BAB II
DASAR TEORI
2.1 Sistem Informasi 2.1.1 Definisi Sistem Informasi Ada beberapa definisi sistem informasi yang terdapat dalam berbagai literatur. Menurut Leonard Jessup dan Joseph Valacich [JES 01], sistem informasi didefinisikan sebagai kombinasi dari perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan telekomunikasi yang dibagun dan digunakan oleh manusia untuk mengumpulkan, membuat dan mendistribusikan data yang berguna. Komponen utama dari sistem informasi terdiri dari lima hal yaitu: manusia, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan telekomunikasi dan data. Sedangkan sistem informasi (SI) menurut Steven Alter [ALT 02] adalah sistem kerja yang proses bisnisnya dicurahkan untuk menangkap, mengirim, menyimpan, mengambil, memanipulasi, dan menampilkan informasi, dengan cara demikian mendukung sistem kerja lainnya. SI tidak lepas dari berbagai ancaman dan resiko yang harus ditangani dengan baik agar tujuan SI tercapai. SI memiliki kaitan dengan berbagai macam trend dalam bisnis dan teknologi. SI yang sesuai harapan dapat dicapai melalui perencanaan, serta pembangunan dan pemeliharaan SI yang dilaksanakan secara optimal. Ada banyak trend utama bisnis yang berhubungan dengan SI, beberapa di antaranya yaitu : tingkat penggunaan komputer yang lebih tinggi, konvergensi komputasi dan komunikasi yang masih berlangsung, otomasi kerja yang lebih banyak, nilai yang lebih dalam informasi, bentuk organisasi dan manajemen yang baru, langkah bisnis yang lebih cepat, akselerasi kompetisi global, dan penerimaan standar global secara gradual. Sedangkan beberapa trend utama teknologi yang terkait dengan SI adalah : peningkatan kecepatan dan kapasitas elektronik yang lebih tinggi, konektivitas yang lebih banyak, tingginya tingkat kemudahan penggunaan, dan ketidakmampuan untuk mengotomatiskan pemahaman mengenai
II-1
sistem sehingga bila ada permasalahan yang tak terduga timbul sulit ditangani oleh teknologi secara otomatis dan masih membutuhkan campur tangan manusia. Sebagaimana pengertian sebuah sistem, yaitu kumpulan dari komponenkomponen berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu, sistem informasi juga memiliki tujuan yang ingin dicapai, dan hal tersebut bergantung pada tujuan sistem informasi tersebut dibangun. Contohnya seperti sistem Enterprise Resource Planning, yang merupakan sebuah sistem yang mengintegrasikan semua fungsi bisnis dalam organisasi, memiliki tujuan untuk optimasi bisnis. Menurut Steven Alter, ada beberapa istilah yang sangat berkaitan dengan sistem, yaitu [ALT 02]: 1. Tujuan Sistem (System's Purpose) adalah alasan dari keberadaan sistem tersebut dan juga sebagai titik referensi untuk menentukan keberhasilan sistem tersebut. 2. Batasan Sistem (System's Boundary) menjelaskan apa yang terdapat di dalam sistem dan apa yang ada di luar sistem. 3. Lingkungan Sistem (System's Environment) adalah segala sesuatu yang relevan dengan sistem yang berada di luar batas sistem 4. Masukan Sistem (System's Input) adalah objek fisik maupun informasi yang melintasi batasan dari lingkungan ke dalam sistem 5. Keluaran sistem (System's Output) adalah objek fisik maupun informasi yang melintasi batasan dari dalam sistem ke lingkungan sistem
II-2
Gambar II-1 Contoh diagram sistem informasi dengan kelima komponennya [ALT 02]
2.1.2 Perencanaan Sistem Informasi Perencanaan adalah proses memutuskan hal-hal yang harus diselesaikan, orang yang menyelesaikan, waktu dan cara penyelesaian, serta hasil yang diinginkan. Pada level strategis rencana SI berpusat pada prioritas dan tujuan keseluruhan organisasi untuk SI, serta pendekatan teknis dan organisasi yang akan digunakan. Sedangkan pada level proyek, rencana SI berfokus pada berbagai kemampuan spesifik yang dibutuhkan di tiap sistem, pembagian kerja ke tiap personel dan waktu pelaksanaannya untuk menghasilkan keluaran spesifik yang dibutuhkan dalam suatu proyek SI. Prinsip-prinsip dasar dalam perencanaan SI adalah: 1. mendukung strategi organisasi dengan memilih arsitektur teknis, standar dan kebijakan yang tepat, 2. mengevaluasi penggunaan dan kegunaan teknologi sebagai bagian dari sistem yang lebih besar, 3. mengenali biaya siklus pembangunan dan pemeliharaan SI, 4. merancang SI yang dapat dipelihara dan berdaya tahan tinggi, 5. memahami sisi manusia dalam pemanfaatan teknologi, serta 6. mendukung dan mengontrol teknis sistem.
II-3
2.1.3 Pembangunan dan Pemeliharaan Sistem Informasi Menurut Steven Alter [ALT 02], pembangunan dan pemeliharaan SI merupakan proses bisnis yang terdiri atas empat fase. Keempat fase tersebut antara lain adalah: 1. Fase Inisiasi Inisiasi adalah proses : a. pendefinisian kebutuhan untuk membangun atapun mengubah SI, b. mengidentifikasi personel yang harus terlibat dalam pengambilan keputusan, c. menjelaskan secara umum operasional sistem kerja dan SI. Hasil fase inisiasi: a. pernyataan tentang arah perubahan sistem kerja dan SI, b. pemahaman layak tidaknya perubahan yang diusulkan dari segi teknis maupun organisatoris. 2. Fase Pengembangan Pengembangan
adalah
proses
membuat
atau
memperoleh,
dan
mengkonfigurasi perangkat keras, perangkat lunak, dan sumber daya lainnya yang dibutuhkan untuk melaksanakan fungsi-fungsi yang berhubungan dengan TI maupun yang tidak. Pengembangan meliputi proses: a. memutuskan bagian operasional sistem kerja yang terkomputerisasi dan yang manual, b. mendapatkan berbagai perangkat keras dan lunak yang dibutuhkan dengan cara membeli, membangun sendiri, atau memodifikasi yang telah dimiliki, c. pembuatan dokumen operasional sistem kerja dan SI, d. pengujian menyeluruh
II-4
3. Fase Implementasi Implementasi adalah proses membuat sistem beroperasi dalam organisasi. Fase implementasi mencakup proses: a. perencanaan implementasi, b. pelatihan pengguna, c. konversi ke SI yang terbaru, d. berbagai tindakan lanjutan untuk memastikan keseluruhan sistem beroperasi efektif. 4. Fase Operasi dan Perawatan Operasi dan perawatan adalah operasi sistem kerja dan SI yang terus menerus serta berbagai usaha untuk meningkatkan sistem dan mengoreksi kesalahan yang ada. Proses yang dilakukan dalam fase ini: a. memastikan SI beroperasi dengan baik dan menyediakan berbagai manfaat sesuai harapan, b. memodifikasi SI sesuai perubahan kebutuhan atau situasi bisnis.
Gambar II-2 Keterkaitan keempat fase dalam sebuah sistem informasi [ALT 02]
II-5
2.1.4 Resiko yang dihadapi Sistem Informasi
Menurut Steven Alter [ALT 02], secara umum ada 3 ancaman utama yang mungkin akan dihadapi Sistem Informasi. Penjelasan ketiga ancaman tersebut dapat dilihat di tabel di bawah ini.
No. Jenis Resiko 1
Keusangan secara
Penjelasan
teknologi
Munculnya teknologi menyebabkan kemampuan khusus individu atau organisasi menjadi tidak terpakai lagi dan digantikan oleh teknologi
Kesulitan menyesuaikan SI dengan teknologi baru yang selalu muncul
2
Kegagalan SI mencapai
keuntungan kompetitif
Tidak ada jaminan kesuksesan bila menggunakan SI
Kesuksesan yang dicapai seringkali bersifat temporer dikarenakan: o munculnya teknologi baru o kompetitor membangun SI yang memiliki kemampuan sama atau lebih baik
3
Kerapuhan SI terhadap
kecelakaan, pencurian, dan vandalisme
Perangkat lunak SI tidak mudah dan aman digunakan
Setiap sistem komputer memiliki cacat, meliputi: o kelemahan rancangan sistem o kesalahan pemrograman atau cacat kode program
II-6
Sekecil apapun kecacatan dapat menyebabkan kegagalan sistem yang merupakan bencana besar
Vandalisme bisa disebabkan manusia yang menggunakan komputer untuk aktivitas kriminal
Tabel II-1 Resiko yang Dihadapi Sistem Informasi [ALT 02]
2.2 Sistem ERP 2.2.1 Definisi Sistem ERP Dari beberapa literatur yang menjadi acuan, terdapat beberapa definisi yang berbeda mengenai sistem Enterprise Resource Planning. Menurut Reni Amaranti [AMA 06], konsep Enterprise Resource Planning (ERP) dapat dilihat dari berbagai perspektif yang berbeda. Pertama, ERP merupakan sebuah produk yang berbentuk perangkat lunak untuk komputer. Kedua, ERP dapat dipandang sebagai sebuah alat untuk memetakan semua proses dan data perusahaan serta menciptakan struktur yang terintegrasi dan komprehensif. Menurut Klaus dkk. [KLA 00], Sistem Enterprise Resource Planning adalah paket perangkat lunak yang memberikan solusi lengkap dalam mengintegrasikan berbagai proses bisnis dan fungsi bisnis sehingga bisnis tersebut dapat dilihat dengan jelas dari satu informasi dan arsitektur TI. Sedangkan O’Leary [OLE 00] mendefinisikan sistem Enterprise Resource Planning sebagai sistem berbasis komputer yang didesain untuk memproses transaksi organisasi dan memfasilitasi perencanaan, produksi dan respon pelanggan yang terintegrasi dan real time.
II-7
O’Leary juga menjelaskan beberapa karakteristik dari sistem ERP, yaitu:
Sistem ERP sebagai paket software didesain untuk sebuah lingkungan client-server baik tradisional maupun berbasis web
Sistem ERP mengintegrasikan proses bisnis utama
Sistem ERP memproses transaksi-transaksi besar dan mayoritas dari sebuah perusahaan
Sistem ERP menggunakan sebuah basis data untuk seluruh perusahaan yang menyimpan setiap data hanya sekali
Sistem ERP memungkinkan untuk akses data secara real time
Pada beberapa kasus, ERP memungkinkan integrasi dari transaksi aktivitas pengolahan dan perencanaan.
Apabila dilihat dari sisi rantai nilai (value chain), sistem Enterprise Resource Planning akan melayani seluruh aktivitas yang ada di sebuah organisasi, tidak hanya primary activities tetapi juga support activities. Hal ini berbeda dengan Sistem Informasi yang hanya melayani satu departemen ataupun satu lingkup operasional saja.
Gambar II-3 Gambar rantai nilai (value chain) Porter [POR 85]
II-8
Dari definisi-definisi mengenai Enterprise Resource Planning dan sistem informasi, terlihat bahwa sistem Enterprise Resource Planning adalah sebuah sistem informasi lintas departemen yang terintegrasi. ERP menjanjikan integrasi yang “seamless” dari semua informasi yang mengalir di seluruh bagian perusahaan. Dengan menggunakan sebuah basis data yang memungkinkan berbagai departemen yang berbeda dalam organisasi untuk berbagi informasi dengan efektif dan berkomunikasi satu sama lain. Penggunaan satu basis data akan menurunkan tingkat redundancy data yang pada akhirnya akan meningkatkan kualitas data.
2.2.2 Evolusi Sistem ERP Enterprise Resource Planning (ERP) berasal dari paket aplikasi bisnis yang terus dikembangkan dan dilengkapi. Pada tahun 1950-an, diperkenalkan paket bisnis Material Requirement Planning (MRP). Sistem ini hanya mendukung penanganan material. Pada tahun 1970-an paket MRP berkembang dan ditambah dengan beberapa modul, lalu dinamakan MRP II. Selama tahun 1980-an, banyak sekali fungsi dan modul yang ditambahkan ke dalam MRP II, dan pada tahun 1992 sistem tersebut dinamakan sistem Enterprise Resource Planning (ERP). Sejak tahun 1970-an, visi tentang sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang mencakup semua fungsi dan proses dari suatu perusahaan telah muncul. Pada saat itu, sistem informasi belum terintegrasi dan pada saat aplikasi baru ditambahkan, aplikasi tersebut dikembangkan sebagai sistem informasi yang terpisah. Sistem ini pun tidak memiliki pertukaran data yang sinkron dengan sistem yang lama. Sehingga setelah beberapa tahun, arsitektur seperti ini memberikan banyak kesulitan. Contohnya, kualitas data jelek karena data di aplikasi lama dan di aplikasi baru tidak diperbaharui secara simultan. Akhirnya biaya pemeliharaan aplikasi lama meningkat pesat. Dalam keadaan seperti itu, munculnya sistem ERP pada tahun 1990-an menjanjikan integrasi yang seamless dan memenuhi impian banyak perusahaan.
II-9
Sistem ERP, seperti teknologi sistem informasi yang lain, berubah dengan pesat. Pada tahun 1980-an sistem ERP didesain untuk mainframe computers. Lalu pada tahun 1990-an sistem ERP berkembang dengan arsitektur client-server, dan sekarang sistem ERP telah berkembang lebih jauh dengan web-enable.
2.2.3 Keuntungan Penggunaan Sistem ERP Akibat dari evolusi sistem ERP, arus informasi yang mengalir di seluruh perusahaan akan menjadi efisien dan efektif. Manfaat praktis yang ditemukan, dikelompokkan menjadi lima aspek oleh Seddon [SED 03], yaitu: operasional, manajerial, strategis, infrastruktur IT dan organisasi. Keuntungan-keuntungan yang telah dikelompokkan di atas dipaparkan sebagai berikut: 1. Keuntungan Operasional Dari otomasi proses bisnis dan perubahan-perubahan proses, sistem ERP dapat memberikan pengurangan biaya operasional, cycle term reduction, peningkatan produktivitas, peningkatan kualitas, dan peningkatan layanan pelanggan (customer service) 2. Keuntungan Manajerial Dengan basis data yang terpusat dan kemampuan menganalisis data, sistem ERP dapat membantu organisasi untuk memperbaiki manajemen sumber daya, membantu perencanaan dan pengambilan keputusan, dan peningkatan performansi secara umum. 3. Keuntungan Strategis Dengan keterhubungan internal perusahaan serta kemampuan integrasi ke dalam dan ke luar organisasi, sistem ERP dapat membantu pertumbuhan bisnis, aliansi, inovasi, biaya, diferensiasi dan keterkaitan dengan pihak luar
II-10
4. Keuntungan Infrastruktur IT Dengan arsitektur aplikasi yang terintegrasi dan standar, sistem ERP mendukung fleksibilitas bisnis, mengurangi biaya IT dan biaya-biaya marginal dari bisnis unit, dan meningkatkan kemampuan dalam mengimplementasi aplikasi-aplikasi baru. 5. Keuntungan Organisasi Sistem ERP mempengaruhi pertumbuhan kemampuan organisasi dengan perubahan struktur organisasi, memberi pembelajaran kepada pegawai, memberdayakan pekerja, dan membentuk visi yang seragam.
2.2.4 Kekurangan Sistem ERP Implementasi sistem ERP tidak serta merta memberikan nilai positif dalam pertumbuhan dan operasional dalam organisasi. Menurut Amaranti [AMA 06], ada beberapa kekurangan dalam implementasi sistem ERP ke dalam sebuah organisasi, yaitu:
a. Mahal Instalasi solusi ERP untuk perusahaan memerlukan biaya yang mahal. Selain itu juga diperlukan biaya untuk merawat sistem ERP. Besarnya biaya
yang
diperlukan
membuat
bisnis
kecil
sulit
untuk
mengimplementasikan sistem ERP.
b. Tingkat kegagalan Sebuah penelitian independen [BOS 00] mengindikasikan bahwa 67 persen dari seluruh implementasi sistem ERP mengalami kegagalan parsial dan bahwa 20 persen dari implementasi ERP gagal total.
II-11
c. Biaya perpindahan tinggi. Implementasi ERP memerlukan proses perpindahan dari sistem lama ke sistem baru. Untuk dapat berpindah dari sistem informasi yang fungsional dan terpisah-pisah menjadi sistem informasi yang terintegrasi dengan satu basis data memerlukan biaya yang besar terutama untuk infrastruktur, konversi data, dan lain-lain.
d. Sulit untuk digunakan Solusi ERP sangat kompleks dan membutuhkan karyawan dengan banyak ketrampilan untuk mengelolanya. Training diperlukan untuk memberikan keterampilan mengenai bagaimana menggunakan sistem ERP.
e. Memerlukan waktu yang lama Kustomisasi sebuah sistem ERP bagi sebagian organisasi sangat mahal dan memakan waktu yang lama. Hal ini berarti bahwa implementasi ERP harus direncanakan dengan baik sebelumnya untuk meminimasi downtime.
f. Penolakan untuk berbagi informasi internal yang sensitif Masalah berbagi informasi yang sensitif memerlukan pendefinisian akses, cakupan dan tanggung jawab pengguna, termasuk perubahan aturan-aturan tertentu.
2.3 Implementasi ERP 2.3.1 Langkah-langkah dalam Memilih Sistem ERP Memilih Sistem ERP yang akan diimplementasikan dalam sebuah organisasi adalah sebuah tahap yang penting dan tidak boleh diremehkan. Dari pengalaman kerja Elisabeth J. Umble dan kawan-kawan [UMB 02], ada 13 langkah yang direkomendasikan dalam memilih sistem ERP yang tepat untuk dipergunakan. Ketiga belas langkah tersebut adalah sebagai berikut:
II-12
1. Membuat visi. Hal pertama yang perlu dilakukan di dalam proses seleksi sistem ERP yang akan dipergunakan adalah membuat visi organisasi. Hal ini lebih diperjelas dalam misi perusahaan, sasaran dan strategi yang dipergunakan oleh organisasi. Di tahap awal ini, perlu adanya tim yang tersusun atas beberapa fungsionalitas yang berbeda beserta manajemen puncak. Mereka nantinya akan mengidentifikasi dan menguji proses bisnis yang masih dipergunakan. Apabila organisasi memiliki beberapa site, di dalam tim ini haruslah ada setiap perwakilan dari setiap site. Di tahap inilah, perlu diperjelas dengan lugas mengapa sistem ERP harus diimplementasikan di dalam organisasi. Dan apabila visi organisasi ini telah disetujui oleh manajemen puncak, langkah berikutnya adalah menyebarkan visi ini ke seluruh lini organisasi. 2. Membuat daftar fitur/fungsi yang diinginkan. Cross-functional team yang terbentuk harus mengidentifikasikan fitur-fitur dan fungsi-fungsi yang dibutuhkan untuk dapat mendukung semua area fungsional sesuai dengan visi organisasi. Untuk itu semua anggota tim haruslah familiar dengan sejumlah perangkat lunak dan proses-proses bisnis yang didukung oleh perangkat lunak tersebut. 3. Membuat daftar kandidat. Calon kandidat dibatasi berdasarkan kriteria seperti ukuran perusahaan ataupun tipe industri. Provider-provider yang dipilih hanya yang tepat ke bisnis. 4. Kerucutkan menjadi 6 kandidat. Hal ini dapat dilakukan dengan analisis awal berdasarkan kekuatan (strength) dan kelemahan (weakness) dari setiap sistem yang ditawarkan oleh provider. 5. Membuat Request for Proposal (RFP). RFP umumnya berisi daftar fitur dan fungsi yang menjelaskan bagaimana nantinya setiap departemen akan berjalan, termasuk hal-hal kecil seperti terms and condition dari provider. 6. Memeriksa proposal-proposal yang masuk. Melakukan pertimbangan terutama dalam
kekuatan
(strength),
kelemahan
(weakness),
area-area
yang II-13
memerlukan klarifikasi dan area-area dimana kemampuan provider masih diragukan. 7. Memilih 2 atau 3 kandidat final 8. Kandidat akan mempertunjukkan paket-paket solusi. Untuk menghasilkan analisa yang teliti, seluruh anggota tim penyeleksi haruslah hadir dalam setiap demonstrasi. 9. Memilih sistem ERP mana yang akan dipergunakan. Umumnya harga adalah faktor utama yang akan menjadi pertimbangan, namun dalam proses pemilihan, tetap harus mempertimbangkan kriteria-kriteria penting lainnya, seperti supplier support, kemudahan dalam implementasi, kedekatan dalam memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan, kelenturan dalam mengantisipasi perubahan bisnis perusahaan, resiko-resiko yang diakibatkan oleh teknologi, dan nilai tambah bagi perusahaan 10. Justify the investment. Memprediksi keuntungan tangible (dapat diukur dengan satuan tertentu) dan keuntungan intangible yang mungkin akan diperoleh dari implementasi sistem ERP yang dipilih. Nilai dari keuntungankeuntungan diperoleh akan dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan untuk implementasi dan pemeliharaan. Bentuk dari nilai-nilai yang tangible antara lain adalah peningkatan kontrol terhadap material, penghematan biayabiaya, peningkatan produktivitas, peningkatan jumlah pengiriman yang on time,
peningkatan layanan terhadap pelanggan dan eliminasi informasi-
informasi yang bersifat redundant dan bertentangan di dalam sistem basis data. Sedangkan untuk keuntungan-keuntungan yang bersifat intangible (tidak dapat diukur dengan satuan tertentu) antara lain adalah komunikasi yang baik, mengurangi kejadian-kejadian chaos serta kebingungan kerja, peningkatan moral dan kultur kerja. 11. Negosiasi kontrak. Dalam melakukan negosiasi kontrak kepada provider, hasil analisis tahap 10 akan menjadi bahan pertimbangan bagi organisasi.
II-14
12. Mulai dengan sebuah pre-implementation pilot project. Tujuan pengadaan pre-implementation pilot project adalah untuk melihat kemungkinan hal-hal apa saja yang mungkin terjadi apabila proyek utama dijalankan. Hal-hal yang terjadi bisa baik maupun buruk. Hasil awal ini akan menjadi umpan balik perbaikan dan persiapan bagi proyek utama. 13. Penentuan akhir. Dari semua informasi dan umpan balik yang diperoleh, tentukan keputusan akhir, apakah akan melanjut atau mundur. Dalam kasuskasus khusus yang memiliki tingkat ketidakpastian yang tinggi, mungkin diperlukan
pembatalan/negosiasi
kontrak,
mengganti
vendor
bahkan
membatalkan niat untuk mengimplementasikan sistem ERP ke dalam organisasi.
2.3.2 Strategi Implementasi Menurut Dhewanto [DHE 07], ada dua cara yang bertolak belakang dalam implementasi sistem ERP. Kedua cara tersebut dinamakan “Big Bang” dan “Phased-rollout”. Pendekatan implementasi secara “Big Bang” menggunakan konsep penonaktifan seluruh sistem lama pada hari “go live” dan proses operasi selanjutnya menggunakan sistem baru. Pendekatan ini memerlukan implementasi beberapa modul sekaligus dan simultan dalam satu waktu. Sedangkan “Phasedrollout” akan menerapkan sistem baru secara bertahap. Penerapan sistem secara “Phased-rollout” bisa dilakukan berdasarkan lokasi dan/atau modul sistem. Pendekatan implementasi di atas dipilih berdasarkan beberapa faktor, yaitu: struktur organisasi, kompleksitas di dalam organisasi, isu-isu ekonomis, strategic partners, permasalahan waktu dan lokasi.
II-15
No.
Strategi Implementasi
Penjelasan
1
Big-bang
Proses operasional dipindahkan ke sistem baru, sedangkan sistem lama dinonaktifkan. Proses ini dilakukan dalam satu hari.
2
Phase-rollout by site
Menerapkan sistem secara bertahap per lokasi tertentu.
3
4
5
Phased-rollout by
Menerapkan sistem secara bertahap berdasarkan
module
modul-modul sistem
Phased-rollout by
Kombinasi antara pendekatan phased-rollout by
module and site
site dan phased-rollout by module
Mini big-bang
Menerapkan konsep big-bang tetapi dalam ruang lingkup yang lebih kecil.
Tabel II-2 Jenis-jenis Strategi Implementasi [DHE 07]
2.3.3 Sistem ERP di Universitas Teknologi informasi mengubah cara kerja manusia dalam mengelola bisnis. Sistem ERP berperan dalam melakukan otomasi bisnis dalam berbagai perusahaan manufaktur dan semakin banyak solusi untuk tipe-tipe perusahaan lain, termasuk institusi pendidikan tinggi (higher education). Di Indonesia, perubahan pola otomasi bisnis menjadi mempergunakan sistem ERP telah dimulai dari awal tahun 2000an, dimana ada beberapa universitas mulai mengimplementasikan sistem ERP ke dalam lingkungan kampus masing-masing. Mulai dari mempergunakan modul-modul administrasi pada umumnya, bahkan berusaha mengembangkan modul administrasi kemahasiswaan. Dalam menerapkan suatu sistem ERP pada institusi pendidikan tingkat tinggi / universitas tidaklah mudah, karena akan berpengaruh terhadap perubahan struktur organisasi, manajemen, infrastruktur teknologi serta proses bisnis suatu
II-16
universitas, sehingga membutuhkan kerja sama yang kuat antara pihak manajemen dengan unit-unit bisnis organisasi. Namun keuntungan yang dapat diperoleh dari diterapkannya suatu sistem ERP pada universitas adalah meningkatkan dan mengintegrasikan proses-proses administrasi pada pendaftaran mahasiswa, sistem sumber daya manusia dan proses sistem keuangan. Selain itu, penerapan sistem ERP bertujuan untuk meningkatkan dan mengefesiensikan sistem administrasi dan univeristas dapat lebih fokus dalam mengembangkan pelayanan kepada mahasiswa dan menentukan strategi pengembangan dalam menghadapi persaingan e-commerce.
Gambar II-4 Contoh solusi sistem ERP yang seamless untuk institusi pendidikan tinggi [ORA 06]
II-17
2.3.4 Universitas yang telah Mengimplementasi ERP Nielsen dalam disertasinya telah mencatat beberapa kasus implementasi sistem ERP di institusi pendidikan tinggi Australia. Sedangkan untuk Indonesia, belum ada terdapat literatur yang secara eksplisit menjelaskan hasil-hasil yang dicapai dalam implementasi sistem ERP di institusi pendidikan tinggi Indonesia. Hal ini sangat dimungkinkan terjadi karena belum ada institusi pendidikan tinggi yang telah selesai menerapkan seluruh modul ERP di dalam proses bisnisnya. Nielsen mencatat beberapa kegagalan yang terjadi ketika sebuah institusi pendidikan tinggi mengimplementasikan sistem ERP. Hasilnya dapat dilihat di dalam tabel berikut. Nama Organisasi
Jenis Industri
Keterangan
Adelaide University Institusi pendidikan User tinggi Australia ANU
Insitusi
memiliki
kesulitan
mengakses informasi finansial
pendidikan Permasalahan fungsionalitas
tinggi Australia
Kesulitan mendapatkan informasi dari sistem
RMIT
Institusi pendidikan Kegagalan fungsionalitas. tinggi Australia
UNSW
Institusi pendidikan Biaya tinggi Australia
implementasi
melebihi
proyeksi di awal; dari 20 juta dollar menjadi 40 juta dollar. Keuntungan yang didapat dari implementasi sebanding
sistem dengan
tidak biaya
implementasi.
II-18
SMU
Institusi pendidikan Biaya implementasi membesar tinggi
Amerika karena biaya-biaya tidak terduga
Serikat Tabel II-3 Contoh kasus implementasi sistem ERP di institusi pendidikan tinggi [NIE 02]
Nielsen juga berusaha mengumpulkan dokumen-dokumen mengenai keberhasilan implementasi sistem ERP di dalam sebuah institusi pendidikan tinggi, namun belum ada dokumen yang menyatakan hal ini.
II-19
