2006

UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Sistem Informasi Program Studi Teknik Informatika Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil tahun 2005/2006 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA PENJUALAN PADA PT. INDAGRO

Irene Kristanti (0600624032) Jullis (0600632463) Ribeka Novita (0600636436) Kelas/Kelompok : 07PMT / 3 Abstrak PT. Indagro adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang produksi dan penjualan obat-obatan kimia untuk pertanian. Analisa atas sistem basis data penjualan yang dilakukan bertujuan untuk mengidentifikasi kelemahan-kelemahan yang ada dan mengusulkan langkah-langkah perbaikannya. Dalam penulisan skripsi ini, penulis melakukan penelitian lapangan dan penelitian kepustakaan untuk mengumpulkan, menyajikan serta menganalisis data. Selain itu, penulis juga melakukan pendekatan secara konseptual, logikal dan fisikal dalam melakukan perancangan sistem basis data yang diusulkan. Beberapa kelemahan pada sistem yang berjalan, diantaranya adalah penumpukan arsip-arsip dokumen, pencarian dokumen membutuhkan waktu yang lama, proses pembuatan laporan menghabiskan waktu yang cukup lama, serta masalah keamanan data yang kurang terjamin. Dari sistem basis data yang diusulkan, maka permasalahan yang terjadi di atas diharapkan dapat teratasi. Kata kunci: Sistem basis data, penjualan

vii

Prakata

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan penulisan skripsi dengan judul “Analisis dan Perancangan Sistem Basis Data Penjualan pada PT. Indagro”. Skripsi ini disusun dalam rangka untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan jenjang studi S-1 jurusan Teknik Informasi di Universitas Bina Nusantara. Dalam penyusunan skripsi ini, penulis banyak mendapat dorongan dan bimbingan serta bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Tuhan Yesus Kristus yang telah memimpin dalam segala keberadaan dan pemikiran penulis. 2. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M. App., Sc. selaku rektor Universitas Bina Nusantara. 3. Bapak Sablin Yusuf, Ir., M. Sc., M.CompSc selaku ketua program studi teknik informatika 4. Bapak Choirul Huda, S.Comp, MM sebagai dosen pembimbing skripsi kami yang telah banyak membantu dan memberikan dukungan serta arahan yang berharga selama penyusunan skripsi kami sejak awal hingga selesai. 5. Seluruh dosen dan civitas akademika Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan petunjuk dan ilmu pengetahuan selama kuliah.

viii

6. Bapak Drs. Harijanto Widjaja, Bapak Hartono Poerwo, Bapak Alvin Christian Dwinanto, Ibu Deetje Kairupan, dan Ibu Titin dari PT. Indagro, yang telah memberikan waktu dan informasi kepada kami dalam penyusunan skripsi ini. 7. Orang tua dan saudara-saudara kami yang telah ikut mendorong kami dalam penyusunan skripsi ini. 8. Teman-teman yang juga telah membantu dan mendorong kami dalam penyusunan skripsi ini. Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna, karena itu penulis akan menerima semua kritik dan saran yang membangun dari pembaca. Akhir kata, penulis berharap semoga penulisan skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan pihak-pihak yang membutuhkan khususnya civitas akademika Universitas Bina Nusantara.

Jakarta, 16 Januari 2006

Penulis

ix

DAFTAR ISI Halaman

Halaman Judul Luar……………………………………………………………. i Halaman Judul Dalam………………………………………………………….. ii Halaman Persetujuan Hardcover ( fotocopy)……………………………………iii Halaman Pernyataan Dewan Penguji…………………………………………….iv Abstrak……………………………………………………………………………..vii Prakata…………………………………………………………………………….viii Daftar Isi……………………………………………………………………………..x Daftar Tabel……………………………………………………………………….xvi Daftar Gambar…………………………………………………………………...xvii Daftar Lampiran…………………………………………………………………xxii

BAB 1 PENDAHULUAN………………………………………………………… 1 1.1

Latar Belakang…………………………………………………… 1

1.2

Ruang Lingkup…………………………………………………… 2

1.3

Tujuan dan Manfaat……………………………………………… 2

1.4

Metodologi………………………………………………………… 3

1.5

Sistematika Penulisan……………………………………………. 5

BAB 2 LANDASAN TEORI…………………………………………………….. 7 2.1

Sistem Basis Data………………………………………………… 7 2.1.1

Pengertian Basis Data……………………………………. 7

x

2.1.2

Pengertian Informasi…………………………………….. 8

2.1.3

Komponen Basis Data……………………………………10

2.1.4

Alasan Penggunaan Basis Data…………………………..16

2.2

Software Engineering Design……………………………………..17

2.3

Database Application Life Cycle………………………………….20 2.3.1

Database Planning………………………………………...23

2.3.2

System Definition………………………………………….25

2.3.3

Requirements Collection and Analysis……………………26

2.3.4

Database Design…………………………………………..29

2.3.5

DBMS Selection…………………………………………...33

2.3.6

Application Design………………………………………..33

2.3.7

Prototyping…………………………………………….…..34

2.3.8

Implementation…………………………………………...35

2.3.9

Data Convertion and Loading…………………………....36

2.3.10 Testing…………………………………………………......37 2.3.11 Operational Maintenance……………………………...…38 2.4

Normalisasi………………………………………………………..38

2.5

Entity Relationship Modelling……………………………………39

2.6

2.5.1

Entity Type………………………………………………...39

2.5.2

Relationship Type…………………………………………39

2.5.3

Attribute and Key………………………………………….40

2.5.4

Structural Constraints…………………………………….40

2.5.5

Integrity Constraints………………………………………41

Database Management System ( DBMS )………………………..42 xi

2.7

Database Security…………………………………………….......44

2.8

Structured Query Language ( SQL )………………………….….44 2.8.1

Pengertian SQL……………………………………….….44

2.8.2

Perintah-perintah SQL…………………………………..45

2.9

Diagran Aliran Dokumen (DAD)…………………………….….46

2.10

Pengertian Penjualan………………………………………….…46

2.11

Pengertian Retur Penjualan………………………………….….47

BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN…………………………………….50 3.1

Sejarah Organisasi…………………………………………….…50

3.2

Struktur Organisasi, Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab……………………………………………………………...50 3.2.1

Struktur Organisasi……………………………………...51

3.2.2 Tugas dan Tanggung Jawab………………………….….52 3.3

Analisis Sistem yang sedang Berjalan…………………………..56 3.3.1 Kebijakan dan Tata Laksana Sistem yang sedang Berjalan…………………………………………………...56 3.3.2

Proses Bisnis dan Diagram Aliran Dokumen……….….57 3.3.2.1 Prosedur Sistem Penjualan……………………...58 3.3.2.2 Prosedur Sistem Retur Penjualan……………....65

3.3.3

Diagram Aliran Dokumen Sistem yang Sedang Berjalan……………………………………………….….66 3.3.3.1 Diagram Aliran Dokumen Sistem Penjualan………………………………………....66 xii

3.3.3.2 Diagram Aliran Dokumen Retur Penjualan……74 3.3.4

Dukungan Teknologi……………………………………..76

3.3.5 Kebutuhan Informasi…………………………………….76 3.4

Permasalahan yang Dihadapi…………………………………...77

3.5

Usulan Pemecahan Masalah……………………………………..78

3.6

Perancangan Basis Data Konseptual……………………………78 3.6.1

Identifikasi Tipe Entiti…………………………………...78

3.6.2

Identifikasi Hubungan Relasi antar Entiti……………...79

3.6.3

Identifikasi Atribut dengan Tipe-tipe Entitas, Domain Atribut, Primary Key dan Candidate Key……………….81 3.6.3.1 Menentukan Domain Atribut……………………84 3.6.3.2 Menentukan Atribut Candidate dan Primary Key………………………………………………...89

3.6.4

Pengecekan Model Perulangan (Redundancy)…………90

3.6.5

Validasi Model Konseptual Lokal dengan Transaksi Pengguna………………………………………………….96

3.7

Perancangan Basis Data Logikal………………………………..98 3.7.1

Menghilangkan Fitur yang Tidak Kompatibel…………98 3.7.1.1 Menghilangkan Many to Many Binary Relationship……………………………………….98

3.7.2

Pembentukan Relasi untuk Data Model Logikal Lokal……………………………………………………...100 3.7.2.1 Membangun Relasi Model Data Logikal Lokal……………………………………………...105 xiii

3.7.3 Validasi Relasi dengan Normalisasi……………………107 3.7.4 Menentukan Integrity Constraint………………………115 3.7.5 3.8

Validasi Transaksi Logikal……………………………..119

Perancangan Basis Data Fisikal………………………………..124 3.8.1

Merancang Dasar Relasi………………………………..124

3.8.2

Perancangan Representasi Fisikal……………………..135 3.8.2.1 Analisa Transaksi……………………………….135 3.8.2.2 Pembuatan Index Setiap Entitas……………….139 3.8.2.3 Estimasi Disk Space……………………………..142 3.8.2.4 Merancang Mekanisme Keamanan....................149

3.8.3

Validasi Transaksi Fisikal………………………………152

3.9

Struktur Menu…………………………………………………..161

3.10

State Transition Diagram (STD)………………………………..162

3.11

Perancangan User Interface…………………………………….163

BAB 4 IMPLEMENTASI……………………………………………………....183 4.1

Backup dan Recovery……………………………………………183

4.2

Kebutuhan Sistem………………………………………………184

4.3

Spesifikasi Proses……………………………………………….186

4.4

Cara Pengoperasian Aplikasi…………………………………..231

4.5

Evaluasi…………………………………………………………..280

BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN………………………………………….282 5.1

Simpulan…………………………………………………………282 xiv

5.2

Saran……………………………………………………………..282

Daftar Pustaka…………………………………………………………………...xxiii Daftar Riwayat Hidup…………………………………………………………...xxv Fotokopi Surat Survei Lampiran

xv

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1

Daur Hidup Aplikasi Database……………………………...………..21

Tabel 3.1

Tabel Identifikasi Tipe Entiti…………………………………………78

Tabel 3.2

Hubungan Relasi antar Entiti………………………………………...79

Tabel 3.3

Tabel Identifikasi Atribut dengan Tipe-tipe Entitas………………..81

Tabel 3.4

Tabel Domain Atribut…………………………………………………84

Tabel 3.5

Tabel Atribut Candidate dan Primary Key………………………….89

Tabel 3.6

Tabel Relasi Model Data Logikal Lokal……………………………105

Tabel 3.7a

Analisa Transaksi.................................................................................136

Tabel 3.7b

Analisa Transaksi.................................................................................137

Tabel 3.7c

Analisa Transaksi.................................................................................138

Tabel 3.8

Index Entitas………………………………………………………….139

Tabel 3.9

Mekanisme Keamanan……………………………………………….150

Tabel 4.1

Back up and Recovery………………………………………………..161

Tabel 4.2

Tabel Spesifikasi Sistem……………………………………………..162

xvi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Model Waterfall………………………………………………………..20 Gambar 2.2 Daur hidup aplikasi database…………………………………………21 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Indagro……………………………………..52 Gambar 3.2a Diagram Aliran Dokumen Penjualan pada Divisi Penjualan………67 Gambar 3.2b Diagram Aliran Dokumen Penjualan pada Divisi Penjualan………68 Gambar 3.2c Diagram Aliran Dokumen Penjualan pada Divisi Penjualan………69 Gambar 3.3 Diagram Aliran Dokumen Penjualan pada Divisi Penjualan dan Divisi Permasalahan Umum………………………………………….70 Gambar 3.4 Diagram Aliran Dokumen Penjualan pada Divisi Piutang dan Divisi Gudang…………………………………………………………..71 Gambar 3.5 Diagram Aliran Dokumen Penjualan pada Manajer Akuntansi dan Divisi Pengiriman…........................................................................72 Gambar 3.6 Diagram Aliran Dokumen Penjualan pada Manajer Pabrik dan Administrasi Pabrik …………………………………………………..73 Gambar 3.7 Diagram Aliran Dokumen Retur Penjualan Pada Divisi Penjualan, Manager Keuangan, serta Divisi Piutang……………….74 Gambar 3.8 Diagram Aliran Dokumen Retur Penjualan pada Divisi Gudang dan Manager Akuntansi………………………………..…...75 Gambar 3.9 ERD Menggambarkan Entiti dan tipe Relasi………………..………80 Gambar 3.10 ERD dengan Primary Key……………………………………………..90 Gambar 3.11 ERD Redundant antara Pelanggan dan Pengiriman……………......91 Gambar 3.12 ERD Sesudah Redundant Dihilangkan………………………………92 xvii

Gambar 3.13 ERD antara Pelanggan dan Penagihan………………………………93 Gambar 3.14 ERD Setelah Redundant Dihilangkan………………………………..94 Gambar 3.15 ERD antara Barang dan Pengiriman………………………………...95 Gambar 3.16 ERD Setelah Redundant Dihilangkan……………………………......96 Gambar 3.17 ERD Transaksi…………………………………………………………98 Gambar 3.18 Many to Many Penjualan dan Barang…………………………….....98 Gambar 3.19 Setelah Penambahan Entiti PenjualanDetil………………………….99 Gambar 3.20 Many to Many ReturJual dan Barang……………………………….99 Gambar 3.21 Setelah Penambahan Entiti ReturJualDetil………………………….99 Gambar 3.22 Many to Many Pengiriman dan Barang……………………………...99 Gambar 3.23 Setelah Penambahan Entiti PengirimanDetil………………………...99 Gambar 3.24 ERD Relasi Lokal…………………………………………………….119 Gambar 3.25 Struktur Menu untuk Admin………………………………………..161 Gambar 3.26 Struktur Menu untuk User………….…………………………….…161 Gambar 3.27 State Transition Diagram (STD) PT. Indagro……………………...162 Gambar 3.28 Rancangan Layar Menu Utama……………………………………..163 Gambar 3.29 Rancangan Layar Menu File………………………………………...164 Gambar 3.30 Rancangan Layar Menu File Master……………………………….165 Gambar 3.31 Rancangan Layar Menu Transaksi………………………………...166 Gambar 3.32 Rancangan Layar Menu Laporan……………………………….….167 Gambar 3.33 Rancangan Layar Menu Bantuan…………………………………..168 Gambar 3.34 Rancangan Layar Master Kategori………………………………...168 Gambar 3.35 Rancangan Layar Master Kemasan………………………………...169 Gambar 3.36 Rancangan Layar Master Unit Satuan……………………………..169 xviii

Gambar 3.37 Rancangan Layar Master Barang………………………………....170 Gambar 3.38 Rancangan Layar Master Pelanggan………………………………170 Gambar 3.39 Rancangan Layar Master pegawai……………………………..…..171 Gambar 3.40 Rancangan Layar Master Jabatan……………………………...…..171 Gambar 3.41 Rancangan Layar Master Propinsi………………………………….172 Gambar 3.42 Rancangan Layar Pengguna…………………………………...……172 Gambar 3.43 Rancangan Layar Pengaturan Koneksi………………………...…..173 Gambar 3.44 Rancangan Layar Transaksi Penjualan…………………………….173 Gambar 3.45 Rancangan Layar Transaksi Surat Jalan…………………………...174 Gambar 3.46 Rancangan Layar Transaksi Penagihan…………………………….175 Gambar 3.47 Rancangan Layar Transaksi Retur Penjualan……………………..176 Gambar 3.48 Rancangan Layar Penerimaan Produk……………………………..177 Gambar 3.49 Rancangan Layar Laporan Per Periode…………………………….177 Gambar 3.50 Rancangan Hasil Laporan Penjualan per Periode…………………178 Gambar 3.51 Rancangan Layar per Pelanggan……………………………………178 Gambar 3.52 Rancangan Hasil Laporan per Pelanggan…………………………..179 Gambar 3.53 Rancangan Layar per Propinsi………………………………………179 Gambar 3.54 Rancangan Hasil Laporan per Propinsi…………………………….180 Gambar 3.55 Rancangan Laporan Penjualan yang Belum Terkirim…………….181 Gambar 3.56 Rancangan Laporan Piutang………………………………………...182 Gambar 3.57 Rancangan Layar Menu Bantuan…………………………………...182 Gambar 4.1 Layar Login…………………………………………………………...231 Gambar 4.2 Layar Menu Utama……………………………………...…………...232 Gambar 4.3 Layar Menu File ……………………………...……………………...233 xix

Gambar 4.4 Layar Menu Master File……………………………………………..234 Gambar 4.5 Layar Menu Transaksi……………………………………………….235 Gambar 4.6 Layar Menu Laporan………………………………………………...236 Gambar 4.7 Layar Menu About …………………………………………….…….237 Gambar 4.8 Layar Mater Kategori…………………………………………....…..238 Gambar 4.9 Layar Master Kemasan…………………………………..……….…239 Gambar 4.10 Layar Master Unit Satuan…………………...……………………...240 Gambar 4.11 Layar Master Produk………………………………………………...241 Gambar 4.12 Layar View Kategori…………………………………………………242 Gambar 4.13 Layar View Kemasan…………………………………………………243 Gambar 4.14 Layar View Unit Satuan……………………………………………...244 Gambar 4.15 Layar View Master Pelanggan……………………………………….245 Gambar 4.16 Layar View Propinsi………………………………………………….246 Gambar 4.17 Layar Master Pegawai………………………………………………..247 Gambar 4.18 Layar View Jabatan…………………………………………………..248 Gambar 4.19 Layar View Propinsi………………………………………………….248 Gambar 4.20 Layar Master Jabatan………………………………………………..249 Gambar 4.21 Layar Master Propinsi………………………………………………..250 Gambar 4.22 Layar Master Pengguna……………………………………………...251 Gambar 4.23 Layar Pengaturan Koneksi…………………………………………..252 Gambar 4.24 Layar Transaksi Penjualan…………………………………………..253 Gambar 4.25 Layar View Pegawai………………………………………………….254 Gambar 4.26 Layar View Pelanggan………………………………………………..255 Gambar 4.27 Layar View Produk…………………………………………………...256 xx

Gambar 4.28 Hasil Cetak Penjualan………………………………………………..257 Gambar 4.29 Layar View Penjualan………………………………………………..258 Gambar 4.30 Layar Transaksi Surat Jalan………………………………………...259 Gambar 4.31 Layar View Penjualan………………………………………………..260 Gambar 4.32 Hasil Cetak Surat Jalan………………………………………………261 Gambar 4.33 Layar View Surat Jalan……………………………………………...262 Gambar 4.34 Layar Transaksi Penagihan………………………………………….263 Gambar 4.35 Layar View Surat Jalan ……………………………………………...264 Gambar 4.36 Hasil Cetak Faktur Penjualan……………………………………….265 Gambar 4.37 Layar View Penagihan………………………………………………..266 Gambar 4.38 Layar Transaksi Retur Penjualan…………………………………...267 Gambar 4.39 Layar View Penagihan………………………………………………..268 Gambar 4.40 Hasil Cetak Retur Penjualan………………………………………...269 Gambar 4.41 Layar View Retur Penjualan………………………………………...270 Gambar 4.42 Layar Penerimaan Produk…………………………………………...271 Gambar 4.43 Layar Laporan Penjualan per Pelanggan…………………………..272 Gambar 4.44 Hasil Laporan per Pelanggan………………………………………..273 Gambar 4.45 Layar Laporan per Periode………………………………………….274 Gambar 4.46 Hasil Laporan per Periode…………………………………………...275 Gambar 4.47 Layar Laporan per Propinsi…………………………………………276 Gambar 4.48 Hasil Laporan per Propinsi…………………………………………..277 Gambar 4.49 Hasil Laporan Penjualan yang Belum Terkirim…………………...278 Gambar 4.50 Hasil Laporan Piutang………………………………………………..279 Gambar 4.51 Layar Menu Bantuan…………………………………………………280 xxi

DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1: Simbol-Simbol pada Bagan Arus Dokumen ……………………L1 Lampiran 2 : Dokumen-Dokumen Perusahaan………………………………..L3 Lampiran 3: Transkrip Wawancara…………………………………………....L6

xxii