2015

ESC MATTERS MAGAZINE 2014/2015

CASE STORY : PLAY AV

Samenwerking met ESC ruggengraat voor toekomstige groei bij audiovisueel bedrijf Play AV

CASE STORY : RENSON

ESC begeleidt invoering van Microsoft SharePoint bij specialist in ventilatie en zonwering Renson

CASE STORY : APART-AUDIO

ESC en internationaal groeibedrijf Apart-Audio: ICT en ‘value for money’ hand in hand

CASE STORY : PLAN BELGIË

Plan België: van fondsenwerving naar ontwikkelingssamenwerking met ESC als virtuele ICT-manager

Sennheiser DW Series Dat is pas optimaal telefoneren. Natuurgetrouwe geluidsweergave, ActiveGard® bescherming tegen geluidspieken en - dankzij de Noise Canceling microfoon - gewoon kunnen bellen in rumoerige omstandigheden. Volledig geconcentreerd zijn op wat écht telt: het gesprek. Sennheiser DW Dect headsets zijn gemaakt voor veeleisende, zakelijke

gebruikers: het beste geluid, topkwaliteit en ultiem design. Dankzij de Dual Mode techniek belt de gebruiker moeiteloos via een softphone en een vaste telefoonlijn. Maximale flexibiliteit. Het koppelen is intuïtief en gemakkelijk. Ideaal voor gebruik bij flexibele werkplekken en telefonische vergaderingen.

Ervaar zelf de DW headsets: www.sennheiser.com/DW

EDITO

INHOUD

Eén ‘customer experience’, één interface met uw bedrijf Iedere minuut worden 72 uren aan videomateriaal gepubliceerd op Youtube, 2 miljoen opzoekingen verricht in Google en 204 miljoen e-mails verzonden. Door het gebruik van bedrijfssoftware worden in iedere onderneming dagelijks honderden, lees duizenden, digitale transacties geproduceerd.


Daarnaast zien wij een opvallende trend opduiken aan de klantenzij-

Samenwerking met ESC ruggengraat voor toekomstige

de. Hij wordt steeds veeleisender en verwacht via de interacties met

groei bij audiovisueel bedrijf Play AV

zijn leverancier een ‘customer experience’ op topniveau. Dat betekent

Pag 4

dat u als onderneming tegenwoordig het verschil moet maken door de ‘extra’s’ die u levert bovenop uw standaard producten of oplossingen.

NEWS : MICROSOFT DYNAMICS NAV 2015 Uitkijken naar nieuwe mogelijkheden!

Pag 6

Technologie en gepersonaliseerde ‘customer experience’: het vereist in de eerste plaats dat u als bedrijf komaf maakt met het silo-denken. De klant denkt niet in ‘afdelingen’ of ‘departementen’, hij verwacht een optimale service en informatie van u als bedrijf.

CASE STORY : RENSON ESC begeleidt invoering van Microsoft SharePoint bij specialist in ventilatie en zonwering Renson

Pag 7

Aan de technologiekant blijkt de visie van een softwarebedrijf als Microsoft daar mooi op aan te sluiten: ERP, CRM, Business Intelligence, Office-toepassingen, documentbeheer,... ze vloeien steeds meer in elkaar over. Voor de gebruiker wordt het soms moeilijk om de toepassingen nog van elkaar te onderscheiden, en zo hoort het ook. Eén bedrijf,

CASE STORY : APART AUDIO ESC en internationaal groeibedrijf Apart-Audio: ICT en ‘value for money’ hand in hand

één toepassing, één ‘customer experience’. Wij wensen u alvast veel

Pag 11

plezier bij het lezen van dit magazine!

CASE STORY : PLAN BELGIE Plan België: van fondsenwerving naar ontwikkelingssamenwerking met ESC als virtuele ICT-manager

Carine & Philippe Smet

Pag 13

zaakvoerders ESC

COLOFON Uitgever: Lemarco Sneeuwbeslaan 17 B7 B-2610 Wilrijk +32 (0)3 827 26 36 [email protected] Redactie:

Patrick Dalle Katleen Van Landschoot (www.decopywriter.be) Desmond Thuis & Brigitte Doucet (www.whizpr.be) team ESC

Grafische opmaak: Lemarco - Lutz Stange

[email protected] | www.esc.be

Ghent HQ office Antwerp office tel: +32(0)9 329 93 06

tel: +32(0)3 808 03 20

Brussels office Kortrijk office tel: +32(0)2 808 17 01

tel: +32(0)56 96 93 06

3


Samenwerking met ESC ruggengraat voor toekomstige groei bij audiovisueel bedrijf Play AV de missie weer die men er hoog in het vaandel draagt: klanten helpen om door middel van licht, geluid en beeld een sterke indruk na te laten. De lijst met referenties van Play AV oogt dan ook indrukwekkend: de Ghelamco-arena in Gent, de VRT Terzake-studio, BMW, Technopolis, Bouwbedrijf Willy Naessens, ... Frieda Wilms, CFO bij Play AV: “De audiovisuele wereld evolueert bijzonder snel. Mede dankzij onze fusies hebben wij in een mum van tijd een enorme multidisciplinaire expertise in huis gehaald.” “Op één maand tijd heeft ESC de ganse ICT-infrastructuur vernieuwd zonder dat iemand hier enige hinder ondervond.” Frieda Wilms, CFO, Play AV Play AV is sinds de oprichting als éénmansbedrijf in 1988 uitgegroeid tot een toonaangevende speler in de audiovisuele sector. Onder de drijvende kracht van oprichter en CEO Dirk Verhellen wordt ook vandaag nog flink aan de weg getimmerd:

ICT-netwerk: ruggengraat voor toekomstige groei samen met ESC De fusies van Play AV bleven niet zonder gevolgen op informaticavlak. De groep zat immers opgezadeld met een enigszins verouderde informatica-infrastructuur, die bovendien verdeeld was over 3 vestigingen.

de woorden ‘professioneel groeien’ komen voor dit bedrijf ze-

“De drie aparte informaticanetwerken vormden een rem op

ker niet uit de lucht gevallen.

onze ambitieuze groeidoelstellingen. Mobiel werken, een 100% beveiligd netwerk en 24/7 toegang tot informatie: het leken ons

Zo mondden twee overnames van sectorgenoten (AV Line en

absolute vereisten om ook in de toekomst succesvol te kunnen

AV studio) in 2014 uit in een volledige juridische integratie:

blijven. We kwamen dan ook tot de conclusie dat we moesten

Play AV kan vandaag niet zonder trots uitpakken met een om-

overschakelen op één centrale ICT-ruggengraat die professio-

zet van 12 miljoen euro en 50 medewerkers, verdeeld over 3

neel moest uitgebouwd worden,” legt Frieda Wilms uit.

vestigingen in Gent, Brussel en Antwerpen.

‘Play to impress’

ESC: de virtuele IT-manager Bij de beslissing om het informaticanetwerk volledig te ver-

De kernactiviteiten van Play AV: de verkoop, verhuur en dienst-

nieuwen en te centraliseren ging Play AV niet over één nacht

verlening rond audiovisuele producten (beeld, licht en geluid),

ijs. Aangezien de onderneming zelf maar een beperkte informa-

zowel voor kleine als voor grote ondernemingen. De slogan van

ticakennis in huis had, zocht men intensief naar een ICT-partner

het bedrijf - ‘Play to impress’ - geeft op een krachtige manier

die kon optreden als een virtuele IT-manager voor het bedrijf.

4


Polyvalentie was dan ook belangrijk: de nieuwe informati-

back-upoplossing. In de praktijk zouden de gebruikers dus ge-

capartner moest expertise in huis hebben rond zowel hardware

woon kunnen doorwerken!”

als security, back-up én telecom. Reeds bij het eerste contact met ESC bleek het goed te zitten. Frieda Wilms: “Er was meteen chemie tussen ons en ESC.

Menselijk contact op de eerste plaats bij ESC

Allicht omdat ESC, als ondernemend familiebedrijf, pragma-

Frieda Wilms is vol lof over de samenwerking met ESC. Volgens

tisch denkt én handelt zoals wij!”

haar is een goed menselijk contact met de informaticapartner veel belangrijker dan een ingewikkeld onderhoudscontract.

De eerste opdracht van ESC: de overschakeling naar een gloednieuwe infrastructuur in goede banen leiden. Het project verliep feilloos: “Op één maand tijd heeft ESC de ganse ICTinfrastructuur vernieuwd zonder dat iemand hier enige hinder ondervond,” vertelt Frieda Wilms enthousiast.

Virtualisatie: efficiënt en betrouwbaar, 24/7 De vereisten van Play AV qua back-up en beveiliging lagen vrij hoog. Het bedrijf werkt immers voortdurend op complexe klantenprojecten, die vaak onder sterke tijdsdruk moeten opgeleverd worden. Het verlies van cruciale data of een slechte

“Met ESC is het heel eenvoudig samenwerken: als er een probleem is, bellen wij en binnen de kortste tijd staan ze klaar om ons te helpen, eenvoudig en zonder poespas. Wat wil je nog meer?” stelt Frieda Wilms tot besluit.

“Mobiel werken, een 100% beveiligd netwerk en 24/7 toegang tot informatie: het leken ons absolute vereisten om ook in de toekomst succesvol te kunnen blijven. We kwamen dan ook tot de conclusie dat we moesten overschakelen op één centrale ICT-ruggengraat.” Frieda Wilms, CFO, Play AV

toegang tot informatie door performantie- of serverproblemen moest te allen prijze vermeden worden. ESC koos daarom voor virtualisatietechnologie op basis van EMC. Het nieuwe netwerk is niet alleen veel performanter dan voorheen, het is ook bijzonder onderhoudsvriendelijk. Volgens Frieda Wilms volstaat een halve dag per maand ruimschoots om het ganse netwerk draaiende te houden. Bovenop een betrouwbare back-up van de gegevens zorgt de oplossing die ESC implementeerde, voor een 100% waterdichte ‘disaster recovery’. Frieda Wilms: “Onze systemen zijn in die mate ontdubbeld dat er in geval van een eventueel probleem op hardwareniveau meteen wordt overgeschakeld naar een


5

NEWS : MICROSOFT DYNAMICS NAV 2015

Uitkijken naar nieuwe mogelijkheden van Microsoft Dynamics NAV 2015 Als Microsoft Dynamics NAV vandaag algemeen erkend wordt

De uitdaging is niet min: hoe kan een softwaresysteem het po-

als de referentie in bedrijfssoftware, dan is dat ongetwijfeld

tentieel van deze ‘big data’ vertalen naar een beter inzicht in

mee te danken aan de inspanningen die geleverd werden om

kritische bedrijfsprocessen? Voor Microsoft is dit (al jaren trou-

het product voortdurend te verbeteren, uit te breiden en te

wens) een absolute prioriteit. Naast de uitstekende integratie

integreren. Microsoft Dynamics NAV is vandaag niet meer te

met SharePoint en Excel, pakt Microsoft Dynamics NAV 2015

vergelijken met het product van 20 jaar geleden, en toch is er

ook uit met een extra mogelijkheid om Business Intelligence-

steeds rekening gehouden met de continuïteit. Zo kan wie het

rapporten te creëren door gebruik te maken van eenvoudige

wil, blijven meegroeien.

Word-sjablonen.

Onlangs kondigde Microsoft officieel de nieuwste versie aan

Makkelijker upgraden

die over enkele maanden ook in onze contreien beschikbaar zal zijn: Microsoft Dynamics NAV 2015. Volgens Microsoft is het een ‘major release’: naar onze mening volledig terecht! De oplossing wordt niet alleen eenvoudiger voor de gebruiker (een nog betere integratie met Office 365!), maar is ook een pak sterker in cloud (‘multi-tenancy’) omgevingen.

Ondersteuning voor mobiele devices Waar velen naar uitkeken is ongetwijfeld de ondersteuning voor

Een vraag die veel gebruikers zich stellen: hoe makkelijker kan ik upgraden? Microsoft heeft hard gewerkt om, via upgrade-tools, de migratie naar Microsoft Dynamics NAV 2015 sneller en minder omslachtig te maken. In tegenstelling tot vroeger, zullen gebruikers de nieuwe versie niet ervaren als een breuk met het verleden. Wij zullen u alvast in de komende maanden informeren wat een mogelijke overstap naar Microsoft Dynamics NAV 2015 voor u kan betekenen!

de mobiele gebruiker, met o.a. een volwaardige tablet-client. Welnu, het is zover. Met een mobiele interface die een uniforme gebruikerservaring biedt over alle mobiele devices heen. Het gebruiksgemak van Microsoft Dynamics, met de Officeintegratie, wordt nu ook over de grenzen van het bedrijf heen getild.

Business Intelligence Trendwatchers hebben de mond vol over ‘Big Data’. Op ieder ogenblik van de dag produceren informatiesystemen massa’s aan digitale gegevens. Dit begint al bij het allereerste contact met de (potentiële) klant, en loopt door tijdens de ganse ‘customer lifecycle’. Honderden en zelfs duizenden interacties en transacties worden op die manier geregistreerd, over de facturatie en levering van goederen en diensten, tot de dienst na verkoop.

6


CASE STORY : RENSON

ESC begeleidt invoering van Microsoft SharePoint bij specialist in ventilatie en zonwering Renson

Renson ontwikkelt en commercialiseert energiezuinige op-

Renson is uitgegroeid tot een trendsetter in zijn nichemarkten,

lossingen voor ventilatie en zonwering. Johan Debaere,

met een huidige omzet van meer dan 100 miljoen euro en 650

Communication Officer bij Renson: “Onze missie is streven

medewerkers verdeeld over vijf business units. Het internatio-

naar gezonde en comfortabele leef- en werkomgevingen: in

nale succes van Renson is te danken aan een combinatie van

woningen en appartementen, kantoren, ziekenhuizen, scho-

factoren: de drang naar innovatie, de wereldwijde communica-

len,... Enkele jaren geleden werd ons gamma ook uitgebreid

tie, een sterke aanwezigheid in de lokale markten, en een team

met terrasoverkappingen.”

van enthousiaste en gedreven medewerkers.


7

CASE STORY : RENSON “De marktinformatie die wij ontvangen van onze lokale part-

ter niet om een volledige kijk te krijgen op de échte gang van

ners is essentieel. Zo kunnen wij de juiste beslissingen nemen

zaken in de onderneming.

inzake productontwikkeling en commercialisering”, voegt Johan Debaere eraan toe.

Innovatie: 6 à 7 productlanceringen per jaar Sinds jaar en dag investeert Renson fors in onderzoek en ontwikkeling. Een zeer uitgebreid team R&D-mensen en productmanagers is continu in de weer met de optimalisatie van de bestaande producten en de ontwikkeling van innovatieve oplossingen. Dit resulteert in gemiddeld 6 à 7 nieuwe productlanceringen per jaar.

“Een softwaresysteem levert telkens maar een deel van de waarheid op. Voortdurend worden hier tientallen dossiers beheerd rond klantprojecten of productontwikkeling. Daaraan is een enorme hoeveelheid ongestructureerde informatie verbonden (emails, verslagen, presentaties,...) die voor de onderneming even belangrijk is als de harde cijfers uit onze softwaresystemen.

25 Terabyte aan data delen in mobiele omgeving Het datavolume bij Renson is gestegen van 25 Gigabyte in 1994

Deze duurzame oplossingen voldoen aan de meest veeleisende

naar... 25 Terabyte in 2014. Patrick Snauwaert, IT Manager bij

behoeften op het vlak van energiezuinigheid, akoestiek, design,

Renson: “Ons succes is gebouwd op mensen, en bij uitbreiding

maar ook eenvoud in montage, en onderhoud.

op informatie. Dat betekent dat je prioriteit moet geven aan

Toenemend volume aan ongestructureerde informatie

het delen informatie over verschillende landen en vestigingen heen.”

Renson investeerde reeds jaren geleden in de ontwikkeling van

De prijs van mobiliteit

eigen applicaties voor ERP, CRM en e-commerce. De harde cij-

Als internationaal bedrijf met veel externe partnerships is mo-

fers en rapporten die deze systemen leveren (online of in de

biel werken bij Renson schering en inslag. In 2015 wil Renson

vorm van rapporten) volstaan volgens Patrick Snauwaert ech-

een volledige mobiliteit garanderen voor alle medewerkers. Zo

“ESC heeft niet alleen de nodige expertise in huis, maar begrijpt ook waar wij écht naartoe willen. Belangrijk, want de keuze voor een SharePoint-partner is er één voor de komende 10 jaar !” Patrick Snauwaert (rechts), IT Manager bij Renson, hier samen met Johan Debaere, Communication Officer

8


moet iedereen, via een toestel naar keuze, 24/7 toegang krijgen tot de informatie die hij nodig heeft, waar hij zich ook bevindt. Mobiliteit heeft volgens Patrick Snauwaert echter ook een prijs: via PC’s, notebooks, tablets en smartphones wordt een massa aan potentieel waardevolle informatie geproduceerd. De vraag is: hoe ga je die data stockeren, beschikbaar maken en delen met anderen? Folders op een file server en individuele mailboxen bieden alvast niet het geschikte antwoord.

Microsoft SharePoint: komaf maken met folders en mailboxen In het verleden experimenteerde Renson met verschillende tools om de problematiek van informatiedeling en samenwerking aan te pakken. De zoektocht naar de gepaste oplossing leidde uiteindelijk naar Microsoft SharePoint. Een essentiële voorwaarde was echter de koppeling met de diverse bestaande bedrijfssystemen (ERP, CRM, Web,...).

ESC bleek de technische expertise in huis te hebben om die meertaligheid in SharePoint in te bouwen, onder andere door de mogelijkheid te voorzien om metadata in meerdere talen in te voeren.

Toekomstige gebruikers centraal Als ultieme test voor de samenwerking kreeg ESC zeven dagen

Omdat Renson zelf onvoldoende kennis in huis had over

de tijd om een Proof of Concept op te zetten. Geen verloren

SharePoint moest ook op zoek gegaan worden naar een IT-

energie, zo bleek achteraf: het geleverde werk kon nuttig inge-

partner die de implementatie in goede banen zou leiden.

zet worden bij de verdere implementatie.

Renson legde tijdens het selectietraject verschillende

ESC en Renson kozen resoluut voor een pragmatische aanpak,

SharePoint-partners op de rooster: “ESC was het enige ICT-

met kleine deelprojecten die één na één werden afgewerkt. Er

bedrijf dat in staat was om een integratie te realiseren van

werd heel wat aandacht besteed aan een nauwe samenwerking

SharePoint met onze belangrijke informatiebronnen: ERP, CRM

met de toekomstige gebruikers. Patrick Snauwaert: “De gebrui-

en e-commerce. Van 1 + 1 moest ESC als het ware 3 maken,

kers moesten ons meenemen naar hun dagelijkse leefwereld,

met een duidelijke meerwaarde ten opzichte van de som van de

hun manier van werken. Stap voor stap werd de SharePoint-

afzonderlijke componenten.”

oplossing zo gemodelleerd naar hun wensen.”

Meertaligheid cruciaal Gezien de internationale activiteiten hecht Renson veel belang

Wederzijds vertrouwen voor de komende 10 jaar

aan informatiedeling met medewerkers en externe partners in

Volgens Patrick Snauwaert heeft Renson met ESC een echte

binnen- en buitenland. Het verwerken van de informatie uit lo-

vertrouwensrelatie kunnen opbouwen: “ESC heeft niet alleen

kale markten moet dan weer zorgen voor een aansturing van de

de nodige expertise in huis, maar begrijpt ook waar wij écht

commerciële en productstrategie van het bedrijf.

naartoe willen. Belangrijk, want de keuze voor een SharePoint-

Een essentiële vereiste was dan ook de meertaligheid van de

partner is er één voor de komende 10 jaar !”

SharePoint-applicatie: “Een Nederlander spreekt over een ‘rooster’, een Fransman over een ‘grille’ en een Engelsman over een ‘louver’. Je kan toch niet verwachten dat een buitenlander informatie gaat opzoeken of invoeren in een vreemde taal? ”, stelt Patrick Snauwaert.


9

E N I F E RED YOUR DATA STORAGE AND BACKUP

Voer IT aanpassingen door op een Eenvoudig, Efficiënt en Budgetvriendelijke manier De nieuwe EMC VNXe3200 Unified Storage oplossing is het meest veelzijdige opslagsysteem die uiteenlopende data- en applicatievereisten kan invullen Bescherm data met de nieuwe EMC DD2200 en verminder risico’s op dataverlies Neem contact op met ons voor een flexibele financiering zodat uw cash flow niet onder druk komt

EMC VNXe3200 is Powered by Intel® Xeon® Processor Technology

CONTACTEER ONS voor meer informatie over deze nieuwe EMC oplossingen voor kleine en middelgrote organisaties.

✉

ESC BVBA 09 329 93 06 [email protected]


ESC en internationaal groeibedrijf Apart-Audio: ICT en ‘value for money’ hand in hand

Apart-Audio produceert en verdeelt professionele audio-oplossingen: omroepsystemen, luidsprekers, voorversterkers, versterkers en de bijhorende accessoires. Met een sterk R&D team van 8 personen staat het bedrijf zelf in voor de ontwikkeling van een gamma dat onder de merknaam Apart wordt gecommercialiseerd. Apart-Audio brengt audio-oplossingen voor o.a. retail shops, offices, education, outdoor sport, restaurants, bars,… De productie wordt grotendeels uitbesteed in China. Apart-Audio opende een vestiging in Shenzhen, zowel om de internationale activiteiten verder uit te bouwen als om makkelijker contacten met de lokale leveran-

Internationale expansie met ‘value for money’ Audioprof startte in 1992 als installateur op de Belgische markt en bouwde al snel een team uit van een 10-tal personen. 2009 betekende echter een keerpunt voor de onderneming, met professionele partner 3D Participaties NV als nieuwe aandeelhouder en het verder uitbouwen van een indrukwekkende internationale expansie. Apart-Audio telt nu 27 medewerkers en is aanwezig in heel wat Europese landen, maar ook in Rusland. Op iedere lokale markt wordt gerekend op de inzet van een exclusieve distributeur.

ciers te onderhouden. De distributeurs slagen erin om lokale audiodealers, AV/ITKoen Claerbout, CEO bij Apart-Audio: “Onze sterkte is zonder

integratoren en groothandelaars te overtuigen met een gam-

enige twijfel onze focus. De consumentenmarkt en ‘live sound’

ma dat - ten opzichte van meer bekende concurrenten - een

zijn bijvoorbeeld niet aan ons besteed. Wij richten ons op sys-

uitzonderlijke ‘value for money’ biedt. “Wij streven ernaar om

temen voor achtergrondmuziek en omroepsystemen, en deze

steeds uit te pakken met features die ‘installer friendly’ zijn”,

strategie werpt duidelijk haar vruchten af !”

voegt Koen Claerbout eraan toe.


11


Externe ICT-kennis in huis halen Samen met de groei van het bedrijf ontstond ook de nood aan een professionele ICT-ondersteuning. Apart-Audio koos bewust voor een samenwerking met een externe ICT-partner. “Als KMO kan je onmogelijk zelf de laatste ontwikkelingen in ICT technologie blijven opvolgen. Door samen te werken met ESC halen wij de specialisten in huis die wél deze kennis in huis hebben en onderhouden. Bovendien profiteren wij van een belangrijke kruisbestuiving: de ‘best practices’ en de ervaringen die ESC opdoet bij andere bedrijven”, legt Koen Claerbout uit.

Productinformatie in één centrale database Apart-Audio en ESC bouwden een goed doordachte ICT-

“Als KMO kan je onmogelijk zelf de laatste ontwikkelingen in ICT technologie blijven opvolgen. Door samen te werken met ESC halen wij de specialisten in huis die wél deze kennis in huis hebben en onderhouden.” Koen Claerbout, CEO, Audioprof, Apart-Audio nagement de KPI’s van het bedrijf van week tot week opvolgen.

architectuur uit rond drie assen: het ERP-systeem Exact Globe,

Daarnaast voorzag ESC ook een exportmogelijkheid naar Excel:

Synergy als CRM-oplossing en tenslotte de website met custo-

volgens Koen Claerbout bijzonder nuttig voor wie meer uitge-

mer portal.

breide analyses op maat wil uitvoeren.

Tussen de drie systemen wordt echter heel wat informatie productinformatie, maar ook klantgegevens - gedeeld. Koen Claerbout: “Het zou bijzonder inefficiënt zijn om voor 350

Ook in de toekomst doelgericht werken met ICT

SKU’s de gegevens dubbel of driedubbel in te voeren! ESC heeft

Het valt op hoe Apart-Audio erin slaagt om de ‘value for mo-

dan ook gezorgd voor één centrale database die ERP, CRM en

ney’-filosofie consequent door te zetten op ICT-gebied en op

website aanstuurt.”

de ganse organisatie. Koen Claerbout: “We denken voortdu-

De informatie op de customer portal wordt bijvoorbeeld recht-

rend na hoe we doelgerichter en efficiënter kunnen werken. We willen ons huidig softwareplatform inzetten om ook in de toe-

streeks gevoed vanuit de ERP- en CRM-systemen. De klant kan

komst te blijven groeien, maar evenzeer geldt dit principe voor

zo heel makkelijk individuele producten commerciële infor-

onze organisatie: het is, ondanks de enorme groei sinds 1995

matie opvragen: technische fiches, stockniveaus, openstaande

nog steeds één en dezelfde persoon die de order entry doet!”

facturen, herstellingen, CRM-gegevens,...

Internationalisering en transparantie Naarmate Apart-Audio steeds internationaler ging werken, werd de nood aan een goede verkoopopvolging steeds prangender: “Terwijl de complexiteit van de activiteiten toeneemt, moet je je verplichten om steeds transparanter te gaan werken om de marktsituatie in de verschillende landen permanent te kunnen opvolgen.”

In de nabije toekomst wil Koen Claerbout samen met ESC de mogelijkheid onderzoeken om het bestelproces te vergemakkelijken via elektronische weg. Vandaag komen bestellingen van distributeurs toe via verschillende kanalen: via mail, fax, Excel,... Het elektronisch ontvangen van orders door een koppeling met het aankoopsysteem van de distributeur, zou volgens Koen Claerbout ongetwijfeld heel wat tijd besparen.

ESC: een uitstekende sparringpartner

Bovenop de centrale database bouwde ESC Sales Cubes die

“ESC is voor ons een uitstekende sparringpartner. Zij kennen

de basis vormen voor een uitgebreide rapportering. Voor we-

het bedrijf en de producten ondertussen door en door. En om-

kelijkse standaardrapporten wordt de Business Intelligence-

dat ESC zelf een KMO is, is het contact veel gemakkelijker dan

oplossing Targit ingezet: via heldere dashboards kan het ma-

met een groot ICT-bedrijf”, stelt Koen Claerbout tot besluit.

12



Plan België: van fondsenwerving naar ontwikkelingssamenwerking met ESC als virtuele ICT-manager

Kindgerichte gemeenschapsontwikkeling Plan België, een onafhankelijke niet-gouvernementele organi-

kracht: alleen zo kunnen wij programma’s ontwikkelen die een verschil maken op het gebied van gezondheid, onderwijs en bescherming.”

satie (NGO), maakt deel uit van de internationale Plan-koepel.

Een andere pijler is de sensibilisering van het publiek in België

De missie van Plan België bestaat erin om de levensomstandig-

door bijvoorbeeld kinderrechten op de agenda te zetten van

heden van kinderen en hun gemeenschap structureel te verbe-

scholen, media en politici. Om haar missie te financieren werft

teren in de armste landen van Afrika, Azië en Latijns-Amerika.

Plan België fondsen bij particulieren, Plan Ouders, overheden

Dit gebeurt via een specifieke aanpak, met aandacht voor een

en bedrijven.

kindgerichte gemeenschapsontwikkeling. De activiteiten van Plan België zijn sterk verankerd met de lokale gemeenschappen en overheden.

Plan België telt vandaag 34 medewerkers en werkt rond een twintigtal projecten in 9 partnerlanden. Kristof Saye: “Binnen Plan België focussen wij als kleine organisatie op een beperkt

Kristof Saye, voormalig Hoofd Finance & Administration bij

aantal thema’s: onderwijs, genderproblematiek, het verminde-

Plan België: “De lokale aanwezigheid is ongetwijfeld onze

ren van geweld op kinderen en tenslotte ook ‘emergencies’.”


13


Groei en professionalisering

ICT ten dienste van de business

In 2007 werd Kristof Saye aangeworven als hoofd Finance &

De visie van het management inzake ICT is steeds onveranderd

Administration. Sindsdien onderging de organisatie echter een

gebleven: ICT moet ten dienste staan van de business, om de

metamorfose: de activiteiten van Plan België evolueerden van

werking van de ganse organisatie te optimaliseren. Toen Kristof

louter fondsenwerving naar volwaardige ontwikkelingssamen-

Saye in 2007 tot het bedrijf toetrad, trof hij een enigszins ver-

werking. Simultaan daarmee veranderde ook de structuur van

ouderde en versnipperde ICT-infrastructuur aan. Zijn eerste pri-

Plan België en ging men steeds professioneler werken. Hierdoor

oriteit was dan ook de modernisering ervan.

kan Kristof Saye zich vandaag exclusief focussen op 1 prioriteit uit het ICT-beleid: een ambitieus CRM-project, PlanLink, staat

Kristof Saye: “Met de modernisering van de infrastructuur

vandaag bovenaan zijn agenda.

hadden wij twee doelstellingen voor ogen: het verhogen van

“Ons doelpubliek is bijzonder veeleisend. Je kan pas kwaliteit naar buiten toe uitstralen als ook je interne processen gestroomlijnd verlopen. Dit verklaart waarom een goed uitgebouwde ICT-infrastructuur zo belangrijk is voor Plan België,”

de interne efficiëntie en het verminderen van de operationele kosten in het algemeen. De uitdaging was om dit te realiseren in een organisatie met een grote verscheidenheid aan interne taken en activiteiten en met een beperkt budget.”

legt Kristof Saye uit.

14


ESC moderniseert ICT-infrastructuur Na een IT-audit door een externe consultant werd in kaart gebracht welke doelstellingen op korte, middellange en lange termijn moesten gerealiseerd worden. De samenwerking met de vorige informaticapartner die het project initieel begeleidde,

Welnu, een korte interventie door ESC heeft ervoor gezorgd dat alle informatie binnen de 30 minuten weer hersteld was!”

Voldoen aan complexe noden binnen beperkt budget

leverde helaas niet de verhoopte resultaten op.

Als er één term is die de activiteiten van Plan België kenmerkt,

Met de keuze voor ESC als IT-partner bleek het echter wel goed

van de interne processen (marketing, fondsenwerving, projec-

te zitten. Kristof Saye: “Wij verwachten van een ICT-partner dat

ten, financiën, ...), maar ook door de geografische spreiding van

hij proactief meedenkt over hoe wij in de toekomst verder kun-

de projecten in verschillende landen.

nen evolueren. ESC was bereid om strategisch met ons mee te denken rond de bouwstenen voor onze nieuwe infrastructuur.

dan is het wel diversiteit. Niet alleen door de verscheidenheid

De uitdaging was om te voldoen aan vrij complexe ICT-noden

Dit was de aanpak die we zochten.”

binnen een al bij al beperkt ICT-budget. Dit was de uitdaging

Een eerste opdracht was de virtualisatie van de serveromge-

voorbeeld: “In een aantal landen zijn de internetverbindingen

ving. ESC koos voor Hyper-V, de virtualisatie-oplossing van

onbetrouwbaar of zelfs helemaal afwezig. ESC implementeer-

Microsoft.

de een synchronisatie-oplossing die toelaat om ook offline te

Optimaliseren van back-ups Een tweede belangrijk aandachtspunt ging naar de back-ups.

die ESC met twee handen aanpakte. Kristof Saye geeft een

werken.”

Beloftes nakomen binnen budget

De informatie en kennis die de organisatie dagelijks verzamelt,

ESC denkt strategisch mee over het ICT-beleid bij Plan België;

zijn immers van onschatbare waarde. Dagelijkse back-ups zijn

zo is de informaticapartner ook telkens aanwezig op de maan-

voor Plan België dan ook een must.

delijkse IT-meeting bij Plan België. De medewerkers van ESC

Vroeger werd met tapes gewerkt: telkens was een manuele interventie vereist bij het wisselen van tapes. ESC implementeer-

zijn bovendien op de hoogte van de laatste ICT-trends en er wordt ook verwacht dat zij proactief advies verlenen.

de een back-upsysteem dat volledig betrouwbaar én geauto-

Plan werkt vandaag internationaal aan de uitrol van een am-

matiseerd verloopt, zonder enige manuele interventie.

bitieus CRM-project. Samen met ESC denkt de organisatie

Kristof Saye kijkt tevreden terug: “Enkele dagen geleden heeft een medewerker per vergissing een ganse folder gedeletet.

nu al na over een volgende stap: een Microsoft SharePointoplossing voor documentbeheer die geïntegreerd zal zijn met het CRM-systeem.

Besluit Kristof Saye besluit door de rol van ESC te omschrijven als die van een virtuele IT-manager binnen Plan België: “Wij hebben een uitstekende vertrouwensrelatie opgebouwd met ESC. Wij kunnen op hen rekenen voor alles wat de directe gebruikersondersteuning overschrijdt. Zij hebben trouwens toegang tot onze systemen en kunnen snel rechtstreeks ingrijpen wanneer het nodig is. Minstens even belangrijk is echter dat zij nooit onnodige kosten zullen aanrekenen!” “Op één maand tijd heeft ESC de ganse ICT-infrastructuur vernieuwd zonder dat iemand hier enige hinder ondervond.” Kristof Saye, Project Manager PlanLink, Plan België


15

cloud & communicatie

bedrijfssoftware

infrastructuur- en netwerkoplossingen

www.esc.be [email protected] service 7/24 hoofdkantoor

burelen

9840 De Pinte

2018 Antwerpen

T 03 808 03 20

Grote steenweg (N60) 39

1831 Brussel

T 02 808 17 01

T 09 329 93 06

8500 Kortrijk

T 056 96 93 06

2015

Recommend Documents