~
Bibliotheek Poslbiis 9070 6800 ED Arnhem Tcl 026 - 368 I36 83
Datum retour:
I
Inhoudsopgave
_____________-__________________________--_-
I . Inleiding
4
2. Directiesecretaris
5
3. De communicatieafdeling
6
4. Communicatie in de lijn
7
5. Knelpunten formatie en deskundigheid
8
6. Seminars/trainingen
9
Bijlage: resultaten per dienst/directie
10
Bijlage: inventarisatieformulier
49
.".."."."..."......"".~~~"~,,.."",.I,,,
1 Inleiding
Ministerie van Verkeer en waiecsiaztí Informatie en Documentatie Postbus 20901 2500 EX Cleri Haag l~i.n7n.?r,i7n~<,i~,,n-rn 7 ~
,
~
In opdracht van het werkteam deskundigheidsbevorderingvan het Platform Communicatie heefi DVO in mei 1998 een vragenlijst gezonden aan alle directiesecretarissen van de directies en diensten van het ministerie van Verkeer en Waterstaat met als dpel inzicht te krijgen in de organisatie van de communicatie binnen het ministerie en het profiel van de communicatiefunctie. In totaal 22 invulformulieren werden verzonden, 20 werden tot nu toe geretourneerd. Over de 20 ingevulde formulieren wordt in dit verslag gerapporteerd. ingegaan zal worden op de rol van de directiesecretaris, de opbouw en werkwijze van een eventuele aparte afdeling voor communicatie en de organisatie van de communicatie in de lijn. Daarnaast zal aandacht besteed worden aan de formatie, knelpunten bij vacatures en opleidingen en tenslotte wordt verslag gedaan van de interesse in de seminars en trainingen die het Kennis en Servicecentrum van DVO voornemens is te organiseren.
3
~
2 De Directiesecretaris
In 16 van de 20 gevallen is de directiesecretaris eindverantwoordelijk voor de communicatie en in 12 van de 16 gevallen is de directiesecretaris ook zelf belast met communicatietaken. Bij één directie is de directiesecretaris niet eindverantwoordelijkvoor de communicatie, maar is deze verantwoordelijkheid ondergebracht bij een aparte afdeling. Bij een andere directie is de directiesecretaris niet eindverantwoordelijk voor de communicatie, maar wel af en toe belast met communicatietaken. Twee diensten kennen geen directiesecretaris en derhalve kunnen deze ook niet eindverantwoordelijkzijn. De communicatietakenwaarmee de directiesecretaris is belast zijn divers. in veel gevallen houdt men zich bezig met "corporate communicatie" van de dienst, zoais het maken van een communicatiestrategieen het adviseren van de leiding over strategische communicatie. Daarnaast is men soms aanspreekpunt voor de media, eindredacteur van het personeelsblad, draait men mee in grote communicatieprojectenen houdt men toezicht op de ontwikkeling van communicatieplannen. In het merendeel van de gevallen is de directiesecretaris geen communicatiecoördinator. Bij maar liefst 14 van de 20 diensten en directies is een communicatiestrategie in ontwikkeling, vier hebben al een strategie en bij twee directies is er geen sprake van een commuriicatiestrategie.
4
3 De communicatieafdeli ng
3.1 Communicatie in een aparte afdeling
Bij vrijwel alle directies en diensten is de communicatie bij een aparte (0nder)afdelingondergebracht. Vaak als onderdeel van het Directiesecretariaat of het Bureau DG, waar de communicatiefunctiedan bestaat naast andere functies. Soms als echt aparte afdeling die zich uitsluitend met communcatietaken bezig houdt. Bij drie diensten is geen sprake van een aparte communicatie-afdeling. De afdelingen die zich bezig houden met communicatie heten overal anders. Een paar voorbeelden: cluster communicatie, groep Communicatie &
Informatie, In- en Externe Communicatie & Marketing, Directiesecretariaaten Communicatie, Managementondersteuning& Communicatie, Voorlichting en PR, Stafafdeling Advies & Coördinatie. 3.2 Formatie
De formatie waarover de communicatieafdelingvoor communicatietaken beschikt variëren van 0,4 tot 10 fte. In totaal is 67,4fte beschikbaar, gemiddeld houdt 3,7 fte per Directie of Dienst zich in een aparte afdeling met communicatie bezig. Communicatiemedewerkersin de lijn laten we hierbij buiten beschouwing. Bij negen diensten is de formatie voor communicatie de afgelopen twee jaar gegroeid. Had men twee jaar geleden totaal de beschikking over 1 9 5 fte, in 1998 is dit gegroeid naar 365 fte. 3.3 Aard van de werkzaamheden
Bij de meeste communicatieafdelingenbestaat het werk zowel uit beieidsmatig/adviserende taken ais uitvoerende taken, en is de verdeling daartussen fifty-fifty. Bij twee communicatieafdelingen zijn de werkzaamheden overwegend beleidsmatig/adviserend, bij vijf anderen overwegend uitvoerend van aard. Het opleidingsniveau is veelal HBO. Bij afdelingen met meer uitvoerende taken komt ook MBO niveau voor, bij afdelingen met meer beieidsmatig/adviserende taken komt vaker WO niveau voor.
5
4 Communicatie in de lijn
4.1 Communicatie in de lijn
Bij 11 van de 20 directies en diensten zijn communicatiemedewerkersin de lijn werkzaam. in zes van de 11 gevallen vindt regelmatig overleg plaats tussen communicatiemedewerkersin de lijn en communicatiemedewerkersin de aparte afdeling. 4.2 Formatie
Het aantal fte varieert van één tot negen. Bij een aantal directies huurt men op projectbasis communicatiemedewerkersin. Het opleidingsniveauvan de communicatiemedewerkersis divers en varieert van MBO tot Wo.
4.3 Aard van de Werkzaamheden
De werkzaamheden waarmee de communicatiemedewerkersin de lijn belast zijn zijn zeer divers, van communicatie-adviestot begeleiding van de uitvoering, maar ook persvoorlichtingkomt voor. De aard van de werkzaamheden is overwegend uitvoerend (bij vijf directies), deels uitvoerend, deels beleidsmatig (bij vier directies). Bij twee directies zijn de werkzaamheden overwegend beieidsmatigladviserendvan aard.
6
5 Knelpunten formatie en deskundigheid --5.7 Knelpunten formatie
Drie van de 19 diensten kunnen het communicatiebeleid binnen de formatie aan. De rest komt regelmatig handen te kort, zowel voor beleidsmatig/adviserende taken als voor uitvoerend werk. Een aantal diensten heeft daarom ook mensen buiten de formatie in dienst. De meningen zijn verdeeld over de vraag of DVO een rol zou kunnen spelen bij de oplossing van dit probleem. Zes diensten of directies zeggen nee, 10 diensten of directies zien wel een rol voor DVO weggelegd. Behalve het daadwerkelijk leveren van menskracht (opzetten pool, hulp bij detachtering en IF) ziet men de rol van DVO vooral als pleitbezorger van het belang van communicatie: blqven hameren op de noodzaak van communicatie, het benadrukken van het feit dat het belangrijk is zelf communicatiemedewerkersin dienst te hebben. Daarnaast is ook hulp bij practische zaken, de V&W brede voorlichting en hulp bij uitvoering van beurzen en tentoonstellingen een wens. 5.2 Knelpunten vervullen vacatures
Slechts vijf van de 19 diensten eivaren knelpunten bij het vervullen van vacatures, zowel in kwalitatieve als in kwantitatieve zin. Er wordt nergens een actief mobiliteitsbeleid gevoerd. Het idee van de opzet van een pool van medewerkers, in te zetten waar behoefte is, wordt door het overgrote deel positief beoordeeld. Een aantal staat neutraal tot negatief tegenover dit idee. 5.3 Knelpunten opleidingen
Ongeveer de helft van de directies en diensten ervaart problemen op het gebied van de opleidingen of vaardigheden voor de communicatiemedewerkers. Het ontbreekt aan korte, goedkope, op V&W gerichte cursussen. Ook het ontbreken van tijd om cursussen t e volgen wordt als knelpunt genoemd. Inhoudelijk bestaat behoefte aan cursussen adviesvaardigheid, schrijfvaardigheid, en die zaken die V&W specifiek zijn.
Een aantal diensten en directies ziet een rol voor DVO weggelegd bij de oplossing van dit knelpunten en wel in de vorm van het aanbieden van V&W gerichte cursussen, korte IF achtige periodes of het organiseren van uitwisseling anderszins.
7
6 Seminadtrainingen
6.1 Belangstelling
Op één na staan alle directies en diensten positief tegenover het idee van het opzetten van seminarsitrainingen. De interesse voor de gegeven onderwerpen is ais volgt: 9 communicatie-onderzoek internetiintranet 13 interactieve planvorming 8 opzet en exploitatie van informatiecentra 9 huisstijl 7 beeldcommunicatie 8 adviesvaardigheden 13 mediatraining 14 presentatietechnieken 11 omgaan met (advies) bureaus 12 6.2 Suggesties
Men doet de volgende suggesties voor andere seminars of trainingen: protocol. klantvriendelijkheid, interne communicatie, persvoorlichting, organisatie en cultuur, schrijf-en redactievaardigheden,taalgebruik, een communicatiemodule speciaal voor integrale managers en projectleiders. Iemand doet de suggestie vooral ook goed te letten op niveauverschil en bijvoorbeeld verschillende cursussen aan te bieden voor junior en senior medewerkers.
8
Bijlage: resultaten per dienst/directie
9
Hoofdkantoor van de Waterstaat
_____________________--_----_-__De directiesecretaris
Bij het hoofdkantoor is de directiesecretaris eindverantwoordelijkvoor de communicatie, voor zover de taken niet in de lijn liggen en is hij zelf ook belast met communicatietaken. Het gaat dan op het opstellen van een communicatiestrategie/plan voor het Hoofdkantoor en het eindredacteurschap van het personeelsblad. Een communicatie-strategieis in ontwikkeling. De directiesecretaris is geen cc.
De afdeling die is belast met communicatie Binnen het Bureau DG is de cluster Communicatie belast met de communicatie. De directiesecretaris is geen hoofd van de cluster Communicatie. Bureau DG telt ongeveer 15 fte, waarvan 3 fte aangewend wordt voor de cluster Communicatie. Deze formatie is de afgelopen twee jaar gegroeid van 1 naar 3 fte. Van de 3 fte wordt ongeveer 2,5íte besteed aan de RWS brede communicatie en 0,5 íte voor het Hoofdkantoor. De medewerkers van de cluster Communicatie beschikken over opleidingen op MBO. HBO en WO niveau. De werkzaamheden zijn overwegend beleidsrnatig/adviserend van aard.
Communicatie in de /ijn Er zijn bij het Hoofdkantoor 9 fte communicatie-medewerkersin de lijn werkzaam, waarvan een deel (6)tijdelijk. Deze communicatiemedewerkerszijn werkzaam bij de Directie Water, de Stafdienst Personeel en Organisatie, het Project Wegverlichting, het Project Infraplan, het Projectbureau RWSZûû en het Project Wegen naar de Toekomst. De communicatiemedewerkers in de lijn beschikken over een opleiding op MBO en HBO niveau. De medewerkers zijn belast met coördinatie en begeleiding van de uitvoering. De werkzaamheden zijn overwegend uitvoerend van aard. Er is geen regulier overleg tussen de communicatiemedewerkersin de lijn en van Bureau DG. Er leven wel plannen om een dergelijk overleg te starten.
10
Deskundigheid Het Hoofdkantoor komt regelmatig handen te kort, voor zowel uiivoerende als ook beleidsmatig/adviserendewerkzaamheden. Het Hoofdkantoor ziet een rol voor DVO in de oplossing van dit knelpunt weggelegd. Het Hoofdkantoor ervaart geen knelpunten bij de vervulling van vacatures. Er wordt geen actief mobiliteitsbeleidgevoerd. De directiesecretaris staat positief tegenover de gedachte van een pool van communicatiemedewerkers. Het Hoofdkantoor ervaart geen knelpunten op het gebied van opleidingen of vaardigheden voor de communicatiemedewerkers. Seminars
Het Hoofdkantoor staat positief tegenover het idee van de seminarSItrainingen en toont belangstelling voor de volgende onderwerpen: Communicatie-onderzoek, Internetlintranet, mediatraining en presentatietechnieken.
11
RWSIDiredie Zeeland
De directiesecretaris In Zeeland is de directiesecretaris eindverantwoordelijkvoor de communicatie en zij is zelf ook belast met communicatietaken. Het gaat daarbij om het vormgeven van het communicatie- en voorlichtingsbeleid van de directie. Een communicatie-strategieis in ontwikkeling. De directiesecretaris is geen cc.
De afdeling die i5 belast met communicatie Binnen het directiesecretariaatis de groep "Communicatie & Informatie" belast met de communicatie. Onder het directiesecretariaat vallen verder het Informatiecentrum(bibliotheek) en ondersteuningvan de HID, het DT en de OR.
De directiesecretaris is hoofd van de groep Communicatie & Informatie. De taken waarmee de groep is belast zijn in de afgelopen twee jaar veranderd als gevolg van integraal management en de toename van het aantal grote projecten. Zo wordt er meer aandachtlmenskracht besteed aan de advisering en ondersteuning van grote projecten, is er meer aandacht voor interne communicatie tussen afdelingen en is er grotere behoefte aan
communicatiebeleid. Het directiesecretariaat beschikt over 14,75 fte, waarvan 6,5wordt gebruikt voor de groep Communicatie & Informatie (6 communicatieadviseurs en 0,5fte van het hoofd). Deze formatie is de afgelopen twee jaar gelijk gebleven. De communicatieadviseurs hebben allemaal een HBO opleiding, het hoofd heeft een WO opleiding. De verhouding beleidsmatig/adviserendewerkzaamheden versus uitvoerende werkzaamheden ligt fifty fifîy. Communicatie in de lijn Er zijn bij de Directie Zeeland geen communicatie-medewerkersin de lijn werkzaam.
12
Deskundigheid De Directie Zeeland komt regelmatig handen te kort, voor zowel uitvoerende als ook voor beleidsmatigeíadviserendewerkzaamheden. Buiten de formatie om heeft de Directie 2 fte in dienst. DVO zou de volgende rol kunnen spelen in de oplossing van dit knelpunt aandacht voor het belang van eigen communicatieadviseurs (i.p.v. inhuur) i.v.m. eenduidigheid en continuiteit bij de uitvoering van het communicatiebeleid richtlijnen voor het aantal communicatieadviseurs. De Directie Zeeland ervaart geen knelpunten bij de vervulling van vacatures. Er wordt geen actief mobiliteitsbeleid gevoerd. De directiesecretaris staat neutraal tot afwachtend positief tegenover de gedachte van een pool van communicatiemedewerkers. Ze geeft aan daarover te willen nadenken. De Directie Zeeland ervaart geen knelpunten op het gebied van opleidingen of vaardigheden voor de communicatiemedewerkers. Seminars De Directie Zeeland staat positief tegenover het idee van de serninars/trainingenen toont belangstelling voor de volgende onderwerpen: Communicatie-onderzoek,Internethtranet, Interactieve planvorming, opzet en exploitatie van informatiecentra, mediatraining, presentatietechniekenen omgaan met (advies)bureaus. Men doet de suggestie ook aandacht te besteden aan klantvriendelijkheid en interne communicatie.
13
RWWDirectie Noord-Holland
De directiesecretaris De Directie Noord-Holland heeft geen directiesecretaris. De afdeling die is belast met communicatie De afdeling iECM (in- en Externe Communicatie &Marketing) is belast met de communicatie. Deze afdeling houdt zich met geen andere dan communicatietaken bezig. De taken waarmee de afdeling is belast zijn in de afgelopen twee jaar niet veranderd. Deze formatie is de afgelopen twee jaar gegroeid van 6 naar 10 fte en van 6 naar 16 plaatsen. De medewerkers van de afdeling hebben allemaal een HBO opleiding of WO opleiding. De verhouding beleidsmatig/adviserende werkzaamheden versus uitvoerende werkzaamheden ligt fiíty fifty.
Communicatie in de lijn Er zijn bij de Directie Noord-Holland geen communicatie-medewerkersin de lijn werkzaam. Deskundigheid De afdeling iECM komt regelmatig handen te kort, voor zowel uitvoerende als ook voor beleidsmatige/adviserende werkzaamheden. Buiten de formatie om heeft de groep 7 fte in dienst. De Directie Noord-Holland ziet een rol voor DVO in de oplossing van dit knelpunt weggelegd en wel in de volgende zin: een inzet als volwaardig communicatie bureau, dus advies en uitvoering in opdracht van de directie - detachering van mensen.
-
De Directie Noord-Holland ervaart geen knelpunten bij de vervulling van vacatures. Er wordt geen actief mobiliteitsbeleidgevoerd. De Directie NoordHolland staat positief tegenover de gedachte van een pool van communicatiemedewerkers.
De Directie Noord-Holland ervaart knelpunten op het gebied van opleidingen of vaardigheden voor de communicatiemedewerkers, en wel op het gebied van
adviesvaardigheden: het kunnen loslaten van de lijn, 'beperken tot advies'. De
14
Directie ziet een roi voor DVO weggelegd bij de oplossing van dit knelpunt en wel in de vorm van het aanbieden van cursussen, het bieden van een klankbord en het promoten van communicatie bij de lijn.
Seminars De Directie Noord-Holland staat positief tegenover het idee van de seminars/trainingen en toont belangstelling voor de volgende onderwerpen: Internethtranet, Interactieve planvorming, huisstijl en adviesvaardigheden. De Directie doet de suggestie te letten op niveauverschillen en verschillende seminars te organiseren voor senior en junior medewerkers.
15
RWSIDirectie Noord-Nederland
De directiesecretaris De directiesecretaris van Noord-Nederland is eindverantwoordelijk voor de communicatie, en is formeel ook belast met communicatietaken. In praktijk worden deze vervuld door de lijn en het directiesecretariaat. De directiesecretaris is ook cc, evenals het hoofd van het directiesecretariaat. Noord-Nederland beschikt over een communicatiestrategie. De afdeling die is belast met communicatie De afdeling die belast is met de communicatie is de afdeling directiesecretariaat en Communicatie, Behalve met communicatie houdt deze afdeling zich ook bezig met management en procesondersteuning, facilitaire zaken en crisisbeheersing. De afdeling wordt geleid door een hoofd directiesecretariaat en communicatie. De afdeling houdt zich recentelijk bezig met het bieden van ondersteuning op het gebied van nieuwe media. De afdeling Directiesecretariaat en Communicatie telt 6 formatieplaatsen waarvan er ongeveer 4 worden gebruikt voor communicatietaken. Deze formatie is de afgelopen twee jaar gelijk gebleven. De medewerkers van de afdeling hebben een opleiding op HBO niveau. De werkzaamheden zijn overwegend uitvoerend van aard. Communicatie in de lijn Er zijn in Noord-Nederlandgeen communicatie-medewerkersin de lijn werkzaam.
Deskundigheid Hier mist een stukje van de enquete!ll Noord-Nederlandervaart knelpunten op het gebied van opleidingen of vaardigheden voor de communicatiemedewerkers. Voor de oplossing van dit knelpunt ziet Noord-Nederland een rol voor DVO weggelegd en wel in het opzetten trainingen (V&W-gerichte communicatieopleidingen) en korte IFachtige periodes zodat men een breder kader krijgen veel kan leren van de ervaring van anderen.
16
Seminars Noord-Nederland staat positief tegenover het idee van de seminars/trainingen en toont belangstelling voor alle genoemde onderwerpen. Men doet de suggestie iets te gaan doen met persvoorlichting.
17
RWSIDirectie Zuid-Holland
De directiesecretaris in Zuid-Holland is de directiesecretaris eindverantwoordelijkvoor de communicatie, maar tij is zelf niet belast met communicatietaken. Een communicatie-strategieis in ontwikkeling. De directiesecetaris is geen cc. De afdeling die i5 belast met communicatie Het directiesecretariaat is belast met de communicatie. Behalve met communicatie is het directiesecretariaat belast met de ondersteuningvan de HiD, het MT en de OR. De directiesecretaris is hoofd van de communicatieafdeling. De taken waarmee de groep is belast zijn in de afgelopen twee jaar veranderd in die zin dat de de afdeling een prominentere rol heeft gekregen in de organisatie. Dit komt enerzijds doordat de communicatieafdeling zelf steviger is geworden, anderzijds doordat vanuit de organisatie de vraag naar communicatie-adviestoeneemt. Het directiesecretariaat beschikt over 10 fte, waarvan 3 fte wordt gebruikt voor communicatie. Deze formatie is de afgelopen twee jaar gegroeid van 2 naar 3 íte. De communicatiemedewerkershebben allemaal een WO opleiding.
De werkzaamheden waarmee de communicatieafdelingis belast zijn overwegend beleidsmatig/adviserendvan aard. Communicatie in de lijn Er zijn bij de Directie Zuid-Holland ongeveer 4 fte communicatie-medewerkers zelfstandig in de lijn werkzaam. Ze hebben vaak ook andere taken. Er zijn nu meer communicatiemedewerkersin de lijn werkzaam dan twee jaar geleden. De medewerkers beschikken over een HBO opleiding en zijn vooral belast met uitvoerende werkzaamheden. Er vindt regelmatig overleg plaats tussen de medewerkers in de lijn en bij het directiesecretariaat. Deskundigheid De communicatiemedewerkersbij de directie Zuid-Holland komen regelmatig handen t e kort, voor zowel uitvoerende als ook beleidsmatige/adviserende werkzaamheden. Zuid-Holland ziet geen rol voor DVO in de oplossing van dit knelpunt weggelegd.
18
De Directie Zuid-Holland ervaart knelpunten bij de vervulling van vacatures, vooral in kwalitatieve zin. Er wordt geen actief mobiliteitsbeleid gevoerd. De directiesecretaris staat neutraal tegenover de gedachte van een pool van communicatiemedewerkers. De Directie Zuid-Holland ervaart knelpunten op het gebied van opleidingen of vaardigheden voor de communicatiemedewerkers. Het gaat dan met name om zaken die specifiek zijn voor V&W. Bij het oplossen hiervan is zeker een rol voor DVO weggelegd, en wel in het opzetten van cursussen en het bewaken van de kwaliteit van de cursussen.
Seminars De Directie Zuid-Holland staat positief tegenover het idee van de seminarsltrainingen en toont belangstellingvoor de volgende onderwerpen: huisstijl, adviesvaardigheden, mediatrainingen omgaan met (advies)bureaus. Men doet de suggestie ook aandacht te besteden aan protocol.
19
RWSIDireciie Utrecht
De directiesecretaris In Utrecht is de directiesecretaris eindverantwoordelijkvoor de communicatie, maar hij is zelf niet belast met communicatietaken. De directiesecetaris is dan ook geen cc. Een communicatie-strategieis in ontwikkeling.
De afdeling die is belast met communicatie
Utrecht beschikt over een aparte afdeling voor de communicatie. De directiesecretaris is geen hoofd van deze afdeling. De taken waarmee de afdeling is belast zijn in de afgelopen twee jaar veranderd als gevolg van de bouw van het Mobilon en de verdere groei van de afdeling. De afdeling Communicatie beschikt over 4 fte, waarvan 3 wordt gebruikt voor communicatie. Deze formatie is de afgelopen twee jaar gegroeid van 1 naar 4 fte. De communicatieadviseurs hebben een opleiding op HBO of WO niveau.
De verhouding beleidsmatigladviserendewerkzaamheden versus uitvoerende werkzaamheden ligt fifty fifty. communicatie in de /ijn Er zijn bij de Directie Utrecht geen communicatie-medewerkersin de lijn werkzaam.
Deskundigheid De Directie Utrecht komt regelmatig handen te kort, voor zowel uitvoerendeals ook voor beleidsmatig/adviserende werkzaamheden. Buiten de formatie om heeft de afdeling 1 fte in dienst. Utrecht ziet geen rol voor DVO in de oplossing van dit knelpunt weggelegd. De Directie Utrecht ervaart geen knelpunten bij de vervulling van vacatures. Er wordt geen actief mobiliteitsbeleid gevoerd. De directiesecretaris staat positief tegenover de gedachte van een pool van communicatiemedewerkers.
De Directie Utrecht ervaart geen knelpunten op het gebied van opleidingen of vaardigheden voor de communicatiemedewerkers.
20
Seminars De Directie Utrecht staat positief tegenover het idee van de seminardtrainingen en toont belangstellingvoor alle genoemde onderwerpen.
21
RWSIDirectie Oost-Nederland
De directiesecretaris in Oost-Nederland is de directiesecretaris eindverantwoordelijk voor de communicatie, maar hij zelf niet belast met communicatietaken. OostNederland beschikt niet over een communicatie-strategie. De directiesecetaris is geen CC.
De afdeling die is belast met communicatie Het directiesecretariaat is belast met de communicatie. Daarnaast houdt het secretariaat zich bezig met managementondersteuning,het secretariaat van de HID en van de OR. De directiesecretaris is hoofd. De taken waarmee het directiesecretariaatis belast zijn in de afgelopen twee jaar veranderd. Het aantal communicatiemedewerkersis uitgebreid met 2 fte (beide tijdelijk). Daarnaast is er een apart Facilitair Bedrijf gekomen, een dienst die voorheen bij het directiesecretariaat ondergebracht was. De communicatieafdelingis geen aparte afdeling meer. De onderafdeling Bibliotheek is ondergebracht bij het Facilitair bedrijf. Het directiesecretariaat beschikt over 8 fte, waarvan 4 fte wordt gebruikt voor de communicatie. Deze formatie is de afgelopen twee jaar gegroeid van 2 naar 4 fte. De communicatiemedewerkers beschikken over opleidingen op MBO, HBO en WO niveau.
De werkzaamheden zijn overwegend uitvoerend van aard.
Communicatie in de lijn Er zijn bij de Directie Oost- Nederland geen communicatie-medewerkersin de lijn werkzaam.
Deskundigheid Het Directiesecretariaat komt regelmatig handen te kort, voor zowel uitvoerende als ook voor beieidsmatigiadviserende werkzaamheden. De Directie Oost-Nederlandziet een rol voor DVO in de oplossing van dit knelpunt weggelegd en wel in de volgende zin: het opzetten van een roulatiesysteem dat medewerkers gelegenheid geeft eens ergens anders (tijdelijk) t e werken. De Directie Oost-Nederland ervaart geen knelpunten bij de vervulling van vacatures. Er wordt geen actief mobiliteitsbeleid gevoerd. De directiesecretaris
22
staat positief tegenover de gedachte van een pool van communicatiemedewerkers. De Directie Oost-Nederland ervaart wel knelpunten op het gebied van opleidingen of vaardigheden voor de communicatiemedewerkers.De adviserende taken komen te weinig uit de verf. Verbetering op dit vlak is gewenst. DVO zou hierin een soort mentorschap kunnen vervullen. Seminars De Directie Oost-Nederland staat positief tegenover het idee van de seminarsltrainingen en toont belangstelling voor de volgende onderwerpen: Communicatie-onderzoek,Internetlintranet, adviesvaardigheden, presentatietechniekenen omgaan met (advies)bureaus.
23
RWSiDirectie Limburg
De directiesecretaris In Limburg is de directiesecretaris eindverantwoordelijkvoor de communicatie en zij is zelf ook belast met communicatietaken. Het gaat dan om perswoordvoeringbij afwezigheid van de perswoordvoerder, communicatie onderzoek en communicatieplannen. Een communicatie-strategieis in ontwikkeling. De directiesecetaris is geen cc. De afdeling die is belast met Communicatie Er is in Limburg een communicatie-afdelingin oprichting. De directiesecretaris zal geen hoofd van deze afdeling worden. De bedoeling is dat de afdeling een soort uitzendbureau wordt van communicatiemedewerkersnaar projecten toe. De afdeling zal 8 vaste en 1 tijdelijke fte omvatten. De
communicatiemedewerkers zullen over een opleiding op HBO niveau beschikken. De werkzaamheden zullen zowel beleidsmatig/adviserendals uitvoerend van aard zijn.
Communicatie in de lijn Er zijn bij de Directie Limburg diverse communicatiemedewerkersin de lijn werkzaam. Zo is bij de afdeling integraal Verkeer en Vervoer een communicatiemedewerkerin dienst, bij de afdelingen Nieuwe Werken zijn 2 voorlichters in dienst, bij project Maaswerken heeft men 4 communicatiemedewerkersingehuurd. Er is sprake van 1 fte, bij IVV. De communicatiemedewerkersin de lijn beschikken over opleidingen op MBO, HBO als ook op WO niveau. De werkzaamheden waarmee de communicatiemedewerkersbelast zijn zijn overwegend uitvoerend van aard en zijn zeer divers. Er vindt regelmatig overleg plaats tussen de diverse communicatiemedewerkers bij de Directie Limburg. Deskundigheid Na vervullen van de diverse vacatures is de verwachting dat Limburg het werk binnen de formatie aan kan. Men komt wel eens handen te kort, voor zowel beleidsmatig/adviserende werkzaamheden als ook voor uitvoerend werk. DVO zou een pool van medewerkers kunnen opzetten, flexibel in t e zetten daar waar knelpunten zijn.
24
De Directie Limburg ervaart knelpunten bij de vervulling van vacatures, met name op kwalitatief gebied. Er wordt (nog) geen actief mobiliteitsbeleid gevoerd. De directiesecretaris staat positief tegenover de gedachte van een pool van communicatiemedewerkers. De Directie Limburg ervaart geen knelpunten op het gebied van opleidingen of vaardigheden voor de communicatiemedewerkers. Ziet wei een taak voor DVO op dit terrein weggelegd, namelijk het adviseren over de kwaliteit van de opleidingen. Seminars De Directie Limburg staat positief tegenover het idee van de seminars/trainingen en toont belangstelling voor alle genoemde onderwerpen.
25
RWS/Directie Usselmeergebied
De directiesecretaris Bij de Directie IJsselmeergebiedis de directiesecretaris eindverantwoordelijk voor de communicatie en hij is zelf ook belast met communicatietaken. Het gaat dan om algemeen adviserende werkzaamheden, op DT niveau. Als hoofd van de stafafdeling is hij ook verantwoordelijk voor de uitvoering. Een communicatie-strategieis in ontwikkeling. De directiesecetaris is geen cc.
De afdeling die is belast met communicatie
Er is bij de directie Ilsselmeergebied geen aparte afdeling voor de communcatie. Communicatie in de lijn Er zijn bij de Directie Ilsselmeergebied diverse communicatie-medewerkersin de lijn werkzaam. Deze behoren niet tot de vaste formatie, maar worden voor de duur van een project ingehuurd. Het gaat daarbij om ongeveer 3 medewerkers. Deze medewerkers zijn belast met advies, ondersteuning, uitvoering en persvoorlichting. De werkzaamheden zijn overwegend uitvoerend van aard. Deskundigheid De Directie Ilsselmeergebied komt regelmatig handen te kort, voor zowel uitvoerende als ook beleidmatigladviserende werkzaamheden. Buiten de formatie om heeft de Directie 1 fte in dienst. DVO zou een rol kunnen spelen in advisering, detachering en IF. De Directie Ilsselmeergebied ervaart geen knelpunten bij de vervulling van vacatures. Er wordt geen actief mobiliteitsbeleid gevoerd. De directiesecretaris staat positief tegenover de gedachte van een pool van communicatiemedewerkers. De Directie Ilsselmeergebied ervaart knelpunten op het gebied van opleidingen of vaardigheden voor de communicatiemedewerkers,in die zin dat de tijd ontbreekt benodigd voor opleidingen. DVO zou capaciteit voor korte duur beschikbaar kunnen stellen.
26
Seminars De Directie Ilsselmeergebied staat positief tegenover het idee van de seminarcltrainingen en toont belangstelling voor alie genoemde onderwerpen.
27
RWSfAVV
De directiesecretaris Bij AVV is de directiesecretaris eindverantwoordelijk voor de communicatie en hij is zelf ook belast met communicatietaken. Het gaat dan om het goedkeuren van projedplannen, het meedraaien in grote projecten (jaarbericht, huisstijl, publicatiebeleid, intranet). Een communicatie-strategieis in ontwikkeling. De directiesecetaris is cc. De afdeling die is belast met communicatie Bij AVV is D&C (Directiesecretariaat&Communicatie) belast met communicatie. Behalve daarmee houdt D&C zich bezig met het secretariaat van HID en DT, de advisering van DT en HID plus strategie. De directiesecretaris is hoofd van de afdeling. Voorheen w a er een grote Stafafdeling Algemene Zaken, nu is er een herkenbare afdeling D&C en een afdeling Facilitaire Middelen. De afgelopen twee jaar is de formatie gegroeid van 1 naar 3 fte voor communicatie. D&C beschikt in totaal over 7,5 fte.
De communicatiemedewerkers hebben een opleiding op HBO of WO niveau. De verhouding beleidsmatig/adviserendewerkzaamheden versus uitvoerende werkzaamheden ligt fifty fifty. Communicatie in de lijn Er zijn bij de AVV diverse communicatie-medewerkersin de lijn werkzaam, in totaal ongeveer 6 fte., waarvan 3 fte bij Bb, Basisgegevens in Heerlen, bij de bibliotheek en bij FM Visuele Vormgeving. De medewerkersvan deze afdelingen beschikken over opleidingen op VBO, MBO en HBO niveau. De werkzaamheden zijn overwegend uitvoerend van aard.
Deskundigheid A W komt regelmatig handen te kort, voor zowel uitvoerende als ook voor beleidsmatig/adviserende werkzaamheden. AVV ziet geen rol voor DVO in de oplossing van dit knelpunt weggelegd.
AVV ervaart geen knelpunten bij de vervulling van vacatures, maar voorziet wel problemen in de toekomst, gezien de relatief lage waardering. Er wordt geen actief mobiliteitsbeleid gevoerd. De directiesecretaris staat positief tegenover de gedachte van een pool van communicatiemedewerkers. AVV ervaart geen
28
knelpunten op het gebied van opleidingen of vaardighedenvoor de communícatíemedewerkers.
Seminan AVV staat positief tegenover het idee van de seminars/traíningen en toont
belangstelling voor de volgende onderwerpen: Communicatie-onderzoek,Internetlintranet, opzet en exploitatie van informatiecentra, huisstijl, rnediatraining en omgaan met (advies)bureaus.
29
RWSIDWW
De directiesecretaris De directiesecretaris van DWW is eindverantwoordelijk voor de communicatie, maar is zelf niet belast met comrnunicatietaken. De afdeling die is belast met communicatie
Binnen de Stafafdeling In- en Externe betrekkingen is de afdeling Managementondersteuningen Communicatie belast met de communicatie, Het hoofd van de Stafafdeling In- en Externe Betrekkingen is eindverantwoordelijk voor de communicatie. Een communicatiestrategieis in ontwikkeling. De plaats van de afdeling in de organisatie is na een organisatiewijziging veranderd. Een andere verandering in de laatste twee jaar is een uitbreiding van het aantal functies, functiewijzigingen en professionalisering. De formatie van de afdeling Managementondersteuningen Communicatie is de afgelopen twee jaar gegroeid van 2 naar 3 fte. De medewerkers van de afdeling hebben een opleiding op HBO of WO niveau. De verhouding beleidsmatig/adviserende werkzaamheden versus uitvoerende werkzaamheden ligt fifty fifty. Communicatie in de lijn Er zijn bij DWW geen communicatie-medewerkersin de lijn werkzaam. Deskundigheid DWW komt regelmatig handen te kort, voor zowel uitvoerende als ook voor beleidsmatig/adviserende werkzaamheden. Buiten de formatie om heeft de afdeling geen mensen in dienst. DWW ziet geen rol voor DVO in de oplossing van dit knelpunt weggelegd. DWW ervaart geen knelpunten bij de vervulling van vacatures. Er wordt geen actief mobiliteitsbeleid gevoerd. DWW staat positief tegenover de gedachte van een pool van communicatiemedewerkers, DWW ervaart knelpunten op het gebied van opleidingen of vaardigheden voor de communicatiemedewerkers. Verdere bijscholing op het vakgebied wordt noodzakelijk gevonden In het kader van verdere professionalisering. Voor de oplossing van dit knelpunt ziet DWW een rol voor DVO weggelegd en wel in het opzetten van een gemeenschappelijk opleidingsbeleid- en aanbod.
30
Seminars DWW staat positief tegenover het idee van de seminardtrainingen en toont belangstellingvoor de volgende onderwerpen: Internethtranet, adviesvaardigheden, mediatrainingen omgaan met (advies)bureaus.
31
RWSIDirectie Noordzee
De directiesecretaris Bij Directie Noordzee is de directiesecretaris eindverantwoordelijk voor de communicatie en zij is zelf ook belast met communicatietaken. De directiesecretaris coördineert voorlichtingstaken,schrijft communicatieplannen en coördineert de persvoorlichting. De directiesecretaris is tevens cc. Een communicatie-strategieis in ontwikkeling.
De afdeling die i5 belast met communicatie Het Directiesecretariaat is belast met de communicatie. De directiesecretaris is hoofd van het secretariaat. Behalve met communicatie is het Directiesecretariaat ook belast met algemene zaken, secretariaat van de HID en verslaglegging voor OR en DT. in de afgelopen twee jaar is meer aandacht gekomen voor persvoorlichtingen interne voorlichting en zijn meer extern gerichte evenementen georganiseerd. Het Directiesecretariaat beschikt over 4,7 fte, waarvan ongeveer 1,5 fte wordt gebruikt voor Communicatie. Deze formatie is de afgelopen twee jaar gelijk gebleven. De communicatiemedewerkersbeschikken over een opleiding op MBO en HBO niveau, De verhouding beieidsmatig/adviserende versus uitvoerende taken ligt ongeveer fifty-fifty. Communicatie in de hjn Er zijn bij de Directie Noordzee geen communicatiemedewerkersin de lijn werkzaam. Deskundigheid De Directie Noordzee komt regelmatig handen tekort, zowel voor beleidsmatigladviserendewerkzaamheden als voor uitvoerend werk. Er zijn op dit moment medewerkers buiten de formatie om werkzaam bij de Directie. DVO zou hulp kunnen bieden bij de V&W brede voorlichting en bij practische zaken (databank communicatiebureau,perslijst en dergelijke). De Directie Noordzee ervaart knelpunten bij de vervulling van vacatures, zowel in kwalitatieve als in kwantitatieve zin. Er wordt geen actief mobiliteitsbeleid gevoerd, e directiesecretaris staat positief tegenover de gedachte van een pool van communicatiemedewerkers.
32
Noordzee ervaart knelpunten op het gebied van opleidingen of vaardigheden voor de communicatiemedewerkers. Het ontbreekt aan goede, korte, doelgerichte opleidingen, gericht op de dagelijkse praktijk. DVO zou dergelijke opleidingen kunnen opzetten. Seminars Noordzee staat positief tegenover het idee van de seminardtrainingen en toont belangstelling voor de volgende onderwerpen: Communicatie-onderzoek, Internethtranet, opzet en exploitatie van informatiecentra, beeldcommunicatie,adviesvaardigheden, mediatrainingen presentatietechnieken. Directie Noordzee doet de suggestie ook aandacht te besteden aan interne communicatie en hoe maak je een goed personeelsblad.
33
RWSIRIZA
De directiesecretaris Bij het RIZA is de directiesecretaris vooralsnog eindverantwoordelijkvoor de communicatie (de situatie wijzigt mogelijk in de loop van 1998) en hij is zelf ook belast met communicatietaken. Het gaat dan om de volgende taken: contactpersoon naar DVO, eerste aanspreekpunt voor media en interne coördinatie. De directiesecretaris is ook cc. Het RIZA beschikt over een communicatiestrategie. De afdeling die is belast met communicatie Het RZA beschikt niet over een aparte afdeling die met communicatie is belast.
Communicatie in de lijn Het RIZA beschikt over 1 fte communicatiemedewerkerin de lijn, bij de hoofdafdeling Emissies, afdeling Nat. Beleidsvoorbereiding.Deze medewerker werkt zelfstandig in de lijn en is ook cc. Twee jaar geleden werkten er nog geen communicatie medewerkers in de lijn. De huidige medewerker heeft een opleiding op WO niveau. De verhouding beieidsmatig/adviserende werkzaamheden en uitvoerende werkzaamheden is fifty-fifty. Er vindt geen overleg plaats tussen de medewerker in de lijn en de directiesecretaris.
Deskundigheid RIZA komt regelmatig handen te kort, voor zowel uitvoerende als ook voor beleidsmatig/adviserende werkzaamheden. Buiten de formatie om heeft RIZA 1 fte in dienst. RIZA ziet geen rol voor DVO in de oplossing van dit knelpunt weggelegd
.
RIZA ervaart geen knelpunten bij de vervulling van vacatures. Er wordt geen actief mobiliteitsbeleid gevoerd. De directiesecretaris staat negatief tegenover de gedachte van een pool van communicatiemedewerkers. RIZA ervaart geen knelpunten op het gebied van opleidingen of vaardigheden voor de communicatiemedewerkers.
34
Seminars
RIZA staat positief tegenover het idee van de seminardtrainingen en toont belangstellingvoor de volgende onderwerpen: beeldcommunicatie en mediatraining. Men doet de suggestie ook aandacht te besteden aan goed taalgebruik.
35
Bouwdienst
De directiesecretaris De Bouwdienst heeft geen directiesecretaris,
De afdeling die is belae met communicatie De afdeling die belast is met de communicatie is de afdeling Communicatie. Deze afdeling is onderdeel van de stafafdeling OPC, Organisatie, Personeel en Communicatie. Er is een hoofd OPC en een hoofd C. Een communicatiestrategieis in ontwikkeling. De plaats van de afdeling in de organisatie is na een organisatiewijziging veranderd. In 1997 is de afdeling nieuw opgezet. Belangrijke verandering was de komst van een hoofd Communicatie. De formatie van de afdeling Communicatie is de afgelopen twee jaar gegroeid van 3,5 naar 4,5fte. De medewerkers van de afdeling hebben een opleiding op MBO, HBO of WO niveau. De verhouding beleidsmatig/adviserende werkzaamheden versus uitvoerende werkzaamheden ligt fifty fifty. Communicatie in de lijn Er zijn bij de Bouwdienst communicatie-medewerkerszelfstandig in de lijn werkzaam, en wel op de hoofdafdeling Waterbouw en bij diverse projecten, in totaal ongeveer 7 fte. Dit zijn er meer dan twee jaar geleden. Deze communicatiemedewerkershebben een opleiding op MBO, HBO of WO niveau. Ze zijn belast met projectvoorlichting, communicatie-advisering, leefbaarheidsonderzoek en de communicatie daarover. De verhouding beleidsmatig/adviserende werkzaamheden versus uitvoerende werkzaamheden ligt fifty fifiy. Er vindt regelmatig overleg plaats tussen de communicatiemedewerkersin de lijn en de afdeling Communicatie.
Deskundigheid De Bouwdienst komt regelmatig handen te kort, voor zowel uitvoerende als ook voor beleidsmatig/adviserende werkzaamheden. Buiten de formatie om heeft de afdeling twee mensen in dienst.
36
De Bouwdienst ziet een rol voor DVO in de oplossing van dit knelpunt weggelegd en wel in de ondersteuning bij beurzen en tentoonstellingen, in de uitvoering, niet in de advisering. De Bouwdienst ervaart geen knelpunten bij de vervulling van vacatures. Er wordt geen actief mobiliteitsbeleid gevoerd. De Bouwdienst staat positief tegenover de gedachte van een pooi van communicatiemedewerkers. De Bouwdienst ervaart knelpunten op het gebied van opleidingen of vaardigheden voor de communicatiemedewerkers. Zo ontbreken adviesvaardigheden, schrijf- en redactievaardigheden,kennis van organisatiekundeen nieuwe media. Voor de oplossing van dit knelpunt ziet de Bouwdienst een rol voor DVO weggelegd en wel in het aanbieden van trainingen en opleidingen (goedkoop). Seminars De Bouwdienst staat positief tegenover het idee van de seminars/trainingen en toont belangstelling voor de volgende onderwerpen: Interactieve planvorming, adviesvaardigheden, rnediatrainingen omgaan met (advies)bureaus. Daarnaast doet men de suggestie aandacht te besteden aan schrijf- en redadievaardigheden en organisatie en cultuur.
37
RWVMeetkundige Dienst
De directiesecretaris Bij de Meetkundige Dienst is de directiesecretaris eindverantwoordelijk voor de communicatie en zij is zeif ook belast met communicatietaken. Het gaat dan om de volgend taken: het opstellen van communicatiestrategie- en beleid, het bewaken van de voortgang bij grote communicatieprojecten, strategische- en beleidsadviezen bij projecten, in de lijn en bij het DT. De directiesecretaris is geen cc. Een communicatiestrategieis in ontwikkeling.
De afdeling die i5 belast met communicatie De Meetkundige Dienst heeft geen aparte afdeling die met communicatie is belast. Communicatie in de lijn Er is bij de Meetkundige Dienst een communicatiemedewerkerzelfstandig in de lijn werkzaarn. Twee jaar geleden waren er nog geen communicatiemedewerkersin de lijn werkzaam. De verhouding beleidsmatigladviserendeen uitvoerendewerkzaamheden ligt voor deze medewerker fifty-fifty. Er vindt regelmatig overleg plaats met de directiesecretaris.
Deskundigheid De Meetkundige Dienst komt regelmatig handen te kort, voor zowel uitvoerende als ook beleidsmatigeladviserendewerkzaamheden. De Meetkundige Dienst ziet geen rol voor DVO in de oplossing van dit knelpunt weggelegd. De Meetkundige Dienst ervaart geen knelpunten bij de vervulling van vacatures. Er wordt geen actief mobiliteitsbeleid gevoerd. De directiesecretaris staat positief tegenover de gedachte van een pool van communicatiemedewerkers. De Meetkundige Dienst ervaart knelpunten op het gebied van opleidingen of vaardigheden voor de communicatiemedewerkers,namelijk dat er geen tijd tijd is om opleidingen te volgen. De meetkundige Dienst ziet bij de oplossing van dit knelpunt geen rol voor DVO weggelegd.
38
Seminars De Meetkundige Dienst staat positief tegenover het idee van de seminars/trainingen en toont belangstelling voor de volgende onderwerpen: mediatrainingen presentatietechnieken.Men doet de suggestie een korte module 'communicatie' te ontwikkelen voor integrale managerslprojectleiders.
39
RWSNMD
De directiesecretaris Bij VMD is de directiesecretaris eindverantwoordelijkvoor de communicatie en zij is zelf ook belast met communicatietaken. Het gaat dan om de volgend taak op uitvoerend gebied in- en extern de VMD. De directiesecetaris is tevens cc. VMD beschikt niet over een communicatiestrategie.
De afdeling die is belast met communicatie Binnen het directiesecretariaat is de afdeling Voorlichting en PR belast met de communicatie, Onder het directiesecretariaat vallen verder het secretariaat, M T en OR ondersteuning en FAZ. De directiesecretaris is hoofd van de afdeling Voorlichting en PR. Het directiesecretariaat beschikt over 4 fte, waarbij adhoc formatie ter beschikkingvan communicatie wordt ingezet. Deze formatie is de afgelopen twee jaar gelijk gebleven. De communicatieadviseurs hebben een opleiding op MBO of HBO niveau De werkzaamheden zijn overwegend uitvoerend.
Communicatie in de lijn Er zijn bij de VMD geen communicatiemedewerkersin de lijn werkzaam.
Deskundigheid Er wordt geen actief mobiliteitsbeleid gevoerd. De directiesecretaris staat neutraal tegenover de gedachte van een pool van communicatiemedewerkers. De VMD ervaart geen knelpunten op het gebied van opleidingen of vaardigheden voor de communicatiemedewerkers.
Seminars De VMD staat positief tegenover het idee van de seminadtrainingen en toont belangstelling voor de volgende onderwerpen: internetlintranet, opzet en exploitatie van informatíecentra, beeldcommunicatie,adviesvaardigheden, rnediatraining, presentatietechniekenen omgaan met (advies)bureaus.
40
DG RLD
De directiesecretaris De directiesecretaris van de RLD is eindverantwoordelijkvoor de communicatie en is zelf ook belast met communicatietaken. Deze liggen op het terrein van strategie, beleid, politiek gevoelige onderwerpen en communicatiemanagement.De directiesecretaris is geen CC. De RLD beschikt over een communicatiestrategie.
De afdeling die is belast met communicatie Het Directie Bureau is belast met de communicatie. Deze afdeling houdt zich behalve met communicatie ook bezig met managementondersteuning, facilitaire dienstverlening en documentaire informatievoorzieningen.De directiesecretaris is hoofd van het Directie Bureau. De taken waarmee de afdeling is belast zijn in de afgelopen twee jaar niet veranderd. Het Directiebureaubeschikt over 12-15 fte. Deze formatie is de afgelopen twee jaar gelijk gebleven. Daarvan is 1,5 mj beschikbaar voor communicatie De medewerkers van de afdeling hebben allemaal een WO opleiding. Aan beleidsmatig/adviserende taken wordt 0 5 mj besteed, aan uitvoerende taken 1 mj. Communicatie in de lijn Er zijn bij de RLD communicatiemedewerkerszelfstandig in de lijn werkzaam, totaal ongeveer 3,5 mj. Dit aantal is de afgelopen twee jaar gegroeid van 1 3 naar 3,5mj. De communicatiemedewerkersin de lijn beschikken over een HBO of WO opleiding. De verhouding beleidsmatig/adviserende werkzaamheden versus uitvoerende werkzaamheden ligt ongeveer fifty-fifty. Er vindt regelmatig overleg plaats tussen de communicatiemedewerkersin de lijn en het Directie Bureau.
Deskundigheid De RLD komt regelmatig handen te kort, voor zowel uitvoerendeals ook voor beleidmatigladviserende werkzaamheden. De RLD ziet een rol voor DVO in de oplossing van dit knelpunt weggelegd en wel in de zin dat zij moet blijven hameren op de noodzaak van aandacht voor communicatie. De RLD ervaart knelpunten bij de vervulling van vacatures, zowel in kwalitatieve als in kwantitatieve zin. Er wordt geen actief mobiliteitsbeleid
41
gevoerd. De RLD staat positief tegenover de gedachte van een pool van communicatiemedewerkers. De RLD ervaart geen knelpunten op het gebied van opleidingen of vaardigheden voor de communicatiemedewerkers. Seminars De RLD staat positief tegenover het idee van de seminars/trainingen en toont belangstelling voor de volgende onderwerpen: InternetAntranet, beeldcommunicatie,advlesvaardigheden, mediatraining, presentatietechieken en omgaan met (advies)bureaus. De RLD benadrukt dat nog veel belangrijker dan deskundigheidsbevordering bij communicatiemedewerkers een trainingsaanbod richting managers is. Een seminar voor afdelingshoofden om hen enkele basisprincipes van communicatie te laten oppikken. Dat biedt ook een voedingsbodem voor meer succesvoJ opereren van communicatiemedewerkers.
42
DGP
De directiesecretaris De Directiesecretaris van DCP is niet eindverantwoordelijk voor de communicatie en is zelf ook niet belast met communicatietaken. DCP beschikt over een communicatiestrategie.
De afdeling die is belast met communicatie De directie I&O (Innovatie en Omgeving) is belast met de externe communicatie en de StafafdelingPCO (Personeel, Communicatie en Organisatie) is belast met de interne communicatie. De directie I&O houdt zich daarnaast ook nog bezig met het RO beleid en de Perspectievennota, de stafafdeling PCO houdt zich naast de communicatie bezig met personeel en ondersteuning van leden van het DT van DCP. De taakverdeling tussen i&O en PCO is een ontwikkeling van de laatste twee jaar. De directie I&O heeft 25 fte, waarvan er 2 belast zijn met communicatie, de stafafdeling PCO heeft 30 fte waarvan er 3 belast zijn met communicatie. Deze formatie is de afgelopen twee jaar gelijk gebleven.
De communicatiemedewerkershebben allemaal een WO opleiding. De verhouding beleidsmatig/adviserende werkzaamheden versus uitvoerende werkzaamheden ligt fifty fifty.
Communicatie in de lijn Er zun bij de DCP communicatie-medewerkersin de lijn werkzaam, bij I&O. Zoals hierboven beschreven zijn 2 fte belast met de externe communicatie. Een daarvan is cc. De Werkzaamheden zijn overwegend beleidsmatig/adviserend. Er vindt regelmatig overleg plaats tussen de communicatiemedewerkersvan I&O en PCO.
Deskundigheid De formatie voor communicatie binnen DCP is toereikend. DGP ervaart knelpunten bij de vervulling van vacatures, met name in kwalitatieve zin. Er wordt geen actief mobiliteitsbeleidgevoerd. Het hoofd PCO staat positief tegenover de gedachte van een pool van communicatiemedewerkers.
43
DCP ervaart geen knelpunten op het gebied van opleidingen of vaardigheden voor de communicatiemedewerkers.
Seminars DCP staat positief tegenover het idee van de seminardtrainingen en toont belangstelling voor de volgende onderwerpen: Communicatie-onderzoek, opzet en exploitatie van informatiecentra, beeldcommunicatieen adviesvaardigheden.
44
S&C
De directiesecretaris Bij S&C is de directiesecretaris eindverantwoordelijk voor de communicatie en hij is zelf ook belast met communicatietaken. De directiesecretaris houdt toezicht op de totstandkoming van een communicatieplan, is lid van het Platform Communicatie en vertaalt wensen van het MT in communicatiebeleid. Een communicatie-strategieis in ontwikkeling.
De afdeling die is belastmet communicatie Het Bureau Directeur is belast met de communicatie. De directiesecretaris is hoofd van dit Bureau. Behalve met communicatie is het Bureau Directeur ook belast met personeelbeheer, automatisering, huisvesting en algemene zaken. Het Bureau Directeur beschikt over 5,6 fte, waarvan ongeveer 0,4 fte wordt gebruikt voor communicatie. De communicatiemedewerkers beschikken over een opleiding op MBO en WO niveau. De werkzaamheden zijn overwegend uitvoerend van aard. Communicatie in de liin; Er is bij S&C 1 communicatie-medewerkerzelfstandig in de lijn werkzaam, en wel bij het project SVV 3/Perspectievennota. Deze medewerker beschikt over een opleiding op WO niveau. De werkzaamheden voor het project zijn overwegend beleidsmatig/adviserendvan aard. Er vindt geen overleg plaats tussen de communicatiemedewerkerin het lijn en het Bureau Directeur.
Deskundigheid
S&C kan het communicatiewerk binnen de huidige formatie aan. S&C zou graag zien dat DVO een communicatieplanvoor S&C maakt. S&C ervaart geen knelpunten bij de vervulling van vacatures. Er wordt geen actief mobiliteitsbeleid gevoerd. De directiesecretaris staat positief tegenover de gedachte van een pool van communicatiemedewerkers.S&C ervaart geen knelpunten op het gebied van opleidingen of vaardigheden voor de communicatiemedewerkers.
45
Seminars
S&C staat positief tegenover het idee van de seminars/trainingen en toont belangstelling voor de volgende onderwerpen: Internet/intranet, interactieve planvorrning, opzet en exploitatie van informatiecentra,adviesvaardigheden en presentatietechnieken.
46
HDTP
De directiesecretaris Bij HDTP is de directiesecretaris niet eindverantwoordelijkvoor de communicatie, maar soms wel belast met communicatietaken. De directiesecretaris houdt zich bezig met congressen, uitnodigingen en het personeelsblad. Een communicatie-strategieis in ontwikkeling. De afdeling die is belast met communicatie De Stafafdeling Advies & Coördinatie is belast met de communicatie. Behalve met communicatie is deze afdeling ook belast met automatisering, documentaire informatievoorziening,archiefzaken, milleniumproblematiek,en dergelijke. In de afgelopen twee jaar heeft na reorganisatiecommunicatie een steeds belangrijker rol binnen de organisatie gekregen. De Stafafdeling Advies & Coördinatie beschikt over 12 fte, waarvan ongeveer 2 fte wordt gebruikt voor Communicatie. Deze formatie is de afgelopen twee jaar gegroeid van 1 naar 2. De communicatiemedewerken beschikken over een opleiding WO niveau. De verhouding beleidsmatig/adviserende werkzaamheden en uitvoerende werkzaamheden is fifty-fifty. Communicatie in de lijn Er zijn bij HDTP geen communicatiemedewerkers in de lijn werkzaam. Deskundigheid HDTP komt voor het communicatiewerk regelmatig handen te kort, zowel voor beleidsmatig/adviserende werkzaamheden als voor uitvoerende taken. HDTP heeft extra medewerkers via detachering in dienst. Voor de oplossing van dit knelpunt ziet HDTP een rol voor DVO weggelegd in de vorm van een algemene adviesfunctievoor communicatie en het leveren van een bijdrage aan de positioneringvan HDTP zowel extern als intern. Ook op het gebied van persvoorlichtingziet HDTP een rol voor DVO. HDTP ervaart op dit moment geen knelpunten bij de vervulling van vacatures. Er wordt geen actief mobiliteitsbeleid gevoerd. De directiesecretaris staat negatief tegenover de gedachte van een pool van communicatiemedewerkers.
47
HDTP ervaart geen knelpunten op het gebied van opleidingen of vaardigheden voor de comrnunicatiemedewerkers.
Semjnars HDTP staat positief tegenover het idee van de seminarshrainingen en toont belangstelling voor de volgende onderwerpen: beeldcommunicatie, mediatraining, presentatietechniekenen omgaan met íadvie9bureaus.
48
49
INVENTARISATIE VAN DE ORGANISATIE VAN DE COMMUNICATIE VAN DE DIRECTIES EN DIENSTEN VAN HET MINISTERIE VAN VERKEER EN WATERSTAAT
A. Gegevens van de betrokken dienstidirectle DienstIDirectie
Naml taris
Ielefaon
fax
e-mail
Indien de invulier niet de directiesecretaris i5 wilt u dan hieronder naam en telefoonnummei van de invuller invullen?
Ieletoon
fax
e-mail
B. De Directiesecretaris
1.
is de directiesecretaris eindverantwoordelijkvoor de communicatie? O ja O nee
2a.
Is de directiesecretarls zelf belast met communicatie-taken? O ja O nee (ga verder met vraag 3)
2b. Met welke communicatie-takenis de directiesecretaris belast?
3. Is de directiesecretaris tevens communicatie-coördinator(een communicatie-coordinatoris een medewerker die voor een substantieel van zijnlhaar werktijd met communicatie-taken i s belast)? O ja O nee
4. Beschikt uw directieldienst over een communicatie-strategie?
50
O ja O is in ontwikkeling
o
nee
C. De afdeling die Is belart met communicatie
5a. Heeft uw directieidienst een aparte afdeling die (onder andere) belast is met communicatie? O ja O er is een afdeling in oprichting O nee (ga verder met vraag 15) 5b.
Wat is de naam van die afdeling?
6. Met welke andere dan communicatie-takenis de communicatie-afdeling belast?
I
7a. i s de directiesecretaris hoofd van de communicatie-afdeling? O ja (ga verder met vraag 8) O nee 7b. Wie is er dan hoofd van de communicatie-afdeling?
8. Welke plaats neemt de afdeling in de organisatie in? O staffunctie O lijnfunctie
9a. Zijn de taken waarmee de communicatie-afdelingis belast eniof is de plaats van de communicatie-afdelingin de organisatie de laatste twee jaar veranderd? O ja O nee (ga verder met vraag 10) 9b. Welke veranderingen zijn het meest in het oog springend?
10. Hoeveel formatieplaatsentelt de afdeling die (onder andere) met communicatie is belast?
51
I Hoeveel van de formatieplaatsen van de afdeling warden specifiek voor 11, communicatietaken aangewend?
i s de communicatle-afdelingin vergelijking met twee jaar geleden gegroeid, gelijk 12. gebleven of kleiner geworden? o gegroeid (van __ naar __ formatieplaatsen) O gelijk gebleven O kleiner geworden (van naar -formatieplaatsen)
-
13. Over welk opleidingsniveau beschikken de medewerkers van de communicatie-afdeling?
(meerdere antwoorden mogeiijk) O MBO O HBO
o wo 14. Hoe is de verhouding beleidsmatigladviserendewerkzaamheden en uitvoerende
werkzaamheden bij communicatie-medewerkers van de afdeling? O overwegend beleidsmatigladviserend O overwegend uitvoerend O fifty-fiftr
D. Communicatie in de lijn 15. zijn er binnen uw directieldienst ook communicatie-medewerkers 'in de lijn' werkzaam? O ja O nee (ga verder met vraag 26) 16. Bij welke afdelingen zijn deze medewerkers werkzaam?
17. Hoeveel formatieplaatsen bezetten de cammunicatie-medewerkers 'in de lijn'?
18. Vallen deze communicatie-medewerkers formeel onder het directie-secretariaat, zijn ze gedetacheerd of werken ze zelfstandig In de lijn?
52
O onder het directie.secretariaat, namelijk -formatieplaatsen O gedetacheerd, namelijk -formatieplaatsen O zelfstandig in de iijn, namelijk -formatieplaatsen O overig, namelijk
19. Hoeveel van de communicatie-medewerkers zijn communicatie.coördinato0
I
I 20.2ijn er in vergelijking met twee jaar geleden meer, minder of evenveel communicaüewerkzaam 'in de iijn'? O meer, namelijk van __naar formatieplaatsen O minder, namelijk van naar __ formatieplaatsen O evenveel
-
21, Over welk opleidingsniveau beschikken de communicatie-medewerkers'in de lijn'? O MBO O HBO
o wo 22. Met welke communicatie-takenzijn deze medewerkers belast?
23. Hoe is verhouding beleidsmatigladviserendewerkzaamheden en uitvoerende werkzaamheden bij communicatie-medewerkers in de lijn? O overwegend beleidsmatigladviserend O overwegend uitvoerend O fifty-fifty
24. Vindt er regelmatig overleg plaats tussen de communicatie-medewerkers werkzaam in de lijn met de medewerkers in de aparte communicatie-afdeling?
0 ja O nee
E. Deskundigheid 25. Heeft uw directieldienst op dit moment communicatie-medewerkers buiten de formatie
om in dienst (bijvoorbeeld door iF, detachtering, op contractbasis of iets dergelijks)? O ja, namelijk fie O nee 26. Kunt u het communicatie-werk binnen de huidige formatie aan of komt u regelmatig 'handen te kort'? O we kunnen het werk aan O we komen regelmatig handen te kort
53
27. Voor wat voor type Werkzaamheden komt u regelmatig handen te kort? O beleidsmatigefadviserende werkzaamheden O uitvoerendewerkzaamheden O beide type werkzaamheden 28a Ziet u bij de oplossing van knelpunten op het gebied van de formatie een rol voor DVO weggelegd? 0 la O nee
28b. Welke? 29a. Ervaart uw directiefdienst problemen bij het vervullen van vacatures op het gebied van communicatiefuncties? O @
O nee 29b. Waar concentreren zich de problemen, in kwantitatieve of in kwalitatieve zin? O kwantitatief O kwalitatief O zowel kwalitatief als kwantitatief 30. Voert uw directieldienst een actief mobiliteitsbeleidvoor communicatie-medewerkers? O ja O nee
31. Hoe staat u tegenover een soort 'pool' van communicatiemedewerkers waaruit uw directiefdienst zou kunnen putten voor het oplossen van (tijdelijke) personeelsproblemen? O positief O neutraal O negatief 32a. Ervaart u knelpunten op het gebied van opleidingen of vaardigheden voor de communicatie-medewerkers? O ja O nee
32b.Welke?
33a. Ziet u bij de oplossing van deze knelpunten een taak voor DVO weggelegd? O ja O nee 33b. Welke?
54
34. Het Kenniscentrum van DVO gaat seminarsltrainingenorganiseren van 1 of 2 dagdelen
per seminarltraining. Het Kenniscentrum den& aan de volgende mogelijke onderwerpen. Kunt u aangegeven of u verwacht dat daar binnen uw directie of dienst belangstellingvoor bestaat? O communicatie-onderzoek O internetlintranet O interadieve planvorming o opzet en exploitatie van informatiecentra O huisstijl O beeldcommunicatie O adviesvaardigheden O mediatraining o presentatietechnieken o omgaan met (advies) bureaus 35.Hoe staat u tegenover het idee van de seminarsltrainingenop zich? o positief O neutraal o negatief 36. Heeft u nog suggesties voor andere onderwerpen voor seminars?
~~
Hartelijk dank voor uw medewerking1
12 juni 1998
55
1 Inleiding
3
2 De Directiesecretaris 4 3 De communicatieafdeling
5 3.1 Communicatie in een aparte afdeling 5 3.2 Formatie 5 3.3 Aard van de werkzaamheden 5 4 Communicatie in de lijn 6 4.1 Communicatie in de lijn 6 4.2 Formatie 6 4.3 Aard van de werkzaamheden 6 5 Knelpunten formatie en deskundigheid 7
5.1 Knelpunten formatie 7 5.2 Knelpunten vervuilen vacatures 5.3 Knelpunten opleidingen 7 6 Serninarsltrainingen 6.1 Belangstelling 6.2 Suggesties 8
12 juni 1998
De communicatiefunctie bij V&W
56
8
8
7
