Technické informace
Technické informace
1.
Doporučené SW a HW nároky Doporučeno pro předpokládané využití serveru pro zpracování 2000 dokumentů měsíčně. HW: 3GHz procesor, 2 jádra, 8GB RAM SW: Microsoft Windows 7, Microsoft Windows 8 Microsoft Windows Server 2008 SP1, 2012 .NET Framework 2.0 | 4.0 | 4.5 Java minimálně verze 1.7, update 45 (1.7.0_45)
2.
Instalace Instalační balíček ve formátu MSI vás provede celým procesem instalace Long-term Docs aplikace do vašeho prostředí. V průběhu instalačního procesu je detekován operační systém a potřebné systémové komponenty pro správný běh aplikace. V případě absence budete vyzváni k instalaci odpovídajících komponent – např. .NET Framework. Vlastní proces instalace a následného základního nastavení pro testovací provoz je možné zvládnout do jednoho dne. Součástí instalační podpory je příručka administrátora a instalační příručka.
2.1.
TRIAL Po základní instalaci je k dispozici plně funkční TRIAL režim pro otestování kvalitativních a výkonových parametrů služby Long-Term Docs a možnosti nastavení v Long-Term Docs rozhraní. Včetně správné konfigurace a systému sdílení a oprávnění pro složky lokálních úložišť nebo cloudových úložišť typu GoogleDrive, GoogleApps nebo OneDrive, Office365, Sharepoint. Po zakoupení plné licence, je TRIAL režim převeden na placený režim. Služby Long- Term Docs je dále možné využívat bez jakýchkoliv omezení. Veškerá nastavení konverzních, archivačních profilů, sdílených složek atd. zůstávají platná. Veškeré dokumenty a data, která byla ošetřena v rámci TRIAL režimu, zůstávají platná a budou dále udržovány.
2
Technické informace
3.
Základní přehled vlastností
Čitelnost zajištěna konverzí do formátu PDF/A daného normou ISO 19005-1, 2 a 3 Podepisování PDF dokumentů podle specifikace PAdES Podepisování XML dat a dokumentů dle specifikace XAdES Podepisování libovolných dat dle specifikace CAdES Kvalifikovaná časová razítka Služby pro evidenci a archivaci dokumentů Zajištění digitální kontinuity dokumentů Snadné napojení na úložiště GoogleDrive, OneDrive, Sharepoint Ověřování podpisových certifikátů Ověřování PDF/A formátu Řízení pravidel a nastavení Long-Term Docs složek Zajištění zpracování dokumentů a dat ze sledované emailové schránky Zajištění stažení a zajištění platnosti datových zpráv ze sledované datové schránky Konverze a archivace obsahu webových stránek
Klíčovou vlastností dlouhodobé archivace je čitelnost dokumentů. K zajištění této vlastnosti je třeba se postarat o soulad s ISO normou pro dlouhodobou archivaci (LTA). Služby Long-Term Docs zajišťuje, že elektronické dokumenty bude možné získat a zobrazit se stále stejným a očekávaným výsledkem i v budoucnu. To je zaručeno použitím formátu PDF/A definovaného normami ISO 19005-1:2005, 2:2011 a 3:2012. PDF/A-3 umožňuje začleňování originálních dat, jako například XML, DOC, CAD a dalších, do PDF/A3 dokumentu jako celistvý archivovaný objekt. Vlastní konverze je zajištěna špičkovou licencovanou technologií Callas. V případě aktualizace archivního formátu je zajištěna včasná připravenost na legislativní změny. Ve spojení se službami SecuStamp.eu tvoří komplexní řešení k přípravě a dlouhodobé archivaci dokumentů (LTV). Jednoduše a rychle můžete získat technologii a aplikaci splňující požadavky evropské legislativy a plně odpovídající PAdES, pokročilému formátu pro elektronické podpisy. Zároveň je možné zajistit dlouhodobou ověřitelnost dalších formátů souborů v souladu se specifikacemi rozšířeného elektronického podpisu - XAdES a CAdES dle ETSI specifikace. Například pro strukturované XML dokumenty, nebo datové zprávy.
3
Technické informace
4.
Vlastnosti nastavitelné nad Long-Term Docs složkou Libovolné dokumenty určené k ošetření a dlouhodobé archivaci je možné zařadit do Long-Term Docs složek, ve kterých je zajištěna jejich dlouhodobá čitelnost a ověřitelnost prostřednictvím vstupních kanálů, které jste zvyklí používat.
4.1.
Long-Term Docs složka Nad touto složkou jsou definovány vstupní kanály a způsob zpracování dokumentů a dat, například zda je u nich požádáno při konverzi do PDF/A připojení originálních souborů, zajištění elektronickým podpisem a časovým razítkem, vodotisk, vizualizace podpisu a další parametry. Long-Term Docs složka může být založena a definováno buď v rámci složek interních úložišť, které mají nastavenou odpovídající úroveň přístupu. Zároveň je možné tuto složku definovat v coudovém úložišti typu Sharepoint, Onedrive, Office365 či Google Drive / Google Apps. Tyto služby umožní definování uživatelských přístupů, zajišťují vysokou úroveň zálohování a dostupnosti dat, včetně nástroje pro rychlé vyhledání dokumentu. Součástí ukládání dokumentů do Long-Term Docs složky je připojení metadat k těmto dokumentům, které usnadní následné vyhledání v archivovaných dokumentech.
4.2.
Vstupní kanály
4.2.1.
Interní úložiště V rámci nastaveného sdílení složek a souborů v rámci interní sítě a diskového úložiště. Vstupní složka je průběžně monitorována Long-term Docs serverem a veškeré dokumenty a data z této složky jsou ošetřena dle nastavených pravidel a zařazena do Long-term Docs složky pro zajištění dlouhodobé ověřitelnosti
4.2.2.
Cloudová úložiště Respektujeme možnosti využívání cloudových diskových úložišť. Není nutné realizovat nová úložiště a nová nastavení pro řízení přístupu. Využijte stávající služby od společnosti Microsoft a Google, Inc. a nechte ošetřit a archivovat své dokumenty kdykoliv a odkudkoliv. Jednoduchým vložením do vstupní složky definované v těchto úložištích bude dokument zpracován, ošetřen a zařazen do Long-Term Docs složky pro zajištění dlouhodobé ověřitelnosti.
4.2.3.
Email Emailová schránka je jedním z kanálů, kterými je možné zasílat dokumenty určené k ošetření k dlouhodobé čitelnosti a archivaci. Přiložené dokumenty jsou z emailové zprávy vyjmuty a ošetřeny v soulady s nastavením pro danou Long-Term Docs složku.
4.2.4.
Web Archivujte obsah důležitých internetových stránek. Internetová stránka může být archivována jednou, či průběžně monitorována a archivována v předem daných časových úsecích. Webová stránka je převedena do čitelného PDF/A formátu verze 3. Díky tomuto formátu je k PDF dokumentu připojen původní zdroj kódování stránky a dokumenty, na které je z dané stránky odkazováno. Včetně informací o SSL zabezpečení či IP adrese serveru poskytovatele. Nepopiratelné doložení existence webové stránky a obsahu na ní zobrazené v daném čase.
4
Technické informace
4.2.5.
Datová schránka Dalším ze vstupních kanálů, který je možné využít je datová schránka – v tom případě je obsah datové schránky pravidelně kontrolován a jednotlivé datové zprávy ukládány ve vašem úložišti a ošetřeny tak aby byla zajištěna jejich dlouhodobá ověřitelnost a platnost.¨
4.2.6.
Proces ošetření dokumentu •
Ověření PDF/A formátu - Prověření formátu příchozích dokumentů tak, aby odpovídali normě.
Do procesu ošetření dokumentů mohou být vloženy dokumenty, u kterých se předpokládá soulad se specifikací PDF/A. Tyto dokumenty jsou prověřeny, zda uvedený formát odpovídá zvolené specifikaci. V případě nesouladu jsou dokumenty opraveny tak, aby do archivace vstupovaly jen dokumenty, které odpovídají PDF/A normě. Používáme stejnou licencovanou technologii jako Adobe Preflight. •
Konverze do PDF/A formátu - Dokumenty jsou analyzovány a konvertovány do formátu PDF/A.
Pokud je při zpracování Long-term Docs složky nastaveno konvertování do PDF/A formátu, je provedena analýza typu vstupujícího dokumentu, ověřen jeho soulad s PDF/A a v případě potřeby je dokument konvertován do zvolené úrovně souladu s PDF/A specifikací (ISO 19005-1:2005, 190052:2011 a 19005-3:2012). Originální dokumenty mohou být vloženy jako přílohy do výsledného formátu souboru PDF/A-3 • Digitální podpis - Dokument je elektronicky podepsán na základě zvoleného podpisového certifikátu. Digitální podpis vzniká na základě definovaného podpisového certifikátu. Pro každý proces zpracování dokumentů u Long-Term Docs složky je možné definovat různý podpisový certifikát, na jehož základě budou dokumenty a data podepisovány. • Zajištění časové kontinuity - Před vypršením platnosti časového razítka (5 let) je dokument automaticky opatřen novým časovým razítkem tak, aby se zachovala kontinuita platnosti daného dokumentu. Zajištění digitální kontinuity a ověřitelnosti dokumentu zároveň znamená, že předchozí podpisové certifikáty a certifikáty časových razítek jsou ověřeny a informace nezbytné pro jejich pozdější ověření jsou připojeny k dokumentu v souladu se specifikací rozšířeného elektronického podpisu. Long-Term Docs server eviduje metadata dokumentů a dat a automaticky vyhodnocuje blížící se exspiraci a spouští procesy pro zajištění kontinuity a ověřitelnosti dokumentů. • Ověřování certifikátů - Ověření platnosti elektronických podpisů a časových razítek příchozích elektronických dokumentů. Každý dokument či data, která jsou přijata do procesu Long-Term Docs ošetření, jsou analyzovány. V případě, že již obsahují prvky elektronického zabezpečení – elektronické podpisy a časová razítka, jsou tyto prvky podrobeny kvalifikované analýze a je ověřena jejich platnost. V případě nesouladu se zadanými požadavky nejsou takové dokumenty či data přijaty k procesu dlouhodobé ověřitelnosti. Nejsou uchovávány dokumenty, které nesplňují podmínky pro dlouhodobou ověřitelnost. • Časové razítko - K dokumentu je připojeno kvalifikované časové razítko, které jasně specifikuje stav dokumentu v čase připojení. Long-Term Docs obsahuje přímou integraci s poskytovatelem kvalifikovaných časových razítek, které jsou k datům a dokumentům připojeny tak, aby bylo nezpochybnitelné, kdy byla započata dlouhodobá údržba dokumentu, dat. Časová razítka jsou poskytována s garantovanou platností 5+1 rok. Vzhledem k tomu, že technická ověřitelnost elektronického podpisu / značky je většinou 1 rok, připojením kvalifikovaného časového razítka se celková platnost dokumentu významně prodlužuje. Zároveň, a tato skutečnost je velmi důležitá, je zaručena doba ošetření dokumentu a je ochráněn proti budoucí revokaci podpisového certifikátu, což by mohlo vést ke zneplatnění důvěryhodnosti celého dokumentu.
5
