1.
Business case ................................................................................................................................... 2 Situace: ................................................................................................................................................ 2 Cíle: ...................................................................................................................................................... 2 Průběh: ................................................................................................................................................ 2
2.
Podrobný popis................................................................................................................................ 2 Konference „Spolu to dáme“............................................................................................................... 2 Follow up po konferenci ...................................................................................................................... 5
3.
Měřitelné výsledky .......................................................................................................................... 5
4.
Důvody pro ocenění ........................................................................................................................ 6
5.
Autoři práce ..................................................................................................................................... 6
1. Business case Situace: Vedení firmy každoročně na výroční konferenci představuje zaměstnancům strategii firmy pro následující rok, vždy je „daná“ shora a zaměstnanci jsou v roli „nezúčastněných pozorovatelů“. Angažovanost (sledovaná Gallup Engagement Survey) je nízká, lidé nemají zájem.
Cíle:
Aktivizovat zaměstnance a zvýšit jejich motivovanost/angažovanost Zapojit zaměstnance jako vlastníky do tvorby i realizace strategie Dát lidem hlas a motivovat je ho použít
Průběh: Úvodní konference Followup komunikace Spuštění programu k zapojení zaměstnanců do realizace strategie
2. Podrobný popis Úvodní konference „Spolu to dáme“ Hlavní heslo konference i celé strategie = Spolu to dáme podporuje pocit sounáležitosti a potřeby spolupráce všech hovorovost vyjadřuje neformálnost a lidský přístup, který chceme akcentovat heslo podpořeno fotkami „našich“ lidí ze života ve firmě do mozaikového vizuálu, viz animovaná znělka v příloze
Formát konference podpořil cíl místo tradiční jedné obří konference jsme zvolili 7 menších regionálních akcí (5 v ČR, 2 v SK) menší sály, uspořádání kabaretní – kulaté stoly, nižší pódium blíž lidem, spíše pracovní atmosféra než kino zasedací pořádek – lidé z různých poboček a centrály promícháni mezi sebou u stolů moderátor – zaměstnanec firmy, ne externí mediální hvězda Komunikace před konferencí součástí pravidelné písemné interní komunikace na zaměstnance byla sdělení typu: „Na viděnou na tak trochu jiné konferenci“, „Přijeďte na konferenci, bez vás to nedáme“ apod. plakát s pozvánkou k diskusi o strategii namísto tradiční prezentace strategie
Program konferencí Pasivní část: „High level“ strategie od CEO (klasická prezentace) Proč chceme jít touto cestou? Protože jste nám to řekli vy o vysvětlení důvodů ke zvolení strategie od obchodního ředitele a marketingové ředitelky na základě výstupů a výpovědí z různých fór a workshopů zaměstnanců o prezentace strategických priorit z pohledu vedení Interaktivní část: Jak to vidíte vy - Komentujte strategické priority a doplňte svoje o Každý stůl má k dispozici seznam prezentovaných priorit, má za úkol prodiskutovat je mezi sebou, pozměnit je, popř. navrhnout vlastní o Výstupy během přestávky shromáždíme a zpracujeme Jak to vidím já – zvolte si své priority o Na plátně se objevily očíslované všechny priority včetně těch nových od všech stolů o Na pódiu se objevily očíslované skleněné vázy o Každý účastník dostane 3 barevné kuličky a byl vyzván k volbě – vhození kuliček do vázy k příslušné prioritě o Moderátor komentuje průběh hlasování, výsledky jsou dobře vidět, každý sleduje plnící se vázy
Zhodnocení o Všechny priority se objevují na plátně seřazené podle počtu hlasů o CEO komentuje Top 10 priorit a ptá se lidí na možné doplnění, vysvětlení, atd. o Po získání výstupů ze všech konferencí vznikne konsolidovaný seznam priorit celé firmy o Příslib toho, že vedení projde všechny priority, a upraví je ve strategii tak, aby reflektovala názory všech o Klasický Q&A – dotazy od zaměstnanců pro členy vedení – všechny dotazy jsou zaznamenány, i ty nezodpovězené, odpovědi na vše se objeví na intranetu po akci
Icebreaky a neformální části o 2 krátké breaky v průběhu programu – bleskový minikvíz od moderátora z hlavních bodů strategie o 10min. aktivita „Chaos v sále“ – každý účastník má pod židlí jednoduchý pokyn, který plní během hudebního breaku, pokyny jsou kolektivní i protichůdné – po aktivitě krátké zhodnocení „jaké je když nemáme jednotnou strategii a nespolupracujeme“ o Soutěž pro pobočky/oddělení - Nahrajte svůj video pozdrav ostatním na konferenci Předem vyhlášená výzva pro pobočky a oddělení o nahrání pozdravu na konference Pozdravy přehrávány na plátně během breaků Po konferencích všechny pozdravy nahrány na Facebook (fungující uzavřená skupina pro zaměstnance), soutěž – Kdo získá nejvíc lajků, dostane snídani pro celou pobočku
Follow-up po konferenci
Tradiční followup o fotky, videa na intranetu a na Facebooku o nástěnná fotogalerie v kancelářích o dotazník zpětné vazby pro účastníky konferencí o interní zaměstnanecký časopis konference a strategie – hlavní téma Netradiční followup o dedikovaná sekce intranetu se všemi prezentacemi, všemi prioritami a výsledky hlasování z každé akce, všechny dotazy s odpověďmi (celkem 130 dotazů) o zvláštní newsletter Spolu to dáme – úvodní číslo se shrnutím konferencí, nyní v přípravě další číslo s bližšími informacemi o projektech a iniciativách k řešení některých priorit o vyhodnocení soutěže na Facebooku o nejlepší video pozdrav o návštěva poboček – členové vedení navštívili každou pobočku (25 v ČR, 12 v SK), diskutovali o stavu řešení priorit, dalších strategických plánech, sbírali feedback (2 měsíce po skončení konferencí)
Další kroky (ongoing, coming up)
Vytváříme program „Spolu“, který by umožnil zaměstnancům napříč firmou účastnit se v rámci pracovních skupin návrhu a samotného řešení některých priorit (např. zavedení technologií do obchodu, zredukování papírování, zlepšení zákaznického servisu, apod.) Plánujeme volby zástupců z každé pobočky/centrály/call centra do tohoto programu Další vydání newsletteru „Spolu to dáme“ (usilujeme o zhruba měsíční periodicitu)
3. Měřitelné výsledky
Na hodnocení úspěchu přístupu ke komunikaci strategie a samotné realizace strategie je ještě brzy, ale tento nový formát konference a spolurozhodování o prioritách byl přijat velmi pozitivně jako něco úplně nového a vzbudil nadprůměrné očekávání u zaměstnanců. Stejně tak jsme dokázali posílit důvěru a kredibilitu vedení firmy a snížit vzdálenost mezi nejvyšším vedením a nejnižšími pozicemi (posílit myšlenku „jsme na jedné lodi a spolu to dáme“)
Výsledky on-line a papírového dotazníku (reponse rate: 22%, tzn. 135 odevzdaných dotazníků)
4. Důvody pro ocenění
Netradiční přístup k prezentaci firemní strategie s cílem získání buy-in od zaměstnanců Zapojení 360° přístupu ke komunikaci (využití psané, elektronické i osobní komunikace v různých kanálech) Důraz na důvěryhodnost – maximální využití interních zdrojů v přípravě, komunikaci, realizaci a followupu – tzn. vše realizoval interní tým 3 lidí a agentury Sajler & Partners, která zajišťovala techniku a základní logistiku akcí
5. Autoři práce Tomáš Fiala – Manažer komunikace CZ, SK Lukáš Trnka – specialista interní komunikace CZ Zuzana Rausová – specialista interní komunikace SK Tým agentury Sajler & Partners (technika, hostesky)
