Diplomová práce. Role notáře v právu obchodních korporací. Radim Dočkal

MASARYKOVA UNIVERZITA Právnická fakulta Katedra obchodního práva

Diplomová práce Role notáře v právu obchodních korporací

Radim Dočkal 2016 1

Čestné prohlášení „Prohlašuji, že jsem diplomovou práci na téma: Role notáře v právu obchodních korporací zpracoval sám.. Veškeré prameny a zdroje informací, které jsem použil k sepsání této práce, byly citovány v poznámkách pod čarou a jsou uvedeny v seznamu použitých pramenů a literatury“

…………………. Radim Dočkal

2

Poděkování Tímto bych rád upřímně poděkoval vedoucímu této diplomové práce JUDr. Jaromíru Kožiakovi, Ph.D. za trpělivost, vstřícný přístup, odborné vedení a kritické připmínky. Dále bych rád poděkoval svým spolužákům, kteří mě podporovali při psaní této práce a také za krásných 5 let studia a vytvoření přátelství na celý život. Speciální poděkování patří mým rodičům za jejich srdečnou podporu nejen při studiu, ale v celém životě. V neposlední řadě také děkuji Dance.

3

Anotace Tato diplomová práce se zabývá rolí notáře v oblasti práva obchodních korporací a to zejména jeho významnou úlohou sepisu veřejných listin ve formě notářského zápisu. Práce skýtá obecný vhled do právní regulace a pojetí zápisů, přičemž důraz je kladen především na rozbor podkladového zápisu dle § 80a notářského řádu, o rozhodnutí orgánu právnické osoby. Poukazováno je na jednotlivé náležitosti a rovněž na důsledky vad. Diplomová práce též pojednává o přímých zápisech notáře do veřejného rejstříku, jejich vazby na podkladový zápis a nabízí jejich kritické zhodnocení. Klíčová slova Notář, veřejná listina, notářský zápis, notářský řád, přímý zápis, korporace, obchodní rejstřík

Abstract This diploma thesis deals with the role of notaries in corporate law, especially its important role in drafting public documents in a form of a notarial deed. Thesis provides general insight into the legal and regulatory concepts of deed with an emphasis on the analysis of the deed of a decision of a legal entity according to §80a in The Notaries Act. The author maintains individual requirements as well as the consequences of defects. This thesis also deals with the direct incorporation into the Public Register, its bond to the deed, offering their critical evaluation. Key Words Notary, public document, notarial deed, notary rules and regulations, direct incorporation, corporation, Business Register

4

Obsah Obsah ...................................................................................................................... 5 Seznam zkratek ........................................................................................................ 7 1.

Úvod ................................................................................................................ 8

2.

Notář a jeho činnost ........................................................................................11

3. Notářský zápis jako veřejná listina .....................................................................14 3.1 Důsledky vad notářského zápisu jako veřejné listiny ..................................... 17 3.2 Zřejmá nesprávnost a opravná doložka .......................................................... 18 4. Typy notářských zápisů .......................................................................................20 4.1 Notářský zápis o právních jednáních ............................................................. 20 4.2 Notářský zápis podle § 80a a násl. notářského řádu .................................... 23 4.2.1 Přijetí a systematika ................................................................................ 23 4.2.2 Vyhotovení zápisu .................................................................................. 25 4.2.3 Přítomnost notáře ................................................................................... 28 4.2.4 Náležitosti a obsah notářského zápisu .................................................... 29 4.2.5 Odůvodnění a poučení jako část náležitostí ............................................. 38 5. Povinnosti právnické osoby a předsedajícího ......................................................40 6. Možnost provedení přímého zápisu do veřejného rejstříku .................................43 6.1 Přijetí úpravy v duchu rekodifikace ............................................................... 43 6.2 Obchodní rejstřík a princip materiální publicity ............................................. 44 6.3 Podstata zavedení přímých zápisů ................................................................. 44 6.4 Předpoklady a provedení zápisu .................................................................... 45 6.5 Notářský zápis o osvědčení ........................................................................... 47 7. Závěr ..................................................................................................................49 8. Seznam použitých pramenů a literatury ...............................................................52 8.1 Knižní publikace ........................................................................................... 52 8.2 Odborné články ............................................................................................. 52 8.3 Právní předpisy a dokumenty ........................................................................ 53 8.4 Soudní rozhodnutí ......................................................................................... 55 8.5 Elektronické a ostatní prameny ...................................................................... 55 9. Přílohy ................................................................................................................57

5

6

Seznam zkratek NZ – notářský zápis EU – Evropská Unie NKČR – Notářská komora České republiky Nový občanský zákoník (NOZ) - Zákon č. 89/2012 Sb. Občanský zákoník. Notářský řád (NotŘ) - Zákon č. 358/1992 Sb. Zákon České národní rady o notářích a jejich činnosti (notářský řád), ve znění pozdějších předpisů Zákon o obchodních korporacích (ZOK) – Zákon č. 90/2012 SB., o obchodních společnostech a družstvech (zákon o obchodních korporacích), Zákon o veřejných rejstřících (Zveř) - Zákon č. 304/2013 Sb.Zákon o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob

7

1. Úvod V rámci kontinuální snahy zákonodárce i Evropské unie o zvyšování efektivity a zrychlení jednotlivých postupů ve všech odvětvích právní regulace se jisté změny dočkala i oblast soukromého práva. Nedávná rekodifikace českého soukromého práva přinesla mnoho změn a postavila tak laickou i odbornou veřejnost před celou řadu otázek o výkladu jednotlivých ustanovení, jejichž nutnost, účelnost, potřebnost a přínos se stále diskutují. Rekodifikace do značné míry ovlivnila též každodenní fungování notářů, kteří se snaží maximálně této nové úpravě podřídit a na základě hlubších teoretických souvislostí se jí co nejdříve přizpůsobit. Paleta činností notáře je velmi široká již sama o sobě, pro účely této práce je však důležitá jen relevantní výseč, pojící se ke korporátnímu právu. V zákonem stanovených případech je vyžadováno sepsání právních jednání, jiných skutečností či rozhodnutí orgánu ve formě notářského zápisu s povahou veřejné listiny. To značí existenci procesů, které jsou nezbytně vázané na účast notáře kvůli jeho výlučné pravomoci a které bez jeho zapojení nemohou být realizovány. Jeho role v rámci práva obchodních korporací, ve srovnání s ostatními právnickými profesemi, je pak nejen významná, nýbrž nezastupitelná. Z těchto důvodů považuji téma této diplomové práce za značně přínosné. Toto téma jsem si také zvolil z toho důvodu, že problematika a činnost notáře je při studiu probírána jen velmi okrajově, ovšem pro praktikujícího právníka je znalost této činnosti značně potřebná, poněvadž situací, při kterých je nutná interakce s notářem, je mnoho. Cílem této práce je deskripce a analýza právní úpravy podkladových notářských zápisů jako veřejných listin sepisovaných notářem, včetně možnosti jejich přímého zápisu do obchodního rejstříku, jejich ucelené spojení do souvislostí, provázání s relevantní judikaturou a dílčí kritické zhodnocení. S doplněním poznatků z praxe pak také snaha odhalit problematická místa a navrhnout vlastní interpretaci. Se zohledněním omezeného počtu relevantních

8

zdrojů je pak užito především analýzy a právního rozboru předpisů, za doplnění vlastní i převzaté myšlenkové dedukce, místy abdukce a komparace. Vzhledem k šíři tématu a omezenému rozsahu práce je hlavní téma zúženo na specifickou činnost notáře a systematicky děleno do jednotlivých celků následovně: První část práce nejprve velmi stručně formuluje činnost notáře a zásady provázející výkon notářství, což slouží k zasazení do kontextu a k lepšímu pochopení procesů a jednotlivých úkonů rozebraných dále. Druhá část práce se zaměřuje na vymezení povahy veřejné listiny notářského zápisu, na její teoretická východiska, rozkrytí smyslu a účelu zakotvení institutu zákonodárcem v rekodifikačních předpisech a komparace odlišných úprav v rámci pojetí jednotlivých předpisů. V návaznosti na to jsou též rozebrány typy a následky vad zápisů a možnost jejich dodatečného zhojení. Třetí část je stěžejní částí práce, jejíž účelem je nejprve obecná charakteristika notářských zápisů a jejich dělení, načež následuje rozbor jednotlivých typů. Vzhledem k omezenému rozsahu práce je tato část zaměřena především na detailní rozbor formálních a obsahových náležitostí sepisování notářských zápisů o rozhodnutí orgánu právnické osoby dle § 80a notářského řádu (s příklady notářských zápisů o rozhodnutí valné hromady společnosti s ručením omezeným) a v souvislosti s tím alespoň kusá komparace s notářským zápisem o právním jednání dle § 62 NotŘ. Součástí je též analýza povinné součinnosti právnické osoby a jejího předsedajícího a postup, v případě nedostatků. Poslední část práce je zaměřena na analýzu předpokladů a podmínek pro provedení přímého zápisu do obchodního rejstříku jako nového nástroje notářů zavedeného v rámci rozsáhlé soukromoprávní rekodifikace. Pro lepší pochopení daného tématu je nedílnou součástí cíle této práce vyhotovení vzorů/příkladů záznamů, potažmo žádostí mezi notářem a účastníkem o sepsání notářského zápisu a i samotné notářské zápisy, jejichž obsahem bude 1) zakladatelská listina založení společnosti s ručením omezeným, 2) o právním jednání - rozhodnutí jediného společníka společnosti s ručením omezeným o změně zakladatelské listiny a volbě dalších jednatelů a 3) zápisu, jehož

9

předmětem bude smlouva o převodu podílu a to včetně vyhotovení záznamu o převzetí stejnopisů. Tyto příklady byly vybrány tak, aby demonstrovaly šíři činnosti notáře pojící se k tématu práce a také poukázali na praktickou podobu takovýchto zápisů.

10

2. Notář a jeho činnost Stát pověřuje notáře1 – fyzické osoby splňující určité zákonem stanovené předpoklady výkonem některých státních pravomocí a tato činnost notáře je pak jimi vykonávána formou svobodného povolání. „Notářství2 je chápáno jako specifická právní činnost vykonávaná v rámci svobodného povolání pouze státem pověřenými osobami, na základě státem svěřených pravomocí, jejímž předmětem je poskytování právních služeb zákonem předepsanou formou, v zákonem vymezených oblastech právních vztahů a za úplatu.“3 Paleta činností a výkonu právní služby notářem je velmi široká a v korporátním právu má notářská činnost svoji významnou pozici. Pro účely této diplomové práce se však zaměřím pouze na určitou výseč poskytovaných služeb notářem a to především sepisování (podkladových) notářských zápisů ve formě veřejné listiny a poskytování právního poradenství svým klientům. Pro výkon této činnosti je stěžejní zásada nestrannosti a nezávislosti. Notář vykonává svoji činnost nestranně. 4 Nezvýhodňuje žádného z účastníků právních vztahů, nestojí na straně jen některého z účastníků tohoto vztahu a vždy stojí mezi stranami. Jeho nezávislost pak spočívá v tom, že se ve své činnosti řídí jenom a pouze zákonem a jedná nezávisle na státní či jakékoli jiné moci. Zde lze spatřovat odlišné postavení notáře oproti advokátovi, který vždy hájí zájmy jedné ze stran. V zákonem stanovených situacích je advokát například povinen

1

§1 zákona č. 358/1992 Sb. o notářích a jejich činnosti (notářský řád), ve znění pozdějších předpisů. In: CODEXIS ACADEMIA [právní informační systém]. ATLAS consulting [cit. 10. 8. 2016]. „(1) Notář je fyzická osoba splňující předpoklady podle tohoto zákona, kterou stát pověřil notářským úřadem. (2) Notářským úřadem se rozumí soubor pravomocí k výkonu notářství a další činnosti stanovené zákonem (dále jen "činnost notáře") trvale spojený s místem výkonu této činnosti.“ 2 Pojem notářství byl dříve dle důvodové zprávy (k zákonu č. 358/1992 Sb.) k jeho účinnosti nahrazen „notářskou činností“, aby se odlišil od pojmu používaného dříve označující státní notářství. Pojem „notářství“ se ovšem vrátil do textu zákona zpět jako jasné statusové zařazení mezi ostatní právní služby (soudnictví, advokacie..). 3 Usnesení Ústavního soudu ze dne 26. 6. 2012, sp. zn. I. ÚS 1914/11. In: NALUS [právní informační systém]. Ústavní soud [cit. 10. 8. 2016]. Dostupné z: http://nalus.usoud.cz/Search/GetText.aspx?sz=1-1914-11_1 4 DĚDIČ, Jan. Úloha notářství a jeho přínos v právu obchodních korporací. Ad Notam. 2011. roč. 17, č.6, s. 14.

11

odmítnout zastupovat klienta pro střet zájmů, protože již zastupuje protistranu 5. Tento fakt pak může souviset i s percepcí vyšší důvěry v notáře,6 což dotváří základní atribut notářství, veřejnou víru a obecné přesvědčení, že výsledky činnosti notáře zaručují zákonnost a pravdivost. Tato zásada je státem zaštítěna mimo jiné vytyčením základních organizačních principů, mezi které pak patří zejména „numerus clausus“ tj. státem přesně stanovená kvóta, určující maximální počet notářů7, který notářům poskytuje ochranu před volným trhem. Přirozená konkurence trhu je zde státem výrazně omezena také především stanovením způsobu a výše odměňování notáře, neboť není žádoucí, aby byl notář vystaven tlaku nabídky a poptávky. 8 Notář musí být dále členem samosprávného orgánu v rámci své regionální notářské komory zřizované v obvodu krajských soudů, které jsou pak sdruženy v Notářské komoře České republiky. Ta kontroluje fungování notářů a dbá na řádný

a

kvalifikovaný

výkon

jejich

činnosti.

Členství

v

samostatném samosprávném orgánu má za cíl oprostit se od napojení na státní instituce, díky čemuž

notář dosáhne své

nezávislost

na stání moci.

Poskytování další činnosti je důležité zejména pro to, aby notář jako osoba s právním vzděláním, v souvislosti s výkonem notářství, mohl poskytovat komplexní právní servis. Tuto další činnost může notář poskytovat a vyvíjet v souvislosti s výkonem notářské činnosti, která je jeho činností hlavní. 9 Možnost zastupování v občanském soudním řízení je pak omezena pouze na zastupování v nesporných řízeních a eventualita sepisování soukromých listin je pak vázána na již určitý poskytovaný úkon v rámci hlavní činnosti. Notář dále může poskytovat službu správy majetku či se může stát insolvenčním správcem, ovšem tyto kombinace se v praxi objevují jen velmi zřídka, neboť jde o činnosti velmi časově náročné. K výkonu pravomocí státu v rámci veřejné činnosti, která je na notáře přenesena zákonem, je omezen pouze na území české republiky a mimo ni není 5

§ 19 zákona č. 85/1996 Sb. o advokacii, ve znění pozdějších předpisů In: CODEXIS ACADEMIA [právní informační systém]. ATLAS consulting [cit. 10. 8. 2016]. 6 Jako exemplum může sloužit srovnání advokátní a notářské úschovy. Nestranný notář může dávat dojmu vyšší důvěry pro složení úschovy, než advokát, který zastupuje jednu ze stran. 7 Počet stanovuje ministr spravedlnosti pro obvod každého okresního soudu po vyjádření notářské komory 8 BÍLEK, Petr. § 1 [Notář, notářský úřad]. In Bílek, Petr a kol. Notářský řád a řízení o dědictví: komentář. 4. vyd. Praha: Nakladatelství C. H. Beck, 2010, s.6 9 Existují však výjimky, jako je třeba správa majetku, která s hlavní činností souviset nemusí.

12

přípustný a nemá žádnou právní relevanci. 10 Ve všech případech by pak notář měl ctít principy prevence a etiky. 11

10

Výkladové stanovisko prezidia Notářské komory České republiky ze dne 3. 5. 1994 k § 2 notářského řádu. Notářská komora České republiky [online]. Notářská komora České republiky [cit. 12. 8. 2016]. Dostupné z: https://www.nkcr.cz/data/vnitrni-sekce/vnitrni-predpisy/vykladovastanoviska/003.pdf - „Výkon notářské činnosti podle § 2 NotŘ mimo území České republiky je nepřípustný.“ 11 SCHELLE, Karel. SCHELLEOVÁ, Ilona. Právní služba: advokacie, notářství, patentoví zástupci, daňoví poradci, soukromí soudní exekutoři. 2. vyd. Praha: Eurolex Bohemia, 2005. s. 34 ISBN 80-86861-26-0.

13

3. Notářský zápis jako veřejná listina Notářský řád přiznává listinám vyhotoveným v předepsané formě v rámci činnosti notáře povahu listin veřejných. Veřejná listina je dle § 776 odst. 2 zákona o obchodních korporacích vyjádřena dvěma možnostmi. První z nich jako notářský zápis o právním jednání dle § 62 notářského řádu. V rámci omezeného rozsahu práce se však budu soustředit především na druhý notářský zápis, o rozhodnutí orgánu právnické osoby dle § 80a notářského řádu. Je nutné uvést srovnání a poukázat na rozdíl oproti novému občanskému zákoníku, který v § 3026 odst. 2 uvádí, že v případě, kdy je vyžadováno jednání formou veřejné listiny se jím rozumí notářský zápis, případně jiné rozhodnutí orgánu veřejné moci v její pravomoci a povaze tomu neodporující. Povahu ustanovení § 776 odst. 2 ZOK je tedy nutné svým obsahem chápat jako lex specialis k ustanovení § 3026 odst. 2 NOZ.12 Veřejné listiny definované v § 3026 odst. 2 NOZ jsou listiny vydané orgánem veřejné moci v mezích jeho pravomoci nebo listina, kterou za veřejnou listinu prohlásí zákon (obecná povaha § 2 NotŘ “Výkonem notářství se rozumí sepisování veřejných listin o právních jednáních..“, ve spojení s § 6 NotŘ „Notářské zápisy a jejich stejnopisy, výpisy z notářských zápisů a podle tohoto zákona sepsané listiny o ověření (dále jen "notářské listiny") jsou veřejnými listinami, jestliže splňují náležitosti stanovené pro ně tímto zákonem.“ naznačují, že veřejnými listinami, při splnění zákonných náležitostí, jsou především notářské zápisy. Existují však i další notářem sepisované listiny, které nejsou zápisem a přesto jsou veřejnou listinou, jako například ověřovací doložka.13) Každá veřejná listina je s ohledem na svůj smysl a účel veřejně přístupná k nahlédnutí. Potvrzuje-li veřejná listina ve svém obsahu nějakou skutečnost, zakládá to vůči každému plný důkaz o původu listiny od orgánu nebo osoby,

12

LASÁK, Jan; ČÁP, Zdeněk; DOLEŽIL, Tomáš. § 776 [Obchodní věstník, veřejná lisitna]. In LASÁK, Jan a kol. Zákon o obchodních korporacích: komentář. II. Díl. 1. Vyd. Praha: Wolters Kluwer, 2014. s. 2765 13 LAVICKÝ, Petr. § 567 [Vymezení veřejné listiny]. In LAVICKÝ, Petr a kol. Občanský zákoník: komentář. I, Obecná část. 1. vyd. Praha: C.H. Beck, 2014. s. 2043

14

kterými byla pořízena, o době jejího pořízení, stejně jako skutečnosti, o níž původce této veřejné listiny potvrdil, že se za jeho přítomnosti udála nebo byla provedena a zakládá tak presumpci pravosti a pravdivosti, dokud není prokázán opak.14 Je-li ve veřejné listině zachycen projev vůle osoby při právním jednání a je-li listina jednajícím podepsána, je tím erga omnes dán plný důkaz o takovém projevu vůle.15 To platí i v případě, že byl podpis jednajícího nahrazen zákonem stanoveným způsobem (§§561 a 563 NOZ). 16 Naproti tomu o soukromé listině platí, že je na tom každém, kdo se soukromé listiny dovolává, aby její pravost a pravdivost prokázal. Z této definice pak jasně vyplývá předpoklad, že není-li prokázán opak, listiny takto vydané notářem potvrzují pravdivost toho, co je v nich potvrzeno nebo osvědčeno, tj. existenci vyvratitelné právní domněnky pravosti listiny a pravdivosti obsahu. Notář má pak právo atributu veřejné víry ke své činnosti využívat a zároveň také povinnost existující veřejnou víru chránit, neboť je předpokladem jeho činnosti. Atribut veřejné víry v kontextu historického vývoje vytvořil veřejné přesvědčení o pravdivosti a zákonnosti výstupu notáře a tím tak plní významný úkol procesní prevence. Nad to, sepis právě ve formě veřejné listiny má svůj nezanedbatelný praktický aspekt. Veřejná listina sepsaná notářem může být dále podrobena materiálnímu přezkumu ze strany rejstříkového soudu jen v některých případech (např. přezkum klamavosti obchodní firmy). Většinou může být proveden toliko formálně-technický přezkum zápisu a to jen ve vybraných případech (jako např. zda obsah veřejné listiny odůvodňuje navrhovaný vklad ve správním řízení před katastrálním úřadem). 17 Další faktická výhoda je bezesporu ta, že přímý zápis do veřejného rejstříku, který notář následně po sepisu NZ provádí, má svoji genezi ve veřejné listině sepsané jím 14

Srov. § 134 zákona č. 99/1963 Sb. občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů In: CODEXIS ACADEMIA [právní informační systém]. ATLAS consulting [cit. 15. 8. 2016]. Povaha veřejné listiny: „Listiny vydané soudy České republiky nebo jinými státními orgány v mezích jejich pravomoci, jakož i listiny, které jsou zvláštními předpisy prohlášeny za veřejné, potvrzují, že jde o nařízení nebo prohlášení orgánu, který listinu vydal, a není-li dokázán opak, i pravdivost toho, co je v nich osvědčeno nebo potvrzeno.“ 15 §568 odst. 1 Zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník In: CODEXIS ACADEMIA [právní informační systém]. ATLAS consulting [cit. 15. 8. 2016]. 16 § 568 odst. 2 Zákona č. 89/2012 Sb. 17 § 17 odst. 2 a 3 zákona č. 256/2013 Sb., o katastru nemovitostí In: CODEXIS ACADEMIA [právní informační systém]. ATLAS consulting [cit. 15. 8. 2016].

15

samým. Tedy je zde jasná eliminace zápisu na základě podvrhu, či padělku, ke kterým právě v řízeních před katastrálním úřadem často dochází. 18 V neposlední řadě, opět ve srovnání se správním řízením před katastrálním úřadem, ve kterém má úřední osoba k dispozici pouze návrh na vklad, notář sepisuje zápis s oběma stranami smlouvy, které jsou u něj fyzicky přítomny. 19 Notář tedy v určitých oblastech právních

vztahů

svojí

činností zaručuje

v zákonem

určených

kategoriích právních vztahů jejich zákonnost či pravdivost a tím tak přispívá ke stabilitě v této kategorie právních vztahů, čímž minimalizuje prostor pro vznik budoucích právních sporů. Notář, jako nestranný ochránce veřejné víry zde zaujímá klíčový význam, neboť svojí činností, a to především osvědčováním právně významných skutečností a právních úkonů ve formě veřejných listin, signifikantně plní funkci procesní prevence a přispívá tím k obecnému předcházení sporů. To se projevuje nejen ve vlastním procesu vyhotovení listiny a dodržení všech formálních požadavků (i její preventivní kontroly; kontroly obsahu listiny a jejího souladu se zákonem), ale také v rámci další činnosti. Notář klientům při vedení jednání o těchto aspektech dává poučení a následně jejich projevy odbornou formulací zaznamená do listiny. Tím předchází jak vágním formulacím tak je uvádí do stavu v souladu s právem. V zákonech předepsaných situacích je sepsání notářského zápisu podmínkou pro určitá právní jednání. 20 Považuji

za

vhodné,

že

zákonodárce

zakotvil

veřejnou

listinu

v rekodifikačních předpisech, i když přímo nerozlišuje ty vydané notářem, nebo státním orgánem obdobně, jako je tomu například v zákonu o obchodních korporacích. Rozlišení se ale dočkalo alespoň listin o právních úkonech a listin potvrzujících či osvědčujících. Jejich celkové pojetí je však účelné a odpovídá jejich užití v teorii i praxi.

18

WEBEROVÁ, Lenka. Krádež nemovitosti za bílého dne. Konstrukce podvodu je vždy stejná. iDNES.cz [online]. MAFRA, publikováno 17. 12. 2014 [cit. 17. 9. 2016]. Dostupné z: http://bydleni.idnes.cz/kradez-nemovitosti-katastr-nemovitostiffr/stavba.aspx?c=A141209_173254_stavba_web 19

KLEIN, Šimon. Zápis do veřejného rejstříku notářem. Ad Notam [online]. 2015, roč. 21, č. 6, s. 15 [cit. 17. 9. 2016] 20 Např. rozhodnutí jediného společníka společnosti s ručením omezeným o změně zakladatelské listiny (viz příloha), nebo dohoda všech společníků, kterou se mění společenská smlouva (§147 odst. 1 ZOK)

16

3.1 Důsledky vad notářského zápisu jako veřejné listiny Jak bylo zmíněno v předchozí kapitole, § 6 NotŘ stanoví, že pokud notářské listiny splňují náležitosti pro ně stanovené zákonem, je jim „vdechnuta“ povaha veřejné listiny. Zde ovšem vyvstává otázka, jaké budou důsledky, když některá z těchto náležitostí splněna není. V praxi jistě může dojít k opomenutí některých náležitostí či deformaci některých formulací a názvů. M. Jindřich se ve svém komentáři staví k rigoróznímu výkladu ustanovení § 6 a konstatuje, že v případě, kdy listina vyhotovená notářem nesplňuje byť i jedinou náležitost stanovenou zákonem, není listinou dle tohoto ustanovení se všemi jejími důsledky. Svůj argument podporuje názorem, že ani přirozenoprávním výkladem nelze dospět k úvaze, že některá z náležitostí je natolik málo významná, že i když v listině není obsažena, může se stále jednat o veřejnou listinu. 21 Dle mého názoru není žádoucí, aby docházelo k účelovému výkladu v konkrétních případech a byla tak ohrožena veřejná víra v notářské zápisy a s nimi související právní jistota. Nelze však zároveň ke všem vadám v zápisech přistupovat příliš formalisticky a je třeba se zaměřit, jaké povahy tyto vady jsou a zda patří mezi podstatné náležitosti zápisu, které buďto úplně absentují, nebo by ztížily možnost rozeznat samotnou formu zápisu. K tomuto názoru se přiklonil též nejvyšší soud ve svém rozhodnutí22 sp. Zn. 21 Cdo 4566/2007, ve kterém sice říká, že: „Chybějí-li u písemnosti sepisované notářem formou notářského zápisu takové náležitosti, bez nichž by nebylo možné rozeznat formu notářského zápisu, účastníky nebo další osoby zúčastněné na úkonu, nebo takové náležitosti, které jsou nezbytnou náležitostí notářského zápisu, nelze tuto písemnost považovat za notářský zápis, a tedy za veřejnou listinu“. Ovšem pokračování odůvodnění obsahuje změkčení tohoto pravidla, ke kterému dospěl i odvolací soud, že pouhá formulační neobratnost posuzovaného notářského zápisu (jako např. uvedení data pouze slovy a nikoliv číslem) nelze považovat za skutečnost, znemožňující rozeznat formu notářského zápisu. V každém případě je tedy důležité posouzení, zda se vada 21

JINDŘICH, Miloslav. § 6 [Notářské listiny]. In Bílek, Petr a kol. Notářský řád a řízení o dědictví: komentář. 4. vyd. Praha: Nakladatelství C. H. Beck, 2010, s.50. 22 Usnesení Nejvyššího soudu ČR ze dne 18. 12. 2008, sp. zn. 21 Cdo 4566/2007. Nejvyšší soud [online]. Nejvyšší soud, © 2008 [cit. 20. 9. 2016]. Dostupné z: http://www.nsoud.cz/Judikatura/judikatura_ns.nsf/WebSearch/AF0C19A55B3B1E17C1257A4E0 0655F2D?openDocument&Highlight=0,

17

dotýká některých náležitostí, nebo jde jen o drobný překlep, který lze zhojit opravnou doložkou. 3.2 Zřejmá nesprávnost a opravná doložka Errare humanum est (chybovati je lidské) a tedy i v praxi běžně nastává, že v notářských zápisech se vyskytují nechtěné vady. Je ovšem důležité rozlišit, zda se jedná o vadu ve formě chybějící podstatné náležitosti notářského zápisu, nebo jde jen o drobnou početní chybu, slovní překlep či jinou zřejmou nesprávnost, jak bylo nastíněno v předchozí podkapitole. Notářský řád na tyto případy pamatuje v ustanovení § 60 NotŘ. Ten však neobsahuje definici zřejmé nesprávnosti, ale pouze poskytuje demonstrativní výčet - „chyby v psaní, počtech nebo jiná zřejmá nesprávnost“. Jsem však toho názoru, že lze analogicky vycházet z rozhodnutí nejvyššího soudu ze dne 12. 1. 2011, sp. zn. 28 Cdo 2061/2010 k zřejmé nesprávnosti vztahující se k rozhodnutí dle občanského soudního řádu, které říká, že: „Zřejmá nesprávnost je pochybením podobného původu jako chyby v psaní a počtech, tj. vzniklým v důsledku zjevného a okamžitého selhání v duševní nebo mechanické činnosti osoby, za jejíž účasti došlo k vyhlášení nebo vyhotovení rozsudku, a které je pro každého snadno poznatelné..“23. Posouzení zřejmé nesprávnosti, vyjma jasné početní chyby či písmenného překlepu, se může jevit obtížné. Vždy bude záviset na posouzení notáře. Příkladů zřejmé nesprávnosti je jistě mnoho, může jím být např. chybně uvedené číslo parcely, pokud je ze zbytku smluv jasné, o kterou parcelu se jedná. V každém případě však musí být bezpochyby zřejmé, že tato chyba se vyskytla při pořizování zápisu a za žádných okolností nelze takto měnit, nebo doplňovat obsah zápisu na základě nové vůle subjektů.24 Opravná doložka, jako prostředek zhojení zřejmých vad, je zásahem do notářské listiny a v závěrečné fázi se také stává její součástí. Z těchto důvodů jsou na ni proto kladeny stejné nároky na splnění všech náležitostí, jako při sepisování 23

Rozsudek Nejvyššího soudu ČR ze dne 12. 01. 2011, sp. zn. 28 Cdo 2061/2011. Nejvyšší soud [online]. Nejvyšší soud, © 2010 [cit. 19. 10. 2016]. Dostupné z: http://www.nsoud.cz/Judikatura/judikatura_ns.nsf/WebSearch/77BE5E1F074222B4C1257A4E00 67122F?openDocument&Highlight=0,z%C5%99ejm%C3%A1,nespr%C3%A1vnost 24 JINDŘICH, Miloslav. § 60 [Opravná doložka]. op. cit. S. 228.

18

notářského zápisu. V doložce notář uvede, v čem je spatřována zřejmá nesprávnost, za ni doplní nové, správné znění a za připojení data opravy ji podepíše již pouze on sám. 25 Takto vyhotovená doložka se přiloží pod uzavřený text předmětného zápisu a stává se jeho součástí. Součástí se stává také proto, že její sepsání je podmíněno existencí notářského zápisu s chybou a sama o sobě není schopná vyvolávat právní následky. 26

25

§ 12 Kancelářského řádu. Notářská komora České republiky [online]. Notářská komora České republiky [cit. 10. 10. 2016]. Dostupné z: https://www.nkcr.cz/data/predpisy/Kancel_rad.pdf 26 JINDŘICH, Miloslav. § 60 [Opravná doložka]. op. cit. s. 230.

19

4. Typy notářských zápisů Jak již bylo zmíněno, v rámci své hlavní činnosti sepisuje notář notářské zápisy, které jsou veřejnými listinami, a to o právních jednáních a o osvědčování právně významných skutečností a prohlášení.

Typů notářských zápisů je

povícero, v rámci rozsahu práce bych se však zaměřil pouze na dva základní typy. Tím prvním je notářský zápis dle § 62 a násl. notářského řádu o právním jednání, u kterého kvalifikovaným sepsáním vůle subjektu vtěluje notář právnímu jednání formu veřejné listiny. Tím druhým je potom zvláštní notářský zápis dle § 80a a násl. notářského řádu, který lze v podstatě přiřadit k notářským zápisům osvědčujícím, mající však svá výrazná specifika, zejména pokud jde o počet jeho předepsaných náležitostí a také zvláštním druhem

postavení notáře při jeho

sepisu spočívajícím v povinnosti notáře vyjádřit se v něm ke správnosti a zákonnosti postupu orgánu právnické osoby a výsledného jím přijatého či nepřijatého rozhodnutí. U běžných osvědčujících notářských zápisů notář typicky vystupuje pouze v pasivní roli pozorovatele, kdy není jeho úkolem posuzování souladu s právními předpisy a ani za ně nenese odpovědnost. Zde je však jeho role posílena a ve svém zápisu je na něj kladen požadavek k posouzení souladu učiněných právních jednání s právními předpisy a taktéž posouzení souladu rozhodnutí orgánu společnosti jak s právními předpisy, tak i zakladatelským dokumentem. 27

4.1 Notářský zápis o právních jednáních Notářský zápis o právním jednání dle §62 NotŘ je zápis, při kterém notář podává nestranné právní poučení všem těm, kteří právní jednání uskutečňují a po té provede odbornou kvalifikovanou písemnou formulaci jejich projevů vůle, čímž dodá tomuto jejich právnímu jednání charakter veřejné listiny, ve které je obsažena veřejná víra28. Tento notářský zápis, který je právním jednáním sám o sobě, je vedle určitých formálních náležitostí souhrnem jednak vlastního projevu vůle jeho účastníků, který obsahově tvoří tento úkon, a jednak projevu vůle notáře, který osvědčuje určité skutečnosti, které jsou předpokladem pro tuto formu 27 28

§ 80a zákona č. 358/1992 Sb. Viz kapitola 2. Notář a jeho činnost

20

právního jednání. 29 Ačkoliv ze samotné dikce § 62 NotŘ30 by se mohlo nabýt zdání, že právní jednání již v minulosti nastalo a role notáře je pouze přenést tento již existující stav do listinné podoby, tato úvaha by byla špatná. Právní jednání (obsah) je vtěleno do notářského zápisu (forma) a tento písemný projev stran dosáhne perfekce až po jeho vyhotovení, sepsání oběma stranami a v závěru oražením a podpisem notáře. Zmíněná slovní dikce tohoto ustanovení však není sama o sobě mylná. Zápis o právním jednání totiž vykazuje i jisté prvky osvědčení a tím se liší od jiných písemných právních jednání. Notář před vlastním projevem vůle účastníků osvědčuje skutečnosti, které jsou nezbytným předpokladem pro jeho vydání. Notář aktivně působí při vzniku jeho obsahu, přičemž musí objektivně radit všem jeho účastníkům a musí vést účastníky k tomu, aby bylo právní jednání svým obsahem spravedlivé, aby nebylo například při sepisu smlouvy výhodné jen pro jednu ze stran této smlouvy. 31 Ačkoliv ne časté, jsou z praxe známy případy, kdy tento princip byl z různých důvodů porušen a to zejména tehdy, když jedna ze stran je notářovým známým, nebo když je notáři nabídnuta mnohem vyšší úplata, než ta vyčíslená podle tarifu např. za vyhotovení účelových notářských zápisů založených na zpětné účinnosti. V takových případech však jde již o porušení práva a na základě těchto zjištění je pak nasnadě podat trestní oznámení či návrh na zahájení kárného řízení dle § 48 a násl. NotŘ k notářské komoře. V případech, kdy by takový úkon odporoval právním předpisům, ze zákona vyplývá povinnost notáři provedení úkonu odmítnout.32 Notář však nemusí vždy provádět notářský zápis ve formě veřejné listiny, nýbrž v rámci další činnosti může účastníkům vyhotovit soukromou listinu jako v postavení advokáta, ovšem i zde jsou limity.33 Princip nestrannosti neustále provádí notáře při jeho činnosti, zajišťuje právní jistotu tímto způsobem zakládaných právních vztahů a tím je také omezena

29

KITTEL, David. Notářské zápisy sepisované na základě zákona o obchodních korporacích. Ad Notam. 2015. roč. 21, č.2, s. 13. 30 § 62 odst. 1 Zákona č. 358/1992 Sb. - „(1) Notáři sepisují o právních jednáních notářské zápisy.“ 31 JINDŘICH. § 62 [Způsob sepisování], op. cit., s. 234. 32 §53 a násl. zákona č. 358/1992 Sb. 33 § 3 odst. 1 písm. b zákona č. 358/1992 Sb.

21

možnost vzniku budoucích sporů z právních jednání vzniklých ve formě notářského zápisu. Aktivním vystupováním tak nejlépe vykonává procesní prevenci a tím přispívá k právní jistotě. Tento zájem na jistotě právních vztahů zde mají jeho účastníci, neboť tím sami předchází vlastním sporům, ale slouží rovněž jako ochrana třetích osob. Vedení následného soudního sporu je zdlouhavé a ekonomicky nákladné, přičemž ekonomickou náročností nejsou zatíženi jen účastníci právního vztahu, ale zejména pak stát.34 Oproti dalšímu typu, se tento notářský zápis užije zejména v případech, kdy bude rozhodovat jediný společník společnosti s ručením omezeným tam, kdy je jinak vyžadován notářský zápis o rozhodnutích v působnosti valné hromady.35

34

JINDŘICH. § 62 [Způsob sepisování], op. cit., s. 235. POKORNÁ, Jarmila; VEČERKOVÁ, Eva; PEKÁREK, Milan. Obchodní korporace a nekalá soutěž. 1. vyd. Praha: Wolters Kluwer, 2015. s. 116. 35

22

4.2 Notářský zápis podle § 80a a násl. notářského řádu 4.2.1 Přijetí a systematika

Tímto posledně jmenovaným notářským zápisem je notářský zápis o osvědčení rozhodnutí orgánů právnických osob. Tento typ notářského zápisu byl zaveden do českého právního řádu novelou obchodního zákoníku a souvisejících právních předpisů zákonem č. 370/2000 Sb., který vstoupil v účinnost 1. 1. 2001. Z důvodové zprávy ke zmíněnému zákonu vyplývá, že tento typ zápisu byl přijat v rámci implementace směrnice Rady č. 78/855/EHS, jejíž požadavek byl zakotvit rozhodnutí orgánu právnické osoby ve formě veřejné lsitiny, o které pojednává předchozí kapitola.36

Vnesl do prostředí zápisů poměrně velkou novinku

osvědčování specifických rozhodnutí orgánů společností v podobě §80a a násl. notářského řádu, které zařadil do samostatného oddílu. Úprava postupu, přípravy i stanovení předpokladů pro vyhotovení nového NZ, jednotlivé obsahové náležitosti a především zakotvení výrazné aktivní poučovací role notáře rozpoutaly vášnivé debaty napříč odborným stavem. Nebyl zpochybňován pouze nový typ zápisu samotný, ale též povaha této činnosti notáře, která neměla žádnou oporu v ostatních právních řádech a vyvolávala úvahy o vhodnosti této úpravy. 37 S odstupem času lze však konstatovat, že tyto obavy nebyly naplněny. Tento „nový“ typ notářských zápisů je hojně využíván a má významnou úlohu v každodenní činnosti notáře. Jak již bylo zmíněno výše, v době přijetí byla tato úprava nejprve zařazena do samostatného oddílu v systematice notářského řádu a to za oddíl třetí – osvědčování právně významných skutečností a prohlášení. Zdůvodněním pro umístění do vlastního oddílu bylo nejspíše odlišení v podobě počtu předepsaných náležitosí před vlastním vyhotovením a také množství doprovodných ustanovení. Praxe však postupem času ukázala, že toto systematické zařazení nebylo správné, neboť zápis dle §80a, ač se svými specifickými prvky, je stále zápisem osvědčovacím a proto je v aktuálním znění souhrně v oddílu druhém.

36

čl. 16 třetí směrnice Rady č. 78/855/EHS ze dne 9. října 1978 o fúzích akciových společností. In: EUR-Lex [právní informační systém]. Úřad pro publikace Evropské unie. [cit. 9. 10. 2016] 37 JINDŘICH. § 2 [Výkon notářství a zásada nestrannosti], op. cit., s. 20-21.

23

Systematickým rozborem však mohlo být tohoto závěru dosaženo již dříve. Ustanovení §2 notářského řádu definující notářskou činnost říká: „Výkonem notářství se rozumí sepisování veřejných listin o právních jednáních, osvědčování právně významných skutečností a prohlášení, přijímání listin a peněz do notářské úschovy (dále jen „notářská činnost“).“ Z dikce tohoto ustanovení je tedy zřejmé, že kromě přijímaní listin a peněz do notářské úschovy existují dva další základní druhy činnosti a to na jedné straně sepisování veřejných listin o právních jednáních, na straně druhé osvědčování právně významných skutečností a prohlášení. Je logickým vyústěním, že tento zápis nelze považovat za sepisování listiny zmíněnou jako prvou, o právním jednání, a proto je zápis dle §80a NotŘ bezpochyby zápisem osvědčovacím. To je podloženo faktem, že rozhodnutí musí nastat za přítomnosti notáře (..„a při kterých byl notář přítomen, včetně jeho vyjádření o souladu s právními předpisy“..)38, které navíc notáři ukládá povinnost osvědčit vyjmenovené skutečnosti a zároveň tento zápis odpovídá každému notářskému zápisu o osvědčení a naopak ještě více podtrhují jeho odlišnost od §62 a násl. NotŘ (o právním jednání). Nejvyšší soud k tomu též shrnul: „Uvedená zásada, dle které notář při osvědčování právně významných skutečností působí nestranně a nezasahuje do děje, byla výrazně modifikována zákonem č. 370/2000 Sb., který s účinností od 1. 1. 2001 doplnil část šestou notářského řádu o oddíl čtvrtý nazvaný „Notářský zápis o rozhodnutí orgánu právnické osoby“, konkrétně o § 80a násl; je přitom nepochybné, že tento „nový“ notářský zápis o rozhodnutí orgánu právnické osoby je svou povahou notářským zápisem o osvědčení právně významné skutečnosti a nikoliv notářským zápisem o právním úkonu“.39 K aktuálnímu znění jsou tedy zápisy jednotně obsaženy v části šesté, oddílu druhém, notářského řádu.40

38

§ 80a odst. 2 zákona č. 358/1992 Sb. Usnesení Nejvyššího soudu ČR ze dne 15. 01. 2014, sp. zn. 28 Cdo 3155/2012. Nejvyšší soud [online]. Nejvyšší soud, © 2014 [cit. 19. 9. 2016]. Dostupné z: http://www.nsoud.cz/Judikatura/judikatura_ns.nsf/WebSearch/53184F2B3E93B57BC1257C6A00 42997B?openDocument&Highlight=0, 40 Aktuální znění zákona č. 358/1992 Sb., notářský řád In: CODEXIS ACADEMIA [právní informační systém]. ATLAS consulting [cit. 19. 10. 2016] 39

24

4.2.2 Vyhotovení zápisu

Nicméně nelze přehlédnout, že sepisování zápisu dle §80a obsahuje jisté obohacení postupu notáře o jeho projev o „bezvadnosti“ rozhodnutí („..o němž sepisuje notářský zápis, bylo přijato nebo přijato nebylo, a uvést své vyjádření, zda obsah rozhodnutí, nebo nebylo-li přijato, zda obsah předneseného návrhu na rozhodnutí je či není v souladu s právními předpisy a zakladatelskými dokumenty“). Oproti klasickému osvědčování, kdy notář zaujímá pouze pasivní roli pozorovatele a poskytuje nezaujatý popis nastalých skutečností je zde přítomna i jeho aktivní složka. Ta se navíc neprojevuje jen při samotném sepisování, ale již mu předchází. Účastník běžně vede komunikaci s notářem již před jeho návštěvou a notář poskytuje své předběžné vyjádření k věci o její „správnosti“.41 Smyslem této jeho činnosti je posouzení okolností přijetí rozhodnutí určitého orgánu právnické osoby a jeho obsahu (čímž byl na notáře přenesen přezkum z rejstříkových soudů) a tak umožnění přijetí tohoto rozhodnutí. Tím se tak sám podílí na vytváření podmínek pro budoucí zdárný postup, neboť tím předchází situacím, že by notář na sporná místa neupozornil a po té vytknul své výhrady k návrhu až při samotném projednávání až po oficiálním přednesu návrhu na valné hromadě. Tento postup by byl značně neefektivní. Notář tímto navíc dotváří rámec komplexní právní služby poskytované účastníkům. 42 Účelem celého procesu je v první řadě dosažení daného konkrétního

rozhodnutí,

které

bude

„souladu

s

právními

předpisy

a

zakladatelskými dokumenty“43 a nikoliv zmaření procesu. S tímto názorem se ztotožnil i Nejvyšší soud ve svém rozhodnutí ze dne 15. 01. 2014, sp. zn. 28 Cdo 3155/2012: „Zásadní rozdíl mezi osvědčením upraveným v části šesté oddílu třetím notářského řádu, tedy i osvědčením o průběhu valné hromady a schůzi právnické osoby podle § 77 notářského řádu, a notářského zápisu (resp. osvědčení) o rozhodnutí orgánu právnické osoby podle § 80a a násl. notářského řádu spočívá v tom, že notář při vyhotovování posledně uvedeného 41

K této činnosti však notář není povinen, ale plní ji v rámci další činnosti dle § 3 zákona č. 358/1992 Sb. 42 JINDŘICH. § 2 [Výkon notářství a zásada nestrannosti], op. cit., s. 22. 43 § 80a odst. 2 zákona č. 358/1992 Sb.

25

notářského zápisu kromě vlastního osvědčení musí projevit také svůj názor na to, zda byly při přijímání příslušného rozhodnutí splněny předepsané formality, jakož i na to, zda je obsah takového rozhodnutí v souladu s právními předpisy a se zakladatelskými dokumenty právnické osoby.“44 Posuzování souladu s právními předpisy a se zakladatelskými dokumenty však nelze chápat příliš extenzivně. Notář se zaměřuje především na přijímané rozhodnutí a k tomu vedoucí skutečnosti. V případech, kdy bude obsahem zápisu jmenování nebo volba statutárních nebo jiných orgánu právnické osboy, nebude notář posuzovat, např. zda byly splněny předpoklady osob pro výkon funkce. Splnění těchto zákonných podmínek defacto vyplývají již z předložených formulářů a listin nutných pro provedení zápisu (např. čestné prohlášení jednatele apod.) a také ze znění §80a odst. 2 - („Notář je povinen... osvědčit existenci právních jednání a formalit… při kterých byl notář přítomen..“).45 V případě, že dojde k osvědčení formalit až následně, bude pro ně sepsán samostatný notářský zápis dle § 109 o veřejných resjtřících.46 V této osvědčovací činnosti má notář především poučovací povinnost, kterou musí splnit před tím, než dojde k rozhodnutí orgánu právnické osoby. Zde se uplatňuje hlavní význam výkonu notářství, totiž procesní prevence. V případě přijetí rozhodnutí orgánu právnické osoby a jeho osvědčení tímto typem notářského zápisu, pak již rejstříkový soud není oprávněn přezkoumávat splnění formalit a příslušných náležitostí přijetí takového rozhodnutí, na nichž závisí odpovídající zápis do veřejného rejstříku, soud vychází bez dalšího z veřejné listiny notáře a zabývá tím, že zapisované skutečnosti ze zápisu vyplývají, tudíž odpadá následný soudní přezkum. Soud může u tohoto notářského zápisu z tzv. „věcného hlediska“

přezkoumávat toliko zda tento notářský zápis obsahuje

v konkrétním případě údaj, který má být zapsán, případně měněn a zda odpovídá dotčené právní úpravě. § 90 zákona o veřejných rejstřících ovšem stanoví výjimku, která přiznává rejstříkovému soudu pravomoc materiálního přezkumu jména za účelem zjištění, zda není klamavé a nebo zaměnitelné s jiným už 44

Usnesení NS ČR, sp. zn. 28 Cdo 3155/2012. Výkladové stanovisko prezidia Notářské komory České republiky ze dne 19. 9. 2005. Notářská komora České republiky [online]. [cit. 25. 9. 2016]. Dostupné z: https://www.nkcr.cz/data/vnitrnisekce/vnitrni-predpisy/vykladova-stanoviska/037.pdf 46 Viz kapitola 6.5 45

26

existujícím jménem a zároveň zda provedení zápisu nebrání probíhající trestní stíhání proti právnické osobě nebo výkon trestu, který jí byl uložen podle zákona upravujícího trestní odpovědnost právnických osob a řízení proti nim. 47 Ostatní předešlá tvrzení shrnul ve svém rozhodnutí též Vrchní soud v Praze ve svém odůvodnění tak, že: „Není-li pochybnost o tom, že předkládaná listina je notářský zápisem o rozhodnutí orgánu právnické osoby sepsaná podle § 80a a násl. NotŘ, nemá rejstříkový soud v těchto případech povinnost zkoumat zápis co do obsahu právního úkonu či právní skutečnosti v něm obsažené, vychází bez dalšího z veřejné listiny notáře a zabývá se pouze tím, že zapisované skutečnosti, údaje ze zápisu vyplývají (zda jsou v nich příslušné právní úkony a skutečnosti uvedeny a je patrno, že notář se k nim vyjádřil.“48 Notář tedy na žádost vyhotovuje tyto zápisy o rozhodnutích „pokud zvláštní právní předpis pořízení takového notářského zápisu vyžaduje nebo pokud je rozhodováno o skutečnostech zapisovaných do veřejného seznamu, i když zvláštní právní předpis pořízení takového notářského zápisu nevyžaduje“. 49 Tento typ notářského řádu je tedy omezen pouze na případy stanovené zvláštním zákonem s výjimkou rozhodování o skutečnostech zapisovaných do veřejného rejstříku. V současné době je tímto zvláštním zákonem především nový občanský zákoník, zákon o obchodních korporacích a zákon o přeměnách obchodních společností a družstev. 50 V prvém případě je příkladem takovéhoto rozhodnutí orgánu společnosti s ručením omezeným, rozhodnutí valné hromady o změně obsahu společenské smlouvy společnosti, a to zcela jedno, jaké její části. Tato povinnost je obsažena v § 172 zákona o obchodních korporacích, která stanoví, že rozhodnutí valné hromady o skutečnostech dle předchozího paragrafu se osvědčují veřejnou listinou. Tento požadavek dopadá i na jiná rozhodnutí, jejichž

47

§ 90 Zákona č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob. In: CODEXIS ACADEMIA [právní informační systém]. ATLAS consulting [cit. 6. 10. 2016]. 48 Rozhodnutí Vrchního soudu v Praze ze dne 20. 02. 2008, sp. zn. 7 Cmo 213/2007 In: ASPI [právní informační systém]. Wolters Kluwer ČR [cit. 2. 10. 2016]. 49 § 80a zákona č. 358/1992 Sb., notářský řád In: CODEXIS ACADEMIA [právní informační systém]. ATLAS consulting [cit. 2. 10. 2016] 50 Zákon č. 125/2008 Sb., o přeměnách obchodních společností a družstev. In: CODEXIS ACADEMIA [právní informační systém]. ATLAS consulting [cit. 2. 10. 2016].

27

účinek nastává až zápisem do obchodního rejstříku. 51 V druhém případě rozhodnutí valné hromady o odvolání nebo volbě jednatele společnosti, kde zákon pořízení tohoto notářského zápisu nevyžaduje, ale je rozhodováno o jednateli, který se zapisuje jako statutární orgán do obchodního rejstříku. V tomto případě bude taktéž sepsán zápis dle §80a a násl. a nikoliv dle § 77 (osvědčení průběhu valných hromad). V obou těchto případech je notář oprávněn na žádost společnosti sepsat tento typ notářského zápisu. O jiných rozhodnutích, nebo dokonce o osvědčení jiné skutečnosti tento typ zápisu vyhotovit nelze. Pokud bude společnost notáře žádat o osvědčení jiných rozhodnutí, než pro které je předepsán notářský zápis a nepůjde zároveň o rozhodnutí o skutečnostech zapisovaných do obchodního rejstříku, nelze užít analogie k §80a, ale tento zápis bude veden podle výše zmíněného § 77 NotŘ (jako např. rozhodnutí valné hromady o schválení účetních závěrek dle § 181 odst. 2 ZOK).

4.2.3 Přítomnost notáře

Platí, že notář má povinnost osvědčit, zda rozhodnutí orgánu právnické osoby, o němž notářský zápis sepisuje, bylo přijato nebo nebylo přijato, a ve svém vyjádření uvést, zda obsah rozhodnutí, nebo nepřijatého předneseného návrhu na rozhodnutí je, nebo není v souladu s právními předpisy a zakladatelskými dokumenty právnické osoby. 52 Při přijímání těchto rozhodnutí musí být notář zcela logicky přítomen. Je to především jeho osvědčovací činnost. Při splnění některých formalit a jednání právnické osoby, které zejména předcházejí přijetí tohoto rozhodnutí být notář nemusí a z praktického hlediska ani nemůže být přítomen. Zákon mlčí, v jakých případech tato povinnost je a kdy je jí notář zproštěn, ale naopak jednoznačně připouští, že u některých úkonů být nemusí. Zde se jedná zejména o formality a jednání právnické osoby a jejích orgánů, které se mají podle zákona a zakladatelského dokumentu právnické osoby uskutečnit před samotným jednáním

51

§172 zákona č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech (zákon o obchodních korporacích). In: CODEXIS ACADEMIA [právní informační systém]. ATLAS consulting [cit. 5. 10. 2016]. 52 § 80a odst. 2 zákona č. 358/1992 Sb.

28

jejího orgánu.53 Mezi ně patří například náležité rozeslání pozvánky na valnou hromadu (dle § 184 ZOK).54 Zbylá jednání a formality, které jsou podstatné a jsou jednou z náležitostí pro přijetí rozhodnutí a musí být obsahem zápisu, notář osvědčuje za jeho přítomnosti přímo na jednání, které má vést ke zmíněnému rozhodnutí.55 Osvědčování probíhá na základě listin předložených před jednáním v rámci přípravy tohoto zasedání orgánu a na základě jeho přítomnosti při jednání samotném. Do tohoto postupu se opět promítá zásada prevence, neboť obecným účelem je zde to, aby vadného rozhodnutí, které by bylo v rozporu s právním řádem či zakladatelskými dokumenty, vůbec nebylo dosaženo. 4.2.4 Náležitosti a obsah notářského zápisu

Stejně tak, jak upravuje zákon náležitosti ostatních veřejných listin, jsou jasně definované zvláštní obsahové náležitosti notářského zápisu o rozhodnutí právnické osoby. Těmi není jen taxativní výčet zvláštních náležitostí obsažených v §80b NotŘ, který bude podrobně rozebrán níže, ale též obecné náležitosti jako jsou požadavky na sepsání zápisu v českém jazyce56, uvádění číselných údajů (např. datum sepsání notářské listiny, lhůty, výše plnění..) též slovy a patřičné podepisování listin57, nebo další dle §§ 64-69 NotŘ upravující notářské zápisy o právních jednáních, které se přiměřeně užijí i zde. Jedná se zejména o případy, kdy osoby žádající o úkon notáře trpí vadou řeči či zraku, mají omezenou svéprávnost a nebo případy, kdy je vyžadována účast tlumočníka. Náležitosti pro tento druh notářského zápisu lze rozdělit do tří logických celků. 1) Obecné náležitosti 2) Vlastní obsah rozhodnutí, které se osvědčuje (popis skutečností a formalit, které odůvodňují správnost přijatého rozhodnutí)

53

JINDŘICH. § 80a [Notářský zápis o rozhodnutí orgánu právnické osoby], op. cit., s. 327. Viz kapitola náležitosti a obsah notářského zápisu pod písm. d) 55 Vymezení jednotlivých náležitostí s podrobným komentářem je obsahem další podkapitoly 5.4 56 § 58 zákona č. 358/1992 Sb. 57 § 59 zákona č. 358/1992 Sb. 54

29

3) Vyjádření notáře dle §80a odst. 2 notářského řádu58 4) Označení notářského zápisu číslem rejstříku NZ a spisovou značkou rejstříku N59 Notářský zápis o rozhodnutí orgánu právnické osoby musí podle notářského řádu obsahovat:60 a) jméno a příjmení notáře a jeho sídlo, - zde notář, jeho zástupce, společník notáře nebo notářský kandidát uvádí své celé jméno a příjmení aby bylo zřejmé, kdo provedl osvědčení a zapsal tato jednání ve formě listiny. Vyhotovil-li zápis notářský kandidát, společník nebo zástupce, uvedou k podpisu a razítku skutečnost, že jej vyhotovili ze své pozice. Sídlo notáře je pak určení obce, ve které notář vykonává svoji činnost a nesmí být zaměňováno za pojem „notářský úřad“, který je pouze souhrnem zákonem daných pravomocí a nemá žádnou hmotnou podstatu.61 b) místo, den a rok, kdy notář notářský zápis sepsal, - notářský zápis v tomto smyslu vyjadřuje osvědčení skutečností, které mají svůj původ v minulosti. To v praxi znamená, že jeho vyhotovení („sepsání“) může být provedeno až následně po okamžiku, kdy byl notář přítomen vlastnímu jednání, na kterém došlo k přijetí rozhodnutí orgánem. Je běžné, že notář se účastní jednání v sídle společnosti a teprve až následně ve své kanceláři sepíše zápis, který po následné kontrole a schválení předsedajícího mu jej dá podepsat a jako poslední jej podepíše a orazí sám. Časové a místní určení sepsání musí být uvedeno jako to, kde byl proveden poslední z těchto úkonů. c) obchodní firmu nebo název, sídlo, identifikační číslo právnické osoby a označení orgánu právnické osoby, o jehož rozhodnutí se pořizuje notářský zápis, tento bod by neměl představovat větší komplikace, důležité je jen náležitě uvést orgán, který rozhodnutí přijímá (u akciové spol. např. zda se jedná o řádnou nebo

58

JINDŘICH. § 80b [Náležitosti], op. cit. s. 332. § 11 odst. 3 Kancelářského řádu. Notářská komora České republiky [online]. Notářská komora České republiky [cit. 10. 10. 2016]. Dostupné z: https://www.nkcr.cz/data/predpisy/Kancel_rad.pdf 60 §80b Zákona č. 358/1992 Sb. 61 JINDŘICH. § 63 [Sepisování notářských zápisů o právních úkonech], op. cit., s. 242. 59

30

náhradní valnou hromadu) a z praktického hlediska též uvedení osob, které jsou statutárním orgánem právnické osoby. d) údaj, jak byla ověřena existence právnické osoby, působnost a způsobilost jejího orgánu přijímat rozhodnutí, - popis, jakým způsobem má být zjištěna existence a ostatní údaje společnosti na rozdíl od postupu u fyzických osob zákon nepředepisuje. Existence se však v zásadě ověřuje dvěma způsoby a to zakladatelským dokumentem a především nahlédnutím na aktuální stav do obchodního rejstříku nebo jiného veřejného rejstříku. Aby notář mohl ověřit, že valná hromada je způsobilá přijímat předmětná rozhodnutí, měl by dojít k jednotlivým závěrům, že jednání valné hromady bylo řádně ustaveno, danou skutečnost lze projednat a také, že valná hromada je schopna se v této záležitosti usnášet.62

Náležitosti řádného ustavení valné

hromady judikoval nejvyšší soud ve svém rozhodnutí63 tak, že: „K tomu, aby mohla valná hromada přijímat rozhodnutí, jejichž přijetí jí zákon svěřuje, je proto – mimo jiné – nezbytné i splnění určitých formálních předpokladů stanovených zákonem. Jedním z takových předpokladů je, aby bylo konkrétní jednání valné hromady řádným způsobem ustaveno, tj. aby bylo řádně svoláno, zahájeno a vedeno.“64 Notář by se tedy v takovém případě měl zaměřit především na svolání jednání, účast společníků a na ustanovení funkcionářů valné hromady. 65 Pro demonstrativní příklad těchto událostí jsem si zvolil společnost s ručením omezeným. Okruh oprávněných osob ke svolání valné hromady upravují §§ 181 – 183 + 187 zákona o obchodních korporacích. Nejčastějším svolavatelem bude jistě jednatel. Ten má svolávací povinnost pravidelně, alespoň jednou za účetní období, zejména za účelem zpracování účetní závěrky a rozhodnutí o použití zisku, či

62

KITTEL, David. Notářský zápis o rozhodnutí valné hromady s. r. o. – předpoklady způsobilosti valné hromady přijímat rozhodnutí. Ad Notam. 2014. roč. 20, č.4, s. 11-13. 63 Ačkoliv jde o předrekodifikační rozhodnutí, myslím si, že je možné jeho užití i v dnešních podmínkách. 64 Usnesení Nejvyššího soudu ČR ze dne 24. 08. 2010, sp. zn. 29 Cdo 211/2009. Nejvyšší soud [online]. Nejvyšší soud, © 2014 [cit. 19. 9. 2016]. Dostupné z: http://www.nsoud.cz/Judikatura/judikatura_ns.nsf/WebSearch/880CF2321298068CC1257A4E006 86AC8?openDocument&Highlight=0, 65 KITTEL, 2014, op. cit.

31

nahrazení ztrát.66 Toto je pouze zákonné minimum, ve skutečnosti může valná hromada zasedat častěji a to především v případech, kdy bude společenskou smlouvou do její působnosti svěřeno rozhodování o věcech hospodářské povahy, čímž se také posílí vliv společníků. V případech, kdy společnost bude mít více jednatelů a společenská smlouva zároveň stanoví, že mají jednat jako kolektivní orgán, po splnění formálních požadavků na rozhodnutí uvnitř kolektivního orgánu (dle § 156 NOZ) může po technické stránce realizovat svolání kterýkoliv z nich. 67 Ve výjimečných případech, kdy bude společnost ponechána bez jednatele nebo ten své povinnosti dlouhodobě nebude plnit, je pak oprávněn ke svolání též kterýkoliv ze společníků, nebo v případě její existence, též dozorčí rada. 68 Aby bylo svolání řádné a včasné (§§ 184 a 186 ZOK), měl by notář dále ověřit náležitosti pozvánky a zda předepsaným způsobem proběhla notifikace společníků o termínu a pořadí valné hromady (v zákonném termínu 15 dnů před konáním, nebo dle odlišné úpravy obsažené ve společenské smlouvě), případně jako povinnou náležitost do notářského zápisu uvést, že se některý ze společníků vzdal práva na řádné a včasné svolání valné hromady69. Se zahájením valné hromady je neodmyslitelně spjato zjištění, kteří ze společníků se valné hromady účastní. Účast společníka na schůzi je přitom zásadním předpokladem, aby mohl realizovat svá řídící a kontrolní oprávnění vzhledem ke společnosti a aby mohl vykonávat svá hlasovací (a ostatní společnická) práva. 70 Účast může být buďto osobní, nebo v zastoupení, přičemž osobní účast může mít dvojí charakter. Společník může být fyzicky přítomen na valné hromadě a nebo, pokud to společenská smlouva dovoluje, může se jí účastnit za pomoci využití technických prostředků.71 Druhou možností je účast na základě smluvního zastoupení (s plnou mocí). Pokud je společníkem právnická 66

POKORNÁ, Jarmila. § 181 [Svolání valné hromady]. In LASÁK, Jan a kol. Zákon o obchodních korporacích: komentář. I. Díl. 1. Vyd. Praha: Wolters Kluwer, 2014. s. 983 67 Tamtéž str. 984 68 §183 zákona č. 90/2012 Sb., 69 § 183 odst. 4 zákona č. 90/2012 Sb. 70 POKORNÁ. § 168 [Účast společníka a zastoupení společníka], op. cit., s. 955 71 § 167 zákona č. 90/2012 Sb. - Praktickým a pravděpodobně i nejvíce využívaným prostředkem bude videokonferenční spojení, neboť jedním z předpokladů užití technických prostředků je umožnění ověření totožnosti osoby.

32

osoba, tak se účastní výhradně v zastoupení, některým členem svého statutárního orgánu.72 Společníci, kteří se valné hromady účastní, se pak sepíší do listiny přítomných s uvedením počtu hlasů, kterou může vést notář, ale spíše se předpokládá její vyhotovení zapisovatelem, nebo svolavatelem, jehož podpis společně s předsedou musí být na listině.73 V případě, že by společnost odmítla některou osobu zapsat do listiny přítomných, uvede tuto skutečnost i důvod do listiny a tato osoba se valné hromady už nemůže účastnit. Notář je pak povinen uvést protest této osoby též do notářského zápisu. 74 Po té, co je valná hromada řádně ustavena, zvolen předseda a zapisovatel může valná hromada přejít k projednání bodů uvedených v pozvánce. 75 Možnost projednání je předpokladem k tomu, aby o bodu mohlo být následně i hlasováno. Pokud valná hromada projednala bod, může o něm přijímat rozhodnutí, v případě že je schopná se usnášet. Není-li společenskou smlouvou určeno jinak, kvorum je určeno tak, že „je valná hromada schopná se usnášet, jsou-li přítomni společníci, kteří mají alespoň polovinu všech hlasů.“76 Zde závisí, zda společenská smlouva bude obsahovat odchylnou úpravu kvora, či počtu hlasů jednotlivých společníků. Souhrn všech těchto výše zmíněných zjištění je pak podkladem pro notářovo vyjádření dle § 80b odst. 1 písm. k) NotŘ, jak byla ověřena působnost a zjištěna způsobilost orgánu (valné hromady) přijímat rozhodnutí i osvědčení ostatních náležitostí a formalit, které je notář povinen obsáhnout do notářského zápisu. e) místo, den a rok, kdy došlo k rozhodnutí orgánu právnické osoby, - viz písm. b) – sepsání notářského zápisu a rozhodnutí orgánu právnické osoby nemusí nutně být v jeden okamžik, proto notář do zápisu uvede časový údaj (datum), kdy k přijetí rozhodnutí došlo. f) jméno, příjmení, bydliště, datum narození předsedajícího, popřípadě svědků, důvěrníků a tlumočníků, - v zájmu předcházení sporů, je nanejvýš důležité provést řádnou identifikaci osob účastnících se jednání u notáře a ta je nejlépe zjištěna 72

LAVICKÝ. § 161 [Zastupování právnické osoby], op. cit., s. 835 - Oproti předchozí právní úpravě, má dle nového občanského zákoníku každé jednání za společnost povahu zastoupení. 73 § 188 odst. 2 zákona č. 90/2012 Sb. 74 Viz následující komentář k písm. g), o protestech. 75 A to nehledě na to, zda je usnášeníschopná - Srov. Rozsudek Vrchního osudu v Praze ze dne 13.1. 2004, sp. zn. 7 Cmo 89/2003. Soudní rozhledy, 2004, č. 10, s. 385 an. 76 §169 zákona č. 90/2012 Sb.

33

z úředních průkazů vydaných státním orgánem. Bydlištěm se myslí zejména trvalý pobyt, pokud

ten v průkazu uveden není a nebo nekoresponduje se

skutečným bydlištěm, vychází se z prohlášení učiněné osobou. V rámci přesné identifikace a eliminace zaměnitelnosti je vhodné uvést k datu narození též rodné číslo. Dříve text zákona obsahoval ve výčtu rodné číslo, to však bylo novelizováno zákonem č. 227/2009 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o základních registrech a nahrazeno pouhým datem narození. Uvedení rodného čísla však má i svůj praktický aspekt, neboť v některých rejstřících a registrech jsou osoby vedeny právě pod svým rodným číslem. g) prohlášení předsedajícího, že orgán právnické osoby je způsobilý přijímat rozhodnutí, popřípadě vznesené protesty proti tomuto prohlášení nebo protesty proti výkonu hlasovacího práva osobou přítomnou na jednání orgánu právnické osoby a protest osoby, jejíž účast nebyla na jednání orgánu připuštěna nebo jíž nebyl umožněn výkon hlasovacího práva, s uvedením jména, příjmení a bydliště osoby, která protest podává, s údajem o tom, jménem koho protest podává, a tytéž údaje týkající se osoby, vůči níž byl protest vznesen, - proces identifikace osob bude probíhat stejným postupem, jako v předchozím bodě. Protest zde však představuje významný prvek „samonápravy“ v rámci společnosti, neboť tak přechází zásahům jiných subjektů a je základním prostředkem revize jednání v rámci právnické osoby. Protestující může namítat vady jako např. že valná hromada nebyla svolána řádně, nebo že rozhodnutí orgánu bylo přijato nesprávně, stejně tak ale může podávat protesty procesního charakteru (např. že valná hromada nebyla usnášeníschopná, nebo některý z účastníků neměl právo se účastnit valné hromady apod.)77 Zákon o obchodních korporacích zavedl také limity přezkumu platnosti usnesení valné hromady v podobě protestu, který má pro společníka zásadní právní význam. Ustanovení § 192 odst. 2 ukládá společníkovi povinnost vyjádřit nesouhlas – protest – proti přijímaným usnesením, jejichž platnost by chtěl následně napadnout soudní cestou.78 Toto ustanovení je projevem zásady 77

HOLEJŠOVSKÝ, Josef. Valné hromady společností s ručením omezeným. 1. vyd. Praha: C.H.Beck, 2011. s. 157 78 §192 odst. 2 zákona č. 90/2012 Sb.

34

vigilantibus iura, neboť podání protestu a jeho záznam do notářského zápisu zakládá aktivní legitimaci společníka pro jeho pozdější uplatnění práv před soudem a je velkým motivačním nástrojem ve vztahu ke společníkům pozorně vnímat jednání na valné hromadě a vyhodnocovat důsledky přijímaných rozhodnutí.79 To má však své důsledky i pro přijímaná usnesení, u kterých je v návaznosti zavedení protestu zvýšena jistota ohledně jejich platnosti a tím také posílena bezpečnost vztahů.80 Ačkoliv zákon neupravuje obsah ani formu, jak má být protest podán, mělo by jít o dostatečně určité vyjádření nesouhlasu s některým nebo všemi přijímanými usneseními, jež musí být na žádost protestujícího zachycen v notářském zápise.81 Aby následné uplatnění práva nebylo obsahově prázdné, je vhodné protest také odůvodnit. Oproti sepisu notářského zápisu dle § 77 a násl. notářského řádu, kdy v průběhu jednání orgánu právnické osoby do notář zaznamenává všechny protesty na tomto jednání vznesené, u sepisu dle § 80a do něj notář zaznamenává pouze tři druhy protestů stanovené notářským řádem. Těmi jsou protesty osoby, jejíž účast nebyla na jednání orgánu připuštěna nebo jíž nebyl umožněn výkon hlasovacího práva, protesty proti prohlášení předsedajícího, že orgán je způsobilý přijímat rozhodnutí a třetím, protesty proti výkonu hlasovacího práva osobou přítomnou na jednání. h) údaj, jak byla ověřena totožnost osob uvedených v písmenech f) a g), totožnost osoby lze dle §64 NotŘ ověřit v zásadě třemi možnými způsoby. Prvním z nich je nejpraktičtější i nejdůvěryhodnější a to je ověření na základě předložení některého úředního dokladu. Není důležité, zda to bude občanský průkaz, nebo cestovní pas, je ovšem vhodné typ tohoto průkazu doplnit. Druhou možností je, že notář osobu zná osobně a to ze soukromého života, nebo na základě vlastního dřívějšího poznání (např. z důvodu častého využívání služeb notáře). Poslední, dle mého názoru nejméně důvěryhodnou možností, je identifikace na základě výpovědi dvou svědků totožnosti. Tato možnost se mi jeví jako ne příliš vhodná a použil bych ji pouze jako krajní řešení, neboť zde existuje značné riziko podvodu.

79

POKORNÁ. § 192 [Nedodržení lhůty; protest společníka], op. cit., s. 1019. + II. Díl 1950 K § 396 až 430 zvláštní části důvodové zprávy návrhu zákona č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech 81 POKORNÁ. § 192 [Nedodržení lhůty; protest společníka], op. cit., s. 1020. 80

35

Ať už notář užije kteréhokoliv z těchto postupů, je důležité, aby notář do zápisu uvedl, na základě kterého z nich tak bylo učiněno. i) obsah rozhodnutí orgánu právnické osoby a nebylo-li přijato, obsah předneseného návrhu na rozhodnutí orgánu právnické osoby, - rozhodnutím je zde myšlen přednesený a schválený návrh, který má být následně promítnut do notářského zápisu. Je zde kladen velký důraz na exaktní formulaci rozhodnutí tak, jak bylo orgánem právnické společnosti přijato. Notář je zde v postavení osoby osvědčující skutečnost a je tedy žádoucí, aby byl zachován obsah a tím také jeho autenticita. j) údaj o výsledku hlasování o rozhodnutí orgánu právnické osoby s uvedením rozhodného počtu hlasů a údaj o tom, jakým způsobem byl výsledek hlasování a rozhodný počet hlasů zjištěn, - Výsledek se zde bude zapisovat jako jasný údaj o hlasování, tedy zda rozhodnutí orgánu bylo, nebo nebylo přijato. Rozhodným počtem hlasů je třeba rozumět, jakého počtu předepsaných hlasů je zákonem nebo zakladatelským dokumentem vyžadováno pro přijetí návrhu. K tomuto údaji je několik možností, jak vyjádřit výsledek. Lze konstatovat, že návrh byl přijat nebo nepřijat většinou v určitém počtu. Dle mého názoru je však lepší uvést výsledek volby jako konkrétní a přesný stav hlasování, tedy kolik hlasů bylo pro návrh, proti návrhu a kolik hlasů se zdrželo hlasování. Způsoby, jakým lze hlasování zjistit je taktéž několik. Nejefektivnějším způsobem jistě zůstává pozorování hlasování notářem. V případě, že se však bude jednat o valnou hromadu, čítající více osob, může notář vycházet z prohlášení předsedajícího o počtu rozhodných hlasů k danému návrhu. Je na úvaze notáře, jak vyhodnotí průkaznost takového zjištění, podklad tohoto tvrzení však musí uvést společně s údajem, zda bylo nebo nebylo rozhodnutí přijato a zda splňuje všechny předpoklady. V případě rozhodování o změně společenské smlouvy musí být navíc v zápise jmenovitě uvedeno, kdo pro tuto změnu hlasoval. 82 k) prohlášení notáře obsahující údaje podle § 80a odst. 2, popřípadě prohlášení, že tyto předpoklady splněny nejsou, a přesto je na notáři vyžadováno sepsání 82

NEVRKLA, Luboš. Změny společenských smluv společností s ručením omezeným a rozhodování jejich valných hromad. © EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo [online]. Publikováno 27. 05. 2014 [cit. 19. 10. 2016]. Dostupné z: http://www.epravo.cz/top/clanky/zmeny-spolecenskych-smluv-spolecnosti-s-rucenim-omezenyma-rozhodovani-jejich-valnych-hromad-94399.html

36

notářského zápisu, - jak bylo již zmíněno v kapitole 5.4, tuto část notář není povinen odůvodňovat. Odůvodnění je však vhodné uvést, zejména kvůli možným později vzniklým sporům o tom, zda předpoklady byly nebo nebyly splněny a to především u negativního vyjádření. Pokud je vyjádření notáře negativní a tento jej přednese předsedajícímu dle §80e NotŘ, který i přesto trvá na sepsání notářského zápisu, v takovém případě se poučení, které předsedajícímu přednesl, již stává i součástí zápisu. l) údaj o tom, že notářský zápis byl po přečtení schválen předsedajícím, popřípadě, že schválen nebyl, a důvody jeho neschválení, popřípadě údaj o tom, že předsedající notáři důvody nesdělil, - toto písmeno stanoví primárně povinnost si zápis po vyhotovení přečíst a po té dává možnost se k jeho obsahu vyjádřit buď souhlasem ve formě podpisu a nebo jej odmítnout. Zda bude notář zápis předčítat sám, nebo jej dá přečíst předsedajícímu zákon neříká. V praxi však bude běžnější, že notář dá k přečtení finální verzi zápisu a tuto skutečnost do něj uvede. Schválení a připojení podpisu předsedajícího dle tohoto bodu však není vždy nutné, neboť jeho podpis nezakládá existenci samotného notářského zápisu, pouze mu dává právo se k jeho obsahu vyjádřit a případně jej zpochybnit. m) podpis předsedajícího, popřípadě údaj o tom, že předsedající notářský zápis odmítl podepsat s uvedením důvodů, proč notářský zápis nepodepsal, popřípadě údaj o tom, že předsedající důvody notáři nesdělil, - viz předchozí písmeno n) otisk úředního razítka notáře a jeho podpis, - aby byla zachována veřejná víra notářského zápisu, je žádoucí, aby nejprve byla listina podepsána předsedajícím před notářem a až jako poslední krok celého procesu sepisování bylo na konci vyraženo razítko notáře a bezprostředně po předsedajícím připojen i jeho podpis. o) další údaje, pokud tak stanoví zvláštní právní předpis. – Další náležitosti mohou být požadovány jiným právním předpisem jako např. §184 odst. 3 ZOK. Na rozdíl od ostatních notářských zápisů o osvědčování právně významných skutečností u tohoto typu není vyžadován jasný, chronologický popis jednání orgánu při průběhu přijímání jeho rozhodnutí. Na základě těchto výše zmíněných náležitostí je vhodné notářský zápis strukturovat do tří jednotlivých logických celků.

37

a) Obsahovým částem bude předcházet záhlaví s náležitostmi dle písmen a) a b). tedy identifikace notáře, místo a čas sepsání. 1) První část by měla obsahovat náležitosti dle písmen c), e) a i), tedy jaký orgán kdy a kde rozhodnutí přijal a také uvést obsah vlastního rozhodnutí orgánu společnosti. 2) Druhá část by měla obsáhnout písmena d), f), g), h), j) a o), která by zaznamenala jednání a formality, kterým byl notář přítomen, který byly provedeny a nebo které nastaly. 3) Poslední z nich by pak mělo být vlastní rozhodnutí o (ne)přijetí, odůvodnění správnosti a zákonnosti pro dodržení formalit a posudek notáře o souladu s právními předpisy a zakladatelskými dokumenty dle §80a odst. 2 NotŘ odpovídající písmeni k). b) V dovětku budou naopak náležitosti l), m) a n) tedy vyjádření k sepsanému notářskému zápisu, jeho následné schválení nebo odmítnutí a na závěr připojení podpisů a razítka notáře.83 V případech, kdy se v průběhu jednoho jednání orgánu právnické osoby přijímá více rozhodnutí, o nichž se sepisuje notářský zápis, notář pojme do zápisu všechna tato rozhodnutí, pokud tomu povaha přijatých rozhodnutí neodporuje nebo takový postup není vyloučen. Žadatel však může po notáři požadovat sepsání každého notářského zápisu samostatně.84 4.2.5 Odůvodnění a poučení jako část náležitostí

Na tomto místě je vhodné zmínit, že zákon nepožaduje po notáři k jeho vyjádření o souladu postupů a rozhodnutí s právními předpisy a zakladatelskými listinami žádné odůvodnění. V případech, kdy notář sepsání může odmítnout a to buď pro absenci nezbytných dokumentů pro zápis (dle 80c odst. 1 a 2 NotŘ) nebo v případech, kdy předsedající i přes notářovo upozornění vede jednání takovým způsobem, jímž nelze dosáhnout sepsání, je logické stanovení zákonné povinnosti o tomto odmítnutí sepsat písemné zdůvodnění, ve kterém notář uvede, v čem 83 84

JINDŘICH. § 80b [náležitosti], op. cit., s. 332. § 80b odst. 2 zákona č. 358/1992 Sb.

38

sleduje rozpor, pro který sepsání odmítl. 85 V tomto lze spatřovat velký rozdíl oproti notářskému zápisu o právním jednání dle § 62 NotŘ86, u kterého, pokud u něj notář dospěje k závěru, že není v souladu s právními předpisy, musí jeho sepsání ze zákona odmítnout. §80e NotŘ notáři pouze ukládá povinnost obsáhnout do rozhodnutí jeho názor na soulad s právními předpisy a zakladatelskými dokumenty a zda byly splněny všechny formality, nikoliv pro tento rozpor odmítnout vlastní sepsání. Toto ustanovení obsahuje jisté omezení, které notáři ukládá poučovací povinnost o výše zmíněných sporných místech pouze k osobě předsedajícího. K předkladateli i ostatním společníkům tuto povinnost nemá. Mimo jiné, tato povinnost má pouze negativní povahu. Musí k ní tedy dojít až v případě, že nějaký problém nastane. Ačkoliv lze nabýt zdání, že tato úprava je příliš striktní, jsem toho názoru, že je spolehlivá. V praxi by bylo velmi náročné dávat poučení všem účastníkům (zejména při početných valných hromad akciových společností). Poučovací povinnost k předsedajícímu má praktický význam, neboť předsedající v zásadě vede zasedání, nebo komunikuje s tím, kdo jej řídí. V rámci obecné procesní prevence tedy hodnotím relevantní poučení předsedajícího jako dostačující. V případě rozhodování valné hromady společnosti s ručením omezeným se jedná o osvědčení formalit a jednání jejích orgánů, zejména jednatelů společnosti, které se mají podle zákona a společenské smlouvy společnosti uskutečnit před samotným jednáním valné hromady. To jsou úkony spojené s řádným svoláním valné hromady, dále osvědčení, že rozhodnutí valné hromady bylo přijato (případně nepřijato) a to, zda obsah i způsob přijetí jsou v souladu se zákonem a společenskou smlouvou společnosti. 87 To značí v případě rozhodování valné hromady společnosti s ručením omezeným jeho soulad především se zákonem o obchodních korporacích, občanským zákoníkem a společenskou smlouvou společnosti.

85

§ 80d zákona č. 358/1992 Sb. Viz kapitola 4.2 87 §181 a násl. zákona č. 90/2012 Sb. 86

39

5. Povinnosti právnické osoby a předsedajícího Aby notář mohl osvědčit rozhodnutí orgánu právnické osoby, následně provést sepsání a posoudit splnění všech předpokladů a náležitostí, je třeba jisté součinnosti právnické osoby, která jej o to žádá. Tuto povinnost předložit předepsané dokumenty ukládá právnické osobě § 80c notářského řádu. Jeho účelem je vytvořit notáři prostředí pro řádnou přípravu na kvalifikované posouzení splnění formalit a obsahu navrhovaných usnesení. Notářský řád stanoví, že právnická osoba, která o sepis notářského zápisu o rozhodnutí svého orgánu žádá, je povinna notáři tyto dokumenty předložit nejpozději do pěti pracovních dnů přede dnem jednání orgánu právnické osoby. Tato lhůta je stanovena tak, aby zajistila notáři dostatečný čas k posouzení obsahu návrhu rozhodnutí a také zda jsou splněny všechny ostatní formality. Svojí délkou je tato lhůta k posouzení výše zmíněného dostatečná. Častým problémem, který se v praxi vyskytuje, je však prodlení žadatelů, kteří tuto lhůtu porušují. A to zejména v případech, kdy jsou zastoupeni advokátem, který překládá jím vypracované podklady. Notář je odpovědný za obsah zápisu a proto nelze obsah pojmout do zápisu bez jeho posouzení. Tato činnost je však výrazně časově náročnější, než když notář sepisuje listinu sám. Výčet požadovaných dokumentů v §80c NotŘ se na první pohled jeví jako výčet taxativní. Pravdou však je, že mohou nastat určité situace, kdy bude třeba tento výčet doplnit o další listiny potřebné pro provedení zápisu. Takovým příkladem mohou být změny ve společnosti, jejichž zápis ještě neproběhl a nebo ještě dokonce ani nebyl zahájen. V takovém případě by bylo značně neefektivní čekat, dokud se tato změna nepromítne ve veřejném rejstříku. Typickým příkladem ve společnosti s ručením omezeným může být změna společníka v důsledku převodu obchodního podílu a následné sepsání zápisu o zvýšení základního kapitálu společnosti. V takovém případě bude notáři nejspíše předložen zakladatelský dokument, který bude reflektovat takovou změnu. Bude ovšem nutné doložit též smlouvu o převodu podílu a potvrzení, že byla doručena společnosti. Pokud by společnost tuto smlouvu notáři nedoložila, může odmítnout provedení takového úkonu dle §80d odst. 1 písm. a).

40

Jednou z povinností ze strany společnosti je doložení výpisu z obchodního rejstříku. Dokládání aktuálního výpisu ze strany právnické osoby notáři dle písmene a) však postupně ztrácí na významu. Notáři si mohou v rámci dálkového přístupu do informačního systému veřejné správy prostřednictvím internetu aktuální ověřený výpis opatřit sami a v rámci přípravy na jednání tak většinou vždy dělají. Výjimkou bude situace, kdy se bude u některého subjektu vyskytovat zahraniční prvek. Pokud např. bude žadatelem zahraniční společnost, musí předložit patřičně ověřený výpis vydaný příslušným cizím orgánem (v určitých případech opatřen apostilou).88 Dle příkladu o převodu podílu je na místě též zdůraznit, že aktuálním výpisem je myšlen faktický stav skutečností, tak jak jsou „aktuálně“ v obchodním rejstříku zapsány. Ty právě dle zmíněného příkladu nemusí vždy korespondovat s reálným stavem a v těchto případech je třeba je doložit dalšími dokumenty. To platí i o povinnosti předložit zakladatelské dokumenty v plném znění dle písmene b). U společnosti s ručením omezeným, u které dosud nebyly zapsány všechny změny do rejstříku, je třeba doložit společenskou smlouvu v jejím novém plném znění při jednání. S tím souvisí též doklad o změnách v orgánech právnické osoby dle písmene c) (vztahující se i na písm. d), které nejsou zapsané v rejstříku. Změny v orgánech provedené uvnitř společnosti jsou účinné již samou volbou, jmenováním nebo odvoláním. Notář musí posoudit, zda osoba, která ho žádá o provedení úkonů za společnost je oprávněna takové úkony činit jako orgán. Pokud tyto změny nejsou před jednáním u notáře zapsány v rejstříku, je třeba doložit dokumenty potvrzující tato tvrzení. Pokud by je osoby jednající za společnost nepředložily, má notář opět právo odmítnout provedení takového úkonu dle §80d odst. 1 NotŘ. Dále by společnost měla předložit notáři kopii pozvánky na jednání orgánu a návrhy rozhodnutí, která se neuplatňují až přímo na jednání. Odmítnutí sepsání zápisu ze strany notáře se však snaží přecházet předseda, který je povinen vést jednání orgánu právnické osoby takovým

88

Smyslem Apostily či superlegalizace je prokázat věrohodně skutečnost, že listina byla vydána nebo ověřena daným justičním nebo správním orgánem v zahraničí, nebo před ním podepsána. Výjimky stanoví Haagská úmluva o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin.

41

způsobem, který umožní pořízení notářského zápisu o přijímaném rozhodnutí předepsaným způsobem. 89

89

§80c odst. 3 písm. a) Zákona č. 358/1992 Sb.

42

6. Možnost provedení přímého zápisu do veřejného rejstříku 6.1 Přijetí úpravy v duchu rekodifikace V prvotním návrhu zákona o obchodních korporacích byla jeho součástí též úprava obchodního rejstříku. V připomínkovém řízení však od tohoto záměru bylo logicky upuštěno, neboť bylo namítáno, že umístění v zákoně není systematické, a pojmově do něj nezapadá. Existence dalších zvláštních druhů rejstříků90 navíc otevřela možnost kodifikovat všechny veřejné rejstříky v rámci jednoho předpisu, který měl zajistit jejich řádnou funkčnost. Tímto předpisem se stal zákon č. 304/2013 Sb. o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob, ve kterém se podařilo sjednotit převážnou hmotněprávní i procesní část.91 Z několika možností, jak dosáhnout odbřemenění rejstříkových soudů 92, byla v závěru přijata mírnější varianta zákona, která zavedla možnost provádění přímých zápisů do veřejného rejstříku notářem při současném zachování činnosti rejstříkových soudů. Ačkoliv zákon o veřejných rejstřících, který do českého právního systému zakotvil alternativní přímý zápis do obchodního rejstříku notáři, nabyl účinnosti k 1. Lednu 2014, reálné fungování zápisů notáři doznalo značného odkladu. Užívání bránila celková technická a organizační nepřipravenost jak doprovodných předpisů tak samostatného IT zabezpečení. Důležitým zlomem bylo přijetí zákona č. 87/2015 Sb.,93 který novelizoval zákon o soudních poplatcích, kterým byla finálně stanovena výše soudního poplatku za přímý zápis provedený notářem. Mezitím byl také Ministerstvem spravedlnosti dokončen zkušební provoz informačního systému veřejných rejstříků (ISVR) a jeho technické podpory a od 15. Května 2015 byl systém spuštěn naplno.94 90

Jako například rejstřík nadací a nadačních fondů, rejstřík příspěvkových organizací nebo rejstřík obecně prospěšných společností. 91 Zákon mimo jiné musel zohlednit SMĚRNICI EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY 2009/101/ES ze dne 16. září 2009 o koordinaci ochranných opatření, která jsou na ochranu zájmů společníků a třetích osob vyžadována v členských státech od společností ve smyslu čl. 48 druhého pododstavce Smlouvy, za účelem dosažení rovnocennosti těchto opatření 92 Obecná část důvodové zprávy k návrhu zákona č. 304/2013 Sb., op. cit. 93 Zákon č. 87/2015 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s účinností rekodifikace soukromého práva In: CODEXIS ACADEMIA [právní informační systém]. ATLAS consulting [cit. 12. 10. 2016]. 94 BERNARD, Pavel. Zápis notářem do veřejných rejstříků. Ad Notam. 2015. roč. 21, č.3, s. 3.

43

6.2 Obchodní rejstřík a princip materiální publicity Obchodní rejstřík je speciálním informačním systémem veřejné správy, 95 vedeným krajskými (rejstříkovými) soudy pro subjekty, které v obvodu tohoto krajského soudu mají své sídlo, 96 do nějž se zapisují obchodní společnosti, družstva a v zákonem vymezených důvodech též fyzické osoby. 97 Plní dvě zásadní funkce a těmi jsou funkce registrační98 a informační. Zásadním principem pojícím se k veřejným rejstříkům je princip materiální publicity. Ten ztělesňuje předpoklad správnosti a důvěry v údaje zapsané v rejstříku, které jsou veřejně přístupné a každý má právo do něj nahlížet a pořizovat si kopie. V podnikatelském prostředí je důvěra a právní jistota důležitou komoditou, jíž rejstřík v tomto smyslu pomáhá ve vztahu ke všem stranám. V pozitivním smyslu chrání podnikatele, jehož údaje uvedené v rejstříku jsou účinné vůči všem třetím stranám. Na druhou stranu, třetí osoby jsou chráněny proti stavům, které jsou v rozporu se stavem v rejstříku zapsaným. Povinností i vlastním zájmem osoby by mělo být, aby stav zapsaný v rejstříku odpovídal skutečnosti. Princip se v zásadě uplatňuje jako odpovědností vztah za primární porušení povinnosti, neboť „Proti osobě, která právně jedná důvěřujíc údaji zapsanému do veřejného rejstříku, nemá ten, jehož se zápis týká, právo namítnout, že zápis neodpovídá skutečnosti“99. 6.3 Podstata zavedení přímých zápisů Před zavedením této nové úpravy mohly být zápisy do obchodního rejstříku prováděny výhradně rejstříkovými soudy v rámci zvláštního typu nesporného řízení. V případech, ve kterých bylo pro právní jednání vyžadováno notářského zápisu, musela společnost nejprve navštívit notáře, pořídit o jednání orgánu notářský zápis a teprve po té jej fyzicky s návrhem na zápis donést na příslušný rejstříkový soud, který na tomto základě zahájil řízení o zápisu do 95

§ 1 zákona č. 304/2013 Sb. § 75 zákona č. 304/2013 Sb. 97 § 42 zákona č. 304/2013 Sb. 98 V především ve smyslu založení korporace dle §126 odst. 1 NOZ – „Právnická osoba vzniká dnem zápisu do veřejného rejstříku“ 99 § 8 zákona č. 304/2013 Sb. 96

44

obchodního rejstříku. Zavedení přímých zápisů umožnilo, že po sepsání notářského zápisu, může předmětné změny provádět notář přímo do rejstříku sám. Přímý bývá označován proto, že ani notář, stejně jako rejstříkový soud, nevydává o zápisu rozhodnutí a to i přes to, že je vykonavatelem veřejné moci a tato činnost je považována za úřední postup.100 Především ve prospěch subjektů, které chtějí provádět změny v rejstříku, odpadla povinnost následné návštěvy rejstříkového soudu a s tím související administrativy a celkové časové zátěže. Mimo jiné je tato varianta i ekonomicky výhodnější, neboť novelizací zákona o soudních poplatcích vychází přímé zápisy levněji. Je ovšem třeba zdůraznit, že zavedení přímých zápisů se činnosti rejstříkových soudů nedotýká a dále jsou v první řadě nadáni pravomocí ve všech případech.101 Mimo to, ne ve všech případech je možné zápis notářem provést.102

6.4 Předpoklady a provedení zápisu Přímý zápis se provádí na žádost, tak jako ostatní notářská činnost. Proveden může být jen a pouze na základě žádosti oprávněné osoby a není možné, aby notář provedl zápis jen na základě svého uvážení. V tom je možné spatřovat rozdíly oproti některým ostatním zápisům. 103 Jednotlivé náležitosti, které musí být splněny, upravuje § 108 a násl. ZVeř. Zápis skutečností, které mají být do rejstříku zapsány, musí vycházet z některého z podkladových notářských zápisů. Tím může být zápis o právním jednání (dle §§ 63, 70 a 70a NotŘ), nebo zápisy dle §80a a násl. NotŘ o rozhodnutí orgánu právnické osoby. 104 Typickým příkladem u společnosti s ručením omezeným bude NZ o dohodě společníků o změně obsahu společenské smlouvy, na jejímž základě má být provedena změna v zápise společnosti v obchodním rejstříku jako změna počtu jednatelů nebo způsobu jednání za společnost. 100

KOŽIAK, Jaromír § 108 [Podkladový notářský zápis]. In LAVICKÝ, Petr a kol. Zákon o zvláštních řízeních soudních; zákon o veřejných rejstřících: praktický komentář. 1. vyd. Praha: Wolters Kluwer, 2015. s. 927. 101 KOŘIAK. § 108 [Podkladový notářský zápis]. op. cit. s. 927. 102 JINDŘICH, Miroslav § 108 [Podklad pro zápis]. In HAVEL, Bohumil a kol. Zákon o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob: komentář. 1. vyd. Praha. C.H. Beck, 2015. s. 357. 103 Např. zástavní smlouva ve formě notářského zápisu se do rejstříku zástav zapisuje automaticky s účinností smlouvy bez ohledu na vůli stran. 104 §108 písm. a) zákona č. 304/2013 Sb.

45

Vyjádření notáře o splnění formalit a posouzení souladu s právními předpisy a zakladatelským právním jednáním právnické osoby má velký přesah i do oblasti přímých zápisů, neboť je jednou z podmínek umožňující zápis. 105 Uvede-li notář ve svém zápisu, že některá, byť jen jedna, formalita není splněna, nebo že právní jednání odporuje právním předpisům či zakladatelským dokumentů, zápis v takovém případě provést nesmí. Tento názor notáře však nezakládá nemožnost podat návrh na zahájení u rejstříkového soudu. Ten není vždy vázán notářovým vyjádřením a ve svém přezkumu může dospět k opačnému názoru, nicméně by měl tento zápis posuzovat jako důkazní prostředek se silou veřejné listiny v části skutečností v tomto zápise popsaných. Poslední podmínkou skrytou pod §108 písm. c) je předložení notáři listin, „..které tento nebo jiný zákon požadují pro zápis do veřejného rejstříku nebo pro založení do sbírky listin.“106 Jsou-li všechny tyto podmínky pro zápis požadovaných skutečností splněny, provede notář zápis dálkovým přístupem skrz systém (ISVR) bez zbytečného odkladu po podání žádosti o zápis. Tato žádost může být i ústní. Po té, co notář zápis provede, obvykle žadateli předá jedno vyhotovení ověřeného výpisu z obchodního rejstříku reflektující nově zapsaný stav. To má především důkazní povahu, že notář zápis provedl, neboť účinky zápisu nastávají okamžitě. Účinky materiální publicity však nastanou až další den, neboť nový stav ve veřejném rejstříku se v on-line aplikaci zobrazí až následující den. Výpis ovšem rozešle též dalším osobám, které se v souvislosti s provedeným zápisem do rejstříku zapisují. Zavedení přímých zápisů na notáře též přeneslo drobnou administrativní zátěž. Zpravidla po skončení jednání jsou totiž povinni předložené písemnosti ze strany společnosti převést do elektronické podoby (digitalizace do PDF dokumentu)

a

společně s elektronickým

stejnopisem

podkladového notářského zápisu je pomocí dálkového přístupu vložit do sbírky listin. 107 Převést je ovšem nutné všechny listiny a to i ty, které se do sbírky listin nezakládají. Notář tedy musí provést selekci dokumentů, které se zakládají do 105

§108 písm. b) zákona č. 304/2013 Sb. U založení spol. s.r.o. například výpis z rejstříku trestů, čestné prohlášení jednatele, nebo souhlas vlastníka nemovitosti s umístěním sídla. 107 KOŽIAK. § 114 [Převod písemností do elektronické podoby a vklad do sbírky listin]. op. cit. s. 945. 106

46

sbírky a ostatní, které se zakládají pouze do elektronického spisu a nejsou veřejně dostupné.108 Listiny samotné však fyzicky zůstávají ve spise u notáře a následně se patřičně archivují. 109 V neposlední řadě je důležité zmínit, že zápis do veřejného rejstříku může provést pouze ten notář, který příslušný podkladový notářský zápis sepsal. Nelze tedy provést sepsání zápisu u jednoho notáře a o zápis žádat jiného. V takovém případě by tento druhý notář provedení zápisu musel odepřít. Toto omezení má především svůj praktický význam, neboť notář, který zápis sepsal, měl možnost provést přezkum všech náležitostí a formalit, které před ním byly provedeny a taktéž měl k dispozici všechny listiny, které u něj následně zůstávají. Druhému notáři by tak možnost posouzení byla odňata a proto je vyloučené, aby zápis provedl jiný notář, než ten, který zápis prvotně sepsal. 110 111 6.5 Notářský zápis o osvědčení Z povahy věci vyplývá, že některé skutečnosti či formality není možné obsáhnout v podkladovém notářském zápise, neboť zákonitě mohou nastat až ex post. Tím může být splnění vkladové povinnosti, či podmínka získání podnikatelského oprávnění od živnostenského úřadu. 112 Pokud má být samotný zápis proveden, je třeba, aby tyto další skutečnosti byly později osvědčeny samostatným notářským zápisem dle § 109 ZveŘ. Na otázku, kdy bude pro zápis dostačovat předložení listin dle § 108 písm. c) ZveŘ a kdy bude potřeba sepsání osvědčovacího zápisu dle § 109 odpovídá výkladové stanovisko NKČR, podle kterého: „Splnění formalit.., které mají být splněny až po rozhodnutí orgánu právnické osoby…notář přezkoumá výhradně při sepisování zápisů“), tedy bez sepsání osvědčujícího zápisu by listiny nemohl přezkoumat.113114 Znění zákona 108

K tomu blíže Výkladové stanovisko prezidia Notářské komory České republiky VS 3/2015. Notářská komora České republiky [online]. [cit. 25. 10. 2016]. Dostupné z: https://www.nkcr.cz/data/vnitrni-sekce/vnitrni-predpisy/vykladova-stanoviska/VS_3-2015.pdf 109 §114 zákona č. 304/2013 Sb. 110 §110 zákona č. 304/2013 Sb. 111 JINDŘICH, Miroslav. § 110 [Příslušnost notáře k provedení zápisu]. op. cit. s. 366. 112 KOŽIAK. § 109 [Notářský zápis o osvědčení]. op. cit. s. 932. 113 Tamtéž, s. 934. 114 Výkladové stanovisko prezidia Notářské komory České republiky VS 4/2015. Notářská komora České republiky [online]. [cit. 25. 10. 2016]. Dostupné z: https://www.nkcr.cz/data/vnitrni-sekce/vnitrni-predpisy/vykladova-stanoviska/VS_4-2015.pdf

47

však považuji za poněkud nešťastné, neboť vztah mezi předmětnými ustanoveními je matoucí. Zde bych navrhoval upřesnění znění zákona, ve kterém bych se názorově shodl se zmíněným výkladovým stanoviskem komory, aby se následné skutečnosti povšechně obsahovali do osvědčujícího notářského zápisu, což by jen dále posílilo právní jistotu. Protiargument, že by to pro notáře představovalo přílišnou administrativní zátěž navíc dle mého neobstojí, neboť zápisy jsou formalizované povahy a jsou součástí rutinní činnosti notáře.

48

7. Závěr Cílem této práce byla deskripce a analýza právní úpravy role notáře v rámci sepisování podkladových notářských zápisů ve formě veřejné listiny a následného přímého zápisu do obchodního rejstříku, jejich ucelené spojení do souvislostí, provázání s relevantní judikaturou a dílčí kritické zhodnocení s doplněním poznatků z praxe. Výstupem této analýzy bylo obecně kladné hodnocení úpravy de lege lata, ovšem bylo také poukázáno na některé dílčí části, které by zasluhovali další regulaci v souladu de lege ferenda. V úvodu práce bylo stručně nastíněno základní postavení notáře, včetně základních zásad výkonu notářství nestrannosti a nezávislosti, s demonstrací šíře záběru notářské činnosti především za účelem lepšího pochopení později užitých argumentů. Právě díky postavení notáře jako nestranného právního rádce a zvýšeným nárokům na obsahové náležitosti a způsob vyhotovení mají notářské zápisy povahu formy veřejné listiny, která nese vyšší důkazní sílu, neboť se u ní presumuje pravost a pravdivost jejího obsahu. Tím plní obecně funkci procesní prevence, přispívají k jistotě právních vztahů a obecnému posilování právní jistoty. Zde bylo však poukázáno na dvojí úpravu veřejné listiny v rekodifikačních i starších předpisech, která by zasloužila pojmové sjednocení. Důležité interpretační vodítko pak poskytla judikatura v případech vad notářského zápisu, která definovala skutečnosti, na základě kterých zápis ztrácí povahu veřejné listiny a taktéž uvedla rozlišení a definovala pojem zřejmá nesprávnost, kterou lze následně jednoduchým procesem zhojit opravnou doložkou. Zároveň bylo rozebráno riziko opravné doložky, kdy je na notářově posouzení, že musí být bezpochyby zřejmé, že se chyba vyskytla při pořizování zápisu a nelze jí nahrazovat novou vůli subjektů. Nejprve letmým nastíněním, po té i kusou komparací byly popsány alespoň dva základní notářské zápisy, užívané jako podkladové, přičemž bylo nastíněno jejich užití a úloha notáře při těchto procesech. Notářský zápis o právním jednání dle § 62 se užije zejména v případě rozhodování jediného společníka ve společnosti s ručením omezeným, zatímco zápis o rozhodnutí

49

orgánu právnické osoby dle § 80a v „klasických“ rozhodnutích v působnosti valné hromady. Stěžejní částí práce pak byl detailní rozbor zápisu dle § 80a, vytyčení aktivní úlohy notáře při vyhotovení zápisu v podobě poučovací a přezkumné činnosti, drobné srovnání procesu s rejstříkovým soudem a za pomoci judikatury poukázáno na možnost následného přezkumu zápisů soudem, toliko formálnětechnického rázu, s výjimkou například posuzování klamavosti obchodní firmy, jejíž materiální přezkum náleží soudu kdykoliv i nadále. Detailní analýza jednotlivých náležitostí pak ukázala vedle formálních požadavků také náhled do ustavení valné hromady a posouzení usnášeníschopnosti pod písmenem d), včetně uvedení relevantní judikatury. Rovněž bylo poukázáno na důležitost protestu společníka, který mu jeho vyjádřením a zaznamenáním v zápise zakládá aktivní legitimaci pro následnou možnost řešení neplatnosti valné hromady soudní cestou. Rozbor čítal mnoho dalších skutečností, jako kdy je povinnost jmenovitě uvádět hlasující, stejně tak požadavky na odůvodnění zápisu či podávání poučení. V této části byly taktéž přijaty závěry ohledně součinnosti právnické osoby a předsedajícího, jejich povinnost dokládat dokumenty řádně ve lhůtě 5 dnů před jednáním ale také třeba význam dokládání výpisu z rejstříku v případě účasti společnosti se zahraničním prvkem. V poslední části pak bylo nastíněno nejprve pozadí a účel přijetí úpravy umožňující přímý zápis notářů do veřejných rejstříků, načež následovalo rozebrání předpokladů pro provedení zápisu a samotný zápis. Poukázáno bylo jak na pozitivní dopady, v podobě odbřemenění rejstříkových soudů nebo většího komfortu pro společnosti v podobě snížení časové a ekonomické náročnosti, tak na nevhodnost, či zmatečnost některých ustanovení jako například vztah § 108 písm. c) a §109 zákona o veřejných rejstřících ohledně podmínek předložení listin, či nutnosti sepsání dalšího osvědčujícího zápisu. Výskyt problematických míst reflektuje také velké množství výkladových stanovisek Notářské komory České republiky k této části, jichž bylo v práci užito. Na závěr bych rád podotknul, že ačkoliv k tématu práce je pouze omezený počet zdrojů, téma samotné zahrnuje mnohem širší okruh otázek a souvislostí, na

50

které jsem pro stanovený rozsah práce nemohl navázat. Prostor pro rozšíření bych viděl zejména k dalším typům notářských zápisů, nebo například k odpovědnosti notáře či výpočtu odměny dle notářského tarifu. Zejména pak v poslední části o přímých zápisech je mnoho prostoru pro navázání. Na základě těchto závěrů však hodnotím cíle práce za splněné.

51

8. Seznam použitých pramenů a literatury 8.1 Knižní publikace BÍLEK, Petr a kol. Notářský řád a řízení o dědictví: komentář. 4. vyd. Praha: Nakladatelství C. H. Beck, 2010, 1020 s. ISBN 978807400-181-9. HAVEL, Bohumil; Štenglová, Ivana; Dědič, Jan; JINDŘICH, Miroslav a kol. Zákon o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob: komentář. 1. vyd. Praha. C.H. Beck, 2015. 394 s. ISBN 978-80-7400-285-4. HOLEJŠOVSKÝ, Josef. Valné hromady společností s ručením omezeným. 1. vyd. Praha: C.H.Beck, 2011. 526 s. ISBN 978-80-7400-391-2. LASÁK, Jan; POKORNÁ, Jarmila; ČÁP, Zdeněk; DOLEŽIL, Tomáš a kol. Zákon o obchodních korporacích: komentář. I. díl, (§ 1 až 343). 1. vyd. Praha: Wolters Kluwer, 2014. 1578 s. ISBN 978-80-7478-537-5. LASÁK, Jan; POKORNÁ, Jarmila; ČÁP, Zdeněk; DOLEŽIL, Tomáš a kol. Zákon o obchodních korporacích: komentář. II. díl, (§ 344 až 786). 1. vyd. Praha: Wolters Kluwer, 2014. 1264 s. ISBN 978-80-7478-537-5. LAVICKÝ, Petr a kol. Zákon o zvláštních řízeních soudních; zákon o veřejných rejstřících: praktický komentář. 1. vyd. Praha: Wolters Kluwer, 2015. 2012 s. ISBN 978-80-7478-869-7. LAVICKÝ, Petr a kol. Občanský zákoník: komentář. I, Obecná část (§ 1-654). 1. vyd. Praha: C.H. Beck, 2014. 2380 s. ISBN 978-80-7400-529-9. POKORNÁ, Jarmila; VEČERKOVÁ, Eva; PEKÁREK, Milan. Obchodní korporace a nekalá soutěž. 1. vyd. Praha: Wolters Kluwer, 2015. 614 s. ISBN 978-80-7478-873-4. SCHELLE, Karel. SCHELLEOVÁ, Ilona. Právní služba: advokacie, notářství, patentoví zástupci, daňoví poradci, soukromí soudní exekutoři. 2. vyd. Praha: Eurolex Bohemia, 2005. 103 s. ISBN 80-86861-26-0. 8.2 Odborné články DĚDIČ, Jan. Úloha notářství a jeho přínos v právu obchodních korporací. Ad Notam. 2011. roč. 17, č.6, s. 14-22. ISSN 1211-0558 KITTEL, David. Notářský zápis o rozhodnutí valné hromady s. r. o. – předpoklady způsobilosti valné hromady přijímat rozhodnutí. Ad Notam. 2014. roč. 20, č.4, s. 11-13. ISSN 1211-0558

52

KITTEL, David. Notářské zápisy sepisované na základě zákona o obchodních korporacích. Ad Notam. 2015. roč. 21, č.2, s. 12-15. ISSN 1211-0558 BERNARD, Pavel. Zápis notářem do veřejných rejstříků. Ad Notam. 2015. roč. 21, č.3, s. 3-5. ISSN 1211-0558 KLEIN, Šimon. Zápis do veřejného rejstříku notářem. Ad Notam. 2015, roč. 21, č. 6, s. 15. ISSN 1211-0558 NEVRKLA, Luboš. Změny společenských smluv společností s ručením omezeným a rozhodování jejich valných hromad. © EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo [online]. Publikováno 27. 05. 2014 [cit. 19. 10. 2016]. Dostupné z: http://www.epravo.cz/top/clanky/zmeny-spolecenskych-smluvspolecnosti-s-rucenim-omezenym-a-rozhodovani-jejich-valnych-hromad94399.html JINDŘICH, Miloslav. Veřejné listiny – stěžejní úloha notářství. © EPRAVO.CZ – Sbírka zákonů, judikatura, právo [online]. Publikováno 1. 4. 2010 [cit. 19. 9. 2016]. Dostupné z: http://www.epravo.cz/top/clanky/verejne-listiny-stezejniuloha-notarstvi-60963.html 8.3 Právní předpisy a dokumenty Zákon č. 99/1963 Sb. občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů. In: CODEXIS ACADEMIA [právní informační systém]. ATLAS consulting [cit. 15. 8. 2016]. Zákon č. 358/1992 Sb. o notářích a jejich činnosti (notářský řád), ve znění pozdějších předpisů. In: CODEXIS ACADEMIA [právní informační systém]. ATLAS consulting [cit. 10. 8. 2016]. Zákon č. 85/1996 Sb. o advokacii, ve znění pozdějších předpisů. In: CODEXIS ACADEMIA [právní informační systém]. ATLAS consulting [cit. 10. 8. 2016]. Zákon č. 125/2008 Sb., o přeměnách obchodních společností a družstev. In: CODEXIS ACADEMIA [právní informační systém]. ATLAS consulting [cit. 2. 10. 2016].

53

Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník. In: CODEXIS ACADEMIA [právní informační systém]. ATLAS consulting [cit. 15. 8. 2016].

Zákon č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech (zákon o obchodních korporacích). In: CODEXIS ACADEMIA [právní informační systém]. ATLAS consulting [cit. 19. 9. 2016]. Zákon č. 256/2013 Sb., o katastru nemovitostí, ve znění pozdějších předpisů. In: CODEXIS ACADEMIA [právní informační systém]. ATLAS consulting [cit. 15. 8. 2016]. Zákon č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob. In: CODEXIS ACADEMIA [právní informační systém]. ATLAS consulting [cit. 6. 10. 2016]. Zákon č. 87/2015 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s účinností rekodifikace soukromého práva In: CODEXIS ACADEMIA [právní informační systém]. ATLAS consulting [cit. 12. 10. 2016]. Třetí směrnice Rady č. 78/855/EHS ze dne 9. října 1978 o fúzích akciových společností. In: EUR-Lex [právní informační systém]. Úřad pro publikace Evropské unie. [cit. 9. 10. 2016]. Dostupné z: http://eur-lex.europa.eu/legalcontent/CS/TXT/?uri=celex%3A32007L0063 Směrnice Evropského parlamentu a Rady 2009/101/ES ze dne 16. září 2009 o koordinaci ochranných opatření, která jsou na ochranu zájmů společníků a třetích osob vyžadována v členských státech od společností ve smyslu čl. 48 druhého pododstavce Smlouvy, za účelem dosažení rovnocennosti těchto opatření In: EUR-Lex [právní informační systém]. Úřad pro publikace Evropské unie. [cit. 15. 10.

2016].

Dostupné

z:

content/CS/TXT/?uri=CELEX%3A32009L0101

54

http://eur-lex.europa.eu/legal-

8.4 Soudní rozhodnutí Usnesení Ústavního soudu ze dne 26. 6. 2012, sp. zn. I. ÚS 1914/11. In: NALUS [právní informační systém]. Ústavní soud [cit. 10. 8. 2016]. Dostupné z: http://nalus.usoud.cz/Search/GetText.aspx?sz=1-1914-11_1 Usnesení Nejvyššího soudu ČR ze dne 18. 12. 2008, sp. zn. 21 Cdo 4566/2007. Nejvyšší soud [online]. Nejvyšší soud, © 2010 [cit. 20. 9. 2016]. Dostupné z: http://www.nsoud.cz/Judikatura/judikatura_ns.nsf/WebSearch/AF0C19A55B3B1 E17C1257A4E00655F2D?openDocument&Highlight=0, Usnesení Nejvyššího soudu ČR ze dne 24. 08. 2010, sp. zn. 29 Cdo 211/2009. Nejvyšší soud [online]. Nejvyšší soud, © 2010 [cit. 19. 9. 2016]. Dostupné z: http://www.nsoud.cz/Judikatura/judikatura_ns.nsf/WebSearch/880CF2321298068 CC1257A4E00686AC8?openDocument&Highlight=0, Rozsudek Nejvyššího soudu ČR ze dne 12. 01. 2011, sp. zn. 28 Cdo 2061/2011. Nejvyšší soud [online]. Nejvyšší soud, © 2010 [cit. 19. 10. 2016]. Dostupné z: http://www.nsoud.cz/Judikatura/judikatura_ns.nsf/WebSearch/77BE5E1F074222 B4C1257A4E0067122F?openDocument&Highlight=0,z%C5%99ejm%C3%A1,n espr%C3%A1vnost Usnesení Nejvyššího soudu ČR ze dne 15. 01. 2014, sp. zn. 28 Cdo 3155/2012. Nejvyšší soud [online]. Nejvyšší soud, © 2010 [cit. 19. 9. 2016]. Dostupné z: http://www.nsoud.cz/Judikatura/judikatura_ns.nsf/WebSearch/53184F2B3E93B5 7BC1257C6A0042997B?openDocument&Highlight=0, Rozsudek Vrchního soudu v Praze ze dne 13. 01. 2004, sp. zn. 7 Cmo 89/2003 In: ASPI [právní informační systém]. Wolters Kluwer ČR [cit. 12. 10. 2016]. Rozsudek Vrchního soudu v Praze ze dne 20. 02. 2008, sp. zn. 7 Cmo 213/2007 In: ASPI [právní informační systém]. Wolters Kluwer ČR [cit. 2. 10. 2016].

8.5 Elektronické a ostatní prameny Výkladové stanovisko prezidia Notářské komory České republiky ze dne 3. 5. 1994 k § 2 notářského řádu. Notářská komora České republiky [online]. [cit. 12. 8. 2016]. Dostupné z: https://www.nkcr.cz/data/vnitrni-sekce/vnitrnipredpisy/vykladova-stanoviska/003.pdf Výkladové stanovisko prezidia Notářské komory České republiky ze dne 19. 9. 2005. Notářská komora České republiky [online]. [cit. 25. 9. 2016]. Dostupné z: https://www.nkcr.cz/data/vnitrni-sekce/vnitrni-predpisy/vykladovastanoviska/037.pdf

55

Výkladové stanovisko prezidia Notářské komory České republiky VS 3/2015. Notářská komora České republiky [online]. [cit. 25. 10. 2016]. Dostupné z: https://www.nkcr.cz/data/vnitrni-sekce/vnitrni-predpisy/vykladovastanoviska/VS_3-2015.pdf Výkladové stanovisko prezidia Notářské komory České republiky VS 4/2015. Notářská komora České republiky [online]. [cit. 25. 10. 2016]. Dostupné z: https://www.nkcr.cz/data/vnitrni-sekce/vnitrni-predpisy/vykladovastanoviska/VS_4-2015.pdf Důvodová zpráva k návrhu zákona č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech (zákon o obchodních korporacích). Justice.cz [online]. Ministerstvo spravedlnosti ČR, © 2015. [cit. 15. 10. 2016]. Dostupné z: obcanskyzakonik.justice.cz/images/pdf/Duvodova-zprava-k-ZOK.pdf Důvodová zpráva k návrhu zákona č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob. Vlada.cz [online]. Úřad vlády České republiky, © 2013. [cit. 15. 10. 2016]. Dostupné z: https://www.vlada.cz/assets/ppov/lrv/ria/databaze/Zaverecna-zprava-RIA-knavrhu-zakona-o-rejstricich.pdf Kancelářský řád. Notářská komora České republiky [online]. Notářská komora České republiky [cit. 10. 10. 2016]. Dostupné z: https://www.nkcr.cz/data/predpisy/Kancel_rad.pdf WEBEROVÁ, Lenka. Krádež nemovitosti za bílého dne. Konstrukce podvodu je vždy stejná. iDNES.cz [online]. MAFRA, publikováno 17. 12. 2014 [cit. 17. 9. 2016]. Dostupné z: http://bydleni.idnes.cz/kradez-nemovitosti-katastrnemovitosti-ffr/stavba.aspx?c=A141209_173254_stavba_web

56

9. Přílohy

57

58