directieverslag 2015 Theater Kikker Podium Hoge Woerd

directieverslag 2015 Theater Kikker Podium Hoge Woerd

Theater Kikker

Podium Hoge Woerd

www.theaterkikker.nl

www.podiumhogewoerd.nl

Ganzenmarkt 14

Hoge Woerdplein 1

Utrecht

De Meern

030 - 2319666

030 - 7210933

postadres: Postbus 185 – 3500 AD Utrecht _______________________________________________________________________ directieverslag 2015 Theater Kikker en Podium Hoge Woerd

1

INHOUD

Inleiding: een jaar van transitie

3

Inhoudelijke terugblik

4

Activiteiten en bezoekers in getallen

7

Publiekswerving en marketing

9

Personeel en vrijwilligers

12

Bestuur / cultural governance

14

Huisvesting / investeringen

16

Financiën

17

Slotwoord: vol vertrouwen verder

19

Bijlage: personeelssamenstelling 2015

20

_______________________________________________________________________ directieverslag 2015 Theater Kikker en Podium Hoge Woerd

2

inleiding: een jaar van transitie Op 24 september 2015 gaf wethouder Margriet Jongerius in onze gloednieuwe theaterzaal in Leidsche Rijn het sein aan de tweehonderd genodigden om gelijktijdig even zoveel ballonnen te doen knappen: niet alleen de officiële, maar vooral een feestelijke en knallende aftrap van Podium Hoge Woerd. De feitelijke start was al op 30 augustus, toen we samen met Museum Hoge Woerd, Steede Hoge Woerd en CastellumCafé tijdens de grote publieksopening van Castellum Hoge Woerd duizenden bezoekers ontvingen in ons nieuwe gebouw en op het uitgestrekte binnenterrein. Dit directieverslag staat dan ook in het teken van een wel heel bijzonder jaar in de ruim veertigjarige geschiedenis van Theater Kikker. Met de realisering van ons tweede theater maakte onze organisatie een grote sprong, in schaalgrootte, maar ook inhoudelijk en in publieksbereik. In dit verslag staan we stil bij de transitie naar een vernieuwde organisatie die het jaar zo kenmerkte en bij de eerste resultaten in Podium Hoge Woerd. Natuurlijk krijgt ook Kikker, ons ‘oude theater’ aan de Ganzenmarkt, de aandacht die het ruimschoots verdient. Dit inhoudelijke verslag verschijnt gelijktijdig met het financiële jaarverslag. mei 2016


3

inhoudelijke terugblik In mei, ruim drie maanden voor de voltooiing van Castellum Hoge Woerd, was de toen nog kale zandvlakte van het binnenterrein het toneel van een uitverkochte speelserie van Geheim van het Nieuw Utrechts Toneel, dat het publiek ontving voor een voorstelling-met-maaltijd. Ook de nog niet ingerichte theaterzaal werd benut. Door de bijzondere ambiance van een gebouw dat nog in aanbouw was, werd Geheim behalve een aangename voorstelling met een dito maaltijd óók een bijzondere sneak preview voor de 1200 bezoekers. Na een tweetal proefvoorstellingen in onze theaterzaal in de dagen daarvoor sprongen we – samen met onze partners in het Castellum – op 30 augustus, een zonovergoten zondagmiddag, in het diepe: we openden de poorten voor het publiek. Na de plechtige overhandiging van een ooit ter plekke aangetroffen Romeinse sleutel door wethouder Kees Geldof aan de drie directies boden we samen met Steede en Museum zowel binnen als buiten een uitgebreid programma van rondleidingen, Romeinse re enactment, films, een acrobatiekshow, korte theatervoorstellingen en feestelijke fanfaremuziek. Verspreid over de middag mochten we maar liefst 7000 bezoekers verwelkomen. In de openingsmaand die volgde presenteerde Podium Hoge Woerd bijzondere evenementen, waarvoor we samenwerkten met Utrechtse groepen en makers. Op onze uitnodiging schreven vijf toneelschrijvers korte teksten, die aanhaakten bij archeologische vondsten uit de directe omgeving en zo thematisch een verbinding legden met Museum Hoge Woerd. Die teksten werden in verschillende uithoeken van het Castellum geënsceneerd door Utrechtse regisseurs van het NUT, Aluin, Het Filiaal en Theater Utrecht. In kleine groepen maakten de bijna 600 bezoekers een theatrale rondgang langs de vijf korte stukken in het Castellum. En passant maakten ze kennis met het nieuwe gebouw. De installatie Curve van theatermaakster Boukje Schweigman, vormgeefster Cocky Eek en geluidskunstenaar Martin Franke maakte twee weekends lang eveneens deel uit van het openingsprogramma. Zo’n 550 bezoekers begaven zich individueel in een spiraalvormige tunnel op het binnenterrein, om zich dankzij het spel van licht en donker, het gevoel van eindeloosheid en de subtiele soundscape over te geven aan een bijzondere zintuiglijke ervaring. In diezelfde openingsmaand plaatste Het Filiaal op het voorplein van het Castellum een container, waarin de succesvoorstelling Huis speelde, voornamelijk voor schoolklassen uit Leidsche Rijn. De inhoudelijke koers van Podium Hoge Woerd is toegesneden op de opdracht primair een theater te zijn van en voor Leidsche Rijn, Vleuten en De Meern, of – anders gezegd – een programma te bieden voor een brede groep theaterliefhebbers. Meer dan in het vooral aanbod-gestuurde Theater Kikker staat de publieksvraag centraal. De zaalprogrammering kende dan ook van bij aanvang een brede waaier van voorstellingen: naast theater ook cabaret, kleinkunst en lichte muziek en, met het oog op het grote aantal jonge gezinnen in Leidsche Rijn, veel jeugdtheater. Zo was er muziek te horen van Carel Kraayenhof en Spinvis, cabaret te zien van onder meer Javier Guzman, Henry van Loon en Ronald Snijders en de imponerende voorstelling Horror van Jakop Ahlbom. Naast voorstellingen op zondag_______________________________________________________________________ directieverslag 2015 Theater Kikker en Podium Hoge Woerd

4

middagen haakte de jeugdtheater-programmering, in samenwerking met Cultuur19 dat omlijstende workshops organiseerde, aan bij Herfststukjes, het vakantieprogramma dat ook in Theater Kikker en andere theaters gepresenteerd wordt. In de openingsmaand september was er tevens een zeer druk bezocht eendaags Prentenboekjes-festival met voorstellingen voor peuters en kleuters. Ook in Theater Kikker kijken we terug op een inhoudelijk heel mooi jaar, waarin het programma de speerpunten uit ons beleidsplan 2013-2016 weerspiegelde. Met een aandeel van ruim dertig procent van de voorstellingen waren Utrechtse groepen en makers prominent vertegenwoordigd. Aluin was ‘grootleverancier’ met maar liefst vier producties, samen goed voor twintig voorstellingen, waaronder, rondom de kerstdagen, een serie van tien voorstellingen van de productie 1600 Slag bij Nieuwpoort, die omlijst werden met historische stadswandelingen en talkshows met historici. De Warme Winkel en Dox hadden premièreseries, terwijl we ook ruimte boden aan jonge Utrechtse makers (onder meer Daan van Bendegem en Vincent Brons) en, met een vierdaags solofestival in onze kleine zaal, net-afgestudeerden van de acteursopleiding van de HKU. Ook Monsteren!, ons tweemaandelijkse programma met korte proeven van nieuw werk, bood plaats aan lokale toneelschrijvers en makers. Verder faciliteerden we het eveneens tweemaandelijkse programma Dit zijn de schrijvers, een nieuw literair initiatief waarin ontmoetingen met veelal lokale schrijvers centraal staan. Voor de derde keer openden we ons seizoen met Kikker Kiest: een tweeweeks festival in september met acht reprises van voorstellingen uit het seizoen daarvoor. Bij de samenstelling permitteerden we ons opnieuw een eigenwijze keuze van voorstellingen die ons extra na aan het hart lagen: onder meer The Black Piece van choreografe Ann Van den Broek, de voorstellingen Liefhebben van Laura van Dolron, Als ik de liefde niet heb van Marjolijn van Heemstra en De Maliebaanmonologen van Aluin. Het programma werd omlijst met inleidende lezingen, een film en de talkshow In gesprek met Greg, geleid door theatermaker Greg Nottrot. De Wintercollectie vormde een tweede ‘ankerpunt’ in ons programma. In vijf dagen tijd toonden we in onze beide zalen speciaal geselecteerde voorstellingen van tien jonge makers, die nog maar net afgestudeerd waren. De avonden werden afgesloten met Chez Jolie, waarin gastvrouw / programmeur Jolie Vreeburg samen met een gastkijker, een ervaren theatermaker, napraatte met makers en publiek. Het vermelden waard waren verder het driedaagse programma Schwalbe in huis (met de voorstellingen Spaar ze en Op eigen kracht, die dit mimecollectief speciaal voor ons in reprise had genomen), het driedaagse dansfestival Moving Futures (waarin verschillende danswerkplaatsen uit het land werk van jonge makers samenbrachten) en de vijfde editie van het Stadshuistoneel (gelegenheidsvoorstelling voor het Uitfeest die Paul Feld en Erik Snel maakten op locatie in de Raadzaal met de burgemeester, wethouders en raadsleden als acteurs). _______________________________________________________________________ directieverslag 2015 Theater Kikker en Podium Hoge Woerd

5

Verder mochten we ons gelukkig prijzen met een vijfdaagse speelserie van Angels in America van Toneelgroep Oostpool, niet alleen een grote publiekshit, maar ook een prachtige voorstelling met topacteurs. Ander hoogtepunt, al meteen aan het begin van het jaar, was Nobody Home van Daria Bukvic: imponerende getuigenissen van drie vluchtelingen, die we boekten in onze kleine zaal lang voordat de voorstelling een nationale publiekshit werd. De publiekstoeloop was zo groot dat we een extra voorstelling in konden lassen. Met collega-theaters in Rotterdam, Amsterdam, Den Haag, Den Bosch, Haarlem en Groningen ondersteunden we, in het samenwerkingsverband Coproducers, de dansvoorstelling Clubbing van Keren Levi en Tom Parkinson met voorfinanciering en met drie speelbeurten. Als vanouds bundelden we ons jeugdtheateraanbod tijdens de schoolvakanties in Lente-uitjes en Herfststukjes, waarvoor we samenwerkten met de Stadsschouwburg Utrecht en met theaters in Nieuwegein, Houten en Amersfoort. In de herfst namen we ook met Podium Hoge Woerd deel aan dit project. Directeur en programmeur traden als interviewer op bij ruim dertig nagesprekken met makers, onder meer met Toneelschuur-regisseurs Nina Spijkers en Olivier Diepenhorst, met Sadettin Kirmiziyuz, Abke Haring, de acteurs van Discordia, De Warme Winkel en Oostpool en choreografen Keren Levi, Cecila Moisio en Alida Dors. In samenwerking met de studie Theaterwetenschap werd het initiatief KikkerKijkers gestart, waarin een zestal studenten gedurende een heel studiejaar intensief de programmering van Kikker volgt en hierop met een docent en met onze programmeur reflecteren. Opnieuw benutten Spring en Tweetakt de beide zalen van Theater Kikker voor een uitgebreide, deels internationale programmering in hun festivals. Impakt programmeerde twee van zijn vijf festivaldagen buiten ons theater, zodat het programma met drie festivaldagen in huis beperkter was dan in eerdere jaren. Festival Oude Muziek benutte de grote zaal van Kikker voor twee theatrale producties. Bij wijze van incidenteel uitstapje naar de popmuziek hadden we gedurende drie dagen muziekfestival Le Guess Who? in huis. In de evaluatie stelden wij en het festival vast dat de onderlinge samenwerking voortzetting verdient: het gebruik van onze theaterzalen bleek van meerwaarde voor het geselecteerde muziekprogramma, dat van het publiek een geconcentreerde luisterhouding vroeg. Veel van de dagen dat een van de zalen onbenut bleef voor eigen programmering of externe festivals wisten we te verhuren, grotendeels aan amateurgezelschappen, soms ook aan maatschappelijke organisaties. Zo presenteerde GroenLinks zijn op dat moment net aangetreden politiek leider Jesse Klaver in onze grote zaal aan de eigen achterban. _______________________________________________________________________ directieverslag 2015 Theater Kikker en Podium Hoge Woerd

6

activiteiten en bezoekers in getallen Hieronder staat een overzicht van het aantal voorstellingen en de bezoekersaantallen, uitgesplitst naar genres en locaties in de beide gebouwen. Het betreft voorstellingen die we zelf programmeerden. Verhuringen en voorstellingen van externe festivals zijn er niet in opgenomen. In Podium Hoge Woerd zijn de bijna 1200 bezoekers meegeteld voor de twaalf voorstellingen van de productie Geheim, die het NUT in mei speelde op het binnenterrein van het toen nog niet voltooide Castellum.

29

2.698

93

221

16.775

76

dans

23

1.442

63

1

156

156

24

1.598

67

jeugdtheater

39

3.783

97

25

3.361

134

64

7.144

112

cabaret / kleinkunst

0

0

-

10

1.419

142

10

1.419

142

muziek(theater)

8

347

43

9

1.327

147

17

1.674

98

ov erig

22

944

43

8

678

85

30

1.622

54

Totaal

284

20.593

73

82

9.639

118

366

30.232

83

Kikker grote zaal

165

14.847

90

Kikker kleine zaal

108

4.934

46

foy er / op locatie

11

812

74

zaal PHW

51

7.247

142

elders in Castellum

31

2.392

77

gemiddeld

74

bezoekers

voorstellingen

14.077

gemiddeld

192

bezoekers

theater

gemiddeld

voorstellingen

Totaal

bezoekers

Podium Hoge Woerd

voorstellingen

Theater Kikker

In 2015 presenteerden we in Theater Kikker 132 producties, samen goed voor 284 voorstellingen, een lichte daling ten opzichte van 2014, toen we 295 voorstellingen telden. Toch steeg het aantal bezoeken met ruim 1000, van 19.416 naar 20.593. Het gemiddelde bezoek per voorstelling nam dus toe: van 66 naar 73. Het aantal activiteiten van huurders (inclusief externe festivals) bleef nagenoeg gelijk (147 in 2014, 142 in 2015) Hetzelfde gold voor het aantal bezoekers bij die verhuringen (11.961 om 12.395). Al bij al steeg het totale bereik (dus van eigen programmering én verhuuractiviteiten samen) met 1600 bezoeken naar 32.988. De ontwikkeling van het aantal activiteiten en bezoekers in de afgelopen jaren is af te lezen in de grafieken op de volgende pagina. _______________________________________________________________________ directieverslag 2015 Theater Kikker en Podium Hoge Woerd

7

350 300 250

eigen programmering

200 150 100

huurders / festivals

50 0 2011

2012

2013

2014

2015

aantal activiteiten Theater Kikker ↑ 25000 20000

eigen programmering

15000 10000

huurders / festivals

5000 0 2011

2012

2013

2014

2015

aantal bezoeken Theater Kikker ↑

Vanzelfsprekend kunnen we voor Podium Hoge Woerd de cijfers nog niet in een historisch perspectief plaatsen, maar we kunnen ze wel afzetten tegen de prognoses uit ons Ondernemingsplan van januari 2014. Toen calculeerden we voor een heel seizoen een totaal van tien- tot dertienduizend bezoeken. De cijfers over 2015 werden positief beïnvloed door de extra intensieve programmering in onze openingsmaand (Castellumverhalen en Curve) en de speelserie van Geheim op het binnenterrein, maar ook wanneer we deze wat flatterende omstandigheden in ogenschouw nemen, is het bezoekersaantal een voorbode van een structureel groter bereik dan verwacht. Hierop wijst het gemiddelde van 142 bezoekers in onze theaterzaal (een bezettingspercentage van 63% met elf uitverkochte voorstellingen), waar we in de prognose rekenden met een gemiddelde van 100. Overigens is in de cijfers voor Podium Hoge Woerd niet meegenomen het bezoek aan de gezamenlijke openingsmanifestatie van 30 augustus. We telden toen in één middag 7000 bezoekers. In de luttele maanden dat Podium Hoge Woerd open was, speelde verhuur nog maar een beperkte rol. Er was een aantal kleinschalige conferenties. Verder werd de zaal gehuurd door Het Filiaal voor montage van twee nieuwe producties. Voor het publieksbereik in Podium Hoge Woerd waren verhuuractiviteiten in de eerste maanden dus nog niet echt relevant. _______________________________________________________________________ directieverslag 2015 Theater Kikker en Podium Hoge Woerd

8

publiekswerving en marketing Ons nieuwe theater vroeg om een opbouw van geheel nieuwe publiciteits- en communicatiemiddelen. Dit moest ook nog eens onder grote tijdsdruk gebeuren: pas in april traden nieuwe publiciteitsmedewerkers toe tot het team, terwijl we de ambitie hadden om al in juni te starten met de voorverkoop. Wel was al veel voorbereidend werk verricht: voor de vormgeving van drukwerk en digitale media had ontwerpbureau Dietwee een gemeenschappelijke huisstijl ontwikkeld voor het Castellum, die, met het oog op onderlinge samenhang, in afzonderlijke varianten eveneens toe te passen was door Podium, Museum, Steede en Café. In de aanloop naar de opening van het Castellum werd de gezamenlijke communicatie behartigd door Lieke Timmermans, die de partners samen hadden ingehuurd. Zij begeleidde het proces van de gezamenlijke huisstijl en website en verzorgde de campagne, gericht op de publieksopening van 30 augustus. Ook voor de website van Podium Hoge Woerd was voorwerk verricht: de nieuwe website die we in 2014 voor Theater Kikker lieten bouwen was zo ingericht dat we deze, in de inmiddels ontwikkelde huisstijl, konden toepassen voor ons nieuwe theater. Hetzelfde gold voor Ticketmatic, het ticketingsysteem dat we in Kikker gelijktijdig met de nieuwe website hadden geïmplementeerd. De nieuwe publiciteitsmedewerkers verzorgden de campagne voor Podium Hoge Woerd, die gericht was op voorverkoop voor het eerste seizoen. Anders dan bij Theater Kikker, waar bezoekers pas kort tevoren een kaartje kopen en seizoens(voor)verkoop weinig zinvol is, mikten we bij Podium Hoge Woerd in eerste instantie op bezoekers die hun theaterbezoek langer vooruit vast willen leggen. In het marketingplan, dat aan de basis lag van de campagne, legden we ons in deze startfase toe op het opbouwen van een zo breed mogelijke bekendheid in de onmiddellijke omgeving. Die campagne richtte zich dan ook voornamelijk op Leidsche Rijn, Vleuten en De Meern: een seizoensfolder werd via huisaan-huisblad De Brug verspreid, ondersteund door een uitgebreide affichering in het stadsdeel. Tegelijk bouwden we een adressenbestand op voor online verzending van nieuwsbrieven en werden Twitter en Facebook ingezet om tot een kring van volgers te komen. Ondertussen genereerden de aanstaande opening van het Castellum en de start van ons theater de nodige free publicity in lokale media. Al met al waren nog voor de opening ruim 3000 kaarten verkocht voor het nieuwe seizoen, een aantal dat vier maanden later, bij de jaarwisseling, was opgelopen tot 10.000. Ontwerpbureau Dietwee en Eagerly Internet, het bureau dat verantwoordelijk was voor de bouw van de website, ontwikkelden voor ons een narrowcasting-systeem ten behoeve van programma-informatie via monitoren en projectie in het Castellum. Van deze inspanningen profiteerden ook Museum, Steede en Café.


9

Van meet af aan deden we onderzoek onder bezoekers van Podium Hoge Woerd. De eerste resultaten lieten het volgende zien. Zo’n 65% van de respondenten kwam uit Leidsche Rijn, Vleuten of De Meern, circa 12% uit de rest van de stad en bijna een kwart van daarbuiten. De leeftijdsopbouw van de respondenten was gelijkmatig: 27% tussen de 26 en 40 jaar, het volgende kwart in de groep 41- tot 50jarigen (28%) en het derde kwart in de groep 51- tot 65-jarigen (28%). Van de respondenten was 15% ouder dan 65. Maar een klein deel is jonger dan 25 jaar (2,5%). Hierbij zij aangetekend dat bij jeugdvoorstellingen de ouders de respondenten waren. Van de respondenten bezocht 11% een voorstelling in het gezelschap van kinderen. Opmerkelijk is dat in korte tijd al 17% van de respondenten vaker dan één keer een voorstelling bezocht. Het overgrote deel van de respondenten zei zeker (61%) of zeer waarschijnlijk (23%) terug te komen. Met een gemiddeld rapportcijfer van 7,8 was de waardering goed. Onze publiciteitsmedewerkers en het hoofd publiek participeerden in het communicatieoverleg waarin Podium, Steede, Museum en Café de overkoepelende publiciteit en communicatie voor het Castellum behartigen, onder meer via de Castellum-website, -nieuwsbrieven en sociale media en voor gezamenlijk aan te kondigen activiteiten, zoals een gebundeld programma in de kerstvakantie. De communicatie met de omwonenden van het Castellum vroeg om bijzondere aandacht. Wij namen, mede namens onze Castellumpartners, het voortouw voor een burennieuwsbrief om omwonenden op de hoogte te houden van de mogelijke gevolgen van voorgenomen activiteiten. Ook richtten we een burenplatform in, waaraan op onze uitnodiging acht omwonenden deelnemen die eventuele overlast van de activiteiten monitoren en met de Castellumpartners bespreken. Dit alles kon niet wegnemen dat bij een deel van de omwonenden grote huiver bleef bestaan voor de komst van zo’n omvangrijke ‘buurman’. Deze huiver werd aangewakkerd door de voorgenomen aanpassing van het bestemmingsplan, waarvoor de gemeente in januari 2015 een eerste voorstel presenteerde dat tot veel tegenstand in de buurt leidde over te hanteren begrenzingen voor geluid en aantallen bezoekers. Er volgden twee zeer druk bezochte en in toonzetting soms hoog oplopende bewonersbijeenkomsten waar de gemeente tekst en uitleg gaf. Van onze kant hoopten we de onrust wat te kalmeren door in die bijeenkomsten onze plannen voor de buitenprogrammering te schetsen, plannen die volgens ons niet overeenkwamen met de beeldvorming die was ontstaan. De gebleken weerstand noopte de gemeente om de voorstellen nog eens goed te bekijken. Daarom kon het nieuwe bestemmingsplan in 2015 niet worden vastgesteld. Na de ingrijpende aanpassingen van het jaar daarvoor (nieuwe website en ticketingsoftware) maakten we bij de ontwikkeling van publiciteitsmiddelen voor Theater Kikker een pas op de plaats, ook omdat we al onze energie en menskracht moesten inzetten voor ons nieuwe theater. Wel verfijnden we onze


10

online communicatie, onder meer met een nieuwe nieuwsbrief-module. We pasten de narrowcasting die voor Podium Hoge Woerd was ontwikkeld tevens toe in Theater Kikker. In de publieksopbouw van Theater Kikker bleef het aandeel bezoeken door studenten onverminderd groot (ca. 23%, waarvan ca. 11% via passe-partout). De Happy Tuesday, vaste avond met extra hoge studentenkorting, was goed voor bijna 500 verkochte tickets. De mogelijkheid die we een jaar eerder introduceerden om tegen reductie via de website ook voor kleinere groepen te reserveren leidde, met name bij jeugdvoorstellingen, tot een toename van groepsgewijs bezoek: inmiddels bijna 9% van het totaal. De verkoop van passe-partouts, waarmee een jaar lang onbeperkt voorstellingen bezocht kunnen worden, stagneerde op een aantal van ca. 100, waarvan ca. 70 aangeschaft werden door studenten, voornamelijk van de HKU en Theaterwetenschap. Samen waren de passe-partouthouders goed voor 15% van alle betaalde bezoeken, hetgeen neerkwam op een gemiddelde van bijna 25 bezoeken per passe-partouthouder. Met de komst van Podium Hoge Woerd kreeg de medewerker die belast was met de kaartverkoop een ferme taakuitbreiding. Om hiervoor ruimte te maken, stopten we bij aanvang van seizoen 15/16 met openstelling van de kassabalie gedurende de middaguren. In de afgelopen jaren had balieverkoop overdag aan belang verloren: het aantal online-aankopen was opgelopen tot bijna 80%, terwijl overige aankopen meestal ’s avonds kort voor de voorstelling gedaan werden. We ondervonden dan ook geen nadelige gevolgen, nu onze kassa alleen nog online en telefonisch bereikbaar was. ’s Avonds werd de kassa nog wel bemand, steeds door vrijwilligers. Dat gold in Kikker, maar ook in Podium Hoge Woerd, waar zich hiervoor al snel veel gegadigden hadden gemeld. In ons nieuwe theater hanteerden we een pin-only-regime, om de administratieve last van (contant) kasverkeer te vermijden. Dit bleek probleemloos te verlopen.


11

personeel en vrijwilligers Het begin van het verslagjaar stond grotendeels in het teken van de transitie, die nodig was om vanaf de zomer ook ons nieuwe theater te exploiteren. Na september 2014, toen de gemeente Utrecht ons de daadwerkelijke opdracht gaf, kon de personele organisatie worden aangepast. Wij lieten ons hiervoor bijstaan door een externe adviseur, Pauline Altena. Zij inventariseerde de individuele verwachtingen bij de medewerkers en zij assisteerde de directie met het inrichten van een nieuw organogram. De transitie werd tevens aangegrepen om functieprofielen te actualiseren. In het nieuwe organogram was voor het eerst plaats voor een driekoppig managementteam dat zou bestaan uit de directeur, die tevens op zou treden als hoofd programmering, het hoofd techniek (Jaap van der Woude) en een nieuw aan te trekken hoofd publiek, belast met aansturing van medewerkers publiekswerving en –ontvangst in de beide theaters. In het organogram werd een onderscheid gemaakt tussen medewerkers die primair locatiegebonden zouden werken (programmering, publiciteit, techniek en – alleen voor Kikker – horeca, avonddiensten en schoonmaak) en medewerkers die inzetbaar zouden zijn voor beide theaters (leden managementteam, financiële administratie, kaartverkoop, office-management). Wel zou bij alle afdelingen gestuurd worden op zo groot mogelijke onderlinge samenhang en uitwisseling van kennis en menskracht. Zo werkten de directeur en de programmeurs van Kikker en Podium Hoge Woerd vanuit een driekoppig programmateam, waarin expertise kon worden gedeeld, ideeën konden worden uitgewisseld en samenhang tussen de beide theaters kon worden opgezocht. Functieprofielen en organogram vormden de basis voor werving van nieuwe medewerkers. De functie van programmeur van Podium Hoge Woerd, waarvan invulling de grootste haast had, was met de aanstelling van Marjan van Huijstee al in december 2014 vervuld. Voor de andere functies werd de werving afgerond in of kort na maart 2015: Alette Ahsmann trad aan als hoofd publiek, er kwamen twee nieuwe medewerkers publiciteit, drie technici en een medewerker financiële administratie. Behoudens de uitbreiding van de personeelsformatie was de belangrijkste mutatie het vertrek (en de vervanging) van een van de publiciteitsmedewerkers van Theater Kikker. In verband met het extra werk dat nodig was voor voorbereiding van ons nieuwe theater kregen medewerkers financiële administratie, techniek en publiciteit tijdelijk een uitbreiding van uren. Om diezelfde reden werd het dienstverband met de directeur structureel uitgebreid naar full time. In de eerste maanden na de opening, toen er nog veel extra werk was in verband met de opstart, was een technicus van de Stadsschouwburg Utrecht, daar tijdelijk overtollig door de verbouwing van de Douwe Egberts Zaal, gedetacheerd bij Podium Hoge Woerd.


12

Aan het einde van het jaar was de personeelsopbouw als volgt (weergegeven in fte’s van 36 u / week). Hierin is een verdeling aangebracht van tijdinzet c.q. kostentoerekening voor de afzonderlijke theaters. aantal functie medew. directie / hoofd programmering hoofd publiek hoofd techniek programmering theatertechniek publiciteit kaartverkoop officemanagement financiële administratie horeca, verhuur & productie avondpersoneel (oproepkrachten) baliemedewerkers (oproepkrachten) schoonmaak totaal

1 1 1 2 6 5 1 1 2 2 5 2 3 32

fte totaal

fte Kikker

fte PHW

1,0 0,9 0,9 1,8 4,7 3,3 0,9 0,7 1,1 1,6 1,2 0,2 0,8 19,1

0,5 0,4 0,5 0,9 2,9 1,7 0,5 0,7 0,7 1,6 1,2 0,8 12,4

0,5 0,5 0,4 0,9 1,8 1,6 0,4 0,4 0,2 6,7

In een jaar tijd is het aantal betaalde medewerkers met 9 toegenomen en het aantal fte met 6,5. De volledige formatie in 2015 is te vinden in de bijlage. Langdurige periodes van arbeidsongeschiktheid van twee medewerkers zorgden voor een ziekteverzuim van 7,5%, ruim 2% hoger dan in 2014. Voor waarneming van de betreffende werkzaamheden deden we een beroep op freelancers. We konden opnieuw gebruik maken van de inzet van vrijwilligers. Opnieuw gold dit in Kikker voor ca. 25 mensen, inzetbaar voor kaartverkoop en horeca. Een wervingsactie voor Podium Hoge Woerd leidde tot eenzelfde aantal vrijwilligers: publieksbegeleiders annex zaalwachten en medewerkers kaartverkoop. Stagiaires waren er voor publiciteit (Theater Kikker) en theatertechniek (Kikker en Podium Hoge Woerd). In oktober, toen de eerste veranderingen achter de rug waren, was er een gezamenlijke terugblik met het voltallige personeel. Daarin keken we terug op wat zeker voor de ‘oude garde’ een intensief proces was geweest, waaraan sommigen met enige scepsis waren begonnen, anderen met meer enthousiasme. Voor de ‘nieuwkomers’ was het verrassend om te horen hoezeer alle veranderingen ook hadden ingegrepen op het werk aan de Ganzenmarkt. Daar had wel eens het gevoel geheerst dat wel heel veel aandacht van het management gericht was op het nieuwe theater, waardoor de mensen in Kikker zich soms enigszins ontheemd hadden gevoeld. Toch overheerste het gevoel dat het proces zorgvuldig was doorlopen, dat we met de nieuwe organisatie op de goede weg waren en dat we trots konden zijn op wat we in nauwelijks een jaar tijd voor elkaar hadden gekregen: het realiseren van een gloednieuw theater, terwijl Kikker ondertussen ‘gewoon’ was doorgegaan. Wel was er ook het besef dat er nog veel moet gebeuren om de organisatie verder te stroomlijnen. _______________________________________________________________________ directieverslag 2015 Theater Kikker en Podium Hoge Woerd

13

bestuur / cultural governance Het stichtingsbestuur van Theater Kikker was in december 2015 als volgt samengesteld: voorzitter:

Aukje Haan – 1965 – advocaat vennootschaps- en ondernemingsrecht bij CMS Derks Star Busmann, bestuurslid sinds juni 2013

penningmeester: Marleen Kloppers - 1969 - registeraccountant, financieel interim-manager bij Sound Finance, tevens lid RvC KMU Verzekeringen NV, bestuurslid sinds mei 2015 secretaris:

Jessica Hoitink – 1966 – interim-manager / topadviseur gemeente Amsterdam, bestuurslid sinds juni 2009

leden:

Paul van Vlijmen – 1954 – algemeen directeur Koninklijke Stichting Defensiemusea, bestuurslid sinds april 2008 Evert Jan Jurriëns – 1971 – directeur Aannemingsbedrijf H.J. Jurriëns bv, bestuurslid sinds juni 2009 Maaike Bleeker – 1969 – hoogleraar Theaterwetenschap aan de Universiteit Utrecht, bestuurslid sinds december 2010 Dennis Meyer – 1956 – zelfstandig dramaturg / projectleider theater, bestuurslid sinds december 2012.

Volgens rooster van aftreden namen we in mei 2015 afscheid van penningmeester Koen Perik die na negen jaar het maximale aantal van drie termijnen had vervuld. Voor diens opvolging is, na een openbare oproep, gesproken met vier gegadigden, waarna de keuze viel op Marleen Kloppers. Het bestuur kwam in 2015 vier keer bijeen. Behalve de jaarcyclus van vaststelling jaarverslagen, exploitatiebegrotingen en jaarplannen kwamen de volgende hoofdzaken aan de orde: - Samenwerkingsovereenkomst met Steede Hoge Woerd en Museum Hoge Woerd, die in opdracht van de Castellumpartners werd voorbereid door Gert-Jan van der Vossen van de Holland Consulting Group. De overeenkomst bevatte afspraken over gedeeld beheer en gezamenlijke activiteiten van het Castellum, alsmede verdeelsleutels voor onderlinge verrekening van kosten. In het voorjaar van 2015 bekrachtigden afgevaardigden van de drie besturen de uitgangspunten. Formele ondertekening van de overeenkomst zou pas plaatsvinden in februari 2016. - Vaststelling huurovereenkomst voor Podium Hoge Woerd met de Utrechtse Vastgoed Organisatie. - Vaststelling geactualiseerde meerjarige investeringsplanning voor Theater Kikker.


14

- Voorbereidingen voor Ondernemingsplannen 2017-2020 van Theater Kikker en Podium Hoge Woerd, gericht op de vierjarige subsidieaanvragen in januari 2016. Op zijn verzoek liet de directeur zich bij de totstandkoming van die plannen bijstaan door bestuurslid Dennis Meyer. Omdat een dergelijke inzet van een bestuurslid volgens governance-richtlijnen niet gebruikelijk is en omdat het zou gaan om bezoldigde werkzaamheden, stelde het bestuur strikte voorwaarden: een en ander zou transparant moeten gebeuren tegenover onze belangrijkste subsidiënt en de hoogte van de bezoldiging moest in lijn zijn met soortgelijke werkzaamheden door anderen. Ten slotte zou Dennis zich buiten besluitvorming over de Ondernemingsplannen houden. De schaalsprong van de organisatie bracht het bestuur tot het voornemen om het huidige bestuursmodel, waarin onder eindverantwoordelijkheid van het bestuur bevoegdheden zijn overgedragen aan de directeur, af te wegen tegen een raad-van-toezichtmodel. Het bestuur besloot voor deze afweging de tijd te nemen tot een tijdstip dat de vernieuwde organisatie enigszins stabiel zou draaien, naar verwachting in het voorjaar van 2016. Dan zou tevens de vraag aan de orde komen of de uitbreiding met Podium Hoge Woerd aanleiding moest zijn voor een aanpassing in de samenstelling van het bestuur.


15

huisvesting / investeringen In Theater Kikker investeerden we in een nieuwe brandmeldinstallatie, zodat deze voldeed aan de actuele veiligheidseisen. Verder bleven ingrepen in de accommodatie beperkt tot een bescheiden aanpassing van de foyer. T er bestrijding van de hinderlijke galm werd daar een akoestisch plafond aangebracht. Verder richtten we in de uitbouw van de foyer een hoek in met speciaal ontworpen bankjes. Vanzelfsprekend ging veel aandacht uit naar de inrichting van ons nieuwe theater: kantoorruimte, kleedkamers, het foyergedeelte van het paviljoen en onze nieuwe zaal. Daartoe werden we in staat gesteld door een investeringssubsidie van de gemeente. Voor de aanschaf van de tribune, de licht- en geluidsinstallatie, de stoffering en hijsinstallaties bewandelden we verschillende aanbestedingstrajecten. Hiervoor lieten we ons bijstaan door theateradviesbureau PBTA. Nadat het gebouw eind mei was opgeleverd, de huurovereenkomst met de UVO inging en we dus konden beschikken over onze ruimtes, werd gedurende de zomer onze zaal ingericht. Op 19 en 22 augustus ontvingen we voor proefvoorstellingen respectievelijk de muzikale cabaretgroep Enge Buren en T heatergroep Aluin. We testten niet alleen de zaal en theatertechniek, maar beproefden ook kaartverkoop en -controle en, samen met het café, de publieksstromen. Bijzonder was dat we als een van de eerste theaters in het land de keuze hadden gemaakt om bij de lichtinstallatie volledig gebruik te maken van LED-technologie. De ervaringen van bespelers (soms nogal huiverig voor de kwaliteit van LED-verlichting) bleken zonder uitzondering positief. De inrichting van onze zaal verliep grotendeels naar wens, met één frustrerende uitzondering: de tribune bleek te kampen met hinderlijk malheur. De rugleuningen van de (inklapbare) stoelen waren instabiel, een euvel dat zeer lastig onder controle te krijgen was. Overigens konden, dankzij tussentijdse noodoplossingen, de geprogrammeerde voorstellingen gewoon gespeeld worden. Kort na de publieksopening eind augustus ging de aannemer die verantwoordelijk was geweest voor de bouw van het Castellum failliet. Zolang het overleg tussen eigenaar (UVO) en curator niet was afgerond, kon er geen nieuwe aannemer worden geselecteerd en kon de lange lijst met nog af te werken restpunten dus niet worden aangepakt, een situatie die nog de rest van het jaar (én tot ver in 2016) zou duren. Gevolg was dat zelfs essentiële onderdelen van het gebouw gebreken bleven vertonen: installaties die niet onder controle te brengen waren (zelfs enige tijd niet-functionerende verwarming!), toegangsdeuren die op elke windvlaag reageerden, plafondplaten die te wankel waren gemonteerd en dus naar beneden kwamen, mankerende toegankelijkheid voor rolstoelgebruikers door nog weg te werken drempels etc. Wonder boven wonder bleef de frustratie hierover grotendeels beperkt tot onze medewerkers en die van de partners in het Castellum en ging het ongerief veelal voorbij aan de bezoekers. De trots op zo’n mooi gebouw waarin wij ‘mogen’ werken werd door dit alles, en vooral door het maar voortdurende uitblijven van een oplossing, wel gefrustreerd. _______________________________________________________________________ directieverslag 2015 Theater Kikker en Podium Hoge Woerd

16

financiën Bij de start van Podium Hoge Woerd is met de gemeente, onze voornaamste subsidiënt, afgesproken om in de eerste jaren de financiële huishouding van dat nieuwe theater los te koppelen van Theater Kikker. Er zijn dus separate subsidiestromen en begrotingen. In de jaarrekening worden kosten en inkomsten aan de afzonderlijke podia toegerekend. Hetzelfde geldt voor het eigen vermogen. Reden van deze afspraak is dat wij noch de gemeente het wenselijk vonden om in onzekere aanloopjaren risico’s in de exploitatie van het ene theater af te wentelen op het andere. Voor afdekking van exploitatierisico’s in Podium Hoge Woerd in de eerste drie jaren is met de gemeente dan ook een afspraak gemaakt. Voor dit doel ontvingen we in 2014 een bijdrage van € 150.000 als risicoreserve voor Podium Hoge Woerd. In het verslagjaar sloot het financiële resultaat voor Theater Kikker nagenoeg op nul. Vergeleken met een jaar eerder was er een consolidatie van de inkomsten uit verhuur, een lichte stijging van de barinkomsten en een sterke stijging van de inkomsten uit recettes. In onderstaande grafiek staat het verloop van deze drie inkomstenbronnen. eigen inkomsten Theater Kikker 250000 200000 recettes / passen

150000

verhuur-opbrengst baromzet

100000 50000 0 2010

2011

2012

2013

2014

2015

Aan het einde van het jaar bedroeg het eigen vermogen van Theater Kikker € 260.000, waarvan € 137.000 als bestemmingsreserve voor toekomstige investeringen. Podium Hoge Woerd kende een positief resultaat van € 120.000. Belangrijkste reden van dit positieve resultaat was dat 2015 qua bedrijfsvoering en activiteiten een nog ‘onvolledig’ jaar was: een belangrijk deel van het personeel drukte slechts een deel van het jaar op de begroting, evenals huur- en andere huisvestingskosten. De programmering beliep ook slechts een goede vier maanden. Het financiële resultaat is dan ook niet maatgevend voor de verdere exploitatie van Podium Hoge Woerd. Conform afspraken met onze subsidiënt over risicoafdekking in de aanloopjaren, kon het positieve resultaat worden toegevoegd aan de risicoreserve, die daarmee uitkwam op een bedrag van € 270.000. _______________________________________________________________________ directieverslag 2015 Theater Kikker en Podium Hoge Woerd

17

De investeringen voor de inrichting van het nieuwe theater konden worden bekostigd uit een doelsubsidie, die we van de gemeente ontvingen. Deze subsidie werd voor een belangrijk deel aangewend in 2015. Een deel van de voorgenomen investeringen zou pas in 2016 gedaan worden, waarvoor de resterende subsidie nog beschikbaar bleef. Naast exploitatiesubsidies voor de beide theaters en de investeringssubsidie voor Podium Hoge Woerd ontvingen we van het Fonds Podiumkunsten voor Theater Kikker € 25.000 in het kader van de Subsidieregeling Kleinschalige en Incidentele Programmering, een subsidie die in de zomer voor een nieuwe periode van twee jaar werd toegekend. Voor het project Castellumverhalen, in het kader van de opening van Podium Hoge Woerd, kende de gemeente ons een productiebijdrage toe van € 9000. Voor hetzelfde project ontvingen we van het KF Heinfonds een bijdrage van € 8000 en van het Fentener van Vlissingen Fonds en Prins Bernhard Cultuurfonds respectievelijk € 2000 en € 1500. Voor een gedetailleerde financiële verantwoording verwijzen we naar het financieel jaarverslag dat tegelijk met dit directieverslag is uitgebracht.


18

slotwoord: vol vertrouwen verder Onvermijdelijk is een verslag als dit vooral een opsomming van feitelijkheden, vaak ook nog eens teruggebracht tot cijfermatige opstellingen. Het doet daarmee weinig recht aan de bezieling die áchter die feitelijkheden schuilgaat: het plezier dat tienduizenden bezoekers aan onze voorstellingen beleefden en de overgave van onze medewerkers om avond aan avond voorstellingen mogelijk te maken. Ook gaat zo’n verslag grotendeels voorbij aan die vele voorstellingen waarin de regisseurs, acteurs, choreografen, cabaretiers, muzikanten en dansers ons iets voorschotelden wat we niet eerder (zo) zagen. Zonder die makers zijn we als theaters nergens. Zij brengen ons de verbeelding waarmee wij ons publiek bedienen. Voor dit verslag over 2015 geldt het geschetste euvel nog veel meer dan in eerdere jaren. Reden om voor één keer een persoonlijk slotwoord aan dit verslag toe te voegen. De sprong die we met de organisatie hebben gemaakt heeft veel van mijn collega’s gevraagd, of ze hier nu al lang werkten of als verse kracht op een trein sprongen die op volle snelheid lag. Of ze nu vooral in de weer waren aan de Ganzenmarkt, of in De Meern, of hun aandacht moesten verdelen. De gebleken loyaliteit en betrokkenheid die hiervoor nodig waren en de onverminderde inzet van eenieder geven vertrouwen voor dat wat ons nog te wachten staat. Want we zijn er nog niet. Het zal tijd vergen, voordat ons bedrijf met zijn twee theaters weer de geoliede machine is die het was, toen we ons alleen om Kikker hoefden te bekommeren. Maar niet alleen de bedrijfsvoering blijft om aandacht vragen, dit geldt ook voor de inhoud, de verfijning van het programma en de constante inspanning om bezoekers te interesseren, zowel in Hoge Woerd als in Kikker. Samen met de partners in het Castellum beleven we een waarachtig avontuur. Het is een vreugde om samen te werken met Steede, Museum en Café. Hoewel we nog met vallen en opstaan aan het uitzoeken zijn hoe we dat nou inhoudelijk en praktisch het beste doen, samen zo’n immens gebouw inhoud geven en beheren, we willen met zijn vieren hetzelfde: de bijzondere plek die het Castellum nu al is verder uitbouwen, de meerwaarde van de combinatie van afzonderlijke functies nog meer benutten om zo uit te groeien tot een hotspot, niet alleen voor Leidsche Rijn, Vleuten en De Meern, maar ook voor de rest van de stad. Die gezamenlijke wil biedt een stevige basis, ook voor de toekomst. Ten slotte: aan dit gedenkwaardige verslagjaar gingen vele jaren vooraf van voorbereiding. In al die jaren is het vertrouwen dat de gemeente in ons stelde een enorme stimulans geweest. Dat vertrouwen moet ons nog meer motiveren om met onze twee podia de stad een beetje mooier te maken. Harm Lambers directeur Theater Kikker | Podium Hoge Woerd mei 2016 _______________________________________________________________________ directieverslag 2015 Theater Kikker en Podium Hoge Woerd

19

bijlage: personeelssamenstelling 2015 naam

functie

deeltijdfactor *

in dienst sinds

directie: Harm Lambers

directeur

100 %

06-08-2001

kantoor / administratie: Bas Overvest YuHui Tu Frans Kennes

financiële administratie financiële administratie officemanager

67 % (deels 89) 44 % 67 %

01-12-2007 01-03-2015 01-09-2003

programmering: Jolie Vreeburg Marjan van Huijstee

programmeur Theater Kikker programmeur Podium Hoge Woerd

89 % 89 %

01-08-2012 01-12-2014

hoofd publiek: Alette Ahsmann

hoofd publiek

89 %

01-03-2015

publiciteit: Anne-Marie Kroese Lieke van Gurp Ilona de Jong Estrella Reyes-Pinto Coen van der Hilst

medewerkster publiciteit medewerkster publiciteit medewerkster publiciteit medewerkster publiciteit distributie publiciteit TK

89 % 67 % (deels 78) 89 % (deels 56) 67 % variabel

01-03-2001 01-03-2015 01-04-2015 20-04-2015 21-08-2014

techniek: Jaap van der Woude Stef Swaczyna Gibson Houwer Fred Jonkman Pieter de Jonge Thomas Collignon Pepijn Ensing

hoofd techniek theatertechnica TK theatertechnicus TK theatertechnicus TK theatertechnicus PHW theatertechnicus PHW theatertechnicus TK

89 % (deels 100) 89 % 67 % 72 % 89 % 89 % 89 %

01-08-2009 05-03-2001 01-11-2008 01-09-2002 01-03-2015 01-09-2015 01-09-2015

kaartverkoop: Paul Alders

medewerker kaartverkoop

89 %

12-03-2001

horeca / avonden baliemedewerkers Chantal van den Broek Mark Bergwerff Joep van Helden Feline Schoonhoven Yorke Mulder-Banghoo Sarah Ribbens Joost Segers Sietske de Vries

horeca en productie TK horeca-assistent TK algemene dienst TK algemene dienst TK algemene dienst TK algemene dienst TK algemene dienst TK balie PHW

100 % 56 % variabel ** variabel variabel variabel variabel variabel

13-03-2001 01-11-2002 25-10-2011 07-08-2014 15-08-2014 15-08-2014 01-09-2015 15-09-2015

schoonmaak: Watti Shewdat Berber Mulder Maartje de Goede

schoonmaak TK schoonmaak TK schoonmaak TK

39 % 22 % 22 %

01-10-2003 01-12-2015 15-08-2014

TK TK PHW PHW

einde dienstverband

In de loop van het jaar vertrokken de volgende medewerkers: Ingrid Beer Sanne Leufkens Erin van der Pijl Jitka Marks * **

medewerkster publiciteit TK algemene dienst TK schoonmaak TK balie PHW

67 % variabel 22 % variabel

01-11-2008 01-10-2007 07-08-2014 15-09-2015

31-07-2015 31-08-2015 30-11-2015 31-12-2015

Deeltijdfactor in % op basis van 36 uur per week full time dienstverband. Variabele dienstverbanden op basis van aantal werkelijk gemaakte uren, voor medewerkers algemene dienst Kikker gemiddeld ca. 10 uur per week, in fte ca. 28% , voor baliemedewerkers PHW resp. 8 uur en 22 % .


20

directieverslag 2015 Theater Kikker Podium Hoge Woerd

Recommend Documents