrokken partijen ervaren een aantal duidelijke winstpunten ten opzichte van een traditionele aanpak. Maar ook zijn er een aantal verbeterpunten naar voren gekomen die mede hebben geleid tot deze aanpassing van het Integraal Evenementenplan. Hieronder wordt een overzicht gegeven van de winstpunten en aandachtspunten ten aanzien van de toepassing van het Integraal Evenementenplan, die uit de evaluatiebijeenkomsten naar voren zijn gekomen. Winstpunten • Eén vergunning aanvraag in de vorm van het Integraal Evenementenplan, waardoor kan worden volstaan met één korte en bondige evenementenvergunning; • De risicobenadering die als basis is gekozen voor het Integraal Evenementenplan wordt als positief ervaren. De vervolgstappen en maatregelen kunnen hierop worden afgestemd en overbodige voorschriften worden niet meer opgenomen in het Integraal Evenementenplan of de vergunning; • Veel deelbesluiten konden uit de vergunning worden geschrapt omdat deze niet meer nodig waren; • De organisator van het evenement krijgt een actieve rol en meer verantwoordelijkheden. Ook moet de organisator al in een vroeg stadium duidelijke informatie aanleveren over de aard, omvang en activiteiten van het evenement; • Multidisciplinaire aanpak, alle partijen werken als partners samen aan een integraal plan; • Meer aandacht voor deregulering. Aandachtspunten • Een goede werkstructuur is belangrijk om te voorkomen dat te veel mensen tegelijk rond de tafel zitten wat ten koste gaat van de efficiency; • Het doorlopen van het stappenplan van het integraal evenementenplan vergt kennis van zaken. Ondersteuning voor de organisator is daarom wenselijk; • Het Integraal Evenementenplan en het evenementenbeleid van de Sector Veiligheid Noord- en Midden-Limburg en de Veiligheidsregio Limburg-Zuid overlappen elkaar deels; • De verantwoordelijkheid verschuift deels naar de organisator van het evenement. Dit laat echter onverlet de rol van de overheid op het gebied van openbare orde en veiligheid; • Digitalisering zou het Integraal Evenementenplan nog interessanter maken om toe te passen. Vervolgstappen Op basis van het bovenstaande is het Integraal Evenementenplan afgestemd met de Sector Veiligheid Noord- en Midden-Limburg en de Veiligheidsregio Limburg-Zuid (zie hoofdstuk 3). Daarnaast is het stappenplan nogmaals kritisch bekeken en waar nodig aangevuld of verduidelijkt. Hierbij is ook aandacht geschonken aan de werkstructuur. Daarnaast zijn afspraken gemaakt met de stichting Vitaal Kapitaal Limburg, wat betreft de ondersteuning van organisatoren van evenementen bij de toepassing van het Integraal Evenementenplan. Voor meer informatie zie: www.vitaalkapitaallimburg.nl.

8

Digitalisering van het stappenplan Integraal Evenementenplan is niet doorgevoerd. Aangezien de inhoudelijke elementen, zoals het aanvraagformulier grotendeels uit het plan zijn geschrapt is de noodzaak tot digitalisering van het plan afgenomen. Het plan is met name procedureel van aard. De digitalisering van vragenlijsten, risico-analyses en dergelijke is dan ook primair de taak van de inhoudelijke verantwoordelijke partijen zoals gemeenten en veiligheidsregio’s. In dit kader wordt tevens gewezen op het initiatief van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten om te komen tot een model voor een digitaal aanvraagformulier ten behoeve van evenementenvergunningen (zie ook paragraaf 3.3).

9

3.

AFSTEMMING MET ANDERE INITIATIEVEN

3.1.

Afstemming met Veiligheidsregio’s

Naar aanleiding van de toepassing van het stappenplan Integraal Evenementenplan in de praktijk en de evaluatie hiervan, bleek dat op een aantal punten een overlap was met het multidisciplinair evenementenbeleid van de Sector Veiligheid Noord- en Midden-Limburg en de Veiligheidsregio LimburgZuid. Naar aanleiding hiervan is overleg gevoerd met beide Veiligheidsregio’s en zijn afspraken gemaakt om hun beleid en het stappenplan Integraal Evenementenplan beter op elkaar af te stemmen. Op basis van deze afspraken zijn overlappingen met het multidisciplinair evenementenbeleid zoveel mogelijk verwijderd, waarbij als uitgangspunt geldt dat het multidisciplinair evenementenbeleid zich richt op de inhoud en het stappenplan Integraal Evenementenplan op het proces. Tevens is door de veiligheidsregio’s aandacht gevraagd voor de kennis en verantwoordelijkheden van overheid en hulpdiensten op het gebied van openbare orde en veiligheid. In dat kader achten zij het van belang dat deze partijen op het gebied van openbare orde en veiligheid een zware stem krijgen bij de risicoanalyse. Meer concreet heeft dit ertoe geleid dat de meer inhoudelijke elementen, zoals het modelaanvraagformulier en het risicoprofiel evenementen geen onderdeel meer uitmaken van het stappenplan Integraal Evenementenplan. Het multidisciplinair evenementenbeleid van de Sector Veiligheid Noord- en Midden-Limburg en de Veiligheidsregio Limburg-Zuid wordt naar verwachting binnenkort vastgesteld. Zowel de Provincie als de Sector Veiligheid Noord- en Midden-Limburg en de Veiligheidsregio Limburg-Zuid zijn ervan overtuigd dat de verschillende initiatieven elkaar nu goed aanvullen. Er ligt op dit moment een uniform kader op basis waarvan vergunningverlening voor (grootschalige) evenementen is vereenvoudigd. Voor de meest actuele versie van het evenementenbeleid van de Sector Veiligheid Noord- en MiddenLimburg en de Veiligheidsregio Limburg-Zuid wordt verwezen naar hun websites: Sector Veiligheid Noord- en Midden-Limburg: www.sectorveiligheidnml.nl Veiligheidsregio Limburg-Zuid: www.ggdzl.nl 3.2.

Wielerplan

Het Huis voor de Sport Limburg heeft in opdracht van de Provincie het Limburgs Wielerplan 2007-2012 opgesteld (zie www.huisvoordesportlimburg.nl). In dit wielerplan wordt ook ingegaan op evenementenbeleid ten aanzien van wielerevenementen. Naar aanleiding van het Integraal Evenementenplan van 15 januari 2007 heeft het Huis voor de Sport Limburg een aantal aandachtspunten kenbaar gemaakt aan de Provincie, te weten: •

•

De verschillende initiatieven op het gebied van evenementen, zoals het Wielerplan, het Integraal Evenementenplan en het evenementenbeleid van de Veiligheidsregio’s moeten beter op elkaar worden afgestemd; In het kader van evenementenbeleid moet ook aandacht zijn voor evenementen die plaatsvinden in meerdere gemeenten, zoals wielerwedstrijden;

10

•

• •

Er moet worden gekomen tot één provinciale evenementenkalender en indien mogelijk tot een digitale routeplanner, om te voorkomen dat evenementen elkaar overlappen wat betreft locatie (routes en tochten) en tijdstippen. In dit kader pleit het Huis voor de Sport Limburg ook voor een meldingsplicht voor alle evenementen. Het heeft de voorkeur de vergunningaanvraag te digitaliseren; Ten slotte pleit het Huis voor de Sport Limburg voor het oprichten van een adviesorgaan, dat gemeenten van advies kan voorzien wat betreft de organisatie van (grensoverschrijdende) evenementen en eventueel de evenementenkalender kan beheersen.

Mede naar aanleiding van de opmerkingen van het Huis voor de Sport Limburg is gekomen tot onderhavige aanpassing van het stappenplan Integraal Evenementenplan. Mede met als doel om te komen tot betere afstemming met andere initiatieven op het gebied van evenementen. Zo wordt in het stappenplan meer rekening gehouden met grensoverschrijdende evenementen. Daarnaast zijn afspraken gemaakt met de stichting Vitaal Kapitaal Limburg, wat betreft de ondersteuning van organisatoren van evenementen, maar indien gewenst natuurlijk ook gemeenten, bij de toepassing van het Integraal Evenementenplan en de organisatie van (grootschalige) evenementen. Verder kan worden gemeld dat zowel de Sector Veiligheid Noord- en Midden-Limburg en de Veiligheidsregio Limburg-Zuid voor hun betreffende regio’s een evenementenkalender hebben opgesteld. Op dit moment wordt bezien hoe deze kunnen worden geoptimaliseerd, bijvoorbeeld door het aangeven van evenementenlocaties met behulp van Google Earth. Tot slot wordt opgemerkt dat er geen noodzaak meer bestaat tot digitalisering van het stappenplan Integraal Evenementenplan, aangezien de inhoudelijke elementen grotendeels zijn geschrapt. Digitalisering is primair de taak voor de inhoudelijk verantwoordelijke partijen. 3.3.

Initiatieven Rijk en Vereniging van Nederlandse Gemeenten

Niet alleen binnen de provincie Limburg spelen diverse initiatieven op het gebied van evenementen. Ook op rijksniveau en door de VNG worden diverse initiatieven genomen. Zo heeft staatssecretaris Bijleveld op 1 november 2007 aangekondigd dat het voor vrijwilligers makkelijker wordt evenementen te organiseren. Concreet worden door de staatssecretaris de volgende veranderingen voorgesteld: • • • •

Ze hoeven nog maar één evenementenvergunning aan te vragen; Burgemeester en wethouders kunnen evenementen aanwijzen waarvoor geen vergunning nodig is, waardoor een melding voldoende is; Er is geen vergunning meer nodig voor het plaatsen van voorwerpen op of aan de weg; De collectevergunning wordt een doorlopende vergunning.

De VNG heeft in 2007 haar model-Algemene Plaatselijke Verordening (APV) aangepast waarbij ook wat betreft de evenementenvergunning een nieuwe slag is gemaakt. Verschillende deelvergunningen op basis van de APV zijn in het nieuwe model samengevoegd tot één evenementenvergunning. Daarnaast is de mogelijkheid gecreëerd voor burgemeester en wethouders om evenementen aan te wijzen waarvoor geen vergunning is vereist. In de model-APV is hiervoor een algemene bepaling opgenomen die bepaalt dat de vergunningplicht voor kleine evenementen, zoals bijvoorbeeld straatfeesten of buurtbarbecues niet geldt. De VNG geeft aan dat het geheel afschaffen van de evenementenvergunning niet mogelijk is, gelet op de risico’s op het gebied van openbare orde en veiligheid. Voor middelgrote en grote evenementen blijft de vergunningplicht dan ook bestaan. Daarnaast is de VNG bezig met het ontwikkelen van een digitaal formulier, waarmee de organisator van een evenement door middel van het invullen van een

11

beslisboom wordt geleid naar het al dan niet verrichten van een melding of een aanvraag voor een evenementenvergunning. Naar verwachting zal dit digitale aanvraagformulier, met bijbehorende aanpassing van de model-APV, voorjaar 2008 aan de leden van de VNG worden aangeboden. Op basis van het bovenstaande kan worden geconcludeerd dat de initiatieven van Rijk en VNG goed aansluiten op het stappenplan Integraal Evenementenplan. De noodzaak tot digitalisering van het aanvraagformulier evenementenvergunning is door de initiatieven van de VNG achterhaald.

12

4.

STAPPENPLAN INTEGRAAL EVENEMENTENPLAN

4.1.

Algemeen

In dit hoofdstuk wordt het stappenplan voor het opstellen van een integraal evenementenplan beschreven. Dit stappenplan vormt een leidraad voor de organisator, overheid en hulpdiensten tot het opstellen van een integraal evenementenplan wat uiteindelijk als basis moet dienen voor één integrale evenementenvergunning. Dit neemt uiteraard niet weg dat per deelaspect (bv. veiligheid, verkeer, drank en horeca etc.) een afzonderlijke afweging moet worden gemaakt. Het plan bestaat uit een aantal stappen waarbij in hoofdlijnen een efficiënte afstemming wordt gemaakt tussen de risico’s, welke afhankelijk zijn van het soort evenement, en de wet- en regelgeving die van toepassing is in de betreffende situatie (soort evenement, omvang, omgeving, etc.). De maatregelen worden afgestemd op de gesignaleerde risico’s. Deze maatregelen hebben tot nu toe veelal bestaan uit vergunningen, ontheffingen en voorschriften op basis van alle geldende wet- en regelgeving. In de nieuwe opzet worden vanuit een risicomanagement perspectief de maatregelen zo opgesteld dat, afhankelijk van het te organiseren evenement, een maatwerkvorm gekozen kan worden. Dit natuurlijk in afstemming met alle partijen waardoor toch wordt voldaan aan de ter zake geldende regelgeving, doch de afgegeven vergunningen, voorschriften en ontheffingen tot een minimum kunnen worden beperkt. Wanneer duidelijk is welke maatregelen getroffen dienen te worden, kunnen ook de bijkomende verantwoordelijkheden van de verschillende betrokken partijen worden ingevuld. Bij dit stappenplan is veel aandacht voor vermindering van administratieve lasten. Niet alleen door middel van de risicoaanpak waardoor overbodige besluiten en voorschriften worden geschrapt, maar ook door een hulpmiddel te bieden waardoor het makkelijker wordt om je aan de geldende wet- en regelgeving te houden. Het stappenplan Integraal Evenementenplan kan dan ook worden gezien als navigatiesysteem om te komen tot een vergunningaanvraag in de vorm van een integraal evenementenplan op basis waarvan één evenementenvergunning kan worden verleend. Hieronder zal het stappenplan worden besproken. 4.2.

Het stappenplan

De procedure om van het voornemen om een grootschalig evenement te organiseren te komen tot de uiteindelijke integrale evenementenvergunning wordt in deze paragraaf uitgewerkt. Bij uitvoering in de praktijk zal niet elke stap volgtijdelijk hoeven plaatsvinden. Zo kunnen bijvoorbeeld stap 1 en 2, het invullen van het aanvraagformulier en het samenstellen van de organisatie, gelijktijdig plaatsvinden. Op de volgende pagina in figuur 1 is het stappenplan Integraal Evenementenplan schematisch weergegeven. Vervolgens worden de verschillende stappen toegelicht.

13

2. Afstemming organisator, gemeente en hulpdiensten

1. Evenement & specificatie

3. Risico analyse

5. Integraal evenementenplan

0. Analyse wet - en regelgeving

4. Verantwoorde lijkheden en eigenaarschap risico ’s

6. Vergunning verlening

7. Operationeel draaiboek

Figuur 1: stappenplan Integraal Evenementenplan

14

De voorbereiding van een grootschalig evenement en het doorlopen van het stappenplan vraagt de nodige tijd. Daarnaast is uit de risicoanalyse die is gehouden in het kader van de ontwikkeling van de eerste versie van het Integraal Evenementenplan” gebleken dat “inspraak omwonenden” als een van de grootste risico’s uit de bus kwam. Op basis hiervan wordt voorgesteld om grootschalige evenementen zorgvuldig voor te bereiden en belanghebbenden reeds tijdens de voorbereidingsfase te betrekken bij het besluitvormingsproces. Op deze wijze wordt getracht te voorkomen dat het doorgaan van evenementen in gevaar komt doordat belanghebbenden bezwaar of beroep aantekenen. Ter indicatie van het tijdpad wat nodig is voor vergunningverlening is het onderstaande schema opgenomen. Afhankelijk van de omstandigheden kan de doorlooptijd in de praktijk korter of langer zijn. Het tijdpad is opgesteld op basis van de afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht, de uniforme openbare voorbereidingsprocedure. Bij deze procedure worden belanghebbenden in de gelegenheid gesteld hun zienswijze kenbaar te maken over het ontwerpbesluit. Als gemeenten deze procedure willen gebruiken dan moet deze door middel van een afzonderlijk besluit van toepassing worden verklaard. Deze procedure kan met name bij grootschalige evenementen van toegevoegde waarde zijn. Bij kleinere evenementen kan worden volstaan met de “normale” procedure van hoofdstuk 4 van de Algemene wet bestuursrecht.

Activiteit Ontvangst aanvraag Afstemming relevante partijen en uitvoeren risicoanalyse Advisering door relevante partijen, verdelen van verantwoordelijkheden en aanwijzen risico-eigenaars Afronden integraal evenementenplan Ontwerpvergunning verlenen en ter inzage leggen (+ preparatie op evenement) Aanpassen ontwerpvergunning en definitieve vergunning verlenen (+ preparatie op evenement) Bezwaartermijn (+ preparatie op evenement) Totaal Evaluatie binnen 2 weken na afloop van het evenement Figuur 2: tijdpad toepassing stappenplan Integraal Evenementenplan

Duur / doorlooptijd 4 weken 4 weken 4 weken 6 weken 2 weken 6 weken 26 weken

4.2.1. Stap 0: Analyse wet- en regelgeving Op het gebied van evenementen is een enorme hoeveelheid wet- en regelgeving van toepassing. Het is in het kader van vergunningverlening van belang om te allen tijde een actueel beeld te hebben van de geldende wet- en regelgeving. Inventarisatie en het bijhouden van de voor het evenement relevante weten regelgeving is een taak voor het bevoegd gezag, in casu gemeenten, en is een continu proces. Een gemeente, of professionele organisator heeft daarmee een actueel overzicht van geldende wet- en regelgeving op het gebied van evenementen beschikbaar. Desgewenst kan een onderverdeling plaatsvinden naar wetgeving op nationaal, provinciaal en lokaal niveau. NB. De omvang van de betreffende gemeente speelt een rol bij het bijhouden van deze specifieke weten regelgeving. Indien het hier een relatief kleine gemeente betreft met een beperkte capaciteit voor deze stap, is aan te raden dat deze gemeente, bij het opportuun worden van een te organiseren grootschalig 15

evenement, informatie inwint bij andere gemeenten of derde partijen (bijv. een professionele organisator). Idealiter zou door de Limburgse gemeenten een kennisbank (in de vorm van bijvoorbeeld een e-room) van actuele wet- en regelgeving op het gebied van grootschalige evenementen kunnen worden ontwikkeld. De geldende wet- en regelgeving vormt tevens een belangrijke input voor het aanvraagformulier dat moet worden gehanteerd bij stap 1 evenement & specificatie. 4.2.2. Stap 1: Evenement en specificatie Het stappenplan Integraal Evenementenplan is alleen bedoeld voor grootschalige evenementen en middelgrote evenementen met een hoog risicoprofiel. In het geval van kleinschalige evenementen, zoals een straatfeest of een barbecue, kan op basis van de nieuwe model APV van de VNG worden volstaan met een melding. Om te beginnen moet allereerst de omvang en (risico)profiel van het evenement worden bepaald. De Sector Veiligheid Noord- en Midden-Limburg en de Veiligheidsregio Limburg-Zuid hebben in hun evenementenbeleid instrumenten ontwikkeld met behulp waarvan de omvang en het (risico)profiel van het evenement kan worden vastgesteld. Hierdoor wordt duidelijk om welk categorie evenement het gaat en kan worden bepaald of het evenement geschikt is voor toepassing van het stappenplan Integraal Evenementenplan. Op basis van het gecategoriseerde evenement kan een eerste indicatie risicoprofiel met hieraan inherente risico’s worden opgemaakt door de organisatie en/of de lokale overheid. Het risicoprofiel zal bij het OLS anders zijn dan bij bijvoorbeeld een voetbalwedstrijd Fortuna Sittard - MVV. Ter indicatie: dit onderdeel kan bijvoorbeeld via de website van een gemeente worden gespecificeerd. Daarbij vindt al een eerste scheiding tussen grote en kleine evenementen plaats. Is sprake van een grootschalig evenement of een middelgroot evenement met een hoog risicoprofiel dan biedt het stappenplan Integraal Evenementenplan een oplossing. Allereerst wordt door de organisator een aanvraagformulier voor een evenementenvergunning ingevuld. Het ingevulde aanvraagformulier moet niet alleen algemene informatie over het evenement bevatten, maar daarnaast ook voldoende informatie om een eerste risico-inventarisatie te kunnen maken. Dit betreft de zogenaamde “standaard”risico’s, ofwel risico’s die te verwachten zijn bij een doorsnede van de meeste grootschalige evenementen. Het door de VNG in ontwikkeling zijnde digitale aanvraagformulier zou hiervoor in de toekomst kunnen worden gebruikt. Daarnaast wordt verwezen naar de aanvraagformulieren uit het evenementenbeleid van de Sector Veiligheid Noord- en Midden-Limburg en de Veiligheidsregio LimburgZuid. De organisator stuurt het ingevulde vragenformulier als voorlopige aanvraag naar de gemeente en maakt het evenement in overleg met de gemeente kenbaar aan eventuele belanghebbenden zoals omwonenden van het evenemententerrein. In de meeste gevallen zal de gemeente, als bevoegd bestuursorgaan deze regierol vervullen. Daarnaast maakt de organisator een risico-inventarisatie op basis van het specifieke evenement. Dit betreft de niet-standaard risico’s die niet in het aanvraagformulier voorkomen en uniek zijn voor het evenement. De risico-inventarisatie is van belang voor de uitvoering van stap 2 (afstemming organisator, gemeente en hulpdiensten) en stap 3 (risico-analyse). In bijlage 1 is een risico raamwerk opgenomen waarop de risico-inventarisatie gebaseerd kan worden.

16

4.2.3. Stap 2: Afstemming organisator, gemeente en hulpdiensten Na de specificatie van het evenement is het van belang een goed overzicht te krijgen van alle partijen die bij de organisatie van het evenement betrokken moeten worden. In eerste instantie is het de taak van de organisator van het evenement en de gemeente om aan de hand van een stakeholderanalyse in beeld te brengen welke stakeholders moeten worden betrokken. Vervolgens moet in gezamenlijk overleg met de stakeholders worden vastgesteld wie de regiorol krijgt wat betreft de vergunningverlening van het evenement. In beginsel wordt de regierol aan een gemeente gegeven. Dit kan echter variëren en bijvoorbeeld in nauw samenspel met de organisatie gebeuren. De keuze is onder andere afhankelijk van de grootte van de gemeente en de professionaliteit en ervaring van de organisator van het evenement. In het kader van de afstemming wordt bijzonder aandacht gevraagd voor evenementen, zoals wielerevenementen, die plaatsvinden binnen meerdere gemeenten. Alle gemeenten waar een dergelijk evenement doorheen gaat, en in bepaalde gevallen ook de provincie, moeten als stakeholder worden aangemerkt en worden betrokken bij de procedure. De belanghebbenden uit de stakeholderanalyse worden onderverdeeld naar hun verwachte rol. De figuur 3 hieronder is als voorbeeld voor het OLS ingevuld .

Figuur 3: Stakeholders ingevuld voor de governance rond het OLS Rollen van stakeholders kunnen per evenement anders belegd worden. Dit heeft te maken met het eigenaarschap van geïdentificeerde risico’s en hun bijbehorende de maatregelen die belegd worden bij de belanghebbenden. Een verdere uitleg van het model in figuur 2 is te vinden onder stap 4 (verantwoordelijkheden en eigenaarschap risico’s).

3

NB. De invulling van het schema is op basis van ‘expert judgment’ samengesteld en niet geverifieerd met de stakeholders.

17

Vervolgens wordt het ingevulde aanvraagformulier aan deze stakeholders verzonden en worden zij bijeengeroepen voor een afstemmingsoverleg. Tijdens dit overleg wordt het evenement besproken, wordt de uitgevoerde eerste risico-inventarisatie beoordeeld en een inschatting gemaakt van de bijdrage die van iedere afzonderlijke partij wordt verwacht. Gemeenten, hulpdiensten (politie, brandweer, GHOR) en eventueel andere stakeholders vullen het aanvraagformulier waar nodig aan. Door in een vroeg stadium een afstemmingsoverleg te houden is van begin af aan een integrale aanpak verzekerd. Vervolgens dienen de stakeholders het evenement te beoordelen en gezamenlijk hun reactie hierop te geven inclusief de bijbehorende input voor het evenementenplan. Hierbij is het van belang om in een vroeg stadium al zoveel mogelijk informatie boven tafel te krijgen. Een duidelijke communicatie en afstemming zijn hiervoor onontbeerlijk. Zo zal een gemeente minimaal verantwoordelijk zijn voor de openbare orde en veiligheid rond een evenement en het toezicht op het naleven van de bijkomende verplichtingen. De risico-inventarisatie, die met de stakeholders is afgestemd en waar nodig aangevuld, dient als input voor de risicoanalyse van stap 3. 4.2.4. Stap 3: Risicoanalyse Op basis van het in stap 1 vastgestelde risicoprofiel van het evenement en de onderkende en afgestemde risico-inventarisatie wordt een gezamenlijke risicoanalyse uitgevoerd. Vertegenwoordigers van de bij het evenement betrokken partijen (organisatie, overheden, hulpdiensten, etc.) worden uitgenodigd om vanuit hun expertise een inschatting te maken van de risico’s. Risico’s worden onderbouwd door feiten te verzamelen van de lokale situatie waar het evenement gehouden zal worden. Door de workshopdeelnemers wordt een inschatting gemaakt wat betreft de kans van optreden en de impact van een risico op het evenement (veelal op basis van ervaring en gevoel). Het is essentieel voor een adequate risicoanalyse dat de workshopdeelnemers bestaan uit een juiste samenstelling van vertegenwoordigers van de stakeholders met kennis van zaken. Voor de risicoanalyse kunnen diverse bestaande instrumenten worden gebruikt, echter het basisprincipe van risicoanalyse (waarschijnlijkheid van optreden versus impact) blijft altijd prominent aan de orde. Ter illustratie wordt verwezen naar de risicoanalyses zoals deze wat betreft veiligheid en openbare orde worden gebruikt door de Sector Veiligheid Noord- en Midden-Limburg en de Veiligheidsregio Limburg-Zuid. Inschatting van de impact van een bepaalde dreiging vindt plaats op basis van het ‘bruto’-risico, ofwel uitgaande van de risico’s zonder bestaande of toekomstige maatregelen in ogenschouw te nemen. De regie van de risicoanalyse zal in beginsel door de gemeente worden gevoerd omdat de risicoanalyse in feite de basis is voor de vergunningverlening. Door de gemeente de regie te geven verandert de rol van de overheid in het hele proces. Gelet op de kennis en verantwoordelijkheden van overheid en hulpdiensten op het gebied van openbare orde en veiligheid, wordt geadviseerd om deze professionele partijen op het gebied van openbare orde en veiligheid een zware stem te geven bij de risicoanalyse. Op basis van de uitgevoerde risicoanalyse kan vervolgens een inschatting worden gemaakt met behulp van een risicomatrix, waarbij de risico’s uitgezet zijn in termen van waarschijnlijkheid en impact. De risico’s zijn onder te verdelen in 4 categorieën, variërend van categorie I risico’s met kleine kans en impact tot categorie IV risico’s met grote kans en impact. Aan de hand hiervan kunnen de risico’s die door

18

de stakeholders als het belangrijkst zijn ingeschat, worden geprioriteerd. Op basis van de prioritering van risico’s kan worden beoordeeld of er mogelijkheden bestaan tot verdere administratieve lastenverlichting. Zo is het bijvoorbeeld aan te bevelen om risico’s met een lage kans en impact niet altijd af te dekken met complexe en tijdrovende besluiten. Daarnaast is het ook mogelijk om bepaalde risico’s via het privaatrecht af te dekken in plaats van door middel van publiekrechtelijke besluiten en voorschriften. Om een inzicht te geven in de mogelijkheden tot administratieve lastenverlichting, zijn de risico’s een viertal categorieën geplaatst, globaal weergegeven in figuur 4.

Figuur 1: Risicomatrix ingedeeld per categorie Bij deze categorieën kunnen de volgende vragen gesteld worden om de mogelijkheden tot administratieve lastenverlichting duidelijk te krijgen. a.

Wat zijn de grootste risico’s? (categorie IV) Zijn deze risico’s onderkend en op waarde geschat? Welke wet- en regelgeving is op deze risico’s van toepassing? Welke additionele maatregelen kunnen getroffen worden, mogelijk langs een privaatrechtelijke weg (overeenkomsten) om deze risico’s verder te minimaliseren? Is het restrisico voldoende beheerst om een gezamenlijke acceptatie door de partijen te verkrijgen?

b.

Wat zijn de laagst geschatte risico's? (categorie I) Welke wet- en regelgeving is hierop van toepassing? Is het wel nodig om al deze risico’s af te dekken in het evenementenplan? Zijn er mogelijkheden tot administratieve lastenverlichting?

c.

Wat zijn de risico's die tussen de laagst en de hoogst geschatte risico’s liggen? (categorie II en III). Welke maatregelen moeten worden genomen om deze risico’s te kunnen beheersen? Moet dit in het evenementenplan worden geregeld of zijn er alternatieven beschikbaar of wellicht mogelijkheden tot administratieve lastenverlichting?

Van groot belang is dat deze blokken worden afgestemd met de betrokken partijen uit de risicoprioritering in een zogenaamde ‘koppelsessie’. In deze koppelsessie wordt geldende de wet- en regelgeving uit Stap 0 ‘gekoppeld’ met de geprioriteerde risico’s om uiteindelijk tot een duidelijke verantwoordelijkheidsverdeling te komen (in stap 4). Deze koppelsessie kan gestructureerd worden

19

volgens een aantal mogelijke risicomanagementstrategieën (opgesteld in algemene termen) om met risico's om te gaan, namelijk: • Vermijden: De gemakkelijkste wijze om niet aan een risico blootgesteld te worden, is het (indien mogelijk) bewust vermijden ervan. Wanneer iets te gevaarlijk is, het risico te groot is, of de gevolgen niet te overzien zijn waardoor voldoende maatregelen niet te nemen zijn, kan worden besloten het risico uit de weg te gaan, bijvoorbeeld door te besluiten dat een bepaalde activiteit gedurende het evenement niet zal plaatsvinden. Dit vereist echter wel dat het risico bekend is en onderkend wordt; • Verminderen: Het verminderen van een risico kan op twee manieren gebeuren. Enerzijds is het mogelijk de kans van het risico te verkleinen door preventieve beheersmaatregelen door te voeren. Dit is een maatregel die alleen nut heeft voorafgaand aan een optredend risico (ex ante). Anderzijds is het mogelijk om de impact te beperken door middel van repressieve maatregelen. De (voorbereidingen voor) deze maatregelen worden weliswaar getroffen voordat de ongewenste gebeurtenis plaats heeft, het echte nut van de maatregel bewijst zich echter pas nadat het risico is opgetreden (ex post). Een goede mix tussen preventieve en repressieve maatregelen moet worden gezocht, zodat een optimale beheersing kan worden uitgevoerd. Alle maatregelen tezamen levert het doel van de beheersmaatregelen op, namelijk de omvang van het risico, product van kans en impact, zo klein mogelijk te maken; • Overdragen: Risico's dienen daar gelegd te worden waar ze het beste gedragen en beheerst kunnen worden. Door te bepalen bij welke partij het risico moet komen te liggen, kan de allocatie van de verschillende risico's geoptimaliseerd worden (denk hierbij vooral aan contractafspraken, waarbij bijvoorbeeld het ingehuurde cateringbedrijf contractueel verantwoordelijk wordt gemaakt voor het naleven van alle relevante wet- en regelgeving op het gebied van voedsel en waren). Indien het niet mogelijk is om een risico aan een betreffende partij toe te wijzen, is het veelal mogelijk om verzekerd te worden tegen het betreffende risico; • Accepteren: Het accepteren van een risico betekent dat de impact van een betreffend risico onderkend wordt, maar zonder verder maatregelen aanvaard wordt (laisser faire). Redenen om een risico te accepteren zijn bijvoorbeeld: Het risico is verwaarloosbaar Er is geen mitigerende maatregel in te voeren om de gevolgen tegen te houden, te verminderen of de kans van het risico te verkleinen en het is het risico is (gegeven de omstandigheden) aanvaardbaar; Er is een alternatief beschikbaar voor het geval dat het risico optreedt; directe maatregelen zijn bijvoorbeeld vanuit financieel oogpunt derhalve niet wenselijk. De resultaten van de risicoanalyse die zijn verwerkt in de risicomatrix vormen samen met de resultaten uit de koppelsessie en de gekozen risicomanagementstrategie” input voor het afstemmen van de te nemen maatregelen (volgens het eigenaarschap van risico’s) en verantwoordelijkheden in stap 4.

20

4.2.5. Stap 4: Verantwoordelijkheden en eigenaarschap risico’s Op basis van de risicoanalyse zijn de risico’s van het betreffende evenement geprioriteerd op basis van kans en impact. Op basis van de uitkomsten van de risicoanalyse is vervolgens in een koppelsessie met de betrokken stakeholders bekeken of en zo ja op welke maatregelen noodzakelijk zijn om de geconstateerde risico’s te beheersen. De noodzakelijke maatregelen die hieruit naar voren komen moeten worden vastgelegd in het integraal evenementenplan. Er vindt dus een verschuiving plaats van het opleggen van standaardvoorwaarden na vergunningverlening, naar het beschrijven van maatwerkoplossingen en voorschriften waaraan de organisator van het evenement moet voldoen vooraf in het integraal evenementenplan. Om onduidelijkheden te voorkomen moet in het integraal evenementenplan niet alleen worden vastgelegd welke maatregelen genomen moeten worden en welke voorschriften in acht moeten worden genomen. Tevens moet in overleg met alle stakeholders vooraf eenduidig in het integraal evenementenplan worden vastgelegd wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van de betreffende maatregelen en wie is belast met het toezicht op de uitvoering en de naleving. In het evenementenplan wordt daarom vastgelegd wie waarvoor (voor welk risico) verantwoordelijk is en op welke manier (in hoofdlijnen, niet in details) betreffende maatregelen getroffen worden. Als voorbeeld hoe dit eruit kan zien, is de onderstaande tabel opgenomen.

Geïdentificeerd / geprioriteerd risico

Categorie

Risicostrategie / Maatregel

Verantwoordelijke partij

1. Risico X

Bijv. Cat. IV

Bijv. vermijden door:…

‘Partij 3’

2. Risico Y

Bijv. Cat. III

Bijv. accepteren door:…

‘Partij 1’

3. Risico Z

Bijv Cat. I

Bijv. overdragen door: …

‘Partij 2’

Figuur 5: Verantwoordelijke partij toegewezen per risico Als hulpmiddel bij het vaststellen van de verantwoordelijkheden, kan onderstaand model worden gebruikt. Hierin zijn de rollen van partijen verdeeld over de assen interne versus externe organisatie en korte versus lange termijn.

21

Figuur 6: Algemeen governance model In het zogenaamde “governance model” worden de elementen sturing, beheersing, verantwoording en toezicht in samenhang bekeken. Bij governance in de praktijk ligt de nadruk vaak op de elementen ‘beheersen’ en ‘verantwoorden’. In het governance model gaat het echter om een optimale samenhang tussen alle vier de dimensies: naast beheersen en verantwoorden dient ook gekeken te worden naar sturing en toezicht. Een dergelijke optiek impliceert dat wijzigingen in de beheerslijn consequenties hebben voor de sturingslijn en omgekeerd. Ook veranderingen in de verantwoordingslijn hebben in dit 4 model consequenties voor de overige dimensies. Hieronder worden de dimensies kort toegelicht . • Sturen Hier wordt richting gegeven aan het realiseren van organisatiedoelen van het evenement, onder meer door het inrichten van de organisatie en het vormgeven van de processen. • Beheersen Nadat een organisatie is ingericht, moet een stelsel van maatregelen en procedures worden ingevoerd en gehandhaafd. Hierdoor krijgt het bestuur van de evenementenorganisatie informatie over de vraag of de organisatie blijvend de juiste richting opgaat, dat wil zeggen de vastgestelde doelstellingen realiseert. • Verantwoorden Verantwoorden heeft betrekking op accountability: aan wie moeten degenen die verantwoordelijk zijn voor de sturing en beheersing verantwoording afleggen? In het geval van een evenement is dit veelal de overheidsinstantie belast met het verlenen van vergunningen van het betreffende evenement. Dit kunnen meerdere bestuurslagen zijn. • Toezicht Toezicht houden heeft betrekking op de wijze van opzet en uitvoering van het evenement, hoe het 4

Afgeleid uit de Deloitte bundel Samenwerken aan veiligheid, een governance model voor een nieuw politiebestel, 2006

22

gemanaged en bestuurd wordt en hoe en in welke mate verantwoording wordt afgelegd. Om goed toezicht te kunnen houden, wordt vaak een inspecterend of controlerend orgaan of samenhangend stelsel betrokken. Bij evenementen zijn dit veelal de lokale of regionale hulpdiensten en de inspectiediensten op landelijk niveau. • Toespitsing op het integraal evenementenplan Wanneer het bovenstaande governance model wordt ingevuld voor het integraal evenementenplan, zijn in het geval van het OLS een aantal duidelijke rollen te onderscheiden zoals weergegeven in Figuur 3. Daarbij moet wel vermeld worden dat verantwoordelijkheden kunnen verschuiven op basis van de uitkomsten van de risicoanalyse in stap 3 (geprioriteerde risico’s, maatregelen en betreffende risicomanagementstrategieën). Zo het afstemmen van organisatorische zaken in contracten in plaats van wet- en regelgeving een verschuiving betekenen van publieke naar private verantwoordelijkheid. Ook kan een gemeente bijvoorbeeld actief betrokken worden bij een deel van de organisatie van een evenement door middel vertegenwoordigers. In het governancemodel verschuift de gemeente dan van het vlak ‘Verantwoorden’ richting het vlak ‘Beheersen’ en zal op het grensvlak terechtkomen. Specifieke invulling van het governance model rond een evenement kan een verschuiving in het algemene governance raamwerk opleveren. 4.2.6. Stap 5: Integraal evenementenplan Het doorlopen van de stappen 1, 2, 3 en 4 leidt tot een integraal evenementenplan dat met alle betrokken actoren is afgestemd en waarbij rekening is gehouden met mogelijkheden voor administratieve lastenverlichting, bestaande uit tenminste de volgende elementen: Beschrijving van het evenement; Risicomatrix; Beschrijving van de noodzakelijke maatregelen en voorschriften; Governance: wie is waarvoor verantwoordelijk. Kortom in het integraal evenementenplan wordt beschreven wat voor een evenement zal worden gehouden,welke maatregelen worden genomen om het evenement veilig en met zo min mogelijk overlast te laten verlopen en wie verantwoordelijk is voor de uitvoering en controle hierop. In de ideale situatie is het dan ook niet meer nodig dat er inhoudelijke voorschriften aan de evenementenvergunning worden verbonden. Alle betrokken instanties hebben deze al vooraf kenbaar gemaakt en deze zijn verwerkt in het integraal evenementenplan. Dit houdt in dat het integraal evenementenplan ook voorschriften bevat ten aanzien van bijvoorbeeld brandveiligheid, geluid, hygiëne, drank en horeca, verkeer en vervoer en communicatie. Als het integraal evenementenplan gereed is wordt deze als vergunningaanvraag ingediend bij de betreffende gemeente. 4.2.7. Stap 6: Vergunningverlening Het integraal evenementenplan bevat een volledige beschrijving bevat van alle facetten van het evenement en alle maatregelen die worden genomen om het evenement veilig en zonder overlast te laten verlopen. De gemeente kan bij vergunningverlening dan ook volstaan met één integrale evenementenvergunning, onder verwijzing naar de vergunningaanvraag zijnde het integraal 23

evenementenplan. In bijlage 2 is een voorbeeld opgenomen van hoe een dergelijk besluit er uit zou kunnen zien. Zoals reeds eerder aangegeven wordt aangeraden om in het kader van de vergunningverlening de afdeling 3.4 van de Algemene Wet bestuursrecht (uniforme openbare voorbereidingsprocedure) van toepassing te verklaren. Deze procedure houdt in dat het ontwerpbesluit en de bijbehorende stukken 6 weken ter inzage worden gelegd. Gedurende deze periode kunnen belanghebbenden (zoals omwonenden) hun zienswijzen bekend maken. Door deze aanpak vervalt de bestaande bezwaarprocedure mogelijkheid. De belanghebbenden hebben wel nog de mogelijkheid van beroep maar dat dienen zij in te stellen bij de rechtbank. Het beroep heeft geen schorsende werking van de vergunning. Aangenomen wordt dat organisatie en/of gemeente in een eventuele gerechtelijke procedure sterker staan als met de belangen van omwonenden voldoende rekening is gehouden en zij in een zo vroeg mogelijk stadium betrokken zijn geweest. 4.2.8. Stap 7: Operationeel draaiboek In het belang van een goede uitvoering van het evenement wordt aanbevolen een operationeel draaiboek op te stellen. Dit draaiboek is gericht op de praktische uitvoering van het evenement. In de praktijk wordt veelal reeds gewerkt met operationele draaiboeken. Het operationeel draaiboek vormt geen onderdeel van het integraal evenementenplan. Het is wel van belang om een duidelijke koppeling te leggen tussen het integraal evenementenplan en het operationeel draaiboek, bij voorkeur in de evenementenvergunning. Een operationeel draaiboek betreft alle operationele informatie over de locatie en de processen rond de organisatie van het evenement. Denk daarbij aan de elementen infrastructuur en logistiek, organisatie, personeel, materialen en plannen. Het opstellen en bijhouden van een operationeel draaiboek kan bijdragen aan: Coördinatie van taken bij overlappende en onderling afhankelijke werkzaamheden; Coördinatie van preventieve controles op naleving voorafgaand en tijdens aan het evenement. In aanvulling op de belangrijkste risico’s en de te treffen maatregelen uit het evenementenplan kunnen tevens scenarioplannen worden beschreven (contingencyplanning) waardoor afstemming tussen organisatie, gemeenten en de hulpdiensten onderling (politie, brandweer en GHOR) vergemakkelijkt wordt. Alle informatie uit de vergunning, opgesteld met behulp van de voorgaande stappen zoals het aanvraagformulier integraal evenementenplan, de uitkomsten van de risicoanalyse, maatregelen, verantwoordelijkheden en governancestructuur wordt gebruikt voor het opstellen van het Operationeel Draaiboek. 4.2.9. Tot slot: Eindevaluatie Nadat het evenement is gehouden is het van belang om met alle betrokken partijen gezamenlijk het evenement te evalueren. Eventuele klachten, problemen of onduidelijkheden die zich tijdens de voorbereiding van het evenement of gedurende het evenement zelf hebben voorgedaan zijn belangrijke leerpunten voor een volgende keer. De uitkomsten uit de evaluatie zouden aanleiding kunnen zijn tot aanpassing van het stappenplan Integraal Evenementenplan.

24

5.

Tips & Tricks

Tot slot een aantal tips & tricks om de toepassing van het integraal evenementenplan tot een succes te maken: • Samenwerking is de basis voor succes; Een goede samenwerking tussen alle betrokken partijen is noodzakelijk om te komen tot een goed integraal evenementenplan op basis waarvan één integrale evenementenvergunning kan worden verleend. Uiteraard met respect voor ieders taken en bevoegdheden. • Deregulering is meer dan het schrappen van regels; Deregulering bestaat niet alleen uit het schrappen van regels, ook uit de vereenvoudiging van de uitvoering. Het stappenplan Integraal Evenementenplan biedt een combinatie van deze twee aspecten. • Sta open voor een nieuwe aanpak; De werkwijze volgens het stappenplan Integraal Evenementenplan is anders dan de traditionele vergunningverlening. De succesvolle toepassing van het stappenplan Integraal Evenementenplan is niet mogelijk zonder een omslag in denken. • Zorg voor een werkbare organisatiestructuur; Maak de werkstructuur bij het doorlopen van het stappenplan Integraal Evenementenplan niet te complex. Zorg voor een klein integraal overleg dat verantwoordelijk is voor de coördinatie. Hieronder kunnen eventueel sub-overleggen worden gepositioneerd waarin deskundigen zitten op de verschillende vakgebieden. • Trap niet in de valkuil van volledige risico-indekking De risicobenadering van het stappenplan Integraal Evenementenplan is erop gericht de maatregelen af te stemmen op de specifieke risico’s van het evenement. Stem de maatregelen ook daadwerkelijk af op de resultaten van de risicoanalyse en weersta de verleiding om alle denkbare risico’s volledig te willen aftimmeren. Temeer omdat vaak de hiervoor noodzakelijke tijd en middelen ontbreken. • Probeer niet alles tot in detail te regelen Als een vergunning te gedetailleerd is kan dit in de praktijk leiden tot problemen als blijkt dat in de praktijk een bepaalde zaak net iets anders moet worden geregeld. Het is van belang om een bepaalde mate van flexibiliteit in de vergunning te waarborgen, zodat de vergunning niet bij ieder kleinigheidje moet worden aangepast.

25

BIJLAGE 1: ALGEMEEN RISICORAAMWERK EVENEMENTEN

Operationeel

Interne risico ’s

Veiligheid

Verkeer

Gezondheid

Terreur Brand Diefstal Vandalisme Geweld Alcoholmisbruik Paniek in menigte

Files Onbereikbaarheid parkeren

Voedsel Besmetting Overlast

Ruimtelijke ordening en milieu Afval en afvalwater Bodemverontreininging Organisatorisch Juridische Overlast Arbeidsomstandigheden Wet - en regelgeving Verantwoordelijkheid

Externe risico ’s

Financieel Budget Exploitatie

Personeel Kwaliteit Kwantiteit

Stakeholders en cli ënten Verenigingen Bezoekers Omwonenden VIPs Weersomstandigheden Extreme hitte Onweer

Samenwerking Organisatiestructuur Ondernemers Overheden Hulpdiensten Toezichthouders Sponsoren

Cultuur Leiderschap Vermogen tot veranderen Communicatie

Politiek bestuurlijke risico ’s Collegeprogramma Nieuwe wet - en regelgeving Imago Beleidsontwikkeling Windhoos

26

BIJLAGE 2: MODELBESLUIT EVENEMENTENVERGUNNING Burgemeester en Wethouders van … Gelet op het bepaalde in de betreffende artikelen van de Algemene wet bestuursrecht, de Drank- en Horecawet, het Besluit horeca-, sport- en recreatie-inrichtingen milieubeheer, de Wet Milieubeheer, de Wet op de Ruimtelijke Ordening, de wegenverkeerswetgeving, [aanvullen met andere relevante wetgeving zoals bijvoorbeeld de Zondagswet, de Wet Wapens en Munitie, de Luchtvaartwet etc.], de Algemene Plaatselijke Verordening en de Brandbeveiligingsverordening. Gezien het ingekomen evenementenplan [naam evenement] van [naam en adresgegevens aanvrager], nader te noemen “aanvragers”, welk plan aan dit besluit is gehecht. Gelet op het feit dat het ontwerpbesluit en het evenementenplan [naam evenement] met ingang van [datum] gedurende zes weken ter inzage heeft gelegen in het kader van de Uniforme openbare voorbereidingsprocedure van de afdeling 3.4 Algemene wet bestuursrecht. Naar aanleiding daarvan zijn wel / geen zienswijzen ontvangen. [indien zienswijzen zijn ontvangen moet hierop worden ingegaan in het besluit] Overwegende dat [hier motivering opnemen]. Geven toestemming tot het houden van [naam evenement], waarbij de volgende voorschriften in acht moeten worden genomen:

1.

Aanvragers moeten zich houden aan het evenementenplan [naam evenement].

2.

[eventuele andere voorwaarden die niet in het evenementenplan zelf opgenomen konden worden]

Burgemeester en Wethouders

27

BIJLAGE 3: LIJST VAN BETROKKEN ORGANISATIES EN PERSONEN

Organisatie Gemeente Nederweert Gemeente Weert Gemeente Maasgouw Gemeente Maastricht Gemeente Roermond Gemeente Heerlen Gemeente Landgraaf Gemeente Echt-Susteren Gemeente Valkenburg Schutterij St. Catharina Schutterij St. Antonius Schutterij St. Joris Stichting OLS 2007 Politie Limburg Zuid Politie Limburg Noord Brandweer Limburg Zuid Brandweer Limburg Noord Brandweer Nederweert Brandweer Parkstad Limburg Brandweer Sittard-Geleen GHOR Limburg Zuid GHOR Limburg Noord

Brandweer Noord- en Midden Limburg Huis voor de sport Limburg Deloitte Deloitte Deloitte Provincie Limburg Provincie Limburg Provincie Limburg Provincie Limburg Provincie Limburg Provincie Limburg

Naam Dhr. H. van den Waardenburg Dhr. H. Dierx Mw. I. Haasen Mw. N. Janssen Dhr. H. Voogt Dhr. F. Goethem Dhr. H. Mertens Dhr. N. Boymans Dhr. R. van Beek Dhr. J. Douven Dhr. J. Wauben Dhr. A. Cruijssen Dhr. P. Kneepkens Dhr. T. Geurts Dhr. B. Moonen Dhr. A. Korste Dhr. J. Speetjens Dhr. M. Teeuwen Dhr. W. Plug Dhr. B. Trienekens Dhr. J. Mueters Dhr. J. van Can Dhr. B. Videler Dhr. Verkooijen Dhr. T. Vullers Dhr. H. Kruijen Mw. M. Camps Mw. M. Smeets Mw. J. Castelijns Dhr. P. Ewalds Dhr. J. Opgenoort Dhr. P. Hofstra Dhr. H. Schreurs Dhr. A. Kernkamp Dhr. F. van Vloten Dhr. P. Orbons Dhr. E. Dehing Mw. H. Smeets Mw. S. Janssen-Dessart Mw. A. Hassink

28