...aneb jednoduché BEZPLATNÉ ON-LINE ŠKOLENÍ pro podnikatele, který chce snižovat náklady a zvyšovat kvalitu i spolehlivost.
Na přelomu listopadu a prosince 2011 pořádala Asociace malých a středních podniků ve spolupráci s českou pobočkou Google a mediálním partnerem Profit vzdělávací seriál „Týden v cloudu“, určený pro malé a střední podnikatele. Navazující program zahájený v květnu 2013 „Proč je dobré něco nemít“ vám chce představit cloud z pohledu konkrétních aplikací, které můžete využít pro své podnikání. Celý seriál má sedm lekcí, které jsou doplněny názornými video ukázkami. Postupně ukazuje nejenom některé aplikace, ale také postupy, jak je nejlépe zavést do života. A připomínáme, že celý seriál byl připraven tak, že není potřeba žádná odborná znalost z oblasti informačních technologií. Věříme, že vám pomůže načerpat užitečnou inspiraci pro vaše podnikání. Cloud tým Ness Technologies
Přehled lekcí
1. Co nového přináší cloud 2. Mýty a pravdy o cloudu 3. Vybrané cloudové aplikace pro vaše podnikání 4. Po dálnici za businessem 5. Informace – data – znalosti 6. Co přináší cloud nového do firem – Mobilní přístup 7. Je snadné přejít a začít…
odborný garant
Co nového přináší cloud
1
Známe se? Na úvod jedno faktické konstatování: Je to běžná realita – nemalé procento firem a podnikatelů už cloudové služby využívá, aniž by si to uvědomovali. Pokud ne ve své profesní praxi, tak v soukromém životě využívá cloud naprostá většina z nás. Vždyť například populární služby zajišťující elektronickou poštu, nebo všechny sociální sítě spadají právě do této kategorie. Svá data svěřujeme zabezpečenému datovému serveru stejně jako své peníze bance. V obou případech se nad tím nijak nepozastavujeme a není pro to ani žádný reálný důvod. I když obezřetnost není nikdy na škodu, není třeba se bát. Internet obecně a konkrétně cloud přinášejí takové možnosti zabezpečení a tolik výhod, že by měly přesvědčit i ty největší pochybovače.
Firmy a podnikatelé už cloudové služby využívají, aniž by si to uvědomovali...
Lekce 1 Když do Google vyhledávače zadáte slovo „cloud“ vyběhne na vás 1 330 000 000 stránek… Proto jsme se rozhodli vám místo dlouhého obecného výčtu výhod, ukázat na reálném příkladu, jak může být cloud užitečný. S vašim dovolením odložíme nyní známé pravidlo, že „o byznys jde až v první řadě“ a zvolíme příklad z čistě privátního života. Protože nejen byznysem živ je člověk… Loni na podzim se sešla vzácná kombinace okolností – měl jsem pár týdnů času a zároveň dostatek peněz na to, abychom s rodinou zrealizovali velký sen: návštěvu Nového Zélandu. Téměř šest týdnů pobytu se zdá hodně, ale čím víc jsem se ponořoval do čtení průvodců, tím začínalo být jasnější, že na poznání tak rozsáhlé a členité země by bylo i několik měsíců málo. Bude tedy potřeba cestu dobře naplánovat, abychom stihli co nejvíc. Moje příprava začala „googlováním“. Na internetu lze najít téměř vše a tak jsem postupně trávil hodiny a hodiny pročítáním zápisků z cest jiných lidí a postupně tak krystalizovala představa, co chceme vidět. Informací ale bylo tolik, že nebylo v možnostech lidské bytosti si je zapamatovat. Naštěstí existuje báječná cloudová služba Evernote (www.evernote. com), která je v podstatě aplikací na inteligentní záznam poznámek všeho druhu. Díky cloudovému úložišti dokáže synchronizovat poznámky napříč všemi zařízeními, na kterých je Evernote nainstalován. Podpora Největší výhodou různých platforem je velmi rozsáhlá. Navíc pro spoustu webových procloudové aplikace hlížečů existují různá „udělátka“, např. Clip to Evernote. Ten umožňuje je, že se data poslat výstřižek z prohlížených stránek webu do Evernote pouhým stisautomaticky kem jednoho tlačítka. synchronizují V praxi to pak vypadalo tak, že jsem si v Evernotu vytvořil poznámkový mezi všemi vašimi blog Nový Zéland. Tam jsem sypal všechny výstřižky a důležité informazařízeními... ce. Výhodou je, že poznámka obsahuje i datum a čas pořízení, stejně jako odkaz na webové stránky, ze kterých byla pořízena. Navíc skvěle funguje tzv. hypertextové vyhledávání, kdy stačí zadat libovolné slovo a Evernote zobrazí veškeré poznámky, které dané slovo obsahují. 2
Vždy a všude čerstvé Největší výhodou je ale skutečnost, že jde o cloudovou aplikaci a tudíž že data jsou automaticky synchronizována mezi všemi zařízeními, které mají Evernote nainstalovaný. Mohl jsem tak „krmit“ Evernote poznámkami jak z pevného počítače, notebooku, tak i z tabletu, když jsem večer brouzdal u televize. Na nástroj, který je v základní (dostatečné) verzi zdarma, dost dobré.
Nehledejte zbytečně znovu na webu to, co už jste jednou našli…
Nejen texty, ale i obrázky
Zařízení i způsob práce si vybíráme podle potřeby. Služby se nám přizpůsobí...
Podobně jako s poznámkami jsem postupoval i s ostatními soubory, především těch s příponou pdf. Do pdf jsem si ukládal hlavně výřezy map, abych je měl dostupné i v off-line režimu. Protože výřezy map se mnohem lépe než na tabletu připravují v notebooku nebo počítači, použil jsem pro jejich přenos do tabletu nástroj Dropbox (www.dropbox. com), který je zároveň cloudovou službou a zajišťuje synchronizaci mezi zařízeními, na které je tato aplikace nainstalována. To je stejný model, jako u Evernotu a jedna z velkých výhod cloudových řešení. Jen je potřeba pro off-line přístup (bez přímého připojení k internetu) otevřít každý soubor v tabletu a tím ho do tabletu načíst, dokud jste na internetovém připojení. Toto ale platí jen pro neplacenou verzi – placená verze synchronizuje i obsah automaticky (stejné je to i s Evernotem). Na Facebook jsem žádnou informaci o chystané cestě nedával. Facebook je taková „vesnická drbna“, která informace vykecá všem, třeba i bytovým zlodějům. Tady je potřeba být velmi obezřetný.
Naše data všude s nám Nastal kýžený čas odletu. Hned na přestupech v Dubaji a Bangkoku jsme využili další cloudové služby: obyčejného emailu. To je totiž asi nejčastěji používaná cloudová služba, kam svěřujeme naše data a nikdo už se nad tím nepozastavuje. Používám Seznam a Gmail, mezi kterými si maily přeposílám, takže je mám zálohované a dostupné z obou míst. Ještě že tak. V Bangkoku byla odezva serveru Seznamu tak dlouhá, že s ním nešlo reálně pracovat. Bylo vidět, že Gmail má servery přeci jen více rozmístěné po světě. Po příletu jsem si u místního mobilního operátora koupil datovou SIM kartu do svého tabletu a díky tomu jsem nebyl závislý na wifi. Předplacená SIM karta byla nabitá na 250 Mb. To nám bohatě stačilo na pravidelné čtení mailů, sledování předpovědi počasí, výjimečnou navigaci přes Google mapy (většinou stačili naše stažené výřezy) a chatování přes Skype. Tak moc a zároveň tak jednoduše a levně (všechny popisované nástroje jsou zdarma) nám nové technologie a především cloudové služby pomohly. A úplně stejně dokážou pomáhat v podnikání.
Vhodná kombinace jednotlivých nástrojů zvyšuje spolehlivost a dostupnost
3
2
Mýty a pravdy o cloudu V druhé lekci si řekneme něco o bezpečnosti cloudových služeb, ochraně dat a ukážeme si, jak jednoduše pracovat s dokumenty.
Úvodem opět něco málo faktů: – Poptávka po cloudových službách v České republice každým rokem roste z důvodu výrazného ušetření nákladů, zvýšení bezpečnosti a lepšího mobilního přístupu k jednotlivým aplikacím. Malé a střední podniky se v dnešní době chtějí plně věnovat vlastnímu podnikání a jeho rozvoji a co nejméně řešit tzv. provozní „IT věci“.
Můžete využívat i drahé systémy, které si nemůžete dovolit koupit
–C loud umožnil především menším firmám využívat moderní business systémy, které si v minulých letech díky finanční náročnosti (nákup HW, implementaci, pořízení SW licencí) nemohly dovolit. Až díky cloudu se jim systémy jako třeba CRM dostali do hledáčku.
CRM = systém pro řízení vztahů se zákazníky, který umožňuje shromažďovat, vyhodnocovat a uchovávat data o zákaznících, ať už o současných nebo potenciálních. I malé a střední podniky při správném a efektivním používání CRM mohou získávat velmi důležité a často detailní informace o svých zákaznících a proměnit je ve svůj zisk.
Lekce 2 Bezpečnost
Data doma „pod zámkem“ nejsou ani levnější, ani bezpečnější
Malé střední firmy, přecházející na cloudové služby, přirozeně zajímá zabezpečení dat. Nezřídka uvažují tak, že je bezpečnější mít data pěkně pod zámkem ve své vlastní serverovně. Náklady na informační technologie, zálohování dat a provozování informačních systémů ve vlastní režii však nejsou zanedbatelné. Uložení dat na vlastních strojích ve vlastní serverové místnosti (mnohdy je to však jen starší počítač pod stolem), se na první pohled zdá bezpečnější. Pocit klidu ale končí ve chvíli, kdy si firma uvědomí náklady a rizika takového řešení. Do nákladů je potřeba započítat nákup a údržba hardwaru i softwaru, účinné zálohování dat, integraci informačních systémů a řadu dalších opatření. Do rizik je potřeba zahrnout i ztrátu dat v důsledku technické závady nebo lidského faktoru. A zcela nežádoucí je samozřejmě i nemalé riziko odcizení a zneužití dat třetí stranou.
4
Malý test Možná si to ani neuvědomujete, ale už dnes máte některé ze svých dat v cloudu a ani o tom nevíte. Řekněte si třeba, kterou z níže zmíněných služeb využíváte: Email (Gmail, Yahoo, Seznam), sociální sítě (Facebook, Twitter, Google+, LinkedIn), ukládání fotoalb (Picasa, Dropbox, rajče.net, atd.). ...a tak bychom mohli pokračovat.
Co nás k tomu vede Výhodou cloudu je především vysoká dostupnost služby. Provozovatelé cloudových služeb by měli poskytovat smluvní garanci dostupnosti (SLA – Service – level – agreement). V případě SLA 99,99% je garantováno, že server poběží minimálně 99,99 % času bez výpadku. Některé cloudové služby nabízejí i offline přístup (například většina aplikací služby Google Apps). Funkce offline přístupu je jednou z klíčových a uživatelé ji ocení například při cestování nebo v případě nestabilního internetového připojení. V případě e-mailové služby může uživatel v offline režimu odpovídat na maily. Jeho zprávy se mu automaticky odešlou po připojení k internetu. Zobrazování, vytváření a editaci dokumentů je také možné využít u aplikace Google Dokumenty. Veškeré změny, které jste u svých dokumentů provedli v době, kdy byl použit offline režim, se Vám následně automaticky synchronizují s dokumenty na Google disku po znovu připojení.
Firemní data jsou kdykoliv dostupná a v bezpečí i při ztrátě počítače
Uvažujte stejně, jako světově úspěšné firmy/ služby
Další nespornou výhodou cloudu je, že například v případě odcizení notebooku nepřijdete o svá firemní data. Ruku na srdce: kdo z nás si pravidelně minimálně alespoň jednou týdně zálohuje svá data? Pokud budete mít data v cloudu a stane se vám tato nepříjemná událost, stačím si zakoupit nový přístroj a můžete hned pokračovat v práci.
5
Vybrané cloudové aplikace pro business
3
Ve třetí lekci bychom se blíže zaměřili na příklady cloudových aplikací, které můžete snadno použít anebo již využíváte, a mohou vám pomoci ve zvyšování efektivity a produktivity. V dnešní době není složité najít vhodný systém v cloudu pro pokrytí vašich potřeb, ať už řešíte výrobu, obchod, finance či marketing. Můžete tak získat snadno a hlavně rychle služby, které si donedávna mohli dovolit pouze velké společnosti. Nemusíte řešit kvalitní IT vybavení a můžete se plně věnovat svému podnikání.
Lekce 3 Cloudové služby všude kolem nás Pokusíme se zde uvést několik příkladů aplikací, které mohou výrazně zefektivnit vaši práci.
Příklady aplikací pro… všechny zaměstnance
Poskytněte svým lidem prostor pro spolupráci. Vyplatí se vám to.
Pokud často řešíte nedostatek prostoru pro své zaměstnance, správu vlastních serverů, upgrady, support pro zaměstnance…, tak služby jako Google Apps (www.google.com) nebo Office 365 (www.microsoft.cz) jsou určeny právě pro vás. Anebo pokud zakládáte novou společnost a potřebujete rychle zřídit e-maily, které porostou s velikostí vaší společnosti. Služby dokážou plně nahradit vaše e-mailové servery, pomáhají výrazně zvýšit kooperaci vašich zaměstnanců a zároveň přinášejí další výhody v přidaných službách. Příkladem podobných služeb mohou být videokonference, které dokážou výrazně ušetřit za telekomunikační služby. Můžete využít například Google Sites pro vaše týmové stránky, efektivně sdílet aktuální informace a diskutovat zde případné problémy. Mimo jiné můžete využít online editaci dokumentů i ve větším počtu uživatelů. (Více si ukážeme v přiloženém videu…) Pokud řešíte prostor pro sdílení dokumentů, který by umožňoval dostatečnou spolupráci zaměstnanců a zároveň umožňoval řešit například i procesy schvalování, tak i pro následující potřeby existuje řada aplikací. Uživatelé mobilních zařízení používají například Dropbox, který je dostupný i pro firemní zaměstnance. Případně lze využít služeb jako Google Drive, který je součástí Google Apps. Anebo Microsoft nabízí také podobnou službu v balíku Office 365 pod jménem SkyDrive. Uvedené služby rostou s velikostí společnosti a není potřeba nijak omezovat prostor pro zaměstnance.
6
marketing / prodej Pro marketing a prodej už z povahy jednotlivých oddělení existuje snad největší počet různých cloudových služeb, které lze dobře využít, i když nemáte vlastní marketingové oddělení. Pokud často řešíte problém s řízením i kontrolou obchodu a marketingu, kteréže o svých zákaznících držíte v Excelech a nedokážete efektivně sdílet jednotlivé informace, jsou CRM systémy určeny právě pro vás. Zatímco pořídit si vlastní CRM systém je finančně, organizačně i provozně náročné, v cloudumůžete vybírat z nepřeberného množství CRM systémů, které se liší šíří služeb a cenou. Pro menší společnosti slouží omezené CRM systémy, nejčastěji asi využívaný Insightly (www.insight.ly) nebo Highrise (www.highrisehq.com), které dostačují v základních funkcích obchodního řízení pro střední a malé společnosti. Zároveň umožňují například snadnou synchronizaci s Google Apps, MailChimp a poskytují dokonce i omezený provoz zdarma. Pro větší společnosti už existují i rozsáhlé systémy dříve známé pouze z velkých společností, ale díky cloudovým službám dnes i dostupné středně velkým firmám a organizacím. Celosvětově nejvíce využívaný je například nástroj Salesforce, který patří i mezi průkopníky cloudového CRM systému, nebo například CRM Live od Microsoftu.
Hýčkat musíte nejen své zákazníky, ale také informace o nich!
Pokud svým zákazníkům často rozesíláte newslettery či jiné e-mailové informace a řešíte různé workflow pro e-mailové kampaně, tak vám můžeme doporučit například nástroj MailChimp.
řízení projektů
Cloud vám umožní nejen efektivně řídit zakázky, ale sdílet je i se zákazníky či partnery.
Pokud často řešíte problém s efektivním řízením projektů a sdílením informací uvnitř společnosti, neznáte stav jednotlivých projektů, nebo nedokážete efektivně sdílet jednotlivé úkoly, tak vám můžeme doporučit mnoho systémů pro projektové řízení. Pokud ale hledáte efektivní nástroje, které jsou dostupné na různých platformách a jsou uživatelsky velmi přívětivé, tak hledáte například BaseCamp (www.basecamp.com), Podio (www.podio.com) nebo Asanu (www.asana.com), která je dokonce pro mnoho společností dostupná i zdarma. Uvedené nástroje dokážou efektivně spravovat vaše projekty, sdílet úkoly, dokumenty a zároveň poskytují okamžitý přehled o stavu projektů. Mimo jiné také umožňují efektivní řízení práv, dodavatelům a dalším společnostem. Často bývají zároveň už propojené s jinými cloudovými službami, jako například Google Apps, Dropbox a dalšími.
personální oddělení I když si to mnoho firem neuvědomuje, tak typický příklad cloudové služby, kterou v dnešní době využívá mnoho personálních oddělení, je Linkedin – sociální síť sdružující odborníky ze všech oborů i koutů světa. V současné době jej využívá přes 200 milionů uživatelů a 2 milióny firem,
V cloudu nejsou jen technologie, ale i lidé a informace o nich. 7
takže ji můžeme směle označit za nejpoužívanější profesionální síť světa. Podobnou síť lze využít nejen pro hledání nových zaměstnanců, ale i pro sledování nových trendů, vyhledávání prezentací přes aplikaci Slideshare a mnoho dalšího. management
Cloud vám poskytuje on-line více informací o chodu firmy, než jakýkoliv snaživý pracovník.
Management společnosti samozřejmě využije většinu výše zmíněných aplikací. Podívejme se blíž například na aplikace pro zvýšení efektivity. Typickým příkladem je nástroj Evernote pro tvorbu poznámek. Je k dispozici pro většinu mobilních zařízení, Windows i MAC OS. Ať napíšete poznámku kdekoli, uložíte si odkaz nebo celou stránku a k datům máte vždy a odkudkoli okamžitý přístup. Jde rozhodně o lepší řešení, než si poznámky psát na papír a hledat je po kapsách. Dalším podobným příkladem je třeba Keep (součást Google Apps) nebo OneNote (součást Office 365). Evernote s Dropboboxem slouží zároveň i jako typický příklad, kdy zaměstnanci porušují interní pravidla o zákazu ukládání citlivých informací mimo síť společnosti, protože mají potřebu mobilně využívat informace odkudkoliv. Zkuste svým zaměstnancům přinést aplikace, na které jsou zvyklí,… vyplatí se vám to.
Integrace Všech výhod cloudových služeb využijete v okamžiku, kdy budou aplikace vzájemně spolupracovat a budou dobře integrovány s vašimi ostatními firemními aplikacemi či systémy. Ale nemějte obavy, poskytovatel cloudových služeb velmi dobře ví, co potřebujete, a pomůže vám. Blíže se na téma integrace zaměříme v další kapitole.
8
Integrovaný = mnohem užitečnější
4
Dnes už opravdu není problém najít vhodný systém na pokrytí potřeb téměř v jakékoli oblasti. Dílčí specializované systémy mají sice obrovskou výhodu v propracovanosti své agendy, ale jejich uživatelé narážejí shodně na stejný problém: systémy nejsou integrované.
Úvodem opět něco málo faktů: – C hybějící integrace je stejný handicap, jako sportovní tým plný hvězd, individualit, které spolu nechtějí spolupracovat… – Izolované systémy, do každého se musíte přihlásit zvlášť, pro dodržení bezpečnosti navíc jiným heslem – C htě nechtě vznikají stejné seznamy na více místech – kontakty v emailu, v CRM systému (podpora řízení vztahů, obchodu a marketingu) a v účetnictví. Každá změna se musí upravit a aktualizovat na všech místech… Stejné je to se seznamy a databázemi zákazníků, zaměstnanců, produktů nebo událostí.
Systémy, které vzájemně nespolupracují, žerou zbytečně váš čas.
Spousta zbytečné práce, není-liž pravda? O kolik lepší je, naučit je smysluplně komunikovat…
Lekce 4 Začněme od konce – jde o výsledek
Integrované systémy jsou pro vás mnohonásobně užitečnější.
V plně integrovaných systémech se takové zbytečnosti nedějí. Stačí se přihlásit jednou a přihlásíte se zároveň do všech dílčích systémů. Stačí si pamatovat jedno heslo. Díky tomu, že systému spolu komunikují, nemusíte přepisovat stále stejné údaje na několik různých míst. Mnohem jednodušší je úprava již uloženého záznamu. Opět stačí provést změnu na jediném místě. Systém sám zaručí, že se změna provede na všech místech, kde je to potřeba. Přitom neztrácíte výhodu specializace původních systémů, mezi kterými se pohybujete naprosto přirozeně. Jedním z příkladů komplexně pojatého integrovaného systému, který je navíc plně v cloudu je systém iT Highway společnosti Ness Technologies. V této kombinaci (komplexní, integrovaný, v cloudu) je dokonce jediný na trhu. Tento systém byl vyvinut přímo pro podporu řízení malých a středních firem. Má proto pečlivě vybrané komponenty tak, aby jim co nejlépe vyhovovaly. Tedy žádné zbytečné složitosti, ale efektivní a jednoduché nástroje a funkce, vedoucí rychle k cíli. Má přednastavené scénáře pro řízení malé či střední firmy. Ale hlavně – cenově je pro firmy dostupný.
9
Výhody cloudu, umocněné na business Co všechno vám integrovaný systém nabízí? Dashboard – centrální informační panel a rozcestník systému iT Highway Komunikace – elektronická pošta, chat, audio i videokonference Kalendáře a plánování – budete vždy synchronizovaní se svým týmem Editace dokumentů – vytváření a sdílení dokumentů, tabulek, prezentací, kreseb Úložiště souborů – sdílení s kolegy, partnery i zákazníky + výkonné vyhledávání Google Weby & Intranety – internetové stránky i týmové intranety snadno a rychle Schvalovací procesy – významně snížíte a zrychlíte firemní administrativu CRM – Řízení vztahů se zákazníky E RP – Ekonomika – Nákup a prodej, Účetnictví & Peníze, Zboží, Sklady, Majetek a leasing, Personalistika a mzdy E-shop – vlastní e-shop, napojený na ostatní moduly ERP
Finanční dostupnost …je jedním z principiálních znaků dobrého cloudového systému. Nemluvím jen o nízké ceně, kterou umožňuje rozložení vývojových nákladů mezi mnoho uživatelů, ale především o úplné eliminaci investičních nákladů. Investice jsou nutnou podmínkou rozvoje, nicméně to beze zbytku platí jen pro investice do jádra podnikání, do výrobků, provozu či lidí. Informační technologie, ať HW či SW, jsou jen nástrojem, provozní nutností. Jako takové by měly být hrazeny z provozních nákladů, nikoliv investic. Tuto filozofii podporují jen cloudové systému, kde bývá platba pravidelná, obvykle měsíční a ne velká „raketa“ na začátku, která totálně rozhodí vaše cash-flow.
Flexibilita Je pro vás výhodné platit jen za opravdu spotřebované služby + můžete flexibilně měnit jejich rozsah podle aktuální potřeby a počtu lidí.
Placení za systém na měsíční bázi má ještě jednu obrovskou výhodu. Můžete velmi flexibilně měnit počet uživatelů. To je obrovská výhoda, zvláště pak pro podnikání, které se vyznačuje sezónností, kdy se např. výrazně mění počty zaměstnanců, nebo pro firmy, které výrazně rostou. Když se dočasně nedaří, není nic jednoduššího než spolu se snižováním počtu zaměstnanců odhlašovat i počty uživatelů. To při řešení na umístěném na vlastních serverech společnosti nejde. Tam zaplatíte za licence hned na začátku a pak často část z nich leží bez užitku, protože se nečekaně snížilo množství uživatelů.
Dostupnost Díky umístění v cloudu jsou data přístupná odkudkoli se stejným komfortem. Je jedno, zda pracujete z firmy, z domova, dovolené, zda jste externista či interní zaměstnanec. Výpočetní výkon je převeden na silné servery v datovém centru. Nároky na váš počítač jsou tedy minimální. To vám umožní jednak použití prakticky jakéhokoli zařízení včetně mobilních (tablet, chytrý telefon) a zároveň nemusíte měnit starší počítače ve firmě. Vydrží mnohem déle, než jste původně očekávali.
V cloudu můžete pracovat výkonně i s nevýkonnými počítači.
10
Jak je výhodné něco nemít… Největší finanční úspora cloudového řešení tkví v eliminaci starostí a nákladů s provozem serverového řešení – vstupní náklady, chod systémů a dohled nad nimi, elektrické energie (klimatizace), plánované i neplánované výpadky systému. Proto je výhodné tuto starost přenechat jiným…
Bezpečnost Přístup k vašim claudovým systémům je kromě obligátního jména a hesla chráněn i plovoucím kódem z klíčenky, tedy stejným způsobem, jako je chráněno vaše internetové bankovnictví. Máte snad obavy o své peníze v bance v souvislosti s internetovým bankovnictvím? Věřte cloudu, odvděčí se vám.
11
Informace – data – znalosti
5
Mimo finanční dostupnosti a zvýšení flexibility, zařadila s hlavním přínosem integrace dostupnost informací a jejich sjednocení. Hledáte telefonní kontakt na vašeho partnera a nejste si jisti, zda máte aktuální ve vašem mobilu nebo v seznamu partnerů? Nemůžete najít mail od vašeho zákazníka? Více než kdy jindy v dnešní informační době platí, že správná informace ve správný čas vám může významně ušetřit nebo i přinést nové zakázky.
Úvodem opět něco málo faktů: – P odle studie společnosti Digital Universe objem dat roste rychleji, než udává Moorův zákon. Ten říká, že se každých 18 měsíců zdvojnásobí. Podle této studie, budou společnosti v příštím desetiletí spravovat 50x vyšší objem dat a počet souborů vzroste 75x. – P odle analytické společnosti Gartner do roku 2017 téměř 40 % celosvětových společností bude využívat kancelářské aplikace v cloudu díky například Google Apps či Office 365, což výrazně změní spolupráci ve společnostech – Informace je vázána na člověka (příjemce). To znamená, že informace vzniká, až když se o události dozví člověk. – D ostupnost množství informací musí být u lidí provázena schopnostmi a znalostmi jak je správně využít k rozhodování
Lekce 5 Jak z toho ven? Opět začněme v osobním životě. Pro většinu z nás se práce s vyhledávačem, ať už Google či třeba českým Seznamem, stala běžnou součástí každodenního života. Už složitě nehledáme program kina v tištěné publikaci, ani není nutné si pamatovat přesnou www stránku kina. Stačí zadat do vyhledávače hledané výrazy. A nástup mobilních zařízení to posunul ještě dál – nejste vázáni na žádné místo. Kde nejblíže hrají film, který chcete vidět, najdete kdykoliv a kdekoliv. Zapnete mobil a vidíte aktuální program nejbližšího kina a rezervujete si lístek po cestě. Pak to už jen pošlete přes Facebook jako pozvánku pro své kamarády a je plán na večer.
Jak toto využít i pro vaše podnikání? Porady bez nákladů na cestování
Cloud + mobilita = šetříte čas a peníze.
V minulých dílech jsme si představovali Gmail. Ne všechno se dá ale napsat do emailu. Potřebujete se s kolegou poradit nad dokumentem, či odprezentovat zákazníkovi nabídku a není časově možné cestovat? Integrace Gmailu s nástrojem Hangouts a chatem umožňuje v reálném čase zdarma diskutovat nad mailem či dokumentem s vaším kolegou, partnerem, zákazníkem.
12
Virtuální setkání je také setkání.
Nepotřebujete tak pořizovat žádné další služby pro internetové hovory a zároveň výrazně šetříte náklady za telefonní poplatky, cestování a hlavně váš čas. Například služba Setkání (Hangouts) součástí Google Apps nebo Lync součástí Office 365 vám umožní živou videokonferenci až s 10 kolegy najednou. Můžete tak v klidu z domova nebo své kanceláře řešit schůzky s tím, že všechny chaty je možné mít dostupné i zpětně.
Víc hlav víc ví Asi každý z nás zažil, že nemohl najít dokument od kolegy. Poslal mi ho emailem? Uložil jsem si ho? Kam? Která je poslední verze? Dříve bylo v menších společnostech zvykem mít vlastní archivy na svém počítači, případně vytvářet směs souborů na ploše, kam jsme si – v lepším případě logicky – všechny dokumenty řadil. Uvedené dokumenty ale pak už člověk neměl k dispozici, když je potřeboval využít i jinde, nebyla možnost jakéhokoliv sdílení, verzování, archivace a podobně. Jak na to v dnešní elektronické době? Založte si svůj elektronický archiv. Google disk nebo Skydrive vám navíc nahradí onoho archiváře, díky výkonnému vyhledávacím funkcím rychle najdete to, co potřebujete. K vyhledání jakéhokoli souboru můžete použít klíčová slova a filtry. Můžete dokonce vyhledávat i v naskenovaných dokumentech v obrázcích nebo textu. Nejde ale jen o to, uchovat dokumenty. Potřebujete rychle připravit nabídku a z výroby čekáte na kalkulaci? Není nic jednoduššího, než společně online pracovat na jednom dokumentu. Jednotlivé soubory nebo celé složky můžete sdílet s jednotlivými uživateli, s celým týmem nebo dokonce se zákazníky, dodavateli a partnery. Chcete-li přidat své názory a získat zpětnou vazbu, můžete soubory komentovat a odpovídat na komentáře, vše se přenáší v reálném čase.
Dokumenty přehledně kdykoliv pro sebe i pro ostatní.
Na dvou místech najednou
Sdílený kalendář – a nepotřebujete sekretářku…
Zavolal vám kolega, že by nutně potřeboval, abyste s ním šel na nějakou schůzku, ale vy už máte na ten čas něco plánované? Zapomněl jste, že máte vyzvednout dítě ze školky? Říkáte si, že byste potřebovali, aby den měl 25 hodin. Zkuste sdílený kalendář. Nejenom, že vidíte dostupnost kolegů, ale můžete si zde nastavit i osobní pravidelné události, které ostatní vidí, jako obsazený čas. Rovnou z kalendáře můžete svolávat porady, sledovat kdo potvrdil, kdo odmítl. Díky dostupnosti přes mobilní zařízení se vám nemůže stát, že zapomenete adresu, kam jedete. Stačí vložit adresu při plánování schůzky a Google Maps vás tam přesně dovedou. Pořádá vaše společnost nějakou akci pro zákazníky, či partnery? Přímo z kalendáře vložíte pozvánku na vaše webové stránky.
13
Co přináší cloud nového do firem – Mobilní přístup
6
Další kouzlo využívání cloudových služeb pro menší firmy a podnikatele je v jeho mobilitě. Právě díky mobilním zařízením jako jsou smartphony, tablety a nově i phablety (menší tablet schopný telefonního volání), můžete kdykoliv a odkudkoliv přistupovat prostřednictvím webového prohlížeče nebo mobilní aplikace k vašim firemním datům. Aniž si to uvědomujeme, jsme svědky toho, že technické novinky a technologie, na které jsme zvyklí ze soukromého života – často právě z mobilní oblasti – se stále rychleji přenášejí i do firemního prostředí. Pojďme se tedy podívat také na problematiku mobilních zařízení, která nás s cloudovými službami propojují.
Úvodem opět něco málo faktů: – Technologický vývoj v mobilních komunikacích je dnes velice rychlý – S martphonů a tabletů se už nyní prodává víc než stolních počítačů a notebooků a jejich počty mají vbrzku vyrovnat počet obyvatel na zemi – M obilní aplikace a cloudové služby budou propojovat stále více „chytrých“ zařízení (od ledniček a monitorovacích zařízení až po sofistikované stroje ve firmách) s mobilními telefony a budou přinášet úplně nové způsoby interakce a řešení – P odle analytické společnosti Gartner bude mít do roku 2016 každý uživatel průměrně 4–6 svých zařízení spojených s cloudem – D o roku 2017 bude ve velkých společnostech IT kontrolovat jen 50 % aplikací a u středních firem bude tento trend ještě rychlejší a výraznější – Potřeba využívat mobilní data raketově roste – Počty mobilních aplikací jednotlivých mobilních platforem každým dnem rostou
Lekce 6 Jaká mobilní zařízení si vybrat
Z klasických PC se vše pozvolna přesouvá do mobilních zařízení.
Naše konkrétní rada je – zvolte si zařízení, jaké chcete! Vybírejte podle ceny, velikosti displeje, designu nebo ovládání. Uživatel dnes totiž rozhoduje, co chce využívat. Dodavatelé cloudových služeb, aplikací či bezpečnostních systémů se tomu už přizpůsobili. Kvůli spolehlivosti, bezpečnosti nebo pohodlí ovládání můžete narazit na některá omezení. Ale i tak budete mít na výběr z velkého množství chytrých telefonů a tabletů od renomovaných výrobců.
14
Na typu a značce mobilního zařízení až tak nezáleží. Důležitější jsou služby, které vám zprostředkuje.
A nyní několik dalších doporučení a zkušeností k výběru. Pokud se rozhodnete pro telefon nebo tablet s prostředím Android od společnosti Google, zvolte pokud možno Android ve verzi 4 a vyšší. Tím budete mít zajištěn nejširší množný rozsah ovládacích a bezpečnostních funkcí, které dnes tento operační systém poskytuje. Na trhu je totiž ještě poměrně dost zařízení od různých výrobců se staršími verzemi tohoto operačního systému. Mohli byste pak narazit na potíže s funkčností různých aplikací, cloudových služeb nebo na bezpečnostní problémy. Pokud zvolíte mobilní telefon nebo tablet od společnosti Apple, nebudete mít sice tak volné ruce jako s Androidem ale máte zaručenu velkou jednotnost a spolehlivost toho mobilního prostředí. Podobně lze uvažovat i o telefonech s Windows Phone od Microsoftu.
A jak je to z bezpečností mobilních telefonů a tabletů Pravidlo číslo 1: mobilní bezpečnost nesmíme podceňovat. Ve vašich mobilních telefonech a tabletech přenášíte velké množství osobních a firemních údajů včetně přístupů k emailovým účtům nebo ke cloudovým službám. Jejich ztráta pak může způsobit velké osobní i pracovní problémy. Pokud ale budete dbát alespoň na základní bezpečnostní pravidla, vaše mobilní zařízení budou podstatně bezpečnější. Především pro uživatele Androidu je dostupné množství bezpečnostních aplikací od renomovaných dodavatelů, jako je například Kaspersky, Symantec, AVG nebo ESET, které poskytují dostatečné bezpečnostní vybavení. Pokud tedy třeba svůj chytrý telefon ztratíte z dohledu a nejste si jisti, kde je, můžete jej pomocí takové aplikace na dálku uzamknout a určit jeho přibližnou polohu. Pokud si nejste jisti, můžete telefon či tablet na dálku zcela smazat, včetně dat na paměťové kartě. Uvedete ho tak prakticky do „továrního“ stavu, v jakém se nacházel, když jste si ho koupili.
Firemní uživatelé Google Apps mohou pro dohled a zabezpečení firemních telefonů využít možností Google Apps Mobile Management: • P řesné zásady: Konfigurace nastavení mobilních zařízení na úrovni organizační jednotky • A ktivace zařízení: Kontrola nad tím, která zařízení se mohou připojovat k datům vašich uživatelů ve službě Google Apps
Bezpečnost mobilního zařízení je nade vše – neztratíte nad ním kontrolu, i když ho ztratíte.
• K onzola zařízení: Zobrazení všech mobilních zařízení v doméně, která se připojují pomocí nástroje Google Sync nebo Android Sync. • A udit aplikací: Zobrazení všech aplikací, nainstalovaných v zařízení Android, které mají přístup k datům služby Google Apps. V jiných operačních systémech (například iOS nebo Windows Phone) není audit aplikací podporován.
15
Jak můžu využívat mobilní aplikace Kouzlo práce s mobilními dotykovými telefony a tablety je právě v možnostech mobilních aplikací. Ty využívají schopností mobilních zařízení a možností jejich operačního systému. Lze je pak využívat pro základní úkony jako je telefonování, odesílání SMS zpráv a emailu, přístup k adresáři a kalendáři či prohlížení webových stránek. Dobré mobilní aplikace jsou připraveny tak, aby uživatele vedly k intuitivnímu ovládání bez potřeby uživatelských příruček. Obrovské množství nejrůznějších užitečných aplikací, které jsou většinou zdarma nebo za poplatek, můžete získat z takzvaných aplikačních obchodů (jsou součástí výbavy každého telefonu), které provozují jednotlivé mobilní platformy. Pro uživatele Androidu je tak k dispozici Google Play, uživatelé iOS od Apple mají AppStore a příznivci Windows Phone 8 najdou mobilní aplikace na Marketplace zřízeném společností Microsoft. Získáte zde tak oblíbené aplikace cloudových služeb jako je například DropBox pro ukládání souborů, Evernote pro vaše poznámky, Quickoffice pro editaci dokumentů, aplikace sociálních sítí Facebook nebo Twitter a mnoho, mnoho dalšího. Především pro uživatele operačního systému Android zde ale platí varování před ohrožením mobilní bezpečnosti. Aplikace je třeba využívat s rozmyslem a ověřit si jejich zdroj a původ. Společné využívání mobilních zařízení a cloudových služeb zajisté přináší uživatelům potěšení z neomezené volnosti. Ale hlavně nabízí širokou synchronizaci mezi zařízeními. Můžete pracovat kdekoliv chcete a na čem chcete a vždy máte k dispozici aktuální verze dokumentů, tabulek, prezentací a dalších souborů. Přitom je ale třeba také dbát o svoji mobilní bezpečnost a zbytečně neumožňovat přístup ke svým datům neoprávněným uživatelům. Vždyť klíče od vašeho domu nebo auta také nepůjčujete každému na potkání.
Obezřetným uživatelům dávají mobilní aplikace volnost a velké možnosti.
16
7
Je snadné přejít do cloudu…. Dnes si řekneme něco o tom, jak vypadá přechod na cloudové služby a jaké jsou nejčastější důvody pro tuto změnu.
Úvodem opět něco málo faktů: Hlavní důvody, proč se společnosti rozhodují pro přechod do cloudu : – Úspora nákladů na SW licence a infrastrukturu – Úspora nákladů za energie – Úspora nákladů za administraci (upgrade SW, údržba serverů, záplaty) – Úspora cestovních nákladů (vzdálená spolupráce) – Zvýšení produktivity zaměstnanců – Vyřešený problém s antispamovou ochranou – Možnost pracovat z domova či na cestách a na vlastním zařízení
Lekce 7 Začněte s rozmyslem
Cloudové služby jsou flexibilní a individuální, takže uvedené výhody platí pro živnostníka i pro střední firmu s dvěma stovkami zaměstnanců.
Spolu s myšlenkou přechodu do cloudu by si měly společnosti odsouhlasit postup přechodu s dodavatelem, který sladí zavedení cloudu s jejich strategickými firemními cíli a jasně definuje jejich současné a budoucí IT schopnosti. Velmi důležitým bodem při rozhodování o dodavateli cloudových služeb je zjištění informací o garantované dostupnosti jeho služeb, aby se nám nestalo, že bude celá firma několik hodin bez přístupu k firemním datům. Například společnost Google garantuje dostupnost služeb Google Apps – 99,9 %.
Přechod do cloudu je u většiny malých a středních firem postupný. Je to stejné jako v případě, když si jdete do banky založit účet. Založíte si účet a postupně k němu přidáváte další bankovní produkty, podle aktuálních potřeb, které se v čase vyvíjejí, a dopředu nikdy nevíte, zda je opravdu budete potřebovat.
Základem kvalitního cloudu je dostupnost služeb.
17
Pošta, kalendář, úkoly… Nejpoužívanější službou, která vede společnosti k přechodu do cloudu je e-mail. 75 % malých a středních firem má dnes už poštu v cloudu. Důvody jsou jasné. – Pomocí webového prohlížeče mají přístup ke své poště, kalendáři, úkolům – kdykoliv, kdekoliv a pomocí jakéhokoliv zařízení – Jednoduché nastavení a synchronizace pro téměř všechny platformy mobilních zařízení – aktuální data máte na všech požadovaných zařízeních – Jednoduché sdílení firemních kalendářů – už na schůzce se zákazníkem můžete naplánovat příští schůzku s ním a dalšími potřebnými lidmi z firmy podle jejich časových možností
Vlastní zkušenost je nejlepší – není váš mail už dávno v cloudu?
Vyberte správného partnera
Zvolte partnera, který vám nabídne komplexní integrované řešení.
Pro migraci dat je vhodné si vybrat firmu, která je certifikovaným partnerem společnosti, od které se rozhodnete využívat cloudové služby. Např. certifikovaný partner nejpoužívanějších cloudových služeb Google a Microsoft. Měl by vám nabídnout komplexní integrované řešení postavené nad těmito službami, které bude řešit vše, co potřebujete – workflow, CRM, ERP, atd. služby a aplikace. Po celé ČR by měl mít síť servisních partnerů, kteří vám s bezproblémovou migrací dat pomohou. Partner s vámi udělá detailní návrh analýzy současného stavu a představí vám návrh řešení migrace dat. Je pouze na vás, která data budete chtít migrovat a která ne. Nemá smysl migrovat data, které už léta nepoužíváte a nebudete je ani v budoucnu potřebovat. Máte tak ideální příležitost ke generálnímu úklidu ve svých datech, stejně tak, jako ho děláte několikrát do roka doma. Po úspěšné migraci dat můžete začít používat cloudové služby, které se obejdou bez aktivní podpory IT oddělení. Jednou z výhod cloudu je, že jednotlivé služby může spravovat i lajk, bez technických znalostí IT.
Shrnutí na závěr – P řed přechodem do cloudu je dobré si zjistit garantovanou dostupnost cloudových služeb poskytovatelem – Přechodu do cloudu je ve většině malých a středních firem sice rychlý, ale přesto postupný – Pro migraci dat je vhodné si vzít certifikovaného servisního partnera, který má zkušeností s touto problematikou – Hlavní důvody přechodu do Cloudu: úspory nákladů, mobilita zaměstnanců, zvýšení jejich spolupráce a efektivity, rychlejší plánování a další výhody Nezdálo se vám něco? Máte komentář nebo námět? Sem s ním!
[email protected] Děkuje Cloud tým Ness Technologies Proč je dobré něco nemít… aneb IT bez investic. 18
