TEMUAN AUDIT TIDAK BISA DIJADIKAN TOLAK UKUR EFEKTIFITAS SYSTEM Seringkali perusahaan menetapkan jumlah temuan audit sebagai tolak ukur keberhasilan sistem: • •
Jika temuan audit sedikit, maka dianggap sistem sudah berjalan efektif. ISO 9001 pada perusahaan dianggap berhasil jika temuan audit badan sertifikasi hanya sedikit. Jika temuan audit banyak, maka dianggap sistem tidak berjalan efektif. ISO 9001 pada perusahaan dianggap kurang berhasil jika temuan audit badan sertifikasi banyak. o
Padahal jumlah temuan audit tidak bisa dijadikan tolak ukur keberhasilan sistem. Seringkali kita menemukan kondisi sistem sudah compliance (sesuai) namun masih belum efektif, dan atau perusahaan sudah memiliki sertifikasi ISO 9001, tetapi performancenya masih kurang baik
Sesuai Belum Tentu Efektif Persyaratan ISO 9001, 9 ISO 14001, OHSAS 18001 49 (berisi aturan/ regulasi) 61 Efektif Dimanakah posisi S perusahaan Anda ?? T Sesuai / Pelanggaran O (complia nce) Tidak efektif S IP ersyaratan Implementasi Pelang- Sesuai Sesuai AHarus memiliki Sasaran mutu P T A : on time delivery 75% garan efektif tidak efektif x Qsasaran mutu (perusahaan se jenis sasaran mutu nya 100%) I Harus ada p engecekan
Pengecekan difokuskan pada pengecekan produk, produk rej ect terdeteksi, namun reject tetap tinggi
x
16
Temuan Audit Tidak Bisa dijadikan Tolak ukur Efektifitas System
halaman 1 dari 8
Sesuai Belum Tentu Efektif (Case : Sasaran Mutu)
9 49 61 S T / O S I A Q I
Sesuai tapi
Efektif
kurang efektif Sasaran mutu produksi Reject 0,5 % Rencana vs aktual 90%
•
Sasaran mutu jalan tol : transaksi pembayaran 10 detik
•
Untuk sasaran rencana vs aktual kurang efektif, karena – Pencapaian 1 : Rencan a 200, aktual 190, plan vs aktual 95% – Pencapaian 2 : Rencan a 150, aktual 145, plan vs aktual 96% – Secara prosentase; pencapaian 2 lebih baik, padahal secara kecepatan penc apaian 1 lebih baik (output 190 vs output 145)
Tuntutan Customer : tidak macet di gerbang tol – Jika volume kendaraan dan jumlah gerbang kurang, walaupun sasaran tercapai tetap terjadi antrian yang panjang – Sebaiknya : Sasaran mutu panjang antrian 17
Sesuai Belum Tentu Efektif 9 P ersyaratan 49 61 Harus melakukan Internal A udit S T / elaksanaan OPcorrective action S I AS eleksi supplier Q I
Implementasi
Pelanggaran
Sesuai efektif
Sesuai tidak efektif
Internal audit dilakukan untuk persiapan sebelum diaudit Customer atau badan sertifikasi. Wal aupun banyak masalah disalah satu area, audit tetap dilakukan 6 bulan sekali Problem : Part salah kirim Corrective action : Part yang salah kirim ditarik dan diganti dengan part yang benar Seleksi hanya berdasarkan questionare, banyak supplier yang nilainya bagus, kenyataannya tidak bisa mengirim produk tepat waktu dan kualitasnya tidak baik 19
Temuan Audit Tidak Bisa dijadikan Tolak ukur Efektifitas System
halaman 2 dari 8
Oleh karena itu kita tidak bisa menjadikan temuan audit sebagai tolak ukur keberhasilan sistem. Tolak ukur keberhasilan sistem adalah : 1. Pencapaian performa. a. Jika sistem produksi sudah baik, maka seharusnya Customer claim dan reject internal perusahaan rendah b. Jika sistem penjualan sudah baik, seharusnya target performa penjualan bisa tercapai c. Jika sistem purchasing sudah baik, seharusnya performa keterlambatan kedatangan barang dan kualitas barang akan baik. d. Dst 2. Berkurangnya masalah pada perusahaan.
Jika perusahan telah memiliki sistem (telah memiliki ISO 9001) namun performa perusahaan tidak membaik, dan atau masih banyak masalah pada perusahaan, hal tersebut mengindikasikan sistem manajemen pada perusahaan masih belum efektif dan perlu diperbaiki. Kondisi perusahaan yang telah memiliki sistem namun performa tidak membaik dan atau masih banyak masalah yang tidak terselesaikan, mendasari kami (Sentral Sistem) mengembangkan sistem audit improvement, dimana audit tidak difokuskan untuk memeriksa kesesuaian tetapi difokuskan untuk melihat kefektifan sistem manajemen.
Audit Compliance 9 Sistem Manajemen Persya ratan ISO 9001, 49(kendaraan bagi perusahaan) ISO/TS 16949, ISO 14001, OHSAS 18001 61 (berisi aturan/ regulasi) S T / Pelanggara n Sesuai O (complia nce) S I A Q I
Efektif
Tidak efektif
Memeriksa kesesuaian antara sistem vs standard vs penerapan, jarang melihat pencapaian performa 20
Temuan Audit Tidak Bisa dijadikan Tolak ukur Efektifitas System
halaman 3 dari 8
Audit Improvement Persyaratan ISO 9001, ISO/TS 16949, ISO 14001, OHSAS 18001 (berisi aturan/ regulasi)
9 49 61 S T / O S I A Q I
Efektif Pelanggara n
Sesuai (complia nce)
Tidak efektif
Memeriksa Efektifitas Sistem Ukuran Efektifitas adalah pencapaian performa 23
Apa Ukuran Efektifitas dari Suatu Proses ?
9 49 61 S T / O S I A Q I
1.
Suatu proses dikatakan efektif bila sasaran (objectives prosesnya ter capai) •
Proses Manajemen review • Objectives proses : Mereview pencapaian performa perusahaan sehi ngga ketika terjadi penyimpangan ter hadap performa tindakan perbaikan bi sa segera dilakuk an • Contoh ketidakefektifan : Performa claim cenderung naik tetapi tidak ada ti ndakan untuk mengatasi masalah tersebut
•
Proses Correcti ve Acti on • Objectives proses : Menganalisa masalah hingga ke akar masalah, sehingga masal ah tidak terulang • Contoh ketidakefektifan : Masalah yang sama masih seri ng terulang 24
Temuan Audit Tidak Bisa dijadikan Tolak ukur Efektifitas System
halaman 4 dari 8
Perbedaan mendasar antara audit compliance (audit yang biasa dilakukan oleh perusahaan yang telah ISO 9001) dengan audit improvement terletak pada “Evaluasi pencapaian performa dan atau masalah pada perusahaan”. Pada audit improvement kita tidak langsung melakukan audit, tetapi terlebih dahulu mereview pencapaian performa dan atau masalah pada perusahaan. Berdasarkan input permasalahan inilah kita kemudian melakukan investigasi kelemahan sistem manajemen pada perusahaan.
Pembuatan check list berdasarkan inputan pencapaian performa dan atau permasalahan
94 9 61 S T / O S I A Q I
No
Tahapan Audit improvement
Case
1
Identifikasi problem
Performa delivery rendah
2
Investigasi Kemungkinan asal proses penyebab problem: ‘Kemungkinan’ asal 1. Proses perencanaan produksi (scheduling proses penyebab dan monitoring produksi kurang baik) problem 2. Penjualan (menerima order tanpa memperhatikan kapasitas/ lead time produksi) 3. Proses produksi (down time yang tak terduga tinggi)
3
Penyusunan check list investigasi
1. Possibility penyebab problem: 1. Permasalahan pada i nput 2. Permasalahan pada proses 75
Temuan Audit Tidak Bisa dijadikan Tolak ukur Efektifitas System
halaman 5 dari 8
Audit Improvement (problem Æ identifikasi ‘kemungkinan’ asal proses penyebab problem) Sistem Manajemen (kendaraan bagi perusahaan)
9 49 61 S T / O S I A Q I
Sistem Manajemen, adalah alat bantu untuk mencapai sasaran perusahaan
Sasaran perusahaan • Sasaran keuangan • Sasaran mutu • Sasaran Lingkungan • Sasaran delivery • dll
2
1
Possibility kelemahan sistem ada diproses apa ? -Perencanaan produksi
Performa delivery rendah, sering kirim terlambat
Alur proses audit
76
Berikut contoh studi kasus audit improvement :
Studi Kasus : Pengarahan Audit pada perusahaan asuransi kendaraan PT ABC
9 Berdasarkan laporan manajemen review, dalam waktu 3 bulan 49 terakhir terjadi lonjakan customer claim yang cukup besar, dari rata61 rata 1 kasus/ minggu, menjadi 3 -4 kasus per minggu. Bahkan terdapat 3 keluhan yang berasal dari pelanggan yang berbeda di koran SKompas, Media Indonesia dan Tempo. Berdasarkan rincian data Tclaim, diketahui bahwa claim banyak terjadi pada: / Kurang lebih 70% customer claim terjadi pada produk A (produk O baru), yang baru saja dipasarkan oleh PT ABC, yaitu asuransi S mobil plus jaminan derek gratis I Dalam 3 bulan terakhir, terdapat 3 kasus yang terulang sampai 4 kali, A 4 kasus terulang 3 kali, Q I 3 kasus terulang 2 kali 72
Temuan Audit Tidak Bisa dijadikan Tolak ukur Efektifitas System
halaman 6 dari 8
Jawaban Studi Kasus : Investigasi kelemahan pada perusahaan asuransi kendaraan
9Performa 49perusahaan 61Customer claim tinggi S T / O S I A Q I
Dugaan kelemahan
Detil “ Dugaan “ permasalahan
Customer claim
Penanganan claim lambat, ti dak tertangani dengan tuntas, claim customer tersumbat ??, sehingga customer menyalurkan claimnya ke surat kabar
Design produk
Tidak dilakukan atau ter dapat kelemahan pada proses evaluasi / review/ validasi produk baru, sebelum produk baru diluncurkan. Tidak mereview kesiapan infrastuktur dengan adanya tambahan servis derek gratis. Akibatnya muncul banyak masalah dari produk baru.
Corrective action Analisis kurang detil sampai ke akar masalah. Sehingga masalah yang sama terulang hingga 3 sampai 4 kali 84
Contoh Cek List Audit
94 96 1 S T / O S I A Q I
P erform ance Nama Process P rocess Target vs A ctual
Cust omer clai m Rat a-rat a claim 3 bulan terakhi r naik dari ratarat a 1 cl aim/ minggu menjadi 3 claim / minggu
Persyaratan I SO terkait
7.2. 3; 8.2.1; 8.5. 2
Cek List
Uraian Hasil Temuan audi t, potensi penyi mpangan dan aktual penyim pangan
Klasif ikasi : - Butuh I nvesti gasi lanjut - Peluang Peningkatan - Penyim pangan (NC)
1 . A pa ka h se mu a c la im ya n g ma su k di fo ll ow u p h i ng ga tu n ta s ? U n tu k m em as ti ka n cu stom er s ud ah se tu ju d en g an pe na n ga na n ya n g d il aku ka n o le h p er usa h aa n 2 . A pa ka h co rre ctive ac ti on di la ku ka n d en g an ba ik a tas se mu a c la im y an g m asu k, tid ak h an ya s ek ed ar m em be rik an ko mp en sa si a ta u m en ja wa b c la im d a ri cu stom er ? 3 . A pa ka h a da ti nd a kan kh us us d ari m an aj em en un tuk m en yi kap i tre nd cu sto me r cla im yan g n ai k ? --> ce k tin d aka n p a da ma na je me n re vi ew ata u re co rd m ee tin g m em ba ha s cu stom er cl ai m 4 . C e k efe ktifita s co rrec ti ve acti on ata s cl ai m p ro du k A (cl ai m ya ng ser in g te rul an g )
85
Temuan Audit Tidak Bisa dijadikan Tolak ukur Efektifitas System
halaman 7 dari 8
Metode audit improvement sudah kami terapkan dalam beberapa kesempatan training. Feedback (umpan balik) dari peserta yang telah mempraktekkan metode ini juga cukup memuaskan. Audit menjadi lebih tajam. Karena audit berawal dari ketidaktercapaian performa dan/ atau permasalahan, kelemahan sistem menjadi lebih terlihat. Hanya saja setelah kelemahan sistem terungkap, temuan audit menjadi semakin banyak. Pada perusahaan yang menjadikan temuan audit sebagai salah satu item penilaian dan atau pada perusahaan yang menganggap audit sebagai suatu kegiatan yang “mencari-cari kesalahan”, kondisi ini menyebabkan ketidaknyamanan. Oleh karena itulah saya menyarankan untuk tidak menjadikan temuan audit sebagai item penilaian performa. Seharusnya Manajemen tidak terfokus pada temuan audit (departemen dianggap tidak baik jika temuannya banyak), tetapi harus lebih terfokus pada perbaikan sistem, bagaimana untuk menjadi lebih baik. “Kita tidak bisa merubah masa lalu tapi bisa menciptakan masa depan”
Imanuel Iman
Temuan Audit Tidak Bisa dijadikan Tolak ukur Efektifitas System
halaman 8 dari 8
