1.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Komunikasi 2.1.1. Definisi Komunikasi Komunikasi merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dari kehidupan manusia, apapun statusnya di masyarakat. Sebagai makhluk sosial, kegiatan sehari-hari selalu berhubungan dengan orang lain dalam upaya pemenuhan kebutuhan hidup. Ada beberapa pengertian mengenai komunikasi yang dikemukakan para ahli. Menurut Aristoteles (384 – 322 SM) unsur yang terpenting dalam roses komunikasi adalah si pemberita, isi berita dan si penerima. Harold Koont dan Cyril O”Donell mengemukakan pengertian komunikasi adalah pemindahan informasi dari satu orang ke orang lain terlepas percaya atau tidak. Tetapi informasi yang ditransfer tentunya harus dimengerti oleh penerima.1 Sedangkan Taylor (1993) mengatakan bahwa komunikasi adalah proses pertukaran informasi atau proses yang menimbulkan dan meneruskan makna atau arti, berarti dalam komunikasi terjadi penambahan pengertian antara pemberi informasi dengan penerima informasi sehingga mendapatkan pengetahuan. Secara etimologi komunikasi berasal dari bahasa latin communicare yang berarti berpartisipasi atau memberitahu. Secara terminologi, pengertian komunikasi adalah proses penyampaian suatu pernyataan dari seseorang ke orang lain. Disini dalam berkomunikasi melibatkan manusia, sehingga sering disebut juga komunikasi manusia/human dan communication/komunikasi sosial. Komunikasi ini sering terlihat
1
Devito, Joseph A. 1997, Komunikasi Antarkomunikasi. Alih Bahasa: Agus Maulana. Bandung: Prodessional Book
6
7 pada perjumpaan dua orang, mereka saling memberi salam, bertanya tentang kesehatan dan mengenai keluarga dan sebagainya. Atau dapat disaksikan ada dua orang yang meskipun belum saling kenal karena posisi yang berdekatan (duduk, berdiri) lalu terlibat dalam percakapan, misal didalam bis, antri. Pada kedua contoh situasi komunikasi itu tidak terdapat tujuan apa-apa, tetapi sekedar membunuh waktu. Secara paradigmatis komunikasi berarti penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahu, mengubah sikap/pendapat/perilaku secara langsung/tidak langsung yang mempunyai tujuan tertentu.
2.1.2. Tujuan Komunikasi Pada umumnya komunikasi mempunyai beberapa tujuan, antara lain ; perubahan pendapat, perubahan sikap, perubahan perilaku, perubahan sosial, dapat memahami orang lain, dan gagasan dapat diterima orang lain. Menurut Pace, R Wayne, tujuan sentral komunikasi terdiri atas tiga tujuan utama, yaitu : 1. To secure understanding - memastikan bahwa komunikan mengerti pesan yang diterimanya 2. To establish acceptance - pesan yang sudah diterima harus tersimpan/terekam didalam otak 3. To motivate action - pesan yang sudah diterima segera dilaksanakan Secara singkat tujuan komunikasi adalah mengharapkan pengertian, dukungan, gagasan dan tindakan, setiap kali mengadakan komunikasi sebaiknya perlu meneliti apa yang menjadi tujuan komunikasi.
8 2.1.3. Hambatan Komunikasi Wursanto dalam bukunya berjudul ”Etika Komunikasi Kantor” mnyebutkan enam jenis hambatan komunikasi: 1. Hambatan teknis Hambatan ini antara lain kurangnya sarana dan prasarana yang diperlukan dalam organisasi; kondisi fisik yang tidak memungkinkan terjadinya komunikasi yang efektif; penguasaaan teknik dan metode komunikasi yang tidak memadai. 2. Hambatan perilaku Contohnya sifat apriori; prasangka yang didasarkan pada emosi;
suasana
otoriter; ketidakmauan untuk berubah; egosentris 3. Hambatan bahasa Yang dimaksud dengan bahasa adalah semua bentuk yang digunakan dalam proses penyampaian berita; bahasa tertulis, bahasa lisan, gerak-gerik dan sebagainya. Penggunaan bahasa oleh seorang pemimpin atau komunikator dengan tanpa menghiraukan kemampuan bawahan atau orang yang diajak bicara, akan menimbulkan salah pengertian (miscommuniation). 4. Hambatan struktur Hambatan ini dapat disebut juga sebagai hambatan organisasi; yaitu hambatan yang disebabkan oleh adanya perbedaan tingkat, perbedaan jenis pekerjaan dalam organisasi.
9 5. Hambatan jarak Hambatan ini disebut juga hambatan geografis. Dari segi jarak atau geografis, komunikasi akan lebih mudah berlangsung apabila antara kedua belah pihak yang saling mengadakan interaksi itu berada di satu tempat yang tidak berjauhan. Tapi tidak selamanya pegawai itu berada di satu tempat tertentu, apalagi suatu organisasi yang mempunyai cabang-cabang yang tersebar di berbagai tempat atau wilayah. Sehingga komunikasi dalam organisasi itu mengalami kesulitan apabila tidak ditunjang dengan suatu peralatan komunikasi yang memadai. 6. Hambatan latar belakang Setiap orang memiliki latar belakang yang berbeda-beda. Perbedaan tersebut dapat menimbulkan suatu gap atau hambatan dalam proses komunikasi. Hambatan tersebut dapat dibedakan menjadi hambatan latarbelakang sosial dan latar belakang pendidikan.
2.2. Komunikasi Organisasi Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu kungkungan. Komunikasi organisasi terjadi kapan pun, setidak-tidaknya satu orang yang menduduki suatu jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan suatu pertunjukkan. Karena fokusnya adalah komunikasi di antara anggota-anggota suatu organisasi. Analisi komunikasi organisasi menyangkut penelaahan
10 atas banyak transaksi yang terjadi secara simultan. Unit Komunikasi Suatu sistem didefinisikan oleh Pool [1973] sebagai “setiap entitas berkelanjutan yang mampu berada dalam dua keadaan atau lebih” . Dalam suatu sistem komunikasi, keadaan itu adalah hubungan antara orang-orang. Dalam suatu sistem komunikasi organisasi keadaan tsb adalah hubungan antara orang-orang dalam jabatan-jabatan [posisi-posisi] . Unit mendasar komunikasi organisasi adalah seseorang dalam suatu jabatan. Orang bisa disosialisasikan oleh jabatan, menciptakan suatu lingkaran yang lebih sesuai dengan keadaan jabatan, pada saat yang sama jabatan tsb dipersonalisasikan, menghasilkan suatu figur atau gambar yang sesuai dengan keadaan orang tersebut. Joseph A. Devito mendefinisikan komunikasi organisasi sebagai kegiatan pengiriman dan penerimaan berbagai pesan di dalam organisasi – di dalam kelompok formal atau informal organisasi. Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi pada organisasi. Isinya berupa caracara kerja di dalam organisasi, produktifitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya tidak pada organisasi, tapi lebih pada para anggotanya secara individual.
2.2.1. Komunikasi Lisan dan Tertulis Komunikasi lisan dan tertulis digolongkan berdasarkan bentuk pesan yang akan disampaikan. Sejumlah bentuk komunikasi seperti komunikasi antar pribadi (interpersonal communications) disampaikan secara lisan maupun tertulis. Banyak orang menyukai komunikasi lisan karena situasi keakraban yang ditimbulkannya.
11 Tapi banyak juga yang berpendapat bahwa kecermatan dan ketepatan biasanya lebih berhasil dicapai melalui komunikasi lisan maupun tertulis. Banyak faktor yang menentukan pemilihan di antara kedua bentuk komunikasi itu untuk digunakan dalam situasi tertentu. Pertimbangan waktu, biaya, ketepatan, preferensi pribadi, keterampilan berkomunikasi individual, sumber-sumber daya yang tersedia dan pertimbangan lain menjadi kriteria pengambilan keputusan dalam memilih apakah pesan-pesan akan disampaikan dalam bentuk lisan atau tertulis.
2.2.2. Komunikasi Verbal dan Non Verbal Jika dua orang berinteraksi, maka informasi mengenai perasaan dan gagasangagasan dan ide-ide yang timbul akan dikomunikasikan. Informasi mengenai perasaan seseorang dikemukakan secara lisan melalui apa yang dikatakan dan bagaimana cara mengatakannya. Perasaan seseorang juga dapat dinyatakan dalam bentuk isyarat atau sinyal-sinyal non-verbal dalam percakapan tatap muka langsung. Perasaan, dan keadaan jiwa, atau suasana hati seseorang dapat diekspresikan melalui gerakan isyarat, posisi dan gerakan badan, atau stimulasi non-verbal lainnya yang sama penting dengan kata-kata yang diucapkan.
12 2.2.3. Komunikasi Ke Bawah, Ke Atas dan Ke Samping Penggolongan komunikasi ke bawah, ke atas dan ke samping (lateral) didasarkan pada aliran pesan-pesan dan informasi di dalam suatu organisasi. 1. Komunikasi ke Bawah Aliran informasi dalam komunikasi ke bawah mengalir dari tingkatan manajemen puncak ke manajemen menengah manajemen yang lebih rendah, dan akhirnya sampai pada karyawan operasional. Komunikasi ke bawah mempunyai fungsi pengarahan, perintah, indoktrinasi, inspirasi dan evaluasi. Pertemuan tatap-muka langsung, pembicaraan telepon, memo dan instruksi tertulis adalah media atau saluran yang banyak digunakan dalam komunikasi ke bawah. Namun, masih banyak tersedia media komunikasi lain, misalnya buku pedoman bagi karyawan, majalah, buletin perusahaan, laporan tahunan, pamflet dan sebagainya. 2. Komunikasi ke Atas Komunikasi ke atas dari hirarki wewenang yang lebih rendah ke yang lebih tinggi biasanya mengalir sepanjang rantai komando. Fungsi utamanya adalah untuk memperoleh informasi mengenai kegiatan, keputusan, dan pelaksanaan pekerjaan karyawan pada tingkat yang lebih rendah. Komunikasi ke atas dapat berupa laporan prestasi kerja, saran dan rekomendasi, usulan anggaran, pendapat atau opini, keluhan, bantuan atau instruksi. 3. Komunikasi Ke Samping Komunikasi yang sering disebut juga sebagai lateral communications ini terjadi antara dua pejabat atau pihak yang berada dalam tingkatan hirarki
13 wewenang yang sama (komunikasi horizontal) atau antara orang atau pihak pada tingkatan yang berbeda yang tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lainnya. Media komunikasi yang banyak digunakan dalam komunikasi ke samping ini adalah pertemuan tatap muka langsung, pembicaraan telepon, memo tertulis, surat tugas dan formulir permohonan. 2.2.4. Komunikasi Formal dan Informal 1. Komunikasi formal adalah pesan-pesan yang dikirimkan, ditransfer dan diterima memalui pola hierarki kewenangan organisasi yang telah ditetapkan dalam struktur organisasi atau yang biasa disebut dengan rantai komando. 2. Komunikasi
informal
adalah
proses
komunikasi
dimana
arus
informasinya sesuai dengan kepentingan dan kehendak masing-masing pribadi yang ada dalam organisasi tersebut. Proses hubungan komunikasi informal tidak mengikuti jalur struktural, sehingga bisa saja terjadi seseorang yang mempunyai struktur formal
di bawah
berkomunikasi dengan seseorang di tingkat pimpinan2 2.2.5. Komunikasi Satu Arah dan Dua Arah 1. Komunikasi satu arah menghilangkan kesempatan untuk memperoleh penjelasan dan konformasi. Jenis komunikasi ini hanya menekankan penyampaian pesan. Contoh yang paling baik adalah perintah dan instruksi lisan atau tertulis.
2
Thoha, Miftah, 1983, Perilaku Organisasi: Konsep Dasar dan Aplikasinya, Rajawali, Jakarta
14 2. Komunikasi Dua Arah Komunikasi dua arah memiliki suatu sistem umpan balik permanen di dalamnya, yang memungkinkan komunikator dapat memperoleh umpan balik pesan yang disampaikan. Jenis komunikasi ini menjamin informasi dan penjelasan lebih lanjut akan diberikan dan tersedia setiap saat jika dibutuhkan. Contoh dari jenis komunikasi ini adalah seminar bisnis, kelompok partisipatif dan kuliah dalam kelas (dalam batas-batas tertentu).
2.3. Hambatan-hambatan Komunikasi dalam Organisasi Komunikasi dalam organisasi tidak selamanya berjalan mulus dan lancar. Seringkali muncul salah pengertian antara satu anggota dengan lainnya, antara atasan dan bawahan mengenai pesan yang ingin mereka sampaikan dalam berkomunikasi. Reksohadiprodjo dan Handoko dalam buku yang berjudul ”Organisasi Perusahaan Teori Struktur dan Perilaku” mengklasifikasikan hambatan-hambatan komunikasi ke dalam empat kategori yaitu: 1. Hambatan dalam diri pribadi: Munculnya persepsi selektif; perbedaan individual dalam keterampilan dan berkomunikasi. 2. Hambatan antapribadi: Iklim atau suasana dalam kelompok; kepercayaan penerima; kredibilitas sumber infomrasi; derajat kesamaan pengirim dan penerima. 3. Hambatan organisasional: status; hierarki organisasi; ukuran kelompok dan ruangan atau wilayah dalam organisasi.
15 4. Hambatan teknologi: bahasa dan pengertian; isyarat-isyarat non-verbal; efektivitas saluan.
2.4. Konflik dalam organisasi James A.F. Stones dan Charles Wankel mendefinisikan konflik organisatoris sebagai bentuk ketidaksesuaian paham antara dua orang anggota organisasi atau lebih, yang timbul karena fakta bahwa mereka harus berbagi untuk mendapatkan sumber daya yang langka, aktivitas pekerjaan dan atau karena mereka memiliki status, nilai, tujuan dan persepsi yang berbeda. Beberapa bentuk konflik antara lain, 1. Konflik Sederhana Disebut sederhana karena tipe ini masih pada taraf emosi dan muncul dari perbedaan perasaan yang dimiliki oleh tiap individu. Pada tahap ini, konflik dapat diklasifikasikan menjadi empat a. Konflik prsonal versus diri sendiri – adalah sebuah konflik yang terjadi karena apa yang dipikirkan atau diharapkan tiak sesuai dengan kenyataan. b. Konflik personal versus personal – adalah konflik antar personal yang bersumber dari perbedaan karakter masing-masing personal. c. Konflik personal versus masyarakat – adalah konflik yang terjadi antara individu dan masyarakat yang bersumber dari perbedaan keyakinan suatu kelompok atau masyarakat atau perbedaan hukum. d. Konflik personal versus alam – konflik yang sering terjadi antara keberadaan personal dan tekanan alam.
16 2. Konflik dalam Organisasi Paling tidak, ada tiga jenis konflik dalam organisasi yaitu konflik tugas, konflik antar personal, dan konflik prosedural. Konflik tugas muncul karena anggota organisasi menghadapi ketidaksesuaian peran yang dia jalankan dengan status, kemampuan, pengetahuan, dan pendidikan yang dimilikinya. Bentuk konflik ini sifatnya produktif, yang jika diselesaikan dapat meningkatkan kualitas tanggungjawab personal, kelompok kerja, maupun organisasi, sehingga menghasilkan perubahan pola pikir maupun hasil organisasi. Konflik antarpersonal terjadi manakala hubungan antarpersonal dalam organisasi terganggu. Gangguan ini terjadi karena ada ketidaksepakatan antarpersonal terhadap kebutuhan atau keinginan personal yang seharusnya dapat dipenuhi oleh organisasi. Seringkali konflik ini disebut personality clash karena relasi antarpersonal dalam komunikasi organisasi tidak efektif. Jenis konflik relasi antarpersonal dalam organisasi biasanya terjadi karena kontras atau antagonisme antara tujuan organisasi dan tujuan seseoang atau kelompok orang. Konflik prosedural terjadi karena anggota kelompok tidak sepakat tentang prosedur yang mengatur bagaimana kelompok mencapai tujuan organisasi. Mereka yang terlibat dalam konflik menginginkan suatu prosedur kerja. Konflik prosedur ini termasuk dalam konflik produktif, karena jika diselesaikan dengan baik, akan meningkatkan kinerja organisasi. 2.5. Public Relations 2.5.1. Definisi Public Relations Menurut organisasi International Public Relations Associations (IPRA), Public Relations (PR) merupakan fungsi manajemen yang khas yang mendukung
17 pembinaan dan pemeliharaan jalur bersama antara organisasi dengan publiknya dalam hal komunikasi, penertian, penerimaan dan kerjaama, melibarkan manajemen dam permasalahan dan persoalan; membantu manajemen memberikan penerangan dan tanggapan dalam hubungan dengan opini publik;menetapkan dan menekankan tanggungjaab manajemen untuk melayani kepentingan umum; menopang manajemen dalam mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif, bertindak sebagai sistem peringatan yang dini dalam membantu mendahului kecenderungan; dan menggunakan penelitian serta teknik komunikasi yang sehat dan etis sebagai sarana utama. Ahli PR Roberto Simoes (1984) menyimpulkan bahwa PR merupakan proses interaksi untuk menciptakan opini publik sebagai input yang menguntungkan kedua belah pihak. PR juga merupakan sebuah ilmu mulridisplin yang berusaha menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi publik, bertujuan menanamkan goodwill, kepercayaan, pengertian, dan citra baik dari publik.
2.5.2. Fungsi PR Secara garis besar, PR memiliki lima fungsi pokok dalam kegiatannya seharihari: 1. Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi secara lisan, tertulis, melalui gambar (visual) kepada publik, supaya publik mempunyai pengertian yang benar tentang organisasi atau perusahaan, tujuan serta kegiatan yang dilakukan. 2. Memonitor, merekam dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat umum atau masyarakat. Di samping itu, menjalankan dan bertanggungjawab terhadap kehidupan kita bersama dengan lingkungan.
18 3. Memperbaiki citra organisasi. Bagi PR menyadari citra yang baik tidak hanya terletak pada bentuk gedung, presentasi, publikasi dan seterusnya. Tapi terletak pada (1) bagaimana organisasi bisa mencerminkan sebagai organisasi terpercaya,
memiliki
kekuatan,
mengadakan
perkembangan
secara
berkesinambungan yang selalu terbuka untuk dikontrol dan dievaluasi; (2) dapat dikatakan bahwa citra tersebut merupakan gambaran komponen yang kompleks. 4. Tanggung jawab sosial. PR merupakan intrumen untuk bertanggungjawab terhadap semua kelompok yang berhak terhadap tanggung jawab tersebut. Terutama kelompok publik sendiri, publik internal dan pers. 5. Komunikasi. PR mempunyai bentuk komunikasi yang khusus, komunikasi timbal balik, maka pengetahuan komunikasi menjadi modalnya. 2.5.3. Media Komunikasi PR Secara umum, media atau alat kampanye PR digolongkan sebagai berikut: 1. Media umum. Contohnya surat menurat, telepon, dan faksimili 2. Media massa. Contohnya media cetak, surat kabar, tabloid, buletin, dan media elektronik termasuk televisi, radio dan film 3. New media atau internet. 4. Media khusus. Contohnya iklan, logo nama perusahaan atau produk lain yang Meiskeggap menjadi sarana atau media komunikasi yang efektif. 5. Media internal. Contohnya House Journal (jurnal internal), barang cetakan, materi audio visual dan media pertemuan.
19 House Journal atau jurnal internal, menurut Frank Jefkins dalam Soemirat dan ArMeisketo (2003), adalah salah satu bentuk komunikasi PR yang paling tua. Dua House Jurnal tertua di Amerika Serikat adalah The Lowell Offering yang diterbitkan pada tahun 1842 dan The I.M Siner & Co’s Gazette pada tahun 1855. Jefkins membagi House Journal menjadi lima bentuk utama yaitu: 1. Sales bulletin (buletin penjualan). Buletin ini adalah media komunikasi reguler anatar manajer penjualan dengan staf penjualan di lapangan. Buletin ini biasanya terbit setiap minggu. 2. Newsletter. Media komunikasi internal semacam ini berisi berita seputar kegiatan perusahaan dan diterbitkan bulanan, dua bulanan atau tiga bulanan. 3. Majalah internal. Berisi tulisan feature, laporan dan foto. Sama seperti newsletter, majalah internal diterbitkan bulanan atau triwulan. 4. Tabloid newspaper. Mirip surat kabar biasa, berisi pokok-pokok berita yang sanat penting, artikel pendek dan ilustrasi. 5. Wall
newspaper
(Koran/majalah
dinding).
Bentuk
media
komunikasi
antarkaryawan di satu lokasi pabrik, perusahaan atau pasar swalayan berisi berita atau pengumuman singkat yang ditempel di dinding. Berdasarkan khalayaknya, media-media komunikasi ini dapat bersifat internal atau eksternal. Media komunikasi internal bertujuan menyediakan informasi dan pengetahuan seputar kegiatan organisasi yang bermanfaat bagi karyawan dan pihak manajemen. Sedangkan media eksternal berfokus pada informasi dan pengetahuan yang berhubungan dengan organisasi yang dapat dimanfaatkan oleh pihak-pihak eksternal seperti investor, lembaga keuangan, pemerintah, lembaga donor, dan masyarakat luas.
20 2.5.3.1 Media Komunikasi Internal Menurut Rosady Ruslan dalam Manajemen PR dan Media Komunikasi (2003), fungsi media komunikasi internal adalah sebagai berikut: 1. Media hubungan komunikasi internal dan eksternal dalam upaya pencapaian pesan-pesan perusahaan kepada pemilik (shareholder), khalayak terkait (stakeholder) mengenai aktivitas perusahaan, manfaat produk barang an jasa. 2. Ajang komunikasi antar-karyawan. Misalnya kegiatan usaha, wisata, kegiatan karyawan. 3. Media bagi staf PR untuk tulis menulis 4. Nilai tambah bagi PR untuk menerbitkan in house journal yang bermutu, terbit berkala dan teratur, penampilan profesional, lay out dan isi yang ditata apik serta cover yang menarik. Khalayak Media Internal: 1. Pegawai/anggota: Semua orang yang bekerja atau menunjang suatu organisasi, mulai dari pucuk pimpinan dan eksekutif, hingga staf pendukung lainnya (administrasi, pelayanan dan penjualan, transportasi dan umum). 2. Distributor: mereka yang menangani fungsi perantara antara produsen dan konsumen. Jaringan distribusi melibatkan para grosir, agen komisi, eskprotir dan importir dan toko pengecer, hingga warung kecil. 3. Pemasok/Mitra usaha: mereka yang menyuplai jasa-jasa, serta memasok bahanbahan dan komponen produksi. 4. Investor: Bukan hanya individu yang membeli surat berharga, tapi juga para analis serta pembeli partai besar
21 5. Konsumen: bukan hanya rumah tangga melainkan juga perusahaan pembeli. 6. Pemerintah: Pembuat kebijakan yang terkait dengan usaha yang dijalani. 7. Masyarakat: Segmen masyarakat yang menjadi target usaha atau asosiasi usaha di bidang terkait. Dalam melaksanakan kegiatan media internal, tugas-tugas manajer PR anatara lain sebagai berikut: 1. Menetapkan target dasar dan tujuan dari media internal 2. Memperhitungkan sumberdaya manusia dan biaya pelaksanaan media internal. 3. Menetapkan skala prioritas untuk waktu operasi serta optimalisasi penggunaan tenaga kerja, dan berbagai sumberdaya lainnya. 4. Menentukan kelayakan pelaksanaan setiap upaya yang hendak dilakukan sesuai dengan dana, staf, serta kecukupan peralatan yang ada. Karakteristik media internal adalah: 1. Jangkauan serta pembaca humas internal harus dikenali karena akan mempengaruhi gaya dan kandungan isi jurnal 2. Besar kecilnya kuantitas penerbitan atau oplah akan mempengaruhi metode produksi dan kualitas materi maupun kandungan isinya. 3. Jurnal harus diterbitkan berkala secara teratur dan memiliki tanggal publikasi yang tetap: dwi mingguan, bulanan, dwi bulanan. 4. Biasanya, isi jurnal berisi uraian hal-hal yang sudah terjadi. 5. Setiap jurnal hendaknya memiliki ciri khas berkaitan dengan isinya. 6. Jurnal internal harus disesuaikan dengan keseluruhan program humas dan jadi wahana untuk mencapai khalayak yang hendak dituju; informasi mengenai
22 aspek tertentu dari organisasi, wahana komunikasi antarkaryawan yang tersebar di berbagai divisi dan cabang usaha, forum untuk saling tukar pandangan, pengenalan produk. Media komunikasi internal dapat bersifat tulisan atau lisan. Media komunikasi tulisan: 1. Majalah dan buletin perusahaan Media komunikasi ini bersifat formal dan bertujuan untuk menciptakan suasana akrab di antara para karyawan. Selain itu, majalah atau buletin sebuah organisasi dapat berupa informasi mengenai kegiatan atau program yang sedang dilakukan karyawan, cerita sukses dari lapangan, atau hal-hal lain yang dapat menjadi pembelajaran bagi semua unsur di perusahaan. Menurut Tingley, publikasi organisasi yang baik adalah publikasi yang memberitakan masalahmasalah yang berkaitan dengan penerapan teknologi di dalam perusahaan, lingkungan sosial, tanggung jawab sosial dan dinamika organisasi. 2. Memo dan instruksi tertulis Memo dan instruksi harian merupakan saluran komunikasi tertulis ke bawah yang paling banyak digunakan di dalam perusahaan. Memo dan instruksi harian ini dapat berupa catatan singkat baik diketik atau hanya tulisan tangan yang disampaikan kepada bagian atau karyawan lain dalam perusahaan. Setiap memo berkaitan dengan pekerjaan atasu tugas bagian personalia, misalnya usulan promosi karyawan atau catatan pendisplinan karyawan. 3. Papan pengumuman dan poster Jika jumlah karyawan yang menjadi sasaran komunikasi sangat besar dan jika isi atau beritanya menyangkut kepentingan besar sebagian karyawan,
23 maka biasanya, perusahaan menempelkan memo dan instruksi pada pada papan pengumuman. Papan pengumuman ini diletakkan di tempat yang strategis untuk menarik perhatian setiap karyawan. Poster-poster bergambar 4. Laporan tahunan Laporan tahunan ini dipublikasikan setahun sekali yang berisi informasi mengenia aktivitas perusahaan, penelitian dan pengembangan produk baru, laporan keuangan dalam bentuk neraca, laporan rugi laba, dan lain sebagainya. Laporan tahunan ini sangat bermanfaat baik bagi internal (manajemen dan karyawan) maupun pihak eksternal (investor, lembaga keuangan, kreditur, pemerintahdan masyarakat luas). Karyawan perusahaan dapat memperoleh informasi yang menyeluruh tentang organisasinya. Para pemegang saham dan investor dapat memperoleh informasi mengenai prospek perusahaan di masa mendatang. Dan laporan tahunan tahunan ini juga sangat bermanfaat bagi para peneliti dalam berbagai bidang studi manajemen. 5. Surat elektronik (e-mail) Email dapat digunakan sebagai sarana komunikasi organisasi individual atau kelompok. Sama seperti memo, email dapat dimanfaatkan untuk menginformasikan hal-hal seputar kegiatan organisasi seperti peraturan kerja, standar pelaksanaan kerja, atau hal-hal lainnya. 6. Intranet Intranet adalah jaringan privat (private network) yang menggunakan protokol-protokol internet (TCP/IP) untuk membagi data dan informasi seputar perusahaan kepada karyawan.
24 7. Kotak saran Kotak saran merupakan saluran komunikasi formal tertulis yang mengalir ke atas dari karyawan ke pihak manajemen yang jika dimanfaatkan dengan baik dapat memberikan data yang memadai untuk mendorong produktivitas dan menjamin kepuasan kerja karyawan. Media Komunikasi lisan 1. Pembicaraan lewat telepon Jenis komunikasi lisan jenis ini mungkin yang paling banyak digunakan tidak hanya untuk berkomunikasi ke bawah tapi juga dapat digunakan untuk komunikasi ke atas atau ke samping. 2. Komunikasi tatap muka Komunikasi yang terjadi antara bawahan dan atasan mungkin merupakan komunikasi tatap muka yang terpenting karena pengaruhnya terhadap sikap dan perilaku bawahan. Komunikasi tatap muka dapat dipakai untuk memberi petunjuk kepada bawahan mengenai apa yang harus mereka kerjakan, meningkatkan aspirasi terhadap tujuan perusahaan dan motivasi mereka, memberitahu konsekuensi-konsekuensi dari hasil prestasi kerja mereka, dan menjadi saluran umpan balik dari karyawan kepada manajemen. Jenis komunikasi ini apat juga digunakan untuk memberi saran kepada bawahan mengenai masalah yang menjadi perhatian an sedang dihadapi mereka, dan membicarakan situasi masalah tersebut bersama mereka. 3. Panitia Di samping dapat digunakan untuk komunikasi ke bawah, tugas kepanitiaan dapat juga digunakan untuk ke atas atau ke samping. Penggunaan
25 suatu panitia dapat membantu komunikasi lisan maupun tertulis, sehingga dapat mengatasi rantai penghubung yang lemah atau hambatan dalam sistem komunikasi formal yang lain. Pimpinan perusahaan dapat mengadakan suatu rapat kerja (raker) dimana pejabat dan karyawan yang terpilih bertemu selama sehari atau lebih di satu tempat tanpa keramaian kantor sehari-hari. Keberhasilan suatu panitia sangat tergantung pada kemampuan para anggota an ketua panitia dalam menangani tugas mereka. 4. Panitia dan konferensi Merupakan jenis pertemuan yang hampir sama dengan pengecualian bahwa panitia mempunyai keanggotaan yang lebih atau kurang stabil dan beberapa keteraturan falam pertemuan. Sedangkan konferensi biasanya merupakan suatu pertemuan sesaat (insidentil) dan frekuensinya relatif jarang. Konferensi diadakan untuk menjaga agar karyawan tetap terlibat dalam pemecahan suatu masalah dan mengambil keputusan, menanyakan dan menentukan sikap, dan menyediakan suatu media dan iklim yang memungkinkan munculnya partisipasi. Menurut M. Linggar Anggoro, bentuk media internal bervariasi: 1. Newsletter: jumlah halaman terbatas 2 hingga 8 halaman, ukuran A4, sebagian besar isinya tulisan singkat dan padat, informatif, info aktual. Proses pencetakannya bisa cetak biasa atau litografi. Sirkulasinya luas, untuk kolega/khalayak. 2. Koran atau tabloid: Jumlah halaman terbatas, ukuran lebar, isinya variatif. Harian atau mingguan. Sirkulasinya luas dan bisa dijual.
26 3. Majalah dinding: Bentuknya seperti poster kecil yang ditempelkan di dinding. Diperlukan sebagai medium yang biasa digunakan untuk keperluan internal ataupun eksternal. Pembacanya terbatas di lingkungan kantor. 4. Majalah: Jurnal internal yang memiliki format majalah, ukuran A4. Isinya kebanyakan artikel feature dilengkapi gambar dan tabel. Bisa bulanan atau dwibulanan. Bisa dicetak biasa atau teknik litografi. Sirkulasinya luas, bisa dijual. Dalam menerbitkan jurnal internal, perlu dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut: 1. Sejauh mana relevansi dalam pencapaian tujuan perusahaan. 2. Sejauh mana media internal menunjang upaya mencapai tujuan PR. Misalnya untuk menjangkau khalayak luas atau adanya jurnal teknis untuk menjalin kedekatan hubungan dengan mitra dagang. 3. Jenis khalayak yang dituju akan memengaruhi keputusan perusahaan untuk membuat media internal. 4. Dengan dana yang tersedia, seberapa sering jurnal (terdiri dari sekian halaman dengan standar produksi tertentu) dapat dibuat. 5. Perlu tidaknya digali sumber pendapatan dari jurnal, baik dari penjualan maupun dari iklan, untuk menutup biaya.’ 6. Adanya SDM dan alokasi waktu dari PR: apakah ditangani sendiri, merekrut editor tetap, atau menunjuk konsultan.
27 2.5.3.2 Media Komunikasi Eksternal Media Komunikasi Eksternal, memungkinkan pihak-pihak yang berada di luar organisasi mengetahui perkembangan organiasi tersebut. Media komunikasi eksternal yang sering digunakan organiasi atau perusahaan antara lain: 1. Media cetak. Media komunikasi tercetak atau tertulis bertujuan untuk menjangkau publik eksternal seperti pemegang saham, konsumen, pelanggan, mitra kerja, dan sebagainya. Contohnya media cetak adalah majalah, brosur dan leaflet. Media eksternal cetak ini berfungsi sebagai sarana untuk menyampaikan keterangan kepada
khalayak, media pendidikan, sarana membentuk opini
publik, sekaligus sarana untuk membangun citra perusahaan. 2. Radio Merupakan media audio yang mampu mengirimkan pesan berupa informasi lisan (suara) kepada khalayak. Sejumlah organisasi atau perusahaan memilih radio sebagai media untuk menyampaikan informasi karena cakupan siarnya yang luas yang mampu menjangkau wilayah-wilayah pelosok sekalipun. 3. TV Salah satu cara yang dipakai organisasi dalam menyampaikan pesan kepada khalayaknya melalui televisi adalah dengan memanfaatkan medium iklan. Mereka juga biasanya mengundang jurnalis stasiun televisi untuk meliput kegiatan mereka.
28 4. Internet Merupakan media komunikasi berbasis komputer teknlogi informasi. Internet banyak dipilih oleh perusahaan untuk menjalin kemampulan dan menjangkau khalayaknya. Keunggulan internet adalah penetrasinya yang semakin tinggi dari waktu ke waktu, menghilangkan hambatan waktu dan tempat serta mudah diakses dan digunakan oleh siapa saja.