A szabálytalanságkezelési eljárás összefüggései, gyakorlati működése Szabó Tamás Intézmény Ellenőrzési főosztályvezető 2015. december 17.
A szabálytalanság kezelés jogszabályi környezete Jogszabályi környezet: • A Bkr. 6. § (4) bekezdés a költségvetési szerv vezetője köteles szabályozni a szabálytalanság kezelés rendjét. Megjelenési formája: • Az SZMSZ mellléklete • vagy külön szabályzat
Alapfogalmak Szabálytalanság • annak a gyanúja, hogy az előírások megszegése sérti vagy veszélyezteti a források rendeltetésszerű felhasználását, • valamely létező szabálytól (törvény, rendelet, utasítás, szabályzat, stb.) való eltérés.
Típusa • korrigálható mulasztások vagy hiányosságok, • a fegyelmi-, büntető-, szabálysértési-, illetve kártérítési, eljárás megindítására okot adó cselekmények egyaránt beletartoznak. Előfordulása A szabálytalanság az államháztartás működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az állami feladatellátás bármely tevékenységében, az egyes műveletekben, stb. előfordulhat.
A szabálytalansági eljárás célja • a hibák, hiányosságok javításra, pótlásra kerüljenek, • szabályszerűen kerüljön végrehajtásra a gazdasági művelet, • csak az elszámolható, szabályosan keletkezett költség kerüljön kifizetésre, (két helyen számolják el) • az ismétlődő szabálytalanságok, tévedések és visszaélések megelőzése, megakadályozása, a megvalósítási rendszer hiányosságainak kiszűrése.
A szabálytalanságok fogalomköre Következmény szabálytalansági eljárás megindítás, amelynek során a szabálytalanság-felelős együttműködve a szabálytalansági eljárás vezetőjével feltárja az elkövetett szabálytalanságokat, tévedéseket, illetve visszaéléseket, valamint javaslatot tesz az ezek következtében szükségessé váló korrekciók megtételére az ügyvezető részére a szabálytalanságokra vonatkozó mindenkor érvényes hazai és uniós jogszabályoknak, valamint eljárásrendnek megfelelően.
A belső ellenőrzés szerepe a szabálytalanságok kezelésében • A belső ellenőrzés meghatározó szerepet játszik abban, hogy a szabálytalanságok elkövetésére utaló jelek azonosításra kerüljenek. (küldetés) • A belső ellenőrnek a szabálytalanságok kiemelkedően súlyos eseteit, illetve azok bekövetkezésének lehetőségét kell felismerni és megkülönböztetni.
• A belső ellenőrnek megfelelő ismeretekkel kell rendelkezni ezen jelek felismeréséhez, azonban az nem várható el tőlük, hogy olyan szaktudással rendelkezzenek, mint azok a személyek, illetve hatóságok, akiknek elsődleges feladata a szabálytalanságok feltárása és kivizsgálása. • A belső ellenőrzés felelős azért, hogy a (pénzügyi) irányítási és kontroll rendszer megfelelőségének és hatékonyságának vizsgálatával és értékelésével a szabálytalanságok bekövetkezését megelőzzék. Ez elsősorban az intézet azon tevékenységeire, működési területeire vonatkozik, ahol magas a szabálytalanságok előfordulásának kockázata. Ezek megakadályozása olyan feladatok végrehajtásából áll, amelyek kiküszöbölik az elkövetés lehetőségét, illetve korlátozzák az okozott kár mértékét.
Az ellenőrzések során a belső ellenőrnek értékelni kell • Az intézményi környezet elősegíti-e a tudatos ellenőrzést? • Valóságos szervezeti célokat és célkitűzéseket állítottak-e fel? • Léteznek-e írott eljárásrendek, amelyek meghatározzák a jogellenes tevékenységeket és a szükséges intézkedéseket, amennyiben ezen el_írások megszegését feltárták? • A információs csatornák ellátják-e a vezetést megfelelő és megbízható információval? • Kialakítottak-e megfelelő (pénzügyi) irányítási és kontroll rendszert, azt hatékonyan működtetik-e? • A szervezeten belül megvalósul-e a feladat- és hatáskörök megfelelő elkülönítése? • A belső ellenőrzés meghatározó szerepet játszik abban, hogy a szabálytalanság vagy csalás elkövetésére utaló jelek azonosításra kerüljenek.
Folyamatos értékeléssel a belső ellenőr javaslatokat és ajánlásokat ad: • az intézet igazgatójának a hatékonyabb kontroll rendszer működése érdekében. (kontroll rendszer megfelelő kiépítése, folyamatos javítása) • annak érdekében, hogy a szervezeten belüli eljárások és szabályzatok minél hatékonyabban akadályozzák meg a szabálytalanságok bekövetkezését, • minimalizálják azok bekövetkezésének lehetőségét.
A szabálytalanságok alapesetei • szándékosan okozott szabálytalanságok (félrevezetés, csalás, sikkasztás, megvesztegetés, szándékosan okozott szabálytalan kifizetés, stb.) • nem szándékosan okozott szabálytalanságok (figyelmetlenségből, hanyag magatartásból, helytelenül vezetett nyilvántartásból, stb. származó szabálytalanság)
A szabálytalanságok megelőzése a szabályozottság biztosítása, a szabálytalanságok megakadályozása, kezelése elsődlegesen a szervezet igazgatójának felelőssége. (az eljárási rend kialakítása, a szükséges intézkedések meghozatala, a kapcsolódó nyomon követés, a keletkezett iratanyagok elkülönített nyilvántartása) • a jogszabályoknak megfelelő szabályzatok alapján működjön a szervezet (szabályzatok harmonizálása, aktualizálása) • a szabályozottságot, illetve a szabályok betartását folyamatosan kísérje figyelemmel a vezető, • szabálytalanság esetén hatékony intézkedés szülessék, a szabálytalanság korrigálásra kerüljön annak a mértéknek megfelelően, amilyen mértéket képviselt a szabálytalanság. •
A szabálytalanságok észlelése a FEUVE rendszerében A szervezet valamely munkatársa észlel szabálytalanságot • • • •
Amennyiben a szabálytalanságot az intézet valamely munkatársa észleli, köteles értesíteni az osztályvezetőt, vagy a szervezeti egység vezetőjét. Amennyiben az osztályvezető, szervezeti egység vezetője az adott ügyben érintett, a munkatársnak a vezető felettesét, annak érintettsége estén az irányító szervet kell értesítenie. Ha a szervezeti egység vezetője megalapozottnak látja a szabálytalanságot, úgy arról értesíti az igazgatót. Az igazgatónak kötelessége gondoskodni a megfelelő intézkedések meghozataláról, illetve indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról.
A szervezet igazgatója észleli a szabálytalanságot •
Az igazgató, illetve a szervezeti egységek vezetőinek észlelése alapján a feladat, hatáskör és felelősségi rendnek megfelelően kell intézkedést hozni a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére.
A belső ellenőre észleli a szabálytalanságot • •
•
• • •
A belső ellenőr ellenőrzési tevékenysége során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúját észleli, haladéktalanul köteles értesíteni az intézet igazgatóját. A gazdálkodási rendet sértő, a személyi és anyagi felelősség megállapítása alapjául szolgáló mulasztások, szabálytalanságok, károkozások és egyéb jogsértő cselekmények gyanúja esetén a belső ellenőr köteles ellenőrzési jegyzőkönyvet felvenni. A belső ellenőr, illetve a saját maga által észlelt szabálytalanság gyanújának esetén köteles a költségvetési szerv vezetőjét, a költségvetési szerv vezetőjének érintettsége esetén, az irányító szerv vezetőjét haladéktalanul tájékoztatni és javaslatot tenni a megfelelő eljárás megindítására. (Bkr. 17. § f) pont). A költségvetési szerv vezetőjének ( annak érintettsége esetén az irányító szerv vezetőjének) kötelessége gondoskodni a megfelelő intézkedések meghozataláról, illetve az eljárások megindításáról. A belső ellenőrzés nyomon követi az intézkedéseket (Bkr. 10. §). Intézkedési tervet kell kidolgoznia a belső ellenőrzés megállapításai alapján, annak végrehajtása.
Külső ellenőrzési szerv észleli a szabálytalanságot • A külső ellenőrzési szerv szabálytalanságra vonatkozó megállapításait az ellenőrzési jelentés tartalmazza. A büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás • megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az • ellenőrző szervezet működését szabályozó törvény, rendelet alapján jár el (pl. ÁSZ, az EU ellenőrzést gyakorló szervei, stb.). • A szabálytalanságra vonatkozó megállapítások alapján az intézetnek intézkedési tervet kell kidolgozni.
SzabálytalansággaI kapcsolatos eljárások nyomonkövetése Az intézet igazgatója: • nyomon követi az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntéseket, illetve a megindított eljárások helyzetét, • figyelemmel kíséri az általa és a vizsgálatok során készített javaslatok végrehajtását, • a feltárt szabálytalanság típusa alapján a további „szabálytalanság-lehetőségeket” • beazonosítja, (a hasonló projektek, témák, kockázatok meghatározása) információt szolgáltat a belső ellenőrzés számára, elősegítve annak folyamatban lévő ellenőrzéseit, az ellenőrzési környezetre és a vezetési folyamatokat érintő eseményekre való nagyobb rálátást.
A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja • megakadályozza a különböző jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott előírások megszegését, (megelőzés) • keretet biztosítson ahhoz, hogy azok sérülése, megsértése esetén a megfelelő állapot helyreállításra kerüljön, • a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felelősség megállapítása, az intézkedések foganatosítása megtörténjen.
A szabálytalanságok/intézkedések nyilvántartása Az intézet igazgatója: • a szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratanyagok nyilvántartásának naprakész és pontos vezetéséről gondoskodik; • egy elkülönített, a szabálytalanságokkal kapcsolatos nyilvántartásban iktatni kell a kapcsolódó írásos dokumentumokat az iratkezelési szabályzat szerint. • nyilvántartja a megtett intézkedéseket, az azokhoz kapcsolódó határidőket; • a pályázati úton felhasználásra kerülő források, költségvetési előirányzatok tekintetében figyelembe veszi a kapcsolódó pénzügyi, lebonyolítási, számviteli és ellenőrzési szabályokat.
A szabálytalanság észlelését követő szükséges intézkedések, megindítása • A szervezet igazgatója felelős a szükséges intézkedések végrehajtásáért. • Büntető- vagy szabálysértési ügyekben a szükséges intézkedések meghozatala az arra illetékes szervek értesítését jelenti, az illetékes szerv a megfelelő eljárásokat megindítsa. • Fegyelmi ügyekben az igazgató vizsgálatot rendel el a tényállás tisztázására. A vizsgálatban való részvételre munkatársakat (indokolt esetben külső szakértőt) kér fel a munkajogi szabályok tiszteletben tartásával. • A vizsgálat eredménye lehet további vizsgálat elrendelése is. • ha a szabálytalanság megállapítását követően a felelősség eldöntéséhez és/vagy a hasonló esetek megelőzése érdekében szükséges intézkedések meghatározásához nem elég a rendelkezésre álló információ.
Büntetőeljárás megindítása • A Büntető Törvénykönyvről szóló 2012. évi C. törvény 4. § (1) bekezdése szerint: • bűncselekmény az a szándékosan vagy - ha a törvény a gondatlan elkövetést is bünteti - gondatlanságból elkövetett cselekmény, amely veszélyes a társadalomra, és amelyre a törvény büntetés kiszabását rendeli. • A pénzügy területen pl. számvitel rendjének megsértése, hűtlen kezelés, hanyag kezelés (gondatlan elkövetés), sikkasztás • A büntetőeljárásról szóló 1998. évi XIX. törvény (a továbbiakban Be.) 6. § (1) bekezdése kimondja, hogy a bíróságnak, az ügyésznek és a nyomozó hatóságnak – hivatali – kötelessége a törvényben foglalt feltételek megléte esetén büntetőeljárást megindítani. • A Be. 171. § (2) bekezdése előírja, hogy a hivatalos személy köteles a hatáskörében (pl: belső ellenőrzés során) tudomására jutott bűncselekményt feljelenteni. A feljelentést rendszerint az ügyészségnél vagy a nyomozó hatóságnál kell megtenni.
Kártérítési eljárás megindítása • A Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény 6:519. § kimondja, hogy aki másnak jogellenesen kárt okoz, köteles azt megtéríteni. • Mentesül a felelősség alól a károkozó, ha magatartása nem volt felróható. (Felróhatóság: úgy kell eljárni, ahogy az adott helyzetben általában elvárható.)
• A kártérítési eljárás megindítására a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény rendelkezései (elsősorban a XXIII. Fejezet, a munkaviszonyból és a munkaviszony jellegű jogviszonyból származó perek) az irányadók. • Kártérítési felelősség tekintetében irányadók továbbá a Munka Törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (Mt.) XIV. fejezet, • a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény (Kjt.) megfelelő rendelkezései.
Szabálysértési eljárás megindítása • A szabálysértésekről szóló 2012. évi II. törvény 1. § (1) bek. szerint szabálysértés az a e törtvény által büntetni rendelt tevékenység vagy mulasztás, amely veszélyes a társadalomra. • A pénzügyi-gazdálkodás területén a vámszabálysértések szerepelnek. • A törvény az általános eljárási szabályok között foglalkozik részletesen a szabálysértési eljárással, a 78. § (1) bekezdése kimondja, A szabálysértési eljárás feljelentés, vagy a szabálysértési hatóság vagy a bíróság hivatali hatáskörében szerzett tudomása, illetve a helyszíni bírság kiszabására jogosult szerv vagy személy általi észlelés alapján indul meg.
Fegyelmi eljárás megindítása • Fegyelmi eljárás, illetve felelősség tekintetében az Mt., a Kjt., megfelelő rendelkezései az irányadók.
ISO 9001:2009 szabvány • Az MSZ EN ISO 9001:2009 minőségbiztosítással / minőségirányítással foglalkozó szabványcsoport maghatározó tagja. Ez a szabvány tartalmazza a minőségirányítási rendszerrel kapcsolatos követelményeket. • A független tanúsító általi tanúsítás eljárása (auditálása) után a tanúsító kiállít az adott szervezetre egy tanúsítványt, amivel igazolja az ISO 9001 szerint kialakított minőségirányítási rendszer követelményeknek megfelelő működését.
Szabálytalanság kezelés a MIR-ben Helyesbítő tevékenység (Tevékenység egy észlelt nem megfelelőség okának megszüntetésére)
Megelőző tevékenység (Az előfordulás megelőzése érdekében hajtják végre)
Helyesbítő tevékenység • • • •
Hibát jelző ellenőrzési adatok, Balesetek, Reklamációk, beteg elégedetlenség, jelzések egyedi és ismétlődő problémákról.
• A hibákat, hiányosságokat tipizálják.
(Pl:
Szabályozatlansággal kapcsolatos)
• A tipizált szabálytalanság könnyebb, egyszerűbb, valamint egységesebb beazonosítást szolgálja. • Alkalmazása lehetővé teszi a hatékonyabb kockázatelemzést, s ennek nyomán a preventív szemlélet meghonosodhat.
Megelőző tevékenység • Helyesbítő tevékenységhez kapcsolódóan feltárt hiányosság általánosításból származó probléma megszüntetésekor, • Folyamatok teljesítményének elemzésekor, • Új folyamat, tevékenység, szolgáltatás bevezetésére történő felkészüléskor
Nem megfelelőség: 1. Rendszeres ellenőrzéskor tapasztalt eltérés
3. Külső audit
2. Minőségirányítási belső audit
4. Egyéb nem-megfelelőség
A nem-megfelelőség részletezése:
Dátum:
Aláírás:
A helyesbítő intézkedés kidolgozása, megvalósítása
Sorsz.
1.
1.
Munkaszakasz
Alkal mazott módsz er
Megoldás tervezése
Megoldás alkalmazása
Bevezetés dátuma:
Aláírás
Utóellenőrzés eredménye:
Dátum:
Aláírás
Felelős
Köszönöm a megtisztelő figyelmet!
