2006

Financování obcí – zprávy 3/2006

Obsah: 1. Mezitimní účetní závěrka – III. čtvrtletí 2006 ________________________________ 1 2. Pořizovač výkazů, mezivýkazové vazby _____________________________________ 3 3. Národní program Phare 2003 – část II _____________________________________ 4 3.1 Smlouva o poskytnutí grantu ____________________________________________________ 4 3.2 Dotační zdroje grantu __________________________________________________________ 4 3.3 Způsob úhrady dotačních prostředků______________________________________________ 5 3.4 Směnný kurs EUR _____________________________________________________________ 5 3.5 Výše plateb, účelové znaky _____________________________________________________ 5 4. Doporučení k řešení některých účetní případů _______________________________ 6 4.1 Předpisy mezd v průběhu roku___________________________________________________ 6 4.2 Zjednodušený rozsah vedení účetnictví ____________________________________________ 6 4.3 Evidence majetku pod hranici stanovenou účetní jednotkou ___________________________ 8 4.4 Inventarizace zaknihovaných cenných papírů _______________________________________ 8 5. Smluvní zajištění odvozu komunálního odpadu – AVE CZ _______________________ 8 6. Odměny členů zastupitelstva obce a další nároky _____________________________ 9 7. Konec volebního období ve vztahu k účetnictví obce__________________________ 11

Brno, Krajský úřad, 27. září 2006

-1-

1. Mezitimní účetní závěrka – III. čtvrtletí 2006 Na základě vyhlášky Ministerstva financí č. 16/2001 Sb., o způsobu, termínech a rozsahu údajů předkládaných pro hodnocení plnění státního rozpočtu, rozpočtů státních fondů a rozpočtů územních samosprávných celků, ve znění vyhlášky č. 535/2002 Sb. a č. 544/2004 Sb., DSO, města i obce čtvrtletně předkládají za sebe i za své příspěvkové organizace jako zřizovatelé prostřednictvím krajského úřadu výkazy - Rozvahu, Výkaz zisku a ztráty, a Přílohu. 1.1 Výkazy za obce, města a DSO Rozvaha, Příloha a v případě hospodářské činnosti i Výkaz zisku a ztráty, sestavené za období od 1.1.2006 do 30.9.2006, se elektronickou cestou nebudou předávat. Města, obce a DSO měsíčně přes program Automat předávají obraty účetnictví, požadované výkazy si tedy krajský úřad vygeneruje z programu účetnictví sám. V souladu s metodickým pokynem k předkládání účetních a finančních výkazů obcemi a DSO v roce 2006 požadujeme pouze výkazy v písemné podobě a to v korunách a haléřích. 1.2 Výkazy za neškolské příspěvkové organizace zřízené obcemi Tyto výkazy předkládají pouze obce a města, která jsou zřizovateli těchto příspěvkových organizací neškolského charakteru, tj. Rozvahu, Výkaz zisku a ztráty a Přílohu, sestavené za období od 1.1.2006 do 30.9.2006. Způsob předložení výkazů je dle vyhlášky stanoven tak, že příspěvkové organizace odevzdávají obcím výkazy sestavené na tisíce Kč a na dvě desetinná místa v elektronické podobě a opis v písemné podobě schválený ředitelem příspěvkové organizace. Obce je následně předávají na krajský úřad elektronickou poštou a písemný opis poštou. Nevylučuje se ani takový způsob, při kterém obec zkontroluje jako garant za správnost výkazy příspěvkové organizace a výkazy elektronicky i poštou odešle příspěvková organizace přímo na krajský úřad. V tomto případě by obec měla poslat zprávu se seznamy příspěvkových organizací, které odesílá za ně a se seznamem příspěvkových organizací, které si výkazy budou odesílat samy. Pokud budou výkazy chybné, budou vráceny zpět na obce k zajištění správnosti výkazů. 1.3 Předávání výkazů příspěvkových organizací se dělí takto: - výkazy školských příspěvkových organizací se předávají stejným způsobem jako doposud, informace odbor školství JMK Ing. Jaroslav Chalupník, tel.č. 541 653 425 - výkazy neškolských příspěvkových organizací se budou předávat přes odbor ekonomický JMK dle okresů přes pracovníky oddělení financování obcí OE JMK, informace Ing. Antonín Špaček, tel.č. 541 652 233. 1.4 Způsob předávání výkazů neškolských příspěvkových organizací v elektronické podobě bude následující: a) elektronickou poštou na e-mailovou adresu: [email protected] b) výjimečně na disketě opatřené štítkem s názvem PO a jménem souboru Jihomoravský kraj používá ekonomický software Gordic a pro sumarizaci dat výkazů jeho funkci AUTOMAT. Po nahrání výkazů na Automat budou odesílány zpětné protokoly, v případě chyb bude zaslána zpráva o chybách. Rozhraní pro elektronický přenos dat, které je nutno dodržet, je uvedeno v příloze č.1. V příloze č.2 jsou uvedeny příklady pro „předmět zprávy“ či textový soubor automat.sub.

-2-

V případě, že PO používá jiný účetní software než je Gordic, je nutné kontaktovat příslušného dodavatele software a předat mu požadované rozhraní. Všechny tři druhy výkazů jedné příspěvkové organizace posílejte v jednom e-mailu. Termíny předložení výkazů v elektronické podobě: za III. čtvrtletí roku 2006 od 9.10. do 13.10.2006

v písemné podobě: do 27.10.2006

Příloha č. 1 Rozhraní pro komunikaci s funkcí AUTOMAT prostřednictvím elektronické pošty nebo přenosného media Pro jednoznačnou identifikaci příchozích dat používá program AUTOMAT přesně specifikovanou hlavičku (identifikátor obsahu dat). Tuto hlavičku je nutno zadávat: • při předávání dat elektronickou poštou jako: ƒ předmět (subject) zprávy ƒ Jeden e-mail může obsahovat data právě jedné účetní jednotky. ƒ vlastní data jsou nekomprimované (kromě GORDIC® komprimace) soubory uložené v příloze zprávy • při předávání dat přenosným mediem jako: ƒ jednoduchý textový soubor s libovolným názvem (v konvenci MS DOS) a příponou SUB Jedna disketa může obsahovat data právě jedné účetní jednotky. ƒ název souboru doporučujeme například „AUTOMAT.SUB“ Struktura textu je následující (max. délka je 255 znaků): WinXXXtt_mm/rrrr_datum_čas_IIIIIIIIII_nnnnnnnnnnnnnnnnnnn….. XXX

je zkratka aplikace zpracovávající načítání a sumarizaci UCR pro datový výstup (tt=21,24) VYK pro vstupy výkazem (tt=25) tt typ dat: 20 – data jiného typu 21 – dávka 5,6,x 22 – dávka GZx 23 – dávka GZx XML 24 – binární data UCR (archiv) 25 – výkaz 45,46,47 26 – výkaz 45,46,49 27 – výkaz GVx 28 – výkaz GVx XML 29 – binární data VYK (archiv) mm aktuální období (měsíc) rrrr aktuální období (rok) datum den vytvoření dávky dat ve tvaru dd.mm.yyyy dd – den mm – měsíc yyyy – rok čas okamžik vytvoření dávky dat ve tvaru hh:mm:ss hh – hodina mm – minuta ss – sekunda IIIIIIIIII IČO organizace na 10 míst zleva, doplněné mezerami vpravo nnnnn…. název organizace v libovolném kódování české diakritiky (nepovinný údaj, délka údaje omezená celkovou délkou věty 255 znaků) znak „_“

znamená mezeru

-3-

Příloha č. 2 Příklady pro „předmět zprávy“ či textový soubor automat.sub pro čtvrtletní (1-9 měsíc) výkazy zasílané pomocí věty 45,46,47 : WinVYK25 09/2006 05.10.2006 08:15:10 00209392 Domov důchodců Sokolnice pro upřesnění: – – – – – –

datum musí být u měsíců i dnů na 2 místa – tzn. – „05.10.2006“ pro 5. říjen 2006 čas musí být u hodin, minut i sekund na plný počet míst – tzn. „08:15:10“ pro osm hodin, patnáct minut a deset sekund IČO je potřeba uvádět na 10 míst tzn. pokud uvádíte „00209392“ do deseti míst je potřeba dát ještě 2 mezery, pokud uvádíte „209392“ je potřeba dát 4 mezery , pak následuje mezera a za ní teprve název příspěvkové organizace jedním emailem můžete posílat všechny výkazy jedné organizace (v jednom souboru či ve třech souborech) nebo co email to jeden výkaz předmět zprávy musí obsahovat pouze deklarovanou hlavičku text zprávy (emailu) Automat nezpracovává, nebere se na něj ohled, je ignorován

upozornění: Pokud se posílají emaily s výkazy těsně za sebou , tak je možné, že se při cestě ke zpracovateli předběhnou. Automat při vstupu provádí přesnou kontrolu na datum a čas a pokud přijde email odesílaný jako první ke zpracovateli později než email odesílaný jako druhý, nebude první odesílaný email zpracován. Doporučujeme odesílat výkazy jedné organizace v jednom emailu.

2. Pořizovač výkazů, mezivýkazové vazby Městům, obcím a příspěvkovým organizacím je možno na vyžádání zaslat excelovskou aplikaci Pořizovač výkazů. Tato aplikace, určená pro organizační složky státu, územní samosprávné celky a příspěvkové organizace, byla vytvořena pro usnadnění práce při pořizování dat účetních výkazů definovaných ve vyhlášce MF č.505/2002 Sb., následný převod dat do formátu Automatizovaného rozpočtového informačního systému - ARIS dle vyhlášky MF č.535/2002 Sb. Aplikace „POŘIZOVAČ“ je určena pro organizace, které nemají možnost jinak pořídit data ve formátu ARIS. Pokud tedy vykazující organizace používá zákl. ekonomický a účetní program, který je k převodu dat (z uvedených výkazů) do formátu ARIS uzpůsoben, nemusí již tuto aplikaci používat. Bližší informace a na vyžádání tento pořizovač elektronicky pošle Ing. Antonín Špaček, e-mail: [email protected], telefon 541 65 22 33. Z dosavadní praxe používání této pomůcky vyplynula ta chyba, že po napořizování dat se tyto výkazy pouze uložily a ve formátu .xls byly odeslány na sumarizaci příspěvkových organizací či referentovi účetnictví. To však není správné: po napořizování dat je nutno v menu, po provedení kontroly mezivýkazových vazeb, provést uložení ve formátu ARIS /tj. ve formátu věty 45,46,47/ a teprve potom tento soubor odeslat jako přílohu na výše uvedenou adresu. Aktuální verzí tohoto pořizovače je verze 1.93, v I. čtvrtletí 2006 došlo k aktualizaci v návaznosti na změnu obsahu účetního výkazu Rozvaha.

-4-

Pro úplnost dodáváme základní vnitro- a mezivýkazové vazby v účetních výkazech pro příspěvkové organizace: - rovnost aktiv a pasiv v obou sloupcích rozvahy, - rovnost ř. 152 Rozvaha s ř. 62 Výkaz zisku a ztráty, tj. rovnost výsledku hospodaření v Rozvaze a ve Výkazu zisku a ztráty, - rovnost ř. 57 Výkaz zisku a ztráty (sl. 1 + 2) s ř. 9+17+18+19+50 (sl. 2), tj. rovnost provozní dotace ve Výkazu zisku a ztráty a v Příloze, - ř. 184 v Rozvaze na ř. 54 v Příloze v obou sloupcích těchto účetních výkazů.

3. Národní program Phare 2003 – část II V rámci národního programu Phare 2003 – část II získalo několik měst a obcí, včetně příspěvkové organizace SÚS Jihomoravského kraje, grant z tohoto programu. Tento grant je určen na podporu turistické nebo podnikatelské infrastruktury v regionech NUTS II. V rámci regionu NUTS II Jihovýchod bylo získáno v oblasti turistické infrastruktury 7 grantů, v oblasti podnikatelské infrastruktury 7 grantů. Seznam získaných grantů lze získat na stránkách implementační agentury Centra pro regionální rozvoj České republiky /dále jen CRR ČR/. Tomuto specifickému grantu se věnujeme z toho důvodu, že u některých měst a obcí došlo k chybnému zaúčtování příjmu těchto dotačních prostředků. Toto chybné zaúčtování vychází z toho, že dotační prostředky na tento grant jsou poskytovány ze dvou zdrojů, a to jednak tedy z programu Phare a jednak ze státního rozpočtu z kapitoly Ministerstva pro místní rozvoj /dále jen MMR ČR/. Některá města a obce příjem dotačních prostředků zaúčtovaly správně podle dvou zdrojů, některá však veškeré prostředky účtují pod jedním účelovým znakem /zpravidla účelovým znakem 95739/, což je chybný postup. 3.1 Smlouva o poskytnutí grantu Smlouva je uzavřena mezi MMR ČR a příslušným městem či obcí. Je určen: • název grantu, • implementační agenturou je CRR ČR, • je určena doba trvání projektu, stanoven nejpozdější termín realizace, • stanoveny celkové náklady projektu v EUR, oprávněné k financování poskytovatelem grantu • stanovení podílu poskytovatele grantu v EUR a tomu odpovídajícímu % podílu, • stanovení vlastních zdrojů v EUR a tomu odpovídajícímu % minimálních skutečných celkových oprávněných nákladů. • stanovení platebních podmínek podle variant /např. záloha – meziplatba – závěrečná platba v určitém % vyjádření/ v EUR. 3.2 Dotační zdroje grantu Dotační zdroje grantu jsou rozděleny v poměru 50/50 na prostředky Evropské unie /program Phare/ a na prostředky státního rozpočtu z kapitoly MMR ČR /program 217512/.

-5-

3.3 Způsob úhrady dotačních prostředků Celkové náklady projektu se dělí z hlediska financování z veřejných zdrojů /státní rozpočet + Phare EU/ na oprávněné a neoprávněné náklady. Z veřejných zdrojů /dotací/ je uznána úhrada pouze oprávněných nákladů. Příjemce grantu je povinen otevřít zvláštní účet projektu. O tomto účtu účtují organizace na metodice 231,232,235 na zvláštní analytice účtu 231 – Základní běžný účet, a to na analytice 231.8X, která je u organizací s touto metodikou vyhrazena právě pro tyto typy zvláštních účtů, na nichž probíhá jednak příjem dotací, převody vlastních zdrojů a úhrady výdajů. Organizace na metodice 231.1X,2X,3X použijí další volnou analytiku těchto účtů, např. tedy 231.11+21+31. Z důvodu dvou zdrojů /státní rozpočet a Phare EU/ přicházejí dotační prostředky na zvláštní účet projektu odděleně a ze dvou různých účtů: • dotační prostředky ze státního rozpočtu přicházejí z účtu Ministerstva financí zřízeného u České spořitelny /číslo účtu 000000-2000664359/0800/, v označení bankovní operace lze nalézt i číslo programu 217512, • dotační prostředky z Phare EU přicházejí z účtu Ministerstva financí zřízeného u České národní banky /kód banky 0710/, v označení bankovní operace lze nalézt přímo uvedený účelový znak UZ95739, označení programu CZ.03.08.06-XXXX. Způsob úhrady dotačních prostředků je závislý na zvolené variantě platby grantu /u varianty 3, kdy grant je vyplacen po schválení závěrečné zprávy, není ani nutný zvláštní účet projektu/. 3.4 Směnný kurs EUR Při implementaci programu je nutno používat směnný kurs Evropské centrální banky EUR – CZK, platný v měsíci, ve kterém bylo podepsáno Finanční memorandum /31,735 Kč/EUR/. Tento směnný kurs je používán příjemcem grantu při přípravě žádosti o platbu. Příjemce grantu nese veškeré riziko kursových ztrát, k nimž dojde po datu podpisu smlouvy o poskytnutí grantu. Protože je grant rozdělen v poměru 50/50 na prostředky EU a prostředky státního rozpočtu a je převáděn ze dvou různých účtů a ve dvou různých měnách /EUR a CZK/, vztahuje se riziko kursových ztrát pouze na polovinu schválené výše grantu. Není nutné převádět částky dané v EUR na CZK, částky dané v CZK se však musí na EUR převést, k tomu se použije kurs 31,735 Kč/EUR. 3.5 Výše plateb, účelové znaky Platba podílu státního rozpočtu – kapitola MMR ČR – program 217512 Protože je stanoven podíl 50/50 prostředků SR a Phare EU, je tato platba vyčíslena jako polovina částky dané smlouvou nebo žádostí o platbu v EUR, přičemž při přepočtu na CZK je použit právě výše uvedený pevný kurs 31,735 Kč/EUR a nedochází zde tedy ke kursové ztrátě. Při zaúčtování této platby je nutno použít účelové znaky: Investiční Neinvestiční Spolufinancování ze státního rozpočtu 17774 17428 Položka rozpočtové skladby 4216 4116

-6-

Platba podílu Phare EU Platba opět ve výši poloviny (podíl 50/50) částky dané v EUR je tentokrát uvolněna v EUR a protože současný kurs CZK/EUR je pod hranicí pevného kursu 31,735 podle finančního memoranda, dochází zde ke kursové ztrátě. Z tohoto důvodu je také platba z Phare EU nižší v porovnání se stejnou polovinou platby financované ze státního rozpočtu. Při zaúčtování této platby je nutno použít účelové znaky: Investiční Prostředky Phare 95739 Položka rozpočtové skladby 4218

Neinvestiční 95378 4118

Účelové znaky byly sděleny příjemcům grantu CRR ČR. Protože u poloviny platby financované z prostředků Phare EU dochází ke kursovým ztrátám /příjemci grantu musí hodnoty v CZK přepočítat na EUR v pevném kursu 31,735 Kč/EUR, následně jsou jim ovšem částky této poloviny dotace uvolněny v nižším kursu cca 28 – 29 Kč/EUR/, dochází v účetnictví a označování účelovými znaky k té situaci, že částky označené ve výdajích účelovým znakem 95739 převyšují částky přijaté dotace označené účelovým znakem.

4. Doporučení k řešení některých účetní případů 4.1 Předpisy mezd v průběhu roku Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb., v § 3, odst. 1, stanoví, že účetní jednotky účtují

podvojnými zápisy o skutečnostech, které jsou předmětem účetnictví, do období, s nímž tyto skutečnosti časově a věcně souvisí; není-li možno tuto zásadu dodržet, mohou účtovat i v účetním období, v němž zjistily uvedené skutečnosti. V odst. 2 téhož paragrafu je stanoveno, že účetním obdobím je nepřetržitě po sobě jdoucích dvanáct měsíců, není-li dále stanoveno jinak. Účetní období se buď shoduje s kalendářním rokem nebo je hospodářským rokem.

Z výše uvedeného tedy vyplývá, že mzdy musí být předepsány /pokud nebyly zároveň i vyplaceny/ rozhodně v měsíci prosinci, aby tyto závazky byly zobrazeny v roční účetní závěrce a výkazech. K tomu jsou přizpůsobeny i termíny předkládání účetních dat za měsíc prosinec; tento bývá obvykle v závěru ledna následujícího roku. V rámci roku je třeba tuto podmínku dodržet, pokud je to možné. Metodickým pokynem k předkládání účetních dat je stanoveno, že účetní data za běžné měsíce roku se musí předkládat do 5. pracovního dne následujícího měsíce. V případě, že na obci pracuje mzdová účetní, je vhodné této podmínce předpisu vyhovět. Některým malým obcím ovšem mzdovou agendu zpracovává externí subjekt nebo např. příslušná obec s rozšířenou působností. Pak tyto údaje o mzdách není možnost do účetnictví před odesláním na krajský úřad zahrnout, obec pak účtuje o předpisech a výplatách mezd ve stejném měsíci.

4.2 Zjednodušený rozsah vedení účetnictví Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb., v § 9 umožňuje územním samosprávným celkům a dobrovolným svazkům obcí vést účetnictví ve zjednodušeném rozsahu. Pokud se

-7-

tak obec rozhodne, je pak tedy nutné doplnit ve vnitřní normě o vedení účetnictví nebo v normě, která je obsahově nejbližší, konstatování, že účetní jednotka účtuje v souladu s § 9 zákona o účetnictví ve zjednodušeném rozsahu. Zjednodušený rozsah vedení účetnictví je řešen v § 13a. Obce budou muset nadále dodržovat plný účtový rozvrh podle vyhlášky č. 505/2002 Sb., kde je výslovně upraveno, že jak pro vedení účetnictví v plném rozsahu, tak zjednodušeném rozsahu, se musí použít směrná účtová osnova podle přílohy této vyhlášky. Podle § 13a – Zjednodušený rozsah účetnictví však obce nemusí účtovat v knihách analytických účtů, v nichž podrobně rozvádějí účetní zápisy hlavní knihy a v knihách podrozvahových účtů, ve kterých se uvádějí účetní zápisy, které se neprovádějí v účetních knihách /deníku a v hlavní knize/. Rozsah sestavení účetní závěrky je dán vyhláškou č. 505/2002 Sb. Hlavním problémem je tedy posoudit, zda obce musí dodržet ustanovení Českých účetních standardů, kdy tyto stanovují např. co se má účtovat na podrozvahové účty /např. poskytnuté zástavy, odepsané pohledávky/ a jak vytvářet analytické účty /např. ustanovení, že odděleně se sleduje majetek daný do zástavy/. Analytické členění Podle našeho názoru nelze připustit expresivní výklad zákona o účetnictví, který má z hlediska účetních předpisů pro územní samosprávné celky nejvyšší právní sílu. Obecně lze dovodit závěr, že pokud vyšší právní předpis v tomto ohledu stanovuje dobrovolnost, neměl by nižší právní předpis ve stejné věci stanovovat povinnost. Analytickým členěním je také členění rozpočtových příjmů a výdajů v souladu s vyhláškou č. 323/2002 Sb., o rozpočtové skladbě. Doporučujeme tedy nadále dodržovat ustanovení standardů v členění syntetických účtů analytickými účty. Použití správných analytických účtů má totiž také zásadní vliv na správné vytvoření účetních a finančních výkazů, které krajský úřad vytváří z účetních dat obcí a zasílá ke zpracování na MF ČR. Účetnictví jako základní průkazný ekonomický informační systém by mělo splňovat veškeré požadavky, které jsou na něj kladeny a očekávány nejen ze strany zákonného regulátora, ale také od uživatelů jeho výstupních informací, ať již interních nebo externích. V tomto smyslu je třeba zvážit, zda věrohodné a v požadované struktuře členěné informace, které lze získat z údajů zaúčtovaných v knihách analytických účtů, resp. knihách podrozvahových účtů, je možné zajistit i jiným způsobem. Na druhou stranu by ovšem nemělo být vyžadováno takové analytické členění, které jde nad rámec Českých účetních standardů. Taktéž nelze vyžadovat striktní dodržování analytik, které jsou uvedeny v metodických pokynech krajského úřadu. Tyto analytiky jsou koncipovány s ohledem na kontrolní chody programu Gordic, nutné je dodržovat zejména analytické členění u těch účtů, které jsou obsaženy v účetním výkazu Příloha a Výkaz zisku a ztráty. Nelze ovšem striktně vyžadovat např. analytiku 321.1X pro dodavatelské faktury investičního charakteru, která je metodicky doporučena. Toto jde nad rámec Českých účetních standardů. Z hlediska přezkoumání hospodaření obce tedy doporučujeme důkladné posouzení toho, zda případné nedodržení Českých účetních standardů v oblasti analytického členění má zásadní dopad na průkaznost tohoto členění a průkaznost či správnost účetnictví jako celku /např. nelze akceptovat účtování o více dlouhodobých bankovních úvěrech na jedné analytice účtu 951/. Podrozvahové účty V případě vedení účetnictví ve zjednodušeném rozsahu /viz. výše/ nemusí obce dodržet ustanovení Českých účetních standardů ohledně podrozvahových účtů. Obce mohou

-8-

samozřejmě vést nadále podrozvahovou evidenci, ale případné zjištění nedostatků by nemělo být shledáno jako závada ve vedení účetnictví. 4.3 Evidence majetku pod hranici stanovenou účetní jednotkou Změna Českého účetního standardu č. 512, bod 7.4., upravila znění v tom smyslu, že do formulace o náplni podrozvahových účtů v majetkové oblasti přidala znění, že se jedná např. o drobný dlouhodobý nehmotný majetek a drobný dlouhodobý hmotný majetek pod stanovenou hranici. V případě, že účetní jednotka má vnitřním předpisem stanovenu tuto hranici podle vyhlášky č. 505/2002 Sb., tedy u drobného dlouhodobého hmotného majetku od Kč 3.000,- a drobného dlouhodobého nehmotného majetku od Kč 7.000,-, by to pak mělo znamenat, že majetek pod takto stanovenou hranici by měla evidovat v podrozvahové evidenci. Podle našeho názoru je toto doporučení, možnost, nikoli nutnost. Drobný dlouhodobý hmotný majetek je jasně definován ve vyhlášce č. 505/2002 Sb., a to v ocenění od Kč 3.000,- do Kč 40.000,-, pokud má dobu použitelnosti delší než jeden rok. Zároveň může účetní jednotka rozhodnout vnitřním předpisem o snížení stanovené dolní hranice. Těmito vymezeními a možností hranici snižovat je podle našeho názoru dostatečně umožněno to, aby si účetní jednotka sama stanovila, co je pro ni drobný dlouhodobý majetek a ten by měl být tedy v rozvaze, a není pak další důvod pro evidování na podrozvahových účtech. Majetek pro tuto hranici již není drobný dlouhodobý majetek, ale normální materiál, u kterého není důvod, aby byl veden na podrozvahových účtech. Samotné účetní předpisy poskytují v této oblasti určitou volnost pro rozhodnutí účetní jednotky. Pokud by mělo být striktně vyžadováno evidování veškerého majetku, mělo by pak dojít k příslušné úpravě, např. vymezení drobného dlouhodobého majetku. Je tedy ponechána volnost obcím, aby samy zvážily to, jaký majetek je pro ně podstatný; pokud chtějí evidovat veškerý majetek, bylo by pak snazší upravit vnitřní předpis o majetku a v něm stanovit hodnotu drobného dlouhodobého majetku od nuly a pak tento vykazovat i v rozvaze. Pokud se rozhodnou pro určitou hranici, pak také nic nebrání ve vedení určitých operativních evidencí majetku pod takto stanovenou hranici, ale z hlediska přezkumu hospodaření obce by nevedení souhrnných částek tohoto majetku na podrozvahových účtech nemělo být shledáno jako závada účetnictví. Prioritu zde opět hraje vykazování majetkoprávní situace v příloze k účetní závěrce, ochrana a inventarizace takovéhoto majetku, požadavky vedení účetního jednotky nebo jejího zřizovatele apod. 4.4 Inventarizace zaknihovaných cenných papírů K dotazu, jakým způsobem průkazně doložit dokladovou inveturu zaknihovaných cenných papírů sdělujeme, že za průkazné doložení skutečného stavu v rámci dokladové inventarizace se považuje aktuální výpis ze Střediska cenných papírů, byť není zákonem ani vyhláškou přímo zmiňován. V rámci auditorské praxe bývá standardně vyžadován.

5. Smluvní zajištění odvozu komunálního odpadu – AVE CZ Některé obce uzavírají smlouvy o zneškodňování a separaci odpadu s firmou AVE CZ odpadové hospodářství, s.r.o. Vedle běžných smluvních podmínek řešících vzájemné vztahy při zneškodňování odpadů obsahují smlouvy i zvláštní ujednání, kde mimo stanovení toho, že objednatel /obec/ se zavazuje, že v době trvání smlouvy neuzavře s třetí osobou smlouvu s obdobným předmětem plnění, obsahují i ustanovení, který zní: „Zhotovitel se zavazuje

složit na účet objednatele nejpozději do ....... finanční jistinu ve výši ...... Kč. Tato jistina slouží k zajištění závazků objednavatele z této smlouvy. Objednavatel je povinen vrátit zhotoviteli každý rok k poslednímu pracovnímu dni měsíce ledna, počínaje lednem .....,

-9-

finanční částku odpovídající 10 % jistiny složené zhotovitelem. Objednavatel má právo započíst své pohledávky za zhotovitelem proti pohledávce zhotovitele vyplývající v jeho práva na vrácení jistiny, respektive její části.“ V návaznosti na výše uvedené doporučujeme o jistině účtovat:

1) příjem jistiny MD 231.2X § 372X, položka 2329 (2324) / D 959.3X MD 215.88 / D 217.20 2) vratka 10% MD 959.3X / D 231.3X § 372X, položka 5192 MD 218.20 / D 211.88 MD 211.10 / D 215.10 Pozn.: Zápis MD 211.10 / D 215.10 je účtován z důvodu vyrovnání okruhů účtů 964 a 965. V některých smlouvách je také navíc uvedeno, že zhotovitel se zavazuje objednateli zaslat finanční dar /např. účelově určený na kulturu nebo školství v obci/. Tento finanční dar je obci poskytnut právě ve výši vrácených 10% jistiny. Případný příjem tohoto daru doporučujeme zaúčtovat jako běžný příjem, s rozpočtovým zatříděním - § se určí podle účelu poskytnutí daru, položka buď 2321 – Neinvestiční dary nebo 3121 – Přijaté dary na pořízení dlouhodobého majetku.

6. Odměny členů zastupitelstva obce a další nároky Odměňování členů zastupitelstva obce upravuje zákon č. 128/2000 Sb., o obcích, dále nařízení vlády č. 37/2003 Sb., o odměnách za výkon funkce členům zastupitelstev, a částečně zákoník práce (§ 80 zrušen). V souvislosti s blížícími se volbami do zastupitelstev obcí se objevují časté dotazy právě na téma odměňování členů zastupitelstev obcí při ukončení mandátu. Základní pojmy - § 55 zákona č. 491/2001 Sb., o volbách do zastupitelstev obcí • vznik mandátu – v okamžiku zvolení za člena zastupitelstva (dnem ustavujícího zasedání ZO a zvolením do funkce), • zánik mandátu o mandát zaniká dnem voleb do ZO (1.dnem voleb), o písemnou rezignací na funkci člena ZO, o úmrtím člena ZO, o dnem sloučení obce nebo připojením obce k jiné obci, o odmítnutím slibu člena ZO nebo složením slibu s výhradou. Druhy odměny za výkon veřejné funkce • měsíční odměna - náleží ze zákona všem uvolněným členům zastupitelstva a musí jim být vyplácena měsíčně § 71 zákona o obcích, • odměna při skončení funkčního období - končí dnem voleb do ZO – v našem případě 1. dnem voleb tj. 20.10.2006; § 75 zákona o obcích, • finanční dar - zákon o obcích, ve smyslu peněžního daru fyzické osobě.

-10-

Odměna při skončení mandátu - § 75 zákona o obcích - musí být splněny tři podmínky: • skončení funkčního období, • nesmí vzniknout opětovný nárok, • člen ZO nebyl pravomocně odsouzen za trestný čin spáchaný v průběhu funkčního období. Na odměnu při skončení mandátu má nárok • uvolněný a neuvolněný starosta (ten pouze, pokud měl schválenu měsíční odměnu během svého funkčního období), • všichni uvolnění členové ZO (bez ohledu na funkci, kterou po volební období vykonávali). Doporučené zaúčtování odměny při skončení funkčního období 231.3x (232.10) § 6112 pol. 5023 Výpočet výše odměny při skončení funkčního období výše odměny: x + r*x x = měsíční odměna, kterou pobírá člen zastupitelstva obce v době před konáním voleb, r = počet celých ukončených roků ve funkci; počítáno ode dne zvolení do funkce, nikoli dnem voleb, přičemž podle § 75 zákona o obcích to může být maximálně 5 ukončených roků výkonu funkce. Z výše uvedeného vyplývá, že maximální výše odměny může při skončení funkčního období být šestinásobek měsíční odměny. Taková maximální výše odměny potom náleží logicky těm, kteří byli ve funkci více než jedno volební období. Příklady 1)Volby dne 1. a 2. 11. 2002. Zvolen do funkce např. neuvolněného starosty dne 10.11.2002 na ustavující schůzi. Další volby dne 20. a 21. 10. 2006. Dnem voleb (v našem případě 20.10.2006) mu končí mandát. Dále nekandiduje. Ve funkci neuvolněného starosty byl tedy od 10.11.2002 do 20.10.2006, z čehož vyplývá, že ve funkci byl tři celé ukončené roky. Dosazením do rovnice x + 3*x = 4x zjistíme, že v tomto případě má nárok na odměnu ve výši 4 násobku své měsíční odměny. 2) stejný princip je i v případě, že byly v obci mimořádné volby. Délka volebního období je rozhodující pouze pro výpočet výše odměny, nikoli pro nárok. Ten vzniká vždy. 3) volby dne 1. a 2. 11. 2002. Zastupitel ve funkci dvě celá volební období za sebou a vždy jako uvolněný člen nebo neuvolněný starosta; výpočet je x + 5x = 6x, tedy nejvyšší možná výše odměny. Opětovný nárok Pokud byl člen ZO jako uvolněný člen nebo neuvolněný starosta a znovu kandiduje a je zvolen do ZO, potom má nárok na odměnu pouze v případě, že bude v dalším volebním období jako neuvolněný člen ZO. Jestliže v dalším volebním období pokračuje ve funkci jako uvolněný člen ZO nebo neuvolněný starosta, nemá nárok na odměnu při skončení mandátu.

-11-

Odvody z odměn při skončení mandátu • uvolnění členové ZO – odvod zdravotního pojištění a daně, • neuvolněný starosta – odvod daně. Kontakt na případné dotazy PhDr. Alice Urbánková MV ČR, odbor modernizace veřejné správy Nám.Hrdinů 3, 140 21 Praha 4 tel: 974 816 639 e-mail: [email protected]

7. Konec volebního období ve vztahu k účetnictví obce Vzhledem k četným dotazům, zda je povinností obce sestavit ke konci volebního období mimořádnou účetní závěrku včetně provedení inventarizací majetku a závazků, sdělujeme, že ze žádného právního předpisu tato povinnost nevyplývá. Je tedy plně v kompetenci jednotlivých obcí a jejich volených orgánů, jaké v této otázce zaujmou stanovisko. Pokud se rozhodnou pro detailnější rozbor hospodaření obce za dané volební období, pro analýzu majetku a závazků obce včetně provedení inventarizace majetku a závazků, pak zcela jistě tyto rozbory mohou využít dále – např. takto provedenou inventarizaci lze využít pro inventarizaci majetku a závazků ke konci roku při řádné účetní závěrce. Obecně lze tedy provedení těchto prací a analýz doporučit, nicméně to není povinnost. Samostatnou a samozřejmou součástí na konci volebního období jsou předávací protokoly hmotně odpovědných osob. Odstupující či končící členové zastupitelstva odevzdají převzaté věci /mobilní telefony, přenosné počítače, klíče apod./ a nově zvolení členové zastupitelstva tyto věci převezmou, neboť náleží k výkonu jejich funkce. Tyto předávací protokoly jsou ovšem běžnou praxí, vyhotovují se vždy, když dochází ke změnám v daných funkcích /např. změna starosty v průběhu volebního období/ nebo u ostatních hmotně odpovědných osob. Vzhledem k výše uvedenému krajský úřad nebude v této věci zveřejňovat žádnou jinou metodiku.