Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif
18.A.a05 / DKI / SOP / 2014
SEKRETARIS,
Disahkan oleh H. M. AYUB, SE Pembina NIP. 19630814 199403 1 007
PEMERINTAH PROVINSI SUMATERA UTARA DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA BAGIAN SEKRETARIAT
Judul SOP
Pembuatan Cuti PNS
Dasar Hukum 1. UU no. 8 Tahun 1974 tentang pokok-pokok kepegawaian 2. PP No. 20 Tahun 1975 tentang wewenang pengangkatan, Pemindahan dan pemberhentian PNS 3. PP No. 24 Tahun 1976 tentang Cuti PNS 4. PP No. 53 Tahun 2010 pasal 7 Tentang Disiplin PNS 5. Perda No. 8 Tahun 2008 Tentang Organisasi dan Tata Kerja DinasDinas Daerah Provinsi Sumatera Utara 6. Pergub No. 44 Tahun 2011 Tentang Tugas, Fungsi dan Uraian Tugas Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Sumatera Utara Keterkaitan SOP Pengelolaan Surat Masuk SOP Pengelolaan Surat Keluar SOP Pembinaan Disiplin PNS
Kualifikasi pelaksana Memahami peraturan perundang-undangan yang terkait dengan Pemberian Cuti Memahami Tugas dan Fungsi Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Sumatera
Peringatan Jika Pemberian Cuti PNS tidak dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku maka SOP Pembuatan cuti PNS tidak dapat dijalankan
Pencatatan dan pendataan Buku Agenda Surat Masuk/Keluar disimpan dalam data elektronik dan manual
Peralatan/perlengkapan Komputer dan peralatan pendukung Surat Permohonan Cuti ATK Buku Ekspedisi Surat Keluar
NOMOR : 18.A.a05 / DKI / SOP / 2014 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PEMBERIAN CUTI PNS No 1
2
3
Kegiatan
Kadis
Sekretaris
PNS yang berkepentingan mengajukan surat permohonan cuti kepada Kepala Dinas melalui staff Kepegawaian
Pelaksana Kasubag umum
Mutu Baku Staf
Pemohon
Persyaratan/ Kelengkapan Surat permohonan
Waktu
3 menit
Surat masuk
30 menit
Surat pemohon lembar disposisi
Surat pemohon
Mengagendakan surat permohonan cuti PNS kedalam buku agenda surat masuk, mencatat kelembar disposisi dan buku kontrol untuk dimasukkan ke ruang kadis
Buku Agenda lembar dispposisi Buku kontrol
Memeriksa dan menanyakan sekretaris apakah PNS yang bermohon bisa diberikan cuti kemudian memberikan arahan kepada Sekretaris dalam lembar disposisi
Output
- Surat Permohonan - Lembar disposisi
10 menit
Disposisi
Disposisi
5 menit
Disposisi
- Surat Permohonan - Lembar disposisi
10 menit
Disposisi
- Surat Permohonan - Lembar disposisi
10 menit
Disposisi Konsep surat
15 menit
Konsep surat Keterangan Cuti
Memerintakan kasubbag umum untuk segera memproses surat keterangan cuti sesuai dengan disposisi kadis 4
Membuat konsep surat keterangan cuti PNS dan menugaskan staf untuk segera mengerjakannya
5
Mengetik konsep surat keterangan cuti PNS sesuai dengan disposisi atasan dan melaporkan keatasan
6
Mengkoreksi dan memaraf konsep surat keterangan cuti PNS ybs Tidak
8
Mengkoreksi dan memaraf konsep surat keterangan cuti PNS ybs Kepala Dinas Ya
9
Mencatat surat ke buku kontrol dan memasukkan ke ruang kadis untuk ditandatangani
Konsep Surat Keterangan Cuti Tidak
10
Mengkoreksi, menyetujui dan menandatangani konsep surat keterangan cuti pegawai ybs
Konsep surat Keterangan Cuti
15 menit
Konsep surat Keterangan Cuti
KETERANGAN
Pemberian Cuti harus disesuaikan dengan peraturan yang berlaku dan permohonan cuti harus dimasukkan 2 minggu sebelum masa cuti yang dimohonkan.
11
Menomori surat keterangan cuti PNS, menggandkan, mengarsipkan dan medistribusikan kpd PNS ybs
ya
Konsep surat Keterangan Cuti
15 menit
Konsep surat Keterangan Cuti
NOMOR : 18.A.a05 / DKI / SOP / 2014 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PEMBERIAN CUTI PNS No 1
2
3
4
Kegiatan PNS yang berkepentingan mengajukan surat permohonan cuti kepada Kepala Dinas melalui staff Kepegawaian Mengagendakan surat permohonan cuti PNS kedalam buku agenda surat masuk/keluar
Kadis
Sekretaris
Pelaksana Kasubag umum
Mutu Baku Staf
Pemohon
Persyaratan/ Kelengkapan
Waktu
Output
- Surat Permohonan
3 menit
Surat masuk
- Surat Permohonan - Buku agenda
3 menit
Daftar surat masuk
3 menit
Lembar disposisi
3 menit
Buku kontrol
10 menit
Disposisi
3 menit
Buku kontrol
Mencatatkan surat masuk kedalam lembar disposisi dan meneruskan kepada Ajudan Kepala Dinas
- Surat Permohonan - Buku agenda - Lembar disposisi
Mencatatkan surat masuk kedalam lembar disposisi dan meneruskan kepada Ajudan Kepala Dinas
- Surat Permohonan - Buku kontrol
KETERANGAN mencatat no. HP yang bisa dihub.
- Lembar disposisi 5
6
7
8
9
Memeriksa dan menanyakan sekretaris apakah PNS yang bermohon bisa diberikan cuti kemudian memberikan arahan kepada Sekretaris dalam lembar disposisi
- Surat Permohonan - Lembar disposisi
Menindaklanjuti surat permohonan sesuai dengan Disposisi Kepala Dinas untuk dilaksanakan oleh Kasubag Umum
- Surat Permohonan - Buku kontrol - Lembar disposisi
Memberikan arahan kepada staf untuk membalas surat permohonan sesuai dengan disposisi Kepala Dinas
- Surat Permohonan - Lembar disposisi
10 menit
Disposisi
Memberikan arahan kepada staf untuk membalas surat permohonan sesuai dengan disposisi Kepala Dinas
- Surat Permohonan - Lembar disposisi
10 menit
Disposisi Konsep surat
15 menit
Konsep surat Keterangan Cuti
Membuat surat balasan tentang permohonan cuti sesuai dengan arahan Kepala Dinas
Konsep Surat Keterangan Cuti
harus disesuaikan dengan peraturan yang berlaku dan permohonan cuti harus dimasukkan 2 minggu sebelum masa cuti yang dimohonkan.
Tidak
10
Mengkoreksi dan memaraf konsep surat keterangan cuti pegawai ybs
Konsep surat Keterangan Cuti
15 menit
Konsep surat Keterangan Cuti
Konsep surat Keterangan Cuti
15 menit
Konsep surat Keterangan Cuti
Konsep surat Keterangan Cuti
15 menit
Surat Keterangan Cuti
Surat Keterangan Cuti
5 menit
Surat Keterangan Cuti
Surat Keterangan Cuti
15 menit
Surat Keterangan Cuti
ya Tidak
11
Mengkoreksi dan memaraf konsep surat keterangan cuti pegawai ybs
ya
Tidak
12 Mengkoreksi, menyetujui dan menandatangani
ya
konsep surat keterangan cuti pegawai ybs
13 Melakukan penomoran surat keterangan cuti pegawai ybs
14 Mengarsipkan dan memberikan surat keterangan cuti kepada pegawai yang bersangkutan
ya
y a
