Dodávka informačního systému ERP

Příloha č.2 - Specifikace požadovaného řešení a harmonogram realizace

Dodávka informačního systému ERP O společnosti Společnost AL-OK se zaměřuje především na drobnou stavební činnost, dodávku a montáž otvorových výplní včetně poradenské a servisní činnosti, obchodní a zprostředkovatelskou činnost. Společnost AL-OK úzce spolupráce v oblasti vývoje nových produktů s ENERGOKLASTREM a spolupracuje na realizaci společných výzkumných a vývojových projektů.

Cíle projektu Projekt je zaměřený na zavádění a rozšiřování využití IS při zvyšování vnitřní efektivity společnosti AL-OK. Klade si tyto základní cíle:  Integrace procesů a dat ve společnosti AL-OK s využitím integrovaného podnikového IS jako předpoklad pro optimalizaci a další rozvoj činnosti a obchodní sítě (i zajištění předpokladů pro nové obchodní kanály jako je např. E-shopu)  Analýza přínosů kybernetického přístupu při optimalizaci dodávek a montáží společnosti AL-OK u zákazníků  Ověření použitelnosti kybernetického přístupu při regulaci dodacích lhůt s cílem zkrátit dodací lhůtu u vybraných skupin produktů na nejkratší možnou dobu.  Ověření použitelnosti regulace zpožděných zakázek pro zvyšování dodací spolehlivosti společnosti AL-OK  Vytvořit řešení kompatibilní s informačním systémem využívaným v rámci společných výzkumných a vývojových projektů ENERGOKLASTRu a AL-OK, včetně implementace rozhraní mezi ERP systémem ENERGOKLASTR a společnosti AL-OK umožňující efektivní propojení obou ERP systémů a zapojení do multisite uspořádání společnosti AL-OK v rámci ENERGOKLASTRU (specifikace systému ENERGOKLASTR, vč. uvedení internetových stránek s informacemi o jednotlivých částech systému: databáze Oracle /www.oracle.com/, OS server Windows /www.microsoft.com/, ERP systém PSI PENTA /www.psipenta.com/).

Očekávané ekonomické přínosy realizace projektu jsou následující:    

Vstup na nové trhy Zvýšení kapacity činnosti Snížení nákladů na jednotku práce Optimalizace nákupu a skladových zásob

Očekávané neekonomické přínosy realizace projektu jsou následující:     

Zkrácení času potřebného na reakci potřeby zákazníka (zjednodušení a zrychlení dodávek, zlepšení řízení vztahů se zákazníkem, sběr a vyhodnocování dat pro analýzu potřeb) Zjednodušení a zrychlení administrativních úkonů včetně správy dokumentů a řízení pracovních činností Zvýšení informovanosti vedení společnosti Zvýšení kvality zboží a služeb (standardizace a automatizace činností, zvýšení kvality používaných dat a snížení rizika používání chybných, neaktuálních a neúplných údajů) Zlepšení stavební pružnosti Stránka 1 z 7

Elektronicky podepsal(a) AL-OK Datum: 2013.07.22 10:41:56 CEST

 

Zlepšení komunikace a interakce mezi různými podnikatelskými aktivitami Zvýšení schopnosti adaptace na rozdílné poptávky klientů

Výstupy projektu budou: 

Implementovaný informační systém pro řízení procesů společnosti a obsluhu přímých kanálů včetně zajištění podpory a dalšího rozvoje informačního systému

Dílčí cíle projektu jsou: 

posílit vztah dodavatel – zákazník



rozšířit prodejní kanály (obchodní zástupci, přímé kanály)



využití strategických informací z VaV a spolupráce s ostatními subjekty



další rozšíření sortimentu (diverzifikace) a současné diferenciace vůči konkurenci



důraz na zdravý životní styl a nízkou energetickou náročnost stavební výroby



zvýšit efektivitu hlavních procesů



Podpora pravidelných průzkumů spokojenosti zákazníka a využívání statistiky



Podpora systému řízení jakosti dle ISO 9000



Rozšíření na mobilní práci s informacemi a podporu přímých distribučních kanálů

Vybrané řešení musí splňovat následující: 1. Podpora kritických činností společnosti  Integrace hlavních procesů a dat (obchodní činnost, plánování zakázky, stavební činnost, předání zakázky)  Integrace marketingu / řízení vztahů se zákazníky  Automatizace, měření a řízení obchodních kanálů včetně řízení dodacích lhůt a řízení reklamací  Řízení a optimalizace stavebních skladových zásob  Řízení vnitřní správy  Řízení VaV projektů 2. Všeobecné požadavky:  standardní modulární informační systém  procesní a systémová dokumentace  uživatelské a provozní příručky  Všechny obchodní transakce budou probíhat v jednom systému  Robustní, flexibilní a parametrizovatelné řešení, které zpřístupňuje informace v celé organizaci  Vícejazyčné a víceměnové  Podpora neustálého zlepšování procesů a častých změn  Podpora ekonomického řízení a plánování všech zdrojů organizace (ERP)  Součástí je vývojové prostředí umožňující měnit a rozšiřovat funkcionalitu bez nutnosti zásahu do zdrojových kódů aplikace, možnost uživatelských úprav při zachování standardní verze aplikace (snížení nákladů na podporu a přechod na nové verze)  Kontrola při vstupu jednotlivých položek  Kontextové uživatelské nápovědy a uživatelské příručky  Workflow pro zpracování dokladů i při definované změně parametrů Stránka 2 z 7

3. Propojení systému ERP systému AL-OK a ENERGOKLASTRU Řešení musí umožnit kompatibilní komunikaci s informačním systémem využívaným v rámci společných výzkumných a vývojových projektů ENERGOKLASTRu a AL-OK, a to včetně implementace rozhraní mezi ERP systémem ENERGOKLASTR a společnosti AL-OK umožňující efektivní propojení obou ERP systémů a zapojení do multisite (resp. multicompany) uspořádání společnosti AL-OK v rámci ENERGOKLASTRU. Toto uspořádání musí umožnit spolupráci na projektech s úzkou logistickou provázanosti, kde na jednotlivých fázích projektu se podílí Energoklastr a členové, kde všechny subjekty mohou pracovat na společných projektech při zachování samostatnosti jednotlivých subjektů.

4. Požadavky na formuláře  

Uchazeč musí dodat / vytvořit standardizované formuláře pro použití digitálního pera v rámci společnosti AL-OK umožňující efektivní komunikaci Počet typů: 15 - Dodací list - Objednávka produktu - Objednávka příslušenství - Poptávka - Předávací protokol - Protokol o záručních vadách - Reklamační protokol - Specifikace víceprací - Stavební deník - Servisní protokol - Výkaz práce - Zakázkový list - Zaměřovací protokol - Záznam o odstranění reklamace - Záznam z jednání

Detailní popis požadované funkcionality Předmětem projektu je zavést standardní řešení s mnoha implementacemi v ČR a v rámci EU, u kterého lze předpokládat další rozvoj v klíčových oblastech a zachování dlouhodobé udržitelnosti. Společnost klade důraz na modularitu řešení a rychlost implementace pro snadné a efektivní nasazení, vč. podpory VaV a dalších inovací produktů.

Oblast Partneři - Detailní popis odběratelů, dodavatelů a ostatních partnerů, vytváření odběratelských a dodavatelských skupin, informace o smluvních, dodacích a platebních podmínkách, evidence obchodníků, dopravců, celních deklarantů a sledování dalších specifických parametrů. - Možnost sledování agregovaných údajů o partnerech (obraty, otevřené závazky/pohledávky, počty, složení dodávek, datumy smluv/objednávek/kontaktů apod.) - Všechny aspekty získání, obsluhy a udržení zákazníků Stránka 3 z 7

Oblast Produkty - Detailní popis výrobků, materiálů, cenové informace a kalkulace, vazba na různé trhy/skupiny zákazníků/dodavatelů, množstevní slevy, produktové hierarchie, časové platnosti apod.

Oblast Prodej - Podpora prodejního procesu od indikace příležitosti přes poptávku a nabídku po řízení výroby až po dodání a případné reklamační řízení nebo následné služby. Zahrnuje také kalkulace, verzování dokumentů, rezervace, řízení uvěrových limitů, vazbu na Partnery, Produkty, Sklad, Účetnictví. Zahrnuje také podporu přímých/elektronických kanálů. Vystavuje všechny potřebné doklady pro státní správu a Partnery - Reporting, analýzy, Sledování a analýza obchodní výkonnosti

Modul Sklad a nákup 

Objednávky vytvářeny podle stavu skladů a zakázek, poptávek, resp. nabídek a cenových kalkulací.



Nákup probíhá v různých měnách a jazycích.



Možnost EDI nebo jiné elektronické integrace.



Vazba na Partnery, Produkty a Prodej.



Automatická optimalizace stavů skladových zásob (automatizované přizpůsobení relevantních nastavení informačního systému)



Pojistné zásoby, objednací bod, optimální velikost dávky dle skutečnosti a budoucího vývoje na základě automatizovaně vytvářených prognóz spotřeby materiálu a prodejů, vhodná plánovací strategie, plánované a reálné dodací lhůty materiálu, oceňování výdejů, rozpouštění vedlejších pořizovacích nákladů na zakázky, výpočet cla, práci s výrobními sériemi, evidenci šarží, data expirace, výrobních čísel apod.



Podpora inventarizace a revizí.

Oblast stavební Výroby 

již při prvotním ohledání stavby zpracovat návrh nejvhodnějšího řešení ve vazbě na konkrétní situaci dané stavby a charakteru zákazníka, Specifikaci výrobků, jejich použití a parametry pro danou zakázku. K přenosu informací použití digitálního pera. Zpracování optimálních harmonogramů realizace.



Řízení dodávky daných výrobků na stavbu, včetně koordinace stavební činnosti s cílem minimalizace nákladů na vlastní zakázku včetně optimalizace cash - flow, pravidelně prováděnou kontrolní činnost průběhu stavební zakázky – vedení změnových řízení a okamžité odsouhlasování těchto změn, včetně jejich finančního řešení, využití technologie digitálního pera k zajištění rychlého informování průběhu zakázky, zajištění pravidelného reportingu ze stavebního deníku, jeho vedení.



kalkulace možných úspor, při změně použitých materiálů, vyhodnocování kvality práce jednotlivých pracovních skupin, evidence možných rizik reklamací, které se mohou objevit v záruční době a snaha minimalizace nákladů s nimi spojených.

Stránka 4 z 7

Modul Realizace 



 





  

Specifikace dodávek, součástí a parametrů, požadované množství, požadované termíny dokončení, údaje o technologických postupech, použitých výrobcích a jejich nastavení, údaje o vyrobeném množství a odpadu, automatická vazba na Sklad a nákup a Prodej Řízení opakované sériové i kusové zakázkové realizace a projektů se vzájemnou provázaností (integrované řešení), automatizovaná optimalizace bodu rozpojení vazby na zakázku, automatizované přizpůsobení relevantních nastavení IS. Průběžné přizpůsobování reálné kapacity a doby předání mezi pracovišti dle skutečnosti. Automatické přeplánování zpožděných zakázek tak, aby nevznikaly materiálové a kapacitní požadavky v minulosti, prioritně využívání časových rezerv pro zabezpečení termínových požadavků zákazníka, tvorba reálného týdenního plánu s denní přesností. Synchronizace výroby s nákupem a skladovým hospodářstvím zejména automatizované přeplánování zakázek při zpoždění materiálů, pořizování dílů s dlouhou dodací lhůtou ještě před tím, než je k dispozici kompletní konstrukční dokumentace, možnost plánovat operace různých výrobních zakázek na jeden termín - např. povrchová úprava - zajištění stejného odstínu barvy. Grafická vizualizace zakázek včetně návazností, možnost individuálních úprav zakázkových dat bez ovlivnění standardních kmenových norem, možnost postupné tvorby zakázkových dat - kusovníků a postupů - dle postupné dostupnosti konstrukční a technologické dokumentace. Vývoj a výroba mohou probíhat paralelně. Kalkulace kmenových norem i zakázkových dat - u zakázek zejména předběžná, průběžná a výsledná kalkulace, kalkulace nedokončené výroby. Vytváření výrobních příkazů, plánování výroby a kooperací, řízení dodávek vstupních materiálů, operativní sledování výroby, finanční vyjádření hodnoty rozpracované výroby, vyhodnocování výrobních zakázek a evidence výkonů pracovníků.

Technologická architektura Požadavky na síťové prostředí vychází z předpokladu schopnosti vytváření bezpečného a dostupného síťového prostředí pro činnost společnosti. Použité síťové prvky musí splňovat minimálně následující požadavky: 

prvky musí obsahovat technologii VLAN a digitálního pera



prvky musí podporovat technologii 802.1x pro autentifikaci klientů



jednotlivé části sítě budou zabezpečeny pomocí ochranných perimetrů pro zajištění bezpečnosti sítě – používá se pro oddělení sítě organizace od sítí ostatních subjektů a veřejných sítí. Často je tvořen firewallem, IDS/IPS sensorem, filtry obsahu, řešením antispam a antivirovou ochranou

Z hlediska hardware je preferované výběr produktů jednoho výrobce, který je schopen zajistit celou škálu a následnou podporu vybavení. V případě výběru produktů více výrobců je uchazeč povinen prokázat cenovou srovnatelnost výdajů na provoz a podporu vybavení, a to včetně např. formou údržy Architektura bude založena na zpracování dat na provozním serveru, nad kterým budou aplikační servery pro řízení zpracování. Vlastní data budou zpracovávána a uchovávána v databázích na provozním serveru. Vzhledem k rozsahu a požadovanému stupni zabezpečení budou použity na serverech lokální disky. Fyzické rozdělení serverů na různé platformy bude vyhodnoceno dle nabídek – vzhledem k budoucí významné závislosti interních procesů společnosti na informačním systému a omezeným možnostem predikce využití přímých kanálů je požadavkem fyzické oddělení těchto dvou oblastí na samostatné servery.

Stránka 5 z 7

Specifikace minimální konfigurace architektur: Jsou-li v ZD nebo jejich přílohách uvedeny konkrétní obchodní názvy jedná se pouze o vymezení požadovaného standardu a zadavatel umožňuje i jiné technicky a kvalitativně srovnatelné řešení. 1. Server (2ks) Minimální konfigurace: 2x 2.66GHz, 40 MB RAM, 500 GB HD, Operační systém pro serverové sítě, klientské licence + licence pro vzdálený přístup (RDP)

2. Notebook (10 ks) Minimální konfigurace: procesor 2,2 GHz, 300 GB HD, display 15“, Operační systém, antivirová ochrana, kancelářský balík pro profesionální komerční využití

3. Multifunkční zařízení (3 ks) Minimální požadavky: Color scan, fax, copy print min. A4 (bw i color), 30 str./min., duplex, připojení na lokální síť (ethernet)

4. Digitální pero (3 ks) Digitální pero musí umožňovat okamžité poskytnutí ručně psaných informací k dalšímu zpracování v následujících formách: v papírové podobě do formulářů zadavatele; a též zároveň v elektronické podobě prostřednictvím koncového zařízení elektronických komunikací či emailu ; a též zároveň  formou strukturovaných záznamů do informačního systému. Kromě elektronických informací musí digitální pero umožnit zachycení veškerých informací v papírové podobě (bez nutnosti dalšího vybavení), jehož jedna kopie bude moci být předána zákazníkovi Zadavatele. Uživatel Zadavatele bude moci zapsat vyplněné údaje, poznámky, úkoly, závěry digitálním perem do příslušného formuláře a prostřednictvím koncového zařízení elektronických komunikací či emailu odeslat. Interní paměť digitálního pera by měla pojmout nejméně 80 normostran A4 textu.  

Aplikační architektura Požadavkem je použití vícevrstvé architektury založené na standardních technologiích a modulární řešení pro jednotlivé procesní oblasti. Všechny moduly musí sdílet kmenová data a klíčové moduly musí podporovat vzdálenou komunikaci.

Bezpečnostní architektura Systém musí řešit automatické zálohování a archivaci. Systém musí podporovat víceúrovňové řízení přístupových práv ve vazbě na platnou organizační strukturu a strukturu Partnerů společnosti. Systém musí umožnit jednoduché zamezení přístupu z vnějších sítí a snadnou obnovu systému v případě výpadku.

Stránka 6 z 7

Předpokládaný harmonogram a milníky projektu: Popis

Datum

Dokončení přípravy prostředí

31.01.2014

Dokončení konceptu realizace

31.03.2014

Dokončení realizace implementace

31.07.2014

Akceptace systému

30.09.2014

Stránka 7 z 7