Dlouhodobé ukládání elektronických záznamů pacienta Markéta Bušková ECM konzultant, SEFIRA
Dlouhodobé ukládání elektronických záznamů pacienta Agenda
Přínosy a problémy elektronizace zdravotních záznamů Standardy a normy
Jak na elektronické záznamy Shrnutí
SEFIRA spol. s r.o.
22. září 2011
2
Dlouhodobé ukládání elektronických záznamů pacienta Přínosy elektronizace záznamů pacienta
Efektivní sdílení informací Data dostupná kdykoliv 24/7 Snížení nákladů Nové možnosti výměny informací Snazší přístup k informacím
SEFIRA spol. s r.o.
26. září 2011
3
Dlouhodobé ukládání elektronických záznamů pacienta Problémy elektronizace záznamů pacienta
Nedokončený standardizační proces Snazší přístup k informacím Větší důraz na zabezpečení z důvodu možného zneužití dat o pacientech možnost snáze poškodit, kopírovat, rozšiřovat, aniž by to bylo rozpoznáno Velké objemy dat Nutnost pravidelné údržby
SEFIRA spol. s r.o.
26. září 2011
4
Dlouhodobé ukládání elektronických záznamů pacienta Standardy a připravované normy
Normy
ISO/TS 21547:2010 Bezpečnostní požadavky pro archivování elektronických zdravotních záznamů – Principy
ISO/TR 21548:2010 Bezpečnostní požadavky pro archivování elektronických zdravotních záznamů – Směrnice
SEFIRA spol. s r.o.
26. září 2011
5
Dlouhodobé ukládání elektronických záznamů pacienta Standardy a připravované normy Související normy
ISO/TR 18492 Long-term preservation of electronic document-based information ISO 14721 Space data and information transfer systems – Open archival information system – Reference model ISO 15489-1 Information and documentation – Record management – Part 1: General ISO 15489-2 Information and documentation – Record management – Part 1: Guidelines ISO/TR 15801 Document management – Elektronicky uložené informace – Doporučení pro důvěryhodnost a spolehlivost ISO 19005-1 Document management – Electronic document file format for long-term preservation – Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1) (and Cor 1:2007) ISO 23081-1 Information and documentation – Record management processes – Metadata for records – Part 1: Principles ISO/TS 18308 Health informatics – Requirements for an electronics health record architecture ČSN EN 13606-1,2,3,4 Komunikace elektronického zdravotního záznamu ČSN ISO/IEC 17799 Informační technologie - Bezpečnostní techniky - Soubor postupů pro management bezpečnosti informací ISO/TS 22600 Health informatics – Privilege management and access control ČSN EN ISO 27799 Zdravotnická informatika - Systémy řízení bezpečnosti informací ve zdravotnictví využívající ISO/IEC 27002 ČSN ISO/IEC 13888 Bezpečnostní techniky IT - Nepopiratelnost - Část 1: Všeobecně
SEFIRA spol. s r.o.
26. září 2011
6
Dlouhodobé ukládání elektronických záznamů pacienta Standardy a připravované normy
Zavádění nových standardů v ČR Standard HL7 DUFF Určený pro dokumenty ve zdravotnictví Strukturovaná informační jednotka obsahující el. dokument, metadata, kontextuální informace a pomocná data Založen na otevřených standardech Možnost používat i pro obrázky, videa, PDF atd. Zobrazení nativně pomocí internetového prohlížeče
SEFIRA spol. s r.o.
22. září 2011
7
Dlouhodobé ukládání elektronických záznamů pacienta Připravme se na budoucnost
SEFIRA spol. s r.o.
22. září 2011
8
Dlouhodobé ukládání elektronických záznamů pacienta Co je záznam pacienta?
„Dokument (nebo datová zpráva), který obsahuje identifikační informace pacienta a informace týkající se jeho zdravotního stavu.“ < <xs:element name="PodaniHPN"> <xs:annotation> <xs:documentation>Podání elektronické "neschopenky" (HPN - hlášení pracovní neschopnosti) - v podání je možné zasílat formuláře (dokumenty) 1.díl HPN (hlášení OSSZ o vzniku DPN), 2. díl HPN (hlášení OSSZ o ukončení DPN) a HOL (hlášení ošetřujícího lékaře) <xs:complexType> <xs:sequence> <xs:element name="UzemniPracovisteSSZ" minOccurs="1" maxOccurs="1"> <xs:annotation> <xs:documentation>Hlavičkové údaje ČSSZ/OSSZ <xs:complexType>
SEFIRA spol. s r.o.
22. září 2011
9
Dlouhodobé ukládání elektronických záznamů pacienta Dlouhodobé uchovávání záznamů
Nutné součásti elektronického záznamu: Dokument – tělo záznamu Metadata – informace o dokumentu a pacientovi Informace o původci dokumentu Zaručený elektronický podpis Zaručené časové razítko Včetně jeho pravidelné obnovy
SEFIRA spol. s r.o.
22. září 2011
10
Dlouhodobé ukládání elektronických záznamů pacienta Co je záznam pacienta?
Různé formy dokumentových záznamů pacienta: Lékový recept Elektronická neschopenka Záznamy z výjezdů JZS (vč. policie, hasičů) Vstupní a výstupní prohlídky pro zaměstnavatele Informace o zdravotním stavu dítěte a bezinfekčnosti Informovaný souhlas pacienta Seznamy branců a jejich záznamy Podklady pro NZIS
SEFIRA spol. s r.o.
22. září 2011
11
Dlouhodobé ukládání elektronických záznamů pacienta Původci a příjemci záznamů
Původci Lékaři Lékařská a laboratorní zařízení ČSSZ Univerzity a výzkumná pracoviště Složky JZS Psychologická pracoviště
SEFIRA spol. s r.o.
22. září 2011
12
Dlouhodobé ukládání elektronických záznamů pacienta Původci a příjemci záznamů
Příjemci Lékaři Lékařská a laboratorní zařízení Lékárníci ČSSZ Zdravotní pojišťovny Hygienické stanice Zaměstnavatelé
SEFIRA spol. s r.o.
Školy a předškolní zařízení MO ČR Univerzity a výzkumná pracoviště Farmaceutické firmy Úřady státní správy a samosprávy Ministerstvo zdravotnictví
22. září 2011
13
Dlouhodobé ukládání elektronických záznamů pacienta Příklady délky archivace záznamů
Zdravotnická zařízení Ústavní péče, hospitalizace – 40 let od poslední hospitalizace, 10 let od úmrtí pacienta Pitevní protokol – 150 let ČSSZ Elektronická neschopenka - ??? Let Zaměstnavatelé Elektronická neschopenka - 30 let Školy Záznam o školním úraze – 10 let
SEFIRA spol. s r.o.
22. září 2011
14
Dlouhodobé ukládání elektronických záznamů pacienta Bezpečná skartace
SEFIRA spol. s r.o.
22. září 2011
15
Dlouhodobé ukládání elektronických záznamů pacienta Bezpečná skartace
Nutno dodržovat skartační procedury Vypracovat skartační řád Vést skartační metadata u záznamů Evidence celého skartačního procesu Skartační návrh Rozhodnutí skartovací komise Evidence skartovaných dokumentů (skartační záznam)
SEFIRA spol. s r.o.
22. září 2011
16
Dlouhodobé ukládání elektronických záznamů pacienta Shrnutí
Záznam pacienta ve formě dokumentu Stejné principy dlouhodobého uchovávání jako u jiných elektronických dokumentů s dlouhodobou leg. platností Je nutné dbát bezpečnostních zásad přístupu k informacím (osobní údaje pacienta) Nutnost mít kontrolu nad procesem v rámci celého životního cyklu dokumentu DMS určené pro správu dokumentů s dlouhodobou legislativní platností a obsahující platné oborové datové standardy
SEFIRA spol. s r.o.
22. září 2011
17
Dlouhodobé ukládání elektronických záznamů pacienta Dotazy
SEFIRA spol. s r.o.
22. září 2011
18
Děkuji za pozornost
Markéta Bušková
[email protected]
SEFIRA spol. s r.o.
22. září 2011
19
