Jaarplan 2013
Jaarplan 2013 Dit jaarplan is opgesteld door Koen in samenspraak met het voltallige team vaste krachten van LiveBuild, zowel in Kameroen als Nederland.
Samenvatting 2013 is wederom een jaar van de waarheid voor ons. Op gebied van evenementen, fondsen werven en Experience moet gepresteerd worden, teneinde water en onderwijsprojecten in Kameroen te kunnen blijven doen. In de organisatie van LiveBuild brengen we meer structuur. Financieel management, event budgetten, plannen van aanpak en communicatiekalenders zijn hulpmiddelen om meer focus en sturing te geven aan alle gedrevenheid en energie die we binnen LiveBuild hebben. We blijven onderscheidend en voorop lopen op het gebied van creativiteit en evenementen enerzijds en financiële en institutionele duurzaamheid van projecten in Kameroen anderzijds. Hierover beginnen we in 2013 meer te communiceren. Communiceren via onze eigen kanalen, via blogs, in gesprekken met andere (grote) partijen en via landelijke dag- en vakbladen. Ook in 2013 kan LiveBuild niet bestaan zonder heel veel goodwill en betrokkenheid van onze vrijwilligers. Via evenementen, Experience en projecten raken vrijwilligers bij ons betrokken. We blijven deze inzet waarderen en zoeken continu naar manieren waarom het voor vrijwilligers leuk en tof blijft om voor LiveBuild actief te zijn.
Water, sanitatie en hygiëne Dit jaar ronden we de bouw van twee waterprojecten af, namelijk Nchemba en Tinto. We starten de bouw van minimaal twee nieuwe projecten, die we in 2012 hebben geïdentificeerd. Voor DWAAS is het jaar van de waarheid: krijgen we het SOKO-project gefinancierd of zijn alternatieve projecten in andere landen haalbaar. Na een verkennende fase en de eerste stappen gezet te hebben in 2012, bouwen we in 2013 ons WASH-programma in Kameroen verder uit. Bij al onze waterprojecten werken we met de communities verder aan de financiële en institutionele duurzaamheid. Dit betekent: -
-
Versterken duurzaamheid bij afgeronde waterprojecten (Bwassa, Nchemba en Tinto). Contractondertekening, start bouwfase en voortdurende capaciteitsopbouw van Kasema en Manganjo. SOKO pilotproject haalbaarheidsstudie, projectplan, business plan en financieren via vermogens- en investeringsfondsen. Verkennen mogelijkheden opzetten waterproject voor Defang (was een onderdeel van Tinto project). Haalbaarheidsstudies, voorbereiden en regelmatig bezoek van potentiële waterprojecten in Lobange en Mbio. Uitvoeren trainingen en community action plans bij de projecten Nchemba, Tinto, Bwassa op het gebied van hygiëne en sanitatie. WASH programma in meerdere nieuwe dorpen opzetten en financieren via vermogensfonds(en). Dit betekent starten met een baseline study en op basis daarvan de vervolgaanpak organiseren.
Experience 2013 wordt een spannend jaar voor Experience. Om het programma break even te laten draaien, moeten de inkomsten omhoog en de kosten omlaag. Experience draaide in 2012 als afzonderlijk
programma van LiveBuild, waardoor de consistentie in communicatie zowel intern als extern ontbrak. Dit is onwenselijk, omdat wat we beogen met Experience, het verbinden van mensen in Nederland met mensen in Kameroen, een integraal onderdeel is van onze visie/missie. -
-
Visie op Experience matchen met break even strategie: wat kan er binnen de huidige financiële kaders? Besluitvorming eind februari. Marketingplan uitvoeren en het aantal deelnemers structureel opkrikken om minimaal break even te kunnen draaien. Continue aandacht voor een goede aansluiting van training, verblijf en terugkomdag vanuit visie op Experience. Experience vrijwilligers na hun verblijf in Kameroen inzetten op marketing activiteiten met als voornaamste doel: het aantrekken van meer deelnemers. In 2013 integreren we Experience als een van de programma's van LiveBuild volledig, zowel qua financiën, communicatie als organisatie.
Onderwijs Op onderwijsvlak zal het dit jaar ‘ongoing concern’ zijn voor onze projecten. Dit geldt zowel voor de continuering van het Dream Centre als voor de samenwerking met Knowledge for Children. Daar we de laatste jaren in Kameroen een behoefte in beroepsonderwijs signaleren, starten we dit jaar met een programma gericht op het ondersteunen van kleinschalige ‘vocational’ initiatieven. - GS MBah laatste deel funden en bouw afronden. - GS Nkeng funden en renovatie uitvoeren. - GS Ntisaw voorbereiden en start funden. - Derde fase UAC Dream Center afronden. - Capacity building seminars in Mamfe funden en uitvoeren. - Halfjaarlijks bezoeken afgeronde onderwijsprojecten (Banya, Yoke, Dibonya, Mbah): oog voor duurzaamheid. - Vocational programma voorbereiden, opzetten en funden.
Evenementen Op het gebied van evenementen en acties maken we dit jaar een flinke slag. Door gestructureerd te werken met meer aandacht voor promotie, willen we meer geld ophalen voor projecten in Kameroen. 2013 zal daarmee een investeringsjaar worden, investeren in de organisatie, mensen, planmatig werken en promotie. - 24uur (Tijdelijke Kunstwinkel en feest in Tivoli), Liftwedstrijd, Afsluitrace en LiveBuildLive organiseren. - Gastenlijst project voorbereiden, lanceren en follow up/relatiemanagement - Inzet vrijwilligers optimaliseren bij bestaande evenementen en gedurende het festivalseizoen. - Projectmatig werken met plan van aanpak, begrotingen, draaiboeken en evaluaties. - Meer promotie rond evenementen en activiteiten om de financiële opbrengsten van de evenementen te maximaliseren. o Groter aantal deelnemers o Grotere opbrengst per deelnemer o Meer bezoekers aan evenementen o Meer donateurs werven op evenementen - Partnerschappen verkennen en voorbereiden op het gebied van evenementen (poppodia, happy gift, corporaties/maatschappelijk vastgoed, etc.) ter ondersteuning van de evenementen, om een breder bereik van LiveBuild te bewerkstelligen en meer vrij geld. - Verkennen van sponsoring van evenementen en/of acties ten behoeve van kostenreductie. - Een kosten/opbrengsten verhouding van 60/40% in 2013, toegroeiend naar een verhouding van 50/50% in 2014 (dat wil zeggen: 50% van de opbrengsten is beschikbaar voor projecten in Kameroen).
Mensen, achterban en communicatie LiveBuild bouwt op haar vrijwilligersschare. Op het vlak van evenementen zijn vrijwilligers van onschatbare waarde. Op welke wijze kunnen we groeien in onze evenementen terwijl we de vrijwillige enthousiasme inzet van mensen vasthouden en daarmee LiveBuild’s identiteit? Vrijwilligers die bijdragen aan projecten en fondsenwerving gaan we beter toerusten voor de uitdagende klus waar zij voor staan. Op die manier krijgen de vrijwilligers meer voldoening en kunnen ze van meer waarde zijn voor LiveBuild. Onze communicatie blijft qua toon en uitstraling gelijk. Wel gaan we strakker sturen op onze uitingen. Ook gaan we gerichter communiceren met onze donateurs, om hen zo blijvend te verbinden aan LiveBuild.
-
-
-
Donateursmanagement: Intensiveren contact met huidige database van donateurs met als doel donateurs verloop verkleinen en het werven van nieuwe donateurs.“ Traineeship” voor project vrijwilligers opzetten: beter equiperen fondsenwerving, taakgerichter, etc. Zoveel mogelijk deelnemers aan Experience na afloop van Kameroen behouden voor activiteiten voor en met LiveBuild. Verkennen van meerwaarde om de branding van LiveBuild te herijken met daarbij een vernieuwde website. Meer focus, duidelijkere boodschap om zodoende meer inkomsten te genereren. Planmatig werken aan en meer regie op communicatie uitingen via activiteitenkalender om meer vooruit te denken en afstemming te bereiken tussen communicatie vanuit Kameroen, over Experience en evenementen. Eerste stappen van stakeholdersmanagement: wie zijn onze belangrijke partners en contacten, hoe vaak en op welke wijze betrekken wij hen bij LiveBuild? Publiceren: o Iedere maand een blog schrijven (ieder LiveBuild medewerker krijgt de pen) o Minimaal twee artikelen geplaatst in landelijke dagbladen/vakbladen.
Organisatie Om bovenstaande ambities mogelijk te maken zetten we in op een efficiënte organisatie. Nadat we in 2012 gezocht hebben naar een passend model, richten we in 2013 een bestuursmodel met een compact bestuur dat stuurt op hoofdlijnen en één directeur. Onder andere om ons in een breder netwerk te begeven en advies te krijgen vanuit onverwachte hoek richten we een raad van advies op. We breiden ons team uit met een donateursmanager/fondsenwerver en met een financieeladministratief medewerker. Iedere medewerker verdient zichzelf terug door directe inkomsten, uitgezonderd de administratief medewerker en de programma coördinator Kameroen die vooral indirect bijdragen aan inkomstengroei. Zowel in Nederland als Kameroen zetten we in op samenwerkingen en verbinding met andere creatieve en duurzame organisaties/bedrijven. Hierdoor kunnen we meer doen met een beperkte bezetting. -
-
Nieuw bestuur samenstellen en doorstart maken met bestuursmodel. In combinatie met vormgeven van goede positionering, taken en verantwoordelijkheden van bestuur, raad van advies en directeur. Raad van advies opzetten en bemensen met ervaren mensen met een groot netwerk binnen voor LiveBuild relevante werkgebieden. Netwerkorganisatie versterken: o Capaciteitsgroei Kameroen mogelijk maken binnen bestaande bezetting met 1 programma coördinator door het verbreden en verstevigen netwerk aan betrouwbare samenwerkingspartners in Kameroen. o Samenwerkingen met creatieve personen en bedrijven in Nederland, onder meer op gebied van communicatie en evenementen.
-
-
Team versterken met fondsenwerver met als doel het versterken van ons donateursmanagement, het werven van nieuwe donateurs en het maximaliseren van de opbrengsten van LiveBuild-evenementen. Team versterken met administratieve medewerker: Backoffice optuigen om zodoende efficiënter te werken. Enthousiaste en betrokken stagiaires die meerwaarde hebben voor LiveBuild de ruimte bieden om binnen LiveBuild zich te ontwikkelen. Sowieso structureel 1 stagiair marketing communicatie actief in de organisatie ter ondersteuning van capaciteit.
Financiën Groeien betekent investeren. Net als 2012 is 2013 een investeringsjaar. We werken verder aan een structurele inkomstenstroom via evenementen, donateurs en vermogensfondsen. Investeren betekent dat we meer kosten maken. Dit moet in de loop van 2013 en 2014 tot een structurele vergroting van onze inkomsten leiden. Daar waar mogelijk proberen we onze kosten terug te dringen. -
-
-
Blik op vermogensfondsen verbreden naar buurlanden (Engeland in eerste instantie). €162.000 genereren middels fondsen & subsidies project gerelateerd o Nkeng: €10.000,o Small Ekombe/Diffa: €50.000,o Manganjo: €50.000,o Capacity building UAC: €4.000,o WASH-activiteiten en programma: €25.000,o Vocational programma: €10.000,o Kleine fondsen: €13.000,SOKO DWAAS pilot project funden (eerste deel): € 100.000,-
-
€115.000 genereren middels evenementen, acties en festivals o 24uurLiveBuild: € 10.000,o Liftwedstrijd: € 20.000,o Afsluitrace: € 25.000,o Gastenlijst concept (clubs en festivals): € 60.000,-
-
Beoogde omzet Experience van €36.000,-, in combinatie met terugdringen kosten Experience om break even te kunnen draaien en een deel van de opstartleningen voor Experience ter waarde van €3.500,- af te lossen.
-
Vergroten van maandelijkse opbrengsten door bijdragen van donateurs van €5.000 in december 2012 tot €7.000,- in december 2013. Succesvolle organisatie van 2 evenementen/acties: LiveBuildLive en donateursevenement met een opbrengst van minimaal 500 donateurs met een gemiddelde maandelijke bijdrage van €5,-. Terugdringen van aantal opzeggingen van bestaande donateurs (10% minder opzeggingen tov 2012).
-
-
-
€18.000 genereren middels acties derden en vrijwilligers. Huisvestingskosten terugdringen door verhuren vergaderzalen en onderhuur werkplekken.
Herijking strategisch plan Vanaf de zomer starten we met een herijking van het strategisch plan. Hiervoor stellen we een plan van aanpak op in mei/juni. Naast de reguliere vragen die in de herijking aan de orde komen zal dit proces aanleiding zijn om te kijken naar keuzes als: Is onze visie/missie nog actueel? Blijven we alleen in Kameroen? Blijven we
water- en onderwijsprojecten doen? Op welke wijze willen we onszelf positioneren in Nederland? Welke branding past daarbij?
Voortgang/monitoring LiveBuild is continu in beweging. Daarom zal het jaarplan continu gemonitord worden. -
Jaarverslag 2012 gereed in mei. Halfjaarlijkse rapportage gereed in juni. Start herijken strategisch plan vanaf juli, gereed uiterlijk november. Evaluatie jaarplan 2013 en jaarplan 2014 af in december.
