DMS - řízená dokumentace, archiv a co dále? ICT ve zdravotnictví 2014
Praha 17.09.2014
Jiří Voves
Proč otazník v názvu přednášky? Nové technologie Nové přístrojové vybavení Nové postupy
Nová data
Data –> Dokumenty –> Informace
2
Onlio, a.s. – kdo jsme, proč my software house a.s. založena 2000, díky akvizicím historie na trhu od 90. let malá, česká firma bez zahraničního kapitálu konkrétní vlastníci aktivní ve společnosti žádný skrytý akcionář žádné daňové ráje naprostá majorita obratu – soukromé společnosti a nadnárodní korporace
tlak na efektivitu řešení a business přínosy
Přínos pro zákazníka musí být větší než cena našich služeb 3
DMS = Důvěryhodnost Kvalitní technologie Celosvětové reference Zdravotnictví Pharma Automotive Finanční sektor Chemie Letecký průmysl Telco NASA
Desítky milionů aktivních dokumentů
Reference v České republice
Simple & Smart Content Management 4
Efektivita = přínosy pro business Racionální řešení = Přínosy > Náklady Uživatelské rozhraní pro lidi Robustní a výkonný systém
On-premise i SaaS/Cloud 5
NENÍ raketovou technologií bez ohledu na investice NENÍ nářadím jen pro IT specialisty
NENÍ náročný na zaškolení NEZDRŽUJE 6
JE výkonný
– najdu tam i „… to co neznám …“
JE přátelský
– k lidem i k systémům (integrace)
JE spolehlivý
– systém pro certifikace ISO a akreditace
JE bezpečný
– detailní řízení oprávnění, auditování, atp.
Produkt -> Rychlá implementace, další rozvoj 7
8
Document Management System Plnohodnotný DMS Nejen sdílení souborů Metadata Workflow Oprávnění Integrace
Cloudová úložiště - Google Drive, DropBox, atd. Velmi levné úložiště v cloudu Obvykle mimo legislativu ČR Chybí většina funkcí DMS
9
Řízená dokumentace Problematika každého podniku – nejen směrnice Certifikace ISO Akreditace laboratoří Registry smluv, včetně případného zveřejňování DMS & modul Řízené dokumentace Automatizace procesu Notifikace a reporty – např. „protokolární přečtení“ Auditní záznam pro recertifikace a audity
10
Archiv nebo „Archiv“? DMS ani spisovna nejsou archivem Dlouhodobé úložiště Objemy, počty dokumentů Archivní formáty, průkaznost Elektronické podpisy a časová razítka Důvěryhodné úložiště Legislativa Národní digitální archiv
On-premise vs. Cloud
11
… a co dále?
To co potřebuje každodenní praxe!
Technologie jsou jenom nástrojem, nikoli cílem.
„Každý den vzniká více dat než od počátku věků do roku 2001.“ 12
Nemocnice a zdravotnická zařízení Aktuální stav Informační systémy Nemocniční Informační Systém - NIS Ekonomický systém / účetnictví Řada samostatných účelových aplikací
Informační toky v rámci NIS automaticky Mimo NIS – obvykle dávkově nebo manuálně !
Data jsou ukládána často do desítek samostatných databází a datových struktur 13
Nemocnice a zdravotnická zařízení Aktuální stav – data, dokumenty, informace Roztříštěnost Duplicitní ukládání Problematická dohledatelnost Zdravotnická zařízení nejen zdravotnická dokumentace kompletní ekonomická agenda
Obtížné vytěžování informací z dat. 14
Elektronizace zdravotnictví Velký a dlouhodobý cíl Nutnost významných investic Dlouhé přechodové období
Jak začít? Jsou efektivní postupné kroky?
15
- příklady Řízená dokumentace Smlouvy – Registry smluv Žádanky a poukazy + Faktury
16
- příklady Řízená dokumentace Směrnice má každý podnik Smlouvy má skoro každý podnik Procesy dle ISO Podpora pro Akreditace Procesy archivace a skartace Opravdu máte všechny protokoly? Opravdu je nepotřebujete? 17
- příklady Řízená dokumentace
18
- příklady Registry smluv Evidence Procesy přípravy smluvní dokumentace Schvalovací procesy Možnost zveřejňování na webu
19
- příklady Žádanky a poukazy Interní žádanky v rámci podniku - NIS Externí žádanky – aktuálně papír Jen některé NIS umí zpracovávat papírové žádanky
Jak dostat papírovou žádanku do NIS? Pracovní postupy – workflow Auditní záznamy 20
- příklady Papírové žádanky Různé formuláře Paretovo pravidlo 80% : 20%
Vytěžování: 1. Skenování 2. Vytěžování 2.1 Fulltext 2.2 Formulářová data
3. Export do NIS
21
- příklady Faktury – i to je součást zdravotnictví Pomalé prosazování elektronické fakturace (EDI, ISDOC) Většina faktur je stále papírových nebo tisknutelných PDF Nutnost zpracovávat velké objemy „papírových“ faktur
22
- příklady Kdo schvaluje faktury? Vždy ten, kdo vystavil objednávku? Jak může DMS pomoci?
23
- příklady Modelová situace: Nákup spotřebního materiálu na sklad Objednávky i faktury - často více stran, desítky až stovky položek Malý počet významných dodavatelů - Paretovo pravidlo Častá situace: Faktury natypovat do účetnictví Dohledat objednávku Manuálně zkontrolovat objednané a fakturované položky, množství, ceny Manuálně porovnat s dodacím listem
24
- příklady Schvalovací proces elektronicky práce s elektronickou kopií – originál se neztratí ani nezapomene možnost vícestupňových schvalovacích procesů sledování lhůt notifikace Kdo schvaluje tento doklad? Kde teď je? 25
- příklady Daňové doklady v DMS
26
27
- příklady Daňové doklady v DMS
28
- příklady … a co dále ?
29
- příklady Vytěžení hlavičky faktury systém rozezná faktury hlavních dodavatelů automatické směrování schvalovacích procesů už teď šetříme čas lidem
… a co dále?
30
- příklady Vytěžení řádků faktury identifikace dodavatele faktury vytěžení jednotlivých řádků faktury vytěžení čísla objednávky z faktury porovnání faktury vůči objednávce a dodacímu listu založení faktury do účetnictví, možnost automatického schválení vše automaticky, ale pod kontrolou odpovědných pracovníků
31
Děkuji za pozornost
