De omslag en scheidingsbladen in de ‘IMI Way’ zijn volledig uniek voor IMI. Ze bevatten meer dan 900 foto’s die tijdens de ‘IMI Way’-training van 2011 bij onze bedrijfsonderdelen over de gehele wereld zijn genomen. We nemen elk jaar deel aan een trainingsdag die zich richt op de ‘IMI Way’ dit brengt ons allen tezamen onder de ‘IMI Way’-vlag, zoals deze foto’s laten zien.
Dit is oprecht onze code; Our way, de IMI way.
NL1
Version 2.0
Martin Lamb Chief-Executive, IMI plc
Het doel van IMI is om het meest bewonderde en meest innovatieve bedrijf van deze omvang ter wereld te worden. We denken dat we deze bewondering niet alleen krijgen vanwege onze goede producten en diensten die worden geleverd door toegewijde mensen aan de beste klanten van de wereld, maar ook door de manier waarop wij zaken doen. Our way is de IMI Way. Dit zijn onze normen en waarden en ze vormen de basis voor onze manier van zaken doen. Waar in de wereld je ook bent, als vertegenwoordiger van IMI moet je er alles aan doen om de hoge standaards van de IMI Way uit te dragen. We zijn met recht trots op ons streven naar waardevolle innovaties, perfectie en integriteit. Het onderscheidt ons van onze concurrenten en betekent dat onze belanghebbenden er trots op kunnen zijn dat ze zaken doen met ons. Voor ons als medewerkers betekent het een gevoel van saamhorigheid en het is onze routekaart voor het bereiken van ons ultieme doel. Deze richtlijn geeft de belangrijkste elementen weer van de IMI Way, ik weet dat velen van jullie een bijdrage hebben geleverd aan de verhalen uit de praktijk die deze kernelementen illustreren. Neem de tijd om ze te lezen, leer wat onze standaards inhouden en ga er voor, houd je niet alleen aan de woorden, maar ga voor de gedachte achter de woorden. Onze code, onze weg; De IMI Way.
Martin Lamb, Chief-Executive
Version 2.0
NL2
Deze richtlijnen geven ideeën en bieden een helpende hand om onze waarden in de dagelijkse praktijk uit te voeren, het is geen –en zou ook nooit kunnen zijn –uitgebreide verklaring over de IMI Way. Hier beschrijven wij onze waarden en standaards die ons helpen om een eerlijke discussie aan te gaan tijdens interacties met onze collega’s en andere belanghebbenden zoals klanten, partners, gemeenschappen en investeerders. Aan het einde van iedere standaard vind je een richtlijn die aangeeft waar je meer informatie kan vinden en daarbij gedetailleerde informatie over het beleid, de procedures en de processen die deze richtlijn ondersteunen. Het is de persoonlijke verantwoordelijkheid van iedereen om volledig op de hoogte te zijn van deze gedetailleerde informatie, aangezien die betrekking heeft op onze functie. Als onze richtlijn, of het ondersteunende beleid, een hogere standaard vraagt dan de commerciële praktijk of de toepasselijke wet- of regelgeving, dan houden we ons aan de hogere standaards. De IMI Way geldt voor alle directeuren, leidinggevenden, medewerkers en alle personen die in een bepaalde hoedanigheid namens de IMI-Group handelen. In deze richtlijn wordt met ‘wij’, ‘onze’ en ‘het bedrijf’ de IMI-Group bedoeld en al haar activiteiten, dochterondernemingen en bedrijven waarvan wij geheel of gedeeltelijk eigenaar zijn. Waar mogelijk geldt de IMI Way voor onze zakenpartners en derden waarmee wij samenwerken. Hoe leven we de IMI Way na? We moeten elkaar helpen de standaards en waarden van de IMI Way na te leven, maar wanneer we twijfelen over hoe te handelen, dan moeten we gebruik maken van de STAR-gids: Be zek n ik er e het r van d a lega al is t ?
Ge ef vo goe ik h or de et be eld ?
NL3
Als je antwoord op één van deze vragen met “nee” is beantwoord of je bent niet zeker, stop en vraag advies of bel de Hotline!
t he m Is for ay? n co MI w I de
Dit om er zeker van te zijn dat we volgens de IMI Way handelen.
Kon ijn ik m p aal o verh goede en een erbreng p v mij o ier o man elde ik k? o en v ijn gema m
Stop Think (Denk na) Act (Reageer) Reflect (Bespreek)
Heb ik de juiste mensen geraadpleegd?
Version 2.0
Onze waarden
heid end nt
Integ rit i
et
Uitm u
I n n o v ati e
Version 2.0
NL4
We streven perfectie na en leveren resultaat af. Dit betekent dat wij: • ons houden aan de beloftes en verplichtingen die wij hebben gemaakt aan onze belanghebbenden; • gaan voor het resultaat, trots zijn op ons werk; • onze plannen gedisciplineerd uitvoeren; • verantwoordelijkheid nemen voor de resultaten; • streven naar de hoogste professionele standaards; • de beste kwaliteit producten en diensten afleveren en dat hierop kan worden vertrouwd; • onze manier van zaken doen zien als een constant leerproces en we onszelf steeds verbeteren; • investeren in onze mensen zodat hun prestaties en capaciteiten nog beter worden.
Wij vernieuwen en leveren onze klanten kwaliteit. Dit betekent dat wij: • een sterke en professionele relatie opbouwen met onze klanten; • luisteren naar, en reageren op de behoeften van onze klanten; • onze hulpmiddelen beheren en dat onze acties gericht zijn op het tevreden stellen van de klant; • samenwerken en er trots op zijn dat we toegevoegde waarde creëren voor onze klanten; • onze technische kennis kapitaliseren om een technisch voordeel te creëren; • oplossingen, producten en diensten in de markt brengen die voldoen aan de behoefte van onze klanten; • ruimdenkend en creatief problemen oplossen; • een toegevoegde waarde zijn voor onze klanten en partners.
Wij werken integer. Dit betekent dat wij: • de hoogste ethische standaards vragen van onszelf, onze partners en leveranciers; • eerlijk zijn en de moed hebben om altijd ‘het juiste te doen’, zelfs als dit op korte termijn problemen of ongemak met zich meebrengt; • een bedrijfscultuur creëren waarin onze medewerkers altijd de juiste keuzes kunnen maken; • niet schipperen met de gezondheids- en veiligheidsstandaards voor onze mensen en voor diegene waarvoor wij een zorgplicht hebben; • respect hebben voor onze belanghebbenden, het milieu en de gemeenschap waarin wij werken. NL5
Version 2.0
Onze standaards Onze standaards helpen ons het juiste te doen. Wij geloven in de volgende standaards: Wij streven naar een goede gezondheid en optimale veiligheid voor alle medewerkers. Daarbij doen wij ons best om ervoor te zorgen dat wij allemaal in een veilige en gezonde omgeving werken. Wij behandelen elkaar te allen tijde met respect en professionaliteit.
Wij werken in een open en eerlijke omgeving waarin geen plaats is voor corruptie en fraude. Wij rekenen bij het verkopen van onze producten op de kracht van onze technologie en onze klantgerichtheid. Wij hebben de plicht om verantwoordelijkheden op het werk los te zien van persoonlijke belangen en (mogelijke) situaties van belangenverstrengeling te melden. Wij streven naar eerlijke concurrentie in de markten waarin wij actief zijn. Version 2.0
NL6
Wij voeren een correcte boekhouding en zorgen voor accurate en tijdige financiële-en managementrapportages. We beschikken over de juiste en effectief werkende interne controlesystemen. Wij gebruiken wettig verkregen industriekennis en marktinzichten voor het creëren van oplossingen waarmee wij onze bedrijven en klanten van concurrentievoordeel kunnen voorzien. Wij zorgen ervoor dat door ons geleverde goederen, technologie en diensten voldoen aan relevante importen exportregels en eventueel geldende licentiewetgeving. Wij vinden dat we de plicht hebben om op verantwoordelijke wijze zaken te doen en tegemoet moeten komen aan de behoeften van het milieu en mensen om ons heen. Wij hebben als individu de verantwoordelijkheid om bedrijfsmiddelen en informatie te beschermen en dit op effectieve en gepaste wijze te gebruiken. Daarbij moet de vertrouwelijkheid gewaarborgd blijven en dienen wij te allen tijde te voldoen aan de geldende informatierichtlijnen. NL7
Version 2.0
Onze standaards In de volgende delen wordt meer informatie gegeven over de standaards, je kunt altijd advies vragen aan je manager, een medewerker personeelszaken of iemand van de specialistische teams met betrekking tot dit specifieke gebied.
Version 2.0
NL8
Veiligheid en gezondheid
NL
1
Veiligheid en gezondheid
Wij streven naar een goede gezondheid en optimale veiligheid en voor alle medewerkers. Daarbij doen wij ons best om ervoor te zorgen dat wij allemaal in een veilige en gezonde omgeving werken. Wat bedoelen wij hiermee?
Wij hebben een nullijnbeleid met betrekking tot ongevallen, hebben standaard procedures en gedetailleerde plannen ontwikkeld op onze werkplekken die voldoen aan de locale wet- en regelgeving. Het is de verantwoordelijkheid van ons allemaal om ons bezig te houden met de veiligheid van iedereen. Wij werken altijd op zo’n manier dat incidenten die leiden tot persoonlijk letsel, ziekte of schade verlies van goederen zoveel mogelijk wordt vermeden. Dit houdt in dat je altijd mogelijk gevaarlijke situaties herkent en deze voorkomt, de juiste veiligheidskleding draagt en de veiligheidsprocedures opvolgt. Wij zorgen ervoor dat iedereen altijd de juiste training krijgt, alle benodigde certificaten heeft om apparatuur te bedienen en weet om te gaan met gevaarlijke goederen. Wij zorgen ervoor dat onze de werkomgeving zo ontworpen is dat e dat tijdverlies en/of onderbrekingen van het werk wordt voorkomen. Iedereen is verantwoordelijk voor het inspecteren, evalueren en controleren van de procesveranderingen en werkprocedures, zodat een veilige en zekere werkomgeving is gegarandeerd. Als er een incident is geconstateerd of een gebrek wordt vastgesteld, dan dient dit direct via het juiste kanaal te worden gerapporteerd. Naar aanleiding van een dergelijk rapport wordt er direct een onderzoek ingesteld, alles gedocumenteerd en de juiste acties genomen. Het naleven van de gezondheids- en veiligheidsregels is de verantwoordelijkheid van iedereen en een belangrijke maatregel voor ons functioneren, zowel individueel als operationeel en collectief.
NL9
Version 2.0
1 Wat bedoelen wij hiermee?
Veiligheid en gezondheid Daarnaast houden wij rekening met de gezondheid en veiligheid van anderen waarmee wij omgaan. Wij respecteren internationaal erkende mensenrechtenverdragen, zoals de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens van de Verenigde Naties en andere relevante internationale conventies en richtlijnen. Verder garanderen wij dat wij: niet betrokken zijn bij kinderarbeid of dwang- of schuldarbeid of onvrijwillige arbeid uit gevangenissen; een veilige en hygiënische werkomgeving bieden gebaseerd op de toepasselijke standaards, de gangbare kennis in de sector en alle specifieke gevaren; de gezondheid en veiligheid van de mensen die in de buurt van onze bedrijven wonen of gebruik maken van onze producten niet in gevaar brengen; het effect op het milieu van ons bedrijf en onze producten minimaliseren; salaris en voorzieningen betalen voor een standaard werkweek, die voldoet aan de minimale nationale vereisten of deze overstijgt; er voor zorgen dat onze werkuren voldoen aan de van toepassing zijnde wetgeving.
Waarheen voor meer info
Het IMI Handboek Managementprincipes verantwoordelijk zakendoen (IMI Responsible Business Management Principles Handbook) en lokaal beleid met betrekking tot gezondheid en veiligheid.
Version 2.0
NL10
Amy Greer Personeelsmanager, MCR Inc, Verenigde Staten “Wij hadden te maken met het hoogste aantal ongevallen op de werkplek voor heel Cornelius Americas. Wij merkten op dat veel van deze incidenten te maken hadden met spierblessures. Om dit probleem aan te pakken, hebben wij contact opgenomen met een fysiotherapeut in de omgeving, hij heeft een training verzorgd voor onze medewerkers. Zij hebben zeven oefeningen gekregen die ze aan het begin van elke dienst moeten doen om de spieren te stretchen en zich voor te bereiden op de dag. Het programma is genoemd ‘Ochtend oefenprogramma’ en is een preventief oefenprogramma van 10 minuten voordat de werkzaamheden aanvangen. Alle “Medewerkers nemen medewerkers doen mee en het programma om de beurt de leiding loopt nu ongeveer vier jaar. Medewerkers nemen om de beurt de leiding over het over het ochtend ochtend oefenprogramma binnen hun oefenprogramma afdeling. Hierdoor is het aantal incidenten aanzienlijk afgenomen. In 2008 en 2009 zijn binnen hun afdeling. er helemaal geen verwondingen of verlorenHierdoor is het aantal tijd-incidenten gerapporteerd en het aantal incidenten aanzienlijk incidenten is sindsdien laag gebleven.
afgenomen.”
Een relatief simpele maatregel als deze heeft geleid tot een directe invloed op zowel de gezondheid als de veiligheid en het energieniveau van onze medewerkers. Tegenwoordig heeft onze vestiging in Glendale Height in Chicago hetzelfde programma en een van onze meest belangrijke klanten heeft ingezien dat het programma innovatief maar ook heel belangrijk is.
NL11
Version 2.0
Amy Greer Personeelsmanager, MCR Inc, Verenigde Staten Hieruit blijkt dat onze betrokkenheid bij gezondheid, veiligheid en de IMI Way niet alleen een positieve invloed heeft op het leven van onze medewerkers maar ook op relatie met onze klanten.”
Version 2.0
NL12
Gedrag op de werkplek
NL
2
Gedrag op de werkplek
Wij behandelen elkaar te allen tijde met respect en professionaliteit. Wat bedoelen wij hiermee?
Wij discrimineren niet op basis van ras, nationaliteit, huidskleur, politieke of religieuze overtuiging, sociale achtergrond, handicap, seksuele geaardheid, geslacht of leeftijd en wij garanderen dat wij ons houden aan de locale (nationale) wetgeving met betrekking tot onze werkomgeving. Wij selecteren mensen welke passen binnen de cultuur van het bedrijf. Wij garanderen dat we goed met elkaar communiceren. Wij zijn open en eerlijk en gebruiken gepaste taal als we met elkaar praten. Wij vergeten nooit hoe belangrijk dit is, zelfs in moeilijke tijden, bij onenigheid of confrontaties. Als wij deze standaards volgen, houden wij altijd rekening met degenen die naar ons luisteren, hun reactie op wat wij zeggen en onze positie ten opzichte van een ieder. Wij respecteren altijd de bijdrage die iemand levert voor het succes van ons bedrijf. Wij nemen verantwoordelijkheid voor onze eigen trainings- en ontwikkelingsbehoeften. Wij begrijpen dat wij onze standaards moeten verhogen om effectief te werken. Wij nemen verantwoordelijkheid voor onze eigen geestelijke en lichamelijke gezondheid en ondersteunen elkaar in drukke tijden. Wij zeggen het als wij nieuwe ideeën hebben of als wij ergens mee zitten, want wij weten dat wij in een omgeving werken waar iedereen wordt gerespecteerd en waar wij elkaar kunnen vertrouwen. Als er een probleem ontstaat dat formeel moet worden opgelost, dan doen wij dit volgens de juiste bezwaarprocedure. We treiteren elkaar niet, vallen elkaar niet lastig en intimideren elkaar niet. Verder ondersteunen we het recht op een vrije vakbond en hun collectief onderhandelen.
Waarheen voor meer info NL13
Lokaal personeelsbeleid (Local Human Resources policies).
Version 2.0
Elsa Cano Personeelsmanager, IMI Cornelius, Mexico “Wij opereren in een zeer uitdagende omgeving in Mexico waar veel mensen geen vaste betaalde baan hebben of deze niet kunnen behouden. Het is erg moeilijk om goed personeel te vinden vandaar dat wij hebben besloten om de IMI Way te gebruiken en daarmee in onze mensen te investeren en de voordelen van het werken voor ons bedrijf te benadrukken.
“Wij hebben besloten de IMI Way te gebruiken om in onze mensen te investeren en daarmee de voordelen van het werken voor ons bedrijf te benadrukken.”
Wij hebben gebruik gemaakt van de IMI Way om ervoor te zorgen dat onze medewerkers hun basis volwassenenonderwijs krijgen en hun middelbare schooldiploma kunnen halen. Andere medewerkers, die te maken hebben met collega’s uit de Verenigde Staten hebben Engelse lessen kunnen volgen. Wij ondersteunen ook de opleiding van de kinderen van onze medewerkers en investeren eveneens in hun toekomst. Deze strategie heeft een positieve uitwerking gehad op ons allen bij IMI Cornelius in Mexico, wij zijn een hechtere gemeenschap geworden en veel medewerkers realiseren zich dat het bedrijf zich voor hen interesseert als mens en niet alleen als medewerker. Hierdoor is het personeelsverloop teruggedrongen en hebben we een gelukkige en gemotiveerde groep medewerkers. Wij zijn er ook trots op dat onze prestaties voor het toepassen van de IMI Way zijn erkend door de president-directeur en mochten hiervoor een onderscheiding in ontvangst nemen.” Version 2.0
NL14
Bestrijding van omkoping, corruptie en fraude
NL
3
Bestrijding van omkoping, corruptie en fraude
Wij werken in een open en eerlijke omgeving waarin geen plaats is voor corruptie en fraude. Wij rekenen bij het verkopen van onze producten op de kracht van onze technologie en onze klantgerichtheid. Wat bedoelen wij hiermee?
Omkoping en corruptie Simpel gezegd is omkoping of corruptie als u iets waardevols, bijvoorbeeld contant geld, gunsten of zelfs entertainment krijgt aangeboden met de bedoeling om op onrechtmatige wijze zaken te verkrijgen of te houden. Wij laten ons nimmer met dergelijk gedrag in, of het nu gaat om de publieke of private sector. Wij zullen ook niet accepteren dat iemand iets dergelijks doet namens ons. Wij doen nimmer faciliterende betalingen en betalen eveneens geen smeergeld. Wij zorgen dat we niet te vaak geschenken, maaltijden of gastvrijheid ontvangen of schenken. Wij geven of ontvangen nooit extravagante of ongepaste zaken. Wij denken er altijd over na of geschenken, maaltijden of gastvrijheid gepast zijn gezien de identiteit van de ontvanger of gever, maar ook over de omstandigheden waarin ze worden ontvangen of gegeven. De geschenken, maaltijden of gastvrijheid die wij geven mogen onze belangen nooit in gevaar brengen, niemand beïnvloeden of op engerlei wijze de indruk wekken dat er van omkoping sprake is. Dit geldt ook voor onszelf bij het maken van objectieve en eerlijke zakelijke beslissingen. Wij zetten ons in voor eerlijke handel, verantwoorde aanbestedingen en inschrijvingen. Wij verwachten van onze partners, zoals verkoopagenten en derde partijen, die ons helpen werk binnen te halen of uit te voeren, (inclusief partners die ons vertegenwoordigen voor overheidsinstanties) dat zij zich ook houden aan dezelfde anti-corruptie standaards als wij. Derde partijen zullen met regelmaat worden gecontroleerd om vast te stellen of zij de opgestelde regels volgen.
NL15
Version 2.0
3 Wat bedoelen wij hiermee?
Bestrijding van omkoping, corruptie en fraude Politieke contributies en activiteiten Wij geven geen donaties voor politieke activiteiten, het beleid is om alleen aan goede doelen te geven als wij zeker zijn van het doel van dergelijke instellingen. Voor wat betreft de beperkte mate waarin we lobbyen, doen we dat op een verantwoorde manier. Fraude Fraude is als iemand oneerlijke winst maakt door een ander te bedriegen of een opzettelijk verlies veroorzaakt of de ware aard of resultaten van een financiële transactie verbergt. Wij zullen ons nimmer inlaten met dit soort zaken. Wij gebruiken onze positie niet om er persoonlijk financieel beter van te worden of om anderen geld te laten verdienen buiten de normale werkrelatie om. Wij zijn eerlijk in onze verklaringen en over onze transacties. Onze boodschap is duidelijk. Wij zijn niet bang voor slecht nieuws en verbergen ons niet als er uitgelegd moet worden hoe wij tot onverwachte resultaten zijn gekomen. Wij garanderen dat alle toepasselijke processen zijn ingesteld om de mogelijkheden tot fraude te verminderen, schuiven deze controleprocessen niet terzijde of gaan niet aan ze voorbij om tijd te sparen. Door ons aan deze standaards te houden verstevigen wij de integere reputatie van IMI en geven onze klanten vertrouwen dat ze met een ethisch en verantwoordelijk bedrijf zaken doen, waardoor ook hun reputatie wordt beschermd.
Waarheen voor meer info
Het Anti-fraude handboek op zakformaat (The Pocket Anti-Fraude Manual) en het IMI Handboek tegen omkoping en corruptie (the IMI Anti-Bribery and Corruption Manual).
Version 2.0
NL16
José Muñoz Logistiek manager, Control Components Inc, Verenigde Staten “Er was mij gevraagd verschillende delen van de productieapparatuur van CCI vanuit Mexico naar een nieuwe locatie te brengen. Aangezien de apparatuur direct moest worden ingezet, was het erg belangrijk dat het exportproces geen vertraging opliep. Ik had de Mexicaanse exportprocedures nauwkeurig opgevolgd, maar de apparatuur werd door de Mexicaanse douane in beslag genomen. Ik ben direct naar het douanekantoor gegaan om achter de reden voor de inbeslagname te komen. Volgens de douanebeambten waren een aantal delen van de apparatuur ‘in overtreding op de Mexicaanse exportregels’. Ik vroeg de beambten wat de overtreding precies inhield en kreeg vage antwoorden dat de apparatuur gewoon ‘in overtreding was op de regels’ en dat ik een ‘contante boete’ moest “Ik ben er trots op betalen voor de apparatuur weer kon worden vrijgegeven. Aangezien de beambten nogal vaag dat mijn bedrijf mij waren en een contante betaling wilden, had ik al heeft gesteund… snel door dat dit een poging tot omkoping was.
Het laat zien dat ze echt integer zijn en dat de IMI Way op ieder niveau wordt ondersteund.”
Ik sta achter onze normen en waarden voor wat betreft integriteit en onze standaards over anti-omkoping en besloot het gesprek te stoppen. Ik vertelde de beambten dat ik eerst met mijn meerdere moest overleggen. Nadat het probleem was voorgelegd aan de afdeling Wetsnaleving heb ik geholpen met het opstellen van een strategie die ervoor zou zorgen dat wij de wet zouden naleven, een confrontatie zou worden voorkomen en hopelijk ook zou worden voorkomen dat we de apparatuur zouden verliezen.
NL17
Version 2.0
José Muñoz Logistiek manager, Control Components Inc, Verenigde Staten Kort samengevat, ik vertelde de beambten dat ik me volledig aan de Mexicaanse exportregelgeving wilde houden. Echter, om dat te kunnen doen had ik een officieel document nodig van de beambten waarin ze gedetailleerd beschreven wat de aard van de overtreding was en de specifieke boete. Met dit document zou ik dan goedkeuring kunnen krijgen voor de betaling van mijn meerdere. Toen ze hoorden dat CCI de ‘contante boete’ niet zomaar zou betalen en ondersteunende documentatie nodig had, kwamen de beambten snel terug op hun verzoek en zeiden dat er sprake moest zijn van een misverstand. De beambten vertelden me dat ze nog eens nauwkeurig naar de zaak hadden gekeken en tot de conclusie waren gekomen dat alle documentatie inderdaad juist was en de goederen zouden worden vrijgegeven. Ik ben er trots op dat mijn bedrijf mij heeft gesteund bij het nemen van deze drastische stappen, zelfs toen we onder behoorlijke tijdsdruk stonden om de apparatuur op de nieuwe locatie te krijgen. Het laat zien dat het bedrijf echt integer is en de IMI Way op alle niveaus in het bedrijf wordt ondersteund.”
Version 2.0
NL18
Belangenconflict
NL
4
Belangenconflict
Wij hebben de plicht om verantwoordelijkheden op het werk los te zien van persoonlijke belangen en (mogelijke) situaties van belangenverstrengeling te melden. Wat bedoelen wij hiermee?
Belangenverstrengeling ontstaat niet per definitie door onwettige of onethische praktijken. Het kan worden beschreven als een situatie: die voorkomt, potentieel voorkomt of de indruk geeft voor te komen of dat wij een onbevooroordeelde beslissing nemen bij de uitvoering van onze werkzaamheden voor het bedrijf; waarin persoonlijke belangen worden bevorderd of nagejaagd, of die overkomt alsof deze worden bevorderd of nagejaagd, in plaats van de belangen van het bedrijf; waarin de relatie met het bedrijf, de hulpmiddelen van het bedrijf en/of de naam van het bedrijf, en/of de reputatie wordt gebruikt, of mogelijk wordt gebruikt, voor persoonlijk gewin of voor een doel dat niet in het belang is van het bedrijf en/of dat de reputatie van het bedrijf kan schaden. Wij proberen feitelijke en potentiële belangenverstrengelingen altijd te voorkomen. Als het niet mogelijk is een belangenverstrengeling te voorkomen dan zal dit worden aangeven bij het management. Dit om een oordeel te vormen over de context en dat de juiste maatregelen kunnen worden genomen. Belangenverstrengeling kan in vele vormen voorkomen. Het kan zijn dat je een eigendomsbelang bezit van een leverancier, klant of concurrent, of dat je een vriend of familielid aanneemt, of dat je geschenken, gastvrijheid of persoonlijke kortingen ontvangt van een leverancier, klant of concurrent. Het is in deze gevallen belangrijk te bepalen of er sprake is van een feitelijke of potentiële belangenverstrengeling en wat de perceptie zou kunnen zijn van het effect van de belangenverstrengeling. Bijvoorbeeld of er vooroordelen ontstaan of de perceptie dat er vooroordelen kunnen bestaan bij het nemen van een beslissing.
NL19
Version 2.0
4
Belangenconflict
Waarheen Het gedeelte ‘Belangenverstrengeling’ (Conflict of Interest) in het IMI voor meer info Handboek tegen omkoping en corruptie (IMI Anti-Bribery and AntiCorruption Manual).
Version 2.0
NL20
Frank Laudato General Manager, Norgren Inc, Verenigde Staten “Wij hebben een offerte gekregen van een verkoper om onderhoudswerkzaamheden uit te voeren in onze fabriek. Ik moest ook wat onderhoud doen aan mijn huis en had de verkoper gevraagd of hij daarvoor een aparte offerte kon maken. Ik was zeker van plan deze twee zaken strikt gescheiden te houden. Het was alleen makkelijk voor me om deze verkoper meteen mijn persoonlijke verzoek te doen. Ik realiseer me nu dat het fout was een persoonlijke offerte te vragen, omdat “Dat is waar het om dit de deur naar belangenverstrengeling, gaat bij de IMI Way… die niet te vermijden was, op een kier wordt zet. het gaat om het
juiste te doen, zelfs als er niemand kijkt.”
Bij de offerte voor mijn huis bood de verkoper aan om deze te verlagen en de prijs voor het werk in de fabriek voor dat bedrag te verhogen. Ik was geschokt en sloeg het aanbod meteen af. Ik heb direct het werk dat hij voor mij en voor de fabriek zou doen geannuleerd. Hij heeft me laten zien dat hij niet het soort mens was waarmee ik zaken wilde doen.
Ik had het aanbod van de verkoper gemakkelijk kunnen aannemen omdat ik wist dat de kans dat dit aan het licht zou komen erg klein was. Persoonlijk was ik er zeker beter van geworden, maar ik wist dat dit duidelijk een geval van belangenverstrengeling was en kon daar niet mee leven. Dat is waar het om gaat bij de IMI Way, als een stemmetje in je hoofd zegt dat het verkeerd is wat je doet, dan moet je het ook niet doen. Het gaat er om het juiste te doen, ook als niemand kijkt.”
NL21
Version 2.0
Steve Lambert Gezondheid, Veiligheid en Nalevingscoördinator, IMI Cornelius, Groot-Brittannië “Kortgeleden ben ik benaderd door een schoonmaakbedrijf die me bedankte voor mijn medewerking aan hun onderzoek. Ze boden me een dure doos wijn aan als dank. Het bedrijf gaf aan dat ze de wijn naar mijn huisadres zouden sturen als ik een proefbestelling kon plaatsen voor hun producten tegen een ‘speciale’ prijs. Ik gaf aan dat dit een inbreuk zou zijn op de IMI Way en heb het verzoek afgewezen. Ik gaf ook aan dat ik helemaal niet heb meegewerkt aan “Ik gaf aan dat dit een een onderzoek.
inbreuk zou zijn op de IMI Way en heb het verzoek afgewezen.”
Nu bood het bedrijf me een dag aan bij de paardenraces en een gratis maaltijd in een goed restaurant. Opnieuw sloeg ik hun aanbod af en gaf aan dat we geen producten van hun bedrijf zouden bestellen. Na dit telefoongesprek heb ik mijn collega’s geïnformeerd, zodat ze voorbereid zouden zijn als zij ook een dergelijk telefoontje mochten ontvangen.
Dit is niet de eerste keer dat ik een dergelijk aanbod mocht gekregen. In het verleden zijn mij, tijdens dit soort onaangekondigde telefoontjes, diners en kaarten voor voetbalwedstrijden aangeboden. Ik heb deze aanbiedingen altijd afgeslagen.”
Version 2.0
NL22
Eerlijke markten
NL
5
Eerlijke markten
Wij streven naar eerlijke concurrentie in de markten waarin wij actief zijn. Wat bedoelen wij hiermee?
Eerlijke concurrentie zorgt voor innovatie en creativiteit en wij houden van de mogelijkheid om met open vizier te strijden. Eerlijke concurrentie betekent eerlijk en verantwoordelijk handelen, terwijl je er naar streeft de beste te zijn. Wij weten dat concurrentierecht een groot risico is voor alle bedrijven, ook voor ons bedrijf, een inbreuk op het concurrentierecht kan voor aanzienlijke problemen zorgen voor zowel IMI als voor ieder individueel. Onder het concurrentierecht zijn onderlinge afspraken en samenwerking tussen bedrijven met betrekking tot vaste prijzen verboden, ook afspraken die concurrentie voorkomen, verminderen of verstoren zijn niet toegestaan. Wij houden ons altijd aan de op enig moment geldige wetgeving. Wij erkennen dat overeenkomsten of het uitwisselen van informatie tussen concurrenten problemen kan geven en hebben dus alleen contact met concurrenten als er een legitieme zakelijke reden is en wij hiervoor een schriftelijk akkoord hebben van de verantwoordelijke manager. Wij nemen alleen deel aan officiële vergaderingen van vakbonden. Wij volgen de interne richtlijnen over het werven van personeel bij concurrenten. Wij verzamelen alleen marktinformatie op een legale en correcte manier door gebruik te maken van legitieme open bronnen en respecteren geheimhouding. Wij proberen nooit een voordeel te halen op onze concurrent door deze te bekritiseren of negatief over hen te spreken. Wij begrijpen dat wanneer een bedrijf een machtspositie heeft (en dus onafhankelijk kan handelen van zijn klanten, concurrenten en gebruikers) dit bedrijf ontzettend voorzichtig moet zijn om te zorgen dat deze macht niet misbruiken wordt.
NL23
Version 2.0
5 Wat bedoelen wij hiermee?
Eerlijke markten Wij begrijpen dat wij voorzichtig moeten zijn met hoe wij over onze markten en onze concurrentiepositie praten in mededelingen en documenten. Wij weten dat we niets moeten zeggen dat verkeerd kan worden uitgelegd als bewijs van onwettig gedrag. Wij stellen alles in het werk om op een integere manier marketing te voeren en bouwen een vertrouwensband op met mogelijke en huidige klanten in onze marketing- en andere communicatie. Wij geven aan dat wat we zeggen waar is en dat wij dit ook kunnen bewijzen. Daarnaast volgen wij de op enig moment geldige wet- en regelgeving en toepasselijke professionele en industriële standaards met betrekking tot adverteren, promotie en andere marketingmiddelen.
Waarheen voor meer info
IMI Handboek naleving concurrentierecht (IMI Competition Law Compliance Manual), richtsnoer betreffende specifieke risico’s en het Controlesysteem concurrentierecht van IMI (IMI Competition Law Controls), samen met het lokale marketingbeleid.
Version 2.0
NL24
Wendy Hambleton Directeur Personeelszaken Europa, Norgren, Europa “De president van mijn bedrijf en ik hebben gesprekken gevoerd met kandidaten voor een verkoopfunctie binnen Norgren. Wij hadden een goede verstandhouding opgebouwd met een bepaalde kandidaat en spraken over wat zijn strategie zou zijn om te groeien binnen Norgren. Hij kwam met een aantal boeiende antwoorden en wij hadden een goed gevoel over hem. Toen bood hij ons aan om het strategische plan en de prijslijst van zijn huidige bedrijf te laten zien, een concurrent van ons bedrijf.
“We konden uitleggen dat het inzien van vertrouwelijke informatie van de concurrent tegen de IMI Way is.”
Wij krijgen regelmatig training over ethische kwesties via ons IMI Way-programma en dus sloegen de President en ik het aanbod om de informatie in te zien af.
Wij konden hem uitleggen dat het inzien van vertrouwelijke informatie van de concurrent tegen onze IMI Way is en dat wij zelf de wet niet wilden overtreden of ingaan tegen goed ethisch gedrag, net zo min als wij wilden dat de kandidaat dit deed. Wij hebben de kandidaat niet aangenomen aangezien hij onze visie over ethisch gedrag niet van plan was te delen. Ik dacht altijd dat concurrentierecht en eerlijk zaken doen iets was waar alleen de mensen van verkoop mee te maken hebben. Dit gevoel had ik omdat het te maken heeft met het voorkomen van manipulatie van de markten etc. Het genoemde incident heeft mij geleerd dat wij allemaal kunnen worden blootgesteld aan deze risico’s en dat wij allemaal alert moeten zijn en vast moeten houden aan onze standaards, in alle voorkomende gevallen.”
NL25
Version 2.0
Version 2.0
NL26
Boekhouding
NL
6
Boekhouding
Wij voeren een correcte boekhouding en zorgen voor accurate en tijdige financiële-en managementrapportages. We beschikken over de juiste en effectief werkende interne controlesystemen. Wat bedoelen wij hiermee?
De boekhouding onderhouden Wij doen onze boekhouding op een zodanige manier dat deze een accuraat en eerlijk beeld geeft van alle transacties en alle bezittingen van ons bedrijf laat zien. Wij garanderen dat al onze zakelijke transacties correct worden vastgelegd in ons boekhoudsysteem, dit conform de algemeen aanvaarde boekhoudkundige beginselen en in overeenstemming met ons accounting handboek. Opstellen van de jaarrekening en de bestuurlijke administratie Wij stellen de financiële gegevens regelmatig en tijdig op en voldoen aan wetgeving en voorschriften. Wij geven uitgebreide informatie aan de business teams die wij ondersteunen. De te verstrekken informatie geeft inzicht in hoe de teams functioneren om zo een snel en effectief beslissingsproces te garanderen. Correcte systemen van interne controle werken effectief Wij verzekeren dat de juiste controlesystemen aanwezig zijn en dat deze effectief werken zodat we accurate jaarverslagen kunnen produceren en de bezittingen van het bedrijf kunnen vaststellen. Bovendien verzekeren wij dat er effectieve controlesystemen zijn voor de goedkeuring van uitgaven die passen bij de gedelegeerde kaders voor autorisatie. Wij declareren nooit uitgaven die niet op een juiste manier zijn gedaan, daarbij keuren wij nooit uitgaven goed voor onszelf, zelfs als iemand anders heeft betaald.
Waarheen voor meer info
NL27
Het IMI accounting handboek (IMI Accounting Manual), het IMI financiële handboek (IMI Treasury Manual), het IMI fiscale handboek (IMI Taxation Manual), de bedrijfsmatige beperkingen (Operational Limits of Authority), de lokale kaders voor autorisatie (local delegations of authority) en de sectie Entertainmentrichtlijnen van het IMI Handboek tegen omkoping en corruptie (Entertaining Guidelines section of the IMI Anti-Bribery and Corruption Manual). Version 2.0
Catherine Xu Financieel directeur, CCI, China “Bij CCI China wordt extra veel aandacht besteed aan het controleren van de persoonlijke onkostenvergoeding. Wij hebben het systeem overgenomen van de afdeling gezondheid en veiligheid die zich concentreren op kleine ongelukken en ‘near misses’ maar helpen door een adequate controle grotere incidenten te voorkomen. Wij beginnen dus met iedereen “Daarna laten we alle aan te moedigen al hun onkosten nauwkeurig op te schrijven en zich uitgaven controleren te houden aan de regels die voor ons door onze administratief allemaal zijn vastgesteld, ongeacht op welk niveau je werkzaam bent in medewerkster, Linda Zhao… zij controleert het bedrijf.
de controleurs.”
De training die al onze medewerkers mochten krijgen helpen een betere controle te bewerkstelligen. De volgende stap is dat wij alle hogere managers vragen om de onkostenvergoeding af te tekenen en te bevestigen dat de onkosten daadwerkelijk zijn gemaakt voor het bedrijf en binnen de onkostenregeling vallen. Daarna laten wij alle uitgaven nogmaals controleren door onze administratief medewerkster, Linda Zhao. Zij zorgt er voor dat alle onkostenvergoedingen zijn voorzien van de juiste bewijsstukken en dat ze voldoen aan de regels voor dergelijke onkosten. Linda accepteert niet klakkeloos de handtekening van een manager als bewijs dat de onkosten correct zijn, zij controleert de controleurs.
Version 2.0
NL28
Als laatste worden de onkosten ook nog eens gecontroleerd door ons elektronische onkostensysteem, dit systeem analyseert de onkosten en signaleert als deze niet binnen het beleid vallen. Buiten dit alles hebben wij ook een z.g. compliance team, dit team houdt zich bezig met steekproeven van de administratie. Linda doet haar werk erg succesvol, wij zijn nog geen onregelmatigheden tegen gekomen tijdens de elektronische controle of steekproeven. Wij geloven dat een dergelijke controle, voor zoiets simpels, als onkostenvergoedingen ertoe bijdraagt dat grote problemen worden voorkomen.”
NL29
Version 2.0
Version 2.0
NL30
Technische voordelen
NL
7
Technische voordelen
Wij gebruiken wettig verkregen industriekennis en marktinzichten voor het creëren van oplossingen waarmee wij onze bedrijven en klanten van concurrentievoordeel kunnen voorzien. Wat bedoelen wij hiermee?
Ons streven is onze klanten te voorzien van innovatieve producten van hoge kwaliteit die op maat zijn gemaakt en bijdragen om de efficiëntie van de bedrijfsvoering te optimaliseren. Wij stellen alles in het werk de hoogste professionele standaards te bereiken in alles wat we doen, en we verzekeren dat onze kennis optimaal is voor de functie welke wij uitoefenen. Wij zijn trots op ons werk, voeren alle taken zo goed mogelijk uit en volledig in overeenstemming met de kwaliteitscontroleprocedures. Wij zorgen ervoor dat niets de kwaliteit of veiligheid van onze producten in gevaar brengt en erkennen dat wij allemaal moeten zorgen om het beste uit ons zelf te halen. Wij laten altijd weten als we een idee hebben om het design, de kwaliteit, veiligheid of efficiëntie van onze productie, producten of diensten te verbeteren. Ook weten wij dat zelfs het kleinste idee kan leiden tot grote toegevoegde waarde voor onze klanten en onze eigen onderneming. Wij maken producten van hoge kwaliteit met toegevoegde waarde voor onze klanten. Wij zetten ons er voor in dat al ons klantencontact eerlijk en verantwoordelijk verloopt, of het nu gaat om adverteren, offertes of verkoop, wij verzekeren een goede klanttevredenheid en zullen alle vragen naar eer en geweten beantwoorden.
Waarheen voor meer info
NL31
Lokale procedures voor verkoop, marketing en kwaliteit.
Version 2.0
Matthew Tongue Chef verwerking, Stainless Steel Fasteners, Groot-Brittannië “De IMI Way is iets dat je net dat beetje extra geeft ten opzichte van de concurrentie. Daarbij zorgt ons commitment aan kwaliteit niet alleen voor vertrouwen bij onze klanten, maar laat ons met kop en schouders boven de concurrenten uitsteken. Onze dagelijkse ervaring geeft ons dit gevoel. Wij hadden een order aangenomen van onze klant om een sluiting te maken in een materiaal dat aan een speciale hardheid moest voldoen na bewerking van dit materiaal. De eis van onze klant was dat er drie onafhankelijke tests zouden worden uitgevoerd om er zeker van te zijn dat het eindproduct aan de specificatie-eisen zou voldoen. De grondstof welke wij hebben gekocht voldeed precies aan die specificaties. Echter op het moment dat wij de bewerkte onderdelen aan een test hadden onderworpen bleken deze helemaal niet te voldoen, de producten waren veel te hard. Wij begrepen niet hoe dit kwam en besloten, op eigen kosten, meerdere tests te doen. Uiteraard om er zeker van te zijn dat de onderdelen uiteindelijk aan de specificaties zouden voldoen. Door de extra tests konden we niet op tijd leveren, maar wij deden wat we altijd doen in een dergelijke situatie, wij hebben contact opgenomen met onze klant en het ontstane probleem uitgelegd. Wij geloven er namelijk in dat je altijd integer en duidelijk moet handelen.
Version 2.0
NL32
Wij hebben onze klant uiteengezet dat wij er zeker van moeten zijn dat de producten voldoen aan de gevraagde specificaties. Dit is alleen maar vast te stellen door middel van goede, onafhankelijke tests. Wij hebben ook aangegeven dat er in ons kwaliteitscontroleproces nooit iets aan het toeval wordt overgelaten. Hierdoor weet onze klant dat onze producten altijd aan hun standaards moeten voldoen, maar ook dat men vertrouwen in ons kan hebben als leverancier.
“Wij zijn nu de voorkeursleverancier!”
Het probleem met dit specifieke materiaal bleek iets te zijn waar alle fabrikanten, die er in het verleden mee te maken mochten hebben, bekend mee zouden zijn. Echter nog nooit heeft een leverancier dit probleem naar voren gebracht.
De kwaliteitsmanager van de klant bezocht onze fabriek om de vastgelegde procedures te controleren. Wij moedigden hem aan om met de mensen op de werkvloer te praten en onze kwaliteitsprocedures te controleren door de geïnspecteerde onderdelen te onderzoeken en te controleren of deze conform de specificaties zijn geproduceerd. Wij zijn er namelijk van overtuigd dat al onze medewerkers weten hoe belangrijk perfectie en integriteit is in dit deel van de kwaliteitswaarborging. Later vertelde de kwaliteitsmananager dat hij wereldwijd, gemiddeld 30 bedrijven per jaar bezoekt, de meeste veel groter dan Stainless Steel Fasteners, en dat hij maar zelden een bedrijf tegenkwam dat zo enthousiast was over zijn waarden en normen. We zijn nu de voorkeursleverancier!
NL33
Version 2.0
Version 2.0
NL34
Handelscontroles
NL
8
Handelscontroles
Wij zorgen ervoor dat door ons geleverde goederen, technologie en diensten voldoen aan relevante import- en exportregels en eventueel geldende licentiewetgeving. Wat bedoelen wij hiermee?
Wij werken internationaal en begrijpen dat ieder land zijn eigen wetgeving heeft met betrekking tot een boycot, export, import en embargo’s welke de mogelijkheid om onze producten op sommige locaties te verkopen of leveren zouden kunnen hinderen. Wij respecteren de wet- en regelgeving van ieder land en proberen problemen die op dit gebied ontstaan op te lossen. Door kennis op te bouwen over de wet- en regelgeving kunnen wij zorgen dat onze producten, diensten of grondstoffen correct, legaal en zo snel mogelijk worden getransporteerd.Door adequaat transport en just-in-time leveringen kan ons eigen productieproces worden geoptimaliseerd en vervolgens kunnen ook onze klanten op tijd geleverd krijgen. Import Alvorens wij goederen importeren zorgen wij dat er wordt voldaan aan de douanewetgeving met betrekking tot waarde, classificatie, herkomst, rechten, belastingen, vergoedingen en boekhouding. Export Alvorens wij goederen exporteren dragen wij er zorg voor dat alle concrete technische informatie aanwezig is, dat alle items correct zijn geclassificeerd en dat alle benodigde exportvergunningen en andere autorisaties aanwezig zijn. Wij zorgen ook dat de exportwetgeving van alle relevante landen wordt nageleefd, ook al kunnen die onze mogelijkheden tot het vervoeren van goederen of technologie aan ingezetenen van andere landen op welke wijze dan ook beïnvloeden. Embargo’s/boycotten Wij houden rekening met embargo’s, boycotten en, indien van toepassing, leven wij alle voorschriften en/of beperkingen na.
NL35
Version 2.0
8
Handelscontroles
Wat bedoelen wij hiermee?
Wij screenen al onze klanten zodat we weten aan wie wij verkopen en, indien van toepassing, wat de uiteindelijke bestemming is van ons product.
Waarheen voor meer info
Handelswetgevingsbeleid van IMI (IMI Trade Controls policy), procedure screening ongewenste partijen en het lokale import- en exportbeleid.
Version 2.0
NL36
Scott Pfeifer Directeur, Global Import & Export Compliance, IMI Severe Service, Wereldwijd “Wij streven ernaar alle economische sancties in de verschillende landen waarin wij actief zijn te respecteren. Wij blijven ten alle tijden alert omdat wij weten dat er partijen zijn die het niet zo nauw nemen en de van belang zijnde wetten proberen te omzeilen. Een voorbeeld; ik kreeg een telefoontje van iemand die beweerde een inkoopagent te zijn en probeerde CCIonderdelen te kopen voor haar klant. Na wat druk gaf de beller toe dat zij uit Iran belde en heel goed “Een juiste manier wist dat haar verzoek illegaal was.
van handelen heeft geholpen schade aan de reputatie van ons bedrijf te voorkomen.”
Ik heb haar meegedeeld dat ik als Directeur, Global Import & Export Compliance voor IMI Severe Service niet in staat was toe te stemmen om transacties te plegen met verboden landen. De beller reageerde begripvol ‘Oh ja, we weten wie u bent en vandaar dat we graag willen dat u onze contactpersoon in Los Angeles ontmoet zodat we allebei geld kunnen verdienen. Ik ben er van overtuigd dat wij een oplossing vinden, u zou de onderdelen naar India kunnen sturen en wij halen ze daar dan op.’ Natuurlijk is dit aanbod door mij niet geaccepteerd en heb ik gerapporteerd aan alle relevante afdelingshoofden en alle betrokken medewerkers met de mededeling dat men aanbiedingen van deze partij moet weigeren. Het op de juiste wijze reageren heeft geholpen de reputatie van ons bedrijf te bewaren, aanzienlijke boetes en mogelijke intrekking van export privileges of zelfs strafvervolging tegen mensen te voorkomen.”
NL37
Version 2.0
Paul Cleaver President, Norgren, Wereldwijd “Alvorens wij zaken doen onderzoeken wij heel strikt of potentiële klanten niet op een overzicht van ongewenste partijen/personen staan van een regering ergens op de wereld. Het is voor ons noodzakelijk te weten met wie we zaken doen en dat dit “Het is voor ons ook is toegestaan.
noodzakelijk te weten met wie wij zaken doen en dat dit ook is toegestaan.”
Door deze routine screening hebben wij vastgesteld dat een potentiële klant in Londen in feite een dekmantel was voor een Iraans bedrijf dat stond genoteerd bij the United States government Office of Foreign Asset Control’s list of Specially Designated Nationals (SDN’s)Uiteraard hebben wij deze klant geblokkeerd en hebben door de uitkomst van de screening een mogelijke overtreding van internationale sancties voorkomen. Door het tijdig ingrijpen en samen te werken met SDN’s hebben wij eveneens verregaande gevolgen voor ons bedrijf voorkomen.”
Version 2.0
NL38
Verantwoord ondernemen
NL
9
Verantwoord ondernemen
Wij vinden dat we de plicht hebben om op verantwoordelijke wijze zaken te doen en tegemoet moeten komen aan de behoeften van het milieu en mensen om ons heen. Wat bedoelen wij hiermee?
Verplichtingen aan de klant Wij leggen er grote nadruk op dat we onze klanten willen helpen hun verplichtingen na te komen, van de vele en diverse targets tot en met de CO2 uitstoot. Wij luisteren naar onze relaties welke wij uitnodigen voor Insight Councils en daar belangrijke zakelijke kwesties bespreken. Wij ondersteunen onze klanten in het bereiken van hun doelstellingen door producten te ontwikkelen die ertoe bijdragen dat zij systemen kunnen realiseren welke energie-efficiëntie verhogen en CO2 uitstoot verlagen. Wij dragen hieraan bij door milieuvriendelijke materialen te gebruiken en het verpakkingsmateriaal, het transport en opslagruimte voor onze klanten aanzienlijk te verminderen. Risicomanagement leveranciers Onze betrokkenheid bij mensenrechten komt duidelijk naar voren in de hele keten; we voeren audits uit om ons er van te verzekeren dat er geen gebruik wordt gemaakt van kinder- of gedwongen arbeid, dat de werkplekken veilig en gezond zijn, de producten en diensten in een veilige omgeving tot stand komen, lokale milieubeschermingsmaatregelen worden nageleefd en dat er eerlijke lonen worden betaald voor werktijden conform de plaatselijke wetgeving. Maar ook dat alle medewerkers de mogelijkheid hebben zich te organiseren in een vakbond en collectief te onderhandelen. We nemen afscheid van leveranciers die niet aan onze strenge regels voor verantwoordelijk zaken doen voldoen. Daarvoor in de plaats kunnen leveranciers van ons verwachten dat we op een eerlijke manier inkopen, gebaseerd op feiten en objectieve informatie.
NL39
Version 2.0
9 Wat bedoelen wij hiermee?
Verantwoord ondernemen Energiemanagement Wij willen de CO2-uitstoot verminderen en zullen er alles aan doen om producten en processen te ontwikkelen welke duurzaam zijn. Wij verhogen onze energie-efficiëntie constant door onze operationele processen, apparatuur en andere hulpmiddelen te optimaliseren. Lokale energiebesparings doelstellingen en initiatieven worden ingezet in al onze kantoren en fabrieken om onze doelstelling voor het verminderen van het energiegebruik te ondersteunen. De lat voor de CO2 managementinitiatieven wordt steeds hoger gelegd, met als doel overal waar mogelijk energie te besparen te besparen. Milieu Wij hebben profijt van de gemeenschap waarbinnen wij werken en streven er naar deze dan ook met respect te behandelen. Om dit voor elkaar te krijgen hebben we degelijke milieumanagementprincipes ontwikkeld en zorgen wij ervoor dat de relevante lokale milieuweten regelgeving binnen onze onderneming wordt nageleefd.
Waarheen voor meer info
IMI Handboek principes verantwoordelijk zaken doen (IMI Responsible Business Management Principles Handbook).
Version 2.0
NL40
Sean Toomes President, TA Hydronics, Zwitserland “Bij TA Hydronics gaan wij ervan uit dat alles wat wij doen perfect moet zijn. Wij zijn een gerespecteerd marktleider voor wat betreft kennis van hydronische systemen en willen deze kennis graag delen met onze klanten om zo te laten zien dat wij onze belofte aan de klant, om kennis te delen, waarmaken.Wij doen dit via ons Hydronic College, organiseren seminars over Druk- en Drukbehoud, waterkwaliteit, Balancing & Control, en Thermostatic Control, overal ter wereld. Deze seminars bieden zowel theoretische als praktische kennis en betreffen: alle nieuwe markttrends, technologieën en wetgeving; feiten en inzichten die relevant zijn voor verschillende toepassingen; speciale focus op het totale systeemdesign en -uitvoering. Hydronic College is een echte investering in onze klanten en ontwikkeld om de kennis te delen; wij proberen niet onze eigen producten te verkopen, wij delen onze in vele tientallen jaren opgebouwde hydronische kennis verder met “Tussen 2009 en 2011 onze klanten met als enige doel dat deelnemers aan de seminars beter kunnen omgaan met bezochten ruim complexe hydronische vraagstukken. Tussen 160.000 mensen 2009 en 2011 bezochten ruim 160.000 mensen onze Hydronic onze Hydronic College seminars.
College seminars.”
Ook onze verkoopstaf is verplicht deel te nemen aan de trainingen. Hun kennis wordt regelmatig getoetst, zodat wij zeker weten dat onze klanten altijd te maken hebben met de beste vakmensen. Dat is wat perfectie en verplichting aan de klant voor ons betekent.”
NL41
Version 2.0
Version 2.0
NL42
Gebruik van gebruiksmiddelen en -informatie
NL
10
Gebruik van gebruiksmiddelen en -informatie
Wij hebben als individu de verantwoordelijkheid om bedrijfsmiddelen en -informatie te beschermen en op effectieve en gepaste wijze te gebruiken. Daarbij moet de vertrouwelijkheid gewaarborgd blijven en dienen wij te allen tijde te voldoen aan de geldende informatierichtlijnen. Wat bedoelen wij hiermee?
Bedrijfsinformatie en hulpmiddelen omvatten tastbare goederen, vertrouwelijke informatie, financiële informatie, intellectueel eigendom, data, kennis, bedrijfsresultaten, informatie over klanten, fondsen, apparatuur, voorraden, grondstoffen, IT-systemen, hard- en software, bedrijfstijd en alle andere waardevolle zaken die eigendom zijn van het bedrijf. Wij behandelen bedrijfshulpmiddelen en informatie met dezelfde zorg als wij zouden doen bij onze persoonlijke hulpmiddelen en informatie. Wij nemen onze verantwoordelijkheid, als bedrijf en persoonlijk, voor vertrouwelijke informatie in wat voor vorm dan ook en zorgen dat wij de wetgeving over gegevensbescherming en alle andere relevante wet- en regelgeving naleven door gebruik te maken van de toepasselijke veiligheidsmaatregelen. Als wij veiligheidsmaatregelen toepassen kijken we nauwkeurig naar het niveau van vertrouwelijkheid van de informatie en wie er toegang zou moeten hebben. We bekijken alleen informatie als we hiervoor gemachtigd zijn en rapporteren ongeautoriseerde toegang, zodat de juiste maatregelen kunnen worden getroffen. Wij bewaren informatie gedurende de periode die is vastgesteld in de op enig moment geldende wet- en regelgeving en in het bedrijfsbeleid. Wij gebruiken bedrijfshulpmiddelen of -informatie niet om illegale activiteiten te bevorderen. We bekijken of delen geen informatie die gezien kan worden als beledigend, discriminerend of op enige
NL43
Version 2.0
10
Gebruik van gebruiksmiddelen en -informatie
Wat bedoelen wij hiermee?
andere manier ongepast, met inbegrip van materiaal dat gezien kan worden als seksistisch, racistisch of pornografisch. Aangezien de aandelen van IMI plc genoteerd staan op de London Stock Exchange, zorgen wij dat de beurs altijd wordt voorzien van accurate en tijdige informatie en dat voorkennis altijd direct openbaar wordt gemaakt. Met ‘voorkennis’ bedoelen wij alle informatie die invloed zou kunnen hebben op de prijs van de aandelen van IMI plc; bijvoorbeeld handelsresultaten, belangrijke bedrijfstransacties, grote veranderingen in de huidige handel of prospects, bestuursveranderingen en belangrijke zaken over wet- en regelgeving. Soms kunnen wij vooraf informatie verkrijgen over belangrijke ontwikkelingen en handelsresultaten. Tot deze informatie openbaar wordt gemaakt door IMI plc, behandelen we de verkregen informatie strikt vertrouwelijk en gebruiken we de informatie nooit om te handelen met aandelen van IMI plc, direct of indirect. Wij weten dat er geen commentaar gegeven mag worden over enig onderdeel van de prestaties van het bedrijf of haar handelen tegenover de media, investeerders of derden, tenzij we hiervoor zijn gemachtigd en we precies weten waar de grenzen liggen over wat we wel of niet kunnen zeggen. Wij begrijpen dat ons commentaar nooit meer informatie mag geven, dan de informatie die in de openbare mededelingen, websites en ander publiekelijk toegankelijk materiaal wordt weergegeven. Als wij niet zeker zijn van onze zaak, verwijzen we de betrokken persoon naar een verantwoordelijk manager. Wij begrijpen dat de consequenties van lekken en misbruik van voorkennis zeer serieus is, niet alleen voor IMI plc en haar directie, maar voor ons allemaal.
Version 2.0
NL44
10 Waarheen voor meer info
NL45
Gebruik van gebruiksmiddelen en -informatie Lokaal beleid met betrekking tot het gebruik van vertrouwelijke informatie, alle non-disclosure overeenkomsten die zijn aangegaan door het bedrijf, het beleid van IMI plc met betrekking tot het gebruik van Informatie Technologie en de controle van informatie, de richtlijn van IMI plc met betrekking tot de Bescherming van wezenlijke voorkennis (Guidance Note on Protection of Significant Inside Information) en de richtlijn van IMI plc met betrekking tot Handelen in effecten van IMI plc (Guidance Noten on Dealing in IMI plc Securities).
Version 2.0
Terry Prideaux & Paula Chilton Operation Manager en Directeur Human Resource van IMI Webber, Groot-Brittannië “Bij IMI Webber in Bristol hebben we een bonussysteem voor medewerkers op de werkvloer welke is gebaseerd op vier belangrijke pijlers, productiviteit, schroot, teruggezonden goederen (onderdelen per miljoen), voorkomen en melden van gevaren en opgeloste problemen. Drie van deze pijlers moedigen de medewerkers aan de bedrijfshulpmiddelen verstandig te gebruiken: Onze productiviteitsdoelstellingen moedigen de medewerkers aan hun werktijd goed te gebruiken, productief te zijn en geen tijd te verdoen aan zaken die niets met werk te maken hebben. Onze schrootdoelstellingen dragen ertoe bij dat medewerkers de grondstoffen goed gebruiken en dat er geen onnodig afval ontstaat. Een van de doelstellingen is dat als er op de locatie teveel schroot wordt geproduceerd in een bepaalde maand er geen bonus voor dat onderdeel in de betreffend maand wordt uitgekeerd. Onze doelstelling om te komen tot vermindering van retour ontvangen -defecte- producten (onderdelen per miljoen) zorgen dat de medewerkers optimaal presteren en producten produceren van de allerbeste kwaliteit. Alleen dan zullen de klanten tevreden zijn. Als er veel defecte producten worden geretourneerd kan dat onder andere betekenen dat er tijdens de productie grondstoffen zijn gebruikt van mindere kwaliteit.
Version 2.0
NL46
“Aan het einde van het jaar ontvangen de medewerkers een cumulatieve bonus om hen aan te moedigen hun tijd en bedrijfshulpmiddelen verstandig te gebruiken.”
NL47
Iedere pijler is voorzien van een doelstelling. Als een doelstelling wordt gehaald in een bepaalde maand, dan wordt er voor alle betrokken medewerkers een bedrag apart gezet voor de jaarlijks uit te keren bonus in het betreffende jaar. Aan het eind van het kalenderjaar krijgen de medewerkers hun cumulatieve bonus voor dat jaar uitgekeerd. Iedereen is hier enthousiast over en het moedigt de medewerkers aan hun tijd en bedrijfshulpmiddelen verstandig te gebruiken.
Version 2.0
Version 2.0
NL48
Nuttige informatie
NL
Meldingen of vragen Onze waarden en normen zijn belangrijk voor een ieder, wij zijn allemaal verantwoordelijk om iets te zeggen als een collega zich niet gedraagt conform deze waarden en normen. In de meeste gevallen betekent dit dat we de moed moeten hebben om onze collega op een correcte en beleefde manier aan te spreken op zijn gedrag. Het kan ook gebeuren dat wij vinden dat dit het beste kan gebeuren door een manager of door iemand van personeelszaken. In die gevallen nemen we direct contact op met de verantwoordelijke manager of een medewerker van personeelszaken. Als wij het idee hebben dat geen van deze twee opties mogelijk is, dan gebruiken wij de IMI Hotline om onze bezorgdheid te rapporteren. Dit is een anonieme dienst die wordt geleverd door een derde en kan worden benaderd via het internet op www.imihotline.com, of per de telefoon via een van de nummers op de volgende pagina. Iedereen kan er van op aan dat de incidenten die worden doorgegeven via de hotline door de juiste mensen worden geanalyseerd en dat er, indien nodig, onderzoek wordt gedaan en normaal gesproken in de meeste gevallen binnen 30 dagen feedback wordt gegeven. Wij weten dat wanneer de hotline eerlijk wordt gebruikt om incidenten door te geven en niet kwaadwillig of voor persoonlijk gewin, dat er dan geen represailles volgen. Wij weten dat het doen van valse aangifte of het uitvechten van een persoonlijke vete via de hotline, strikt tegen ons idee van integriteit is en dat hier ook officiële disciplinaire acties op kunnen volgen.
NL49
Version 2.0
Telefoonummers van de Hotline Land
Telefoonnummer
Land
Telefoonnummer
Australië
1-800-339276
Mexico
001-8008407907
België
0800-77004
Nederland
0800-0226174
Brazilië
0800-8911667
Nieuw-Zeeland
0800-447737
Canada
1-888-271-4619
Noorwegen
800-15654
China (Noord)
10-800-712-1239
Oostenrijk
0800-291870
China (Zuid)
10-800-120-1239
Polen
0-0-800-1211571
Denemarken
80-882809
Rusland
8-10-8002-6053011
Duitsland
0800-1016582
Spanje
900-991498
Finland
0800-1-14945
Taiwan
00-801-13-7956
Frankrijk
0800-902500
Thailand
001-800-12-0665204
Groot-Brittannië
0800-032-8483 000-800-100-1071
Tsjechische Republiek
800-142-550
India Italië
800-786907
Turkije
0811-288-0001
Japan
0044-22-11-2505 00531-121520
1-888-271-4619
Korea
00308-110-480 00798-1-1-009-8084 00798-14-800-6599
Verenigde Staten van Amerika, Guam, Puerto Rico Zuid-Afrika
080-09-92604
Zweden
020-79-8729
Zwitserland
0800-562907
Maleisië
1-800-80-8641
Medewerkers in andere landen, ga naar www.imihotline.com en selecteer je land om het nummer te vinden dat je moet bellen. Als je problemen hebt met het bellen van de bovenstaande telefoonnummers, ga dan naar de eerder genoemde website en vind het meest recente telefoonnummer of bel IMI HQ om een telefoonnummer te krijgen (als je wilt zelfs anoniem).
Version 2.0
NL50
Wat de IMI Way voor mij betekent
NL51
Version 2.0
Aantekeningen
Version 2.0
NL52
Trainingsnotities Datum
NL53
Onderwerp
Handtekening trainer
Handtekening manager
Version 2.0
Trainingsnotities Datum
Onderwerp
Version 2.0
Handtekening trainer
Handtekening manager
NL54
Investeren in integriteit In 2012 waren wij het eerste bedrijf in de wereld die de “Investing in Integrity (lil”) onderscheiding mocht ontvangen. lil is een beoordelingssysteem dat samen met het Institute of Business Ethics (IBE) en de Chartered Institute for Securities & Investment (CISI) is ontwikkeld. Het is geïmplementeerd om de belanghebbende in het bedrijf de verzekering te geven dat het bedrijf een beleid en procedures heeft waarmee wordt aangegeven dat het altijd integer handelt. Bovendien moet een bedrijf aantonen dat deze gebruiken voldoen aan de hoogste standaards en door de hele organisatie vastliggen. Aan de erkenning van IMI voor vijf jaar ging een uitgebreide wereldwijde beoordeling van het ethisch beleid van IMI, de procedures en gebruiken, maarook het afsluiten van een onafhankelijk onderzoek vooraf. Deze beoordeling werd uitgevoerd door de partner van lil, GoodCorporation. De beoordeling omvatte een schriftelijke enquête die werd ingevuld door een willekeurig aantal medewerkers in onze belangrijkste gebieden en een aantal interviews met hogere managers uit alle divisies. De uitreiking van deze onderscheiding laat zien dat de IMI Way succesvol is geïmplementeerd in de hele organisatie en dat IMI vastbesloten is om de hoogste standaard te bereiken in ethisch zaken doen.
NL55
Version 2.0
NL
