1
PEN NERAPA AN SISTEM ABS SENSI OTOMA O ATIS PADA INSTAN I NSI PEM MERINT TAHAN
M Kuliah h Sistem In nformasi Manajemen M Tugas Mata Dosen:
Dr..Ir.ARIF IM MAM SUR ROSO, MScc(CS)
Oleh:
Nama NIM
: Arlinda : P056131972.46E
2
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI .................................................................................................................................. 2 DAFTAR TABEL ............................................................................................................................ 3 DAFTAR GAMBAR ....................................................................................................................... 3 1 PENDAHULUAN ........................................................................................................................ 4 Latar Belakang ........................................................................................................................ 4 Rumusan Masalah .................................................................................................................. 4 Tujuan ..................................................................................................................................... 4 Manfaat .................................................................................................................................. 5 2 TINJAUAN PUSTAKA ................................................................................................................. 5 Manajemen SDM dan Organisasi ........................................................................................... 5 Sistem Infomasi Manajemen .................................................................................................. 5 Mesin Absensi ......................................................................................................................... 7 3 METODOLOGI .......................................................................................................................... 8 4 ANALISA KASUS DAN PEMBAHASAN ....................................................................................... 8 Alasan penggunaan mesin absensi pada organisasi ............................................................... 8 Komponen sistem informasi dalam sistem absensi ............................................................. 12 Faktor sukses dan gagalnya implementasi sistem absensi ................................................... 14 5 KESIMPULAN DAN SARAN ..................................................................................................... 16 Kesimpulan ........................................................................................................................... 16 Saran ..................................................................................................................................... 16 DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................................... 17
3
DAFTAR TABEL Perbandingan mesin absensi ........................................................................................ 12 Matriks komponen sistem absensi fingerprint ............................................................. 14
DAFTAR GAMBAR Gambar 1 Sistem Informasi dan Teknologi Informasi ................................................... 6 Gambar 2 Komponen Sistem Informasi ......................................................................... 7
4
1 PENDAHULUAN
Latar Belakang Salah satu tolak ukur penentuan kinerja karyawan dalam suatu perusahaan atau instansi adalah kehadirannya diwaktu kerja yang biasa disebut dengan absensi. Absensi digunakan sebagai salah satu data pendukung bagi manajemen untuk melihat jumlah kehadiran dan berapa lamanya jam kerja karyawan bersangkutan. Data ini akan digunakan sebagai salah satu data penunjang dalam penentuan renumerasi dan promosi karyawan bersangkutan. Beberapa cara yang dilakukan untuk pencatatan absensi yaitu cara manual (tanda tangan di kertas absensi), menggunakan mesin analog, digital maupun elektronik. Seiring dengan kebutuhan penyediaan informasi absensi yang akurat dan cepat, beberapa perusahaan dan instansi mengimplementasikan teknologi informasi berbasis komputer dan internet untuk memudahkan pencatatan absensi karyawannya. Untuk mengelola data tersebut diperlukan sistem informasi manajemen yang tepat untuk menghasilkan jenis informasi yang dibutuhkan oleh pihak manajemen agar dapat menghasilkan keputusan yang tepat terkait SDM (Sumber Daya Manusia).
Rumusan Masalah Dari latar belakang yang dipaparkan di atas, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut: 1. Mengapa Instansi pemerintah mengimplementasikan sistem infomasi untuk absensi? 2. Apa saja sistem informasi manajemen yang ada dalam implementasi sistem absensi berbasis komputer dan internet? 3. Apa saja faktor sukses dan gagalnya implementasi sistem absensi berbasis komputer dan internet?
Tujuan Tujuan dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut: 1. Menjelaskan alasan diimplementasikannya sistem informasi dalam sistem absensi karyawan. 2. Mencoba mengidentifikasi komponn sistem informasi yang ada dalam sistem absensi karyawan 3. Mencoba mengidentifikasi faktor sukses dan gagalnya implementasi sistem informasi pada sistem absensi karyawan.
5
Manfaat Manfaat dari penulisan makalah ini adalah, dengan diketahuinya beberapa faktor sukses dan gagalnya implementasi sistem informasi manajemen pada aplikasi absensi berbasis komputer dan internet maka organisasi diharapkan dapat merumuskan upayaupaya pencegahan maupun solusi untuk memecahkan persoalan yang ada.
2 TINJAUAN PUSTAKA
Manajemen SDM dan Organisasi Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orangorang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi (Davis, 1962). Sedangkan James D. Mooney (2006) mengemukakan secara sederhana dalam bukunya bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.Dengan demikian organisasi merupakan sarana untuk melakukan kerjasama antara orang-orang dalam rangka mencapai tujuan bersama, dengan mendayagunakan sumber daya yang dimiliki. Sumber daya manusia sebuah organisasi terdiri dari seluruh orang yang melakukan aktivitasnya masing-masing (Bernardin, 2013). Manajemen sumber daya manusia meliputi kebijakan karyawan, manajemen dan sistem yang berpengaruh pada beban kerja. Produk umum dan tradisional HRM (Human Resource Management) adalah layanan administrasi, contohnya adalah staffing dan renumerasi.
Sistem Infomasi Manajemen Sistem informasi merupakan suatu sistem terpadu kombinasi antara manusia, hardware, software, communication network dan sumber data yang mengumpulkan, mengolah dan mendistribusikan informasi pada suatu organisasi (O’brien, 2003). Beberapa sistem informasi dapat menggunakan cara manual sederhana seperti kertas dan pensil ataupun menggunakan perangkat keras dan lunak komputer, internet dan jaringan telekomunikasi lainnya, teknik sumber data berbasis komputer dan teknologi informasi lainnya untuk memproses data dan menghasilkan berbagai macam produk informasi yang dibutuhkan manajemen (O’brien, 2003). Sistem informasi berbeda dari teknologi informasi seperti ditunjukkan pada gambar 1, dimana didalam sistem informasi terdapat komponen teknologi informasi yang berinteraksi manusia dan komponen proses lainnya. TI menggunakan perangkat keras dan lunak komputer untuk mengkonversi, menyimpan, melindungi, memproses, mengirimkan dan mengambil informasi dengan aman.
6
Gambar 1 Sistem Innformasi dann Teknologii Informasi
Kom mponen sisstem inform masi seperti gambar 2 (O O’brien, 2003) terdiri dari d : 1. Sumber sistem infformasi dasaar terdiri daari manusia, perangkat keras, kat lunak, data d dan jariingan. perangk 2. Sumber data akan diubah oleeh aktivitas proses inforrmasi menjadi produk informaasi bagi endd user. 3. Proses pengolahann informasi terdiri dari input, peng golahan, outp tput, mpanan dan aktivitas koontrol. penyim
7
G Gambar 2 Koomponen Siistem Inform masi
Mesin M Abseensi Absenssi adalah suuatu kegiataan pencatataan kehadiraan karyawann. Pencatataan ini m mengggunakan kertas k berisii formulir daftar d hadir yang dappat dilakukaan secara manual kem mudian akaan diprosess oleh baggian adminiistrasi untu uk perhitunngan renum merasi kary ryawan berrsangkutan. Data absensi ini juuga dapat digunakan sebagai bahan b perrtimbangan promosi, pelatihan, p p perhitungan jam kerja,, beban kerrja maupunn data d oleh manaajemen peruusahaan ataau instansi terkait t karyyawan lainnnya yang dibutuhkan berrsangkutan. d cepat maka m saat inni kita Sesuai kebutuhan informasi absensi yanng akurat dan dappat melihat beberapa perusahaan dan d instansii mulai mennggunakan berbagai macam m messin absensi baik analoog, digital maupun m mennggunakan absensi eleektronik. Beerikut ini adalah bebeerapa mesinn absensi yaang digunakkan oleh perrusahaan dan n instansi : 1. Mesin absensi anaalog, diman na setiap kaaryawan meempunyai kartu k identifikasi g-masing yaang berfunggsi untuk mengotentik m kasi kehadiirannnya deengan masing cara memasukkan m n dan menek kan ID cardd tersebut ke k dalam sllot mesin abensi a atau puunch-in dann punch-ouut segera setelah s tibaa di kantorr sebelum mulai m
8
bekerja dan saat hendak pulang. Kemudian, mesin absensi tersebut akan mencetak tanggal dan bukti kehadiran karyawan tersebut yang kemudian akan didata dan dipantau oleh bagian HR secara manual (Mesin-Absensi.net, 2012). 2. Mesin absensi digital yaitu dengan cara menggesekkan kartu absensi atau memasukkan password agar terotentifikasi (Mesin-Absensi.net, 2012). 3. Mesin absensi menggunakan sistem biometrik atau dengan mendeteksi karakteristik tertentu, seperti: sidik jari (fingerprint), suara, atau wajah(MesinAbsensi.net, 2012).
3 METODOLOGI Metode penyusunan makalah ini dilakukan dengan studi literatur dengan menggunakan data skunder dari berbagai sumber seperti karya tulis baik berupa artikel, jurnal, portal berita,maupun karya tulis ilmiah.
4 ANALISA KASUS DAN PEMBAHASAN
Alasan penggunaan mesin absensi pada organisasi Beberapa contoh kasus penerapan absensi ini adalah : 1. Penggunaan sistem mesin absensi PNS elektronik di seluruh Satuan Kerja Perangkat Daerah di lingkungan Pemkab Banjarnegara. Penerapan sistem ini diharapkan dapat meningkatan pelayanan masyarakat dan meningkatkan disiplin pegawai (http://banjarnegarakab.go.id) 2. Implementasi pusat sistem informasi e-TKD yang dikembangkan oleh BKD provinsi DKI Jakarta dan penggunaan mesin fingerprint yang tersebar di 3.350 lokasi gedung-gedung Pemerintah Provinsi DKI Jakarta (Wiwoho, 2010). Aplikasi ini digunakan untuk mengetahui jumlah karyawan yang tidak hadir ataupun terlambat. pelanggaran itu akan diakumulasikan untuk selanjutnya diberikan sanksi pada pegawai yang bersangkutan. 3. Penggunaan mesin rekam sidik jari bagi anggota DPR (Virgiandini, 2012) 4. Penerapan absensi sidik jari yang oleh Pemerintah Kabupaten Maros (Limonu, 2013) Beberapa alasan dari penerapan sistem absensi ini adalah : 1. Penggunaan absensi manual dengan cara tandatangan kertas absensi tidak dapat menyajikan data absensi secara akurat karena tanda tangan pegawai bersangkutan dapat dititipkan dilakukan oleh temannya. 2. Meningkatkan disiplin pegawai, dengan diterapkannya sistem absensi online dan otomatis ini diharapkan akan mengurangi jumlah pegawai yang membolos sehingga kinerja pelayanan masyarakat dapat lebih ditingkatkan dan maksimal.
9
3. Data abbsensi ini diiharapkan dapat d menyaajikan data akurat a terkaait kehadiraan dan jam keerja pegawaai, dimana data d ini dappat digunakkan untuk penentuan p ssanksi terkait pelanggarann jam kerja. m absensi fingerprint fi d dapat mengurangi timeecard fraud yang 4. Pengguunaan sistem biasany ya disebabkkan oleh prroblem budddy punchinng dimana karyawan dapat melakuukan punchiing untuk time t card teemannya yaang terlambbat ataupun tidak masuk kerja (Zimaan, Steven J, J 2002) m printing foorm, menguurangi 5. Menguurangi waktuu lembur sttaf HRD, mengurangi durasi waktu w penggisian form (Hannah, ( G Gwendolyn, 2005) Penerapaan sistem absensi inni juga haarus memp perkirakan anggaran yang dibutuhkann seperti (Hannah, Gweendolyn, 20005) : 1. Adanyaa tambahann biaya Operrasional 2. Softwarre support 3. Internaal IT supporrt 4. Biaya developmen d nt 5. Custom mization 6. Instalassi dan pelatihan 7. Projectt managemeent Berikut ini adalah perbandinngan dari beberapa b m mesin absennsi yang umum u diguunakan saaat ini dim mana fitur-ffitur yang tersedia akan a terganntung padaa tiap peru rusahaan peenyedia meesin dan applikasi abseensi(mesin-aabsensi.net,, 2012) seeperti padda tabel 1. b diggunakan oleeh manajem men perusahhaan dan insstansi Data-datta tersebut biasanya untu tuk menentu ukan mesinn atau aplikkasi absenssi mana yaang akan digunakan d s sesuai kebbutuhan organisasi. Jeenis Mesin Ab bsensi
Tingkat Akurasi
Manual/Cekklok
Rendah. Dapat urangi dengan dicu mud dah. Karyawan n bisa menitip abseen dengan temannyaa bila telat atau u apab bolo os. Pengaturan n wakktu dapat direset melalui messin itu sendiri.
Fittur
Kapasitas Pengguna
Kisaran n Harga
● Tinta d dua warna ● Scheduled Bell Teerbatas. Kaapasitas peengguna ● Kalend der m maksimal 100‐ otomatis 20 00 orang.
● Bateraai cadangaan ● So waare komputeer Rendah. (penghittungan PIN//Password/NIP jam kerja & gaji, atau u identitas uran shift pengatu lainn nya bisa saja kerja, dibeeritahukan pada pembuaatan karyyawan lainnyaa report, aakses oleh h karyawan kontrol) yangg telat/bolos. ● PhotoID
Mulai daari IDR 1.000.00 00
Tidak terbatas. Kaapasitas peengguna bisa m mencapai Mulai daari raatusan atau IDR rib buan namun 00 1.500.00 prroses peendataan peengguna deengan ● Scheduled Bell kaapasitas banyaak
10
D Digital PIN En ntry
Kaartu magnetiik
● Kabel USB untuk ungkan disambu ke komp puter dan sebaagai charger ● Konekk vitas kabel UTTP dan flashdiskk
Rendah. Karyawaan dapat menitipkan n karttunya untuk men ngabsen.
Tingggi. Sidik jari setiaap manusia berb beda sehinggaa tidak dapat urangi karena dicu med dia yang digu unakan adalah h sidikk jari pegawai massing‐masing.
ceenderung m memakan wakt tu kaarena harus m menginput dan n m mengatur paassword m masing‐masing kaaryawan.
● SMS M Message ● Bateraai cadangaan ● Speaker dan hone microph ● So waare komputeer (penghittungan jam kerja & gaji, uran shift pengatu kerja, pembuaatan Teerbatas. Pada report, aakses um mumnya, kontrol) kaapasitas kartu ● PhotoID yaang dapat ● Scheduled Bell diverifikasi pada ● Kabel USB m mesin absensi untuk digital magnetic ungkan disambu ID D card terbatas ke komp puter kaarena dan sebaagai peemroduksian charger kaartu yang lamaa daan butuh biaya ● Konekk vitas baanyak kabel UTTP dan flashdiskk ● SMS M Message ● Bateraai cadangaan ● Speaker dan hone microph ● So ware w komputeer (penghittungan jam kerja & gaji, uran shift pengatu kerja, pembuaatan report, aakses kontrol)
Tidak terbatas. Kaapasitas peengguna bisa m mencapai ribua an baahkan puluhan rib buan. Satu orrang karyawan n daapat ● Scheduled Bell m menggunakan ● LCD fu ull color du ua, tiga, atau ● PhotoID lim ma jarinya.
Mulai daari IDR 1.500.00 00
Mulai daari IDR 00 1.000.00 s.d 000 10.000.0
11
Sid dik Jari/Finge erprint
● Kabel USB untuk ungkan disambu ke komp puter dan sebagaiccharger ● Konekk vitas kabel UTTP, flashdiskk, Wi‐Fi, dan LAN N ● Kecepatan respon ssensor ± 1 detik
Biometrikk
Tingggi. Karaakteristik setiaap man nusia seperti wajaah dan suara berb beda sehinggaa tidak dapat urangi karena dicu med dia yang digu unakan adalah h karaakteristik pegaawai masing‐ massing.
● SMS M Message ● Bateraai cadangaan ● Speaker dan hone microph ● So ware w komputeer (penghittungan jam kerja & gaji, uran shift pengatu kerja, pembuaatan report, aakses kontrol) ● Infrareed (untuk jeenis wajah) ● Scheduled Bell Teerbatas namun ● LCD fu ull color kaapasitas m memori ● Kabel USB peenyimpanan untuk wajah/suara disambu ungkan peengguna bisa ke komp puter m mencapai dan raatusan dan sebagaiccharger rib buan. ● Konekk vitas kabel UTTP, flashdiskk, Wi‐Fi, dan LAN N ● Kecepatan respon ssensor ± 1 detik ● SMS M Message ● Bateraai cadangaan ● Speaker dan hone microph
Mulai daari IDR 00 2.500.00 s.d 000 10.000.0
12
Web Berbasis W
Sedaang. Karyawan haru us diverifikasi men nggunakan ID dan password merreka masing‐ massing secara online. Namun, jeniss ini masih bissa dicu urangi dengan caraa log in dari man na saja atau men nyuruh teman n serta terkadang karyyawan lupa ID/p password merreka.
● Pengh hitungan jam kerja ● Pengh hitungan payroll/ggaji ● Pengaturan shift kerrja ● Pembu uatan report o otomatis ● Diduku ung berbagai bahasa ● Pelacaakan GPS (Pimpinaan dapat mengetaahui dariman na karyawaan mengaksses/log in) ● Webcaam (untuk m melihat siapa yang mengaksses/log in)
Tidak terbatas. Kaapasitas peengguna bisa m mencapai ribua an baahkan puluhan rib buan.
T Tabel 1 Perb rbandingan mesin m absen nsi
Kompon nen sistem informasi d dalam sisteem absensi Berikut ini i adalah matriks m kom mponen sisteem informaasi yang diid dentifikasi dalam d sisttem absensi menggunakkan mesin rekam r sidik jari seperti pada tabell 2 berikut ini i :
Kegiatan SI
Pem masukan Data
Hardware (Mesin& Media)
Mesin fingerprint
Netwo ork Sofftware (Mesin n & (Pro ogram & Mediaa) Proccedure) Kabel USB B untuk disambungkan ke komputer dan sebaggai charger Konektivittas kabel UTP P, flashdisk, Wi‐ Fi, dan LAN
Proceedure rekam m sidik jari usser
SDM
Se eluruh peegawai yaang sidik jarinya su udah didaftarkan seebelumnya
Data
Produk Informasii
Sidik jari pegawai
Catatan check in dan n check out atau log transaksi
13
Pemrosesan
Komputer dengan persyaratan sesuai dengan spesifikasi sistem Server (bila dibutuhkan penyimpanan data yang besar)
Mesin fingerprint
Komputer dengan persyaratan Penyimpanan sesuai dengan spesifikasi sistem
Kabel USB untuk disambungkan ke komputer dan sebagaicharger Konektivitas kabel UTP, flashdisk, Wi‐ Fi, dan LAN Kabel USB untuk disambungkan ke komputer dan sebagaicharger
Konektivitas kabel UTP, flashdisk, Wi‐ Fi, dan LAN
Server (bila dibutuhkan penyimpanan data yang besar)
Keluaran
Kendali
Komputer dengan persyaratan sesuai dengan spesifikasi sistem
Mesin fingerprint
Kabel USB untuk disambungkan ke komputer dan sebagaicharger Konektivitas kabel UTP, flashdisk, Wi‐ Fi, dan LAN
Kabel USB untuk disambungkan ke komputer dan sebagaicharger
Software komputer untuk penghitungan jam kerja & gaji, Staff HRD pengaturan shift kerja, pembuatan laporan, akses kontrol
tergantung bentuk file data yang tersimpan, contohnya MS Access atau extension file yang lainnya tergantung spesifikasi mesin fingerprint dan software bawaannya masing‐ masing
seluruh pegawai Data sidik pada saat jari memasukkan data sidik jari
Staff HRD
Software komputer untuk penghitungan jam kerja & gaji, Manajemen pengaturan shift kerja, pembuatan laporan, akses kontrol Software komputer untuk penghitungan jam kerja & gaji, pengaturan shift kerja,
log transaksi dari mesin rekam sidik jari
data pegawai (nama, departmen dan data lainnya)
gaji, pengaturan shift kerja, pembuatan laporan, akses kontrol
log transaksi mesin fingerprint, jumlah jam kerja,gaji, pengaturan shift kerja, pembuatan laporan, akses kontrol
Kinerja pegawai bersangkutan gaji, dan bahan pengaturan dasar untuk shift kerja, pertimbanga pembuatan n keputusan laporan, apakah pegawai akses terkait akan kontrol dikenakan sanksi atau reward
seluruh pegawai Data sidik pada saat jari memasukkan data sidik jari
Bila scanner gagal mengidentifi kasi sidik jari (pengecekan dapat dilakukan pada mesin
14
Komputer dengan persyaratan sesuai dengan spesifikasi sistem
pembuatan laporan, akses kontrol Konektivitas kabel UTP, flashdisk, Wi‐ Fi, dan LAN
Server (bila dibutuhkan penyimpanan data yang besar)
Staff HRD
data pegawai (nama, departmen dan data lainnya)
Manajemen
log transaksi dari mesin rekam sidik jari
rekam sidik jari maupun hardware,sof tware dan jaringan yang digunakan, tergantung error yang terjadi)
Tabel 2 Matriks komponen sistem absensi fingerprint
Faktor sukses dan gagalnya implementasi sistem absensi Berikut ini adalah beberapa contoh kasus implementasi sistem absensi menggunakan mesin fingerprint ini: 1. Sistem absensi pegawai negeri sipil (PNS) di lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta masih belum dapat memperlihatkan jumlah PNS yang terlambat atau tidak hadir secara real time (Wiwoho, 2010). Hal ini memperlihatkan bahwa informasi yang diberikan oleh sistem ini masih dirasa belum cukup oleh level manajemen. Manajemen sebagai end user memberikan feedback terhadap informasi yang diberikan dengan harapan sistem dapat lebih diingkatkan lagi proses pengolahan informasinya. 2. Manajemen mengharapkan penerapan sistem absensi ini dapat memotivasi pegawai dalam bekerja. Dengan adanya sistem absensi elektronik ini, maka kehadiran atau ketidakhadiran pegawai akan tercatat secara akurat sehingga akan lebih obyektif dalam memberikan penghargaan dan hukuman yang sepadan. Sistem ini sulit dimanipulasi karena untuk menginput data kehadiran, seorang pegawai harus memiliki ID Number individu dan juga harus melakukan pemindaian sidik jarinya terlebih dahulu (http://banjarnegarakab.go.id) 3. Penggunaan mesin absensi dengan rekam sidik jari dinilai tidak akan efektif mengatasi banyaknya anggota DPR yang bolos mengikuti sidang. Hal ini dikarenakan tidak ada efek jera yang ditimbulkan dari penggunaan mesin absensi tersebut kepada anggota DPR yang datang terlambat dan bolos (Virgiandini, 2012). Dari hal ini dapat terlihat bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi belum dimanfaatkan secara maksimal untuk menentukan kebijakan terkait kinerja anggota DPR. 4. Sistem absensi yang diimplementasikan oleh Pemkab Maros sering salah dalam mengidentifikasi sidik jari pegawai contohnya adalah nama pegawai, yang masih salah, kesalahan pencatatan transaksi dimana datang tepat waktu tetapi hasil printnya terlambat (Limonu, 2013). Informasi ini menunjukkan adanya kesalahan dalam proses pengolahan data sehingga output yang dihasilkan juga salah. Ini adalah salah satu sistem kontrol yang diberikan
15
oleh salah satu user agar error dapat diminimalisasi sehingga informasi yang dihasilkan lebih akurat. Dari keempat kasus diatas dapat terlihat beberapa faktor sukses dan gagalnya implementasi sistem absensi ini, diantaranya adalah : 1. Faktor Sukses : Kejelasan kebijakan manajemen terkait informasi absensi ini, dimana seluruh pegawai mengetahui bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem ini akan berpengaruh pada pengukuran kinerja dan renumerasi mereka. Manajemen dan pegawai ikut serta secara aktif berperan sebagai sebagai user dan memberikan feedback terhadap sistem ini. Jenis informasi yang ingin dihasilkan sudah cukup jelas dan sesuai dengan keinginan end user dalam hal ini manajemen. Kejelasan ini bisa dihasilkan selama proses pengembangan aplikasi yang meliputi investigasi, analisa, perencanaan, implementasi dan pemeliharaan sistem. Adanya kejelasanfitur sistem yang ingin diimplementasikan sehingga sesuai dengan kebutuhan organisasi, hal ini bias didapatkan dari penjelasan vendor maupun dari keinginan user. 2. Faktor gagal : Perangkat hardware yang sering rusak menghambat penyediaan informasi yang diinginkan Kurangnya kejelasan kebijakan manajemen terkait tindak lanjut informasi yang disediakan oleh sistem. Manajemen tidak membuat kebijakan terkait punishment maupun reward sehingga pegawai bersangkutan tidak aktif menggunakan sistem ini. Adanya kesalahan dalam proses pengolahan data sehingga data yang dihasilkan tidak akurat. Hal ini dapat dikarenakan kesalahan software maupun kurangnya kompetensi SDM yang mengelola sistem ini. Informasi yang dihasilkan masih dirasa kurang memuaskan manajemen. Hal ini dapat dikarenakan kurang dilibatkannya usermaupun adanya perubahan spesifkasi yang dinginkan setelah aplikasi go live.Maka dibutuhkan SOW (Scope of Work) implementasi yang jelas dari awal proses pengembangan sistem. Kurangnya peran aktif user dalam memberikan informasi dan feedback terhadap sistem sehingga kesalahan dan kekurangan sistem tidak dapat diketahui secara dini.
16
5 KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan Dari hasil dan pembahasan dalam makalah ini, dapat disimpulkan bahwa: 1. Alasan diperlakukannya sistem absensi fingerprint dikalangan PNS adalah untuk meningkatkan kedisiplinan pegawai sehingga diharapkan pelayanan masyarakat lebih optimal. 2. Produk informasi yang dihasilkan oleh sistem absensi ini adalah pengukuran jam kerja yang berpengaruh pada perhitungan gaji, lembur, beban kerja pegawai dan laporan manajemen terkait kinerja pegawai. Dimana hasil laporan ini dapat digunakan sebagai salah satu bahan pertimbangan pengembangan pegawai 3. Beberapa faktor sukses implementasi sistem absensi fingerprint diantaranya adalah: Adanya kejelasan kebijakan manajemen terkait hasil informasi informasi yang dihasilkan, salah satunya adalah sistem punishment dan reward bagi pegawai Adanya peran aktif pegawai dan manajemen sebagai user sehingga sistem kontrol (feedback) terhadap sistem dapat berjalan cepat dan smooth. Adanya kejelasan fitur sistem yang ingin diimplementasikan sehingga sesuai dengan kebutuhan organisasi Produk informasi yang diinginkan sudah sesuai dan cukup bagi manajemen untuk menentukan kebijakan 4. Beberapa factor gagalnya implementasi sistem absensi fingerprint diantaranya adalah : Ketidakjelasan kebijakan manajemen terhadap informasi yang dihasilkan oleh sistem Kurang aktifnya pegawai dan manajemen dalam penggunaan sistem ini. Adanya kesalahandalam proses data sehingga produk informasi yang disediakan tidak akurat Adanya kekurangan fitur yang dirasakan oleh end user Perangkat hardware yang sering rusak
Saran Dengan mempelajari dari berbagai sumber literatur yang berkaitan dengan implementasi sistem absensi fingerprint, maka hal-hal yang dapat disarankan adalah sebagai berikut: 1. Perlunya dukungan manajemen dalam implentasi sistem ini dimana kebijakan yang jelas dapat membantu pegawai untuk berperan aktif dalam penggunaaan sistem ini. 2. Perlunya peningkatan kompetensi untuk user maupun admin sistem agar sistem dapat berjalan lebih optimal dan menghasilkan informasi secara tepat yang dibutuhkan oleh organisasi.
17
DAFTAR PUSTAKA Anonymous, 2011, Tahun 2012, Pemkab akan terapkan absensi PNS elektronik [internet] [diacu pada 6 November 2013]. Tersedia dari http://banjarnegarakab.go.id Hannah, Gwendolyn, Is It Time to Change Your Company's Time & Attendance System? IOMA's Payroll Manager's Report; Jan 2005; 05, 1; ABI/INFORM Complete pg. 5. Limonu, Najmi, 2013, Belum akurat, PNS keluhkan absensi sidik jari [internet] [diacu pada 6 November 2013]. Tersedia pada http://daerah.sindonews.com/read/2013/03/18/25/728545/belum-akurat-pns-keluhkanabsensi-sidik-jari MesinAbsensi,2012, Apakah karyawan Anda suka ‘nakal’? Gunakan mesin absensi untuk melacaknya! [internet] [diacu pada 6 November 2013]. Tersedia dari http://mesin-absensi.net/ Virgiandini, Annisa, 2012, Penggunaan mesin absen sidik jari tidak efektif,[internet] [diacu pada 6 November 2013]. Tersedia pada http://nasional.sindonews.com/read/2012/10/02/12/676241/penggunaan-mesin-absensidik-jari-tidak-efektif Wiwoho, Laksono Hari, 2010, Waduh, Sistem Absensi PNS Belum Sempurna [internet] [diacu pada 6 November 2013]. Tersedia dari http://nasional.kompas.com/read/2010/09/14/15361247/Waduh.Sistem.Absensi.PNS.B elum.Sempurna Ziman, Steven J, UVIX Corporation Introduces Biometric Time Attendance System; Fingerprint Identification Technology Eliminates Timecard Fraud. PR Newswire pp. 1. 2002. Tersedia dari http://search.proquest.com/docview/443692730/142264C91A3545BFF9E/2?accountid =32819
