Fisibility Study Bisnis Kearsipan I.
Pengantar Dunia kearsipan dan dokumen merupakan sesuatu yang melekat dalam setiap lembaga sampai perorangan mengingat setiap aktivitas yang terjadi selalu menghasilkan dokumen/ arsip baik yang bersifat sangat penting dan bernilai tinggi maupun pelengkap hasil kegiatan. Dunia bisnis, pemerintahan maupun organisasi selalu bersentuhan dengan arsip, oleh karena itu tak dapat dipungkiri bahwa arsip sangat dibutuhkan keberadaannya oleh siapapun. Manusia lahir sampai meninggal selalu berhubungan dengan dokumen/ arsip. Walaupun penting sangat sering kita mengetahui bahwa perlakuan terhadap arsip kurang baik karena arsip sering dianggap sebagai sisa kegiatan yang tidak perlu diperlakukan dengan khusus. SANGAT JARANG KITA MELIHAT ARSIP DIBERLAKUKAN SEBAGAI BAGIAN DARI ASSET, kita baru akan merasa membutuhkan ketika kita menghadapi masalah baik dalam penentuan kebijakan sampai masalah hukum yang sedang menjerat kita. Arsip/ dokumen adalah penyelamat yang sempurna karena arsip dapat digunakan sebagai alat bukti hukum yang sah. Ketika kita membutuhkan arsip yang kita cari tidak ada atau kalau ada dalam keadaan rusak sehingga tidak dapat digunakan sebagai alat bukti hukum. Kondisi ini yang sering terjadi dan hampir 80% perusahaan/ organisasi/ lembaga tidak melakukan pengelolaan kearsipannya dengan baik. Tidak dilaksanakannya pengelolaan sistem kearsipan yang baik seringkali disebabkan oleh tidak adanya SDM yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan, tidak adanya saranan prasarana kearsipan sampai pada anggapan arsip itu sesuatu yang tidak penting. Kita sadari sepenuhnya bahwa pengelolaan kearsipan membutuhkan konsentrasi khusus dan penanganan khusus pula. Banyak perusahaan yang tidak menjadikan pengelolaan arsip sebagi bagian dari struktur organisasi yang dibuatnya sehingga praktis kurang diperhatikan. Oleh karena itu kami hadir sebagai mitra dalam pengelolaan kearsipan perusahaan yang akan membantu perusahaan/ lembaga/organisasi dalam menata kearsipan/ dokumennya sehingga nantinya akan dimudahkan dalam menemukan kembali arsip/dokumen yang dicari dan dibutuhkan.
II.
identifikasi peluang Dalam dunia kearsipan/ dokumen ada beberap hal yang dapat menjadi peluang bisnis yang menguntungkan antara lain: a. Perawatan dan perbaikan arsip yang rusak secara fisik terutama arsip kertas b. Alih media arsip yang meliputi Alih media arsip tekstual/ kertas Alih media arsip foto Alihmedia arasip kaset suara Alih media arsip Video Alih media arsip Film Alih media arsip Kearsitekturan dan Kartografi ( peta) c. Penyimpanan arsip baik untuk perusahaan / pribadi ( dapat berfungsi sebagai Safe deposit box juga ) d. Manajemen Kearsipan yang meliputi : Penataan arsip/ dokumen Penerapan sistem kearsipan pemusnahan arsip e. Training Kearsipan/ dokumen Pelatihan penataan arsip Pelatihan alih media arsip Pelatihan perawatan dan pelestarian arsip
III.
potensi bisnis Potensi bisnis dalam bidang kearsipan sangatlah besar apalagi kalau dalam skala global, belum banyak pemain bisnis di bidang ini sehingga kompetisi belum berjalan dengan ketat. Potensi ini dapat diPetakan dalam beberapa segmen antara lain: 1. Perawatan dan perbaikan arsip ( Restorasi Arsip ) Kegiatan perawatan dan perbaikan arsip diutamakan dengan kegiatan antara lain: - Laminasi arsip yaitu Perbaikan fisik arsip kertas yang rusak - Deasidifikasi arsip yaitu Penetralisir keasaman dalam kertas/ arsip - Enkapsulasi arsip yaitu pelapisan arsip dengan plastik polyester untuk menjaga keutuhan arsip ( imunitas arsip) Pasar yang akan dituju antara lain :
Perbaikan Buku C Desa yang rata- rata rusak ( biaya perabaikan 1 buku C desa berkisar 20 s/d 50 juta ). di Indonesia ada 74.000 desa, 85% buku c desa mengalami kerusakan.
Buku Siswa di sekolah yang juga rata- rata rusak ( biaya perbaikan buku daftar siswa di suatu sekolah hampir setara dengan buku C Desa) di Indonesia ada lebih 250.000 sekolah
Perusahaan- perusahaan yang berskala nasional yang sudah berdiri lama sehingga memiliki banyak sekali arsip/ dokumen ( Rumah Sakit/ Bank dll) Diantara arsip tersebut pasti banyak yang rusak karena tidak terawat.
Perseorangan atau organisasi yang karena tidak terawat arsipnya banyak yang rusak seperti arsip akta lahir, sertifikat, ijasah dll
2. Alih Media arsip Kegiatan alih media arsip diutamakan dengan kegiatan antara lain: - Alih Media arsip kertas dan foto - Alih media arsip Video - Alih Media arsip Kaset suara Pasar yang akan dituju antara lain :
Perusahaan berskala besar yang memiliki dan menghasilkan banyak arsip tiap harinya ( jumlahnya tak terbatas )
Instansi Pemerintah yang memiliki banyak arsip dan dokumen yang penting dan jumlahnya juga banyak
Organisasi politik, kemasyarakatan dll yang memiliki arsip yang dapat dialih mediakan mengingat pentingnya posisi arsip tersebut.
Individu atau perorangan ( jumlahnya tidak terbatas )
3. Manajemen arsip Kegiatan Manajemen Arsip diutamakan dengan kegiatan: - Penataan kearsipan - Sistem kearsipan - pemusnahan arsip Pasar yang akan dituju antara lain :
Perusahaan yang memiliki dan menghasilkan banyak arsip tiap harinya
Instansi Pemerintah yang memiliki banyak arsip dan dokumen yang penting dan jumlahnya juga banyak
Organisasi politik, kemasyarakatan dll yang memiliki arsip yang dapat dialih mediakan mengingat pentingnya posisi arsip tersebut.
4. Training Kegiatan training kearsipan diutamakan dengan kegiatan : - Pelatihan penataan kearsipan - Penerapan sistem kearsipan - Digitalisasi/ alih media arsip Pasar yang akan dituju antara lain :
IV.
Sekolah baik Negeri atau swasta ( jumlahnya 250.000 sekolah)
Pemerintahan Desa ( jumlahnya 74.000 se Indonesia)
Pemerintah ( Pemerintah Pusat, Daerah Tk. I dan daerah Tk. II)
Perusahaan
Organisasi/ lembaga
potensi pendapatan Potensi pendapatan menurut perhitungan sangat besar dengan perhitungan seperti berikut ini: 1. Perawatan dan perbaikan arsip ( Restorasi Arsip ) Sebagai contoh pendapatan dari kegiatan laminasi Buku C Desa sbb: Biaya laminasi perlembar Rp. 27.500 bila harus melaminasi 500 lembar akan diperoleh pendapatan ( 500 x Rp.27.500,- = Rp. 13.750.000,-) per 1 DESA bila yang menggunakan jasa kita 50 % dari 74.000 desa = 37.000 desa. Potensi pendapatan = Rp. 13.750.000 x 37.000 desa = Rp. 5.087.500.000.000 - POTENSI KEUNTUNGAN : 35% X Rp. 5.087.500.000.000 = ............ Bagaimana dengan potensi untk perawatan arsip sekolah yang sama dengan arsip desa ? tentu sangat besar, belum lagi pasar yang lain. 2. Alih Media arsip Sebagai contoh pendapatan dari kegiatan alih media Buku C Desa sbb: Biaya alih media perlembar Rp. 2.500 bila harus alih media 500 lembar akan diperoleh pendapatan (500 x Rp.2.500,- = Rp. 1.250.000,-) per 1 DESA bila yang menggunakan jasa kita 50 % dari 74.000 desa = 37.000 desa. Potensi pendapatan = Rp. 1.250.000 x 37.000 desa =
Rp.
46.250.000.000,POTENSI KEUNTUNGAN: 35 % X rP. 46.250.000.000 = ........... Bagaimana dengan potensi sekolah untuk alih media yang sama dengan arsip c desa ? belum lagi pasar lain seperti perusahaan ?
3. Manajemen Arsip Kegiatan manajemen arsip bersifat custom, sehingga masalah biaya adalah negosiasi antara penyelenggara dan pengguna jasa. sebagai ilustrasi biaya penataan kearsipan secara manual biaya berkisar Rp. 50.000.000,-/ paket manajeman. Bila dalam 1 bulan ada minimal 10 penataan kearsipan akan diperoleh pendapatan berkisar Rp. 50.000.000,- x 10 = Rp. 500.000.000,Bila penataan manajemn kearsipan dengan menggunakan sistem kearsipan berbasis TEHNOLOGI INFORMASI harga bisa lebih mahal lagi. 4. Training Kearsipan Kegiatan Training Kearsipan bersifat custom, sehingga masalah biaya adalah negosiasi antara penyelenggara dan pengguna jasa. sebagai ilustrasi biaya Tarining penataan kearsipan biaya berkisar Rp. 50.000.000,-/ paket training manajeman. Bila dalam 1 bulan ada minimal 5 penataan kearsipan akan diperoleh pendapatan berkisar Rp. 50.000.000,- x 5 = Rp. 250.000.000,5. Penyimpanan Arsip Penyimpanan arsip merupakan lahan bisnis di bidang kearsipan dan dokumen yang cukup menjanjikan walaupun modal aweal yang dibutuhkan cukup besar karena harus membangun gedung dan membeli sarana prasarana kearsipan yang cukup. Namun dengan kondisi sekarang ini potensi tempat penyimpanan arsip/ dokumen yang representatif dan ekslusif masihsangat dibutuhkan perusahaan maupun masyarakat.
V.
model kerjasama a. sistem bagi hasil Kerjasama yang kami tawarkan adalah kerjasama yang saling menguntungkan dengan sistem bagi hasil. Keuntungan sistem bagi hasil adalah setiap peserta kerjasama akan dapat mengelola bersama bisnis ini secara transparan sehingga akan meningkatkan kepercayaan satu sama lain. Keuntungan sistem bagi hasil antara lain: Bisnis dikelola secara transparan per proyek Nilai investasi disesuaikan dengan kemampuan investor Tidak ada monopolistik dalam investasi Pembagian hasil dilakukan secara adil Pembagian hasil yang diberikan diambilkan dari Laba bersih dari suatu proyek Pelaksanaan proyek per 3 bulan. Per Proyek hanya diikuti maksimal 2 Investor. Pembukuan dilakukan secara terbuka, investor ikut menanggung kerugian sesuai nilai modal disetor bila usaha mengalami kerugian.
Investor dipersilahkan untuk melihat pembukuan dan keuangan proyek yang di ikutinya Tabulasi perhitungan bagi hasil kerjasama : PESERTA
KOMPOSISI
KOMPOSISI BAGI HASIL
KERJASAMA
MODAL
Bengkel Arsip : Investor
PESERTA 1
30 %
12 %
PESERTA 2
50 %
20 %
B. SISTEM PROSENTASE NILAI INVESTASI Keuntungan sistem bagi hasil antara lain : Bisnis dikelola secara transparan per proyek Nilai investasi disesuaikan dengan kemampuan investor Tidak ada monopolistik dalam investasi Prosentase keuntungan investasi bersifat tetap sebesar 10 % per 3 bulan dari nilai investasi Investor tetap akan mendapatkan keuntungan walaupun usaha mengalami kerugian Modal investasi di tanamkan minimal 1 Tahun dalam bentuk perjanjian kerja Investor tidak terlibat dalam proses kegiatan usaha
VI.
penutup Peluang adalah tetap akan menjadi peluang kalau kita tidak cepat melakukan eksekusi. Ketika belum ada pesaing/ belum banyak pesaing kita harus cepat bereaksi sehingga bilamana follower datang kita tetap akan memimpin pasar, oleh karena fisibility study sederhana ini semoga menjadi pertimbangan yang realistis dalam menentukan langkah bisnis kita. salam
BENGKEL ARSIP
