Aan de gemeenteraad
Zaaknummer Programma
Onderwerp
Katwijk, 2 november
~47
: '>.olo-"~ : Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien v. : Nota financieel afwijkingenbeleid
2010.
Inleiding De Nota financieel afwijkingenbeleid is bedoeld om de rollen van het college en de raad op het terrein van budgetrecht en begrotingsrechtmatigheid te bestempelen. Het college heeft een redelijke mate van vrijheid bij het besturen van de gemeente mits de raad adequaat en tijdig wordt geïnformeerd. In deze notitie wordt een verduidelijking gegeven wanneer de raad vooraf, dan wel achteraf wordt geïnformeerd over budgettaire afwijkingen. Ook wordt een verduidelijking gegeven hoe in het kader van rechtmatigheid de financiële afwijking geclassificeerd kan worden. Tenslotte worden afspraken gemaakt over de systematiek van begrotingswijzigingen. Beoogd resultaat Door vaststelling van de nota ontstaat duidelijkheid over het budgetrecht en de begrotingsrechtmatigheid. Argumenten De raad bepaalt het budgetkader van het college met als doel: G. de rol van het college op het terrein van deformele budgetbevoegdheid van de raad en de begrotingsrechtmatigheid vast te leggen en transparant te maken; b. voor het college een soepele bedrijfsvoering en besluitvormingstrajecten mogelijk temaken. Kanttekeningen In de nota zijn de bedragen waarop afwijkingen verklaard worden, gesteld op C 50.000 of meer. In de financiële verordening wordt in artikel 7, lid 3, een bedrag genoemd van C 40.000 met de volgende tekst: "In de bestuursrapportage worden in ieder geval financiële wijzigingen aan de raad gepresenteerd voor zover de raming van de (bijgestelde) baten en lasten op productniveau en investeringskredieten met minimaal C 40.000 moet worden bijgesteld: Dit onderdeel zal in een eerstvolgende wijziging van de financiële verordening moeten worden aangepast. Middelen Geen CommissieTijdens de behandeling in de commissie Bestuur van 13januari 2011 is geadviseerd om de tekst voor de rapportagegrenzen bij investeringen anders te omschrijven. De wijzigingen zijn vet en cursief in de tekst aangebracht op de pagina's 1,sen 6, waarbij wordt opgemerkt dat de woorden "na afsluiting van het krediet" op pagina 5 onder 1 b, zijn geschrapt. -Uitvoering Na vaststelling van de nota zal deze worden verspreid in de orgauisatie. Gevolg zal zijn dat het aantal begrotingswijzigingen zal afnemen. Dit zal bij de jaarrekening 2011 voor het eerst zichtbaar worden. 2
~atwijl{ Bijlage(n) De nota financieel afwijkingenbeleid
Burgemeester en wethouders van Katwijk, De secretaris De burgemeester
3
twij De raad van de gemeente Katwijk; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van Katwijk van 18 januari 2011; gelet op artikel 212 van de Gemeentewet;
BESLUIT: de Nota Financieel Afwijkingenbeleid vast te stellen.
Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Katwijk in zijn openbare vergadering van 27 januari 2011. De griffier
De voorzitter
NOTITIE FINANCIEEL AFWIJKINGENBELEID 1. Inleiding. Deze notitie is bedoeld om de rol van het college op het terrein van de formele budgetbevoegdheid van de Raad en de begrotingsrechtmatigheid1 vast te leggen en transparant te maken. Uiteraard wordt in deze lijn de verhouding tussen het college en het ambtelijke apparaat vastgelegd in bijvoorbeeld de Regeling Budgethouderschap. De notitie geeft een samenhangend kader voor het college en gaat in op de wijze en het tijdstip van informeren door het college aan de Raad bij budgettaire afwijkingen. Het voordeel van zo’n kader is dat de financiële verordening niet telkens gewijzigd hoeft te worden. In voorkomende gevallen wordt het beleidskader gewijzigd, wat ook meer voor de hand liggend is. Het vastleggen van een financieel afwijkingenbeleid is ingewikkelder dan op het eerste gezicht lijkt. Er zijn vele oorzaken en typen begrotingsafwijkingen. De notitie gaat daarom eerst in op deze aspecten. Aan de rechtmatigheidscontrole besteedt de accountant in opdracht van de Raad aandacht onder andere aan het begrotingscriterium op basis waarvan hij tot een oordeelsvorming komt. Het begrotingscriterium kan als volgt worden omschreven: “Als blijkt dat de gerealiseerde lasten/baten zoals weergegeven in de jaarrekening hoger zijn dan de geraamde bedragen met inbegrip van de laatste begrotingswijziging is, voor zover het de begrotingsoverschrijdingen betreft, mogelijk sprake van onrechtmatige uitgaven.” De overschrijding kan in strijd zijn met het budgetrecht van de Raad. Voor de afsluitende oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen het door de gemeente geformuleerde beleid en/of wordt gecompenseerd door aan de lasten/baten gerelateerde hogere inkomsten. Het bepalen of respectievelijk welke begrotingsoverschrijdingen al dan niet verwijtbaar zijn, is voorbehouden aan de gemeenteraad. De essentie van het voorgestelde kader is dan ook dat: a. in de begroting wordt aangegeven welke voorstellen voor nieuw beleid, voor uitvoering nog aan de raad worden voorgelegd. Het college doet daarvoor een voorstel in de begroting; b. voor afwijkingen binnen het bestaande beleid grensbedragen gehanteerd worden waaronder het college bevoegd is te beslissen en de Raad achteraf de afwijking autoriseert. Het betreft de volgende grensbedragen: - voor kredieten kleiner dan € 100.000 en met een afwijking van kleiner dan 25%; - voor lasten en baten onder een grensbedrag van € 50.000 en afhankelijk van het type begrotingsafwijking; - niet begrote mutaties in de reserves onder het grensbedrag € 50.000, met uitzondering van de gevallen, die vallen binnen het beleid van de reserve. Voordelen van toepassing van deze beleidsnota zijn: • Het terugbrengen van het aantal begrotingswijzigingen. Veel wijzigingen maken het begrotingsbeeld onrustig. • De kwaliteit van de begroting neemt toe waardoor minder wijzigingen nodig zijn. • Er is minder uitleg nodig bij de verklaring van verschillen tussen de primitieve begroting en de begroting na wijziging. 2. Formeel budgetrecht van de Raad. Als er niets is geregeld over de wijze waarop en tot hoever het college mag handelen bij begrotingsafwijkingen of nieuwe activiteiten en hoe en wanneer ze de Raad informeert, dan is – op enkele
1
Criterium: Financiële beheershandelingen die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand gekomen te zijn binnen de grenzen van de vastgestelde begroting en hiermee samenhangende programma’s De begroting hanteert maxima voor de lasten en baten die de raad beschikbaar heeft gesteld voor het college. Dit betekent dat de financiële beheershandelingen moeten passen binnen die begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van de raming, alsmede het juiste begrotingsjaar van belang zijn.
2 uitzonderingen na - iedere euro afwijking van de begroting inclusief wijzigingen formeel gezien onrechtmatig. Vanuit het formele budgetrecht van de Raad gezien (Gemeentewet) zou het college, vooraf voor ieder euro die niet begroot is eerst naar de Raad moeten voor autorisatie. Een dergelijke werkwijze bevordert niet het efficiënt besturen van de gemeente noch een soepele bedrijfsvoering en/of besluitvorming. Transparante regels in deze zijn dus wel in ieders belang. 3. Niveaus van begroten In de financiële kolom2 van Katwijk komen twee begrotingsniveaus voor. In hiërarchische volgorde: 1. Programmabegroting: Door middel van de programmabegroting stelt de Raad de exploitatiebudgetten per programma, de investeringen en de toevoegingen en onttrekkingen aan reserves vast en geeft het college opdracht binnen het programmabudget de taken uit te voeren. De inkomsten per programma worden beschouwd als taakstellend te realiseren opbrengsten (met uitzondering van de rijksinkomsten). Uitgaven en inkomsten worden conform het BBV (artikel 2, lid 3 de bruto benadering) afzonderlijk in een budget vastgesteld en dus niet als saldo! Dat saldo is zichtbaar in de begroting waarop het college stuurt. 2. Productenbegroting: De productenbegroting is een instrument voor de organisatie en het college. In de productenbegroting worden de programma’s gespecificeerd naar producten. Het werken met twee begrotingen houdt in dat er sprake is van twee autorisatieniveaus. Om de ramingen op orde te houden, wordt gewerkt met begrotingswijzigingen. De centrale gedachte bij begrotingswijzigingen is dat zij volgend zijn op genomen besluiten door Raad of college. Begrotingswijzigingen vinden goed beschouwd plaats op twee niveaus te weten: Begrotingsniveau Autorisatie door: Doorwerking naar: a. Programma de Raad altijd ook b b. Product het college niet noodzakelijk a Het college kan autoriseren binnen één programma; dus bij twee of meer producten uit hetzelfde programma als: - het programmatotaal niet wijzigt; - de realisatie van andere producten in dat programma niet in gevaar komt. De ambtelijke autorisatie ligt voornamelijk op de afwijking binnen één product. Formeel invoeren van wijzigingen op dit productniveau impliceert een opwaarts effect op het aantal wijzigingen. 4. Soorten begrotingsafwijkingen De eisen aan begrotingsrechtmatigheid maakt dat tussentijdse bewaking noodzakelijk is. Anders worden de oorzaken van begrotingsafwijkingen niet tijdig gesignaleerd en geanalyseerd. Voor de rechtmatigheid is het van belang dat begrotingsafwijkingen binnen het beleid blijven dat de Raad heeft vastgesteld. Deze afwijkingen zijn dan niet strijdig met het budgetrecht mits ze in de tussenrapportages of jaarrekening achteraf worden gemeld en toegelicht met bijvoorbeeld een verwijzing naar raadsbesluiten of informatieverstrekking aan de Raad. De accountant betrekt dit in de afweging voor al dan niet een goedkeurende accountantsverklaring voor rechtmatigheid. Met het vaststellen van de jaarrekening door de Raad worden deze posten alsnog geautoriseerd. Deze gang van zaken geldt ook voor afwijkingen in prestaties of activiteiten die binnen de ramingen zijn gebleven. Enerzijds is dit moeilijk te meten en anderzijds volgt over het algemeen hierover een politiek debat. Dit is geen terrein voor de accountant. In dit verband worden twee soorten begrotingsafwijkingen onderscheiden en wel: A. Begrotingsafwijkingen passend binnen het bestaande beleid: 1. Kostenoverschrijding of - onderschrijdingen van activiteiten die geheel of gedeeltelijk worden gecompenseerd door direct gerelateerde inkomsten (bijvoorbeeld kostendekkende omzet, huur, subsidie). 2. Idem die een gevolg zijn van interne factoren: - doorberekening interne kosten, onder de voorwaarde dat de totale apparaatskosten zoals verantwoord op de kostenplaatsen niet worden overschreden; - kapitaallasten mits de investeringskredieten door de Raad zijn geautoriseerd (gestuurd wordt op investeringen); - afwijking als gevolg van fouten in de begroting(swijziging); 2
Hiermee worden bedoeld alle betrokkenen, zowel bestuurlijk als ambtelijk, die financiële handelingen doen.
3
3.
- dotaties aan voorzieningen. Idem die niet meer binnen het budget kunnen worden gecompenseerd en die worden veroorzaakt door externe factoren: - open-einde regeling (WWB klanten, WMO aanvragen, gladheidbestrijding en dergelijke); - faillissement debiteur/vorderingen die niet meer geïnd kunnen worden; - wijzigingen landelijke wet- en regelgeving met financiële consequenties; - aanpassingen algemene uitkering gemeentefonds; - uitgaven van gemeenschappelijke regelingen; - realisatie op begrote subsidieverwachtingen; - de renteontwikkelingen; - uitgaven die naar hun aard onvoorzien, onvermijdelijk en onuitstelbaar zijn; - noodzakelijke afwaarderen door marktomstandigheden (duurzame waardevermindering); - onderzoeken achteraf.
B. Begrotingsafwijkingen niet passend binnen het bestaande beleid: Kostenafwijkingen waarvoor de Raad geen goedgekeurde begroting(swijziging) voor de betreffende activiteiten heeft vastgesteld. Als voorbeeld wordt genoemd wanneer de doelgroep of de activiteiten in de praktijk ruimer is geïnterpreteerd en toegepast dan in de regelgeving is omschreven. Dergelijke afwijkingen zijn goedbeschouwd onrechtmatig maar kunnen via de eerder aangegeven procedure van de jaarrekening of tussentijds via de bestuursrapportages alsnog worden geautoriseerd door de Raad. Dit moet wel inzichtelijk en helder worden gedaan. 5. Toetsing afwijkingen Hier worden de onderscheiden afwijkingen (uit hoofdstuk 4) verder benoemd. Aangegeven wordt de wijze waarop deze aan de Raad kunnen worden voorgelegd. Dit vormt de opmaak voor het definitieve voorstel in hoofdstuk 6 b. 1. Beleidswijzigingen en investeringen Beleidswijzigingen worden in principe altijd3 voorafgaand aan de implementatie voorgelegd aan de Raad. In de begroting wordt aangegeven welke voorstellen voor nieuw beleid voor de uitvoering nog aan de raad worden voorgelegd. Gelijktijdig wordt voorgesteld de begroting op dit onderdeel aan te passen. Tot de beleidswijzigingen worden ook gerekend besluiten voor investeringen waarvoor geen kredieten door de Raad zijn vastgesteld. Hetzelfde geldt voor het openen van voorbereidingskredieten. Beleidswijzigingen dienen altijd vergezeld te gaan van een dekkingsvoorstel, ook bij een beleidswijziging waar dekking wordt gevonden binnen hetzelfde programma. Een raadsbesluit is nodig omdat de taakuitvoering binnen het programma wijzigt en een budget taakgebonden is. In de loop van het jaar dient uiterst terughoudend te worden omgegaan met beleidsvoorstellen met structurele budgettaire consequenties. Daarvoor zijn slechts twee geëigende momenten (Kadernota in juni en de Programmabegroting in november) afgesproken. Hierdoor kunnen de voorstellen integraal worden afgewogen. 2. Nominale ontwikkelingen (onvermijdbaar, onuitstelbaar en onvoorzienbaar) Ook onontkoombare begrotingsafwijkingen moeten aan de Raad worden gemeld. Hierop heeft het college geen invloed. Het gaat hierbij uitdrukkelijk niet om effecten van beleidswijzigingen. De omvang wordt bij de begroting zo reëel mogelijk begroot. De effecten van deze nominale ontwikkelingen op de budgetten worden achteraf via de bestuursrapportages voorgelegd aan de Raad. 3. Afwijkende inkomsten/meevallende middelen (onderschrijdingen) Bij de bestuursrapportages zal aan de afdelingen worden gevraagd of de geraamde inkomsten volgens planning worden gerealiseerd en/of de budgetten bijstelling behoeven. Deze afwijkingen worden achteraf gerapporteerd in de bestuursrapportages of programmarekening (huidige lijn). Uiteraard zal - indien een tegenvaller in de inkomstensfeer zich aandient - gekeken worden of uitgaven voor datzelfde product of in dat programma kunnen worden bijgesteld door het nemen van maatregelen. Het nemen van maatregelen is een vorm van beleidswijziging. Hier dreigt de realisatie van andere producten in gevaar te komen. Het nemen van beleidsmaatregelen is voorbehouden aan goedkeuring vooraf door de Raad.
3
Altijd wil zeggen in alle gevallen waar sprake is van beleidswijziging, al dan niet met financiële gevolgen. Het al dan niet hebben van financiële dekking doet aan deze procedure niks af. Dit geldt ook voor een beleidswijziging waarvoor dekking is gevonden binnen de begroting of hetzelfde programma en/of product. Immers de taakuitvoering binnen het programma wijzigt en een budget is taakgebonden.
4 Bij meevallende inkomsten op een product is het ook geen automatisme om het budget van dat product te verhogen. Ook dit is veelal een beleidswijziging en behoeft vooraf toestemming van de Raad. 4. Administratieve correcties Bij het opstellen van de begroting kunnen fouten zijn gemaakt, waardoor ramingen moeten worden aangepast. Dit vraagt een duidelijke motivatie om de correctie rechtmatig te maken. Het college informeert de Raad altijd zo snel mogelijk bij correcties met effecten hoger dan € 50.000. 5. Reserves en voorzieningen In de begroting wordt maar in beperkte mate rekening gehouden met de planmatige inzet van reserves, veelal bestemmingsreserves, voor het realiseren van beleidsvoornemens. Tot de geautoriseerde omvang en voor het aangewezen doel mag het college de inzet rechtmatig doen. Echter in de loop van een begrotingsjaar kan het nodig zijn om de reserves in te zetten om taken te realiseren. De inzet van de reserves wordt overigens in de raadsnotitie Reserves en Voorzieningen toegelicht. Indien binnen het doel en de reikwijdte van een bestemmingsreserve middelen worden ingezet om in een begrotingsjaar taken uit te voeren, zal dit via de bestuursrapportages en de jaarrekening achteraf worden gemeld aan de Raad en worden verwerkt in de begrotingswijziging bij de bestuursrapportage. Zo creëren we begrotingsrechtmatigheid. Dit geldt ook voor de voorzieningen die niet gepland zijn. 6. Begrotingsaanpassingen op basis van beheersbeslissingen Bij de begrotingsuitvoering doen zich allerlei beheersmatige afwijkingen van de begrotingsramingen voor. Zo kan de samenstelling van de kostensoorten wijzigen en een pand kan worden verkocht, waardoor zowel lasten als baten wegvallen. Binnen de afdelingsproducten kan een andere mix van activiteiten worden uitgevoerd binnen de taakstelling van het afdelingsproduct. Hiervoor worden geen aparte begrotingswijzigingen gemaakt. In feite is er slechts een beperkt aantal begrotingswijzigingen per jaar: a. Begrotingswijzigingen behorend bij beleidsbeslissingen van de Raad of het College. Dit aantal is zeer beperkt. b. Twee begrotingswijzigingen behorend bij de bestuursrapportages. Aan een begrotingswijziging ligt dus altijd een besluit ten grondslag. De Raad wordt bij begrotingsaanpassingen op basis van beheersbeslissingen achteraf geïnformeerd. 7. Gevolgen bedrijfsvoering/interne organisatie Als gevolg van wijzigingen in de gemeentelijke bedrijfsvoering, interne organisatie, kunnen financiële afwijkingen optreden. De effecten op de budgetten van de gevolgen van de bedrijfsvoering worden achteraf via de bestuursrapportages voorgelegd aan de Raad. 8. Grondexploitaties In de nota Grondbeleid 2008 is aangegeven op welke wijze de middelen beschikbaar worden gesteld. Het Meerjaren Perspectief Grondexploitaties (MPG) is onder meer een financieel verantwoordingsinstrument. In de nota Grondbeleid is opgenomen dat naast het MPG jaarlijks ten minste één terugkoppelingsmoment aan de Raad zal worden voorzien. Niet geregeld is hoe wordt omgegaan met tussentijdse wijzigingen. Het is een beleidsterrein waarop snel geschakeld moet kunnen worden. Zelfs als dit niet past in de fase van een exploitatie. Werkruimte voor het college kan dan van groot nut zijn. Dit zou wel impliceren dat verantwoording achteraf gebeurt! Soms is snel handelen geboden. Bijvoorbeeld de aan- of verkoop van panden die niet geraamd zijn. Vooraf de Raad consulteren is niet altijd mogelijk (wel formeel nodig). Dit kan worden opgelost door in dit soort gevallen een kader te maken waarin het college gemachtigd is om in een bepaald deel van de gemeente grond of panden aan te kopen die in het belang van de ontwikkeling van dat gebied. 9. Beleidslijn onvoorzien De algemene beleidslijn is dat in alle gevallen, waar geen sprake is van onvoorzienbare, onuitstelbare en onvermijdbare en incidentele budgetverhogingen, bij voorstellen c.q. bestuursbesluiten tot budgetverhoging gelijktijdig de financiële dekking wordt aangegeven (begrotingsevenwicht). Het college kan voor een adequate begrotingsuitvoering door de Raad gemachtigd worden over de post Onvoorzien te beschikken als het gaat om incidentele dekking door overschrijding van geautoriseerde lasten van onvoorzienbare, onvermijdbare of onuitstelbare lasten. In de bestuursrapportages legt het college hierover achteraf verantwoording af aan de Raad. 10. Ad hoc beslissingen bij privaatrechtelijk handelen In het politieke proces dient ruimte te zijn voor ad hoc beslissingen, waarbij verantwoording achteraf plaatsvindt, met de bedoeling dat de Raad de rechtmatigheid van deze besluiten achteraf accordeert. Bij het verrichten van privaatrechtelijke handelingen, zoals aan- of verkoop van onroerend goed, is de
5 bestendige gedragslijn dat, volgens art. 160 lid 1 letter e van de Gemeentewet, het college bevoegd is te besluiten. Wij merken hierbij op dat in het kader van de actieve informatieplicht (art. 169 Gemeentewet) de Raad al rechtstreeks de besluitenlijsten van het college krijgt. Indien de Raad vooraf is geïnformeerd en heeft ingestemd, dan vindt de formele verantwoording door het college achteraf plaats. 6. Voorstel Financieel Afwijkingenbeleid Binnen het Financieel Afwijkingenbeleid maakt het college afspraken met de Raad over de uitvoering van het budgetrecht van de Raad en de begrotingsrechtmatigheid door het college. Daarbij is de afweging gemaakt tussen het formele budgetrecht van de Raad en de mogelijkheden die het college nodig heeft voor een soepele bedrijfsvoering en besluitvormingstrajecten. Het college heeft feitelijke vrijheid bij het besturen van de gemeente en de uitvoering van de vastgestelde begroting binnen de door de Raad vastgestelde kaders. Het is ondenkbaar dat er niet of nooit van het vastgestelde beleid of de begroting wordt afgeweken omdat er gewoonweg gehandeld moet worden op of net over het randje van de kaders. Het is ook niet mogelijk van tevoren alle bedragen exact te ramen. Dit vraagt om wederzijds vertrouwen. Voor het college is het noodzakelijk de Raad tijdig en adequaat te informeren zodat deze haar kaderstellende en controlerende rol kan waarmaken. De invoering van verantwoording op de rechtmatigheid4 maakt transparantie in de verhouding tussen Raad en college wenselijker. Reële vrijheid voor het college om bevoegd van de vastgestelde begroting te mogen afwijken, is een gangbare optie. Daarvoor zijn de volgende punten in het geding: a. de rapporteergrenzen; b. welke afwijkingen van de vastgestelde begroting de Raad acceptabel vindt en welke niet en op welk moment het college de Raad informeert hierover. De voor te stellen grenzen lijken wellicht stevig. Maar bedacht dient te worden dat de begrotingsomvang van Katwijk ruim € 176 miljoen (2011). is. Verder is meegewogen dat de Raad op hoofdlijnen stuurt en uitgebreid behandelen van raadsvoorstellen van kleine financiële omvang ten koste gaat van de majeure beleidzaken. A. Rapporteergrenzen: Met rapporteergrens wordt bedoeld de grens waarboven een geconstateerde afwijking op een geautoriseerd budget (lasten, baten en investeringskredieten) in de p&c documenten moet worden toegelicht. Als de geconstateerde afwijking onder de voorgestelde grens blijft, wordt alleen het bedrag gemeld en volgt er geen nadere toelichting. Daarbij moet op grond van het BBV (artikel 2 lid 3) de bruto benadering gehanteerd worden: salderen van lasten en baten is niet toegestaan. De grens geldt voor zowel de voordelige als de nadelige afwijkingen. Voorstel rapporteergrenzen: 1. De rapporteergrens waarboven een afwijking verplicht moet worden toegelicht voor geautoriseerde: a. lasten en baten, te stellen op € 50.000 op productniveau; b. investeringskredieten, te stellen op € 100.000 of met een afwijking groter dan 25%; c. mutaties in de reserves en voorzieningen, te stellen op € 50.000. 2. Deze rapporteergrenzen hanteren in alle documenten van de p & c cyclus. 3. Onderwerpen van groot politiek belang, worden ongeacht de omvang van de afwijking en ongeacht de rapporteergrens toegelicht. B. Welke afwijkingen van de vastgestelde begroting vindt de Raad acceptabel en welke niet en op welk moment informeert het college de Raad hierover? Het formele budgetrecht van de Raad gaat er vanuit dat het college bevoegd is de programmabegroting uit te voeren en de budgetten te besteden die daarin zijn opgenomen. Als lasten, baten of kredieten overschreden of onderschreden (dreigen) te worden of nieuw zijn, is dit niet in overeenstemming met de vastgestelde begroting en is er sprake van een onrechtmatige begrotingsafwijking. Ook ontstaan in de loop van een jaar nieuwe lasten, baten en kredieten die nog niet begroot zijn maar voortvloeien uit het bestaande beleid.
4
De accountant onderzoekt ten behoeve van de raad of alle uitgaven, inkomsten en balansmutaties passen binnen het kader van de door de raad vastgestelde begroting, de financiële verordening en het afwijkingenbeleid.
6 Voorstel voor het budgetkader van het college: 1.
De bevoegdheid voor het college ten aanzien van besluitvorming over begrotingsafwijkingen binnen het bestaande beleid als volgt te bepalen:
College vooraf bevoegd en Raad autoriseert achteraf Van € 20.000 - € 100.000 en bij afwijking kleiner dan 25%
Raad autoriseert vooraf
Eenmalige lasten en baten
< € 50.000
> € 50.000
Structurele lasten, niet zijnde kapitaallasten, per jaar
< € 50.000
> € 50.000
Lasten open-einde regelingen voor zover passend binnen betreffende regeling en verplichte uitgaven
Geen limiet
Bij beleidswijziging
Hogere / nieuwe inkomsten aanwenden voor lasten (neutraal) voor doeluitkeringen
< € 50.000
> € 50.000
Niet begrote mutaties in reserves
< € 50.000
> € 50.000
Soort
Investeringskredieten
2. 3.
4.
5.
6.
7.
8.
> € 100.000 of bij afwijking groter dan 25%
Besluiten die het college bevoegd heeft genomen op grond van punt 1 worden zoveel mogelijk in de eerstvolgende bestuursrapportage verwerkt en daarmee achteraf door de Raad geautoriseerd. In de Programmarekening worden deze toegelicht. Voor besluiten van het college die vooraf aan de Raad moeten worden voorgelegd, geldt dat: a. bij het aparte raadsvoorstel een besluit tot wijziging van de begroting wordt opgenomen; b. de goedkeuring bij de bestuursrapportages expliciet wordt aangegeven; c. de voorgestelde mutaties in de bestuursrapportages alleen het bestaande beleid betreffen. Het college is bevoegd te beschikken over voorzieningen en de Raad hierover achteraf te informeren in de bestuursrapportages of programmarekening, mits: a. de voorzieningen door de Raad zijn ingesteld; b. het college bij de aanwending ervan binnen het doel en de omvang van de voorziening blijft waarvoor deze is ingesteld. Het college is bevoegd over de gehele post Onvoorzien te beschikken indien dit is voor incidentele overschrijdingen op geautoriseerde lasten die als onvoorzienbaar, onvermijdbaar of onuitstelbaar geduid worden. Daarover wordt de Raad achteraf geïnformeerd in de bestuursrapportages. In alle andere gevallen doet het college een apart voorstel aan de Raad. Het college is bevoegd te besluiten over afwijkingen die zich binnen één programma afspelen, mits: - het programmatotaal niet wijzigt; - de realisatie van andere producten in dat programma niet in gevaar komt. Dit wordt achteraf gerapporteerd in de bestuursrapportages. In de eerstvolgende wijziging van de Nota Grondbeleid wordt een kader gemaakt voor aan- of verkoop van grond of panden zodat het college snel en adequaat kan handelen in het belang van de ontwikkeling van de gemeente. Tevens zal geregeld worden hoe moet worden omgegaan met tussentijdse wijzigingen. Bij wijziging van het beleid autoriseert de Raad de budgettaire effecten altijd vooraf. a. Voor lasten, baten en investeringskredieten die niet in de begroting zijn opgenomen en voortvloeien uit nieuw beleid, wordt de Raad altijd vooraf gerapporteerd via de Kadernota of programmabegroting (integrale afweging). In de begroting worden voorstellen gedaan welke zaken vooraf aan de uitvoering afzonderlijk aan de raad worden voorgelegd. b. Bij incidentele budgeteffecten van beleidswijzigingen in het bestaande beleid wordt de Raad op basis van de grenzen in artikel 1 geïnformeerd in de bestuurlijke rapportages. c. Bij structurele budgeteffecten van beleidswijzigingen in het bestaande beleid wordt de Raad op basis van de grenzen in artikel 1 geïnformeerd in de Kadernota / programmabegroting (vooraf) of
7
d.
bestuurlijke rapportage (achteraf inhoudelijk en financieel via de bestuursrapportages) of programmarekening. In spoedeisende gevallen, naar het oordeel van het college, wordt de procedure van het aparte raadsvoorstel met financiële dekking gevolgd. Dit gebeurt altijd vooraf.
Afstemming met eerder vastgesteld beleid in: Financiële verordening gemeente Katwijk 2009 Nota Grondbeleid 2008 Nota activabeleid 2010
8 SAMENVATTING budgetkader van het college Soorten afwijkingen
Toelichting op afwijkingen
Wanneer Raad informeren?
Hoe?
Wanneer geen begrotingsrechtmatigheid?
Beleidswijzigingen
Besluiten voor investeringen waarvoor de Raad geen (voorbereidings)kredieten heeft beschikbaar gesteld Betreft ontwikkelingen als gevolg van te verwachten loon- en prijsstijgingen
Vooraf
Separaat raadsvoorstel
Fout in begroting. Extra lasten die tijdig zijn gesignaleerd.
Achteraf
Bestuursrapportages
Extra lasten (niet) tijdig (tussentijds) gesignaleerd: komt dan uiteindelijk tot uitdrukking in jaarrekening Extra lasten (niet) tijdig (tussentijds) gesignaleerd: komt dan uiteindelijk tot uitdrukking in jaarrekening. Niet passende lasten, hogere last door duurdere investeringen. Extra lasten en baten
Nominale ontwikkelingen Onontkoombare kostenstijgingen
Het betreft in dit geval kostenstijgingen door externe oorzaken of door open- einde regelingen. Het betreft geen beleidswijzigingen maar uitvoering van beleid
Achteraf
Bestuursrapportages met dekkingsvoorstel
Afwijkende inkomsten / overblijvende middelen
Worden inkomensramingen volgens planning gerealiseerd? Afwijkingen in opbrengstenramingen leiden niet automatisch tot bijstelling van budgetten. Middelen die overblijven vloeien weg naar de algemene middelen. Bij het opstellen van de begroting kunnen fouten zijn gemaakt waardoor ramingen moeten worden aangepast. In de begroting is alleen de geplande inzet van reserves opgenomen. In de loop van een begrotingsjaar kan het nodig blijken om bestemmingsreserves in te zetten om taken te realiseren.
In principe achteraf. Behalve als bij een tegenvaller of uitgaven door het nemen van maatregelen kunnen worden gedekt (is een vorm van beleidswijziging), dan vooraf.
Bestuursrapportages
Achteraf
Bestuursrapportages
Fout in de begroting, onjuist programma, onjuist begrotingsjaar
Achteraf
Bestuursrapportages en jaarrekening
Minder kosten, maar te lage passende activiteiten binnen het begrotingsbedrag.
Achteraf
Bestuursrapportages en jaarrekening
Extra lasten en baten niet passende lasten (o.a. verschrijven van kosten)
Achteraf
Bestuursrapportages en jaarrekening Bestuursrapportages en jaarrekening Bestuursrapportages en jaarrekening
Onjuist begrotingsjaar
Administratieve correcties Inzetten bestemmingsreserves en voorzieningen Begrotingsaanpassingen op basis van beheersbeslissingen Gevolgen bedrijfsvoering, interne organisatie Beleidslijn onvoorzien Privaatrechtelijk handelen
Dit kan te maken hebben met huisvesting, bedrijfsvoering e.d.
Achteraf Achteraf
Overschrijding van de post
Controleren is het toetsen aan normen. Bij de rechtmatigheidscontrole door de accountant wordt op basis van drie criteria de rechtmatigheid getoetst, te weten het voorwaardencriterium, M&O en het begrotingscriterium. In deze bijlage gaat het om het begrotingscriterium waarbij aangegeven is om welk soort, type afwijking het gaat. In het kader van het afwijkingenbeleid is het van belang om aan te geven hoe wordt aangekeken tegen begrotingsonrechtmatigheid in het licht van de vermelde afwijkingen in deze notitie.
