Doelmatig Inschrijven

Doelmatig Inschrijven J.W. Smeenk

16 september 2015, dia 1 van 20.

Jan Willem Smeenk:

J.W. Smeenk

Even voorstellen 1


Workshop deelnemers:

Even voorstellen 2

Workshop 14:30 uur: • Inkopers : 5 • Ondernemers : 18 • ???? : 7

Workshop 15:30 uur: • Inkopers : 2 • Ondernemers : 16 • ???? : 14

J.W. Smeenk


Transcriptie telefoongesprek

Moi JW, T.a.v. jouw presentatie op het IPG congres in september. Kun je iets met offertes uitbrengen of inschrijven doen of zo. Jouw opmerking dat jij 70% van de offertes niet begrijpt die je ontvangt van leveranciers is interessant. Misschien is het wel dat leveranciers 70% van de offerte aanvragen niet begrijpen. Het zou mooi zijn als je wat inzicht kan geven in de redenen waarom heel veel offertes meer vragen oproepen dan antwoorden. Dat lijkt niet doelmatig. Welke mechanismen zitten daar achter? Wat zou je daar in mee kunnen geven? Daarnaast is het ook leuk als je in het algemeen iets meer kan vertellen over de commerciële dynamiek tussen een verkopende en inkopende partij. Wat zijn jouw belangrijkste inzichten, hoe is jouw aanpak t.a.v. vraagstukken in de tijd veranderd. Hoe is de aard van hetgeen je inkoopt van invloed in de verstandhouding die je wenst op te bouwen met een leverancier.

Ohw ja, je hebt pakweg 45 minuten inclusief interactie…..

J.W. Smeenk


Excuses Mijn welgemeende excuses voor: • Veel te veel tekst en dia’s • Te veel bekeken vanuit het inkoopstandpunt • Geheel onsamenhangend verhaal • Geen idee of dit de vraag beantwoord • Onlogisch gebruik van kleuren • Knippen en plakken van sheets • ………. • Maar we krijgen wel een interessante discussie.

J.W. Smeenk


Praktijkvoorbeeld

7 inschrijvers: Ca. 3.500 pagina’s tekst!

>> 1TB verklarende info…

Winnaar !!

J.W. Smeenk


Mind setting

“Mind Setting”

J.W. Smeenk


Definitie

Een definitie van een inkoper: Een inkoper is het zelfde als een verkoper…

Maar dan zonder de sociale vaardigheden !!

J.W. Smeenk


Het optimale “racewagen model”

95% Organisatiebeleid Inkoopbeleid

Methoden & Organisatie procedures & personeel

Interne klanten

Specificeren

Selecteren

Contracteren

Bestellen

Bewaken

Nazorg

Leveranciers (markt)

Informatievoorziening

Control en prestatie-indicatoren

J.W. Smeenk


Het “racewagen model” in de praktijk

Interne klant

J.W. Smeenk

Inkoop

Leveranciers


Doelen inkoopproces De inkopende organisatie wil bereiken (theorie): • Offertes die (snel) zeer goed vergelijkbaar zijn • Inzage of leveranciers kunnen bieden wat gevraagd wordt • Dat er wordt nagedacht over het probleem en niet over de oplossing • Een geringe kans op over-specificatie (gold-plating) • Dat de leverancier wordt vertelt wat de uitkomst van het inkoopproces moet zijn • Dat leveranciers hun kennis inbrengen • Dat leveranciers aangeven “hoe” • Dat er meer leveranciers worden gevonden tijdens de “marktsurvey” • Dat de kans op een monopolistische situatie kleiner wordt (v.b. Intel, MicroSoft) • Dat er meer alternatieven worden gevonden • Dat leveranciers de kans krijgen om hun toegevoegde waarde te tonen • Dat de leverancier de verantwoordelijkheid neemt voor de juiste (technische) oplossing • De laagst mogelijke totale kosten (TCO).

J.W. Smeenk


Maar nu de praktijk

Algemene praktijk sales / inkoop: • Meer dan 95% wordt niet door (strategisch-tactische) inkoop beïnvloed • Afdelingen (m.n. ICT) stellen zelfstandig “RFI’s`, RFP’s en RFQ’s” op • Sales stelt zelfstandig, op basis van eigen interpretaties, offertes op • Hoge tijdsdruk bij alle partijen is heel gebruikelijk • Er wordt veel gebruik gemaakt van voorkeursleveranciers • Sales van voorkeursleveranciers lopen de deur plat bij de interne klant • Er is een beperkte kennis van de markt (“de wereld is groot”) • Er is geen grip op uitgaven en resultaten (opdrachtgever en –nemer) • Er wordt erg weinig met resultaatsverplichtingen gewerkt • Inkopers / sales kennen de (interne) klant en haar business niet • Inkopers / sales hebben weinig inhoudelijke kennis  tendens BVP • Veelal op basis van leveranciersvoorwaarden (“battle of forms”) • (Europees) aanbesteden wordt als een enorme hindernis ervaren • Ervaren wordt dat inkoop vertragend werkt • …….

J.W. Smeenk


Risico

Risico als leverancier en opdrachtgever elkaar niet begrijpen: • Overspecificatie  “Te duur” • Het product of de dienst voldoet niet (doet niet wat het wel moet doen) • Onverwachte neveneffecten (doet wel wat het niet moet doen) •

(Fout) Voorbeeld “nieuw” gevechtsvliegtuig (USA 1940, R-40C): Commandanten: Beter schootsveld Monteurs: Inpassen binnen bestaande service-infrastructuur Flightcontrol: Niet groter dan bestaande toestellen Magazijn: Uitsluitend gebruik van bestaande materialen Human resource: Vliegend personeel hoeft niet opnieuw getraind te worden Bewapening: Bommenrek moet even snel te beladen zijn als….. R&D: Innovatief gebruik van bestaande technologieën US propaganda: Hier kunnen we mee winnen !!! Leverancier: Dit gaan we maken  Curtiss-Wright XP-55 Ascender.

J.W. Smeenk


J.W. Smeenk


Praktijk inkoopstrategie

De praktijk achter de offerte aanvragen en offertes: • Confrontatie strategie (take-it or leave-it) • Hoe mooier en meer de offertetekst hoe beter (vaak wollig) • Veel knock-out criteria • Meest voorkomend is een voorselectie (voorkeursleveranciers) • Copy and paste van (standaard) teksten • Complexe trajecten / procedures worden veelal “uitbesteed” • Er wordt geen rekening gehouden met de praktijk op de werkvloer • Raamcontracten met meerdere leveranciers, dienstverleners • Bij iedere opdracht c.q. inhuur wordt een offerte uitgevraagd • Neiging om per opdracht een nieuw contract op te stellen • Beperken van werk en omvang (Europese) aanbesteding • Er wordt veel “schijnzekerheid” ingebouwd.

Er wordt veel niet begrepen !! J.W. Smeenk


Werkwijze offerte-aanvragen Offerte-aanvragen: kenmerken goede eisen Eigenschap

Toelichting

Enkelvoudig

Één eis per eis.

Traceerbaar

Herleidbaar naar boven- en onderliggende eisen t.b.v. o.a. het verificatietraject.

Toetsbaar

Objectief kunnen bepalen of aan de eis wordt voldaan.

Indien gekwantificeerd: voorzien van +/- marges

Er dient aangegeven te worden binnen welke marges een waarde, die bij de verificatie bepaald wordt, moet vallen om te voldoen aan de eis.

Actueel

Passend bij de laatste stand van zaken.

Eenduidig

Slechts voor één uitleg vatbaar.

Uniek

Per onderwerp / aspect komt één eis voor.

Positief geformuleerd

Niet: “niet minder dan”, maar: “tenminste”.

Haalbaar

Eisen die niet haalbaar zijn voegen niets toe

Consistent

Samenhangend en volledig

Noodzakelijk

De eis dient toegevoegde waarde te hebben; zonder die eis gaat er iets mis.

Unieke identificatie

T.b.v. identificatie en verwijzing / tracering.

Oplossingsvrij

Een eis dient vrij van (verwijzingen naar) oplossingen te zijn.

J.W. Smeenk


Gewenst gedrag sales

“Goed” gedrag van de sales afdeling: • Speel het spel van de inkopende organisatie • Houd je strikt aan hetgeen gevraagd is (letterlijke interpretatie) • Wees niet bang vervelend gevonden te worden (vraag oplossingsgericht) • Stel vragen waarbij je blijk ervan geeft dat je de inkoper begrijpt • Stel vragen waarbij je blijk ervan geeft dat je je eigen organisatie kent • Maak gebruik van iedere (procedurele) mogelijkheid van contact • Houd je aan de gestelde deadlines • Hoe minder tekst, hoe beter (to the point en concreet) • Hanteer rigide het buyers format (vertaal het “Bedrijfs” verhaal) • Probeer je bedrijf niet te verkopen (“Kijk eens hoe goed we zijn….”) maar ken terdege de plaats van je eigen bedrijf in de markt (Kraljic, Porter etc.) • Niet gevraagde toelichtingen niet opnemen • Verkoop niet wat je niet kunt verkopen (valse beloftes).

J.W. Smeenk


Sociale media (internet)

De invloed van de sociale media (internet) op de inkooppraktijk: • Internet heeft de dagelijkse inkooppraktijk stevig beïnvloed • Onvoorstelbaar veel informatie is aanwezig • Wat is de core-business van het bedrijf (“Wij hebben oplossingen”) • Steeds meer potentiële aanbieders worden gevonden • Congruentie (de offerte is niet meer het belangrijkste document, 6-XNH-73) • Openbaarheid van gegevens (benchmark) • Genoemde personen worden “ge-Googled” • Leveranciers hebben de kans een reëler inzicht te krijgen op hun positie in de markt • Leveranciers kunnen een “compleet” beeld krijgen van de Opdrachtgever • Relationeel verschuiving van puur zakelijk naar “partners”.

J.W. Smeenk


Werkwijze Werkwijze voor het indienen van een offerte: • Benoem een DMU (multidisciplinair bid-team) • Maak een analyse van de (digitale) offerteaanvraag • Benoem “probleem” eigenaren en voor een congruentie test uit • Maak een strakke planning • STEL GERICHTE VRAGEN (koppel de offerteaanvraag analyse terug aan de opdrachtgever) • Heb op de plank klaar liggen (ook onderhouden): KvK uittreksel (maximaal 3 maand oud, zie ook aanbestedingsdocumenten) Kopie polissen verzekeringen (maximaal 1 jaar oud, zie ook aanbestedingsdocumenten) Kopie certificaten (let op geldigheidsdatum) CV’s van in te zetten personeel Uitgewerkte referenties Financiële gegevens (van 3 jaar terug) Jaarverslagen (van 3 jaar terug) Voorbereiden bankgaranties ……..

• • • • •

J.W. Smeenk

Opstellen concept antwoorden Accoord DMU Indien niet digitaal: collationeren Ondertekenen (moet overeenkomen met KvK uittreksel) Indienen (op tijd).


W.V.T.T.K.

J.W. Smeenk


Doelmatig Inschrijven

Recommend Documents