Hoe kan Assist het ledenbeheer, de algemene administratie én de boekhouding van mijn zwemclub vergemakkelijken? 2/06/13
|
Slide 1
In deze presentatie. ! Wat is Assist en wat zijn de voordelen? ! Hoe ga ik met Assist aan de slag? ! Hoe beheer ik de leden van mijn zwemclub in Assist? ! Hoe beheer ik de boekhouding van mijn zwemclub in Assist? ! Welke administratieve taken kan ik nog in Assist beheren? ! Waar kan ik terecht met vragen?
2/06/13
|
Slide 2
Wat is Assist en wat zijn de voordelen?
2/06/13
|
Slide 3
Wat is Assist? ! Een online adminsitratie- en boekhoudprogramma voor vzw’s en feitelijke verenigingen ! Waarmee bestuursleden en vrijwilligers de volledige werking van hun vereniging kunnen beheren ! Vanuit de plek waar zij dit willen ! Alle gegevens zijn zoveel mogelijk met elkaar verbonden ! Zodat bestuursleden op elk moment een duidelijk overzicht hebben op de algemene- en financiële situatie van de vereniging 2/06/13
|
Slide 4
Voordelen van Assist. ! Conform de meest recente vzw-wetgeving ! Alles-in-één ! Altijd en overal toegankelijk ! Nooit meer gegevensverlies door centraal gegevensbeheer op beveiligde webserver ! Makkelijke gegevensoverdracht bij bestuurswissel ! Zeer eenvoudig om gebruikers te beheren en rechten te bepalen 2/06/13
|
Slide 5
Hoe ga ik met Assist aan de slag?
2/06/13
|
Slide 6
Hoe kan ik mij aanmelden? ! Surf naar www.assistonline.eu ! In de ‘Aanmeld-box’ vul je deze gegevens in: • E-mailadres =
@mail.zwemfed.be • Wachtwoord = zie document
! Bijvoorbeeld (Zwemclub Lorelei Londerzeel vzw) • E-mailadres = [email protected] • Wachtwoord = zie document
! Dit standaard wachtwoord kan je uiteraard nog zelf aanpassen in Assist (zie verder) 2/06/13
|
Slide 7
2/06/13
|
Slide 8
Voor je met Assist start, wordt je gevraagd om de licentieovereenkomst door te lezen en goed te keuren. 2/06/13
|
Slide 9
Vervolgens kan je enkele algemene zaken instellen zoals het juridisch statuut van je club. Normaal gezien staat deze al correct ingesteld. 2/06/13
|
Slide 10
Wil je in Assist ook de boekhouding van je club beheren, selecteer dan de startdag van jullie boekjaar. 2/06/13
|
Slide 11
Vervolgens kan je zelf bepalen hoe je club best omschreven wordt: een vereniging, een club, een stichting of een beweging. 2/06/13
|
Slide 12
Wellicht worden je leden ingedeeld in leeftijds- of trainingsgroepen. Kies ‘Ja, leden worden in groepen ingedeeld’ en selecteer de soort indeling. 2/06/13
|
Slide 13
Als je wil dat Assist voor jou het jaarlijkse lidgeld per lid of per gezin automatisch berekent, selecteer dan ‘Ja, Assist mag het lidgeld bereken’. 2/06/13
|
Slide 14
Klik niet alleen nu, maar na elke wijziging in Assist op de OPSLAAN-knop ( ) om je aanpassingen te bewaren. 2/06/13
|
Slide 15
Je komt op het startscherm van Assist terecht en bovenaan verschijnt nu ook de donkerblauwe navigatiebalk. 2/06/13
|
Slide 16
Hoe kan ik het standaard wachtwoord dat we ontvangen hebben aanpassen? 2/06/13
|
Slide 17
Om het standaard wachtwoord aan te passen klik je in de donkerblauwe navigatiebalk op de knop ‘Opties’. De lichtblauwe subnavigatie verschijnt. 2/06/13
|
Slide 18
In‘Mijn gebruikersaccount’ kan je de persoonlijke gegevens waarmee je je aanmeldt in Assist aanpassen. 2/06/13
|
Slide 19
Wil je ergens in Assist iets aanpassen, klik dan steeds op de BEWERK-knop ( ). 2/06/13
|
Slide 20
Kies een nieuw wachtwoord, bevestig je nieuw wachtwoord en klik op de OPSLAAN-knop om je nieuw wachtwoord te bewaren. 2/06/13
|
Slide 21
Hoe kan ik extra (bestuurs)leden of vrijwilligers uitnodigen om ook met Assist te werken? 2/06/13
|
Slide 22
In de rubriek ‘Gebruikers toevoegen en bewerken’ kan je zoveel gebruikers toevoegen als je zelf wilt. 2/06/13
|
Slide 23
Hiervoor selecteer je eerst de persoon die je als nieuwe gebruiker wilt toevoegen. 2/06/13
|
Slide 24
Per rubriek bepaal je de rechten van deze gebruiker: ‘geen rechten’ (krijgt deze rubriek niet te zien) of ‘enkel lezen’ of ‘lezen én bewerken’. 2/06/13
|
Slide 25
Klik ook hier op de OPSLAAN-knop om deze nieuwe gebruiker te bewaren en uit te nodigen. 2/06/13
|
Slide 26
Deze nieuwe gebruiker krijgt automatisch een uitnodigingsmail met daarin een link om zijn gebruikersprofiel te activeren. 2/06/13
|
Slide 27
Hij (of zij) komt via die link op een startpagina in Assist waarin hij zelf een wachtwoord kan kiezen en zijn profiel kan activeren. 2/06/13
|
Slide 28
Kan ik in Assist mijn gegevens ook beheren per seizoen i.p.v. per kalenderjaar? 2/06/13
|
Slide 29
In Assist kan je gegevens beheren per kalenderjaar of per seizoen. Kalenderjaren staan standaard in Assist. Seizoenen moet je zelf aanmaken. 2/06/13
|
Slide 30
Als je in Assist een nieuw record wilt toevoegen, klik je steeds op de NIEUW-knop ( ). 2/06/13
|
Slide 31
Je geeft zelf een benaming op (bijv.‘2013-2014’) en bepaalt zelf wanneer dit werkjaar aanvangt (bijv. september 2013). 2/06/13
|
Slide 32
Wil je in één keer meerdere seizoenen toevoegen, klik dan op de OPSLAAN+NIEUW-knop ( ) om meteen een nieuw, leeg formulier te openen. 2/06/13
|
Slide 33
In het overzicht staat het nieuwe seizoen in de lijst tussen alle andere kalenderjaren. 2/06/13
|
Slide 34
Hoe deel ik mijn leden op in leeftijds- of trainingsgroepen?
2/06/13
|
Slide 35
Ook in Assist kan je jouw leden opdelen in leeftijdsof trainingsgroepen. Klik in de rubriek ‘Leden’ op de knop ‘Leden in groepen indelen’. 2/06/13
|
Slide 36
Selecteer ‘Ja, leden worden in groepen ingedeeld’ en bepaal zelf de ‘soort indeling’. Bij de meeste zwemclubs zal het om ‘trainingsgroepen’ gaan. 2/06/13
|
Slide 37
Klik op de OPSLAAN-knop om deze instellingen te bewaren. 2/06/13
|
Slide 38
Nu kan je de verschillende trainingsgroepen van jouw zwemclub één voor één ingeven. Klik op de NIEUW-knop om de eerste groep toe te voegen. 2/06/13
|
Slide 39
Per groep kan je een minimum- en maximumleeftijd instellen, het geslacht, het standaard lidgeld en de bijdrage voor de verzekering. 2/06/13
|
Slide 40
Nadat je alle groepen hebt ingegeven, krijg je een dergelijk overzicht. 2/06/13
|
Slide 41
Waar beheer ik de algemene contactgegevens en het aanbod van mijn zwemclub? 2/06/13
|
Slide 42
In de rubriek ‘Vereniging’ beheer je alle nuttige informatie rond de algemene werking van je vereniging. 2/06/13
|
Slide 43
Klik op ‘Gegevens van de vereniging’ om de algemene contactgegevens van je club in te geven. 2/06/13
|
Slide 44
VZW’s moeten op officiële documenten het Gerechtelijk Arrondissement en het Ondernemingsnummer opgeven. Vergeet dit hier niet in te geven. 2/06/13
|
Slide 45
Helemaal onderaan dit formulier vind je de clubgegevens van de VZF, zoals de clubcode, het jaar van aansluiting en het aansluitingsnummer. 2/06/13
|
Slide 46
Grijze velden kan je zelf niet aanpassen in Assist. Deze gegevens worden beheerd door de Zwemfederatie. 2/06/13
|
Slide 47
Klik op de knop ‘aanbod beheren’ om op de volgende pagina het aanbod van je zwemclub op te geven. 2/06/13
|
Slide 48
In dit formulier kan je voor iedere weekdag en per trainingsgroep het aanbod van je club opgeven. 2/06/13
|
Slide 49
Alle zwembaden in Vlaanderen werden door de Zwemfederatie al in Assist ingegeven. Selecteer het zwembad waar jouw club een aanbod heeft. 2/06/13
|
Slide 50
Selecteer de weekdag waarop je een aanbod wilt toevoegen, alsook het aanvangs- en einduur. 2/06/13
|
Slide 51
Selecteer de leeftijds- of trainingsgroep waarvoor je dit aanbod wilt toevoegen. 2/06/13
|
Slide 52
Geef eventueel aan in welk bad dit aanbod plaats vindt (bijv. sportbad of instructiebad) en klik op de PLUS-knop om dit aanbod toe te voegen. 2/06/13
|
Slide 53
De agenda wordt automatisch aangevuld met het volledige aanbod. Wil je een aanbod aanpassen, klik dan in de agenda op dat aanbod. 2/06/13
|
Slide 54
Waar kan ik de verschillende functies die leden en medewerkers in onze zwemclub uitoefenen toevoegen en beheren? 2/06/13
|
Slide 55
In de rubriek ‘Vereniging’ - ‘Functies’, merk je dat de meest gebruikte functies van een vzw en/of zwemclub reeds in Assist staan. 2/06/13
|
Slide 56
Wil je toch nog een extra functie toevoegen, klik dan op de NIEUW-knop. 2/06/13
|
Slide 57
Geef een gepaste benaming voor deze nieuwe functie, eventueel wat meer informatie en klik op de OPSLAAN-knop om deze functie te bewaren. 2/06/13
|
Slide 58
Doe dit voor elke extra functie die ook nog in jouw zwemclub voorkomt. 2/06/13
|
Slide 59
Hoe beheer ik de leden van mijn zwemclub in Assist?
2/06/13
|
Slide 60
In de rubriek ‘Leden’ kan je de ‘toegetreden leden’ van je zwemclub beheren op kalenderjaar of per seizoen. 2/06/13
|
Slide 61
De Zwemfederatie heeft al jullie leden reeds in Assist geïmporteerd. Klik op ‘Lidmaatschap per lid bekijken of bewerken’. 2/06/13
|
Slide 62
Via de keuzelijst ‘Welke gegevens’ kan je in dit overzicht ofwel de ‘Contactgegevens’ oplijsten ofwel de ‘Gegevens van het lidmaatschap’. 2/06/13
|
Slide 63
Die ‘Gegevens van het lidmaatschap’ konden we niet importeren en moeten nog één voor één aangevuld worden. Klik naast een lid op de BEWERK-knop. 2/06/13
|
Slide 64
Op de detailfiche van dit lid kan je het lidnummer in jouw club toevoegen. 2/06/13
|
Slide 65
In het onderdeel ‘Zwemfederatie’ kan je eventuele bijscholingen opgeven (zoals bijv. deze ‘Bijscholing rond Assist). 2/06/13
|
Slide 66
Per lid kan je vervolgens aangeven in welke trainingsgroep hij of zij zit… 2/06/13
|
Slide 67
… en welke functie hij of zij in die groep heeft.
2/06/13
|
Slide 68
Is dit lid daarnaast nog als medewerker of vrijwilliger actief in één of meerdere werkgroepen, dan kan je dit ook hier opgeven. 2/06/13
|
Slide 69
Ook hier selecteer je de functie die dit lid in deze werkgroep heeft. 2/06/13
|
Slide 70
Is deze medewerker actief in meer dan één werkgroepen, klik dan op de PLUS-knop om een extra werkgroep toe te voegen. 2/06/13
|
Slide 71
Je kan via die PLUS-knop elk lid in zoveel trainingsgroepen of werkgroepen inschrijven als nodig. 2/06/13
|
Slide 72
Helemaal onderaan dit formulier kan je het lidgeld van dit lid beheren. In het veld ‘Reeds betaald’ kan je het bedrag invullen dat reeds voldaan werd. 2/06/13
|
Slide 73
Vergeet na het aanpassen van dit formulier zeker niet op de OPSLAAN-knop te klikken om alle wijzingen te bewaren. 2/06/13
|
Slide 74
In het overzicht staat de trainingsgroep en functie nu wel ingevuld. In de kolom ‘Saldo’ zie je meteen welk lid het lidgeld al dan niet nog moet betalen. 2/06/13
|
Slide 75
Geen paniek ;-) Je ledenlijst moet pas bij aanvang van het nieuwe seizoen (september) bijgewerkt zijn. 2/06/13
|
Slide 76
Hoe kan ik een nieuw lid inschrijven?
2/06/13
|
Slide 77
Klik op ‘Nieuwe leden inschrijven’ en selecteer het werkjaar waarin je wilt werken. Vul de voor- en familienaam in en klik op de ZOEK-knop. 2/06/13
|
Slide 78
Assist gaat op zoek of deze persoon al dan niet in Assist staat. Zoniet, dan kan je de gegevens van deze persoon meteen aanvullen. 2/06/13
|
Slide 79
Je kan aangeven of deze persoon alleen woont, deel uitmaakt van 1 gezin, of deel uitmaakt van 2 gezinnen (indien de ouders gescheiden zijn). 2/06/13
|
Slide 80
Indien je aangeeft dat deze persoon deel uitmaakt van een gezin, dan selecteer je dat gezin in de lijst of maak je ter plekke een nieuw gezin aan. 2/06/13
|
Slide 81
Staat dit gezin reeds in Assist, dan worden de adresgegevens van dat gezin onmiddellijk opgezocht en ingevuld. Je kan meteen verder. 2/06/13
|
Slide 82
Op de volgende pagina kan je de gegevens van het lidmaatschap aanvullen. 2/06/13
|
Slide 83
Onderaan die pagina merk je dat Assist automatisch op zoek gaat naar het aantal gezinsleden om een evnetuele gezinskorting toe te kennen. 2/06/13
|
Slide 84
Klik op de OPSLAAN-knop om dit lid definitief in te schrijven. 2/06/13
|
Slide 85
Hoe vraag ik een vergunning aan voor een lid? 2/06/13
|
Slide 86
Klik in de rubriek ‘Leden’ – ‘Lidmaatschap per lid bekijken of bewerken’ op de BEWERK-knop naast het lid waarvoor je een vergunning wil aanvragen. 2/06/13
|
Slide 87
Klik bovenaan op de knop ‘Documenten en licenties’. 2/06/13
|
Slide 88
Selecteer op de pagina die verschijnt de sporttak waarvoor je een vergunning wilt aanvragen en klik op de PLUS-knop. 2/06/13
|
Slide 89
Deze sporttak verschijnt in het overzicht. Klik vervolgens op de knop ‘Licentie aanvragen’. 2/06/13
|
Slide 90
Vul het formulier aan en laad de nodige documenten op, zoals het Medisch Attest en eventueel het Transferdocument. 2/06/13
|
Slide 91
Het Medisch Attest zelf moet dus niet meer fysiek opgestuurd worden, maar de datum van dat attest moet verplicht ingevuld worden in Assist. 2/06/13
|
Slide 92
In het overzicht merk je dat de status van deze vergunning nu ‘In aanvraag’ is. 2/06/13
|
Slide 93
Indien de VZF de vergunning goedkeurt, wordt het ‘licentienummer’ automatisch ingevuld. 2/06/13
|
Slide 94
Een nieuw licentienummer? ! Het huidige formaat had te veel beperkingen ! Nieuw, uitgebreider licentienummer: bijv. LOR/10004/90 • LOR • 1… 2… • 0004 • 90
= = = = =
Afkorting Zwemclub Jongen Meisje Volgnummer Geboortejaar
2/06/13
|
Slide 95
Hoe kan ik een lid schrappen?
2/06/13
|
Slide 96
Klik in de rubriek ‘Leden’ – ‘Lidmaatschap per lid bekijken of bewerken’ op de BEWERK-knop naast het lid dat je wilt schrappen. 2/06/13
|
Slide 97
Klik bovenaan op de knop ‘Lid schrappen’.
2/06/13
|
Slide 98
Klik in het pop-up venster dat verschijnt op ‘OK’ om de schrapping van dit lid definitief te bevestigen. 2/06/13
|
Slide 99
Van zodra de VZF de schrapping bevestigd heeft, verschijnt dit op het startscherm van Assist. Deze melding blijft per lid 2 weken zichtbaar. 2/06/13
|
Slide 100
Hoe kan ik leden in groep overzetten van het huidige naar het volgende werkjaar? 2/06/13
|
Slide 101
Worden er in een vorig werkjaar leden gevonden, dan kan je die leden ‘in groep’ overzetten van het huidige naar het volgende werkjaar. 2/06/13
|
Slide 102
Je krijgt een lange lijst met alle leden van vorig jaar (die Assist eventueel op basis van leeftijd automatisch gaat indelen in trainingsgroepen). 2/06/13
|
Slide 103
Je kan per lid uiteraard eerst nog de trainingsgroep en de functie aanpassen indien nodig. 2/06/13
|
Slide 104
Staan alle keuzelijsten op de juiste selectie, klik dan op de OPSLAAN-knop om de nieuwe ledenlijst te bewaren. 2/06/13
|
Slide 105
Hoe stuur ik een herinneringsmail naar leden die het lidgeld niet betalen? 2/06/13
|
Slide 106
Via de rubriek ‘Leden’ – ‘Lidmaatschap per lid bekijken of bewerken’ zie je in de kolom ‘Saldo’ meteen wiens lidgeld al dan niet betaald is. 2/06/13
|
Slide 107
Je kan dit overzicht ook filteren door in de keuzelijst ‘Welke leden’ de selectie ‘Leden die lidgeld nog niet betaald hebben’ te selecteren. 2/06/13
|
Slide 108
Bij een negatief saldo, verschijnt er automatisch een MAIL-knop. Klik op deze knop om een herinneringsmail op te maken. 2/06/13
|
Slide 109
Assist maakt een voorstel mail op, op basis van de instellingen die jezelf hebt bepaald. Je kan deze mail hier nog aanpassen indien nodig. 2/06/13
|
Slide 110
Klik op de MAIL-knop om de mail te verzenden. Opgelet: de afzender van deze mail is [email protected]. 2/06/13
|
Slide 111
Hetzelfde kan ook per gezin. In de rubriek ‘Lidmaatschap per gezin bekijken of bewerken’ krijg je een overzicht van alle gezinnen met minstens 1 lid. 2/06/13
|
Slide 112
Op de detailfiche van zo’n gezin krijg je een overzicht van alle leden die gekoppeld zijn aan dit gezin én het totaalbedrag van het openstaand saldo. 2/06/13
|
Slide 113
Hoe kan ik mijn leden vanuit Assist updaten in Splash? 2/06/13
|
Slide 114
Via de rubriek ‘Leden’- ‘Ledenlijst’ kan je heel wat verschillende ledenlijsten opvragen. Selecteer bijv. de keuze ‘Alle leden naar TM (CSV)’. 2/06/13
|
Slide 115
En klik vervolgens op de PRINT-knop.
2/06/13
|
Slide 116
Assist opent automatisch een CSV-bestand dat je kan opslaan en importeren in Splash. 2/06/13
|
Slide 117
Via diezelfde rubriek kan je nog tal van andere PDF-documenten opmaken met verschillende ledenlijsten. 2/06/13
|
Slide 118
Via de rubriek ‘Adresetiketten’ maak je diverse PDFdocumenten op met adresetiketten. 2/06/13
|
Slide 119
En via de rubriek ‘E-mailadressen’ maak je verschillende e-maillijsten op die je makkelijk kan copiëren naar het e-mailprogramma dat je gebruikt. 2/06/13
|
Slide 120
Hoe kan ik de boekhouding van mijn zwemclub beheren in Assist? 2/06/13
|
Slide 121
In Assist kan je een ‘enkelvoudige boekhouding’ beheren, volledig conform de huidige vzwwetgeving. 2/06/13
|
Slide 122
Eerst geef je alle ‘financiële posten’ in. Dit zijn alle posten waarover het geld van de vereniging verdeeld zit (kas, zichtrekening, spaarrekening,…) 2/06/13
|
Slide 123
Per financiële post geef je een unieke benaming op en de beginwaarde op de datum waarmee je in Assist met de boekhouding start. 2/06/13
|
Slide 124
Start je bijv. op 1 januari met de boekhouding in Assist, dan vul je als beginwaarde het bedrag in dat op 31 december op de rekening stond. 2/06/13
|
Slide 125
Bij een bankrekening kan je ook alle ‘volmachten’ opgeven. Dat zijn alle personen die door de Raad van Bestuur deze rekening mogen beheren. 2/06/13
|
Slide 126
Als een bankrekening niet meer gebruikt wordt, kan je deze ook in Assist afsluiten. Let wel, dit kan nadien niet meer ongedaan gemaakt worden! 2/06/13
|
Slide 127
Voor je met de boekhouding start, kijk je best ook even de verschillende uitgaven- en ontvangstenrekeningen na die standaard in Assist staan. 2/06/13
|
Slide 128
Dit ‘rekeningenstelsel’ is opgedeeld volgens de verschillende rekeningen-groepen die door de wet opgelegd zijn. 2/06/13
|
Slide 129
Iedere rekeningen-groep bevat standaard de meest gebruikte rekeningen. 2/06/13
|
Slide 130
Uiteraard kan je zelf rekeningen toevoegen of verwijderen of eventueel de benaming en het volgnummer aanpassen. 2/06/13
|
Slide 131
Bij de Uitgaven kan er echter verwarring ontstaan tussen de groep ‘Goederen en diensten’ en de groep ‘Diensten en diverse goederen’. 2/06/13
|
Slide 132
De groep ‘Goederen en diensten’ bevat alle aankopen of uitgaven die de vereniging doet om nadien door te verkopen (zoals drank bijv.). 2/06/13
|
Slide 133
De groep ‘Diensten en diverse goederen’ bevat alle uitgaven die nodig zijn voor de algemene werking te vrijwaren (zoals huur, electriciteit,...). 2/06/13
|
Slide 134
Zo kan ‘Aankopen T-shirts’ in beide groepen voorkomen. T-shirts aankopen om door te verkopen, valt onder ‘Goederen en diensten’ 2/06/13
|
Slide 135
T-shirts aankopen om gratis weg te schenken aan vrijwilligers (bij een grote activiteit bijv.), valt onder ‘Diensten en diverse goederen’. 2/06/13
|
Slide 136
Nadien kan je verrichtingen beginnen ingeven. Je selecteert de maand en de soort verrichting (ontvangst, uitgave, vordering of schuld). 2/06/13
|
Slide 137
Meteen krijg je een overzicht van alle verrichtingen (bijv. alle ontvangsten) die in die maand reeds ingeboekt werden. 2/06/13
|
Slide 138
Het toevoegen van nieuwe verrichtingen wordt versneld door het automatisch invullen van het volgnummer en het gebruik van keuzelijsten. 2/06/13
|
Slide 139
Ook al is het absoluut niet verplicht in een ‘enkelvoudige boekhouding’, toch kan je in Assist ook schulden en vorderingen bijhouden. 2/06/13
|
Slide 140
Door ook schulden en vorderingen op te geven, krijg je een nog beter beeld van de financiële situatie van de vereniging. 2/06/13
|
Slide 141
Op elk moment kan je een overzicht opvragen van alle openstaande schulden en vorderingen. 2/06/13
|
Slide 142
Als je een schuld wilt betalen (endus een schuld wilt omzetten in een uitgave), selecteer je die openstaande schuld uit de keuzelijst. 2/06/13
|
Slide 143
Assist vult automatisch alle gegevens aan die je voordien hebt ingegeven (bij het inboeken van de schuld) in het formulier. 2/06/13
|
Slide 144
Als je nadien het overzicht van alle schulden van die maand opvraagt, merk je dat die bewuste schuld betaald is. 2/06/13
|
Slide 145
Een controle uitvoeren op de boekhouding kan op verschillende manieren. Zo kan je per financiële post een overzicht opvragen. 2/06/13
|
Slide 146
Het overzicht van een bankrekening in Assist moet bijv. perfect overeenkomen met de rekeninguitreksels die je van de bank krijgt. 2/06/13
|
Slide 147
Per financiële post kan je zowel een maand- als een jaaroverzicht opvragen. 2/06/13
|
Slide 148
Vervolgens kan je op elk moment per maand de ‘Financiële status’ opvragen. 2/06/13
|
Slide 149
Per maand krijg je in één overzicht het saldo van alle financiële posten en alle openstaande vorderingen of schulden op dat moment. 2/06/13
|
Slide 150
Door al die gegevens bij elkaar op te tellen, krijg je een correct beeld van de ‘financiële draagkracht’ van je vereniging. 2/06/13
|
Slide 151
Per maand kan je ook rapporten opmaken van alle ontvangsten, uitgaven, vorderingen of schulden. 2/06/13
|
Slide 152
Een interne geldoverdracht (bijv. een storting van geld uit de Kas op de Zichtrekening) wordt in een enkelvoudige boekhouding steeds 2 keer geboekt. 2/06/13
|
Slide 153
Via dit handig overzicht kan je in één oogopslag nakijken of alle interne geldoverdrachten correct (en dus in evenwicht) werden ingeboekt. 2/06/13
|
Slide 154
Indien nodig kan je van dit overzicht ook een rapport opmaken. 2/06/13
|
Slide 155
In Assist kan je 6 verschillende financiële rapporten of verslagen opmaken. 2/06/13
|
Slide 156
Je kan al deze verslagen opmaken voor een volledig boekjaar, een kwartaal of 1 enkele maand. 2/06/13
|
Slide 157
Er zijn 4 financiële verslagen voor ‘intern gebruik’ en 2 verslagen voor ‘extern gebruik’ (die je moet neerleggen bij de Griffie voor vzw’s). 2/06/13
|
Slide 158
Je kan elk verslag sorteren op alle mogelijke manieren. 2/06/13
|
Slide 159
En je hebt de keuze om een verslag met of zonder interne geldoverdrachten op te maken. 2/06/13
|
Slide 160
Een eerste jaarverslag voor ‘intern gebruik’ is het ‘financieel dagboek’, dat iedere vzw verplicht moet bewaren op de maatschappelijke zetel. 2/06/13
|
Slide 161
Dit is een voorbeeld van een financieel dagboek, gesorteerd op volgnummer. 2/06/13
|
Slide 162
Je kan ook een financieel dagboek opvragen ‘per financiële post’. 2/06/13
|
Slide 163
Je krijgt dan 1 document, met alle verrichtingen uit die maand, kwartaal of jaar, gegroepeerd per financiële post. 2/06/13
|
Slide 164
Het deel met alle verrichtingen van de zicht- of spaarrekening moet perfect overeenkomen met de betreffende rekeninguitreksels. 2/06/13
|
Slide 165
Het ‘financieel jaarverslag per rekening’ is het document dat door de Algemene Vergadering moet goedgekeurd worden. 2/06/13
|
Slide 166
In dit overzicht krijg je enkel de totaalbedragen per ontvangsten- en uitgavenrekening. 2/06/13
|
Slide 167
De opmaak en de indeling komt overeen met de wettelijke verplichte regels. 2/06/13
|
Slide 168
In het ‘financieel jaarverslag per verrichting’ krijg je hetzelfde overzicht, maar met alle verrichtingen in detail erbij. 2/06/13
|
Slide 169
Alle ontvangsten worden gegroepeerd per ontvangstenrekening en alle uitgaven per uitgavenrekening. 2/06/13
|
Slide 170
Er is slechts 1 reden om een financieel jaarverslag mét interne geldoverdrachten op te vragen. 2/06/13
|
Slide 171
En dat is om op het einde van het boekjaar te controleren of alle interne geldoverdrachten perfect ‘in evenwicht’ ingeboekt werden. 2/06/13
|
Slide 172
Het totaalbedrag van de groep ‘Geldoverdrachten naar...’ moet in dit overzicht perfect hetzelfde zijn als van de groep ‘Geldoverdrachten van...’. 2/06/13
|
Slide 173
Jaarlijks moet iedere vzw 2 ‘bijlagen’ neerleggen bij de Griffie van de rechtbank van Koophandel. Beiden kunnen in Assist snel opgemaakt worden. 2/06/13
|
Slide 174
Een eerste document is de ‘Staat van ontvangsten en uitgaven’ (= Bijlage B). 2/06/13
|
Slide 175
Dit document is perfect conform de wettelijke vereisten en kan je zo afprinten en opsturen. 2/06/13
|
Slide 176
Een tweede document is de ‘Staat van het vermogen’ (= Bijlage C), dat een overzicht geeft van alle bezittingen van de vereniging. 2/06/13
|
Slide 177
Iedere vzw is nl. verplicht om jaarlijks een inventaris op te maken en neer te leggen bij de Griffie voor vzw’s. 2/06/13
|
Slide 178
Daarvoor moet je eerst de ‘waarderingsregels’ opgeven, waarmee binnen de vzw bepaald wordt over hoeveel jaar wat wordt afgeschreven. 2/06/13
|
Slide 179
Vervolgens kan je per jaar alle bezittingen ingeven. Je selecteert hiervoor eerst het ‘soort vermogen’. 2/06/13
|
Slide 180
Nadien selecteer je de ‘vermogen-groep’. Deze indeling volgt de wettelijk verplichte indeling en benamingen. 2/06/13
|
Slide 181
Per vermogen-groep krijg je een overzicht van alle bezittingen van dat jaar. 2/06/13
|
Slide 182
Je kan snel en eenvoudig een bezitting toevoegen door een omschrijving en een waarde op te geven. Eventueel geef je nog wat extra informatie mee. 2/06/13
|
Slide 183
Heeft een bezitting eigenlijk geen waarde, neem het dan toch op in de ‘Staat van het vermogen’ met € 1 als symbolische waarde. 2/06/13
|
Slide 184
Op het moment dat je de ‘Staat van het Vermogen’ wilt neerleggen bij de Griffie van vzw’s, maak je met één klik dit document op. 2/06/13
|
Slide 185
De opmaak van dit document en de gegevens die erop staan, zijn volledig conform het wettelijk verplichte document. 2/06/13
|
Slide 186
Na het goedkeuren van het financieel jaarverslag door de Algemene Vergadering, kan je de boekhouding van dat jaar definitief afsluiten. 2/06/13
|
Slide 187
Je wacht best tot na de wettelijke documenten zijn goedgekeurd door de AV én neergelegd bij de Griffie vooraleer je een boekjaar afsluit. 2/06/13
|
Slide 188
Want weet: eens je in Assist een maand hebt afgesloten, kan dit nadien in geen enkel geval ongedaan gemaakt worden. 2/06/13
|
Slide 189
Welke administratieve taken kan ik nog allemaal beheren in Assist? 2/06/13
|
Slide 190
In de rubriek ‘Vereniging’ (of ‘Club’) beheer je alle algemene zaken van je zwemclub, zoals medewerkers, werkgroepen, verzekeringen, enz. 2/06/13
|
Slide 191
In de rubriek ‘Personen’ kan je niet-leden beheren, zoals contactpersonen bij andere clubs of organisaties, losse medewerkers, ouders van leden,… 2/06/13
|
Slide 192
In de rubriek ‘Adressen’ beheer je de gegevens van andere clubs, leveranciers, instanties, enz. Hier vind je ook alle zwembaden in Vlaanderen terug. 2/06/13
|
Slide 193
In de rubriek ‘Activiteiten’ kan je per seizoen alle activiteiten beheren. Per activiteit kan je deelnemers toevoegen. 2/06/13
|
Slide 194
De rubriek ‘Stockbeheer’ is vooral bedoelt voor clubs met een eigen kantine of clublokaal (vooral dranken eetwaren). 2/06/13
|
Slide 195
In de rubriek ‘Opties’ kan je o.a. gebruikers toevoegen, adresetiketten instellen en gegevens exporteren naar Excel. 2/06/13
|
Slide 196
Waar kan ik terecht met vragen?
2/06/13
|
Slide 197
Waar kan ik terecht met vragen? ! Download deze presentatie via het Assist-forum à www.zwemfed.be/support
2/06/13
|
Slide 198
Bezoek het Assist-forum via de website www.zwemfed.be/support en klik op het onderdeel ‘Assist-ledenprogramma’. 2/06/13
|
Slide 199
Klik bovenaan op het eerste item met als titel “Download hier de presentatie van de Assistopleiding”. 2/06/13
|
Slide 200
Klik vervolgens, in het vak met ‘Bijlagen’, op de link met als titel ‘VZF_OpleidingAssist.pdf’ om het downloaden te starten. 2/06/13
|
Slide 201
Waar kan ik terecht met vragen? ! Download deze presentatie via het Assist-forum à www.zwemfed.be/support ! Stel je vraag (of geef zelf een antwoord) op het Assist-forum à www.zwemfed.be/support
2/06/13
|
Slide 202
Datzelfde forum (www.zwemfed.be/support) dient ook om elkaar te helpen. Heb je een vraag, klik dan ook op de link ‘Assist-ledenprogramma’. 2/06/13
|
Slide 203
Klik vervolgens op de titel van het onderdeel waarover je een vraag wilt stellen (in dit voorbeeld ‘Leden’). 2/06/13
|
Slide 204
Klik vervolgens op de knop ‘NIEUWONDERWERP’ om een leeg invulformulier te openen. 2/06/13
|
Slide 205
Als ‘Onderwerptitel’ geef je best een beknopte versie van je vraag in. In het grote veld kan je je vraag iets meer in detail opgeven. 2/06/13
|
Slide 206
Klik onderaan op de knop ‘Versturen’ om je bericht op het forum te plaatsen. 2/06/13
|
Slide 207
Je vraag wordt nu zichtbaar voor iedere gebruiker die toegang heeft tot het forum. Nu is het wachten op een antwoord. 2/06/13
|
Slide 208
Ken je het antwoord op een vraag van een collega en wil je zelf reageren op een vraag, klik dan op de knop ‘REAGEER’. 2/06/13
|
Slide 209
Geef een zo duidelijk mogelijk antwoord op de vraag (best stap-voor-stap) en klik op de knop ‘Versturen’. 2/06/13
|
Slide 210
Je antwoord verschijnt onder de oorspronkelijke vraag, zodat je collega jouw antwoord op zijn vraag makkelijk kan terugvinden. 2/06/13
|
Slide 211
Waar kan ik terecht met vragen? ! Download deze presentatie via het Assist-forum à www.zwemfed.be/support ! Stel je vraag (of geef zelf een antwoord) op het Assist-forum à www.zwemfed.be/support ! Bezoek de Online Help van Assist voor een uitgebreide FAQ à www.assistonline.eu/help/index.aspx
2/06/13
|
Slide 212
Daarnaast kan je ook op de website van Assist (www.assistonline.eu) bovenaan klikken op de knop ‘Help’. 2/06/13
|
Slide 213
Je komt op een pagina terecht met tientallen ‘veel gestelde vragen’ rond de algemene werking van Assist. 2/06/13
|
Slide 214
Deze ‘FAQ’ is onderverdeeld per rubriek en per subrubriek. Zoek binnen zo’n subrubriek naar de specifieke vraag die je je stelt en klik op de link. 2/06/13
|
Slide 215
Assist opent automatisch een PDF in een nieuw venster met een zeer uitgebreid antwoord en een stap-voor-stap handleiding. 2/06/13
|
Slide 216
Waar kan ik terecht met vragen? ! Download deze presentatie via het Assist-forum à www.zwemfed.be/support ! Stel je vraag (of geef zelf een antwoord) op het Assist-forum à www.zwemfed.be/support ! Bezoek de Online Help van Assist voor een uitgebreide FAQ à www.assistonline.eu/help/index.aspx ! Klik in Assist zelf op de VRAAG-knop voor een FAQ per pagina
2/06/13
|
Slide 217
Op de meeste pagina’s in Assist staat rechts in de donkerblauwe titelbalk een knop met een vraagteken. 2/06/13
|
Slide 218
Als je op die knop klikt, verschijnt links onderaan een lijst met ‘veel gestelde vragen’ over die specifieke pagina. 2/06/13
|
Slide 219
Als je op zo’n vraag klikt, opent Assist automatisch een PDF in een nieuw venster met een duidelijk antwoord op je vraag. 2/06/13
|
Slide 220
Waar kan ik terecht met vragen? ! Download deze presentatie via het Assist-forum à www.zwemfed.be/support ! Stel je vraag (of geef zelf een antwoord) op het Assist-forum à www.zwemfed.be/support ! Bezoek de Online Help van Assist voor een uitgebreide FAQ à www.assistonline.eu/help/index.aspx ! Klik in Assist zelf op de VRAAG-knop voor een FAQ per pagina ! Updates en extra info over Assist via mail à Via club-mailadres: @mail.zwemfed.be 2/06/13
|
Slide 221
