Melalui rapat koordinasi Unit Jaminan Mutu (UJM) di ruang Jurusan Kedokteran FKUB, dalam kaitan salah satu tugas monitoring dan evaluasi penyelenggaraan kurikulum dan proses belajar mengajar oleh Jurusan Kedokteran, tim UJM melakukan identifikasi masalah dan memberikan usulan terkait dengan penyelesaian masalah tersebut. Temuan masalah diklasifikasikan menjadi 2, yaitu bidang manajemen dan edukasi. Bidang manajemen meliputi struktur organisasi jurusan dan administrasi, sedangkan bidang edukasi meliputi seluruh proses belajar mengajar yang melibatkan mahasiswa dan tenaga pengajar terbagi menjadi bidang akademik dan fasilitas. MANAJEMEN Struktur organisasi 1 Belum ada penjelasan pola hubungan yang lebih jelas antara jurusan dengan MEU di dalam struktur organisasi FKUB dan struktur organisasi tingkat jurusan. 2
3
Belum ada penjelasan pola Koordinasi/hubungan yang jelas antara UJM dan GJM Dari format UJM dari Univ.St.George UK, quality insurance bertanggung jawab terhadap senat
4
Tupoksi Koordinator Semester belum terealisir sehingga belum berfungsi secara efektif
5
Penanggung Jawab Blok (PJB) belum masuk dalam struktur organisasi sedangkan Tupoksi sudah ada
6
Tugas administrasi jurusan (terlalu)
Mengingat tupoksi MEU yang sangat berkaitan dengan proses belajar mengajar di jurusan kedokteran, perlu dibuat pola hubungan/koordinasi yang jelas antara jurusan kedokteran dan MEU Membuat pola koordinasi hubungan/koordinasi yang jelas antara UJM dan GJM Pembahasan wacana tersebut sehubungan dengan rencana FKUB menuju akreditasi internasional - Membuat Tupoksi yang jelas bagi koordinator semester - Mengangkat koordinator semester secara efektif dengan mempertimbangkan tupoksinya - Membuat pola hubungan yang jelas antara coordinator semester dengan PJB dan unit-unit lain di dalam struktur organisasi jurusan Memasukkan PJB dalam struktur organisasi
Usulan:
banyak
7
8
9
Pembelajaran berbasis IT belum berjalan dengan baik. Temuan masalah: - Informasi jadwal kuliah, distribusi modul, distribusi materi kuliah, dan distribusi E-book belum berjalan lancar - Pola hubungan/koordinasi antara PJB, bagian administrasi jurusan, bagian IT dan mahasiswa belum jelas. System renumerisasi belum berjalan efektif sesuai SK dan kinerja. Misalnya temuan: - Beberapa Dosen ditugaskan (ST) suatu program tetapi tidak pernah ada koordinasi dan tindak lanjutnya. Contoh: ST pembuatan pedoman penulisan TA tetapi keterlibatan dalam pembuatan pedoman penulisan tersebut dirasa kecil dan tidak ada tindak lanjutnya. - Anggota mahasiswa dalam tim UJM belum berfungsi Monitoring kegiatan jurusan oleh UJM belum mencapai seluruh aspek, terutama aspek teknis pelaksanaan KBM di lapangan.
Administrasi 1 Sistem dokumentasi dan pencatatan di jurusan belum terkoordinir dengan baik
- Meninjau kembali tugas-tugas administrasi jurusan - kemungkinan mendistribusikan tugas dengan coordinator semester - mengangkat administrasi jurusan baru - menunjuk salah satu tim dosen dalam blok tersebut sebagai sekretaris blok untuk membantu tugas-tugas PJB yang berhubungan dengan mahasiswa dan bagian IT - Meninjau kembali tugas-tugas administrasi jurusan dan bentuk koordinasi jurusan dengan IT dalam hal penerapan pembelajaran berbasis IT. - Membuat pola koordinasi yang jelas antara PJB, sekretaris PJB (bila ada), bagian administrasi jurusan, bagian IT, dan mahasiswa.
Peninjauan kembali system penugasan berdasarkan SK/ST dan kinerja. Perlu diadakan sistem monev (MEU Sie Monev diaktifkan)
Penataan ulang (restrukturisasi) organisasi UJM dengan membentuk unit-unit yang meliputi tim evaluasi manajemen dan edukasi
Terkait dengan organisasi jurusan, perlu peninjauan tupoksi administrasi jurusan dan pembuatan system
2
EDUKASI Akademik 1.
2
Persiapan data sehubungan dengan kegiatan: - Pembuatan pedoman akademik - Mapping curriculum - Tracer study
Pedoman Pendidikan tidak dapat mengatur seluruh persoalan Pendidikan. Contoh: - Belum termuat kasus Mahasiswa yang karena suatu sebab tidak dapat mengikuti kegiatan PBM Kapan dapat mengambil kegiatan yang terlambat didapatkan. - Belum ada ketentuan bagi Mhs boleh mengulang satu matakuliah MKDI atau harus mengulang semua MKDI dalam satu MKK. - Belum ada ketentuan tentang penanganan Mhs bermasalah. - Dan masih banyak yang lain, sehingga penyelesaian sering ditunda atau diambil/ disepakati kebijakan yang terkadang kurang popular dan beresiko. Kendala-kendala pelaksanaan KBK di lapangan: Kegiatan Perkuliahan: Terlalu banyak Mhs. Pembagian Dosen favorit dan non favorit tidak merata (himbauan: Lab. Mengevaluasi Perputaran Dosen di kelas-kelas. Kegiatan tutorial: - seringkali ditemui diskusi berjalan tanpa tutor - tidak semua tutor menjalankan tugas tutor seperti mengecek buku log, menghidupkan suasana diskusi - tidak semua tutor mempunyai persepsi yang sama tentang materi.
dokumentasi dan pencatatan yang mengacu pada format dirjen dikti Jurusan berkoordinasi dengan PDPT (Bagian Akademik)
Pedoman Akademik tentu tidak dapat mengatur seluruh persoalan Pendidikan. Untuk itu perlu adanya Pedoman Pelaksanaan Akademik. Materi didapat dari: - Masukan-masukan - Diskusi/Seminar/Lokakarya dll - Problem-problem yang didapat di lapangan
Mengurangi atau bahkan meniadakan kebijakan yang kurang popular dan mengandung resiko. (atau kalau perlu sementara belum ada aturan/Pedoman Pelaksanaan, kebijakan dibicarakan dengan MEU atau bahkan ke struktural yang lebih tinggi). Pada setiap akhir atau awal blok dilakukan evaluasi blok yang berkesinambungan diusulkan untuk memakai format evaluasi terlampir. Memperbaiki teknik PBM Menyeragamkan persepsi Dosen Pengampu/Tutor Koordinasi/Pelatihan materi/PBM Panum pada Dosen Pengampu/Tutor.
3
4
Kegiatan Panum: - Ketidak samaan pemahaman kedalaman materi /teknis oleh Dosen Pengampu penerimaan Mhs. Jadi berbeda. Waktu ujian, jawaban dari beberapa kelompok Mhs. Tidak mencapai kompetensi pembelajaran. Modul: - masih dijumpai format modul tidak sesuai dengan ketentuan modul KBK seperti tidak menjelaskan keterkaitan topic dengan topic sebelum dan sesuadahnya (tidak menyertakan topic tree), tidak memberikan referensi yang mudah didapat oleh mahasiswa (misalnya dengan menyediakan di perpustakaan atau menyertakan E-book), tidak menjelaskan tingkat kompetensi mahasiswa - dijumpai jual beli CD yang berisi jawaban modul tahun sebelumnya Evaluasi hasil belajar: - system analisis soal belum berjalan - mekanisme ujian perbaikan (?) Jadwal yang kacau menyukarkan Pengelola mengkoordinasikan kegiatan; Contoh: - Hari Saptu dan Minggu yang seharusnya “Student Day” dipakai kegiatan PBM. KHS sering terlambat sehingga KRS diterima lebih dulu karena PJB terlambat menyerahkan nilai ke bagian akademik
Perlu system reward dan punishment bagi PJB/PJMK dalam kedisiplinan mengumpulkan nilai ke bagian akademik (sebaiknya dituangkan dalam MP bagi UJM, ST/SK bagi Jurusan) Tupoksi dan pola koordinasi dengan unit lain harus diperjelas Percepatan setting alat scan
Keterlambatan nilai karena keterbatasan petugas scan LJK Pertambahan digit angka NIM mahasiswa tidak disertai alat scan yang sesuai Banyaknya kebijakan di lapangan yang Membuat acuan kebijakan yang lebih
5.
Fasilitas 1
2
3 4
tidak/belum terselesaikan. Contoh: - Mahasiswa yang belum memenuhi SKS tp sudah diijinkan ambil TA. - Pelaksanaan TA yang belum tertata dan evaluasinya belum ada. sampai sekarang hanya sebagai pemenuhan tugas saja. Monitoring: Buku Kendali Prestasi Akademik tidak pernah dimonitor KHS sering terlambat, sudah dibuatkan kendalinya berupa MP dan IK (oleh UJM), sudah ditindak lanjuti oleh Jurusan. sedang disosialisasikan/dikerjakan, tapi belum ada usaha untuk monitoring.
jelas, organisasi, tupoksi dan koordinasi. Menata Struktur yang terkait dengan tupoksi yang ada baik di tingkat Jurusan maupun di tingkat Unit.
Bidang IT Temuan masalah: - Belum dapat berfungsi efektif membantu pelaksanaan pembelajaran berbasis IT (lihat point manajemen no. 6) - Belum tertanganinya masalah software dan hardware di tingkat laboratorium tertangani dengan baik Pemantauan Alat-alat di laboratorium masih ada yang belum ditera (terutama untuk penelitian) Pemantauan kinerja alat-alat di laboratorium kurang Pemanfaatan alat-alat di lab kurang efektif dan efisien, terutama untuk alatalat yang bukan rutin.
Menata organisasi unit IT dan tupoksinya
Monitoring: Buku Kendali Prestasi Akademik Dibuat sistem monitoring: Dibuat daftar/grafik ketaatan/lama penyerahan nilai oleh PJMK2 diumumkan
Peneraan ulang alat-alat laboratorium
Diperlukan pembuatan MP dan IK Usulan pengadaan alat-alat yang bukan rutin oleh laboratorium harus berdasarkan pada “satuan kegiatan”. Misalnya untuk satuan kegiatan purifikasi DNA yang memerlukan beberapa alat diusulkan semua. Membuat format proposal usulan pengadaan alat yang terdiri dari: - Tujuan - Manfaat - Spesifikasi alat
- Harga - Dll Selain itu laboratorium diharapkan proaktif membuat MP dan IK/SOP penggunaan alat (lihat point fasilitas no.3)
