Direktorat Kearsipan Pusat
Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD)
ISO/TR 15489 : Records Management
Penentuan dokumen yang akan ‘dimasukkan’ ke dalam sistem Penentuan berapa lama arsip harus disimpan Registrasi Klasifikasi ◦ Klasifikasi arsip (bussiness classification scheme) ◦ Klasifikasi keamanan dan akses (security and access class. Scheme)
Penyimpanan dan penanganan Pengaksesan Pelacakan Penyusutan
Penerimaan Dokumen
Dokumen Lainnya
Dokumen yang Diterima
Pengelolaan di luar Sistem Pengelolaan Arsip Tidak
Pengiriman Dokumen ke tujuan Penghimpunan dokumen
Termasuk kategori Arsip?
Pertinggal Ya Dokumen baru
Pembuatan dokumen
Pencatatan/ Registrasi
Berdasarkan Tata Naskah Dinas
Arsip baru
A
Prakarsa pembuatan dokumen
1
Berdasarkan analisis tugas dan fungsi Instansi
1
Pembuatan berkas baru
Sudah ada berkas yang sesuai menjadi induk arsip baru?
Tidak ada
Ya
Penambahan arsip baru ke berkas
2
Penentuan klasifikasi arsip
Penentuan klasifikasi keamanan & akses
Berdasarkan Skema Klasifikasi
Berdasarkan Skema Klasifikasi keamanan dan akses
Penentuan retensi arsip
Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Penentuan tanggal mulai retensi
Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA)
2
Penyimpanan arsip aktif
Pencarian arsip Peminjaman arsip
Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Penggunaan arsip aktif
Sudah berakhir status/masa aktif ?
Sudah Pemindahan arsip aktif ke inaktif
3
Belum
3 B Penyimpanan arsip inaktif
Pencarian arsip Peminjaman arsip
Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Penggunaan arsip inaktif
Sudah berakhir status/masa inaktif ?
Sudah 4
Belum
Nilai guna arsip bagi lembaga pencipta belum berakhir
4
Berdasarkan analisis terhadap adanya kasus pada pelaksanaan suatu kegiatan dan terjadinya perubahan lingkungan
Sudah berakhir nilai guna bagi lembaga pencipta?
B Belum
Sudah
Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Apakah berstatus akhir sebagai arsip statis?
Ya Penyerahan kontrol pengelolaan arsip statis ke Arsip Nasional
Tidak
Pemusnahan
Aktif
In-Aktif
Proses Penyusutan
Statis
Aplikasi Sistem Kearsipan Statis (SKS)
Aplikasi Sistem Kearsipan Dinamis (SKD)
Modul Penyusutan “Satelit”
UNIT PENGOLAH Penyimpanan Arsip Konvensional
Caraka / Pos (masuk)
komunikasi kedinasan elektronik
Digitasi Kontrol Operasi Registrasi UNIT KEARSIPAN SATUAN KERJA
Caraka / Pos (keluar)
Aplikasi SIKD
PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF
Penyimpanan Arsip Elektronik
UNIT PENGOLAH
Penyimpanan Arsip Non-elektronik PENGGUNA
PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF UNIT KEARSIPAN SATUAN KERJA
PENYERAHAN ARSIP STATIS
Aplikasi SIKD
PEMUSNAHAN ARSIP kontrol
Digitasi untuk preservasi/ akses UNIT KEARSIPAN LEMBAGA PENCIPTA ARSIP
PENGGUNA
Pengaturan Struktur Organisasi dan Pengguna Pengaturan Klasifikasi Keamanan dan Akses Pengaturan Klasifikasi Arsip Penetapan Jadwal Retensi Arsip Pengaturan Berkas Registrasi (pemberkasan) Arsip Penggunaan ◦ ◦ ◦ ◦
Pencarian Check-in & Check-out Pembuatan Versi Peminjaman (Modul File Tracker)
Penyusutan
Administrator Sistem (System Administrator) ◦ Unit TI Instansi
Administrator Pengguna (User Administrator) ◦ Unit Kearsipan Instansi ◦ Tata Usaha Unit Kerja
Pengguna Umum (End Users) ◦ Para pejabat di instansi yang bersangkutan
Administrator Sistem (System Administrator) ◦ ◦ ◦ ◦
Memelihara Sistem Mengatur account pengguna baru Mem-backup data secara rutin Helpdesk sistem aplikasi
Administrator Pengguna (User Administrator) ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦
Pengaturan struktur organisasi dan pengguna Pengelolaan klasifikasi dan retensi arsip Pengaturan berkas Pengaturan untuk penggunaan arsip inaktif (file tracker) Meregistrasi arsip untuk pengguna lain Mengelola penyusutan arsip Helpdesk penggunaan aplikasi
Pengguna Umum (End Users) ◦ ◦ ◦ ◦
Menindaklanjuti arsip yang diregistrasi dari Administrator Pengguna Meregistrasi arsip yang dibuat sendiri Meregistrasi arsip yang diterima dari pengguna lain Menggunakan
mencari check-in/check-out membuat versi meminjam (arsip inaktif)
◦ Mengirim arsip untuk pengguna lain
Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD)
Registrasi untuk Diri Sendiri Dipergunakan oleh seorang Pengguna untuk memberkaskan arsipnya dalam Berkas yang dia miliki atau Berkas yang diperkenankan.
Registrasi Untuk Orang lain Dipergunakan oleh Administrator Pengguna untuk memberkaskan suatu arsip ke dalam Berkas Pengguna lain yang berada dalam kewenangan dan lingkupnya
Kirim Arsip Dapat dipergunakan oleh seorang Pengguna untuk mengirimkan suatu Arsip kepada Pengguna lainnya yang dia tidak memiliki kewenangan untuk mengakses Berkasnya.
Dapat dilakukan oleh semua Pengguna yang memiliki Berkas Arsip hanya dapat di-REGISTRASI-kan dan di-BERKAS-kan pada Berkas yang Pengguna tersebut memiliki Hak Akses (sesuai dengan struktur organisasi) Arsip tersebut akan tersimpan dalam SIKD sesuai dengan Berkas-nya
BERKAS Pemberkasan
REGISTRASI UNTUK DIRI SENDIRI
SKD PENGGUNA Registrasi
Kumpulan Seluruh Arsip dalam Berkas Aktif SIKD
Hanya dapat dilakukan oleh Administrator Pengguna Unit Pengolah dan Instansi Arsip dapat di-REGISTRASI-kan dan di-BERKAS-kan pada semua Berkas yang Administrator Pengguna memiliki Hak Akses (sesuai dengan lingkup administrator) Arsip tersebut akan tersimpan dalam SIKD sesuai dengan Berkasnya dan akan muncul pada tab “Arsip Belum Dibaca” milik orang lain tsb (Jabatan tempat arsip diberkaskan) Selanjutnya orang lain tsb dapat melakukan tindakan lainnya terhadap arsip tersebut
BERKAS Pemberkasan
Kumpulan Seluruh Arsip dalam Berkas Aktif SIKD List ARSIP BELUM DIBACA
REGISTRASI UNTUK ORANG LAIN
SIKD PENGGUNA (Administrator Pengguna)
Registrasi
PENGGUNA (Orang Lain)
Dapat dilakukan oleh semua Pengguna kepada semua Pengguna Lainnya
Arsip yang dikirim hanya di-REGISTRASI-kan untuk orang lain saja, tetapi tidak di-BERKAS-kan
Arsip yang dikirim tersebut akan tersimpan di SIKD, tetapi tidak memiliki Berkas
Arsip tersebut akan muncul di tab “Dokumen Masuk” (Inbox) milik Penerima Asip
Pengirim arsip diharuskan juga untuk me-REGISTRASI-kan dan mem-BERKASkan salinan Arsip yang dikirim ke dalam salah satu Berkas milik Pengirim
Arsip Pertinggal juga akan tersimpan di SIKD sesuai dengan Berkasnya
Arsip pertinggal sebaiknya setelah dikirim langsung diberkaskan oleh pengirimnya
Buat ARSIP PERTINGGAL
Pemberkasan
BERKAS List DOKUMEN MASUK (belum diberkaskan)
Registrasi
Kirim Arsip SIKD PENGGUNA (Pengirim Arsip)
Registrasi
PENGGUNA (Penerima Arsip)
MULAI MULAI List Arsip Belum Dibaca
List Dokumen Masuk (Inbox)
Tidak
Ditindaklanjuti Sekarang ?
Diberkaskan?
Ya
A
Ya
B
Tidak Ya
Ditindaklanjuti Nanti ?
Keluarkan dari List
Keluarkan dari List
Tidak
SELESAI
Tidak
Tidak Ditindaklanjuti ?
Ya
SELESAI
MULAI
B MULAI
List ARSIP BELUM DITINDAKLANJUTI
Ditindaklanjuti Sekarang ? Tidak Tidak
Tidak Ditindaklanjuti ? Ya
A
Ya
List Arsip dalam Proses Tindak Lanjut
A Tidak
Tidak Ditindaklanjuti ? Ya Keluarkan dari List
Keluarkan dari List
SELESAI SELESAI
Aplikasi Sistem Kearsipan Dinamis (SIKD)
KABINET
Tingkat Keamanan (Security Level) & Hak Akses (Access Right)
BERKAS ARSIP (Item) (Hardcopy / Softcopy/ Fax / Email)
PENGGUNA - JABATAN
Pengguna
0..N
<Memiliki> 1..N
Jabatan
• Pengguna dimungkinkan untuk memiliki lebih dari 1 Jabatan. • Jabatan dimungkinkan untuk tidak memiliki Pengguna. Jabatan
1
Kabinet
1
Berkas
1
<Memiliki> 1
<Memiliki> 0..N
<Memiliki> 0..N
Kabinet
Berkas
Arsip (Item)
TK Jabatan Menentukan kemampuan tingkat akses dari suatu “Jabatan”. TK Kabinet Menentukan “TK Jabatan” / “Kel. Jabatan” minimum yang dapat dibolehkan mengakses suatu “Kabinet”. TK Berkas Menentukan “TK Jabatan” / “Kel. Jabatan” minimum (yg dibolehkan mengakses “Kabinet”), yang dapat mengakses “Berkas” di dalam “Kabinet” tsb. Jabatan yang diperbolehkan mengakses Kabinet/ Berkas akan dimasukkan kedalam suatu Daftar Akses.
Jabatan / Kabinet: ◦ Suatu Jabatan PASTI akan dapat mengakses Kabinet milik Jabatannya sendiri. ◦ Secara DEFAULT suatu Jabatan dibolehkan untuk mengakses Kabinet milik Jabatan subordinat-nya. (Berapapun TK Jabatan tsb). ◦ EXCEPTION: Dalam kasus pemberian akses terhadap Kabinet milik Jabatan yang BUKAN subordinat-nya, TK Jabatan tersebut minimum sama dengan (>=) TK Kabinet milik Jabatan tsb.
Berkas: ◦ Secara DEFAULT mewarisi Daftar Akses Default yang dimiliki oleh Kabinet-nya (sesuai Struktur Organisasi). ◦ EXCEPTION: Suatu Jabatan yang diberi exception, secara default TIDAK dapat mengakses Berkas sebelum Jabatan tersebut dimasukkan dalam Daftar Akses Berkas tsb.
Kepala (TK=90)
Kab. Kepala (TK=70)
Deputi 1
Kab. Deputi 1
Deputi 2
Kab. Deputi 2
(TK=80)
(TK=80)
(TK=80)
(TK=80)
KaBiro 1A
Kab. KaBiro 1A
KaBiro 1B
Kab. KaBiro 2A
KaBiro2A
Kab. KaBiro 2A
(TK=70)
(TK=70)
(TK=60)
(TK=60)
(TK=60)
(TK=60)
Jabatan: Deputi 1 (TK=80), Deputi 2 (TK=80), KaBiro 1A (TK=70), DAPAT dibolehkan untuk mengakses Kabinet Kepala (TK=70).
Berkas I (TK=90), PASTI dapat diakses oleh Jabatan Kepala.
Berkas II (TK=80), PASTI dapat diakses Jabatan Kepala, dan dimungkinkan diakses oleh Jabatan: Deputi 1 (TK=80) dan/atau Deputi 2 (TK=80).
Berkas III (TK=70), PASTI dapat diakses oleh Jabatan Kepala, dan dimungkinkan diakses oleh Jabatan: Deputi 1 (TK=80), Deputi 2 (TK=80), dan/atau KaBiro 1A (TK=70).
Berkas I (TK=90)
Berkas II (TK=80)
Kepala (TK=90)
Berkas III
Kab. Kepala
(TK=70)
(TK=90)
Deputi 1
Kab. Deputi 1
Deputi 2
Kab. Deputi 2
(TK=80)
(TK=80)
(TK=80)
(TK=80)
KaBiro 1A
Kab. KaBiro 1A
KaBiro 1B
Kab. KaBiro 2A
KaBiro2A
Kab. KaBiro 2A
(TK=70)
(TK=70)
(TK=60)
(TK=60)
(TK=60)
(TK=60)
Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD)
Kondisi Berkas AKTIF
Kondisi Berkas INAKTIF
TANGGAL PICU
Masa Retensi AKTIF
Berkas di-INAKTIF-kan
Berkas dibuka
Registrasi arsip terakhir Periode AKTIF (th; bl; hr)
Berkas di-TUTUP
Berkas di-INAKTIF-kan
Berkas ditutup
Berkas di-TUTUP
Tanggal Tertentu
S.d. Tanggal (hr/bl/th)
Berkas di-INAKTIF-kan
Berkas di-INAKTIF-kan
Berkas di-INAKTIF-kan
MULAI
Buat Daftar Berkas Jatuh Tempo
Periksa Berkas ke N
Berkas AKTIF ? Ya
Tidak
Periksa Daftar Berkas Jatuh Tempo* Daftar Arsip Non-Elektronik dalam Berkas Jatuh Tempo
Periksa Masa Retensi Berkas AKTIF Lewat Masa Retensi AKTIF ?
Daftar Berkas Jatuh Tempo
Tidak Ubah Status ?
Ya Masukkan dalam Daftar Berkas Jatuh Tempo (AKTIF INAKTIF) Tidak
Ubah Status Berkas (AKTIF INAKTIF) * Ya Ya
Selesai ?
Tidak
Tidak SELESAI
* Dilakukan secara manual oleh ADMINISTRATOR PENGGUNA INSTANSI
Berkas habis ? Yes
^ Lihat proses rincinya di halaman berikutnya ^
INPUT
Baca MASA RETENSI AKTIF
Periode AKTIF set?
Tidak
Ya
S.d.Tgl Retensi AKTIF Set < Tgl Hari ini?
Ya
Tidak
Cek Tanggal Picu Ya Berkas dibuka?
Ya
Arsip tertua > Periode AKTIF?
Tanggal tertentu?
Ya
Ya
Tidak
Ya
Berkas telah ditutup?
Ya
Tidak
Tidak Berkas ditutup?
Tanggal Picu Set > Periode AKTIF?
Tidak
Tidak Arsip terakhir ?
OUTPUT = YES
Tidak
Tidak
Ya
Berkas telah ditutup?
Arsip terakhir > Periode AKTIF?
Ya
Tidak
Ya
Tidak
Tgl Berkas ditutup > Periode AKTIF?
Tidak OUTPUT = NO
Ya
Contoh 1: ◦ Elemen Tanggal Picu = Tanggal Tertentu (Tanggal picu retensi diisi = 31/12/2008) ◦ Elemen Masa Retensi AKTIF diset = (Periode: 2Th; 6Bln; 0Hr) ◦ Maka Berkas tsb akan Jatuh Tempo pada tanggal: 30/06/2011
Contoh 2: ◦ Elemen Tanggal Picu = Berkas Dibuka (Tgl arsip tertua diregistrasi dlm Berkas tsb = 14/10/2007) ◦ Elemen Masa Retensi AKTIF diset = (Periode: 2Th; 0Bln; 0Hr) ◦ Maka Berkas tsb akan Jatuh Tempo pada tanggal: 14/10/2009
Contoh 3: ◦ Elemen Tanggal Picu = Berkas Ditutup (Tanggal saat berkas tsb ditutup = 15/12/2009) ◦ Elemen Masa Retensi AKTIF diset = (Periode: 3Th; 0Bln; 0Hr) ◦ Maka Berkas tsb akan Jatuh Tempo pada tanggal: 15/12/2012
Contoh 4: ◦ Elemen Tanggal Picu = Arsip Terakhir Diregistrasi (Tanggal saat berkas tsb ditutup = 15/12/2009, tetapi tgl arsip terakhir yg diregistrasi dlm Berkas tsb = 10/09/2009) ◦ Elemen Masa Retensi AKTIF diset = (Periode: 3Th; 0Bln; 0Hr) ◦ Maka Berkas tsb akan Jatuh Tempo pada tanggal: 10/09/2012
Contoh 5: ◦ Elemen Tanggal Picu =
(PENTING: Apabila Elemen Masa Retensi AKTIF dipilih S.d. tanggal, maka apapun nilai Elemen Tanggal Picu akan diabaikan) ◦ Elemen Masa Retensi AKTIF diset = (S.d. Tanggal: 02/08/2010) ◦ Maka Berkas tsb akan Jatuh Tempo pada tanggal: 02/08/2010
Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SKD)
Kondisi Berkas INAKTIF
Berkas SUSUT (Serah/Musnah)
Masa Retensi INAKTIF
Periode INAKTIF (th; bl; hr)
S.d. Tanggal (hr/bl/th)
MULAI
3 Buat Daftar Berkas Susut
Periksa Berkas Daftar Berkas Susut Tidak
Berkas INAKTIF ?
Final?
Ya
Ya
Periksa Masa Retensi INAKTIF Berkas
Tidak
Daftar Usulan Berkas Serah/ Musnah
Lewat Masa Retensi INAKTIF?
Masukkan dalam Daftar Berkas Susut (Inaktif Susut)
Ya
Periksa Daftar Berkas Susut*
Ubah Masa Retensi Tanggal Picu, atau Tindakan Disposal Berkas*
SELESAI
Ya
Berkas habis ?
Tidak
3 * Dilakukan secara manual oleh ADMINISTRATOR PENGGUNA INSTANSI
Tidak
^ Lihat proses rincinya di halaman berikutnya ^
INPUT
Baca MASA RETENSI INAKTIF
Periode INAKTIF set?
Tanggal Berkas mulai INAKTIF > Periode INAKTIF ?
Ya
Ya OUTPUT = YES
Tidak Tidak Tgl Retensi INAKTIF Set < Tgl Hari ini?
Tidak
Ya
OUTPUT = NO
Note: Untuk lebih jelasnya lihat contoh perhitungan di halaman berikutnya
Contoh 1: ◦ Berkas Jatuh Tempo (masuk masa INAKTIF) pada tanggal: 30/06/2011 ◦ Elemen Masa Retensi INAKTIF diset = (Periode: 2Th; 0Bln; 0Hr) ◦ Maka Berkas tsb akan Susut pada tanggal: 30/06/2013
Contoh 2: ◦ Berkas Jatuh Tempo (masuk masa INAKTIF) pada tanggal: 30/06/2011 ◦ Elemen Masa Retensi INAKTIF diset = (S.d. Tanggal: 15/09/2014) ◦ Maka Berkas tsb akan Susut pada tanggal: 15/09/2014
Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SKD) Modul “Satelit”
PROSES PENYUSUTAN
data berkas #1
Mulai Daftar Usul Serah/ Musnah Penyusutan Berkas
Data berkas + arsip #3A
Arsip elektronik & kertas #3B
Penilaian Daftar Usul Serah/Musnah
Daftar Usul Serah/Musnah
Daftar Penilaian Arsip Serah/ Musnah
data berkas #1
data berkas #2
INSTANSI (Appl. SKD)
Daftar Arsip (DA) + Arsip Serah Instansi
Melengkapi Metadata Arsip
Modul “SATELIT” Daftar Arsip (DA) Lengkap
data berkas #2 Daftar Penilaian Arsip Serah/ Musnah
Data berkas + arsip #4A
Arsip elektronik & kertas #4B
Update Berkas & Serah Arsip Instansi data berkas + arsip #3A Daftar Arsip (DA) + Arsip Serah Instansi
INSTANSI (Appl. SKD)
Arsip elektronik & kertas #3B
Selesai
Modul “SATELIT”
