2007)

Spisový a skartační řád Národního památkového ústavu (ve znění dodatku č. 2/2007)

Spisový a skartační řád Národního památkového ústavu

Spisový a skartační řád Generální ředitel Národního památkového ústavu (dále jen „NPÚ") vydává k provádění Statutu NPÚ a Hlavního organizačního řádu tento Spisový a skartační řád.

I.

Předmět

1. Spisový a skartační řád NPÚ (dále jen „SSŘ") stanoví zásady pro nakládání a manipulaci s dokumenty, tzn. postup při jejich vzniku, přejímání, značení (evidování), třídění, oběhu, ukládání dokumentů a postup při jejich skartaci. Je vydán v souladu se zákonem 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v platném znění a vyhláškou č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů. 2. Tento SSŘ je závazný pro všechna pracoviště NPÚ, každé pracoviště má vlastní ukládací plán, který je přílohou tohoto SSŘ. SSŘ je závazný pro všechny pracovníky NPÚ. Za jeho dodržování odpovídají jednotliví vedoucí nebo jimi pověření pracovníci v rámci své působnosti. 3. Ředitele územních odborných pracovišť mohou z mimořádně závažných důvodů navrhnout pro své pracoviště odchylnou úpravu. Odchylná úprava vyžaduje ke své účinnosti písemné schválení generálního ředitele.

II. Základní pojmy 1. Spisovou službou se rozumí zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti NPÚ, zahrnující příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování dokumentů ve skartačním řízení. 2. Dokument je každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti NPÚ, tj. který NPÚ v souvislosti se svojí činností obdržel nebo který byl vytvořen v rámci činností NPÚ. V případě elektronické pošty se tím rozumí dokument služebního obsahu vyžadující vyřízení nebo obsahující informace trvalejšího významu. 3. Spis je písemný a jiný dokument či soubor dokumentů vzniklých při úředním jednání a v průběhu vyřizování jedné věci, případně vzniká sdružením společně vyřizovaných dokumentů s přidělenými čísly jednacími nebo dodatečným sdružením po jejich vyřízení. 4. Podatelna je zřízena na každém pracovišti NPÚ. Zajišťuje příjem došlých dokumentů. Zajišťuje rovněž funkci výpravny, kde se dokument vybavuje náležitostmi k jeho odeslání. Podatelna zajišťuje distribuci dokumentů na jednotlivé útvary a zaměstnance, pokud nezajišťují oběh dokumentů jednotlivé sekretariáty. Obvykle je spojena s hlavní spisovnou. 5. Podací deník je kniha vedená písemně, vytvořená s předem svázaných a očíslovaných tiskopisů označená názvem ústředního pracoviště nebo územního odborného pracoviště, pro které je vedena, rokem, v němž je užívána, a počtem všech listů 3

Spisový a skartační řád Národního památkového ústavu (tiskopis SEVT 011706). Podací deník může být rovněž veden v digitální podobě s možností tisku pro trvalé uložení. V případě zavedení podacího deníku v digitální podobě musí být po dobu tří měsíců paralelně veden podací deník i jako kniha (doporučený tiskopis SEVT 011706). Podací deník musí být zabezpečen proti ztrátě, pozměnění a neoprávněnému přístupu. 6. Ústřední spisovna není zřízena ve smyslu společné spisovny pro ústřední a všechna ostatní územní pracoviště. 7. Hlavní spisovna je zřízena v každém samostatném pracovišti NPÚ, slouží k ukládání vyřízených spisů a dokumentů do doby uplynutí jejich skartačních lhůt. 8. Specializované spisovny slouží k ukládání určených spisů a dokumentů vymezených v příloze č. 1 a 2 tohoto SSŘ. 9. Příruční registraturou se rozumí úložný uzamykatelný prostor (skříně) v útvaru, který ji zřizuje (nemusí jít o samostatnou místnost), sloužící k ukládání dokumentů vzniklých nebo došlých v běžném roce, do doby vyřízení spisu k jedné věci, pokud je to nutné. V příručních registraturách jsou dokumenty ukládány do doby, než mohou být předány do hlavní spisovny, max. však 1 rok. 10. Ukládací značka je slovní označení nebo označení zkratkou, které určuje ukládání spisů ve spisovně příslušného pracoviště, pokud se spisy neukládají podle spisových znaků. V tom případě je přehled ukládacích značek uveden v ukládacím plánu příslušného pracoviště, v příloze č. 2. 11. Spisový a skartační plán je seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami. Může-li být dokument zařazen z hlediska obsahu do několika skupin, zařadí se podle rozhodující obsahové složky. Spisový a skartační plán je přílohou č. 1 tohoto SSŘ a slouží jako pomůcka k označování, třídění, vyřazování a případně ukládání dokumentů a spisů. 12. Spisový znak(někdy též ukládací znak) je číselný kód určující třídění spisů do druhově shodných skupin s jednou skartační lhůtou. Jejich přehled s uvedením jednotlivých typů dokumentů tvoří spisový a skartační plán. 13. Skartační znak vyjadřuje dokumentární hodnotu dokumentu nebo spisu podle jeho obsahu a udává, jak se s písemnostmi naloží po uplynutí skartační lhůty ve skartačním řízení: a) Skartační znak „A" (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do archivu. b) Skartační znak „S" (stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení navržen ke zničení. c) Skartační znak „V" (výběr) označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem „A" nebo „S". 14. Skartační lhůta: udává počet roků, po které jsou písemnosti uloženy v NPÚ. Počíná běžet dnem l. ledna roku následujícího po roce, ve kterém písemnost vznikla, resp.

4

Spisový a skartační řád Národního památkového ústavu byla vyřízena nebo pozbyla správní a provozní platnosti pro činnost ústavu. Skartační lhůta je závazně stanovena ve skartačním plánu, který je nedílnou součástí tohoto řádu. Po uplynutí skartační lhůty může tato být výjimečně prodloužena, pokud je dokument pro vlastní činnost NPÚ nadále potřebný (§ 9, odst. 3, vyhl. č. 646/2004 Sb). Po uplynutí skartační lhůty se dokument zařazuje do skartačního řízení. 15. Druhy dokumentů: a) obyčejné dokumenty, manipulace s nimi je upravena tímto SSŘ; b) dokumenty vyhrazené, důvěrné, tajné a přísně tajné – ve smyslu zákona č.412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a bezpečnostní způsobilosti, v platném znění a navazujících právních předpisů. Evidenci dokumentů obsahujících utajované skutečnosti vede jmenovitě pověřená osoba určená generálním ředitelem NPÚ nebo ředitelem územního odborného pracoviště. Utajované dokumenty se ukládají ve specializované spisovně, která je zřízena při sekretariátu generálního ředitele nebo ředitele územního odborného pracoviště. c) dokumenty pro vnitřní potřebu, nemají charakter utajovaných informací ve smyslu zákona č. 412/2005 Sb., avšak s ohledem na jejich obsah je manipulace s nimi upravena příslušnými vnitřními předpisy.

III.

Příjem dokumentů

1. Poštou, osobně či jinak doručené dokumenty adresované NPÚ přijímá zaměstnanec podatelny, případně pověřený zaměstnanec na detašovaném pracovišti. Při přejímání je povinen přezkoumat, zda převzal všechny doporučené dokumenty, jejichž převzetí potvrdil a zda všechny přebírané dokumenty jsou adresovány příslušnému pracovišti NPÚ. 2. Zaměstnanec podatelny při přebírání dokumentů zkontroluje, zda dokumenty nejsou poškozeny, v případě závady reklamuje tuto skutečnost u doručitele. 3. Nepřebírá dokumenty opatřené doručenkou „do vlastních rukou" zaměstnance, informuje však neprodleně adresáta o uložení dokumentu na poště. 4. Písemnost vzniklá z podání učiněného ústně do protokolu se bezodkladně zaeviduje v podatelně(např. když tazatel následně vyžaduje písemnou odpověď). 5. Převezmou-li zaměstnanci např. při služebních cestách, poradách, jednáních apod. dokumenty, nebo pokud pořídili záznam o podání dokumentu na základě telefonického hovoru, jsou povinni je neprodleně předat příslušnému zaměstnanci podatelny k zaevidování. 6. Doručené zásilky se třídí na: a) dokumenty, které se předávají adresátům neotevřené, b) noviny, časopisy, úřední tiskoviny (sbírky zákonů, věstníky apod.), které se evidují ve zvláštní doručovací knize, pokud to stanoví vnitřní předpis pracoviště, obvykle však nepodléhají evidenci v podacím deníku, c) letáčky, kulturní programy, propagační a informační materiály, ceníky, novoročenky a jiné dokumenty obdobného charakteru, které nepodléhají evidenci v podacím deníku,

5

Spisový a skartační řád Národního památkového ústavu d) ostatní dokumenty podléhající evidenci v podacím deníku.

IV. Otevírání dokumentů 1. Podatelna neotvírá doručené dokumenty: a) adresované přímo jednotlivým zaměstnancům, pokud je jméno adresáta uvedeno na prvním místě před názvem organizace, b) označené jako tajné, c) označené jako veřejná zakázka nebo výběrové řízení, d) označené jako žádost o vydání osvědčení pro prodej a vývoz předmětů kulturní hodnoty, e) adresované odborové organizaci, f) označené textem "neotevírat". Všechny ostatní dokumenty podatelna otevírá. 2. Zjistí-li zaměstnanec podatelny po otevření dokumentu, že se jedná o soukromý dokument, nezaeviduje jej, obálku přelepí, označí na ní důvod otevření a připojí podpis. Dokument včetně obálky předá adresátovi. O obsahu soukromého dokumentu musí být zachována mlčenlivost. 3. Zjistí-li adresát po otevření dokumentu, doručeného jako soukromý, že se nejedná o soukromý dokument, je povinen jej neprodleně odevzdat zaměstnanci podatelny k zaevidování. 4. Závady zjištěné po otevření dokumentu (např. chybějící přílohy) se vyznačí na obálce i v knize došlé pošty. Reklamaci chybějících dokladů provádí útvar, kterému náleží věcné vyřízení dokumentu. 5. Doručené dokumenty podléhající evidenci se vždy opatří v den doručení otiskem podacího razítka. V případě, že se obálka v podatelně neotevírá, viz čl. III., odst. 6, zaměstnanec podatelny umístí otisk podacího razítka na viditelném místě obálky. Zároveň se na těchto dokumentech otisk podacího razítka nevyplňuje. 6. V případě pořizování kopií došlého dokumentu musí být zjevné, že se jedná o kopie, originál dokumentu je vždy jen jeden. 7. Podací razítko na každém pracovišti NPÚ musí vždy obsahovat níže uvedené údaje: a) název pracoviště NPÚ, b) datum, příp. čas doručení, c) číslo jednací, d) počet listů, e) počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh (DVD, CD, diskety apod.). 8. Obálky se ponechávají u došlých dokumentů vždy: a) u dokumentů z finančních úřadů, b) u dokumentů právní, kontrolní, finanční a mzdové povahy (zejména dokumenty od soudů, kontrolních úřadů, Policie ČR, apod.), c) obsahuje-li dokument stížnost nebo petici,

6

Spisový a skartační řád Národního památkového ústavu d) u dokumentů zaslaných doporučeně nebo na dodejku (vyhl. č. 646/2004 Sb., § 1, odst. 7, písm. a) a b);), e) není-li v dokumentu uvedeno datum nebo není-li dokument podepsán, a to i v případě, že je v dokumentu uvedeno jméno, příjmení a adresa odesilatele a také je-li jméno, příjmení a adresa odesilatele uvedena pouze na obálce, f) není-li odesilatel ze samého podání patrný, g) jestliže se omylem došlý dokument vrací adresátovi. Obálky a) až d) se zařazují do skartačního řízení dle skartačního plánu s příslušným spisem, obálky e) až g) mají skartační lhůtu 3 měsíce.

V. Označování a evidence dokumentů 1. Pokud se na příjem a manipulaci s dokumenty vztahují zvláštní předpisy (např. zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů nebo zákon č. 71/1994 Sb., o prodeji a vývozu předmětů kulturní hodnoty, v platném znění), přijímají se odděleně a vede se pro ně samostatná evidence. 2. Doručené dokumenty a dokumenty vzniklé z vlastní činnost se evidují v podacím deníku nebo v jednacím protokolu (dále jen podací deník) vedeném podatelnou písemně nebo elektronicky. Vyřízení doručeného dokumentu se neeviduje samostatně, ale připojí se k doručenému dokumentu se stejným číslem jednacím. 3. Samostatné evidenci podléhají následující skupiny dokumentů, každá se samostatnou evidenční pomůckou, která je pod číslem jednacím zapsána v podacím deníku. Pokud to nevyžaduje zvláštní předpis, nemusí však samostatná evidence být vedena, dokumenty se mohou evidovat v podacím deníku podatelny. a) dokumenty s utajovanými informacemi (viz čl. II, odst. 12) b) faktury c) objednávky d) smlouvy e) žádosti o vydání osvědčení podle zák. č. 71/1994 Sb. f) cestovní příkazy g) doporučená psaní na jméno h) korespondence odesílaná bez čísla jednacího i) dokumenty vnitřního charakteru odesílané z památkových objektů, se kterými hospodaří příslušné územní odborné pracoviště (např. docházkové listy, dohody o pracovní činnosti a provedení práce, výdejky, příjemky, parafované faktury apod.) j) znalecké posudky NPÚ k) protokoly technické laboratoře l) převzetí dodejky příslušným referentem. Evidenční pomůcka utajovaných dokumentů je členěna do následujících rubrik: datum doručení, odesilatel, způsob a datum vyřízení. Evidenční pomůcka faktur je členěna do následujících rubrik: datum doručení, odesilatel, číslo faktury. Evidenční pomůcka objednávek je členěna do následujících rubrik: číslo objednávky, datum, dodavatel, předmět dodávky, cena.

7

Spisový a skartační řád Národního památkového ústavu Evidenční pomůcka smluv je členěna do následujících rubrik: číslo smlouvy, typ smlouvy, předmět smlouvy, zhotovitel, dodavatel, doba platnosti, den uzavření, poznámka. Evidenční pomůcka žádostí o vydání osvědčení podle zákona č. 71/1994 Sb., je členěna do následujících rubrik: datum doručení, žadatel, jméno zaměstnance vyřizujícího žádost a způsob vyřízení. Vyřízení je pod číslem jednacím zapsáno v podacím deníku. Evidenční pomůcka cestovních příkazů je členěna do následujících rubrik: datum, pořadové číslo, jméno pracovníka, místo cesty, datum cesty, datum předání vyplněného cestovního příkazu do ekonomického úseku. Evidenční pomůcka doporučených psaní na jméno je členěna do následujících rubrik: datum, odesílatel, příjemce, datum převzetí, podpis. Evidenční pomůcka korespondence odesílané bez čísla jednacího je členěna do následujících rubrik: datum odeslání, příjemce, odesílatel. Evidenční pomůcka dokumentů vnitřního charakteru: datum doručení, odesílatel, stručný obsah dokumentu. Evidenční pomůcka znaleckých posudků: Pořadové číslo žádosti o posudek, datum doručení, žadatel, způsob a datum vyřízení. Vyřízení je pod číslem jednacím zapsáno v podacím deníku. Evidenční pomůcka technologických protokolů: Pořadové číslo v roce, čísla vzorků, datum provedení protokolu. Vyřízení je pod číslem jednacím zapsáno v podacím deníku. Evidenční pomůcka převzetí dodejky příslušným referentem: identifikace dodejky, datum převzetí, podpis referenta. 4. Dokumenty se evidují v podacím deníku v číselném a časovém pořadí, v němž byly doručeny nebo vznikly z činnosti NPÚ. Pokud se při zapisování do podacího deníku používají zkratky, je jejich seznam a vysvětlivky k němu nedílnou součástí podacího deníku. 5. O dokumentu se vedou v podacím deníku tyto údaje: a) pořadové číslo dokumentu, pod nímž je v podacím deníku evidován, b) datum doručení dokumentu nebo jedná-li se o dokument z vlastní činnosti, datum jeho vzniku, c) fakultativně forma doručení, d) fakultativně způsob doručení, e) identifikace odesilatele; jde-li o dokument vzniklý z vlastní činnosti, zapíše se jako „vlastní", f) číslo jednací odesilatele, datum odeslání, počet listů došlého nebo vlastního dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, g) název organizační jednotky, které byl dokument přidělen, nebo jméno a příjmení zaměstnance určeného k vyřízení, h) stručný obsah dokumentu, i) způsob vyřízení, j) den odeslání, počet listů odesílaného dokumentů a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, k) adresát nebo adresáti vyřízení,

8

Spisový a skartační řád Národního památkového ústavu l) ukládací značka, spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu nebo rok, v němž bude dokument zařazen do skartačního řízení, počet listů nebo jiný údaj o rozsahu uloženého dokumentu, m) místo uložení (hlavní nebo specializovaná spisovna), n) záznam o vyřazení ve skartačním řízení. 6. Číselná řada v podacím deníku začíná dnem l. ledna pořadovým číslem l. a končí dnem 31. prosince. Zbývající prázdné kolonky se pod posledním zápisem v podacím deníku do konce stránky proškrtnou a označí slovy „Ukončeno dne 31. prosince číslem jednacím…." a jménem, příjmením a podpisem zaměstnance pověřeného vedením spisové služby.V podacím deníku vedeném v elektronické podobě se prázdné kolonky neuvádějí. 7. Zápisy do podacího deníku se provádí čitelně a trvalým způsobem. Chybný zápis se škrtne tak, aby zůstal čitelný i po opravě. V případě potřeby se nahradí správným zápisem. Oprava se opatří datem, jménem, příjmením a podpisem toho, kdo ji provedl. Podací deník musí zachytit průběh vyřizování dokumentu, včetně všech změn.Při elektronickém vedení jsou čas, jméno a příjmení toho, kdo zápis a změny provedl zaznamenány automaticky, (uchovány trvale v programu, i když se vně zobrazuje pouze poslední změna). 8. Dokument se označuje číslem jednacím. Číslo jednací uváděné na vyřízení dokumentu obsahuje vždy označení ústavu a jeho organizační jednotky, pořadové číslo zápisu dokumentu v podacím deníku a označení kalendářního roku, v němž je dokument evidován. (Vzor konstrukce jednacího čísla: yyy-aaa/xxxx/rrrr přičemž xxxx se rovná pořadovému číslu v podacím deníku, rrrr se rovná roku v němž je dokument evidován, yyy se rovná zkratce Národního památkového ústavu, aaa se rovná číslu označujícímu územní odborné pracoviště. Číslo územního odborného pracoviště je určeno číselníkem organizací v elektronické spisové službě, který má vazbu na číselník ekonomický.)V podacím deníku, podacím razítku a dalších vnitřních evidencích vedených v pracovištích NPÚ se číselné označení pracoviště nemusí jednotlivě uvádět, tj. konstrukce zde uváděného jednacího čísla je xxxx/rrrr. 9. Pokud přesáhne u některého z pracovišť NPÚ počet zaevidovaných dokumentů v podacím deníku v jednom roce číslo 3000 a tento údaj se opakuje během posledních pěti let, je toto pracoviště povinno vést jmenný a věcný rejstřík. Ve jmenném rejstříku se uvádějí jména fyzických osob nebo názvy právnických osob, které jsou odesílateli dokumentů nebo o nichž dokument pojednává. Ve věcném rejstříku se uvádějí pojmy vystihující věcný obsah dokumentu, pomáhající vyhledávání požadovaných dokumentů. Úkolem rejstříku je snadnější vyhledávání zaevidovaných dokumentů a užívá se při spojování dokumentů ve spisy. Rejstřík je veden ve vázané knize, ve formě kartotéky nebo v digitální podobě s možností tisku. Vedení rejstříku může být suplováno vyhledávacím systémem elektronické spisové služby. Ručně vedený rejstřík je ukládán společně s podacím deníkem nebo jednacím protokolem, k němuž je vyhotovován. 10. Samostatně je veden (pokud je podací deník veden ručně) přehled odeslané pošty ve daném časovém úseku (den, týden, měsíc, v případě potřeby tiskový výstup z programu), který se ukládá s podacím deníkem, ke kterému je veden, jeho skartační lhůta je 1 rok.

9


VI.

Rozdělování a oběh dokumentů

1. Zaevidované dokumenty se předávají k vyřízení cestou sekretariátu generálního ředitele nebo ředitele územního odborného pracoviště, případně se rozdělují v podatelně vedoucím příslušných útvarů nebo určeným zaměstnancům. 2. Při oběhu dokumentů musí jejich příjemci zabezpečit prostřednictvím útvarové, případně hlavní evidence spisů, která je vedena písemně nebo elektronicky, možnost jejich sledování, předávání a přebírání zachycující jmenovitě a časově veškerou manipulaci s dokumentem.

VII. Vyřizování dokumentů 1. Za vyřízení dokumentů odpovídá útvar, který je dostal k vyřízení a zaměstnanec, jemuž byl přidělen. Vyřídí-li zaměstnanec dokument jinak, než v listinné formě, učiní o tom na dokumentu záznam. Kopii takového vyřízení, pokud ji lze pořídit, připojí k vyřízenému dokumentu. 2. Dokumenty se vyřizují formou referátníků. Dále je možno dokument vyřídit bez referátníku (např. v případě vzetí na vědomí, interního sdělení nebo dopisu z vlastního podnětu ve věci netýkající se hlavní činnosti, apod.). Vyřízení dokumentu jinou než písemnou formou (telefonem, osobním jednáním aj.) je třeba zaznamenat k dokumentům (s kým bylo jednáno, výsledek jednání, datum a podpis). Všechny dokumenty vztahující se k jedné věci se pokud možno spojují v jeden spis. Spis musí obsahovat soupis všech čísel jednacích dokumentů, jež jsou jeho součástí. Návaznost připojovaných dokumentů se vyznačí v podacím deníku podle referátníku. Pokud se dokumenty vyřizují v časové prodlevě, že není reálné je spojit do jednoho spisu, musí spis odkazovat na dřívější spisy v téže věci, uvádí se na referátníku. 3. Dokumenty se vyřizují podle povahy a obsahu: a) vzetím na vědomí, b) osobním, popř. telefonickým projednáním, jehož stručný obsah se vyznačí ve spise, pokud se nejedná o tak závažný obsah, kdy je nutno telefonát nebo osobní vyřízení potvrdit písemně, c) faxovou zprávou, d) písemnou odpovědí, e) e-mailem, tištěné vyřízení se vkládá do spisu. 4. Zaměstnanec, který dokument vyřídil, označí referátník ukládací značkou, spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou, případně rokem zařazení dokumentu do skartačního řízení podle spisového a skartačního plánu. Pokud je vedena elektronická spisová služba, není nutné vyznačovat skartační znak a skartační lhůtu, tyto jsou automaticky generovány podle spisového znaku. 5. Za věcné a včasné vyřízení spisů, na jejichž vyřizování se podílí více útvarů nebo zaměstnanců (dále společný spis), odpovídá útvar nebo zaměstnanec, kterému byl spis přidělen jako prvnímu. Tento útvar nebo zaměstnanec obdrží spis po vypravení ke schválení jeho uložení během skartační lhůty. 10


6. V případě nesprávného přidělení dokumentu je útvar nebo zaměstnanec, který dokument obdržel povinen bezodkladně vrátit dokument ke správnému přidělení, resp. předat dokument příslušnému útvaru se záznamem o změně přidělení. Za vyřízení spisu pak odpovídá útvar, kterému byl spis prokazatelně předán k vyřízení. 7. Lhůty pro vyřízení dokumentů vyplývají buď z obecně závazných právních předpisů, ze Statutu NPÚ, žádosti zasilatele nebo pokynu nadřízeného zaměstnance. Není-li stanoveno jinak, vyřizují dokumenty odpovědní zaměstnanci bezodkladně, s přihlédnutím k povaze věci. 8. Oběh a vyřizování účetních dokladů se řídí zvláštní směrnicí o oběhu účetních dokladů. 9. Dokumenty označené jako utajované, předává zaměstnanec podatelny neotevřené zaměstnanci určenému k manipulaci s utajovanými materiály.

VIII. Podepisování dokumentů a užívání razítek 1. Vyřízení dokumentu písemnou odpovědí je skončeno podpisem odpovědného vedoucího zaměstnance, který zodpovídá za věcnou i formální správnost podpisovaného dokumentu a jeho předání k expedici. 2. Dokumenty, které jsou písemnými právními úkony, podepisují zaměstnanci oprávnění k tomu podle Statutu NPÚ, Hlavního organizačního řádu NPÚ a jiní zaměstnanci na základě písemného pověření nebo plné moci dané statutárním zástupcem a v rozsahu tohoto pověření nebo plné moci. 3. Dokumenty, které nejsou právními úkony, podepisuje vedoucí příslušného útvaru, pokud v interních předpisech není stanoveno jinak nebo pokud si jejich podpis nevyhradil zaměstnanec nadřízený vedoucímu útvaru. 4. Nepodepisuje-li dokument přímo odpovědný zaměstnanec, uvede se jeho jméno a funkce a zastupující připojí před svůj vlastnoruční podpis zkratku „v.z." (v zastoupení). Není-li čistopis vlastnoručně podepsán, uvede se na něm u jména podpisujícího doložka „v.r." (vlastní rukou) a pod ukončeným textem vlevo se uvede doložka „za správnost" s podpisem pracovníka odpovědného za správnost přepisu. 5. Přehled podpisových oprávnění je uveden v Dispozičním řádu – podpisovém vzoru. 6. NPÚ (všechna jeho pracoviště) užívají v písemném styku hlavičkovaný papír. Hlavičkovaný papír má dvě barevné verze – s černobílým logem a s barevným logem v adresových verzích podle jednotlivých pracovišť NPÚ. 7. Organizační útvary mají razítka obdélníkového tvaru s označením pořadového čísla, která jsou uložena u vedoucího útvaru nebo jím pověřeného zaměstnance. Tato razítka se používají na běžnou korespondenci. NPÚ na svých listinách vydávaných podle zákona, vyhlášky a zákona č. 71/1994 Sb., o prodeji a vývozu předmětů kulturní hodnoty, ve znění pozdějších zákonů a zákona č. 122/2000 Sb., o ochraně sbírek muzejní povahy a o změně některých dalších zákonů, jde-li o listiny osvědčující

11

Spisový a skartační řád Národního památkového ústavu důležité skutečnosti, jakož i na jiných listinách osvědčujících důležité skutečnosti používá kulaté razítko s malým státním znakem. Tato razítka jsou uložena v sekretariátu generálního ředitele, v sekretariátech náměstků a u dalších řídících zaměstnanců. Obdobný režim pro uložení razítek platí i pro územní odborná pracoviště.Ústřední pracoviště NPÚ a územní odborná pracoviště NPÚ vedou evidenci razítek, obsahující otisk razítka s uvedením jména, příjmení a funkce zaměstnance, který razítko převzal a užívá, datum převzetí, datum vrácení, datum vyřazení razítka z evidence a 1. podpis přebírajícího zaměstnance.

IX. Odesílání dokumentů 1. Podepsané dokumenty připravené k vypravení předávají útvary k odeslání podatelně s obálkami s vyplněnými adresami a s případným pokynem o způsobu doručení (do vlastních rukou, doporučeně apod.). 2. Odesílané dokumenty jsou evidovány v podacím deníku, kde zaměstnanec podatelny uvede jak, kdy a komu byl daný dokument odeslán. V případě rozesílání stejných dokumentů na více adres, vyznačí podatelna datum odeslání na přiloženém rozdělovníku. 3. Pokud je dokument třeba z časových důvodů doručit přímo, zajistí toto doručení příslušný útvar, s tím, že je třeba na kopii potvrdit příjemcem jeho převzetí. 4. Odesílání faxů v písemné podobě si zajišťují jednotlivé útvary samy nebo prostřednictvím sekretariátu. Zpracovatel na nich musí uvést kromě povinných náležitostí též faxové číslo adresáta. Hlášení o odeslání (activity report) vrátí sekretariát spolu s dokumentem odesilateli v případě, že je fax odesílán jeho prostřednictvím.

X. Ukládání dokumentů 1. Vyřízené dokumenty se ukládají v hlavní spisovně nebo ve specializovaných spisovnách podle přílohy č. 2 tohoto SSŘ. V příručních registraturách úseků, které je mají zřízeny se dokumenty ukládají dočasně. Výjimečně lze spis uložit přímo u referenta, pokud lze oprávněně očekávat pokračování korespondence, nejdéle však 6 měsíců – 1 rok (dle povahy spisu) od vyřízení. Dokumenty, které tvoří sbírku příloh evidence movitých a nemovitých kulturních památek jsou trvale uloženy ve specializované spisovně Ústředního seznamu kulturních památek ČR a ve specializovaných spisovnách regionálních částí Ústředního seznamu kulturních památek ČR. 2. Za řádné ukládání dokumentů a spisů ve specializovaných spisovnách a v příručních registraturách odpovídají vedle zaměstnanců pověřených jejich vedením i všichni ostatní zaměstnanci útvaru pověření vyřizováním dokumentů. Dodržování podmínek řádného vedení specializovaných spisoven a příručních registratur kontroluje vedoucí příslušného pracoviště, v rámci něhož jsou zřízeny.

12

Spisový a skartační řád Národního památkového ústavu 3. Při změně pracovního zařazení nebo při ukončení pracovního poměru odevzdá zaměstnanec dokumenty, které má u sebe, protokolárně svému přímému nadřízenému. 4. Za přejímání, ukládání, evidenci, zapůjčování a vyřizování dokumentů odpovídá pověřený pracovník hlavní spisovny nebo specializovaných spisoven. 5. Pracovník hlavní spisovny je povinen provést při převzetí dokumentů kontrolu jejich úplnosti (podle předávacího seznamu) a prověřit, zda jsou ukládací jednotky řádně označeny a zda označení odpovídá skutečnému obsahu. Jedno vyhotovení seznamu vrátí předávajícímu útvaru a druhé založí do registratury spisovny. Předávací seznamy (protokoly) slouží jako základní evidenční pomůcky spisovny. Při automatizovaně vedené evidenci jsou uvedené protokoly vedeny průběžně. Potvrzením o převzetí a předání je při tom záznam příslušných dnů. 6. Vstup do spisovny a nahlížení do dokumentů je zaměstnancům NPÚ dovolen za přítomnosti odpovědného pracovníka spisovny, v případě jeho nepřítomnosti na pracovišti za přítomnosti jiné, k tomuto účelu pověřené osoby. 7. Při každém nahlížení do dokumentu ve spisovně se zaměstnanec zapíše do „knihy návštěv spisovny", kde rovněž vyznačí účel nahlížení do dokumentu. 8. Do dokumentu je povoleno nahlížet pouze ve spisovně. Dokumenty lze ze spisovny zapůjčovat nejvýše na dobu jednoho měsíce: a) zaměstnancům útvarů, v nichž dokument vznikl nebo byl vyřízen, b) jiným útvarům NPÚ nebo jejich zaměstnancům na základě souhlasu vedoucího zaměstnance útvaru, kde dokument vznikl nebo byl vyřizován. 9. Externím badatelům se dokumenty zapůjčují k nahlédnutí pouze prezenčně. 10. Zapůjčení dokumentu ze spisovny je nutno evidovat v „knize zápůjček" a současně na zápůjčních lístcích, které se uloží do regálu na místo zapůjčeného dokumentu. Zapůjčení potvrdí zapůjčovatel svým podpisem v „knize zápůjček". Knihu zápůjček je možné vést automatizovaně, pak se zapůjčení potvrzuje na zápůjčním lístku. 11. Při ztrátě nebo poškození dokumentů, případně při jejích zničení je nutno vyhotovit zápis obsahující příčiny, míru zavinění, eventuelně následky ztráty nebo zničení a určit způsob nahrazení dokumentu. Zápis podepíše vedoucí útvaru, jehož dokument byl poškozen, ztracen či zničen. Existuje-li důvodné podezření, že ztrátou, zničením, poškozením nebo zneužitím byl spáchán trestný čin předloží se zápis generálnímu řediteli NPÚ nebo řediteli územního odborného pracoviště, který rozhodne o dalším postupu.

XI. Skartační řízení a postup při vyřazování dokumentů 1. Skartační řízení je postup, při kterém se provádí výběr dokumentů, které jsou nadále z provozního nebo ze správního hlediska pro činnost ústavu nepotřebné. Výběr archiválií pro trvalé uložení provádí pracoviště příslušného archivu. Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta a razítka vyřazená z evidence.

13


2. Skartační lhůta se určuje počtem let od l. ledna roku následujícího po vyřízení dokumentu nebo po jeho uzavření, u účetních dokumentů po skončení účetního období ke kterému se vztahuje. V některých případech je lhůta (počátek jejího běhu) upřesněna v poznámce. Během skartační lhůty je vyřízený dokument uložen ve specializovaných spisovnách nebo v hlavní spisovně a po jejím uplynutí se zařadí do skartačního řízení. Skartační lhůta se označuje číslicí za skartačním znakem. 3. Skartační lhůty nelze zkracovat. Skartační lhůta může být výjimečně prodloužena pokud NPÚ potřebuje dokument pro další vlastní činnost. Tato skutečnost se oznámí příslušnému archivu. 4. K provedení skartačního řízení ustanoví generální ředitel nebo ředitel územního odborného pracoviště příkazem tříčlennou skartační komisi. Členem skartační komise je vždy zaměstnanec pověřený vedením spisovny. 5. Dokumenty připravuje ke skartačnímu řízení zaměstnanec pověřený vedením spisovny. V seznamech dokumentů navrhovaných ke skartačnímu řízení uvede zvlášť dokumenty se skartačním znakem „A", zvlášť dokumenty se skartačním znakem „S". Dokumenty se skartačním znakem „V" skartační komise posoudí a zařadí je buď k dokumentům se skartačním znakem „A" nebo k dokumentům se skartačním znakem „S". 6. Evidenční pomůcky (podací deníky, knihy faktur aj.) se zařadí do skartačního řízení až po vyřazení všech dokumentů, které jsou v nich evidovány. 7. Určený vedoucí zaměstnanec zašle skartační návrh na vyřazení dokumentů a razítek příslušnému archivu, v listinné podobě ve dvojím vyhotovení a to zvlášť pro skartační znak „A" a skartační znak „S". Skartační návrh může být zaslán v digitální podobě se zaručeným elektronickým podpisem. 8. Na základě předloženého skartačního návrhu provede pověřený zaměstnanec příslušného archivu odbornou archivní prohlídku dokumentů a razítek navrhovaných k vyřazení. Po provedené archivní prohlídce archivář sepíše protokol a vydá souhlas ke zničení dokumentů označených skartačním znakem „S" a dohodne se skartační komisí dobu a způsob předání archiválií k uložení do příslušného archivu. 9. Na základě souhlasu ke zničení dokumentů označených skartačním znakem „S" zabezpečí NPÚ jejich zničení. Zničením dokumentů se rozumí jejich znehodnocení tak, aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace obsahu. 10. Skartační návrh, protokol o skartačním řízení, protokol o předání archiválií a potvrzení příslušného státního archivu o jejich převzetí se ukládají v NPÚ a v archivu, ve kterém jsou archiválie uloženy.

XII. Závěrečná ustanovení 1. Ustanovení tohoto SSŘ se nepoužijí, pokud zvláštní právní předpisy stanoví pro příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání nebo ukládání dokumentů nebo užívání razítek jiný postup.

14


2. Vedoucí útvarů odpovídají za to, že s tímto SSŘ budou seznámeni všichni zaměstnanci jejich útvarů a to nejpozději do 1 měsíce od účinnosti tohoto SSŘ a zajistí jeho dodržování. 3. Ruší se Spisový a skartační řád NPÚ, účinný od 1.7.2005 ve znění změny ze dne 8.3.2006 a jeho dodatky a změny přijaté jednotlivými územními odbornými pracovišti NPÚ. 4. Ředitelé územních odborných pracovišť zajistí vytvoření přílohy 2 pro své pracoviště a to nejpozději do 1 měsíce od účinnosti tohoto SSŘ. Dále zajistí případné úpravy s dalšími dotčenými vnitřními předpisy svých pracovišť za účelem jejich sladění s tímto SSŘ. 5. Nedílnou součástí SSŘ jsou tyto přílohy: a) příloha č. 1 Spisový a skartační plán NPÚ b) příloha č. 2 – 2/302 až 2/391 Ukládací plány jednotlivých pracovišť NPÚ s uvedením všech specializovaných spisoven na pracovišti a všech typů podacích deníků c) příloha č. 3 Vzor- Předávací seznam dokumentů do spisovny d) příloha č. 4 Skartační návrh s přílohami (seznam dokumentů „A", seznam dokumentů „S") e) příloha č. 5 Vzor knihy návštěv a knihy zápůjček f) příloha č. 6 Vzor referátníku g) příloha č. 7 Vzor hlavičkovaného papíru - s malým státním znakem - bez státního znaku h) příloha č. 8 Interní sdělení. i) příloha č. 9 Číselník pracovišť. 6. Tento SSŘ nabývá účinnosti dne 15.2.2007. V Praze dne 13.2.2007 Pavel Jerie generální ředitel NPÚ

15

Spis. znak

Agenda

1

Vedení ústavu

10 100 101 102

Právní základ ústavu Zřizovací listina – rozhodnutí zřizovatele Statut a jeho změny Organizační řád a jeho změny, vznik, zrušení, delimitace organizačních částí ústavu Oprávnění k podnikání (živnostenské listy, koncese)

103

11 110

Řízení a organizace ústavu Příkazy, směrnice, pokyny, rozhodnutí ředitele 111 Jmenování ředitelů a vedoucích zaměstnanců 112 Právní zastupování 113 Vědecká a památková rada – zápisy 114.1 Porady ředitele 114.2 Porady náměstků 114.3 Ostatní porady 114.3.1 Porady vedení (NPÚ, ú. o. p. v Ostravě) 114.3.2 Porady úseků (NPÚ, ú. o. p. v Ostravě) 115 Komise 115.1 Komise interní 115.2 Komise externí 117.1 Smlouvy s externími partnery (vč. hospodářských) 117.2 Korespondence a ostatní 12 120 120.1 120.2 121 122 122.1 122.2 123 123.1 123.2 13 130 131 132

Skartační lhůta

Spisový a skartační plán NPÚ

Skart. znak

Příloha č. 1 (ve znění dodatku č. 1/2007)

Určení počátku počítání lhůty, alokace spisu

A A A

trvale uloženo 10 po pozbytí platnosti 10 po pozbytí platnosti

A

10 po ukončení činnosti

A

10 po pozbytí platnosti

A

45

V A V V V V V

10 15 10 10 10 10 5

A V A

10 10 10 po skončení platnosti

V

3

Všeobecné záležitosti řízení ústavu Korespondence Osobní korespondence ředitele V Korespondence všeobecná V Reprezentační záležitosti V Exkurze, studijní cesty, služební cesty, zprávy z cest Zahraniční V Tuzemské V Spisová služba Podací deníky, evidenční pomůcky A Ostatní V Spolupráce a styky Spolupráce s městy a obcemi a kraji V Spolupráce se společenskými a jinými V organizacemi Sdružení profesionálních pracovníků V památkové péče

3 5 3

10 5 5 5

10 10 10

133

V

10

134

Spolupráce s kulturními, společenskými, vědeckými a výzkumnými institucemi a organizacemi a vysokými školami Ostatní spolupráce

V

5

14 140 140.1 140.2 141 142

Kontroly a revize Audit Audit externí Audit interní Kontroly ústředních orgánů Kontroly ostatní

A V A S

10 od splnění smlouvy 5 10 10

15 150 151 152

Finanční řízení ústavu Dlouhodobé plánování Rozpočet, rozpočtové úpravy z MK ČR Rozbory hospodaření, finanční analýzy, finanční plán Čerpání rezerv, dotace, sponzoring Smlouvy s bankou o vedení účtu, seznam účtů Úvěrové smlouvy a pojistné smlouvy Podpisové vzory, dispoziční oprávnění Dotace, sponzoring

A A A

10 5 5

V V

5 5 po skončení platnosti

A V V

10 po skončení platnosti 10 po skončení platnosti 5

153 154 155 156 157 16 160 160.1 160.2 161 162 163 164 165 17 170 171 171.1 171.2 171.3 171.4 171.6 171.7

171.8 18 180 181

182

Propagace a Public Relation Výroční zprávy Podklady pro výroční zprávy Výroční zprávy – exempláře Instalace, prezentace, propagace, projekty Ediční činnost, publikační činnost Pedagogická činnost Cestovní ruch Ostatní korespondence

S A vých. V

5 10 5

A V V V

10 10 5 5

V

5

V V V V V V

20 10 5 10 3 5 po skončení platnosti

V

10

Informační a komunikační technologie Knihovnické systémy Výpočetní technika, informační technologie a systémy Projekty počítačových sítí Dokumentace programového vybavení Správa (administrace a archivace) dat Správa webové prezentace NPÚ Správa (administrace) počítačové sítě Smlouvy na dodavatelské služby v oblasti IT, licenční smlouvy k softwaru, objednávky, dodací a záruční listy Odborné informační systémy (IISPP, GIS)

Právní záležitosti Soudní rozsudky, smíry, spisy o sporech a A exekucích Právní úkony spojené s převody vlastnictví, A správy a dlouhodobého užívání majetku České republiky Náhrady škod V

10 20

5

183

Závažné písemnosti jiného trvalého významu V

5

184

Ostatní běžné právní věci krátkodobého charakteru Stížnosti Podávání informací dle zákona č. 106/1999 Sb. Úkony související s legislativními procesy, připomínkování zákonů apod.

S

5

V V

5 5

A

10 po negativním skončení legislativního procesu nebo po skončení jeho účinnosti

V

10

185 186 187

19 190

Zvláštní záležitosti Agenda ZÚ, CO

2

Výstavba, investice a jejich provoz - kromě SHZ

20 200 201

Stavby Investiční záměry, studie A Stavební dokumentace budov – stavební V části, rozpočtová část

202

Stavební řízení – korespondence, povolení stavby, kolaudace

203 204

Stavební deníky V Údržba budov a technologie budov, S technická zařízení (tlakové nádoby, výtahy apod.), revizní knihy, osvědčení o způsobilosti a atesty Zadávání veřejných zakázek-mimo správu SHZ Zákonem předepsané formuláře, podklady V pro zadání zakázky, základní dokumenty z průběhu řízení

5 5

Ostatní korespondence Požární ochrana Doklady o začlenění požárního nebezpečí, doklady o předepsaných revizích a kontrolách zařízení, školení PO Požární poplachové směrnice, řády a evakuační plán, požární kniha, zápisy o požárních kontrolách Zprávy, protokoly a šetření závažných požárů a jejich příčin Rozhodnutí kontrolních orgánů (opatření, pokuty) Směrnice a příkazy vydané NPÚ pro oblast PO Ostraha Smlouvy, dohody o zabezpečení ostrahy objektů

S

5

S

5 po skončení platnosti

S


A

5

V

5

A


S


205 205.1

205.2 206 206.1

206.2

206.3 206.4 206.5 207 207.1

A

10 10 pominou-li provozní potřeby nebo po výrazné změně, která má za následek nahrazení novou dokumentaci 10 pominou-li provozní potřeby nebo po výrazné změně, která má za následek nahrazení novou dokumentaci

5 od uzavření smlouvy s vybraným uchazečem nebo její změny, případně od zrušení zadávacího řízení

207.2 207.3

Vniknutí do objektu, poškození majetku, V trestná činnost Ostatní S

3

Majetek a MTZ

30 300

Nemovitosti Smlouvy a rozhodnutí o nabytí nemovitosti, o prodeji nemovitosti a převodu vlastnického práva Výpis z pozemkových knih (katastr. zaměření nemovitostí) Karty evidence Nájemní smlouvy (bytové a nebytové prodśtory, pozemky) Dlouhodobý majetek (mimo nemovitosti) DM

300.1 300.2 300.3 301 301.1 301.2 301.3 302 302.1 302.2 302.3 303 303.1 303.2 303.3

Doklady o nabytí a vyřazení (DM) Korespondence k DM (objednávky, dodací podmínky, předávací protokoly) Záruční listy a ostatní doklady k záruce, reklamace Drobný dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek (DDM, DNM) Doklady o nabytí a vyřazení DDM Korespondence k DDM (objednávky, dodací podmínky, předávací protokoly) Záruční listy a ostatní doklady k záruce, reklamace Inventarizace Rozhodnutí inventarizační komise, inventurní zápisy Rozhodnutí škodní komise, škodní protokoly

304.2

Rozhodnutí likvidační komise, likvidační protokoly Inventurní soupis majetku Ostatní Materiálně technické zásobování Objednávky, dodací a přejímací listy a korespondence Skladové karty zásob

4

Finanční účetnictví

40 400 400.1 401 401.1 401.2 401.3 401.4

Účetnictví obecně Směrnice pro oběh účetních dokladů Ostatní vnitřní účetní předpisy Doklady Pokladní doklady příjmové a výdajové Výpisy z bankovních účtů Faktury přijaté a vydané Interní účetní doklady, limitky a náhrady cestovních výdajů Korespondence s Finančním úřadem Účetní knihy

303.4 303.5 304 304.1

401.5 402

10 3

A

trvale uloženo

A

trvale uloženo

A A

trvale uloženo 5 po skončení platnosti

V S

5 5

S

3

S S

5 3

S

3

S

10

V

10

S

5

A S

10 3

S

3

S

5

A S

10 po skončení platnosti 5

S S S S

5 5 5 5

S

5

402.1 402.2 403 403.1 403.2 403.3

Hlavní knihy Pokladní knihy, ceniny Účetnictví – souhrnné výstupy Účetní závěrky Daňová přiznání Statistická hlášení (ekonomická)

5

Mzdové účetnictví

500

Mzdové listy, evidenční list důchodového zabezpečení, (předstihové řízení) Výplatní listiny, přehledy o vyplacených mzdách Prohlášení k dani z příjmů ze závislé činnosti zaměstnanců, roční vyúčtování záloh daně z příjmů závislé činnosti Přehled vyměřovacího základu plateb - sociálního a zdravotního pojištění - zdravotního pojištění Potvrzení o pracovní neschopnosti (zahájení/ukončení) Dovolenky, plány dovolených, docházky Evidence srážek, půjček, spoření a exekuci Mimořádné odměny, výkonnostní odměny, hmotná zainteresovanost ředitele

501 502

503

504 505 506 507

6

Personalistika a péče o zaměstnance

60 600 601 602 603

Péče o zaměstnance Fond kulturních a sociálních potřeb Kolektivní vyjednávání, kolektivní smlouva Jednání s odbory, činnost odborů ústavu Výchova a vzdělávání – zvyšování odbornosti Dvouletý kurz (pomaturitní studium) frekventanti Jednoletý kurz pro vysokoškoláky frekventanti Péče o zaměstnané ženy a pracovníky zdravotně postižené Pojištění zaměstnanců

603.1 603.2 604 605 61 610 611 612 613 614

616

Bezpečnost a ochrana zdraví při práci Pracovní úrazy Náhradové (regresní) řízení Prověrky, kontroly a pokuty BOZP Školení BOZP Doklady o hodnocení rizik a o kategorizaci prací Doklady o předepsaných revizích a kontrolách zařízení Směrnice a příkazy vydané pro oblast BOZP

62

Osobní spis

615

A S

5 5

A S S

10 10 5

S

50

S

5

S

5

S S S

10 10 10

S S S

1 5 po ukončení 5

S A S V

5 5 5 10

A

10

A

10

S

5

S

10

A V S S S

5 10 10 5 10

S

10

A

5

V

45

620

V

45 po skončení pracovního poměru

V V

45 po skončení pracovního poměru 45 po skončení pracovního poměru

V


V


V


V


625

Pracovní hodnocení zaměstnance v průběhu V zaměstnání, ostatní doklady vzniklé v průběhu pracovněprávního vztahu, osobní hodnocení zaměstnance


63 630

Ostatní pracovní vztahy DPP, DPČ a ostatní pracovní smlouvy

7

Doprava

700.1 700.2 701 702 703

620.1 620.2 621 622 623

624

Pracovní smlouva, platový výměr, zápočtový list zápočtový list Jmenování ředitelů a vedoucích zaměstnanců Přihláška zaměstnance – pojištěnce Správě sociálního zabezpečení Oznámení zaměstnance, u které zdravotní pojišťovny je pojištěn Osobní dotazník zaměstnance s doklady předkládanými před uzavřením pracovního poměru (lékařská prohlídka, doklad o ukončení vzdělání, speciální znalost, pracovní posudek apod.) Doklady o školení, přezkušování a zdravotní způsobilosti (řidiči, elektrikáři apod.)

A

10 po skončení

Pojištění vozidel Pojištění zákonné odpovědnosti Jízdní příkazy, výkazy jízd Opravy a údržba, dopravní nehody Školení řidičů

S S S S S

5 po skončení smlouvy 5 po skončení smlouvy 3 5 3

8

Odborná činnost

V

5

80 800.1 800.2 801

Výzkum, vzdělání a metodické řízení Hlavní a mimořádné úkoly Pokyny zřizovatele (ad hoc) Metodické řízení a organizace (obecné)

V A V V

10 15 10 10

801.1

Metodické pokyny

A

801.2 801.3 801.4 802

Metodiky Metodické dílny (workshopy) Konference, sympozia, semináře Výzkum a vývoj (koordinace a řízení)

A V V V

802.1

Institucionální výzkum

A

802.2

Účelové projekty

A

po skončení platnosti (náhradě novým 5 pokynem) po vydání publikace,výstupy se ukládají trvale v redakci (pro příp. 5 reedice) 5 5 10 po ukončení řešení, výsledky se ukládají trvale v dokumentačním 5 středisku (1 paré) po ukončení řešení, výsledky se ukládají trvale v dokumentačním 5 středisku (1 paré)

802.3 803 803.1 803.2 803.4 804

Ostatní Granty Vzdělávání Dvouletý kurz (pomaturitní studium) Jednoroční kurz pro vysokoškoláky Ostatní korespondence Knihovna

A

po ukončení řešení, výsledky se ukládají trvale v dokumentačním 5 středisku (1 paré)

A A V V

10 po skončení kurzu 10 po skončení kurzu 10 10

81 810 810.1 810.2 810.3 810.4 810.4.1 810.4.2

Ochrana památkového fondu Ústřední seznam kulturních památek Sdělení údajů o památkové ochraně a eviden Dokumentace ke zrušení památkové ochrany Obnova identifikace Návrhy na prohlášení Návrhy na prohlášení za nemovitou KP Návrhy na prohlášení za movitou KP

A A A A A A A

trvale uloženo trvale uloženo trvale uloženo 10 po skončení úkolu trvale uloženo trvale uloženo trvale uloženo

810.5 810.6

Seznam nevyužitých a ohrožených památek Odcizení a poškození KP Certifikáty (vydané osvědčení podle zák. č. 71/1994 Sb., v platném znění) a další agenda podle tohoto zákona ISO Dokumentace pam.fondu (fotodokumentace,

V V

5 po aktualizaci novým zpracováním 10

811 812 813 813.1 813.2 814 815 815.1 815.2

zaměření, SHP, plánová dokumentace, ikonografie, restaurátorské zprávy apod.)

817 818 818.1 818.2 818.3 819

Dokumentace nemovitých KP Dokumentace movitých KP Plány zásad ochrany památkových hodnot úz ZEMF Evidence zámeckých knihoven CES Památkově chráněná území - vyhlášení, revize atd. Ochranná pásma MPR, MPZ VPR, VPZ KPZ Ostatní (liniové stavby apod.) SAS, území s archeologickými nálezy evidence Archeologické akce Oznámení archeologické akce Zpráva o archeologické akci Nálezové zprávy Korespodence průvodní, nepodstatná

82 820 820.1 820.2 820.3

Péče o památkový fond Odborná vyjádření KP, NKP Ostatní, které nejsou kulturní památkou Územní plánování

816 816.1 816.2 816.3 816.4 816.5

trvale uloženo trvale uloženo

A A A A A A A

trvale uloženo trvale uloženo trvale uloženo 15 po aktualizaci novým zpracováním trvale uloženo

A A A A A A

trvale uloženo trvale uloženo trvale uloženo trvale uloženo trvale uloženo trvale uloženo

A

trvale uloženo trvale uloženo trvale uloženo trvale uloženo trvale uloženo

A A A V

5

A A V

30 po ukončení prací 30 po ukončení prací 10

820.3.1 Územní plánování - památkově chráněná úze A

30 po aktualizaci novým územním plánem

820.3.2 820.4 821 822 823 825 826 83 830 830.1.1 830.1.2 831 831.1

Územní plánování - ostatní Restaurování Zápisy a záznamy z místních šetření Znalecké posudky Ostatní odborná vyjádření a informace Finanční podpora - fondy, programy, dotace, sponzoring Ostatní související korespondence (pozvánky apod.)

A A V A A

10 po aktualizaci novým územním plánem 30 30 30 10

A

5 po ukončení realizace

V

5

831.3 831.4 831.5 832 833 834

Správa hradů, zámků a ostatních památkových objektů Objekty NPÚ V 10 Správa majetku v objektech A 20 Zabezpečení majetku (EZS, EPS, pojištění, a A 10 Inventarizace mobiliárních fondů, zámeckých knihoven a sbírek evid. v CES Rozhodnutí inventarizační komise, A trvale uloženo inventarizační protokoly Inventární knihy, lokační katalogy, knihy A trvale uloženo průběžné evidence Složky reversů a smluv V 20 trvale uloženo Vypořádání inventarizačních rozdílů A Doklady o nabytí mobiliárních předmětů trvale uloženo A Provoz objektů A 10 Obnova objektů - vč. invest. akce, veřejné zak A 10 Objekty jiných správců A 10

84 840 841

Mezinárodní spolupráce, UNESCO Indikativní seznam svět. dědictví Nominace svět. dědictví

A A A

10 30 30

842 843 845 846

Monitoring svět. dědictví ICOMOS Mezinárodní konference, semináře, výměny Ostatní mezinárodní korespondence

A V V V

po vydání nové periodické zprávy pro 10 UNESCO 10 5 5

85 851.1 851.2 851.3 852 853 854 855 856 857 858 859 860 861 862 863 864

Dokumentační fondy Karotéka ÚSKP Kartotéka ZEMF Kartotéka knihovních fondů Kartotéka předmětů kulturní hodnoty Fotodokumentace Videodokumentace Zaměření Plánová dokumentace SHP Operativní průzkumy Nálezové zprávy Zvláštní informace archeologické Restaurátorské zprávy Mapová díla Datové nosiče Protokoly tech. laboratoře

A A A A A A A A A A A A A A A A

831.2

trvale uloženo trvale uloženo (1 paré na objektu) trvale uloženo trvale uloženo trvale uloženo trvale uloženo trvale uloženo trvale uloženo trvale uloženo trvale uloženo trvale uloženo trvale uloženo trvale uloženo trvale uloženo trvale uloženo trvale uloženo ve spisovně technické laboratoře

Příloha č. 2/302 ke Spisovému a skartačnímu řádu NPÚ

NPÚ, ústřední pracoviště Ukládací plán s uvedením všech specializovaných spisoven a typů podacích deníků a dalších evidenčních pomůcek

A. Podací deníky a evidenční pomůcky 1. Podatelna: • Hlavní podací deník • Evidence doporučených zásilek • Evidence korespondence odesílané bez čj. • Evidence odeslané pošty (poštovného) • Evidence balíků • Evidence žádostí podle zákona č. 71/1994 Sb. • Evidence cestovních příkazů 2. Sekretariát GŘ • Evidence smluv • Evidence příkazů, směrnic a pokynů • Evidence znaleckých posudků • Evidence používaných razítek 3. Ekonomický odbor • Kniha faktur • Kniha objednávek • Kniha cestovních příkazů 4. ÚSKP • Rejstřík vedený elektronicky 5. Sbírka plánů • Přírůstkové knihy jednotlivých druhů ukládané dokumentace 6. Restaurátorské licence • Rejstřík vedený elektronicky 7. Sbírka fotodokumentace • Přírůstkové knihy jednotlivých druhů ukládané fotodokumentace: - negativy - jedna číselná řada • přírůstkové knihy negativů vlastních • přírůstkové knihy negativů získaných (od 150.000) - originální fotografie – přírůstkové knihy zvláštní číselná řada - před číslem označení F - diapozitivy – přírůstkové knihy zvláštní číselná řada - před číslem označení D • přírůstková kniha dia do tisku (od 50.000) 8. Technologická laboratoř

1

Příloha č. 2/302 ke Spisovému a skartačnímu řádu NPÚ •

Kniha vzorků

9. Archelogické nálezové zprávy

B. Ukládací plány hlavní a specializovaných spisoven 1.

Přehled ukládacích značek v hlavní spisovně ústředního pracoviště:

Spisy řádně označené spisovými znaky a skartačními lhůtami podle SSŘ se lokačně ukládají v hlavní spisovně pod těmito ukládacími značkami (pro zachování kontinuity v historicky zažitém ukládání): Archeologie (mimo KP, NKP a památkově chráněná území, včetně EAC) CER CULTURE 2000 ESPON EZS - zabezpečení památek Fotoarchiv – žádosti, smlouvy s žadateli, apod. Granty (mimo UV a IV) H+Z podle místa a abecedy (SH, SZ) – evidence komise mobiliární fondy knihovny sbírky různé Hlavní úkoly HS – doprava - údržba - dokumentace budov - různé ICOMOS ICCROM IISPP GIS ISO IT - projekty počítačových sítí Knihovna - periodický tisk, publikace Laboratoř Metodika - vnitřní předpisy, pokyny MK NKP – podle názvu a místa Nové Město NPU – všeobecně - řízení (GŘ, jmenování, statut, organizační řády) - porady (vědecká, KGŘ, náměstků) - rada specialistů - komise - konference, semináře, kongresy ap.) - zaměstnanci (přijetí do prac. poměru, životopisy, změny v zařazení apod.) - různé - NPÚ, ú.o.p. dle názvu Obnova identifikace (reidentifikace) Seznam ohrožených památek Památková ochrana - fondy, dotace - PZAD - Program regenerace

2

Příloha č. 2/302 ke Spisovému a skartačnímu řádu NPÚ - Havarijní program - Program restaurování - PZAP - ostatní Památkově chráněná území PPR MPR MPZ VPR VPZ KPZ AR OP Památky – péče a ochrana, obnova, odvolání a j. – podle místa abecedně, Praha podle katastrů kostely kláštery palácové zahrady paláce divadla mimopražská podle místa divadla Praha lidová architektura PEN – rozpočet - smlouvy - uzávěrky - různé (kromě uloženého ve spec. spisovně EÚ) Plány ochrany (plány zásad ochrany památkových hodnot území) Policie ČR (trestní oznámení, spisy mimo konkrétní agendy) Povodně Prostorová identifikace památkového fondu Prováděcí plan Publikace Restaurátoři - koncese Restaurování Restaurování – posudky Restituce SAS - data archeologie, nálezy, evidence Semináře SHP - stavebně historický průzkum Stížnosti (urgence apod.) Strukturální fondy Technické památky (doly, mlýny, elektrárny atd.) UNESCO indikativní seznam nominace monitoring (sledování) ÚSKP - ústřední seznam kulturních památek Územní plány V+V (UV a IV) VOS - veřejné soutěže - výběrová řízení Výstavy Vzdělávání Zákony Zákon – památková péče ZPP (časopis) ZSC – zahraniční služební cesty Židovské památky

3


2. Evidence sekretariátu GŘ Spisy evidované v sekretariátu GŘ se evidují vzestupně podle data, číslují se přírůstkově a ukládají se v hlavní spisovně podle SSŘ.

3. Ukládací plán dokladů v EO Přímo v místnosti účtárny jsou ukládány následující písemnosti : • •

Směrnice pro oběh účetních dokladů Ostatní vnitřní účetní předpisy a postupy účtování

Výše uvedené písemnosti jsou založeny v samostatných šanonech tak, aby byly k dispozici po celou dobu, po kterou jsou účinné. Dále uvedené doklady jsou uloženy rovněž přímo v místnosti účtárny jelikož jsou průběžně využívány. Jedná se o ročníky 2002 – 2006 včetně. Doklady jsou v šanonech uspořádány chronologicky. • • • • • • • • •

Pokladní doklady příjmové a výdajové Výpisy z bankovních účtů Faktury přijaté Faktury vydané Interní účetní doklady a limitky. Pokladní knihy Knihy cenin Hlavní knihy Účetní deníky

Šanony s výše uvedenými doklady jsou uloženy v regálech podle ročníků. •

Knihy faktur přijatých a vydaných jsou vedeny v počítači v elektronické podobě.

Dále uvedené písemnosti jsou uloženy rovněž přímo v místnosti účtárny, vzhledem k tomu, že jsou trvale využívány. Tyto doklady jsou roztříděny podle druhu a seřazeny chronologicky. Takto jsou uloženy ročníky 1999 – 2006. • •

Daňová přiznání Statistická hlášení

Výjimka z výše uvedených pravidel : Z knihy pokladních dokladů jsou vzhledem ke způsobu jejich využívání a celkovému množství za rok (cca 4.000 ks) vyjmuty cestovní příkazy tuzemské. Tyto jsou uloženy podle jednotlivých ročníků ve speciálních šanonech formátu A5 – chronologicky.

4

Příloha č. 2/302 ke Spisovému a skartačnímu řádu NPÚ • •

Smlouvy s externími dodavateli zahrnující finanční vztah jsou uloženy v místnosti účtárny trvale (platné i ukončené) a jsou, na rozdíl od ostatních dokladů, řazeny abecedně. Korespondence s Finančním úřadem je uložena ve zvláštní složce v místnosti účtárny.

Starší ročníky výše uvedených dokladů jsou uloženy jednak v plechové skříni na půdě Ledeburského paláce, jednak v půdních prostorách tzv. K-klubu. Doklady a písemnosti podléhající podle spisového a skartačního plánu NPÚ archivaci byly předány do Státního archivu. Písemnosti podléhající skartaci byly v letošním roce skartovány.

4. Ukládací plán ÚSKP 4. 1. Evidenční karty nemovitých a movitých kulturních památek a národních kulturních památek se ukládají podle: – kraje okresu abecedně podle ZSJ – v sídle nemovité nejprve bez čp. (podle r. č.), dále podle čp., movité podle objektů a r. č. 4. 2. Stejnopisy dokladů k památkové ochraně (prohlášení, zrušení, přemístění, jiná změna) se ukládají přírůstkově podle rejstříkového čísla (resp. jeho první poloviny. 4. 3. Ochranná pásma se ukládají – kraj, okres, abecedně místo. 4. 4. Památkově chráněná území – kraj, okres, místo abecedně. 4. 5. Návrhy na prohlášení – kraj, okres, místo abecedně, bez čp., čp. 4. 6. Sdělení o památkové ochraně – nechráněno – číslo žádosti vzestupně (chráněné v ev. kartě). 4. 7. Karty základní evidence mobiliárních fondů (ZEMF) Jsou ukládány dle jednotlivých objektů, řazených abecedně. V objektu jsou předměty řazeny podle hesláře závazného pro ZEMF. 4. 8. Ukládání další dokumentace kulturních památek a předmětů kulturní ochrany 4. 8. 1. Žádosti o vydání osvědčení podle zákona č. 71/1994 Sb. v platném znění Ukládány jsou všechny žádosti podané na ÚP-NPÚ a to dle čísla žádostí a roku přijetí. K vydaným certifikátům je zakládán originál formuláře A žádosti. K žádostem postoupeným na MK ČR s návrhem na prohlášení je zakládán tiskový výstup detail žádosti z evidenční databáze ArtGuard společně s návrhem na prohlášení, dodatečně je k těmto žádostem přiloženo rozhodnutí MK ČR společně s příslušnými originálními formuláři. Evidence žádostí umožňující vyhledávání a lustraci je vedena v databázi ArtGuard, starší žádosti (roky 1994 - 2004) jsou evidovány v pomocných pracovních databázích. 4. 8. 2. Fotodokumentace ISO Positivy fotodokumentace jsou ukládány do kartoték a řazeny dle následujících údajů: Kraj 5

Příloha č. 2/302 ke Spisovému a skartačnímu řádu NPÚ Okres Obec = ZSJ Objekt Digitální obrazová dokumentace ISO je ukládána do centrálního fotoarchivu ve stejném řazení složek v souladu s platnou metodikou Evidence digitální dokumentace ISO.

5. Ukládací plán sbírky plánů Přírůstky dokumentace ve sbírce plánů jsou evidovány v soupisech („přírůstkových knihách“) a místně uspořádané kartotéce vyhotovených v elektronické podobě. Dokumentace se rozděluje do níže uvedených částí a označuje příslušným inventárním číslem, které má zároveň význam signatury. Každá z částí dokumentace má vlastní evidenční pomůcku. 5.1. měřická dokumentace, projektová dokumentace různých stupňů, stavebně historické průzkumy; adjustováno do formátu A4; inventární číslo ve tvaru NPÚ − ÚP A n příp. NPÚ − ÚP A n/a, např. NPÚ − ÚP A 161/13 (A označuje tuto část sbírky, n je vlastním inventárním číslem, a je číslem výkresu). 5.2. měřická dokumentace, projektová dokumentace různých stupňů, stavebně historické průzkumy; adjustováno do formátu A3; inventární číslo ve tvaru NPÚ − ÚP B n příp. NPÚ − ÚP B n/a. 5.3. měřická dokumentace, projektová dokumentace různých stupňů, stavebně historické průzkumy; adjustováno do formátu A2 a větších; inventární číslo ve tvaru NPÚ − ÚP C n příp. NPÚ − ÚP C n/a. 5.4. restaurátorská dokumentace k restaurátorským akcím, na něž dohlížejí pracovnící NPÚ − ÚP; inventární číslo ve tvaru NPÚ − ÚP D n. 5.5. restaurátorská dokumentace k žádostem o oprávnění k restaurování; inventární číslo ve tvaru NPÚ − ÚP E n.

6. Ukládací plán restaurátorských licencí Licence vydané MK ČR se ukládají podle data vydání a licenčního čísla ze seznamu restaurátorů, podpůrnou evidenční pomůckou je abecední seznam restaurátorů s čísly licence.

7. Ukládací plán sbírky fotografické dokumentace - základní řazení – abecední podle jednotlivých obcí - vyčleněna Praha - speciální katalog rukopisů a starých tisků a různé 7.1. Řazení v rámci obce • plány, mapy • historická vyobrazení • celkové pohledy • opevnění • náměstí 6

Příloha č. 2/302 ke Spisovému a skartačnímu řádu NPÚ • ulice • jednotlivá čísla popisná • církevní stavby • různé (hřbitovy, sochy, kašny, …) 7.2. Řazení v rámci jednotlivých čísel popisných • exteriéry – celkové pohledy, detaily • interiéry – celkové pohledy, detaily 7.3. Praha –řazení • mapy, plány • historická vyobrazení • celkové pohledy • jednotlivé městské čtvrti – Staré Město Nové Město Malá Strana Hradčany další pražské čtvrtě řazeny abecedně • řazení v rámci jednotlivých čtvrtí odpovídá řazení v rámci jednotlivých obcí 7.4. Speciální katalog rukopisů • řazení podle místa uložení – obec, knihovna • nejprve Praha, další řazení obcí je abecední 7.5. Různé • cizina • cizina, rukopisy • umělecký průmysl • obrazy • portréty • výstavy • apod 7.6. Fotografie 7.6.1. Fotografie náhledové – vloženy do náhledových karet • Náhledová karta obsahuje následují údaje: • místo • okres • inventární číslo • objekt • označení (popis) • autor (objektu) • datování (objektu) • datum zhotovení fotografie • fotograf • rozměr negativu • poznámka 7.6.2. Fotografie originální (bez negativu) • do rozměru 13x18 vloženy do náhledových karet a uloženy v hlavní kartotéce • originální fotografie větších rozměrů - nalepeny na kartony - popis odpovídá údajům na náhledové kartě - uloženy v archivních krabicích - řazení abecední, odpovídá způsobu řazení náhledových karet

7

Příloha č. 2/302 ke Spisovému a skartačnímu řádu NPÚ • 7.7. Negativy • • •

v evidenci mají vlastní číselnou řadu – označení F + přírůstkové číslo

jednotná číselná řada uloženy v zásobnících podle rozměrů nezpracované negativy ORBIS uloženy abecedně, odpovídá řazení v hlavní kartotéce • tzv. Heroutova sbírka – pracovní negativy referentů, bez čísel, řazení abecední, odpovídá způsobu řazení v hlavní kartotéce 7.8. Diapozitivy • jedna číselná řada • řazení podle rozměru negativu • pouze podle čísel • dia určené pro tisk uloženy zvlášť • abecední lístkový katalog podle obcí 7.9. Archiv SÚRPMO • negativy SÚRPMO – bloky negativů uložených podle autorů • není jednotná číselná řada • náhledové pozitivy neexistují • evidence v sešitech podle autorů, bez přesnějšího rozlišení

8. Způsob zapisování vzorků a ukládání protokolů v PT Číslování vzorků Vzorky k analýze mají č. „akce“ (např. soubor analýz omítek z paláce xy, převzatý k urč. datu má stejné č. akce – např. 4/07 –akce 4 v roce 2007). Jednotlivé vzorky mají ještě pořadová č. – např. 4/25, 4/26,..... Takto jsou zapsány v „knize vzorků“. U každé akce je ještě č. zakázky (= číslo jednací, přidělené příslušné objednávce v podatelně). V knize vzorků je dále u každé akce uveden objednatel, lokalita, ze které vzorky pocházejí a u každého vzorku přesná specifikace odběru, zadání analýzy a osoba, která ji zpracovává. Kniha vzorků byla původně vedena písemně, posléze písemně i elektronicky. Je archivována pro každý rok v písemné i elektronické podobě. Protokoly jsou archivovány rovněž v písemné i elektronické podobě, pro každý rok separátně a i jednotlivé listy jsou v záhlaví číslovány podle akcí. Fotodokumentace digitální je archivována elektronicky spolu s protokoly , opět pod č. akce a vzorku, fotodokumentace klasická (negativy) je archivována podle čísel akce a vzorku a pro každý rok zapisována ve zvl. sešitu (v jednom negativu je většinou řada vzorků z různých akcí). Samotné nespotřebované vzorky jsou archivovány separátně pro jednotlivé roky, každá akce odděleně (v krabičce nebo v PE sáčku s plastickým zipem) s popisem akce/č.vz..

10. Odbor péče o archeologický fond 10.1. Archivace mapových listů 1:10 000 (dále jen ML) 8

Příloha č. 2/302 ke Spisovému a skartačnímu řádu NPÚ Mapy jsou uloženy v podle okresů a řazeny vzestupně podle čísel mapových listů. Každý mapový list je označen evidenčním číslem. Evidence mapových listů je vedena elektronicky v databázi ISPA, kde lze pomocí dotazů vyhledávat dle zadaných kritérií. 10.2. Archivace Oznámení o zahájení archeologické akce (OZAA), Zpráv o archeologické akci (ZAA) a nálezových zpráv (NZ) Každá položka (OZAA, ZAA, NZ) dostává jedinečný identifikátor složený z čísla jednacího, lomeného pořadovým číslem. Evidence OZAA, ZAA a NZ je vedena elektronicky v databázi Microsoft Access, kde lze pomocí dotazů vyhledávat dle zadaných kritérií. 10.2.1.Formuláře OZAA a ZAA jsou uloženy po krajských celcích v šanonech, ty jsou abecedně rozdělené na okresy, okresy abecedně podle obcí a obce abecedně podle ulic. 10.2.2. Nálezové zprávy jsou uloženy v kartónových deskách a šanonech. Řazeny jsou podle lokalit.

11. Ukládací plán – ukládání spisů v Odboru organizačně právním (OOP) Spisy v OOP se ukládají do příručního registru, neboť se jedná o spisy dlouhodobého významu, případně se s nimi neustále pracuje. Třídí se dle vztahu k příslušným územním pracovištím nebo dle tematiky – probíhající spory, smlouvy, spisy týkající se vnitřních norem NPÚ, organizačních záležitostí atd. Spisy uvnitř jednotlivých složek ÚOP se řadí dle data doručení/vzniku vzestupně, dle návaznosti.

Zpracováno: ú.p. (Sedláková, Štěpánek, Dědek, Snopek, Hocková, Kopecká, Cafourková, Podroužková), 26.1.2007

9


NPÚ, územní odborné pracoviště v hl. m. Praze Druh evidence I. 1.

Spisovna

Podací deník/evid. pomůcka

Evidence nemovitých kulturních památek Rekonstrukce objektů

Specializovaná spisovna ref.dokumentace 2. Zaměření objektů Specializovaná spisovna ref.dokumentace 3. Nálezové zprávy Specializovaná spisovna ref.dokumentace 4. Evidenční karty nemovitých KP Specializovaná spisovna ref.nemovitých KP

Evidenční pomůcka rekonstrukce objektů Evidenční pomůcka zaměření objektů Evidenční pomůcka nálezových zpráv Evidenční pomůcka evid.karet nemov. KP

II. Evidence nemovitých archeologických památek 1. Evidence nemovitých archeologických kulturních památek 2. Evidence výstupů archeologických grantů a úkolů V+V 3. Evidence výsledků archeologických výzkumů 3.1 Terénní a pracovní dokumentace 3.2 Nálezové a další související zprávy

Specializovaná spisovna samost. odboru A Specializovaná spisovna samost. odboru A

Evid.pomůcka nem.arch. kulturních památek Evid.pom.výstupů arch. grantů a úkolů V+V

Specializovaná spisovna samost. odboru A Specializovaná spisovna samost. odboru A

Evid.pom.terénní a pracovní dokumentace Evid.pom.nálezových a dalších souvis.zpráv

Specializovaná spisovna ref.movitých KP

Evidenční pomůcka movitých památek

Hlavní spisovna

Podací deník podatelny

III. Evidence movitých kulturních památek 1.

Evidence movitých památek

IV. Evidence příloh seznamu kulturních památek 1. Evidence odborného spisového fondu 2. Evidence sbírek obrazové dokumentace 2.1. Fotodokumentace vlastní

Specializovaná spisovna referátu dokumentace 2.2. Fotodokumentace cizí Specializovaná spisovna referátu dokumentace 2.3. Fotodokumentace digitální Specializovaná spisovna referátu dokumentace 2.4. CD Specializovaná spisovna referátu dokumentace 3. Původní plánová dokumentace Specializovaná spisovna referátu nemovitých KP 4. Evidence stavebně historických Specializovaná spisovna průzkumů referátu dokumentace 1

Evidenční pomůcka fotodokumentace vlastní Evidenční pomůcka fotodokumentace cizí Evidenční pomůcka fotodokument. digitální Evidenční pomůcka CD Evidenční pomůcka pův.plán.dokumentace Evid.pomůcka stavebně historických průzk.

Příloha č. 2/311 ke Spisovému a skartačnímu řádu NPÚ 5.

Evidence restaurátorských zpráv Specializovaná spisovna oddělení Dokumentace 6. Evidence historických Specializovaná spisovna dokumentů referátu dokumentace

Evidenční pomůcka pův.plán.dokumentace Evidenční pomůcka historických dokumentů

V. Ostatní odborná evidence 1. Evidence návrhů na prohlášení za kult.památku 2. Evidence dokumentace získané z projektu ISO 3. Evidence výstupů grantů a úkolů V+V 4. Knihovní fond

Specializovaná spisovna referátu movitých KP Specializovaná spisovna referátu movitých KP Specializovaná spisovna referátu dokumentace Specializovaná spisovna referátu dokumentace

Evidenční pomůcka návrhů na prohl. za KP Evidenční pomůcka projektu ISO Evidenční pomůcka grantů a úkolů V+V Evidenční pomůcka knihovního fondu

VI. Provozní, ekonomická a jiná evidence 1. Evidence dokumentů s utajovanými informacemi 2. Evidence smluv

Specializovaná spisovna sekretariátu Specializovaná spisovna právního referátu 3. Evidence faktur Specializovaná spisovna účtárny 4. Evidence objednávek Specializovaná spisovna provozního oddělení 5. Evidence cestovních příkazů Specializovaná spisovna sekretariátu 6. Evidence pracovních smluv Specializovaná spisovna referátu PaM + personálního 7. Evidence dohod o proved. práce Specializovaná spisovna a o pracov. činnosti referátu PaM + personálního 8. Evidence mzdových listů Specializovaná spisovna referátu PaM + personálního 9. Evidence evidenčních listů Specializovaná spisovna důchodového zabezpečení referátu PaM + personálního 10. Evidence platových výměrů Specializovaná spisovna referátu PaM + personálního 11. Evidence pracovních náplní Specializovaná spisovna referátu PaM + personálního

2

Evidenční pomůcka utajovaných dokumentů Evidenční pomůcka smluv Evidenční pomůcka faktur Evidenční pomůcka objednávek Evidenční pomůcka cestovních příkazů Evidenční pomůcka pracovních smluv Evidenční pomůcka DPP a DPČ Evidenční pomůcka mzdových listů Evidenční pomůcka evidenčních listů DZ Evidenční pomůcka platových výměrů Evidenční pomůcka pracovních náplní


1. STAVEBNĚ HISTORICKÉ PRŮZKUMY: Do r. 2001 jsou evidovány v klasických přírůstkových knihách, od r. 2002 evidovány v programu EXEL. je zpracovávána základní klasická kartotéka na kartách formátu A5, řazená podle katastrů a čísel popisných. Fond je uložen v Referátu dokumentace (Ivana Ernýgrová, DIS). 2. ZAMĚŘENÍ: plánová dokumentace (situace, půdorysy, řezy, pohledy) stávajících stavů jednotlivých objektů v hl. m. Praze. Do r. 2000 evidovány v klasických přírůstkových knihách, od r. 2001 evidovány v programu EXEL. je zpracovávána základní klasická kartotéka na kartách formátu A5, řazená podle katastrů a čísel popisných. Fond je uložen v Referátu dokumentace (Lenka Matiášková). 3. REKONSTRUKCE: plánová dokumentace, vztahující se k rekonstrukcím jednotlivých objektů v hl.m. Praze. Do r. 2000 evidovány v klasických přírůstkových knihách, od r. 2001 evidovány v programu EXEL. je zpracovávána základní klasická kartotéka na kartách formátu A5, řazená podle katastrů a čísel popisných. Fond je uložen v Referátu dokumentace (Lenka Matiášková). 4. NÁLEZOVÉ ZPRÁVY: zprávy ze sondážních průzkumů jednotlivých objektů. Nově jsou do tohoto fondu zakládány mykologické a statické průzkumy. Do r. 2000 evidovány v klasických přírůstkových knihách, od r. 2001 evidovány v programu EXEL. je zpracovávána základní klasická kartotéka na kartách formátu A5, řazená podle katastrů a čísel popisných. Fond je uložen v Referátu dokumentace (Lenka Matiášková) 5. HISTORIE: propagační letáky, drobné tisky, příp. i rukopisy, týkající se jednotlivých pražských objektů. Ukládány od r. 2001, přírůstky evidovány v programu EXEL. Je zpracovávána základní klasická kartotéka na kartách formátu A5, řazená podle katastrů a čísel popisných. Fond je uložen v Referátu dokumentace (Lenka Matiášková).

3

Příloha č. 2/311 ke Spisovému a skartačnímu řádu NPÚ 6. CIZÍ FOTOGRAFIE: fotografie, které do NPÚ přicházejí jako součást jednotlivých spisů. Ve spisovně jsou oddělovány a ukládány v oddělení dokumentace. Do r. 2001 evidovány v klasických přírůstkových knihách, od r. 2002 evidovány v programu EXEL. Je zpracovávána základní klasická kartotéka na kartách formátu A5, řazená podle katastrů a čísel popisných. Fond je uložen v Referátu dokumentace (Ivana Ernýgrová, DIS) 7. PŮVODNÍ PLÁNOVÁ DOKUMENTACE: fond obsahuje původní či historické plány k jednotlivým pražským objektům. Fond je budován od roku 1994 a je evidován v programu World. Je zpracovávána základní klasická kartotéka na kartách formátu A5, řazená podle katastrů a čísel popisných. Fond je uložen v Referátu nemovitých KP (PhDr. Jakub Outrata). 8. VĚDA A VÝZKUM: dokumentace a vyhodnocení dochovaných řemeslných a uměleckořemeslných prvků v jednotlivých objektech; dokumentace a vyhodnocení industriální architektury. Výzkumy a soupisy prvků zpracovávané našimi pracovníky od r. 2002 do r. 2006. Jsou vypracovány v klasické podobě + na CD, evidovány v programu EXEL. Je zpracovávána základní klasická kartotéka na kartách formátu A5, řazená podle katastrů a čísel popisných. Fond je uložen v Referátu dokumentace (Ivana Ernýgrová, DIS). 9. NEGATIVY A NAŠE FOTOGRAFIE: fotografie (většinou formátu 13x18 cm) vytvořené pracovníky našeho ústavu. Evidováno v klasické přírůstkové knize negativů. Fotografie s negativy jsou ukládány v kartotéce fotografií a řazeny dle katastrů a čp. Fond je uložen v Referátu dokumentace (Věra Kredbová) 10. CD: fond obsahuje archivní materiály zaznamenané na CD a DVD. Většinou jde o fotografie, ale i o plánovou dokumentace, terénní výzkumy, SHP, restaurátorské zprávy atp. Fond je evidován v programu EXEL + klasická kartotéka, řazená opět dle katastrů a čp. Fond je uložen v Referátu dokumentace (Věra Kredbová) 11. DIGITÁLNÍ SNÍMKY: digitální fotografie pořizované našimi pracovníky popisované a ukládané v programu Zoner na odděleném serveru zákl. systém řazení podle katastrů a jednotlivých čísel popisných +. obsah viz příloha. Fond je uložen v Referátu dokumentace (V. Kredbová). 12. RESTAURÁTORSKÉ ZPRÁVY: restaurátorské záměry, průzkumy a závěrečné restaurátorské zprávy. Do r. 2001 evidovány v klasických přírůstkových knihách, od r. 2002 evidovány v programu EXEL.

4

Příloha č. 2/311 ke Spisovému a skartačnímu řádu NPÚ Na fond restaurátorských zpráv je vedena speciální kartotéka na kartičkách formátu A6. Záznamy jsou opět řazeny podle katastrů a jednotlivých čísel popisných. Fond je uložen v Referátu dokumentace (Lenka Matiášková) 13. KNIHOVNA: Publikace jsou evidovány v klasických přírůstkových seznamech. Katalogy jsou zpracovávány v klasické formě na kartičkách mezinárodního knihovnického formátu 7,5x12,5 cm.Jde o: jmenný katalog předmětový katalog pragenzií. katalog časopisů Zároveň jsou zpracovávány v počítačové verzi v programu ACCES a na počítačové síti jsou přístupné pracovníkům ústavu. Fond je uložen v Referátu dokumentace (Lenka Matiášková). 14. EVIDENČNÍ KARTY NEMOVITÝCH PAMÁTEK Klasická kartotéka a nedokončená a neúplná databáze, započatá v programu ACCES a následně přepracovaná Karty jsou řazeny podle katastrů a jednotlivých čísel popisných. Karty jsou uloženy v Referátu evidence nemovitých KP (PhDr. Jakub Outrata). 15. EVIDENCE NÁVRHŮ NA PROHLÁŠENÍ ZA PAMÁTKU Návrhy ukládány v hlavní spisovně pod číslem jednacím. Kopie návrhů v klasické kartotéce. Karty jsou řazeny podle katastrů a jednotlivých čísel popisných. Od roku 1989 počítačová evidence. Karty jsou uloženy v Referátu evidence nemovitých KP (PhDr. Jakub Outrata). 16. EVIDENCE ISO evidence vedena od r. 1995. Na zpracované předměty jsou vypracovávány evidenční karty v programu Art Guard a jsou zaznamenávány i na vidokazetách, později na digitálních filmech. Celkem máme 99 videokazet a 15 digitálních filmů. Celkem evidováno 13762 předmětů ze 151 objektů. Materiály jsou uloženy v Referátu evidence movitých KP (PhDr. Helena Čižinská). 15. EVIDENCE MOVITÝCH PAMÁTEK Evidence je vedena v rejstřících řazených podle Prahy 1 – 10, následně podle katastrů. Rejstříky jsou vedeny klasickou formou v knihách + v počítačové databázi v programu EXEL. Na každou památku je zpracovávána karta formátu A4 s fotografií a popisem. Nově jsou karty zpracovávány na počítači v programu WORLD. Materiály jsou uloženy v Referátu evidence movitých KP (PhDr. Helena Čižinská, Mgr. Josef Hájek).

Zpracováno: ú. o. p. v hl. m. Praze, Ing. Kutílek, Ing. arch. Křížová, PhDr. Dragoun, PhDr. Čižinská, L. Matiášková, 29.1.2007

5


NPÚ, územní odborné pracoviště pro střední Čechy v Praze Ukládací plán Na pracovišti jsou vedeny následující protokoly: Hlavní protokol Protokol smluv Protokol objednávek Protokol stížností Protokol úseku odborného náměstka Protokoly dokumentů ekonomických (kniha faktur a další) Protokol správy objektů a majetku (spisy útvaru provozního náměstka) Protokoly dislokovaných pracovišť – státních hradů a zámků Zapisování do protokolů a rozdělování spisů na jednotlivá pracoviště se řídí podle značek jednotlivých pracovišť, určených organizačním řádem pracoviště (vzhledem k tomu, že pracoviště nemá platný organizační řád, používají se značky podle organizačního řádu naposledy platného). Pracovníci odpovědní za vedení protokolu budou určeni příkazem ředitele (pozn.: zpravidla to budou titíž zaměstnanci, kteří jsou odpovědni za vedení spisoven, nemusí to však být podmínkou). Při zakládání spisu odpovědný pracovník na spis uvede značku spisovny a spisový znak podle spisového a skartačního plánu, pokud jde o spis ukládaný podle lokality a názvu památky zřetelně vyznačí lokalitu, okres a název památky. Dále uvede (pokud není již uveden) skartační znak a skartační lhůtu podle skartačního plánu. Pracovník odpovědný za protokol všechny tyto údaje zaznamená do protokolu a potvrdí založení spisu. Ukládání spisů na územním pracovišti se realizuje podle kapitoly X spisového a skartačního řádu a podle této přílohy. Vyřízené dokumenty se ukládají ve hlavní spisovně a ve specializovaných spisovnách. Na územním odborném pracovišti středních Čech jsou tyto specializované spisovny: •

Ekonomická specializovaná spisovna /ESS/

•

Provozní specializovaná spisovna /PSS/

•

Právní a kontrolní specializovaná spisovna /PKSS/

•

Personální specializovaná spisovna /PeSS/

•

Bezpečnostní specializovaná spisovna/BSS/

• Specializované spisovny dislokovaných pracovišť - státních hradů a zámků : Březnice/BN/,Hořovice/HO/,Karlštejn/KA/,Konopiště/K/,Krakovec/KR/,Křivoklát/KT/,M nichovo Hradiště/MH/,Mníšek pod Brdy/MN/,Sázava/SA/,Točník a Žebrák/TZ/,Veltrusy/VE/,Žleby/ZL/

1


Do doby vyřízení spisu (vyřizováním spisu se rozumí doba do odeslání odpovědi nebo vzetí na vědomí) a maximálně do jednoho roku poté může být spis uložen v příslušné příruční registratuře. V ú.o.p. jsou tyto registratury: •

Příruční registratura sekretariátu ředitele

•

Příruční registratura sekretariátu odborného náměstka

•

Příruční registratura sekretariátu provozního náměstka

•

Příruční registratury dislokovaných pracovišť – státních hradů a zámků /viz výčet u specializovaných spisoven/.

•

Příruční registratura dislokovaného pracoviště útvaru památkové péče v Kutné Hoře

Za řádné ukládání dle odstavce 2) kapitoly X. odpovídají vedle zaměstnanců pověřených jejich vedením i všichni ostatní zaměstnanci, pověření vyřizováním dokumentů. Zaměstnanci odpovědní za vedení hlavní spisovny, specializovaných spisoven a příručních registratur budou ustanoveni zvláštním příkazem ředitele územního pracoviště. Struktura ukládaných spisů Hlavní spisovna: Hlavní spisovna se z prostorových a personálních důvodů dělí na dvě části: část všeobecná část odborná, týkající se převážně agendy dle zákona č.20/1987 Sb. / asi 95% /. V části všeobecné se spisy zakládají podle členění, které se řídí dle struktury skartačního plánu. V části odborné se spisy ukládají podle lokalit, dále podle jednotlivých památek a v rámci jednotlivých památek se řadí časově. Lokalitou se tu rozumí katastrální území, na kterém se nachází konkrétní nemovitá kulturní památka. Svazky spisů jsou podle katastrálních území řazeny abecedně. Uvnitř svazku jsou spisy členěny podle objektů typologicky, kostely, zámky veřejné budovy, domy podle čísel popisných, ostatní památky. Tam, kde je velká frekvence spisů, se dále člení na jednotlivé roky. Spisy, které se neváží přímo k určitým lokalitám, se zakládají dle struktury dané skartačním plánem, zvláštní skupiny tvoří spisy týkající se výzkumu a vývoje, finanční podpory v rámci fondů a programů a dále spisy týkající se obecně spolupráce s výkonnými organy státní správy a samosprávami. U specializovaných spisoven se struktura zakládání řídí skartačním plánem.

Zpracováno: ú. o. p. pro střední Čechy v Praze, 30.1.2007

2


NPÚ, územní odborné pracoviště v Českých Budějovicích A. Podací deníky ú.o.p. v Českých Budějovicích 1 – hlavní podací deník 2 – evidence faktur 3 – evidence žádostí o osvědčení podle zákona č.71/94 Sb v platném znění 4 – evidence cestovních příkazů 5 – evidence objednávek B. Spisovny 1 – hlavní spisovna 2 – provozně-ekonomická spisovna C. Přehled ukládacích značek : POZ PRAV PROP SAS SEKRET SHZ-EZS SHZ-INV SHZ-MAJETEK SHZ-PO SHZ-REST SHZ-SMLOUVY SHZ-ÚDRŽBA SHZ-ZABEZP STAT ÚČET UNESCO ÚSKP VAV VSTUPENKY VZDĚL ZE

AKCE ARCH BOZP CO DOPRAVA FINANCE FONDY CHÚ INSTALACE INV ISO IT KP-M KP-N MAJETEK METOD MTZ MZDY NÁVŠTĚVNÍ ŘÁDY OST PERS

Zpracováno: ú. o. p. v Českých Budějovicích, 29.1.2007

1


NPÚ územní odborné pracoviště v Plzni Ukládací plán písemností

I. Podatelna Činnosti podatelny v Národním památkovém ústavu, územním odborném pracovišti v Plzni (dále NPÚ ÚOP v Plzni) vykonává sekretariát ředitele NPÚ ÚOP v Plzni. Plní též roli výpravny. Podatelna vede - podací deník došlé pošty - podací deník odeslané pošty - evidenční knihu faktur - evidenční knihu doporučené pošty II. Příprava předávání dokumentů do spisovny Vedoucí pracovníci jsou povinni zajistit, aby nejpozději do konce dubna každého roku byly do příslušné spisovny předány všechny vyřízené dokumenty z minulého roku. Před předáním do spisovny se vyřadí různé bezcenné poznámky a duplicitní kopie dokumentů. III. Hlavní spisovna Dokumenty , vyjma dokumentů uložených ve specializovaných spisovnách, se ukládají do hlavní spisovny. Ukládají se podle typů písemností vymezených spisovými znaky, uvedenými v příloze č. 1 Spisového a skartačního řádu NPÚ (SSŘ). Jednotlivé typy jsou řazeny podle čísel jednacích. Hlavní spisovna vede jako evidenční pomůcky předávací seznamy, zápůjční listy a knihu zápůjček. Hlavní spisovnu vede sekretářka ředitele. IV. Specializované spisovny Na ÚOP v Plzni jsou vedeny tyto specializované spisovny: 1) Odborných agend – sbírka příloh evidence movitých a nemovitých kulturních památek 2) Utajovaných dokumentů 3) Finančního oddělení 4) Právních záležitostí a smluv 5) Personální 6) Mzdová 7) BOZP, PO a doprava 8) IT, ostraha, EZS, EPS 9) Investic, veřejných zakázek a projektů Ad 1) Spisovna odborných agend – sbírka příloh evidence movitých a nemovitých kulturních památek Dokumenty jsou uloženy v šanonech a pořadačích označených následovně: okres, místo, objektu u nemovitých památek okres, místo, objekt a předmět u movitých památek Stejné je uložení dokumentů vztahující se k památkovému potenciálu, chráněným územním a prostředí kulturních památek. 1


Součástí specializované spisovny odborných agend je: dislokovaná spisovna oddělení kulturních památek, chráněných území a specialistů dislokovaná spisovna oddělení průzkumů a restaurování dislokovaná spisovna archeologické oddělení dislokovaná spisovna oddělení ÚSKP a dokumentace dislokovaná spisovna oddělení mobiliárních fondů dislokovaná spisovna: oddělení kulturních památek, chráněných území a specialistů ukl. znak 820, 820.1 -820.3.2 – agenda uložena v místnostech č. 206 a 222 v šanonech řazení po pověřených obcích v rámci okresů a dále abecedně po lokalitách a objektech ukl. znak 825 Havarijní program MK ČR – agenda je uložena v místnosti č. 222 v šanonech po letech a v rámci let po okresech a lokalitách Program regenerace MPR a MPZ – agenda žádostí a vyhodnocení v řazení po okresech a lokalitách je uložena v místnosti č. 201 PZAD – agenda žádostí a vyhodnocení v řazení po okresech a lokalitách je uložena v místnosti č. 201 Program péče o VPR a VPZ - agenda žádostí a vyhodnocení v řazení po okresech a lokalitách je uložena v místnosti č. 201 ukl. znak 802.1 institucionální výzkum agenda uložena po letech a konkrétních úkolech v rámci výzkumných záměrů ukl. znak 801.2 metodiky – agenda je ukládána v tématickém řazení dislokovaná spisovna ukl. znak 825

ukl. znak 820.4 ukl. znak 861

ukl. znak 855-9

ukl. znak 802.1

oddělení průzkumů a restaurování agenda k Programu restaurování movitých kulturních památek v rozsahu: záměry na restaurování, kopie formulářů a doklady k jednotlivým akcím základní členění: akce NPÚ akce jiných investorů dále je agenda členěna po letech a v rámci roků podle okresů, obcí, ulic a objektů (předmětů) agenda restaurování, soupisy restaurátorských akcí je uložena v šanonech po okresech a v rámci okresů abecedně po obcích, dále podle ulic a objektů (předmětů) restaurátorské zprávy uloženy v samostatném oddělení odborné knihovny, označené přírůstkovým číslem ve vlastní číselné řadě s lokačním a jmenným katalogem výsledky průzkumů, SHP, plánová dokumentace uloženo v místnosti 307 s kontrolovaným přístupem; materiály jsou řazeny do regálů pod přírůstkovými čísly s písmenným označením, které specifikuje typ dokumentace a je k nim zpracován katalog. institucionální výzkum

2


ukl. znak 801.2

agenda uložena po letech a konkrétních úkolech v rámci výzkumných záměrů metodiky – agenda je ukládána v tématickém řazení

dislokovaná spisovna ukl. znak 801.2 ukl. znak 802

archeologické oddělení metodiky – agenda je ukládána v tématickém řazení výzkum a vývoj (koordinace a řízení) agenda je uložena v základním členění po letech ukl. znak 115.1 komise interní Západočeská regionální archeologická komise (dále ZčRAK) – zápisy jsou uloženy chronologicky po letech komise externí ukl. znak 115.2 ZčRAK – koordinace arch. činnosti v regionu, zápisy a výpisy z databáze arch. akcí jsou uloženy v základním členění po letech a měsících. ukl. znak 817 SAS, území s archeologickými nálezy – evidence agenda je uložena v členění okres, katastrální území/naleziště, kultura, druh nálezu ukl. znak 818 – 818.2 archeologické akce, oznámení archeologické akce, zpráva o archeologické akci (akce, které provádí NPÚ) agenda je uložena v zákl. členění po letech a v rámci roků na: okres, katastrální území, objekt, naleziště ukl. znak 818.3 nálezové zprávy Uloženy v místnosti č.307 s kontrolovaným přístupem. Materiály jsou řazeny pod přírůstkovými čísly a je k nim zpracován katalog ukl. znak 820, 823, 860 odborná vyjádření, ostatní odborná vyjádření a informace, zvláštní informace archeologické agenda je uložena po letech a v rámci roků po okresech a lokalitách finanční podpora – fondy, programy, dotace, sponzoring ukl. znak 825 Program podpory záchranných archeologických výzkumů agenda je uložena po letech a v rámci roků členěna na: oprávněné organizace a naleziště ukl. znak 862 mapová díla (ZM 1:10 000 a mapy stabilního katastru) jsou uložena po okresech a číslech a po okresech a lokalitách

dislokovaná spisovna: ukl. znak 851.1

oddělení ÚSKP a dokumentace kartotéka ÚSKP kartotéka nemovitých kulturních památek je uložena v plechových registraturách v místnosti č. 220 v řazení po okresech a v rámci okresů abecedně po lokalitách a objektech kartotéka movitých kulturních památek je uložena v plechových registraturách v místnosti č.209 s omezeným přístupem v řazení po okresech a v rámci okresů abecedně po lokalitách, objektech a předmětech a současně je vedena v databázi ArtGuard.

3

Příloha č. 2/341 ke Spisovému a skartačnímu řádu NPÚ ukl. znak 852

ukl. znak 853

ukl. znak 862 ukl. znak 812

ukl. znak 811

kartotéka předmětů kulturní hodnoty je uložena v místnosti č. 209v plechových registraturách řazená po okresech a v rámci okresů abecedně po lokalitách, objektech a předmětech a současně je vedena v databázi ArtGuard fotodokumentace Je uložena v místnostech s kontrolovaným přístupem a sledovanou vlhkostí. negativy jsou ukládány v číselné řadě, evidovány v přírůstkové knize a lokačním katalogu náhledové fotografie k nemovitostem a náhledové fotografie k movitostem jsou uloženy odděleně v plechových registraturách po okresech, v rámci okresů abecedně po lokalitách a rámci lokalit po objektech (předmětech) fotografie bez negativů jsou uloženy abecedně v plechových registraturách,evidovány v přírůstkové knize a lokačním katalogu diapozitivy jsou uloženy v přenosných registraturách, řazeny v číselné řadě a evidovány v přírůstkové knize a lokačním katalogu filmový materiál uložen v plechové registratuře a zapsán v přírůstkové knize mapová díla k nemovitým kulturním památkám jsou uložena v plechových registraturách a řazena po okresech a v rámci okresů abecedně po lokalitách agenda ISO digitální fotodokumentace ISO je archivována na pevných discích v kancelářích č. 007 a č. 209 s kontrolovaným přístupem a zálohy jsou na nosičích CD-R v kartotéčním boxu v kanceláři č. 209 videodokumentace ISO analogové a digitální videokazety jsou uloženy v místnosti č. 209 s kontrolovaným přístupem v samostatné kartotéce zápisy o pořízení videodokumentace jsou uloženy dle okresů a v rámci okresů v abecedním řazení žádosti o přidělení dotace ISO, závěrečné vyúčtování jsou řazeny v šanonech po jednotlivých letech předávací protokoly zpracovaných výsledků ISO jsou uloženy podle jednotlivých činností a podle institucí zápisy z kontroly MK ČR k plnění úkolů a využití dotace ISO jsou řazeny podle roků manuální kartotéka odcizených předmětů je uspořádána podle okresů a v rámci okresů abecedně podle obcí seznamy pracovníků pověřených ISO jsou uloženy po letech podle aktuálních změn certifikáty jsou uloženy a uspořádány v členění: certifikáty po jednotlivých letech prohlášené předměty ve vlastní přírůstkové řadě návrhy na prohlášení po jednotlivých letech osvědčení vydané na dobu určitou po jednotlivých letech

4

Příloha č. 2/341 ke Spisovému a skartačnímu řádu NPÚ ukl. znak 810.1 ukl. znak 810.2 ukl. znak 810.5 ukl. znak 802.1 ukl. znak 801.2

Sdělení údajů o památkové ochraně a evidenci jsou uložena po okresech a v rámci okresů abecedně po obcích a předmětech. Dokumentace ke zrušení památkové ochrany je uložena po okresech a v rámci okresů abecedně po obcích a předmětech. Návrhy na prohlášení jsou uloženy po okresech a v rámci okresů abecedně po obcích a předmětech. Institucionální výzkum agenda uložena po letech a konkrétních úkolech v rámci výzkumných záměrů metodiky – agenda je ukládána v tématickém řazení

dislokovaná spisovna ukl.znak 84

oddělení mobiliárních fondů mezinárodní spolupráce – agenda výpůjček předmětů do zahraničí je uložena v šanonech v chronologickém řazení ukl. znak 131-134 spolupráce se společenskými a jinými organizacemi – agenda je ukládána podle akcí na jednotlivých objektech a let realizace ukl. znak 161 instalace, prezentace, propagace, výchovné projekty - materiály jsou ukládány do šanonů označených Expozice, Didaktické programy, a dále dle jednotlivých akcí a projektů. ukl. znak 801.2 metodiky – agenda je ukládána tematicky v šanonech ukl. znak 801.3 metodické dílny – agenda týkající se workshopů je ukládána v šanonech podle tématického zaměření ukl. znak 802.1 institucionální výzkum agenda uložena po letech a konkrétních úkolech v rámci výzkumných záměrů základní evidence mobiliárních fondů – agenda je ukládána ukl. znak 815 v šanonech chronologicky po jednotlivých objektech; agenda základní evidence k centrálnímu depozitáři je vedena v řazení po letech ukl. znak 820.4 restaurování – agenda přípravy restaurátorských akcí je řazena po letech a jednotlivých památkových objektech NPÚ znalecké posudky k mobiliárním předmětům jsou ukládány ukl. znak 822 k objektům a předmětům, kterých se týkají ukl. znak 825 finanční podpora, fondy, sponzoring, dotace – agenda je ukládána podle účelu použití prostředků a let, zvlášť je uložena agenda grantů EU členěná podle jednotlivých akcí ukl. znak 851.2 kartotéka základní evidence je uložena v místnosti č. 118 s omezeným přístupem v plechových registraturách po jednotlivých objektech a číselných řadách; zde je uložena i digitalizovaná fotodokumentace základní evidence ukl. znak 851.3 kartotéka knihovních fondů je uložena v místnosti č. 118 s omezeným přístupem v plechových registraturách po jednotlivých objektech a číselných řadách. ukl. znak 831,831.1 inventarizace, rozhodnutí inventarizační komise, inventarizační protokoly – agenda je řazena do šanonů dle jednotlivých památkových objektů za sebou podle časové posloupnosti. ukl. znak 831.2 inventární knihy, lokační seznamy, knihy průběžné evidence Agenda je řazena po jednotlivých objektech, lokační seznamy a průběžná evidence je vedena v elektronické databázi.

5

Příloha č. 2/341 ke Spisovému a skartačnímu řádu NPÚ ukl. znak 831.3 ukl. znak 831.4 ukl. znak 831.5

složky reversů a smluv jsou uloženy v šanonech po jednotlivých objektech a rozděleny podle charakteru pohybu předmětu; další jsou řazeny tématicky podle předmětu smlouvy vypořádání inventarizačních rozdílů je uloženo s dalšími inventarizačními doklady v šanonech v řazení podle objektů doklady o nabytí mobiliárních fondů jsou uloženy v šanonech v řazení podle objektů

Ad 2) Jsou zřízeny při sekretariátu NPÚ ÚOP v Plzni a na správách památkových objektů jím řízených. Ukládají se dokumenty kategorií vyhrazené, důvěrné , tajné, přísně tajné ve smyslu zákona č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a bezpečnostní způsobilosti v platném znění. Odpovídá sekretářka ředitele a správce jednotlivého památkového objektu. Ad 3) Vedena při finančním oddělení, za vedení odpovídá ekonom. Ukládají se spisy finanční, účetní, majetkové.Obsahuje zejména dokumenty pod spisovými znaky: 151, 152, 154, 156, 157, 300.2, 301.1, 302.1, 303.1, 303.4, 304.2, 400, 400.1, 401.1, 401.2, 401.3, 401.4, 402.1, 402.2, 403.1, 403.2, 403.3. Ad 4) Vedena při kanceláři ředitele ÚOP v Plzni. Za vedení odpovídá vedoucí kanceláře ředitele. Obsahuje zejména dokumenty pod spisovými znaky: 117.1, 180 - 185 Ad 5) Vedena při kanceláři personalistky, za vedení odpovídá personalista ÚOP v Plzni. Obsahuje zejména dokumenty pod spisovými znaky: 603, 603.1, 603.2, 605, 610, 62, 620, 620.1, 621, 623, 624, 625, 630. Ad 6) Vedena při mzdové účtárně, za vedení odpovídá mzdová účetní. Obsahuje zejména dokumenty pod spisovými znaky: 401.5, 500, 501, 502, 503, 504, 505, 506, 507, 622. Ad 7) Vedena v kanceláři vedoucího provozního a hospodářského oddělení (OPH), za vedení odpovídá vedoucí OPH. Obsahuje zejména dokumenty pod spisovými znaky: 206, 206.1, 206.2, 206.3, 206.4, 206.5, 61, 612, 613, 614, 615 616 700.1, 700.2, 701, 702, 703. Ad 8) Vedena při referátu systémové ochrany, za vedení odpovídá referent systémové ochrany. Obsahuje zejména dokumenty pod spisovými znaky: 830.1.2, 207, 207.1, 207.2, 207.3, 171, 171.1, 171.2, 171.3, 171.6, 171.7,171.8. Ad 9) Vedena při oddělení investic, veřejných zakázek a projektů, za vedení odpovídá vedoucí oddělení. Obsahuje zejména dokumenty 833, 05.1.

6

Příloha č. 2/341 ke Spisovému a skartačnímu řádu NPÚ V. Příruční registratury Dokumenty, které pracovníci dočasně nepotřebují ke své práci se ukládají podle spisových značek a věcné logiky do ukládacích jednotek v příruční registratuře. Za řádné uložení v příruční registratuře odpovídá pracovník, jemuž byl dokument přidělen k vyřízení, vedoucí pracovníci Příruční registratury jsou na všech správách památkových objektů, řízených NPÚ ÚOP v Plzni. Správy PO vedou podací deník došlé a odeslané pošty. Nejdéle konce dubna následujícího kalendářního roku správci postupují vyřízené dokumenty hlavní spisovně NPÚ ÚOP v Plzni k uložení.

Zpracováno: ú.o.p. v Plzni, 29.1.2007

7


NPÚ územní odborné pracoviště v Lokti Ukládací plán písemností I. Podatelna Funkci podatelny, plnící též roli výpravny, v Národním památkovém ústavu, územním odborném pracovišti v Lokti (dále NPÚ ÚOP v Lokti) vykonává sekretariát ředitele NPÚ ÚOP v Lokti. Z prostorových důvodů podatelna není spojena s hlavní spisovnou. Podatelna nakládá s písemnostmi dle platného Spisového a skartačního řádu (dále SSŘ) NPÚ. Podatelna vede: a) podací deník došlé pošty, b) podací deník odeslané pošty, c) dle potřeby evidenční knihy dle SSŘ ( kapitola V., bod 1). II. Specializované spisovny 1. Specializované spisovny utajovaných dokumentů – jsou zřízeny při podatelně (sekretariátu) NPÚ ÚOP v Lokti, jakož i na správách památkových objektů jím řízených. Za její vedení odpovídá pověřený pracovník. Ve specializované spisovně se ukládají dokumenty kategorií vyhrazené, důvěrné, tajné, přísně tajné ve smyslu zákona č. 412/2005 Sb. O ochraně utajovaných informací a bezpečnostní způsobilosti v platném znění a navazujících právních předpisů. 2. Specializovaná spisovna ekonomického oddělení – je zřízena při tomto oddělení. Za její vedení odpovídá vedoucí ekonomického oddělení. Jsou do ní ukládány spisy finanční, účetní, majetkové a personální povahy, vyjmenované v příloze 1 SSŘ pod těmito spisovými znaky: 14 (respektive 140-142), 15 (resp. 150-157), 3 (resp. 30-304), 4 (resp. 40-403.3), 5 (resp. 500-507), 6 (resp. 60-630). 3. Specializovaná spisovna regionálních částí Ústředního seznamu kulturních památek ČR – je vymezenou částí hlavní spisovny NPÚ, ÚOP v Lokti. Za její vedení odpovídá vedoucí oddělení evidence. Jsou zde trvale uloženy dokumenty, které dle SSŘ (X.1) tvoří Sbírku příloh evidence movitých a nemovitých kulturních památek ve sféře působnosti NPÚ ÚOP v Lokti. Jde zejména o dokumenty pod spisovými znaky 810-810.2, 810.4, 811-813, 815-817, 85 (resp. 851.1-851.3, 852-863). Tyto dokumenty se trvale ukládají dle typů písemností a ty dle územního principu (okresy abecedně, lokality abecedně, katastr. území abecedně, ulice abecedně, čísla popisná domů, čísla parcel objektů bez čísel popisných /např. drobných památek/ s vyznačením šestimístných rejstříkových čísel, případně památky bez rejstříkového čísla dle lokalit a kat. území abecedně). III. Hlavní spisovna NPÚ ÚOP v Lokti zřizuje jako svůj archiv hlavní spisovnu, kterou spravuje referentarchivář. Do ní jsou průběžně ukládány dokumenty vedení ÚOP a ostatních odborných oddělení (odd. kulturních památek, chráněných území a specialistů, odd. průzkumů a restaurování, odd. archeologie, odd. mobiliárních fondů, odd. právní) i technickohospodářských úseků, a to dokumenty všech ostatních spisových znaků, vyjmenovaných v příloze 1 SSŘ, kromě těch, jež se ukládají do výše uvedených specializovaných spisoven. Tyto dokumenty se ukládají podle typů písemností (vymezených spisovými znaky přílohy 1 SSŘ), v nich dle čísel jednacích.

1


IV. Příruční registratury Ve smyslu SSŘ (II.9) příruční registratury fungují v jednotlivých odděleních NPÚ ÚOP v Lokti, jakož i na správách památkových objektů, řízených NPÚ ÚOP v Lokti. Správci těchto památkových objektů vedou podací deník došlé a odeslané pošty. Nejdéle do 2 měsíců po ukončení kalendářního roku tito správci postupují dokumenty z příručních registratur hlavní spisovně NPÚ ÚOP v Lokti k uložení, a to po vnitřní skartaci, provedené referentemarchivářem NPÚ ÚOP za přítomnosti pověřeného pracovníka správy památkového objektu. O tomto převzetí a interní skartaci se učiní písemný záznam, a to dvojmo, pro účely hlavní spisovny NPÚ ÚOP i správců památkových objektů.

Zpracováno: ú. o. p. v Lokti, 29.1.2007

2


NPÚ územní odborné pracoviště v Ústí nad Labem Ukládací plán Výčet podacích deníků 1. Hlavní podací deník 2. Podací deník detašovaného pracoviště v České Lípě 3. Podací deník faktur 4. Podací deník žádostí o osvědčení podle zák. č. 71/1994Sb., v platném znění 5. Podací deník pro utajované skutečnosti Evidenční pomůcky 1. Evidence znaleckých posudků 2. Evidence korespondence bez čísel jednacích 3. Evidence příkazů ředitele a vnitropodnikových směrnic 4. Evidence cestovních příkazů 5. Evidence objednávek Spisovny NPÚ ÚOP v Ústí nad Labem 1. Hlavní spisovna a) hlavní spisovna všeobecná, ukládací značka: HSV b) hlavní spisovna odborná, ukládací značka : HSO 2. Odborná spisovna, ukládací značka OS - pro trvalé uložení a) b) c) d) e) f)

archiv odborné spisové dokumentace, ukládací značka: OSa) archiv obrazové dokumentace, ukládací značka: OSb) archiv plánů a map, ukládací značka: OSc) archiv stavebně historických průzkumů, ukládací značka: OSd) archiv restaurátorských zpráv, ukládací značka: OSe) archiv archeologické spisové dokumentace, ukládací značka: OSf)

3. Ekonomická spisovna, ukládací značka: ES

Zpracováno: NPÚ, ú. o. p. v Ústí nad Labem – 29.1.2007

1


NPÚ, územní odborné pracoviště v Liberci Podací deníky územního odborného pracoviště v Liberci 1. 2. 3. 4. 5. 6.

hlavní podací deník podací deník faktur podací deník žádostí o osvědčení podle zák. č. 71/19940Sb., v platném znění podací deník cestovních příkazů evidence znaleckých posudků evidence korespondence bez čísel jednacích

Spisovny 1. Hlavní spisovna 2. Ekonomická spisovna Ukládací plán Hlavní spisovna NPÚ ú.o.p. v Liberci : spisy řazeny dle lokalit následujícím způsobem: abecedně dle katastrálních území -

objekty KP – řazeny dle názvu a č.p. vzestupně

-

plošně chráněná území – řazeny abecedně dle ulic, u menších obcí dle č.p. vzestupně řazeny dle č.p. vzestupně liniové stavby ostatní

-

územní plánování

Ekonomická spisovna: řazeno dle skartačního znaku: A: řazeno dle roku vzniku dokumentu S: řazeno dle roku vzniku dokumentu V: řazeno dle roku vzniku dokumentu

Zpracováno: ú. o. p. v Liberci, 29.1.2007

1


NPÚ územní odborné pracoviště v Pardubicích Ukládací plán Podací deníky a evidenční pomůcky: ▫ kniha pošty (podací deník) ▫ doručovací knihy - pro každé oddělení samostatná ▫ evidence doporučených došlých zásilek ▫ evidence doporučených odeslaných zásilek ▫ evidence časopisů a ostatních periodik ▫ kniha objednávek ▫ evidence smluv Spisovny: Archiv - specializovaná spisovna odborné složky Pardubice ▫ spisová dokumentace ▫ plánová dokumentace · stavebně-historické průzkumy · zaměření · stavební dokumentace · nálezové zprávy ▫ restaurátorské zprávy a související spisy ▫ archeologie Josefov specializovaná spisovna pro území Královéhradeckého kraje Litomyšl - specializovaná spisovna ekonomického odboru ▫ odbor ředitele ▫ technický odbor ▫ finanční řízení ústavu ▫ účetnictví · doklady · souhrnné výstupy · rozbory, analýzy ▫ personalistika a mzdové účetnictví ▫ správa hradů a zámků Oddělení EDOP ▫ fotoarchiv ▫ videoarchiv ▫ evidence movitých a nemovitých kulturních památek ▫ dokumentace ISO a osvědčení podle zákona č. 71/1994 Sb. Každé oddělení si zřizuje příruční registratury. Zpracováno: ú. o. p. v Pardubicích, 29.1.2007

1

Příloha č. 2/371 ke Spisovému a skartačnímu1 řádu NPÚ

NPÚ, územní odborné pracoviště v Brně Ukládací plán A. PODACÍ DENÍKY A EVIDENČNÍ POMŮCKY 1. podací deníky centrální podací deník v elektronické podobě 2. evidenčních pomůcky kniha žádostí o vydání osvědčení podle zák. č. 71/1994 Sb. kniha cestovních příkazů na každém odboru kniha došlých a odeslaných faktur kniha došlé a odeslané pošty na jednotlivých sekretariátech kniha objednávek kniha smluv B. SPISOVNY I. hlavní spisovna Ukládají se do ní archiválie právních předchůdců NPÚ ÚOP v Brně do r. 1958 a vyřízené dokumenty vzniklé od r. 1959 až do současnosti označené v příloze č. 1 Spisového a skartačního řádu NPÚ spisovým znakem 1. Vedení ústavu (spisový znak 10 Právní základ ústavu, 11 Řízení a organizace ústavu, 12 Všeobecné záležitosti řízení ústavu, vyjma dokumentů ekonomické povahy, 13 Spolupráce a styky, 16 Propagace a Public Relations, dále 17 Sdělovací služba, výpočetní technika a informatika, 18 Právní záležitosti, 19 Zvláštní záležitosti), 2. Výstavba, investice a jejich provoz, 8. Ochrana kulturních památek (spisový znak 800 Koncepce památkové péče, 801 Organizace památkové péče, 81 Evidence a dokumentace kulturních památek - korespondence, 82 Obnova kulturních památek, 83 Zpřístupněné a instalované objekty a další dokumenty převzaté z příruční registratury oddělení obrany a ochrany v příloze č. 1 Spisového a skartačního řádu NPÚ spisovým znakem 122 Stížnosti, které jsou starší 2 let, dokumenty označené spisovým znakem 19 Zvláštní záležitosti, 207 Požární ochrana, 208 Ostraha, 840 Bezpečnostní opatření k ochraně památek po pominutí důvodu jejich utajení, a odboru SHZ označené v příloze č. 1 Spisového a skartačního řádu NPÚ spisovým znakem 300.1 Výpisy z pozemkových knih (katastr zaměření nemovitostí) a 300.2 Karty evidence, 833.1 Reversy zápůjček po pozbytí jejich aktuálnosti. V rámci hlavní spisovny jsou uloženy následující archivní fondy a sbírky: 1. archivní fond Památkového úřadu pro Moravu a Slezsko Jsou v něm uloženy archiválie právních předchůdců NPÚ ÚOP v Brně do r. 1958. Jedná se o dokumenty s trvalým uložením v NPÚ ÚOP v Brně. 2. sbírka map a plánů Ukládají se do ní především dokumenty povahy map a plánů. Jedná se o dokumenty s trvalým uložením v NPÚ ÚOP v Brně.

3. sbírka SHP

1

Příloha č. 2/371 ke Spisovému a skartačnímu2 řádu NPÚ Ukládají se do ní především SHP a dílčí průzkumy nemovitých kulturních památek. Jedná se o dokumenty s trvalým uložením v NPÚ ÚOP v Brně. 4. sbírka plakátů Ukládají se do ní především dokumenty - plakáty vydané NPÚ ÚOP v Brně. Jedná se o dokumenty s trvalým uložením v NPÚ ÚOP v Brně. 5. sbírka restaurátorské dokumentace Ukládají se do ní dokumenty povahy restaurátorské dokumentace, zejména restaurátorské průzkumy, technické a jiné průzkumy, závěrečné restaurátorské zprávy, laboratorní průzkumy apod., analýzy, expertní posudky mající vztah k restaurování kulturních památek či jejich částí. Jedná se o dokumenty s trvalým uložením v NPÚ ÚOP v Brně. 6. sbírka CD-R a DVD a ostatních elektronických nosičů záznamu Ukládají se do ní dokumenty na výše uvedených nosičích s výjimkou dokumentů vzniklých z činnosti oddělení ISO. Jedná se o dokumenty s trvalým uložením v NPÚ ÚOP v Brně. Dokumenty k jednotlivým kulturním památkám a areálům památek (dále jen areál) jsou v ústřední spisovně tradičně řazeny abecedně dle jednotlivých okresů, v rámci okresů abecedně dle obcí a v rámci obcí dle posloupnosti v ÚSKP. Pokud mají obce uliční síť, řadí se dokumenty v rámci obcí abecedně dle názvu ulic a v rámci ulic vzestupně dle čísla orientačního. Dokumenty vztahující se k objektům, které nejsou kulturními památkami ve smyslu zákona č. 20/87 Sb., o státní památkové péči, ve znění pozdějších předpisů, se u obcí, které mají uliční síť, řadí abecedně dle názvu ulic a v rámci ulic vzestupně dle čísla orientačního a jsou zařazeny do složky označené: „různé“. Ve složkách se dokumenty řadí chronologicky od nejstaršího k nejmladšímu a v rámci jednotlivých let od nejnižšího čísla hlavního protokolu jednacího k nejvyššímu. II. spisovny specializované II. 1. spisovna institucionálních. a účelových úkolů Ukládají se do ní dokumenty označené v příloze č. 1 Spisového a skartačního řádu NPÚ spisovým znakem 802 Výzkum a vývoj. Jedná se o dokumenty s trvalým uložením v NPÚ ÚOP v Brně.

II. 2. spisovna evidence kulturních památek Ukládají se do ní dokumenty označené v příloze č. I Spisového a skartačního řádu NPÚ spisovým znakem 85 Evidence a dokumentace kulturních památek mimo korespondenci, která je uložená v ústřední spisovně a vyjma . Jedná se o dokumenty s trvalým uložením v NPÚ Ú0P v Brně.

II. 3. spisovna fotografií (stará a nová) Ukládají se do ní dokumenty označené v příloze č. 1 Spisového a skartačního řádu NPÚ spisovým znakem 853 Fotodokumentace - fotografie - klasické (včetně negativů, diapozitivů a dalších nosičů) i digitální vzniklé z činnosti NPÚ ÚOP v Brně a jeho právních předchůdců. Jedná se o dokumenty s trvalým uložením v NPÚ ÚOP v Brně. II. 4. spisovna ISO Ukládají se do ní VHS a DVD vzniklé z činnosti označené v příloze č. 1 Spisového a skartačního řádu NPÚ spisovým znakem 812 ISO. Tyto dokumenty jsou evidovány a uloženy dle zvláštních předpisů (usnesení vlády č. 307/91 ze dne 28. srpna 1991 ve smyslu Soubor

2

Příloha č. 2/371 ke Spisovému a skartačnímu3 řádu NPÚ opatření ke snížení kritické situace ochrany sbírek, expozic, depozitářů, muzeí a galerií a památkových objektů ČR, oddíl III/2 Doplnění dokumentace fondu kulturního dědictví a příslušné smlouvy o spolupráci při naplňování usnesení č. 307/91). A dále dokumenty označené v příloze č. 1 Spisového a skartačního řádu NPÚ spisovým znakem 811 Certifikáty. Tyto dokumenty jsou evidovány a uloženy dle zvláštních předpisů (zákon č. 71/1994 Sb. o prodeji a vývozu předmětů kulturní hodnoty ve znění zák. č. 80/2004 Sb. a Metodický pokyn Ministerstva kultury k výkonu činností vyplývajících ze zák. č. 71/1994 Sb. o prodeji a vývozu předmětů kulturní hodnoty ve znění zák. č. 80/2004 Sb.). Jedná se o dokumenty s trvalým uložením v NPÚ ÚOP v Brně. II. 5. spisovna ekonomická Ukládají se do ní dokumenty označené v příloze č. 1 Spisového a skartačního řádu NPÚ spisovým znakem 14 Kontroly a revize, 15 Finanční řízení ústavu, 3. Majetek a MTZ, 4. Finanční účetnictví, 5. Mzdové účetnictví, 7. Doprava. II. 6. personální spisovna Ukládají se do ní dokumenty označené v příloze č. 1 Spisového a skartačního řádu NPÚ spisovým znakem 6. Personalistika a péče o zaměstnance

III. příruční registratury III. 1. příruční registratura oddělení obrany a ochrany Ukládají se do ní dokumenty označené v příloze č. 1 Spisového a skartačního řádu NPÚ spisovým znakem 185 Stížnosti, dokumenty označené spisovým znakem 19 Zvláštní záležitosti, 206 Požární ochrana, 207 Ostraha, 830.1.1. Zabezpečení majetku. Dokumenty jsou zde uloženy trvale. III. 2. příruční registratura právního oddělení Ukládají se do ní aktuální dokumenty právní povahy označené v příloze č. 1 Spisového a skartačního řádu NPÚ spisovým znakem 117.1 Smlouvy s externími partnery, spisovým znakem 18 Právní záležitosti. Do ústřední spisovny se ukládají po pozbytí aktuálnosti. III. 3. příruční registratura odboru SHZ Ukládají se do ní aktuální dokumenty označené v příloze č. 1 Spisového a skartačního řádu NPÚ spisovým znakem 83 Správa hradů, zámků a ostatních památkových objektů, 300.1 Výpisy z pozemkových knih (katastr zaměření nemovitostí) a 300.2 Karty evidence. Do ústřední spisovny se ukládají po pozbytí aktuálnosti. III. 4. příruční registratura ředitele Ukládají se do ní dokumenty označené v příloze č. 1 Spisového a skartačního řádu NPÚ spisovým znakem 1 Vedení ústavu vyjma dokumentů povahy právní, ekonomické a dokumentů označených v příloze č. 1 Spisového a skartačního řádu NPÚ spisovým znakem 185 Stížnosti a dokumenty označené spisovým znakem 19 Zvláštní záležitosti. Do ústřední spisovny se ukládají po jednom roce. III. 5. příruční registratura publikačního oddělení

3

Příloha č. 2/371 ke Spisovému a skartačnímu4 řádu NPÚ Ukládají se do ní dokumenty označené v příloze č. 1 Spisového a skartačního řádu NPÚ spisovým znakem 16 Propagace a Public Ralation. Do ústřední spisovny se ukládají po pozbytí aktuálnosti. III. 6. příruční registratury jednotlivých odborů výkonu PP Aktuální dokumenty jsou zde uloženy po dobu 6 měsíců od vyřízení. III. 7. příruční registratury na objektech ve správě NPÚ, úop v Brně Ukládají se do ní dokumenty označené v příloze č. 1 Spisového a skartačního řádu NPÚ spisovým znakem 830 Objekty NPÚ a 832 Provoz objektů. Do ústřední spisovny se ukládají po pozbytí aktuálnosti.

Zpracováno: ú. o. p. v Brně, dne 26.1.2007

4


NPÚ územní odborné pracoviště v Kroměříži Ukládací plán

HLAVNÍ SPISOVNA uložení: oddělení evidence, dokumentace a informací PŘÍRUČNÍ REGISTRATURY uložení kancelář ředitele sekretariát sekretariát

personálně – právní agenda

oddělení provozní a ekonomické – právník - personalista

účetní a mzdová agenda

oddělení provozní a ekonomické

spisové znaky 114 – 115, 117.2, 120 – 123, 130 – 134, 301.2 – 301.3, 302.2 – 302.3,701 100 – 103, 110 – 112, 117.1, 140 - 142, 171.7, 180 – 186, 206.3 - 206.5, 207, 300, 300.1, 300.3, 303.2, 601 – 605, 610, 611, 614, 616, 620, 623, 625, 630 150 – 157, 300.2, 301.1, 302.1, 303.1, 303.3 – 303.5, 304, 400 - 403, 500 – 507, 600, 621, 622

– hlavní účetní

investiční a technická agenda

oddělení provozní a ekonomické

200 – 206.3, 612, 613, 615, 624, 700, 702, 703, 830, 832 - 834

– provozní, technický a investiční referent

SPECIALIZOVANÉ SPISOVNY oddělení péče o hrady a mobiliárních fondů

815, 831, 851.2, 851.3

zámky – kurátor mobiliárních fondů

SZ Buchlovice a

odbor správy SZ

SH Buchlov

Buchlovice a SH Buchlov, Buchlovice, 687 08

SZ Vizovice

odbor správy SZ Vizovice, náměstí Palackého 376, Vizovice 763 12

SZ AZZ Kroměříž

spisové znaky týkající se zejména personálně – právní, účetní a mzdové a investiční a technické agendy těchto tří odborů v rozsahu kompetencí udělených na základě plných mocí jednotlivým vedoucím odborů

odbor správy SZ AZZ Kroměříž, Sněmovní nám. 1, Kroměříž 767 01

Zpracováno: ú.o.p. v Kroměříži, 26.1.2007

10, 11, 12, 15, 17, 18, 30, 4, 5, 6, 7, 83

Příloha č.2/381 ke Spisovému a skartačnímu řádu NPÚ

NPÚ, územního odborného pracoviště v Ostravě Ukládací plán A) Typy spisoven B) Typy podacích deníků C) Systém vedení evidence a dokumentace: a) Hlavní spisovna b) Specializovaná spisovna odboru evidence a dokumentace průzkumů I. Evidence kulturních památek a chráněných území 1. Evidence nemovitých kulturních památek 2. Evidence movitých kulturních památek 3. Evidence chráněných území 4. Evidence mobiliárních fondů 5. Evidence sbírkových fondů 6. Evidence historických knihoven II. Evidence příloh seznamu kulturních památek 1. Evidence odborného spisového fondu 2. Evidence sbírky obrazové dokumentace 2.1. Fotodokumentace 2.2. Videodokumentace 2.3. Letecké snímky 3. Evidence plánové a mapové sbírky 3.1. Plánová dokumentace 3.2. Sbírka map 3.3. Historická mapová a plánová dokumentace 4. Evidence stavebně historických průzkumů 5. Evidence restaurátorských zpráv 6. Evidence plánů ochrany památkově chráněných území III. Ostatní evidence 1. Evidence návrhů na prohlášení za kulturní památku 2. Evidence dokumentace získané v rámci projektu Integrovaný systém ochrany movitého kulturního dědictví (ISO) 3. Evidence vztahující se k agendě vydávání osvědče ní podle zákona č. 71/1994 Sb. o vývozu a prodeji předmětů kulturní hodnoty 4. Evidence výstupů grantů a institucionálních úkolů 5. Knihovny c) Archív odboru archeologie 1. Evidence archeologických průzkumů a nálezových zpráv 1.1.Terénní dokumentace 1.2.Nálezové zprávy d) Archívy instalovaných objektů e) Archiv informačních systémů f) Příruční registratury g) Ekonomická spisovna

1

Příloha č.2/381 ke Spisovému a skartačnímu řádu NPÚ

A) Typy spisoven a) b) c) d) e) f) g)

hlavní spisovna specializovaná spisovna odboru evidence, dokumentace a průzkumů archiv odboru archeologie archívy instalovaných objektů archiv informačních systémů příruční registratury ekonomická spisovna

B) Typy podacích deníků 1. hlavní podací deník v elektronické podobě 2. kontrolní knihy převzaté pošty odboru ochrany technických památek, odboru ochrany památkového fondu, odboru evidence a dokumentace a na správách instalovaných objektů, tj. Správa zámku Hradce nad Moravicí, Správa zámku Raduň a Správa Dolu Michal ve fyzické nebo elektronické podébě 3. kontrolní podací deník ekonomického odboru v elektronické podobě Evidenční pomůcky 1. evidence faktur 2. evidence objednávek 3. evidence smluv 4. evidence žádostí o vydání osvědčení podle zákona č. 71/1994 Sb. 5. evidence cestovních příkazů 6. evidence korespondence odesílané bez čísla jednacího

C) Systém evidence a dokumentace a) Hlavní spisovna Je umístěna v přízemí budovy Korejská 12 v Ostravě (místnost č. 9) a slouží k ukládání písemností znaku "S", "V" a „A“, které již nejsou zapotřebí pro běžnou provozní činnost (jsou „neživé“), ale nemají ještě prošlou uschovací lhůtu. Písemnosti zde zůstávají uloženy do provedení skartačního řízení. Zde jsou uloženy spisy v archivních pořadačích v rychlovazačích dle spisových znaků čísla jsou řazena dle čísel podacího deníku směrem nahoru vždy za příslušný rok. Do pořadače jsou vkládány spisy v rychlovazačích podle roku uložení. Na hřbetu archivního pořadače je označení názvu podniku, předznamenání skupiny /11. Řízení a organizace ústavu…/ spisový znak, rok, skartač. znak a lhůta, rok vyřazení. Vložené rychlovazače se spisy jsou označeny spis. znakem, rokem, skartač. znakem a lhůtou, rokem vyřazení. Spisy jsou zde uloženy až do doby provedení skartačního řízení dle skartačních lhůt. Podle přílohy č.1 Příkazu GŘ č. XXV/2006 NPÚ jsou ve spisovně uloženy archivní pořadače s těmito spisovými znaky: skupina 10 Právní základ ústavu spisový znak 100, 101, 102 skupina 11 Řízení a organizace ústavu spisový znak 110, 113, 114.1, 114.2, 114.3, 115.1, 115.2, 117.2 skupina 12 Všeobecné záležitosti ústavu spisový znak 120.1, 120.2, 121, 122, 122.1, 122.2, 123, 123.1,123.2 2

Příloha č.2/381 ke Spisovému a skartačnímu řádu NPÚ skupina 13 skupina 16 skupina 18 skupina 19 skupina 20 skupina 60 skupina 61 skupina 80 skupina 81 skupina 82 skupina 84

Spolupráce a styky Propagace a Public Relation

spisový znak 130, 131, 132, 133, 134 spisový znak 160, 160.1,160.2, 161,162, 164, 165 Právní záležitosti spisový znak 185 Zvláštní záležitosti spisový znak 190 Stavby spisový znak 206, 206.1, 206.2, 206.3, 206.4, 206.5 Péče o zaměstnance spisový znak 600, 601, 602, 603, Bezpečnost a ochrana zdraví spisový znak 612, 613, 614, 615, 616 Odborná činnost spisový znak 800, 800.1, 800.2, 801, 801.1, 801.2,801.4, 802, 802.2,802.3, 803.4, 804, Ochrana památkového fondu spisový znak 811, 812, 814, 816, 819 Péče o památkový fond spisový znak 825, 826 Mezinárodní spolupráce spisový znak 843, 845, 846

V hlavní spisovně je zavedena Kniha návštěv hlavní spisovny, kde se zapíše účel nahlížení do dokumentu a Kniha zápůjček, v níž je vedeno zapůjčení a vrácení dokumentů.

b) Specializovaná spisovna odboru evidence, dokumentace a průzkumů Její součástí jsou prostory odboru evidence, dokumentace a průzkumů, kde jsou uloženy evidenční listy nemovitých a movitých kulturních památek, sbírka příloh (820.1), (820.2), (820.3) (820.3.1), (820.3.2), (820.4), (821), (822), (823), (825), (826), fotodokumentace, restaurátorské zprávy a stavebně historické průzkumy s dlouhodobou uschovací lhůtou „A“. Písemnosti k havarijnímu programu MK ČR (825) včetně příloh se z důvodů ekonomické kontroly uchovávají minimálně 5 let odděleně na sekretariátu ředitele; až po uplynutí této doby se postupně zařazují do příslušných sbírek; kopie jsou již dříve uloženy na OEDP NPÚ, ú. o. p. v Ostravě. Mimo specializovanou spisovnu existuje dislokované pracoviště pro uložení plánové dokumentace a pro evidenci negativů na Dole Michal. I.

Evidence kulturních památek a chráněných území

Stejnopis prohlášení ( zrušení prohlášení ) věci za kulturní památku a rozhodnutí o přemístění kulturní památky, oznámení a změně vlastnictví a užívání 810.l, 810.2, 810.6, 813.1, 813.2, 816.1, 816.2, 816.3, 816.4 Originál (v případě absence originálu 1. kopie) stejnopisu prohlášení věci za kulturní památku je uložen z důvodu ochrany před nežádoucí manipulací odděleně od kartoték evidenčních listů. Jednotlivé stejnopisy prohlášení jsou vloženy v průhledných fóliích. K stejnopisu prohlášení je případně přiložen stejnopis zrušení prohlášení (810.2), eventuálně rozhodnutí o přemístění kulturní památky (813.1 – u nemovité KP a 813.2 – u movité KP) a sdělení o přemístění kulturní památky (813.1 – u nemovité KP a 813.2 – u movité KP) pokud bylo při revizi zjištěno, že předmět byl přemístěn bez rozhodnutí o přemístění a sdělení o odcizení kulturní památky nebo její části (810.6). Fólie se stejnopisy prohlášení za kulturní památku, doplněné o další výše zmíněné písemnosti, jsou ukládány v šanonech, v abecední posloupnosti podle lokalit. 3

Příloha č.2/381 ke Spisovému a skartačnímu řádu NPÚ Z originálu (resp. 1. kopie) stejnopisu prohlášení věci za kulturní památku je pořízena kopie, která je uložena v obálce příslušné kulturní památky. Obálka s kopií stejnopisu prohlášení věci za kulturní památku, případně s kopií zrušení prohlášení za kulturní památku, kopií rozhodnutí o přemístění kulturní památky, event. sdělením o jejím přemístění nebo odcizení, je uložena abecedně podle lokality, vždy před složkou se spisy vztahujícími se k dané kulturní památce. Obálka movité kulturní památky, stejně jako složka se spisy, jsou označeny velkým červeným písmenem M, na obálce i složce je uvedena lokalita, objekt, v němž je movitá kulturní památka uložena, označení movité kulturní památky a rejstříkové číslo movité kulturní památky. Obdobně se postupuje i v případě nezrušení prohlášení . Z doby platnosti zákona č. 22/1958 Sb. o kulturních památkách jsou ukládány stejnopisy vyrozumění o zapsání věci do seznamu kulturních památek (810.1). Shodný mechanismus ukládání je aplikován na vládní usnesení a nařízení, publikované ve Sbírkách zákonů a věstníků, týkající se prohlášení a zrušení prohlášení za národní kulturní památky a památky UNESCO. Vyhlášky MK o územní ochraně – MPZ (816.2), MPR (816.2), VPZ (816.3), VPR (816.3), krajinné památkové zóny (816.4) publikované ve Sbírkách zákonů a věstníků se v kopiích zakládají do kartotéky chráněných území. Stejně se postupuje při ukládání rozhodnutí o prohlášení ochranných pásem (816.1). Rejstřík kulturních památek 813.1, 813.2 Rejstříky regionálních seznamů kulturních památek byly vedeny do 31. 12. 2002, a to odděleně pro nemovité (813.1) a movité památky (813.2). Evidenční listy kulturních památek 851.1 Evidenční listy chráněné průhlednými fóliemi jsou ukládané v kartotékách; základní uložení je podle okresů a abecedně podle sídelních jednotek. I/1

Evidence nemovitých kulturních památek 813.1

Evidenční listy nemovitých kulturních památek Evidenční listy jsou uloženy v kovových kartotékách podle základního uspořádání topografickým způsobem, tj. podle okresů a abecedně podle sídelních jednotek. V rámci jednotlivých lokalit je řazení dále specifikováno podle typů kulturních památek: archeologické lokality; hrady a zámky; hradby či jiné pozůstatky městského opevnění; kostely, kláštery, kaple; hřbitovy; domy a tovární nebo jiné budovy (řazeny abecedně podle názvů ulic a čísel popisných) a ostatní památky (sochy, kříže, památníky, mosty apod.) K evidenčním listům se podle druhu památky přikládají tyto další dokumenty: kopie prohlášení za kulturní památku (příp. i kopie zrušení prohlášení za kulturní památku, kopie rozhodnutí o přemístění kulturní památky, event. sdělení o jejím přemístění nebo odcizení nebo kopie oznámení o změně vlastníka) kopie katastrálního snímku se zákresem objektu (příp. kopie výpisu z katastru nemovitostí) Příruční seznamy nemovitých kulturních památek 813.1 Jsou pomocnou evidencí pro nemovité kulturní památky, jsou vedené k jednotlivým okresům. Nemovité kulturní památky v příručních seznamech jsou řazeny abecedně podle obcí Příruční seznamy jsou průběžně aktualizovány a existují v tištěné a počítačové podobě. V seznamech jsou rovněž zaneseny podané návrhy na prohlášení za kulturní památku. 4

Příloha č.2/381 ke Spisovému a skartačnímu řádu NPÚ I / 2 Evidence movitých kulturních památek 810, 813.2, 851.1 Evidenční listy movitých kulturních památek Evidenční listy jsou uloženy v kovových kartotékách podle základního topografického uspořádání (okres – sídelní jednotka) a dále podle typu objektu, v němž je kulturní památka uložena (kostel, fara, kaple, ostatní objekty). Evidenční listy kulturních památek v soukromém vlastnictví, které byly prohlášeny v souvislosti s žádostí vlastníka o vydání osvědčení podle zákona č. 71/1994 Sb.o vývozu a prodeji předmětů kulturní hodnoty, jsou z bezpečnostních důvodů ukládány zvlášť, v uzamčené kartotéce, jsou řazeny podle okresů, abecedně podle sídelních jednotek. Tyto evidenční listy trvale zůstávají na oddělení monitoringu a preventivní ochrany památek, Korejská 12 (851.1). Obálky movitých kulturních památky, stejně jako složky se spisy, jsou uloženy na oddělení evidence a dokumentace (810 a 813.2). Originály prohlášení za kulturní památku nebo zrušení prohlášení nebo rozhodnutí o přemístění kulturní památky jsou uloženy do fólií a v abecední posloupnosti podle lokalit vloženy do šanonů a uloženy v oddělení monitoringu a preventivní ochrany památek na Korejské 12 (810 a 813.2).

I / 3 Evidence chráněných území 816 K památkovým rezervacím, památkovým zónám a ochranným pásmům jsou vedeny dokumenty o jejich prohlášení ( Vyhlášky MKČR, rozhodnutí ONV apod.), případně dokumenty vymezující podmínky památkové ochrany a mapové přílohy. Tyto dokumenty jsou řazeny v samostatných složkách abecedně podle jednotlivých chráněných území v rámci okresů. Materiály jsou uloženy v lístkovnicích na pracovišti evidence a dokumentace: MPZ (816.2), MPR (816.2), VPZ (816.3), VPR (816.3), krajinné památkové zóny (816.4), ochranná pásma (816.1). Návrhy na prohlášení nových památkových zón a ochranných pásem jsou evidovány shodným způsobem a jsou uloženy v téže kartotéce. I / 4 Evidence mobiliárních fondů 815, 831, 834.2 Mobiliární fondy zámků jsou jako celek prohlášeny za kulturní památku a zapsány do příslušných rejstříků. Evidence je uložena v samostatné lístkovnici a v regálech: stejnopis rozhodnutí MK ČR o prohlášení za kulturní památku inventární kniha, kterou tvoří řádně vyplněné evidenční listy, předtištěné na papíře formátu A4 a svázané do svazků. Listy jsou řazeny podle nových inventárních čísel a jsou číslovány v aritmetickém sledu průběžně pro celý mobiliární fond památkového objektu. kartotéka evidenčních listů s fotografiemi; tento souhrn evidenčních listů je zpracován ve formě kartotéky, kterou tvoří průpisy evidenčních listů přeložené v polovině na formát A 5, doplněné fotografickou dokumentací a dalšími údaji. protokoly z inventur včetně všech příloh 831.1 Evidence se pořizuje v Programu CastIS (OEDP, pracoviště zámek Raduň, pracoviště zámek Bruntál, pracoviště zámek Hradec nad Moravicí, pracoviště Kunín). Ostatní evidence je uložena přímo na instalovaných objektech. I / 5 Evidence sbírkových fondů 815.2 Sbírka průmyslového dědictví Dolu Michal v Ostravě – Michálkovicích a Sbírka výtvarného umění 20. a 21.století zámku Hradec nad Moravicí jsou považovány za sbírky 5

Příloha č.2/381 ke Spisovému a skartačnímu řádu NPÚ muzejního a galerijního typu a jsou zapsány v Centrální evidenci sbírek ČR. v samostatné lístkovnici jsou uloženy: originály rozhodnutí MK ČR o zapsání sbírek do CES seznam sbírky (zjednodušená kopie přírůstkové knihy) protokoly z inventur včetně všech příloh 831.1 Evidence sbírek se pořizuje v Programu DEMUS – CESik Průběžná evidence se vede včetně doplňujících dokladů ( smlouvy o výpůjčce, protokoly) na památkovém objektu a v agendě EU; kopie jsou uloženy na OEDP NPÚ, ú. o. p. v Ostravě. . I / 6 Evidence historických knihoven 815.1, 831.1, 831.6 Fondy historických knihoven jsou jako celek prohlášeny za kulturní památku a zapsány do příslušných rejstříků. Evidence je uložena v samostatné lístkovnici a obsahuje: originál rozhodnutí MK ČR o prohlášení za kulturní památku seznam knih, map, fotografií ad. se základními daty a charakteristikou knihovního fondu protokoly z inventur 831.1 Průběžná evidence se vede včetně doplňujících dokladů ( smlouvy o výpůjčce, protokol o ztrátě,…) na památkovém objektu II.

Evidence příloh seznamu kulturních památek II / 1 Evidence odborného spisového fondu Organizačními jednotkami systému jsou: a) Hlavní spisovna b) Specializovaná spisovna odboru evidence, dokumentace a průzkumů c) Příruční registratury II / 2 Evidence sbírky obrazové dokumentace 2.1. Fotodokumentace 813.1, 813.2, 853, 863 Sbírka je uložena ve fotoarchivu OEDP – částečně v oddělení evidence a dokumentace, Korejská 12 (813.1, 853) a částečně v oddělení monitoringu a preventivní ochrany památek, Korejská 12 (813.2, 853); negativy jsou deponovány odděleně na pracovišti fotolaboratoře na Dole Michal (853). Fotografie pořízené v rámci programu ISO se do sbírky nezahrnují a jsou uložené zvlášť na oddělení monitoringu a preventivní ochrany památek. Evidence zakázek se zapisuje do Knihy zakázek. Archivace: Negativy jsou uloženy v plastových trezorcích a ty pak v kovových kartotékách. Jsou řazeny podle přírůstkových čísel v Přírůstkové knize negativů, uloženo na Dole Michal (853). Diapozitivy jsou uloženy v kovových kartotékách a označeny přírůstkovým číslem, uloženo v OEDP, Korejská 12 (853). Kontakty – malé náhledové fotografie barevné i černobílé, rozměrů 6 x 9, 9 x 13, jsou lepeny na popisovou kartu a uloženy v kovových kartotékách. Řazeny jsou podle okresů a v rámci okresů podle obcí. Náhledové fotografie MKP formátu 10x15 (9x13) se opatřují popisem (polepem s popisovým rámečkem) na rubovou stranu a ukládají se v kovových kartotékách v prostorách oddělení monitoringu a preventivní ochrany památek. Popisy kontaktů ( přírůstkové číslo, datum pořízení, popis snímku, autor, případně další informace ) jsou součástí počítačového zpracování sbírky a zároveň jsou v tištěné podobě 6

Příloha č.2/381 ke Spisovému a skartačnímu řádu NPÚ uloženy v Knize kontaktů, řazené přírůstkově podle čísel negativů. Starší knihy kontaktů tvoří ručně psané popisy. Uloženo v oddělení monitoringu a preventivní ochrany památek, Korejská 12 (813.2, 853) a v oddělení evidence a dokumentace, Korejská 12 (813.1, 853). Náhledy ( fotoindexy ) - přehledy snímků filmu na kartě celkového rozměru 20 x 30 jsou lepeny na popisovou kartu dle jednotlivých objektů. Řazeny jsou abecedně podle sídelních útvarů, ukládají se v prospektových obalech do pákových pořadačů. Uloženo v oddělení monitoringu a preventivní ochrany památek, Korejská 12 (813.2, 853) a v oddělení evidence a dokumentace, Korejská 12 (813.1, 853). Zvětšeniny - fotografie barevné i černobílé, nejčastěji rozměrů 13 x 18 ad. jsou uloženy v kovových kartotékách, řazeny abecedně podle sídelních útvarů. Uloženo v oddělení monitoringu a preventivní ochrany památek, Korejská 12 (813.2, 853) a v oddělení evidence a dokumentace, Korejská 12 (813.1, 853). Fotografie, které jsou nedílnou součástí spisu, se naskenují, kopie se uloží se spisem; originál opatřený popisem, datem pořízení, autorským určením se předá do sbírky obrazové dokumentace. Uloženo v oddělení monitoringu a preventivní ochrany památek, Korejská 12 (813.2, 853) a v oddělení evidence a dokumentace, Korejská 12 (813.1, 853) Digitalizovaná obrazová dokumentace (CD a DVD) - veškerá dokumentace uložená na CD a DVD nosičích (např. obrazová a fotografická dokumentace, mapové podklady, odborné texty aj.) ukládaná v archivu digitální dokumentace v oddělení monitoringu a preventivní ochrany památek a v oddělení evidence a dokumentace. Tato dokumentace je vždy pořizována a ukládána ve dvou vyhotoveních (originál a zálohová verze). Tyto zásady platí i pro případnou zvukovou dokumentaci (chráněné hudební nástroje, zejména varhany - 863) Pro zapůjčování kontaktů, zvětšenin, náhledů je zavedena Kniha zápůjček kontaktů, zvětšenin, náhledů. Pro zápůjčky CD a DVD je vedena samostatná Kniha zápůjček CD a DVD. 2.2. Videodokumentace 854 Videodokumentace je pořizována zejména v rámci projektu Integrovaný systém ochrany movitého kulturního dědictví nebo tam, kde je účelnější než obrazová a fotografická dokumentace.Uloženo v oddělení monitoringu a preventivní ochrany památek.. Dokumentaci tvoří kartotéka audiovizuálních nosičů v přírůstkovém řazení, seznam pořízených záznamů v řazení dle lokality, objektu a datace. Zakázky se zapisují do Knihy zakázek. Způsob provádění a evidence videodokumentace v rámci programu ISO řeší samostatný metodický pokyn NPÚ, ú. p. 2.3. Letecké snímky 813, 853 Letecké snímky (černobílé i barevné) jsou uchovávány v kartonových složkách příslušných velikostí. Každý letecký snímek je na zadní straně označen archivačním číslem. Uloženo v oddělení evidence a dokumentace, Korejská 12. II / 3 Evidence plánové a mapové sbírky 3.1. Plánová dokumentace 813, 856 Sbírka plánové dokumentace obsahuje všechny druhy projektové dokumentace pořízené pro památkové objekty a objekty v památkově chráněných územích. Je uložena v hlavním plánovém archivu na instalovaném objektu Dolu Michal . Evidenci představuje: evidenční kniha. topografická kartotéka formou kartotéčních lístků, která se postupně digitalizuje. 7

Příloha č.2/381 ke Spisovému a skartačnímu řádu NPÚ výpůjční kniha Z hlavního plánového archivu je vyčleněna projektová dokumentace ke generální opravě zámku Hradce nad Moravicí, dále pro potřeby zajišťování stavební údržby případně větších oprav projektová dokumentace pro akce na zámku Raduň a na Dole Michal, které jsou trvale deponovány na příslušných objektech. Pro jejich vedení platí stejné podmínky jako pro hlavní plánový archiv včetně zpracování do počítačové databáze. V hlavním plánovém archivu jsou k dispozici soupisy položek těchto deponovaných fondů. 3.2. Sbírka map 862 Sbírku tvoří katastrální mapy (měřítko1:2880 a 1:2000), mapy měřítka 1:5000 a mapy chráněných území (mapy památkových rezervací, památkových zón a ochranných pásem). Katastrální mapy měřítka 1:2880 a 1:2000 jsou uloženy v lístkovnicích na pracovišti evidence a dokumentace. Jsou řazeny podle okresů a v rámci nich abecedně podle jednotlivých sídelních útvarů. Mapy měřítka 1:5000 jsou uloženy v lístkovnicích v hlavním plánovém archivu na Dole Michal. Mapy památkově chráněných území - památkových rezervací, památkových zón a ochranných pásem jsou spolu s dalšími materiály k chráněným územím uloženy v lístkovnicích na pracovišti evidence a dokumentace. Jsou řazeny podle okresů a v rámci nich abecedně podle jednotlivých chráněných území. Výpůjčky map se zapisují do Výpůjční knihy. 3.3. Historická mapová a plánová dokumentace 813, 856, 862 Sbírku tvoří především černobílé a barevné kopie map stabilního katastru a jiné historické mapové a plánové dokumentace. Jsou uloženy na pracovišti evidence a dokumentace, Korejská 12. Uchovávají se v šanonech a archivních složkách příslušných velikostí, kde jsou jednotlivé mapy opatřeny archivačním číslem.K jejich evidenci je určena: Přírůstková kniha map a plánů průběžně aktualizovaný seznam řazený abecedně podle lokalit. Výpůjčky historické mapové a plánové dokumentace odborným pracovníkům NPÚ se zapisují do Výpůjční knihy. II / 4 Evidence stavebně historických průzkumů 813, 857,857 Do sbírky patří standardní stavebně historické průzkumy (813, 857), operativní stavebně historické průzkumy (813, 858) a nálezové zprávy (813, 859) k obnově památkových objektů. Průzkumy jsou uloženy na pracovišti evidence a dokumentace odděleně od ostatních sbírkových příloh a jsou řazeny podle přírůstkových čísel. K jejich evidenci je určena: Přírůstková kniha SHP průběžně aktualizovaný seznam SHP se řazením abecedně podle sídelních útvarů. Výpůjční kniha. II / 5 Evidence restaurátorských zpráv

813, 861

Sbírku tvoří restaurátorské zprávy k obnově památkových objektů na všech úrovních zpracování, tj. průzkumy, záměry i zprávy o provedeném restaurování. Restaurátorské zprávy jsou uloženy na pracovišti evidence a dokumentace odděleně od ostatních 8

Příloha č.2/381 ke Spisovému a skartačnímu řádu NPÚ sbírkových příloh a jsou řazeny podle přírůstkových čísel. K jejich evidenci je určena: přírůstková kniha restaurátorských zpráv topografická kartotéka se řazením kartotéčních štítků podle sídelních útvarů v rámci jednotlivých okresů. výpůjční kniha. . II / 6 Evidence plánů ochrany památkově chráněných území 814 Sbírku tvoří plány ochrany pro jednotlivé městské a vesnické sídelní útvary zpracované v textové, grafické a mapové formě. Plány územní ochrany jsou uloženy na pracovišti evidence a dokumentace odděleně od ostatních sbírkových příloh a jsou řazeny podle přírůstkových čísel.K jejich evidenci je určena: Přírůstková kniha územních plánů ochrany a průběžně aktualizovaný seznam se řazením abecedně podle sídelních útvarů. výpůjční kniha. III. Ostatní evidence III / 1 Evidence návrhů na prohlášení věci za kulturní památku Podnět k návrhu se zapisuje do Knihy podnětů. Evidence návrhů na prohlášení věci za kulturní památku 810.4.1, 810.4.2 Návrhy na prohlášení za nemovitou kulturní památku jsou ukládány na oddělení evidence a dokumentace ve složkách, vložených do kartoték, které jsou uspořádány podle okresů, složky jsou řazeny abecedně podle sídelních jednotek (810.4.1). Návrhy movitých památek jsou označeny velkým písmenem M a jsou uloženy odděleně od návrhů nemovitých památek na oddělení evidence a dokumentace; je na nich dále uveden objekt, ve kterém je navrhovaná věc uložena (810.4.2). Návrhy technických památek ( nemovité i movité) jsou vedeny v samostatné řadě. III / 2 Evidence dokumentace získané v rámci projektu Integrovaný systém ochrany movitého kulturního dědictví ( ISO) 812 Pro způsob evidence dokumentace získané v rámci projektu Integrovaný systém ochrany movitého kulturního dědictví v současnosti zpracovává NPÚ, ú. p. příslušný metodický pokyn. Na NPÚ, ú. o. p. v Ostravě je nyní aplikován kombinovaný systém uložení a řazení získané dokumentace a její evidence.Tuto evidenci tvoří: evidence pořízených videozáznamů s určením místa, objektu, datem pořízení, evidenčním číslem nosiče záznamu, stopáží v přírůstkovém řazení kartotéka protokolů o pořízení záznamu potvrzených vlastníkem objektu nebo jeho zástupcem v přírůstkové řazení dle data. kartotéka nosičů audiovizuálních záznamů v přírůstkovém řazení databáze ARTGUARD instalovaná na počítači v oddělení monitoringu a preventivní ochrany památek, zálohovaná na HD lokálního serveru ISO seznam objektů s dokončenou dokumentací v řazení dle data a dále abecedně podle obcí Dokumentační materiál tvoří: písemné zápisy pořízené v souvislosti s videodokumentací jako základní identifikační a odborný popis předmětů kulturní povahy v řazení podle příslušnosti k děkanátům 9

Příloha č.2/381 ke Spisovému a skartačnímu řádu NPÚ audiovizuální nosiče s pořízeným videozáznamem ( kazety VHS, od r. 2003 DVD), řazené přírůstkově sbírka fotografií podle lokalit a objektů Dokumentační materiál je stále uložen v oddělení monitoringu a preventivní ochrany památek, Korejská 12; písemné zápisy se ukládají v archivních boxech, audiovizuální nosiče v uzamykatelné kovové skříni, fotografie v kovových kartotékách Výjimku tvoří pouze dokumentace vztahující se k movitým kulturním památkám. Písemné záznamy z dokumentace movitých kulturních památek jsou v tištěné podobě ukládány ve složkách označených velkým písmenem „M“, uložených na příslušném místě ve specializované spisovně OEDP. III / 3 Evidence vztahující se k agendě vydávání osvědčení podle zákona č. 71/1994 Sb. o vývozu a prodeji předmětů kulturní hodnoty 811 Tuto evidenci tvoří: protokolární kniha – uložena na sekretariátě ředitele, Korejská 12 kartotéka vydaných osvědčení – uložena v oddělení monitoringu a preventivní ochrany památek, Korejská 12 evidence žádostí v elektronické podobě v databázi MacArt Pro – uložena v oddělení monitoringu a preventivní ochrany památek, Korejská 12 spisový materiál vzniklý na základě agendy týkající se zákona č. 71/1994 Sb. se ukládá v hlavní spisovně, Korejská 12 III / 4 Evidence archeologických průzkumů a nálezových zpráv 817, 818, 818.1, 818.2, 818.3, 853, 856, 863 je uložena ve stejnopisech jako v archivu odboru archeologie a AÚ AV ČR. III / 5 Evidence výstupů grantů a institucionálních úkolů 802.1, 802.2, 802.3 Sbírku tvoří výstupy grantů a institucionálních úkolů, většinou zpracovaných v rámci programu věda a výzkum. Jsou uloženy odděleně od ostatních sbírkových příloh v archivních boxech na pracovišti oddělení evidence a dokumentace, Korejská 12. K jejich evidování je určena: přírůstková kniha výstupů grantů a institucionálních úkolů. Výpůjčky grantů a institucionálních úkolů odbornými pracovníky NPÚ se zapisují do Výpůjční knihy. III / 6

Knihovny 851.3, 804

V organizaci fungují tyto knihovny: a) Odborná knihovna NPÚ ÚOP v Ostravě – základní knihovna se specializovaným knihovním fondem registrovaná na MK ČR jako veřejná knihovna; je umístěna v budově na Korejské 12, Ostrava. Evidenci tvoří: jmenný a předmětový katalog knihovních titulů jmenný katalog časopisů katalogizační lístky Přírůstkové knihy - vázaný seznam přírůstků Úbytkový seznam Evidence je vedena v tištěné podobě a v počítačové databázi ( v programu KP WIN ) 10

Příloha č.2/381 ke Spisovému a skartačnímu řádu NPÚ Jako trvalá zápůjčka je deponována část knihovního fondu se zaměřením na problematiku technických památek na Důl Michal (výpůjční reverz obnovovaný po jednom roce). b) Příruční knihovna na zámku v Raduni Evidence je vedena formou Přírůstkové knihy a Autorského rejstříku c) Příruční knihovna Odboru archeologického fondu, Bezručovo náměstí č.l, Opava Evidence vedena v digitální formě přírůstkově, dále zavedena Kniha výpůjček Doplňující korespondence, související s provozem všech knihoven, je ukládána v hlavní spisovně.

c)

Archív odboru archeologického fondu

Je umístěn na odboru archeologie – detašované pracoviště Bezručovo náměstí 1 v Opavě jako samostatný archiv s určeným režimem ukládání dokumentace. 1. Evidence archeologických průzkumů a nálezových zpráv 817, 818, 818.1, 818.2, 818.3, 853, 856, 863 1.1. Terénní dokumentace Terénní dokumentace z archeologických výzkumů včetně jejích seznamů je ukládaná na odboru ochrany archeologického fondu na detašovaném pracovišti v Opavě, Bezručovo náměstí č.1 Tato dokumentace obsahuje: terénní plány seznamy terénních plánů seznamy zkoumaných ploch, sond a dokumentovaných profilů zaměření zkoumaných ploch, sond a profilů formuláře se standardizovaným popisem stratigrafických jednotek seznamy stratigrafických jednotek seznamy odebraných vzorků zprávy o výsledcích specializovaných analýz fotografickou dokumentaci (negativy a pozitivy, digitální fotografie) standardizované formuláře s popisem terénní fotografické dokumentace digitální data (digitální fotografie, digitalizované terénní plány a mapy) seznamy nálezových souborů ze všech stratigrafických jednotek (evidence sáčků) Deníky výzkumů Zprávy o archeologické akci (standardizovaný formulář distribuovaný AÚ AV ČR) inventář nálezů 1.2 Nálezové zprávy Nálezové zprávy z archeologických výzkumů jsou ukládány v archivu odboru ochrany archeologického fondu NPÚ, ú. o. p. v Ostravě na detašovaném pracovišti v Opavě Bezručovo náměstí č. 1. a v kopii na pracovišti evidence a dokumentace v Ostravě. K jejich evidenci slouží digitálně vedený Seznam nálezových zpráv s řazením podle přírůstků.

d) Archívy instalovaných objektů Slouží k ukládání dokumentace, související se správou objektu, mobiliárních a knihovních fondů a sbírek muzejní povahy. Dokumentace k instalovaným objektům (plánová dokumentace, odborná vyjádření a rozhodnutí výkonného orgánu, historická dokumentace, restaurátorské zprávy, prohlášení 11

Příloha č.2/381 ke Spisovému a skartačnímu řádu NPÚ o zapsání mobiliárního fondu a zámeckých knihoven za KP, potvrzení o zapsání sbírky do CES, smlouvy o zápůjčkách, instalační záměry a scénáře, apod..) je ukládána v kopii i v archivu každého instalovaného objektu – Důl Michal, zámek Hradec nad Moravicí a zámek Raduň. Evidence základní i průběžná movitých kulturních památek – mobiliárních fondů, zámeckých knihoven a sbírek muzejní povahy (815, 815.1, 815.2 a také 831, 831.2, 831.3, 831.4, 831.5, 831.6, 831.7), evidence studijního a pomocního materiálu a doklady k provozu objektů (852); fotodokumentace fondů a sbírek; fotodokumentace akcí je ukládána v originálech u příslušného správce. Ve stejnopisech se vede evidence majetku (830.1.1), zabezpečení majetku (830.1.2), obnova objektu včetně fotodokumentace (833), protokoly z inventarizací (831.1),

e) archiv informačních systémů171 Je vedený správcem počítačové sítě v jeho pracovně a slouží k ukládání všech písemností, týkajících se informačních a komunikačních technologií. Je uložena v šanonech v uzamykatelných skrinkách. (171.1, 171.2, 171.3, 171.4, 171.5, 171.6, 171.7, 171.8)

f) Příruční registratury Slouží k dočasnému ukládání odborných písemností vzniklých nebo došlých v běžném roce na detašovaná pracoviště NPÚ, ú. o. p. v Ostravě, tj. na pracoviště odboru archeologie v Opavě, Bezručovo nám. č. 1, na pracoviště odboru ochrany památkové péče v Bruntále, v Rožnově pod Radhoštěm a v Opavě, na pracoviště odboru ochrany technických památek na Dole Michal a na správy instalovaných objektů, tj. Správu státního Zámku Hradce nad Moravicí, Správu státního zámku Raduň a Správu Dolu Michal. Za příruční registraturu se považuje také prostor k ukládání písemností v jednotlivých kancelářích zaměstnanců, případně prostor společný pro více kanceláří.

e) Ekonomická spisovna Je umístěna v přízemí budovy Korejská 12 v Ostravě (místnost č. 9) a slouží k ukládání písemností znaku "S", "V" a „A“, které již nejsou zapotřebí pro běžnou provozní činnost (jsou „neživé“), ale nemají ještě prošlou uschovací lhůtu. Písemnosti zde zůstávají uloženy do provedení skartačního řízení. Zde jsou uloženy spisy v archivních pořadačích v rychlovazačích dle spisových znaků čísla jsou řazena dle čísel podacího deníku směrem nahoru vždy za příslušný rok. Do pořadače jsou vkládány spisy v rychlovazačích podle roku uložení. Na hřbetu archivního pořadače je označení názvu podniku, předznamenání skupiny, spisový znak, rok, skartač. znak a lhůta, rok vyřazení. Vložené rychlovazače se spisy jsou označeny spis. znakem, rokem, skartač. znakem a lhůtou, rokem vyřazení. Spisy jsou zde uloženy až do doby provedení skartačního řízení dle skartačních lhůt. V příruční spisovně ekonomicko provozního úseku jsou uloženy po dobu vyřízení: 117.1 154 155 171.7 207.1

Smlouvy s externími partneři Smlouvy s bankou o vedení účtu, seznam účtů Úvěrové smlouvy a pojistné smlouvy Smlouvy na dodavatelské služby v oblasti IT, licenční smlouvy k softwaru, objednávky, dodací a záruční listy Smlouvy, dohody o zabezpečení ostrahy objektů

12

Příloha č.2/381 ke Spisovému a skartačnímu řádu NPÚ 3 30 300

Majetek a MTZ Nemovitosti Smlouvy a rozhodnutí o nabytí nemovitosti, o prodeji nemovitosti a převodu vlastnického práva

300.1 300.2 300.3 301

Výpis z pozemkových knih (katastr. zaměření nemovitostí) Karty evidence Nájemní smlouvy (bytové a nebytové prostory, pozemky) Dlouhodobý majetek (mimo nemovitosti) DM

301.1 301.2 301.3 302 302.1 302.2 302.3 303 303.1 303.2

Doklady o nabytí a vyřazení (DM) Korespondence k DM (objednávky, dodací podmínky, předávací protokoly) Záruční listy a ostatní doklady k záruce, reklamace Drobný dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek (DDM, DNM) Doklady o nabytí a vyřazení DDM Korespondence k DDM (objednávky, dodací podmínky, předávací protokoly) Záruční listy a ostatní doklady k záruce, reklamace Inventarizace Rozhodnutí inventarizační komise, inventurní zápisy Rozhodnutí škodní komise, škodní protokoly

303.3 303.4 303.5 304 304.1 304.2 4 40 400 400.1 401 401.1 401.2 401.3 401.4 401.5 402 402.1 402.2 403 403.1 403.2 403.3 5 500 501

Rozhodnutí likvidační komise, likvidační protokoly Inventurní soupis majetku Ostatní Materiálně technické zásobování Objednávky, dodací a přejímací listy a korespondence Skladové karty zásob Finanční účetnictví Účetnictví obecně Směrnice pro oběh účetních dokladů Ostatní vnitřní účetní předpisy Doklady Pokladní doklady příjmové a výdajové Výpisy z bankovních účtů Faktury přijaté a vydané Interní účetní doklady, limitky a náhrady cestovních výdajů Korespondence s finančním úřadem Účetní knihy Hlavní knihy Pokladní knihy, ceniny Účetnictví – souhrnné výstupy Účetní závěrky Daňová přiznání Statistická hlášení (ekonomická) Mzdové účetnictví Mzdové listy, evidenční list důchodového zabezpečení, (předstihové řízení) Výplatní listiny, přehledy o vyplacených mzdách

502

Prohlášení k dani z příjmů ze závislé činnosti zaměstnanců, roční vyúčtování záloh daně z příjmů závislé činnosti Přehled vyměřovacího základu plateb - sociálního a zdravotního pojištění - zdravotního pojištění Potvrzení o pracovní neschopnosti (zahájení/ukončení) Dovolenky, plány dovolených, docházky Evidence srážek, půjček, spoření a exekuci Mimořádné odměny, výkonnostní odměny, hmotná zainteresovanost ředitele Personalistika a péče o zaměstnance

503

504 505 506 507 6

13

Příloha č.2/381 ke Spisovému a skartačnímu řádu NPÚ 60 600 601 602 603 603.1 603.2 604 605 62 620 620.1 620.2 621

Péče o zaměstnance Fond kulturních a sociálních potřeb Kolektivní vyjednávání, kolektivní smlouva Jednání s odbory, činnost odborů ústavu Výchova a vzdělávání – zvyšování odbornosti Dvouletý kurz (pomaturitní studium) - frekventanti Jednoletý kurz pro vysokoškoláky - frekventanti Péče o zaměstnané ženy a pracovníky zdravotně postižené Pojištění zaměstnanců Osobní spis Pracovní smlouva, platový výměr, zápočtový list zápočtový list Jmenování ředitelů a vedoucích zaměstnanců Přihláška zaměstnance – pojištěnce Správě sociálního zabezpečení

622 623

Oznámení zaměstnance, u které zdravotní pojišťovny je pojištěn Osobní dotazník zaměstnance s doklady předkládanými před uzavřením pracovního poměru (lékařská prohlídka, doklad o ukončení vzdělání, speciální znalost, pracovní posudek apod.) Doklady o školení, přezkušování a zdravotní způsobilosti (řidiči, elektrikáři apod.) Pracovní hodnocení zaměstnance v průběhu zaměstnání, ostatní doklady vzniklé v průběhu pracovněprávního vztahu, osobní hodnocení zaměstnance Ostatní pracovní vztahy DPP, DPČ a ostatní pracovní smlouvy Doprava Pojištění vozidel Pojištění zákonné odpovědnosti

624 625 63 630 7 700.1 700.2

Zpracováno: ú. o. p. v Ostravě, 29.1.2007 14


NPÚ, územní odborné pracoviště v Olomouci Ukládací plán s uvedením všech specializovaných spisoven na pracovišti a všech typů podacích deníků

1. Podací deníky a evidenční pomůcky 1.1 Sekretariát ředitele: 1.1.1 Hlavní podací deník 1.1.2 Kniha závazků (podací deník faktur) 1.1.3. Kniha objednávek 1.1.4. Kniha odeslané pošty (evidence poštovného) 1.1.5. Evidence smluv 1.1.6. Evidence doporučených zásilek na jméno 1.1.7. Evidence korespondence odesílané bez č.j. 1.1.8. Evidence cestovních příkazů 1.1.9. Evidence stížností 1.1.10. Evidence podávání informací podle zák. 106/1999 Sb0 1.1.11. Evidence používaných razítek 1.1.12. Evidence služebních průkazů 1. 2 Odbor specialistů: 1.2.1. Podací deník žádostí o osvědčení podle zák. 71/1994 Sb.

2. Spisovny 2.1. Hlavní spisovna 2.2 Specializované spisovny: 2.2.1 odbor evidence a dokumentace — evidenční listy kulturních památek a památek místního významu — plánová dokumentace — fotodokumentace a ikonografie památkových objektů v Olomouckém kraji — restaurátorské zprávy — nálezové zprávy archeologického průzkumu 2.2.2 odbor konzervace a obnovy památek — dokumentace památkových objektů a objektů MPR, MPZ a ochranných pásem VPZ (bez plánové dokumentace) 2.2.3 odbor specialistů — dokumentace VPZ, lidové architektury, historické zeleně a technických památek (bez plánové dokumentace) 2.2.4 odbor průzkumů — dokumentace stavebně-historických a operativních průzkumů, včetně plánové a obrazové dokumentace

1

Příloha č. 2/391 ke Spisovému a skartačnímu řádu NPÚ 2.2.5 referát péče o mobiliární fondy - Základní evidence mobiliárních fondů instalovaných objektů Odborná dokumentace ze specializovaných spisoven se předá do hlavní spisovny pouze v případě, že již nepostačuje ukládací kapacita spisovny příslušného odboru. 2.3. Příruční registratury - příruční registraturu zřizují všechny odbory, písemnosti, jsou zde ukládány do uplynutí běžné provozní potřeby.

3. Ukládací značky hlavní spisovny (ukládací plán)

D E K KOP ED SP A SHP MF SB P RD BA TD

ředitel ekonomický úsek odborný náměstek (konzervátor) odbor konzervace a obnovy nemovitých kulturních památek odbor evidence a dokumentace odbor specialistů odbor archeologie odbor stavebně-historických průzkumů referát péče o mobiliární fondy referát investic a hospodářské správy referát právní referát digitalizace referát bezpečnosti a autodopravy sbírka duplicitní technické a projektové dokumentace

Zpracováno: ú. o. p. v Olomouci, 26.1.2007

2

Příloha č. 5

Vzor knihy návštěv Číslo

Datum

Jméno návštěvníka

Adresa

Číslo OP

Důvod návštěvy

Poznámka

Vzor knihy zápůjček Číslo

Datum

Jméno

Adresa

Číslo OP

poznámka: adresa a číslo občanského průkazu se vypisuje pouze u cizích žadatelů

Předmět zapůjčení

Podpis

Vráceno

Urgence

Příloha č. 6

NÁRODNÍ PAMÁTKOVÝ ÚSTAV 1)

PRACOVIŠTĚ : …………………………………

Označení

spěšnosti důvěrnosti

spisu:……………

Číslo jednací :

Odbor, oddělení (sekce) :

Referent: ……………………………………….

NPÚ-…/…./2007 ………………………

………………………

Telefon: ………….……..Linka: ………………

Datum:

Č.j.:

Reprodukční lhůta:

Došlo:

Od:

Zároveň se vyřizují spisy č.j.:

Věc:

Dřívější spisy č.j. :

Pozdější spisy č.j.: Do spisu nahlédne:

Před vypravením schvaluje:

Po vypravení:

Spisovna:

Výpravna:

Došlo: ……………………………………………………………

Došlo: …………………………………………….

Podpis spisu:…………………..ref. archů: .…………………..

Opsal: …………………………………………….

……………………exh., příl.: ……………………

Srovnal: …………………………………………..

Ukládací značka:

Vypraveno: ……………………………………….

Spisový znak:

Převzal:…………………………………………..

Skartační lhůta:

Příloha (váha): ……………………………………

1) Vyplní se sídlo územního odborného pracoviště, nebo se uvede, že jde o ústřední pracoviště.

Příloha č. 6 Pro domo:

1) Vyplní se sídlo územního odborného pracoviště, nebo se uvede, že jde o ústřední pracoviště.

Příloha č. 7 –každé územní odborné pracoviště vyplní údaje podle svého sídla

Národní památkový ústav ústřední pracoviště Valdštejnské nám. 3 118 01 Praha 1 - Malá Strana P. O. BOX 84

Váš dopis čj./ze dne

Telefon: +420-257010111 Fax: +420-257531678 E-mail: [email protected]

Naše čj.

NPÚ-302/

IČ: 75032333

Vyřizuje/linka

Spisový znak

V Praze dne

Příloha č. 7 – s malým státním znakem – každé územní odborné pracoviště vyplní údaje podle svého sídlanovela

Národní památkový ústav ústřední pracoviště Valdštejnské nám. 3 118 01 Praha 1 - Malá Strana P. O. BOX 84

Váš dopis čj./ze dne

Naše čj.

NPÚ-302/

IČ: 75032333

Telefon: +420-257010111 Fax: +420-257531678 E-mail: [email protected]

Vyřizuje/linka

Spisový znak

V Praze dne

Příloha č. 8 - novela

Interní sdělení pro: VAŠE SDĚLENÍ ČJ./ZE DNE

VĚC:

ČJ.

VYŘIZUJE/LINKA

Spis.znak

DATUM

Příloha č. 9 Číslo pracoviště

Název pracoviště

(kurzivou jsou uvedena pracoviště, která ještě nejsou právním subjektem) 302

ústřední pracoviště

311

územní odborné pracoviště v hl. m. Praze

321

územní odborné pracoviště pro střední Čechy v Praze

331

územní odborné pracoviště v Českých Budějovicích

341

územní odborné pracoviště v Plzni

342

územní odborné pracoviště v Lokti

351

územní odborné pracoviště v Ústí nad Labem

353

územní odborné pracoviště v Liberci

361

územní odborné pracoviště v Pardubicích

362

územní odborné pracoviště v Hradci Králové (pro Královéhradecký kraj

371

územní odborné pracoviště v Brně

372

územní odborné pracoviště v Telči (pro Kraj Vysočina)

373

územní odborné pracoviště v Kroměříži

381

územní odborné pracoviště v Ostravě

391

územní odborné pracoviště v Olomouci

2007)

Recommend Documents