MAJALAH
DIKLAT SEBAGAI SUATU SISTEM Oleh:
Puji Iswari *)
Abstrak Keterkaitan antar unsur (bagian) dalam penyelenggaraan diklat bagaikan sebuah sistem dengan susunan terpadu dan terdiri atas bagian-bagian yang saling berhubungan, saling berinteraksi dan saling mendukung serta membentuk satu kesatuan yang utuh. Diklat menjadi efektif dan efisien apabila berada dalam kerangka sistem melalui tahapan-tahapan yang meliputi: proses analisis kebutuhan diklat, proses penentuan tujuan diklat, proses perencanaan program diklat, proses pelaksanaan diklat dan proses evaluasi diklat. Setiap proses tidak berdiri sendiri tetapi saling terkait satu dengan lainnya dan hasil proses sebelumnya yang menentukan proses berikutnya. Agar tujuan penyelenggaraan diklat tercapai secara efektif dan efisien, proses-proses tersebut hendaknya berada dalam pendekatan sistem yang integral. Kata kunci: Sistem, Diklat, Keberhasilan Diklat
Pendahuluan
penentuan
Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) adalah sebuah kata yang sangat akrab dengan kita sehari-hari karena keterlibatan kita sebagai penyelenggara, widyaiswara, ataupun peserta diklat. Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 dinyatakan bahwa diklat adalah proses penyelenggaraan belajar mengajar dalam rangka meningkatkan kemampuan (pengetahuan, keterampilan, dan sikap) Pegawai Negeri Sipil agar dapat melaksanakan dan meningkatkan
kualitas
tugas
pekerjaannya
yang berorientasi pada pelayanan, pengayoman dan pengembangan partisipasi masyarakat. Muncul pertanyaan-pertanyaan, mengapa setelah sekian banyak diklat dilaksanakan hasilnya masih belum mencerminkan tujuan yang sebenarnya? Bagaimana membangun diklat sebagai suatu sistem agar manfaat dan tujuan diklat bisa tercapai dengan baik? Diklat dianggap sebagai salah satu upaya strategis dalam peningkatan kualitas sumber
tujuan
diklat,
pengembangan
kurikulum, penyusunan program diklat, penetapan peserta dan widyaiswara, penyelenggaraan administrasi dan keuangan, proses pembelajaran serta lingkungan fisik dan lingkungan emosional. Faktor-faktor tersebut akan menunjang efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan diklat apabila berada dalam kerangka sistem. Dengan kata lain faktor yang menentukan keberhasilan diklat adalah sistem penyelenggaraan diklat yang integral dimana sub sistem dari sistem tersebut terkait satu dengan yang lainnya. Perlu ada sistem yang mengatur dan ada pengelola yang melaksanakan, mengendalikan agar diklat berjalan sesuai dengan fungsinya, tujuan diklat tercapai secara efektif dan tidak terjadi pemborosan karena salah memilih arah dan tujuan. Konsep Diklat
Diklat
Diklat merupakan wadah pengembangan SDM aparatur dan non aparatur sebagai sosok
ditentukan oleh berbagai faktor yang meliputi
individu profesional untuk dapat melaksanakan
daya
manusia
(SDM).
Keberhasilan
tugas-tugas pemerintahan dan pembangunan
Majalah Suligi Volume IX Edisi 18 Tahun 2016
1
MAJALAH
sesuai tuntutan kerja. Proses belajar yang
1. Proses belajar (learning) adalah usaha
dimaksudkan adalah untuk mengubah kom-
aktif seseorang yang dilakukan secara
petensi kerja seseorang sehingga ia dapat berprestasi lebih baik dalam jabatannya.
sadar untuk mengubah perbuatan, perilaku atau kemampuannya dimana hasil-
Kompetensi diklat secara umum mencakup
nya bisa benar atau salah.
3 (tiga) ranah utama yaitu ranah kognitif (pengetahuan), ranah afektif (sikap dan perilaku)
dan
ranah
psikomotorik
(ketrampilan). Kegiatan diklat akan bermuara kepada peningkatan kualitas peserta diklat dengan kompetensi yang dipersyaratkan untuk mampu melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya sebagai abdi negara dan abdi masyarakat. Lulusan diklat diharapkan mampu
berperan
sebagai
pembaharu,
memiliki sikap dan pengabdian yang berorientasi pada pelayanan prima organisasi.
2. Kinerja/kemampuan
kerja
(perfor-
mance) adalah perubahan atau prestasi hasil kerja seseorang pekerja secara keseluruhan, dimana hasil kerja tersebut harus ditunjukkan buktinya secara konkrit dan dapat diukur (dibandingkan dengan standar yang telah ditentukan). 3. Pekerja/karyawan/pegawai
(people)
adalah seseorang yang sudah dewasa yang menduduki suatu jabatan tertentu dalam suatu organisasi yang memerlukan suatu diklat untuk meningkatkan pengetahuan, ke-terampilan dan sikap mentalnya untuk meningkatkan hasil-hasil pekerjaannya. 4. Pekerjaan/jabatan (job) adalah sejumlah tugas-tugas spesifik yang dilakukan oleh pekerja/ karyawan/pegawai dimana tugastugas tersebut mempunyai tingkat kerumitan dan kesulitan serta berhubungan satu dengan lainnya. Secara umum diklat merupakan
Diklat dipandang sebagai bagian dari pendidikan yang mengkaitkan proses belajar untuk meningkatkan pengetahuan,
pelatihan praktis yang biasanya berlangsung dalam jangka pendek yang bertujuan meningkatkan dan memperbaiki sikap perilaku, keterampilan dan pengeta-
ketrampilan dan sikap di luar sistem pendidikan yang berlaku dalam waktu yang re-
huan peserta
latif singkat dan metode yang lebih mengutamakan praktik daripada teori
Konsep Sistem
(Atmodiiwiryo,2002), dengan empat kata
systema dan bahasa Yunani sustema adalah
kunci yaitu:
suatu kesatuan yang terdiri dari komponen
2
Majalah Suligi Volume IX Edisi 18 Tahun 2016
Sistem
diklat sesuai tujuan.
berasal
dari bahasa
Latin
MAJALAH
atau elemen yang dihubungkan bersama
proses, output (keluaran), dan outcome
untuk memudahkan aliran informasi, materi
(dampak). Dengan penjelasan sebagai beri-
atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Dalam pengertian yang paling umum sebuah
kut:
sistem
adalah
sekumpulan
benda
yang
memiliki hubungan di antara mereka. Sistem dapat diartikan sebagai suatu
1. Masukan (input): peserta dengan kompetensi yang ingin dimiliki, widyaiswara sesuai kompetensi keahlian dalam proses belajar mengajar, bahan ajar/modul se-
susunan terpadu dan terdiri atas bagian-
suai
bagian yang saling berhubungan, saling ber-
tersedia, waktu pelaksanaan, alat, bahan,
interaksi
bangunan (sarana prasarana) untuk pen-
dan
saling
mendukung
antar
bagiannya serta membentuk satu kesatuan yang utuh.
tujuan
diklat,
anggaran
yang
yelenggaraan diklat
Pada prinsipnya setiap sistem selalu
2. Proses: meliputi proses identifikasi kebutuhan diklat, proses penentuan tujuan
terdiri dari empat elemen yaitu objek,
diklat, proses perencanaan program dik-
atribut, hubungan internal dan lingkungan.
lat, proses pelaksanaan diklat, dan proses
Adapun batasan sistem: memiliki komponen
evaluasi diklat.
untuk menjalankan fungsi (sub sistem), sistem dikelilingi sistem lain dan tidak berdiri sendiri, menjalankan proses transformasi mengubah masukan dan keluaran, komponen saling berinteraksi saling bergantung, memiliki efek keterpaduan (sinergisme), memiliki mekanisme balikan, dan bersifat relatif tergantung pada lingkungan.
INPUT
PROSES
peserta 4. Keluaran: peserta (lulusan) diklat memiliki kompetensi sesuai dengan yang diharapkan, sertifikasi, keterangan masuk kerja dan SIM
OUT COME
OUTPUT
PRODUK
5. Dampak (outcome): peningkatan pro-
Konsep Diklat sebagai Suatu Sistem Konsep diklat sebagai suatu sistem merupakan seperangkat
3. Produk: diklat selesai, bahan dan materi divalidasi, dan penguasaan kapasitas oleh
komponen atau
unsur-unsur atau sub sistem yang saling berinteraksi untuk mengubah kompetensi kerja pegawai/karyawan/orang sehingga dapat berprestasi lebih baik dalam jabatannya melalui proses belajar dalam kegiatan diklat. Pendekatan sistem dalam diklat merupakan pendekatan dengan menggunakan bagan arus mulai dari input (masukan),
duktifitas lulusan, kontribusi lulusan yang diberikan ke organisasi. Penerapan pendekatan sistem dalam diklat adalah berdasarkan kebutuhan nyata dilapangan antara lain: mengembangkan kurikulum berdasarkan kebutuhan peserta, menyiapkan secara cermat faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan program diklat, menyediakan lingkungan fisik dan lingkungan
emosional
yang
mendukung
Majalah Suligi Volume IX Edisi 18 Tahun 2016
3
MAJALAH
proses pembelajaran secara kondusif, men-
sebagai dasar yang kuat untuk penyusunan
getahui sejauh mana keberhasilan program
program diklat. Proses selanjutnya setelah
diklat, menjamin pencapaian tujuan diklat secara efektif dan efisien.
AKD adalah adalah proses penentuan tujuan diklat. Proses ini untuk menentukan tujuan diklat yang dilandasi oleh upaya un-
Analisis Kebutuhan Diklat
tuk menghilangkan diskrepansi kinerja yang ditentukan pada proses AKD. Dalam hal penentuan tujuan diklat inilah dilakukan kegiatan
Evaluasi Diklat
Perencanaan Program Diklat
rancang bangun program diklat. Dengan melakukan proses rancang bangun pro-
gram diklat akan dihasilkan kurikulum dan Garis-garis Besar Program Pembelajaran (GBPP). Ran-
Penentuan Tujuan Diklat
Pelaksanaan Diklat
Tahap pertama dalam konsep model diklat sebagai suatu sistem adalah analisis kebutuhan diklat (training needs assess-
cang bangun program diklat dapat diartikan sebagai suatu proses kegiatan yang dimaksudkan untuk membuat atau menyusun secara garis besar hal-hal yang akan dikerjakan berkaitan dengan proses belajar seseorang agar dapat mengubah kompetensi kerjanya sehingga ia dapat berprestasi dalam ja-
ment). Analisis Kebutuhan Diklat (AKD)
batannya.
adalah suatu proses kegiatan yang bertujuan untuk menemukenali adanya suatu
Proses ketiga adalah proses perencanaan program diklat. Ini merupakan proses yang panjang dan berkesinambungan. Aspek
kesenjangan dalam bentuk pengetahuan,
pok kerja atau komunitas tertentu yang da-
-aspek yang diperhatikan dalam proses perencanaan diklat adalah sebagai berikut: seleksi peserta diklat, pengembangan pan-
pat ditingkatkan melalui diklat. AKD dilak-
duan
sanakan sebagai dasar untuk menyusun pro-
penetapan pengajar/widyaiswara sesuai per-
gram diklat. Pedoman bagi organisasi untuk
syaratan
merancang bangun program diklat, memberikan masukan bagi organisasi lembaga diklat
prasarana diklat dan mekanisme penyediaan
untuk
menyangkut unsur-unsur pengelolaan diklat (6 M yaitu Man, Money, Material, Machines,
keterampilan maupun sikap dan perilaku pegawai pada suatu unit organisasi, kelom-
melanjutkan
atau
menghentikan
kegiatan selanjutnya, menjaga dan mening-
dana.
diklat,
penyelenggaraan
kompetensi
Kegiatan
diklat,
perencanaan
diklat,
sarana ini
dan yang
katkan produktivitas kerja, menghadapi kebijakan baru, menghadapi tugas-tugas baru.
Methods, Market) dan menghasilkan rencana
Adapun manfaat AKD adalah menghasilkan
Proses selanjutnya adalah proses pe-
rencana diklat sesuai dengan kebutuhan dan
laksanaan diklat, yang meliputi: pembukaan
4
Majalah Suligi Volume IX Edisi 18 Tahun 2016
yang matang.
MAJALAH
dan penutupan, pelaksanaan proses pem-
butkan diatas dalam kerangka sistem yang
belajaran
kesiapan
integral. Setiap proses tidak berdiri sendiri
widyaiswara, ketersediaan bahan diklat),
tetapi saling terkait satu dengan lainnya dan hasil proses sebelumnya
(kesiapan
petugas,
akan menentukan proses berikutnya. Lembaga sepatutnya
diklat
juga
mengelola
sudah dan
memiliki sistem balikan dalam rangka meningkatkan kualitas layanan yang relevan dengan kebutuhan organisasi, unit keja dan individu dalam pengembangan karirnya. Dampak lebih lanjut penerapan diklat sebagai evaluasi proses pembelajaran (dibatasi pada evaluasi hasil pembelajaran), dan
suatu sistem adalah dapat menghasilkan lulusan diklat yang berkualitas. Semoga!
kegiatan administrasi diklat. Proses terakhir adalah proses evaluasi diklat, yang meliputi: evaluasi se-
Daftar Pustaka
belum dan sesudah pelaksanaan diklat, evaluasi proses pembelajaran, evaluasi
Atmodiwiryo, Subagyo, 2002. Manajemen Pelatihan. PT. Ardadizya Jaya. Jakarta
penyelenggaraan diklat dan evaluasi dampak (pasca) diklat. Evaluasi diklat adalah mata komponen penting dalam sistem diklat. Tanpa ada evaluasi, kita tentu saja tidak mengetahui apakah program diklat yang diselenggarakan oleh suatu lembaga diklat berhasil atau sebaliknya tidak berhasil. Tingkat pencapaian efektivitas dan
Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 Tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil *) Kepala BDLHK Pekanbaru
efisiensi suatu program diklat dapat diketa-
JIKA SATU PINTU DITUTUP MAKA AKAN
hui dari hasil evaluasi diklat. Pengelola dik-
ADA PINTU LAIN YANG TERBUKA,
lat yang handal dipersyaratkan memiliki
HANYA TERKADANG KITA TERLALU LAMA
kompetensi
MENYESALI PINTU YANG TERTUTUP ITU
mengenai
pelaksanaan
evaluasi diklat.
HINGGA TIDAK MELIHAT PINTU LAIN YANG DIBUKAKAN UNTUK KITA
Penutup Merupakan keniscayaan bagai suatu
(LINCOLN)
lembaga diklat untuk sinergis merancang diklat dalam proses-proses yang telah dise-
Majalah Suligi Volume IX Edisi 18 Tahun 2016
5
