DOMBÓVÁR VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA MŰKÖDÉSI ÉS MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV

Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala

MIR KK

DOMBÓVÁR VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA

MŰKÖDÉSI ÉS MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV Átdolgozta és aktualizálta:

......................................................... Tigerné Schuller Piroska minőségirányítási vezető

Jóváhagyta és a bevezetést elrendelte:

......................................................... Dr. Gábor Ferenc jegyző

Jelen szabályozás Dombóvár Város Polgármesteri Hivatalának dokumentuma. Továbbadása, sokszorosítása Írásos engedély nélkül nem megengedett, a benne szereplő információkat csak a minőségirányítási rendszer működéséhez lehet felhasználni! Jelen szabályozás kinyomtatott formátumú változata csak akkor használható, ha annak hatálybalépési dátuma megegyezik az elektronikus dokumentumtárban tárolt törzspéldányéval.

2. kiadás

2010. május 17.

1/53


MIR KK

VÁLTOZTATÁSOK

Kiadás száma

Kiadás dátuma

1.

2004. 09.01.

2.

2. kiadás

2010. 05.17

Változtatás rövid, címszavas meghatározása A 2010. májusig érvényes változat Felsővezetői változások (polgármester, jegyző, minőségirányítási vezető) az ISO 9001:2008 szabvány életbelépéséből következő aktualizálások, a Kézikönyv struktúrájának átszerkesztése miatti új kiadás Tartalmi változás: 1.4 pont: 1.) Pontosítottuk a PH tanúsított tevékenységét. A tevékenység megnevezése: Közigazgatási feladatok ellátása 2.) Meghatározásra kerültek a kiszervezett folyamatok: - postázás - diszpécserszolgálat - takarítás 1.8 pont: 1.) Bekerült a Kézikönyvbe a Küldetés, Jövőkép, Értékrend 2.) Új Minőségpolitika került kiadásra 3.) A Minőségcélokat a jövőben Minőségtervben vezetjük 7.5.2 pont kizárásra került (A termék előállítási és a szolgáltatásnyújtási folyamatok érvényesítése), mivel a PH-nak nincs olyan szolgáltatása, amelynek kimenete ellenőrzéssel nem igazolható 2.3 Egyszerűsödött a Minőségirányítási dokumentációs rendszer 2.4 Új formanyomtatványok kerültek bevezetésre 2.5.6 Külső szabályozók nyilvántartása, figyelése szabályozásra került, bővült az EAR rendszerrel 4.1 pont: A köztisztviselőknek nem kell közigazgatási alapvizsgát tenni 4.2 A PH-ban jelenleg nem működik a kártyás beléptető rendszer

2010. május 17.

2/53


MIR KK

TARTALOMJEGYZÉK

1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 2. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.5.1 2.5.2 2.5.3 2.5.4 2.5.5 2.5.6 2.5.7 2.5.8 3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 4. 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.2

2. kiadás

TARTALOMJEGYZÉK BEVEZETÉS ÉS A MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER A Polgármesteri Hivatal A Polgármesteri Hivatal rövid története A Polgármesteri Hivatal szervezete A Polgármesteri Hivatal minőségirányítási rendszere A működési és minőségirányítási rendszer dokumentációival kapcsolatos meghatározás A működési és minőségirányítási rendszer dokumentációiban használatos azonosítási rövidítések A Polgármesteri Hivatal működését meghatározó szabályok és követelmények A Polgármesteri Hivatal elkötelezettsége A DOKUMENTÁCIÓS RENDSZER FELÉPÍTÉSE ÉS KEZELÉSE Fogalmak meghatározása A dokumentációs rendszer felépítése A működési és minőségirányítási kézikönyv Formanyomtatványok Dokumentumok és feljegyzések kezelése A dokumentumok kezelése Feljegyzések kezelése Elosztás, hozzáférés Egyéb szabályzatok, utasítások, körlevelek Az elektronikus adathordozókon tárolt dokumentumok és adatok készítésének, kezelésének és megóvásának általános szabálya A külső dokumentumok figyelése és kezelése A beérkező és kiküldött levelek, küldemények iktatása, azonosítása, szétosztása Kiadmányozás A VEZETŐSÉG ELKÖTELEZETTSÉGE Felelősségek Vevőközpontúság Minőségpolitika Minőségcélok Kommunikáció Vezetőségi átvizsgálás ERŐFORRÁSOK ÉS INFRASTRUKTÚRA, MUNKAKÖRNYEZET Emberi erőforrás Pályáztatás Felkészültség, tudatosság és képzés Személyi anyagok kezelése, nyilvántartása Infrastruktúra

2010. május 17.

3 5 5 5 8 8 9 10 10 11 15 15 16 18 18 19 19 20 20 20 21 21 21 24 25 26 26 27 27 27 28 29 29 29 31 33 35

3/53

Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala 4.3 5. 5.1 5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.3 5.3.1 5.3.2 5.3.3 5.3.4 5.3.5 5.3.6 5.3.7 5.4 5.4.1 5.4.2 5.4.3 5.5 5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.5.4 5.5.5 5.6 6. 6.1 6.2 6.2.1 6.2.2 6.2.3 6.2.4 6.3 6.4 6.5 6.5.1 6.5.2 6.5.3 7.

2. kiadás

MIR KK

Munkakörnyezet FOLYAMATOK A megvalósuló folyamatok tervezése A szolgáltatást igénybe vevőkkel és a partnerekkel kapcsolatos folyamatok A szolgáltatást igénybe vevők által támasztott elvárások meghatározása A szolgáltatás követelményeinek átvizsgálása Kapcsolattartás a szolgáltatást igénybe vevőkkel és a partnerekkel Tervezés és fejlesztés A tervezés és fejlesztés megtervezése A tervezés és fejlesztés bemenő adatai A tervezés és fejlesztés kimenő adatai A tervezés és fejlesztés átvizsgálása Igazoló ellenőrzés Érvényesítő ellenőrzés A módosítások kezelése Beszerzés A beszerzés folyamata A beszerzési információ A beszerzett termékek és szolgáltatások igazolása Szolgáltatási folyamatok A folyamatok szabályozása Folyamat érvényesítő ellenőrzés Ellenőrzés és nyomonkövethetőség A szolgáltatást igénybe vevők tulajdonát képező javak Kezelés, tárolás, állagmegőrzés Megfigyelő és mérőeszközök kezelése MÉRÉS, ELEMZÉS ÉS FEJLESZTÉS Általános útmutató Figyelemmel kísérés és mérés A szolgáltatás igénybe vevők elégedettségének mérése Belső audit A folyamatok figyelemmel kísérése és mérése A szolgáltatások figyelemmel kísérése és mérése A nem megfelelőségek kezelése Adatelemzés Fejlesztés A folyamatok fejlesztése Helyesbítő tevékenység Megelőző tevékenység A MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV, AZ ISO 9001:2008 ÉS MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI ELJÁRÁSOK ÉS MUNKAUTASÍTÁSOK KERESZTREFERENCIÁJA

2010. május 17.

37 38 38 40 40 40 40 40 40 41 41 41 41 42 42 42 42 43 43 43 43 43 43 44 44 44 45 45 45 45 45 45 46 46 47 47 47 48 49 50

4/53


MIR KK

1. BEVEZETÉS ÉS A MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER 1.1

A Polgármesteri Hivatal

Dombóvár Város Önkormányzatának Képviselő-testülete a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény (továbbiakban: Ötv.) 38. § (1) bekezdésében foglalt rendelkezés alapján egységes hivatalt hozott létre az önkormányzat működésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására. Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala 7200 Dombóvár, Szent István tér1. Az ügyintézés helye továbbá: Dombóvár, Bezerédj u. 14. Dombóvár, Kinizsi u. 37. Kihelyezett ügyfélszolgálat: Újdombóvári Városrész, Fő u. 43. A POLGÁRMESTERI HIVATAL felépítése: - Polgármesteri Kabinet - Jegyzői Iroda - Jogi, Hatósági és Vagyongazdálkodási Iroda - Okmányiroda és Anyakönyvi Igazgatás - Pénzügyi és Költségvetési Iroda - Városüzemeltetési Iroda 1.2

A Polgármesteri Hivatal rövid története

Dombóvár Dombóvár város Tolna, Baranya és Somogy megye találkozásánál, Tolna megye délnyugati csücskében, a Kapos folyó mellett fekszik. A kistérség meghatározó jelentőségű települése. Lakóinak száma 20 ezer fő. Fejlődését az 1970-es évek alapozták meg, amikor megtörtént várossá nyilvánítása. Ezzel Dombóvár hivatalosan is betölti azt a szerepet, amelyet a gyakorlatban már eddig is ellátott: a közvetlen környék gazdasági központja lett. Dombóvár közlekedése jól kapcsolódik az országos rendszerekhez. A Dél-Dunántúl kiemelt vasúti csomópontja. A település gazdaságában a vasút megjelenéséig a mezőgazdaságnak volt döntő szerepe. Az 1960-as évektől a termelőszövetkezet volt a meghatározó, de 2001-ben ez felszámolásra került és vagyonán különböző gazdasági társaságok keletkeztek. Az ipar elsősorban a konfekció- és a műanyagipar, a fémfeldolgozás, fémvégtermékek előállítása: csavargyártás, tűzihorganyzás és az összeszerelés területén jelentős. A várostól alig 5 kilométerre található Gunaras, a strand- és gyógyfürdőjéről nevezetes településrész. Az itt talált termálvíz hasznosítása az 1960-as évek végén kezdődött. Az 1973ban megnyitott fürdőtelep eleinte csak a város igényeit szándékozott kielégíteni, híre azonban hamar országosan ismertté tette. 1977-ben vizét gyógyvízzé, a fürdőt gyógyfürdővé

2. kiadás

2010. május 17.

5/53


MIR KK

nyilvánították. 1981-től a fürdőtelep hivatalosan üdülőhely is. Látványos fejlődése 2004-től tapasztalható, amely az európai uniós források elnyerésének köszönhető (fürdőfejlesztés, szanatórium fejlesztése, szállodaépítés és –fejlesztés) A dombóvári kórház és rendelőintézete 70.000 fő részére biztosít ellátást, ez majdnem kétszerese a dombóvári kistérség lakosságszámának. Dombóvár Város Önkormányzata koncepciójában nagy hangsúlyt helyez a jövőben az egészség-ipar fejlesztésére. Ezt alátámasztja Gunaras fejlesztése, a kórház rekonsturkciója, és számos olyan vállalkozás megléte a településen, amely az egészségiparban dolgozik. Ez átalakíthatja a városban a szakképzést, illetve számos új munkahely megteremtését teszi lehetővé. Dombóvár a kistérség oktatási központja (Apáczai Csere János Oktatási Központ), amelyhez 1 bölcsőde, 6 óvoda (3 dombóvári tagintézmény), 2 általános iskola (1 dombóvári tagintézmény) és egy középiskola tartozik. Ezen kívül külön társulásban működik még (József Attila Általános Művelődési Központ) 3 iskola (1 dombóvári tagintézmény) és 2 óvoda (1 dombóvári tagintézmény). Az Önkormányzat fenntartásában működik továbbá egy gimnázium és egy ipari szakképző iskola. Egyházi fenntartásban Dombóváron egy óvoda és egy általános iskola, megyei fenntartásban pedig egy általános iskola tevékenykedik. A jövő szempontjából fontos szerepe lehet a Dombóvári Ipari Parknak és ott elhelyezkedő Kapos Innovációs Központnak, melyeket több önkormányzat és megyei szervezet alapított. Az ipari park Kaposszekcső közigazgatási területén működik, félúton Dombóvár és Kaposszekcső között. A 26 hektáros zöldmezős terület elhelyezkedése kedvező, hiszen a régió egyik legforgalmasabb közútja, a 611-es mellett fekszik. Dombóvár Város Önkormányzatának testvérvárosi kapcsolatai: Olaszország - Novi di Modena Németország – Kernen im Remstal Horvátország - Ogulin Svédország - Högenas Polgármesteri Hivatal A Városháza jelenlegi épülete 1970-ben került átadásra. Eredetileg Járási Tanácsháznak szánták, de Dombóvár várossá nyilvánításával a terv megváltozott és Városi Tanácsház lett. Az 1990. évi önkormányzati választásokat követően a tanácsi apparátus ugyanúgy, mint más településeken Polgármesteri Hivatallá alakult át. Az eltelt időszakban a hivatal szervezete többször átalakult, rugalmasan alkalmazkodva a változásokhoz. A megnövekedett feladatok, valamint az „ügyfélcentrikus, polgárbarát” hivatal kialakításának célját követve szükségszerű lépés volt a Városüzemeltetési Iroda új épületbe történő áthelyezése, illetve az Újdombóvári városrészben heti egy alkalommal ügyfélszolgálati iroda megnyitása. Változások a 90-es évektől I. szakasz: 1991-1994. Hivatalépítési modell kidolgozása közigazgatási szervezéssel foglalkozó kutatókkal, a négy irodás struktúra elfogadása. (Pénzügyi és Költségvetési Iroda, Jegyzői Iroda, Közigazgatási szolgálat, Városüzemeltetési Igazgatóság).

2. kiadás

2010. május 17.

6/53


MIR KK

II. szakasz: 1995-1997. október Kiválik a városüzemeltetési irodából a humán közszolgálatok irodája, amit a közoktatási, a szociális törvény, az egészségügyi alapellátás új rendszere követelt meg (Polgármesteri Iroda, Közigazgatási és Ügyfélszolgálat, Adó- Pénzügyi és Költségvetési Iroda, Városüzemeltetési Iroda, Humán Közszolgáltatások Irodája). Megtörtént a kezdő lépés a szolgáltató közigazgatás irányába azáltal, hogy 1995. októberében megnyílt az ügyfélszolgálati iroda. (A lakossági igényeket a napi közel 100 ügyfél megjelenésével lehetett mérni.). III. szakasz: 1997. november - 1999. Hatályba lép a gyermekek védelméről és a gyámügyi igazgatásról szóló törvény, amely nagyon kemény jogharmonizációs munkával zárta le és foglalta egészbe a szociális ellátásokról és a közoktatásról szóló joganyag gyermek- és ifjúságvédelemmel kapcsolatos nemzetközi követelményeit. Létrehozott egy igen fontos jogintézményt is: térségi szerepkörrel - Dombóvár székhellyel - létrejön a gyámhivatal, kötelező feladatként előírja a gyermekjóléti szolgálatok működtetését. Az épített környezet védelméről szóló törvény - erősítve a város térségi szerepkörét kiemelt építési hatósági jogkörrel ruházta fel a hivatalt. (Mindkét törvény hatálybalépése komoly személyi és szervezeti konzekvenciákkal járt, kimerítve szinte a hivatal belső tartalékait, mivel a hatálybalépés és a működőképesség megteremtése között nem volt türelmi idő.) IV. szakasz: 2000. január 1-jétől 2002. október A polgárbarát szolgáltató közigazgatás alapfilozófiájának való megoldások bevezetése, elsősorban olyan ügycsoportokban, amelyek magas szakmai felkészültséget, és korszerű infrastruktúrát igényelnek, és amelyek nem biztosíthatók minden településen. Ezen elv alapján kezdték meg működésüket az okmányirodák; ez 2000. január 1-jével a személyi és lakcím igazolványok kiadását, 2000. novemberétől a vállalkozói igazolványok, 2001. január 1-jétől a közlekedésigazgatás okmánycsaládjának integrált informatikai ügyintézését jelentette. Az új feladatok a hivatali szervezet struktúráját nem változtatták meg. Változatlanul 5 irodával működött tovább, legfeljebb azok elnevezése változott némiképp: AdóPénzügyi és Költségvetési Iroda, Városüzemeltetési Iroda, Közigazgatási és Ügyfélszolgálati Iroda, Humán Közszolgáltatások Iroda, Polgármesteri Iroda. A hivatal vezetése nagy hangsúlyt helyezett a lakosság teljes körű kiszolgálására, a polgárbarát szervezet kialakítására. V. szakasz: 2002. november Az új kihívásoknak, az Európai Uniós normáknak való megfelelés folyamatosan arra ösztönöz bennünket, hogy ne elégedjünk meg a mai eredményekkel, hanem igyekezzünk azt továbbfejleszteni, szervezeti kultúránkat átalakítani, gondolkodásmódunkat megváltoztatni. Figyelembe véve az elért eredményeket, azokra építve, egy új szemléletmód, stratégia kialakítása került előtérbe. Ennek köszönhetően 2004-ben, 2005-ben, majd 2009-ben a CAF (Közös Értékelési Keretrendszer) modell alapján végzett önértékelést a Hivatal. 2004-ben az ISO 9001 szabvány alapján kiépítésre került a Hivatal minőségirányítási rendszere. Az auditálást a GüteZert Kft. végezte 2005. tavaszán, amely azóta is

2. kiadás

2010. május 17.

7/53


MIR KK

működik. 2005-ben a Polgármesteri Hivatalt a Belügyminisztérium „Közigazgatási Minőségi Díj”-jal jutalmazta. 2004. óta a Hivatal felsővezetésében számos változás történt. 2006-ban, 2008-ban és 2010. januárjában jegyzőváltás történt, illetve 2009. októberében a Polgármester személye is változott. A Hivatalvezetők ugyan minden esetben változtattak a szervezeti struktúrán, ezek azonban a szervezetben zajló folyamatokban módosulást csak kis mértékben vontak maguk után. Az új felsővezetők is fontosnak tartották a minőségfejlesztési eszközök további alkalmazását, így 2009-ben és 2010-ben számos szervezetfejlesztési program valósulhatott meg egy európai uniós pályázatnak köszönhetően. 1.3

A Polgármesteri Hivatal szervezete

Polgármester Jegyző

Minőségirányítási vezető

Aljegyző

Polgármesteri Kabinet

Jegyzői Iroda

Jogi, Hatósági és Vagyongazd. Iroda

Pénzügyi és Költségvetési Iroda

Városüzemeltetési Iroda

Okmányiroda és Anyakönyvi Igazgatás

irodavezető

irodavezető

irodavezető

irodavezető

irodavezető

irodavezető

Kt. csopvez.

Szociális csopvez.

Adócsoport csv.

Belső ell. csopvez.

Építéshatósági csv.

Iktató csopvez.

1.4

Közterületf. Csv.

Gyámhivatal

A Polgármesteri Hivatal minőségirányítási rendszere

Ez a működési és minőségirányítási kézikönyv Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala (továbbiakban: PH) működési rendszerét írja le, amelyet a PH minőségpolitikájával összhangban vezettünk be és működtetünk. .A kézikönyv a legfontosabb tájékoztató dokumentum a PH által végzett összes tevékenységről. A kézikönyv, és így a minőségirányítási rendszer alkalmazási területe a PH teljes tevékenységi területére kiterjed. A minőségirányítási rendszerünk működésénél és tanúsíttatásánál az ISO 9001:2008 szabványt alkalmazzuk.

2. kiadás

2010. május 17.

8/53


MIR KK

A kézikönyv és a kialakított irányítási rendszerünk a PH szervezetéből és tevékenységeiből adódóan olyan rugalmas rendszer, amelyik támogatja az egész szervezet működését, valamint a közigazgatással szembeni lakossági és állami igényeket és elvárásokat. Minőségirányítási rendszerünkre jellemző, hogy minden érvényes dokumentáció számítógépen van, gyakorlatilag csak egy „törzspéldányt”, nyomtatunk ki. A minőségirányítási rendszer minden dokumentumához mindenkinek hozzáférése van. A minőségirányítási rendszerben az ISO 9001:2008 szabvány következő elemeit nem alkalmazzuk: 7.5.2. fejezet Nincsen olyan szolgáltatása a PH-nak, amelynek kimenete ellenőrzéssel nem igazolható. A tanúsított tevékenység megnevezése:

Közigazgatási feladatok ellátása A PH tevékenységeivel kapcsolatban néhány folyamatot kihelyezett. Ezek a folyamatok olyanok, hogy ügyfeleink, vevőink elégedettségét befolyásolhatják, így ezeket a velük kötött szerződéseken keresztül és fokozott ellenőrzéssel, a folyamatok nyomon követésével tartjuk felügyeletünk alatt. - Diszpécser szolgálat - Takarítás - Postázás 1.5 A működési meghatározás

és

minőségirányítási

rendszer

dokumentációival

kapcsolatos

Minőségirányítási Kézikönyv (MK)

A PH bemutatása mellett a szabványkövetelményeket leíró dokumentum, amely meghatározza egy szervezet minőségirányítási rendszerét

Minőségirányítási Eljárás (ME)

Egy tevékenység, vagy egy folyamat elvégzésének előírt módja.

Azon dokumentum, amely megnevezésében nem szerepel a „munkautasítás” kifejezés, de az abban foglaltak betartására vonatkozó előírások az érintettek számára megegyeznek a Munkautasításként értelmezett munkautasításokra vonatkozó előírásokkal. A PH munkájához kapcsolódó, a feladatok utasítás formájában dokumentum történő kiadása, meghatározza a feladat végzéséért felelős személyeket, a végrehajtás módját, a megfelelőség feltételeit és az ellenőrzés, dokumentálás módját és módszerét. Formanyomtatvány

2. kiadás

Előre meghatározott tartalommal formanyomtatvány, célirányos kitöltésre felhasználót.

2010. május 17.

elkészített késztetve a

9/53

Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala Dokumentum Feljegyzés Felsőszintű dokumentumok Egyéb dokumentumok Minőségirányítási Rendszer Bizonylati Album

MIR KK

Információ és annak hordozója (például feljegyzés, előírás, eljárásdokumentum, rajz, jegyzőkönyv, szabvány). Olyan dokumentum, amely rögzíti az elért eredményeket, vagy bizonyítja tevékenységek megtörténtét. Szabványok, jogszabályok, szakmai irányelvek, hatósági engedélyek. A szolgáltatást igénybe vevők által szolgáltatott dokumentumok. Olyan dokumentumok gyűjteménye, amelyek kitöltése, rendszeres vezetése mindenkire nézve kötelező

1.6 A működési és minőségirányítási rendszer dokumentációiban használatos azonosítási rövidítések

MR

Minőségirányítási Rendszer

MK

Minőségirányítási Kézikönyv

ME 01 ME 01

Ahol: Minőségirányítási Eljárás A Minőségirányítási Eljárás száma

F-k/z F k z

Ahol: Formanyomtatvány a formanyomtatvány egyedi azonosító száma a formanyomtatvány verzió/kiadásszáma

MR BA

Minőségirányítási Rendszer Bizonylati Album

1.7

A Polgármesteri Hivatal működését meghatározó szabályok és követelmények

A PH alapvető működését befolyásoló külső jogszabályokat és egyéb követelményeket minden iroda nyilvántartja és követi. A helyi rendeletek nyilvántartását a Jegyzői Iroda Képviselőtestületi csoportja tartja nyilván. A rendeletek a www.dombovar.hu honlapon is elérhetőek. A PH-ban a belső szabályozó dokumentumok nyilvántartását és a másolati példányok kezelését a minőségirányítási vezető végzi. A jegyzői és polgármesteri utasítások nyilvántartását a polgármesteri és jegyzői titkárságon kezelik. Az érintettek (érdekelt felek) elvárásai 1. Korszerű, közmegegyezésen alapuló szabályozási anyagok készítése: · pontosan · világosan, egyértelműen 2. kiadás

2010. május 17.

10/53


MIR KK

· megalapozottan 2. Megbízható ajánlások 3. Sikeres, színvonalas konferenciák 4. Naprakész felvilágosítás és állásfoglalások minden közigazgatási kérdésben

Kapcsolódó formátum: F-01 Formanyomtatványok érvényesség nyilvántartó lapja F-02 Polgármesteri utasítások nyilvántartása F-03 Jegyzői utasítások nyilvántartás F-05 Minőségügyi dokumentumok nyilvántartása

1.8 A Polgármesteri Hivatal elkötelezettsége A PH egész tevékenységét áthatja a minőségi munkavégzés iránti igény, és ebből fakadóan állapította meg az Önkormányzat és a Hivatal kollektívája, team munkában, - tagság közreműködésével - alaptételeit, azaz: · · · · ·

Küldetését Jövőképét Értékrendjét Stratégia Minőségpolitikáját és minőségcéljait

Küldetés (Misszió) A közigazgatás területén működő szervezetek összefogása, társadalmi szervezetként, szakmai támogatások biztosítása, szabályozások kidolgozása, a minőségügy fejlesztése, a közigazgatás és a környezetvédelem fejlesztése érdekében. Ebből ered a Polgármesteri Hivatal munkakultúra filozófiája, meghirdetett minőségpolitikája. Dombóvár, 2010. március 1.

Patay Vilmos polgármester

2. kiadás

2010. május 17.

dr. Gábor Ferenc jegyző

11/53


MIR KK

Jövőkép (Vízió)

A magyarországi városok területén ugrásszerű változások indultak meg. Az Európai Unióhoz való csatlakozás mind a követelmények területén mind a szabályozások területén jelentős változásokat indikálnak és valós igény egy olyan közigazgatás működése, ahol meg lehet találni a szakmai kristályosodási pontokat, ami egy szakmai műhely. Figyelembe véve céljainkat, munkakultúránkat, irányítási – működési módszereinket olyan minőségszemléletre építjük, ahol alkalmazzuk a hazai és nemzetközi gyakorlatban elterjedt szabványos minőségirányítási rendszert. Úgy látjuk, hogy a közigazgatásban résztvevő szereplőknél egyre nagyobb igény jelentkezik az egységes szemléletű, áttekinthető szabályozások iránt, a gyorsan és egyszerűen, a korszerű, informatika eszközeivel elérhető dokumentumok iránt. „A közigazgatás az embereként van.” – E cél megvalósításáért dolgozunk. Tudjuk, hogy nincsenek kész receptek, nem lehet egyszerűen lemásolni, átültetni egy másutt alkalmazott megoldást, hanem gondos munkával meg kell teremteni a bevezetés feltételeit, szakítani kell a régi beidegződésekkel, a megszokással, a rögzült munkamódszerekkel. Vagyis, ha eredményt akarunk elérni, vállalni kell az odavezető utat is, a szervező, rendteremtő munkát, amelynek során a helyi viszonyokból, adottságokból kell kiindulni. Dombóvár, 2010. március 1.


2. kiadás

2010. május 17.


12/53


MIR KK

Értékrend

A PH küldetéséből adódóan sajátos és egyedi értékrendje van, amely meghatározza a legfontosabb magatartási és tevékenységi szabályokat is. Az elvárt és kialakított értékrend rögzítésével a PH meghatározta az elvárható magatartást, a PH céljainak és minőségszemléletének megfelelő cselekvés normáit. Az értékrend alapelvei: 1. A vezetés a Hivatalnál végzett munka minőségének elkötelezettjei. 2. Szakszerűség, minőség, bizalomnyújtás az alaptevékenységet támogató területeken is. 3. Elkötelezett, kiegyensúlyozott együttműködés a munkatársak között. Zavartalan együttműködés az állami hatósági szervezetekkel. 4. Törvényesség, a mindenkori hatályos állami jogi szabályok megtartása, a belső és külső egyéb utasítások lehető legnagyobb körültekintéssel való alkalmazása. 5. Folyamatos fejlesztés és fejlődés, a kiválóságra való törekvés, a munkatársak személyes képességeinek tudatos fejlesztésén keresztül és újabb módszerek, technikák alkalmazásával. 6. Emberhez méltó környezet biztosítása, a környezetet védő tevékenységek támogatása, azok kezdeményezése. 7. A környezetkímélés, az egészség- és munkavédelem mind magasabb szintű elvárásainak előtérbe helyezése. 8. A nyilvánosság biztosítása az önkormányzat és a PH munkájával kapcsolatban. Dombóvár, 2010. március 1.


2. kiadás

2010. május 17.


13/53


MIR KK

Minőségpolitika A Polgármesteri Hivatal vezetősége és munkatársai – összhangban a küldetés nyilatkozatukban foglaltakkal és értékrendjük alapelveivel – kinyilvánítják elkötelezettségüket egy korszerű minőségirányítási rendszer alkalmazása és folyamatos fejlesztése mellett. Ez a rendszer magában foglalja a tevékenységek irányítását és folyamatos fejlesztését az ügyfelek és lakosság, a munkatársak, és a szervezet működését biztosító, valamint finanszírozó szervezetek megelégedettségének javítása érdekében. A vezetés legfőbb minőségügyi alapértékei: 1. A Polgármesteri Hivatal olyan szakmai szolgáltatást nyújt, amely kiemelten veszi figyelembe a környezetvédelmi és biztonsági követelményeket. 2. Magas szakmai ismeretekkel és kiemelkedő emberi tulajdonságokkal rendelkező munkatársakat alkalmazunk, a tevékenységek hatékony végzése érdekében. 3. Szorosan együttműködünk a közigazgatási tevékenységeinkben közreműködő hazai szervezetekkel, vállalkozókkal. 4. Minden szakmai munkánkban alapfeltétel az Európai Unió követelményeivel való harmonizáció. 5. A minőségi munkavégzést elismerjük, és törekszünk az együttműködő, emberközpontú TQM (Total Quality Management – Teljeskörű Minőségirányítás) munkakultúra fejlesztésére. 6. Az erőforrásokat a folyamatok állandó figyelemmel kísérésével optimálisan használjuk ki. 7. Gondosan választjuk meg és értékeljük szállítóinkat annak érdekében, hogy a megfelelő minőségszintet folyamatosan biztosítani tudjuk. 8. Ügyfeleink követelményeit szem előtt tartva folyamatosan alakítjuk munkakultúránkat, benne az elektronikus információáramlást és a szakmai ismeretek átadásának fejlesztését. A minőségpolitika deklarálásával a PH vezetősége kinyilvánítja felelősségét és szándékát, hogy saját minőségirányítási rendszerének tanúsítását fenntartja, az eredményeket folyamatosan értékeli, fejleszti. Dombóvár, 2010. március 1.

Patay Vilmos Polgármester

2. kiadás

2010. május 17.


14/53


MIR KK

A Polgármesteri Hivatal működését javító minőségcélok a szervezet küldetésére, Jövőképére és Minőségpolitikájára épülnek. A PH vezetősége minőségpolitikai nyilatkozatának, küldetésének megfelelően folyamatosan meghatározza és aktualizálja az érintettek elégedettségének fokozása érdekében, a közigazgatási és az állami követelmények teljesítéséhez, a folyamatos fejlődéshez szükséges minőségcélokat. Ezeket a minőségcélokat minőségterven követjük nyomon, ezt használjuk a célok kitűzésénél és a teljesítések megállapításánál.

2.

A DOKUMENTÁCIÓS RENDSZER FELÉPÍTÉSE ÉS KEZELÉSE

2.1 Fogalmak meghatározása A minőségirányítás tárgykörébe tartozó kifejezések, meghatározások megfelelnek az ISO 9001:2008 szabványban foglaltaknak és értelmezésük is erre a szabványra támaszkodik. Ügyiratkezelési szabályzat: Az írásbeli ügyintézésre vonatkozó szabályok összessége, mellékletét képezi az Irattári terv. Irattári terv: A köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék. Irat: Minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat, amely a PH tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett. Irattár: Megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség. Irattári tételszám (jel): Az ügy típusát, szervezeti hovatartozását, továbbá az irat selejtezhetőség szerinti csoportosítását mutatja, egyúttal meghatározza az irat irattári helyét is. Irattári jel: Összetevői: - ügykörszám: háromjegyű szám, amely meghatározza az ügy típusát, a PH szervezeti egységeihez és feladatköréhez igazodó rendszerezésben. - ágazati betűjel: meghatározza az ügy ágazati hovatartozását. - selejtezési jel: kódszám, amely meghatározza a nem selejtezhető tételeket, valamint a selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát. - levéltári átadás jele: meghatározza a levéltári átadás határidejét. Iktatás: Az iratkezelésnek az érkeztetés és az ezt követő postabontás utáni fázisa, az iratnyilvántartás alapvető része, amelynek során a beadványt, illetve a saját keletkeztetésű iratot iktatószámmal látják el és kitöltik az iktatóbélyegző-lenyomat és az iktatókönyv, illetve a számítógépes iktató program rovatait. Iktatókönyv: A PH rendeltetésszerű működése során keletkezett ügyviteli iratok (beadványok, kiadmányok, belső ügyviteli iratok) nyilvántartására szolgáló, folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott, évenként hitelesítetten megnyitott és lezárt iratnyilvántartó könyv, 2. kiadás

2010. május 17.

15/53


MIR KK

amely készülhet elektronikus adathordozón is. Érkeztetés: Az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelőző fázisa, amelynek során rögzítik a beadvány beérkezésének keltét, elektronikus irat beérkezése esetén kitöltik az érkeztető képernyőrovatokat. Kiadmány: A jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat. Ügyvitel: A hivatali ügyintézés szervezett rendje. Az ügyintézési és iratkezelési munkafolyamatok összessége. Államtitok: Az az adat, amelynek nyilvánosságra hozatala sérti, vagy veszélyezteti az ország honvédelmi, nemzetbiztonsági, bűnüldözési, vagy bűnmegelőzési, központi pénzügyi vagy devizapolitikai, külügyi vagy nemzetközi kapcsolataival összefüggő, valamint igazságszolgáltatási érdekeit. Kezeléséről, az államtitokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény rendelkezik. Szolgálati titok: Az adatoknak az a köre, amelynek nyilvánosságra kerülése sérti, vagy veszélyezteti a törvényben meghatározott közfeladatokat ellátó szerv működésének rendjét, akadályozza a feladat- és hatáskörének illetéktelen befolyástól mentes gyakorlatát. Minősített irat: A törvény szerint felhatalmazott személy által minősítetté nyilvánított adatot tartalmazó irat. A minősítés során a minősítő döntést hoz arról, hogy egy adat tartalmánál fogva a nyilvánosságot korlátozó államtitok, vagy szolgálati titok körbe tartozik. Személyes adat: A meghatározott természetes személlyel kapcsolatba hozható adat, az abból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés. A személyes adat az adatkezelés során mindaddig megőrzi e minőségét, amíg kapcsolata az érintettel helyreállítható. Feljegyzés: Olyan meghatározott tartalommal bíró dokumentum, amely készülhet formanyomtatványon vagy kötetlen formában. A feljegyzés a minőségirányítási rendszer működtetése során keletkezik és a szolgáltatás minőségére, vagy a minőségirányítási rendszer hatékonyságára vonatkozó adatokat tartalmaz, rögzíti az elért eredményeket, vagy bizonyítja tevékenységek megtörténtét. Formanyomtatvány: Olyan dokumentum, amely meghatározza az adatok tartalmát és leírásának formáját. Kitöltése után jellegétől függően előíró, vagy nyilvántartó típusú dokumentumot képez. 2.2 A dokumentációs rendszer felépítése A minőségirányítási dokumentációs rendszert négyszintű dokumentációs rendszerrel építtettük fel. Az irányítási rendszer működtetését a működési és minőségirányítási kézikönyv írja le. A második szintet az Eljárások képezik. A külső szabályozók, szabványok és működésünkhöz szükséges általános szabályzataink jelentik a harmadik szintet. A folyamatokkal kapcsolatos feljegyzések részére használt formanyomtatványok a negyedik szint. Ezek a nyomtatványok kitöltve jelentik a feljegyzéseket, bizonyítékokat a minőségirányítási rendszer hatékony működésére.

2. kiadás

2010. május 17.

16/53


I. szint

II. szint III. szint IV. szint

MIR KK

A működési és minőségirányítási kézikönyv, azt írja le, hogy milyen a PH irányítási rendszere és a PH. hogyan tesz eleget az ISO 9001: 2008 szabvány követelményeinek. A rendszer működtetését a kézikönyv, valamint a hozzá tartozó eljárások szabályozzák. Meghatároztuk a minőséggel kapcsolatos felelősségi köröket, feladatokat, a minőségtervezéssel kapcsolatos feladatokat, az alkalmazandó bizonylatokat. Belső eljárásaink, munkautasításként is értelmezhetők Az adott szolgáltatáshoz vagy folyamatokhoz kapcsolódó előírások, valamint a szabványok, törvények, hatósági engedélyek, saját szabályzataink és egyéb külső előírások. A különböző feljegyzések, nyilvántartások, bizonylatok, amelyek – a szolgáltatás minőségével, illetve – a minőségirányítási rendszer működésével kapcsolatosak. Ezek a bizonylatok információt nyújtanak: – a minőségirányítási célok elérésének mértékéről, – az ügyfeleknek a szolgáltatással való megelégedettségéről, – a minőségirányítási rendszer eredményeiről, – a továbbfejlődéshez szükséges elemzésekről, – a hibajavító tevékenységek elvégzéséről és hatékonyságáról, – a munkatársak képzéséről, – az igénybevett alvállalkozók, beszállítók teljesítményéről.

A PH Vezetése által jóváhagyott minőségirányítási dokumentáció hozzáférhető és elérhető minden munkatársunk számára. Az irányítási rendszerrel kapcsolatos dokumentumokat az alábbiak szerint csoportosítjuk: a. Aszerint, hogy mire vonatkoznak, lehetnek: Ø a minőségirányítási rendszer működésével kapcsolatos dokumentumok, vagy Ø a szolgáltatással kapcsolatos dokumentumok b. aszerint, hogy ki készíti őket, lehetnek: Ø belső dokumentumok, Ø külső dokumentumok. Belső, saját készítésű dokumentumok a.

A minőségirányítási rendszer működésével kapcsolatos dokumentumok: · működési és minőségirányítási kézikönyv, és a formanyomtatványok · a kitöltött formanyomtatványok és egyéb feljegyzések.

b.

Szabályzatok a szervezet működéséhez a törvényi előírásokkal kapcsolatban: · belső szabályozások; · vezetői utasítások, körlevelek.

2. kiadás

2010. május 17.

17/53

Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala c.

MIR KK

A különböző partnerekkel kapcsolatos dokumentumok: · · ·

szerződések a megrendelőkkel; beszállítói, alvállalkozói megrendelések, szerződések; saját készítésű előírások, irányelvek, katalógusok, szórólapok.

Külső dokumentumok a.

Azok a dokumentumok, amelyeket a tanúsított területen kívül adnak ki: · szabványok, jogszabályok, törvények, · hatósági előírások és engedélyek.

b.

A külső szervezetektől érkező: · ·

levelek, faxok, e-mailek, meghívók, katalógusok, szórólapok...stb.

2.3 A működési és minőségirányítási kézikönyv A működési és minőségirányítási kézikönyvet szerkezetileg úgy alakítottuk ki, hogy az megfeleljen a működési sajátosságainknak, és alapvetően kövesse az ISO 9001:2008 szabvány felépítését. 2.3.1 A kézikönyv készítése, kiadása, módosítása, elosztási rendje, megőrzése A működési és minőségirányítási kézikönyvet a PH. Minőségirányítási vezetője készíti az ISO 9001:2008 szabvány alapján. q

Az érvényes verziói csak elektronikus formában számítógépen van, amihez minden munkatársunk olvasás, tanulmányozás céljából hozzáférhet. Az érvényes kézikönyv számítógépes formáját csak a minőségirányítási vezető módosíthatja. A kézikönyvet egy példányban kinyomtatja és aláírja, kiadás előtt a PH Jegyzője a címlapon, aláírásával hagy jóvá. Ez a törzspéldány, melyet a minőségirányítási vezető tárol 3 évig, a munkatársak vagy a tanúsító testület használatára.

q

A működési és minőségirányítási kézikönyvet egyértelműen azonosítja a minden oldalán feltüntetett kiadási száma és a kiadás dátuma. Mindig a legutolsó módosítás számát és dátumát írjuk fel.

q

Igény esetén, a kézikönyv törzspéldányának másolásával a minőségirányítási vezető másolatot készít, ezen feltünteti, hogy „Változtatás átvezetésére nem kötelezett példány”.

q

A minőségirányítási vezető az érvénytelenné váló törzspéldányt megjelöli: a címlapjára felírja, hogy „Érvénytelen”.

Módosítások, a változások ellenőrzése, kiadása

2. kiadás

2010. május 17.

18/53


MIR KK

q

A módosítás minden esetben a kézikönyv újra kiadásával történik. A PH minőségirányítási vezetőjének feladata a kézikönyv módosításának végrehajtása a változtatások jóváhagyása után.

q

A kézikönyv minden módosítását - azaz új kiadását a PH Jegyzője hagyja jóvá a törzspéldány aláírásával. A módosítás jellegét feltüntetjük a „Változtatások nyilvántartása” című oldalon az érintett szövegrészre, vagy a változás jellegére történő rövid utalással. Azonosítást és nyomon követést a „F-18 Minőségügyi Dokumentumok nyilvántartásán” végzünk.

2.4 A formanyomtatványok 2.3.1 A formanyomtatványok azonosító kódjának felépítése: F-k/z ahol F jelzi, hogy formanyomtatvány, a k pedig a formanyomtatvány egyedi azonosító száma (a formanyomtatványok érvényesség nyilvántartó lapjával összhangban). A z a formanyomtatvány verzió/kiadásszámát jelöli. q A formanyomtatványokról az „F-1 Formanyomtatványok érvényesség nyilvántartó lapját”a minőségirányítási vezető tartja nyilván Ezek az űrlapformátumok formanyomtatványok törzskönyvében található. Kitöltött állapotában, ez a formanyomtatványok törzskönyvének tartalomjegyzéke. q Minden belső készítésű formanyomtatványra felírjuk az azonosítót és a PH. feliratot q Ha a formanyomtatványt nyomda már ellátta azonosító kóddal, akkor a megnevezésén kívül azt is használhatjuk azonosítására. q A működési és minőségirányítási kézikönyvben előírt feljegyzéseket, kitöltött formanyomtatványokat - ha arról másként nem rendelkezik a kézikönyv - a minőségirányítási operatív vezető 3 évig megőrzi. q A minőségügyi feljegyzések minden rovatát értelemszerűen kitöltjük. Ha nem szükséges valamelyik rovat kitöltése vagy nem értelmezhető, akkor a kitöltést végző munkatárs azt áthúzza. q A nyilvántartásokat és a feljegyzéseket alapvetően számítógépes file-ban vezetjük, vagy pedig a megfelelő papír alapú nyomtatványt, vagy jegyzőkönyvet töltjük ki. 2.5 Dokumentumok és feljegyzések kezelése 2.5.1 A dokumentumok kezelése A PH a működéséhez és a minőségirányítási rendszer fenntartásához szükséges dokumentumokat folyamatosan ellenőrzi és felülvizsgálja és biztosítja, hogy: Ø kiadásra csak megfelelő, jóváhagyott dokumentum kerüljön, Ø megtörténjen a dokumentumok rendszeres felülvizsgálata és szükség szerinti átdolgozása, majd újabb jóváhagyása, Ø a dokumentumok változtatásai és aktuális állapotuk jól azonosíthatóak legyenek, Ø a dokumentumok érvényes változatai a felhasználásuk helyén hozzáférhetőek legyenek, Ø minden dokumentum olvasható, könnyen azonosítható és reprodukálható legyen, Ø a külső dokumentumok azonosítottak, elosztásuk ellenőrzött legyen, Ø az érvénytelen dokumentumok megfelelően azonosíthatóak, nem tervezett felhasználásuk megakadályozható legyen.

2. kiadás

2010. május 17.

19/53


MIR KK

Az alkalmazott dokumentumok rendszere biztosítja, hogy a gazdasági jellegű feladatok végrehajtását, a megfelelő tevékenységeket és a szolgáltatást igénybe vevők elvárásait igazoló dokumentumok keletkezzenek, illetve kezelésük szabályozott módon történjék. Azok a dokumentumok, amelyekre nem vonatkoznak formai követelmények, (pld. Jogszabályból adódó belső szabályozások, utasításokat tartalmazó jegyzőkönyvek, naplók, stb.) követelményeit nem szabályozzuk, ezek tetszés szerintiek, de minden esetben ezeknek a dokumentumoknak a készítője dátummal és aláírásával igazolja és hagyja jóvá a leírtakat. 2.5.2 Feljegyzések kezelése A PH szabályozza a feljegyzések kialakítására, azonosítására, összegyűjtésére, rendszerezésére, hozzáférhetőségének biztosítására, tárolására, megőrzésére és selejtezésére vonatkozó eljárásrendet. A feljegyzéseket könnyen hozzáférhető, de biztonságos módon tárolja, amely biztosítja a visszakereshetőséget és az elemezhetőséget. A feljegyzések használatának módjáról a kibocsátó eljárástan/utasításban rendelkezik. Ennek szükségszerűségét a feljegyzést meghatározó készítője határozza meg. A feljegyzések kitöltésének helyességét a kitöltésért felelős dolgozó közvetlen szakmai vezetője ellenőrzi. A hibás bejegyzéseket egyszerű áthúzással kell érvényteleníteni és a helyes szöveget az érvénytelen rész fölé beírni. A javítást minden esetben szignóval és dátummal kell ellátni. A javítás során tilos miden olyam művelet, ami eltakarja vagy megsemmisíti az érvényteleníteni szándékozott bejegyzést. A Minőségirányítási Rendszer elektronikus dokumentumait a minőségirányítási vezető PenDrive-on tárolja és gondoskodik a felülírás elleni védelemről. Az MR dokumentumairól és a módosításokról biztonsági másolat készül (CD lemezre), a Jegyző gondoskodik a bizonsági másolatok őrzéséről. A feljegyzéseket – egyéb előírás hiányában – legalább 3 évig kell megőrizni. Működésünk során számos feljegyzés keletkezik, amelyek jelentős része formanyomtatvány használatával készül, még akkor is ha ez a formalap csak számítógépen van meg érvényes formában. Ezek a formanyomtatványok azonosítóval ellátottak. 2.5.3 Elosztás, hozzáférés q

Alapelv, hogy a munkatársak minden, a minőségirányítási rendszer működtetésével kapcsolatos dokumentumot számítógépen olvashat. Külön dokumentumok elosztási nyilvántartást így nem vezetünk

q

A formanyomtatványok használatához papíralapú vagy formanyomtatványt biztosít a Hivatal minden munkatárs számára.

elektronikus

2.5.4 Egyéb szabályzatok, utasítások, körlevelek A szabályzatok, utasítások formájára külön megkötés nincs, de szerepel rajtuk: · a készítő megnevezése; · a jóváhagyó aláírása; · valamennyi oldalukon:

2. kiadás

2010. május 17.

20/53

Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala -

MIR KK

a PH megnevezés, valamint annak a megnevezése vagy rövidítése, hogy mivel kapcsolatos az adott dokumentum; a kiadás dátuma; az oldalszámozás (aktuális oldal/összes oldal).

A körleveleket a „F-6 Körlevelek nyilvántartó lapja” formanyomtatványon tartjuk nyilván.

2.5.5 Az elektronikus adathordozókon tárolt dokumentumok és adatok készítésének, kezelésének és megóvásának általános szabálya A számítógépen megírt és elektronikus adathordozón tárolt dokumentumok és adatok csak akkor tekinthetők hitelesnek, ha az adatokhoz való hozzáférés egyértelműen a kijelölt, illetékes munkatársakra korlátozott. Úgy szabályoztuk az elektronikus adathordozókon tárolt dokumentumok és adatok kezelését és megóvását, hogy mindig ezek az érvényesek és a kinyomtatott példányok csak segédeszközt jelentenek, kivéve azokat a szerződéseket, és más hiteles anyagokat, amiknél a kinyomtatott és aláírással jóváhagyott dokumentumokat és adatokat tekintjük érvényesnek. Ez alól kivételt képeznek az anyagi kötelezettség vállalással nem járó, elektronikus úton készített és továbbított faxok, e-mailek.

2.5.6 Külső dokumentumok figyelése és kezelése q

A működésünket befolyásoló rendeletek, törvények, a jogi és hatósági előírások, szabványok és érvényességük figyelése a Jegyzői Iroda feladata. Ezen előírások nyilvántartásait minden iroda saját működési területén nyilvántartja, módosulásukat követi és vezeti .

q

A Polgármesteri Hivatalba érkező külső szabályozókat/dokumentumokat az Aljegyző áttanulmányozza, s egyben meghatározza az azzal kapcsolatos belső teendőket. Kijelöli azt, vagy azokat a személy(-eke)t, aki(-k) érintett(-ek) a megismerésében, végrehajtásában, szükség esetén a kidolgozói, reagálási tevékenységben. Ugyanez vonatkozik az EAR (Elektronikus Adatszolgáltatási Rendszer) figyelésére és ez alapján a belső teendők végrehajtására is.

2.5.7 A beérkező és kiküldött levelek, küldemények iktatása, azonosítása, szétosztása A PH-ban az iktatással, irattározással összefüggő feladatokat a Központi Iktató látja el, maga az operatív munka részben osztott rendszerben történik: -

A Gyámhivatal a hivatal irodáival egyező módon kezeli iratait, megkülönböztető számjelzéssel. A Gyámhivatal iratainak iktatása külön, a központi iktatóban használt iratkezelő-szoftverrel történik.

-

A szabálysértési iratok iktatását külön iktatóprogrammal az ügyintéző végzi.

-

A minősített iratok kezelése szervezetileg és fizikailag elkülönítve történik a nem minősített adatkezelés rendszerétől, mennyisége nem indokolja a külön „Titokvédelmi szabályzat” elkészítését. A minősített iratok kezelésére a jegyző titkos ügyiratkezelőt jelöl ki, aki végzi a minősített ügyiratok kezelésével kapcsolatos valamennyi feladatot.

2. kiadás

2010. május 17.

21/53


MIR KK

Az ügyirat útja a beérkezéstől az elintézésig KÉZI IRATTÁR 2 ÉV

BEÉRKEZŐ KÜLDEMÉNY HATÁRIDŐS ÜGYIRATNYILVÁNTARTÁS

KÖZPONTI IRATTÁR

IKTATÓ

BONTHATÓ KÜLDEMÉNY

NEM BONTHATÓ KÜLDEMÉNY

ÉRKEZTETÉS IRATON

ÉRKEZTETÉS BORÍTÉKON

ÁTADÁS CÍMZETTNEK

ÁTADÁS IRODAVEZETŐNEK

SZIGNÁL

SZIGNÁL

IKTATÁS A HATÁRIDŐ LEJÁRTA ELŐTTI NAP

FELSZERELÉS ELŐIRATTAL

ÜGYFÉL SZEMÉLYESEN VAGY KÉPVISELŐ ÚTJÁN NYÚJT BE ÜGYIRATOT ELINTÉZÉST KÖVETŐEN

2. kiadás

ÜGYINTÉZŐ

2010. május 17.

22/53


MIR KK

A küldemények felbontása, érkeztetése A beérkező küldemények felbontását az egyes irodákban az irodavezető, vagy az általa megbízott személy végzi. A küldeményeket érkeztető bélyegzővel, valamint kézjeggyel kell ellátni, és számítógépes nyilvántartásba kell venni. Az iratok számítógépes programban történő rögzítését az egyes szervezeti egységek adminisztrátorai, illetőleg az iratkezelők végzik. Az iratot érkeztető-, iktatóbélyegzővel kell ellátni, melynek megfelelő rovataiban fel kell tüntetni az érkezés dátumát, illetőleg a számítógépes program által generált érkeztető azonosítót. A nem bontható iratokat a zárt borítékon kell érkeztetni, és a számítógépes programban rögzíteni. A iratok nyilvántartása A hivatalhoz érkező vagy itt keletkező iratokat iktatással kell nyilvántartani. Az iratot úgy kell iktatni, hogy abból az irat beérkezésének időpontja, az irat tárgya, az ügyintéző neve, az elintézés módja, a kezelési feljegyzések, valamint az irat holléte bármikor megállapítható legyen. A hivatalhoz érkezett minden iratot érkeztetni kell. A küldemények szétosztása a) Postai kézbesítés által beérkezett küldemények szortírozását a posta által biztosított személy végzi. A küldeményeket szervezeti egységenként csoportosítva, az ajánlottakat külön jelölve kell az érintett szervezeti egység átadófüzetébe bevezetni. Amennyiben a küldemény címzettje nem állapítható meg, közvetlenül a Jegyzőhöz kell továbbítani. b) Egyéb kézbesítés esetén az érkezett beadványokat az érkezés napján, de legkésőbb a következő munkanapon továbbítani kell a feladatot ellátó irodákhoz, illetve a Jegyzőhöz. c) A postai kézbesítés esetén, a postai meghatalmazással rendelkező személy köteles a szervezeti egységéhez továbbítandó küldemények tértivevényeit a saját nevével és aláírásával, valamint az átvétel napjával ellátni. d) A postai kézbesítés által érkezett küldeményeket kizárólag a postai meghatalmazással rendelkező személy veheti át délelőtt 8.45 és 9.30, valamint délután 13 és 15 óra között. Az iratok irattárba helyezése, adatvédelem Az elintézett iratok eredeti példányát, illetve a hivatalban keletkezett iratokról készült másolatot a központi iktatónak át kell adni, és kézi irattárba kell helyezni. A kézi irattárban a 2 évnél nem régebbi iratok és a folyamatban lévő ügyek iratanyaga található. A 2 év letelte után az iratok a központi irattárba kerülnek. A PH irattári anyagának kezelése az Ügyiratkezelési szabályzat Irattári terv melléklete szerint történik. Az irattárba helyezés időpontját az előadói ív és az iktatóprogram megfelelő rovatában is fel kell tüntetni.

2. kiadás

2010. május 17.

23/53


MIR KK

A postán tértivevénnyel küldött levelek irattári példányát csak akkor lehet irattárba helyezni, ha az átvételt igazoló tértivevény visszaérkezett és az irathoz történő csatolása megtörtént. Az ügyintézők kézi irattárakat nem alakíthatnak ki, kivéve az Építési Hatóság és a Gyámhivatal. Külön kerülnek megőrzése a pénzügyi bizonylatok a Pénzügyi és Költségvetési Irodán; a tervek, műszaki rajzok a Városüzemeltetési Irodán; az anyakönyvi iratok az Okmányiroda és Anyakönyvi Igazgatáson; a képviselő-testületi előterjesztések a Testületi Csoportnál; a Gyámhivatal iratai a Gyámhivatali irattárban. 2004. 05. 05-ét követően a képviselő-testület által elfogadott rendeletekből és határozatokból A Testületi Csoport 1 hivatalos példányt őriz, ezek a dokumentumok szerkesztve felkerülnek az önkormányzat hivatalos honlapjára. A PH munkatársai feladat- és hatáskörük ellátásához szükséges irattári anyagba betekinthetnek, és kizárólag hivatali célra iratkikérővel vihetnek el munkájukhoz (legfeljebb 30 napra). Az iratkiadás tényét, időpontját az irat irattári helyén „Ügyiratpótló lap” behelyezésével jelezni kell, ugyanakkor rögzíteni kell az iktatóprogramban, illetve az iratkiadási nyilvántartó lapon. Ugyanezt kell alkalmazni, ha az irat jogszabály alapján nem helyezhető irattárba. Az ügyfél saját iratáról személyesen vagy törvényes, illetőleg írásban meghatalmazott képviselője útján az eljárás során keletkezett irataiba betekinthet, arról kivonatot készíthet, vagy másolatot kérhet. Az önkormányzati képviselők és a bizottsági tagok kizárólag a képviselő-testület felhatalmazása alapján tekinthetnek be az irattári dokumentációba az engedélyezett mértékig, minden esetben a jegyző tudtával. Az iratok selejtezése Az iratok selejtezését csak az azok tartalmi jelentőségét ismerő személy irányítása mellett lehet elvégezni az irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével. Az iratselejtezésről a jegyző által megbízott – legalább 3 tagú – selejtezési bizottság három példányban selejtezési jegyzőkönyvet készít, amelyeket iktatás után az illetékes közlevéltárhoz kell továbbítani, selejtezési engedélyeztetés végett. A selejtezés időpontját a nyilvántartás megfelelő rovatába be kell vezetni. 2.4.8 Kiadmányozás Külső szervhez vagy személyhez iratot, kiadmányt csak a polgármester, a jegyző vagy az általuk kiadmányozási és/vagy aláírási joggal felruházott személy aláírásával lehet továbbítani, elküldeni. A kiadmányozási jogosultságot külön szabályzat tartalmazza. A kiadmányon az irat tárgyát, a hivatkozási számot, a mellékletek számát, valamint az ügyintéző nevét fel kell tüntetni. A kiadmányozó aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomatát is el kell helyezni. A bélyegzők átvételét a bélyegzők használatára jogosult munkatársak a Bélyegző nyilvántartásban aláírásukkal ismerik el. A bélyegző nyilvántartást a Jegyzői Iroda vezeti.

2. kiadás

2010. május 17.

24/53


MIR KK

A kimenő iratokon egységes fejlécet kell használni. A fejléc mintákat az F-17 nyilvántartási számon tartjuk nyilván a Bizonylati Albumban. A kimenő ügyiratokról, határozatokról minden esetben másodlatot vagy hiteles másolatot kell készíteni. Másodlat: a több példányban, egyidejűleg készült eredeti irat egyik hiteles példánya, melyet az első példányon lévővel azonos pecsét és aláírás hitelesít. Másolat: valamely eredeti iratról keletkezése után készült példány, amely hasonmás szövegés formahű, egyszerű (nem hitelesített) és hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) iratmásolat lehet. Felelősségek meghatározása - A Dokumentumok és feljegyzések kezelésének közvetlen irányításáért és ellenőrzéséért a Jegyzői Irodavezető a felelős. - A Működési és Minőségirányítási Kézikönyvet a minőségirányítási vezető készíti és módosítja a Jegyző jóváhagyása után. Kapcsolódó hivatkozások, formátumok: 1995. évi LXV törvény az államtitokról és a szolgálati titokról 1995. évi LXVI törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről A Polgármesteri Hivatal Ügyiratkezelési Szabályzata A Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata Aláírási és Kiadmányozási Szabályzat Bélyegző nyilvántartás Számítógépes iktató program Iktatókönyv Ügyiratpótló lap Iratkikérő F-01 Formanyomtatványok érvényesség nyilvántartó lapja

3.

A VEZETŐSÉG ELKÖTELEZETTSÉGE

A PH vezetőivel szemben mindenkori követelmény, hogy a minőségpolitikájában megfogalmazott célok elérése érdekében az ISO 9001:2008 szabvány előírásainak megfelelő minőségirányítási rendszert működtessenek. Ennek megvalósulása és érvényesülése érdekében Minőségirányítási Kézikönyvet és ehhez kapcsolódóan Minőségirányítási Eljárásokat dolgozott ki - teljes összhangban a szabvány valamennyi, a minőségirányítási rendszert érintő elemével, valamint az abban foglalt követelményekkel - és napi tevékenysége során alkalmazza és működteti a minőségirányítási rendszert. A PH vezetőivel kapcsolatos folyamatos elvárás: Ø a szakmai munka mindenkori követelményeinek megfelelő minőségi munkafeltételek személyi és infrastrukturális - biztosítása, Ø a szolgáltatást igénybe vevők folyamatos megelégedésének elérése, Ø a minőségirányítási szabvány ismerete és munkafolyamatokban történő napi alkalmazása,

2. kiadás

2010. május 17.

25/53


MIR KK

Ø a minőségirányítási előírásoknak megfelelő ellenőrző és helyesbítő tevékenységek végzése, Ø a dolgozók minőségi szemléletének folyamatos szinten tartása, Ø a megújulási, s az új iránti fogékonyság és azok bevezethetőségének, alkalmazhatóságának minőségi szempontok alapján történő vizsgálata, Ø javaslattétel a minőségirányítási rendszer folyamatos, a szabvány előírásaival összhangban álló fejlesztésére.

3.1

Felelősségek

A PH a minőségpolitikájában megfogalmazott célok elérése érdekében az ISO 9001:2008 szabvány előírásainak megfelelően olyan minőségirányítási rendszert működtet, amely mindenkor biztosítja, hogy a PH a leghatékonyabban tudja végrehajtani a minőségirányítási rendszerben megfogalmazott követelményeket a mindennapi munkája és a PH egyéb működési területein egyaránt. E követelménynek megfelelően alakította ki szervezeti felépítését, mely hatékonyan tud megfelelni a minőségirányítási követelményeknek: Ø minden szinten biztosítja a minőségi munkavégzés valamennyi feltételét, Ø lehetővé teszi, hogy a minőségirányítási információk áramlása minden irányba működjön, Ø megoldva az eltérés (nemmegfelelőség) megelőzését, Ø illetve a hibajavító folyamatok végzését. A felelősségek kijelölése biztosítja, hogy: Ø a minőségcélokat azok valósítják meg, akik felelősek a munka elvégzéséért, Ø a megfelelőség ellenőrzését lehetőség szerint azok végzik, akik nem közvetlenül felelősek a munka elvégzéséért. Kapcsolódó hivatkozások Kinevezés – minőségirányítási vezető Munkaköri leírások 3.2

Vevőközpontúság

A POLGÁRMESTERI HIVATAL-lal kapcsolatban álló, szolgáltatást igénybe vevők igénye és követelménye, hogy a hivatal az elvárásoknak megfelelően szervezze mindennapi munkavégzését. Ezen fő alapelvre épülő elvárás: Ø a minőségi munkavégzés hatékony és a feladatok ellátását legjobban elősegítő módszerek, eljárások alkalmazásával végzett tevékenység, Ø a szolgáltatások nyújtásánál és a beszállítókkal szemben meghatározó az alkalmazott minőségközpontúság és eredményesség, Ø a szolgáltatást igénybe vevők igényeinek maradéktalan kielégítése.

2. kiadás

2010. május 17.

26/53


MIR KK

Kapcsolódó eljárás: ME 01 Kapcsolattartás a szolgáltatás igénybe vevőkkel ME 05 A szolgáltatási folyamat figyelése és mérése Ügyfélelégedettségi felmérések

3.3

Minőségpolitika

A minőségpolitikát a Polgármesteri Hivatal vezetése határozza meg, hirdeti ki és érteti meg az apparátus tagjaival. A minőségpolitikát lásd. 1.8 pontban 3.4

Minőségcélok

Meghatározza és biztosítja: Ø azokat a szabályozásokat, folyamatokat, erőforrásokat és szakismereteket, amelyek szükségesek a megkövetelt minőség eléréséhez, Ø az ellenőrzési eljárásokat és feladatokat, valamint az ezekre vonatkozó dokumentumok összhangját, Ø a szolgáltatás során alkalmazandó megfelelő munkafolyamatokat, ellenőrzési és igazolási módszereket, Ø az elfogadhatósági követelményekre.

feltételeket

az

ügyfelek

kiszolgálására

jellemzőkre

és

A Minőségcélokat Minőségtervben vezetjük és követjük nyomon. Kapcsolódó hivatkozás: Minőségterv a minőségcélokra 3.5

Kommunikáció

A PH olyan belső és külső információs rendszert működtet, mely biztosítja, hogy a minőségi munkavégzéshez szükséges információk kellő időben rendelkezésre álljanak annak érdekében, hogy a kapcsolattartás a minőségirányítási rendszer eredményességét szolgálja. A belső információáramlást és az abból levonható következtetések és szükséges intézkedések megtételét biztosítják a különböző értekezletek:

Az értekezlet formája Vezetői értekezlet Jegyzői értekezlet Apparátusi értekezlet Irodán belüli munkamegbeszélés Minőségirányítási megbeszélés

2. kiadás

Az értekezlet gyakorisága

Az értekezletet összehívja

Dokumentálás módja

kéthetente szükség szerint negyedévente, illetve szükség szerint havonta, illetve szükség szerint

polgármester jegyző

emlékeztető, jelenléti ív emlékeztető, jelenléti ív

polgármester, jegyző

emlékeztető, jelenléti ív

irodavezető

feljegyzés, jelenléti ív

szükség szerint

minőségirányítási vezető

feljegyzés, jelenléti ív

2010. május 17.

27/53


MIR KK

A minőségirányítási vezető valamennyi értekezlet feljegyzésének másolati példányát archiválja. A belső kommunikáció további formái: Ø a Szervezeti és Működési Szabályzatban megfogalmazott és működtetett feladatok, Ø a polgármester, a jegyző, a minőségirányítási vezető, valamint az irodavezetők által kiadott körlevelek, vezetői utasítások, Ø a munkaköri leírások, Ø a napi kapcsolattartás, szóbeli információ-köröztetés, Ø elektronikus levelezés (e-mail kapcsolat, belső kommunikációs szoftver) a számítógépes hálózaton keresztül. A PH vezetőségével szembeni általános elvárás az, hogy mindenkor biztosítsa a feladatok ellátásához szükséges külső információkat, amelyek a szükséges mértékben kerüljenek bedolgozásra a különböző tervekbe, eljárásokba, szabályzókba és végül megfelelő minőségben és színvonalon érvényesüljenek. A külső környezetbe juttatott információknak tükrözniük kell a PH-ban folyó szakmai munka valós állapotát és helyzetét, az elért eredményeket, valamint a folyamatos fejlesztést, a minőségi munkavégzés érdekében tett intézkedéseket, követelményeket.

3.6

Vezetőségi átvizsgálás

A minőségirányítási rendszer folyamatos és megfelelő működésének érdekében, a PH évente legalább egyszer, illetve szükség szerint, felülvizsgálatot tart, amelynek során értékeli a rendszer működését, meggyőződik annak hatékonyságáról. Ellenőrzi, hogy a minőségirányítási rendszer megfelel a PH által meghatározott minőségpolitikának és az ott megfogalmazott céloknak. Az átvizsgálás bemenő adatai A vezetőségi átvizsgálás bemenő adatainak információt kell tartalmazniuk: Ø belső és külső auditok eredményéről, Ø a szolgáltatást igénybe vevők visszajelzéseiről, Ø a folyamatok működéséről és a szolgáltatás megfelelőségéről, Ø a megelőző és a helyesbítő tevékenységek helyzetéről, Ø a korábbi vezetőségi átvizsgálásokból következő tevékenységekről, Ø azokról a változtatásokról, amelyek befolyásolhatják a minőségirányítási rendszert, Ø a fejlesztésre irányuló ajánlásokról. Az átvizsgálás kimenő adatai A vezetőségi átvizsgálás kimenő adatainak tartalmazniuk kell a döntéseket és az intézkedéseket: Ø a minőségirányítási rendszer és folyamatai eredményességének fejlesztéséről, Ø a szolgáltatás igénybevevői követelményekkel kapcsolatos fejlesztéséről, valamint Ø az erőforrás-szükségletről.

2. kiadás

2010. május 17.

28/53


MIR KK

A felülvizsgálatról minden esetben jegyzőkönyv készül, amely tartalmazza a feltárt hiányosságokat, a korábban hozott döntések megfelelőségét, a változtatások szükségességét, a helyesbítő és megelőző tevékenységeket, a határidőket és a felelősöket.

Felelősség meghatározása A vezetőségi átvizsgálást a minőségirányítási vezető a Jegyzővel és az Irodavezetőkkel közösen készíti elő. A vezetőségi átvizsgálás emlékeztetőjét, jegyzőkönyvét a Jegyző és a minőségirányítási vezető írja alá. Három évig az eredeti példányt megőrzik.

4.

ERŐFORRÁSOK ÉS INFRASTRUKTÚRA, MUNKAKÖRNYEZET

A PH vezetése gondoskodik arról, hogy a minőségirányítás valamennyi területén a szükséges tárgyi feltételek, technikai eszközök, valamint a képzett személyek rendelkezésre álljanak. A PH-ban folyó tevékenységek végzéséhez a szükséges erőforrások meghatározottak és biztosítottak, ideértve az irányítást, a feladatokat, a szolgáltatási folyamatot és az ellenőrzéseket - a belső minőségirányítási auditokat is - végző személyeket.

4.1

Emberi erőforrások

A PH emberi erőforrás politikája arra irányul, hogy munkavállalói rendelkezzenek a szolgáltatást igénybe vevők által elvárt követelmények kielégítéséhez szükséges szakmai felkészültséggel, tudással, gyakorlati jártassággal, erkölcsi feddhetetlenséggel, etikus hozzáállással, továbbá felelősségtudattal és megfelelő döntési képességgel. A PH a személyi állomány utánpótlásakor és kinevezésekor kiemelkedő szempontként kezeli, hogy a munkavállaló végzettsége, képzettsége és korábbi gyakorlati ismeretei megfeleljenek a minőségpolitikai elvekben kitűzött céloknak. Gyakorlati ismeret hiányában kinevezett személy esetében a PH nagy hangsúlyt fektet arra, hogy a minőségi követelményeknek megfelelő képzett személy váljon belőle minél előbb. 4.1.1 Pályáztatás Köztisztviselői kinevezés, vezetői megbízás, csak pályázat útján adható, kivéve a Ktv-ben meghatározott eseteket. Pályázati eljárás lefolytatása nélkül is adható veztői kinevezés, vezetői megbízás a közigazgatási szervnél legalább egy éve alkalmazásban álló köztisztviselőnek, illetőleg az önkormányzat rendeletben határozhatja meg az(oka)t a munkakör(öke)t – vezetői beosztás kivételével -, amelyek (a köztisztviselők létszámának 3 %-áig, illetve jogszabály eltérő rendelkezése hiányában) pályázati eljárás lefolytatása nélkül is betölthetők. A pályázat betöltött állásra is kiírható, feltéve, hogy legkésőbb a pályázat elbírálásának napjától az állás betölthető, és az állást betöltő köztisztviselőt a kiírást megelőzően legalább 8 nappal korábban a kiírásról írásban tájékoztatják.

2. kiadás

2010. május 17.

29/53


MIR KK

A pályázati kiírást, elektronikus formában meg kell küldeni a kormányzati személyügyi igazgatási feladatokat ellátó szerv (szolgáltató központ) részére, amely azt – az egységes hozzáférés biztosítása érdekében – elektronikus formában közzéteszi. Pályázat benyújtási határideje 10 napnál nem lehet rövidebb, melyet a pályázat közzétételétől kell számítani. A Ktv. részletesen tartalmazza a pályázati felhívás kötelező elemeit is. A pályázatokról a személyügyi ügyintéző összefoglaló táblázatot készít. A pályázatokról a kinevezési jogkör gyakorlója az első két-három legjobb pályázó interjúzását, és az adott szervezeti egység vezetőjének meghallgatását, vélemény kikérését követően, 30 napon belül dönt. Amennyiben a kinevezési jogkör gyakorlója testület, akkor a testület a benyújtási határidőt követő ülésen dönt. A pályázatok értékelésére 3 tagú előkészítő bizottság is létrehozható, melybe a Hivatalnál működő munkavállalói érdek-képviseleti szerv képviselőjét is be kell vonni. A jegyző közszolgálati jogviszonyának megszűnését követő 30 napon belül a képviselőtestületnek ki kell írnia a pályázatot (eredménytelenség esetén 30 napon belül újabb pályázatot kell kiírni). A szolgáltató központ a betöltetlen álláshely betöltése céljából toborzási adatbázist működtet. A munkáltatói jogkör gyakorlója, egyéni azonosításra alkalmatlan módon a nyilvántartott adatokhoz hozzáférhet. Az adatbázisból kiválasztott személy adatait (személyazonosító adatait, önéletrajzát, a pályázati eljáráshoz és kiválasztáshoz kapcsolódó egyéb adatait) a munkáltatói jogkör gyakorlója a szolgáltató központtól megkérheti. A pályázókat tájékoztatni kell a pályázati eljárás menetéről, valamint a pályázat eredményéről. A pályázatok elbírálását követően az eredménytelenül pályázók anyagát a személyügyi ügyintéző az értesítéssel együtt (30 napon belül) visszaküldi a jelentkezőnek. A PH-ban a jegyző gyakorolja a munkáltatói jogokat a köztisztviselők, ügykezelők és fizikai alkalmazottak tekintetében. A kinevezésről, jogviszony megszűnéséről a munkáltatói jogkör gyakorlója tájékoztatja a polgármestert. A polgármester által meghatározott körben a kinevezéshez, vezetői megbízáshoz, felmentéshez, vezetői megbízás visszavonásához, jutalmazáshoz a polgármester egyetértése szükséges. A PH kinevezéskor a Ktv. hatálya alá tartozó munkavállalók számára hat hónap próbaidőt határoz meg. A dolgozók utánpótlásakor és kinevezésekor kiemelkedő szempontként kell kezelni, hogy a személy végzettsége, képzettsége és korábbi gyakorlati ismeretei megfeleljenek a minőségpolitikai elvekben kitűzött céloknak. A munkavállalókat a munkakörük ellátásához a jogszabályban előírt iskolai végzettségének és közszolgálati jogviszonyban töltött idejének megfelelően kell besorolni. Új dolgozót alkalmazni csak abban az esetben lehet, ha rendelkezik a munkakör betöltéséhez szükséges minimálisan előírt szakmai képzettséggel. A ügykezelőknek ügykezelői alapvizsga kötelezettségét a kinevezésben rögzített határidőig kell eleget tennie. Amennyiben e kötelezettségének nem tesz határidőben eleget, jogviszonya a törvény erejénél fogva megszűnik. A kinevezéssel egyidőben a köztisztviselők esküt, a Munka Törvénykönyve alapján foglalkoztatottak titoktartási nyilatkozatot tesznek. 2. kiadás

2010. május 17.

30/53


MIR KK

Az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvényben, valamint a PH szervezeti és működési szabályzatában meghatározott munkakörök betöltői vagyonnyilatkozatot tesznek saját, illetőleg velük közös háztartásban élő hozzátartozójuk vonatkozásában. A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség a jogviszony, vagy munkakör betöltését megelőzően (a törvény alapján első alkalommal 2008. június 30-ig), illetőleg munkakörönként meghatározott időközönként, és a munkakör, jogviszony megszűnésekor keletkezik. A dolgozóknak a munkáltató, illetve az orvos által előírt gyakorisággal egészségügyi vizsgálaton kell részt venniük, melyről a bér- és munkaügyi ügyintéző nyilvántartást vezet. A személyügyi ügyintéző az orvos által kiadott igazolásokat a személyi anyagba helyezi el. A PH-ban szakszervezet működik, az érdekvédelmi szervezet együttműködési megállapodást kötött a munkáltatóval, amely a Közszolgálati Szabályzat melléklete. 4.1.2 Felkészültség, tudatosság és képzés A PH nagy figyelmet fordít arra, hogy minden munkavállalóját motiválja képességeinek, tudásának fejlesztésére. Folyamatosan nyomon követi a különböző jogszabályokban és előírásokban bekövetkező képzési, szakképzési előírások változásait. Ennek megfelelően biztosítja az érintett személy képzésen, továbbképzésen való részvételét. Elvárás, hogy mindenkor csak a megfelelő képzettséggel és elhivatottsággal rendelkező személy lehet a PH alkalmazásában, illetve állhat vele szerződéses kapcsolatban. Szakmai képzések, továbbképzések A személyügyi ügyintéző tartja nyilván a köztisztviselők kötelezően elvégzendő szakvizsgára, és ügykezelői alapvizsgára történő beiskolázási esedékességét, amelynek időszakáról egyeztet az érintett dolgozóval és a jegyzővel, valamint a képzést szervezővel. Az Államigazgatási Hivatal, és egyéb képzést szervező cégek képzési javaslatát figyelembe véve a jegyző az irodavezetőkkel egyeztetve dönt arról, hogy az egyéb képzésekre, továbbképzésekre, konferenciákra, szakmai napokra kik menjenek el a PH-ból. A képzési igényeket a jegyző az alábbiak szerint bírálja el: Ø a hivatal feladatköréhez szükséges, Ø a munkavállaló munkaköri feladatainak szakszerűbb ellátását segíti, Ø a képzés költségkihatása, feltételei. A szakvizsgán, alapvizsgán, illetőleg az egyéb képzéseken szerzett dokumentumok (tanúsítványok) másolatai a személyi dokumentációba kerülnek. Az egyéb képzésen, továbbképzésen való részvételt 2005. 01. 01.-től a személyügyi ügyintéző számítógépes nyilvántartásban regisztrálja. A továbbtanulni szándékozó (első, vagy újabb diploma megszerzése) dolgozó kérelmét írásban nyújtja be a jegyzőhöz, pozitív elbírálás esetén a dolgozóval a munkáltató tanulmányi szerződést köthet. A tanulmányi szerződés rögzíti a felek megállapodását az alábbiakról:

2. kiadás

2010. május 17.

31/53


MIR KK

Ø távollét idejére személyi alapbér fizetése, Ø tandíj átvállalása. A tanulmányi szerződéseket a személyügyi ügyintéző a személyi dokumentációban őrzi. A személyügyi ügyintéző évente egy alkalommal értékeli a tervezett (jóváhagyott) és végrehajtott képzések/továbbképzések minőségirányítási rendszer követelményeinek megfelelő hatékonyságát, az elért eredményeket, az esetleges eredménytelenség okát. A jegyző meghatározza a képzés/továbbképzés jövőbeni szükségleteit, céljait, illetve az eredménytelenségre vonatkozóan hibajavító intézkedést hoz. A képzésen/továbbképzésen, illetve konferencián, szakmai napon, előadáson részt vevő köztisztviselők kötelesek a jegyző számára beszámolót írni az ott elhangzottakról. Ezeket a dokumentumokat a személyügyi ügyintéző gyűjti és az éves értékelés folyamán figyelembe veszi. A köztisztviselők munkateljesítményének mérését, értékelését az ME 01 eljárás részletezi. A vezetőség a képzések/továbbképzések eredményeit a napi munka során a következő területeken méri: Ø kompetencia a törvényismeretben, Ø határidők betartása, Ø egységes szemlélet a joggyakorlatban, Ø szakmai munka hatékonysága és színvonala, Ø számítógépes ismeretek. A képzésen/továbbképzésen részt vett dolgozó beszámolási kötelezettséggel tartozik: Ø az irodavezetőnek és a jegyzőnek, Ø a szakterületen dolgozó kollégáinak. A dolgozók munka- és tűzvédelmi oktatását évente egyszer (a naptári év kezdetén), új belépő dolgozók esetén belépéskor a munka- és tűzvédelmi megbízott végzi, amelyről jegyzőkönyv készül. A munkabaleseti nyomtatványokat is ő őrzi, munkabaleset esetén az előírásoknak megfelelően jár el. A minőségirányítási rendszerrel kapcsolatos képzések, továbbképzések A PH dolgozóinak minőségirányítási oktatása a minőségirányítási rendszer bevezetése alatt megtörtént, amelyről feljegyzés készült. A PH dolgozói bármikor tanulmányozhatják a minőségirányítási rendszer dokumentumait. Az új belépők minőségirányítási oktatásáról a minőségirányítási vezető a belépést követő 30 napon belül gondoskodik. Az oktatást az oktatott és a minőségirányítási vezető az F-08 adatlapon (Adatlap minőségirányítási oktatás igazolására) aláírásával igazolja, amely a személyi dokumentációba kerül. A minőségirányítási oktatásnak egyebek között ki kell térnie: Ø a PH minőségpolitikájának és minőségirányítási rendszerének ismertetésére, az ezeknek való megfelelés fontosságára, Ø a saját munkája minőségre gyakorolt hatásának ismertetésére, Ø a javuló személyes teljesítmény előnyeire, Ø a saját szerep és felelősség ismertetésére, Ø a különböző eljárásoktól való eltérés következményeinek ismertetésére.

2. kiadás

2010. május 17.

32/53


MIR KK

A minőségirányítási rendszerben történő változás esetén a minőségirányítási vezető oktatást tart az érintettek bevonásával, amelyről a résztvevők aláírásával ellátott feljegyzést kell készíteni. 4.1.3 Személyi anyagok kezelése, nyilvántartása A PH dolgozóinak személyi iratait a Közszolgálati adatvédelmi szabályzatban rögzítetteknek megfelelően a személyügyi ügyintéző kezeli, a névre szóló iratgyűjtők páncélszekrényben találhatók. A személyi iratokat külön számtartományon belül gyűjtőszámon kell iktatni. A személyzeti iratokról az iktatóba másolati példányt nem kell lerakni. Az irattározás a közszolgálati jogviszony fennállásáig a személyügyi ügyintézőnél történik. A közszolgálati jogviszony megszűnését követően a személyzeti iratok irattárba helyezésekor az iratgyűjtő tartalomjegyzékén fel kell tüntetni az irattározás tényét, időpontját és az iratkezelő aláírását (átadás-átvétel). A személyi iratgyűjtő dokumentumai: Ø fénykép, Ø tartalomjegyzék (tartalmazza az iktatószámot és az ügyirat keletkezésének időpontját is), Ø közszolgálati adatnyilvántartó lap, Ø önéletrajz, Ø munkaköri leírás, Ø erkölcsi bizonyítvány, Ø esküokmány (köztisztviselők esetében), Ø titoktartási nyilatkozat (Munka Törvénykönyve alá tartozó munkavállalók esetében), Ø kinevezés alapokmány, Ø végzettséget igazoló dokumentumok másolatai (diploma, szakképzettségek, iskolarendszeren kívüli oktatás keretében szerzett szakképesítések, nyelvvizsga), Ø továbbképzéssel kapcsolatos dokumentumok másolatai (közigazgatási alapvizsga, szakvizsga), Ø besorolások, átsorolások, Ø visszatartásról rendelkező irat, Ø áthelyezésről rendelkező irat, Ø közszolgálati jogviszonyt megszüntető irat, Ø teljesítményértékelési és minősítési lapok (köztisztviselők esetében), Ø hatályban lévő fegyelmi büntetést kiszabó határozat, Ø „Adatlap minőségirányítási oktatás igazolására” (F-08) (új dolgozó estén), Ø „Elsőfokú munkaköri orvosi alkalmassági vélemény” A teljesítményértékelés követelményeit évenként és személyenként a jegyzői titkársági ügyintéző őrzi, az értékelés kitöltött adatlapjai a személyi dokumentációba kerülnek. Személyzeti iratra csak olyan adat és megállapítás vezethető, amelynek alapja: Ø közokirat, vagy a köztisztviselő írásbeli nyilatkozata, Ø a munkáltatói jogkör gyakorlójának írásbeli rendelkezése, Ø a bíróság, vagy más hatóság döntése, Ø jogszabályi rendelkezés.

2. kiadás

2010. május 17.

33/53


MIR KK

A Ktv. rendelkezése szerint a közigazgatási szerv a köztisztviselőről XI. adatkörre kiterjedő nyilvántartást vezet (a továbbiakban: közszolgálati alapnyilvántartás). A Ktv. 3. számú mellékletében nem szereplő körben - törvény eltérő rendelkezésének hiányában - adatszerzés nem végezhető, ilyen adatot nyilvántartani nem lehet. A betekintési jog gyakorlásának szabályai: Ø A személyügyi ügyintéző köteles biztosítani, hogy a köztisztviselő a róla nyilvántartott adatokba, iratokba korlátozás nélkül betekinthessen, azokról másolatot, vagy kivonatot kaphasson. Ø A köztisztviselő jogosult a róla nyilvántartott helytelen adat helyesbítését, a jogellenesen nyilvántartott adat törlését kérni, a jogellenesen kért adata közlését megtagadni. Az adatkezelő köteles a helytelen adatot haladéktalanul helyesbíteni, illetve törölni. Ø A közszolgálati nyilvántartás első alkalommal történő kitöltésekor az érintett köztisztviselőnek aláírásával kell igazolnia, hogy a felvett adatok helyesek és a valóságnak megfelelnek. A PH-nál vezetett alapnyilvántartásba jogosult betekinteni: Ø saját adataira vonatkozóan a köztisztviselő, Ø a köztisztviselő felettese, Ø a minősítést végző vezető, Ø a törvényességi ellenőrzést végző, Ø a fegyelmi eljárást lefolytató testület, vagy személy, Ø munkaügyi per kapcsán a bíróság, Ø feladatkörükben eljárva a nemzetbiztonsági szolgálatok, valamint a közszolgálati jogviszonnyal összefüggésben indult büntetőeljárásban a nyomozó hatóság, az ügyészség és a bíróság, Ø a személyes adatok kezelésével összefüggésben az adatvédelmi biztos, Ø feladatkörén belül a személyzeti, munkaügyi és illetmény-számfejtési feladatokat ellátó szerv e feladatokkal megbízott munkatársa. A központi közszolgálati nyilvántartást a Miniszterelnöki Hivatal Közszolgálati Főosztálya végzi.

Kapcsolódó eljárás, hivatkozások és formátum: ME 05 A szolgáltatási folyamat figyelése és mérése A köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. Törvény A közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXII. Törvény A Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. Törvény Az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségről szóló 2007. évi CLII törvény A köztisztviselők képesítési előírásairól szóló 9/1995. (II.3.) Korm. rendelet A köztisztviselők továbbképzéséről és a közigazgatási vezetőképzésről szóló 199/1998. (XII.4.) Korm. rendelet Az ügykezelői alapvizsgáról szóló 51/1993. (III.31.) Korm. rendelet A közigazgatási szakvizsgáról szóló 35/1998. (II.27.) Korm. rendelet Szervezeti és Működési Szabályzat A Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata A képviselő-testület hivatala köztisztviselői és ügykezelői közszolgálati jogviszonyának egyes kérdéseiről szóló 37/2003. (XI.25.) ök. sz. rendelet Közszolgálati Szabályzat

2. kiadás

2010. május 17.

34/53


MIR KK

Közszolgálati Adatvédelmi szabályzat Nyilvántartás a kötelezően elvégzendő szakvizsgára és alapvizsgára történő beiskolázási esedékességről Továbbképzések nyilvántartása (számítógépen kezelt) Beutalás időszakos orvosi vizsgálatra Beutalás képernyő előtti munkavégzéshez kapcsolódó szemészeti vizsgálatra Köztisztviselők munkateljesítményének értékelése – számítógépes program Munka- és Tűzvédelmi oktatási naplók Munkaköri leírások Továbbképzési terv F-8 Adatlap minőségirányítási oktatás igazolására 4.2

Infrastruktúra

A PH vezetése a különböző külső előírásokban foglaltaknak megfelelően és belső igényességéből adódóan folyamatosan gondoskodik arról, hogy a hivatali dolgozók számára a célszerű, megfelelő munkavégzést lehetővé tegye. Ennek megfelelően alakította ki és tartja fenn a munkakörnyezetet, amely biztosítja a minőségi munkavégzést. A tárgyi eszköz-állományt eszközcsoportonként kézi és gépi analitikus nyilvántartásban vezeti a Pénzügyi és Költségvetési Iroda vezeti. A PH helyiségeire teremleltár készült. Az anyagi erőforrások számbavétele és selejtezése a Leltározási és leltárkészítési szabályzat, valamint a Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzata alapján történik. A leltározás szabályszerű megszervezéséért, végrehajtásáért, kiértékeléséért, az esetleges felelősségrevonások kezdeményezéséért a Pénzügyi és Költségvetési Iroda vezetője felelős. A tárgyi eszközök, illetve a készletek selejtezésének dokumentálása a Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzata előírásai szerint történik. A PH-ban (a Szent István tér 1., Bezerédj u. 14. szám alatt) folyamatos figyelőszolgálatra bekötött riasztó rendszer működik. Az Okmányiroda külön rendszeren működő riasztó rendszerrel ellátott. A takarítók a hivatali nyitvatartási időt követően a munka befejezéséig tartózkodnak az épületben. A PH központi épületében hivatalos munkaidőben porta és diszpécserszolgálat működik, a megbízott cég alkalmazásában álló biztonsági őrök látják el ezt a feladatot. A szolgálati személyautó kezeléséről, tankolásáról, karbantartásáról a sofőr gondoskodik, a menetlevél vezetése kötelező. A gondnoknál található autóbeosztás alapján lehet igényelni az autóhasználatot. A PH-ban a kiadott kulcsok nyilvántartására a Kulcsnyilvántartás szolgál. A kulcsokat a jegyző engedélyével a gondnok adja ki az érintetteknek. A gazdasági területen kiadott kulcsok nyilvántartását a Pénz- és értékkezelési szabályzat rögzíti, a pótkulcsok a páncélszekrényben találhatók.

2. kiadás

2010. május 17.

35/53


MIR KK

Az irodák kulcsait a portán szolgálatot ellátó biztonsági őrtől vehetik fel és adhatják le a dolgozók. Riasztó kóddal minden nyitásra, illetve zárásra jogosult személy rendelkezik. A személyekhez rendelt riasztó kódok azonosítására alkalmas nyilvántartással a figyelő szolgáltatást nyújtó cég rendelkezik. A PH tevékenységének támogatására hálózatra kapcsolt számítógépekkel, munkaállomásokkal, valamint hozzájuk kapcsolódó programokkal rendelkezik.

önálló

A PH-ban csak jogtiszta programokat szabad használni. A számítógépeket, az informatikai rendszer felügyeletét, karbantartását az informatikusok végzik. Az Internetes honlap frissítésének tartalmát a Jegyzői Iroda vezetője, valamint a minőségirányítási vezető határozza meg. A PH gondoskodik a vírusvédelemről. Fertőzött, vagy fertőzés gyanús gépen programot tovább használni nem szabad. Az informatikusok nyilvántartást vezetnek a személyenként a kiadott informatikai eszközökről és szoftverekről (az átvételt a dolgozó aláírásával igazolja). Rendszeres időközönként biztonsági mentés történik CD-re írással az alábbi területeken: Ø iktatás, Ø pénzügyi terület, Ø szociális terület, Ø adó terület adatállománya. A PH-ban az információs adatbázisokat szervergépek folyamatosan mentik. A szolgáltató tevékenység az előírt és elvárt követelményeknek megfelelő végrehajtásához szükség van az információk megfelelő mértékű és időbeni rendelkezésre állására. Ennek megfelelően a PH jegyzője kiemelt jelentőséget tulajdonít az információk gyors, szakszerű és célszerű áramoltatásának. Az információkat az információ kibocsátója által megkövetelt mértékben szükséges védeni az illetéktelen személyek általi hozzáférés elkerülése érdekében. A szoftverekhez kapcsolódó felhasználói kézikönyvek, telepítő CD-k az informatikusoknál találhatók. A PH vezetősége kiemelt figyelmet fordít arra, hogy a minőségi követelményeknek megfelelő munka végzéséhez és az ennek kiszolgálásához kapcsolódóan szükséges infrastruktúra megfelelő minőségben, a szükséges mennyiségben és kellő időben rendelkezésre álljanak.

Kapcsolódó eljárás, hivatkozás: 1992. XXXVIII. Törvény az államháztartásról Informatikai Szabályzat Pénz- és értékkezelési szabályzat Gépjármű üzemeltetési szabályzat Leltározási és leltárkészítési szabályzat Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzata 2. kiadás

2010. május 17.

36/53


MIR KK

Tárgyi eszköz nyilvántartás Teremleltár Menetlevél Kulcsnyilvántartás Beléptető rendszerhez kiadott kártyák nyilvántartása

4.3

Munkakörnyezet

A PH biztosítja, hogy a vele közszolgálati jogviszonyba és munkaviszonyba kerülő személyi állomány munkahelyi környezete mindenkor megfeleljen a hatályos munkabiztonsági és tűzvédelmi követelményeknek, továbbá a zavartalan és minőségi munkavégzéshez szükséges gépek, berendezések, felszerelések, eszközök és anyagok a munkát végzők rendelkezésére álljanak. A munkavédelemről szóló 1993. évi XCIII. törvény (egységes szerkezetben a végrehajtásáról szóló 5/1993. (XII. 26.) MüM rendelettel) alapján a munkáltató köteles minőségileg, illetve szükség esetén mennyiségileg értékelni a munkavállalók egészségét és biztonságát veszélyeztető kockázatokat, különös tekintettel az alkalmazott munkaeszközökre, veszélyes anyagokra és készítményekre, a munkavállalókat érő terhelésekre, valamint a munkahelyek kialakítására. Az értékelés alapján olyan megelőző intézkedéseket szükséges hozni, amelyek biztosítják a munkakörülmények javulását, beépülnek a munkáltató valamennyi irányítási szintjén végzett tevékenységbe. A munkahelyi kockázatértékelést és megelőző intézkedéseket a PH évente felülvizsgálja, illetve indokolt esetben ismét elvégzi. Indokolt esetnek kell tekinteni különösen a kockázatok (munkakörülmények, az alkalmazott technológia, veszélyes anyag, készítmény, munkaeszköz, munkavégzés) lényeges megváltozását, illetőleg új technológia, veszélyes anyag, munkaeszköz, munkaszervezés bevezetését, alkalmazását. Soron kívül kell elvégezni, illetve felülvizsgálni a kockázatértékelést, ha a kockázatok lényeges megváltozásával munkabaleset, illetve foglalkozási megbetegedés hozható összefüggésbe. Kapcsolódó hivatkozások: 1993. évi XCIII. Törvény a munkavédelemről, egységes szerkezetben a végrehajtásáról szóló 5/1993. (XII. 26.) MüM rendelettel Munkavédelmi Szabályzat Tűzvédelmi Szabályzat Kockázatértékelés

2. kiadás

2010. május 17.

37/53


5.

MIR KK

FOLYAMATOK

5.1 A megvalósuló folyamatok tervezése A PH-ban a szolgáltatási folyamattal kapcsolatos tevékenységek tervezése, irányítása szabályozott körülmények között valósul meg, és összhangban van a minőségirányítási rendszer valamennyi folyamatának követelményeivel. A szabályozás kiterjed: Ø a folyamatok előkészítésére, az alkalmazandó eljárások meghatározására, minőségcélok megfogalmazására, a dokumentáltság szükségességére, Ø a folyamatok sorrendjére és azok kölcsönhatásaira, amelyeket a minőségirányítási rendszer dokumentumaiban történő hivatkozások, esetenként folyamatábrák szemléltetnek, Ø a folyamatba belépő és abban szereplő személyek szerepére, Ø a külső erőforrás igénybevételével végzett folyamatok megfelelőségére, felügyeletére, Ø a folyamatok anyagi, műszaki, környezeti feltételeire, Ø a megvalósításra vonatkozó kritériumokra, módszerekre, Ø a folyamatok eredményességének mérésére, elemzésére, az elfogadási kritériumokra, Ø azokra a tevékenységekre, amelyek a tervezett eredmények elérése és a folyamatok folyamatos fejlesztése érdekében szükségesek, Ø azokra a feljegyzésekre, amelyek annak bizonyítására szükségesek, hogy a megvalósítás folyamatai és az ennek eredményeként létrejött szolgáltatás kielégíti a követelményeket.

2. kiadás

2010. május 17.

38/53


MIR KK

FOLYAMAT-KÖLCSÖNHATÁSOK LEÍRÁSA Tervezés Minőségpolitika

Rendszertervezés

Minőségcélok

Végrehajtás Erőforrások Emberi erőforrások Infrastruktúra; Munkakörnyezet

Szolgáltatás nyújtása

Rendeletalkotás

Beszerzés

Vevői elégedettség

Belső kapcsolatok

Ellenőrzés

D o k u m e n t u m k e z e l é s

Jogi és egyéb követelmények

Belső audit Vezetőségi átvizsgálás Fejlesztés

és Adatelemzés

Nem megfelelőség kezelése

Helyesbítő tevékenység

2. kiadás

2010. május 17.

39/53


MIR KK

5.2 A szolgáltatást igénybe vevőkkel és a partnerekkel kapcsolatos folyamatok 5.2.1 A szolgáltatást igénybe vevők által támasztott elvárások meghatározása A PH, mint társadalmi igényt kiszolgáló intézmény a vele kapcsolatba lépő, a szolgáltatást igénybe vevők igényeit és elvárásait a következő módon jeleníti meg: Ø a szolgáltatást igénybe vevők összesített igénye és elvárása, Ø azon követelmények, melyeket a szolgáltatást igénybe vevők ugyan nem határoztak meg, de szükségesek a célnak való megfeleléshez, Ø jogi és egyéb szabályozási kötelezettségek. 5.2.2 A szolgáltatás követelményeinek átvizsgálása Az átvizsgálás során a következőkről kell megbizonyosodni: · a követelmények megfelelő és egyértelmű meghatározása és dokumentálása, · a szolgáltatás teljesítéséhez szükséges feltételek teljesülése. A szolgáltatást igénybe vevők által a központi és helyi jogszabályokban megfogalmazott és előírt követelményeknek megfelelő szervezési keretekkel a PH rendelkezik. 5.2.3 Kapcsolattartás a szolgáltatást igénybe vevőkkel és a partnerekkel A szolgáltatást igénybe vevőkkel személyesen, vagy közvetett módon történik a PH kapcsolattartása. A szolgáltatást igénybe vevők a PH-ban a szolgáltatási folyamat során, a megfelelő szakmai területhez kapcsolódó illetékessel kerülnek kapcsolatba. A PH a szolgáltatást igénybe vevőkkel a kapcsolattartást, a tevékenységek, folyamatok végrehajtását és ellenőrzését külön eljárásban szabályozza. Kapcsolódó eljárás, hivatkozás: ME 01 Kapcsolattartás a szolgáltatást igénybe vevőkkel ME 05 A szolgáltatási folyamat figyelése és mérése 5.3 Tervezés és fejlesztés 5.3.1 A tervezés és fejlesztés megtervezése A PH szabályozta a tevékenységi körébe tartozó szolgáltatásra vonatkozó tervezés, fejlesztés (önkormányzati rendeletalkotás) és az ezt szolgáló munka elvégzését és ellenőrzését annak érdekében, hogy biztosítsa az előírt követelmények teljesítését. A helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 16. §. /1/ bekezdése alapján a Képviselő-testület a törvény által nem szabályozott helyi társadalmi viszonyok rendezésére, továbbá a törvény felhatalmazása alapján, annak végrehajtására önkormányzati rendeletet alkot. A rendeletalkotás eljárási folyamatát a Szervezeti és Működési Szabályzat írja elő. A PH figyelembe veszi a jogszabályokat, kapcsolatban van a felettes szervekkel és más intézményekkel. E szervezeti kapcsolatok biztosítják, hogy a tervező-fejlesztő tevékenység 2. kiadás

2010. május 17.

40/53


MIR KK

koordináltan kielégítse a jogszabályok és a szolgáltatást igénybe vevők által elvárt követelményeket. 5.3.2 A tervezés és fejlesztés bemenő adatai A PH a tevékenységi körébe tartozó szolgáltatás tervezésére, fejlesztésére és az ezt szolgáló munkára vonatkozó követelményeket az alkalmazható jogszabályok előírásait figyelembe véve dokumentálja. A kiinduló adatokat a kiválasztás és meghatározás során megfelelőség szempontjából átvizsgálja. A tervezés, a fejlesztés kiinduló adatait - a fejlesztés feladatait, felelőseit, közreműködőit és határidőit tervben kell rögzíteni. A tervezés, a fejlesztés maradéktalan végrehajtása érdekében szükséges a személyi, a tárgyi és működési feltételek létrehozása és azok folyamatos fenntartásának biztosítása. 5.3.3 A tervezés és fejlesztés kimenő adatai A PH a tevékenységi körébe tartozó szolgáltatásra vonatkozó tervezés, fejlesztés eredményeit olyan formában dokumentálja, hogy azok alkalmasak legyenek a kiinduló követelmények alapján az igazoló és érvényesítő ellenőrzések végrehajtására. A tervezés, fejlesztés eredményei: Ø kielégítik a tervezés kiinduló követelményeit, Ø tartalmazzák az elfogadási kritériumokat, vagy hivatkoznak ezekre, Ø megjelölik a tervezés, fejlesztés azon jellemzőit, amelyek lényegesek a szolgáltatás biztonságos és megfelelő működése szempontjából. 5.3.4 A tervezés és fejlesztés átvizsgálása A PH a tervezésben, a fejlesztésben szereplő egyes munkafázisokra, témakörökre tervezi és végrehajtja a tervezés eredményeinek igazolt, dokumentált átvizsgálását. Az átvizsgálásokban részt vesznek a tervezésért, fejlesztésért felelős személyek, valamint az egyes munkafázisokban, témakörökben érintett irodák vezetői. A PH az átvizsgálásokról készült feljegyzéseket a vonatkozó eljárásban rögzített módon kezeli és archiválja. 5.3.5 Igazoló ellenőrzés A PH a tervezés, a fejlesztés meghatározott munkafázisaiban, témaköreiben igazoló ellenőrzés alá veti a tervezés eredményeit, annak érdekében, hogy ezzel is biztosítsa a fázisra előírt kiindulási követelményeknek való megfelelőségét. A tervezés eredményeinek igazoló ellenőrzésével kapcsolatos tevékenységről feljegyzéseket készít. A tervezés eredményeinek a 5.3.4-es fejezetben leírt módon történő átvizsgálásain túlmenően a tervezés eredményeinek igazoló ellenőrzése tartalmazhat olyan tevékenységeket is, mint: Ø új terv összehasonlítása egy hasonló, bevált tervvel, Ø a tervezési szakasz dokumentumainak átvizsgálása, azok jóváhagyása előtt.

2. kiadás

2010. május 17.

41/53


MIR KK

5.3.6 Érvényesítő ellenőrzés A PH a tervezés, a fejlesztés eredményeit érvényesítő ellenőrzésnek veti alá annak biztosítására, hogy a fejlesztés megvalósítása során a kitűzött cél a meghatározott igényeket és követelményeket kielégítse. A tervezés eredményeinek érvényesítő ellenőrzése a terv sikeres - 5.3.5-ös fejezetben leírt igazoló ellenőrzését követi. 5.3.7 A módosítások kezelése A PH a tervezés, a fejlesztés minden módosítását és változtatását ezek bevezetése előtt azonosítja és az átvizsgálását dokumentálja. Szabályozta a tevékenységi körébe tartozó szolgáltatásra vonatkozó tervezés, fejlesztés elvégzését és ellenőrzését annak érdekében, hogy biztosítsa az előírt követelmények teljesítését.

Kapcsolódó hivatkozások: Dombóvár Város Önkormányzatának Szervezeti és Működési Szabályzata A Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzat

5.4 Beszerzés 5.4.1 A beszerzés folyamata A PH eljárást alakított ki és vezetett be annak biztosítására, hogy a tevékenységéhez szükséges anyagok, termékek, munkák, szolgáltatások megfeleljenek az előírt minőségi követelményeknek és a szolgáltatást igénybe vevők elvárásainak. A PH-nak a beszerzett anyagok és megrendelt munkák minőségével kapcsolatos felelőssége függetlenül a beszállítók megfelelőségének bizonyításától - fennáll. Ennek érdekében biztosítja a beszállítókkal kötött szerződések átfogó ellenőrzését és a beszerzett anyagok, termékek, megrendelt munkák műszaki-minőségi átvételét. 5.4.2 A beszerzési információ A beszállítókat érintő beszerzési dokumentumoknak (megrendelés, szerződés) tartalmazniuk kell azokat az adatokat, amelyek egyértelműen meghatározzák a megrendelt anyagot, terméket, vagy munkát, a következők leírásával, illetve értelemszerű alkalmazásával: Ø egyértelmű megnevezés, azonosítás, Ø mintavételezés, Ø mennyiségi meghatározás, Ø szabatos minőségi követelmények (pl.: szabványok, tervdokumentációk, egyéb előírások formájában), Ø minőségellenőrzési és tanúsítási követelmények, Ø minden más, anyagra, termékre, munkára jellemző műszaki adat, Ø átvétel helye és módja, kritériumai, Ø a minősítés (termékre, berendezésre, személyzetre vonatkozó) dokumentumai, Ø az alkalmazott minőségirányítási rendszerre vonatkozó szabvány címe, száma és kiadása.

2. kiadás

2010. május 17.

42/53


MIR KK

A beszerzési dokumentumok felülvizsgálatát és jóváhagyását kibocsátásuk előtt el kell végezni. A PH az ajánlatok és szerződések átvizsgálását dokumentálja és azokat szükség szerint a beszállítóival egyezteti. 5.4.3 A beszerzett termékek és szolgáltatások igazolása A PH kétféle minőségben létesít kapcsolatot: Ø megrendelőként a beszállítóinál érvényesíti a tevékenységek által igényelt minőségi követelményeket, Ø intézményként pedig a saját szolgáltatásait nyújtja a szolgáltatást igénybe vevőknek. A teljesítések biztonsága érdekében a beszállítók kötelezettségeit szükség esetén szerződésben rögzíti. Biztosított, hogy a szerződéskötést követően a szerződéses követelmények minden illetékes területre eljussanak a szerződések pontos és maradéktalan teljesítése érdekében. Amikor a szerződések előírják, akkor a PH-nak joga van a beszállító telephelyén (beszerzési forrásnál) történő átvételnél meggyőződni arról, hogy a beszerzett anyag, termék megfelel az előírt követelményeknek. Ilyen esetben a beszerzési dokumentumban az anyag, termék átvételi ellenőrzésére és a kiszállítás jóváhagyására külön ki kell térni. A PH a beszállítókat azon az alapon választja ki és értékeli, hogy milyen mértékben képesek a beszállítói szerződés követelményeit kielégíteni, beleértve a minőségirányítási rendszerrel kapcsolatos és egyéb különleges minőségirányítási követelményeket. Figyelembe veszi a korábbi, hasonló szállításaik tapasztalatait és egyéb, felkészültségükre vonatkozó bizonyítékokat, referenciákat. Kapcsolódó eljárás, formátumok: ME 02 Beszerzés F-09 A beszállítók értékelési szempontjai

5.5

Szolgáltatási folyamatok

5.5.1 A folyamatok szabályozása A PH-ban szabályozottak a szolgáltatási folyamatok a következők által: Ø meghatározottak a szolgáltatással szemben támasztott követelmények, Ø a szolgáltatáshoz a megfelelő berendezések biztosítottak, Ø ahol szükséges rendelkezésre állnak munkautasítások, Ø megfelelő megfigyelési és mérési tevékenység kerül alkalmazásra. 5.5.2 Folyamat érvényesítő ellenőrzése A PH-ban nincsen olyan szolgáltatás, amelynek kimenete ellenőrzéssel nem igazolható, így ezen szabványpont alkalmazását kizárta. 5.5.3 Azonosítás és nyomonkövethetőség A PH olyan egységesített elvek alapján kialakított azonosítási rendszert működtet, amely biztosítja az azonosítást és a nyomonkövethetőséget: Ø a szolgáltatást igénybe vevők és a hozzájuk tartozó valamennyi feljegyzés, irat vonatkozásában szolgáltatási folyamat teljes időtartama alatt, 2. kiadás

2010. május 17.

43/53


MIR KK

Ø az eszközök, berendezések vonatkozásában a beszerzés, raktározás, tárolás minden fázisában. A rendszeresített nyilvántartás alapján a szolgáltatás összetevői visszakereshetők. Biztosított, hogy az azonosítási rendszert minden illetékes dolgozó megismerje, és a módszert alkalmazza. 5.5.4 A szolgáltatást igénybe vevők tulajdonát képező javak A PH a szolgáltatást igénybe vevők, vagy partnerei által szállított, vagy szolgáltatott, a későbbiekben felhasználásra kerülő anyagok átvételi ellenőrzésére, felhasználására, tárolására, állagmegóvására eljárást alakított ki és működtet. A szolgáltatást igénybe vevők, vagy partner által beszállított iratok, dokumentumok beérkezésükkor ellenőrzésre kerülnek, amelynek módszerei azonosak a beszállítóknál alkalmazott módszerekkel. A tárolásuk, felhasználásuk során keletkezett bármilyen károsodás esetén további sorsukat a szolgáltatást igénybe vevőkkel, vagy partnerrel egyeztetett és dokumentált módon rendezi. 5.5.5 Kezelés, tárolás, állagmegőrzés A PH valamennyi dolgozójának kötelessége, hogy betartsa a tevékenységek során keletkezett dokumentumok kezeléséről, tárolásáról, állagának megőrzéséről rendelkező előírásokban foglaltakat. A felhasznált anyagokat és termékeket kellő gondossággal, a szállítók ajánlásai szerint kell kezelni, ezzel akadályozva meg az esetleges sérülést, meghibásodást, illetve minőségromlást. A PH megfelelő tárolóterületekkel rendelkezik, illetve olyan helyiségeket használ, hogy megakadályozza az anyagok, az adatok és dokumentumok károsodását. A tárolt anyagokat előírt rendszerességgel kell ellenőrizni, hogy minőségük romlása megakadályozható legyen. Szükség esetén intézkedés történik megsemmisítésre, cserére, javításra, pótlásra, selejtezésre, esetleges kártérítés, vagy anyagi felelősség megállapítására. Felelősségek meghatározása Kapcsolódó eljárás: ME 03 A szolgáltatási folyamatok szabályozása

5.6

A megfigyelő és mérőeszközök kezelése

Megfigyelő és mérőeszköz az Építésügyi Hatóságnál van, 2 db (mérőszalag, távolságmérő), az ellenőrzések lefolytatására. Ezek az eszközök kalibráltak, amelyeket nyilvántartunk. Amennyiben a kalibrálás lejárt, akkreditált szervezettel kalibráltatjuk.

2. kiadás

2010. május 17.

44/53


MIR KK

6. MÉRÉS, ELEMZÉS ÉS FEJLESZTÉS 6.1 Általános útmutatás A PH a szolgáltatásai megfelelőségének bizonyítására használt ellenőrzését eljárásban szabályozott módon végzi, illetve végezteti. 6.2 Figyelemmel kísérés és mérés 6.2.1 A szolgáltatást igénybe vevők elégedettségének mérése A PH célkitűzése, hogy a tevékenységével kapcsolatos észrevételek összegyűjtésével, feldolgozásával, értékelésével, az esetleges hibák megszüntetésével az elvárásoknak minél jobban megfeleljen. Ezeknek az elvárásoknak a kielégítésére információ összegyűjtő, rendszerező, kiértékelő és visszacsatoló rendszert működtet. Kapcsolódó eljárás ME 01 Kapcsolattartás a szolgáltatás igénybe vevőkkel 6.2.2 Belső audit A PH dokumentált eljárást alakított ki és működtet a belső minőségauditok (belső felülvizsgálatok) tervezésére és végrehajtására annak igazolásául, hogy a minőséggel kapcsolatos tevékenységek és azok eredményei összhangban vannak a tervezett intézkedésekkel, és meghatározza a minőségirányítási rendszer hatékonyságát. A PH a belső minőségauditokat rendszeresen, évente legalább egy alkalommal, illetve - soron kívül, külön elrendelésre - szükség szerint tart, amelyek dokumentálását a vonatkozó eljárásban meghatározottak szerint kell végezni. A belső minőségauditok során minden esetben értékelni kell azokat az esetleg bekövetkezett változásokat, amelyek a minőségirányítási rendszer működését érintik. Amennyiben helyesbítő intézkedésre van szükség, az intézkedés bevezetését követően - bizonyos működési idő eltelte után utóauditot kell tartani. Kapcsolódó eljárás ME 04 Belső audit 6.2.3 A folyamatok figyelemmel kísérése és mérése A PH megfelelő módszereket dolgozott ki a szolgáltatást igénybe vevők követelményeinek kielégítéséhez szükséges folyamatok mérésére és figyelemmel kísérésére, illetve annak bizonyítására, hogy a folyamat biztosítja a kijelölt cél elérését. A tevékenységek során, annak meghatározott pontjain a szükséges ellenőrzéseket és vizsgálatokat el kell végezni az erre vonatkozó eljárásban leírtak szerint. Az ellenőrzések és vizsgálatok eredményeit szükség szerint visszacsatolja, illetve felhasználja a folyamatok javításánál. 2. kiadás

2010. május 17.

45/53


MIR KK

A végellenőrzés során a tevékenységére vonatkozó valamennyi ellenőrzési dokumentumot felhasználja. A végellenőrzést és minősítést az eljárásokban foglaltak szerint kell végezni. Az ellenőrzés és a vizsgálat a vonatkozó előírásoknak és a PH végellenőrzési előírásainak megfelelően történik. A végellenőrzés eredményeit az eljárásokban leírtak szerint dokumentálja és archiválja. A végellenőrzés és minősítés eredményeit a vonatkozó eljárásban leírtak szerint csatolja vissza az illetékes szervezeti egységhez. Az elvégzett ellenőrzéseket és vizsgálatokat, valamint ezek eredményeit az alkalmazott dokumentumokban igazolja. A PH a dokumentumokat, feljegyzéseket összegyűjti, tárolja és nyilvántartja az erre vonatkozó minőségirányítási eljárás alapján. 6.2.4 A szolgáltatások figyelemmel kísérése és mérése A PH megfelelő módszereket alkalmaz a szolgáltatás jellemzőinek mérésére és figyelemmel kísérésére annak igazolására, hogy a szolgáltatással szembeni követelmények teljesülnek. Ezt a szolgáltatás megvalósulásának megfelelő szakaszában kell alkalmazni. A megkövetelt mérések és figyelemmel kísérések bevezetésének bizonyítékairól, valamint az elfogadási kritériumoknak való megfelelésről feljegyzést kell készíteni. A feljegyzéseken meg kell jelölni a szolgáltatás kibocsáthatóságának a megállapítására való jogosultságot. Kapcsolódó eljárás, hivatkozások, formátumok: ME 05 A szolgáltatási folyamat figyelése és mérése HIMFA Vezetői értekezletek emlékeztetői 6.3

A nem megfelelőségek kezelése

A PH olyan minőségellenőrzési rendszerrel rendelkezik, amely már az egymás után következő fázisok közben felismeri az előírt követelményeknek nem megfelelő szolgáltatási tevékenységeket, anyagokat, berendezéseket. A nem megfelelő szolgáltatási tevékenységeket, azok dokumentumait, az anyagokat, berendezéseket megkülönböztető jelzéssel látja el - amennyiben lehetséges elkülöníti, - hogy a további sorsuk meghatározása előtt ne legyenek felhasználhatóak. A PH a nem megfelelő tevékenységeket dokumentálja. Az így kapott információt a további tevékenységeihez visszacsatolja. A nem megfelelőség sorsáról a lehető legrövidebb időn belül dönt és a rögzített eljárás szerint jár el. A felelős vezető gondoskodik arról, hogy minden nem megfelelő szolgáltatási tevékenységet és anyagot, berendezést azonosítsanak, jelöljenek és - ahol erre szükség és/vagy lehetőség van - különválasszanak.

2. kiadás

2010. május 17.

46/53


MIR KK

Azok a vezetők, akiknél a nem megfelelőség keletkezett, kötelesek az okok kivizsgálását kezdeményezni, a szükséges változtatásokról írásban intézkedni, vagy intézkedésre javaslatot tenni. Kapcsolódó eljárás, formátumok: ME 04 Belső audit F-14 Nem megfelelőségi jegyzőkönyv 6.4

Adatelemzés

A PH tevékenysége során - bizonyos területeken - statisztikai módszereket alkalmaz a meghatározott munkafolyamatok adatelemzésére. A statisztikai elemzések által szolgáltatott eredményeket, a felismert összefüggéseket a hibajavító és fejlesztő tevékenysége során felhasználja. 6.5

Fejlesztés

6.5.1 A folyamatok fejlesztése A PH a minőségirányítási tevékenységét állandóan tökéletesíti a minőségirányítási rendszerrel kapcsolatos minőségi problémák okainak feltárásával és a szükséges helyesbítő tevékenység meghatározásával, illetve hatékony végrehajtásával. A PH felső vezetése - az eddigi gyakorlatnak megfelelően - a hivatal fejlesztési stratégiájának meghatározásához számít az irodavezetők és ügyintézők innovatív fejlesztési javaslataira. A PH valamennyi dolgozója átadhatja észrevételeit, javaslatait személyesen vagy írásban a minőségirányítási vezetőnek, vagy az irodavezetőnek. A PH a szolgáltatásai és az azt kiegészítő tevékenységek esetében az alábbi fejlesztő tevékenységeket értelmezi: Ø A hivatal épületének infrastrukturális fejlesztésével az európai környezet kialakítása, a diszkrét ügyfélfogadás megvalósítása a cél. Ø A honlap szolgáltatásainak folyamatos fejlesztésével rövidtávon a cél az, hogy a polgárok az ügyintézéshez szükséges valamennyi adatlapot letölthessék, hosszabb távon pedig az, hogy elektronikus úton vissza is küldhessék. Ø A továbbképzések tervezett iránya a hivatal által támogatott alapfokú nyelvi képzettség megszerzése. Ø Önfejlesztő tréningek szervezése a dolgozók részére meghívott szakemberekkel, vagy a vezetőség képzettségére építve célirányosan: - kommunikáció, - személyiségfejlesztés, - konfliktuskezelés, - stesszoldó. A PH-ban a vezetőségi átvizsgálás során a vezetőség dönt a vezetők és a dolgozók részéről érkező fejlesztésre tett javaslatokról, valamint meghatározza a megvalósításért felelős személyt és a megvalósítás határidejét. A fejlesztési terv a vezetőségi átvizsgálás jegyzőkönyvének mellékletét képezi. A megvalósításért felelős személy a határidő lejártával jelentést tesz a jegyzőnek a fejlesztés eredményéről.

2. kiadás

2010. május 17.

47/53


MIR KK

A fejlesztési tervben rögzítettek eredményességét a PH a mindenkori vezetőségi átvizsgálás keretében értékeli, és intézkedéseket hoz a következő év (időszak) tekintetében. 6.5.2 Helyesbítő tevékenység A szolgáltatást igénybe vevők reklamációi, vagy a minőségirányítás által észlelt, a szolgáltatási folyamatok során keletkezett hibák elkülönítése és a hibát kiváltó ok azonosítása után - a hiba megszüntetése érdekében, - azonnali beavatkozás történik. A PH a szolgáltatási és kiegészítő folyamatait rendszeresen ellenőrzi és felülvizsgálja abból a célból, hogy folyamatosan biztosítsa a nem megfelelőségek kezelését, a szolgáltatást igénybe vevők elvárásainak kielégítését. A helyesbítő tevékenység kapcsán minden olyan területre ki kell térni, amelyek eltérést mutatnak a szolgáltatást igénybe vevők elvárásai, igényei, a törvényekben, a szabványban és a PH minőségirányítási dokumentumaiban rögzítettek, valamint a PH konkrétan megvalósuló tevékenységei és szolgáltatása között. Az észlelt kisebb (a szolgáltatási folyamat egészének minőségét nem, vagy csak kis mértékben veszélyeztető) hiba, eltérés esetén a tevékenység végzéséért felelős dolgozó saját hatáskörében dönt és intézkedik a probléma kezeléséről, helyesbítéséről. Jelentősnek ítélt nem megfelelőségek esetén a PH jegyzője koordinálja a hiba-elhárító tevékenységet.. Abban az esetben, ha a vezetőség a nem megfelelőség elhárítására egy olyan intézkedési tervet dolgoz ki, amely több részből összeadódó folyamatot képez, dokumentumok módosításával jár, esetleg más intézmények, szervezetek bevonását teszi szükségessé, azt az F-15 Helyesbítő intézkedési terv adatlapon kell rögzíteni, dokumentálni. Ugyanitt kell kitérni a javítás, vagy helyesbítés módjának folyamatára, illetve szükséges igazolni a javítás, helyesbítés elvégzését. A dokumentumok módosításánál a vonatkozó szabályzatoknak, utasításoknak megfelelően kell gondoskodni. A szolgáltatást igénybe vevők részéről kritika, reklamáció, panasz, észrevétel érkezhet: Ø az Ügyfélszolgálatra, Ø a polgármesterhez és az alpolgármesterekhez, Ø a jegyzőhöz, Ø a minőségirányítási vezetőhöz, Ø az irodavezetőkhöz, Ø az ügyintézőkhöz. Ezeket az észrevételeket minden szintről el kell juttatni a jegyzőhöz, aki intézkedést hoz a kivizsgálás, illetve a panaszkezelés módjáról. A helyesbítő tevékenységek során tett intézkedések és azok megvalósulása, valamint statisztikai mutatói információul szolgál az éves vezetőségi felülvizsgálat számára. A vezetőségi átvizsgálás során vizsgálni kell a helyesbítő tevékenységek eredményességét és az intézkedések hatékonyságát.

2. kiadás

2010. május 17.

48/53


MIR KK

6.5.3 Megelőző tevékenység A PH a megelőző tevékenység során igénybe veszi a szükséges információforrásokat annak érdekében, hogy észlelje, elemezze és kiküszöbölje a nem megfelelőség lehetséges okait. Figyelembe veszi az ellenőrzések és vizsgálatok eredményeit, a belső auditok megállapításait, a feljegyzések adatait, és a szolgáltatást igénybe vevők esetleges reklamációit. A minőségi hiányosságok lehetőség szerinti megelőzéséért az észlelt hibák kijavításáért a PH valamennyi dolgozója felelős. Köteles rámutatni a hibákra, részt venni a hiba okának felderítésében és a hiba megszüntetésében. A hibajavítás felülvizsgálatát - akár belső, akár külső folyamat során észlelték, akár reklamáció során derült ki - a minőségirányítási vezető ellenőrzi, jellemző, visszatérő és megelőzhető hibák esetén hibamegelőző intézkedés bevezetésére tesz javaslatot a jegyző felé. A nem megfelelő tevékenységek, az elbírálás szerint súlyosnak ítélt hibák esetében, a jegyző és a minőségirányítási vezető hibaelemzést végeznek, majd az eredményeket visszacsatolják a megelőző tevékenységek közé. A PH a megelőzés érdekében az alábbi intézkedéseket hozta: Ø A vezetői és az apparátusi értekezletek az aktuálisan felmerült problémák gyors orvoslását, illetve jövőbeni megelőzését szolgálja. Ø A belső kommunikáció javítása az irodán belüli munkamegbeszélések gyakoriságának növelésével. Ø Biztosítja a továbbképzéseken való részvétel lehetőségét, a szerzett tapasztalatok átadása a szervezeti egységeken belül a minőségi munkavégzés hatékonyságának növelését célozza. Ø A szolgáltatások gyorsabb és hatékonyabb kiszolgálása érdekében ügyfélhívó rendszert indított. Ø A honlapon való megjelenés a lakosság és az érdeklődők tájékoztatását szolgálja. Ø Egy technikai, informatikai felmérést követően a szolgáltatás hatékonyságát jelentősen megnövelő hosszabb távra tervezett, ütemezett informatikai fejlesztés kezdődött a PHban, amelynek része az integrált irányítási szoftver alkalmazásának bevezetése. Ø Elkészíttette, és évenként felülvizsgáltatja a munkahelyi kockázatértékelést.

Kapcsolódó hivatkozás, formátum: Fejlesztési terv Minőségterv F-14 Nem megfelelőségi jkv. F-15 Helyesbítő intézkedési terv

2. kiadás

2010. május 17.

49/53


MIR KK

7. A MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV, AZ ISO 9001:2008 ÉS MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI ELJÁRÁSOK ÉS MUNKAUTASÍTÁSOK KERESZTREFERENCIÁJA ISO 9001: 2008 Fejezet, alfejezet

A Működési és Minőségirányítási Kézikönyv Fejezet, alfejezet

4.1

1.4

4.2.1

1.5 1.6 1.7 1.8

4.2.2

2.3

4.2.3

2.2 2.4 2.5

4.2.4

2.5.1 2.5.2 2.5.3 2.5.4 2.5.5

2.5.6 2.5.7

Cím, megnevezés A Polgármesteri Hivatal minőségirányítási rendszere A működési és minőségirányítási rendszer dokumentációival kapcsolatos meghatározás A működési és minőségirányítási rendszer dokumentációiban használatos azonosítási rövidítések A Polgármesteri Hivatal működését meghatározó szabályok és követelmények A Polgármesteri Hivatal elkötelezettsége A működési és minőségirányítási kézikönyv A dokumentációs rendszer felépítése Formanyomtatványok Dokumentumok és feljegyzések kezelése A dokumentumok kezelése A feljegyzések kezelése Elosztás, hozzáférés Egyéb szabályzatok, utasítások, körlevelek Az elektronikus adathordozókon tárolt dokumentumok és adatok készítésének, kezelésének és megóvásának általános szabálya A külső dokumentumok figyelése és kezelése A beérkező és kiküldött levelek, küldemények, faxok stb. iktatása, azonosítása, szétosztása

2.5.8

Kiadmányozás

5.1 5.5.1

3. 3.1

A vezetőség elkötelezettsége Felelősségek

5.2

3.2

Vevőközpontúság

2. kiadás

Eljárásra hivatkozás

Formanyomtatvány hivatkozás, vagy más referencia

F-1, F-2, F-3 Küldetés, Jövőkép, Értékrend, Minőségpolitika

F-1 Ügyiratkezelési Szabályzat, SZMSZ F-2 F-1, F-3 Belső Szabályzatok nyilvántartása F-4, F-6, F-7 Informatikai Szabályzat Ügyiratkezelési Szabályzat 1995. évi LXV törvény az államtitokról és a szolgálati titokról 1995. évi LXVI törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről A Polgármesteri Hivatal Ügyiratkezelési Szabályzata A Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata Számítógépes iktató program Iktatókönyv Ügyiratpótló lap Iratkikérő F-1 Formanyomtatványok érvényesség nyilvántartó lapja Aláírási és Kiadmányozási Szabályzat Munkaköri leírások Aláírási és Kiadmányozási Szab. Kinevezés – minőségirányítási vezető Elégedettségmérések

2010. május 17.

ME 01, ME 05

50/53

Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala 5.3

MIR KK

5.4.1 5.5.3 5.6 6.

3.3 1.8 3.4 3.5 3.6 4.

6.2

4.1

Minőségcélok Kommunikáció Vezetőségi átvizsgálás Erőforrások és infrastruktúra, munkakörnyezet Emberi erőforrás

6.2.2

4.1.2

Felkészültség, tudatosság és képzés

6.3

4.2

Infrastruktúra

2. kiadás

Minőségpolitika

Minőségpolitika F-7, Minőségterv Emlékeztetők Vezetőségi átvizsgálás jkv. A köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény A közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXII. .törvény A Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. Törvény A Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata A képviselő-testület hivatala köztisztviselői és ügykezelői közszolgálati jogviszonyának egyes kérdéseiről szóló 37/2003. (XI.25.) ök. sz. rendelet Közszolgálati Szabályzat Közszolgálati Adatvédelmi szabályzat Az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségről szóló 2007. évi CLII törvény ME 05 A szolgáltatási folyamat figyelése és mérése Munkaköri leírások A köztisztviselők képesítési előírásairól szóló 9/1195. (II.3.) Korm.rendelet A köztisztviselők továbbképzéséről és a közigazgatási vezetőképzésről szóló 199/1998.(XII.4.) Korm.rendelet A közigazgatási és az ügykezelői alapvizsgálról szóló 51/1993.(III.31.) Korm.rendelet A közigazgatási szakvizsgáról szóló 35/1998.(II.27.) Korm.rendelet Nyilvántartás a kötelezően elvégzendő szakvizsgára és alapvizsgára történő beiskolázási esedékességről Továbbképzések nyilvántartása Továbbképzési terv F-8 1992. XXXVIII. Tv. Az államháztartásról Informatikai Szabályzat Pénz- és Értékkezelési Szab. Gépjármű-üzemeltetési Szabályzat Leltározási és leltárkészítési szabályzat Felesleges vagyontárgyak hasznosításának és

2010. május 17.

51/53


MIR KK selejtezésének szabályzata Tárgyi eszköz nyilvántartás Teremleltár Menetlvevél Kulcsnyilvántartás Beléptető rendszerhez kiadott kártyák nyilvántartása 1993. évi XCIII. Törvény a munkavédelemről, egységes szerkezetben a végrehajtásáról szóló 5/1993.(XII.26.) MüM rendelettel Munkavédelmi Szabályzat Tűzvédelmi Szab. Beutalás időszaki orvosi vizsgálatra Beutalás képernyő előtti munkavégzéshez kapcsolódó szemészeti vizsgálatra Kockázatértékelés

6.4

4.3

Munkakörnyezet

7. 7.1 7.2

5. 5.1 5,2

Folyamatok A megvalósuló folyamatok tervezése A szolgáltatás igénybe vevőkkel és a partnerekkel kapcsolatos folyamatok A szolgáltatást igénybe vevők által támasztott elvárások meghatározása A szolgáltatás követelményeinek átvizsgálása Kapcsolattartás a szolgáltatást igénybe vevőkkel és a partnerekkel Tervezés és fejlesztés A tervezés és fejlesztés megtervezése

5.2.1 7.2.2

5.2.2

7.2.3

5.2.3

7.3 7.3.1

5.3 5.3.1

7.3.2

5.3.2

7.3.3

5.3.3

7.3.4

5.3.4

A tervezés és fejlesztés bementő adatai A tervezés és fejlesztés kimenő adatai A tervezés és fejlesztés átvizsgálása

7.3.5

5.3.5

Igazoló ellenőrzés

7.3.6

5.3.6

Érvényesítő ellenőrzés

7.3.7

5.3.7

A módosítások kezelése

7.4 7.4.1 7.4.2 7.4.3

5.4 5.4.1 5.4.2 5.4.3

7.5 7.5.1 7.5.2 7.5.3 7.5.4

5.5 5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.5.4

7.6

5.6

Beszerzés A beszerzés folyamata A beszerzési információ A beszerzett termékek és szolgáltatások igazolása Szolgáltatási folyamatok A folyamatok szabályozása Folyamat érvényesítő ellenőrzés Ellenőrzés és nyomonkövethetőség A szolgáltatás igénybe vevők tulajdonát képező javak Megfigyelő és mérőeszközök kezelése

8. 8.1 8.2 8.2.1

6. 6.1 6.2 6.2.1

8.2.2

6.2.2

8.2.3

6.2.3

8.2.4

6.2.4

2. kiadás

Mérés, elemzés és fejlesztés Általános útmutató Figyelemmel kísérés és mérés A szolgáltatást igénybe vevők elégedettségének mérése Belső audit Az adatok figyelemmel kísérése és mérése A szolgáltatások figyelemmel kísérése és mérése

Minőségterv ME 01 ME 01 ME 01 ME 01 SZMSZ, HIMFA, Vezetői értekezletek emlékeztetői SZMSZ, HIMFA, Vezetői értekezletek emlékeztetői SZMSZ, HIMFA, Vezetői értekezletek emlékeztetői SZMSZ, HIMFA, Vezetői értekezletek emlékeztetői SZMSZ, HIMFA, Vezetői értekezletek emlékeztetői SZMSZ, HIMFA, Vezetői értekezletek emlékeztetői SZMSZ, HIMFA, Vezetői értekezletek emlékeztetői ME 02 ME 02 ME 02 F-9

ME 02 ME 03 ME 03 ME 03 ME 03

Adatvédelmi Szabályzat F-20 Megfigyelő és mérőeszközök nyilvántartása ME 05 ME 05 Felmérések kiértékelése F-10, F-11, F-12, F-13 Vezetőségi felülvizsgálat jkv. Vezetőségi felülvizsgálat jkv.

2010. május 17.

ME 01 ME 04

ME 05

52/53


MIR KK

8.3 8.4

6.3 6.4

A nem megfelelőségek kezelése Adatelemzés

8.5 8.5.1 8.5.2 8.5.3

6.5 6.5.1 6.5.2 6.5.3

Fejlesztés A folyamatok fejlesztése Helyesbítő tevékenység Megelőző tevékenység

2. kiadás

F-14 Vezetőségi felülvizsgálat jkv.

2010. május 17.

ME 04

Fejlesztési terv F-15

53/53

DOMBÓVÁR VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA MŰKÖDÉSI ÉS MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV

Recommend Documents