ontwerp
Manon Jamin fotografie
Erik Fecken tekst
…
druk
OBT bv
Dit is een uitgave van Gemeentewerken Gemeente Rotterdam Postbus 6633 3002 AP Rotterdam Telefoon (010) … Website www.gw.rotterdam.nl ©2012
Werkboek ‘Halftime’
Programma van Eisen
Voorlopig Ontwerp
Definitief Ontwerp
Bestek
Aanbesteding
Realisatie
Nazorg: gebruik, beheer, onderhoud Evaluatie
Voorwoord
Een stad die zich voortdurend vernieuwt leeft. De gedrevenheid van stedelingen, burgers en bedrijven, moedigt de stad aan zich te vernieuwen. Hoewel het gedroomde resultaat van vernieuwing de aantrekkelijkheid van stad vergroot, is de weg daarheen er een van hindernissen. Die hindernissen veroorzaken dat bouwactiviteiten in de openbare ruimte zo in de irritatie top 10 komen. Veel is en wordt gedaan om de hinder te verminderen. Dat gebeurt vaak stapsgewijs en voort-bouwend op bestaande gewoonte. Die gewoonte willen we doorbreken. Het is nodig dat er in routinematige projecten samen met de markt echte doorbraken worden gemaakt. Om hinder en verminderde bereikbaarheid als gevolg van bouwactiviteiten te laten afnemen. Om zowel de directe bouwkosten als de gevolgkosten te reduceren. Om innovatie in de werkwijze te bereiken, nieuwe materialen toe te passen, om duurzamere resultaten te bereiken. Om dat alles te bereiken introduceert het Ingenieursbureau van Gemeentewerken Rotterdam .. HALFTIME! In Halftime zie ik een katalysator die het bovenstaande gaat bereiken. Dat gaat niet van de een op de andere dag. Daar is een programmatische aanpak nodig, die we geleidelijk ontwikkelen. Niet alleen maar in samenspraak met de markt, maar ook met kennisinstituten, andere steden en andere opdrachtgevers. Zodat we van elkaar kunnen leren.
Met HALFTIME wil ik samen met de markt, maar ook met de kennis en kunde van het Rotterdamse ingenieursbureau de verspilling in de routinematige projecten terugdringen. Andere opdrachtgevers hebben aangetoond dat het kan. Een kostenreductie van ca 20 % moet haalbaar zijn. In dit kleine boekje leest u de interviews van 4 betrokkenen die zich bezighouden met HALFTIME. Bij het lezen ervan sterkte het mij in de overtuiging dat de gedroomde resultaten met minder hinder behaald kunnen worden. Niet morgen. …. Het zal net als bij elke katalysator als HALFTIME gaan om volhoudkracht. Veel lees plezier gewenst. Johan Vermeer
Directeur Ingenieursbureau Gemeentewerken Rotterdam
Adviseur Cees Buijs Ingenieursbureau ingenieursbureau
Halftime: ruim baan voor creatieve geesten
Verademing
Stel dat je het werk dat je vandaag doet, morgen in de helft van de tijd zou moeten doen. Hoe pak je dat dan aan? Binnen Gemeentewerken wordt daarover serieus nagedacht. ‘Halftime’ heet dit fenomeen dat zich vooral richt op ‘routineklussen’ als het aanleggen van rotondes, het bouwen van bruggetjes, of de vervanging van een riolering. Adviseur Cees Buijs van het Ingenieursbureau: “Bij Halftime móet je dingen anders doen, en daarmee geef je alle ruimte aan innovatieve ideeën.”
Besparing
Projecten aanbesteden op tijd en niet op geld, en zo zorgen voor doorbraken op het gebied van innovatie. Want wie een project sneller moet uitvoeren gaat opnieuw nadenken over wat hij doet. Over de prioriteiten die hij stelt, de technieken die worden gebruikt, de keuze voor bepaalde materialen, de manier waarop wordt samengewerkt. Cees Buijs bracht het concept van Halftime mee (“eerlijk gestolen”, zegt hijzelf) van een bedrijf waar hij eerder werkte. Het management van het Ingenieursbureau zag er wel wat in. Het toepassen van Halftime in onze stad zou immers ook een verademing kunnen zijn voor burgers en bedrijven: bouw- en kunstwerken worden snel opgeleverd en geven daardoor minder lang overlast. “Zie de bruggetjes in het Zuiderpark”, geeft Cees als voorbeeld. Het zijn geprefabriceerde bruggen, gemaakt in een bruggenfabriek. Dus niet eerst opgemeten, ingetekend en ter plekke gebouwd. Dat project is relatief snel opgeleverd. Wel zo prettig voor de gebruikers.” Volgens Cees Buijs kan Halftime 20 tot 30www% aan verspilling wegnemen bij routineklussen als het aanleggen van een rotonde of het herinrichten van een plein. Dat zou ook een aanzienlijke besparing opleveren voor de gemeente. Cees trekt die conclusie uit ervaringen van elders. “Van opdrachtgevers in het land weten we dat zij door een andere manier van werken essentiële besparingen boeken. Zo heeft Prorail tot 50% kunnen bezuinigen op projecten en ook bouwbedrijven bevestigen dat het proces rond bouwwerken efficiënter kan.”
Halftime: ruim baan voor creatieve geesten
Sneller
Maar dat vereist wel een andere manier van denken bij ambtenaren en aannemers. De bereidheid om verder te kijken dan je neus lang is en open te staan voor vernieuwingen. Het kan gaan om ogenschijnlijk eenvoudige zaken als het sneller verstrekken van tekeningen of het aanvragen van een vergunning, of het sneller op orde hebben van de opdrachtformulering. Maar ook een andere manier van samenwerken, waarbij vertrouwen hebben in elkaar, kwesties aan de orde durven stellen, een grote rol spelen.
Talenten
Halftime biedt voor de creatieve geesten onder ons enorme kansen, denkt Cees Buijs. “Al dat vernuft, al die kennis die we in huis hebben, daar kunnen we veel meer mee doen. Naar mijn idee ligt al die kennis nu te verstoffen in kasten en op schijfjes. Doodzonde. Halftime kan doorbraken in innovaties op het gebied van techniek, materiaalgebruik en arbeid bewerkstelligen. Ook in die routineklussen. Laat creatieve geesten onder ons weer hun talenten aanboren en trots zijn op hun vakgebied!”
Convenant
Niet dat er ondertussen niks gebeurt. Integendeel. Een aantal projecten heeft Gemeentewerken inmiddels volgens Halftimeprincipes afgerond, zoals de herinrichting van het Drooglever Fortuynplein en werkzaamheden aan de Stadhoudersweg (riolering, nieuw wegdek en fiets/voetpad). Begin dit jaar hebben Gemeentewerken en een aantal bouwbedrijven een convenant getekend waarin is vastgelegd dat er twee projecten geheel volgens het gedachtegoed van Halftime worden voorbereid en uitgevoerd. Beide partijen verplichten
zich daarmee hun werkprocessen te verbeteren. “En dat is best bijzonder”, stelt Cees. “Als je gewend bent om op een bepaalde manier te werken en dat gaat goed, waarom zou je dan veranderen?” Welke projecten halftime worden opgepakt is nog niet bekend. Cees Buijs: “We gaan eerst uitgebreid kennismaken en bespreken wat we voor elkaar kunnen betekenen. Die projecten komen dan vanzelf.”
Onderwijs competitie
Ook landelijk speelt Halftime een rol van betekenis. CUR Bouw & Infra, een landelijk kenniscentrum voor de bouw en infrastructuur heeft Halftime ‘geadopteerd’ en probeert deze wijze van werken te promoten. Er zijn plannen voor het toekennen van een Halftime-award en een onderwijscompetitie. Leren van elkaars ervaringen en het stimuleren van innovatie, daar gaat het om. En daar hebben we uiteindelijk allemaal baat bij.
Verademing
Bart Luiten projectmanager bij TNO
TNO en het Bouwbedrijf HBG (nu onderdeel van BAM) hebben jaren geleden met een pilot aangetoond dat bouwen volgens het principe van Halftime (je zaken slim organiseren zodat het in de helft van de tijd kan) goed mogelijk is. Het proefproject wees uit dat de doorlooptijd van de bouw van rijtjeshuizen teruggebracht kon worden van 120 dagen per woning naar 45 dagen. Goed
TNO´er: “Halftime zal zich als een olievlek over het land verspreiden”
voor opdrachtgever, aannemer en bewoner. Voor Bart Luiten, E
projectmanager E bij TNO en voormalig werknemer van HBG, was die ervaring reden het gedachtegoed van Halftime verder
Mannetje met drepoot
te verspreiden. Rotterdamse GWW-projecten dienen daarbij als voorbeeld.
Koudwatervrees
In een vergaderkamer bij TNO in Delft rolt Bart Luiten een grote poster uit van een bouwplaats. De kleurrijke, cartoonachtige tekeningen laten slimme oplossingen zien waardoor de bouwtijd van, in dit geval, rijtjeswoningen aanzienlijk is bekort. Op de bouwplaats staat een tent. Het giet van de regen, maar de bouwvakkers kunnen desondanks lekker doorwerken. Een vrolijk figuurtje met een gps bepaalt snel de positie van de heipaal; het ‘mannetje met de driepoot’ is nergens te bekennen. De kist waarin beton is gestort wordt verwarmd, waardoor het hardingsproces versnelt en de kist twee keer per dag kan worden gebruikt. Auto´s voeren geprefabriceerde onderdelen aan, en bouwmaterialen zijn voorzien van een chip wat het logistieke proces ten goede komt. Twee jaar lang heeft bouwbedrijf BAM samen met TNO gewerkt aan deze en andere oplossingen om het bouwproces te bekorten. De poster is een weerslag van hun bevindingen. Bart Luiten: “Door met alle betrokken partijen van tevoren heel goed na te denken kan zo’n bouwproject veel sneller, beter en vaak goedkoper. Opdrachtgever, aannemers en bewoners hebben daar voordeel bij.” Toch loopt het in de bouwwereld en bij opdrachtgevers als gemeenten nog niet storm om volgens het Halftimeprincipe huizen te bouwen, bruggen en rotondes aan te leggen, de riolering te vervangen. TNO’er Luiten ziet het echter als een ‘maatschappelijke verplichting’ om de sector vooruit te helpen en innovatie-minded te maken. Hij wil het gedachtegoed van Halftime dan ook verspreiden, te beginnen bij de gemeentelijke opdrachtgevers. “Vooral gemeenten
TNO´er: “Halftime zal zich als een olievlek over het land verspreiden”
hebben last van koudwatervrees. Zij stappen niet zomaar in zo’n proces. Maar pas als zij in de aanbesteding vragen om projecten in de helft van de tijd te doen, stimuleer je de bouwsector om met die vraag aan de slag te gaan.”
Gezond verstand
Afvoer en water
En daarom komt er nog dit jaar een eerste workshop voor gemeenten die oor hebben naar deze manier van werken. TNO en Gemeentewerken Rotterdam trekken de kar samen. Luiten: “Het wordt een actieve workshop over kleinschalige, routinematige klussen, zoals het aanleggen van rotondes, de herinrichting van een plein of de vervanging van een riolering. We wisselen ervaringen uit en proberen van elkaar te leren. Belangrijk is dat gemeenten in gaan zien dat je met gezond verstand en een open, innovatieve blik heel ver kunt komen. Niet van tevoren alles willen dichttimmeren maar bouwbedrijven de ruimte geven om zaken op hun manier te regelen én ze te belonen als ze het slim doen.” Projecten in Rotterdam zullen in de workshop als voorbeeld dienen, zoals de herinrichting van het Drooglever Fortuynplein en de sloop van het Hofpleinviaduct. Volgens Luiten is het Gemeentewerken Rotterdam al aardig gelukt om Halftime in de organisatie in te bedden en die ervaring wil hij graag met anderen delen. De organisatoren hopen op vervolgbijeenkomsten en dat steeds meer gemeenten zullen aanhaken. “Het mooiste zou zijn als we over een poosje sectorbrede bijeenkomsten kunnen organiseren, waarbij bouwbedrijven en gemeenten zich gezamenlijk buigen over
hoe je bijvoorbeeld slim en snel de afvoer van water regelt. Ons doel is dat de Halftime-projecten zich als een olievlek over het land verspreiden.”
TNO
De rol van TNO bij Halftime-projecten is duidelijk. De onafhankelijke onderzoeksorganisatie, strategisch gehuisvest tussen de faculteiten van de TU Delft, kan zowel fundamenteel als toegepast onderzoek doen naar de mogelijkheden om een project te bekorten. Bijvoorbeeld naar de toepassing van nieuwe materialen, nieuwe inspectiemethoden van wegen, of een snellere informatie-uitwisseling. Ook bij onderzoek naar prefabricage in de GWW-sector of logistieke oplossingen kunnen de medewerkers van TNO een rol spelen. De penibele financiële situatie bij veel gemeenten ziet Luiten niet als een belemmering. “Het antwoord op bezuinigen is niet minder doen, maar slimmer doen. Het is m.i. juist een stimulans om ´out of the box’ te denken, zodat we hetzelfde kunnen doen als vroeger, maar nu sneller, beter en goedkoper. Ik denk dat het voor Ingenieursbureaus een uitgelezen kans is om hun toegevoegde waarde te vergroten. Halftime als katalysator van vernieuwingen in de sector.”
Richard Ruijtenbeek projectleider Gemeentewerken
Gemeentewerken: “Tijd is rijp voor Halftime!”
E
E
Richard Ruijtenbeek is innovatiemanager en projectleider bij het I-bureau en vanaf het eerste uur nauw betrokken bij het fenomeen Halftime. Hij begeleidde o.a. de herinrichting van het Droogleever Fortuynplein en de Stadhoudersweg. Bij die projecten was het niet alleen de bedoeling dat er sneller gewerkt werd, maar ook efficiënter, goedkoper, milieubewuster en zo mogelijk innovatiever: de doelstellingen van Halftime in een notendop. De pilots leverden een schat aan informatie op over hoe je zoiets het beste kunt aanpakken. “Belangrijkste conclusie is dat het kan,” stelt Richard, “mits het proces goed georganiseerd wordt.”
Verschillende pilotprojecten van Gemeentewerken hebben het aangetoond: vaak kan de doorlooptijd van een werk met de helft worden teruggebracht. Hoog tijd om het geleerde verder in praktijk te brengen. De oproep op intranet van projectleider Richard Ruijtenbeek om projecten aan te melden die wellicht ook sneller kunnen worden afgerond, bleef niet onopgemerkt. Tien projecten zijn inmiddels geselecteerd en worden onder de loep genomen. “Kabels en leidingen zijn risico nummer één.”
Trein rijdt door
En dan gaat het o.a. over de voorbereidingstijd. Het project Droogleever Fortuynplein liet zien dat hierop maar liefst 20% (in geld) kon worden bezuinigd. “Door processen zoveel mogelijk gelijktijdig te laten verlopen en niet achter elkaar in te plannen”, vertelt Richard. “Dat kan risico’s opleveren, maar daar moet je dan een goede afweging in maken. Als je bijvoorbeeld al in een heel vroeg stadium een vergunning aanvraagt kan je de doorlooptijd van een project bekorten. Maar je neemt dan wel het risico dat je de vergunning uiteindelijk niet krijgt, omdat op het moment van de aanvraag nog niet alles bekend is.” Tijdwinst wordt ook geboekt als iedereen vanaf dag 1 bij het project is betrokken; alle medewerkers zijn goed op de hoogte en kunnen snel en adequaat inspringen mocht dat nodig zijn. Daarnaast bleek een efficiënt afsprakensysteem onontbeerlijk. Richard: “We gebruiken VISI, een zogeheten document control systeem. Hierin is precies vastgelegd wie waarvoor verantwoordelijk is. Ben je een paar dagen afwezig? Dan neemt jouw vervanger
Gemeentewerken: “Tijd is rijp voor Halftime!”
het meteen over. Beslissingen kunnen zo altijd worden genomen. De trein rijdt gewoon door.”
Geleerde les
Verschillende scenario’s
Nooit een projectplan en contractbeschrijvingen één op één overnemen als blauwdruk voor een ander project. Ook dat was een les die geleerd is. Richard: “Het is zo verleidelijk om te doen, maar het risico bestaat dat je eerder gemaakte fouten ook kopieert.” Faalkosten maken, heet dat in jargon. Vergeten een vergunning aan te vragen, of verzuimen tijd in te plannen voor archeologisch onderzoek of voor een zoektocht naar verborgen bommen en granaten. “Het is dus belangrijk dat je een project altijd evalueert voordat je verder gaat; wat kan sneller, wat kan beter, wat hebben we vergeten?” Het idee om het projectplan in een compacte versie te schrijven, pakte in de praktijk ook goed uit: “Het projectplan staat nu op één dubbelzijdig A4tje; wat echt noodzakelijk is staat beschreven, de rest gaat in bijlagen. Daardoor heeft het meer zeggingskracht. Mensen lezen het nu beter.” Breng in kaart welke risico’s je loopt en handel ernaar. Doe aan risicomanagement. Uit de pilots bleek dat het goed kan werken om met meer ploegen tegelijk aan de slag te zijn. Dan schiet het immers lekker op. Maar als er maar ook iets mis gaat, loop je kans dat het werk van alle ploegen stil komt te liggen, met alle claims van dien. Richard: “Soms weet je ook gewoon niet wat je kunt verwachten. Dan is het verstandig om van tevoren verschillende scenario’s te maken. Dat kost even wat voorbereidingstijd, maar liever dat dan het werk stilleggen, want dan ben je meer geld kwijt.“
Partijtje meeblazen
Niet alle projecten lenen zich overigens goed voor het Halftimeconcept. Straten met grote transportleidingen voor kabels en leidingen in de grond vormen risico nummer één, volgens de projectleider. “Teveel partijen die een partijtje willen meeblazen; voor elke kabel moet je bij wijze van spreken weer een andere organisatie, of onderdeel daarvan, aanschrijven. De ervaring leert dat het beter loopt als één verantwoordelijke binnen het projectteam de contacten met de Nutsbedrijven onderhoudt.” Maar ook goede communicatie met bewoners, ondernemers en voorbijgangers over wanneer wat gebeurt en waarom bleek onmisbaar. “Kweek begrip voor de situatie, ga adequaat om met klachten en gebruik moderne media. In omgevingsmanagement moet je zondermeer investeren. Het proces loopt dan soepeler en sneller.”
Tijd is rijp
Het is de bedoeling dat Gemeentewerken steeds vaker volgens de filosofie van Halftime gaat werken. Richard gaat de komende tijd als adviseur aan de slag met de tien via intranet aangemelde projecten. Het draait om ‘routinematige’ klussen als de aanleg van riolering of stadsverwarming, infraprojecten, de herinrichting van straten. Grotere projecten (o.a. bij Prorail) bewezen al eerder dat het mogelijk is een project in de helft van de tijd te doen. “De tijd is er rijp voor”, oordeelt Richard. “ Niet alleen intern, maar ook extern. De aannemers vragen erom. Zij willen graag uitgedaagd worden. Stel een bonus in het vooruitzicht als ze het project sneller kunnen opleveren en geef ze de vrijheid om de uitvoering meer zelf te regelen. Dan gaan ze ervoor.”
Ad Bruijns bedrijfsleider Dura Vermeer
“Innovatie zit ingebakken in onze organisatie”, verklaart bedrijfsleider Ad Bruijns van Bouwbedrijf Dura Vermeer (omzet 1,1 miljard euro, 3000 werknemers). Voor verschillende opdrachtgevers, waaronder Gemeentewerken Rotterdam, realiseerde het bedrijf projecten in (vaak minder dan) de helft van
Dura Vermeer: “De omgeving vraagt om Halftime”
de tijd. “Je kunt altijd blijven doen wat je gewend bent, maar dan kom je nooit verder.” E
E
Ad Bruijns schudt de voorbeelden achteloos uit zijn mouw. Een rotonde bij Brielle. Normaal staat er negen weken bouwtijd voor, Dura Vermeer deed het in drie weken. De N475, bij Ouderkerk aan den IJssel. De provinciale weg werd in drie weken onder handen genomen, terwijl 220 dagen gebruikelijk is. Een weg op een bedrijventerrein in Boskoop, in vier weekenden opgeleverd, i.p.v. in dertig fases in vier tot vijf maanden. “Een gigantische verlichting voor de ondernemers daar”, concludeert Bruijns en geeft daarmee meteen aan waarom het bedrijf innovatiever en sneller wil werken. “De omgeving vraagt erom. Daar kan je niet meer omheen.”
Snel schakelen
Dura Vermeer ziet het als een uitdaging om daarop in te spelen, en is dan ook naar eigen zeggen altijd op zoek naar verbeteringen in producten en organisatorische processen. Het bedrijf beschikt daartoe over een eigen innovatieafdeling en een onderzoekslaboratorium. “Zo hebben we asfalt ontwikkeld dat een kwart dunner is, maar wel dezelfde levensduur heeft als gewoon asfalt,” geeft Bruijns als voorbeeld. “We hoeven dus minder asfalt te produceren en aan te brengen, en daarmee bespaar je tijd. Bovendien past het perfect in ons streven naar duurzaamheid en CO2reductie.” Zo’n eigen onderzoeksafdeling heeft ook andere voordelen. Bruijns: “Als zich een contract aandient, dan kunnen we ons meteen op de gevraagde producten focussen. We kunnen snel schakelen.”
Dura Vermeer: “De omgeving vraagt om Halftime”
Toeleveranciers
En dat geldt ook voor de mensen die een halftime-project voorbereiden en uitvoeren. “We laten niets aan het toeval over. Alles wordt intensief voorbereid. Voor elke dag is er een draaiboek. Mensen moeten snel kunnen beslissen. Informatie nodig? Dan moet die er binnen een gestelde termijn zijn.” En de toeleveranciers gaan mee in dat proces. “Het oude asfalt van een weg wordt altijd voor een deel hergebruikt. Daarvoor gaat het naar een installatie. Maar de mensen daar hebben ook hun pauzes en werktijden. Dat moet je van tevoren allemaal afstemmen. Achterlopen kan niet.”
Zwartepieten
Afspraken nakomen, vertrouwen hebben in elkaar, een open houding. Het succes van een Halftime -projecten staat of valt ermee is de conclusie van Ad Bruijns. “Je moet de intentie hebben om het samen tot een succes te maken. Dat betekent dat je alles in openheid met elkaar moet kunnen bespreken. Doe wat je zegt, daar gaat het om. En als het dan toch ergens fout loopt, niet gaan zitten zwartepieten, maar samen zoeken naar een oplossing.”
Verschuiving
Vertrouwen hebben of niet, maar hebben bouwbedrijven niet vooral te maken met opdrachtgevers die weinig ruimte laten voor een eigen inbreng of nieuwe ideeën? “Het komt voor dat alles van tevoren is dichtgetimmerd”, erkent Bruijns. “ En dan kan je als opdrachtnemer niet meer meedenken. Je doet dan je werk en klaar is Kees. De opdrachtgever zou zich ook alleen een doel kunnen stellen en de rest overlaten aan de opdrachtnemer. Zulke werken zien wij het liefst, maar er zijn bouwbedrijven die daarvoor niet de capaciteit en kennis in
huis hebben. Overigens is er wel een verschuiving gaande. Het principe van Design&Construct, waarbij de aannemer ontwerpt en bouwt, zie je steeds vaker.” Werken volgens het principe van Halftime is relatief nieuw maar Ad Bruijns is ervan overtuigd dat we er nog veel over zullen horen. “Kijk naar die N475. Die is in een recordtempo opgeleverd. Maandenlang in de overlast zitten… je kunt je toch niet voorstellen dat iemand dat nog pikt?”
Notities
Notities
ontwerp
Manon Jamin fotografie
Erik Fecken tekst
…
druk
OBT bv
Dit is een uitgave van Gemeentewerken Gemeente Rotterdam Postbus 6633 3002 AP Rotterdam Telefoon (010) … Website www.gw.rotterdam.nl ©2012
Werkboek ‘Halftime’
ontwerp
Manon Jamin fotografie
Erik Fecken tekst
…
druk
OBT bv
Dit is een uitgave van Gemeentewerken Gemeente Rotterdam Postbus 6633 3002 AP Rotterdam Telefoon (010) … Website www.gw.rotterdam.nl ©2012
Werkboek ‘Halftime’
