DOKUMEN SPMI 5
oleh : Titiek Widyastuti Kepala Bidang Penjaminan Mutu Internal BPM UMY Fasilitator SPMI Anggota Majlis Dikti PP ‘Aisyiyah
Permendikbud No. 50 tahun 2014 tentang SPM Dikti Perguruan tinggi mempunyai tugas dan wewenang: a. Merencanakan, melaksanakan, mengendalikan, dan mengembangkan SPMI; b. Menyusun dokumen SPMI yang t erdiri atas: 1. Dokumen Kebijakan SPMI; 2. Dokumen Manual SPMI; 3. Dokumen Standar dalam SPMI; 4. Dokumen Formulir yang digunakan dalam SPMI; c. Membentuk unit penjaminan mutu atau mengintegrasikan SPMI pada manajemen Perguruan Tinggi; d. Mengelola Pangkalan Data Pendidikan Tinggi pada tingkat Perguruan Tinggi.
DEFINISI DOKUMEN - Dokumen adalah naskah/arsip/informasi yang disimpan sebagai bukti "package of data structure for informational purposes" "the most important vehicle for the transmission of information between people“ - Dokumen merupakan suatu sarana transformasi informasi dari satu orang ke orang lain atau dari suatu kelompok ke kelompok lain.
DOKUMEN Dokumen menuntun kita kepada pembahasan kandungan yang ada di dalamnya, dan bukan medianya. Kandungan yang dimiliki oleh sebuah dokumen meliputi berbagai kegiatan yang diawali dengan bagaimana suatu dokumen dibuat, dikendalikan, diproduksi, disimpan, digandakan, dan didistribusikan. betapa pentingnya peranan dokumen, baik dalam kehidupan kita sehari-hari, dalam berorganisasi, apalagi dalam kehidupan bisnis.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)
Kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh setiap perguruan tinggi secara otonom untuk mengendalikan dan meningkatkan penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berencana dan berkelanjutan.
Prinsip SPMI
Otonom : SPMI dikembangkan dan diimplementasikan secara otonom atau mandiri oleh setiap PT Terstandar : SPMI menggunakan Standar Dikti (SN Dikti + Standar Dikti yang ditetapkan oleh PT) Akurasi : menggunakan data dan informasi yang akurat pada PD Dikti Berencana dan Berkelanjutan : SPMI dilaksanakan menggunakan 5 langkah PPEPP yang membentuk suatu siklus Terdokumentasi : seluruh langkah SPMI didokumentasikan secara sistematis
5 langkah harus ada dalam SPMI : PPEPP Berkaitan erat dengan standar di dalam SPMI
PENETAPAN STANDAR DIKTI
Standar Dikti merupakan standar (bidang akademik dan non akademik) yang harus dimiliki oleh setiap Perguruan Tinggi (PT) Standar Dikti terdiri dari Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN Dikti) + Standar Dikti yang ditetapkan oleh masing-masing PT Standar Dikti adalah sejumlah standar pada PT yang melampaui SN Dikti. Pengertian‘melampaui’: a.melebihi secara‘kuantitatif’, dan/atau b.melebihi secara‘kualitatif’
PELAKSANAAN STANDAR DIKTI
EVALUASI (PELAKSANAAN) STANDAR DIKTI
PENGENDALIAN (PELAKSANAAN) STANDAR DIKTI
PENINGKATAN STANDAR DIKTI
DOKUMEN SPMI
Dokumen/Buku KEBIJAKAN SPMI Dokumen/Buku MANUAL SPMI Dokumen/Buku STANDAR SPMI Dokumen/Buku FORMULIR SPMI
Dokumen/Buku KEBIJAKAN SPMI
Dokumen/Buku MANUAL SPMI
Dokumen/Buku STANDAR SPMI
Dokumen/Buku FORMULIR SPMI
KEBIJAKAN SPMI
Kebijakan SPMI adalah dokumentasi tertulis berisi garis besar penjelasan tentang bagaimana suatu PT memahami, merancang, dan melaksanakan SPMI dalam penyelenggaraan pelayanan pendidikan tinggi kepada masyarakat sehingga terwujud budaya mutu pada PT tersebut. Singkatnya, dalam dokumen ini ada penjelasan mengenaiatar belakang atau alasan, tujuan, strategi, prinsip, dan arah PT untuk menjamin dan meningkatkan mutu dalam setiap kegiatannya. Kebijakan SPMI dibuat dan ditetapkan oleh pimpinan PT.
Dokumen tertulis Kebijakan SPMI bermanfaat untuk 1. menjelaskan kepada para pemangku kepentingan PT tentang SPMI yang bersangkutan secara ringkas padat namun utuh dan menyeluruh; 2. menjadi dasar atau „payung‟ bagi seluruh standar, manual, dan formulir SPMI; 3. membuktikan bahwa SPMI yang bersangkutan terdokumentasikan.
MANUAL SPMI
Manual SPMI adalah dokumentasi tertulis berisi petunjuk praktis mengenai cara, langkah, atau prosedur tentang bagaimana SPMI dilaksanakan, dievaluasi, dan ditingkatkan mutunya secara berkelanjutan, oleh pihak-pihak yang bertanggungjawab untuk melaksanakannya pada semua aras dalam PT.
Dokumen tertulis Manual SPMI bermanfaat karena berfungsi, a.l. 1. sebagai pemandu bagi para pejabat struktural dan/atau unit khusus SPMI, maupun dosen serta karyawan nondosen, dalam melaksanakan SPMI sesuai dengan wewenang dan tugas masing-masing untuk mewujudkan terciptanya budaya mutu. 2. sebagai petunjuk bagaimana kriteria, standar, tujuan, atau cita-cita PT yang ditetapkan dalam berbagai standar mutu dapat dicapai dan ditingkatkan mutunya secara berkelanjutan. 3. sebagai bukti tertulis bahwa SPMI pada PT yang bersangkutan memang benar dapat (telah siap) dilaksanakan.
dalam dokumentasi tertulis Manual SPMI akan ditemukan juga : 1. prosedur kerja, yaitu uraian tentang langkah/metode yang harus dilalui atau dilakukan seseorang untuk mencapai atau menghasilkan sesuatu. Urutan langkah tersebut menggambarkan adanya suatu proses yang berurutan, sistematis, logis, dan koheren. 2. instruksi kerja, yaitu prosedur kerja tetapi umumnya lebih detil dan teknis. 3. prosedur (Standard Operating Procedure / SoP) atau protocols, instructions, dan worksheets. Prosedur lazim digunakan untuk sesuatu kegiatan yang bersifat rutin dan berulang-ulang.
Terdapat 2 (dua) jenis Prosedur yang dapat dibuat untuk konteks SPMI 1. Prosedur untuk kegiatan yang bersifat teknis (technical SoP) 2. Prosedur untuk kegiatan yang bersifat administratif (administrative SoP).
Contoh Prosedur untuk kegiatan yang bersifat teknis (technical SoP). a. Prosedur tentang Pembersihan dan Perawatan Toilet, b. Prosedur tentang Penggunaan Laboratorium Fisika; c. Prosedur tentang Pengecekan dan Pengujian Peralatan Laboratorium; d. Prosedur tentang Pengolahan dan Evaluasi Data.
Contoh Prosedur untuk kegiatan yang bersifat administratif (administrative SoP) a. Prosedur tentang Monitoring Perkuliahan, b. Prosedur tentang Promosi PT Dalam Menjaring Calon Mahasiswa, c. Prosedur tentang Seleksi Calon Mahasiswa, d. Prosedur tentang Audit Prodi, e. Prosedur tentang Evaluasi Diri Prodi, f. Prosedur tentang Pengadaan dan Pembelian Barang.
1. 2.
3. 4.
5.
Semua contoh Manual ataupun Prosedur dalam SPMI pada dasarnya berkaitan dengan pentahapan SPMI pada PT, yaitu: Penetapan Standar Pelaksanaan standar Evaluasi (pelaksanaan) standar Pengendalian (pelaksanaan) standar Peningkatan standar Jadi, setiap tahap dalam SPMI di atas dibuatkan Manualnya
STANDAR SPMI
Standar SPMI adalah dokumen tertulis berisi berbagai kriteria, ukuran, patokan atau spesifikasi dari seluruh kegiatan penyelenggaraan pendidikan tinggi suatu PT untuk mewujudkan visi dan misinya, agar dapat dinilai bermutu sesuai dengan ketentuan perundang-undangan sehingga memuaskan para pemangku kepentingan internal dan eksternal PT.
Dokumen tertulis Standar SPMI berfungsi, a.l. : 1. alat untuk mewujudkan visi, misi, dan tujuan PT; 2. indikator untuk menunjukkan tingkat (level) mutu PT; 3. tolok ukur yang harus dicapai oleh semua pihak di dalam PT sehingga menjadi faktor pendorong untuk bekerja dengan, atau bahkan melebihi, standar;
Dokumen tertulis Standar SPMI berfungsi, a.l. : (lanjt) 4. bukti otentik kepatuhan PT terhadap peraturan perundang-undangan dan bukti kepada publik bahwa PT yang bersangkutan benar memiliki dan memberikan layanan pendidikan dengan menggunakan standar. Standar SPMI di setiap PT harus memenuhi dan dapat melampaui Standar Nasional Pendidikan (SNP)
CONTOH STANDAR
Dekan dan Ketua Jurusan melakukan rekrutasi, pembinaan dan pengembangan dosen tetap) agar tercapai rasio dosen-mahasiswa sebesar 1:20 paling lambat akhir tahun 2015. Setiap Dosen harus hadir memberi kuliah untuk matakuliah yang diasuhnya minimal 12x dalam setiap semester Setiap fakultas paling lambat tahun 2020 harus memiliki dosen tetap dengan kualifikasi akademik minimal Doktor dan berjabatan fungsional Lektor, minimal 80% dari jumlah total dosen tetap
Dalam merancang setiap standar, sebuah PT hendaknya: 1. menjadikan Visi, Misi, dan Tujuan institusi sebagai sumber inspirasi; 2. menjadikan peraturan perundang-undangan (mulai dari UU hingga Kepmendiknas) sebagai rambu-rambu dan batasan-batasan yang tidak boleh diabaikan atau bahkan disimpangi; 3. menjadikan masukan dan saran dari pemangku kepentingan eksternal PT yaitu pengguna lulusan, asosiasi profesi, almuni, orang tua/wali mahasiswa, dan masyarakat luas, sebagai bahan pertimbangan;
Dalam merancang setiap standar, sebuah PT hendaknya: (lanjt) 4. melibatkan sedapat mungkin semua pemangku kepentingan internal PT seperti dosen, karyawan bukan dosen, dan mahasiswa; 5. menggunakan berbagai standar dalam SPMI dari PT ternama, lembaga akreditasi PT yang kredibel, atau asosiasi beberapa PT, baik dari dalam maupun luar negeri, dan publikasi tentang SPM-PT yang diterbitkan oleh DitJen Dikti – Kemendiknas RI, hanya sebagai contoh atau sumber inspirasi.
FORMULIR / BORANG / PROFORMA SPMI
Formulir/Borang/Proforma SPMI adalah dokumen tertulis yang berfungsi untuk mencatat/merekam hal atau informasi atau kegiatan tertentu sebagai bagian tak terpisahkan dari Standar Mutu, Manual Mutu, Prosedur Mutu.
Dokumen tertulis Formulir/Borang/Proforma SPMI berfungsi a.l. : 1. alat untuk encapai/memenuhi/mewujudkan isi standar mutu; 2. alat untuk memantau, mengontrol, mengendalikan, mengkoreksi, mengevaluasi pelaksanaan SPMI; 3. bukti otentik untuk mencatat/merekam pelaksanaan SPMI secara periodik.
Jumlah Formulir SPMI
Terdapat berbagai macam formulir SPMI dengan peruntukan yang berbeda-beda sesuai dengan berbagai macam standar dalam SPMI. Tentu saja, setiap standar pasti membutuhkan sekurangnya satu macam formulir.
LATIHAN Dengan memperhatikan uraian I atas serta kekhasan PT, buatlah Dokumen/Buku : Dokumen/Buku KEBIJAKAN SPMI Dokumen/Buku MANUAL SPMI Apabila waktu yang tersedia tidak mencukupi, dapat dilanjutkan setelah Pelatihan ini.
LATIHAN Pilihlah salah satu standar, dan buatlah : Standar Prosedur untuk melengkapi standar tersebut Formulir untuk memenuhi standar tersebut Bergantung standar yang dipilih, maka Prosedur dan Formulir yang dibutuhkan dapatlebih dari satu. Apabila waktu yang tersedia tidak mencukupi, dapat dilanjutkan setelah Pelatihan ini.
SEMOGA BERMANFAAT
