A RAKTÁRI JEGYZÉKEK SZÁMÍTÓGÉPES FELDOLGOZÁSA: ADATMODELLEZÉS ÉS SZABVÁNYOK
Boross István MNL Veszprém Megyei Levéltára
Juhász Zoltán Pannon Egyetem
Budapest Főváros Levéltára, 2014. május 6.
MÓDSZERTANI TANULMÁNY ÍRÁSA VeML – Pannon Egyetem együttműködése - pilotprojektek Külön fájlokban (word, excel) tárolt jegyzékek adatbázisba rendezésének kérdései Raktári jegyzék adatbázisunk 2 verziója (2010, 2012) 2011.04.14. veszprémi konferencián előadás, bemutató 2012-től új irány: adatmodell és koncepció Módszertani tanulmány (2013–2014)
A RAKTÁRI JEGYZÉK KIALAKULÁSA, ELŐZMÉNYEK A raktári jegyzék születése (1950–1971) Kodifikálás (LÜSZ, munkautasítás) Áttekintő raktári jegyzék 10/2002. NKÖM rendelet Digitális alakváltozás
SZÜKSÉG VAN-E A RAKTÁRI JEGYZÉKRE? Kifutó segédlet vagy továbbélő segédlet? A levéltári leírás és a raktári jegyzék egymáshoz való viszonya Raktári nyilvántartás? Adattartalma nélkülözhetetlen Megfelelő reformálás után megőrizhető
MIRE JÓ AZ ELEKTRONIKUS FORMÁTUM? Egységes adatszerkezet Egységes adatbevitel Kereshetőség Munkafolyamat menedzselése
Hatékonyság növelése
TARTALMI MODELL ELEMZÉSE Áttekintő és egyszerű raktári jegyzék Többszintűség Raktári egység – levéltári egység 2 szerkezeti alaptípus Tárgyilag nem tagolt iratsorozat (regisztratúra /iktatott iratok stb.) Tárgyilag tagolt iratsorozat
Adatelemek csoportosítása Általános adatok Speciális adatok
ÁLTALÁNOS ADATOK
SPECIÁLIS ADATOK
A DIGITÁLIS LEÍRÁS KÉRDÉSEI A jelenlegi gyakorlat Adatmodell formai kérdések Adattárolási módszerek Strukturált adatok: relációs adatbázis Részlegesen strukturált adatok: XML tárolási forma
RAKTÁRI JEGYZÉK EXCEL FORMÁTUMBAN
STRUKTURÁLT ADATOK TÁROLÁSA Relációs adatbázis Mit várunk Mit nyújt
Részlegesen strukturált adatok Szöveg alapú
„Esterházy IV. Dániel 1755-ben Oszlop és Csetény lakosainak robotkötelezettségeit megállapítván ötven öl fa megvágására kötelezte jobbágyait, a fát Győrbe voltak kötelesek szállítani és ott eladni, minden öl után 1 tallért tartoztak fizetni a roboton kívül, robotjukba pedig mindezért 5 gyalogos napszám került beszámításra.”
„
Esterházy IV. Dániel 1755-ben
Oszlop és
Csetény lakosainak robotkötelezettségeit megállapítván ötven öl fa megvágására kötelezte jobbágyait, a fát
Győrbe voltak kötelesek szállítani és ott eladni, minden öl után 1 tallért tartoztak fizetni a roboton kívül, robotjukba pedig mindezért 5 gyalogos napszám került beszámításra.”
XML INTRO
A levéltári segédletek <szerző>Ember Győző Akadémiai Kiadó <év>1958
Szabványos jelölő (markup) nyelv Bővíthető Számítógépes feldolgozásra alkalmas Szöveges tárolási forma, nem bináris adat Hosszútávú archiválás!
Az informatikai ipar teljes támogatása
XML TECHNOLÓGIÁK Namespace névtér a „tag” ütközés elkerülésére XPath
struktúra navigálás
XQuery
lekérdezés
XML séma
szerkezet leírása
XSTL
stílus transzformáció
XForms
űrlap támogatás
XML adatbázisok
SÉMA Precíz szabályrendszer egy XML adatmodell definiálására A felépítő elemek típusait és sorrendiségét adja meg Lehetővé teszi a szerkezeti és tartalmi ellenőrzést Felhasználható adatbeviteli űrlapok automatikus létrehozására
EGYEDI MEGJELENÍTÉSI LEHETŐSÉGEK
LEÍRÁSI ALTERNATÍVÁK Nemzetközi vagy magyar szabvány? Egyedi modell? Magyar vagy angol nevezéktan? Levéltári és raktári egység kapcsolat kezelése
A LEVÉLTÁRI SZABVÁNYOK ÉS A RAKTÁRI JEGYZÉK ISAD/G adatcsoport 3.1 azonosítási adatcsoport
ISAD/G adatelem 3.1.1 jelzet
3.1 azonosítási adatcsoport
3.1.1 jelzet
3.a
raktári jegyzék adatelem megnevezése levéltár mint intézmény, szervezeti egység megnevezése törzsszám (fondfőcsoport-fond-állag jelzete) fond címe
3.1 azonosítási adatcsoport
3.1.2 cím
3.b
állag címe
3.1 azonosítási adatcsoport
3.1.2 cím
4.
fond/állag összevont évköre, évszáma
3.1 azonosítási adatcsoport
3.1.3 idő(kör)
5.a
3.1 azonosítási adatcsoport
8.
terjedelem (raktári egységek száma típusonként) terjedelem (iratfolyóméterben vagy darabszám) gyarapodási azonosító
3.1 azonosítási adatcsoport
3.1.5 terjedelem, adathordozók 3.1.5 terjedelem, adathordozók 3.1.1 jelzet
9.
levéltári szint (fond vagy állag)
3.1 azonosítási adatcsoport
3.1.4 leírás szintje
10.
rendezettség szintje
11.
jegyzék típusa
3.3 tartalom és szerkezet adatcsoport 3.4 hozzáférésre és használatra vonatkozó adatcsoport
3.3.4 a leírási egység szerkezete 3.4.5 segédletek
1. 2.
5.b
3.1 azonosítási adatcsoport
A LEVÉLTÁRI SZABVÁNYOK ÉS A RAKTÁRI JEGYZÉK ISAD/G adatcsoport
ISAD/G adatelem
nem feleltehető meg nem feleltehető meg 3.1 azonosítási adatcsoport
–– –– 3.1.1 jelzet (levéltári)
3.1 azonosítási adatcsoport
3.1.2 cím
3.
raktári jegyzék adatelem megnevezése raktári egység sorszáma raktári egység típusa tárgyi egység-csoportok/levéltári szintek (fősorozat-sorozat-alsorozat) jelzete tárgyi egység-csoportok/levéltári szintek (fősorozat-sorozat-alsorozat) megnevezése tárgyi egység levéltári jelzete
3.1 azonosítási adatcsoport
3.1.1 jelzet (levéltári)
4.
tárgyi egység címe
3.1 azonosítási adatcsoport
3.1.2 cím
5.
tárgyi egység kora
3.1 azonosítási adatcsoport
3.1.3 idő(kör)
6.
eredeti jelzet
3.1 azonosítási adatcsoport
3.1.1 jelzet (eredeti)
7.
tárgyi egység tartalmi leírása
3.3.1 tárgy és tartalom
8.
kapcsolódó tárgyi egység
9.
a tárgyi egység terjedelme
3.3 tartalom és szerkezet adatcsoport 3.5 kapcsolódó anyagok adatcsoport 3.1 azonosítási adatcsoport
1. 2. ált. 7. ált. 7.
3.5.3 kapcsolódó leírási egység 3.1.5 terjedelem, adathordozók
EAD SZABVÁNY Számítógépes feldolgozásra készült XML alapú XML séma (jelenleg EAD2, EAD 2014 most készül) Nem raktári jegyzék leírásra készült, de alkalmazható Bonyolult, sok tag, sok kötelező elem
JAVASOLT XML SÉMA A legmagasabb szint
JAVASOLT XML SÉMA: TARTALMI RÉSZ Főbb részek Majd részletek A séma alkalmazása
XML RAKTÁRI JEGYZÉK LÉTREHOZÁSA Űrlap Séma-vezérelt bevitel Szerkezeti ellenőrzés
Karakterfelismerő program Lehetséges segítség Szöveg elemzés, feldolgozás továbbra is szükséges
FELDOLGOZÁSI RENDSZER Központi vagy elosztott feldolgozás tárolás Raktári jegyzék készítési munkafolyamat támogatása Teljes körű kereshetőség XML dokumentumok önállóan mozgathatók, küldhetők Egy raktári jegyzék – egy XML fájl (önálló, független egység) Biztonsági tárolás Intézményi és központi tárolás
Megvalósítható nyílt forráskódú rendszerekkel
RENDSZERTERV Új jegyzék beviteli modul
Belső levéltári rendszer
Külső, publikus rendszer Kereső modul
Szkennelés Eredeti gépelt jegyzék
OCR
Kereső, lekérdező program
XML jegyzék adatséma
Manuális adatbevitel
Word formátumú jegyzék
Konvertálás
Excel formátumú jegyzék
Konvertálás
XML formátumú jegyzék
Belső adatfeldolgozó, adatfelhasználó programok
XML adatbázis
Külső adatfeldolgozó, adatfelhasználó programok
ÖSSZEFOGLALÁS Javaslat egy XML-alapú raktári jegyzék leírásra Szakmai vita, majd egyetértés szükséges: kell-e a raktári jegyzék a jövőben, ha igen, milyen tartalommal és formában, milyen szabvány alkalmazásával és milyen szoftver támogatással.
Munkabizottság a raktári jegyzék szabvány létrehozására Scope Archiv integrálási lehetőség vizsgálata A raktári jegyzék/nyilvántartás optimális formájának kialakítása
KÖSZÖNJÜK A MEGTISZTELŐ FIGYELMET!
